Как да подготвим бизнес писмо. Намаляване на наема. Примери за писма на английски в бизнес кореспонденция

Деловите писма се съставят при общуване с партньори по почти всяка причина. Готови примери и правила за изготвяне на такива документи можете да намерите в статията.

Бизнес писмо може да се определи като документ, който се изпраща от името на цялата компания на друга компания, индивидуален предприемач или физическо лице (например инвеститор). Всъщност всяка кореспонденция на компанията е бизнес писма. Тяхната цел е много различна:

относно сътрудничеството.
сътрудничество, преговори.
Напомняне за необходимостта от изпълнение на задълженията по договора.
Обяснение на тяхната позиция, отговор на предишно изпратено писмо и много други.

Документът обикновено се съставя на бланката на компанията, разрешено е изпращането му по обикновена или електронна поща. Ако обаче партньорът е от особено значение, за предпочитане е да го отпечатате на висококачествена, дебела хартия и да го предадете лично или по куриер. Структурата на писмото прилича на типичен бизнес документ - можете да го представите схематично по този начин.

Какво да търсите при съставянето

Няма конкретни правила и мостри на такива писма, така че тяхната структура, обем и дизайн до голяма степен зависят от конкретния случай. Например, уведомително писмо ще бъде доста кратко (3-4 абзаца), а препоръката на служителя или бизнес предложението може да отнеме повече от една страница.

Има обаче няколко общи правила, на които трябва да обърнете внимание, когато съставяте документ:

Самият документ няма юридическа сила, но е съставен в съответствие с всички правила за регистрация. Неговата структура и стил на представяне трябва да съответстват на общоприетите принципи на съвременния документооборот.
Предложенията са изградени логично и в ясна последователност. Богато украсени, сложни, емоционални и още по -разговорни изрази отсъстват. Тоналността е неутрална.
Презентацията винаги се провежда само от 1 човек - или в единствено число, ако текстът е написан директно от главата, или в множествено число, ако е написан от името на цялата компания.
Обсъждат се конкретната цел на съставяне и очакваните действия на адресата (изпращане на отговор, разглеждане на кандидатурата на служител, съгласие за преговори, изпращане на документ и т.н.).
Документът не отразява индивидуалните интереси на мениджъра или други служители, а целите на компанията като екип. Ако трябва да установите личен контакт, препоръчително е да го направите по различен начин и да не се позиционирате като представител на компанията.

ТОП 5 правописни грешки

Грешките могат да бъдат разделени на 2 големи групи - някои са свързани с писането като текст (нарушение на логиката, речника, други езикови норми), други - в нарушение на правилния бизнес етикет:

Правописни и пунктуационни грешки не се допускат - текстът на писмото трябва винаги да се проверява поне 1-2 пъти преди изпращане.
Нарушаване на бизнес стила на представяне, наличието на емоционални фрази, прекомерна учтивост или, напротив, строгост.
Отрицателен тон - дори заплахите трябва да бъдат написани без излишни думи - например: „Ние си запазваме правото да се обърнем към съда в рамките на 30 дни от датата на получаване на това писмо.“
Твърде голям или, обратно, твърде малък обем. Обикновено целият текст може да се побере на 1-2 страници. Това обаче не означава, че партньорът няма нужда да предава цялата важна информация. Обемните данни, диаграми, форми на документи могат да бъдат извадени в приложения.
Лишаване на събеседника от правото на избор. Например, не трябва да пишете: „Моля, обмислете и одобрете окончателната версия на договора“.

Типични шаблонни фрази

Използването на стандартни фрази, характерни за деловата реч в текста, е напълно нормално и дори желателно. По -долу е даден списък на най -често срещаните клишета, използвани в различни ситуации.

ситуация	фраза
забележка	Ние информираме / Ние ви информираме / Ние информираме / Уведомяваме
обяснение на причината, мотив	Въз основа на / В съответствие / Във връзка / По ред / По причина / В потвърждение / В изпълнение
заявка	Моля ви да предприемете действия / моля да информирате, изпратите, направите, потвърдите ...
потвърждението	Потвърждаваме / удостоверяваме / приемаме вашите условия / не възразяваме срещу ...
оферта	Препоръчайте / Предложете / Поканете / Искайте
	Гарантираме
отказ	Принуден да откаже по причина / Отказваме вашата оферта поради ...
заключение	Искрено молим / Надяваме се на сътрудничество, разбиране, помощ / Молим ви да извините, насочите, направите ...

Проби от 2019 г.

Ето някои готови примери за писма, върху които можете да се съсредоточите, когато съставяте вашата версия.

Заявка за данни

Заявка

Търговско предложение

Гаранция

Иск

Благодарност

Извинения

Услужното писмо е документ, който е неразделна част от бизнес комуникацията. Най -често се предава чрез пощенската услуга и служи като специален начин за обмен на информация.

Основни понятия

Бизнес кореспонденцията е необходима за решаване на различни икономически или производствени проблеми. С негова помощ предприятията и организациите комуникират с външната среда: партньори, клиенти или държавни агенции. Обикновено за това се използва служебно писмо.

Ето как общо се нарича писмен документ, който може да бъде:

чрез отговор на предварително получени съобщения или запитвания;
придружаващ документ, изпратен на адресата заедно с други документи или материали;
инициативно писмо, в случай, че друг начин на комуникация е невъзможен.

Всяка от изброените опции има свои собствени характеристики. Независимо от това, има общи правила, според които обикновено се изготвя всяко писмо за обслужване. Това е разбираемо, защото именно с бизнес кореспонденцията например най -често започва сключването на повечето сделки. Правилно изпълненият документ може да създаде благоприятно впечатление на адресата на потенциален бъдещ партньор.

Видове бизнес писма

В зависимост от информацията, която съдържа служебното писмо, тя може да бъде:

Придружаващ. В случай, че съдържа съобщение, че има пакет от приложения за него.
Претенциозно. Тоест изразява недоволство от конкретна ситуация (иск).
Поучителен. Текстът предоставя конкретни насоки.
Гаранция. Изпращачът потвърждава изпълнението в бъдеще на задълженията, посочени в документа.
Информационен. Писмото съдържа информация, която може да заинтересува адресата.
Реклама. Предоставя се информация за привличане към сътрудничество.
С уведомително писмо. Информация за провеждането на публични събития.
Писмо за потвърждение. получаване на определени документи или материали.
С писмо с молба. Текстът съдържа призив за подбуждане на адресата към действие.
С писмо-съобщение. В него изпращачът предоставя конкретна информация от взаимен интерес за страните.

Целта на тези документи е да поддържат връзки между организации или нейни структурни звена.

Съставяне на исково писмо

По отношение на сътрудничеството понякога възникват ситуации, когато една от страните по една или друга причина не изпълнява задълженията си. В този случай партньорът първо изпраща писмо до контрагента си. В него той като правило излага своите предложения за отстраняване на нарушението на законните му права. Това е служебно писмо. Проба от такъв документ може да бъде съставена произволно. В този случай е необходимо да се вземат предвид следните точки:

трябва да бъдат официални и делови с акцент върху партньорството.
Същността на иска трябва да бъде изразена много ясно.
По време на представянето на информация трябва убедително да оперирате с конкретни факти.

Писмото за иск трябва да съдържа:

данни за подателя (име, адрес за връщане и телефонни номера за комуникация);
пълна информация за адресата;
описание на обстоятелствата, при които е възникнала конфликтната ситуация;
позоваване на правни норми, които от своя страна са били нарушени от контрагента;
специфични изисквания за отстраняване на нарушението с посочване на сроковете за тяхното изпълнение;
последиците, които могат да възникнат, ако противоположната страна избягва тяхното изпълнение.

Особено внимание трябва да се обърне на начина на изготвяне на служебното писмо. Шаблонът трябва да бъде проектиран така, че натрапникът да не го възприема като заплаха. Трябва да се помни, че това е само правно напомняне.

Правила за регистрация

Особено внимание трябва да се обърне на дизайна на служебните писма. Вярно е, че законът не предвижда строги правила и разпоредби за това.

Въпреки това, при съставянето на такива документи е необходимо да се вземат предвид следните задължителни точки:

1. Всяко писмо за обслужване трябва да бъде на бланка. Той е разработен предварително от канцеларски специалисти и одобрен със заповед на ръководителя на предприятието.

2. Документът трябва да съдържа определени подробности:

2.1. Информация за получателя и изпращача.

2.2. Изходящ номер и дата на това писмо. Това е необходимо за регистрация.

2.4. Заглавие.

2.5. Информация за наличността на всякакви приложения, като се посочват техните имена и номера.

2.6. Информация за лицето, подписало този документ (длъжност и пълно име).

3. В писмото трябва да се разгледа само един въпрос. Наличието на няколко теми ще затрудни избора на изпълнител.

4. Информацията трябва да бъде представена възможно най -кратко, но ясно. Желателно е текстът да заема не повече от две страници.

5. Правилно посочете данните за получателя. Ако говорим за организация, трябва да се придържате към следната последователност:

5.1. Име на фирмата (в именителен падеж).

5.2. Структурна единица (ако е необходимо).

5.3. Позицията на адресата (в дадения падеж).

5.4. Неговите инициали.

5.5. Пощенският адрес на компанията.

6. Ако има няколко адресати, тогава първо се посочва основният, а след това всички останали.

Ако вземем предвид всички тези точки, тогава регистрацията на служебни писма по принцип няма да бъде трудна.

Ред на представяне

За да бъде документът правилно съставен, е необходимо да се вземе предвид определен ред на представяне на информацията в него. Като пример можете да разгледате опцията как да напишете служебно писмо с отговор. Първо, трябва да запомните, че според правилата на етикета, трябва да отговорите на информация в рамките на 24 часа от момента на получаването й. Ако говорим за електронно съобщение, тогава оптималното време ще бъде не повече от два часа. В случай, че не е възможно да се придържате към такова правило, е по -добре да изпратите подходящо съобщение до партньора.

Самото писмо всъщност ще се състои от две части:

Уводна. Подателят обяснява предмета, причината и основата за написването му. Тук можете да се обърнете към нормативните актове, които според закона служат като основа за предоставяне на отговор. Освен това си струва да се обърне внимание на някои моменти относно въпросната ситуация. Те ще помогнат да се разкрие същността на въпроса.
Основната. Тази част е за изясняване и убеждаване. Текстът трябва да бъде ясен, ясен и кратък, а представените факти трябва да бъдат проверени и обективни. Ако е необходимо, те могат да бъдат потвърдени с реални числа.

Този текст обикновено е последван от списък с приложения. Документът завършва с подписа на подателя. Освен това трябва да знаете как да напишете служебно писмо, за да не обидите адресата. Първо, препоръчително е да започнете да се обръщате към него с фразата „Скъпи“. Второ, можете да използвате наречия в текста, като например „внимателно изучаване на изреченията ви“ или „внимателно проверяване на вашите коментари“. Този вид етикет ще бъде от полза само за двете страни.

Процедура

Писането на служебни писма е отговорност на чиновници, секретари или други служители, на които са възложени тези задължения. Пристъпвайки към работа, те трябва да се придържат към определена последователност в действията си. Процесът на изготвяне на такъв документ обикновено преминава през следните етапи:

Изчерпателно проучване на обстоятелствата по въпроса. Необходимо е да имате пълен контрол върху ситуацията, за да прецените правилно възможните начини за нейното решаване.
Съставяне на писмо. Тук е необходимо да се вземат предвид всички изисквания, изложени по -горе.
Координация на подготвения текст. Понякога трябва да се редактира, като се вземат предвид коментарите на мениджъра. Той може да направи някои уточнения или уточнения по темата.
Одобрение от ръководителя му.
Финализиране и подписване на документа.
Регистрация на писмото.
Изпращане на кореспонденция до получателя.

Едва след преминаване на всички тези етапи, писмото, стигнало до адресата, ще може да изпълни възложената му мисия.

Задължителна регулация

За да съставите служебно писмо, трябва да имате предвид, че първата му страница трябва да бъде отпечатана на специален формуляр. За останалите можете да използвате обикновени празни листове А4. Тук трябва да запомните, че самото текстово поле има свои собствени граници: горната и долната част са 2 сантиметра, лявото е 3,5 сантиметра, а дясното е 1 сантиметър. Не трябва да нарушавате стандартните размери, за да поберете информация на един лист. По -добре да следвате всички правила и просто да добавите допълнителна страница.

Също така е необходимо да въведете текста според всички правила:

1. За печат използвайте стандартния шрифт Times New Roman. По -добре е да не използвате други опции.

2. Размерите на шрифта също се регулират:

за основния текст - 14;
подреждане на страницата и знак за изпълнение - 12.

3. Поставянето на реквизити също се извършва в съответствие с правилата:

междуредово разстояние - 1;
подравняването на текста се извършва „по ширина“;
тиретата се поставят автоматично;
разстоянието от регистрационния номер до заглавието е 2 междуредови интервали, а от него до основния текст - 3.

Спазването на тези стандарти е задължително за правилното оформление на писма от съответната среща.

Местоположение на реквизитите

За да съставите правилно стандартно бизнес писмо, трябва ясно да знаете къде трябва да се намират неговите детайли и компоненти. Отговорите на тези въпроси се съдържат в GOST R 6.30-2003. Той описва подробно формата на сервизното писмо. Всъщност това е извадка, в която съвкупността от всички детайли на документа се намира по определен начин. Той е необходим, за да:

Да се унифицира процесът на формализиране на служебни (бизнес) писма.
Бъдете в състояние предварително да подготвите стандартни формуляри предварително, като същевременно намалите необходимостта от извършване на част от ръчната работа.
Улеснете и съкратете визуалното търсене на информация.
Разширете възможностите за обработка на писма с помощта на компютърно и друго оборудване.

И така, за обикновено бизнес писмо се използват 30 стандартни данни, които се намират в единадесет задължителни зони:

емблеми и герб;
автора;
първоначални данни;
заглавка;
одобрение;
адресат;
резолюция;
текст;
подписи и прикачени файлове;
координация и увереност;
марки.

Поставянето на информация в определени сектори позволява на специалистите да се ориентират по -добре в документа и улеснява обикновените потребители да го съставят.

Основни изисквания

Някои ръководители погрешно смятат, че бизнес кореспонденцията може да се води произволно, без да се спазват никакви правила и разпоредби. Но специалистите, които отговарят за това, трябва да знаят основните изисквания за официалните писма:

Наличието на специална (фирмена) бланка.
Правилно използване и поставяне на подпори.
Текстът трябва да бъде четим и добре редактиран. За да се изрази същността на въпроса, е по -добре да се даде предпочитание на прости, често срещани изречения. Трябва да се изразите накратко, така че всяка дума да носи максимална информация.
В зависимост от вида, документът трябва да бъде съставен съответно. Писмото може да съдържа и няколко аспекта. В този случай, когато представяте, трябва да се опитате да ги комбинирате.
Използвайте правилно нормите, установени за писане.
Опитайте се да избягвате категорични изрази в съдържанието на писмото. Получателят може да разглежда тези фрази като заплахи. При изграждането на изречения е по -добре да се използват уводни думи като „очевидно“, „както е известно“, „възможно“ и „както следва“.

Изпълнението на тези изисквания на практика помага да се поддържа правилния документооборот в предприятието.

Вероятно всеки поне веднъж трябваше да се справи с необходимостта да напише бизнес писмо. Когато го съставяте, неволно стигате до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писмо, обсъжда техните видове и дизайн.

Формуляр

Готовите бланки ще добавят солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информация за организацията, като например:

Име.
Адрес.
Телефонни номера за контакт.
Сайт.
Електронна поща.
Лого.
Други данни за контакт.

Няма строги правила за формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да постави в тях.

Как да напиша правилно бизнес писма? Подготовка

Деловите писма се пишат и форматират по определен начин, като се подчиняват на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта, авторът обмисля подробно съдържанието, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбира каква информация адресатът вече знае за темата на писмото, от какво да започне и какво ще има ново в него. Аргументите зависят от това, което авторът преследва. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

Проучете въпроса.
Написване на проект на писмо.
Неговото одобрение.
Подписване.
Регистрация.
Изпращане до адресата.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситите с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В просто писмо съдържанието ясно и сбито показва информация, която обикновено не изисква отговор от адресата. Сложният може да се състои от няколко раздела, параграфи и параграфи. Всеки параграф определя един аспект на информацията. Пробите от този тип бизнес писма обикновено се състоят от уводна, основна и последна част.

По -долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации, събития, предоставя техния анализ и доказателства. В тази част те убеждават, че е необходимо да се действа по един или друг начин, доказват как стоят нещата и информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като дават различни аргументи.

Заключението съдържа заключения под формата на предложения, искания, напомняния, откази и т.н.

Пример за писане на бизнес писмо - последната част от него - е представен по -долу. Тук са обобщени изискванията, изложени в главното.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема.

Всяко писмо започва с призив в центъра. Тази малка част е изключително важна. При избора си авторът трябва да вземе предвид:

Местоназначение.
Характерът на връзката.
Формалност.
Етикет.

В края на писмото трябва да бъде включена учтива форма. Например: "... Надявам се на по -нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата) ...". Тези фрази са последвани от подписа на автора.

Стил

Всички писма трябва да са в официален бизнес стил, което означава използването на речеви средства за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на ръководителите и длъжностните лица, на които се пишат писма.
Взаимоотношенията в организациите са строго регламентирани.
Предмет на комуникация е дейността на компанията.
Административните документи обикновено имат конкретен адресат.
Често по време на дейността на организацията се срещат същите ситуации.

В тази връзка информацията, посочена в бизнес писмото, трябва да бъде:

Официално, безлично, подчертаващо дистанцията между участниците в комуникацията.
Адресен, предназначен за конкретен адресат.
Уместно към момента на писане на писмото.
Достоверно и безпристрастно.
Обосновано да накара получателя да предприеме каквото и да е действие.
Пълен за способност за вземане на решения.

Изисквания

Деловото писмо трябва да отговаря на следните изисквания:

Речта е стандартизирана на всички нива - лексикално, морфологично и синтаксично. Той съдържа много фрази, термини и формули.
Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използването на емоционални и изразителни езикови изрази.
Точност и яснота на текста, без логически грешки, яснота и обмисленост на формулировките.
Лаконичност и краткост - без използването на изрази, които носят допълнителен смисъл.
Използването на езикови формули, образувани в резултат на повтарящи се ситуации.
Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални понятия.
Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (тоест сложни съкратени думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: OOO, GOST и т.н.) и графични (тоест обозначаване на думи в съкратена форма: grn, zh -d и други).
Използването на конструкции в родовите и инструменталните падежи.
Колокации с глаголни съществителни ("да подкрепя" вместо "да поддържам").
Използване на прости общи изречения.

Горните образци на бизнес писма са показани по -долу в пълна версия (с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най -добре е да напишете бизнес писмо по всеки конкретен въпрос. Ако е необходимо да се разрешат няколко проблема едновременно, се препоръчва да се изготвят няколко различни опции.

Бизнес писмата могат да бъдат по тяхното съдържание:

Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими за комуникация къде да се изпращат документи.
(Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат този вид документ.)

Гаранция. Те са написани, за да потвърдят всички обещания или условия. Например могат да се гарантират такси за труд, наем, срокове на доставка и други.
Благодарен. Напоследък те започнаха да се използват особено често. Тези имейли демонстрират добър партньорски тон. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
(Как да напиша бизнес писмо? Проба от сорта благодарност се съставя в безплатна форма, в зависимост от задачите, които се решават от нея. В този случай писмото в най -кратката форма изразява своята същност. Такава извадка, направена върху цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в стайната компания на почетно място.)

Информационен.
Поучителен.
Поздравителни.
Реклама.

Има и букви:

Предложения за сътрудничество. Доста широко разпространени напоследък, изпратени до организации, те често са с рекламен характер, например като тази извадка. Писането на търговски писма е доста трудно, трябва да вземете предвид много нюанси, за да му обърнете внимание и още повече, за да се заинтересувате. Но ако е компилиран според примера по -долу, той има всички шансове за успех.

Покани. Изпращат им предложения за участие в различни дейности. Обикновено те са адресирани до лидер или длъжностно лице, но могат да бъдат адресирани и до целия екип.
Искания.
Известия.
Заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повторение на искането в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или мотив за отказ. Писмото за бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено той отговаря на следните принципи:

Наличието на връзка към първата буква и нейното съдържание.
Идентични езикови средства.
Сравни обеми и аспекти на съдържанието.
Съответствие с определена последователност.

Регистрация

В допълнение към използването на фирмени бланки за бизнес писма, трябва да имате предвид и други тънкости в техния дизайн. Това са подробности, правила за съкращения, изписване на адреса, заглавие, дължина на текста, ширина на полето и др.

Образци на бизнес писмо помагат за съставянето му, като се вземат предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи чиновници, така и от опитни работници. Използвайки мостри, те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.

Деловото писмо е един от основните комуникационни инструменти във всеки бизнес. Добре написаното бизнес писмо ще помогне да се създаде положително впечатление за компанията. И едно неграмотно написано писмо може да убие цялата ви репутация. Вече писахме за правилата на бизнес кореспонденцията, сега нека разгледаме конкретни примери за бизнес писма.

Примерни бизнес писма

Има много видове бизнес писма - бизнес предложения, искови писма, благодарствени писма, писма за отказ, мотивационни писма, гаранционни писма, информационни и така нататък. Принципите на тяхното съставяне практически не се различават един от друг. Погледнете още веднъж, за да избегнете грешки.

Примери за благодарствени писма

Пример за гаранционно писмо

Примерно писмо за отговор

Това е добър пример за това какво може да бъде учтиво писмо за отказ:

Пример за бюлетин

Пример за исково писмо

Примери за писма на английски в бизнес кореспонденция

Уви, не всеки има високо ниво на владеене на английски език. И често мениджърите се губят малко, когато трябва да напишат бизнес писмо на английски. Ако дори на руски хората не винаги могат да се разбират в кореспонденция, тогава какво можем да кажем за чужд език? Най -добрият изход в тази ситуация е да потърсите подобни букви и да използвате подходящи фрази в писмото си. Например, ето три примерни бизнес писма на английски: благодарствено писмо до клиент, писмо, изясняващо условията на сделката, и писмо за отговор на оферта за покупка. Всеки файл съдържа версия на писмото на английски език и неговия превод на руски.
Изтеглете благодарственото писмо до клиента на английски език.
Изтеглете писмото с условията на сделката на английски език.
Изтеглете писмото за отговор на офертата за покупка на английски език.

Структура на бизнес писмото

Ясната структура е съществена характеристика на бизнес писмото. Това ще помогне на получателя бързо да разбере смисъла на написаното и ще намали времето, необходимо за прочитането му. Деловото писмо се състои от следните основни части:

1. Заглавие (тема на писмото).В заглавието на писмото трябва да напишете неговата кратка цел или същност. Тук не можете да използвате абстрактни фрази. На адресата само с едно заглавие трябва да е ясно за какво е писмото. Например „За промени в цените за доставка на продукти“ или „Бизнес предложение за търговско сътрудничество с XXX“.

2. Поздрави.Поздравът „Скъпи + име, отчество!“ Се счита за традиционен в бизнес писмата. Не е необходимо обаче да използвате името. Можете също да се свържете с адресата чрез неговата позиция: "Уважаеми господин директор!" Имайте предвид обаче, че обаждането по име донякъде намалява психологическата дистанция и подчертава добрите бизнес отношения. Ако писмото е адресирано до група лица, тогава е допустимо да се напишат „Уважаеми дами и господа!“, „Уважаеми партньори!“ и т.н. Използването на съкращенията „г -н“, „госпожа“ или инициалите се възприема като неуважително, затова се опитайте да избегнете това.

3. Изложение на целта за писане на писмо, неговата същност, основна идея.Това е основният текст на писмото. Тук пишете директно за самата причина за писането на писмото.

4. Вашите предложения за решаване на този проблем, препоръки, искания, оплаквания.Деловите писма почти винаги включват определена реакция от страна на адресата (с изключение на чисто информативни писма). Ето защо е важно да опишете не само самия проблем, но и да предложите свои собствени възможности за решаването му. Ако пишете жалба, поискайте да предприемете подходящи мерки, ако направите предложение за сътрудничество, след това опишете възможните й възможности. С една дума, получателят на вашето писмо трябва не само да разбере „какво“ искате от него, но и да разберете „как“ предлагате да направите това. Тогава това ще бъде истинско бизнес писмо.

5. Кратко резюме и заключения.В самия край можете да обобщите всичко по -горе. Това обаче не винаги е възможно да се направи много кратко. В този случай не си струва да напишете в няколко изречения това, което вече описахте в първите два параграфа. Не забравяйте, че най -добрият приятел на бизнес писмото е краткостта. Затова в повечето случаи е достатъчно да се ограничим до фразите „Надявам се на успешно сътрудничество“, „Очаквам вашия отговор по този въпрос“ и т.н.

6. Подпис.Деловото писмо е подписано с позицията, името и фамилията на подателя с традиционната фраза „С уважение“. Възможни са и други опции: „Най -добри пожелания“, „Искрено ваш“ и така нататък, в зависимост от близостта на контакта ви с получателя. Фразата „С уважение“ е най -универсалната, така че ако се съмнявате как би било по -подходящо да се абонирате, използвайте тази фраза и определено няма да пропуснете.

Също така няма да е излишно да добавите опции за контакти с вас в подписа: други имейл адреси, работни телефонни номера, skype. Ползата от това е не само, че получателят, ако желае, ще може бързо да се свърже с вас по удобен начин, но и по този начин ще демонстрирате своята откритост и готовност да общувате с адресата.

И не забравяйте, че официалното писмо е преди всичко документ. Следователно, пренебрегвайки правилата за подготовката му, вие безвъзвратно разрушавате репутацията на вашата компания и себе си като специалист.

Специални изисквания се налагат при проектирането на изходяща кореспонденция. Това се дължи на факта, че е само с информационна цел. При изготвянето на сервизно писмо си струва да се вземат предвид изискванията на GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи “и прилагайте бланката на организацията. За подробности трябва да се ръководите от GOST R 6.30-2003 (от 01.07.2018 г. ще трябва да се ръководите от GOST R 7.0.97-2016). Това ще ви позволи да поддържате ясна структура на документа и да поддържате необходимия стил на бизнес комуникация, както и правилно да подредите детайлите на бизнес писмо.

Важно е да се отбележи, че GOST R 6.30-2003 (както и GOST R 7.0.97-2016) е препоръчителен и организациите могат да разработят свои собствени бланки за бизнес кореспонденция. Спазването на посочения ГОСТ е задължително само за федералните изпълнителни органи.

Заглавката на документа може да бъде разположена както надлъжно, така и да има ъглово подреждане (подробностите за формата на писмото, телефонните номера и адресите на организациите обикновено се намират тук). Примерно писмо с ъглово подреждане на реквизити е най -често срещаният вариант в съвременната офис работа.

Примерна бланка с ъглови детайли

В горната част на документа са посочени:

дата;
стая;
препратка към регистрационния номер и датата на документа (ако кореспонденцията е отговор);
заглавие към текста, изложено в една фраза.

Заглавката на служебното писмо се намира под регистрационния номер. Той съдържа обжалване до адресата. ПЪЛНО ИМЕ. и постът на адресата трябва да се намира в горния десен ъгъл на документа. Адресът до получателя е изписан в центъра.

От кого и на кого

Данните за компанията на изпращача са най -често посочени на бланката на компанията. Необходимо е също така правилно да се посочи получателят на кореспонденцията, с други думи, данните на адресата:

Име на фирмата;
името на структурното звено, където се изпраща изходящата кореспонденция;
позицията на получателя;
фамилия и инициали на получателя;
пощенския адрес на организацията.

Примерно писмо върху бланката на компанията

Важно е да се отбележи, че ако трябва да бъде изпратено писмо със същото съдържание до няколко получатели, тогава на първо място е необходимо да се посочи адресът на основния получател и едва след това останалите.

Например:

LLC "Елки-Палки"

Правен отдел

Москва, ул. Зелена, 5

КОПИЕ

към изпълнителен директор

LLC "Зелени клони"

Симаков В.А.

Санкт Петербург,

Улица Фрунзе, 3

Дата и номер

След като изходящият документ е подписан, върху него се поставя дата. Датата може да бъде във формат 17.05.2018 г. или 17 май 2019 г. В случай, че датата е посочена в документа няколко пъти, се препоръчва да се поддържа единен стил на писане.

Присвояването на регистрационен номер става в съответствие със системата за регистриране на изходяща документация, която е приета в организацията, и само след подписване на документа. Регистрационният номер се състои от серийния номер на документа, който може да бъде допълнен с индекс на делото или букви.

Важно е да се отбележи, че регистрирането на изходящ документ улеснява обработката на поща както за вас, така и за получателя.

При отговор на получената официална кореспонденция е необходимо да се издаде необходимата „връзка към регистрационния номер и датата на искането“. В този случай датата и номерът на получената пратка са посочени в писмото за отговор. Това ще осигури по -бързо обработване на кореспонденцията в приемащата компания.

Който подписва

Официалната кореспонденция се подписва главно от мениджъри, а в отсъствието му на работното място - от негови заместници или други длъжностни лица, които действат като управител по време на неговото отсъствие.

Важно е да се отбележи, че съвременната бизнес кореспонденция се изпраща не само по пощата, но и по телеграф, факс и електронна поща.

Трябва ли да посоча изпълнителя

Въпреки факта, че всяко бизнес съобщение е подписано от ръководителя на компанията или неговите упълномощени служители, самата кореспонденция се извършва от обикновен обикновен служител, тоест изпълнител. В тази част посочваме неговото име и данни за контакт.

Информацията за художника винаги се намира в самото дъно, в последните редове. Пълното име, бащино име и фамилия на служителя е изписано, на нов ред неговият телефонен номер за връзка и дори по -долу - имейл адресът. Оставете шрифта същия.

Печатът е

Печатът обикновено не се поставя върху писма, но ако изходящата кореспонденция е от официален характер, се издава на бланката на организацията и има за цел да влезе в правни (правни) отношения с някоя или друга организация и да отговаря за всички позиции посочени в писмото, ръководството може да пожелае да добави допълнителни подпори под формата на печат.