उद्यम के दस्तावेजों का आंतरिक और बाहरी इलेक्ट्रॉनिक संचलन। संगठन के कार्यप्रवाह पर विनियम। किसी संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह का एक उदाहरण। दस्तावेज़ प्रबंधन के मूल सिद्धांत

दस्तावेज़ प्रवाह उनके निर्माण के क्षण से उनके साथ काम के अंत तक दस्तावेजों की आवाजाही है।

एक यांत्रिक कन्वेयर के संगठन के साथ वर्कफ़्लो के संगठन में बहुत कुछ है। एक समय में, कन्वेयर असेंबली की शुरूआत, उत्पादों के प्रकारीकरण और भागों के मानकीकरण के साथ, श्रम उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि हुई, उत्पादन प्रक्रिया की लागत में कमी आई और बड़े पैमाने पर उत्पादन की शुरुआत हुई। सच है, उसी समय, कन्वेयर द्वारा निर्धारित लय ने श्रम की तीव्रता और श्रमिकों के तंत्रिका तनाव में वृद्धि की।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह

वर्कफ़्लो का संगठन एक यांत्रिक कन्वेयर के समान सिद्धांतों पर आधारित है: दस्तावेजों की आवाजाही में पिछले चरणों में न्यूनतम रिटर्न होना चाहिए, संचालन के दोहराव से बचने के लिए दस्तावेजों को उनकी जिम्मेदारियों के अनुसार कलाकारों को भेजा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रवाह आरेख

दस्तावेज़ प्रवाह आरेख

कार्यप्रवाह की बाहरी और आंतरिक रूपरेखा में अंतर स्पष्ट कीजिए।

बाहरी समोच्च आने वाले (बाहरी) दस्तावेजों से शुरू होता है जो बाहर से उद्यम में आते हैं। ये उच्च अधिकारियों के आदेश, आदेश, संकल्प, ग्राहकों के भागीदारों के पत्र आदि हो सकते हैं। प्राप्त दस्तावेजों को सचिवों द्वारा पंजीकृत किया जाता है और फिर निष्पादन के लिए भेजा जाता है।

आने वाले दस्तावेज उद्यम द्वारा अन्य संगठनों से प्राप्त दस्तावेज हैं। आउटबाउंड दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जो एक कंपनी (संगठन) अन्य कंपनियों को भेजता है। आउटगोइंग डॉक्यूमेंटेशन ऐसे दस्तावेज होते हैं जिनमें अन्य संगठनों को हस्तांतरित करने के लिए उद्यम में विकसित जानकारी होती है: पत्र, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, आदेश, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, आदि।

दस्तावेज़ प्रवाह– निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक संगठन में दस्तावेजों की आवाजाही, जिस क्षण से वे प्राप्त या जारी किए जाते हैं।

दस्तावेज़ीकरण की तीन मुख्य धाराएँ हैं:

- अन्य संगठनों (आने वाले) से आने वाले दस्तावेज;

- अन्य संगठनों (आउटगोइंग) को भेजे गए दस्तावेज;

- संगठन में बनाए गए दस्तावेज और प्रबंधन प्रक्रिया (आंतरिक) में संगठन के कर्मचारियों द्वारा उपयोग किए जाते हैं।

दस्तावेज़ प्रवाह पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का एक अभिन्न अंग है, जिसका उद्देश्य संस्था की गतिविधियों के लिए सूचना सहायता प्रदान करना, इसे दस्तावेज करना और पहले से बनाई गई प्रबंधन जानकारी को संग्रहीत करना है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सीधे प्रबंधन निर्णयों पर निर्भर करता है, जिसके प्रलेखन में, एक प्रक्रिया के रूप में, तीन घटक शामिल होते हैं: निर्णयों के लिए सूचना समर्थन, अर्थात्, सूचना (दस्तावेजों) के साथ किए गए निर्णय को प्रदान करना, निर्णय का दस्तावेजीकरण करना और इसके कार्यान्वयन की निगरानी करना। इस प्रक्रिया के मुख्य घटक हैं: प्रारंभिक जानकारी प्राप्त करना, एक लक्ष्य (कार्य) निर्धारित करना, आवश्यक जानकारी (संदर्भ कार्य) की खोज करना, एक समाधान विकसित करना (दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना), उसका अनुमोदन करना, संपादन करना, निर्माण करना, प्रमाणित करना, भेजना (स्थानांतरित करना) पता करने वाले को), निष्पादन समाधानों की निगरानी करना। वर्कफ़्लो की मात्रा एक विशिष्ट अवधि (वर्ष, तिमाही, महीने, दिन) के लिए संस्था के आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों की संख्या से निर्धारित होती है। दस्तावेज़ प्रवाह का तर्कसंगत संगठन निम्नलिखित सिद्धांतों के लिए प्रदान करता है: प्रत्यक्ष प्रवाह, निरंतरता, लय, समानता, आनुपातिकता। दस्तावेजों के प्रत्यक्ष प्रवाह के सिद्धांत के लिए आवश्यक है कि दस्तावेजों की आवाजाही सबसे छोटे रास्ते पर की जाए। दस्तावेज़ प्रवाह की गति का सबसे सरल रूप संरचनात्मक विभाजनों की रैखिक व्यवस्था से मेल खाता है। वर्कफ़्लो में निरंतरता का सिद्धांत दस्तावेज़ों को उस स्तर तक निरंतर प्रस्तुत करना है जहाँ उन पर निर्णय लिया जाता है। यह सिद्धांत दस्तावेजों के "संचय" के साथ असंगत है, एक उदाहरण में उनका संचय। दस्तावेज़ संचलन की लय के सिद्धांत का अर्थ है दस्तावेज़ प्रवाह की गति की एकरूपता। समानांतरवाद के सिद्धांत का अर्थ है किसी दस्तावेज़ को उसके आंदोलन की प्रक्रिया में संसाधित करने के लिए अलग-अलग संचालन करना। इस सिद्धांत का मुख्य उद्देश्य किसी दस्तावेज़ को पारित करने में लगने वाले समय को कम करना है। व्यक्तिगत संचालन के समानांतर निष्पादन में वर्कफ़्लो और दस्तावेज़ के निष्पादन दोनों को समग्र रूप से गति मिलती है। आनुपातिकता का सिद्धांत दस्तावेज़ प्रवाह चैनलों के आनुपातिक समान लोडिंग को मानता है। दस्तावेजों के साथ काम करने में स्वतंत्रता और जिम्मेदारी का सिद्धांत महत्वपूर्ण है। इस सिद्धांत का अर्थ है कि सभी कार्यों में - दिशा, वितरण, समझौता, हस्ताक्षर, आदि - संस्था के कार्यों और उसके अंगों, कर्मचारियों की क्षमता द्वारा कड़ाई से निर्देशित होना आवश्यक है। संस्था की मौजूदा संरचना और कार्य, प्रबंधन गतिविधियों के रूपों और विधियों का कार्यप्रवाह पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। इसलिए, दस्तावेजों का परिचालन मार्ग और निष्पादन, विशुद्ध रूप से लिपिकीय कारणों के अलावा, संगठनात्मक कमियों, अधिकारियों के बीच जिम्मेदारियों के स्पष्ट परिसीमन की कमी और कुछ संस्थानों और उनकी व्यक्तिगत संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों की निश्चितता की कमी से बाधित हैं। .

वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के आधार पर प्रबंधन के पैमाने को अपने सभी चरणों में कार्यालय के काम के मशीनीकरण की आवश्यकता होती है। कार्यालय प्रक्रियाओं के मशीनीकरण में दस्तावेजों के दस्तावेजीकरण और प्रसंस्करण के लिए संचालन करने के लिए तकनीकी साधनों का उपयोग होता है। उद्यम प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की समस्याओं को हल करने में इलेक्ट्रॉनिक उपकरण एक वास्तविक आवश्यकता बन गए हैं। कंप्यूटर के युग में, दस्तावेज़ की पारंपरिक परिभाषा को स्पष्ट करने की आवश्यकता है, क्योंकि आज दस्तावेज़ ई-मेल, ध्वनि फ़ाइलें, वीडियो द्वारा प्राप्त संदेश हो सकते हैं। इसलिए, दस्तावेज़ को निम्नानुसार परिभाषित किया जा सकता है: एक दस्तावेज़ मानवीय धारणा के लिए उपलब्ध जानकारी का एक संग्रह है ... कार्यालय दस्तावेजों की रचना और संपादन के लिए कई कार्यक्रम हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के तेजी से विकास के बावजूद, विशेषज्ञों का मानना ​​​​है कि कई संगठनात्मक और तकनीकी कठिनाइयाँ उन्हें भविष्य में पारंपरिक दस्तावेजों को पूरी तरह से बदलने और प्रचलन से बाहर करने की अनुमति नहीं देंगी।

चर्चा के लिए मुद्दे

1 कंट्रोल फाइल में कौन से सेक्शन होते हैं?

2 क्या आप जानते हैं कि दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा क्या है?

3 कौन सा अधिकारी दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटाता है?

4 दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण का उद्देश्य क्या है?

5 दस्तावेज़ के पंजीकरण सूचकांक के तत्व क्या हैं?

6 दस्तावेज़ों पर "नियंत्रण चिह्न" विशेषता भरें।

7 किस क्षण से दस्तावेज़ के निष्पादन पर निष्पादन और नियंत्रण की समय सीमा की गणना की जाती है?

8 दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए समय सीमा बढ़ाने की प्रक्रिया क्या है?

9 वर्कफ़्लो का उद्देश्य क्या है?

10 कौन से दस्तावेज़ आपको वर्कफ़्लो का विश्लेषण और सुधार करने की अनुमति देते हैं?

11 वर्कफ़्लो क्या है?

12 "मामलों के नामकरण" की अवधारणा का वर्णन करें।

13 "व्यवसाय" की अवधारणा का वर्णन करें।

14 दस्तावेज़ पंजीकरण क्या है?

15 कार्यालय के काम के मुख्य चरणों का संकेत दें।

16 दस्तावेज़ों के साथ काम करने के चरण क्या हैं, जो वर्कफ़्लो के लिए विशिष्ट हैं।

17 "मामलों का गठन" की अवधारणा में क्या शामिल है?

18 दस्तावेजों की प्रारंभिक समीक्षा कौन करता है?

19 भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन का सिद्धांत क्या है?

20 मामलों के नामकरण के लिए मानदंड क्या हैं?

21 दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा की परिभाषा दीजिए।

22 दस्तावेज़ परीक्षा के कार्य क्या हैं?

23 संस्थाओं द्वारा किस प्रकार के केस नामकरण विकसित किए जाते हैं?

24 सूचियों द्वारा स्थापित दस्तावेजों की अवधारण अवधि में किन समूहों को विभाजित किया जा सकता है?

२५ स्थायी, अस्थायी (१० वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों की फाइलों को बाध्यकारी या दाखिल करते समय किन आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए?

26 केस में शीट्स की नंबरिंग कैसे की जाती है?

27 स्थायी भंडारण की सूची के शीर्षक पृष्ठ पर कौन से डेटा दर्शाए गए हैं?

बहुत समय पहले मैं अपने एक क्लाइंट के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यान्वयन में शामिल था। इस प्रक्रिया में, मुझे बहुत सारी अवधारणाएँ समझानी पड़ीं, यह बताएं कि यह क्या है, इस प्रकार की प्रणालियाँ कैसे काम करती हैं। और उसके बाद ही वह मेरे प्रस्तावों के सार को समझने में कामयाब रहे और कार्य योजना को मंजूरी दी। चर्चा के दौरान, मैंने महसूस किया कि इस विषय पर पाठकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए सरल भाषा में बहुत कम लिखा गया है। हमेशा की तरह, मैं इस अवधारणा के बारे में सरल शब्दों में समझाने की कोशिश करूंगा।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ प्रवाह दो प्रकार के होते हैं - आंतरिक (EDMS) और बाहरी (VEDO)। रूस में, इसे ईडीएम कहने की प्रथा है, लेकिन मेरा मानना ​​​​है कि इसे वीईडीओ और ईडीएमएस कहना अधिक सही है, सिद्धांत रूप में, वे इन अवधारणाओं को रूसी संघ में साझा करते हैं। यही है, यदि आप प्रतिपक्षों के साथ आदान-प्रदान के लिए एक प्रणाली की तलाश कर रहे हैं, तो आपको ईडीएफ की तलाश करनी होगी, यदि आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए, तो ईडीएमएस।

इस लेख में मैं कंपनी और उसके समकक्षों के बीच बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के बारे में बात करना चाहता हूं। आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग एक कंपनी के डिवीजनों के बीच दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए किया जाता है; उनकी आवश्यकताओं का थोड़ा अलग सेट होता है। लेकिन मैं यहां उन पर विचार नहीं करूंगा।

आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पारंपरिक कागज़ के दस्तावेज़ों का एक आधुनिक, सुविधाजनक विकल्प है जो किसी भी प्रकार की व्यावसायिक गतिविधि के लिए उपयोग किया जाता है।

पारंपरिक कार्यप्रवाह निरंतर समय विलंब के साथ जुड़ा हुआ है। एक ग्राहक के साथ काम करना शुरू करने के लिए, आपको एक चालान, अक्सर एक समझौता, और फिर हस्ताक्षरित चालान, किए गए कार्य के कार्य आदि की आवश्यकता होती है। ये सभी कागजात स्वीकृत हैं, वे मुद्रित, हस्ताक्षरित और मुहरबंद हैं। उसके बाद, उन्हें एक व्यावसायिक भागीदार को स्थानांतरित करना आवश्यक हो जाता है, जहां वे अनुमोदन और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया से भी गुजरते हैं।

फिर हस्ताक्षर वाले दस्तावेजों को स्कैन किया जाता है और ई-मेल द्वारा भेजा जाता है। उसके बाद, मूल को कूरियर, कर्मचारियों या नियमित मेल द्वारा भेजे जाते हैं। इस सब में काफी समय लगता है, कागजी दस्तावेज कभी-कभी खो जाते हैं, सुधार की आवश्यकता होती है (जो आगे दस्तावेजों को प्राप्त करने की प्रक्रिया को धीमा कर देता है)। और उनके भंडारण के लिए अक्सर पूरे कमरे आवंटित किए जाते हैं। नतीजतन, व्यवसाय बहुत असुविधाओं का सामना कर रहा है, लेनदेन के समापन में देरी हो रही है, लेखा विभाग के साथ समस्याएं उत्पन्न होती हैं, क्योंकि रिपोर्टिंग अवधि के अंत में प्रतिभूतियां अभी भी कहीं "रास्ते में" हैं। और अगर, किसी एक पक्ष द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद, विवादास्पद बिंदुओं की पहचान की गई या लेखांकन दस्तावेज में कोई त्रुटि पाई गई, तो सही कागजी दस्तावेज प्राप्त करने की प्रक्रिया में और भी अधिक समय लगता है, कभी-कभी महीनों तक भी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको इन सभी असुविधाओं से छुटकारा पाने की अनुमति देता है:

• सभी दस्तावेज़ डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से "हस्ताक्षरित" हैं। यह तेज़ और आसान है।
• हार्ड कॉपी प्राप्त करने के लिए, बस एक कॉपी प्रिंट करें। इच्छुक पार्टियों को पत्र या कोरियर के लिए लंबे समय तक इंतजार किए बिना तुरंत सभी दस्तावेज प्राप्त होते हैं।
• अनुबंधों का निष्कर्ष और सहयोग (चालान और कृत्यों) के पूरा होने की पुष्टि कर्मचारियों की ओर से बिना देरी और अतिरिक्त प्रयासों के होती है।
• मानव कारक के व्यवसाय पर प्रभाव कम हो जाता है: दस्तावेज़ खो नहीं जाते हैं, त्रुटियों को थोड़े समय में ठीक किया जाता है।
• कई कागजी दस्तावेजों के लिए अलग भंडारण स्थान निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन राज्य को व्यावसायिक रिपोर्टिंग की समस्या को हल करने की अनुमति देता है। पहले, दस्तावेजों को केवल कागज के रूप में स्वीकार किया जाता था, और कंपनी के कर्मचारियों ने कर कार्यालय की यात्राओं पर लंबे समय तक बिताया, निरीक्षक के लिए कतार में खड़ा था, और निरीक्षकों ने, रिपोर्ट की शुद्धता की जांच करने और दर्ज करने के लिए कई कागजात संसाधित किए। सामान्य डेटाबेस में डेटा।

अब इन सभी मुद्दों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करके भी हल किया जा सकता है। उसी समय, यह समझना महत्वपूर्ण है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर सेवा कड़ाई से स्थापित रूप की रिपोर्ट और दस्तावेजों को स्वीकार करती है। कोई अन्य प्रारूप स्वीकार नहीं किया जाएगा। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरुआत करते समय, कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ीकरण के प्रारूप की जाँच करना और यदि आवश्यक हो, दस्तावेज़ टेम्पलेट्स में उचित समायोजन करना समझ में आता है।

पहले चरण में, राज्य ने इलेक्ट्रॉनिक रूप से टैक्स रिटर्न स्वीकार करना शुरू किया। तकनीक सफल साबित हुई। और हाल ही में, सभी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी स्वीकार किए जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में क्या शामिल है?

इस प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह में 4 पक्ष शामिल हैं:

1. वस्तुओं या सेवाओं का आपूर्तिकर्ता। वह पक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाता है।
2. खरीदार या ग्राहक। वह पक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को स्वीकार करता है।
3. एक विक्रेता कंपनी जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन के लिए दस्तावेजों और सेवाओं के आदान-प्रदान के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक मंच प्रदान करती है।
4. राज्य। सरकारी एजेंसियां, जहां विक्रेता कंपनी रिकॉर्ड किए गए लेनदेन और निष्पादित दस्तावेजों पर डेटा प्रसारित करती है।

इसे व्यवहार में कैसे लागू किया जाता है:

1. माल या सेवाओं का आपूर्तिकर्ता अपने स्वयं के लेखा प्रणाली में या विक्रेता द्वारा प्रदान की गई सेवा में तुरंत एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करता है।
2. सेवा के भीतर दस्तावेज़ तुरंत प्राप्तकर्ता कंपनी को भेजा जाता है, जो इसे सीधे सेवा में या सेवा से जुड़े अपने स्वयं के कार्यक्रम में प्राप्त करता है।
3. साइट दस्तावेज़ के बारे में डेटा रिकॉर्ड करती है।
4. प्राप्तकर्ता की ओर से "हस्ताक्षर" (पुष्टि) के बाद, दस्तावेज़ के बारे में डेटा कर कार्यालय को भेजा जाता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने का तथ्य स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है। कंपनी के कर्मचारियों, कूरियर या डाक सेवा द्वारा प्रेषित दस्तावेजों के साथ पेपर बैग के विपरीत, इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ प्राप्त करना या इसे खोना असंभव है। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में दस्तावेज़ की समय पर प्राप्ति का तथ्य स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है, इस डेटा का उपयोग अदालत में भी विवाद की स्थिति में किया जा सकता है।

साथ ही, दोनों पक्षों पर हस्ताक्षरित दस्तावेजों के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से कर अधिकारियों को हस्तांतरित कर दी जाती है, जिससे लेखांकन त्रुटियों की संभावना कम हो जाती है, कागज की प्रतियां खो जाती हैं या रिपोर्ट में लेनदेन शामिल नहीं होता है, जो भविष्य में संभावित जुर्माना और कर संबंधी अन्य समस्याओं को समाप्त करता है। मानव कारक के लिए और पेपर वर्कफ़्लो का उपयोग करने के मामले में इतना आम है।

पेपर वर्कफ़्लो के साथ, कंपनी के प्रमुख के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ की प्राप्ति की समयबद्धता को नियंत्रित करना मुश्किल होता है। अक्सर, इन मुद्दों को एकाउंटेंट, कोरियर, बिक्री प्रबंधकों के स्तर पर हल किया जाता है। नतीजतन, लेखाकार के पास रिपोर्टिंग अवधि की समाप्ति से पहले हमेशा मूल कागज नहीं होते हैं। और यह, अगर जाँच की जाती है, तो जुर्माना और अन्य परेशानियाँ हो सकती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ:

• मूल दस्तावेज़ तुरंत वितरित किया जाता है। डाक, कोरियर या प्रबंधकों की कोई आवश्यकता नहीं है। कोई देरी और संबंधित समस्याएं नहीं हैं।
• कंपनी का प्रमुख ठीक से जांच कर सकता है कि दस्तावेज़ कब भेजा और प्राप्त किया गया था। और महत्वपूर्ण दस्तावेजों की कमी से जुड़ी समस्याओं के मामले में, कर्मचारियों के पास अपनी गलतियों की जिम्मेदारी "खराब मेल प्रदर्शन" और अन्य बाहरी कारकों पर स्थानांतरित करने का अवसर नहीं है। इसे कंपनी के कर्मचारी खुद समझते हैं। इसलिए, इस प्रणाली के लागू होने के बाद दस्तावेज़ भेजने / प्राप्त करने में देरी और समस्याएँ अत्यंत दुर्लभ हो जाती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के माध्यम से सहयोग को लागू करने के लिए, यह आवश्यक है कि दोनों पक्ष दस्तावेज़ प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म से जुड़े सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। या, वैकल्पिक रूप से, एक या दोनों पक्ष दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने के लिए सीधे सेवा में काम कर सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने के लिए उच्च स्तर की सुरक्षा और सुरक्षा की आवश्यकता होती है। सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ एक सुरक्षित कनेक्शन का उपयोग करती हैं, डेटा एन्क्रिप्शन, और भेजे गए दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है।

एक डिजिटल हस्ताक्षर एक विशेष "इलेक्ट्रॉनिक कुंजी" है जो उपयोगकर्ता के प्रमाण पत्र और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के डेटा को गणितीय रूप से संसाधित करके एक अद्वितीय डिजिटल कोड बनाता है। सार्वजनिक प्रमाणपत्रों का उपयोग हस्ताक्षर को सत्यापित करने और पुष्टि करने के लिए किया जाता है। और पीढ़ी (हस्ताक्षर) के लिए - उपयोगकर्ता की एक व्यक्तिगत गोपनीय "कुंजी"।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म (सेवाएँ)

आज कई प्रकार की साइटें हैं जो दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएं प्रदान करती हैं। ये Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc और कई अन्य हैं। वे सभी लगभग समान कार्य करते हैं:

• उपयोगकर्ता से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करना।
• प्राप्तकर्ता को उसके खाते में भेजना या निर्दिष्ट प्रणाली में स्थानांतरित करना, यदि प्राप्तकर्ता किसी अन्य सेवा के साथ काम करता है।
• दस्तावेज़ और भेजने के बारे में डेटा का निर्धारण।

अपनी कंपनी के लिए एक प्रणाली चुनते समय, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने ग्राहकों की प्राथमिकताओं पर विचार करें। यहां यह महत्वपूर्ण है कि आप या तो उसी सिस्टम में काम करें जो आपके लिए एक महत्वपूर्ण क्लाइंट है, या सेवा में आपके सिस्टम और आपके क्लाइंट द्वारा उपयोग किए जाने वाले समान प्लेटफॉर्म के बीच एकीकृत (डेटा का आदान-प्रदान) करने की क्षमता होनी चाहिए।

कुछ मामलों में, आप खरीदार को आपके लिए सुविधाजनक साइट के साथ काम करना शुरू करने के लिए मनाने में सक्षम होंगे। लेकिन बहुत बार, विशेष रूप से बड़ी खुदरा श्रृंखलाओं और उद्यमों के साथ सहयोग की शुरुआत के मामले में, उन्होंने लंबे समय से अपनी पसंद बनाई है, और सहयोग के लिए शर्तों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के एक निश्चित मंच के साथ काम करने की क्षमता है।

VEDO और EDI सिस्टम: क्या अंतर है?

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, कई उपयोगकर्ताओं को उन प्रणालियों का भी सामना करना पड़ता है जो स्वयं को वीईडीओ के रूप में नहीं रखते हैं, अर्थात। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह", लेकिन ईडीआई (खुदरा के लिए दस्तावेज़ प्रवाह) के रूप में।

EDI सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक विशेष मामला है। वे ट्रेडिंग पार्टनर्स या ट्रेडिंग नेटवर्क के डिवीजनों के साथ डेटा के आदान-प्रदान पर केंद्रित हैं। यदि, सामान्य स्थिति में, किसी भी प्रकार के कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के माध्यम से किए जाते हैं, तो संगठनों के बीच व्यावसायिक जानकारी का एक परिचालन आदान-प्रदान होता है, जिसमें व्यापार संचालन के लिए आवश्यक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ शामिल हैं।

पारंपरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पार्टियों के लिए सुविधाजनक किसी भी प्रारूप में किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के उपयोग की अनुमति देता है। ईडीआई का उपयोग करते समय, संभावित दस्तावेजों की सूची, उनके प्रारूप को कड़ाई से विनियमित किया जाता है। कंपनी के आंतरिक प्रारूप में दस्तावेज़ को उत्पन्न और प्रसारित करने का कोई तरीका नहीं है या सीधे व्यापार संचालन से संबंधित नहीं है। मैं आपको बताऊंगा कि ईडीआई कैसे काम करता है, इसका उपयोग केवल व्यापार में क्यों किया जाता है, और इसके क्या फायदे हैं, निम्नलिखित में से किसी एक लेख में।

1सी और अन्य लेखा प्रणालियों के साथ एकीकरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रभावी संचालन के लिए, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा चुना गया प्लेटफ़ॉर्म आपके अकाउंटिंग सिस्टम के साथ एकीकरण का समर्थन करता है।

इसकी आवश्यकता क्यों है:

• कंपनी के कर्मचारी कंपनी की लेखा प्रणाली में दस्तावेज़ बनाते हैं;
• गठन के बाद, दस्तावेज़ स्वचालित रूप से सिस्टम के भीतर हस्ताक्षर के लिए प्रमुख या लेखाकार को स्थानांतरित कर दिया जाता है;
• प्रबंधक द्वारा जाँच और पुष्टि किए गए दस्तावेज़ को विरूपण और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के बिना प्रेषित किया जाना चाहिए, अर्थात। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा में अतिरिक्त समय व्यय और संभावित त्रुटियां;
• उचित कार्यान्वयन के साथ, डेटा स्थानांतरण स्वचालित रूप से होता है। "दस्तावेज़ भेजें" बटन पर क्लिक करने के बाद, यह स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए आवश्यक रूप में बदल जाता है और सेवा को भेज दिया जाता है, जहां दस्तावेज़ रिकॉर्ड किया जाता है और प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपकी लेखा प्रणाली के लिए सेवा पक्ष पर एक तैयार समाधान है, जिसके आधार पर आपके विशेषज्ञ लेखांकन कार्यक्रम के लिए आवश्यक ऐड-ऑन को लागू करने में सक्षम होंगे। यदि ऐसा कोई समाधान नहीं है, तो बेहतर है कि इसे स्वयं लागू करने का प्रयास न करें, यह बहुत समय लेने वाली और जटिल प्रक्रिया है। दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ एक डिजिटल हस्ताक्षर, जटिल एन्क्रिप्शन सिस्टम का उपयोग करती हैं। इसलिए, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि प्रोग्रामर के सभी प्रयासों के बाद भी आपको वांछित परिणाम मिलेगा। दूसरी साइट चुनना बेहतर है जहां आपको उपयुक्त एकीकरण विकल्प मिलेगा।

सेवा लागत

दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएं आमतौर पर सेवा से मुफ्त में कनेक्शन प्रदान करती हैं। और दस्तावेज भेजने के लिए शुल्क लिया जाता है। कुछ मामलों में, यह भेजे गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक निश्चित मूल्य होगा। कहीं आप पैकेज में सेवाएं खरीद सकते हैं, अर्थात। एक राशि - 100 दस्तावेजों के लिए, दूसरी - प्रति माह 1000 के लिए, आदि।

इस मुद्दे को भी यथोचित रूप से संपर्क किया जाना चाहिए। एक ओर, आप जितना बड़ा पैकेज चुनेंगे, एक दस्तावेज़ भेजने की लागत उतनी ही कम होगी। दूसरी ओर, 300, 500 या 1000 दस्तावेज़ों के पैकेज के लिए भुगतान करने का कोई मतलब नहीं है, जिसमें दस्तावेज़ संचलन प्रति माह 100 दस्तावेज़ों से अधिक नहीं है।

सामान्य प्रश्न

क्या सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम के माध्यम से भेजने की आवश्यकता है?

नहीं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सहायता से, आप केवल उन्हीं दस्तावेज़ों को भेजेंगे जो इस तरह भेजने के लिए सबसे सुविधाजनक हैं। आमतौर पर ये किए गए कार्य, कर चालान, कभी-कभी अनुबंध आदि होते हैं। यह सब केवल आपकी आवश्यकताओं और सुविधा पर निर्भर करता है।

क्या दस्तावेज़ या पेज के लिए शिपिंग शुल्क है?

आप भुगतान करते हैं, और सिस्टम दस्तावेज़ भेजने को रिकॉर्ड करता है। भले ही आपके दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हों, यह एक देय इकाई के रूप में गिना जाता है।

यह कितना सुरक्षित है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पूरी तरह से सुरक्षित है। इसके अलावा, सेवा प्रदान करने वाली सेवा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है। इसके लिए एक डिजिटल सिग्नेचर, डेटा एन्क्रिप्शन और एक सुरक्षित संचार चैनल का उपयोग किया जाता है। सुरक्षा का स्तर सामान्य बैंक-ग्राहक सेवाओं के समान ही होता है।

यदि हमारे पास 1C स्थापित है, तो क्या सभी उपयोगकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन तक पहुंच पाएंगे?

नहीं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए, लेखांकन प्रणाली में ही पहुंच अधिकारों को प्रतिबंधित करने के अलावा, कनेक्शन एक कंप्यूटर पर एक सत्र तक सीमित है। दूसरे कंप्यूटर से एक्सेस करने के लिए, आपको सभी पासवर्ड और अन्य सुरक्षा विधियों के साथ स्क्रैच से कनेक्ट करना होगा।

क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और भुगतान सेवाओं के कनेक्शन के बिना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करना संभव है?

नहीं। आपके दस्तावेज़ प्रवाह को कानूनी रूप से लागू करने योग्य होने के लिए सरकार द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ प्रवाह सेवा पर हस्ताक्षर करना और उसका उपयोग करना आवश्यक है। बेशक, आप किसी भी माध्यम से किसी भी माध्यम से अपने ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बिना दस्तावेज़ भेज सकते हैं। लेकिन उन्हें दस्तावेज़ प्रवाह नहीं माना जाता है। यह आपके संदर्भ के लिए एक प्रति से अधिक कुछ नहीं है। इस मामले में, आपको हमेशा कागज़ के मूल के साथ उनकी पुष्टि करनी होगी।

क्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करना इतना कठिन है?

कनेक्शन के स्तर पर ही कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं। लेकिन इस मुद्दे को हल करने के लिए आमतौर पर विशेषज्ञ शामिल होते हैं। उपयोग की प्रक्रिया ही सरल और सुविधाजनक है। प्रबंधक (प्रभारी व्यक्ति) दस्तावेज़ की जाँच करता है, "साइन" और "भेजें" बटन पर क्लिक करता है। वे। ई-मेल द्वारा स्कैन का आदान-प्रदान करने से भी दस्तावेज़ भेजना बहुत आसान हो जाता है।

क्या होगा यदि मेरा क्लाइंट उस साइट का उपयोग नहीं कर रहा है जिसका मैं उपयोग कर रहा हूं?

आपके पास दो विकल्प हैं। आप प्रतिपक्ष को अपनी साइट से जोड़ सकते हैं, उदाहरण के लिए, अपने खर्च पर। वैकल्पिक रूप से, आप यह पता लगा सकते हैं कि क्या आपके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बीच एकीकरण की संभावना है। यदि हां, तो बस इस सेवा का उपयोग करें। फिर दस्तावेज़ को योजना के अनुसार स्थानांतरित किया जाएगा: आप से - आपके सिस्टम में - फिर प्राप्तकर्ता के सिस्टम में - और अंत में, व्यक्तिगत रूप से प्राप्तकर्ता को। यह दस्तावेज़ प्राप्त करने की गति या सिस्टम के उपयोग की जटिलता को प्रभावित नहीं करेगा।

अद्यतन: बहुत विचार-विमर्श के बाद, मैंने वीईडीओ (बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह) शब्द को पेश करने का फैसला किया, क्योंकि ईडीआई एक व्यापक अवधारणा है।

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• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

टैग जोड़ें उद्यम में सुरक्षा व्यवस्था सुनिश्चित करने के लिए अवधारणा की तैयारी, जो इसके डिजाइन और उद्देश्य से इसकी सभी दिशाओं को एकजुट करती है, आंतरिक नियामक दस्तावेजों के पूरे परिसर के संगठन में उपस्थिति प्रदान करती है।

ये उद्यम में स्वीकृत नियम, विनियम, निर्देश, विभिन्न प्रकार के मेमो आदि हैं।

"सुरक्षा व्यवस्था सुनिश्चित करने के लिए अवधारणा" नामक एक दस्तावेज की तैयारी तब शुरू होनी चाहिए जब उद्यम के पास स्थानीय नियम हों।

आंतरिक दस्तावेज लागू कानून के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए और अनुभवी वकीलों द्वारा तैयार किए जाने चाहिए।

इस लेख में, हम आपको उनकी आवश्यक सूची के साथ प्रस्तुत करेंगे और आपको उनके आवेदन और उद्देश्य के बारे में बताएंगे। बहुत सारे आंतरिक दस्तावेज हो सकते हैं, यह सब अंतरराष्ट्रीय सहयोग सहित संगठन की गतिविधियों की दिशा पर निर्भर करता है।

उत्पादन गतिविधियों में सुरक्षा व्यवस्था सुनिश्चित करने के लिए, आंतरिक (स्थानीय) नियामक दस्तावेज लागू होते हैं, जो उद्यमों के अधिकारियों और उत्पादन गतिविधि के निम्नलिखित क्षेत्रों में सभी कर्मियों द्वारा निष्पादित किए जाते हैं:

आंतरिक श्रम नियम।

बिना किसी अपवाद (प्रबंधकों, इंजीनियरों, श्रमिकों) के उद्यम के सभी कर्मचारियों द्वारा निष्पादन के लिए अनिवार्य;

विनियमन "वाणिज्यिक रहस्यों पर"।

यह प्रबंधकों और इंजीनियरों के संबंध में वितरित किया जाता है जो व्यापार रहस्यों के वाहक हैं;

विनियमन "गोदामों के काम के संगठन पर।"

इन्वेंट्री आइटम (माल और सामग्री) के लेखांकन और आंदोलन में शामिल गोदामों (स्टोररूम) के उद्यमों के प्रमुखों और कर्मचारियों द्वारा निष्पादन के लिए अनिवार्य;

विनियमन "श्रम सुरक्षा और सुरक्षा उपायों पर"।

उत्पादन प्रक्रिया में शामिल सभी प्रबंधकों के साथ-साथ उन उद्यमों के अधिकारियों पर लागू होता है जो श्रम सुरक्षा और सुरक्षा उपाय प्रदान करते हैं;

विनियमन "आईटी विभाग (एसीएस) पर"।

सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) और स्वचालित नियंत्रण प्रणाली (एसीएस) विभागों के कर्मचारियों के लिए अनिवार्य;

विनियमन "लेखांकन पर"।

उद्यम के प्रमुख, अधिकारियों और लेखा कर्मचारियों पर लागू होता है।

विनियमन "संविदात्मक कार्य पर"।

अनुबंधों और कानूनी विभाग के समापन के आरंभकर्ताओं (निष्पादकों) के काम के लिए आवश्यक;

विनियमन "व्यक्तिगत डेटा पर"।

विनियमों की आवश्यकताओं के अनुसार, उनके कार्य कार्मिक तंत्र के प्रमुख और अधिकारियों द्वारा किए जाते हैं।

विनियमन "अनुशासन पर"।

उद्यमों के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य;

विनियमन "अग्नि सुरक्षा पर", निकासी योजनाएं, संबंधित आदेश, गणना।

उद्यम के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य।

विनियमन "कर्मचारियों के प्रवेश और बर्खास्तगी पर।"

उद्यमों के सभी प्रबंधकों और कार्मिक सेवाओं के लिए अनिवार्य।

नौकरी विवरण।

वे कार्यात्मक कर्तव्यों के प्रदर्शन के क्षेत्र में उद्यमों के सभी कर्मियों पर लागू होते हैं।

विनियमन "पहुंच नियंत्रण पर"।

उद्यम के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य।

निर्देश (विनियमन) "उद्यम की सूची के आयात और निर्यात की प्रक्रिया पर।"

सभी प्रबंधकों और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा निष्पादन के लिए अनिवार्य;

एक संरक्षित सुविधा में निजी सुरक्षा कंपनियों के कर्मचारियों के काम के लिए निर्देश।

संविदात्मक दायित्वों के अनुसार निजी सुरक्षा कंपनियों के सभी कर्मचारियों पर लागू होता है। संयुक्त हो सकता है।

खतरनाक काम के लिए विशिष्टताओं की सूची के लिए निर्देश।

यह प्रत्यक्ष उत्पादन में शामिल सभी प्रबंधकों के साथ-साथ कार्मिक सेवा के कर्मियों और श्रम सुरक्षा के लिए जिम्मेदार उद्यमों के अधिकारियों के लिए आवश्यक है;

नियम "उद्यम के परिसर के स्वच्छता रखरखाव पर।"

उद्यम के सभी कर्मचारियों के लिए डिज़ाइन किया गया।

आपात स्थिति की स्थिति में कार्यों की अनुस्मारक।

उद्यम के सभी कर्मचारियों पर लागू होता है।

आग और अन्य आपात स्थितियों के मामले में खाली किए जाने वाले प्राथमिकता वाले दस्तावेजों और संपत्ति की सूची।

कंपनी के सभी अधिकारी सूची द्वारा निर्देशित होते हैं।

विनियम, सेवा संगठनों के साथ अनुबंध, आदेश।

संबंधित भाग में व्यक्तिगत अधिकारियों पर लागू होगा।

अन्य आंतरिक नियम।

कंपनी के अधिकारियों की एक विशिष्ट श्रेणी के लिए आवश्यकतानुसार प्रकाशित किया गया।

हम एक बार फिर जोर देते हैं कि यह आंतरिक नियामक दस्तावेजों की पूरी सूची नहीं है। क्लब कार्ड के लिए निर्देश, माल को एस्कॉर्ट करने के निर्देश आदि हो सकते हैं।

उद्यम के पास वे नियामक दस्तावेज होने चाहिए जो उत्पादन गतिविधियों में आवश्यक हों।

सभी आंतरिक (स्थानीय) नियामक दस्तावेजों को उद्यमों के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है और जिम्मेदार अधिकारियों को उनके हस्ताक्षर के तहत सूचित किया जाता है।

उद्यमों के अधिकारियों के साथ-साथ सुरक्षा व्यवस्था सुनिश्चित करने में शामिल कर्मचारियों को अनुमोदित आंतरिक नियामक दस्तावेजों को जानना चाहिए और उनके अभ्यास में उनके द्वारा निर्देशित होना चाहिए।

संगठन के आंतरिक दस्तावेज

संगठन के आंतरिक दस्तावेज इसकी दैनिक गतिविधियों के कई पहलुओं को नियंत्रित करते हैं। वे प्रबंधन प्रक्रियाएं प्रदान करते हैं, प्रशासनिक निर्णयों के कार्यान्वयन के लिए प्रक्रिया और शर्तें निर्धारित करते हैं।

"आंतरिक दस्तावेज" की अवधारणा आंतरिक उपयोग के लिए सभी आधिकारिक कागजात को एकजुट करती है। वे कार्यप्रवाह के सबसे कम विनियमित खंड से संबंधित हैं।

कुछ समय पहले तक, इसकी परिभाषा राष्ट्रीय मानक GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह" में पाई जा सकती थी। उनके अनुसार, सभी आधिकारिक दस्तावेज जो उन्हें तैयार करने वाली कंपनी से आगे नहीं जाते हैं, उन्हें आंतरिक माना जाता है। हालाँकि, नए GOST 7.0.8-2013 की शुरुआत के साथ, परिभाषा नियामक और कार्यप्रणाली प्रलेखन से गायब हो गई।

आंतरिक दस्तावेज प्रबंधन प्रक्रियाओं के दस्तावेजीकरण में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। वे विधायी और कानूनी कृत्यों के समान किसी भी संस्था के आंतरिक जीवन के उनके नियामक के रूप में कार्य करते हैं। कुछ आंतरिक कॉर्पोरेट कृत्यों को विकसित करने की आवश्यकता वर्तमान कानून द्वारा निर्धारित है।

इंट्राकॉर्पोरेट अधिनियम किसी विशेष संगठन के भीतर समस्याओं के समाधान की सुविधा प्रदान करते हैं। ऐसे कई प्रकार के दस्तावेज हैं। एक नियम के रूप में, इसका वर्गीकरण आधिकारिक पेपर के अनुमोदन के उद्देश्य, सामग्री और आदेश के आधार पर बनाया गया है।

किसी संगठन के आंतरिक दस्तावेजों की सूची की संरचना कई कारकों पर निर्भर करती है: इसका संगठनात्मक और कानूनी रूप, स्वामित्व का रूप, खुलेपन की डिग्री, उद्देश्य, आकार और गतिविधि का दायरा।

आधुनिक कार्यालय कार्य में आंतरिक दस्तावेजों के प्रकार:

	मुलाकात
चार्टर, स्टाफिंग, विनियम, संगठन के नियम, आंतरिक श्रम नियम, नौकरी का विवरण	वे कंपनी के कानूनी ढांचे के कार्य करते हैं और प्रशासनिक कानून के मानदंडों के आधार पर बाध्यकारी प्रावधान शामिल करते हैं।	संगठनात्मक और कानूनी
मुख्य गतिविधि और कर्मियों के लिए आदेश, फरमान, आदेश, निर्णय, निर्देश	संगठनात्मक मुद्दों पर रिकॉर्ड प्रबंधन निर्णय।	प्रशासनिक
सेवा, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, बयान, प्रस्ताव, प्रमाण पत्र, मिनट, कार्य, निष्कर्ष	वे मामलों की वास्तविक स्थिति के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं, प्रशासनिक निर्णयों को अपनाने के लिए प्रोत्साहित करते हैं, प्रशासनिक कृत्यों को जारी करते हैं।	सूचना और संदर्भ
पट्टा समझौते, सेवाओं का प्रावधान, उपठेका, निर्माण, वितरण। लाइसेंस समझौते, अतिरिक्त समझौते	समझौते (व्यक्तियों या कानूनी संस्थाओं) के लिए दो या दो से अधिक पक्षों के नागरिक अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करें, उन्हें संशोधित या समाप्त करें।	ठेके
लाइसेंस और परमिट, एक निश्चित प्रकार के काम करने की अनुमति, गतिविधियों की शुरुआत की अधिसूचना, व्यापार रजिस्टर में प्रवेश का प्रमाण पत्र, एक खाता कूपन और नकद रजिस्टर का पासपोर्ट, इसके रखरखाव के लिए अनुबंध	वे संगठन की गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं को ठीक करते हैं, वर्तमान मुद्दों को नियंत्रित करते हैं।	मुख्य गतिविधि द्वारा सेवा पत्र
सामान्य बहीखाता, वार्षिक रिपोर्ट, बैलेंस शीट, प्राथमिक दस्तावेज, लाभ और हानि खाते, ऑडिट और इन्वेंट्री के कार्य, योजनाएं, रिपोर्ट, अनुमान, खाते, कैश बुक	वे कंपनी में सिंथेटिक और विश्लेषणात्मक लेखांकन के आधार के रूप में काम करते हैं, रिपोर्ट (कर, लेखा, सांख्यिकीय) और लेखांकन की तैयारी के लिए आवश्यक हैं।	वित्तीय और लेखा
कर्मियों के लिए आदेश, श्रम समझौते और अनुबंध, कार्य पुस्तकें, व्यक्तिगत फाइलें, व्यक्तिगत कार्ड, अवकाश कार्यक्रम, पेरोल खाते	वे नियोक्ता और उसके अधीनस्थों के अधिकारों और दायित्वों को ठीक करते हैं, श्रम संबंधों को विनियमित करते हैं।	श्रमिक संबंधी
सीवी, आत्मकथा, रसीदें, पावर ऑफ अटॉर्नी	व्यक्तिगत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत आधार पर बनाया गया।

आंतरिक दस्तावेज़ों का निष्पादन आउटगोइंग दस्तावेज़ बनाने की योजना से मेल खाता है। सबसे पहले, एक परियोजना तैयार की जाती है, फिर इसे हितधारकों के साथ समन्वित किया जाता है और की गई टिप्पणियों और टिप्पणियों के अनुसार अंतिम रूप दिया जाता है, अंतिम संस्करण तैयार किया जाता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। फिर अंतिम संस्करण सभी कलाकारों के लिए पर्याप्त प्रतियों में पंजीकृत और पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रत्येक प्रति को प्रमाणित किया जाता है और निष्पादन के लिए उपयुक्त संरचनात्मक इकाई को या रसीद के खिलाफ सीधे जिम्मेदार व्यक्ति को हस्तांतरित किया जाता है। मूल फाइल में दर्ज है।

आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण के चरण:

1. एक प्राथमिक परियोजना तैयार करना;
2. समन्वय;
3. प्रस्तावित टिप्पणियों के आधार पर शोधन;
4. सुलह;
5. कानून और स्थानीय विनियमों की आवश्यकताओं के अनुसार पंजीकरण;
6. अनुमोदन;
7. हस्ताक्षर करना;
8. पंजीकरण।

निष्पादन के चरण:

जिम्मेदार व्यक्ति (कलाकार) को स्थानांतरण;
- क्रियान्वयन;
- निष्पादन नियंत्रण;
- मामले में प्राथमिकी दर्ज करना।

आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण

आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया उनके एक विशेष श्रेणी से संबंधित के आधार पर निर्धारित की जाती है। इसलिए, उदाहरण के लिए, निर्णय, निर्देश, निर्णय, आदेश उसी तरह पंजीकृत होते हैं जैसे आदेश। अन्य श्रेणियों से संबंधित आधिकारिक कागजात अक्सर आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के साथ उसी तरह पंजीकृत होते हैं।

प्रत्येक वस्तु को एक अद्वितीय पंजीकरण सूचकांक सौंपा गया है, जिसमें एक संरचनात्मक इकाई कोड, नामकरण के अनुसार एक मामला संख्या और कार्यालय वर्ष के भीतर एक क्रमांक शामिल है। आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण अक्सर उन संरचनात्मक डिवीजनों में समूहों द्वारा विकेन्द्रीकृत तरीके से होता है जहां उन्हें तैयार किया जाता है। यह लेखा दस्तावेज, कार्मिक विभाग या कार्यालय से कागजी कार्रवाई हो सकती है।

संगठन के प्रत्येक स्थानीय अधिनियम को उस दिन पंजीकृत किया जाना चाहिए जिस दिन इसे प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित किया जाता है।

आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण के रूप

कंपनी की जरूरतों के आधार पर, एक जर्नल, कार्ड और स्वचालित इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण फॉर्म का चयन किया जा सकता है।

पत्रिका

वर्कफ़्लो की एक नगण्य मात्रा के मामले में यह बेहतर है, स्थानीय दस्तावेज़ीकरण की प्रत्येक श्रेणी के लिए एक अलग पत्रिका की उपस्थिति मानता है, यह सुविधाजनक है जब संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के कारण दस्तावेजी लेखांकन पहले आता है। इसमें बहुत समय लगता है, संचालन के दोहराव की ओर जाता है, संदर्भ कार्य को जटिल बनाता है और समय सीमा को नियंत्रित करता है।

कार्ड

पंजीकरण कार्ड का उपयोग करके पंजीकरण किया जाता है, जिसका रूप कंपनी के भीतर निर्धारित किया जाता है और कार्यालय के काम के निर्देशों में तय किया जाता है। इस पद्धति का उपयोग करते समय, कई कर्मचारी प्रक्रिया में भाग ले सकते हैं, पुन: पंजीकरण की आवश्यकता गायब हो जाती है, कार्ड इंडेक्स और संदर्भ कार्य के व्यवस्थितकरण की सुविधा होती है, और निष्पादन पर नियंत्रण सरल होता है।

आंतरिक दस्तावेजों की रिकॉर्डिंग सामान्य रिकॉर्ड रखने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसके मुख्य लक्ष्यों में शामिल हैं:

कार्यालय प्रबंधन सेवा में कर्मियों की संख्या की गणना के लिए जानकारी प्राप्त करना;
- संगठन की जरूरतों को पूरा करने वाले तकनीकी साधनों का चयन;
- प्रलेखन के साथ काम करते समय संस्था के निष्पादकों और विभागों के कार्यभार का समायोजन;
- सही ढंग से व्यवस्थित लेखांकन आपको वर्कफ़्लो की मात्रा का आकलन करने, किसी भी वस्तु के स्थान और उसके साथ काम करने के क्रम को आसानी से निर्धारित करने की अनुमति देता है।

स्थानीय दस्तावेज़ीकरण को ध्यान में रखते हुए, इसकी मूल विशेषताओं का उपयोग किया जाता है, जो किसी भी वस्तु को विशिष्ट रूप से पहचानना संभव बनाता है:

1. सीरियल पंजीकरण संख्या;
2. पंजीकरण की तिथि;
3. सामग्री;
4. उपखंड-संकलक;
5. ठेकेदार;
6. प्रदर्शन की अवधि;
7. निष्पादन प्रगति;
8. केस नंबर।

पंजीकरण फॉर्म के बावजूद, प्रत्येक वस्तु को अतिरिक्त विशेषताएँ सौंपी जा सकती हैं, उदाहरण के लिए, शीट्स की संख्या या अनुलग्नकों की उपस्थिति। ध्यान दें कि लेखांकन और पंजीकरण अनुमोदित रिकॉर्ड प्रबंधन निर्देश और कंपनी द्वारा अपनाए गए मामलों के नामकरण के अनुसार किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों की आंतरिक सूची

केस दस्तावेज़ों की एक आंतरिक सूची एक लेखा दस्तावेज़ है जिसमें केस दस्तावेज़ों की एक सूची होती है जिसमें केस दस्तावेज़ों की क्रम संख्या, अनुक्रमणिका, दिनांक, शीर्षक और केस शीट की संख्या को दर्शाया जाता है।

यह जानकारी के साथ मामले दर्ज करने की प्रक्रिया में एक अनिवार्य दस्तावेज है जो कंपनी के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है। मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का एक एकीकृत रूप है और इसे एक अलग शीट पर भरा जाता है।

मामले के आंतरिक रजिस्टर पर संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। इस घटना में कि एक आंतरिक इन्वेंट्री बिना रिक्त के बाध्य या हेम्ड है, तो इसे मामले के सामने के कवर के अंदरूनी हिस्से से चिपकाया जाता है।

एक संगठन के संग्रह में, एक मामले और एक भंडारण इकाई की अवधारणा समतुल्य है।

मामले की आंतरिक सूची की शीट को अरबी अंकों में अलग से क्रमांकित किया जाता है और प्रमाणन पत्र में "+" चिह्न के साथ दर्शाया जाता है।

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची भरने के नियम:

क्रमांक।

फ़ाइल में दस्तावेज़ की क्रम संख्या इंगित की गई है।

दस्तावेज़ सूचकांक।

दस्तावेज़ का सूचकांक दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या है (यदि कोई नहीं है, तो आंतरिक सूची में एक नोट बनाया जाता है)।

दस्तावेज़ की तिथि।

कॉलम में दस्तावेज़ के पंजीकरण की तिथि या दस्तावेज़ के हस्ताक्षर की तिथि (यदि दस्तावेज़ पंजीकृत नहीं किया गया है) शामिल है।

दस्तावेज़ का शीर्षक।

दस्तावेज़ के शीर्षक में दस्तावेज़ का सारांश शामिल है।

शीट नंबर।

दस्तावेज़ की चादरों की संख्या को इंगित करना आवश्यक है।

ध्यान दें।

एक नोट में, यदि आवश्यक हो, तो संबंधित कृत्यों के लिंक के साथ मामले के दस्तावेजों की भौतिक स्थिति (हटाने, शामिल करने, प्रतियों के साथ प्रतिस्थापन, आदि) की विशेषताओं के बारे में नोट्स बनाए जाते हैं।

अंतिम रिकॉर्ड।

इन्वेंट्री के अंत में, एक सारांश रिकॉर्ड होता है, जिसमें दस्तावेजों की संख्या को संख्याओं और शब्दों में दर्शाया जाता है। आंतरिक सूची की चादरों की संख्या इंगित की गई है।

आंतरिक नियंत्रण दस्तावेज़

वर्तमान में, यदि कोई उद्यम अनिवार्य ऑडिट के अधीन है, तो उसे न केवल आर्थिक गतिविधि के तथ्यों पर आंतरिक नियंत्रण रखना चाहिए, बल्कि लेखांकन और लेखांकन (वित्तीय) विवरणों की तैयारी पर आंतरिक नियंत्रण भी व्यवस्थित करना चाहिए।

अपवाद: ऐसी स्थिति जब संगठन के प्रमुख ने लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने की जिम्मेदारी संभाली हो। उदाहरण के लिए, आंतरिक नियंत्रण का आयोजन करते समय छोटे व्यवसायों को तर्कसंगतता के सिद्धांत से आगे बढ़ना चाहिए और कुछ परिस्थितियों में, ऐसी आर्थिक इकाई का मुखिया स्वतंत्र रूप से आंतरिक नियंत्रण के कार्यों का प्रयोग कर सकता है। एक समान दृष्टिकोण, सूचना संख्या PZ-11/2013 के अनुसार, कुछ गैर-लाभकारी संगठनों द्वारा लागू किया जा सकता है।

संगठन की गतिविधियों में आंतरिक नियंत्रण होना चाहिए:

1. किसी भी संसाधन और संपत्ति की सुरक्षा को प्राप्त करने, उपयोग करने और सुनिश्चित करने के विशिष्ट संचालन पर नियंत्रण के लिए रणनीतिक योजनाओं के विकास और सामरिक कार्यों के निर्माण से संपूर्ण प्रबंधन प्रणाली में प्रवेश करना;
2. प्रबंधन निर्णयों के कार्यान्वयन को बढ़ावा देना, उनकी वैधता और प्रभावशीलता का आकलन करना, संगठन में मामलों की वास्तविक स्थिति दिखाना, जोखिमों की पहचान करना और उन्हें कम करना।

आंतरिक नियंत्रणों को न केवल आर्थिक जीवन के तथ्यों की विश्वसनीयता का आकलन करना चाहिए, बल्कि अवैध घटनाओं, प्रक्रियाओं, संचालन को रोकना चाहिए और एक आर्थिक इकाई की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के नकारात्मक परिणामों को रोकना चाहिए। आंतरिक नियंत्रण संकेतकों की विश्वसनीयता और रिपोर्टिंग की समयबद्धता का मूल्यांकन करता है। यह लेखांकन डेटा और लेखांकन (वित्तीय) विवरणों के विरूपण को रोकता है।

रूस के वित्त मंत्रालय की सिफारिशों के अनुसार आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं में शामिल हैं:

सभी लेनदेन और संचालन का दस्तावेजीकरण;
स्थापित आवश्यकताओं के साथ प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के अनुपालन की जाँच करना और सूचना की विश्वसनीयता का आकलन करना;
लेनदेन का प्राधिकरण, उनके कमीशन की वैधता की पुष्टि प्रदान करना;
डेटा का मिलान;
शक्तियों का परिसीमन, अधिकारियों के अधिकारों और दायित्वों का निर्धारण;
वस्तुओं की वास्तविक उपस्थिति और स्थिति का नियंत्रण;
निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि का विश्लेषण, लेनदेन और संचालन के कार्यान्वयन की शुद्धता का आकलन;
सूचना और सूचना प्रणाली के कंप्यूटर प्रसंस्करण से संबंधित प्रक्रियाएं।

इस प्रकार, संगठन के पास आंतरिक नियंत्रण के मुख्य तरीकों और प्रक्रियाओं की एक अनुमोदित सूची, विवरण, विशेषताओं और मात्रात्मक मूल्यांकन वाले दस्तावेज होने चाहिए।

आंतरिक नियंत्रण के सबसे महत्वपूर्ण तत्व जोखिम का पता लगाना, जोखिम विश्लेषण, उनके उन्मूलन, कमी और न्यूनीकरण के उद्देश्य से प्रबंधन निर्णय हैं।

वित्त मंत्रालय एन पीजेड-11/2013 की सूचना में कहा गया है कि जोखिम मूल्यांकन को उन लोगों की पहचान करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो लेखांकन और रिपोर्टिंग की विश्वसनीयता को प्रभावित कर सकते हैं।

आंतरिक नियंत्रकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि:

लेखांकन में परिलक्षित आर्थिक जीवन के तथ्य, रिपोर्टिंग अवधि में हुए और संगठन की वर्तमान गतिविधियों से संबंधित हैं;
संपत्ति, संपत्ति के अधिकार और संगठन के दायित्व, लेखांकन में परिलक्षित, वास्तव में मौजूद हैं;
लेखांकन वस्तुएं सही मूल्य माप में परिलक्षित होती हैं;
लेखांकन डेटा सही ढंग से और समय पर लेखांकन विवरणों में प्रकट किए जाते हैं।

दुरुपयोग के जोखिम का आकलन करें। दुरुपयोग लेखांकन के किसी भी क्षेत्र और समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों से जुड़ा हो सकता है।

दुरुपयोग के जोखिम का आकलन करने की समस्या सामान्य रूप से व्यापार करते समय और विशेष रूप से प्रतिपक्षों का चयन करते समय नासमझी और लापरवाही से सीधे संबंधित है।

आंतरिक नियंत्रण के सही संगठन और कार्यान्वयन के लिए रूस के वित्त मंत्रालय की सिफारिशों को ध्यान में रखते हुए, एक आर्थिक इकाई (आदेश, आदेश, विनियम, नौकरी विवरण, विनियम) के आंतरिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को विकसित और निष्पादित करना आवश्यक है। , तरीके, मानक)। इन दस्तावेजों में प्रदान किए गए विभागों और कर्मियों के कर्तव्यों और शक्तियों का निर्धारण आर्थिक इकाई की गतिविधियों की बारीकियों और इसकी प्रबंधन प्रणाली की विशेषताओं के आधार पर किया जाता है। आंतरिक नियंत्रण संगठन की आंतरिक सेवाओं और बाहरी सलाहकारों की भागीदारी दोनों द्वारा किया जा सकता है।

इस तथ्य पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए कि आंतरिक नियंत्रण की प्रभावशीलता को विभिन्न कारणों से कम या सीमित किया जा सकता है, अक्सर संगठन के नियंत्रण से परे। उदाहरण के लिए, कानून में परिवर्तन, एक आर्थिक इकाई के नेतृत्व के प्रभाव क्षेत्र के बाहर नई परिस्थितियों का उदय। लेकिन प्रबंधन या अन्य कर्मियों द्वारा आधिकारिक शक्तियों की अधिकता या निर्णय लेने की प्रक्रिया में, लेनदेन के संचालन में, लेखांकन में त्रुटियों की घटना पहले से ही आंतरिक कारण हैं और नियंत्रण के संगठन पर उनके प्रभाव को कम किया जा सकता है।

अंत में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रत्येक कंपनी द्वारा अपनी गतिविधियों में एक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली बनाई और उपयोग की जानी चाहिए। यह एक संगठन प्रबंधन उपकरण है जो आपको विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं को यथासंभव कुशलता से लागू करने की अनुमति देता है। आंतरिक नियंत्रण को न केवल आर्थिक जीवन के पहले से ही सिद्ध तथ्यों के संदर्भ में कमियों और उल्लंघनों का पता लगाना चाहिए, बल्कि भविष्य में उनकी घटना को भी रोकना चाहिए। और यह महत्वपूर्ण है कि इसे पूरी रिपोर्टिंग अवधि के दौरान बिना किसी अंतराल के, अनुमोदित नियमों के पूर्ण अनुपालन में लगातार किया जाए।

आंतरिक नियंत्रण निर्णय लेने, संगठन के रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने, संपत्ति की सुरक्षा, उनके प्रभावी उपयोग, कानून और आंतरिक कृत्यों के अनुपालन के साथ-साथ विश्वसनीय लेखांकन (वित्तीय) विवरण तैयार करने में सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक बनना चाहिए।

आंतरिक नियमन

नियोक्ता के साथ श्रम संबंधों को नियंत्रित करने वाले दस्तावेजों में से एक (कानून के अनुसार) आंतरिक श्रम नियम (पीवीटीआर) हैं। उदाहरण के लिए, संगठन में नियमों का उपयोग करते हुए, वे श्रम शासन, आंतरिक कार्य अनुसूची, कर्मचारियों को प्रोत्साहन और दंड लागू करने की प्रक्रिया, रोजगार अनुबंध के लिए पार्टियों के अधिकारों, दायित्वों और जिम्मेदारियों को स्थापित करते हैं, साथ ही साथ अन्य काम करने की स्थिति।

PVTP को संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से (कार्य की बारीकियों के आधार पर) उद्यम के कर्मियों या कानूनी सेवा द्वारा विकसित और संकलित किया जाता है और यह सामूहिक समझौते का अनुबंध हो सकता है। PITP के विकास में सहायता के लिए एक नियामक ढांचा है। चूंकि यह दस्तावेज़ संगठनात्मक और प्रशासनिक को संदर्भित करता है, इसका डिज़ाइन GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित आवश्यकताओं द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

आमतौर पर, सदन के नियमों के लिए शीर्षक पृष्ठ तैयार नहीं किया जाता है। नियमों की पहली शीट में लोगो की छवि के साथ एक शीर्षक होना चाहिए, संगठन का पूरा नाम (कुछ मामलों में, संक्षिप्त नाम को इंगित करने की अनुमति है यदि यह चार्टर में निहित है), साथ ही साथ का नाम दस्तावेज़ - बड़े अक्षरों में। यदि विकसित श्रम नियम सामूहिक समझौते का एक अनुलग्नक हैं, तो शीर्ष पर एक समान चिह्न बनाया जाता है।

ऊपरी दाएं कोने में, नियमों के अनुमोदन की मुहर तैयार की जाती है। उदाहरण के लिए, मैं सामान्य निदेशक का पूरा नाम स्वीकृत करता हूं। दिनांक।

नियम बनाने की तिथि उनके अनुमोदन की तिथि है।

आइए हम आपको एक बार फिर याद दिलाएं कि पीवीटीपी को संगठन के काम की बारीकियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए और काम के दौरान उत्पन्न होने वाली कई विशिष्ट स्थितियों की पहचान करनी चाहिए।

कर्मचारियों की स्थिति को खराब करने वाली आंतरिक नियमों की शर्तों को निर्धारित करना मना है।

नियमों के विकसित सेट को संगठन के अन्य विभागों के साथ-साथ ट्रेड यूनियन समिति के प्रतिनिधियों के साथ समझौते के चरण से गुजरना चाहिए, और उसके बाद ही प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

सभी कर्मचारियों को रसीद के खिलाफ अनुमोदित प्रक्रिया से परिचित कराना आवश्यक है। इस प्रकार, संगठन के पीटीपी को एक विशिष्ट स्थान पर पोस्ट किया जाना चाहिए और किसी भी समय पढ़ने के लिए उपलब्ध होना चाहिए।

1. सामान्य प्रावधान - नियमों का उद्देश्य और उनका आवेदन, जिन पर वे लागू होते हैं, किन मामलों में अन्य सामान्य जानकारी को संशोधित किया जाता है।
2. कर्मचारियों को स्वीकार करने और बर्खास्त करने की प्रक्रिया - कर्मचारियों के प्रवेश और बर्खास्तगी के पंजीकरण की प्रक्रिया का विवरण, किसी कर्मचारी को दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करते समय संगठन की कार्रवाई, परिवीक्षा अवधि की शर्तें और अवधि, आवश्यक की एक सूची दस्तावेज।
3. कर्मचारियों के मूल अधिकार और दायित्व (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 21 के आधार पर)।
4. नियोक्ता के मूल अधिकार और दायित्व (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 22 के आधार पर)।
5. काम के घंटे - कार्य दिवस (शिफ्ट) की शुरुआत और समाप्ति का समय, कार्य दिवस की लंबाई (शिफ्ट) और कार्य सप्ताह, प्रति दिन पारियों की संख्या; अनियमित कार्य घंटों वाले कर्मचारियों के पदों की सूची, यदि कोई हो; मजदूरी के भुगतान का स्थान और शर्तें।
6. आराम का समय - लंच ब्रेक का समय और उसकी अवधि; श्रमिकों की कुछ श्रेणियों के लिए विशेष ब्रेक (उदाहरण के लिए, लोडर, चौकीदार, ठंड के मौसम में खुली हवा में काम करने वाले बिल्डर), साथ ही काम की एक सूची जिसमें वे कार्यरत हैं; दिन की छुट्टी (यदि संगठन पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह पर काम करता है, तो नियमों को यह इंगित करना चाहिए कि रविवार को छोड़कर, कौन सा दिन छुट्टी का दिन होगा); अतिरिक्त वार्षिक भुगतान अवकाश प्रदान करने की अवधि और आधार।
7. कर्मचारियों के लिए प्रोत्साहन - नैतिक और भौतिक प्रोत्साहन के उपायों को लागू करने की प्रक्रिया।
8. अनुशासन के उल्लंघन के लिए कर्मचारियों की जिम्मेदारी - अनुशासनात्मक उपायों को लागू करने की प्रक्रिया का विवरण, अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को उठाना, दंड के प्रकार और श्रम अनुशासन के विशिष्ट उल्लंघन जो सजा दे सकते हैं।
9. अंतिम प्रावधान - नियमों के अनिवार्य कार्यान्वयन और श्रम संबंधों पर विवादों को हल करने की प्रक्रिया पर खंड शामिल हैं।

PVTP में अन्य अनुभाग भी शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए "गोपनीय जानकारी", "थ्रूपुट और इंट्रा-साइट मोड"।

आंतरिक और बाहरी दस्तावेज़

उनके उद्देश्य के अनुसार, लेखांकन दस्तावेजों को विभाजित (वर्गीकृत) किया जाता है:

ए) प्रशासनिक, जिसमें किसी विशेष व्यावसायिक लेनदेन के कार्यान्वयन के आदेश होते हैं; वे लेखांकन में लेनदेन को रिकॉर्ड करने का आधार नहीं हैं, क्योंकि इस बात की कोई पुष्टि नहीं है कि ऐसा लेनदेन हुआ था। प्रशासनिक दस्तावेजों में आदेश, निर्देश, निर्देश, आदि शामिल हैं;
बी) कार्यकारी या व्याख्यात्मक, संचालन के तथ्यों की पुष्टि। वे पंजीकरण का पहला चरण हैं। इनमें प्राप्तियां और व्यय, चालान, रसीदें जो मूल्यों की स्वीकृति की पुष्टि करती हैं, किए गए कार्य के कार्य आदि शामिल हैं;
ग) लेखांकन दस्तावेज, जिसमें प्रशासनिक जानकारी, विभिन्न प्रमाण पत्र, गणना आदि शामिल हैं। (उदाहरण के लिए, भौतिक संपत्ति की खरीद और खरीद के लिए राशि की गणना);
डी) संयुक्त - किसी दिए गए व्यावसायिक लेनदेन में लेखांकन पंजीकरण के प्रशासनिक, कार्यकारी दस्तावेजों के एकमुश्त संकेतों के साथ और साथ ही लेखांकन खातों में इसके प्रतिबिंब का संकेत। इन दस्तावेजों में अग्रिम रिपोर्ट, लाभ और नकद आउटलेट आदेश, और गोदाम से सामग्री जारी करने के अनुरोध शामिल हैं।

तैयारी के स्थान के अनुसार, दस्तावेजों को बाहरी और आंतरिक में विभाजित किया जाता है।

बाहरी दस्तावेज वे हैं जो अन्य उद्यमों, संगठनों से आते हैं, अर्थात वे उद्यम से बाहर हैं। इनमें बैंक स्टेटमेंट, सप्लायर इनवॉयस आदि शामिल हैं।

आंतरिक दस्तावेज़ किसी संगठन में किसी दिए गए उद्यम में तैयार किए गए (लिखे गए) दस्तावेज़ हैं।

प्रदर्शित संचालन की मात्रा से, दस्तावेजों को प्राथमिक और सारांश दस्तावेजों में विभाजित किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेज ऐसे दस्तावेज हैं जो पहली बार किसी व्यावसायिक लेनदेन का पंजीकरण उसके कमीशन के समय या कार्यान्वयन के तुरंत बाद करते हैं। इनमें अचल संपत्तियों, चालान, रसीदों आदि की स्वीकृति और निपटान के कार्य शामिल हैं। समेकित दस्तावेज प्राथमिक के आधार पर तैयार किए जाते हैं। इनमें विभिन्न रिपोर्ट, पेरोल आदि शामिल हैं।

उपयोग की विधि के अनुसार, दस्तावेजों को एकमुश्त और संचयी में विभाजित किया जाता है।

एकमुश्त दस्तावेजों का उपयोग केवल एकमुश्त पंजीकरण और लेनदेन के प्रतिबिंब के लिए किया जाता है। इनमें लाभदायक और व्यय नकद आदेश, गोदाम से भौतिक संपत्ति प्राप्त करने की आवश्यकताएं आदि शामिल हैं।

एक निश्चित समय (सप्ताह, दशक, महीने) के भीतर लेनदेन के कई निष्पादन और पंजीकरण के लिए संचित दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, सीमा-बाड़ कार्ड, जिनकी सहायता से उत्पादन (कार्य का प्रदर्शन) के लिए सामग्री जारी की जाती है। ऐसे दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की मात्रा को कम करते हैं।

धन के उपयोग की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से भरे और यंत्रीकृत में विभाजित किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेज उन कर्मचारियों द्वारा अनिवार्य सत्यापन के अधीन हैं जो लेखांकन को रूप और सामग्री में रखते हैं, अर्थात, वे दस्तावेज़ में अनिवार्य विवरण की उपस्थिति और वर्तमान कानून के साथ व्यापार लेनदेन के अनुपालन, व्यक्तिगत संकेतकों के तार्किक संबंध की जांच करते हैं।

लेखांकन दस्तावेजों का उपयोग प्रबंधक से निष्पादक को आदेश स्थानांतरित करने के लिए किया जाता है, अर्थात उद्यम की आर्थिक गतिविधियों का प्रबंधन करने के लिए।

प्रलेखन एक आवेग की भूमिका निभाता है, लेखांकन जानकारी की गति को जन्म देता है। यह उद्यम की आर्थिक गतिविधियों के निरंतर और निरंतर प्रतिबिंब के साथ लेखांकन प्रदान करता है। प्रलेखन की मदद से, संचालन की शुद्धता की निगरानी की जाती है, और किए गए कार्यों का वर्तमान विश्लेषण किया जाता है। इस प्रकार, प्रलेखन नियंत्रण और विश्लेषणात्मक कार्य करता है।

आंतरिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन

दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या एक बहुक्रियाशील सहारा है। इसके मुख्य उद्देश्य के अलावा - दस्तावेजों की क्रमिक संख्या, दस्तावेज़ सूचकांक विभिन्न समस्याओं को हल करने में मदद करता है। वर्ष के अंत में सीरियल नंबर के अंत तक, आप संगठन से गुजरने वाले दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा में वृद्धि का पता लगा सकते हैं, और इसलिए सचिव के माध्यम से, जो व्यक्तिगत कार्यभार में वृद्धि को इंगित करता है और कानूनी मांगों का आधार बन सकता है सचिवालय के कर्मचारियों में वेतन वृद्धि या वृद्धि।

GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं ”संगठन के विवेक पर, पहचान सूचकांकों (खंड 3.12) के साथ सीरियल पंजीकरण संख्याओं को पूरक करने की अनुमति देता है, जो किसी विशेष दस्तावेज़ की परिचालन खोज से संबंधित समस्याओं के समाधान में योगदान देता है।

तो, आउटगोइंग पत्रों की संख्या को उस विभाग के कोड के साथ पूरक किया जाता है जिसने दस्तावेज़ शुरू किया था। प्रशासनिक दस्तावेज़ की परिभाषा के साथ भ्रम से बचने के लिए, कर्मियों के आदेशों को सूचकांक K (कार्मिक) या LS (कार्मिक) के असाइनमेंट के साथ क्रमांकित किया जाता है, यह क्रम संख्या को R अक्षर के साथ पूरक करने के लिए प्रथागत है।

जब आपको किसी दस्तावेज़ की खोज करने का अनुरोध प्राप्त होता है, तो संख्या के अनुसार सचिव, अधिक सटीक रूप से, अतिरिक्त रूप से निर्दिष्ट अनुक्रमणिका द्वारा, आसानी से नेविगेट कर सकते हैं कि किस मामले (फ़ोल्डर) में इसे देखना है, उदाहरण के लिए:

नंबर 26-आर - आदेशों में;
नंबर 26-एलएस - कर्मियों के लिए आदेश में;
नंबर 26-ओपेरा - परिचालन बैठकों के मिनटों के बीच।

एफ (फैक्स) या ई (ई-मेल) पत्र के साथ प्राप्त दस्तावेज़ की क्रम संख्या जोड़कर, आप पंजीकरण फॉर्म (पत्रिकाओं) को बढ़ाए बिना अपने संगठन को एक पत्र के वितरण की विधि के लिए लेखांकन की समस्या को हल कर सकते हैं।

एकल पंजीकरण। एक संस्था की दीवारों के भीतर एक दस्तावेज एक बार (निर्माण या प्राप्ति पर) पंजीकृत होता है। एक दस्तावेज़ एक इकाई से दूसरी इकाई में अपनी विशिष्ट संख्या के तहत यात्रा करता है, अर्थात। आंतरिक विभाजन, एक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, इसे मूल रूप से निर्दिष्ट सूचकांक के तहत ध्यान में रखते हैं, और एक नया असाइन नहीं करते हैं। यह नियम प्रशासनिक दस्तावेजों और आधिकारिक पत्राचार दोनों पर लागू होता है।

पंजीकरण की समयबद्धता। संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के खंड 16 के अनुसार, रूसी संघ संख्या 477 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, प्राप्त दस्तावेजों का पंजीकरण रसीद के दिन किया जाता है, बनाया जाता है - हस्ताक्षर करने के दिन या स्वीकृति या अगले कारोबारी दिन। इस तरह की आवश्यकताओं को इस तथ्य से उचित ठहराया जाता है कि पंजीकरण के चरण में दस्तावेज़ की देरी से निर्दिष्ट तिथि तक वास्तविक निष्पादन का समय कम हो जाता है। इस तरह की देरी से कर्मचारियों के लिए या यहां तक ​​कि पूरे संस्थान के लिए नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं, भले ही स्वामित्व का रूप कुछ भी हो। पंजीकरण की प्रक्रिया और शर्तें किसी विशेष कंपनी के कार्यालय कार्य के निर्देशों में परिलक्षित होनी चाहिए।

पंजीकरण रिकॉर्ड को अलग करना। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ का अपना अलग पंजीकरण होता है।

तो, अलग-अलग पंजीकरण फॉर्म में, निम्नलिखित को ध्यान में रखा जाता है:

आने वाले पत्राचार (आने वाले दस्तावेज);
आउटगोइंग दस्तावेज़;
आंतरिक सेवा नोट;
मुख्य गतिविधि के लिए आदेश;
कार्मिक आदेश;
आदेश;
निदेशक मंडल के कार्यवृत्त;
बैठक की योजना (रैम), आदि की रिपोर्ट।

पंजीकरण एक कैलेंडर वर्ष के भीतर किया जाता है। प्रत्येक वर्ष 1 जनवरी को लगभग सभी प्रकार के दस्तावेजों (आदेश, आने वाले और बाहर जाने वाले पत्र, प्रोटोकॉल आदि) की संख्या शून्य पर रीसेट कर दी जाती है। अपवाद स्थायी भंडारण के मामलों की सूची है। इन इन्वेंट्री में संगठन के पूरे जीवन में एक नंबर और आइटमों की एंड-टू-एंड नंबरिंग होती है।

पंजीकरण के दौरान दस्तावेज़ के बारे में जानकारी के प्रतिबिंब की पूर्णता। डेटाबेस के लॉग (डेटाबेस) में पंजीकरण डेटा दर्ज करते समय, दस्तावेज़ पर उपलब्ध सभी जानकारी इंगित की जाती है: सूचकांक, तिथि, अनुरोध की संख्या और तिथि का संदर्भ, पताकर्ता / संवाददाता का नाम, और इसकी सामग्री भी है यथासंभव विस्तार से बताया। परंपरागत रूप से ध्यान में रखी गई जानकारी के अलावा, पंजीकरण प्रपत्रों को कॉलम के साथ पूरक किया जाना चाहिए जो कर्मचारियों या ग्राहकों द्वारा अक्सर अनुरोध की जाने वाली अतिरिक्त जानकारी को प्रतिबिंबित करेगा (उदाहरण के लिए, भेजने की विधि)। कार्यालय के काम के लिए निर्देशों में ध्यान में रखे गए संकेतों की सूची निर्धारित की जानी चाहिए।

पंजीकरण की एकरूपता, इसके प्रपत्र या दस्तावेज़ की प्राप्ति (निर्माण) के रूप की परवाह किए बिना। एक संगठन में दस्तावेजों के लिए लेखांकन समान नियमों के अनुसार बनाया गया है, पंजीकरण के स्वीकृत रूप की परवाह किए बिना: एक जर्नल में हाथ से, एक्सेल में, या एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम का उपयोग करके।

आंतरिक नियामक दस्तावेज

कई, एक नियामक दस्तावेज लिखने के लिए बैठे हैं, इस विचार को ध्यान में रखते हैं कि उनका काम एक सही नियामक दस्तावेज तैयार करना है। पर ये स्थिति नहीं है। दरअसल उनका काम व्यवस्था की स्थिति में सुधार करना है। और इसके लिए आपको संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के दिमाग में अपने नियामक दस्तावेज के कार्यान्वयन, ड्रिलिंग को सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कर्मचारी आपके दस्तावेज़ को पढ़ता है, आपके दस्तावेज़ को समझता है, इसे याद रख सकता है, इसे निष्पादित कर सकता है और इसे कुछ महत्वपूर्ण मान सकता है, ध्वनि संपादन और आपके लिए अतिरिक्त, आपके दस्तावेज़ के अनुसार रहता है।

आपका काम डामर की दरार बनाना है।

इस तरह के एक दस्तावेज़ को बनाने के लिए, यह आवश्यक है कि यह कानून के पाठ और चिचवरकिन के पत्रों में से एक के पाठ के बीच एक क्रॉस हो।

आरंभ करने के लिए, सभी उपलब्ध दस्तावेज़ प्रवाह मानकों, दस्तावेज़ीकरण के लिए GOST, निर्देशों के लिए आवश्यकताओं का अध्ययन करें।

यह सुनिश्चित करने के बाद कि आप सभी आवश्यकताओं को जानते हैं, आप उनमें से किसी को भी अनदेखा कर सकते हैं, क्योंकि वे वैकल्पिक हैं, जब तक कि आप मानक के अनुरूप प्रमाण पत्र प्राप्त करने का निर्णय नहीं लेते हैं।

इसके बाद, सिस्टम की वर्तमान स्थिति का अध्ययन करना आवश्यक है। इस बात को समझें कि नए मानक का पालन करने से इस स्थिति में कैसे सुधार आएगा।

चूंकि दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, प्रक्रिया का वर्णन करता है - प्रक्रिया में, आंतरिक ग्राहक की आवश्यकताओं को स्पष्ट किया जाना चाहिए। बेशक, इस आंतरिक ग्राहक के साथ, इस विनियमन पर भी विकास के स्तर पर सहमति होनी चाहिए।

अगला नियामक दस्तावेज लिखने के लिए बैठकर, आपको मानव जाति के इतिहास में सबसे अच्छा नियामक दस्तावेज तैयार करने के मूड में होना चाहिए।

सिस्टम के जड़त्व कवच की निम्नलिखित परतों को पारित करने के लिए दस्तावेज़ में ऐसा संचयी शुल्क होना चाहिए:

1. दस्तावेज़ को पढ़ा जाना चाहिए।

प्रत्येक कर्मचारी को आपका दस्तावेज़ पढ़ना चाहिए, न कि केवल परिचित पर हस्ताक्षर करना चाहिए। इसके लिए, दस्तावेज़ छोटा होना चाहिए, इसे खूबसूरती से डिजाइन किया जाना चाहिए और उबाऊ नहीं होना चाहिए, और नौकरशाही के एक टुकड़े की तरह नहीं होना चाहिए, और इसमें अनावश्यक भाग भी नहीं होना चाहिए, जो केवल शालीनता के लिए होना चाहिए।

पुराने नौकरशाह इससे कभी परेशान नहीं होते। वे बस इस तथ्य में आराम पाते हैं कि उनके दस्तावेज़ को उन लोगों द्वारा पढ़ा जाना चाहिए जो ऐसा करने के लिए बाध्य हैं। और अगर कर्मचारी केवल परिचित पर हस्ताक्षर करते हैं, तो वे केवल तुच्छ, तुच्छ कर्मचारी हैं, और वे खुद को दोषी ठहराते हैं कि वे आगे क्या नहीं पढ़ रहे हैं। यदि वे नियामक दस्तावेज का उल्लंघन करते हैं, तो वे जवाब देंगे, क्योंकि यहाँ यह है - परिचय में हस्ताक्षर!

सबसे अप्रभावी बात यह हो सकती है कि यदि लक्ष्य एक नई / परिवर्तित प्रक्रिया को लागू करना है तो हस्ताक्षर से परिचित होना है। परिचित शुरू होता है और जान-पहचान पत्र पर हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है, तो यह साधारण शौकीनों, जो कलाकारों पर सभी जिम्मेदारी से दूर फेंक दिया, नहीं विशेष रूप से परिणाम और उनकी आवश्यकताओं की प्रभावशीलता हैरान होने से "शो के लिए" एक काम है।

2. दस्तावेज़ को समझा जाना चाहिए।

कल्पना कीजिए कि आप किसी एक कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से दस्तावेज़ का पाठ समझा रहे हैं। बस लिखें! और स्क्वायर-नेस्टेड कार्यालय नहीं!

पुराने नौकरशाह इससे कभी परेशान नहीं होते। वे बस कुछ इस तरह लिखते हैं: "संगठन को, जहां निगरानी और माप का उपयोग विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए उत्पादों और सेवाओं की अनुरूपता का प्रमाण प्राप्त करने के लिए किया जाता है, डेटा की उपयुक्तता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक संसाधनों का निर्धारण करना चाहिए।"

यही कारण है कि क्यूएमएस सेवाएं हर किसी से नफरत करती हैं - वे एक चतुर पेपर लिखते हैं, और फिर उत्साहित हो जाते हैं कि हर कोई इसे अनदेखा कर देता है। हाँ, ऐसे दस्तावेज़ को पढ़ना अपने आप में एक काम है!

और जब उन्हें बताया जाता है कि दस्तावेज़ स्पष्ट रूप से नहीं लिखा गया है, तो वे उन कर्मचारियों की योग्यता के मुद्दे को उठाने का प्रस्ताव करते हैं जिनके लिए दस्तावेज़ का इरादा है।

आप निर्देशों में उदाहरण लिख सकते हैं और यहां तक ​​कि मानक में भी, आप तर्क लिख सकते हैं, आप कर्मचारियों के लिए उस अर्थ को समझना आसान बनाने के लिए कुछ भी लिख सकते हैं जो आप उन्हें बताने की कोशिश कर रहे हैं!

कभी-कभी आप निर्देश के बिंदु को पढ़ते हैं और लेखक से एक प्रश्न पूछते हैं:

और इस मद का वास्तव में क्या अर्थ है?

यह महत्वपूर्ण नहीं है कि आपने दस्तावेज़ कैसे लिखा, मुख्य बात यह है कि इसे कैसे समझा जाएगा!

दस्तावेज़ कितना भी स्पष्ट क्यों न लिखा हो, एक बार स्वीकृत होने के बाद भी दस्तावेज़ को स्पष्ट करने की आवश्यकता होती है। क) प्रशिक्षण के माध्यम से; ख) उभरती समस्याओं के विश्लेषण और यदि आवश्यक हो तो नियमों में संशोधन के साथ चरणबद्ध कार्यान्वयन के माध्यम से।

3. दस्तावेज़ को याद रखना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, आपको कर्मचारी को हल की जा रही समस्या के महत्व और प्रासंगिकता से अवगत कराना होगा। आप वर्तमान स्थिति या हल की जा रही समस्या का वर्णन कर सकते हैं (इसे एक कवर लेटर में रखना बेहतर है) और इसे जितना संभव हो उतना दर्द प्रदान करें।

इसके अलावा, आपको जहां उपयुक्त हो, टेक्स्ट को भावनात्मक रूप से रंगीन बनाना चाहिए। इस तरह के भाषण को "किसी भी घटना में ग्राहक को यह न बताएं कि .." के रूप में इस तरह के भाषण की अनुमति है। विशिष्ट उदाहरणों की उपस्थिति, समझने योग्य और कठबोली भाषण बदल जाता है, कथा भाषण को प्रोत्साहित किया जाता है। कल्पनाशील होने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। मानव मन छवियों और ग्रंथों को याद करने में सबसे अच्छा है जो एक कहानी कहने की तरह हैं।

लेकिन आपको इसे ज़्यादा नहीं करना चाहिए, इसलिए "सही उत्तर दें" जैसे शब्द "सही उत्तर" के साथ प्रतिस्थापित करने के लिए बेहतर हैं।

4. दस्तावेज़ को निष्पादित किया जाना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, मैंने इस तरह की तकनीक का उपयोग वर्णन के रूप में किया कि क्या होता है जब एक या दूसरे पैराग्राफ का उल्लंघन होता है। मैं आवश्यकता का वर्णन करता हूं। इसके नीचे मैं लिखता हूं "यदि यह पूरा नहीं होता है, तो निम्नलिखित होता है: *पूर्ण विफलता की एक दर्दनाक और सच्ची तस्वीर वर्णित है*" अपने दावों पर बहस करने में संकोच न करें। आवश्यकता, इसके नामांकन के तुरंत कारण के तहत।

पुराने नौकरशाह इससे कभी परेशान नहीं होते। वे सिर्फ मांग कर रहे हैं। वे सोचते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति किसी प्रकार के प्रतिबंधों के खतरे के तहत ही कुछ कर सकता है, न कि आंतरिक प्रेरणा (उदाहरण के लिए शालीनता) के कारणों के लिए। और वे टन के नियंत्रण, सूक्ष्म प्रबंधन, जुर्माना और बाहरी प्रेरणा के अन्य अभिव्यक्तियों के दस्तावेज़ के निष्पादन की मांग करते हैं। और यह सब मुदा है, बिल्कुल। या वे यूं ही कह देते हैं कि संगठन के कर्मचारी बेहद गैरजिम्मेदार और कमजोर दिमाग वाले हैं।

अधिकांश कर्मचारी आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेंगे यदि वे समझते हैं कि इसकी आवश्यकता क्यों है। अधिकांश कर्मचारी आपकी मांगों को अनदेखा कर देंगे, यहां तक ​​​​कि किसी प्रकार की सजा की धमकी के तहत भी, यदि वे यह नहीं समझते हैं कि यह क्यों आवश्यक है।

सिस्टम की आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए लोगों की आंतरिक प्रेरणा को बढ़ाने के कई तरीके हैं। मैं यहां तक ​​​​कि अपमान के रूप में भी गया "यदि आप इस आवश्यकता को पूरा नहीं करते हैं, तो आपको विशेषज्ञ नहीं कहा जा सकता है" और धमकी "इस निर्देश का उल्लंघन विशेष द्वेष के साथ दंडनीय है" नियामक दस्तावेजों के भीतर।

5. सभी को आपके दस्तावेज़ के अनुसार जीना चाहिए। यदि प्रक्रिया बदलती है, तो कर्मचारियों का पहला विचार "नियमों में परिवर्तन करना आवश्यक है" होना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, इस दस्तावेज़ के निर्माण में सभी को शामिल करने का प्रयास करें। यदि किसी व्यक्ति ने स्वयं एक नियामक दस्तावेज लिखा है, यदि उसने इसके अनुमोदन में सक्रिय रूप से भाग लिया है, तो वह इसे बहुत ध्यान से रखेगा। हर किसी को उनके अतिरिक्त आवाज उठाने के लिए प्राप्त करें।

दस्तावेज़ के अनुमोदन के बाद, कर्मचारियों को यह कहने का अवसर नहीं मिलेगा कि किसी प्रकार की बकवास लिखी गई है जो नहीं की जा सकती है। उन्होंने खुद यह बकवास लिखा और सहमत हुए। दूसरे, आवश्यकताओं को परिभाषित करते समय एक अतिरिक्त शीर्ष हमें दूसरी तरफ से आवश्यकताओं को देखने की अनुमति देगा, जिसे हम ध्यान में नहीं रख सके। प्रक्रिया मालिकों के पास सिस्टम की वर्तमान स्थिति के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी हो सकती है।

जितना अधिक समय हम दस्तावेज़ के विकास और अनुमोदन पर खर्च करेंगे, उतना ही कम समय हमें इसे लागू करने, आवश्यकताओं को वास्तविकता में बदलने की आवश्यकता होगी।

हमेशा एक परीक्षण अवधि की अवधारणा का उपयोग करें, जब कोई न केवल आवश्यकताओं की पूर्ति की निगरानी करेगा, बल्कि सभी समस्याओं को जल्दी से हल कर सकता है, उठने वाले प्रश्नों का उत्तर दे सकता है, और शुरुआत से अंत तक आवश्यकताओं को लागू करने की प्रगति से अवगत हो सकता है। प्रक्रिया।

और यह न भूलें कि आपका दस्तावेज़ व्यवस्थित होना चाहिए और उसकी संरचना सही होनी चाहिए। इनपुट और आउटपुट को सही ढंग से कॉन्फ़िगर किया है, अन्य नियमों के लिंक, सही ढंग से निर्दिष्ट स्थान, कोई वर्तनी त्रुटि नहीं है, और एक अच्छा डिज़ाइन है। आप GOST और दस्तावेज़ प्रवाह मानकों से बहुत सारे उपयोगी उदाहरण सीख सकते हैं, जिन्हें मैंने आपको इस लेख की शुरुआत में पढ़ने की सलाह दी थी।

यह सुनिश्चित करेगा कि दस्तावेज़ "लाइव" है। कोई भी स्टिलबॉर्न पेपर लिख सकता है जिसे कोई कभी नहीं पढ़ता या निर्देशित नहीं करता है।

एक कवर पत्र का एक उदाहरण जिसके साथ मैंने इंट्राकॉर्पोरेट मेल द्वारा अनुमोदन के लिए लॉन्च किए गए संगठन "उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधन" के मानक की आपूर्ति की:

प्रिय साथियों!

कृपया इस मानक को संगठन में सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज मानें। यह मूल, नींव का आधार है जिसके चारों ओर सब कुछ घूमता है।

मानक अभी सही नहीं है। यह एक कंकाल की तरह अधिक दिखता है, लेकिन भविष्य में यह मांस बढ़ेगा, अधिक विस्तृत और व्यवस्थित हो जाएगा।

मैं चाहता हूं कि आप में से प्रत्येक इस मानक के लेखन में योगदान दें। मुझे अपने परिवर्धन और टिप्पणियों को उसी तरह और विस्तृत तरीके से लिखें जैसे मैं आप में से प्रत्येक के दस्तावेजों की समीक्षा करता हूं जो अनुमोदन के लिए मेरे पास आते हैं।

सबसे बुरी चीज जो आप कर सकते हैं वह है इस दस्तावेज़ की जन्म प्रक्रिया की उपेक्षा करना। अब सभी चिंताओं को आवाज देने और हर बात पर सहमत होने का समय है। जब मानक स्वीकृत हो जाएगा, तो मैं आपको इसके कार्यान्वयन से दूर नहीं होने दूंगा।

अब मैं एक ऐसी स्थिति देखता हूं जहां हम बहुत तेजी से निर्माण कर रहे हैं, लेकिन हम रेत पर निर्माण कर रहे हैं। और आपको चाहिए - नींव पर! यह मानक वह नींव है जिसे मैं अपनी गतिविधियों के तहत रखने की कोशिश कर रहा हूं। हम एक तरफ घर बना रहे हैं, और उसका वह हिस्सा जो थोड़ा पहले बनाया गया था, वह टूट रहा है। इसलिए, आपको यह विचार छोड़ देना चाहिए कि नींव बनाना समय की बर्बादी है। हाँ, यह दिखाई नहीं दे रहा है, tk। यह भूमिगत है, लेकिन इसकी जरूरत है।

मैं आपसे इस मानक को इस विचार के साथ पढ़ने और तैयार करने में भाग लेने के लिए कहता हूं कि आप इसके द्वारा जीएंगे। और किसी भी स्थिति में इस प्रक्रिया से पीछे नहीं हटना चाहिए। जब हमारे सुधारों की गाड़ी, कार के बाद कार, आगे बढ़ती है तो प्लेटफॉर्म पर रहना मूर्खता है। हो सकता है कि आपके पास आखिरी गाड़ी में कूदने का समय न हो।

किसी को यह नहीं सोचना चाहिए कि इस मानक से जीना असंभव है - मैं अपनी परियोजनाओं के संदर्भ में विकास विभाग के डेटाबेस को पूरी तरह से संचालित करता हूं और वर्णित विधियों को पूरी तरह से खुद पर काम करता हूं। अब मैं अपने परिणाम को पूरी कंपनी तक पहुंचाने की कोशिश कर रहा हूं।

फिलहाल, मानक "जैसा है" नहीं लिखा गया है, बल्कि "जैसा होना चाहिए" लिखा गया है। उदाहरण के लिए, हमारे पास अभी तक किसी उत्पाद के निर्माण के लिए एक भी पूर्ण निर्देश नहीं है। आइए अब अपने लिए एक आदर्श राज्य की एक तस्वीर की रूपरेखा तैयार करें, और हर कोई स्पष्ट रूप से समझ जाएगा कि हम सभी किस प्रणाली की स्थिति में आने का प्रयास करते हैं।

आंतरिक दस्तावेजों की सूची

आइए तुरंत आरक्षण करें कि लेख में हम केवल आंतरिक कॉर्पोरेट दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची प्रदान करते हैं। नहीं अनुमानित है क्योंकि हम एक पूर्ण को आकर्षित करने के आलसी हैं, लेकिन क्योंकि, सबसे पहले, दस्तावेजों की विशिष्ट सूची संगठन के प्रकार पर निर्भर करता है - वाणिज्यिक या गैर वाणिज्यिक, संगठनात्मक और कानूनी रूप है, राज्य और अन्य कारकों, और दूसरी - विधायी आंतरिक दस्तावेजों की उपस्थिति के संबंध में आवश्यकताओं में लगातार "सुधार हो रहा है", और आज जिस कागज की आवश्यकता नहीं है वह कल "मौलिक" बन सकता है। बेशक, जहां तक ​​हम कर सकते हैं, हम सूची को बदल देंगे और पूरक करेंगे, लेकिन फिर भी उपरोक्त को ध्यान में रखें।

हालांकि, जिन्हें विशेष रूप से अपने संगठन के लिए एक विशिष्ट सूची की आवश्यकता है, रियाज़ान में हमारे श्रम वकील आपके संगठन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करेंगे।

आंतरिक कॉर्पोरेट दस्तावेज़:

आंतरिक दस्तावेजों के अनुमोदन पर निर्णय (मिनट);
निर्णय (एकमात्र प्रबंधन निकाय (निदेशक, अध्यक्ष, प्रमुख, अध्यक्ष, आदि) की नियुक्ति पर प्रोटोकॉल।

यहां हमने संगठन बनाने और पंजीकृत करते समय आवश्यक प्रोटोकॉल (निर्णय) का संकेत नहीं दिया है, क्योंकि यह माना जाता है कि यदि संगठन काम कर रहा है तो वे पहले से मौजूद हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप सर्वोच्च शासी निकाय (संस्थापकों, शेयरधारकों, सदस्यों, शेयरधारकों, आदि की बैठकें, उनके अनुमोदन के लिए उपयुक्त प्रोटोकॉल के साथ बैठक) आयोजित करने की प्रक्रिया पर एक प्रावधान भी प्रदान कर सकते हैं।

सूचना की दिशा पर विनियमन, सर्वोच्च शासी निकाय द्वारा भी अनुमोदित।

आंतरिक लेखा दस्तावेज:

लेखांकन नीति पर विनियमन (यह दस्तावेज़ आमतौर पर लेखाकारों द्वारा स्वयं को सौंपी गई कंपनी के आगे के काम के अनुसार विकसित किया जाता है);
वैकल्पिक रूप से, लाभ, लाभांश, धन के गठन - आरक्षित, पूंजी और अन्य के वितरण पर भी प्रावधान हो सकता है।

आंतरिक श्रम (कार्मिक) दस्तावेजों की सूची:

स्टाफिंग टेबल (आप एक मानक रूप T3 ले सकते हैं);
आंतरिक श्रम नियम (श्रम संहिता का अनुच्छेद 189);
पारिश्रमिक पर विनियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 21);
श्रम पर नियामक कृत्यों की सूची (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद २१२);
गतिविधि की बारीकियों के अनुसार श्रम पर कानूनी कृत्यों का एक सेट (श्रम संहिता के अनुच्छेद 212);
आप के बाद से पहले अगर LLC और निदेशक के संस्थापक एक व्यक्ति में आया, तो श्रम अनुबंध की आवश्यकता नहीं थी,: श्रम अनुबंध (रूसी संघ के श्रम कोड के अनुच्छेद 57), निदेशक (नोट के साथ एक रोजगार अनुबंध सहित अपने आप से एक समझौते पर हस्ताक्षर नहीं कर सकते, वैसे बहुत सारे स्पष्टीकरण और श्रम मंत्रालय, और वित्त मंत्रालय थे, लेकिन अब राज्य नौकरशाही विचार उस रास्ते पर आगे बढ़ रहा है कि सभी समान, जब संस्थापक और निदेशक मेल खाते हैं , तो अभी भी एक समझौता होना चाहिए);
व्यवसायों और काम के प्रकारों की सूची जिसके लिए श्रम सुरक्षा पर निर्देश विकसित किए जाने चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 211, 221, 223, 225, 226, 228);
श्रम सुरक्षा पर निर्देशों की सूची (डिक्री 1/29);
औद्योगिक दुर्घटनाओं और व्यावसायिक रोगों के खिलाफ कर्मचारियों के बीमा की पुष्टि करने वाले दस्तावेज (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 212)।

कार्यक्रम (श्रम संहिता का अनुच्छेद 225):

परिचयात्मक ब्रीफिंग कार्यक्रम;
प्रारंभिक ऑन-द-जॉब ब्रीफिंग कार्यक्रम।

निर्देश:

निदेशकों और कर्मचारियों के लिए नौकरी का विवरण (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद २११, २२१, २२३, २२५, २२६, २२८);
श्रम सुरक्षा पर निर्देश;
अग्नि सुरक्षा निर्देश।

पत्रिकाएं:

परिचयात्मक निर्देश का पंजीकरण लॉग (श्रम संहिता का अनुच्छेद 225);
कार्यस्थल ब्रीफिंग लॉग (225 टीसी);
काम पर दुर्घटनाओं का एक रजिस्टर (कला। कला। कला। 228 - रूसी संघ के श्रम संहिता का 231);
कर्मचारियों के लिए श्रम सुरक्षा के लिए निर्देशों का रजिस्टर, संकल्प 1/29);
कर्मचारियों के लिए श्रम सुरक्षा निर्देश जारी करने के लिए कार्यपंजी (डिक्री 1/29)।

पुस्तकें (रूसी संघ के श्रम मंत्रालय का संकल्प एन 69 "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुमोदन पर"):

कार्य पुस्तक प्रपत्रों के लेखांकन के लिए आय और व्यय पुस्तक और उसमें एक प्रविष्टि;
कार्य पुस्तकों और उनमें डालने की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तक।

श्रम और श्रम सुरक्षा पर संस्थापकों के स्थानीय आदेश और नियम:

व्यवसायों और काम के प्रकारों की सूची के विकास (अनुमोदन) पर आदेश जिसके लिए श्रम सुरक्षा निर्देश विकसित किए जाने चाहिए;
श्रम सुरक्षा पर निर्देश देने और निर्देश लॉग बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर एक आदेश * (* संयुक्त किया जा सकता है);
वार्षिक अवकाश कार्यक्रम को मंजूरी देने का आदेश;
कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने और रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर एक आदेश;
प्रेरण प्रशिक्षण कार्यक्रम के अनुमोदन पर निर्णय (मिनट);
प्रारंभिक ऑन-द-जॉब निर्देश कार्यक्रम को मंजूरी देने का निर्णय;
कर्मचारियों के लिए OSH निर्देशों को अनुमोदित करने का निर्णय (संयुक्त किया जा सकता है)।

वैकल्पिक रूप से (संगठन के ये आंतरिक दस्तावेज विशिष्ट विशिष्टताओं और (या) इच्छाओं के आधार पर हो भी सकते हैं और नहीं भी, लेकिन फिर भी हमने अपनी सूची को उनके साथ पूरक करना आवश्यक समझा):

कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के निरीक्षण का लॉग वैकल्पिक है (संघीय कानून संख्या 294-एफजेड के अनुच्छेद 16 के खंड 8 "राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) के अभ्यास में कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों की सुरक्षा पर और नगर निगम के नियंत्रण ", रूस संख्या 141 के आर्थिक विकास मंत्रालय के आदेश" संघीय कानून के प्रावधानों "कानूनी संस्थाओं और राज्य नियंत्रण के व्यायाम में व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों के संरक्षण पर के कार्यान्वयन पर (पर्यवेक्षण) और नगर नियंत्रण";
व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन (अनुच्छेद ८६ का खंड ८, श्रम संहिता का अनुच्छेद ८८);
पीसी पर काम करने के निर्देश (यदि पीसी पर काम करने में 50% से अधिक समय लगता है);
व्यावसायिक सुरक्षा प्रशिक्षण कार्यक्रम (स्वास्थ्य और सुरक्षा प्रशिक्षण आयोग बनाते समय वैकल्पिक);
श्रम सुरक्षा पर ज्ञान के परीक्षण के लिए एक आयोग के गठन पर आदेश;
व्यावसायिक सुरक्षा प्रशिक्षण निर्देश;
श्रम सुरक्षा पर ज्ञान के परीक्षण के लिए प्रोटोकॉल;
श्रम सुरक्षा पर ज्ञान परीक्षण का जर्नल।

जैसा कि आप देख सकते हैं, असाधारण कुछ भी नहीं। उचित परिश्रम और न्यूनतम पीसी कौशल के साथ, आप अपने संगठन के आंतरिक दस्तावेजों की आवश्यक सूची बना सकते हैं।

हालांकि, श्रम संहिता के अनुच्छेद 309.2 के अनुसार, सूक्ष्म उद्यमों की श्रेणी में आने वाले संगठन एक कर्मचारी और एक नियोक्ता के बीच संपन्न रोजगार अनुबंध के मानक रूप का उपयोग कर सकते हैं - एक लघु व्यवसाय इकाई जो सूक्ष्म उद्यमों से संबंधित है, रूसी संघ संख्या 858 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित। सूक्ष्म उद्यमों के रूप में वर्गीकरण के मानदंड संघीय कानून संख्या 209 - FZ "रूसी में छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के विकास पर अनुच्छेद 4 द्वारा स्थापित किए गए हैं। फेडरेशन" और रूसी संघ की सरकार का फरमान इस कानून संख्या 265 के अनुसार अपनाया गया "छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों की प्रत्येक श्रेणी के लिए व्यावसायिक गतिविधियों से प्राप्त आय के सीमित मूल्यों पर"।

यदि एक सूक्ष्म उद्यम एक मानक श्रम अनुबंध का उपयोग करता है, तो संगठन के आंतरिक दस्तावेज जैसे आंतरिक श्रम नियम, पारिश्रमिक पर प्रावधान और अनिवार्य सूची में शामिल कई अन्य स्थानीय श्रम (कार्मिक) दस्तावेजों को तैयार नहीं किया जा सकता है।

आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण

संगठन के सभी दस्तावेज़ तीन दस्तावेज़ प्रवाह में विभाजित हैं:

आने वाले (आने वाले) दस्तावेज, यानी। संगठन में प्रवेश करना;
आउटगोइंग (भेजे गए) दस्तावेज;
आंतरिक दस्तावेज।

आने वाला दस्तावेज़ (आने वाला दस्तावेज़) - संस्था द्वारा प्राप्त एक दस्तावेज़।

आउटगोइंग दस्तावेज़ (भेजा गया दस्तावेज़) - एक संस्था से भेजा गया आधिकारिक दस्तावेज़।

एक आंतरिक दस्तावेज एक आधिकारिक दस्तावेज है जो इसे तैयार करने वाले संगठन से आगे नहीं जाता है।

प्रत्येक दस्तावेज़ प्रवाह में प्रसंस्करण विशिष्टताएँ होती हैं। आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि प्रसंस्करण की विशेषताएं दस्तावेजों (केंद्रीकृत, विकेंद्रीकृत, मिश्रित) के साथ काम के आयोजन के रूप की पसंद से प्रभावित होती हैं।

आने वाले दस्तावेजों में वे शामिल हैं जो अन्य संगठनों से आते हैं: श्रेष्ठ, अधीनस्थ, सार्वजनिक, नगरपालिका, गैर-सरकारी, प्रतिनियुक्ति और नागरिकों से। उदाहरण के लिए: कानून, फरमान, संकल्प, निर्णय, निर्देश, निर्देश, निर्देश, निर्देश, आदेश, अटॉर्नी की शक्तियां, अनुबंध, पत्र (प्रस्ताव, साथ, गारंटी, विज्ञापन, सूचना, पूछताछ, आदि), फैक्सग्राम, द्वारा भेजे गए संदेश ई-मेल, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, टेलीटाइप संदेश, आर्थिक, वित्तीय, प्रबंधन गतिविधियों पर रिपोर्ट, ज्ञापन, अधिनियम, नागरिकों की अपील, प्रतिनियुक्ति के अनुरोध और अपील, याचिकाएं, सामूहिक अपील।

आने वाले दस्तावेजों के प्रसंस्करण में शामिल हैं:

दस्तावेजों का स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण;
दस्तावेजों का प्रारंभिक विचार और वितरण;
पंजीकरण;
निष्पादन के लिए स्थानांतरण।

बड़ी संख्या में दस्तावेज प्राप्त करने वाले संगठनों में दस्तावेजों का स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा किया जाता है, छोटे में - सचिव द्वारा। बहुत बड़े संगठनों (मंत्रालयों, चिंताओं) में, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की संरचना में, विशेष इकाइयाँ बनाई जाती हैं जो दस्तावेज़ प्राप्त करती हैं - अभियान।

आने वाले दस्तावेज़ मेल द्वारा प्राप्त किए जा सकते हैं, कूरियर, कूरियर, आगंतुकों द्वारा वितरित किए जा सकते हैं, या ई-मेल या फैक्स द्वारा भेजे जा सकते हैं।

प्राप्त होने पर, पत्राचार के वितरण की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है। यदि इसे गलत पते पर पहुंचाया जाता है, तो इसे प्रेषक को अग्रेषित किया जाना चाहिए। लिफाफे खोले जाते हैं, "व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित लोगों के अपवाद के साथ, दस्तावेजों की भौतिक स्थिति का आकलन किया जाता है (पाठ क्षति, फैक्स संदेश की अपूर्ण प्राप्ति), और अनुलग्नकों की उपस्थिति की जाँच की जाती है। एक नियम के रूप में, लिफाफे को नष्ट कर दिया जाता है, जब तक कि जिस तारीख को दस्तावेज़ भेजा या प्राप्त किया गया था, या प्रेषक का पता, लिफाफे पर मुहर नहीं लगाया जा सकता है। फिर लिफाफे को दस्तावेज़ पर पिन किया जाता है। यदि दस्तावेज़ का पाठ क्षतिग्रस्त है, कोई अनुलग्नक नहीं हैं, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है। प्राप्त दस्तावेजों के साथ अधिनियम की एक प्रति प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है। रसीद के खिलाफ पंजीकृत पत्र स्वीकार किए जाते हैं। यदि दस्तावेज़ में "तत्काल" शिलालेख है, तो उस पर रसीद का समय अंकित है। दस्तावेजों का प्रारंभिक विचार उन दस्तावेजों में आने वाले पत्राचार को वितरित करने के लिए किया जाता है, जिन्हें संगठन या संरचनात्मक प्रभागों के प्रबंधन द्वारा विशेष विचार की आवश्यकता होती है, ताकि प्रबंधक को माध्यमिक मुद्दों पर विचार करने से मुक्त किया जा सके, दस्तावेजों की गति को तेज किया जा सके और उनके क्रियान्वयन।

प्रबंधन के बीच आने वाले दस्तावेजों का वितरण प्रबंधन के बीच जिम्मेदारियों के वितरण पर आदेश पर आधारित होता है, जहां गतिविधि के निर्देश प्रत्येक अधिकारी को सौंपे जाते हैं। संगठन के प्रबंधन कर्मचारियों को विचार के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण दस्तावेज़ की सामग्री के महत्व के आधार पर और उन अधिकारियों के कार्यों और क्षमता के अनुसार किया जाता है जिन्हें दस्तावेज़ वितरण के आधार पर विचार के लिए भेजा जाता है। संगठन में स्थापित कर्तव्यों की।

आने वाले दस्तावेजों के लिए लेखांकन में रसीद का निशान लगाना शामिल है। इसमें दस्तावेज़ का पंजीकरण क्रमांक और प्राप्ति की तारीख (यदि आवश्यक हो, घंटे और मिनट) शामिल हैं। चिह्न दस्तावेज़ की पहली शीट के निचले दाएं कोने में रखा गया है। इसे हाथ से या बिजली की मोहर से मुहर लगाई जा सकती है। दस्तावेज़ की प्रतिकृति छवि में प्राप्ति की तारीख होती है, इसलिए इसमें केवल एक क्रमांक डालना चाहिए। फिर पंजीकृत होने वाले दस्तावेजों को संगठन (पत्रिका, कार्ड, इलेक्ट्रॉनिक कार्ड) द्वारा स्थापित पंजीकरण फॉर्म में दर्ज किया जाता है।

प्रबंधन द्वारा दस्तावेज़ पर विचार इस तथ्य में निहित है कि संबंधित अधिकारी उस पर एक प्रस्ताव लिखता है, अर्थात। दस्तावेज़ में निहित जानकारी पर उसका निर्णय।

संकल्प को पंजीकरण फॉर्म में स्थानांतरित कर दिया गया है।

निष्पादन के लिए एक दस्तावेज़ का हस्तांतरण उसके प्रबंधन द्वारा विचार के बाद किया जाता है।

दस्तावेजों को समय पर निष्पादित किया जाना चाहिए, इसलिए आने वाले दस्तावेजों को रसीद और पंजीकरण के दिन या पहले कार्य दिवस पर ठेकेदार को सौंप दिया जाना चाहिए जब दस्तावेज काम के घंटों के बाहर प्राप्त होते हैं।

यदि दस्तावेज़ को तत्काल निष्पादन की आवश्यकता है, तो इसे सीधे निष्पादक को स्थानांतरित किया जा सकता है, लेकिन हमेशा इस बारे में एक संदेश के साथ सिर को।

यदि दस्तावेज़ कई कलाकारों द्वारा निष्पादन के लिए अभिप्रेत है, तो जिम्मेदार कलाकार के साथ समझौते में, इसे एक-एक करके संकल्प में इंगित प्रत्येक या सभी कलाकारों को स्थानांतरित किया जाता है, या फोटोकॉपी बनाई जाती है। मसौदा दस्तावेज तैयार करने का सारा काम जिम्मेदार निष्पादक द्वारा आयोजित किया जाता है।

इस प्रकार, आने वाले दस्तावेजों को संसाधित करने के मुख्य कार्य हैं:

दस्तावेजों के सही वितरण का सत्यापन;
संलग्नक की अखंडता और प्राप्त दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की जाँच करना;
दस्तावेजों की प्राप्ति के तथ्य को ठीक करना;
उन्हें निष्पादन के लिए तैयार करना;
कलाकारों को दस्तावेजों का हस्तांतरण।

आउटगोइंग - संगठन के भीतर बनाए गए दस्तावेज और इससे अन्य संस्थानों या व्यक्तियों को भेजे गए जिन्होंने अपील भेजी थी। यदि किसी संगठन के अधीनस्थ संस्थान हैं, तो वह उन्हें प्रशासनिक दस्तावेज (संकल्प, आदेश, निर्देश), पत्र (सूचना, गारंटी, आदि) भेज सकता है। वे उच्च संगठनों को ज्ञापन, रिपोर्ट, प्रमाण पत्र, समीक्षा, पत्र, तार, टेलीफोन संदेश, फैक्स, ई-मेल द्वारा भेजे गए संदेश भेजते हैं।

आउटबाउंड प्रसंस्करण में शामिल हैं:

एक मसौदा दस्तावेज तैयार करना;
एक मसौदा दस्तावेज तैयार करना;
इसकी स्वीकृति (देखना);
दस्तावेज़ का प्रमाणीकरण;
दस्तावेज़ भेज रहा है।

निष्पादक आउटगोइंग दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने के लिए जिम्मेदार है। वह संकल्प में निर्दिष्ट अन्य निष्पादकों के कार्यों का समन्वय करता है। जिम्मेदार निष्पादक का अधिकार है: सह-निष्पादकों को कार्यकारी बैठकों में बुलाना, उनसे सभी आवश्यक सामग्री की मांग करना, सह-निष्पादकों के बीच कार्य का क्रम स्थापित करना।

एक आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया में, कलाकार स्वतंत्र रूप से एक मसौदा तैयार करता है, एक मसौदा दस्तावेज तैयार करता है, और इसे (अनुमोदन) अनुमोदित करता है। उसे पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान में एक मसौदा दस्तावेज लाना होगा जिसमें आवश्यक प्रमाणित विवरण (हस्ताक्षर, हस्ताक्षर करने की तारीख, आउटगोइंग पंजीकरण सूचकांक, यदि आवश्यक हो, अनुमोदन की मुहर, मुहर) को चिपकाने की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ को पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान या सचिव की सेवा के माध्यम से उपयुक्त अधिकारी को हस्तांतरित किया जा सकता है। मसौदा दस्तावेज उन सभी सामग्रियों के साथ प्रस्तुत किया जाता है जिनके आधार पर इसे तैयार किया गया था। यदि मसौदा दस्तावेज को मंजूरी देने वाले अधिकारी (व्यक्तियों) की टिप्पणियां मसौदा दस्तावेज से जुड़ी हैं, तो उन्हें मसौदे के साथ संलग्न किया जाना चाहिए।

प्रबंधक, मसौदा दस्तावेज से परिचित होने के बाद, इसे तुरंत अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित कर सकता है, या वह टिप्पणी, संशोधन कर सकता है और इसे संशोधन के लिए जमा कर सकता है। फिर ठेकेदार टिप्पणी के अनुसार दस्तावेज़ को अंतिम रूप देता है "फिर से वीज़ा अनुमोदन एकत्र करता है। परियोजना की वापसी को दोहराया जा सकता है, और हर बार कलाकार को मसौदा दस्तावेज तैयार करने की पूरी प्रक्रिया को शुरू से अंत तक दोहराना होगा।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के प्रत्येक कर्मचारी को पता होना चाहिए कि "ठेकेदार एक मसौदा दस्तावेज लाता है, पूरी तरह से निष्पादित: सभी वीजा के साथ उपयुक्त फॉर्म पर मुद्रित।

आउटगोइंग दस्तावेजों को संसाधित करते समय पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के मुख्य कार्य हैं:

स्थापित नियमों के अनुसार दस्तावेज़ के डिज़ाइन की शुद्धता की जाँच करना;
प्रमाणित विवरण की उपलब्धता की जाँच करना;
निवर्तमान पंजीकरण सूचकांक को चिपकाना;
भेजने के लिए दस्तावेज़ को संसाधित करना।

भेजे गए पत्राचार के प्रसंस्करण में शामिल हैं:

छँटाई;
लिफाफों से लगाव;
संबोधित करना;
डाकघर में वितरण।

भेजने के लिए दस्तावेज़ स्वीकार करते समय, जाँच करना सुनिश्चित करें:

कागजी कार्रवाई की शुद्धता (हस्ताक्षर, तिथि, पंजीकरण सूचकांक, प्रस्थान की श्रेणी पर निशान);
भेजे गए दस्तावेज़ में निर्दिष्ट अनुलग्नकों की उपस्थिति, और प्रतियों की संख्या के पत्राचार की संख्या के लिए पत्राचार;
सही पता, एक रिकॉर्ड संख्या की उपस्थिति, यदि दस्तावेज़ फैक्स द्वारा भेजा गया था।

एक पते पर भेजे गए दस्तावेजों को एक लिफाफे में संलग्न किया जा सकता है।

लिपिकीय सेवा में पंजीकृत मेल के लिए, एक मेलिंग सूची तैयार की जाती है, जिसके अंत में इसे तैयार करने वाले कर्मचारी का उपनाम और प्रेषण की तारीख अंकित की जाती है।

मशीनी दस्तावेज़ केवल एक कवर लेटर के साथ स्वीकार किए जाते हैं।

संगठन से बाहर जाने वाले सभी दस्तावेजों को संसाधित किया जाना चाहिए और उसी दिन या अगले कारोबारी दिन की पहली छमाही के बाद नहीं भेजा जाना चाहिए।

आंतरिक दस्तावेजों में रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट, मिनट, कार्य, बयान शामिल हैं।

उनकी तैयारी और निष्पादन के चरणों में आंतरिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण आउटगोइंग दस्तावेजों की तैयारी (एक मसौदा तैयार करना, एक मसौदा दस्तावेज तैयार करना, इसकी स्वीकृति (अनुमोदन), प्रमाणीकरण, पंजीकरण, भेजना) और के चरण में होता है। निष्पादन - आने वाले दस्तावेज़ (स्वागत, प्रारंभिक विचार, पंजीकरण, प्रबंधन द्वारा विचार, निष्पादन के लिए स्थानांतरण)।

आंतरिक दस्तावेजों में उनके प्रसंस्करण की कई विशेषताएं हैं, जो दस्तावेजों के प्रकार से निर्धारित होती हैं:

मसौदा आदेश कानूनी सेवा के प्रतिनिधि द्वारा समर्थित होना चाहिए;
प्रोटोकॉल में परियोजना की तैयारी के साथ-साथ अनुमोदन और समर्थन का एक चरण नहीं है।

इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का हस्तांतरण किया जा सकता है:

कूरियर या कूरियर सेवा;
सचिव;
तकनीकी साधनों की सहायता से।

कुछ संगठनों के संरचनात्मक विभाग शहर के विभिन्न भवनों या जिलों में स्थित हो सकते हैं। ऐसे मामलों में, कोरियर द्वारा दस्तावेजों की डिलीवरी को व्यवस्थित करने की सिफारिश की जाती है।

संरचनात्मक इकाई के भीतर, एक सचिव को शामिल करना सबसे तर्कसंगत है जो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान से पत्राचार कर सकता है, भेजने के लिए तैयार किए गए आउटगोइंग दस्तावेज़ वापस कर सकता है, और संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों को निष्पादन के लिए दस्तावेज़ स्थानांतरित कर सकता है।

तकनीकी साधनों और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरूआत ने दस्तावेजों के प्रसंस्करण की प्रक्रिया को बदलना संभव बना दिया है। दस्तावेज़ के प्रारूपण की प्रक्रिया को तेज कर दिया गया है, क्योंकि परिवर्तन करने के लिए पुनर्मुद्रण की आवश्यकता नहीं होती है। दस्तावेज़ अनुमोदन (अनुमोदन) काफी कम और सरलीकृत है। फ़ैक्स और ई-मेल के आगमन के साथ दस्तावेज़ प्राप्त करने और भेजने की प्रक्रिया में मौलिक परिवर्तन हुए। लेकिन यह याद रखना चाहिए कि संचरण के नामित साधन आम तौर पर एक दस्तावेज नहीं, बल्कि वाहक पर दिखाई गई जानकारी को प्रसारित करते हैं। वर्तमान में, सूचना और दूरसंचार प्रणालियों का उपयोग करके प्रेषित एक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर से प्रमाणित किया जा सकता है। केवल इस मामले में यह कानूनी रूप से बाध्यकारी होगा।

सभी दस्तावेजों को उचित पंजीकरण फॉर्म में हस्तांतरण के तथ्य पर नोट्स के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यदि किसी दस्तावेज़ को एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरित किया जाता है, तो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान को दरकिनार करते हुए, दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने वाले कर्मचारी को इस सेवा को स्थानांतरण के तथ्य के बारे में सूचित करना चाहिए।

आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण

दस्तावेज़ीकरण सेवाओं के आयोजन में मुख्य बिंदु दस्तावेज़ पंजीकरण का तर्कसंगत संगठन है।

किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण निर्धारित प्रपत्र में किसी दस्तावेज़ के बारे में क्रेडेंशियल का एक रिकॉर्ड है, जो इसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करता है।

आप किसी विशिष्ट दिन पर किसी दस्तावेज़ के निर्माण या प्राप्ति की पुष्टि के रूप में पंजीकरण की अधिक विस्तृत परिभाषा दे सकते हैं, इसे पंजीकरण फॉर्म में एक खाता पंजीकरण संख्या के असाइनमेंट के साथ दर्ज करके और इसके बारे में बुनियादी जानकारी के रूप में रिकॉर्ड कर सकते हैं। दस्तावेज़, जो आपको दस्तावेज़ों के समय निष्पादन और उस पर संदर्भ कार्य के बाद के नियंत्रण के लिए संस्था के दस्तावेज़ों के बारे में एक डेटाबेस बनाने की अनुमति देता है।

दूसरे शब्दों में, पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान, संस्था के सभी दस्तावेजों के लिए एक सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली रखी जाती है, जिसका उपयोग संदर्भ कार्य और दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण के लिए किया जा सकता है।

इसलिए, पंजीकरण के तीन उद्देश्य हैं:

दस्तावेज़ लेखांकन;
उनके निष्पादन पर नियंत्रण;
दस्तावेजों पर संदर्भ कार्य।

केवल प्रतिक्रिया और निष्पादन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ ही पंजीकरण के अधीन हैं, उनके निर्माण या प्राप्ति की विधि की परवाह किए बिना।

एक परिचालन प्रकृति के दस्तावेज, केवल सूचना के लिए भेजे गए या बनाए गए और प्रतिक्रिया और निष्पादन की आवश्यकता नहीं है, पंजीकृत नहीं हैं। कार्यालय कार्य सेवा को उन दस्तावेजों की एक सूची (सूची) विकसित करनी चाहिए जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं। इसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और आवश्यकतानुसार अद्यतन किया जाता है। प्रारंभिक प्रसंस्करण के बाद, अपंजीकृत दस्तावेजों को विभाग या प्रत्यक्ष निष्पादकों को स्थानांतरित कर दिया जाता है जो उनमें निहित जानकारी से प्रभावित हो सकते हैं।

दस्तावेज़ जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं, एक नियम के रूप में, इसमें शामिल हैं:

सूचना के लिए भेजे गए सूचना पत्र;
सभी बिक्री पत्र;
बधाई पत्र और तार;
निमंत्रण, सेमिनारों, बैठकों और सम्मेलनों के कार्यक्रम;
मुद्रित प्रकाशन (किताबें, ब्रोशर, पत्रिकाएं);
"व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित पैकेज;
राज्य निकायों के नियामक दस्तावेजों, निर्णयों और आदेशों की प्रतियां;
सूचना सामग्री, आदि।

इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को अलग-अलग पंजीकरण संख्या के साथ अलग-अलग पंजीकृत किया जाता है।

किसी दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या (सूचकांक) एक डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जो किसी दस्तावेज़ को उसके पंजीकरण पर सौंपा गया है।

दस्तावेज़ पंजीकरण के तीन रूप हैं:

पत्रिका;
कार्ड;
स्वचालित।

जर्नल सिस्टम का उपयोग आमतौर पर तब किया जाता है जब दस्तावेजों का पंजीकरण सामने आता है, सबसे मूल्यवान दस्तावेज आमतौर पर पत्रिकाओं में पंजीकृत होते हैं, उदाहरण के लिए, पासपोर्ट, कार्य पुस्तकें, शैक्षिक दस्तावेज। बैंक जमा समझौतों, कंपनी खातों आदि का रिकॉर्ड रखते हैं। सीमित पहुंच के दस्तावेजों के साथ काम करते समय जर्नल पंजीकरण प्रणाली का उपयोग किया जाता है: गुप्त, गोपनीय। दस्तावेज़ों की प्रत्येक श्रेणी के लिए, जर्नल का अपना रूप आमतौर पर दस्तावेज़ के बारे में जानकारी की अलग-अलग डिग्री के साथ विकसित किया जाता है।

जर्नल पंजीकरण प्रणाली संगठनों के लिए तब तक सुविधाजनक थी जब तक उन्हें कम संख्या में दस्तावेज़ प्राप्त होते थे। बड़ी मात्रा में वर्कफ़्लो के साथ, जर्नल सिस्टम में कई महत्वपूर्ण नुकसान हैं। चूंकि जर्नल में पंजीकरण दस्तावेजों की प्राप्ति के क्रम में किया जाता है, एक समय में केवल एक ही व्यक्ति इसे संचालित कर सकता है। बड़ी संख्या में दस्तावेज़ प्राप्त होने के कारण, पंजीकरण प्रक्रिया में बहुत समय लगता है और दस्तावेज़ों के साथ आगे काम करने में देरी होती है। इसके अलावा, जर्नल पंजीकरण प्रणाली अक्सर अन्य संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के पुन: पंजीकरण की ओर ले जाती है जहां दस्तावेज़ स्थानांतरित किया जाता है। लेकिन जर्नल पंजीकरण प्रणाली का मुख्य दोष दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा पर नियंत्रण को व्यवस्थित करने और दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य का तुरंत संचालन करने की असंभवता है।

कार्ड पंजीकरण प्रणाली इन कमियों को दूर करने की अनुमति देती है, क्योंकि कार्ड को किसी भी क्रम में कार्ड इंडेक्स में रखा जा सकता है, और कई लोग एक ही समय में दस्तावेजों को पंजीकृत कर सकते हैं, कार्बन कॉपी के तहत पंजीकरण कार्ड की आवश्यक प्रतियां बना सकते हैं। पंजीकरण कार्ड का रूप संस्था द्वारा ही निर्धारित किया जा सकता है और रिकॉर्ड कीपिंग निर्देशों में दर्ज किया जाता है।

हालाँकि, सबसे तर्कसंगत आज कंप्यूटर पर दस्तावेज़ दर्ज करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली है। यह विभिन्न कार्यस्थलों पर पंजीकरण करके, दस्तावेजों के बारे में सभी सूचनाओं को एक डेटाबेस में संयोजित करने की अनुमति देता है, जिसके आधार पर एक केंद्रीकृत जानकारी और संदर्भ कार्य को व्यवस्थित करना और दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण करना संभव है।

आने वाले दस्तावेज़ आमतौर पर केंद्रीय रूप से पंजीकृत होते हैं। एक छोटी कंपनी में, वे एक सचिव द्वारा पंजीकृत होते हैं, एक संस्थान में जिसका एक कार्यालय होता है - एक विशेष रूप से सौंपा गया कर्मचारी या, यदि आने वाले दस्तावेजों की मात्रा बड़ी है, तो एक पंजीकरण समूह।

दस्तावेज़ उनकी प्राप्ति के तरीके की परवाह किए बिना पंजीकृत हैं: मेल द्वारा प्राप्त, एक कूरियर के माध्यम से प्राप्त, फैक्स, ई-मेल द्वारा।

आने वाले दस्तावेज़ के बारे में निम्नलिखित जानकारी आमतौर पर पंजीकरण फॉर्म में दर्ज की जाती है:

प्राप्त करने की तिथि;
प्राप्त करने वाली संस्था द्वारा दस्तावेज़ को निर्दिष्ट आवक पंजीकरण संख्या;
लेखक (संवाददाता) - यानी। यह किसका दस्तावेज है;
लेखक संस्थान द्वारा उसे सौंपे गए दस्तावेज़ की तिथि;
लेखक संस्थान द्वारा उसे सौंपे गए दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
शीर्षक (दस्तावेज़ किस बारे में है);
संकल्प;
प्राप्त दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा;
कलाकार (जो प्राप्त दस्तावेज़ के साथ काम करेगा);
निष्पादन की प्रगति (दस्तावेज़ के सभी प्रसारण और निष्पादन के परिणाम दर्ज किए गए हैं);
एन एंड बिजनेस (जहां दस्तावेज़ निष्पादन के बाद रखा गया है)।

आने वाले दस्तावेज़ का पंजीकरण फॉर्म पहले पूरी तरह से नहीं भरा जाता है। दस्तावेज़ को प्रमुख को सौंपने से पहले, दस्तावेज़ पर कोई संकल्प, समय सीमा और निष्पादक नहीं है, इन आंकड़ों को दस्तावेज़ के प्रमुख द्वारा विचार किए जाने के बाद दर्ज किया जाता है। दस्तावेज़ के निष्पादन की प्रगति और मामले की संख्या के बारे में जानकारी दस्तावेज़ के निष्पादन के दौरान और बाद में पहले से ही पंजीकरण फॉर्म में दर्ज की जाती है।

ऐसे कार्ड को A5 (148x210) या A6 (105x148) प्रारूप में डिज़ाइन किया जा सकता है। काफी मोटे कागज को चुनकर इसे गुणा किया जाता है।

पंजीकृत दस्तावेज़ों के विभिन्न समूहों के लिए, आप अलग-अलग रंगों के कार्ड, शीर्ष मार्जिन के साथ रंगीन धारियों या तिरछे उपयोग कर सकते हैं।

एक स्वचालित पंजीकरण प्रणाली के साथ, सबसे सुविधाजनक (अधिकांश कंप्यूटर प्रोग्राम द्वारा पेश किया जाता है) एक पंजीकरण कार्ड (आरसीसी) का ऑन-स्क्रीन रूप है, जिसमें एक दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है, एक कागज के आधार पर एक पारंपरिक मैनुअल कार्ड के समान।

एक स्वचालित पंजीकरण प्रणाली के साथ, किसी दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को आसानी से पूरक किया जा सकता है। उदाहरण के लिए जोड़ें:

दस्तावेज़ के प्रकार;
दस्तावेज़ के लेखक की भौगोलिक स्थिति;
संकल्प के लेखक;
संरचनात्मक इकाई का नाम;
दस्तावेज़ में चादरों की संख्या;
आवेदन पत्र की संख्या;
संबंधित दस्तावेज।

कंप्यूटर स्क्रीन पर पंजीकरण कार्ड भरना कई तरह से पारंपरिक पेपर कार्ड भरने के समान है, लेकिन इसकी अपनी विशिष्टताएं भी हैं।

इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण कार्ड के रूप में, एक नियम के रूप में, दोनों डेटा (फ़ील्ड) होते हैं, जो मैन्युअल रूप से भरे जाते हैं (उदाहरण के लिए, आने वाले दस्तावेज़ की संख्या और तिथि, सारांश, संकल्प का पाठ), डेटा (फ़ील्ड) जो स्वचालित रूप से दर्ज किए जाते हैं (पंजीकरण तिथि, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या), और डेटा (फ़ील्ड) जो ड्रॉप-डाउन सूचियों से जानकारी का चयन करके दर्ज किए जाते हैं। इस तरह की जानकारी न केवल पंजीकरण कार्ड भरने की प्रक्रिया को गति देती है, बल्कि यह भी, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, टाइपो और गलतफहमी से बचाती है, जो दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को स्वचालित रूप से खोजना मुश्किल या असंभव बना सकती है।

ड्रॉप-डाउन सूचियों की सहायता से, एक नियम के रूप में, डेटा (फ़ील्ड) भरे जाते हैं:

दस्तावेज़ प्रकार - चूंकि दस्तावेज़ प्रकारों की संख्या सीमित है;
संकल्प के लेखक संगठन के प्रमुख व्यक्तियों की एक सूची है;
संरचनात्मक इकाई - संरचनात्मक इकाइयों की एक सूची;
कलाकार - एक नियम के रूप में, इस क्षेत्र में दो भाग होते हैं - संरचनात्मक इकाई का नाम (और / या सूचकांक) और कलाकार का उपनाम और आद्याक्षर;
केस नंबर - संगठन के मामलों के नामकरण से जुड़ा;
संबंधित दस्तावेज़ - यह डेटा पंजीकृत दस्तावेज़ और अन्य के बीच एक लिंक स्थापित करता है (उदाहरण के लिए, एक प्रतिक्रिया दस्तावेज़ एक पहल दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है)।

अद्यतन सूची की सहायता से डेटा (फ़ील्ड) "संवाददाता" भर दिया जाता है। जिन संगठनों के साथ निरंतर पत्राचार किया जाता है, उन्हें सूची से चुना जाता है। एक नए संवाददाता से प्राप्त दस्तावेज़ के पंजीकरण के मामले में, इसके बारे में जानकारी सूची में दर्ज की जाती है। संवाददाताओं के बारे में जानकारी का उपयोग संदर्भ कार्य में, मेलिंग सूचियां बनाने आदि में किया जा सकता है।

एक बार ऐसी सूचियाँ बनाने में समय बिताने के बाद, वे आगे के काम की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण समय की बचत प्राप्त करते हैं।

आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए पंजीकरण फॉर्म कई तरह से आने वाले दस्तावेजों के पंजीकरण फॉर्म के समान होते हैं, लेकिन अलग-अलग डेटा से भरे होते हैं। संकेतित:

दस्तावेज़ तैयार करने वाले विभाग का नाम,
आउटगोइंग दस्तावेज़ संख्या;
दस्तावेज़ की तारीख;
पता करने वाला, यानी उस संगठन का नाम जहां दस्तावेज़ भेजा गया है;
दस्तावेज़ का सारांश;
दस्तावेज़ तैयार करने वाले ठेकेदार का नाम;
अपेक्षित प्रतिक्रिया की मुख्य तिथि;
आने वाले दस्तावेज़ का लिंक, यदि दस्तावेज़ एक प्रतिक्रिया है;
मामले की संख्या जहां भेजे गए दस्तावेज़ की प्रति संलग्न है (या मूल यदि दस्तावेज़ फ़ैक्स द्वारा भेजा गया है)।

दस्तावेज़ के बारे में अन्य जानकारी जोड़ी जा सकती है, उदाहरण के लिए, शीट की संख्या "संलग्नक की उपस्थिति" प्रपत्र की संख्या, भेजने का क्रम आदि।

आउटगोइंग दस्तावेज़ आमतौर पर मेलिंग क्षेत्र में केंद्रीय रूप से पंजीकृत होते हैं।

आंतरिक दस्तावेजों को अक्सर उन विभागों में समूहों में विकेंद्रीकृत तरीके से पंजीकृत किया जाता है जहां उन्हें बनाया और निष्पादित किया जाता है: लेखा विभाग, कार्मिक विभाग, कार्यालय आदि में।

आंतरिक दस्तावेजों को हस्ताक्षर या अनुमोदन के दिन पंजीकृत किया जाना चाहिए।

आंतरिक दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय, इसके बारे में निम्नलिखित जानकारी भरी जाती है:

दस्तावेज़ को सौंपा गया सीरियल पंजीकरण संख्या;
दस्तावेज़ की तारीख (पंजीकरण);
सारांश;
दस्तावेज़ तैयार करने वाला विभाग;
निष्पादक;
निष्पादन की अवधि;
निष्पादन चिह्न (निष्पादन की प्रगति);
मामला संख्या जहां दस्तावेज़ दायर किया गया है।

इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के पिछले रूपों की तरह, अन्य डेटा को पंजीकरण फॉर्म में जोड़ा जा सकता है: शीट्स की संख्या, अटैचमेंट की उपस्थिति आदि।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, आदेश, अनुबंध, ज्ञापन) को स्वतंत्र रूप से पंजीकृत और क्रमांकित किया जाता है। पंजीकरण के समय दस्तावेज़ को सौंपे गए क्रमांक को दस्तावेज़ में स्थानांतरित कर दिया जाता है। अक्षरों को संख्या में जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, कर्मियों पर एक आदेश के लिए - "एलएस", अर्थात्, कर्मियों, या "के" - संवर्ग, आदेश संख्या के लिए - पत्र "आर" - एक आदेश, आदि।

एक तर्कसंगत दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली की स्थापना कार्यालय प्रबंधन सेवा को संगठन के सभी दस्तावेजों के बारे में जानकारी रखने और पेशेवर रूप से ऐसे महत्वपूर्ण कार्यों को करने की अनुमति देती है जैसे सूचना और संदर्भ कार्य और दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण।

दस्तावेजों का आंतरिक सत्यापन

एक उद्यम (संगठन, संस्थान) में अगले कैलेंडर वर्ष की शुरुआत आमतौर पर उप प्रमुखों में से एक की अध्यक्षता में एक आंतरिक आयोग द्वारा अपनी गतिविधियों की स्थिति के निरीक्षण के साथ मेल खाती है। गतिविधियों, सहित सुनिश्चित करने के मुख्य क्षेत्रों में एक संबंधित जांच की जाती है। प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन (डीओयू) (कार्यालय का काम)।

निरीक्षण कार्य आमतौर पर उद्यम (संगठन, संस्थान) के प्रमुख के क्रम (आदेश) में तैयार किए जाते हैं। आयोग की संरचना में कार्यालय के काम की स्थिति की जांच करने के लिए, एक नियम के रूप में, उपयुक्त शक्तियों के साथ एक उपसमिति का गठन किया जाता है।

उपसमिति के मुख्य कार्य इस प्रकार हैं:

1) उद्यम (संगठन, संस्थान) के कार्यालय कार्य के संगठन को नियंत्रित करने वाले स्थानीय नियमों की उपलब्धता की जाँच करना, कार्यालय कार्य के क्षेत्र में नियामक कानूनी कृत्यों की आवश्यकताओं का अनुपालन;
2) मुख्य प्रकार के संसाधनों के साथ कार्यालय के काम का प्रावधान, प्रलेखित जानकारी में उद्यम (संगठन, संस्थान) की जरूरतों का अनुपालन;
3) उद्यम (संगठन, संस्थान) की गतिविधियों के साथ-साथ इसके प्रलेखन पर उत्पन्न दस्तावेजों के प्रबंधन पर काम की स्थिति;
4) एक उद्यम (संगठन, संस्थान) की कार्यालय कार्य प्रणाली के कामकाज में कमियों की पहचान करना, उनके कारणों को स्थापित करना, कार्यालय कार्य प्रणाली में सुधार के उद्देश्य से प्रस्तावों को विकसित करना (निरीक्षण रिपोर्ट में उपरोक्त को दर्शाते हुए)।

आइए विचार करें कि सत्यापन गतिविधियों के दौरान इन कार्यों को कैसे हल किया जाता है।

स्थानीय नियमों की उपस्थिति की जाँच करना

एक उद्यम (संगठन, संस्थान) के कार्यालय कार्य के संगठन को नियंत्रित करने वाले मुख्य स्थानीय नियमों (LNA) में शामिल हैं:

कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने के अधिकार का प्रयोग करने वाली संरचनात्मक इकाई पर विनियम;
- कार्यालय के काम के लिए निर्देश;
- अधिकृत इकाई के कर्मचारियों का नौकरी विवरण। सूचीबद्ध एलएनए कॉर्पोरेट रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम के उचित कामकाज के लिए संगठनात्मक और कानूनी आधार बनाते हैं।

उनके अलावा, एक उद्यम (संगठन, संस्थान) विकसित हो सकता है:

अधिकृत संरचनात्मक उपखंड के भीतर उपखंडों पर विनियम: एक दस्तावेज़ प्रसंस्करण समूह, एक दस्तावेज़ तकनीकी तैयारी समूह, एक परिचालन दस्तावेज़ भंडारण समूह, एक दस्तावेज़ अभिलेखीय भंडारण समूह, आदि;
- अन्य संरचनात्मक इकाइयों में कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के लिए निर्देश।

LNA की जाँच करते समय, यह भी स्थापित किया जाता है कि वे कार्यालय के काम के क्षेत्र में नियामक और कानूनी (नियामक और कार्यप्रणाली, नियामक और तकनीकी) कृत्यों की आवश्यकताओं का अनुपालन कैसे करते हैं।

विशेष रूप से, कार्यालय के काम के लिए निर्देशों की जांच करते समय, संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए कार्यप्रणाली सिफारिशों के साथ इसकी संरचना और सामग्री का अनुपालन स्थापित, अनुमोदित किया जाता है। रोसारखिव एन 76 के आदेश से।

नौकरी के विवरण की जाँच करते समय, योग्यता विशेषताओं के साथ उनकी सामग्री का अनुपालन स्थापित किया जाता है। इसके अलावा, GOST R6.30-2003 के साथ LNA डिज़ाइन के अनुपालन पर ध्यान आकर्षित किया जाता है।

चेक के परिणामों के आधार पर, एक एलएनए की उपस्थिति (आंशिक या पूर्ण अनुपस्थिति) के बारे में एक उद्यम (संगठन, संस्थान) के कार्यालय कार्य के संगठन को विनियमित करने के साथ-साथ इसके अनुपालन या आंशिक (पूर्ण) गैर के बारे में निष्कर्ष निकाला जाता है। कार्यालय के काम के क्षेत्र में नियामक कानूनी कृत्यों का अनुपालन।

मुख्य प्रकार के संसाधनों के साथ कार्यालय के काम की सुरक्षा की जाँच करते समय, उद्यम (संगठन, संस्था) की आवश्यकताओं के अनुपालन में, प्रलेखित जानकारी पर ध्यान केंद्रित किया जाता है:

आवश्यक संख्या और योग्यता के कर्मियों के साथ अधिकृत संरचनात्मक इकाई का स्टाफिंग;
- एक अधिकृत संरचनात्मक इकाई और प्रासंगिक कार्य क्षेत्रों की नियुक्ति के लिए परिसर की उपलब्धता और स्थिति;
- अधिकृत संरचनात्मक इकाई के कर्मियों के कार्यस्थलों की उपलब्धता और उपकरण, श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का अनुपालन;
- अधिकृत संरचनात्मक इकाई की गतिविधियों के लिए संगठनात्मक और तकनीकी सहायता के साधनों की उपलब्धता और सेवाक्षमता: प्रलेखित जानकारी, भंडारण, संचार और संचार, आदि का प्रसंस्करण;
- अधिकृत संरचनात्मक इकाई के कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए धन की प्राप्ति की नियमितता, दस्तावेजी जानकारी में उद्यम (संगठन, संस्थान) की जरूरतों को पूरा करने के लिए कार्यों के उचित प्रदर्शन के लिए उनकी पर्याप्तता।

चेक के परिणामों के आधार पर, सूचीबद्ध प्रकार के संसाधनों के प्रावधान (आंशिक या पूर्ण प्रावधान की कमी) के बारे में निष्कर्ष निकाला जाता है, उद्यम (संगठन) की जरूरतों के साथ उनका अनुपालन (आंशिक या पूर्ण गैर-अनुपालन) प्रलेखित जानकारी।

किसी उद्यम (संगठन, संस्थान) की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों के प्रबंधन पर काम की स्थिति की जाँच करते समय, साथ ही इसे प्रलेखित करते समय, नियोजित के साथ वास्तविक प्रदर्शन के अनुपालन का मूल्यांकन सबसे पहले किया जाता है।

विशेष रूप से, उद्यम (संगठन, संस्थान) के दस्तावेज़ संचलन की मात्रा निर्धारित की जाती है: सामान्य तौर पर और मुख्य सूचना प्रवाह (आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेज़), साथ ही साथ दस्तावेज़ों के प्रकार (कागज और इलेक्ट्रॉनिक), सहित . पिछले वर्षों के समान संकेतकों के सापेक्ष।

प्रलेखित जानकारी के प्रसंस्करण के स्वचालित साधनों के उपयोग की प्रभावशीलता का भी मूल्यांकन किया जाता है।

संचलन की प्रक्रिया में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए विशेष ध्यान दिया जाता है: उनकी सामान्य भौतिक और रासायनिक स्थिति को खोजने और बहाल करने के उपायों की मात्रा, जाँच की जा रही अवधि के लिए अनिर्धारित (खोए हुए) दस्तावेजों की संख्या और समान की तुलना में पिछले वर्षों के संकेतक। दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण के परिणामों पर डेटा की भी जाँच की जाती है, विशेष रूप से उनके अनुचित निष्पादन के मामलों की संख्या: समय सीमा का पालन न करना, स्थापित आवश्यकताओं के उल्लंघन में दस्तावेजों का निष्पादन, निष्पादित दस्तावेज़ का अनुपालन न करना संकल्प आदि के साथ ऑडिट के परिणामों के आधार पर, कार्यालय के काम की दक्षता की डिग्री के बारे में निष्कर्ष निकाला जाता है - सामान्य रूप से और कार्यात्मक घटकों (दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रलेखन) द्वारा।

आंतरिक श्रम दस्तावेज

संगठन में श्रम और मजदूरी का लेखा-जोखा कार्मिक विभाग में उत्पन्न प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है। कार्मिक विभाग का खराब संगठित कार्य अनिवार्य रूप से लेखा विभाग और पूरे संगठन दोनों के काम को प्रभावित करता है। इसका परिणाम कर्मचारियों का असामयिक भुगतान, बीमार अवकाश, राज्य के सामाजिक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेजों की असामयिक तैयारी है। परिणामस्वरूप, समग्र रूप से उद्यम के वित्तीय प्रदर्शन में कमी आती है।

रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों का अनुपालन, कार्मिक प्रलेखन की तैयारी की शुद्धता को संघीय श्रम निरीक्षणालय (रोस्ट्रुडिंस्पेक्ट्सिया) और संघीय कर निरीक्षणालय के निकायों दोनों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। राज्य निरीक्षक किसी भी संगठन के कार्यालय में आ सकता है, भले ही स्वामित्व के रूप और कर्मियों के रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेजों की मांग, और संगठन में अन्य अनिवार्य और मौजूदा आंतरिक नियमों और आदेशों (संघीय कानून संख्या 134-एफजेड "संरक्षण पर) राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) के दौरान कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों का ")।

कार्मिक सेवा की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण स्थापित नियमों के अनुसार कार्मिक प्रलेखन के डिजाइन और प्रसंस्करण से संबंधित सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है, और निम्नलिखित कार्मिक प्रबंधन कार्यों को हल करता है:

कर्मचारियों का श्रम संगठन;
- एक रोजगार अनुबंध और रोजगार का निष्कर्ष;
- दूसरी नौकरी में स्थानांतरण;
- कर्मचारियों को अवकाश प्रदान करना;
- कर्मचारियों का प्रोत्साहन;
- कर्मचारियों पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाना;
- कर्मचारियों का प्रमाणन;
- स्टाफिंग टेबल को बनाए रखना;
- काम के समय के उपयोग के लिए लेखांकन;
- कर्मचारियों को सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम करने के लिए आकर्षित करना;
- व्यापार यात्राओं का पंजीकरण;
- एक रोजगार अनुबंध की समाप्ति और काम से बर्खास्तगी।

संगठनों द्वारा रखे जाने वाले कार्मिक दस्तावेजों की सूची, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, परिशिष्ट में दी गई है। यह कुछ कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए नियोक्ता के दायित्व को नियंत्रित करने वाले नियामक दस्तावेजों को भी इंगित करता है, और उनके भंडारण की शर्तें (संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची के अनुसार, रोसारखिव द्वारा अनुमोदित भंडारण समय को दर्शाता है)।

श्रमिकों के श्रम का संगठन स्थानीय नियमों को अपनाने (संगठन के प्रमुख या उनके द्वारा अधिकृत अधिकारी द्वारा अनुमोदन) द्वारा किया जाता है। प्रत्येक नियोक्ता के पास आंतरिक श्रम नियम और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर एक विनियमन होना चाहिए। यदि आवश्यक हो तो अन्य स्थानीय विनियम, जैसे मजदूरी, श्रम राशन, बोनस और सामग्री प्रोत्साहन, प्रमाणन आदि पर विनियमों को अपनाया जाता है।

सामूहिक समझौता (समझौता) एक अनुशंसात्मक प्रकृति का है, क्योंकि यह पार्टियों के समझौते (रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 7) द्वारा संपन्न होता है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का प्रबंधन निजी कंपनियों के लिए सलाहकार प्रकृति का होता है। व्यक्तिगत मामलों को बनाए रखने के लिए नियोक्ता का कर्तव्य संघीय कानून संख्या FZ-79 "रूसी संघ की राज्य सिविल सेवा पर" के अनुसार राज्य संगठनों के कर्मचारियों पर लागू होता है। सुविधा के लिए, आप अभी भी व्यक्तिगत फाइलें या व्यक्तिगत फ़ोल्डर बनाने की सिफारिश कर सकते हैं, और उनके गठन की प्रक्रिया को संगठन के स्थानीय नियामक अधिनियम में तय किया जाना चाहिए, जिसे प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया गया है।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल (व्यक्तिगत फ़ोल्डर) में उन दस्तावेजों की प्रतियां शामिल हो सकती हैं जो नौकरी के लिए आवेदन करते समय आवश्यक हैं (पासपोर्ट, सैन्य आईडी, टीआईएन असाइनमेंट प्रमाण पत्र, पेंशन बीमा प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, बच्चों का जन्म प्रमाण पत्र - आयकर लाभ प्रदान करने के लिए; दस्तावेज; शिक्षा पर, आदि) और बाद में कर्मचारी की श्रम गतिविधि की अवधि के दौरान बनाए गए सभी मुख्य दस्तावेज, जो उसकी श्रम गतिविधि की विशेषता रखते हैं (किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण के लिए आवेदन, बर्खास्तगी का पत्र, विशेषताओं, व्यावसायिक विकास पर दस्तावेज, आदेशों की प्रतियां प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, आदि)।

इसके अलावा, नियोक्ता के पास निम्नलिखित OSH दस्तावेज़ होने चाहिए:

पेशे से व्यावसायिक सुरक्षा निर्देश;
- ब्रीफिंग का लॉग (निर्देशों से परिचित);
- अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा और अन्य उत्तीर्ण करने वाले कर्मचारियों का एक लॉग।

इन दस्तावेजों को उद्यम के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किया जा सकता है, यदि संगठन के पास एक अलग श्रम सुरक्षा सेवा नहीं है, या कार्यालय में है।

उप के अनुसार। कला का "ए" भाग 1। रूसी संघ के श्रम संहिता के 356, संघीय श्रम निरीक्षणालय श्रम कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ नियोक्ताओं के अनुपालन पर राज्य पर्यवेक्षण और नियंत्रण का प्रयोग करता है। संघीय श्रम निरीक्षणालय को स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, संघीय कार्यकारी अधिकारियों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कार्यकारी अधिकारियों, स्थानीय सरकारों, कानून प्रवर्तन एजेंसियों और अदालतों, दावों और श्रम के उल्लंघन पर अन्य सामग्री भेजने का अधिकार है। कानून और श्रम सुरक्षा, फर्मों की गतिविधियों के निलंबन तक, जिसमें उल्लंघन का पता चला (कला। 3.12। प्रशासनिक संहिता)।

संगठनों के प्रमुख अपनी गतिविधियों के दौरान गठित दस्तावेजी कोष के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार होते हैं। रूसी संघ के कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के उल्लंघन के लिए, कर्मियों के रिकॉर्ड के गलत रखरखाव या उनकी अनुपस्थिति के लिए, विधायक एक प्रशासनिक जुर्माना लगाने का प्रावधान करता है: अधिकारियों पर - 1,000 से 5,000 रूबल तक, कानूनी संस्थाओं पर - से 30,000 से 50,000 रूबल। या 90 दिनों तक गतिविधियों का प्रशासनिक निलंबन, और फिर - एक अधिकारी की अयोग्यता (प्रशासनिक संहिता के अनुच्छेद 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 और 14.23) पर जोर देता है।

संगठन के लिए आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों की सूची:

	डाक्यूमेंट	कौन सा दस्तावेज़ नियंत्रित करता है	ध्यान दें	शेल्फ जीवन
	आंतरिक श्रम विनियम (पीवीटीआर)	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 189	भर्ती करते समय (एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले), नियोक्ता कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ एचटीपीपी से परिचित कराने के लिए बाध्य है। नए के साथ प्रतिस्थापित होने तक मान्य।	निरंतर
	कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 86	भर्ती करते समय (एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले), नियोक्ता कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन के साथ परिचित करने के लिए बाध्य है। एक नए के साथ प्रतिस्थापित होने तक मान्य।	निरंतर
	स्टाफिंग टेबल (फॉर्म टी-3) (स्टाफिंग व्यवस्था)	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 57, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प नंबर 1	इसे हर बार संकलित किया जाता है जब इसमें कुछ बदलाव किए जाते हैं।	निरंतर
	कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उन्हें सम्मिलित करने के लिए लेखांकन की पुस्तक		इसे कार्मिक विभाग में रखा जाता है और इसे लगातार बनाए रखा जाता है।
	कार्य पुस्तकों के लेखांकन रूपों के लिए रसीद और व्यय पुस्तिका और उन्हें सम्मिलित करना	कार्य पुस्तकों और उन्हें सम्मिलित करने की प्रक्रिया पर निर्देश (रूस के श्रम मंत्रालय संख्या 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित)	इसे लेखा विभाग में कार्यपुस्तिकाओं और इन्सर्ट के रूपों के साथ संग्रहीत किया जाता है; कार्मिक विभाग को प्रपत्र एक कार्मिक कार्यकर्ता के अनुरोध पर प्राप्त होते हैं।	50 वर्ष (लेकिन जब कंपनी का परिसमापन हो जाता है, तो इसे अन्य दस्तावेजों के साथ शहर के अभिलेखागार को सौंप दिया जाता है, जिसकी भंडारण अवधि 75 वर्ष है)
	मजदूरी, बोनस और सामग्री प्रोत्साहन पर विनियम	रूसी संघ के श्रम संहिता की धारा ६, रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय २१	पारिश्रमिक और श्रम और बोनस प्रणालियों की जटिल प्रणालियों की उपस्थिति में। एक नए के साथ प्रतिस्थापित होने तक मान्य।	निरंतर
	प्रशिक्षण प्रणाली पर विनियम	रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 196, 197	यदि संगठन में प्रशिक्षण प्रणाली है।	निरंतर
	कर्मचारियों के प्रमाणीकरण पर विनियम	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 81	नियोक्ता के निर्णय द्वारा प्रमाणीकरण करते समय।	निरंतर
	अवकाश कार्यक्रम	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 123, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प नंबर 1	कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से दो सप्ताह पहले नियोक्ता द्वारा अनुमोदित नहीं किया जाता है।
	श्रम अनुबंध	रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 16, 56, 57, 67	यह प्रत्येक कर्मचारी के साथ लिखित रूप में संपन्न होता है।
	स्टाफिंग टेबल के अनुसार प्रत्येक पद के लिए नौकरी का विवरण, व्यवसायों के लिए कार्य निर्देश		नियोक्ता के निर्णय से स्वीकृत।	निरंतर
	नौकरी के आदेश	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 68	एक रोजगार अनुबंध के आधार पर प्रकाशित। काम की वास्तविक शुरुआत की तारीख से तीन दिनों के भीतर हस्ताक्षर के खिलाफ कर्मचारी को उनकी घोषणा की जाती है।
	स्थानांतरण आदेश	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 72.1	दूसरी नौकरी में स्थानांतरण पर एक समझौते के आधार पर प्रकाशित (रोजगार अनुबंध के लिए पूरक समझौता)।
	बर्खास्तगी के आदेश	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 84.1
	मुख्य गतिविधि के लिए आदेश		आवश्यकतानुसार प्रकाशित किया गया। कार्मिक विभाग द्वारा तैयार की गई मुख्य गतिविधि के आदेश कार्यालय में पंजीकृत और संग्रहीत किए जाते हैं। कार्मिक सेवा में, "मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों की प्रतियां" मामले का संचालन किया जा रहा है।	1 वर्ष (कार्मिक विभाग में संग्रहीत आदेशों की प्रतियां)
	आदेश छोड़ें	रूसी संघ के श्रम संहिता का अध्याय 19, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प नंबर 1	एक छुट्टी कार्यक्रम या एक कर्मचारी के बयान के आधार पर प्रकाशित
	अवैतनिक अवकाश के लिए कर्मचारी आवेदन	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 128	कला के भाग 1 के अनुसार कर्मचारी के अनुरोध (आवेदन पर) पर अवैतनिक अवकाश प्रदान किया जाता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 128 या कर्मचारी के आवेदन के आधार पर कानून के अनुरोध पर (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 128 के भाग 2)।
	कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म टी-2)	रूस नंबर 1 के गोस्कोमस्टेट का संकल्प।	प्रत्येक कर्मचारी के लिए आयोजित किया गया।
	रोजगार इतिहास	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 66, रूसी संघ की सरकार का संकल्प संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर", कार्य पुस्तकों और उन्हें सम्मिलित करने की प्रक्रिया पर निर्देश (श्रम मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित) रूस नंबर 69 का)	नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के लिए कार्यपुस्तिका रखता है जिसने उसके लिए पांच दिनों से अधिक समय तक काम किया है।	बर्खास्तगी पर, कर्मचारी को अपने हाथों में एक कार्यपुस्तिका प्राप्त होती है। लावारिस कार्यपुस्तिकाएं 50 वर्षों तक संगठन में संग्रहीत की जाती हैं, जब कंपनी का परिसमापन हो जाता है, तो उन्हें संग्रह को सौंप दिया जाता है
	पूर्ण देयता समझौते	परिशिष्ट 2, 4 रूस के श्रम मंत्रालय के संकल्प संख्या 85	वे उन कर्मचारियों के साथ संपन्न होते हैं जो सीधे भौतिक संपत्ति की सेवा करते हैं।
	मुख्य गतिविधि के आदेशों की लेखा पुस्तक (पंजीकरण पत्रिका)	VNIIDAD की कार्मिक सेवा में कार्यालय के काम के लिए निर्देश "एक संगठन की कार्मिक सेवा में कार्यालय के काम के लिए अनुमानित निर्देश" (अनुशंसित)	नियोक्ता द्वारा क्रमांकित और सज्जित, मुहरबंद और हस्ताक्षरित होना चाहिए
	रोजगार के लिए आदेशों की रिकॉर्ड बुक (पंजीकरण लॉग)
	बर्खास्तगी के आदेश की रिकॉर्ड बुक (लॉगबुक)
	अवकाश प्रदान करने के आदेशों की लेखा पुस्तक (पंजीकरण पत्रिका)
	यात्रा प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल
	समय पत्र	रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 का भाग 3	नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है
	शिफ़्ट कार्यक्रम	रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 103	इसे लागू होने से एक महीने पहले कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाता है।
	निरीक्षणों का निरीक्षण रजिस्टर	संघीय कानून संख्या 134-FZ "राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) के दौरान कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों के संरक्षण पर"	कानूनी इकाई के गठन के बिना सभी कानूनी संस्थाओं और उद्यमियों के नेतृत्व में	निरंतर
	बैठकों के कार्यवृत्त, सत्यापन योग्यता आयोगों के निर्णय	उद्यम के कर्मचारियों के प्रमाणन पर विनियम	सत्यापन आयोग द्वारा जारी किया गया
	हानिकारक व्यवसायों के श्रमिकों के टेबल और आदेश	रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 का भाग 3	मासिक संकलित।
	हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों वाले उत्पादन में श्रमिकों की सूची	यूएसएसआर नंबर 10 के मंत्रिपरिषद का संकल्प "उद्योगों, नौकरियों, व्यवसायों, पदों, संकेतकों की सूची के अनुमोदन पर जो अधिमान्य पेंशन प्रावधान का अधिकार देते हैं"	यदि हानिकारक कार्य परिस्थितियों के साथ उत्पादन; चल रही है।
	अधिमान्य पेंशन पर सेवानिवृत्त होने वाले कर्मचारियों की सूची
	नियुक्ति पर पत्राचार - राज्य पेंशन और लाभ; अधिमान्य पेंशन
	पेशे से व्यावसायिक सुरक्षा निर्देश	रूसी संघ के श्रम संहिता की धारा 10		निरंतर
	ब्रीफिंग लॉग (पढ़ने के निर्देश)	रूसी संघ के श्रम संहिता की धारा 10
	अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा उत्तीर्ण करने वाले कर्मचारियों की पत्रिका	रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 69, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय के आदेश संख्या 90 "पेशे में प्रवेश के लिए श्रमिकों और चिकित्सा नियमों की प्रारंभिक और आवधिक चिकित्सा परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया पर।"
	दुर्घटना की रिपोर्ट	रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के संकल्प संख्या 73 "काम पर दुर्घटनाओं की जांच और रिकॉर्डिंग के लिए आवश्यक दस्तावेजों के रूपों के अनुमोदन पर, और कुछ उद्योगों और संगठनों में काम पर दुर्घटनाओं की जांच की सुविधाओं पर प्रावधान। "
	व्यावसायिक विषाक्तता और रोगों की जांच के कार्य

आंतरिक दस्तावेज़ों का दस्तावेज़ प्रवाह

दस्तावेज़ प्रवाह को संस्था में दस्तावेजों की आवाजाही के रूप में समझा जाता है, जिस क्षण से वे प्राप्त या बनाए जाते हैं, निष्पादन के पूरा होने तक, संग्रह में भेजने या दाखिल करने तक। इसमें प्राप्त करने, वितरित करने, पंजीकरण करने, निष्पादन की निगरानी, ​​​​प्रमाण पत्र जारी करने, मामले बनाने, पूर्व-संग्रह प्रसंस्करण, भंडारण और दस्तावेजों का उपयोग करने के संचालन शामिल हैं।

दस्तावेज़ के पारित होने की गति, इसमें उठाए गए मुद्दे को हल करने की दक्षता, विभागों और अधिकारियों के कार्यभार की एकरूपता दस्तावेज़ प्रवाह के सही, तर्कसंगत संगठन पर निर्भर करती है।

एक उद्यम के दस्तावेजों के साथ काम करना संचालन की निम्नलिखित तकनीकी श्रृंखला के रूप में दर्शाया जा सकता है:

आने वाले दस्तावेजों का स्वागत;
प्रारंभिक समीक्षा (सचिव द्वारा मार्कअप);
दस्तावेजों का पंजीकरण;
प्राप्त दस्तावेजों पर प्रबंधक को रिपोर्ट करें;
सिर द्वारा निर्णय लेना;
निष्पादन के लिए दस्तावेज भेजना;
दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;
दस्तावेजों का निष्पादन;
मामलों में दस्तावेजों का गठन;
संदर्भ और सूचना कार्य में दस्तावेजों का उपयोग;
दस्तावेजों के भंडारण के समय का निर्धारण (संग्रह में स्थानांतरण, आगे उपयोग, दस्तावेजों का विनाश)।

दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए तकनीकी प्रणाली की पूर्णता की डिग्री दस्तावेजों के आंदोलन और निष्पादन की गति और दस्तावेज जानकारी के साथ उद्यम के प्रबंधन को प्रदान करने की प्रभावशीलता से निर्धारित होती है।

उद्यम के दस्तावेजी समर्थन में, दस्तावेजों के तीन मुख्य समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: आने वाले दस्तावेज़ (आने वाले), आउटगोइंग दस्तावेज़ (आउटगोइंग), आंतरिक दस्तावेज़।

दस्तावेजों के सभी समूहों के लिए पंजीकरण किया जा सकता है, मुख्य रूप से आने वाले दस्तावेजों के लिए। कई उद्यम आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण नहीं रखते हैं।

दस्तावेज़ों के निष्पादन के निष्पादन और नियंत्रण पर कार्य आंतरिक, आने वाले दस्तावेज़ों को शामिल करता है और केवल, एक अपवाद के रूप में, आउटगोइंग वाले।

मामलों के गठन के चरण से, दस्तावेजों के सभी समूह समान संचालन से गुजरते हैं, आने वाले दस्तावेजों को छोड़कर, जो दुर्लभ अपवादों के साथ, अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित नहीं होते हैं।

दस्तावेजों को तैयार करने और उनके साथ काम के आयोजन के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित करने के लिए, एक उद्यम कार्यालय के काम के लिए एक निर्देश विकसित कर रहा है, जिसमें उनके साथ काम करने के लिए सही ढंग से तैयार किए गए दस्तावेजों और नियमों के नमूने शामिल हैं।

आने वाले दस्तावेजों का स्वागत और प्रसंस्करण सचिव-सहायक द्वारा किया जाता है।

प्राप्त दस्तावेज निम्नलिखित चरणों से गुजरते हैं:

प्राथमिक प्रसंस्करण;
प्रारंभिक समीक्षा, मार्कअप;
पंजीकरण;
प्रबंधन द्वारा दस्तावेजों पर विचार;
निष्पादन के लिए दिशा;
निष्पादन नियंत्रण;
दस्तावेजों का निष्पादन;
मामले में दस्तावेज दाखिल करना।

आने वाले दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में पत्रों के वितरण की शुद्धता की जांच करना शामिल है। व्यक्तिगत पत्राचार ("व्यक्तिगत रूप से" के रूप में चिह्नित) को छोड़कर, सभी लिफाफे खोले जाते हैं। फिर लिफाफे में संलग्न दस्तावेज़ के पते की शुद्धता, दस्तावेज़ की शीटों की संख्या और उनके साथ संलग्नक की उपस्थिति की जाँच की जाती है।

दस्तावेज़ के संलग्नक या शीट की अनुपस्थिति में, पत्र के प्रेषक को सूचित किया जाता है और दस्तावेज़ पर और "नोट" कॉलम में आने वाले दस्तावेज़ों के रजिस्टर में एक निशान बनाया जाता है:

आप "व्यक्तिगत रूप से" शिलालेख के साथ लिफाफे नहीं खोल सकते।
यदि दस्तावेज़ का पाठ क्षतिग्रस्त है या कोई अनुलग्नक नहीं हैं, तो एक अधिनियम बनाएं।
प्राप्त दस्तावेजों के साथ अधिनियम की एक प्रति प्राप्तकर्ता को भेजें।
गलत तरीके से डिलीवर किए गए मेल को सही पते पर फॉरवर्ड करें।
रसीद के खिलाफ पंजीकृत पत्र स्वीकार किए जाते हैं।
"तत्काल" शब्दों वाले दस्तावेज़ पर रसीद का समय डालें।

एक नियम के रूप में, लिफाफे को नष्ट कर दिया जाता है, उन मामलों को छोड़कर जब प्रेषक का पता, प्रेषण की तारीख और प्राप्ति की तारीख केवल लिफाफे द्वारा निर्धारित की जा सकती है, या जब लिफाफे को "गोपनीय", "तत्काल" के रूप में चिह्नित किया जाता है।

पंजीकृत और गैर-पंजीकृत दस्तावेजों को दस्तावेजों को वितरित करने के लिए आने वाले दस्तावेजों पर प्रारंभिक विचार किया जाता है।

पंजीकृत दस्तावेजों को आने वाली संख्या, संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख के साथ चिह्नित किया जाता है।

प्रारंभिक परीक्षा के दौरान, यह भी पता चला है कि क्या प्रमुख को हस्तांतरित दस्तावेजों को अतिरिक्त सामग्री के चयन की आवश्यकता नहीं है: पिछले पत्राचार, अनुबंध, नियामक दस्तावेज, आदि। इन दस्तावेजों का चयन सचिव-सहायक द्वारा किया जाता है और साथ में स्थानांतरित किया जाता है उद्यम के प्रमुख को आने वाला दस्तावेज़।

प्रारंभिक विचार के बिना, एक संरचनात्मक इकाई या विशेष रूप से कंपनी के एक कर्मचारी को संबोधित दस्तावेजों को उनके गंतव्य पर स्थानांतरित कर दिया जाता है।

उद्यम का प्रमुख आने वाले दस्तावेज़ की जांच करता है और, अपने निर्णय और निष्पादन की वास्तविक शर्तों को दर्शाते हुए एक संकल्प के साथ, इसे सचिव के माध्यम से निष्पादक को भेजता है। सचिव रजिस्टर में संकल्प दर्ज करता है। यदि संकल्प में कई कलाकारों का संकेत दिया जाता है, तो दस्तावेज़ को सूची में पहले स्थान पर स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसे जिम्मेदार कलाकार माना जाता है।

दस्तावेज़ के साथ काम करने वाला ठेकेदार एक प्रतिक्रिया तैयार करता है, जिसे हस्ताक्षर के लिए सिर को भेजा जाता है (साथ में सामग्री जो प्रतिक्रिया तैयार करने में उपयोग की गई थी)।

सचिव (यदि आवश्यक हो) आने वाले दस्तावेज़ के निष्पादन को नियंत्रित करता है।

सचिव निष्पादक से एक पहल पत्र प्राप्त करता है और इसे आगे के भंडारण और उपयोग के लिए संबंधित फ़ाइल में रखता है, और जवाबी को जवाब भेजता है।

कंपनी से भेजे गए दस्तावेज़ों को आउटगोइंग दस्तावेज़ कहा जाता है। आउटबाउंड प्रोसेसिंग में निम्नलिखित ऑपरेशन होते हैं:

एक आउटगोइंग दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना;
मसौदा दस्तावेज़ की स्वीकृति;
सचिव द्वारा मसौदा दस्तावेज तैयार करने की शुद्धता की जाँच करना;
दस्तावेज़ का पंजीकरण;
पते की शुद्धता की जाँच करना;
पताकर्ता को दस्तावेज़ भेजना;
मामले में दस्तावेज़ की दूसरी प्रति (प्रतिलिपि) दाखिल करना।

आउटगोइंग दस्तावेज़ का मसौदा निष्पादक द्वारा तैयार और निष्पादित किया जाता है, और सचिव इसके निष्पादन की शुद्धता की जांच करता है।

एक प्रति में तैयार किए गए फैक्स को छोड़कर, आउटगोइंग दस्तावेज़ दो प्रतियों में तैयार किए जाते हैं।

निवर्तमान दस्तावेज़ का तैयार मसौदा सिर को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाता है। इसके साथ, अन्य दस्तावेजों को स्थानांतरित किया जा सकता है, जिसके आधार पर आउटगोइंग दस्तावेज़ का मसौदा तैयार किया गया था (पहल पत्र, अनुबंध, अधिनियम, नियामक दस्तावेज, आदि)।

प्रबंधक हस्ताक्षरित दस्तावेज़ में कोई भी परिवर्तन और परिवर्धन कर सकता है या इसे संशोधन के लिए ठेकेदार को वापस कर सकता है।

दो प्रतियों के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद, दस्तावेज़ को सचिव द्वारा पंजीकृत किया जाता है। भेजे जाने वाले दस्तावेज़ "आउटगोइंग दस्तावेज़ों के पंजीकरण के जर्नल" में पंजीकृत हैं।

आउटगोइंग दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए, निम्नलिखित डेटा की आवश्यकता होती है:

दस्तावेज़ की अनुक्रमणिका, केस संख्या सहित;
दस्तावेज़ की तारीख;
गंतव्य;
सारांश या शीर्षक;
निष्पादन चिह्न (समस्या के समाधान का रिकॉर्ड, उत्तर दस्तावेजों की संख्या);
निष्पादक;
ध्यान दें।

पंजीकृत दस्तावेज उसी दिन प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है। दस्तावेज़ भेजते समय, पत्र और लिफाफे पर प्राप्तकर्ता के पते को सत्यापित करना आवश्यक है।

भेजे गए दस्तावेज़ की एक प्रति और फैक्स की एक प्रति पत्राचार के साथ मामले से जुड़ी हुई है:

दस्तावेजों को उसी दिन संसाधित और भेजा जाना चाहिए।
टेलीग्राम तुरंत भेजे जाते हैं।
आउटगोइंग दस्तावेज़ दो प्रतियों में मुद्रित किए जाते हैं।
यदि दस्तावेज़ को वापस करना है, तो कृपया एक मोहर लगाएं या "वापस करने के लिए" का निशान लगाएं और इसे फाइलिंग कैबिनेट या जर्नल में चिह्नित करें।

व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करके इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए, आप पंजीकरण जर्नल के समान कॉलम का उपयोग कर सकते हैं।

आंतरिक दस्तावेज ऐसे दस्तावेज हैं जो दस्तावेजों के विकास के लिए आंतरिक नियमों के अनुसार संगठन (संस्था) के भीतर ही तैयार, निष्पादित और निष्पादित किए जाते हैं।

आंतरिक दस्तावेजों में शामिल हैं: बयान, कार्य, मिनट, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, आदि।

आंतरिक दस्तावेजों के साथ कार्य निम्नानुसार किया जाता है:

1) ठेकेदार द्वारा एक मसौदा दस्तावेज तैयार करना;
2) मसौदा दस्तावेज के डिजाइन की शुद्धता की जांच करना;
3) प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर (अनुमोदन, यदि आवश्यक हो);
4) दस्तावेज़ का पंजीकरण;
5) ठेकेदार को दस्तावेज़ का हस्तांतरण;
6) दस्तावेज़ का निष्पादन;
7) दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण;
8) फ़ाइल में निष्पादित दस्तावेज़ को दाखिल करना।

आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने के अंतिम चरण हैं: संदर्भ और सूचना कार्य (1 से 3 वर्ष तक) में उपयोग और आगे की भंडारण अवधि (दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा) का निर्धारण। उद्यम के विशेषज्ञ आयोग के निर्णय के परिणामस्वरूप, आंतरिक दस्तावेजों का उपयोग कार्यालय कार्य सेवा के संदर्भ और सूचना कार्य में तीन साल से अधिक समय तक किया जा सकता है, या संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है, या नष्ट किया जा सकता है।

दस्तावेजों का पंजीकरण। यह दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या (सूचकांक) निर्दिष्ट करके और पंजीकरण पत्रिका में इसके बारे में जानकारी दर्ज करके दस्तावेज़ के निर्माण या इसकी प्राप्ति के तथ्य का निर्धारण है।

दस्तावेजों की सुरक्षा, त्वरित खोज, लेखांकन और नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए पंजीकरण आवश्यक है:

दस्तावेजों की गुणात्मक और मात्रात्मक विशेषताएं दें;
दस्तावेज़ की प्राप्ति या भेजने के तथ्य की पुष्टि करें;
एक पंजीकरण और संदर्भ उपकरण बनाना जिसका उपयोग सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है;
दस्तावेज़ के निष्पादन की निगरानी करें।

दस्तावेज़ पंजीकरण का मूल सिद्धांत एकमुश्त है। प्रत्येक दस्तावेज़ केवल एक बार इस कंपनी के साथ पंजीकृत होना चाहिए। आने वाले दस्तावेजों को रसीद, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों के दिन - हस्ताक्षर करने के दिन पंजीकृत किया जाता है।

दस्तावेज़ पंजीकरण के कई रूप हैं: केंद्रीकृत, विकेंद्रीकृत, मिश्रित।

सबसे बड़ी दक्षता एक केंद्रीकृत दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली के साथ प्राप्त की जाती है, अर्थात, जब सभी पंजीकरण कार्य एक ही स्थान पर या एक कर्मचारी द्वारा किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, एक सचिव। ऐसी प्रणाली आपको उद्यम के दस्तावेजों के लिए एक एकल संदर्भ केंद्र बनाने और एकल पंजीकरण प्रक्रिया स्थापित करने की अनुमति देती है।

एक विकेन्द्रीकृत प्रणाली में उनके निर्माण या निष्पादन के स्थानों पर, यानी संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों का पंजीकरण शामिल है।

उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, एक मिश्रित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का उपयोग किया जा सकता है, जब दस्तावेजों का हिस्सा केंद्रीय रूप से पंजीकृत होता है, और दस्तावेजों का हिस्सा संरचनात्मक डिवीजनों में विकेंद्रीकृत होता है।

छोटे व्यवसायों में, एक केंद्रीकृत पंजीकरण प्रणाली का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।

उद्यम में दस्तावेज पंजीकृत करते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

प्रत्येक दस्तावेज़ केवल एक बार पंजीकृत होता है;
सभी दस्तावेज़ केवल एक ही स्थान पर पंजीकृत हैं;
सभी दस्तावेज उद्यम में अपनाए गए एकीकृत रूप में पंजीकृत हैं।

पंजीकरण करते समय, सभी दस्तावेजों को कई समूहों में विभाजित किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक अलग से पंजीकृत होता है, उदाहरण के लिए:

आने वाले दस्तावेज;
आउटगोइंग दस्तावेज़;
आंतरिक दस्तावेज;
वाणिज्यिक अनुबंध;
दस्तावेज़ "सीटी" ("गोपनीय") चिह्नित हैं।

दस्तावेजों के प्रत्येक समूह को पंजीकृत करते समय, दस्तावेजों को संख्या (सूचकांक) निर्दिष्ट करने के समान एकीकृत तरीकों को लागू किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ पंजीकरण के तीन मुख्य प्रकार हैं:

1) दस्तावेज़ पंजीकरण के लिए कार्ड प्रणाली;
2) दस्तावेज़ के पंजीकरण के लिए जर्नल सिस्टम;
3) कम्प्यूटरीकृत दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली।

आंतरिक दस्तावेजों का भंडारण

नौकरी का विवरण - स्थायी रूप से (विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का खंड 27)।

संगठन के स्टाफिंग टेबल और विकास और अनुमोदन के स्थान पर उनमें परिवर्तन की स्थायी भंडारण अवधि होती है (विशिष्ट प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का अनुच्छेद 71)।

आंतरिक श्रम नियमों को नए के साथ बदलने के बाद एक वर्ष के लिए संगठन में रखा जाना चाहिए (विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का अनुच्छेद ७७३)।

कला के आधार पर। 411 मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, कर्मचारियों के लिए वेतन और बोनस पर प्रावधान उनके विकास और अनुमोदन के स्थान पर स्थायी भंडारण के अधीन हैं।

एक संगठन में एक व्यापार गुप्त शासन की स्थापना पर दस्तावेजों (सूचना, विनियमों, आदि की सूची) की एक स्थायी भंडारण अवधि होती है (विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का अनुच्छेद 62)।

इस तथ्य के बावजूद कि स्थानीय नियमों और आदेशों का भंडारण समय जो उन्हें अनुमोदित करते हैं, अक्सर भिन्न होते हैं, स्थानीय नियामक अधिनियम आदेश, उसके अनुबंध का हिस्सा बन जाता है, और इस मामले में भंडारण समय स्थानीय अधिनियम या आदेश के भंडारण समय पर निर्भर करेगा। (इस पर निर्भर करता है कि कितना लंबा है)।

नौकरी विवरण के नए संस्करण के अनुमोदन के क्षण से, पुराना अब मान्य नहीं है। नौकरी विवरण के अमान्य संस्करणों के लिए भंडारण अवधि 3 वर्ष है (विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के खंड 2 के खंड 77)।

कार्मिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि में परिवर्तन, जो कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 द्वारा पेश किए गए थे, केवल उन दस्तावेजों की चिंता करते हैं जिनकी भंडारण अवधि पहले 75 वर्ष थी। उसी समय, विधायकों ने गलती की, क्योंकि उन्होंने औपचारिक रूप से कर्मियों पर दस्तावेजों के सभी समूहों के लिए भंडारण समय में वृद्धि हासिल की। अर्थात्, जिनके लिए रूस संख्या 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची के खंड 19 और 665 के अनुसार पांच साल की भंडारण अवधि प्रदान की जाती है। वर्तमान में, एक बिल तैयार किया जा रहा है जो कानून संख्या में संशोधन करेगा। .125-FZ और जो दोष उत्पन्न हुआ है उसे समाप्त करें। जैसा कि रोस्ट्रुड विशेषज्ञ बताते हैं, इन परिवर्तनों को अपनाने से पहले, रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची के अनुसार दस्तावेजों के भंडारण समय का निर्धारण करने के लिए मौजूदा प्रणाली को लागू किया जाना चाहिए, ताकि किसी से बचने के लिए गलतफहमी और जुर्माना और विनाश के लिए कर्मियों के दस्तावेजों को आवंटित नहीं करना।

जिस अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है, वह कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 और रूस संख्या 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची में इंगित किया गया है। दस्तावेजों के भंडारण की अवधि की शुरुआत है उस वर्ष के 1 जनवरी के बाद जिसमें उन्हें तैयार किया गया था ( अनुच्छेद 4, रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची का खंड 1.4)।

इसलिए, कर्मियों के लिए काम पर रखने, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, अवैतनिक अवकाश और अन्य आदेशों के साथ-साथ कर्मचारियों के बयान, यदि वे अपनी व्यक्तिगत फाइलों में संग्रहीत हैं, तो सामान्य रूप से, कम से कम 75 वर्षों के लिए रखा जाना चाहिए, यदि वे बनाए जाते हैं 2003 तक। यदि ये दस्तावेज़ 2003 के बाद बनाए गए थे, तो उन्हें कम से कम 50 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।

कर्मचारियों के रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत कार्ड और व्यक्तिगत फाइलों को भी 75 साल के लिए रखा जाना चाहिए, अगर वे 2003 से पहले बनाए गए थे, या 50 साल के लिए अगर वे 2003 के बाद बनाए गए थे, और प्रबंधकों की व्यक्तिगत फाइलें स्थायी रूप से रखी जानी चाहिए। स्टाफिंग टेबल को लगातार रखना भी आवश्यक है।

उसी समय, सिविल सेवा की अवधि के दौरान गठित कर्मियों पर कोई भी दस्तावेज, जो कि सिविल सेवा नहीं है, को उनके निर्माण की तारीख की परवाह किए बिना 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

यह प्रक्रिया कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 में प्रदान की गई है।

वार्षिक और शैक्षिक अवकाश के प्रावधान के लिए आदेश, रूस में व्यापार यात्राओं पर भेजना (साथ ही व्यापार यात्राओं पर अन्य दस्तावेज: असाइनमेंट, रिपोर्ट, आदि), साथ ही कर्मचारियों के संग्रह और बयान के आदेश, यदि वे अलग से संग्रहीत हैं , और व्यक्तिगत फाइलों में नहीं, यह केवल पांच साल रखने के लिए पर्याप्त है।

यह निष्कर्ष रूस संख्या 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची के पैराग्राफ 19 और 665 से आता है।

ध्यान दें: कार्मिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि में परिवर्तन, जो कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 द्वारा पेश किए गए थे, केवल उन दस्तावेजों की चिंता करते हैं जिनकी भंडारण अवधि पहले 75 वर्ष थी। उसी समय, विधायकों ने गलती की, क्योंकि उन्होंने औपचारिक रूप से कर्मियों पर दस्तावेजों के सभी समूहों के लिए भंडारण समय में वृद्धि हासिल की। अर्थात्, जिनके लिए रूस संख्या 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची के पैराग्राफ 19 और 665 के अनुसार पांच साल की भंडारण अवधि प्रदान की जाती है। वर्तमान में, एक बिल तैयार किया जा रहा है जो कानून संख्या में संशोधन करेगा। .125-FZ और जो दोष उत्पन्न हुआ है उसे समाप्त करें। जैसा कि रोस्ट्रुड विशेषज्ञ बताते हैं, इन परिवर्तनों को अपनाने से पहले, रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची के अनुसार दस्तावेजों के भंडारण समय का निर्धारण करने के लिए मौजूदा प्रणाली को लागू किया जाना चाहिए, ताकि किसी से बचने के लिए गलतफहमी और जुर्माना और विनाश के लिए कर्मियों के दस्तावेजों को आवंटित नहीं करना।

कार्यस्थल प्रमाणन सामग्री को 45 वर्षों तक और कठिन, हानिकारक या खतरनाक कार्य परिस्थितियों में - 75 वर्ष तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

नियमों को नए से बदलने के बाद भी काम करते रहें। शेल्फ जीवन एक वर्ष है। एक साल की भंडारण अवधि छुट्टियों के कार्यक्रम के लिए भी निर्धारित है।

जिस अवधि के दौरान आपको यह पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ रखने की आवश्यकता होती है कि कर्मचारी ने संगठन की कीमत पर शिक्षा प्राप्त की है, वह कर कानून की आवश्यकताओं के कारण है। तथ्य यह है कि रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264 के अनुच्छेद 3 में स्थापित किया गया है कि कर योग्य लाभ को कम करने के लिए इन लागतों को लिखने के लिए, संगठन को प्रशिक्षण की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेजों को रखना होगा (एक शैक्षणिक संस्थान के साथ समझौता, आदेश का आदेश एक कर्मचारी को प्रशिक्षण, सेवा प्रमाण पत्र, डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, आदि के लिए भेजने के बारे में प्रमुख)। उनकी भंडारण अवधि प्रशिक्षण समझौते की अवधि और कर्मचारी के काम के एक वर्ष तक सीमित है, लेकिन चार साल से कम नहीं है।

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