Elektroninių dokumentų valdymo privalumai Kaštų mažinimas. Pagrindiniai integruotos dokumentų valdymo sistemos privalumai. EDMS esmė ir funkcijos

Elektroninis dokumentų valdymas (EDM) sparčiai keičia popierių. Ir tai yra gana natūralu.

Darbas su elektroniniais dokumentais turi keletą privalumų. Sutrumpėja dokumentų keitimo laikas – elektroninis dokumentas perduodamas beveik akimirksniu, sumažėja klaidų, susijusių su žmogiškuoju faktoriumi. Dėl automatinio dokumentų generavimo pašalinamos rankinio įvedimo pirminiuose dokumentuose ir mokesčių deklaracijose klaidos.
Elektroninio dokumentų srauto su klientais privalumai – paspartinti apsikeitimą dokumentais su sandorio šalimis (sutrumpinant laiką 75%).
Elektroniniai dokumentai, skirtingai nei popieriniai, neprarandami, nes jie saugomi elektroniniu būdu, o kopijos reguliariai išsaugomos.

EDF leidžia sutaupyti darbuotojų laiką iki 65%. Šį laiką jie gali skirti efektyviam darbui, o ne įprastiniam darbui, susijusiam su dokumentų spausdinimu, apdorojimu ir įrašymu į žurnalus. Elektroninių dokumentų naudojimas 80% sumažina įmonės išlaidas dokumentų spausdinimui, pristatymui ir saugojimui. Nebereikia saugoti popierinių archyvų ir jiems nuomotis patalpų.
Elektroninio dokumentų valdymo privalumai lyginant su popieriniu – efektyvesnis visų padalinių ir visos įmonės darbas!

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai yra darbo ir materialinių išteklių taupymas, taip pat ženkliai sutrumpintas laikas, skirtas dokumentams kurti, saugoti ir apdoroti. Bet ar bepopierinėse technologijose viskas taip rožinė ir ekonomiška? Sužinokite iš straipsnio apie elektroninių dokumentų valdymo privalumus ir trūkumus.

Kad ir kaip būtume įpratę dirbti su popieriumi, mūsų gyvenimo realijos verčia gilintis į elektroninių technologijų subtilybes. Vienas iš tokių technologijų elementų yra elektroninis dokumentų valdymas. Siekdami suprasti elektroninio dokumentų valdymo sąvoką ir tuo pačiu nepaskęsti gausiuose apibrėžimuose bei specifinėje terminijoje, sutelksime dėmesį į keletą pagrindinių terminų:

Būtent elektroninis dokumentas yra bet kurios elektroninių dokumentų valdymo sistemos pradinis ir pagrindinis objektas. Norint sistemingai organizuoti jo formavimą, apdorojimą, apsaugą, perdavimą ir saugojimą, reikalingas priemonių kompleksas (specialios programos, techninės priemonės, apmokytas personalas ir kt.).

Elektroninis dokumentų srautas sukurtas taip, kad būtų galima išspręsti įvairias specifines užduotis. Galimos elektroninių dokumentų valdymo rūšys įmonėje:

Sužinokite daugiau apie tam tikrų elektroninių dokumentų valdymo tipų stipriąsias ir silpnąsias puses.

Perėjimas prie elektroninių dokumentų valdymo įmonėje reikalauja rimto išankstinio pasiruošimo. Čia išryškėja pirmasis reikšmingas trūkumas – nemažos medžiagų, darbo ir kitos sąnaudos sistemos diegimo etape:

Be to, turėsite pakoreguoti apskaitos politiką, atspindint joje dokumentų (susijusių su mokesčiais ir apskaita), susijusių su elektroninių dokumentų srautu, sąrašą, darbuotojų, turinčių teisę juos pasirašyti, sąrašą ir kitus svarbius niuansus ( dokumentų saugojimo, prieigos, perdavimo ir pan. būdai).

Įdiegus sistemą (elektroninio dokumentų valdymo procese), būtina nuolat stebėti nustatytų reglamentų ir taisyklių įgyvendinimą, programinės įrangos atnaujinimus ir kt.

Sužinokite apie pagrindinius elektroninio dokumentų valdymo privalumus iš toliau pateiktos diagramos:

Giriant elektronines dokumentų valdymo sistemas, negalima ignoruoti jos silpnybių, kurios gali panaikinti visus jos pranašumus:

Atskirai pakalbėkime apie tokius svarbius bet kurio įmonės dokumentų srauto komponentus kaip personalo ir apskaitos elektroninių dokumentų srautas.

HR elektroninių dokumentų valdymas – tai HR elektroninių dokumentų formavimo, kaupimo ir keitimosi sistema tiek pačios įmonės reikmėms, tiek informacijos mainams su suinteresuotomis šalimis.

Įstatymais įtvirtinto elektroninio personalo dokumentų srauto elementai jau galioja: su nuotoliniais darbuotojais darbo sutartis galima sudaryti elektronine forma, jei jie turi elektroninį parašą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 312.3 str.).

Artimiausiu metu turėtume tikėtis plačiai paplitusio personalo elektroninio dokumentų valdymo. Darbo ministerija jau atlieka eksperimentą šia tema (Rusijos darbo ministerijos 2018 m. kovo 26 d. įsakymas Nr. 194):

Darbuotojams ši sistema taip pat naudinga: jie galės elektroniniu būdu prašyti dokumentų ir sudaryti sutartis neatvykę į personalo skyrių.

Pastaruoju metu vis dažniau kalbama apie vieną iš darbdavio ir darbuotojo bei kitų suinteresuotų šalių elektroninės sąveikos formų – plačiai paplitusias elektronines darbo knygeles.

Daugiau informacijos rasite medžiagoje „Elektroninės darbo knygos – visi privalumai ir trūkumai“ .

Personalo sektoriuje perėjus prie elektroninio dokumentų valdymo, netrukus bus galima atlikti darbo inspekcijas nuotoliniu būdu per internetą.

Pagrindinis reikšmingas trūkumas yra tai, kad neįmanoma iš karto išversti viso dokumentų kiekio į elektroninę formą, nes atskiruose personalo dokumentuose būtinai turi būti asmeninis darbuotojo parašas, kad būtų užtikrinta tinkama teisinė pagalba darbdavio ir darbuotojo santykiams. O norint įpareigoti darbuotoją išduoti elektroninį parašą, prireiks laiko ir įstatymų iniciatyvų.

Buhalterinės apskaitos elektroninių dokumentų valdymo privalumai ir trūkumai

Finansinės paslaugos, ypač apskaitos struktūros, labiausiai priklauso nuo kokybiškos ir greitos darbo eigos. Elektroninis dokumentų valdymas leidžia šiems skyriams:

Sisteminti ir automatizuoti apskaitos skyriaus darbą.

Buhalterinės elektroninių dokumentų valdymo privalumus naudojame jau gana seniai. Galimybė generuoti ir apdoroti elektroninius dokumentus specializuotose apskaitos programose leidžia ne tik sumažinti darbo sąnaudas, bet ir išvengti klaidų visuose dokumentų kūrimo ir tvarkymo etapuose (programa neleis suklysti ar iš karto jos identifikuoti) .

Spręsti vidines įmonės užduotis.

Pavyzdžiui, išrašyti elektroninius atlyginimo lapelius. Jie gali būti siunčiami elektroniniu paštu arba paskelbti kiekvieno darbuotojo asmeninėse paskyrose įmonės svetainėje. Pareigūnai neprieštarauja elektroniniam darbo užmokesčio lapelių išdavimo būdui (Darbo ministerijos 2017 m. vasario 21 d. raštas Nr. 14-1 / OOG-1560). Jums tereikia tai pataisyti vietiniame įmonės akte.

Sukurti elektronines technologijas sąveikai su išoriniais suinteresuotais vartotojais (bankais, IFTS, pensijų fondu, FSS ir kt.).

Apie elektronines sąveikos formas su kitomis įmonės išorės struktūromis kalbėsime toliau.

Tarkime, apie musę. Mes puikiai žinome reikšmingą šios sistemos trūkumą. Interneto trikdžiai ar įrangos gedimas, problemos reguliariai atnaujinant programinę įrangą, elektroninius raktus ir sertifikatus gali padaryti meškos paslaugą bet kuriam finansų darbuotojui.

Įmonės ir individualūs verslininkai, kurie dėl gedimų ir virusų negali laiku pranešti valdytojams ar laiku išsiųsti atsakymų į jų užklausas, gali nukentėti materialiai (sulaukti nuobaudų).

Palaipsniui pradedamas keistis verslo subjektų elektroniniais dokumentais su mokesčių institucijomis, FSS, PFR ir kitomis institucijomis. Griežtai formalizuotų elektroninių formatų dėka apsikeitimas informacija ir dokumentais vyksta greitai, be nereikalingos biurokratijos ir pareigūnų savivalės. Tai didelis pliusas bet kuriai įmonei ar individualiam verslininkui.

Sąveika su FŽP

PFR galima elektroniniu būdu pateikti personalizuotos apskaitos atskaitomybės dokumentus (Įstatymo „Dėl individualios (asmeninės) apskaitos valstybinio pensijų draudimo sistemoje“ 8 str. 1996-04-01 Nr. 27-FZ). Svarbiausia yra užtikrinti jų garantuotą apsaugą nuo neteisėtos prieigos. Šis procesas yra griežtai reglamentuotas:

Elektroninė sąveika su FSS

Elektroniniame dokumentų valdyme socialinis draudimas taip pat nėra naujiena. Draudėjai turi galimybę pateikti fondui elektronines ataskaitas neišeidami iš biuro – pakanka užsiregistruoti fondo portale (užpildyti prašymą tiesiogiai sistemoje) ir gauti elektroninį parašą (ES).

FSS taip pat reguliavo šį procesą:

Taip pat galima elektroniniu būdu bendrauti su fondu ir per EDM operatorių sudarant su juo atitinkamą sutartį.

Pastaruoju metu įdiegta elektroninių nedarbingumo pažymėjimų išdavimo ir tvarkymo sistema gali būti siejama su elektroninio dokumentų valdymo privalumais.

Draudėjai turi galimybę prašyti elektroninių nedarbingumo atostogų ir dirbti su jais (jei jie yra sudarę atitinkamą sutartį):

per savo asmeninę paskyrą FSS svetainėje;
AWS „FSS skaičiavimų paruošimas“;
paties draudėjo programinė įranga (tai leidžia įdiegti kai kurios darbo užmokesčio ir personalo apskaitos apskaitos programos).

Elektroninės sąveikos grandinė „apdrausta - FSS“, skirta darbui su elektroninėmis nedarbingumo atostogomis (EB):

Darbuotojai gauna informacinės naudos iš elektroninių dokumentų valdymo FSS RF sistemoje. Kontroliuoti savo elektroninę apsaugą, sekti jos apdorojimo ir išmokų kaupimo etapus, jie galės užsiregistravę „Gosuslugi“ portale (jei turės patvirtintą paskyrą).

Daugiau informacijos apie elektronines nedarbingumo atostogas rasite nuorodoje.

Elektroninis dokumentų valdymas su IFTS

Galbūt tai yra labiausiai paplitęs elektroninių dokumentų valdymo būdas. Mokesčių ataskaitos Federalinei mokesčių tarnybos inspekcijai daugiausia pateikiamos elektronine forma. Taip pat kontrolieriai su mokesčių mokėtojais mieliau bendrauja elektroninėmis technologijomis (perduodami elektroninius prašymus, prašymus ir pan.).

Rezultatai

Neabejotini elektroninio dokumentų valdymo privalumai: sumažėjusios medžiagos, darbo sąnaudos dokumentų registravimui ir tvarkymui, laiko sutaupymas jų derinimui ir tvirtinimui bei daug kitų teigiamų aspektų. Elektroninio dokumentų valdymo privalumų yra daug, tačiau yra ir pakankamai trūkumų. Elektroninės informacijos saugos ir saugumo užtikrinimo problemos, nepakankamas įstatyminis ir technologinis niuansų, susijusių su elektroninių dokumentų valdymo įdiegimu ir priežiūra, išplėtojimas gali sulėtinti platų jo diegimą.

Šiuo metu daugumoje įmonių darbo eiga išlieka įprasta, tradicine popierine forma, nepaisant to, kad daugelis įmonių bando automatizuoti jei ne visą darbo eigą, tai bent kai kuriuos jos etapus, nes automatizuotos technologijos turi nemažai reikšmingų privalumų.

Pagrindinis kriterijus renkantis organizacinę biuro darbo formą yra organizacijos gautų ir jos sukurtų dokumentų apimtis tam tikram laikotarpiui. Todėl įmonėse, turinčiose plačią padalinių struktūrą, susietą viena daugelio dokumentų grandine, elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas tampa gyvybiškai svarbiu uždaviniu.

Panagrinėkime pagrindines elektroninių dokumentų valdymo sąvokas. Dokumentų srautas- tai dokumentų judėjimo procesas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įvykdymo ar įgyvendinimo momento ir galiausiai saugojimas, archyvavimas ar sunaikinimas, jei dokumentas neturi tam tikros vertės.

Elektroninis dokumentų valdymas- tai vieningas kompiuterinėmis priemonėmis sukurtų dokumentų judėjimo mechanizmas, paprastai pasirašytas elektroniniu skaitmeniniu parašu, taip pat šių dokumentų apdorojimo būdas naudojant įvairias elektronines laikmenas.

Elektroninis dokumentų valdymas gali būti taikomas bet kurioje organizacijoje: tiek mažoje įmonėje, tiek didžiulėje korporacijoje ar holdinge, turinčioje platų filialų tinklą. Ji turi nemažai privalumų.

Pirmas yra verslo procesų skaidrumas... Dokumentų vykdymo, gavimo, kūrimo ir apskritai egzistavimo elektroninėje sistemoje kontrolė yra greitesnė ir paprastesnė, o tai leidžia vadovybei ir tiesioginiams vadovams stebėti verslo procesus.

Taip pat neabejotinas elektroninio dokumentų valdymo privalumas yra vykdomosios funkcijos tobulinimas... Remiantis statistika, gana didelė dalis užsakymų nėra vykdomi darbuotojų. Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje vadovas gali kontroliuoti visus darbo procesus, vykdymo greitį ir kokybę, o svarbiausia – darbo rezultatą.

Sutrumpintas apdorojimo laikasir pačių dokumentų įforminimas... Elektroninis dokumentų valdymas užtikrina greitesnį dokumentų kūrimą, paiešką, apdorojimą ir platinimą bei automatinį suvestinių, ataskaitų ir registrų sudarymą, leidžiantį greitai ir efektyviai atlikti darbus ir galiausiai optimizuoti verslo procesus.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas taip pat leidžia padidinti konfidencialumo lygį... Kiekvienas dalyvis gauna būtent tokį prieigos prie įmonės dokumentų laipsnį, kuris atitinka jo įgaliojimus: skaityti, redaguoti dokumentą arba visas teises. Visi veiksmai yra fiksuojami kompiuterinėje sistemoje, todėl bet kuriuo metu galite matyti, kas dirbo su duomenimis, atliko jų pakeitimus.

Apskritai konfidencialumo problema yra labai opi. Kai kurių įmonės dokumentų praradimas gali atnešti milijoninius nuostolius. Juk popierinius dokumentus galima nesunkiai išimti iš aplanko ir visą informaciją perkelti į šoną. Įdiegus elektroninę dokumentų valdymo sistemą įmonėje, visiškai pašalinti informacijos nutekėjimo, žinoma, nepavyks, tačiau visada matysite, kuris iš darbuotojų, kada, kuriuo momentu ir kaip naudojosi šiais dokumentais.

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia optimizuoti naujų darbuotojų mokymo ir naujų procesų diegimo įmonėje procesą... Naujų instrukcijų ir reglamentų įdiegimas elektroniniame dokumentų valdyme yra daug greitesnis nei kiekvieno darbuotojo informavimas atskirai ir supažindinimas su popieriniais dokumentais.

Elektroninis dokumentų valdymas stiprina įmonės kultūrą... Visos įmonės struktūros veikia vienoje informacinėje erdvėje, kuri leidžia kone kiekvienam darbuotojui įsitraukti į įmonės procesus.

Elektroninio dokumentų valdymo buvimas įmonėje leidžia greičiau prisitaikyti prie tarptautinės standartų rinkos pokyčių... Atsiradus naujiems standartams, elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje veikianti įmonė savo dokumentus gali pakeisti į naują šabloną, o tai padidina konkurencingumo lygį rinkoje.

Reikia pažymėti, kad elektroninis dokumentų valdymas turi trūkumų. Reikšmingas elektroninės dokumentų valdymo sistemos trūkumas yra dokumentų išsaugojimo problema... Iš tiesų, bet kuriuo metu virusas gali patekti į kompiuterį, dokumentų išsaugojimo sistema gali neveikti. Problemą galima išspręsti sukuriant atleidimo sistemą.

Vienas iš elektroninės dokumentų valdymo sistemos trūkumų yra personalas, arba sistemoje užsiėmę darbuotojai. Dokumentų srauto automatizavimo procese gali nepavykti išvengti streso tarp darbuotojų, įpratusių prie rankų darbo ir nepakankamai išmanančių elektroninių dokumentų srautą.

Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje ypač svarbus kompetentingas duomenų įvedimas. Čia ypač svarbus žmogiškasis faktorius, nes nuo kokybiško kvalifikuoto personalo darbo priklausys tolimesnis nenutrūkstamas sistemos funkcionavimas.

Taip pat elektroninės dokumentų valdymo sistemos įsigijimo ir diegimo stadijoje įmonei neišvengiamos didelės išlaidos, kurias vis dėlto kompensuoja sutrumpėjęs laikas darbui su dokumentais ir verslo procesų optimizavimas.

Neigiamai veikia platų elektroninių dokumentų valdymo diegimą ir geografinis veiksnys... Elektroninis dokumentų keitimas su visais rangovais neįmanomas, nes trūksta vienos informacinės erdvės. Todėl daugeliui įmonių vienu metu tenka vykdyti ir tradicinius „popierinius“, ir elektroninius dokumentus. Tačiau dokumentų ir sutarčių siuntimas elektroniniu būdu supaprastintų darbą tarp klientų ir klientų bet kuriame rinkos segmente, ypač tarp geografiškai nutolusių regionų.

Pažymėtina, kad daugumai dokumentų asmens parašas yra privalomas reikalavimas, suteikiantis jiems juridinę galią. Elektroninio dokumento teisinę galią patvirtina elektroninis parašas, kuris pagal 63-FZ yra trijų tipų. Šiuo metu dauguma valstybių popierinius dokumentus, pasirašytus paprastu parašu, ir elektroninį dokumentą, pasirašytą kvalifikuotu elektroniniu parašu, laiko teisiškai lygiaverčiais.

Tvarkant personalo apskaitą, visiškas perėjimas prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos yra neįmanomas, nes jei personalo dokumente turi būti darbuotojo parašas, jis turi būti įformintas popierine forma, kad būtų tinkamai užtikrinti darbuotojo ir darbdavio teisiniai santykiai. .

Be to, darbo knygelių tvarkymas yra griežtai reglamentuotas. Šį ir daugybę kitų personalo dokumentų galima surašyti, pildyti ir saugoti tik popierine forma.

Tačiau elektroninio dokumentų valdymo privalumai yra tokie akivaizdūs, kad šiandien sunku įsivaizduoti personalo skyrių, kuris vykdytų dokumentų apyvartą išskirtinai popierine forma.

Elektroninis dokumentų srautas įtraukiamas į darbo santykius įstatymų leidybos lygmeniu. 2013 metų pavasarį Rusijos Federacijos darbo kodeksas buvo papildytas skyriumi „Nuotolinių darbuotojų darbo reguliavimo ypatybės“. Abi šalys – darbdavys ir darbuotojas – privalo turėti elektroninį parašą, kad būtų įforminti darbo santykiai. Jei žmogus nuolat dirba laisvai samdomu darbuotoju ar namuose, tikrai verta išleisti pinigus elektroniniam parašui ir toliau optimizuoti šį procesą.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema turi savo privalumų ir gali būti naudinga stambiai įmonei, turinčiai plačią padalinių struktūrą. Tačiau šiuo savo gyvavimo etapu sistema turi nemažai trūkumų, kurie lėtina perėjimą nuo popierinio prie pilno elektroninio dokumentų srauto. Visa tai reikalauja rimtų patobulinimų tiek technologiniu, tiek teisės aktų lygiu.

Elektroninis dokumentų valdymas turi privalumų ir trūkumų, privalumų ir trūkumų, kuriuos galima naudoti įstaigoje.

Pagrindiniai elektroninių dokumentų valdymo privalumai:

visos įstaigos struktūros dirbs vienoje informacinėje erdvėje;

labai padidėja dokumentų tvarkymo greitis įstaigos viduje, dokumentų sauga ir saugumas;

duomenų šifravimo naudojimas gali užkirsti kelią informacijos nutekėjimui;

didėja darbuotojų produktyvumas ir mažėja klaidų tikimybė tvarkant dokumentus, o tai priklauso nuo darbuotojo kvalifikacijos;

reikšmingas ekonominis poveikis.

Tiesioginis sistemos diegimo poveikis leidžia sutaupyti pinigų, išleistų eksploatacinėms medžiagoms, apmokėjimui už pašto ir kurjerių pristatymo paslaugas, medžiagų kopijavimą, mažina darbo sąnaudas. Netiesioginis poveikis yra tie valdymo privalumai, kurie yra reikšmingi organizacijos funkcionavimui: valdymo skaidrumas, vykdomosios drausmės kontrolė ir kt.

Taigi, EDMS įdiegimas leidžia:

visiškai automatizuoti darbo su dokumentais procesą;

užtikrinti darbo su nuotoliniais vartotojais ir vartotojų grupėmis organizavimą;

užtikrinti integraciją su išorinėmis el. pašto sistemomis;

sukurti pagrindines elektroninės dokumentų valdymo sistemos galimybes, naudojant moduliškumą ir integruotus įrankius;

užtikrinti vienalaikio darbo procesą neriboto vartotojų skaičiaus sistemoje;

pagerinti darbo su dokumentais efektyvumą;

tobulinti įmonės darbo su dokumentais kultūrą;

Žymiai sumažinti popieriaus darbo eigos apimtį;

Žymiai sutrumpinti dokumentų tvarkymo ir išsiuntimo, dokumentų paieškos, dokumentų projektų susitarimo ir tvirtinimo laiką;

užtikrinti visus dokumentacijos procesus vienu metu naudojant elektronines ir popierines dokumentų versijas;

supaprastinti visų tipų dokumentų registravimo procesą (registracija iš el. pašto ir internetinių formų, srautinio nuskaitymo palaikymas, bet kokio formato failų registravimas);

teikti darbo eigos valdymą (dokumentų perkėlimą tarp atlikėjų);

numatyti darbo su susijusiais dokumentais procesą;

užtikrinti dokumentų valdymą per visą gyvavimo ciklą;

užtikrinti visų procesų skaidrumą nuo dokumento sukūrimo iki jo pateikimo archyvui momento;

darbo su dokumentais istorijos išsaugojimas (visų veiksmų su dokumentu laiko ir autorių sekimas, darbo komentarų išsaugojimas, pridedamų failų versijų palaikymas);

atsekti dokumentų kūrimo istoriją;

numatyti aiškų susitarimo ir dokumentų tvirtinimo procesą;

sukurti gerai veikiančią užsakymų sistemą;

užtikrinti griežtą atlikimo drausmės kontrolę;

rūšiuoti dokumentus pagal bet kokius kriterijus;

teikti informacijos paiešką pagal įvairius požymius ir viso teksto paiešką;

užtikrinti statistinių duomenų apie dokumentų judėjimą rinkimo ir analizės automatizavimą;

teikti elektroninių dokumentų vaizdų archyvinę saugyklą;

užtikrinti prieigos teisių reglamentavimą;

suteikti greitą prieigą prie dokumentų;

sumažinti kiekybinį dokumentų praradimą;

padidinti darbo našumą;

sumažinti dokumentų parengimo pateikimui archyvui ir archyvinio dokumentų saugojimo išlaidas;

suteikti elektroniniams dokumentams teisinę galią;

sumažinti kurjerių ir pašto paslaugų kainą;

sumažinti vidinių ir išorinių kurjerių skaičių;

užtikrinti informacinės ir informacinės bazės priežiūrą;

išplėstinės paieškos galimybių suteikimas (atributinė paieška, išplėstinė paieška, viso teksto paieška atsižvelgiant į rusų kalbos morfologiją, dinaminės paieškos aplankų palaikymas);

parama popierinių ir elektroninių dokumentų registravimui pagal įstaigos reikalavimus;

dokumentų judėjimo maršrutų palaikymas (nuoseklūs, lygiagrečiai, laisvi maršrutai, maršrutai su sąlygomis, atidėjimai);

mišrios darbo eigos palaikymas (popierinių dokumentų ir ataskaitų ruošimas naudojant šablonus, dokumentų registravimo kortelės spausdinimas, originalių dokumentų saugojimo vietos apskaita);

darbo eigos analizės, ataskaitų kūrimo, taip pat darbuotojų vykdomosios drausmės stebėjimo įrankių prieinamumas (galimybė generuoti ataskaitas ir analitines nuorodas, automatinis registravimas);

informacijos saugumas (skaitmeninio parašo palaikymas, duomenų šifravimas, registravimas, prieigos teisių ir vaidmenų sistemų diferencijavimas, integruota duomenų vientisumo kontrolė ir automatinis atsarginis kopijavimas).

Tačiau su visais privalumais EDMS turi ir trūkumų:

„stresas“ tarp darbuotojų – viskas nauja, sunkiai priimama;

programų ir dokumentų valdymo sistemų pirkimo, taip pat jų diegimo ir tolimesnės priežiūros išlaidos;

informacijos saugumo spragos – „piratiniai“ diskai su perpumpuotomis duomenų bazėmis;

šiuolaikiniai įsilaužėliai, naudojantys nuotolinę prieigą, gali sulaužyti brangias programas su aukščiausiu apsaugos laipsniu;

smarkiai padidėjus darbo eigos srautui, serveriai negali susidoroti, o darbo našumas krenta.

Elektroninis dokumentų valdymas turi privalumų ir trūkumų, privalumų ir trūkumų, kuriuos galima naudoti organizacijoje.

Norint pasverti elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimo įmonėje „už ir prieš“, tai labai svarbi dalis planuojant įmonės struktūrą ir jos dokumentų srauto tipą. Nors daugelis vadovų nepakankamai dėmesio skiria darbo eigos ir verslo procesų automatizavimo problemai apskritai, tai tik tie vadovai, kurie nežino elektroninės darbo eigos privalumų.

Pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo privalumai pasireiškia tuo, kad juo naudojantis visi įmonės padaliniai ir struktūros dirbs vienoje informacinėje erdvėje. Šiuo atžvilgiu labai padidėja dokumentų tvarkymo greitis įmonėje. Taip pat svarbus veiksnys, dėl kurio elektroninių dokumentų srautas yra didesnis nei įprastai, yra dokumentų sauga ir saugumas. Šiuolaikinės sistemos naudoja duomenų šifravimą, kuris gali užkirsti kelią bandymams sukurti informacijos nutekėjimą. Naudojant tokio tipo darbo eigą, didėja darbuotojų produktyvumas ir sumažėja klaidų tikimybė apdorojant dokumentus, kurie priklauso nuo darbuotojo kvalifikacijos. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas duoda didelį ekonominį efektą, tačiau kiekybinis jos įvertinimas yra sudėtingas procesas, nes reikia atsižvelgti į daugybę veiksnių.

Taigi elektroninių dokumentų valdymo sistemų įdiegimas leidžia:

1. pilnai automatizuoti darbo su dokumentais procesą;

2. užtikrinti darbo su nuotoliniais vartotojais ir vartotojų grupėmis organizavimą;

3. numatyti integraciją su išorinėmis el. pašto sistemomis;

4. Sukurti pagrindines elektroninės dokumentų valdymo sistemos galimybes naudojant moduliškumą ir integruotus įrankius;

5. užtikrinti vienalaikio darbo procesą neriboto vartotojų skaičiaus sistemoje;

6. gerinti darbo su dokumentais efektyvumą;

7. tobulinti įmonės darbo su dokumentais kultūrą;

8. žymiai sumažinti popieriaus darbo eigos apimtį;

9. žymiai sutrumpinti dokumentų tvarkymo ir išsiuntimo, dokumentų paieškos, dokumentų projektų derinimo ir tvirtinimo laiką;

10. užtikrinti visus dokumentacijos procesus vienu metu naudojant elektronines ir popierines dokumentų versijas;

11. supaprastinti visų tipų dokumentų registravimo procesą (registracija iš el. pašto ir internetinių formų, srautinio nuskaitymo palaikymas, bet kokio formato failų registravimas);

12. užtikrinti darbo eigos valdymą (dokumentų perkėlimą tarp atlikėjų);

13. numatyti darbo su susijusiais dokumentais procesą;

14. užtikrinti dokumento valdymą per visą jo gyvavimo ciklą;

15. užtikrinti visų procesų skaidrumą nuo dokumento sukūrimo iki jo pateikimo archyvui momento;

16. Darbo su dokumentais istorijos išsaugojimas (laiko ir visų veiksmų su dokumentu autorių sekimas, darbinių komentarų išsaugojimas, prisegtų failų versijų palaikymas);

17. atsekti dokumentų kūrimo istoriją;

18. numatyti aiškų susitarimo ir dokumentų tvirtinimo procesą;

19. sukurti gerai veikiančią užsakymų sistemą;

20. užtikrinti griežtą atlikimo drausmės kontrolę;

21. rūšiuoti dokumentus pagal bet kokius kriterijus;

22. teikti informacijos paiešką pagal įvairius požymius ir viso teksto paiešką;

23. užtikrina statistinių duomenų apie dokumentų judėjimą rinkimo ir analizės automatizavimą;

24. pasirūpinti elektroninių dokumentų vaizdų archyvine saugykla;

25. užtikrina bendravimo teisių reglamentavimą;

26. suteikti tiesioginę prieigą prie dokumentų;

27. sumažinti kiekybinį dokumentų praradimą;

28. didinti darbo našumą;

29. sumažinti dokumentų parengimo pateikimui archyvui ir archyvinio dokumentų saugojimo išlaidas;

30. suteikti elektroniniams dokumentams teisinę galią;

31. sumažinti kurjerių ir pašto paslaugų kainą;

32. sumažinti vidinių ir išorinių kurjerių skaičių;

33. užtikrina informacinės ir informacinės bazės priežiūrą;

34. Išplėstinės paieškos galimybių suteikimas (atributinė paieška, išplėstinė paieška, viso teksto paieška atsižvelgiant į rusų kalbos morfologiją, dinaminės paieškos aplankų palaikymas);

35. Parama popierinių ir elektroninių dokumentų registravimui pagal GDOU reikalavimus.

36. Parama dokumentų judėjimo maršrutams (nuoseklūs, lygiagrečiai, laisvi maršrutai, maršrutai su sąlygomis, atidėjimai)

37. Mišrios darbo eigos palaikymas (popierinių dokumentų ir ataskaitų ruošimas pagal šablonus, dokumento registracijos kortelės spausdinimas, dokumentų originalų saugojimo apskaita);

38. Darbo eigos analizės, ataskaitų kūrimo, taip pat darbuotojų vykdomosios drausmės stebėjimo įrankių prieinamumas (galimybė generuoti ataskaitas ir analitines nuorodas, automatinis registravimas);

39. Informacijos saugumo užtikrinimas (skaitmeninio parašo palaikymas, duomenų šifravimas, registravimas, prieigos teisių ir vaidmenų sistemų diferencijavimas, integruotos duomenų vientisumo kontrolės ir automatinio atsarginio kopijavimo buvimas).

Tačiau su visais elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumais ji turi ir trūkumų. Į juos reikėtų atsižvelgti priimant sprendimus dėl elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo. Jeigu įmonė nuo pat įkūrimo diegia elektroninę dokumentų valdymo sistemą, tai nekels jokio „streso“ savo darbuotojams. O jei sprendimą priima įmonė, kuri gana ilgą laiką vykdo įprastą darbo eigą, tuomet reikia atsižvelgti į tai, kad sistemos reforma darbuotojams gali sukelti nemažai „stresų“. Viskas nauja, sunkiai priimama. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad įmonė gali patirti programų ir dokumentų valdymo sistemų pirkimo bei jų diegimo ir tolesnės priežiūros kaštus.

Taip pat yra informacijos saugumo spragų. Kadangi rinką užplūdo „piratiniai“ diskai su įkeltomis rimtų valstybinių įstaigų duomenų bazėmis, kurios turi gerą apsaugą, ką jau kalbėti apie smulkųjį ir vidutinį verslą. Konkurencija yra verslo dėsnis. Nesąžiningam konkurentui sunkiau gauti popieriuje iškabintą informaciją: dokumentai gali būti laikomi skirtingose patalpose, spintose (stalai, seifai), išmėtyti aplankai. Su elektroninėmis duomenų bazėmis tai paprasčiau. Šiuolaikiniai įsilaužėliai naudoja nuotolinę prieigą, kad įsilaužtų į brangias programas su aukščiausiu apsaugos lygiu.

Kitas trūkumas yra staigus darbo eigos padidėjimas. Dėl to serveriai negali susidoroti, o darbo našumas krenta. Esant popieriaus darbo eigai, toks staigus trūkčiojimas neįmanomas.

Ir dar vienas trūkumas yra darbo sąnaudų padidėjimas dėl darbo srauto padidėjimo. Darbdavys neturi laiko adekvačiai reaguoti į tokius šuolius priimant sprendimus personalo klausimais. Apimtys didėja, o personalas išlieka toks pat.

Apsvarstę elektroninę dokumentų valdymo sistemą, galime daryti išvadą, kad ji turi savo privalumų. O trūkumai ir jo įgyvendinimas organizacijoje priklauso nuo vadovo. Kadangi kiekvienas vadovas yra asmeniškai atsakingas už tai, kaip produktyvus bus jo verslas.