صفحة جديدة 1
يبدأ التحضير لتدوين المحضر بتحديد تاريخ ووقت الاجتماع، وتحديد نطاق القضايا التي سيتم النظر فيها فيه. عادة ما يتم إضفاء الطابع الرسمي على هذا القرار في جدول الأعمال، والذي، عند إعداد المحضر، سيشكل أحد أجزائه، وقبل الاجتماع عبارة عن وثيقة يتم من خلالها إخطار المشاركين في الاجتماع. يتم تحرير المحضر على أساس السجلات التي تم حفظها في الاجتماع بواسطة السكرتير يدويًا أو باستخدام مسجل الصوت.
يتم وضع البروتوكول على شكل عام، والذي يتضمن عادة التفاصيل التالية: اسم المؤسسة (منظمة، مؤسسة)، نوع الوثيقة (البروتوكول)، أماكن وضع الرقم والتاريخ، مكان نص البروتوكول، مكان لعنوان النص.
تاريخ البروتوكولهو يوم الاجتماع (عادةً ما يتم إعداد المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر الاجتماع عدة أيام فإن تاريخ المحضر يتضمن تاريخ بدايته ونهايته، على سبيل المثال: 21/01-24/2002.
رقم البروتوكول (الفهرس)هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يتم ترقيم البروتوكولات خلال السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.
عنوان للاختباريختلف البروتوكول عن تصميم هذه التفاصيل في المستندات الأخرى. كقاعدة عامة، يحتوي العنوان على إشارة إلى نوع النشاط الجماعي (اجتماع، اجتماع، اجتماع، إلخ) واسم الهيئة الجماعية في الحالة التناسلية، على سبيل المثال: محضر اجتماع مجلس الإدارة؛ اجتماع الكادر؛ اجتماعات رؤساء الوحدات الهيكلية.
يتضمن نص البروتوكول الأجزاء التمهيدية والرئيسية.
في الجزء التمهيدي من البروتوكول، بعد العنوان، يتم تقديم الأحرف الأولى وألقاب رئيس وسكرتير الاجتماع. الرئيس - المسؤول الذي يدير الاجتماع لم يتم الإشارة إلى منصبه في المحضر؛ السكرتير – الشخص المسؤول عن تنظيم الاجتماع وتوثيق أنشطته، أي. إعداد وتنفيذ البروتوكول. في الهيئات الجماعية الدائمة، يكون السكرتير مسؤولًا (أمين المجلس الأكاديمي، أمين الكلية، وما إلى ذلك).
من سطر جديد بعد كلمة "الحاضر"، يتم إدراج الأحرف الأولى من اسم وألقاب الأعضاء الدائمين في الهيئة الجماعية حسب الترتيب الأبجدي، بالإضافة إلى الأحرف الأولى من اسمائهم وألقابهم ومناصبهم للأشخاص المدعوين إلى الاجتماع من منظمات أخرى. يقوم السكرتير بتجميع قائمة المشاركين في الاجتماع في يوم الاجتماع، لأنه قد لا تتطابق القائمة مع ما كان مقصودًا في الأصل. يبدأ إعداد المحاضر بتجميع قائمة المشاركين في الاجتماع.
عند تدوين محضر اجتماع موسع، لا يتم إدراج أسماء المشاركين في المحضر، ولكن يُشار إلى العدد الإجمالي لهم برقم. يتم تحديده بناءً على نتائج التسجيل. تنقل قوائم التسجيل إلى أمين سر الاجتماع وتصبح أحد ملاحق المحضر. في هذه الحالة، يشير البروتوكول إلى: الحاضر: 57 شخصا. (القائمة مرفقة).
تم تضمين جدول الأعمال في الجزء التمهيدي من المحضر. وتتكون من قائمة القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع، وتحدد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المقررين). يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع، الذي تم إعداده مسبقًا، العدد الأمثل من القضايا التي يمكن النظر فيها ومناقشتها في الاجتماع. يتم تحديد محتواه من قبل القائد الذي سيرأس الاجتماع. يتم ترقيم كل بند في جدول الأعمال بالأرقام العربية ويبدأ بحرف الجر "حول" أو "حول" (يجيب على السؤال "حول ماذا؟"). يشار إلى كل عنصر بالأحرف الأولى من اسم المقرر ولقبه - المسؤول الذي أعد التقرير حول هذه المسألة.
تم إعداد نص الجزء الرئيسي من البروتوكول وفقًا لتسلسل القضايا التي حددها جدول الأعمال.
يجب أن يحتوي نص النص على عدد من الأقسام يساوي عدد البنود المدرجة في جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام بنفس ترقيم جدول الأعمال. يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "استمع"، "تكلم"، "قرر"، وهي مطبوعة من الهامش الأيسر. بعد كلمة "LISTENED" في اختبار البروتوكول، يتم عرض تسجيلات كلام المتحدث الرئيسي؛ بعد كلمة "تكلم" - سجلات البيانات التي أدلى بها المشاركون في مناقشة هذه القضية؛ بعد كلمة "تم الحل" - بيان الجزء التنفيذي من البند المقابل من جدول الأعمال. إذا تم اتخاذ عدة قرارات بشأن مسألة واحدة، يتم ترقيمها بالأرقام العربية، ويشير الرقم الأول إلى رقم بند جدول الأعمال، والثاني - رقم القرار المتخذ. على سبيل المثال:
لا تنص الممارسة المعتادة لإعداد المحاضر على تسجيل نتائج التصويت، ولكن في عدد من المحاضر (على سبيل المثال، محاضر الاجتماع العام للمساهمين) إجمالي عدد الأشخاص الذين شاركوا في التصويت وتوزيع يشار إلى الأصوات "مع" و "ضد" و "الممتنعون عن التصويت".
يتم لفت انتباه الموظفين إلى القرارات المتخذة في الاجتماع عن طريق إرسال نسخ من المحاضر أو مقتطفات من الجزء التشغيلي. ويمارس أيضًا إعداد وثائق إدارية أخرى على أساس القرارات المعتمدة، على سبيل المثال، قرار هيئة جماعية أو أمر من رئيس المنظمة.
في نص البروتوكول، تتم طباعة كل لقب والأحرف الأولى للمتحدث على سطر جديد في شكل الحالة الاسمية. يتم فصل بيان إدخال الكلام (عادةً بصيغة الغائب المفرد) عن اللقب بواصلة.
اعتمادا على نوع الاجتماع وحالة الهيئة الجماعية، يتم تحديد شكل البروتوكول. يمكن أن تكون قصيرة أو كاملة أو مختصرة. تختلف نماذج البروتوكول عن بعضها البعض فقط في اكتمال تغطية وقائع الاجتماع، ولا يوجد بها اختلافات في التصميم.
بروتوكول موجز – هذه وثيقة تسجل القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. كقاعدة عامة، يتم الاحتفاظ بهذه المحاضر فقط في الحالات التي يتم فيها اختزال الاجتماع أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية. باستخدام مثل هذا البروتوكول، من المستحيل تخيل مسار مناقشة هذه القضية، والآراء المعبر عنها، والتعليقات، وعملية تطوير الجزء الإداري من البروتوكول، أي. قرار الإدارة.
في البروتوكول الكامللا يتم تسجيل القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين فحسب، بل يتم أيضًا نقل محتوى تقارير وخطب المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء المعبر عنها والأسئلة والملاحظات المطروحة والتعليقات والمواقف. يتيح لك المحضر الكامل توثيق صورة تفصيلية للاجتماع.
بروتوكول حرفييتم تجميعه على أساس التقرير الحرفي للاجتماع (النص) وينقل حرفيًا عملية مناقشة كل قضية ووضع قرار بشأنها. بعد الجزء التمهيدي من هذا البروتوكول، يتم إدخال "تم عقد الاجتماع باختصار". النص هو مرفق إلزامي للبروتوكول.
يتم تجميع المحاضر من التسجيلات المكتوبة بخط اليد أو المختصرة أو الشريطية التي تم التقاطها أثناء الاجتماع. يحتفظ السكرتير بالملاحظات المكتوبة بخط اليد، وتعتمد جودة البروتوكول على مؤهلاته. في هذه الحالة، من الضروري القدرة على فهم جوهر القضايا التي تتم مناقشتها وتكون قادرة على كتابتها بدقة. هذه السجلات هي مسودة مواد لمواصلة إعداد البروتوكول. في عدد من الحالات، يقوم المتحدثون في الاجتماع بتزويد السكرتير بملاحظات (أطروحات) لخطبهم، والتي يتم تضمينها بعد ذلك في نص المحضر. ومع ذلك، في كثير من الأحيان يجب على السكرتير أن يعتمد فقط على مهاراته في الكتابة المتصلة وتدوين الملاحظات والاختزال. بعد الاجتماع، تتم كتابة ملاحظات السكرتير وتحريرها وحفظها كوثيقة رسمية. تم تحديد وقت الإعداد للبروتوكول حاليًا بثلاثة أيام.
بروتوكول- "وثيقة تنظيمية وإدارية تسجل التقدم المحرز في مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الاجتماعات والمداولات والمؤتمرات وجلسات الهيئات الجماعية."* يتم تقديم تعريف أكثر عمومية من خلال القواميس التوضيحية للغة الروسية التي تحددها باعتبارها "وثيقة تسجل كل ما يحدث في الاجتماع أو الاجتماع" .
* نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي، ص. 74.
يتم تحرير المحضر على أساس السجلات المحفوظة أثناء الاجتماع. في الحالات التي يتم فيها كتابة الاجتماع أو تسجيله مغناطيسيًا، يتم تحرير المحضر بعد تدوينه. يجب على السكرتير أو الشخص المعين خصيصًا تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. تعتمد جودة تسجيل الخطب على مؤهلاته وقدرته على اختراق وفهم جوهر القضايا التي تتم مناقشتها. ولذلك، فإن تعيين شخص يقوم بتدوين المحضر يعد جزءًا مهمًا من التحضير للاجتماع. بروتوكول وضعت وفقا للشكل العام .
يتضمن شكله: اسم المؤسسة المؤلفة، إشارة إلى نوع الوثيقة (محضر الاجتماع)، تاريخ الاجتماع، رقمه، مكان الاجتماع، ختم الموافقة (في حالة أن البروتوكول يخضع للموافقة)، العنوان ، النص، التوقيعات.
يتم الإشارة إلى تاريخ الاجتماع في المحضر، وليس التنفيذ النهائي أو التوقيع على المحضر. في حالة استمرار الاجتماع عدة أيام، يتم الإشارة إلى تاريخ بدء الاجتماع وشرطة النهاية.
على سبيل المثال، 11-13.03.98.
رقم البروتوكول هو الرقم التسلسلي لاجتماعات الهيئة الجماعية خلال العام (في مؤسسة تعليمية، ربما عام دراسي).
تشير تفاصيل "مكان الاجتماع" إلى المدينة التي تم فيها الاجتماع.
عنوان البروتوكول يجيب على السؤال "ماذا" ويحتوي على إشارة إلى نوع النشاط الجماعي (اجتماعات، اجتماعات، مؤتمرات) واسم الهيئة الجماعية في الحالة التناسلية. يتوافق اسم نوع الاجتماع مع اسم الهيئة الجماعية. يبدأ العنوان بحرف كبير.
^ على سبيل المثال. "اجتماعات مجلس الطلاب"، "اجتماعات اللجنة"، "اجتماعات القوى العاملة".
بعد الانتهاء من قسم العنوان (يمكن القيام بذلك قبل الاجتماع)، يبدأون في تجميع النص. ^ نص البروتوكولينقسم إلى قسمين:
أولاً- مذكرة تمهيدية، حيث يشار إلى اللقب والأحرف الأولى من اسم الرئيس والأمين والحاضرين وجدول الأعمال؛
ثانية- الرئيسي، تسجيل سير الاجتماع.
^ كلمة "الرئيس" بدء البروتوكول؛ تمت طباعته بمسافات مزدوجة بعد العنوان، خارج الهوامش الكبيرة مباشرةً؛ بعد الشرطة يتم الإشارة إلى لقب رئيس مجلس الإدارة والأحرف الأولى من اسمه. يتم كتابة كلمة "سكرتير" بنفس الطريقة.
^ الرئيس - خارشينكو ف.
سكرتيرة - فيسيلكوفا إس.إل.
أثناء الاجتماعات التنفيذية، تم حذف هذا الجزء من البروتوكول. الحاضرون مدرجون أدناه. الإجراء لإكمال هذا القسم هو كما يلي. في محضر اجتماع هيئة جماعية دائمة، تتم الإشارة إلى الأعضاء الدائمين الحاضرين حسب الترتيب الأبجدي دون المناصب. وبعدهم تُكتب أسماء المدعوين مع الإشارة إلى موقفهم. في الاجتماعات والجلسات الممتدة التي يحضرها أكثر من 15 شخصًا، تتم الإشارة إلى تكوينهم كميًا، ويتم إرفاق قائمة بالأسماء في المحضر، والتي يتم إدخال الإدخال المقابل لها في المحضر نفسه.
^ على سبيل المثال: الحاضر: 43 شخصاً (القائمة مرفقة).
في الاجتماعات والمؤتمرات والاتفاقيات حيث يتطلب اتخاذ القرار نصابًا معينًا، يشير قسم "الحضور" إلى عدد الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين وعدد الأشخاص الذين حضروا الاجتماع.
على سبيل المثال وتشير محاضر الاجتماعات النقابية إلى ما يلي: «هناك 135 شخصاً مسجلاً في التنظيم النقابي، منهم 117 حاضراً».
ما يلي هو جدول الأعمال. يسرد هذا الجزء من البروتوكول القضايا المقدمة للنظر فيها من قبل الهيئة الجماعية. يتم ترقيم كل سؤال. قد تبدأ قائمة القضايا المدرجة على جدول الأعمال بحرف الجر "O" ("حول")، ولكن هناك خيار آخر ممكن عندما تتم صياغة الأسئلة في الحالة الاسمية بدون حرف الجر "O" أو "حول". على سبيل المثال:
1 حول آفاق تطوير المصنع. تقرير المدير... (الاسم الكامل)
2 على نتائج المسح الاجتماعي للعاملين.
تقرير رئيس الخدمة الاجتماعية... (F.، I.، O.) أو
1 آفاق تطوير المصنع. تقرير المدير... (الاسم الكامل)
2 نتائج المسح الاجتماعي للعاملين.
تقرير رئيس الخدمة الاجتماعية... (ف.، إ.، أو،)
في بعض الحالات، على سبيل المثال، عند تسجيل اجتماعات مجالس الوزارات واللجان، قد يتم إرفاق جدول الأعمال بالمحضر. ومن ثم لا يتم تضمينه في نص البروتوكول، ولكن يتم عمل إدخال مرجعي فقط: "مرفق جدول أعمال الاجتماع."
الجزء الرئيسي من النص يتم تنظيم البروتوكول في أقسام تتوافق مع بنود جدول الأعمال.
قد يكون هناك الأجزاء التالية لكل عنصر:
استمع الى:
مكبرات الصوت:
^ قرر (قرر):
تتم كتابة هذه الكلمات بأحرف كبيرة، كل منها على سطر جديد، متبوعة بنقطتين، بحيث تقوم بتقسيم النص بصريًا.
تبدأ كلمة "مستمع" القسم الخاص بكل بند من بنود جدول الأعمال. وهو مكتوب على سطر واحد بعد الأرقام التي تشير إلى الرقم التسلسلي للسؤال.
يُشار إلى لقب المتحدث والأحرف الأولى من اسمه والمتحدثين في المناقشة على سطر جديد من الفقرة. في هذه الحالة، لا يتم الإشارة إلى اسم المنصب، لأنه مذكور بالفعل في جدول الأعمال. ومن الأفضل الإشارة إلى الموقف بعد اللقب والأحرف الأولى لمن تحدث في المناظرة.
يجب أن يعكس المحضر جميع الآراء حول القضايا قيد النظر وجميع القرارات المتخذة.
يتم تقديم محتوى الخطب بصيغة الغائب المفرد. إذا كانت هناك نصوص (أو أطروحات) للتقارير والخطب، فلا يتم تسجيلها في البروتوكول، ويتم الإشارة إلى شرطة بعد اسم المتحدث أو المتحدث: "مرفق نص التقرير (خطاب، رسالة)". بعد كل عرض تقديمي، إن وجد، يتم تسجيل الأسئلة والأجوبة حسب ترتيب تلقيها. على سبيل المثال :
^ سوكولوف أ.ف. - ما هي التدابير المتخذة للقضاء على الحادث؟
Kolesov I.K. - بحلول الساعة السادسة صباحًا، تمت استعادة التيار الكهربائي.
إذا لم يحصل المشاركون المسجلون على الكلمة بسبب توقف المناقشة، فإنهم يقدمون كلمات ومقترحات وتعليقات مكتوبة إلى رئيس الجلسة، وهي مرفقة بالمحضر.
الجزء الأخير من القسم الخاص بكل بند من بنود جدول الأعمال هو سجل للقرار (القرار) المعتمد بشأن القضية قيد المناقشة. القرارات التي تحتوي على عدة أسئلة مقسمة إلى فقرات وفقرات فرعية مرقمة بالأرقام العربية. يجب أن يكون الجزء التنفيذي من القرارات، مثل الوثائق الإدارية، محددًا ويحتوي على المكونات: من يجب أن يفعل ماذا وفي أي تاريخ.
على سبيل المثال:
1 تم الإستماع إلى:
إيفانوفا بي. - مرفق نص التقرير
مكبرات الصوت:
بيتروف أ.ب. - تسجيل قصير للخطاب
إيكونيكوف آي. - تسجيل قصير للخطاب
1.1 ستعقد الأقسام الخاصة اجتماعًا مشتركًا مخصصًا لإدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في العمل خلال الفصل الدراسي الأول.
1.2 إيفانوف بي. - تنظيم معرض للوسائل التكنولوجية الحديثة لحوسبة العمليات الإدارية بمركز المعلومات في الأول من أكتوبر 1998.
2. استمع:
مكبرات الصوت:
توقيع الرئيس ف.ب.كاشتانوف
توقيع السكرتير ك.ر.ريدكين
في بعض الحالات، وفي حالة انتخاب المسؤولين، يكون ذلك إلزاميًا، ويتم الإشارة إلى نتائج التصويت لكل بند بشكل منفصل في البروتوكول.
إذا كان هناك رأي خاص حول القرار المتخذ، فيمكن ذكره في ورقة منفصلة، موقعة ومرفقة بالبروتوكول. وبعد تدوين القرار الصادر بهذا الشأن، يتم إبداء الرأي المخالف في المحضر.
وفقًا لاكتمال تغطية سير مناقشة القضايا في الاجتماعات، يتم تقسيم المحاضر إلى ممتلىء و مختصر .
بروتوكول موجز يحتوي على اسم المتحدث وموضوع التقرير وأسماء المتحدثين. من المستحيل الحصول على فكرة عن طبيعة التعليقات ومسار المناقشة والآراء المعبر عنها في المناقشة باستخدام مثل هذا البروتوكول.
لا يُقبل البروتوكول القصير إلا في حالة وجود نصوص أو عندما تكون نصوص التقارير والخطب مرفقة بالبروتوكول. يتم أيضًا تسجيل الاجتماعات التشغيلية لفترة وجيزة. وفي جميع الحالات الأخرى، يجب أن يحتوي البروتوكول على سجلات لجميع الكلمات، ويعكس عمل الفريق، ويظهر تطور الحل في صراع الآراء والمناقشات.
خلال الاجتماع، عادة ما يتم إعداد مسودة المحضر فقط. وفي غضون خمسة أيام، يتم توضيح البروتوكول وإضافته والتحقق منه مقابل النصوص والتسجيلات الصوتية وتحريره وتنفيذه. إذا تم إرفاق نسخة بالبروتوكول، فسيتم تقديم ملاحظة حول هذا بعد الجزء الأول من البروتوكول: "تم تسجيل اجتماع المجلس العلمي باختصار، ومرفق النص". يتم التوقيع على البروتوكول المُعد بالكامل من قبل الرئيس والأمين.
يتم إرسال قرارات الهيئات الجماعية إلى المنفذين في شكل وثائق مستقلة - القرارات والمقررات؛ وفي المؤسسات التي تعمل على أساس وحدة القيادة، يتم تنفيذها بالأوامر. وفي حالات أخرى، يتم إجراء مقتطف من البروتوكولات.
على سبيل المثال:
يتم تجميع المحاضر في ملفات إلى جانب المستندات التي تم إنشاؤها أثناء عملية التحضير للاجتماع: جدول الأعمال، والدعوة، وقوائم المشاركين في الاجتماع وقوائم المدعوين، والتقارير أو ملخصات الخطب، والمواد المرجعية حول القضايا التي تمت مناقشتها، ومشاريع القرارات والوثائق النهائية وغيرها. الوثائق المرسلة خلال الاجتماع (نسخة واحدة فقط).
دعم التوثيق للإدارة
امتحان
الخيار 4
1. البروتوكول، أنواع البروتوكولات، ميزات التصميم 4
2. معالجة المراسلات المرسلة 9
3. قم بإعداد قانون شطب الممتلكات رقم 11
4. اكتب مذكرة 12
الببليوغرافيا 14
1. البروتوكول، أنواع البروتوكولات، ميزات التصميم
المحاضر هي وثيقة تسجل التقدم المحرز في المناقشات واتخاذ القرارات في الاجتماعات والمؤتمرات واجتماعات الهيئات الجماعية.
ومن السمات الخاصة للبروتوكول أنه يستخدم لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية: المؤقتة (الاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات واللجان) والدائمة (كليات الوزارات واللجان، والمجالس الأكاديمية للمؤسسات العلمية، ورئاسات).
يقع إعداد وتنفيذ البروتوكولات على عاتق أمناء الهيئات الجماعية ذات الصلة (العادية أو المنتخبة أثناء عملهم). السكرتير، إلى جانب رئيس الهيئة الجماعية، مسؤولان عن دقة المعلومات الواردة في البروتوكول. يتم تحرير المحاضر على أساس مكتوب بخط اليد، بما في ذلك التسجيلات المختصرة أو الشريطية للاجتماع، بالإضافة إلى الوثائق المعدة للاجتماع: جدول الأعمال، والنصوص أو ملخصات التقارير والخطب، ومشاريع القرارات.
الأنواع الرئيسية للبروتوكول:
محضر موجز - يسجل القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يوصى بإجرائه في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذو طبيعة تشغيلية.
لا يسجل البروتوكول الكامل فقط القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين، بل يسجل أيضًا بتفاصيل كافية محتوى التقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع.
يتم تجميع بروتوكول الاختزال على أساس تقرير اختزالي للاجتماع (النص) وينقل حرفيًا عملية مناقشة كل قضية ووضع قرار بشأنها.
يتم تحرير المحضر على ورق المنظمة ويحتوي على التفاصيل التالية: اسم المنظمة، اسم نوع الوثيقة، تاريخ الاجتماع، رقم المحضر، مكان تحرير المحضر (مكان الاجتماع)، عنوان النص والنص والتوقيعات وتأشيرات التعريف. عنوان نص البروتوكول هو اسم الحدث الذي يتم تسجيله (اجتماع، جلسة، اجتماع) واسم الهيئة الجماعية التي يتم تسجيل عملها.
يتكون نص البروتوكول من جزأين: تمهيدي ورئيسي. يجب أن يوضح الجزء التمهيدي من نص البروتوكول: من قاد الحدث الجاري تسجيله؛ ومن حفظ المحاضر؛ من كان حاضرا في الاجتماع (اجتماع، اجتماع، وما إلى ذلك) من بين المسؤولين المدرجين في الهيئة الجماعية التي تدير الاجتماع؛ من تمت دعوته (إذا لزم الأمر) إلى الاجتماع من بين موظفي المنظمة أو من المنظمات الأخرى؛ ما هي القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
تتضمن المعلومات المتعلقة برئيس الاجتماع والسكرتير والحاضرين الألقاب والأحرف الأولى من المسؤولين، المشار إليها على التوالي بعد الكلمات: "الرئيس"، "الأمين"، "الحاضر" (بدون علامتي الاقتباس). بالنسبة للأشخاص المدعوين بالإضافة إلى ذلك إلى الاجتماع من بين موظفي المنظمة، بالإضافة إلى اللقب والأحرف الأولى، تتم الإشارة إلى المنصب الذي يشغله، وللمتخصصين من المنظمات الأخرى - منصب واسم المنظمة. يمكن تضمين معلومات حول الأشخاص المدعوين لحضور اجتماع في قسم "الحضور" أو في قسم "المدعوين" الخاص.
في مثل هذه الأحداث الجماعية مثل الاجتماعات، غالبًا ما يكون هناك عدد كبير من المشاركين، الذين تعتبر إدراجهم في الجزء التمهيدي من نص البروتوكول غير مناسب. في هذه الحالة، يتم تجميع قائمة منفصلة بالحاضرين في الاجتماع وإرفاقها لاحقًا بالمحضر.
في البروتوكول نفسه، في قسم "الحاضرين"، تتم الإشارة فقط إلى العدد الإجمالي للحاضرين بالرجوع إلى القائمة المرفقة. يجب التأكيد على أن القسمين "الحاضر" و"المدعو" لهما أهمية خاصة فيما يتعلق بالأقسام الأخرى من البروتوكول، حيث أنهما يؤثران بشكل مباشر على القوة القانونية لهذه الوثيقة، مما يوضح شرعية عقد حدث جماعي. وتعكس هذه الأقسام وجود نصاب الاجتماع، أي. الحد الأدنى المطلوب لعدد أعضاء الهيئة الجماعية الكافي لبدء أعمال الاجتماع (اجتماع، مؤتمر). في حالة عدم وجود النصاب القانوني لهيئة جماعية معينة (أغلبية بسيطة أو 2/3)، فإن عقد اجتماع أمر غير مقبول، لأن قراراته ستكون غير قانونية. تتم طباعة الكلمات "الرئيس"، "السكرتير"، "الحاضر"، "المدعو" من موضع الصفر لجهاز الطباعة، وتوضع شرطة من الموضع الثاني، وتكتب الألقاب في الحالة الاسمية، ثم توضع الأحرف الأولى من اسمك. يتم ترتيب أسماء الحاضرين والمدعوين حسب الترتيب الأبجدي وطباعتها بمسافة سطر واحد.
تم إدراج القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع في قسم جدول الأعمال. تتم طباعة الكلمات "جدول الأعمال" من موضع الصفر بجهاز الطباعة، متبوعة بنقطتين. تم ترقيم بنود جدول الأعمال. تتم طباعة كل سؤال جديد من الموضع الأول لأداة الجدولة. يتم تحديد ترتيب ترتيب الأسئلة حسب درجة أهميتها. يجب أن تبدأ صياغة بنود جدول الأعمال بحروف الجر حول (حول)، ويتم إعطاء عنوان المنصب ولقب المتحدث في الحالة المضاف إليها. تم تنظيم الجزء الرئيسي من نص البروتوكول وفقًا للقضايا المدرجة على جدول الأعمال. يتم تنفيذ هيكل تسجيل مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال وفقًا للمخطط التالي: لقد استمعوا وتحدثوا وقرروا (قرروا). تتم طباعة هذه الكلمات بأحرف كبيرة. كلمة "مستمع" يسبقها رقم بند جدول الأعمال، متبوعًا بنقطتين. تتم طباعة لقب المتحدث في الحالة الاسمية من الموضع الأول لجهاز الطباعة؛ بعد اللقب يضعون الأحرف الأولى، ثم شرطة ويكتبون محتويات التقرير بحرف كبير في شكل خطاب مباشر. إذا تم نسخ نص التقرير (الكلام) أو تقديمه من قبل المتحدث كتابيًا، فبعد الشرطة، يتم أيضًا كتابة "التقرير مرفق" بأحرف كبيرة (في البروتوكول بدون علامات اقتباس).
قد تسبق مناقشة التقرير أسئلة موجهة إلى المتحدث، والتي يتم تضمينها مع الإجابات في قسم الاستماع. قبل تسجيل كل سؤال، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى من اسم المؤلف ولقبه ومنصبه ووضع شرطة. يتم كتابة محتوى السؤال بأحرف كبيرة في شكل خطاب مباشر. قبل صياغة الإجابة، اكتب كلمة "إجابة" (في البروتوكول بدون علامتي الاقتباس)، ضع شرطة واكتب الإجابة في شكل خطاب مباشر. وينعكس التقدم المحرز في مناقشة التقرير في قسم المتحدثين. يتم وضع نقطتين بعد الكلمة تكلم. يتم كتابة لقب المتحدث بحالة الاسم من الموضع الأول لجهاز الطباعة، ثم يتم الإشارة إلى الأحرف الأولى من اسم المتحدث وموضعه، ويتم وضع شرطة وطباعة محتوى الكلام بالأحرف الكبيرة على شكل خطاب غير مباشر .
وترد القرارات المعتمدة في قسم "القرار الذي تم اتخاذه". إذا كان هناك عدة حلول، يتم ترقيمها بالأرقام العربية بنقطة. كقاعدة عامة، يكون كل قرار مصحوبًا بإشارة إلى المنصب واللقب والأحرف الأولى للشخص المسؤول عن تنفيذه ويحتوي على موعد نهائي للتنفيذ. غالبًا ما تتطلب القرارات المتخذة بشكل جماعي التصويت. في هذه الحالة، بعد قسم "الحل"، تتم الإشارة إلى ما يلي: "التصويت" أو "التصويت" (في البروتوكول بدون علامتي الاقتباس) ويتم إعطاء نتائج التصويت: بالإجماع أو لصالح...، ضد...، امتنع عن التصويت. ..
ومن الناحية العملية، غالبًا ما تُستخدم النماذج المختصرة والقصيرة من البروتوكولات عندما لا يكون هناك حاجة إلى سجل تفصيلي للتقدم المحرز في مناقشة القضايا. وفي المحاضر المختصرة، بعد قائمة الحاضرين أو المدعوين، يُشار إلى الرقم التسلسلي لبند جدول الأعمال ويطبع عنوان التقرير. تم وضع خط تحت السطر الأخير من عنوان التقرير (بند جدول الأعمال)، وتكتب أسماء المتكلمين حسب ترتيب عروضهم أسفل السطر (بين قوسين). وينتهي عنوان كل تقرير بقرار أو قرار بروتوكولي. ويشير البروتوكول القصير فقط إلى القضايا التي تم النظر فيها والقرارات المتخذة. قد يحتوي الجزء التنفيذي من نص البروتوكول على بند بشأن الموافقة على أي وثيقة. وفي هذه الحالة تكون الوثيقة المعتمدة مرفقة بالبروتوكول ولها رابط برقمها وتاريخها. من الناحية العملية، غالبًا ما يكون من الضروري عمل مقتطفات من البروتوكولات. يحتوي مقتطف البروتوكول على التفاصيل التالية:
جميع تفاصيل الجزء الرئيسي من البروتوكول: اسم المنظمة، اسم نوع الوثيقة (مستخرج من المحضر)، التاريخ (تاريخ الاجتماع)، رقم البروتوكول (الرقم التسلسلي للاجتماع)، مكان الإعداد ( مكان الاجتماع)؛
عنوان النص؛
جميع تفاصيل الجزء التمهيدي من نص البروتوكول: "الرئيس"، "الأمين"، "الحاضر"، "المدعوون"، "جدول الأعمال"؛
التفاصيل الفردية للجزء الرئيسي من نص البروتوكول: "تم الاستماع"، "اتخذ القرار"، "التصويت"؛
تفاصيل الجزء الرسمي من البروتوكول: تفاصيل "التوقيع"، بما في ذلك الكلمات "الرئيس" و"الأمين" والأحرف الأولى من اسم الرئيس والأمين وألقابهما (بدون توقيعاتهم الشخصية لأن المقتطفات، كقاعدة عامة، لا تكون موقعة بالأصل التوقيعات، ولكن مصدقة من قبل السكرتير)؛ مذكرة بشأن التصديق على النسخة.
وبالتالي، فإن العناصر التي يجب لفت انتباه المسؤولين المهتمين إليها هي فقط تلك العناصر التي يتم أخذها من محتوى البروتوكول. لتأكيد الحقائق والأحداث المثبتة، يقوم العديد من الأشخاص بوضع قانون. يتم وضع الأفعال بناءً على نتائج عمليات تدقيق أنشطة المؤسسة أو وحدتها الهيكلية والمسؤولين الأفراد، أثناء قبول ونقل الحالات، وإعداد المستندات للتدمير، وقبول الأشياء قيد التشغيل.
بروتوكول- وثيقة يتم فيها تسجيل التقدم المحرز في مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الاجتماعات والدورات والمؤتمرات.
توثق المحاضر أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة، مثل مجالس اللجان والوزارات، والحكومات البلدية، وكذلك المجالس العلمية والتقنية والمنهجية. باستثناء ما سبق، يمكن أيضًا تسجيل الاجتماعات التي يعقدها رؤساء الأقسام الهيكلية ونواب المدير العام والمديرين.
من الشائع إعداد محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (المؤتمرات والاجتماعات والندوات وغيرها)
ويحرر أمين السر المحضر على أساس الملاحظات التي يحتفظ بها في الاجتماع. قد تكون هذه ملاحظات قصيرة أو نصوص أو تسجيلات صوتية. ومن الجدير بالذكر أنه من أجل إعداد البروتوكول، يقوم السكرتير بجمع ملخصات التقارير والخطابات ومشاريع القرارات قبل الاجتماع.
بروتوكول وضعت على النموذج العام.
العنوان والتاريخ ورقم البروتوكول
سيكون رأس البروتوكول اسم الهيئة الجماعية أو نوع الاجتماع. على سبيل المثال، محضر (ماذا؟) اجتماع المجلس التربوي؛ اجتماعات رؤساء الوحدات الهيكلية ، إلخ.
سيكون تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع (يتم كتابة المحضر تقليديًا بعد الاجتماع إذا استمر الاجتماع عدة أيام، فإن تاريخ المحضر يتضمن تاريخي البداية والانتهاء).
على سبيل المثال: 21 — 24.07.2009 .
سيكون رقم (رقم) البروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع خلال السنة التقويمية أو مدة عضوية الهيئة الجماعية.
لاحظ أن نص البروتوكوليشمل الأجزاء التالية:
- استهلالي؛
- رئيسي
الجزء التمهيدي
في الجزء التمهيدي من البروتوكول، بعد العنوان، يتم تقديم الألقاب والأحرف الأولى لرئيس وسكرتير الاجتماع. من سطر جديد بعد كلمة " حاضر» أدرج بالترتيب الأبجدي الألقاب والأحرف الأولى من المسؤولين الحاضرين في الاجتماع.
إذا كان هناك أشخاص من منظمات أخرى في الاجتماع، فبعد كلمة "قدم" تمت طباعة كلمة "على سطر جديد" مدعو"وتُشار إلى قائمة الأشخاص المدعوين؛ وفي هذه الحالة، يُشار إلى منصب واسم المنظمة قبل كل اسم.
في الجزء التمهيدي من البروتوكول يشار إلى جدول الأعمال.
وهي تتكون من قائمة القضايا التي تتم مناقشتها في الاجتماع، وتحدد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين) مع ملاحظة أن كل بند في جدول الأعمال مرقم برقم عربي، ويتم صياغته باستخدام حروف الجر "O" أو "حول". على سبيل المثال: "عند الموافقة على البرامج التعليمية"؛ "في تلخيص نتائج العام الدراسي."
ويشار في كل بند إلى المقرر (المسؤول الذي أعد الموضوع).
الجزء الرئيسي
بالتزامن مع تسلسل القضايا المدرجة على جدول الأعمال، يتم إعداد نص الجزء الرئيسي من البروتوكول - وينبغي أن يحتوي على عدد من الأقسام يساوي عدد البنود المدرجة في جدول الأعمال.
بناءً على كل ما سبق، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن الجزء الرئيسي من البروتوكول يتم تنسيقه دائمًا بنفس الطريقة. ولكن يمكن تقديم نص البروتوكول بأشكال مختلفة: قصير أو كامل.
بروتوكول موجز- يسجل القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. غالبًا ما يتم الاحتفاظ بمثل هذه المحاضر في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية (انظر الشكل 3.3).
ومن الجدير بالذكر - البروتوكول الكامل- يحتوي على معلومات ليس فقط حول القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين، ولكن أيضًا سجلات مفصلة تمامًا تنقل محتوى تقارير وخطب المشاركين في الاجتماع، وجميع الآراء المعبر عنها، والأسئلة والملاحظات التي تم التعبير عنها، والتعليقات، والمواقف. تجدر الإشارة إلى أن البروتوكول الكامل يسمح لك بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع (انظر الشكل 3.4)
الشكل رقم 3.3. مثال على بروتوكول قصير
عند استخدام أي شكل من أشكال البروتوكول، سيتم تقسيم نصه إلى العديد من الأقسام بعدد البنود المدرجة في جدول الأعمال.
ومن الجدير بالذكر أن كل قسم يتكون من ثلاثة أجزاء: "استمع"، "تكلم"، "قرر" ("قرر")، والتي تتم طباعتها من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة. يتيح هذا التصميم تسليط الضوء في النص على خطاب المتحدث الرئيسي والمشاركين في مناقشة القضية والجزء العملي الذي يتم فيه صياغة القرار.
في الجزء " استمعت"لقد ورد نص الخطاب. في بداية النص، من سطر جديد في الحالة الاسمية، أشر إلى لقب المتحدث. يتم فصل تسجيل الخطاب عن الاسم الأخير بشرطة. يتم تقديم الخطاب بصيغة الغائب المفرد. يجوز بدلاً من تسجيل الكلام الإشارة بعد الاسم الأخير ("مرفق تسجيل الخطاب"، "يرجى ملاحظة أن نص التقرير مرفق")
وفي الحالة الأخيرة، تصبح التقارير ملحقًا للبروتوكول.
في الجزء " إجراء» من سطر جديد في الحالة الاسمية يشير إلى لقب المتكلم وبعد الشرطة نص الكلام أو السؤال (إذا تم طرحه على المتكلم أثناء الكلام)
في الجزء " مقرر" ("مقرر") يعكس القرار المتخذ بشأن القضية قيد المناقشة. لاحظ أن نص الجزء المنطوق مطبوع بالكامل بأي شكل من أشكال البروتوكول.
يرجى ملاحظة أن نص البروتوكول بأكمله تتم طباعته بمسافة 1.5 بين الأسطر.
يتم تحرير المحضر من قبل سكرتير الاجتماع. يتم توقيع المحضر من قبل السكرتير وتقديمه إلى الرئيس للتوقيع عليه خلال 3 (ثلاثة) أيام عمل بعد الاجتماع.
يتم فصل التوقيعات عن النص بمسافة 3 أسطر. تتم طباعة عنوان المنصب من حدود الهامش الأيسر، ويقتصر الحرف الأخير من اللقب على الهامش الأيمن.
وفي يوم توقيع البروتوكول من قبل الرئيس، يجب تسجيله.
مقتطف من البروتوكول
المستخرج من البروتوكول هو نسخة طبق الأصل من جزء من نص البروتوكول الأصلي المتعلق ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المستخرج من أجله. يحتوي المقتطف على جميع تفاصيل النموذج، والجزء التمهيدي من النص، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المستخرج من أجله، والنص الذي يعكس مناقشة القضية والقرار المتخذ. يتم التوقيع على المستخرج من البروتوكول فقط من قبل السكرتير، الذي يصدق عليه أيضًا. يتم كتابة نقش الشهادة بخط اليد ويتكون من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى منصب الشخص الذي يصادق على النسخة (المستخرج) والتوقيع الشخصي واللقب والأحرف الأولى والتاريخ (انظر الشكل 3.5)
أحيانًا تحل مقتطفات من البروتوكولات محل الوثيقة الإدارية كقرار. في هذه الحالة، يكون المستخرج بمثابة أداة لتوصيل القرارات المتخذة إلى المنفذين. في هذه الحالة، يقوم سكرتير مجلس إدارة شركة مساهمة، على سبيل المثال، في موعد لا يتجاوز يومين (اثنتين) بعد التوقيع على محضر الاجتماع، بتوزيع مقتطفات من المحاضر المتعلقة بالقضايا الفردية على المديرين التنفيذيين المسؤولين. يتم توقيع البيانات من قبل السكرتير.
يجب أن تكون المقتطفات من البروتوكولات المرسلة إلى منظمة أخرى مصدقة بختم.
يقوم السكرتير بتجميع النسخ الأصلية من المحاضر في ملفات حسب نوع الاجتماع. على سبيل المثال، "محاضر الاجتماعات العامة"، "محاضر اجتماعات مجلس الإدارة"، "محاضر الاجتماعات مع المدير"، وما إلى ذلك. وفي كل حالة، يتم تنظيم البروتوكولات حسب الأرقام والتسلسل الزمني. يتم تشكيل الحالات خلال السنة التقويمية.
مقدمة.
يغطي توثيق أنشطة الإدارة جميع العمليات المتعلقة بالتسجيل (التسجيل) على الوسائط المختلفة ومعالجة المعلومات اللازمة لتنفيذ الإجراءات الإدارية وفقًا للقواعد المعمول بها. يتم التوثيق باللغة الطبيعية (المستندات المكتوبة بخط اليد والمكتوبة على الآلة الكاتبة، بما في ذلك البرقيات والرسائل الهاتفية والرسائل الآلية)، وكذلك باللغات الاصطناعية باستخدام الوسائط الجديدة (البطاقات المثقوبة والأشرطة المثقوبة والأشرطة الممغنطة والبطاقات والأقراص المرنة وما إلى ذلك). .)"
يتم تحديد تكوين وثائق الإدارة من خلال كفاءة ووظائف المنظمة، وإجراءات حل المشكلات، وحجم وطبيعة العلاقات مع المنظمات الأخرى. ويتم تسجيله في ورقة الوثيقة. يتم ضمان وحدة قواعد توثيق الإجراءات الإدارية على جميع مستويات الإدارة من خلال استخدام نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة (GSDMOU) وأنظمة التوثيق الموحدة (USD).
أنظمة التوثيق الموحدة هي مجموعة من الوثائق المترابطة التي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة، وتحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال معين من النشاط. تم تصميم DSDs للاستخدام بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر والطرق التقليدية لمعالجة المعلومات.
يجب أن تتوافق وثائق الإدارة بالاسم والشكل وتكوين التفاصيل مع الدولار الأمريكي ومتطلبات المؤسسة التعليمية لميزانية الدولة واللوائح (المواثيق) الخاصة بالمنظمة والوثائق التنظيمية الأخرى التي تحتوي على قواعد التوثيق.
الغرض من هذا الاختبار هو إعطاء مفهوم البروتوكول، وتعكس قواعد تصميمه، وكذلك إظهار أشكال البروتوكولات الموجودة.
1. مفهوم البروتوكول والغرض منه.
بين وثائق الإدارة، البروتوكولات لها مكانة خاصة. وهي جزء من نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري.
المحضر - وثيقة تسجل التقدم المحرز في مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الاجتماعات والدورات والمؤتمرات
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في أنشطة المنظمات والمؤسسات غالبا ما يتم وضع وثائق تسمى "البروتوكول"، لكنها لا تندرج تحت التعريف أعلاه. وهكذا، في مجال العلاقات التعاقدية، يتم وضع بروتوكولات النوايا، وبروتوكولات الخلافات، وبروتوكولات الموافقات؛ من بين الوثائق الرئيسية للاجتماع العام للمساهمين، يذكر التشريع محاضر لجنة العد، وما إلى ذلك. تتشابه هذه الأنواع من البروتوكولات في الغرض مع الأفعال: فهي تسجل وتؤكد الحقائق أو الأحداث.
يتم وضع البروتوكولات في أي منظمة توجد بها هيئات ولجان جماعية مؤقتة أو دائمة، وما إلى ذلك. شكل نشاطهم هو مناقشة القضايا الحالية في الاجتماعات أو الاجتماعات واتخاذ القرارات المشتركة، في كثير من الأحيان عن طريق التصويت.
مع ظهور الشركات المساهمة في بلادنا، زاد الاهتمام بهذا النوع من الوثائق. أعلى هيئات الإدارة في شركة مساهمة هي هيئات جماعية، وتصبح البروتوكولات التي تعكس أنشطتها واحدة من أهم وثائق الإدارة. نحن نتحدث عن محاضر الاجتماعات العامة للمساهمين واجتماعات مجلس الإدارة ومجلس الإدارة. وليس من قبيل الصدفة أن يولي القانون الاتحادي "بشأن الشركات المساهمة" وغيره من القوانين القانونية اهتمامًا خاصًا لمحتوى هذه الوثائق.
2. قواعد وضع البروتوكولات
المحضر - وثيقة تحتوي على سجل ثابت للتقدم المحرز في مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات ودورات الهيئات الجماعية.
يعكس البروتوكول أنشطة اتخاذ القرار المشترك من قبل هيئة جماعية أو مجموعة من العمال. من محاضر الاجتماعات التي تم إنشاؤها في الأنشطة الإدارية للمنظمات، من الضروري التمييز بين محاضر التحقيق وبعض الهيئات الإدارية وهيئات حماية النظام العام (على سبيل المثال، بروتوكول مفتش صحي، بروتوكول حادث مروري، إلخ) .) وكذلك البروتوكولات من النوع التعاقدي (بروتوكولات الخلافات، بروتوكولات تسوية الخلافات، بروتوكولات اتفاق الأسعار، وما إلى ذلك).
تخضع اجتماعات الهيئات الجماعية الدائمة والمؤقتة (كليات الهيئات التنفيذية الفيدرالية، واجتماعات التعاونيات العمالية، واجتماعات المساهمين، واجتماعات مجالس الإدارة، وما إلى ذلك) لمحاضر إلزامية. يتم تحرير المحاضر على أساس تسجيل سير الاجتماعات والنصوص والتسجيلات الصوتية والمواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير والخطب والشهادات ومشاريع القرارات وجدول الأعمال وقوائم المدعوين، وما إلى ذلك).
يعكس المحضر جميع الآراء حول القضايا قيد النظر وجميع القرارات المتخذة. يتم الاحتفاظ بالمحاضر من قبل السكرتير أو أي شخص آخر معين. يتحمل الرئيس والأمين الذي يقود الاجتماعات مسؤولية دقة الإدخالات في المحاضر. التفاصيل المطلوبة للبروتوكول هي:
اسم الشركة؛
اسم نوع الوثيقة؛
التاريخ ورقم التسجيل؛
مكان التجميع أو النشر؛
عنوان النص؛
3. أنواع البروتوكولات
هناك نوعان من البروتوكولات: كاملة وقصيرة.
ممتلىء بروتوكوليحتوي على سجل لجميع الخطب في الاجتماعات.
بروتوكول موجز - أسماء المتحدثين فقط ونبذة مختصرة عن موضوع الخطاب.
يتم اتخاذ القرار بشأن شكل المحاضر التي يجب اتخاذها في الاجتماع من قبل رئيس الهيئة الجماعية أو رئيس المنظمة.
عنوان البروتوكول هو اسم الهيئة الجماعية أو الاجتماع (محضر اجتماع لجنة التصديق...؛ محضر الاجتماع...).
يتكون نص البروتوكول الكامل من جزأين: تمهيدي ورئيسي.
يتم تنسيق الجزء التمهيدي بنفس الطريقة في الأشكال الكاملة والقصيرة للبروتوكول. يشير إلى أسماء الرئيس والأمين، وأسماء أو العدد الإجمالي للمشاركين في الاجتماع والأشخاص المدعوين (إذا كان هناك العديد من المشاركين، بجانب الإشارة إلى عددهم، يتم كتابة ملاحظة - "قائمة المشاركين مرفقة")، وجدول الأعمال.
وتسجل أسماء الحاضرين في المحضر، إذا لم يكن عددهم أكثر من 15 شخصاً، حسب الترتيب الأبجدي، مع الإشارة إلى مكان عملهم ومنصبهم؛ إذا كان هناك المزيد من الحاضرين، يتم تجميع قائمة منفصلة. ولا تشير محاضر الاجتماعات واللجان الدائمة إلى مواقف الحاضرين. يتم رسم قائمة الحاضرين بعرض سطر كامل مع تباعد سطر واحد.
في هذه الحالة، تتم طباعة الكلمات "الرئيس"، "الأمين"، "الحاضر" (بدون علامتي الاقتباس) على يسار الحقل، مفصولة بمسافتين عن العنوان وعن بعضها البعض.
وينتهي الجزء التمهيدي بجدول الأعمال. يتم ترتيب القضايا المدرجة على جدول الأعمال وفقًا لدرجة تعقيدها وأهميتها والوقت المتوقع لمناقشتها. يتم صياغة الأسئلة في الحالة الاسمية، مرقمة بالأرقام العربية وتبدأ بحروف الجر "O"، "Ob". لا ينصح بصياغة سؤال أو مجموعة أسئلة بكلمة "متنوعة". مع السؤال يشار إلى اسم المتحدث ومنصبه.
يتم وضع الكلمات "جدول الأعمال" في وسط مسافات إلى ثلاث مسافات من قائمة المشاركين.
تم تنظيم الجزء الرئيسي من نص البروتوكول لكل بند من بنود جدول الأعمال وفقًا للمخطط التالي: استمعنا... تحدثنا... قررنا (قررنا)...
في قسم "الاستماع"، تشير البروتوكولات القصيرة إلى اسم المتحدث (المتحدث) وموضوع خطابه. يحتوي النموذج الكامل للبروتوكول على اللقب والأحرف الأولى للمقرر ومحتوى تقريره (رسالة، معلومات، تقرير). إذا قدم المتحدث نص التقرير بشكل مكتوب، فيجوز بعد الإشارة إلى موضوع الخطاب، تدوين ملاحظة: "مرفق نص التقرير". في قسم "التحدث"، تشير البروتوكولات القصيرة فقط إلى أسماء الأشخاص الذين تحدثوا في المناقشة؛ كما تسجل البروتوكولات الكاملة خطاباتهم، بما في ذلك الأسئلة الموجهة إلى المتحدث. إذا لزم الأمر، بعد اسم المتحدث، يشار إلى موقفه. في قسم "اتخذ القرار (اتقرر)" تم تسجيله، والذي تمت صياغته بإيجاز ودقة واقتضاب لتجنب التفسير المزدوج. ويشار إلى جانب القرار، إلى عدد الأصوات التي تم الإدلاء بها بـ "مع"، "ضد"، "الممتنعين"، بالإضافة إلى قائمة الأشخاص الذين لم يشاركوا في التصويت. وقد يحتوي القرار على نقطة واحدة أو عدة نقاط، مرتبة حسب الأهمية، وكل منها مرقمة.
يتم وضع رقم قبل كلمة "تم الاستماع" وفقًا لجدول الأعمال. تتم طباعة الكلمات "استمع"، "تحدث"، "قرر (قرر)" من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة وتنتهي بنقطتين. تتم طباعة نص الأقسام "استمع"، "تكلم"، "قرر (قرر)" مع تباعد الأسطر بمقدار 1.5 من الخط الأحمر. تتم طباعة كل لقب والأحرف الأولى من المتحدثين على سطر جديد في الحالة الاسمية؛ ويتم فصل تسجيل الكلام عن اللقب بواصلة.
يجوز للمشارك في الاجتماع أو الاجتماع إبداء رأي خاص في القرار المتخذ، والذي يتم ذكره في ورقة منفصلة ومرفقة بالمحضر. ويثبت وجود الرأي المخالف في المحضر التالي لتسجيل القرار.
يتكون نص البروتوكول الموجز أيضًا من جزأين. يشير الجزء التمهيدي إلى الأحرف الأولى من اسم الرئيس (الرئيس) وألقابه، بالإضافة إلى المناصب والأحرف الأولى وألقاب الأشخاص الحاضرين في الاجتماع.
تتم طباعة كلمة "حاضر" بدءًا من الهامش الأيسر، ويتم وضع خط تحتها، ويتم وضع نقطتين في نهاية الكلمة. فيما يلي المسميات الوظيفية والأحرف الأولى وألقاب الحاضرين. يمكن الإشارة إلى المسميات الوظيفية بشكل عام. تتم الإشارة إلى المسميات الوظيفية متعددة الأسطر للحاضرين بمسافة سطر واحد. يتم فصل القائمة عن الجزء الرئيسي من البروتوكول بخط متصل.
ويتضمن الجزء الرئيسي من البروتوكول القضايا قيد النظر والقرارات المتخذة بشأنها. اسم السؤال مرقم برقم روماني ويبدأ بحرف الجر "O" ("حول")، مطبوعًا في المنتصف بحجم الخط رقم 15 ومُسطرًا بخط واحد أسفل السطر الأخير. وأسماء المسؤولين الذين تحدثوا خلال مناقشة هذه القضية مذكورة أسفل السطر. تتم طباعة الأسماء الأخيرة مع تباعد سطر واحد. ثم تتم الإشارة إلى القرار المتخذ بشأن هذه المسألة.
تاريخ البروتوكول هو تاريخ الحدث (اجتماع، اجتماع، إلخ). إذا استمر عدة أيام، فسيتم الإشارة إلى تاريخي البدء والانتهاء للاجتماع من خلال شرطة. يتم تعيين أرقام تسلسلية للمحاضر خلال سنة تقويمية بشكل منفصل لكل مجموعة من البروتوكولات: بروتوكولات اجتماعات مجلس الإدارة، وبروتوكولات المجالس الفنية والعلمية ومجالس الخبراء، وما إلى ذلك. تحتوي محاضر الاجتماعات المشتركة على أرقام مركبة، بما في ذلك الأرقام التسلسلية لبروتوكولات المنظمات التي شاركت في الاجتماع.
يتم إعداد البروتوكول على النموذج العام للمنظمة مع الإشارة إلى اسم نوع الوثيقة - "البروتوكول" - أو على نموذج بروتوكول خاص (نموذج نوع معين من المستندات).
يتم إرسال نسخ من البروتوكولات، إذا لزم الأمر، إلى المنظمات والمسؤولين المهتمين وفقًا لمؤشر التوزيع؛ يتم إعداد الفهرس وتوقيعه من قبل المسؤول التنفيذي للوحدة التي أعدت النظر في الإصدار. يتم اعتماد نسخ البروتوكولات بختم خدمة دعم وثائق الإدارة (DOU).
بسبب الانتهاكات في إعداد محاضر اجتماعات الإنتاج للمنظمة، تم تطوير نموذج بروتوكول.
قد يحتوي البروتوكول على بند بشأن الموافقة على أي وثيقة. وفي هذه الحالة يجب أن تكون الوثيقة مرفقة بالبروتوكول وأن يكون لها رابط برقمها وتاريخها.
يتم فصل التوقيع عن نص البروتوكول بمسافة ثلاثة أسطر ويتضمن اسم منصب الشخص الذي ترأس (عمل سكرتيرًا) في حدث البروتوكول وتوقيعه الشخصي ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى واللقب) . تتم طباعة المسمى الوظيفي من الحافة اليسرى لحقل النص مع تباعد سطر واحد ويتم توسيطه بالنسبة إلى السطر الأطول. يقع نص التوقيع على مستوى السطر الأخير من المسمى الوظيفي دون مسافة بين الأحرف الأولى من الاسم واللقب. يقتصر موضع الحرف الأخير في نسخة التوقيع على الهامش الأيمن.
ختم (علامة حول تقييد الوصول إلى المستند) - مطبوع في الزاوية اليمنى العليا من الورقة الأولى من البروتوكول. تتم طباعة رقم نسخة المستند أسفل الختم (العلامة) بمسافة سطر ونصف ويتم توسيطها بالنسبة لهم. يتم تقديم المواد المقدمة للنظر فيها مع البروتوكول: الشهادات والتقارير والمشاريع وما إلى ذلك، والتي يتم وضعها كملاحق.
تحميل...