बिजनेस लेटर कैसे तैयार करें। किराए में कमी। व्यावसायिक पत्राचार में अंग्रेजी में अक्षरों के उदाहरण

लगभग किसी भी कारण से भागीदारों के साथ संवाद करते समय व्यावसायिक पत्र संकलित किए जाते हैं। ऐसे दस्तावेजों के प्रारूपण के लिए तैयार उदाहरण और नियम लेख में पाए जा सकते हैं।

एक व्यावसायिक पत्र को एक दस्तावेज के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो पूरी कंपनी की ओर से किसी अन्य कंपनी, व्यक्तिगत उद्यमी या व्यक्ति (उदाहरण के लिए, एक निवेशक) को भेजा जाता है। वास्तव में, कोई भी कंपनी पत्राचार व्यावसायिक पत्र है। उनका उद्देश्य बहुत अलग है:

1. सहयोग के बारे में।
2. सहयोग, बातचीत।
3. अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता का अनुस्मारक।
4. उनकी स्थिति का स्पष्टीकरण, पहले भेजे गए पत्र की प्रतिक्रिया और कई अन्य।

दस्तावेज़ आमतौर पर कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है, इसे नियमित या ई-मेल द्वारा भेजने की अनुमति है। हालांकि, यदि भागीदार का विशेष महत्व है, तो इसे उच्च गुणवत्ता वाले, मोटे कागज पर प्रिंट करना और इसे व्यक्तिगत रूप से या कूरियर द्वारा सौंपना बेहतर है। पत्र की संरचना एक विशिष्ट व्यावसायिक दस्तावेज़ जैसा दिखता है - आप इसे इस तरह से योजनाबद्ध रूप से प्रस्तुत कर सकते हैं।

ड्राइंग बनाते समय क्या देखना है

ऐसे पत्रों के कोई विशिष्ट नियम और नमूने नहीं हैं, इसलिए उनकी संरचना, मात्रा और डिजाइन काफी हद तक विशिष्ट मामले पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, एक अधिसूचना पत्र अपेक्षाकृत संक्षिप्त (3-4 पैराग्राफ) होगा, और एक कर्मचारी की सिफारिश या व्यावसायिक प्रस्ताव में एक से अधिक पृष्ठ लग सकते हैं।

हालाँकि, कई सामान्य नियम हैं जिन पर आपको एक पेपर बनाते समय ध्यान देना चाहिए:

1. दस्तावेज़ में स्वयं कोई कानूनी बल नहीं है, हालाँकि, इसे पंजीकरण के सभी नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। इसकी संरचना और प्रस्तुति की शैली आधुनिक दस्तावेज़ प्रवाह के आम तौर पर स्वीकृत सिद्धांतों के अनुरूप होनी चाहिए।
2. प्रस्तावों को तार्किक रूप से, एक स्पष्ट क्रम में बनाया गया है। अलंकृत, जटिल, भावनात्मक और उससे भी अधिक बोलचाल के भाव अनुपस्थित हैं। तानवाला तटस्थ है।
3. प्रस्तुति हमेशा केवल एक व्यक्ति से आयोजित की जाती है - या तो एकवचन में, यदि पाठ सीधे सिर से लिखा गया है, या बहुवचन में, यदि यह पूरी कंपनी की ओर से लिखा गया है।
4. संकलन के विशिष्ट उद्देश्य और अभिभाषक के अपेक्षित कार्यों पर चर्चा की जाती है (प्रतिक्रिया भेजें, किसी कर्मचारी की उम्मीदवारी पर विचार करें, बातचीत के लिए सहमत हों, एक दस्तावेज़ भेजें, आदि)।
5. कागज प्रबंधक या अन्य कर्मचारियों के व्यक्तिगत हितों को नहीं, बल्कि एक टीम के रूप में कंपनी के लक्ष्यों को दर्शाता है। यदि आपको व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने की आवश्यकता है, तो इसे अलग तरीके से करने की सलाह दी जाती है और खुद को कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में नहीं रखना चाहिए।

शीर्ष 5 वर्तनी की गलतियाँ

त्रुटियों को 2 बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है - कुछ पाठ के रूप में लेखन से जुड़े होते हैं (तर्क, शब्दावली, अन्य भाषाई मानदंडों का उल्लंघन), अन्य - उचित व्यावसायिक शिष्टाचार के उल्लंघन में:

1. वर्तनी और विराम चिह्न की गलतियों की अनुमति नहीं है - पत्र के पाठ को हमेशा भेजने से पहले कम से कम 1-2 बार जांचा जाना चाहिए।
2. प्रस्तुति की व्यावसायिक शैली का उल्लंघन, भावनात्मक वाक्यांशों की उपस्थिति, अत्यधिक विनम्रता या, इसके विपरीत, गंभीरता।
3. नकारात्मक स्वर - यहां तक ​​कि धमकियां भी अनावश्यक शब्दों के बिना लिखी जानी चाहिए - उदाहरण के लिए: "हम आपको यह पत्र प्राप्त होने की तारीख से 30 दिनों के भीतर अदालत जाने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।"
4. बहुत बड़ा या, इसके विपरीत, बहुत छोटा वॉल्यूम। आमतौर पर सभी पाठ 1-2 पृष्ठों में फ़िट हो सकते हैं। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि पार्टनर को सभी महत्वपूर्ण जानकारी देने की जरूरत नहीं है। अनुप्रयोगों में भारी डेटा, आरेख, दस्तावेजों के रूप निकाले जा सकते हैं।
5. वार्ताकार को चुनने के अधिकार से वंचित करना। उदाहरण के लिए, आपको यह नहीं लिखना चाहिए: "कृपया अनुबंध के अंतिम संस्करण पर विचार करें और उसे स्वीकार करें।"

विशिष्ट टेम्पलेट वाक्यांश

पाठ में व्यावसायिक भाषण के विशिष्ट मानक वाक्यांशों का उपयोग पूरी तरह से सामान्य और वांछनीय भी है। नीचे विभिन्न स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम क्लिच की सूची दी गई है।

परिस्थिति	वाक्यांश
सूचना	हम आपको सूचित करते हैं / हम आपको सूचित करते हैं / हम सूचित करते हैं / सूचित करते हैं
कारण की व्याख्या, मकसद	के आधार पर / के अनुसार / संबंध में / क्रम में / कारण के लिए / पुष्टि में / अनुसरण में
प्रार्थना	मैं आपको कार्रवाई करने के लिए कहता हूं / मैं आपको सूचित करने, भेजने, करने, पुष्टि करने के लिए कहता हूं ...
पुष्टीकरण	हम आपकी शर्तों की पुष्टि / प्रमाणित / स्वीकार करते हैं / आपत्ति नहीं करते हैं ...
प्रस्ताव	सिफारिश/सुझाव/आमंत्रण/आस्क
	हम स्नातक हुए
इनकार	किसी कारण से मना करने के लिए मजबूर / हम आपके प्रस्ताव को अस्वीकार कर देते हैं ...
निष्कर्ष	हम ईमानदारी से पूछते हैं / हम सहयोग, समझ, सहायता की आशा करते हैं / हम आपसे क्षमा करने, निर्देशित करने, करने के लिए कहते हैं ...

2019 नमूने

यहां अक्षरों के कुछ तैयार उदाहरण दिए गए हैं जिन पर आप अपना संस्करण लिखते समय ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

जानकारी मांगना

प्रार्थना

वाणिज्यिक प्रस्ताव

प्रत्याभूत के पत्र

दावा

कृतज्ञता

क्षमा याचना

एक सेवा पत्र एक दस्तावेज है जो व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग है। सबसे अधिक बार, यह डाक सेवा के माध्यम से प्रेषित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए एक सेवा पत्र का उपयोग किया जाता है।

इस प्रकार एक लिखित दस्तावेज़ को सामान्य रूप से कहा जाता है, जो हो सकता है:

• पहले प्राप्त संदेशों या पूछताछ का जवाब देकर;
• साथ में अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ पता करने वाले को भेजा गया कागज;
• एक पहल पत्र, उस स्थिति में जब संचार का दूसरा तरीका असंभव है।

सूचीबद्ध विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार कोई भी सेवा पत्र आमतौर पर तैयार किया जाता है। यह समझ में आता है, क्योंकि यह व्यापार पत्राचार के साथ है, उदाहरण के लिए, अक्सर अधिकांश लेनदेन का निष्कर्ष शुरू होता है। एक उचित रूप से निष्पादित दस्तावेज़ संभावित भावी भागीदार के पते पर एक अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सेवा पत्र में निहित जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

1. साथ में। मामले में जब इसमें एक संदेश होता है कि इसके लिए अनुप्रयोगों का एक पैकेज है।
2. दिखावटी। यानी यह किसी विशेष स्थिति (दावा) से असंतोष व्यक्त करता है।
3. शिक्षाप्रद। पाठ विशिष्ट दिशानिर्देश प्रदान करता है।
4. वारंटी। प्रेषक दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों के भविष्य में पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचनात्मक। पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को रूचि दे सकती है।
6. विज्ञापन। सहयोग आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की गई है।
7. अधिसूचना पत्र द्वारा। सार्वजनिक कार्यक्रमों के संचालन के बारे में जानकारी।
8. पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेज या सामग्री प्राप्त करना।
9. अनुरोध पत्र द्वारा। पाठ में अभिभाषक को कार्रवाई के लिए प्रेरित करने की अपील है।
10. पत्र-संदेश द्वारा। इसमें प्रेषक पक्षों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेजों का उद्देश्य संगठनों या इसकी संरचनात्मक इकाइयों के बीच संबंध बनाए रखना है।

दावा पत्र तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, साथी पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह, एक नियम के रूप में, अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को खत्म करने के लिए अपने प्रस्तावों को निर्धारित करता है। यह एक सेवा पत्र है। ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से तैयार किया जा सकता है। इस मामले में, निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:

1. साझेदारी पर ध्यान देने के साथ औपचारिक और व्यावसायिक होना चाहिए।
2. दावे का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
3. सूचना की प्रस्तुति के दौरान, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक कार्य करने की आवश्यकता होती है।

दावा पत्र में शामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी का पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर);
• प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
• उन परिस्थितियों का विवरण जिनमें संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
• कानूनी मानदंडों के संदर्भ में, उनके हिस्से के लिए, प्रतिपक्ष द्वारा उल्लंघन किया गया है;
• उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं, उनके कार्यान्वयन के समय का संकेत;
• यदि विरोधी पक्ष उनके निष्पादन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।

सेवा पत्र कैसे तैयार किया जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। टेम्प्लेट को डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि घुसपैठिए इसे खतरे के रूप में न देखें। यह याद रखना चाहिए कि यह सिर्फ एक कानूनी अनुस्मारक है।

पंजीकरण नियम

सेवा पत्रों के डिजाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए किसी सख्त नियम और कानून का प्रावधान नहीं करता है।

इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेजों को तैयार करते समय, निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:

1. कोई भी सेवा पत्र लेटरहेड पर होना चाहिए। यह लिपिक विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया गया है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

२.१. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी।

२.२. इस पत्र का आउटगोइंग नंबर और तारीख। पंजीकरण के लिए यह आवश्यक है।

२.४. शीर्षक।

२.५. किसी भी आवेदन की उपलब्धता के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या का संकेत।

२.६. इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी (स्थिति और पूरा नाम)।

3. पत्र में केवल एक प्रश्न पर विचार किया जाना चाहिए। कई विषयों की उपस्थिति से कलाकार को चुनना मुश्किल हो जाएगा।

4. सूचना को यथासंभव संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह वांछनीय है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए।

5. प्राप्तकर्ता के विवरण को सही ढंग से इंगित करें। यदि हम किसी संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको निम्नलिखित क्रम का पालन करना होगा:

5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

५.२. संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।

५.४. उनके आद्याक्षर।

५.५. कंपनी का डाक पता।

6. यदि कई पते हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि हम इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सेवा पत्रों का डिजाइन, सिद्धांत रूप में, मुश्किल नहीं होगा।

प्रस्तुति का क्रम

दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, इसमें सूचना प्रस्तुत करने के एक निश्चित क्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। एक उदाहरण के रूप में, आप इस विकल्प पर विचार कर सकते हैं कि प्रतिक्रिया का सेवा पत्र कैसे लिखा जाए। आरंभ करने के लिए, आपको यह याद रखना होगा कि शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के 24 घंटे के भीतर उसका जवाब देना होगा। अगर हम इलेक्ट्रॉनिक संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं होगा। मामले में जब इस तरह के नियम का पालन करना संभव नहीं है, तो साथी को एक उपयुक्त संदेश भेजना बेहतर होता है।

वास्तव में, पत्र में ही दो भाग होंगे:

1. परिचयात्मक। प्रेषक इसे लिखने का विषय, कारण और आधार बताता है। यहां आप नियामक कृत्यों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार प्रतिक्रिया प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, यह विचाराधीन स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देने योग्य है। वे मुद्दे के सार को प्रकट करने में मदद करेंगे।
2. मुख्य वाला। यह हिस्सा स्पष्टीकरण और अनुनय के बारे में है। पाठ स्पष्ट, स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्यों को सत्यापित और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।

इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुलग्नकों की एक सूची होती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि सेवा पत्र कैसे लिखना है ताकि पता करने वाले को ठेस न पहुंचे। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश के साथ संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषणों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने वाक्यों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करना" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच करना।" इस तरह के शिष्टाचार से दोनों पक्षों को ही फायदा होगा।

प्रक्रिया

सेवा पत्र लिखना क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है जिन्हें ये कर्तव्य सौंपे गए हैं। काम पर जाने के लिए, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। इस तरह के दस्तावेज़ को तैयार करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुजरती है:

1. मुद्दे की परिस्थितियों का गहन अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति पर पूर्ण नियंत्रण होना आवश्यक है।
2. एक पत्र का मसौदा तैयार करना। यहां ऊपर बताई गई सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. तैयार पाठ का समन्वय। कभी-कभी इसे प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकता है।
4. इसके प्रमुख द्वारा अनुमोदन।
5. दस्तावेज़ का अंतिम पंजीकरण और हस्ताक्षर।
6. पत्र का पंजीकरण।
7. प्राप्तकर्ता को पत्राचार भेजना।

इन सभी चरणों को पार करने के बाद ही पत्र, प्राप्तकर्ता तक पहुंचने के बाद, उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य विनियमन

सेवा पत्र तैयार करने के लिए, आपको यह ध्यान रखना होगा कि इसका पहला पृष्ठ एक विशेष रूप में मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप साधारण खाली A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएँ हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर, बाएँ 3.5 सेंटीमीटर और दाएँ 1 सेंटीमीटर हैं। जानकारी को एक शीट पर फिट करने के लिए आपको मानक आकारों को नहीं तोड़ना चाहिए। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।

सभी नियमों के अनुसार टेक्स्ट टाइप करना भी आवश्यक है:

1. मुद्रण के लिए, मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित होते हैं:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• पेज अरेंजमेंट और परफॉर्मेंस मार्क - 12.

3. आवश्यक वस्तुओं की नियुक्ति भी नियमों के अनुसार की जाती है:

• लाइन रिक्ति - 1;
• पाठ का संरेखण "चौड़ाई में" बनाया गया है;
• हाइफ़नेशन स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
• पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और इससे मुख्य पाठ तक - 3.

उपयुक्त नियुक्ति के पत्रों के सही डिजाइन के लिए इन मानकों का अनुपालन अनिवार्य है।

आवश्यक वस्तुओं का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसके विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन सवालों के जवाब GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। यह सेवा पत्र के रूप का विस्तार से वर्णन करता है। वास्तव में, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित होती है। इसके लिए आवश्यक है:

1. सेवा (व्यवसाय) पत्रों को औपचारिक रूप देने की प्रक्रिया को एकीकृत करना।
2. कुछ मैनुअल काम करने की आवश्यकता को कम करते हुए, पहले से मानक रूपों को केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
3. जानकारी के लिए दृश्य खोज को सुगम और छोटा करें।
4. कंप्यूटिंग और अन्य उपकरणों का उपयोग करके पत्रों को संसाधित करने की संभावनाओं का विस्तार करें।

तो, एक सामान्य व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरण का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

• प्रतीक और हथियारों का कोट;
• लेखक;
• प्रारंभिक आंकड़े;
• शीर्ष लेख;
• अनुमोदन;
• पता करने वाला;
• संकल्प;
• मूलपाठ;
• हस्ताक्षर और संलग्नक;
• समन्वय और आश्वासन;
• निशान।

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञ दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट कर सकते हैं, और सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए इसे बनाना आसान बनाता है।

प्राथमिक आवश्यकताएं

कुछ अधिकारी गलती से मानते हैं कि व्यापार पत्राचार मनमाने ढंग से किया जा सकता है, बिना किसी नियम और विनियमों का पालन किए। लेकिन इसके लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

1. एक विशेष (कंपनी) लेटरहेड की उपस्थिति।
2. प्रॉप्स का सही उपयोग और प्लेसमेंट।
3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे के सार को व्यक्त करने के लिए, सरल, सामान्य वाक्यों को वरीयता देना बेहतर है। आपको अपने आप को संक्षेप में व्यक्त करने की आवश्यकता है ताकि प्रत्येक शब्द में अधिकतम जानकारी हो।
4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ को तदनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं। इस मामले में, प्रस्तुत करते समय, उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना आवश्यक है।
5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानदंडों का सही ढंग से उपयोग करें।
6. पत्र की सामग्री में स्पष्ट अभिव्यक्तियों से बचने की कोशिश करें। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को खतरों के रूप में देख सकता है। वाक्यों का निर्माण करते समय, "जाहिरा तौर पर", "जैसा कि आप जानते हैं", "संभवतः" और "जैसा होना चाहिए" जैसे परिचयात्मक शब्दों का उपयोग करना बेहतर है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में सही दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखने में मदद करती है।

शायद, सभी को कम से कम एक बार व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता से निपटना पड़ा। इसे संकलित करते समय, आप अनजाने में इस निष्कर्ष पर पहुंच जाते हैं कि यह बिल्कुल भी आसान नहीं है। व्यावसायिक पत्र लिखने के कई नियम और कानून हैं जिन्हें आपको जानना आवश्यक है। लेख विस्तार से एक दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया का वर्णन करता है, एक व्यावसायिक पत्र के नमूने प्रदान करता है, उनके प्रकार और डिजाइन पर चर्चा करता है।

प्रपत्र

रेडीमेड लेटरहेड्स में मजबूती आएगी और कंपनी की विश्वसनीयता का संकेत मिलेगा। उनमें संगठन के बारे में आवश्यक जानकारी होती है, जैसे:

• नाम।
• पता।
• संपर्क फोन नंबर।
• स्थल।
• ईमेल।
• प्रतीक चिन्ह।
• अन्य संपर्क विवरण।

फॉर्म के लिए कोई सख्त नियम नहीं हैं। इसलिए, प्रत्येक संगठन स्वतंत्र रूप से तय करता है कि उनमें कौन सी जानकारी डालनी है।

व्यावसायिक पत्र को सही तरीके से कैसे लिखें? तैयारी

व्यावसायिक पत्र एक निश्चित तरीके से लिखे और प्रारूपित किए जाते हैं, उनके निहित नियमों और आवश्यकताओं का पालन करते हुए। लक्ष्य के आधार पर, लेखक अपने द्वारा गणना किए गए परिणाम को प्राप्त करने के लिए सामग्री पर विस्तार से सोचता है। उसे स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि पत्र के विषय के बारे में पता करने वाला पहले से ही क्या जानकारी जानता है, क्या शुरू करना है और इसमें क्या नया होगा। तर्क इस बात पर निर्भर करते हैं कि लेखक क्या कर रहा है। व्यावसायिक पत्र तैयार करने की प्रक्रिया को निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

• मुद्दे का अध्ययन करें।
• एक मसौदा पत्र लिखना।
• इसकी स्वीकृति।
• हस्ताक्षर।
• पंजीकरण।
• अभिभाषक को भेजा जा रहा है।

व्यावसायिक पत्रों की संरचना

एक पत्र की रचना करते समय, इसे जानकारी के साथ संतृप्त करना आवश्यक है, अर्थात सभी आवश्यक जानकारी को वहां रखना है। यह सरल या जटिल हो सकता है। एक साधारण पत्र में, सामग्री स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से ऐसी जानकारी प्रदर्शित करती है जिसके लिए आम तौर पर प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। कॉम्प्लेक्स में कई खंड, पैराग्राफ और पैराग्राफ शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक अनुच्छेद सूचना के एक पहलू को निर्धारित करता है। इस प्रकार के व्यावसायिक पत्र के नमूने में आमतौर पर एक परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम भाग होता है।

नीचे एक व्यावसायिक पत्र लिखने का एक उदाहरण है - इसका परिचयात्मक भाग।

मुख्य भाग स्थितियों, घटनाओं का वर्णन करता है, उनका विश्लेषण और साक्ष्य प्रदान करता है। यह इस भाग में है कि वे मानते हैं कि एक या दूसरे तरीके से कार्य करना आवश्यक है, साबित करें कि मामला कैसा था और किसी भी घटना में भाग लेने की आवश्यकता के बारे में अलग-अलग तर्क देते हुए सूचित करें।

निष्कर्ष में निष्कर्ष शामिल हैं जो प्रस्तावों, अनुरोधों, अनुस्मारक, इनकार, और इसी तरह के रूप में किए गए हैं।

एक व्यावसायिक पत्र लिखने का एक उदाहरण - इसका अंतिम भाग - नीचे प्रस्तुत किया गया है। यहाँ मुख्य में निर्धारित आवश्यकता को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है।

प्रदान की गई सभी जानकारी बेहतर संगत और समझने योग्य होनी चाहिए।

प्रत्येक पत्र एक केंद्र-संरेखित अपील के साथ शुरू होता है। यह छोटा सा हिस्सा अत्यंत महत्वपूर्ण है। इसे चुनते समय, लेखक को ध्यान में रखना चाहिए:

• गंतव्य स्थान।
• रिश्ते की प्रकृति।
• औपचारिकता।
• शिष्टाचार।

पत्र के अंत में एक विनम्र रूप शामिल किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए: "... मुझे और सहयोग की उम्मीद है (निमंत्रण के लिए धन्यवाद) ..."। इन वाक्यांशों के बाद लेखक के हस्ताक्षर होते हैं।

अंदाज

सभी पत्र औपचारिक व्यावसायिक शैली में होने चाहिए, जिसका अर्थ है औपचारिक व्यावसायिक संबंधों के लिए भाषण का उपयोग करना। ऐसी भाषा की विशेषताएं निम्नलिखित परिस्थितियों में बनती हैं:

• व्यापारिक संबंधों में मुख्य भागीदार कानूनी संस्थाएं हैं, जिनके नेताओं और अधिकारियों की ओर से पत्र लिखे जाते हैं।
• संगठनों में संबंधों को कड़ाई से विनियमित किया जाता है।
• संचार का विषय कंपनी की गतिविधियाँ हैं।
• प्रशासनिक दस्तावेजों में आम तौर पर एक विशिष्ट पता होता है।
• अक्सर संगठन की गतिविधियों के दौरान समान स्थितियों का सामना करना पड़ता है।

इस संबंध में, व्यावसायिक पत्र में दी गई जानकारी होनी चाहिए:

• आधिकारिक, अवैयक्तिक, संचार में प्रतिभागियों के बीच की दूरी पर जोर देना।
• पता करने योग्य, एक विशिष्ट पताकर्ता के लिए अभिप्रेत है।
• पत्र लिखते समय प्रासंगिक।
• विश्वसनीय और निष्पक्ष।
• प्राप्तकर्ता को कोई कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करने का कारण।
• निर्णय लेने की क्षमता के लिए पूर्ण।

आवश्यकताएं

एक व्यावसायिक पत्र को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• भाषण सभी स्तरों पर मानकीकृत है - शाब्दिक, रूपात्मक और वाक्य-विन्यास। इसमें कई वाक्यांश, शब्द और सूत्र शामिल हैं।
• भावनात्मक और अभिव्यंजक भाषा के भावों के उपयोग के बिना लेखन का स्वर तटस्थ, संयमित और सख्त है।
• पाठ की शुद्धता और स्पष्टता, तार्किक त्रुटियों के बिना, सूत्रीकरण की स्पष्टता और विचारशीलता।
• संक्षिप्तता और संक्षिप्तता - अतिरिक्त अर्थ रखने वाले भावों के उपयोग के बिना।
• दोहराव वाली स्थितियों के परिणामस्वरूप बनने वाले भाषा सूत्रों का उपयोग।
• शब्दों या वाक्यांशों का उपयोग, जिनकी विशेष अवधारणाएँ होती हैं।
• संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग, जो शाब्दिक हो सकता है (अर्थात, शब्दों के कुछ हिस्सों से अक्षरों को हटाकर निर्मित संक्षिप्त शब्द: OOO, GOST, और इसी तरह) और ग्राफिक (अर्थात, संक्षिप्त रूप में शब्दों का पदनाम: grn, zh -डी और अन्य)।
• आनुवंशिक और वाद्य मामलों में निर्माण का उपयोग।
• मौखिक संज्ञाओं के साथ संयोजन ("समर्थन करने के लिए" के बजाय "समर्थन करने के लिए")।
• सरल सामान्य वाक्यों का उपयोग करना।

उपरोक्त व्यावसायिक पत्र के नमूने नीचे पूर्ण संस्करण (मुख्य भाग के साथ) में दिखाए गए हैं। जानकारी आधिकारिक व्यावसायिक शैली की सभी आवश्यकताओं को पूरा करती है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

किसी एक विशिष्ट मुद्दे पर व्यावसायिक पत्र लिखना सबसे अच्छा है। यदि एक साथ कई मुद्दों को हल करना आवश्यक है, तो कई अलग-अलग विकल्पों को तैयार करने की सिफारिश की जाती है।

व्यावसायिक पत्र उनकी सामग्री के अनुसार हो सकते हैं:

• साथ में। दस्तावेज़ भेजने के लिए आमतौर पर इस तरह के पत्रों की आवश्यकता होती है।
  (व्यवसाय पत्र कैसे लिखें? एक नमूना कवर पत्र उन लोगों की मदद करेगा जिन्हें इस प्रकार के दस्तावेज़ को लिखने की आवश्यकता है।)

• वारंटी। वे किसी भी वादे या शर्तों की पुष्टि करने के लिए लिखे गए हैं। उदाहरण के लिए, श्रम शुल्क, किराया, वितरण समय, और बहुत कुछ की गारंटी दी जा सकती है।
• आभारी। वे हाल ही में विशेष रूप से अक्सर उपयोग किए जाने लगे हैं। ये ईमेल एक अच्छे पार्टनर टोन को प्रदर्शित करते हैं। उन्हें एक नियमित लेटरहेड पर या रंगीन कागज पर एक सुंदर प्रिंट के साथ जारी किया जा सकता है।
  (व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें? कृतज्ञता की विविधता का एक नमूना मुक्त रूप में संकलित किया जाता है, जो इसके द्वारा हल किए जा रहे कार्यों पर निर्भर करता है। इस मामले में, सबसे छोटे रूप में पत्र अपने सार को व्यक्त करता है। ऐसा नमूना, बनाया गया एक आभूषण के साथ रंगीन कागज पर, सम्मान के स्थान पर रूम कंपनी में दीवार पर लटका सकते हैं।)

• सूचनात्मक।
• शिक्षाप्रद।
• बधाई।
• विज्ञापन।

पत्र भी हैं:

• सहयोग के प्रस्ताव। हाल ही में व्यापक रूप से, संगठनों को भेजे गए, वे अक्सर एक विज्ञापन प्रकृति के होते हैं, उदाहरण के लिए, इस नमूने की तरह। वाणिज्यिक पत्र लिखना काफी मुश्किल है, आपको इस पर ध्यान देने के लिए कई बारीकियों को ध्यान में रखना होगा, और इससे भी ज्यादा दिलचस्पी लेने के लिए। लेकिन अगर नीचे दिए गए उदाहरण के अनुसार संकलित किया जाए, तो इसमें सफलता की पूरी संभावना है।

• निमंत्रण। उन्हें विभिन्न गतिविधियों में भाग लेने के लिए प्रस्ताव भेजा जाता है। आमतौर पर उन्हें किसी नेता या अधिकारी को संबोधित किया जाता है, लेकिन उन्हें पूरी टीम को भी संबोधित किया जा सकता है।
• अनुरोध।
• नोटिस।
• अनुरोध और कई अन्य।

पत्र का उत्तर कैसे लिखें। उदाहरण

उत्तर पहले अक्षर में अनुरोध को दोहराने से शुरू होना चाहिए। फिर उसके विचार के परिणाम दिए जाते हैं और अस्वीकृति के लिए अनुमोदन या मकसद व्यक्त किया जाता है। व्यावसायिक प्रतिक्रिया पत्र में अपेक्षित जानकारी का वैकल्पिक समाधान हो सकता है। यह आमतौर पर निम्नलिखित सिद्धांतों को पूरा करता है:

• पहले अक्षर और उसकी सामग्री के लिंक की उपस्थिति।
• समान भाषा का अर्थ है।
• तुलनीय मात्रा और सामग्री के पहलू।
• एक निश्चित क्रम का अनुपालन।

पंजीकरण

व्यावसायिक पत्रों के लिए कंपनी लेटरहेड का उपयोग करने के अलावा, आपको उनके डिजाइन में अन्य सूक्ष्मताओं पर विचार करने की आवश्यकता है। ये विवरण, संक्षिप्तीकरण के नियम, पते की वर्तनी, शीर्षक, पाठ की लंबाई, क्षेत्र की चौड़ाई, और बहुत कुछ हैं।

एक व्यावसायिक पत्र के नमूने सभी सूक्ष्मताओं और बारीकियों को ध्यान में रखते हुए इसे बनाने में मदद करते हैं। उनका उपयोग नौसिखिए क्लर्क और अनुभवी श्रमिकों दोनों द्वारा किया जाता है। नमूनों का उपयोग करके, वे सीखते हैं कि अक्षरों को सही तरीके से कैसे लिखना है और बहुत समय बचाना है।

एक व्यावसायिक पत्र किसी भी व्यवसाय में मुख्य संचार उपकरणों में से एक है। एक अच्छी तरह से लिखा गया व्यावसायिक पत्र कंपनी की सकारात्मक छाप बनाने में मदद करेगा। और एक अनपढ़ लिखा हुआ पत्र आपकी पूरी प्रतिष्ठा को खत्म कर सकता है। हम पहले ही व्यापार पत्राचार के नियमों के बारे में लिख चुके हैं, अब आइए व्यावसायिक पत्रों के विशिष्ट उदाहरण देखें।

नमूना व्यापार पत्र

व्यावसायिक पत्र कई प्रकार के होते हैं - व्यावसायिक प्रस्ताव, दावे के पत्र, आभार पत्र, इनकार के पत्र, कवर पत्र, गारंटी पत्र, सूचनात्मक आदि। उनके संकलन के सिद्धांत व्यावहारिक रूप से एक दूसरे से भिन्न नहीं हैं। गलतियों से बचने के लिए एक और नज़र डालें।

धन्यवाद पत्रों के उदाहरण

गारंटी पत्र का उदाहरण

नमूना प्रतिक्रिया पत्र

यह एक अच्छा उदाहरण है कि एक विनम्र इनकार पत्र क्या हो सकता है:

न्यूज़लेटर का उदाहरण

दावा पत्र का उदाहरण

व्यावसायिक पत्राचार में अंग्रेजी में अक्षरों के उदाहरण

काश, हर किसी के पास उच्च स्तर की अंग्रेजी दक्षता नहीं होती। और अक्सर प्रबंधक थोड़ा खो जाते हैं जब उन्हें अंग्रेजी में एक व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता होती है। यदि रूसी में भी पत्राचार में लोग हमेशा एक-दूसरे को नहीं समझ सकते हैं, तो हम विदेशी भाषा के बारे में क्या कह सकते हैं? इस स्थिति से बाहर निकलने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप समान अक्षरों की खोज करें और अपने पत्र में उपयुक्त वाक्यांशों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यहां अंग्रेजी में तीन नमूना व्यावसायिक पत्र हैं: एक ग्राहक के प्रति आभार पत्र, लेन-देन की शर्तों को स्पष्ट करने वाला एक पत्र, और एक खरीद प्रस्ताव के लिए प्रतिक्रिया पत्र। प्रत्येक फ़ाइल में अंग्रेजी में पत्र का एक संस्करण और रूसी में इसका अनुवाद होता है।
ग्राहक को आभार पत्र अंग्रेजी में डाउनलोड करें।
अंग्रेजी में सौदे की शर्तों के साथ पत्र डाउनलोड करें।
खरीद प्रस्ताव का उत्तर पत्र अंग्रेजी में डाउनलोड करें।

व्यापार पत्र संरचना

एक स्पष्ट संरचना एक व्यावसायिक पत्र की एक अनिवार्य विशेषता है। यह प्राप्तकर्ता को जो लिखा गया है उसका अर्थ जल्दी से समझने में मदद करेगा और इसे पढ़ने में लगने वाले समय को कम करेगा। एक व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित मुख्य भाग होते हैं:

1. शीर्षक (विषय पंक्ति)।पत्र के शीर्षक में आपको उसका संक्षिप्त उद्देश्य या सार लिखना चाहिए। आप यहां किसी भी अमूर्त वाक्यांश का उपयोग नहीं कर सकते हैं। यह पता करने वाले को केवल एक शीर्षक से स्पष्ट होना चाहिए कि पत्र किस बारे में है। उदाहरण के लिए, "उत्पादों की आपूर्ति के लिए कीमतों में बदलाव के बारे में" या "XXX के साथ व्यापार सहयोग के लिए व्यावसायिक प्रस्ताव"।

2. अभिवादन।अभिवादन "प्रिय + नाम, संरक्षक!" व्यावसायिक पत्रों में पारंपरिक माना जाता है। हालाँकि, नाम का उपयोग करना आवश्यक नहीं है। आप प्राप्तकर्ता से उसकी स्थिति के माध्यम से भी संपर्क कर सकते हैं: "प्रिय श्रीमान निदेशक!" हालाँकि, ध्यान रखें कि नाम से पुकारने से मनोवैज्ञानिक दूरी कुछ कम हो जाती है और अच्छे व्यापारिक संबंध पर जोर दिया जाता है। यदि पत्र व्यक्तियों के एक समूह को संबोधित किया जाता है, तो "प्रिय देवियों और सज्जनों!", "प्रिय साथियों!" लिखने की अनुमति है। आदि। संक्षिप्ताक्षर "मिस्टर", "सुश्री" या आद्याक्षर का उपयोग करना अपमानजनक माना जाता है, इसलिए इससे बचने का प्रयास करें।

3. पत्र लिखने के उद्देश्य का विवरण, उसका सार, मुख्य विचार।यह पत्र का मुख्य भाग है। यहां आप सीधे पत्र लिखने के कारण के बारे में लिखते हैं।

4. इस समस्या के समाधान के लिए आपके सुझाव, सिफारिशें, अनुरोध, शिकायतें।व्यावसायिक पत्रों में लगभग हमेशा प्राप्तकर्ता से एक निश्चित प्रतिक्रिया शामिल होती है (विशुद्ध रूप से सूचनात्मक पत्रों को छोड़कर)। इसलिए, न केवल स्वयं समस्या का वर्णन करना महत्वपूर्ण है, बल्कि इसे हल करने के लिए अपने स्वयं के विकल्पों की पेशकश करना भी महत्वपूर्ण है। यदि आप कोई शिकायत लिख रहे हैं, तो उचित उपाय करने के लिए कहें, यदि आप सहयोग की पेशकश करते हैं, तो उसके संभावित विकल्पों का वर्णन करें। एक शब्द में, आपके पत्र के प्राप्तकर्ता को न केवल यह समझना चाहिए कि आप उससे क्या चाहते हैं, बल्कि यह भी समझें कि आप इसे कैसे करने का प्रस्ताव करते हैं। तब यह एक वास्तविक व्यावसायिक पत्र होगा।

5. संक्षिप्त सारांश और निष्कर्ष।अंत में, आप उपरोक्त सभी को संक्षेप में बता सकते हैं। हालांकि, इसे बहुत संक्षेप में करना हमेशा संभव नहीं होता है। इस मामले में, यह कई वाक्यों में लिखने के लायक नहीं है जो आपने पहले दो पैराग्राफ में पहले ही वर्णित किया है। याद रखें, एक व्यावसायिक पत्र का सबसे अच्छा दोस्त संक्षिप्तता है। इसलिए, ज्यादातर मामलों में, "मैं सफल सहयोग की आशा करता हूं", "मैं इस मुद्दे पर आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूं" और इसी तरह के वाक्यांशों तक खुद को सीमित रखने के लिए पर्याप्त है।

6. हस्ताक्षर।पारंपरिक वाक्यांश "ईमानदारी से" के साथ प्रेषक की स्थिति, नाम और उपनाम के साथ व्यावसायिक पत्र पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। अन्य विकल्प संभव हैं: "शुभकामनाएं", "ईमानदारी से आपका" और इसी तरह, प्राप्तकर्ता के साथ आपके संपर्क की निकटता के आधार पर। वाक्यांश "ईमानदारी से" सबसे सार्वभौमिक है, इसलिए यदि आपको संदेह है कि सदस्यता लेना अधिक उपयुक्त कैसे होगा, तो इस वाक्यांश का उपयोग करें और आप निश्चित रूप से याद नहीं करेंगे।

साथ ही, हस्ताक्षर में आपके साथ संपर्कों के विकल्प जोड़ना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा: अन्य ईमेल पते, कार्य फ़ोन नंबर, स्काइप। इसका लाभ न केवल यह है कि प्राप्तकर्ता, यदि वांछित है, तो वह आपसे सुविधाजनक तरीके से शीघ्रता से संपर्क कर सकेगा, बल्कि इस तरह से आप प्राप्तकर्ता के साथ संवाद करने के लिए अपने खुलेपन और तत्परता का प्रदर्शन करेंगे।

और यह मत भूलो कि एक आधिकारिक पत्र, सबसे पहले, एक दस्तावेज है। इसलिए, इसकी तैयारी के नियमों की उपेक्षा करते हुए, आप एक विशेषज्ञ के रूप में अपनी कंपनी और खुद की प्रतिष्ठा को अपरिवर्तनीय रूप से बर्बाद करते हैं।

आउटगोइंग पत्राचार के डिजाइन पर विशेष आवश्यकताएं लगाई जाती हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि यह सूचनात्मक और संदर्भ उद्देश्यों के लिए है। सेवा पत्र तैयार करते समय, यह GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" की आवश्यकताओं पर विचार करने योग्य है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”और संगठन के रूपों को लागू करें। विवरण के लिए, आपको GOST R 6.30-2003 द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है (01.07.2018 से आपको GOST R 7.0.97-2016 द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता होगी)। यह आपको दस्तावेज़ की एक स्पष्ट संरचना बनाए रखने और व्यावसायिक संचार की आवश्यक शैली को बनाए रखने की अनुमति देगा, साथ ही एक व्यावसायिक पत्र के विवरण को सही ढंग से व्यवस्थित करेगा।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि GOST R 6.30-2003 (साथ ही GOST R 7.0.97-2016) सलाहकार है और संगठन व्यावसायिक पत्राचार के लिए अपने स्वयं के लेटरहेड विकसित कर सकते हैं। निर्दिष्ट GOST का अनुपालन केवल संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अनिवार्य है।

दस्तावेज़ का शीर्षलेख दोनों अनुदैर्ध्य रूप से स्थित हो सकता है और एक कोणीय स्थिति हो सकती है (पत्र प्रपत्र का विवरण, फोन नंबर और संगठनों के पते आमतौर पर यहां स्थित होते हैं)। आधुनिक कार्यालय के काम में आवश्यक वस्तुओं की एक कोने की व्यवस्था के साथ एक नमूना पत्र सबसे आम विकल्प है।

कोणीय विवरण के साथ नमूना लेटरहेड

दस्तावेज़ के शीर्ष पर इंगित किया गया है:

• दिनांक;
• कमरा;
• दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का संदर्भ (यदि पत्राचार एक प्रतिक्रिया है);
• पाठ का शीर्षक, एक वाक्यांश में निर्धारित।

सेवा पत्र शीर्षलेख पंजीकरण संख्या के अंतर्गत स्थित है। इसमें अभिभाषक के लिए एक अपील है। पूरा नाम। और प्राप्तकर्ता का पद दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित होना चाहिए। प्राप्तकर्ता का पता केंद्र में लिखा गया है।

किससे और किससे

प्रेषक की कंपनी का विवरण अक्सर कंपनी के लेटरहेड पर दर्शाया जाता है। पत्राचार के प्राप्तकर्ता को सही ढंग से इंगित करना भी आवश्यक है, दूसरे शब्दों में, प्राप्तकर्ता का विवरण:

• कंपनी का नाम;
• संरचनात्मक इकाई का नाम जहां आउटगोइंग पत्राचार भेजा जाता है;
• प्राप्तकर्ता की स्थिति;
• प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर;
• संगठन का डाक पता।

कंपनी लेटरहेड पर नमूना पत्र

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि यदि एक ही सामग्री वाले पत्र को कई प्राप्तकर्ताओं को भेजने की आवश्यकता है, तो सबसे पहले मुख्य प्राप्तकर्ता के पते को इंगित करना आवश्यक है और उसके बाद ही शेष।

उदाहरण के लिए:

एलएलसी "एल्की-पाल्की"

कानूनी विभाग

मॉस्को, ज़ेलेनाया स्ट्रीट, 5

कॉपी

सीईओ के लिए

एलएलसी "ग्रीन शाखाएं"

सिमाकोव वी.ए.

सेंट पीटर्सबर्ग,

फ्रुंज़े स्ट्रीट, 3

तिथि और संख्या

आउटगोइंग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने के बाद, उस पर एक तारीख की मुहर लगाई जाती है। तारीख 05/17/2018 या 17 मई, 2019 के प्रारूप में हो सकती है। ऐसे मामले में जब दस्तावेज़ में कई बार तारीख का संकेत दिया जाता है, एक समान लेखन शैली बनाए रखने की सिफारिश की जाती है।

पंजीकरण संख्या का असाइनमेंट आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण के लिए सिस्टम के अनुसार होता है, जिसे संगठन में स्वीकार किया जाता है, और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद ही। पंजीकरण संख्या में दस्तावेज़ की क्रम संख्या होती है, जिसे केस इंडेक्स या अक्षरों द्वारा पूरक किया जा सकता है।

यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि आउटबाउंड दस्तावेज़ को पंजीकृत करने से आपके और आपके प्राप्तकर्ता दोनों के लिए मेल संसाधित करना आसान हो जाता है।

प्राप्त आधिकारिक पत्राचार का जवाब देते समय, अपेक्षित "पंजीकरण संख्या का संदर्भ और अनुरोध की तारीख" जारी करना आवश्यक है। इस मामले में, प्राप्त वस्तु की तिथि और संख्या उत्तर पत्र में इंगित की जाती है। इससे प्राप्तकर्ता कंपनी में पत्राचार का तेजी से प्रसंस्करण सुनिश्चित होगा।

कौन हस्ताक्षर करता है

आधिकारिक पत्राचार पर मुख्य रूप से प्रबंधकों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और यदि वह कार्यस्थल से अनुपस्थित है, तो उसके प्रतिनिधि या अन्य अधिकारी जो उसकी अनुपस्थिति के दौरान प्रबंधक के रूप में कार्य करते हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आधुनिक व्यावसायिक पत्राचार न केवल मेल द्वारा भेजा जाता है, बल्कि टेलीग्राफ, फैक्स और ई-मेल द्वारा भी भेजा जाता है।

क्या मुझे निष्पादक को इंगित करने की आवश्यकता है

इस तथ्य के बावजूद कि प्रत्येक व्यावसायिक संदेश पर कंपनी के प्रमुख या उसके अधिकृत अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, पत्राचार स्वयं एक साधारण साधारण कर्मचारी, यानी कलाकार द्वारा किया जाता है। यह उसका नाम और संपर्क विवरण है जिसे हम इस भाग में इंगित करते हैं।

कलाकार के बारे में जानकारी हमेशा सबसे नीचे, आखिरी पंक्तियों में स्थित होती है। कर्मचारी का पूरा नाम, संरक्षक और उपनाम लिखा है, एक नई लाइन पर उसका संपर्क फोन नंबर, और नीचे भी - ई-मेल पता। फॉन्ट को वही रहने दें।

स्टाम्प है

आमतौर पर पत्रों पर मुहर नहीं लगाई जाती है, लेकिन यदि आउटगोइंग पत्राचार एक आधिकारिक प्रकृति का है, तो संगठन के लेटरहेड पर जारी किया जाता है और इसका उद्देश्य किसी या किसी अन्य संगठन के साथ कानूनी (कानूनी) संबंधों में प्रवेश करना और सभी पदों के लिए जिम्मेदार होना है। पत्र में निर्धारित, प्रबंधन एक मुहर के रूप में अतिरिक्त सहारा जोड़ना चाह सकता है।