Cum se pregătește o scrisoare de afaceri. Reducerea chiriei. Exemple de scrisori în limba engleză în corespondența de afaceri

Scrisorile de afaceri sunt compilate atunci când comunicați cu partenerii din aproape orice motiv. Exemple și reguli pregătite pentru elaborarea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.

O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii către o altă companie, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). De fapt, orice corespondență a companiei este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:

despre cooperare.
cooperare, negociere.
Memento al necesității de a îndeplini obligațiile care decurg din contract.
O explicație a poziției lor, un răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.

Documentul este de obicei întocmit pe antetul companiei, este permisă trimiterea acestuia în mod regulat sau prin e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are o importanță deosebită, este de preferat să îl imprimați pe hârtie groasă și de înaltă calitate și să îl predați personal sau prin curier. Structura scrisorii seamănă cu un document tipic de afaceri - îl puteți reprezenta schematic în acest fel.

Ce trebuie să căutați atunci când întocmiți

Nu există reguli specifice și eșantioane de astfel de litere, astfel încât structura, volumul și designul lor depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), iar recomandarea unui angajat sau propunerea de afaceri poate dura mai mult de o pagină.

Cu toate acestea, există mai multe reguli generale la care ar trebui să acordați atenție atunci când întocmiți o hârtie:

Documentul în sine nu are nicio forță juridică, dar este întocmit în conformitate cu toate regulile de înregistrare. Structura și stilul său de prezentare trebuie să corespundă principiilor general acceptate ale fluxului modern de documente.
Propunerile sunt construite logic, într-o succesiune clară. Expresiile ornamentate, complexe, emoționale și chiar mai colocviale sunt absente. Tonalitatea este neutră.
Prezentarea se realizează întotdeauna numai de la o singură persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct din cap, fie la plural, dacă este scris în numele întregii companii.
Scopul specific al compilării și acțiunile preconizate ale destinatarului sunt discutate (trimiteți un răspuns, luați în considerare candidatura unui angajat, acceptați negocierile, trimiteți un document etc.).
Lucrarea nu reflectă interesele individuale ale managerului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Dacă trebuie să stabiliți un contact personal, este recomandabil să o faceți diferit și să nu vă poziționați ca reprezentant al companiei.

TOP 5 greșeli de ortografie

Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca text (încălcarea logicii, vocabularului, alte norme lingvistice), altele - cu încălcarea etichetei corespunzătoare a afacerii:

Greșelile de ortografie și de punctuație nu sunt permise - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
Încălcarea stilului de prezentare al afacerii, prezența frazelor emoționale, politețea excesivă sau, dimpotrivă, severitatea.
Ton negativ - chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile - de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a merge în instanță în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
Un volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, tot textul se poate încadra în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că partenerul nu trebuie să transmită toate informațiile importante. Datele voluminoase, diagrame, forme de documente pot fi extrase în aplicații.
Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu ar trebui să scrieți: „Vă rugăm să luați în considerare și să aprobați versiunea finală a contractului”.

Exemple tipice de șabloane

Utilizarea frazelor standard tipice vorbirii de afaceri în text este complet normală și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee utilizate în diverse situații.

situatie	fraza
înștiințare	Informăm / Vă informăm / Informăm / Notificăm
explicația motivului, motiv	Bazat pe / În conformitate / În legătură / În ordine / Din motive / În confirmare / În conformitate
cerere	Vă rog să luați măsuri / Vă rog să informați, să trimiteți, să faceți, să confirmați ...
confirmarea	Confirmăm / certificăm / acceptăm termenii dvs. / nu ne opunem la ...
oferi	Recomandați / Sugerați / Invitați / Întrebați
	Vă garantăm
refuz	Forțat să refuzăm dintr-un motiv / Vă refuzăm oferta din cauza ...
concluzie	Vă cerem cu sinceritate / Sperăm cooperare, înțelegere, asistență / Vă rugăm să scuzați, să direcționați, să faceți ...

Eșantioane 2019

Iată câteva exemple de scrisori gata făcute pe care vă puteți concentra atunci când vă redactați versiunea.

Cerere de date

Cerere

Ofertă comercială

Scrisoare de garantie

Revendicare

Recunoștință

Scuze

O scrisoare de serviciu este un document care face parte integrantă din comunicarea de afaceri. Cel mai adesea, este transmis prin serviciul poștal și servește ca o modalitate specială de schimb de informații.

Noțiuni de bază

Corespondența de afaceri este necesară pentru a rezolva diverse probleme economice sau de producție. Cu ajutorul său, întreprinderile și organizațiile comunică cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei, pentru aceasta se folosește o scrisoare de serviciu.

Așa se numește generic un document scris, care poate fi:

prin răspuns la mesajele sau întrebările primite anterior;
hârtie de însoțire trimisă destinatarului împreună cu alte documente sau materiale;
o scrisoare de inițiativă, în cazul în care un alt mod de comunicare este imposibil.

Fiecare dintre opțiunile enumerate are propriile sale caracteristici. Cu toate acestea, există reguli generale conform cărora se întocmește de obicei orice scrisoare de serviciu. Acest lucru este de înțeles, deoarece de exemplu, cu corespondența comercială, începe cel mai adesea încheierea majorității tranzacțiilor. Un document executat corect poate crea o impresie favorabilă destinatarului unui potențial viitor partener.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care le conține scrisoarea de serviciu, aceasta poate fi:

Acompaniind. În cazul în care conține un mesaj că există un pachet de aplicații pentru acesta.
Pretenţios. Adică exprimă nemulțumirea față de o anumită situație (revendicare).
Instructiv. Textul oferă orientări specifice.
Garanție. Expeditorul confirmă îndeplinirea în viitor a obligațiilor stabilite în document.
Informațional. Scrisoarea conține informații care ar putea interesa destinatarul.
Publicitate. Sunt furnizate informații pentru atragerea către cooperare.
Prin scrisoare de notificare. Informații despre desfășurarea evenimentelor publice.
Scrisoare de confirmare. obținerea anumitor documente sau materiale.
Prin scrisoare de cerere. Textul conține un apel pentru a-l determina pe destinatar să acționeze.
Prin scrisoare-mesaj. În acesta, expeditorul oferă informații specifice de interes reciproc părților.

Scopul acestor documente este de a menține legături între organizații sau unitățile structurale ale acesteia.

Întocmirea unei scrisori de revendicare

În materie de cooperare, uneori apar situații când una dintre părți, dintr-un motiv sau altul, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, partenerul trimite mai întâi o scrisoare omologului său. În el, el, de regulă, își expune propunerile de eliminare a încălcării drepturilor sale legale. Aceasta este o scrisoare de serviciu. Un eșantion dintr-un astfel de document poate fi întocmit în mod arbitrar. În acest caz, este necesar să se ia în considerare următoarele puncte:

trebuie să fie formal și de afaceri, cu accent pe parteneriat.
Esența revendicării trebuie exprimată foarte clar.
În timpul prezentării informațiilor, trebuie să operați convingător cu fapte specifice.

Scrisoarea de revendicare trebuie să conțină:

detalii despre expeditor (numele, adresa de retur și numerele de telefon pentru comunicare);
informații complete despre destinatar;
o descriere a circumstanțelor în care s-a produs situația conflictuală;
trimitere la normele legale care, la rândul lor, au fost încălcate de contrapartidă;
cerințe specifice pentru eliminarea încălcării, cu indicarea momentului implementării acestora;
consecințele care pot apărea dacă partea adversă se sustrage executării lor.

O atenție deosebită ar trebui acordată modului de redactare a scrisorii de serviciu. Șablonul trebuie conceput astfel încât intrusul să nu-l perceapă ca o amenințare. Trebuie amintit că acesta este doar un memento legal.

Reguli de înregistrare

O atenție deosebită trebuie acordată proiectării scrisorilor de serviciu. Este adevărat, legea nu prevede reguli și regulamente stricte în acest sens.

Cu toate acestea, la întocmirea unor astfel de documente, este necesar să se ia în considerare următoarele puncte obligatorii:

1. Orice scrisoare de serviciu trebuie să fie pe antet. Acesta este dezvoltat în prealabil de specialiști de birou și aprobat prin ordin al șefului întreprinderii.

2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul de ieșire și data acestei scrisori. Acest lucru este necesar pentru înregistrare.

2.4. Titlu.

2.5. Informații despre disponibilitatea oricărei aplicații, indicând numele și numerele acestora.

2.6. Informații despre persoana care a semnat acest document (funcția și numele complet).

3. În scrisoare trebuie luată în considerare o singură întrebare. Prezența mai multor teme va face dificilă alegerea unui artist.

4. Informațiile trebuie prezentate cât mai scurt, dar cât mai clar posibil. Este de dorit ca textul să nu ocupe mai mult de două pagini.

5. Indicați corect detaliile destinatarului. Dacă vorbim despre o organizație, trebuie să respectați următoarea secvență:

5.1. Numele companiei (în cazul nominativ).

5.2. Unitate structurală (dacă este necesar).

5.3. Poziția destinatarului (în cazul dativ).

5.4. Inițialele sale.

5.5. Adresa poștală a companiei.

6. Dacă există mai mulți destinatari, atunci primul este indicat mai întâi, apoi toți ceilalți.

Dacă luăm în considerare toate aceste puncte, atunci înregistrarea scrisorilor de serviciu, în principiu, nu va fi dificilă.

Ordinea de prezentare

Pentru ca documentul să fie corect întocmit, este necesar să se țină seama de o anumită ordine de prezentare a informațiilor din acesta. De exemplu, puteți lua în considerare opțiunea de a scrie o scrisoare de răspuns de serviciu. Pentru început, trebuie să vă amintiți că, conform regulilor de etichetă, trebuie să răspundeți la informații în termen de 24 de ore de la momentul în care sunt primite. Dacă vorbim despre un mesaj electronic, atunci timpul optim nu va fi mai mare de două ore. În cazul în care nu este posibil să respectați o astfel de regulă, este mai bine să trimiteți un mesaj adecvat partenerului.

De fapt, scrisoarea în sine va cuprinde două părți:

Introductiv. Expeditorul explică subiectul, motivul și baza scrierii acestuia. Aici puteți face referire la actele normative, care, potrivit legii, servesc drept bază pentru furnizarea unui răspuns. În plus, merită să acordați atenție unor puncte referitoare la situația în cauză. Ele vor ajuta la dezvăluirea esenței problemei.
Principala. Această parte este despre clarificare și convingere. Textul trebuie să fie clar, clar și concis, iar faptele prezentate să fie verificate și obiective. Dacă este necesar, acestea pot fi confirmate cu numere reale.

Acest text este de obicei urmat de o listă de anexe. Documentul se încheie cu semnătura expeditorului. În plus, trebuie să știți cum să scrieți o scrisoare de service pentru a nu jigni destinatarul. În primul rând, este indicat să începi să te adresezi lui cu expresia „Dragă”. În al doilea rând, puteți utiliza adverbe în text, cum ar fi „studierea cu atenție a propozițiilor” sau „verificarea atentă a comentariilor”. Acest tip de etichetă va beneficia numai de ambele părți.

Procedură

Redactarea scrisorilor de serviciu este responsabilitatea grefierilor, secretarilor sau altor angajați cărora li se încredințează aceste atribuții. Pentru a începe să lucreze, trebuie să adere la o anumită secvență în acțiunile lor. Procesul de elaborare a unui astfel de document trece de obicei prin următoarele etape:

Studiul amănunțit al circumstanțelor problemei. Este necesar să dețineți controlul deplin al situației pentru a evalua corect modalitățile posibile de rezolvare a acesteia.
Redactarea unei scrisori. Aici este necesar să se ia în considerare toate cerințele stabilite mai sus.
Coordonarea textului pregătit. Uneori trebuie editat ținând cont de comentariile managerului. El poate face câteva precizări sau precizări cu privire la subiect.
Aprobare de către capul său.
Înregistrarea finală și semnarea documentului.
Înregistrarea scrisorii.
Trimiterea corespondenței către destinatar.

Numai după trecerea tuturor acestor etape, scrisoarea, ajungând la destinatar, va putea îndeplini misiunea încredințată acestuia.

Reglementare obligatorie

Pentru a întocmi o scrisoare de serviciu, trebuie să țineți cont de faptul că prima sa pagină trebuie să fie tipărită pe un formular special. În rest, puteți utiliza coli A4 obișnuite. Aici trebuie să vă amintiți că câmpul de text în sine are propriile limite: partea superioară și inferioară sunt de 2 centimetri, stânga este de 3,5 centimetri, iar dreapta este de 1 centimetru. Nu trebuie să spargeți dimensiunile standard pentru a se potrivi informațiilor pe o singură foaie. Mai bine să respectați toate regulile și să adăugați doar o pagină suplimentară.

De asemenea, este necesar să tastați textul conform tuturor regulilor:

1. Pentru imprimare, utilizați fontul standard Times New Roman. Este mai bine să nu folosiți alte opțiuni.

2. Dimensiunile fonturilor sunt, de asemenea, reglementate:

pentru textul principal - 14;
aranjamentul paginii și marca de performanță - 12.

3. Plasarea cerințelor se efectuează și în conformitate cu regulile:

spațiere între linii - 1;
alinierea textului se face „în lățime”;
cratimele sunt plasate automat;
distanța de la numărul de înregistrare la titlu este de 2 rânduri, iar de la acesta la textul principal - 3.

Respectarea acestor standarde este obligatorie pentru proiectarea corectă a scrisorilor pentru numirea corespunzătoare.

Amplasarea cerințelor

Pentru a compune corect o scrisoare de afaceri standard, trebuie să știți clar unde ar trebui să fie amplasate detaliile și componentele acesteia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt conținute în GOST R 6.30-2003. Descrie în detaliu forma scrisorii de serviciu. De fapt, acesta este un eșantion în care totalitatea tuturor detaliilor documentului se află într-un anumit mod. Este necesar pentru:

Pentru a unifica procesul de formalizare a scrisorilor de serviciu (de afaceri).
Fiți capabil să pregătiți în avans formularele standard, reducând în același timp nevoia de a face o parte din lucrările manuale.
Facilitați și scurtați căutarea vizuală a informațiilor.
Extindeți posibilitățile de procesare a literelor folosind echipamente de calcul și alte echipamente.

Deci, pentru o scrisoare obișnuită de afaceri, sunt utilizate 30 de detalii standard, care sunt situate în unsprezece zone obligatorii:

embleme și stemă;
autorul;
date inițiale;
antet;
aprobare;
destinatar;
rezoluţie;
text;
semnături și atașamente;
coordonare și asigurare;
mărci.

Plasarea informațiilor în anumite sectoare permite specialiștilor să navigheze mai bine în document și facilitează compunerea acestora de către utilizatorii obișnuiți.

Cerințe primare

Unii directori cred din greșeală că corespondența comercială poate fi efectuată în mod arbitrar, fără a respecta reguli și reglementări. Dar specialiștii care sunt responsabili pentru acest lucru ar trebui să cunoască cerințele de bază pentru scrisorile oficiale:

Prezența unui antet special (de companie).
Utilizarea și amplasarea corectă a elementelor de recuzită.
Textul ar trebui să fie lizibil și bine editat. Pentru a exprima esența problemei, este mai bine să acordați preferință propozițiilor simple și comune. Este necesar să explicați pe scurt, astfel încât fiecare cuvânt să poarte informații maxime.
În funcție de tip, documentul trebuie întocmit corespunzător. Scrisoarea poate conține, de asemenea, mai multe aspecte. În acest caz, atunci când prezentați, trebuie să încercați să le combinați.
Folosiți corect normele stabilite pentru tastare.
Încercați să evitați expresiile categorice din conținutul scrisorii. Destinatarul poate vedea aceste fraze ca amenințări. Când construiți propoziții, este mai bine să folosiți cuvinte introductive precum „aparent”, „așa cum se știe”, „posibil” și „așa cum ar trebui”.

Îndeplinirea acestor cerințe în practică ajută la menținerea fluxului corect de documente în întreprindere.

Probabil, toată lumea, cel puțin o dată, a trebuit să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilați, ajungeți involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și regulamente pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre ale unei scrisori de afaceri, discută tipurile și designul acestora.

Formă

Anteturile pregătite vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

Nume.
Abordare.
Numere de telefon de contact.
Site.
E-mail.
Siglă.
Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte pentru formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de obiectiv, autorul gândește detaliat conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, de la ce să înceapă și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de ceea ce urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

Studiază problema.
Scrierea unui proiect de scrisoare.
Aprobarea sa.
Semnare.
Înregistrare.
Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți toate informațiile necesare acolo. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează în mod clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns de la destinatar. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf stabilește un aspect al informațiilor. Probele acestui tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea introductivă a acesteia.

Partea principală descrie situații, evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. În această parte, ei conving că este necesar să acționăm într-un fel sau altul, să dovedim cum a fost problema și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind argumente diferite.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, cereri, memento-uri, refuzuri etc.

Un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea finală a acesteia - este prezentat mai jos. Aici se rezumă cerința stabilită în principal.

Toate informațiile furnizate ar trebui să fie în mod optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare scrisoare începe cu o apelare aliniată la centru. Această mică parte este extrem de importantă. La alegerea acestuia, autorul ar trebui să ia în considerare:

Poziția de destinație.
Natura relației.
Formalitate.
Etichetă.

La sfârșitul scrisorii trebuie inclusă o formă politicoasă. De exemplu: „... Sper pentru o cooperare suplimentară (mulțumesc pentru invitație) ...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să aibă un stil formal de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru relațiile de afaceri formale. Particularitățile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoanele juridice, în numele liderilor și al funcționarilor din care sunt scrise scrisori.
Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
Subiectul comunicării îl reprezintă activitățile companiei.
Documentele administrative au, în general, un destinatar specific.
Adesea, pe parcursul activităților organizației, se întâlnesc aceleași situații.

În acest sens, informațiile prevăzute în scrisoarea de afaceri trebuie să fie:

Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
Adresabil, destinat unui anumit destinatar.
Relevant în momentul redactării scrisorii.
Credibil și imparțial.
Motivat pentru a-l determina pe destinatar să ia orice măsură.
Complet pentru capacitatea de luare a deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe fraze, termeni și formule.
Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea expresiilor emoționale și expresive ale limbajului.
Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritate și atenție la formulări.
Concizie și concizie - fără a utiliza expresii care au un sens suplimentar.
Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
Utilizarea termenilor, adică a cuvintelor sau frazelor care au concepte speciale.
Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte abreviate compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: OOO, GOST și așa mai departe) și grafică (adică desemnarea cuvintelor în formă prescurtată: grn, zh -d și altele).
Utilizarea construcțiilor în cazurile genitive și instrumentale.
Colocări cu substantive verbale („a susține” în loc de „a susține”).
Folosind propoziții comune simple.

Mostrele de scrisori de afaceri de mai sus sunt prezentate mai jos în versiunea completă (cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pentru orice problemă specifică. Dacă este necesar să rezolvați mai multe probleme simultan, este recomandat să elaborați mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot fi după conținutul lor:

Acompaniind. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a comunica unde trebuie trimise documentele.
(Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

Garanție. Acestea sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, taxele de muncă, chiria, termenele de livrare și multe altele pot fi garantate.
Recunoscător. Au început să fie folosite mai ales în ultima vreme. Aceste e-mailuri demonstrează un ton bun de partener. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu o imprimare frumoasă.
(Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Un eșantion dintr-o varietate de recunoștință este compilat într-o formă gratuită, în funcție de sarcinile care sunt rezolvate de aceasta. În acest caz, scrisoarea în forma cea mai scurtă își exprimă esența. Un astfel de eșantion, realizat pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în compania de camere într-un loc de cinste.)

Informațional.
Instructiv.
De felicitare.
Publicitate.

Există, de asemenea, litere:

Propuneri de cooperare. Destul de răspândite recent, trimise către organizații, acestea sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrieți scrisori comerciale, trebuie să luați în considerare multe nuanțe pentru a-i acorda atenție și cu atât mai mult pentru a vă interesa. Dar dacă este compilat conform exemplului de mai jos, are toate șansele de succes.

Invitații. Ei sunt trimiși oferind să participe la diverse activități. De obicei, acestea se adresează unui lider sau unui oficial, dar pot fi adresate și întregii echipe.
Cereri.
Observații.
Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii din prima literă. Apoi se dau rezultatele examinării sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. Scrisoarea de răspuns comercial poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, îndeplinește următoarele principii:

Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
Limbaj identic înseamnă.
Volume comparabile și aspecte ale conținutului.
Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea anteturilor companiei pentru scrisori comerciale, trebuie să luați în considerare și alte subtilități în proiectarea lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, antet, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Probele unei scrisori de afaceri ajută la compunerea acesteia, luând în considerare toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de grefieri începători, cât și de muncitori cu experiență. Folosind mostre, ei învață cum să scrie scrisori corect și economisesc mult timp.

O scrisoare de afaceri este unul dintre principalele instrumente de comunicare în orice afacere. O scrisoare de afaceri bine scrisă vă va ajuta să creați o impresie pozitivă asupra companiei. Și o scrisoare scrisă analfabet poate să-ți omoare întreaga reputație. Am scris deja despre regulile corespondenței de afaceri, acum să ne uităm la exemple specifice de scrisori de afaceri.

Exemple de scrisori de afaceri

Există multe tipuri de scrisori de afaceri - propuneri de afaceri, scrisori de creanță, scrisori de recunoștință, scrisori de refuz, scrisori de intenție, scrisori de garanție, informaționale și așa mai departe. Principiile compilării lor practic nu diferă unele de altele. Aruncați o altă privire pentru a evita greșelile.

Exemple de scrisori de mulțumire

Exemplu de scrisoare de garanție

Exemplu de scrisoare de răspuns

Acesta este un bun exemplu despre ceea ce poate fi o scrisoare de refuz politicos:

Exemplu de buletin informativ

Exemplu de scrisoare de revendicare

Exemple de scrisori în limba engleză în corespondența de afaceri

Din păcate, nu toată lumea are un nivel ridicat de competență în limba engleză. Și adesea managerii se pierd puțin când trebuie să scrie o scrisoare de afaceri în limba engleză. Dacă chiar și în limba rusă, corespondența nu se poate înțelege întotdeauna, atunci ce putem spune despre o limbă străină? Cea mai bună cale de ieșire în această situație este să căutați litere similare și să folosiți fraze adecvate în scrisoarea dvs. De exemplu, iată trei exemple de scrisori comerciale în limba engleză: o scrisoare de recunoștință către un client, o scrisoare care clarifică condițiile unei tranzacții și o scrisoare de răspuns la o ofertă de cumpărare. Fiecare fișier conține o versiune a scrisorii în engleză și traducerea acesteia în rusă.
Descărcați scrisoarea de recunoștință către client în limba engleză.
Descărcați scrisoarea cu termenii acordului în limba engleză.
Descărcați scrisoarea de răspuns la oferta de cumpărare în limba engleză.

Structura scrisorilor de afaceri

O structură clară este o caracteristică esențială a unei scrisori de afaceri. Acesta îl va ajuta pe destinatar să înțeleagă rapid semnificația a ceea ce este scris și să reducă timpul necesar citirii acestuia. O scrisoare de afaceri constă din următoarele părți principale:

1. Titlu (subiect).În antetul scrisorii, ar trebui să scrieți scurtul scop sau esența acesteia. Aici nu puteți utiliza nicio frază abstractă. Destinatarul ar trebui să fie clar cu un singur titlu despre ce este scrisoarea. De exemplu, „Despre modificările prețurilor pentru aprovizionarea cu produse” sau „Propunerea de afaceri pentru cooperarea comercială cu XXX”.

2. Salutări. Salutul „Dragă + Nume, patronimic!” Este considerat tradițional în scrisorile de afaceri. Cu toate acestea, nu este necesar să folosiți numele. De asemenea, puteți contacta destinatarul prin poziția sa: „Stimate domnule director!” Cu toate acestea, rețineți că apelarea pe nume reduce oarecum distanța psihologică și subliniază relația de afaceri bună. Dacă scrisoarea se adresează unui grup de persoane, atunci este permis să scrieți „Dragi doamne și domni!”, „Dragi parteneri!” etc. Utilizarea abrevierilor „Mr.”, „Ms.” sau inițiale este percepută ca fiind lipsită de respect, așa că încercați să evitați acest lucru.

3. Declarația scopului scrierii unei scrisori, esența acesteia, ideea principală. Acesta este corpul principal al scrisorii. Aici scrieți direct despre motivul pentru care ați scris scrisoarea.

4. Sugestiile dvs. pentru rezolvarea acestei probleme, recomandări, cereri, reclamații. Scrisorile de afaceri implică aproape întotdeauna o anumită reacție din partea destinatarului (cu excepția scrisorilor pur informative). Prin urmare, este important să descrieți nu numai problema în sine, ci și să vă oferiți propriile opțiuni pentru rezolvarea acesteia. Dacă scrieți o reclamație, atunci cereți să luați măsurile adecvate, dacă faceți o ofertă de cooperare, apoi descrieți opțiunile posibile ale acesteia. Într-un cuvânt, destinatarul scrisorii dvs. nu trebuie doar să înțeleagă „ce” doriți de la el, ci să înțeleagă și „cum” propuneți să faceți acest lucru. Atunci va fi o adevărată scrisoare de afaceri.

5. Scurt rezumat și concluzii. La final, puteți rezuma toate cele de mai sus. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil să faceți acest lucru foarte scurt. În acest caz, nu merită să scrieți în mai multe propoziții ceea ce ați descris deja în primele două paragrafe. Amintiți-vă, cel mai bun prieten al unei scrisori de afaceri este concizia. Prin urmare, în majoritatea cazurilor este suficient să ne limităm la expresiile „Sper pentru o cooperare de succes”, „Aștept răspunsul dvs. cu privire la această problemă” și așa mai departe.

6. Semnătura. Scrisoarea de afaceri este semnată cu funcția, numele și prenumele expeditorului cu sintagma tradițională "Cu stimă". Sunt posibile și alte opțiuni: „Cele mai bune urări”, „Cu drag” și așa mai departe, în funcție de apropierea contactului dvs. cu destinatarul. Expresia „Cu sinceritate” este cea mai universală, așa că, dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care ar fi mai potrivit să vă abonați, folosiți această frază și cu siguranță nu veți rata.

De asemenea, nu va fi inutil să adăugați opțiuni pentru contactele cu dvs. în semnătură: alte adrese de e-mail, numere de telefon de la serviciu, skype. Avantajul acestui fapt nu este doar că destinatarul, dacă se dorește, va putea să vă contacteze rapid într-un mod convenabil, ci și în acest mod, vă veți demonstra deschiderea și disponibilitatea de a comunica cu destinatarul.

Și nu uitați că o scrisoare oficială este, în primul rând, un document. Prin urmare, neglijând regulile de pregătire a acestuia, distrugeți irevocabil reputația companiei dvs. și a dvs. în calitate de specialist.

Cerințele speciale sunt impuse proiectării corespondenței de ieșire. Acest lucru se datorează faptului că este doar în scop informativ. Când pregătiți o scrisoare de service, merită să luați în considerare cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor "și se aplică antetul organizației. Pentru detalii, trebuie să fii ghidat de GOST R 6.30-2003 (de la 01.07.2018 va trebui să fii ghidat de GOST R 7.0.97-2016). Acest lucru vă va permite să mențineți o structură clară a documentului și să mențineți stilul necesar de comunicare de afaceri, precum și să aranjați corect detaliile unei scrisori de afaceri.

Este important să rețineți că GOST R 6.30-2003 (precum și GOST R 7.0.97-2016) este consultativ și organizațiile își pot dezvolta propriile hârtii cu antet pentru corespondența de afaceri. Respectarea GOST specificată este obligatorie numai pentru autoritățile executive federale.

Antetul documentului poate fi localizat atât longitudinal, cât și cu un aranjament unghiular (detaliile formularului de scrisori, telefoanele și adresele organizațiilor sunt de obicei localizate aici). O mostră de scrisoare cu un aranjament de colț de cerințe este cea mai comună opțiune în lucrările moderne de birou.

Exemplu de antet cu detalii unghiulare

În partea de sus a documentului sunt indicate:

Data;
cameră;
referință la numărul de înregistrare și data documentului (dacă corespondența este un răspuns);
titlul textului, prezentat într-o singură frază.

Antetul scrisorii de serviciu se află sub numărul de înregistrare. Conține un apel adresat destinatarului. NUMELE COMPLET. iar postul destinatarului ar trebui să fie situat în colțul din dreapta sus al documentului. Adresa destinatarului este scrisă în centru.

De la cine și către cine

Detaliile companiei expeditorului sunt indicate cel mai adesea pe antetul companiei. De asemenea, este necesar să indicați corect destinatarul corespondenței, cu alte cuvinte, detaliile destinatarului:

Numele Companiei;
numele unității structurale unde este trimisă corespondența de ieșire;
poziția destinatarului;
prenumele și inițialele destinatarului;
adresa poștală a organizației.

Eșantion de scrisoare pe antetul companiei

Este important să rețineți că, dacă o scrisoare cu același conținut trebuie trimisă mai multor destinatari, atunci în primul rând este necesar să indicați adresa destinatarului principal și numai apoi restul.

De exemplu:

LLC "Elki-Palki"

Departamentul legal

Moscova, strada Zelenaya, 5

COPIE

către CEO

LLC "Ramuri verzi"

Simakov V.A.

St.Petersburg,

Strada Frunze, 3

Data și numărul

După ce documentul de ieșire a fost semnat, o dată este ștampilată pe el. Data poate fi în format 17/05/2018 sau 17 mai 2019. În cazul în care data este indicată în document de mai multe ori, se recomandă menținerea unui stil de scriere uniform.

Atribuirea unui număr de înregistrare are loc în conformitate cu sistemul de înregistrare a documentelor de ieșire, care este acceptat în organizație și numai după semnarea documentului. Numărul de înregistrare constă din numărul de serie al documentului, care poate fi completat de indexul de litere sau de litere.

Este important să rețineți că înregistrarea unui document de ieșire face mai ușor atât pentru dvs., cât și pentru destinatarul dvs., procesarea e-mailurilor.

Atunci când răspundeți la corespondența oficială primită, este necesar să emiteți „referința la numărul de înregistrare și data cererii” necesare. În acest caz, data și numărul articolului primit sunt indicate în scrisoarea de răspuns. Acest lucru va asigura o prelucrare mai rapidă a corespondenței în compania destinatară.

Cine semnează

Corespondența oficială este semnată în principal de manageri și, dacă acesta este absent de la locul de muncă, de adjuncții săi sau de alți oficiali care acționează ca manager în timpul absenței sale.

Este important să rețineți că corespondența modernă de afaceri este trimisă nu numai prin poștă, ci și prin telegraf, fax și e-mail.

Trebuie să indic executorul

În ciuda faptului că fiecare mesaj de afaceri este semnat de șeful companiei sau de oficialii săi autorizați, corespondența în sine este efectuată de un angajat obișnuit obișnuit, adică interpretul. Numele său și datele de contact pe care le indicăm în această parte.

Informațiile despre artist sunt întotdeauna situate chiar în partea de jos, în ultimele rânduri. Numele complet, patronimicul și prenumele angajatului sunt scrise, pe o nouă linie numărul său de telefon de contact și chiar mai jos - adresa de e-mail. Lăsați fontul la fel.

Este ștampila

Sigiliile nu sunt de obicei puse pe scrisori, dar dacă corespondența de ieșire este de natură oficială, este emisă pe antetul organizației și are ca scop să intre în relații juridice (juridice) cu cineva sau cu o altă organizație și să fie responsabil pentru toate funcțiile menționate în scrisoare, conducerea poate dori să adauge accesorii suplimentare sub formă de sigiliu.