A vállalkozás dokumentumainak belső és külső elektronikus továbbítása. A szervezet munkafolyamatára vonatkozó előírások. Példa a szervezet dokumentumáramlására. A dokumentumkezelés alapelvei

A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgása a létrehozásuk pillanatától a velük végzett munka befejezéséig.

A dokumentumáramlás megszervezése sok közös vonást mutat a mechanikus szállítószalag megszervezésével. Egy időben a szállítószalagos összeszerelés bevezetése a termékek tipizálásával és az alkatrészek szabványosításával együtt a munkatermelékenység jelentős növekedéséhez, a gyártási folyamat költségeinek csökkenéséhez vezetett, és a tömeggyártás kezdetét jelentette. Igaz, ugyanakkor a szállítószalag által beállított ritmus a munka intenzitásának növekedéséhez és a dolgozók idegfeszültségéhez vezetett.

Dokumentumfolyamat a vállalkozásnál

A munkafolyamat megszervezése ugyanazon az elveken alapul, mint a mechanikus szállítószalag: az iratok mozgatása minimálisan térjen vissza az előző szakaszokhoz, a dokumentumokat a feladatkörüknek megfelelően kell elküldeni az előadóknak a párhuzamos műveletek elkerülése érdekében.

Dokumentum folyamatábra

Dokumentum folyamatábra

Tegyen különbséget a dokumentumfolyamat külső és belső körvonalai között.

A külső kontúr a bejövő (külső) dokumentumokkal kezdődik, amelyek kívülről érkeznek a vállalkozáshoz. Ezek lehetnek felsőbb hatósági utasítások, megbízások, határozatok, ügyfelek partnereinek levelei stb. A beérkezett dokumentumokat a titkárok nyilvántartásba veszik, majd végrehajtásra küldik.

A bejövő dokumentáció olyan dokumentáció, amelyet a vállalkozás más szervezetektől kapott. A kimenő dokumentumok olyan dokumentumok, amelyeket egy cég (szervezet) küld el más cégeknek. A kimenő dokumentáció olyan dokumentumok, amelyek a vállalkozásnál kidolgozott információkat tartalmaznak annak érdekében, hogy azokat más szervezetekhez továbbítsák: levelek, igazolások, jelentések, megbízások, táviratok, telefonüzenetek stb.

Dokumentumfolyamat– dokumentumok mozgása a szervezetben azok átvételétől vagy kiállításától a végrehajtás vagy elküldés befejezéséig.

A dokumentációnak három fő irányzata van:

- más szervezetektől érkező dokumentumok (bejövő);

- más szervezeteknek küldött dokumentumok (kimenő);

–A szervezetben létrehozott és a szervezet alkalmazottai által az irányítási folyamatban használt dokumentumok (belső).

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény szerves részét képezi az iratforgalom, melynek célja az intézmény tevékenységének információs támogatása, dokumentálása és a korábban létrehozott vezetői információk tárolása. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény közvetlenül függ a vezetői döntésektől, amelyek dokumentálása folyamatként három összetevőt foglal magában: a döntések információs támogatását, vagyis a meghozott döntés információval (dokumentumokkal) való ellátását, a döntés dokumentálását és végrehajtásának nyomon követését. Ennek a folyamatnak a fő összetevői: kiindulási információk megszerzése, cél (feladat) kitűzése, a szükséges információk felkutatása (referenciamunka), megoldás kidolgozása (dokumentum készítés), jóváhagyás, szerkesztés, gyártás, hitelesítés, küldés (átadás). a címzettnek), a végrehajtási megoldások figyelése. A munkafolyamat volumenét az intézmény adott időszakra (év, negyedév, hónap, nap) vonatkozó bejövő, kimenő és belső dokumentumok száma határozza meg. A dokumentumáramlás racionális megszervezése a következő elveket biztosítja: közvetlen áramlás, folytonosság, ritmus, párhuzamosság, arányosság. A dokumentumok közvetlen áramlásának elve megköveteli, hogy a dokumentumok mozgatása a legrövidebb úton történjen. A dokumentumfolyamok mozgásának legegyszerűbb formája a szerkezeti felosztások lineáris elrendezésének felel meg. A munkafolyamatban a folytonosság elve a dokumentumok folyamatos benyújtása arra a szintre, ahol döntés születik azokról. Ez az elv összeegyeztethetetlen a dokumentumok "felhalmozásával", egy példányban történő felhalmozásával. Az iratforgalom ritmusának elve az iratfolyamok mozgásának egységességét jelenti. A párhuzamosság elve azt jelenti, hogy külön műveleteket kell végrehajtani egy dokumentum feldolgozásához annak mozgatása során. Ennek az elvnek a fő célja a dokumentum átadásához szükséges idő csökkentése. Az egyes műveletek párhuzamos végrehajtása jelentősen felgyorsítja mind a munkafolyamatot, mind a dokumentum egészének végrehajtását. Az arányosság elve feltételezi a dokumentumfolyam csatornák arányos egyenletes terhelését. A dokumentumokkal való munka során fontos a függetlenség és a felelősség elve. Ez az alapelv azt jelenti, hogy minden tevékenységnél - irányítás, szétosztás, megállapodás, aláírás stb. - szigorúan az intézmény és részeinek funkcióira, a dolgozók kompetenciájára kell irányulni. Az intézmény meglévő struktúrája és funkciói, a vezetői tevékenység formái és módszerei jelentős hatással vannak a munkafolyamatokra. Ezért a dokumentumok operatív áthaladását és lebonyolítását a tisztán irodai okok mellett szervezési hiányosságok, a tisztségviselők közötti egyértelmű felelősségi körök hiánya, valamint egyes intézmények és egyes szervezeti egységeik funkcióinak bizonytalansága is nehezíti. .

A tudományos és technológiai fejlődésen alapuló irányítás mértéke megköveteli az irodai munka gépesítését annak minden szakaszában. Az irodai munka gépesítése a dokumentumok dokumentálására és feldolgozására szolgáló műveletek elvégzéséhez szükséges technikai eszközök alkalmazásából áll. Az elektronikus berendezések valós szükségletté váltak a vállalatirányítás dokumentált támogatásának problémáinak megoldásában. A számítógépek korszakában a dokumentum hagyományos definíciója pontosításra szorul, hiszen ma már dokumentumok lehetnek e-mailben kapott üzenetek, hangfájlok, videók. Ezért a dokumentum a következőképpen definiálható: a dokumentum az emberi észlelés számára elérhető információk gyűjteménye ... Számos program létezik az irodai dokumentumok összeállítására és szerkesztésére. Az elektronikus dokumentumok rohamos fejlődése ellenére a szakértők úgy vélik, hogy számos szervezési és technikai nehézség belátható időn belül nem teszi lehetővé számukra a hagyományos dokumentumok teljes kiváltását és kizárását a forgalomból.

Megbeszélésre váró kérdések

1 Milyen szakaszokból áll a vezérlőfájl?

2 Milyen határidőket ismer a dokumentumok elkészítésére?

3 Melyik tisztviselő vonja ki a dokumentumot az ellenőrzés alól?

4 Mi a dokumentumvégrehajtás-ellenőrzés tárgya?

5 Milyen elemei vannak az okmány regisztrációs indexének?

6 Töltse ki a dokumentumokon az "ellenőrző jel" attribútumot.

7 Melyik időponttól számítják a teljesítési határidőt és a bizonylat végrehajtásának ellenőrzését?

8 Mi az eljárás az irat-végrehajtási határidő meghosszabbítására?

9 Mi a munkafolyamat célja?

10 Milyen dokumentumok teszik lehetővé a munkafolyamat elemzését és javítását?

11 Mi az a munkafolyamat?

12 Ismertesse az "esetek nómenklatúrája" fogalmát.

13 Ismertesse az „üzlet” fogalmát.

14 Mi az okmányregisztráció?

15 Jelölje be az irodai munka főbb szakaszait!

16 Melyek a dokumentumokkal való munkavégzés munkafolyamatra jellemző szakaszai.

17 Mit tartalmaz az „ügyek kialakítása” fogalma?

18 Ki végzi a dokumentumok előzetes felülvizsgálatát?

19 Milyen elv alapján történik a tárolásra vagy megsemmisítésre szánt dokumentumok kiválasztása?

20 Milyen kritériumok alapján kell összeállítani az esetek nómenklatúráját?

21 Adja meg az iratok értékvizsgálatának definícióját!

22 Milyen feladatai vannak az okmányvizsgálatnak?

23 Milyen típusú esetnómenklatúrákat dolgoznak ki az intézmények?

24 Milyen csoportokba sorolhatók a listák által megállapított dokumentumok tárolási ideje?

25 Milyen követelményeket kell betartani az állandó, ideiglenes (10 év feletti) megőrzésre vonatkozó akták bekötésénél, iktatásánál és a személyi állomány tekintetében?

26 Hogyan történik a lapok számozása az ügyben?

27 Milyen adatok szerepelnek az állandó tárolási leltár címlapján?

Nem is olyan régen az egyik ügyfelemnél részt vettem az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításában. Ennek során sok fogalmat kellett elmagyaráznom, elmondani, hogy mi ez, hogyan működnek az ilyen típusú rendszerek. És csak ezután sikerült megértenie javaslataim lényegét, és jóváhagyta a munkatervet. A beszélgetés során rájöttem, hogy erről a témáról nagyon keveset írtak egyszerű nyelven az olvasók széles köre számára. Szokás szerint megpróbálom egyszerű szavakkal elmagyarázni ezt a koncepciót.

Fontos megérteni, hogy kétféle dokumentumáramlás létezik - belső (EDMS) és külső (VEDO). Oroszországban szokás EDO-nak hívni, de úgy gondolom, hogy helyesebb VEDO-nak és EDMS-nek nevezni, elvileg osztják ezeket a fogalmakat az Orosz Föderációban. Vagyis ha partnerekkel való csererendszert keres, akkor EDF-et, ha belső dokumentumáramlást, akkor EDMS-t kell keresnie.

Ebben a cikkben a vállalat és partnerei közötti külső elektronikus dokumentumáramlásról szeretnék beszélni. A belső elektronikus dokumentumkezelő rendszereket ugyanazon cég részlegei közötti dokumentumok cseréjére használják, ezeknek némileg eltérő követelményrendszerük van. De itt nem fogom őket figyelembe venni.

Miért van szükség elektronikus dokumentumkezelésre?

Az elektronikus dokumentumkezelés modern, kényelmes alternatívája a hagyományos papíralapú dokumentumoknak, amelyeket bármilyen üzleti tevékenységhez használnak.

A hagyományos munkafolyamat állandó késleltetésekkel jár. Az ügyféllel való együttműködés megkezdéséhez számlára, gyakran szerződésre, majd aláírt számlákra, elvégzett munkákra stb. Mindezek a papírok jóváhagyottak, ki vannak nyomtatva, aláírva és lepecsételve. Ezt követően válik szükségessé azok átadása üzleti partnerhez, ahol szintén átesik a jóváhagyáson és az aláíráson.

Ezután az aláírással ellátott dokumentumokat szkenneljük és e-mailben elküldjük. Ezután az eredeti példányokat futárral, alkalmazottakkal vagy hagyományos postai úton küldik el. Mindez jelentős időt vesz igénybe, a papíralapú dokumentumok időnként elvesznek, javítást igényelnek (ami tovább lassítja a dokumentumok átvételének folyamatát). És tárolásukra gyakran egész helyiségeket osztanak ki. Ennek eredményeként az üzletet sok kellemetlenség éri, a tranzakciók megkötése késik, problémák merülnek fel a számviteli részleggel, mivel a beszámolási időszak végén az értékpapírok még valahol „úton vannak”. És ha az egyik fél aláírása után ellentmondásos pontokat azonosítottak, vagy hibát találtak a számviteli dokumentációban, akkor a megfelelő papíralapú bizonylat beszerzése még több időt vesz igénybe, esetenként akár hónapokig is.

Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy megszabaduljon a következő kellemetlenségektől:

• Minden dokumentumot elektronikusan „aláírnak”, digitális aláírással. Gyors és egyszerű.
• Nyomtatott példány beszerzéséhez egyszerűen nyomtasson egy példányt. Az érdeklődők azonnal megkapják az összes dokumentumot, nem kell hosszasan várniuk a levelekre vagy a futárokra.
• A szerződések megkötése és az együttműködés megtörténtének igazolása (számlák és cselekmények) késedelem és a munkavállalók további erőfeszítése nélkül történik.
• Csökken az emberi tényező üzleti tevékenységre gyakorolt ​​hatása: a dokumentumok nem vesznek el, a hibákat rövid időn belül kijavítják.
• Sok papírdokumentum számára nem szükséges tárhelyet elkülöníteni.

Ezenkívül az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi az állam felé történő üzleti jelentéstétel problémájának megoldását. Korábban a dokumentumokat csak papíron fogadták el, a cég alkalmazottai hosszú órákat töltöttek az adóhivatali kirándulásokon, sorba álltak az ellenőrért, az ellenőrök pedig rengeteg papírt feldolgoztak, hogy ellenőrizzék a jelentés helyességét és beírását. az adatokat egy közös adatbázisba.

Most mindezek a problémák elektronikus dokumentumkezeléssel is megoldhatók. Ugyanakkor fontos megérteni, hogy elektronikus formában az adószolgálat szigorúan meghatározott formájú jelentéseket és dokumentumokat fogad el. Más formátumot nem fogadunk el. Ezért az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésekor célszerű ellenőrizni a vállalati belső dokumentáció formátumát, és szükség esetén a dokumentumsablonokon megfelelő módosításokat végezni.

Az első szakaszban az állam megkezdte az adóbevallások elektronikus elfogadását. A technika sikeresnek bizonyult. És újabban minden dokumentumot elektronikus formában is elfogadnak.

Miből áll az elektronikus dokumentumáramlás?

Az ilyen típusú dokumentumfolyamatban 4 fél vesz részt:

1. Áruk vagy szolgáltatások szállítója. Az elektronikus dokumentumot előállító fél.
2. Vevő vagy ügyfél. Az elektronikus dokumentumot elfogadó fél.
3. Eladó cég, amely elektronikus platformot biztosít dokumentumok cseréjéhez és szolgáltatásokhoz az elektronikus dokumentumkezelés megszervezéséhez.
4. Állapot. Kormányzati szervek, ahol a szállító cég továbbítja az adatokat a rögzített tranzakciókról és a teljesített dokumentumokról.

Hogyan valósul meg ez a gyakorlatban:

1. A szállító vagy a szolgáltató elektronikus bizonylatot állít elő saját könyvelési rendszerében vagy azonnal az eladó által nyújtott szolgáltatásban.
2. A szolgáltatáson belüli dokumentum azonnal elküldésre kerül a fogadó céghez, amely vagy közvetlenül a szolgáltatásban, vagy a szolgáltatáshoz kapcsolódó saját programjában kapja meg.
3. A webhely adatokat rögzít a dokumentumról.
4. A címzett oldali „aláírása” (visszaigazolás) után a dokumentumra vonatkozó adatok megküldésre kerülnek az adóhivatalnak.

Így a dokumentum küldésének és fogadásának ténye automatikusan rögzítésre kerül. Ellentétben a papírzacskókkal, amelyeket a cég alkalmazottai, futár vagy posta szállítanak át az iratokat, lehetetlen, hogy egy dokumentumot ne kapjanak meg elektronikusan, vagy elveszítsék azt. Az irat időben történő beérkezésének ténye az elektronikus rendszerben automatikusan rögzítésre kerül, ezek az adatok vita esetén akár bíróság előtt is felhasználhatók.

Ezenkívül a mindkét oldalon aláírt dokumentumokkal kapcsolatos információk automatikusan eljutnak az adóhatósághoz, ami csökkenti a számviteli hibák, elveszett papírmásolatok vagy tranzakciók jelentésbe nem adása valószínűségét, ami kizárja a jövőben az esetleges bírságokat és egyéb adózási problémákat. az emberi tényezőhöz, és ez a papírmunkafolyamat használata esetén gyakori.

Papír munkafolyamat esetén a cégvezető nehezen tudja ellenőrizni az egyes dokumentumok beérkezésének időszerűségét. Leggyakrabban ezeket a kérdéseket könyvelők, futárok, értékesítési vezetők szintjén oldják meg. Ennek eredményeként a könyvelő nem mindig rendelkezik papíralapú eredetivel a beszámolási időszak vége előtt. Ez pedig, ha be van jelölve, bírságokhoz és egyéb bajokhoz vezethet.

Elektronikus dokumentumkezeléssel:

• Az eredeti dokumentumot azonnal kézbesítjük. Nincs szükség postaköltségre, futárra vagy menedzserre. Nincsenek késések és kapcsolódó problémák.
• A cégvezető bármikor ellenőrizheti, hogy pontosan mikor küldték és fogadták a dokumentumot. A fontos dokumentáció hiányával kapcsolatos problémák esetén pedig az alkalmazottaknak nincs lehetőségük a hibáikért való felelősséget a „rossz postateljesítményre” és más külső tényezőkre hárítani. Ezt maguk a cég alkalmazottai is megértik. Ezért a rendszer bevezetése után a dokumentumok küldésével/fogadásával kapcsolatos késések és problémák rendkívül ritkák.

Az elektronikus dokumentumkezelésen keresztüli együttműködés megvalósításához mindkét félnek egy dokumentumkezelő platformhoz kapcsolódó szoftvert kell használnia. Másik lehetőségként az egyik vagy mindkét fél közvetlenül a szolgáltatásban dolgozhat dokumentumok küldésére és fogadására.

Elektronikus aláírás

Az elektronikus dokumentumcsere megszervezéséhez magas fokú biztonság és védelem szükséges. Valamennyi elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatás biztonságos kapcsolatot, adattitkosítást alkalmaz, valamint elektronikus digitális aláírással ellenőrzi a kiküldött dokumentum hitelességét.

A digitális aláírás egy speciális „elektronikus kulcs”, amely a felhasználói tanúsítvány és elektronikus dokumentum adatainak matematikai feldolgozásával egyedi digitális kódot hoz létre. Nyilvános tanúsítványokat használnak az aláírás ellenőrzésére és megerősítésére. És a generációhoz (aláíráshoz) - a felhasználó személyes bizalmas "kulcsa".

Dokumentumkezelő platformok (szolgáltatások)

Ma már számos webhely kínál dokumentumkezelési szolgáltatásokat. Ezek a Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc és még sokan mások. Mindegyik megközelítőleg ugyanazokat a funkciókat látja el:

• Elektronikus dokumentum fogadása a felhasználótól.
• Küldés a címzettnek a fiókjában vagy átutalás a megadott rendszerbe, ha a címzett más szolgáltatással dolgozik.
• Adatok rögzítése a dokumentumról és a küldésről.

Amikor rendszert választ cége számára, a legfontosabb, hogy vegye figyelembe ügyfelei preferenciáit. Itt fontos, hogy vagy ugyanabban a rendszerben dolgozzon, mint az Ön számára fontos kliens, vagy a szolgáltatás képes legyen integrálni (adatcserét) az Ön rendszere és egy hasonló platform között, amelyet az ügyfél használ.

Egyes esetekben meg tudja győzni a vevőt, hogy az Ön számára megfelelő webhelyen kezdjen el dolgozni. De nagyon gyakran, különösen a nagy kereskedelmi láncokkal és vállalkozásokkal való együttműködés kezdetekor, már régóta választottak, és az együttműködés egyik feltétele az a képesség, hogy egy bizonyos platformon dolgozzanak az elektronikus dokumentumkezeléshez.

VEDO és EDI rendszerek: mi a különbség?

A dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor sok felhasználó olyan rendszerekkel is szembesül, amelyek nem VEDO-ként pozícionálják magukat, pl. „Elektronikus dokumentumfolyamat”, hanem EDI-ként (kiskereskedelmi dokumentumfolyamat).

Az EDI rendszerek az elektronikus dokumentumkezelés speciális esetei. Ezek a kereskedelmi partnerekkel vagy a kereskedelmi hálózat részlegeivel való adatcserére összpontosítanak. Ha általános esetben a munkafolyamat során bármilyen típusú jogilag jelentős dokumentum kerül végrehajtásra, akkor a szervezetek között operatív kereskedelmi információcsere történik, beleértve a kereskedelmi műveletekhez szükséges, jogilag jelentős dokumentumokat is.

A hagyományos elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi bármilyen típusú dokumentum használatát a felek számára megfelelő formátumban. Az EDI használatakor a lehetséges dokumentumok listája, formátuma szigorúan szabályozott. Nincs mód olyan dokumentum létrehozására és továbbítására, amely a vállalat belső formátumában vagy nem közvetlenül kapcsolódik a kereskedési műveletekhez. Az alábbi cikkek egyikében elmesélem, hogyan működik az EDI, miért csak a kereskedésben használják, és mik az előnyei.

Integráció 1C-vel és más számviteli rendszerekkel

Az elektronikus dokumentumkezelés hatékony működéséhez nagyon fontos, hogy az Ön által választott platform támogassa a könyvelési rendszerrel való integrációt.

Miért van szükség rá:

• A cég alkalmazottai dokumentumokat készítenek a cég számviteli rendszerében;
• A dokumentum létrehozása után a rendszeren belül automatikusan átkerül a vezetőhöz vagy a könyvelőhöz aláírásra;
• A vezető által ellenőrzött és visszaigazolt dokumentumot torzítás és kézi adatbevitel nélkül kell átadni, pl. többlet időráfordítás és esetleges hibák az elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatásban;
• Megfelelő megvalósítás esetén az adatátvitel automatikusan megtörténik. A „Dokumentum elküldése” gomb megnyomása után automatikusan az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez szükséges űrlapra alakul, és elküldi a szolgáltatáshoz, ahol a dokumentum rögzítésre kerül és a címzettnek elküldésre kerül.

Nagyon fontos, hogy az Ön könyvelési rendszeréhez a szolgáltatási oldalon legyen egy kész megoldás, amely alapján szakemberei képesek lesznek megvalósítani a könyvelési programhoz szükséges kiegészítőt. Ha nincs ilyen megoldás, akkor jobb, ha nem próbálja meg saját maga megvalósítani, ez nagyon időigényes és összetett folyamat. A dokumentumkezelési szolgáltatások digitális aláírást, összetett titkosítási rendszereket használnak. Ezért nincs garancia arra, hogy a programozók minden erőfeszítése után is megkapja a kívánt eredményt. Jobb, ha másik oldalt választunk, ahol megfelelő integrációs lehetőséget találunk.

Szolgáltatási költség

A dokumentumkezelési szolgáltatások általában ingyenes csatlakozást kínálnak a szolgáltatáshoz. A dokumentumok elküldéséért pedig díjat kell fizetni. Bizonyos esetekben ez egy rögzített ár minden egyes elküldött dokumentumra. Valahol csomagban lehet szolgáltatásokat vásárolni, pl. egy összeg - 100 dokumentumra, egy másik - 1000 havonta stb.

Ezt a kérdést is ésszerűen kell megközelíteni. Egyrészt minél nagyobb csomagot választ, annál kevesebb lesz egy dokumentum elküldésének költsége. Ezzel szemben nincs értelme fizetni egy 300, 500 vagy 1000 dokumentumból álló csomagért, amelynek okmányforgalma nem haladja meg a havi 100 dokumentumot.

Gyakran Ismételt Kérdések

Minden dokumentumot elektronikus rendszeren keresztül kell elküldeni?

Nem. Az elektronikus dokumentumkezelés segítségével csak azokat a dokumentumokat küldi el, amelyeket a legkényelmesebb ilyen módon küldeni. Általában ezek elvégzett munkák, adószámlák, néha szerződések stb. Minden csak az Ön igényeitől és kényelmétől függ.

A szállítási díjat dokumentumonként vagy oldalanként számítják fel?

Ön fizet, és a rendszer rögzíti a dokumentum elküldését. Még ha a dokumentum sok oldalas is, egy fizetendő egységnek számít.

Mennyire biztonságos?

Az elektronikus dokumentumkezelés teljesen biztonságos. Ezen túlmenően a szolgáltatást nyújtó szolgáltató felelős a biztonság biztosításáért. Ehhez digitális aláírást, adattitkosítást és biztonságos kommunikációs csatornát használnak. A biztonsági szint nagyjából megegyezik a szokásos bank-ügyfél szolgáltatásokkal.

Ha telepítettük az 1C-t, minden felhasználó hozzáférhet az elektronikus dokumentumkezeléshez?

Nem. Amellett, hogy magában a számviteli rendszerben korlátozzák a hozzáférési jogosultságokat, az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzéshez a kapcsolat egy számítógépen egy munkamenetre korlátozódik. Ha másik számítógépről szeretne hozzáférni, a semmiből kell csatlakoznia az összes jelszóval és egyéb biztonsági módszerrel.

Használható-e elektronikus dokumentumkezelés elektronikus aláírás és fizetős szolgáltatásokhoz való csatlakozás nélkül?

Nem. Az állami tanúsítványon átesett dokumentumkezelési szolgáltatás aláírása és használata szükséges ahhoz, hogy dokumentumfolyamata jogilag érvényesíthető legyen. Természetesen az elektronikus aláírás nélküli dokumentumokat bármilyen módon, bármilyen csatornán elküldheti ügyfeleinek. De ezek nem tekinthetők dokumentumáramlásnak. Ez nem más, mint egy másolat az Ön számára. Ebben az esetben mindig meg kell erősítenie őket papír eredetivel.

Ilyen nehéz az elektronikus dokumentumkezelés használata?

Nehézségek csak a kapcsolódási szakaszban merülhetnek fel. De a probléma megoldásához általában szakembereket vonnak be. Maga a használat folyamata egyszerű és kényelmes. A vezető (felelős) ellenőrzi a dokumentumot, rákattint az "aláírás" és a "küldés" gombra. Azok. a dokumentumok elküldése sokkal könnyebbé válik, mint akár a szkennelt dokumentumok e-mailben történő cseréje.

De mi van akkor, ha az ügyfelem nem az általam használt webhelyet használja?

Két lehetőséged van. Például a saját költségén összekapcsolhat partnert a webhelyével. Alternatív megoldásként megtudhatja, hogy van-e lehetőség az elektronikus dokumentumkezelő rendszerei közötti integrációra. Ha igen, csak használja ezt a szolgáltatást. Ezután a dokumentum a séma szerint kerül továbbításra: Öntől - az Ön rendszerébe - majd a címzett rendszerébe - és végül személyesen a címzetthez. Ez nem befolyásolja a dokumentum fogadásának sebességét vagy a rendszer használatának bonyolultságát.

Frissítés: Hosszas töprengés után úgy döntöttem, bevezetem a VEDO (külső elektronikus dokumentumáramlás) kifejezést, mivel az EDI egy tágabb fogalom.

Címkék:

• wedo
• elektronikus dokumentumkezelés

Címkék hozzáadása A vállalat biztonsági rendszerének biztosítására szolgáló koncepció elkészítése, amely kialakítása és célja révén egyesíti az összes területet, biztosítja a belső szabályozó dokumentumok teljes komplexumának jelenlétét a szervezetben.

Ezek a vállalkozásnál jóváhagyott Szabályok, Szabályzatok, Utasítások, különféle Feljegyzések stb.

A „Biztonsági rendszer biztosításának koncepciója” című dokumentum elkészítését akkor kell elkezdeni, amikor a vállalkozás már rendelkezik helyi szabályozással.

A belső dokumentumokat a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kell elkészíteni, és azokat tapasztalt jogászoknak kell elkészíteniük.

Ebben a cikkben bemutatjuk Önnek a szükséges listát, és elmondjuk alkalmazásukat és céljukat. Nagyon sok belső dokumentum lehet, minden a szervezet tevékenységének irányától függ, beleértve a nemzetközi együttműködést is.

A termelési tevékenységek biztonsági rendszerének biztosítása érdekében belső (helyi) szabályozó dokumentumokat alkalmaznak, amelyeket a vállalkozások tisztviselői és a teljes személyzet hajt végre a következő termelési tevékenységi területeken:

Belső munkaügyi szabályzat.

Kivétel nélkül a vállalkozás minden alkalmazottja számára kötelező (vezetők, mérnökök, munkások);

Az üzleti titokról szóló rendelet.

Az üzleti titkokat hordozó vezetők és mérnökök vonatkozásában terjesztik;

rendelet "A raktárak munkájának megszervezéséről."

Kötelező a készletek (áruk és anyagok) elszámolásában és mozgásában részt vevő vállalkozások vezetőinek és a raktárak (raktárak) alkalmazottai számára;

rendelet "A munkavédelmi és biztonsági intézkedésekről".

A gyártási folyamatban részt vevő összes vezetőre, valamint a munkavédelmi és biztonsági intézkedéseket biztosító vállalkozások tisztviselőire vonatkozik;

rendelet "Az informatikai osztályról (ACS)".

Kötelező az informatikai (IT) és az automatikus vezérlőrendszerek (ACS) részlegeinek dolgozói számára;

rendelet „A számvitelről”.

Érvényes a cégvezetőre, a tisztségviselőkre és a számviteli munkatársakra.

rendelet „A szerződéses munkáról”.

A szerződéskötést kezdeményezők (végrehajtók) és a jogi osztály munkájához szükséges;

rendelet „A személyes adatokról”.

Feladataikat a Szabályzat követelményeinek megfelelően a személyzeti apparátus vezetője és tisztségviselői látják el.

rendelet „A fegyelemről”.

Kötelező a vállalkozások minden alkalmazottja számára;

A tűzbiztonságról szóló rendelet, evakuálási sémák, megfelelő utasítások, számítások.

A vállalkozás minden alkalmazottja számára kötelező.

rendelet "A személyzet felvételéről és elbocsátásáról."

Kötelező a vállalkozások minden vezetőjének és személyzeti osztályának.

Munkaköri leírások.

A funkcionális feladatok ellátása területén működő vállalkozások minden személyzetére vonatkoznak.

rendelet "A hozzáférés ellenőrzéséről".

A vállalkozás minden alkalmazottja számára kötelező.

Utasítás (rendelet) "A vállalkozás készleteinek behozatalának és kivitelének rendjéről."

Kötelező minden vezető és pénzügyileg felelős személy számára;

Útmutató a biztonsági magáncégek alkalmazottainak őrzött létesítményben végzett munkájához.

A szerződéses kötelezettségeknek megfelelően a magánbiztonsági cégek minden alkalmazottjára vonatkozik. Lehet közös.

Utasítás a veszélyes munkákra vonatkozó szakterületek listájáról.

Szükséges minden közvetlen termelésben részt vevő vezető, valamint a személyzeti szolgálat személyzete és a munkavédelemért felelős vállalkozások tisztviselői számára;

Szabályok "A vállalkozás helyiségeinek egészségügyi karbantartásáról".

A cég minden alkalmazottja számára készült.

Emlékeztető intézkedésekre vészhelyzet esetén.

A vállalkozás minden alkalmazottjára vonatkozik.

Tűzeset és egyéb vészhelyzet esetén kiürítendő elsőbbségi dokumentumok és ingatlanok listája.

A cég összes tisztviselőjét a lista irányítja.

Szabályzatok, Szerződések szolgáltató szervezetekkel, Megrendelések.

A vonatkozó részben az egyes tisztviselőkre vonatkozik.

Egyéb belső szabályzatok.

Szükség szerint közzéteszik a vállalati tisztviselők meghatározott kategóriája számára.

Még egyszer hangsúlyozzuk, hogy ez nem a belső szabályozási dokumentumok teljes listája. Lehetnek benne utasítások a klubkártyákhoz, az áruk kísérésére vonatkozó utasítások stb.

A vállalkozásnak rendelkeznie kell azokkal a szabályozó dokumentumokkal, amelyek a termelési tevékenységhez szükségesek.

Valamennyi belső (helyi) szabályozási dokumentumot a vállalkozások vezetői hagynak jóvá, és aláírásukkal közlik a felelős tisztviselőkkel.

A vállalkozások tisztségviselőinek, valamint a biztonsági rendszer biztosításában részt vevő alkalmazottaknak ismerniük kell a jóváhagyott belső szabályozási dokumentumokat, és gyakorlatukban azoktól vezérelniük kell.

A szervezet belső dokumentumai

A szervezet belső dokumentumai a napi tevékenység számos vonatkozását szabályozzák. Biztosítják az irányítási folyamatokat, meghatározzák az adminisztratív döntések végrehajtásának rendjét és feltételeit.

A „belső dokumentumok” fogalma egyesíti az összes belső használatra szánt hivatalos papírt. A munkafolyamat legkevésbé szabályozott szegmensébe tartoznak.

Egészen a közelmúltig ennek meghatározása megtalálható a GOST R 51141-98 „Irodai munka és levéltári üzlet” nemzeti szabványban. Szerinte belsőnek minősül minden olyan hivatalos dokumentum, amely nem lépi túl az azt készítő cég határait. Az új GOST 7.0.8-2013 bevezetésével azonban a definíció eltűnt a szabályozási és módszertani dokumentációból.

A belső dokumentumok fontos szerepet játszanak az irányítási folyamatok dokumentálásában. A jogalkotási és jogi aktusokkal egyenrangú szabályozóként működnek bármely intézmény belső életében. Egyes belső társasági törvények kidolgozásának szükségességét a jelenlegi jogszabályok diktálják.

A belső vállalati aktusok elősegítik a problémák megoldását egy adott szervezeten belül. Sokféle ilyen dokumentáció létezik. Besorolása főszabály szerint a hivatalos lap célja, tartalma és jóváhagyási sorrendje alapján épül fel.

A szervezet belső dokumentumainak listájának összetétele számos tényezőtől függ: szervezeti és jogi formától, tulajdonosi formától, nyitottság mértékétől, céljától, méretétől és tevékenységi körétől.

A belső dokumentumok típusai a modern irodai munkában:

	Időpont egyeztetés
Alapszabály, létszám, szabályzat, szervezeti szabályzat, belső munkaügyi szabályzat, munkaköri leírás	Ellátják a társaság jogi keretrendszerének funkcióit, és a közigazgatási jogi normákon alapuló kötelező rendelkezéseket tartalmaznak.	Szervezeti és jogi
A főtevékenységre és személyi állományra vonatkozó utasítások, rendeletek, parancsok, határozatok, utasítások	Iratkezelési döntések szervezési kérdésekben.	Közigazgatási
Szolgáltatás, feljegyzés, magyarázó jegyzetek, nyilatkozatok, javaslatok, igazolások, jegyzőkönyvek, aktusok, következtetések	Tájékoztatást adnak a tényállásról, ösztönzik a közigazgatási határozatok meghozatalát, a közigazgatási aktusok kiadását.	Információ és hivatkozás
Bérleti szerződések, szolgáltatásnyújtás, alvállalkozás, kivitelezés, szállítás. Licencszerződések, kiegészítő megállapodások	A megállapodás két vagy több fél (magán- vagy jogi személy) állampolgári jogainak és kötelezettségeinek megállapítása, módosítása vagy megszüntetése.	Szerződések
Engedélyek és engedélyek, bizonyos típusú munkavégzési engedélyek, tevékenység megkezdéséről szóló értesítések, cégjegyzékbe vételről szóló igazolás, számlaszelvény és pénztárgép-útlevél, karbantartási szerződések	Rögzítik a szervezet tevékenységének különböző aspektusait, szabályozzák az aktuális kérdéseket.	Szerviz papírok fő tevékenység szerint
Főkönyv, éves jelentések, mérlegek, elsődleges dokumentumok, eredménykimutatások, könyvvizsgálatok és leltárak, tervek, jelentések, becslések, elszámolások, pénztárkönyvek	A szintetikus és analitikus számvitel alapjául szolgálnak a vállalatnál, szükségesek a jelentések (adó, számviteli, statisztikai) és számvitel elkészítéséhez.	Pénzügyi és számviteli
Személyzeti megrendelések, munkaszerződések és szerződések, munkakönyvek, személyes akták, személyi kártyák, szabadságok ütemezése, bérszámlák	Rögzítik a munkáltató és beosztottjai jogait és kötelezettségeit, szabályozzák a munkaviszonyokat.	Munkaügyi kapcsolatok
Önéletrajz, önéletrajz, nyugták, meghatalmazások	Egyéni alkalmazottak készítik, egyéni alapon.

A belső dokumentumok lebonyolítása megfelel a kimenő dokumentáció elkészítésének sémájának. Először egy projektet készítenek, majd az érintettekkel egyeztetik és az elhangzott észrevételek, észrevételek alapján véglegesítik, a végső változatot elkészíti és a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezután a végleges változatot regisztrálják, és minden előadó számára elegendő számú példányban reprodukálják. Minden példányt hitelesítenek, és átvételre átvételre átadják a megfelelő szerkezeti egységnek vagy közvetlenül a felelős személynek. Az eredetit iktatják a fájlba.

A belső dokumentumok nyilvántartásának szakaszai:

1. Elsődleges projekt elkészítése;
2. Koordináció;
3. Finomítás a javasolt észrevételek alapján;
4. Megbékélés;
5. Regisztráció a jogszabályok és a helyi szabályozás előírásainak megfelelően;
6. Jóváhagyás;
7. Aláírás;
8. Regisztráció.

A végrehajtás szakaszai:

Átadás a felelős személynek (előadónak);
- Végrehajtás;
- Végrehajtás ellenőrzése;
- Az ügy bejelentése.

Belső dokumentumok nyilvántartása

A belső dokumentumok nyilvántartására vonatkozó eljárást az adott kategóriába való tartozásuk alapján határozzák meg. Így például a határozatokat, utasításokat, határozatokat, végzéseket ugyanúgy rögzítik, mint a parancsokat. Az egyéb kategóriákba tartozó hivatalos papírokat leggyakrabban a kimenő okmányokkal azonos módon veszik nyilvántartásba.

Minden objektumhoz egyedi nyilvántartási index tartozik, amely egy szerkezeti egység kódból, egy nómenklatúra szerinti ügyszámból és egy hivatali éven belüli sorszámból áll. A belső dokumentumok nyilvántartása gyakran decentralizáltan történik, csoportok szerint azon strukturális részlegeken, ahol azokat elkészítik. Ezek lehetnek számviteli dokumentumok, papírmunka a személyzeti osztálytól vagy az irodától.

A szervezet minden helyi aktust be kell jegyezni azon a napon, amikor azt a vezető aláírja vagy jóváhagyja.

A belső dokumentumok nyilvántartásának formái

A cég igényei szerint választható napló, kártya és automata elektronikus regisztrációs űrlap.

Magazin

Előnyös, ha jelentéktelen mennyiségű munkafolyamat van, feltételezi a helyi dokumentáció minden kategóriájához külön napló jelenlétét, kényelmes, ha a bizonylatos könyvelés az első helyen áll a szervezet tevékenységének sajátosságai miatt. Ez sok időt vesz igénybe, a műveletek megkettőzéséhez vezet, bonyolítja a referenciamunkát és a határidők ellenőrzését.

Kártya

A regisztráció regisztrációs kártyákkal történik, amelyek formáját a cégen belül határozzák meg, és rögzítik az irodai munkára vonatkozó utasításokban. Ennek a módszernek a használatával több munkatárs is részt vehet a folyamatban, megszűnik az újranyilvántartási igény, megkönnyíti az igazolvány- és referenciamunka rendszerezését, egyszerűsödik a végrehajtás ellenőrzése.

A belső dokumentumok rögzítése az általános nyilvántartás fontos része. Fő céljai közé tartozik:

Információ beszerzése az irodavezetési szolgáltatásban dolgozók létszámának kiszámításához;
- A szervezet igényeinek megfelelő technikai eszközök kiválasztása;
- Az intézmény végrehajtói, osztályai leterheltségének igazítása a dokumentációval való munka során;
- A helyesen szervezett könyvelés lehetővé teszi a munkafolyamat mennyiségének felmérését, könnyen meghatározhatja bármely objektum helyét és a vele végzett munka sorrendjét.

A helyi dokumentáció figyelembevétele érdekében annak alapvető attribútumait használják, amelyek lehetővé teszik bármely objektum egyedi azonosítását:

1. Sorozat regisztrációs szám;
2. A regisztráció dátuma;
3. Tartalom;
4. Felosztás-fordító;
5. Vállalkozó;
6. A teljesítés időtartama;
7. A végrehajtás előrehaladása;
8. Ügyszám.

A regisztrációs űrlaptól függetlenül minden objektumhoz további attribútumok rendelhetők, például a lapok száma vagy a mellékletek jelenléte. Felhívjuk figyelmét, hogy a könyvelést és a nyilvántartást a jóváhagyott Iratkezelési Utasítás és a cég által elfogadott Esetnómenklatúra szerint kell végezni.

A dokumentumok belső leltározása

Az ügyiratok belső leltárja olyan számviteli bizonylat, amely az ügyiratok sorszámát, mutatószámait, dátumait, címsorait és az ügylapok számozását tartalmazza.

Kötelező dokumentum a cég számára különösen értékes információkat tartalmazó ügyek nyilvántartása során. Az ügyiratok belső leltárának egységes formája van, külön lapon töltik ki.

Az ügy belső jegyzőkönyvét az összeállítónak alá kell írnia. Abban az esetben, ha a belső leltárt előlap nélkül kötjük vagy szegjük, akkor a tok előlapjának belső oldalára ragasztjuk.

Egy szervezet archívumában a tok és a tárolóegység fogalma egyenértékű.

A tok belső leltárának lapjai külön arab számmal vannak számozva, és a tanúsító lapon „+” jellel vannak jelölve.

Az ügyiratok belső leltárának kitöltésének szabályai:

Sorozatszám.

Az ügyiratban szereplő irat sorszáma feltüntetésre kerül.

Dokumentummutató.

A bizonylat tárgymutatója a bizonylat iktatószáma (ha nincs, akkor a belső leltárba feljegyzés készül).

A dokumentum kelte.

Az oszlop az okirat nyilvántartásba vételének dátumát vagy az okirat aláírásának dátumát tartalmazza (ha az iratot nem vették nyilvántartásba).

Dokumentum címe.

A dokumentum címe tartalmazza a dokumentum összefoglalását.

Lapszámok.

Fel kell tüntetni a dokumentum lapjainak számát.

Jegyzet.

Jegyzetben szükség esetén feljegyzés készül az ügyiratok fizikai állapotának sajátosságairól (eltávolítás, felvétel, másolati pótlás, stb.) a vonatkozó aktusokra mutató hivatkozásokkal.

Végső rekord.

A leltár végén összegző nyilvántartás következik, melyben számokkal és szavakkal is feltüntetjük a bizonylatok számát. Fel van tüntetve a belső leltár lapjainak száma.

Belső ellenőrzési dokumentumok

Jelenleg, ha egy vállalkozást kötelező könyvvizsgálatnak vetnek alá, akkor nemcsak a gazdasági tevékenység tényállásának belső ellenőrzését kell gyakorolnia, hanem a számvitel és a számviteli (pénzügyi) kimutatások elkészítésének belső ellenőrzését is meg kell szerveznie.

Kivétel: olyan helyzet, amikor a szervezet vezetője vállalta a számviteli nyilvántartások vezetésének felelősségét. Például a kisvállalkozásoknak a belső ellenőrzés megszervezésekor az ésszerűség elvét kell követniük, és bizonyos körülmények között az ilyen gazdálkodó szervezet vezetője önállóan is elláthatja a belső ellenőrzési feladatokat. Hasonló megközelítést a PZ-11/2013 számú Tájékoztató szerint egyes nonprofit szervezetek is alkalmazhatnak.

A szervezet tevékenységeinek belső ellenőrzésének:

1. áthatja a teljes irányítási rendszert, a stratégiai tervek kidolgozásától és a taktikai feladatok megfogalmazásától az erőforrások és vagyontárgyak megszerzésének, felhasználásának és biztonságának egy konkrét műveletének ellenőrzéséig;
2. a vezetői döntések végrehajtásának elősegítése, jogszerűségük és eredményességük felmérése, a szervezet valós állapotának bemutatása, a kockázatok azonosítása és minimalizálása.

A belső ellenőrzéseknek nemcsak a gazdasági élet tényeinek megbízhatóságát kell értékelniük, hanem meg kell akadályozniuk a jogellenes eseményeket, folyamatokat, műveleteket, valamint meg kell akadályozniuk a gazdálkodó szervezet pénzügyi-gazdasági tevékenységének negatív következményeit. A belső kontroll értékeli a mutatók megbízhatóságát és a jelentéskészítés időszerűségét. Megakadályozza a számviteli adatok és a számviteli (pénzügyi) kimutatások torzulását.

A belső ellenőrzési eljárások az orosz pénzügyminisztérium ajánlásai szerint a következőket tartalmazzák:

Minden tranzakció és művelet okmányos nyilvántartása;
az elsődleges számviteli bizonylatok előírt követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzése és az információk megbízhatóságának értékelése;
tranzakciók engedélyezése, megbízásuk jogszerűségének megerősítése;
adatok egyeztetése;
hatáskörök lehatárolása, a tisztségviselők jogainak és kötelezettségeinek meghatározása;
tárgyak tényleges jelenlétének és állapotának ellenőrzése;
a kitűzött célok elérésének elemzése, az ügyletek, műveletek végrehajtásának helyességének értékelése;
információk és információs rendszerek számítógépes feldolgozásával kapcsolatos eljárások.

Ezért a szervezetnek rendelkeznie kell a belső ellenőrzés főbb módszereinek és eljárásainak jóváhagyott listáját, leírását, jellemzőit és mennyiségi értékelését tartalmazó dokumentumokkal.

A belső kontroll legfontosabb elemei a kockázatok felderítése, kockázatelemzése, azok kiküszöbölésére, csökkentésére, minimalizálására irányuló vezetői döntések.

A Pénzügyminisztérium N PZ-11/2013 Tájékoztatója azt írja, hogy a kockázatértékelés célja, hogy azonosítsa azokat, amelyek befolyásolhatják a számvitel és a jelentéskészítés megbízhatóságát.

A belső ellenőröknek biztosítaniuk kell, hogy:

A gazdasági élet számviteli tényei a beszámolási időszakban történtek és a szervezet aktuális tevékenységére vonatkoznak;
a szervezet vagyona, vagyoni jogai és kötelezettségei, amelyek a könyvelésben tükröződnek, ténylegesen fennállnak;
számviteli objektumok tükröződnek a helyes értékmérésben;
a számviteli adatokat a számviteli kimutatásokban helyesen és időben közöljük.

Mérje fel a visszaélés kockázatát. A visszaélések a számvitel bármely területéhez és a szervezet egészének tevékenységéhez kapcsolhatók.

A visszaélés kockázatának felmérésének problémája közvetlenül kapcsolódik a meggondolatlansághoz és a hanyagsághoz, mind az üzleti tevékenység során általában, mind pedig a partnerek kiválasztásakor.

Figyelembe véve az Oroszországi Pénzügyminisztérium ajánlásait, a belső ellenőrzés megfelelő megszervezéséhez és végrehajtásához szükséges a gazdálkodó szervezet belső szervezeti és adminisztratív dokumentumainak (megbízások, utasítások, szabályzatok, munkaköri leírások, szabályzatok) kidolgozása és végrehajtása. , módszerek, szabványok). Az osztályok és a személyzet ezen dokumentumokban meghatározott feladatait és jogköreit a gazdálkodó szervezet tevékenységének sajátosságaitól és irányítási rendszerének jellemzőitől függően határozzák meg. A belső ellenőrzést mind a szervezet belső szolgálatai, mind külső tanácsadók bevonásával végezhetik.

Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a belső kontroll hatékonysága különböző, sokszor a szervezeten kívül eső okok miatt csökkenthető vagy korlátozható. Például jogszabályi változások, új körülmények megjelenése a gazdálkodó szervezet vezetésének befolyási körén kívül. De a vezetőség vagy más személyek hatósági jogkörének túllépése vagy a döntéshozatali folyamatban, az ügyletek lebonyolításában, a számvitelben előforduló hibák már belső okok, amelyeknek az ellenőrzés megszervezésére gyakorolt ​​befolyása csökkenthető.

Összegzésképpen le kell szögezni, hogy minden vállalatnak belső kontrollrendszert kell létrehoznia, amelyet tevékenysége során alkalmazni kell. Ez egy szervezetirányítási eszköz, amely lehetővé teszi a különböző üzleti folyamatok lehető leghatékonyabb megvalósítását. A belső ellenőrzésnek nemcsak a hiányosságokat, jogsértéseket kell feltárnia a gazdasági élet már megvalósult tényeivel kapcsolatban, hanem meg kell akadályoznia azok jövőbeni előfordulását. És fontos, hogy a teljes jelentési időszak alatt folyamatosan, hiányosságok nélkül, a jóváhagyott előírások maradéktalan betartásával végezzék.

A belső ellenőrzés váljon az egyik legfontosabb eszközzé a döntéshozatalban, a szervezet stratégiai céljainak elérésében, a vagyon megőrzésében, hatékony felhasználásában, a jogszabályoknak és belső előírásoknak való megfelelésben, valamint a megbízható számviteli (pénzügyi) kimutatások elkészítésében.

Belső szabályzat

A munkáltatóval fennálló munkaviszonyt szabályozó dokumentumok egyike (a törvénynek megfelelően) a belső munkaügyi szabályzat (PVTR). Például a szervezetben érvényes szabályok felhasználásával meghatározzák a munkavégzés rendjét, a belső munkarendet, a munkavállalókkal szembeni ösztönzők és szankciók alkalmazásának rendjét, megállapítják a munkaszerződést kötő felek jogait, kötelezettségeit és felelősségét, valamint egyéb munkakörülmények.

A PVTP-ket a szervezet önállóan (a munka sajátosságai alapján) a vállalkozás személyzeti vagy jogi osztálya dolgozza ki és állítja össze, és a kollektív szerződés melléklete lehet. Létezik egy szabályozási keret, amely segíti a PITP fejlesztését. Mivel ez a dokumentum szervezeti és adminisztratív jellegű, kialakítását a GOST R 6.30-2003 által meghatározott követelmények szabályozzák.

Általában nem készítik el a házirend címlapját. Az első szabálylapnak tartalmaznia kell egy fejlécet a logó képével, a szervezet teljes nevével (egyes esetekben megengedett a rövidített név feltüntetése, ha az alapszabályban szerepel), valamint a szervezet nevét. a dokumentumot – nagybetűvel. Ha a kidolgozott munkaügyi szabályzat a kollektív szerződés mellékletét képezi, akkor felül egy megfelelő jelölést kell tenni.

A jobb felső sarokban a szabályok jóváhagyásáról szóló pecsét látható. Például JÓVÁHAGYOM a főigazgató teljes nevét. Dátum.

A szabályzat elkészítésének időpontja azok jóváhagyásának napja.

Emlékeztetjük még egyszer, hogy a PVTP-nek tükröznie kell a szervezet munkájának sajátosságait, és minél több tipikus helyzetet azonosítania kell, amely a munka során felmerül.

A belső szabályzatban tilos a munkavállalók helyzetét rontó feltételeket előírni.

A kidolgozott szabályrendszernek szükségszerűen át kell mennie a szervezet más részlegeivel, valamint a szakszervezeti bizottság képviselőivel való megállapodás szakaszán, és csak ezt követően hagyja jóvá a vezető.

Átvétel ellenében minden alkalmazottat meg kell ismertetni a jóváhagyott eljárással. Ezért a szervezet PTP-jét jól látható helyen kell kifüggeszteni, és bármikor elérhetővé kell tenni.

1. Általános rendelkezések - a szabályok célja és alkalmazása, kire vonatkoznak, milyen esetekben kerül sor az egyéb általános információk felülvizsgálatára.
2. Az alkalmazottak felvételének és elbocsátásának eljárása - a munkavállalók felvételének és elbocsátásának nyilvántartásba vételi eljárásának leírása, a szervezet intézkedései a munkavállaló másik munkakörbe történő áthelyezése során, a próbaidő feltételei és időtartama, a szükségesek listája dokumentumokat.
3. A munkavállalók alapvető jogai és kötelezettségei (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 21. cikke alapján).
4. A munkáltató alapvető jogai és kötelezettségei (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 22. cikke alapján).
5. Munkaidő - a munkanap (műszak) kezdetének és végének időpontja, a munkanap (műszak) hossza és a munkahét, a napi műszakok száma; a rendszertelen munkaidőt betöltő munkavállalók beosztásainak listája, ha van ilyen; a munkabér kifizetésének helye és feltételei.
6. Pihenőidő - az ebédszünet ideje és időtartama; speciális szünetek bizonyos munkavállalói kategóriák számára (például hordárok, takarítók, hideg évszakban a szabadban dolgozó építők), valamint az általuk végzett munkák listája; szabadnapok (ha a szervezet ötnapos munkahéten dolgozik, akkor a szabályokban fel kell tüntetni, hogy a vasárnap kivételével melyik nap lesz szabadnap); az éves fizetett pótszabadság időtartama és megadásának oka.
7. A munkavállalók ösztönzése - az erkölcsi és anyagi ösztönző intézkedések alkalmazásának eljárása.
8. A munkavállalók felelőssége a fegyelem megsértéséért - a fegyelmi intézkedések alkalmazásának, a fegyelmi szankciók feloldásának eljárási rendjének leírása, a szankciók fajtái és a büntetéssel járó konkrét munkafegyelem megsértések.
9. Záró rendelkezések - a szabályok kötelező végrehajtására és a munkaügyi jogviták rendezésének rendjére vonatkozó záradékokat tartalmaz.

A PVTP más szakaszokat is tartalmazhat, például "Bizalmas információ", "Átviteli teljesítmény és webhelyen belüli mód".

Belső és külső dokumentumok

Céljuk szerint a számviteli bizonylatokat a következőkre osztják (osztályozzák):

A) adminisztratív, amelyek egy adott üzleti tranzakció végrehajtására vonatkozó megbízásokat tartalmaznak; nem ezek képezik a tranzakciók könyvelési rögzítésének alapját, mivel nincs bizonyíték arra, hogy ilyen tranzakció megtörtént. Az adminisztratív dokumentumok tartalmazzák a parancsokat, utasításokat, utasításokat stb.;
b) végrehajtó vagy felmentő, a műveletek tényét megerősítő. Ezek a regisztráció első szakaszai. Ide tartoznak a bizonylatok és kiadások, számlák, értékek átvételét igazoló bizonylatok, elvégzett munkák stb.;
c) számviteli bizonylatok, amelyek adminisztratív információkat, különféle igazolásokat, számításokat stb. (például anyagi javak beszerzésére és vásárlására vonatkozó összeg kiszámítása);
d) kombinálva - adott üzleti ügyletben a számviteli nyilvántartásba vétel egyszeri adminisztratív, végrehajtói okirataival és egyben a számviteli számlákban való megjelenésének jelzésével. Ezek a dokumentumok magukban foglalják az előzetes jelentéseket, a nyereség- és készpénzbevételeket, valamint az anyagok raktárból történő kiadására vonatkozó kérelmeket.

Az elkészítési hely szerint a dokumentumokat külső és belső részekre osztják.

Külső dokumentumok azok, amelyek más vállalkozásoktól, szervezetektől származnak, azaz az adott vállalkozáson kívüliek. Ilyenek a bankszámlakivonatok, szállítói számlák stb.

A belső dokumentumok egy adott vállalkozásnál, szervezetben elkészített (kiírt) dokumentumok.

A megjelenített műveletek mennyisége szerint a dokumentumok elsődleges és összefoglaló dokumentumokra vannak osztva.

Elsődleges dokumentumok azok a dokumentumok, amelyek első alkalommal végzik el az üzleti tranzakció nyilvántartásba vételét annak megbízásakor vagy közvetlenül a végrehajtás után. Ide tartoznak a tárgyi eszközök átvételi és selejtezési okiratai, számlák, nyugták stb. Az összevont bizonylatok az elsődleges dokumentumok alapján készülnek. Ide tartoznak a különféle jelentések, bérjegyzékek stb.

A felhasználás módja szerint a dokumentumokat egyszeri és halmozódó részekre osztják.

Az egyszeri dokumentumok csak egyszeri nyilvántartásba vételre és tranzakciók tükrözésére szolgálnak. Ide tartoznak a nyereséges és kiadási készpénzes utalványok, az anyagi javak raktárból történő átvételének követelményei stb.

A halmozódó bizonylatok egy bizonyos időn belüli (hét, évtized, hónap) tranzakciók többszöri végrehajtására és nyilvántartására szolgálnak. Például limit kerítéskártyák, amelyek segítségével az anyagok gyártásra (munkavégzésre) történő kiadása történik. Az ilyen dokumentumok csökkentik az elsődleges dokumentáció mennyiségét.

A pénzeszközök felhasználásának mértéke szerint a dokumentumokat kézzel kitöltött és gépesített dokumentumokra osztják.

Az elsődleges bizonylatokat a formai és tartalmi könyvelést vezető alkalmazottak kötelesek ellenőrizni, azaz ellenőrzik a bizonylatban a kötelező adatok meglétét, valamint az üzleti ügylet hatályos jogszabályoknak való megfelelőségét, az egyes mutatók logikai összekapcsolását.

A számviteli bizonylatok a megbízások menedzsertől a végrehajtóhoz történő átvitelére, azaz a vállalkozás gazdasági tevékenységének irányítására szolgálnak.

A dokumentálás impulzus szerepét tölti be, a számviteli információk mozgását idézi elő. A könyvelést a vállalkozás gazdasági tevékenységének folyamatos és folyamatos tükrözésével biztosítja. Dokumentáció segítségével ellenőrzik a műveletek helyességét, az elvégzett munka aktuális elemzését. Így a dokumentáció ellenőrzési és elemző funkciókat lát el.

Belső dokumentumok könyvelése

Az okmány iktatószáma egy többfunkciós kellék. A dokumentumindex fő célja – a dokumentumok sorszámozása – mellett számos probléma megoldásában is segít. Az év végi záró sorszámok alapján nyomon követhető a szervezeten, így a titkáron keresztül áthaladó iratforgalom volumenének növekedése, ami a személyi terhelés növekedését jelzi, és jogi igények alapja lehet. fizetésemelés vagy a titkárság létszámának emelése.

GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei "lehetővé teszik a szervezet belátása szerint, hogy a sorozatszámokat azonosító indexekkel egészítsék ki (3.12. pont), ami hozzájárul egy adott dokumentum operatív keresésével kapcsolatos feladatok megoldásához.

Tehát a kimenő levelek számozása kiegészül a dokumentumot kezdeményező osztály kódjával. Az adminisztratív bizonylat meghatározásával való összetévesztés elkerülése érdekében a személyi megbízásokat a K (személyi) vagy PM (személyzet) index hozzárendelésével sorszámozzuk, a megbízás számát R betűvel szokás kiegészíteni.

Amikor egy dokumentum keresésére irányuló kérés érkezik, a titkár szám szerint, pontosabban a hozzárendelt index alapján könnyen navigálhat, hogy melyik esetben (mappában) keresse meg, pl.

26-r szám - megrendelésekben;
26-ls sz. - személyi megrendelésekben;
26-os opera - az operatív értekezletek jegyzőkönyvei között.

A beérkezett dokumentum sorszámának F (fax) vagy E (e-mail) betűvel történő kiegészítésével megoldhatja a szervezete számára a levélkézbesítés módjának elszámolásának problémáját a regisztrációs űrlapok (magazinok) növelése nélkül.

Egyszeri regisztráció. Egy intézmény falain belüli dokumentumot egyszer regisztrálják (létrehozáskor vagy átvételkor). Egy dokumentum egységről egységre halad az egyedi száma alatt, pl. a belső részlegek a bizonylat kézhezvétele után az eredetileg hozzárendelt indexnél figyelembe veszik, újat nem rendelnek hozzá. Ez a szabály az adminisztratív dokumentációra és a hivatalos levelezésre egyaránt vonatkozik.

A regisztráció időszerűsége. Az Orosz Föderáció kormányának 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályainak 16. pontja szerint a beérkezett dokumentumok nyilvántartásba vétele a kézhezvétel napján történik, létrejött - az aláírás napján vagy jóváhagyással vagy a következő munkanapon. Az ilyen követelményeket az a tény indokolja, hogy a dokumentum késedelme a regisztrációs szakaszban csökkenti a tényleges végrehajtás idejét a megadott időpontig. Egy ilyen késedelem tulajdonosi formától függetlenül negatív következményekkel járhat a dolgozókra, vagy akár az egész intézményre nézve. A regisztráció eljárásának és feltételeinek tükröződnie kell az adott cég irodai munkájára vonatkozó utasításokban.

A regisztrációs nyilvántartások elkülönítése. Minden dokumentumtípusnak külön regisztrációja van.

Tehát a külön regisztrációs űrlapokon a következőket veszik figyelembe:

Bejövő levelezés (beérkező dokumentumok);
kimenő dokumentumok;
belső feljegyzések;
a főtevékenységre vonatkozó megrendelések;
személyi rendelések;
megrendelések;
az igazgatóság jegyzőkönyvei;
a tervezési értekezletek jelentései (RAM-ok) stb.

A regisztráció egy naptári éven belül történik. Minden év január 1-jén szinte minden bizonylattípus (megbízások, bejövő és kimenő levelek, jegyzőkönyvek stb.) számozása nullára áll. Ez alól kivételt képez az állandó tárolás eseteinek leltározása. Ezek a készletek egy számmal és végponttól végpontig számozással rendelkeznek a szervezet teljes élettartama alatt.

A dokumentumra vonatkozó információk tükrözésének teljessége a regisztráció során. A regisztrációs adatoknak az adatbázis naplójába (adatbázisába) történő beírásakor minden, az iraton elérhető információ feltüntetésre kerül: index, dátum, hivatkozás a megkeresés számára és dátumára, a címzett / levelező neve, valamint annak tartalma maximális részletességgel kifejtve. A regisztrációs lapokat a hagyományosan figyelembe vett információkon túl olyan oszlopokkal kell kiegészíteni, amelyek a munkavállalók vagy ügyfelek által leggyakrabban kért további információkat (például a küldés módját) tükröznék. A figyelembe vett jelzések listáját az irodai munkára vonatkozó utasításokban kell előírni.

A nyilvántartás egységessége, függetlenül annak formájától vagy a dokumentum átvételének (létrehozásának) formájától. A dokumentumok könyvelése a szervezetben azonos szabályok szerint épül fel, függetlenül az elfogadott regisztrációs formától: kézzel naplóban, Excelben vagy speciális elektronikus dokumentumkezelő programmal.

Belső szabályozó dokumentumok

Sokan, amikor leülnek egy szabályozó dokumentumot írni, azt tartják szem előtt, hogy feladatuk egy megfelelő szabályozási dokumentum elkészítése. De ez nem így van. Valójában az a feladatuk, hogy javítsák a rendszer állapotát. Ehhez pedig biztosítania kell a szabályozási dokumentum végrehajtását, befúrását a szervezet minden dolgozójának agyába. Gondoskodjon arról, hogy minden alkalmazott elolvassa a dokumentumot, megértse a dokumentumot, meg tudja jegyezni, végrehajtsa és fontosnak tekintse, hangos szerkesztéseket és kiegészítéseket végezzen Önnek, a dokumentumnak megfelelően élőben.

Az Ön feladata az aszfalt megrepedése.

Egy ilyen dokumentum létrehozásához az szükséges, hogy a törvény szövege és Chichvarkin egyik levelének szövege keresztezés legyen.

A kezdéshez tanulmányozza át az összes rendelkezésre álló dokumentumfolyamat-szabványt, a GOST-okat a dokumentációhoz, az utasításokra vonatkozó követelményeket.

Miután megbizonyosodott arról, hogy ismeri az összes követelményt, figyelmen kívül hagyhatja bármelyiket, mert ezek nem kötelezőek, kivéve, ha úgy dönt, hogy megszerzi a szabványnak való megfelelőségi tanúsítványt.

Ezt követően szükséges a rendszer jelenlegi állapotának tanulmányozása. Legyen tisztában azzal, hogy az új szabvány betartása hogyan javítja ezt az állapotot.

Mivel a dokumentum általában leírja a folyamatot - a folyamat során meg kell határozni a belső ügyfél követelményeit. Természetesen ezzel a belső klienssel ezt a szabályozást is a fejlesztési szakaszban kell egyeztetni.

Leülve megírni a következő szabályozó dokumentumot, készen kell lennie arra, hogy elkészítse az emberiség történetének legjobb szabályozó dokumentumát.

A dokumentumnak ilyen halmozott töltéssel kell rendelkeznie ahhoz, hogy áthaladjon a rendszer tehetetlenségi páncéljának következő rétegein:

1. A dokumentumot el kell olvasni.

Minden alkalmazottnak el kell olvasnia a dokumentumot, nem csak alá kell írnia az ismeretséget. Ehhez a dokumentumnak rövidnek kell lennie, szépen megtervezettnek és nem unalmasnak kell lennie, és nem olyan, mint egy darab bürokrácia, és nem tartalmazhat felesleges részeket, ami csak a tisztesség kedvéért legyen.

A régi bürokraták soha nem foglalkoznak ezzel. Egyszerűen azzal vigasztalnak, hogy dokumentumukat el kell olvasniuk azoknak, akik erre kötelesek. És ha az alkalmazottak egyszerűen aláírják az ismeretséget, akkor egyszerűen komolytalan, komolytalan alkalmazottak, és ők maguk a hibásak, hogy nem olvassák el az alábbiakat. Ha megsértik a szabályozó dokumentumot, válaszolnak, mert itt van - az aláírás a bevezetőben!

A leghatékonyabb dolog, ami lehet, ha egy új/megváltozott folyamat megvalósítása a cél, az az aláírás megismertetése. Ha az ismerkedés az ismerkedési lapon aláírással kezdődik és végződik, ez egy hétköznapi amatőrök „kiállításra szánt” alkotása, akik minden felelősséget az előadókra hárítottak, nem különösebben értetlenül a követelmények eredményei és hatékonysága előtt.

2. A dokumentumot meg kell érteni.

Képzelje el, hogy személyesen magyarázza el a dokumentum szövegét az egyik alkalmazottnak. Csak irj! És nem négyzetfészek iroda!

A régi bürokraták soha nem foglalkoznak ezzel. Egyszerűen valami ilyesmit írnak: "Ahol monitorozást és mérést használnak a termékek és szolgáltatások meghatározott követelményeknek való megfelelőségének bizonyítására, a szervezetnek meg kell határoznia az adatok megfelelőségének és megbízhatóságának biztosításához szükséges erőforrásokat."

Ezért utálnak mindenkit a QMS szolgáltatások – írnak egy ügyes dolgozatot, aztán izgulnak, hogy ezt mindenki figyelmen kívül hagyja. Igen, egy ilyen dokumentum elolvasása önmagában is munka!

Amikor pedig felhívják a figyelmet arra, hogy a dokumentum nincs egyértelműen megírva, azt javasolják, hogy vetjék fel azon munkavállalók képzettségének kérdését, akiknek a dokumentumot szánják.

Írhatsz példákat az utasításokba, sőt a szabványba is, írhatsz érveket, írhatsz bármit, hogy a dolgozók könnyebben megértsék a jelentést, amit át akarsz adni nekik!

Néha elolvasod az utasítások bekezdését, és feltesz egy kérdést a szerzőnek:

És mit jelent VALÓBAN ez a tétel?

Nem az a fontos, hogy hogyan írtad a dokumentumot, a lényeg az, hogy hogyan fogják megérteni!

Bármilyen világos legyen is egy dokumentum, a jóváhagyás után a dokumentumot akkor is tisztázni kell. a) képzés útján; b) szakaszos megvalósítással, a felmerülő problémák elemzésével és szükség esetén a szabályzat módosításával.

3. A dokumentumot memorizálni kell.

Ehhez közvetítenie kell a munkavállaló felé a megoldandó probléma fontosságát és relevanciáját. Leírhatja a jelenlegi állapotot vagy a megoldandó problémát (jobb, ha egy kísérőlevélben szerepelteti), és a lehető legtöbb fájdalommal ellátja.

Ezen túlmenően a szöveget adott esetben érzelmi színezetűvé kell tenni. Megengedett olyan beszédfordulat, mint "SEMMILYEN ESETÉN ne mondd el az Ügyfélnek, hogy...". Konkrét példák, érthető és szleng beszédfordulatok, narratív beszéd jelenléte ösztönözhető. Nyugodtan legyen fantáziadús. Az emberi elme a legjobban olyan képekre és szövegekre emlékezik, amelyek olyanok, mint egy történet elmesélése.

De nem szabad túlzásba vinni, ezért az olyan szavakat, mint a „helyesen válaszol” jobb helyettesíteni a „helyesen válaszolni”.

4. A dokumentumot végre kell hajtani.

Ehhez egy ilyen technikát használtam annak leírására, hogy mi történik, ha egyik vagy másik bekezdést megsértenek. Leírom a követelményt. Alatta azt írom, hogy "Ha ez nem teljesül, akkor a következő történik: * a teljes kudarc fájdalmas és igaz képe kerül leírásra *" Ne habozzon érvelni állításaival. A követelmény, alatta azonnal a jelölés oka.

A régi bürokraták soha nem foglalkoznak ezzel. Csak követelnek. Úgy gondolják, hogy mindenki csak valamilyen szankcióval fenyegetve tud valamit végrehajtani, nem pedig belső motivációból (például tisztességből). És a tonnányi ellenőrzés, mikromenedzsment, pénzbírságok és a külső motiváció egyéb megnyilvánulási formáinak a végrehajtására törekednek. És mindez persze muda. Vagy egyszerűen csak azt állítják, hogy a szervezet dolgozói nagyon felelőtlenek és gyengeelméjűek.

A legtöbb alkalmazott teljesíti az Ön igényeit, ha csak megérti, miért van erre szükség. A legtöbb alkalmazott figyelmen kívül hagyja követeléseit, még valamilyen büntetés fenyegetése mellett is, ha nem érti, miért van erre szükség.

Sokféleképpen lehet növelni az emberek belső motivációját, hogy megfeleljenek a rendszer követelményeinek. Sőt a hatósági dokumentumokban olyan sértegetésekig is eljutottam, hogy "ha nem teljesíti ezt a követelményt, akkor nem nevezhető szakembernek", és fenyegetőztem, hogy "az utasítás megszegése különös rosszindulattal büntetendő".

5. Mindenki a dokumentuma szerint éljen. Ha a folyamat megváltozik, akkor a dolgozók első gondolata a „Szabályzat módosítása szükséges”.

Ennek érdekében próbáljon meg mindenkit bevonni a dokumentum létrehozásába. Ha egy személy maga írt egy szabályozási dokumentumot, ha aktívan részt vett annak jóváhagyásában, akkor nagy figyelemmel fogja kezelni. Kérjen mindenkit, hogy hangot adjon kiegészítésének.

A dokumentum jóváhagyása után a dolgozóknak nem lesz lehetőségük azt mondani, hogy valami hülyeséget írtak, amit nem lehet megtenni. Ők maguk írták ezt a hülyeséget és beleegyeztek. Másodszor, egy plusz fej a követelmények meghatározásakor lehetővé teszi számunkra, hogy egy másik oldalról nézzük a követelményeket, amelyeket nem tudtunk figyelembe venni. A folyamattulajdonosok részletesebb képet kaphatnak a rendszer jelenlegi állapotáról.

Minél több időt fordítunk a dokumentum kidolgozására és jóváhagyására, annál kevesebb időre lesz szükségünk annak megvalósítására, a követelmények valóra váltására.

Mindig használd a tesztidőszak fogalmát, amikor nem csak valaki ellenőrzi a követelmények teljesítését, hanem gyorsan meg tud oldani minden problémát, válaszolni tud a felmerülő kérdésekre, és tisztában van a követelmények megvalósításának előrehaladásával az elejétől a végéig. folyamat ebben az időszakban.

És ne felejtse el, hogy a dokumentumnak szisztematikusnak és megfelelő szerkezetűnek kell lennie. Megfelelően konfigurált bemenetekkel és kimenetekkel, hivatkozásokkal más szabályozásokra, helyesen megadott pozíciókkal, helyesírási hibák nélkül és szép kialakítással. Sok hasznos példát tanulhat a GOST-okból és a dokumentumfolyamat-szabványokból, amelyeket a bejegyzés elején ajánlottam elolvasni.

Így biztosíthatja, hogy a dokumentum "élő". Bárki írhat halvaszületett dolgozatokat, amelyeket soha senki nem olvas el és nem vezérel.

Példa egy kísérőlevélre, amellyel a "Termékminőség-menedzsment" szervezet szabványát adtam át jóváhagyásra vállalaton belüli postai úton:

Kedves kollégák!

Kérjük, kezelje ezt a szabványt a szervezet legfontosabb dokumentumaként. Ez a mag, az alapok alapja, amely körül minden forog.

A színvonal most sem tökéletes. Inkább csontváznak tűnik, de a jövőben meghúsodik, részletesebb és rendszeresebb lesz.

Szeretném, ha mindannyian hozzájárulnának e szabvány megírásához. Írja meg nekem kiegészítéseit és megjegyzéseit ugyanolyan aprólékosan és részletesen, mint ahogy átnézem mindegyikőtök dokumentumait, amelyek jóváhagyásra érkeznek hozzám.

A legrosszabb, amit tehet, ha figyelmen kívül hagyja ennek a dokumentumnak a születési folyamatát. Itt az ideje, hogy hangot adjunk minden aggodalmának, és mindenben megegyezzünk. Amikor a szabványt jóváhagyják, többé nem hagyom, hogy visszariadjon a megvalósításától.

Most olyan helyzetet látok, hogy nagyon gyorsan építkezünk, de a homokra építkezünk. És szükséged van - az alapra! Ez a színvonal az az alapot, amelyet igyekszem lefektetni tevékenységünk alá. Az egyik oldalon házat építünk, és az a része, ami kicsit korábban épült, omladozik. Ezért fel kell adnia azt a gondolatot, hogy egy alapítvány építése időpocsékolás. Igen, nem látszik, tk. föld alatt van, de szükség van rá.

Kérlek benneteket, hogy olvassátok el és vegyetek részt ennek a szabványnak az elkészítésében azzal a gondolattal, hogy akkor élni fogtok vele. És semmi esetre sem szabad kivonni ebből a folyamatból. Ostobaság a peronon maradni, amikor a fejlesztéseink vonata kocsiról kocsira halad előre. Lehet, hogy nincs ideje beugrani az utolsó hintóba.

Nem szabad azt hinni, hogy lehetetlen ennek a szabványnak megfelelően élni - a projektjeim szempontjából tökéletesen kezelem a fejlesztési osztály adatbázisát, és a leírt módszereket teljesen kidolgoztam magamon. Most igyekszem az egész cégre skálázni az eredményemet.

Jelenleg a szabvány nem úgy van írva, hogy „ahogy van”, hanem „ahogy kell”. Például még nincs egyetlen teljes útmutatónk egy termék gyártásához. Vázoljunk fel most magunknak egy képet egy ideális állapotról, és mindenki világosan megérti, hogy a rendszer mely állapotába igyekszünk végül eljutni.

Belső dokumentumok listája

Azonnal le kell foglalni, hogy a cikkben csak hozzávetőleges listát adunk a belső vállalati dokumentumokról. Hozzávetőleges, nem azért, mert lusták vagyunk egy teljes dokumentumot elkészíteni, hanem mert egyrészt a dokumentumok konkrét listája a szervezet típusától függ - kereskedelmi vagy nem kereskedelmi, szervezeti és jogi formától, állami és egyéb tényezőktől, másrészt a A belső dokumentumok elérhetőségére vonatkozó jogszabályok előírásai folyamatosan „javulnak”, a ma már nem szükséges papír pedig holnap „alapvetővé” válhat. Természetesen lehetőségeinkhez mérten változtatjuk, kiegészítjük a listát, de a fentieket továbbra is tartsuk szem előtt.

Akinek azonban konkrét listára van szüksége kifejezetten a szervezetéhez, a Ryazanban működő munkajogászaink elkészítik a szükséges dokumentumcsomagot az Ön szervezete számára.

Vállalati belső dokumentumok:

Döntések (jegyzőkönyvek) a belső dokumentumok jóváhagyásáról;
Döntés (jegyzőkönyv az egyszemélyes vezető szerv (igazgató, elnök, vezető, elnök stb.) kijelöléséről.

Itt nem tüntettük fel a szervezet létrehozásánál és bejegyzésénél szükséges protokollokat (döntéseket), mert feltételezzük, hogy azok már léteznek, ha a szervezet működik.

Opcionálisan rendelkezhet a legfőbb irányító testület (alapítók, részvényesek, tagok, részvényesek stb.) összehívásának rendjéről is, jóváhagyásukra vonatkozó megfelelő jegyzőkönyvekkel.

A tájékoztatás irányáról szóló rendelet, amelyet a legfőbb irányító testület is jóváhagyott.

Belső számviteli bizonylatok:

A számviteli politika szabályozása (ezt a dokumentumot általában maguk a könyvelők dolgozzák ki, a megbízott cég további munkájával összhangban);
Opcionálisan rendelkezhet a nyereség felosztásáról, az osztalékról, az alapok - tartalék, tőke és egyebek - képzéséről is.

Belső munkaügyi (személyi) dokumentumok listája:

Személyzeti asztal (szabványos T3 űrlapot vehet fel);
Belső munkaügyi szabályzat (a Munka Törvénykönyve 189. cikke);
A javadalmazásra vonatkozó szabályok (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 21. fejezete);
A munkaügyi normatív aktusok listája (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke);
Munkaügyi jogi aktusok összessége a tevékenység sajátosságainak megfelelően (a Munka Törvénykönyve 212. cikke);
Munkaszerződések (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke), beleértve az igazgatóval kötött munkaszerződést (megjegyzés: korábban, ha az LLC alapítója és az igazgató egy személyben egybeesett, akkor nem volt szükség munkaszerződésre, mivel nem köthetsz megállapodást magaddal, egyébként sok magyarázkodás volt és a Munkaügyi Minisztérium, meg a Pénzügyminisztérium, de most az állambürokratikus gondolat azon az úton halad, hogy mindazonáltal, amikor az alapító és az igazgató egybeesik, akkor a szerződésnek továbbra is meg kell lennie);
Azon szakmák és munkatípusok listája, amelyekre vonatkozóan munkavédelmi utasításokat kell kidolgozni (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 211., 221., 223., 225., 226., 228. cikke);
Munkavédelmi utasítások jegyzéke (1/29. rendelet);
Az alkalmazottak ipari balesetek és foglalkozási megbetegedések elleni biztosítását igazoló dokumentumok (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke).

Programok (Munka Törvénykönyve 225. cikk):

Bevezető tájékoztató program;
kezdeti munkahelyi eligazító program.

Utasítás:

Az igazgatók és alkalmazottak munkaköri leírása (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 211., 221., 223., 225., 226., 228. cikke);
munkavédelmi utasítás;
tűzvédelmi utasításokat.

Magazinok:

A bevezető oktatás nyilvántartási naplója (Munka Törvénykönyve 225. cikk);
munkahelyi eligazítási napló (225 TC);
a munkahelyi balesetek nyilvántartása (Art. Art. Art. 228 - 231 az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve);
a munkavállalók munkavédelmi utasításainak nyilvántartása, 1/29 határozat);
napló a munkavállalók munkavédelmi utasításainak kiadásához (1/29. rendelet).

Könyvek (Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának N 69 határozata "A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról"):

Bevételi és kiadási könyv a munkafüzet nyomtatványok könyveléséhez és egy betétlap;
elszámolási könyv a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgásáról.

Az alapítók helyi munkaügyi és munkavédelmi szabályzatai:

Rendelet azon szakmák és munkatípusok jegyzékének kialakításáról (jóváhagyásáról), amelyekre munkavédelmi utasításokat kell kidolgozni;
rendelet a munkavédelmi oktatásért és az utasítási naplók vezetéséért felelős személy kijelöléséről * (* összevonható);
végzés az éves szabadságolási ütemterv jóváhagyásáról;
a munkakönyvek vezetéséért és nyilvántartásáért felelős személy kijelöléséről szóló végzés;
határozat (jegyzőkönyv) a bevezető képzési program jóváhagyásáról;
a kezdeti munkahelyi oktatási program jóváhagyásáról szóló döntés;
határozat a munkavállalók munkavédelmi utasításainak jóváhagyásáról (összevonható).

Opcionálisan (a szervezet ezen belső dokumentumai a konkrét sajátosságoktól és (vagy) kívánságtól függenek vagy nem, de mégis szükségesnek tartottuk listánkat ezekkel kiegészíteni:

A jogi személyek és egyéni vállalkozók vizsgálati naplója nem kötelező (az N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikkének 8. szakasza "A jogi személyek és egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során" , Az Orosz Föderáció Gazdaságfejlesztési Minisztériumának N 141 számú rendelete "A jogi személyek és egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során" szóló szövetségi törvény rendelkezéseinek végrehajtásáról ;
Rendelet a személyes adatokról (Munka Törvénykönyve 86. cikk 8. pont, 88. cikk);
Útmutató a számítógépen végzett munkához (ha a számítógépen végzett munka a munkaidő több mint 50%-át teszi ki);
Munkavédelmi képzési program (nem kötelező a munkavédelmi képzési bizottság létrehozásakor);
Rendelet a munkavédelmi ismereteket vizsgáló bizottság létrehozásáról;
Munkavédelmi oktatási oktatás;
Protokollok a munkavédelmi ismeretek tesztelésére;
Munkavédelmi ismeretek tesztelésének folyóirata.

Amint látja, semmi rendkívüli. Kellő körültekintéssel és minimális számítógépes ismeretekkel könnyen elkészítheti szervezete belső dokumentumainak szükséges listáját.

A Munka Törvénykönyve 309. cikkének (2) bekezdése értelmében azonban a mikrovállalkozások kategóriájába tartozó szervezetek használhatják a munkavállaló és a munkáltató – a mikrovállalkozásokhoz tartozó kisvállalkozás – között kötött munkaszerződés szabványos formáját, az Orosz Föderáció kormányának 858. számú rendelete hagyta jóvá. A mikrovállalkozásokként való besorolás kritériumait az oroszországi kis- és középvállalkozások fejlesztéséről szóló 209. sz. FZ szövetségi törvény 4. cikke határozza meg. Föderáció" és az Orosz Föderáció kormányának e törvénnyel összhangban elfogadott 265. számú, „A vállalkozói tevékenység végzéséből származó jövedelem határértékeiről a kis- és középvállalkozások egyes kategóriáira vonatkozó rendelete".

Ha a mikrovállalkozás szabványos munkaszerződést köt, nem készíthető a szervezet olyan belső dokumentuma, mint a belső munkaügyi szabályzat, a javadalmazásra vonatkozó rendelkezések és számos egyéb, a kötelező listán szereplő helyi munkaügyi (személyi) dokumentum.

Belső dokumentumok nyilvántartása

A szervezet összes dokumentuma három dokumentumfolyamra oszlik:

Bejövő (bejövő) dokumentumok, i.e. belépés a szervezetbe;
kimenő (elküldött) dokumentumok;
belső dokumentumokat.

Bejövő dokumentum (bejövő dokumentum) - az intézmény által átvett dokumentum.

Kimenő dokumentum (küldött dokumentum) - intézménytől küldött hivatalos dokumentum.

A belső dokumentum olyan hivatalos dokumentum, amely nem haladja meg az azt elkészítő szervezetet.

Mindegyik dokumentumfolyamnak vannak feldolgozási sajátosságai. Mindig emlékezni kell arra, hogy a feldolgozás sajátosságait befolyásolja a dokumentumokkal végzett munka formájának megválasztása (centralizált, decentralizált, vegyes).

A beérkező dokumentumok között szerepelnek olyanok is, amelyek más szervezetektől származnak: felettestől, beosztotttól, állami, önkormányzati, civil, képviselőktől és állampolgároktól. Például: törvények, rendeletek, rendeletek, határozatok, utasítások, utasítások, utasítások, utasítások, végzések, meghatalmazások, szerződések, levelek (ajánlatok, kísérő, garancia, reklám, tájékoztatás, megkeresés stb.), faxok, üzenetek által küldött üzenetek e-mail, táviratok, telefonüzenetek, távíró üzenetek, gazdasági, pénzügyi, gazdálkodási tevékenységről szóló jelentések, feljegyzések, aktusok, állampolgári fellebbezések, képviselői kérelmek és fellebbezések, petíciók, kollektív fellebbezések.

A beérkező dokumentumok feldolgozása magában foglalja:

Dokumentumok átvétele és elsődleges feldolgozása;
dokumentumok előzetes mérlegelése és szétosztása;
bejegyzés;
átadás végrehajtásra.

A dokumentumok fogadását és kezdeti feldolgozását azokban a szervezetekben, amelyek nagyszámú dokumentumot kapnak, az irodavezetői szolgálat, a kisebbeknél a titkár végzi. Az óvodai nevelési intézmény szerkezetében nagyon nagy szervezetekben (minisztériumokban, konszernekben) speciális egységeket hoznak létre, amelyek dokumentumokat kapnak - expedíciók.

A beérkező dokumentumokat postai úton is lehet fogadni, futárral, futárral, látogatóval kézbesíteni, illetve e-mailben vagy faxon lehet elküldeni.

Az átvételkor ellenőrizni kell a levelezés kézbesítésének helyességét. Ha rossz címre kézbesítik, azt továbbítani kell a feladónak. A borítékokat a „személyesen” jelzésűek kivételével felbontják, felmérik az iratok fizikai állapotát (szöveg sérülés, fax üzenet hiányos beérkezése), a mellékletek meglétét ellenőrzik. A borítékokat főszabály szerint megsemmisítik, kivéve, ha a borítékra fel lehet bélyegezni a dokumentum elküldésének vagy átvételének dátumát, illetve a feladó címét. Ezután a borítékot a dokumentumra rögzítik. Ha az irat szövege sérült, nincs melléklet, akkor okirat készül. Az okirat egy példányát a beérkezett iratokkal együtt megküldik a címzettnek. Az ajánlott leveleket átvételi elismervény ellenében fogadjuk el. Ha az okmányon a "SÜRGŐS" felirat szerepel, az átvétel időpontját rábélyegzik. A dokumentumok előzetes mérlegelése a beérkező levelezés olyan dokumentumokhoz való eljuttatása érdekében történik, amelyekre a szervezet vagy a strukturális részlegek vezetése különös figyelmet igényel, hogy a vezető mentesüljön a másodlagos kérdések mérlegelésétől, hogy felgyorsítsa az iratok mozgását és azok mozgását. végrehajtás.

A beérkező iratok vezetés közötti megosztása a vezetés közötti feladatmegosztási rend alapján történik, ahol az egyes tisztségviselőkhöz rendelik a tevékenységi irányokat. A dokumentumok ellenérték fejében a szervezet vezetői számára történő átadása a dokumentum tartalmának fontossága alapján, valamint azon tisztviselők feladatkörének és kompetenciájának megfelelően történik, akiknek a dokumentumot az elosztás alapján megfontolásra megküldik. a szervezetben meghatározott feladatokat.

A beérkező dokumentumok elszámolása az átvételi jel felhelyezéséből áll. Tartalmazza az irat regisztrációs sorszámát és az átvétel dátumát (szükség esetén óra és perc). A jel a dokumentum első lapjának jobb alsó sarkába kerül. Bélyegezhető kézzel vagy elektromos bélyegzővel. Az irat faxképén az átvétel dátuma szerepel, ezért csak a sorszámot szabad beleírni. Ezután a nyilvántartásba veendő dokumentumok bekerülnek a szervezet által létrehozott regisztrációs űrlapra (magazin, kártya, elektronikus kártya).

A dokumentum vezetői figyelembevétele abból áll, hogy az illetékes tisztségviselő állásfoglalást ír rá, i.e. határozatát a dokumentumban foglalt információkról.

Az állásfoglalás átkerül a regisztrációs lapra.

Egy dokumentum végrehajtásra történő átadása a vezetőség általi mérlegelést követően történik.

A dokumentumokat határidőre kell elkészíteni, ezért a beérkező iratokat a beérkezés és az iktatás napján, illetve a munkaidőn kívüli dokumentumok átvételének első munkanapján kell átadni az előadónak.

Ha a dokumentum azonnali végrehajtást igényel, akkor azt közvetlenül az előadóhoz lehet továbbítani, de mindig erről szóló üzenettel a fejnek.

Ha egy dokumentumot több előadóművész általi kivitelezésre szánnak, a felelős előadóval egyetértésben azt egyenként, vagy az állásfoglalásban megjelölt összes előadó számára átadják, vagy fénymásolatot készítenek. A dokumentumtervezet elkészítésével kapcsolatos minden munkát a felelős végrehajtó szervez.

Így a beérkező dokumentumok feldolgozásának fő feladatai a következők:

A dokumentumok megfelelő kézbesítésének ellenőrzése;
a mellékletek sértetlenségének és a beérkezett dokumentumok fizikai állapotának ellenőrzése;
az iratok átvételének tényének rögzítése;
felkészítésük a végrehajtásra;
dokumentumok átadása az előadóművészeknek.

Kimenő - a szervezeten belül létrehozott és onnan a fellebbezést küldő más intézményeknek vagy személyeknek elküldött dokumentumok. Ha egy szervezetnek vannak alárendelt intézményei, akkor adminisztratív dokumentumokat (határozatokat, utasításokat, utasításokat), leveleket (tájékoztató, garancia stb.) küldhet nekik. Memorandumokat, jelentéseket, igazolásokat, ismertetőket, leveleket, táviratokat, telefonüzeneteket, faxokat, e-mailben küldött üzeneteket küldenek felsőbb szervezeteknek.

A kimenő feldolgozás a következőket tartalmazza:

dokumentumtervezet készítése;
dokumentumtervezet elkészítése;
jóváhagyása (észlelés);
a dokumentum hitelesítése;
a dokumentum elküldése.

A kimenő irat tervezet elkészítése a végrehajtó feladata. Koordinálja a határozatban meghatározott egyéb végrehajtók intézkedéseit. A felelős végrehajtónak joga van: munkaértekezletekre társvégrehajtókat összehívni, tőlük minden szükséges anyagot bekérni, a társvégrehajtók közötti munkarendet megállapítani.

A kimenő dokumentum elkészítése során az előadó önállóan tervezetet készít, dokumentumtervezetet készít, és azt jóváhagyja (lezárás). Az óvodai nevelési-oktatási intézménybe be kell vinnie a szükséges igazoló adatok (aláírás, aláírás dátuma, kimenő regisztrációs index, szükség esetén jóváhagyó bélyegző, pecsét) felhelyezését igénylő dokumentumtervezetet. A dokumentumot az óvodai nevelési-oktatási intézmény vagy a titkár szolgálatán keresztül lehet átadni az illetékes tisztségviselőnek. A dokumentumtervezetet minden olyan anyaggal együtt benyújtják, amely alapján készült. Ha az okirattervezethez a jóváhagyó tisztségviselő(k) észrevételeit csatolják, azt a tervezethez csatolni kell.

A vezető az irattervezetet megismerve azt azonnal aláírásával igazolhatja, illetve észrevételeket, módosításokat tehet és azt felülvizsgálatra terjesztheti. Ezután a vállalkozó véglegesíti a dokumentumot a megjegyzéseknek megfelelően "ismét begyűjti a vízum jóváhagyását. A projekt visszaküldése megismételhető, és az előadónak minden alkalommal meg kell ismételnie a dokumentumtervezet elkészítésének teljes eljárását az elejétől a végéig.

Az óvodai nevelési intézmény minden dolgozójának tudnia kell, "hogy a vállalkozó egy dokumentumtervezetet hoz, amely teljesen ki van nyomtatva: a megfelelő nyomtatványra nyomtatva, minden vízummal együtt.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény fő feladatai a kimenő dokumentumok feldolgozásakor:

A dokumentum kialakításának helyességének ellenőrzése a megállapított szabályok szerint;
a tanúsító adatok elérhetőségének ellenőrzése;
a kimenő regisztrációs index felhelyezése;
a küldendő dokumentum feldolgozása.

A kiküldött levelezés feldolgozása magában foglalja:

Válogatás;
csatolás borítékokhoz;
címzés;
kézbesítés a postára.

Amikor dokumentumokat fogad el küldésre, feltétlenül ellenőrizze:

A papírmunka helyessége (aláírás, dátum, regisztrációs index, jelzés az indulás kategóriáján);
a megküldött iratban meghatározott mellékletek megléte, a példányszám és a címzettek számának megfelelősége;
helyes címzés, rekordszám megléte, ha az iratot faxon küldték.

Az egy címre küldött dokumentumok egy borítékba helyezhetők.

Az irodai szolgálatban az ajánlott levelezéshez egy levelezőlista készül, amelynek végére felkerül az azt készítő alkalmazott vezetékneve és a feladás dátuma.

A gépi dokumentumokat csak kísérőlevéllel fogadjuk el.

A szervezettől származó összes dokumentumot még aznap, de legkésőbb a következő munkanap első felében kell feldolgozni és elküldeni.

A belső dokumentumok közé tartoznak a jelentések, magyarázó jegyzetek, jegyzőkönyvek, aktusok, kimutatások.

A belső dokumentumok feldolgozása az előkészítés és a kivitelezés szakaszaiban a kimenő dokumentumok előkészítésén (tervezet készítése, dokumentumtervezet elkészítése, jóváhagyása (lezárás), hitelesítés, nyilvántartásba vétel, kiküldés), valamint a végrehajtás szakaszában történik. - beérkező iratok (átvétel, előzetes mérlegelés, nyilvántartásba vétel, vezetői elbírálás, végrehajtásra átadás).

A belső dokumentumok feldolgozásának számos jellemzője van, amelyeket a dokumentumok típusa határoz meg:

A végzéstervezeteket a jogi szolgálat képviselőjének záradékolnia kell;
a jegyzőkönyvnek nincs projekt-előkészítési szakasza, valamint jóváhagyása és jóváhagyása.

A bejövő, kimenő és belső dokumentumok átadása történhet:

Futár vagy futárszolgálat;
titkárok;
technikai eszközök segítségével.

Egyes szervezetek strukturális részlegei a város különböző épületeiben vagy kerületeiben helyezkedhetnek el. Ilyen esetekben javasolt az iratok futárral történő kézbesítését megszervezni.

A szerkezeti egységen belül a legracionálisabb egy titkárnő bevonása, aki át tudja venni az óvodai nevelési-oktatási intézmény leveleit, visszaküldi a kiküldésre előkészített iratokat, és a dokumentumokat végrehajtásra átadja a strukturális egység dolgozóinak.

A technikai eszközök és a számítástechnika bevezetése lehetővé tette a dokumentumok feldolgozási folyamatának megváltoztatását. A dokumentum elkészítésének folyamata felgyorsult, mivel a szerkesztések elvégzése nem igényel újranyomtatást. A dokumentumok jóváhagyása (lezárása) jelentősen csökken és egyszerűsödik. A faxok és e-mailek megjelenésével alapvető változások történtek a dokumentumok fogadásának és küldésének folyamatában. De nem szabad elfelejteni, hogy a megnevezett átviteli eszközök általában nem dokumentumot, hanem a hordozón feltüntetett információkat továbbítják. Jelenleg az információs és távközlési rendszerekkel továbbított dokumentum elektronikus digitális aláírással hitelesíthető. Csak ebben az esetben lesz jogilag kötelező.

Minden dokumentumot az átruházás tényére vonatkozó megjegyzésekkel együtt kell benyújtani a megfelelő regisztrációs lapokon. Ha egy dokumentum az óvodai nevelési-oktatási intézményt megkerülve egyik szerkezeti egységből a másikba kerül, az átadás tényéről az iratot átadó alkalmazott köteles ezt a szolgálatot tájékoztatni.

Belső dokumentumok nyilvántartása

A dokumentációs szolgáltatások megszervezésének fő pontja a dokumentumok nyilvántartásának ésszerű megszervezése.

Az iratnyilvántartás egy dokumentumra vonatkozó hitelesítő adatok előírt formában történő rögzítése, amely rögzíti annak keletkezésének, elküldésének vagy átvételének tényét.

A regisztráció pontosabb definícióját is megadhatja, mint egy bizonylat egy meghatározott időpontban történő létrejöttének vagy átvételének megerősítését, ha azt a regisztrációs lapon számla-nyilvántartási szám hozzárendelésével beírja, és az alapinformáció formájában rögzíti dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy adatbázist hozzon létre az intézmény dokumentumairól a dokumentumok végrehajtásának időzítésének utólagos ellenőrzéséhez és a kapcsolódó referenciamunkákhoz.

Vagyis a regisztráció során az intézmény összes dokumentumához információkereső rendszert fektetnek le, amely azután referenciamunkára és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére használható.

Ezért a regisztrációnak három célja van:

Dokumentum könyvelés;
végrehajtásuk ellenőrzése;
dokumentumokról szóló referenciamunka.

Csak a válaszadást és végrehajtást igénylő dokumentumokat kell nyilvántartásba venni, függetlenül azok létrehozásának vagy átvételének módjától.

Az operatív jellegű, csak tájékoztatásul küldött vagy készített, válaszadást vagy végrehajtást nem igénylő dokumentumokat nem veszik nyilvántartásba. Az irodai munkaszolgálatnak listát (listát) kell készítenie azokról a dokumentumokról, amelyek nem regisztrációkötelesek. A szervezet vezetője hagyja jóvá és szükség szerint frissíti. A nem nyilvántartott dokumentumok az első feldolgozást követően az osztályhoz vagy a közvetlen végrehajtókhoz kerülnek, akiket érinthetnek a bennük szereplő információk.

A regisztrációhoz nem kötött dokumentumok általában a következők:

Tájékoztatásul küldött tájékoztató levelek;
minden értékesítési levél;
gratuláló levelek és táviratok;
Meghívók, szemináriumok, találkozók és konferenciák programjai;
nyomtatott kiadványok (könyvek, prospektusok, magazinok);
a "személyes" jelzéssel ellátott csomagok;
a szabályozó dokumentumok, az állami szervek határozatai és végzései másolatai;
tájékoztató anyagok stb.

A bejövő, a kimenő és a belső dokumentumokat külön nyilvántartási számmal külön nyilvántartásba veszik.

Az irat nyilvántartási száma (index) egy digitális vagy alfanumerikus megjelölés, amelyet az irat nyilvántartásba vételekor hozzárendelnek.

A dokumentumok regisztrációjának három formája van:

Magazin;
kártya;
automatizált.

A naplórendszert általában akkor alkalmazzák, amikor az iratok nyilvántartása kerül előtérbe, a legértékesebb dokumentumokat általában a naplókban tartják nyilván, például útleveleket, munkafüzeteket, oktatási dokumentumokat. A bankok naplót vezetnek a betétszerződések, cégszámlák stb. könyvelésére. A napló-nyilvántartási rendszert korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal való munkavégzésre használják: titkos, bizalmas. Minden dokumentumkategóriához rendszerint kidolgozzák a saját naplóformáját a dokumentumra vonatkozó információk különböző fokú részletességével.

A napló-nyilvántartási rendszer mindaddig kényelmes volt a szervezetek számára, amíg kevés dokumentumot kaptak. A nagy mennyiségű munkafolyamat mellett a naplórendszernek számos jelentős hátránya van. Mivel a naplóba történő regisztráció a dokumentumok beérkezésének sorrendjében történik, azt egyszerre csak egy személy végezheti. A beérkezett dokumentumok nagy száma miatt a regisztrációs folyamat sok időt vesz igénybe, és késlelteti a dokumentumokkal kapcsolatos további munkát. Ezenkívül a napló-nyilvántartási rendszer gyakran vezet a dokumentumok újranyilvántartásához más strukturális részlegekben, ahol a dokumentumot áthelyezik. A folyóirat-nyilvántartási rendszer fő hátránya azonban az, hogy lehetetlen megszervezni a dokumentumok végrehajtási határidejének ellenőrzését, valamint a dokumentumokkal kapcsolatos információs és referenciamunka gyors lefolytatását.

A kártyanyilvántartási rendszer lehetővé teszi ezen hátrányok leküzdését, hiszen a kártyák tetszőleges sorrendben helyezhetők el az irattárba, és egyszerre többen is iktathatják a dokumentumokat, így egy másolat alatt létrejön a szükséges számú regisztrációs kártya. A regisztrációs kártya formáját az intézmény maga határozhatja meg és az iratvezetési utasításban rögzíti.

Ma azonban a legracionálisabb a dokumentumok számítógépen történő regisztrálásának automatizált rendszere. Lehetővé teszi a különböző munkahelyeken történő regisztrációval, hogy a dokumentumokkal kapcsolatos összes információt egyetlen adatbázisba foglalják össze, amely alapján lehetőség nyílik egy központosított információs és referenciamunka megszervezésére és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére.

A beérkező dokumentumok nyilvántartása általában központilag történik. Egy kis cégnél egy titkár regisztrálja őket, egy irodával rendelkező intézményben - egy speciálisan kijelölt alkalmazott, vagy ha nagy a beérkező dokumentumok mennyisége, egy regisztrációs csoport.

Az iratok iktatása az átvétel módjától függetlenül történik: postai úton, futár útján, faxon, e-mailben.

A regisztrációs űrlapon általában a következő információkat kell megadni a bejövő dokumentummal kapcsolatban:

átvétel dátuma;
az átvevő intézmény által a dokumentumhoz rendelt bejövő iktatószám;
szerző (levelező) - i.e. kinek a dokumentuma;
a szerző intézmény által hozzárendelt dokumentum kelte;
a dokumentum szerzői intézmény által hozzárendelt iktatószáma;
cím (miről szól a dokumentum);
felbontás;
a beérkezett dokumentum teljesítésének határideje;
előadó (aki a kapott dokumentummal fog dolgozni);
a végrehajtás előrehaladása (a dokumentum minden továbbítását és a végrehajtás eredményét rögzítik);
Az ügy N & (ahova a dokumentumot a végrehajtás után helyezik el).

A beérkező dokumentum regisztrációs űrlapja először nincs teljesen kitöltve. Az irat vezetőnek történő átadása előtt az iraton nincs határozat, határidő és végrehajtó, ezek az adatok az irat vezető általi mérlegelése után kerülnek rögzítésre. Az irat végrehajtásának előrehaladásáról és az ügyszámról szóló információk már az irat elkészítése közben és után is bekerülnek a regisztrációs lapba.

Egy ilyen kártya A5 (148x210) vagy A6 (105x148) formátumban készülhet. Megszaporodik, ha elég vastag papírt választunk.

A regisztrált dokumentumok különböző csoportjaihoz használhat különböző színű kártyákat, színes csíkokat a felső margó mentén vagy átlósan.

Az automatizált regisztrációs rendszernél a legkényelmesebb (a legtöbb számítógépes program által kínált) a regisztrációs kártya (RCC) megjelenített formája, amelybe egy dokumentumra vonatkozó információkat írnak be, hasonlóan a hagyományos papíralapú kézi kártyához.

Az automatizált regisztrációs rendszerrel a dokumentumokkal kapcsolatos információk egyszerűen kiegészíthetők. Például add hozzá:

dokumentum típusa;
a dokumentum szerzőjének földrajzi elhelyezkedése;
az állásfoglalás szerzője;
a szerkezeti egység neve;
a lapok száma a dokumentumban;
pályázati lapok száma;
kapcsolódó dokumentumok.

A regisztrációs kártya számítógép képernyőjén történő kitöltése sok tekintetben hasonlít a hagyományos papírkártya kitöltéséhez, de ennek is megvannak a maga sajátosságai.

Az elektronikus regisztrációs kártya formanyomtatványa általában mind a kézzel kitöltött adatokat (mezőket) tartalmazza (például a beérkező bizonylat száma és dátuma, összefoglaló, a határozat szövege), mind az adatokat (mezőket), automatikusan kerülnek bevitelre (regisztrációs dátum, a bizonylat nyilvántartási száma), valamint az adatok (mezők), amelyek a legördülő listákból történő információk kiválasztásával kerülnek megadásra. Az információ ilyen bevitele nemcsak felgyorsítja a regisztrációs kártya kitöltésének folyamatát, hanem – ami különösen fontos – elkerüli a gépelési hibákat és félreértéseket, amelyek jelentősen megnehezíthetik vagy akár lehetetlenné is tehetik az adott dokumentumra vonatkozó információk automatikus keresését.

A legördülő listák segítségével általában az adatok (mezők) kitöltése történik:

Dokumentumtípus - mivel a bizonylattípusok száma korlátozott;
a határozat szerzője a szervezet vezetőinek névsora;
szerkezeti egység - a szerkezeti egységek listája;
előadók - ez a mező általában két részből áll - a szerkezeti egység nevéből (és / vagy indexéből), valamint az előadó vezetéknevéből és kezdőbetűiből;
Ügyszám - a szervezet ügyeinek nómenklatúrájához kapcsolódik;
linkelt dokumentumok – ez az adat kapcsolatot létesít a nyilvántartott irat és mások között (például a válaszdokumentum a kezdeményezési dokumentumhoz kapcsolódik).

A frissített lista segítségével a „levelező” adat (mező) kitöltésre kerül. A listából kiválasztják azokat a szervezeteket, amelyekkel folyamatos levelezést tartanak fenn. Új levelezőtől kapott dokumentum regisztrációja esetén az arról szóló információ bekerül a listába. A levelezőkkel kapcsolatos információk a továbbiakban felhasználhatók referenciamunkában, levelezőlisták kialakításában stb.

Miután egy alkalommal időt fordítottak ilyen listák létrehozására, jelentős időmegtakarítást érnek el a további munka során.

A kimenő iratok regisztrációs lapjai sok tekintetben hasonlóak a beérkező dokumentumok regisztrációs lapjaihoz, de más adatokkal vannak kitöltve. Jelzett:

A dokumentumot készítő osztály neve,
kimenő dokumentum száma;
a dokumentum kelte;
címzett, azaz annak a szervezetnek a neve, ahová a dokumentumot küldik;
a dokumentum összefoglalása;
a dokumentumot készítő vállalkozó neve;
a várt válasz kulcsdátuma;
egy bejövő dokumentumra mutató hivatkozás, ha a dokumentum válasz;
ügyszám, amelyhez csatolják a megküldött dokumentum másolatát (vagy az eredetit, ha a dokumentumot faxon küldik).

A dokumentummal kapcsolatos egyéb információk is hozzáadhatók, például a lapok száma "mellékletek megléte" a nyomtatvány száma, a küldés sorrendje stb.

A kimenő dokumentumokat általában központilag, a feladási területen regisztrálják.

A belső bizonylatokat gyakran decentralizált módon, csoportosan regisztrálják azokon az osztályokon, ahol létrejönnek és lebonyolítanak: a számviteli osztályon, a személyzeti osztályon, az irodában stb.

A belső dokumentumokat az aláírásuk vagy jóváhagyásuk napján kell nyilvántartásba venni.

Belső dokumentum regisztrálásakor a következő adatokat kell kitölteni róla:

a dokumentumhoz rendelt sorszám;
a dokumentum kelte (regisztráció);
összefoglaló;
a dokumentumot elkészítő osztály;
végrehajtó;
a végrehajtás időtartama;
végrehajtási jel (a végrehajtás előrehaladása);
ügyszám, ahol az iratot benyújtották.

A bejövő és kimenő iratok korábbi formáihoz hasonlóan a regisztrációs laphoz további adatok is hozzáadhatók: ívek száma, mellékletek megléte stb.

Minden dokumentumtípus (megbízások, megrendelések, szerződések, feljegyzések) önállóan nyilvántartásra és számozásra kerül. A bizonylatra az iktatáskor rendelt sorszám kerül át. A számhoz betűk is hozzáadhatók. Például a személyzetre vonatkozó parancsra - "ls", azaz személyzet vagy "k" - káderek, a rendelésszámra - az "r" betű - parancs stb.

A racionális iratnyilvántartási rendszer kialakítása lehetővé teszi, hogy az irodavezetői szolgálat a szervezet összes dokumentumáról információval rendelkezzen, és olyan fontos feladatokat professzionálisan végezzen, mint a tájékoztatási és referenciamunka, a dokumentumok lebonyolításának ellenőrzése.

A dokumentumok belső ellenőrzése

A következő naptári év kezdete egy vállalkozásnál (szervezetnél, intézménynél) általában egybeesik azzal, hogy az egyik vezető helyettes által vezetett belső bizottság megvizsgálja tevékenységének állapotát. Ennek megfelelő ellenőrzést végeznek a biztosító tevékenységek fő területein, beleértve a menedzsment dokumentációs támogatása (DOU) (irodai munka).

Az ellenőrzési feladatokat általában a vállalkozás (szervezet, intézmény) vezetőjének utasításában (megrendelésében) fogalmazzák meg. Az irodai munka státuszának ellenőrzésére a szakbizottság részeként általában megfelelő hatáskörrel rendelkező albizottságot alakítanak ki.

Az albizottság fő feladatai a következők:

1) a vállalkozás (szervezet, intézmény) irodai munkájának megszervezésére irányadó helyi szabályozások rendelkezésre állásának ellenőrzése, valamint az irodai munka területén a szabályozási jogi aktusok követelményeinek való megfelelésük ellenőrzése;
2) az irodai munka biztosítása a fő erőforrástípusokkal, azok megfelelése a vállalkozás (szervezet, intézmény) igényeinek dokumentált tájékoztatásban;
3) a vállalkozás (szervezet, intézmény) tevékenysége során keletkezett dokumentumok kezelésével, valamint dokumentációjával kapcsolatos munka állása;
4) egy vállalkozás (szervezet, intézmény) irodai munkarendszerének működésében tapasztalható hiányosságok feltárása, okainak feltárása, az irodai munkarendszer fejlesztését célzó javaslatok kidolgozása (a fentiek tükrözése az ellenőrzési jegyzőkönyvben).

Nézzük meg, hogyan oldják meg ezeket a feladatokat az ellenőrzési tevékenységek során.

Helyi előírások meglétének ellenőrzése

A vállalkozás (szervezet, intézmény) irodai munkájának megszervezését szabályozó főbb helyi előírások (LNA) a következők:

Az irodai munkaszervezési jogkört gyakorló szerkezeti egység szabályzata;
- utasítások az irodai munkához;
- a felhatalmazott egység dolgozóinak munkaköri leírása. A felsorolt ​​LNA-k képezik a vállalati nyilvántartási rendszer megfelelő működésének szervezeti és jogi alapját.

Rajtuk kívül egy vállalkozás (szervezet, intézmény) fejlődhet:

Az engedélyezett szerkezeti felosztáson belüli felosztásokra vonatkozó előírások: iratkezelési csoport, irattechnikai előkészítő csoport, irat operatív tárolási csoport, irattári irattári csoport stb.
- utasítások az egyéb szerkezeti részlegekben az irodai munkavégzésért felelős alkalmazottak részére.

Az LNA ellenőrzése során azt is megállapítják, hogy az irodai munka területén hogyan felelnek meg a szabályozási és jogi (szabályozási és módszertani, szabályozási és műszaki) aktusok követelményeinek.

Különösen az irodai munkára vonatkozó utasítások ellenőrzésekor állapítják meg, hagyják jóvá annak szerkezetét és tartalmát a szövetségi végrehajtó szervekben az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó iránymutatásnak. Rosarkhiv N 76 parancsára.

A munkaköri leírások ellenőrzése során megállapítják, hogy azok tartalmilag megfelelnek-e a képesítési jellemzőknek. Ezenkívül fel kell hívni a figyelmet az LNA kialakításának a GOST R6.30-2003 követelményeinek való megfelelőségére.

Az ellenőrzés eredményei alapján következtetést vonnak le a vállalkozás (szervezet, intézmény) irodai munkájának megszervezését szabályozó LNA meglétéről (részleges vagy teljes hiányáról), valamint annak megfelelőségéről vagy részleges (teljes) hiányáról. -az irodai munka területén a szabályozó jogszabályoknak való megfelelés.

Az irodai munka biztonságának a fő erőforrástípusokkal, a vállalkozás (szervezet, intézmény) igényeinek való megfelelőségének ellenőrzése során a dokumentált információk a következőkre összpontosítanak:

Az engedélyezett szerkezeti egység létszáma megfelelő létszámú és képzettségű személyzettel;
- az engedélyezett szerkezeti egység és a megfelelő munkaterületek elhelyezésére szolgáló helyiségek rendelkezésre állása és állapota;
- az engedélyezett szerkezeti egység személyzete munkahelyeinek elérhetősége és felszereltsége, a munkavédelmi követelményeknek való megfelelés;
- a felhatalmazott szervezeti egység tevékenységeinek szervezési és műszaki támogatási eszközeinek elérhetősége és használhatósága: dokumentált információk feldolgozása, tárolása, kommunikáció és kommunikáció stb.;
- a feljogosított szerkezeti egység működését biztosító pénzeszközök beérkezésének szabályszerűségét, a megfelelő feladatellátáshoz szükséges elegendőségét a vállalkozás (szervezet, intézmény) szükségleteinek kielégítésére dokumentált tájékoztatásban.

Az ellenőrzés eredménye alapján dokumentált információkban következtetést vonnak le a felsorolt ​​forrástípusok rendelkezésre bocsátásáról (részleges vagy teljes hiányáról), azok megfelelőségéről (részleges vagy teljes nem megfelelőség) a vállalkozás (szervezet) igényeinek. .

A vállalkozás (szervezet, intézmény) tevékenysége során keletkezett dokumentumok kezelésének, illetve dokumentálásának munkaállapotának ellenőrzése során mindenekelőtt a tényleges teljesítmény tervezettnek való megfelelését értékelik.

Különösen a vállalkozás (szervezet, intézmény) dokumentumforgalmának volumene határozza meg: általánosságban és a fő információáramlások (bejövő, kimenő és belső dokumentumok), valamint a dokumentumtípusok (papír és elektronikus) szerint, pl. . a korábbi évek hasonló mutatóihoz képest.

Felmérik a dokumentált információk feldolgozására szolgáló automatizált eszközök alkalmazásának hatékonyságát is.

Különös figyelmet fordítanak a forgalomban lévő dokumentumok biztonságának biztosítására: a normál fizikai és kémiai állapotuk felkutatására és helyreállítására irányuló intézkedések mennyiségére, a fel nem fedezett (elveszett) dokumentumok számára az ellenőrzött időszakban és a hasonló dokumentumokhoz viszonyítva. korábbi évek mutatói. Ellenőrzik az iratvégrehajtás-ellenőrzés eredményeire vonatkozó adatokat is, különös tekintettel arra, hogy hány esetben fordultak elő nem megfelelő végrehajtásuk: határidők be nem tartása, a megállapított követelményeket megsértő iratok elkészítése, az elkészült irat határozatnak nem megfelelősége. stb. Az ellenőrzés eredményei alapján következtetést vonunk le az irodai munka hatékonyságáról - általánosságban és a funkcionális komponensek (dokumentumkezelés és dokumentáció) tekintetében.

Belső munkaügyi dokumentumok

A munkaerő és a bérek elszámolása a szervezetben a személyzeti osztályon generált elsődleges dokumentumok alapján történik. A személyzeti osztály rosszul szervezett munkája elkerülhetetlenül kihat mind a számviteli osztály, mind az egész szervezet munkájára. Ennek következménye a munkavállalók idő előtti kifizetése, betegszabadság, az állami szociális hatóságokhoz benyújtandó dokumentumok idő előtti elkészítése. Ennek eredményeként a vállalkozás egészének pénzügyi teljesítménye csökken.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve normáinak való megfelelést, a személyi dokumentáció elkészítésének helyességét mind a Szövetségi Munkaügyi Felügyelet (Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség), mind a Szövetségi Adófelügyelőség szervei ellenőrzik. Az állami ellenőr bármely szervezet irodájába jöhet, függetlenül a tulajdon formájától, és megkövetelheti a személyi nyilvántartásokkal kapcsolatos dokumentumokat, valamint egyéb kötelező és a szervezetben meglévő belső szabályzatokat és utasításokat (134-FZ szövetségi törvény a védelemről A jogi személyek és egyéni vállalkozók állami ellenőrzés (felügyelet) során fennálló jogairól szóló 1999. évi XC.

A személyügyi szolgálat tevékenységének dokumentálása kiterjed a személyi dokumentáció elkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos valamennyi folyamatra a megállapított szabályok szerint, és megoldja az alábbi személyügyi feladatokat:

Az alkalmazottak munkaszervezése;
- munkaszerződés megkötése és munkaviszony;
- áthelyezés másik munkakörbe;
- a munkavállalók szabadságának biztosítása;
- a munkavállalók ösztönzése;
- a munkavállalókkal szembeni fegyelmi szankciók kiszabása;
- alkalmazottak minősítése;
- a létszámtáblázat karbantartása;
- munkaidő-felhasználás elszámolása;
- munkavállalók bevonása a hétvégi és munkaszüneti napokon történő munkába;
- üzleti utak regisztrációja;
- a munkaszerződés megszüntetése és a munkából való elbocsátás.

A szervezetek által – tulajdonosi formától függetlenül – vezetendő személyi dokumentumok listáját a melléklet tartalmazza. Jelzi továbbá a munkáltató egyes személyi dokumentumok megőrzési kötelezettségét szabályozó szabályozó dokumentumokat, valamint a tárolási időszakokat (a szervezet tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzékének megfelelően, feltüntetve a Rosarchiv által jóváhagyott tárolási időszakokat).

A munkások munkaszervezése a helyi szabályzat elfogadásával (a szervezet vezetőjének vagy az általa felhatalmazott tisztviselővel történő jóváhagyással) valósul meg. Minden munkáltatónak rendelkeznie kell belső munkaügyi szabályzattal és a személyes adatok védelméről szóló szabályzattal. Szükség esetén más helyi szabályozást is elfogadnak, mint például a bérekre, a munkaerő-adagolásra, a prémiumokra és anyagi ösztönzőkre, a bizonyítványokra stb. vonatkozó előírásokat.

A kollektív szerződés (megállapodás) ajánlás jellegű, mivel a felek megállapodása alapján jön létre (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 7. fejezete). Az alkalmazottak személyes aktáinak kezelése magáncégek számára tanácsadó jellegű. A munkáltató személyes ügyek fenntartásának kötelezettsége az állami szervezetek alkalmazottaira vonatkozik az FZ-79 „Az Orosz Föderáció állami közszolgálatáról” szóló szövetségi törvény értelmében. A kényelem érdekében továbbra is javasolhatja személyes fájlok vagy személyes mappák létrehozását, és ezek létrehozásának eljárását a szervezet helyi szabályozási aktusában kell rögzíteni, amelyet a vezető hagy jóvá.

A munkavállaló személyi aktája (személyes mappa) tartalmazhatja az álláspályázathoz szükséges dokumentumok másolatát (útlevél, katonai igazolvány, TIN-besorolási bizonyítvány, nyugdíjbiztosítási igazolás, házassági anyakönyvi kivonat, gyermekek születési anyakönyvi kivonata - jövedelemadó-kedvezmény biztosításához; dokumentumok oktatásról stb.), majd a munkavállaló munkatevékenységének időszakában keletkezett összes főbb dokumentumot, amely a munkavégzést jellemzi (másik munkakörbe való áthelyezési kérelmek, felmondó levél, jellemzők, szakmai fejlődésre vonatkozó dokumentumok, megbízások másolatai felvétel, áthelyezés, elbocsátás stb.).

Ezen túlmenően a munkáltatónak rendelkeznie kell a következő OSH-dokumentumokkal:

Munkavédelmi utasítások szakmánként;
- az eligazítás naplója (az utasításokkal való ismerkedés);
- a kötelező orvosi vizsgálaton átesett alkalmazottak naplója és mások.

Ezeket a dokumentumokat a vállalkozás személyzeti osztályán lehet tárolni, ha a szervezet nem rendelkezik külön munkavédelmi szolgálattal, vagy az irodában.

alpontjának megfelelően. cikk „A” 1. része. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 356. cikke értelmében a szövetségi munkaügyi felügyelet állami felügyeletet és ellenőrzést gyakorol a munkaadók munkajogának és egyéb szabályozó jogi aktusainak betartása felett. A Szövetségi Munkaügyi Felügyelőségnek jogában áll a megállapított eljárásnak megfelelően megküldeni a szövetségi végrehajtó hatóságoknak, az Orosz Föderációt alkotó szervezetek végrehajtó hatóságainak, a helyi önkormányzatoknak, a bűnüldöző szerveknek és a bíróságoknak a munkajog megsértésével kapcsolatos kereseteket és egyéb anyagokat. jogszabályok és munkavédelem, egészen a cégek tevékenységének felfüggesztéséig, amelyek jogsértéseket tártak fel (Adminisztratív kódex 3.12. cikke).

A szervezetvezetők személyesen felelősek a tevékenységük során keletkezett dokumentumalapért. Az Orosz Föderáció jogszabályainak és más szabályozási jogi aktusoknak a megsértéséért, a személyzeti nyilvántartások nem megfelelő vezetéséért vagy annak hiányáért a jogalkotó közigazgatási bírság kiszabását írja elő: tisztviselőkre - 1000 és 5000 rubel között, jogi személyekre - tól 30 000 és 50 000 rubel között. vagy a tevékenységek adminisztratív felfüggesztése legfeljebb 90 napra, és ismét - a tisztviselő eltiltását vonja maga után (az igazgatási törvénykönyv 3.11., 3.12., 5.27., 5.44. és 14.23. cikke).

A szervezethez szükséges személyi dokumentumok listája:

	Dokumentum	Milyen dokumentum szabályozza	jegyzet	Tárolási időszak
	Belső Munkaügyi Szabályzat (PVTR)	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke	Felvételkor (a munkaszerződés aláírása előtt) a munkáltató köteles a munkavállalót aláírás ellenében megismertetni a HTPP-vel. Újra cseréig érvényes.	Állandóan
	rendelet a munkavállalók személyes adatainak védelméről	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 86. cikke	Felvételkor (a munkaszerződés aláírása előtt) a munkáltató köteles a munkavállalót megismertetni a munkavállalók személyes adatainak aláírás elleni védelméről szóló rendelettel. Újra cserélésig érvényes.	Állandóan
	Személyzeti asztal (T-3 forma) (személyzeti elrendezés)	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke, Oroszország Állami Statisztikai Bizottságának 1. sz.	Minden alkalommal összeállításra kerül, amikor bizonyos változtatásokat hajtanak végre rajta.	Állandóan
	Számviteli könyv a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgatásához		A személyzeti osztályon tartják, folyamatosan karbantartják.
	Nyugta és költségkönyv a munkafüzetek elszámolási formáihoz és a hozzájuk tartozó betétlapokhoz	Útmutató a munkafüzetek kitöltési eljárására és a hozzájuk tartozó betétlapokra (az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 69. sz. rendeletével jóváhagyva)	A könyvelési osztályon tárolják, a munkafüzet-nyomtatványokkal és a hozzájuk tartozó betétekkel együtt; a személyzeti osztályra, a nyomtatványokat személyzeti dolgozó kérésére kapják meg.	50 év (de a cég felszámolásakor a város levéltárába kerül a többi irattal együtt, melyek megőrzési ideje 75 év)
	Bérekre, jutalmakra és anyagi ösztönzésre vonatkozó előírások	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 6. szakasza, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 21. fejezete	Komplex javadalmazási és munkaügyi és bónuszrendszerek jelenlétében. Újra cserélésig érvényes.	Állandóan
	A képzési rendszerre vonatkozó előírások	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 196., 197. cikke	Ha van képzési rendszer a szervezetben.	Állandóan
	A munkavállalók bizonyítványának szabályozása	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 81. cikke	A munkáltató döntése alapján végzett igazolás során.	Állandóan
	Nyaralás menetrendje	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke, Oroszország Állami Statisztikai Bizottságának 1. sz.	A munkáltató által legkésőbb a naptári év kezdete előtt két héttel jóváhagyva.
	Munkaszerződés	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16., 56., 57., 67. cikke	Minden dolgozóval írásban kötik meg.
	Munkakörönkénti munkaköri leírások a létszámtáblázatnak megfelelően, szakmákra vonatkozó munkautasítások		A munkáltató döntésével elfogadva.	Állandóan
	Állásrendelések	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke	Megjelent munkaszerződés alapján. A tényleges munkakezdéstől számított három napon belül aláírás ellenében bejelentik a munkavállalónak.
	Átutalási megbízások	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 72.1. cikke	Más munkakörbe való áthelyezésről szóló megállapodás (munkaszerződés kiegészítő megállapodása) alapján kerül közzétételre.
	Elbocsátási végzések	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 84.1. cikke
	Megrendelések a fő tevékenységhez		Szükség szerint közzétéve. A főtevékenységre vonatkozó, a személyzeti osztály által elkészített megrendelések nyilvántartása és tárolása az irodában történik. A személyzeti szolgálatban a "Főtevékenységre vonatkozó megbízások másolatai" ügy folyik.	1 év (a személyzeti osztályon tárolt rendelések másolatai)
	Hagyj parancsokat	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 19. fejezete, Oroszország Állami Statisztikai Bizottságának 1. sz.	Szabadságrend vagy munkavállalói nyilatkozat alapján közzéteszik
	Munkavállalói kérelmek fizetés nélküli szabadságra	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 128. cikke	Fizetetlen szabadságot a munkavállaló kérelmére (kérelemre) adnak ki az Art. 1. része szerint. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 128. §-a alapján, vagy a törvény kérésére a munkavállaló kérelme alapján (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 128. cikkének 2. része).
	Munkavállalói személyi igazolvány (T-2 forma)	Oroszország Állami Statisztikai Bizottságának 1. számú határozata.	Lebonyolítás minden alkalmazott számára.
	Foglalkoztatási előzmények	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikke, az Orosz Föderáció Kormányának 225. számú határozata "A munkafüzetekről", Utasítások a munkafüzetek kitöltési eljárására és a hozzájuk tartozó betétlapokra (a Munkaügyi Minisztérium határozatával jóváhagyva) Oroszország 69. sz.)	A munkáltató minden olyan munkavállalóról vezet munkakönyvet, aki több mint öt napot dolgozott nála.	Elbocsátáskor a munkavállaló munkakönyvet kap a kezébe. Az át nem vett munkakönyveket 50 évig őrzik a szervezetben, a cég felszámolásakor átadják az archívumnak
	Teljes felelősségi megállapodások	Az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 85. számú rendeletének 2., 4. melléklete	Azokkal a munkavállalókkal kötik, akik közvetlenül az anyagi javakat szolgálják ki.
	A főtevékenységre vonatkozó megrendelések számviteli könyve (nyilvántartási naplója).	Irodai munkára vonatkozó utasítás a VNIIDAD személyzeti szolgálatában "Hozzávetőleges utasítások az irodai munkához egy szervezet személyzeti szolgálatában" (ajánlott)	Számozni és befűzve, lepecsételve és a munkáltató aláírásával kell ellátni
	Munkavállalási rendelések nyilvántartása (nyilvántartási napló).
	Az elbocsátási végzések nyilvántartása (nyilvántartása).
	A szabadság kiadására vonatkozó megbízások könyvelése (nyilvántartási napló).
	Az utazási igazolványok nyilvántartási naplója
	Jelenléti ív	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 91. cikkének 3. része	A munkáltató köteles minden munkavállaló által ténylegesen ledolgozott idejét nyilvántartani
	Műszaki menetrend	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 103. cikke	Legkésőbb végrehajtása előtt egy hónappal felhívják a munkavállalók figyelmét.
	Ellenőrző szerv ellenőrzési naplója	134-FZ szövetségi törvény "A jogi személyek és egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) során"	Minden jogi személy és vállalkozó vezet jogi személy megalakítása nélkül	Állandóan
	Ülések jegyzőkönyvei, tanúsító minősítő bizottságok határozatai	A vállalkozás alkalmazottainak bizonyítványáról szóló szabályzat	A hitelesítő bizottság állítja ki
	A káros szakmákban dolgozók asztalai és felszerelései	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 91. cikkének 3. része	Havonta összeállítva.
	A termelésben, káros munkakörülmények között dolgozó munkavállalók listája	A Szovjetunió Minisztertanácsának 10. számú határozata „A kedvezményes nyugdíjellátásra jogosító iparágak, munkakörök, szakmák, beosztások, mutatók listájának jóváhagyásáról”	Ha a termelés káros munkakörülmények között történik; folyamatban lévő.
	Kedvezményes nyugdíjba vonuló munkavállalók listája
	Levelezés a kinevezésről - állami nyugdíjak és ellátások; Kedvezményes nyugdíj
	Munkavédelmi utasítások szakmánként	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 10. szakasza		Állandóan
	Tájékoztató napló (olvassa el az utasításokat)	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 10. szakasza
	A kötelező orvosi vizsgálaton átesett alkalmazottak naplója	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 69. cikke, az Orosz Föderáció Egészségügyi Minisztériumának 90. ​​számú végzése „A munkavállalók előzetes és időszakos orvosi vizsgálatának eljárásáról és a szakma gyakorlására vonatkozó egészségügyi előírásokról”.
	Baleseti jelentések	Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 73. számú határozata "A munkahelyi balesetek kivizsgálásához és nyilvántartásához szükséges dokumentumok formáinak jóváhagyásáról, valamint az egyes iparágakban és szervezetekben előforduló munkahelyi balesetek kivizsgálásának sajátosságaira vonatkozó rendelkezésekről"
	A foglalkozási mérgezések és megbetegedések kivizsgálási aktusai

Belső dokumentumok dokumentumáramlása

Az iratáramláson a dokumentumok intézményben történő mozgását kell érteni azok beérkezésétől vagy létrehozásától a végrehajtás befejezéséig, az elküldésig vagy az irattárba iktatásig. Ebbe beletartozik a fogadás, terjesztés, nyilvántartás, a végrehajtás ellenőrzése, tanúsítványok kiállítása, ügyek kialakítása, archiválás előtti feldolgozás, dokumentumok tárolása és felhasználása.

Az iratanyag áthaladásának gyorsasága, a benne felvetett probléma megoldásának hatékonysága, az osztályok, tisztségviselők leterheltségének egységessége az iratáramlás helyes, racionális megszervezésétől függ.

A vállalkozás dokumentumaival végzett munka a következő technológiai műveleti lánc formájában ábrázolható:

Bejövő dokumentumok fogadása;
előzetes áttekintés (jelölés a titkár által);
dokumentumok nyilvántartása;
beszámol a vezetőnek a beérkezett dokumentumokról;
döntéshozatal a vezető által;
dokumentumok végrehajtásra küldése;
a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;
dokumentumok végrehajtása;
iratok kialakítása az ügyben;
dokumentumok felhasználása referencia- és információs munkában;
iratok tárolási idejének meghatározása (levéltárba adás, további felhasználás, dokumentumok megsemmisítése).

A dokumentumokkal való munkavégzés technológiai rendszerének tökéletességi fokát a dokumentumok mozgásának és végrehajtásának sebessége, valamint a vállalkozás vezetésének dokumentált információkkal való ellátásának hatékonysága határozza meg.

A vállalkozás dokumentációs támogatásában a dokumentumok három fő csoportja különíthető el: bejövő bizonylatok (bejövő), kimenő dokumentumok (kimenő), belső bizonylatok.

Az iktatás minden dokumentumcsoportra elvégezhető, elsősorban a beérkező dokumentumokra. Sok vállalkozás nem tartja nyilván a belső dokumentumokat.

Az iratok lebonyolításával és lebonyolításának ellenőrzésével kapcsolatos munka kiterjed a belső, bejövő iratokra és csak kivételesen a kimenő dokumentumokra.

Az ügyalakítás szakaszától kezdve minden dokumentumcsoport ugyanazon a műveleten megy keresztül, kivéve a beérkező dokumentumokat, amelyek ritka kivételektől eltekintve nem kerülnek levéltári tárolóba.

A dokumentumok elkészítésének és a velük való munka megszervezésének egységes eljárásának kialakítása érdekében egy vállalkozás irodai munkára vonatkozó utasítást dolgoz ki, amely mintákat tartalmaz a megfelelően elkészített dokumentumokról és a velük való munkavégzés szabályairól.

A beérkező iratok fogadását és feldolgozását a titkár-asszisztens végzi.

A fogadott dokumentumok a következő szakaszokon mennek keresztül:

Elsődleges feldolgozás;
előzetes áttekintés, jelölés;
bejegyzés;
dokumentumok vezetés általi vizsgálata;
a végrehajtás iránya;
végrehajtás ellenőrzése;
dokumentumok végrehajtása;
iratok benyújtása az ügyben.

A beérkező dokumentumok elsődleges feldolgozása a levelek kézbesítésének helyességének ellenőrzéséből áll. Minden boríték fel van bontva, kivéve a személyes levelezést ("személyes" jelzéssel). Ezt követően ellenőrzik a borítékba helyezett irat címzésének helyességét, az iratlapok számát és az azokhoz csatolt mellékletek meglétét.

Az irat mellékleteinek, lapjainak hiányában a levél feladója értesítést kap, és magán az iraton, valamint a beérkező iratok nyilvántartásában a „Megjegyzés” rovatban jelölést tesz:

Ne nyissa ki a „személyesen” jelzéssel ellátott borítékokat.
Készítsen okiratot, ha a dokumentum szövege sérült, vagy nincsenek mellékletei.
Az okirat egy példányát a beérkezett iratokkal együtt küldje meg a címzettnek.
A hibásan kézbesített levelet továbbítsa a megfelelő címre.
Az ajánlott leveleket átvételi elismervény ellenében fogadjuk el.
A „sürgős” felirattal ellátott dokumentumon tüntesse fel az átvétel időpontját.

A borítékok főszabály szerint megsemmisítésre kerülnek, kivéve azokat az eseteket, amikor a feladó címe, a feladás dátuma és az átvétel dátuma csak a boríték alapján határozható meg, vagy ha a borítékon „bizalmas”, „sürgős” jelzés található.

A beérkező dokumentumok előzetes mérlegelése megtörténik annak érdekében, hogy a dokumentumokat a nyilvántartott és nem nyilvántartott iratokhoz továbbítsák.

A nyilvántartott dokumentumokon fel van tüntetve a bejövő szám, az irat szervezetbe érkezésének dátuma.

Az előzetes vizsgálat során az is kiderül, hogy a vezetőnek átadott dokumentumokhoz nincs-e szükség további anyagok kiválasztására: korábbi levelezés, szerződések, hatósági dokumentumok stb. Ezeket a dokumentumokat a titkár-asszisztens választja ki, és együtt adja át a beérkező dokumentumot a vállalkozás vezetőjének.

Előzetes megfontolás nélkül a szervezeti egységnek vagy kifejezetten a cég alkalmazottjának címzett iratok a rendeltetési helyre kerülnek.

A vállalkozás vezetője megvizsgálja a beérkező iratot, és döntését és a valós végrehajtási feltételeket tükröző határozattal a titkáron keresztül megküldi a végrehajtónak. A titkár a határozatot bevezeti a nyilvántartásba. Ha a határozatban több előadót is megjelölnek, akkor a dokumentum átkerül a listában az elsőhöz, akit a felelős teljesítőnek tekintenek.

A vállalkozó a dokumentummal dolgozva választ készít, amelyet aláírásra megküld a vezetőnek (a válasz elkészítéséhez felhasznált kísérő anyagokkal együtt).

A titkár (szükség esetén) felügyeli a beérkező irat végrehajtását.

A titkár kezdeményező levelet kap a végrehajtótól és azt további tárolás és felhasználás céljából a megfelelő fájlba helyezi, a választ pedig megküldi a címzettnek.

A cégtől küldött dokumentumokat kimenő dokumentumoknak nevezzük. A kimenő feldolgozás a következő műveletekből áll:

A kimenő dokumentum készítése;
a dokumentumtervezet jóváhagyása;
a dokumentumtervezet helyességének ellenőrzése a titkár által;
dokumentum regisztrációja;
a címzés helyességének ellenőrzése;
a dokumentum elküldése a címzettnek;
az irat második példányának (másolatának) benyújtása az ügyben.

A kimenő irat tervezetét a vállalkozó készíti el és készíti el, a titkár ellenőrzi a kivitelezés helyességét.

A kimenő iratok két példányban készülnek, az egy példányban készült faxok kivételével.

A kimenő dokumentum elkészített tervezetét aláírásra benyújtják a vezetőnek. Ezzel együtt egyéb dokumentumok is átadhatók, amelyek alapján a kimenő dokumentum tervezete elkészült (kezdeményező levelek, szerződések, okiratok, szabályozó dokumentumok stb.).

A vezető az aláírt dokumentumon bármilyen változtatást, kiegészítést végezhet, vagy átdolgozásra visszaküldheti a vállalkozónak.

Két példányban a vezető aláírása után az iratot a titkár iktatja. A kiküldendő dokumentumokat a „Kimenő iratok nyilvántartási naplója” rögzíti.

A kimenő dokumentumok regisztrálásához a következő adatok szükségesek:

Az irat tárgymutatója, beleértve az ügyszámot is;
a dokumentum kelte;
rendeltetési hely;
összefoglaló vagy cím;
végrehajtási jel (a kérdés megoldásának jegyzőkönyve, a válaszdokumentumok száma);
végrehajtó;
jegyzet.

Az ajánlott iratot még aznap megküldik a címzettnek. Iratküldéskor a levélen és a borítékon ellenőrizni kell a címzett címét.

Az elküldött irat egy példányát és a fax egy példányát a levelezéssel együtt csatoljuk az ügyhöz:

A dokumentumokat még aznap fel kell dolgozni és el kell küldeni.
A táviratokat azonnal elküldik.
A kimenő dokumentumok két példányban kerülnek kinyomtatásra.
Ha a dokumentumot vissza kell küldeni, kérjük, bélyegezzen vagy jelölje meg a „Visszaküldendő” jelölést, és jelölje meg az iratszekrényben vagy naplóban.

A bejövő és kimenő dokumentumok személyi számítógépen történő regisztrálásához a regisztrációs napló ugyanazokat az oszlopait használhatja.

A belső dokumentumok azok a dokumentumok, amelyeket magán a szervezeten (intézményen) belül készítenek el, készítenek el és hajtanak végre, a dokumentumfejlesztésre vonatkozó belső szabályok szerint.

A belső dokumentumok közé tartoznak: nyilatkozatok, aktusok, jegyzőkönyvek, jelentések és magyarázó jegyzetek stb.

A belső dokumentumokkal való munka a következőképpen történik:

1) dokumentumtervezet elkészítése a vállalkozó által;
2) a dokumentumtervezet kialakításának helyességének ellenőrzése;
3) a dokumentum vezető aláírása (szükség esetén jóváhagyás);
4) a dokumentum nyilvántartásba vétele;
5) a dokumentum átadása a vállalkozónak;
6) a dokumentum végrehajtása;
7) a dokumentum végrehajtásának ellenőrzése;
8) a végrehajtott irat irattárba iktatása.

A belső dokumentumokkal való munkavégzés utolsó szakaszai: referencia- és tájékoztató munkában történő felhasználás (1-3 év) és a további tárolási idő meghatározása (dokumentumok értékének vizsgálata). A vállalkozás szakértői bizottságának döntése eredményeként a belső dokumentumok három éven túl az irodai munkaszolgálat referencia- és információs munkájában felhasználhatók, vagy irattárba helyezhetők, illetve megsemmisíthetők.

Dokumentumok nyilvántartása. Ez a bizonylat keletkezésének vagy átvételének tényének rögzítése, a bizonylathoz iktatószám (index) hozzárendelésével és az arról szóló információ rögzítésével a regisztrációs naplóban.

Regisztráció szükséges a dokumentumok biztonságának, az azonnali keresésnek, könyvelésnek és ellenőrzésnek a biztosítása érdekében:

Adja meg a dokumentumok minőségi és mennyiségi jellemzőit;
megerősíti a dokumentum átvételének vagy elküldésének tényét;
hozzon létre egy információs célú regisztrációs és referenciakészüléket;
figyelemmel kíséri a dokumentum végrehajtását.

Az okmányok nyilvántartásának alapelve az egyszeri bejegyzés. Minden dokumentumot csak egyszer kell regisztrálni ennél a cégnél. A beérkező dokumentumokat az átvétel napján, a kimenő és a belső dokumentumokat - az aláírás napján - regisztráljuk.

Az iratnyilvántartásnak többféle formája létezik: központosított, decentralizált, vegyes.

A legnagyobb hatékonyságot a központosított iratnyilvántartási rendszer éri el, vagyis ha minden regisztrációs műveletet egy helyen vagy egy alkalmazott, például egy titkár végzi. Egy ilyen rendszer lehetővé teszi egyetlen referenciaközpont létrehozását a vállalkozás dokumentumai számára, és egységes regisztrációs eljárást hoz létre.

A decentralizált rendszer magában foglalja a dokumentumok nyilvántartását azok létrehozásának vagy végrehajtásának helyén, vagyis a szerkezeti felosztásokban.

A vállalkozás sajátosságait figyelembe véve vegyes iratnyilvántartási rendszer alkalmazható, amikor az iratok egy része központilag, egy része decentralizáltan, szerkezeti felosztásban történik.

A kisvállalkozásokban leggyakrabban központosított regisztrációs rendszert alkalmaznak.

A dokumentumok vállalkozásnál történő regisztrálásakor a következő szabályokat kell betartani:

Minden dokumentum csak egyszer kerül nyilvántartásba;
minden dokumentumot csak egy helyen regisztrálnak;
minden dokumentumot a vállalkozásnál elfogadott egységes formában nyilvántartásba vesznek.

Regisztrációkor az összes dokumentumot több csoportra osztják, amelyek mindegyike külön-külön van regisztrálva, például:

Bejövő dokumentumok;
kimenő dokumentumok;
belső dokumentumok;
kereskedelmi szerződések;
"CT" ("Bizalmas") jelzésű dokumentumok.

Az egyes bizonylatcsoportok nyilvántartásba vételekor egységes, egységes számozási (index) módszereket kell alkalmazni a bizonylatokhoz.

A dokumentumok regisztrációjának három fő típusa van:

1) dokumentum-nyilvántartási kártyarendszer;
2) naplórendszer a bizonylatok nyilvántartására;
3) számítógépes dokumentumnyilvántartó rendszer.

Belső dokumentumok tárolása

Munkaköri leírások - tartósan (Tipikus közigazgatási irattári iratok jegyzéke 27. pont).

A szervezet létszámtáblázatai és azok módosításai a fejlesztés és jóváhagyás helyén állandó tárolási idővel rendelkeznek (Tipikus vezetői irattári dokumentumok listája 71. cikk).

A belső munkaügyi szabályzatot az újakkal való cserét követően egy évig meg kell őrizni a szervezetben (Tipikus adminisztratív irattári iratok jegyzéke 773. cikk).

Art. alapján 411 A szabványos adminisztratív irattári dokumentumok jegyzékét, a munkavállalók bérére és prémiumára vonatkozó rendelkezéseket a kidolgozásuk és jóváhagyásuk helyén állandóan meg kell őrizni.

A szervezetben az üzleti titok rendszerének kialakítására vonatkozó dokumentumok (információs lista, szabályzat stb.) állandó tárolási idővel rendelkeznek (Tipikus közigazgatási irattári dokumentumok jegyzékének 62. cikke).

Annak ellenére, hogy a helyi rendeletek és az azokat jóváhagyó rendeletek tárolási ideje gyakran eltér, a helyi jogszabály a rendelet részévé, annak mellékletévé válik, és a tárolási idő ebben az esetben a helyi jogszabály vagy rendelet tárolási idejétől függ. (attól függően, hogy a meddig hosszabb-e).

A munkaköri leírás új kiadásának elfogadásának pillanatától a régi már nem érvényes. A munkaköri leírások érvénytelen kiadásainak tárolási ideje 3 év (Tipikus közigazgatási irattári iratok jegyzéke 2. pont 77. pont).

A személyzeti dokumentumok tárolási idejében a 125-FZ törvény 22. cikkének (1) bekezdése által bevezetett változtatások csak azokat a dokumentumokat érintik, amelyek tárolási ideje korábban 75 év volt. A jogalkotók ugyanakkor hibát követtek el, mivel formálisan valamennyi személyi dokumentumcsoport tárolási idejét megnövelték. Nevezetesen azokra, amelyekre az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú végzésével jóváhagyott lista 19. és 665. pontja értelmében ötéves tárolási időszakot írnak elő. Jelenleg készül egy törvényjavaslat, amely módosítja a 1. sz. 125-FZ és szüntesse meg a felmerült hiányosságot. Amint azt a Rostrud szakemberei kifejtik, e változtatások elfogadása előtt a félreértések elkerülése érdekében a dokumentumok tárolási idejének meghatározásának jelenlegi rendszerét kell alkalmazni az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú rendeletével jóváhagyott lista szerint. és pénzbírságokat, valamint a személyi okmányok megsemmisítésre való kiosztását.

A személyzetnél tárolt dokumentumok tárolásának időtartamát a 125-FZ törvény 22. cikkének (1) bekezdése és az Oroszország Kulturális Minisztériumának 558. számú rendeletével jóváhagyott lista tartalmazza. A dokumentumok tárolási időszakának kezdete Az elkészítésének évét követő év január 1-je (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú rendeletével jóváhagyott lista 4. bekezdésének 1.4. pontja).

Tehát a felvételi, áthelyezési, elbocsátási, fizetés nélküli szabadságra vonatkozó és egyéb személyzeti utasításokat, valamint az alkalmazottak nyilatkozatait, ha azokat a személyes aktáikban tárolják, általában legalább 75 évig meg kell őrizni, ha létrehozzák őket. 2003-ig. Ha ezeket a dokumentumokat 2003 után hozták létre, akkor legalább 50 évig meg kell őrizni.

A munkavállalók munkaszerződését, személyi igazolványát és személyi aktáját is 75 évig, ha 2003 előtt keletkeztek, 50 évig, a vezetők személyi iratait pedig folyamatosan meg kell őrizni. A létszámtáblázatot is folyamatosan vezetni kell.

Ugyanakkor a közalkalmazotti jogviszonynak nem minősülő közszolgálati jogviszony időtartama alatt keletkezett személyi állományra vonatkozó dokumentumokat 75 évig meg kell őrizni, függetlenül a keletkezés időpontjától.

Ezt az eljárást a 125-FZ törvény 22. cikkének (1) bekezdése írja elő.

Az éves és oktatási szabadságok kiadására, az oroszországi üzleti utakra történő küldésre vonatkozó utasítások (valamint az üzleti utakra vonatkozó egyéb dokumentumok: megbízások, jelentések stb.), valamint az alkalmazottak beszedési és nyilatkozatai, ha azokat külön tárolják , és nem a személyes aktákban, elég csak öt évet megőrizni.

Ez a következtetés az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú végzésével jóváhagyott lista 19. és 665. pontjából következik.

Figyelem: a személyzeti dokumentumok tárolási idejében a 125-FZ törvény 22. cikkének (1) bekezdése által bevezetett változtatások csak olyan dokumentumokra vonatkoznak, amelyek tárolási ideje korábban 75 év volt. A jogalkotók ugyanakkor hibát követtek el, mivel formálisan valamennyi személyi dokumentumcsoport tárolási idejét megnövelték. Nevezetesen azokra, amelyekre az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú végzésével jóváhagyott lista 19. és 665. pontja értelmében ötéves tárolási időszakot írnak elő. Jelenleg készül egy törvényjavaslat, amely módosítja a 1. sz. 125-FZ és szüntesse meg a felmerült hiányosságot. Amint azt a Rostrud szakemberei kifejtik, e változtatások elfogadása előtt a félreértések elkerülése érdekében a dokumentumok tárolási idejének meghatározásának jelenlegi rendszerét kell alkalmazni az Oroszországi Kulturális Minisztérium 558. számú rendeletével jóváhagyott lista szerint. és pénzbírságokat, valamint a személyi okmányok megsemmisítésre való kiosztását.

A munkahelyi tanúsító anyagokat 45 évig, nehéz, káros vagy veszélyes munkakörülmények között 75 évig kell tárolni.

Tartsa be a munkaszabályokat, még akkor is, ha újakra cseréli őket. Az eltarthatósági idő egy év. Az egy éves tárolási idő a szabadságolási időbeosztásra is vonatkozik.

Az az időszak, amely alatt meg kell őriznie a dokumentumokat, amelyek megerősítik, hogy a munkavállaló a szervezet költségén végzett oktatásban, az adójogszabályok követelményeinek köszönhető. Az a tény, hogy az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 264. cikkének 3. szakasza kimondja, hogy ezen költségek adóköteles nyereség csökkentése érdekében történő leírása érdekében a szervezetnek meg kell őriznie a képzést igazoló összes dokumentumot (az oktatási intézménnyel kötött megállapodás, az oktatási intézménnyel kötött megállapodás). fő a munkavállaló képzésre küldése, szolgálati bizonyítvány, oklevél, bizonyítvány, bizonyítvány stb.). Tárolási idejüket a képzési szerződés időtartama és a munkavállaló egy éves munkája korlátozza, de legalább négy év.

Vissza | |