Elementele de bază ale muncii de birou și fluxul de lucru pe scurt. Istoria muncii de birou. Există trei forme de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă

1. INTRODUCERE ÎN PRODUCȚIA AFACERILOR

1. Document în sistemul de control.

2. Concepte de bază despre munca de birou și fluxul de lucru.

3. Istoria dezvoltării muncii de birou în Rusia.

1.1. DOCUMENT ÎN SISTEMUL DE MANAGEMENT

Principala metodă de înregistrare și transfer de informații manageriale și de altă natură în sistemul de management este un document, iar calitatea deciziilor luate și, prin urmare, rezultatul general al activităților oricărei instituții în sensul larg al cuvântului depinde în mare măsură de modul în care se organizează eficient suportul de documentare. Suportul documentar corect al muncii într-o instituție se bazează pe o bază de reglementare și metodologică adecvată - un set de documente juridice de natură organizatorică, instructivă, metodologică. Documentele de reglementare și metodologice pentru munca de birou în fiecare instituție sunt elaborate pe baza actelor legislative și de reglementare relevante.

V în conformitate cu Legea federală „Cu privire la informare, informatizare

și protecția informațiilor ” din 20 februarie 1995 Nr. 24-FZ (Art. 5) documentarea (adică crearea documentelor) este o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale. Se mai spune că documentarea se realizează în modul prescris de autoritățile de stat responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și a matricelor acestora. Reglementarea de stat se aplică nu numai domeniului documentației, ci și organizării muncii cu documente.

Reglementarea de stat a muncii de birou este efectuată de Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei (Rosarkhiv), care, în conformitate cu Regulamentul Fondului de Arhivă al Federației Ruse (aprobat prin Decretul Președintelui Federației Ruse din 17 martie 1994). , nr. 552) și Regulamentul Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 28 decembrie 1998 nr. 1562) efectuează îndrumări și control organizatoric și metodologic transsectorial asupra organizației. a documentelor în activitatea de birou a organismelor guvernamentale federale, coordonează dezvoltarea sistemului de birouri de stat și a sistemelor de documentare unificate.

Comitetul Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart al Rusiei) efectuează managementul de stat al standardizării, inclusiv lucrările privind unificarea și standardizarea documentelor și sistemelor de documentare, dezvoltarea, implementarea și întreținerea clasificatoarelor tehnice întregi ruși. , informații economice și sociale.

Guvernul Federației Ruse, organele executive federale sunt responsabile pentru organizarea suportului de documentare în organele executive, elaborarea actelor juridice de reglementare relevante.

1.2. CONCEPTE DE BAZĂ ALE PRODUCȚIEI AFACERILOR ȘI CIRCULĂRII DOCUMENTELOR.

Managementul oricarei intreprinderi- este un proces de informare în care se primește, se prelucrează informații, se elaborează o decizie, se comunică decizia interpreților, ale căror acțiuni sunt controlate.

În toate etapele procesului de informare sunt create documente în care sunt înregistrate diverse informații.

Un document este o colecție de informații aflate pe un suport tangibil și având o bază legală.

Superior

		directii
	Administrare
				management
	protocoale,
	concluzii		munca de birou
				Interpreți
		Control	note de birou,

raportare

Orez. 1. Procesele informaţionale ale întreprinderii

O parte integrantă a managementului oricărui sistem organizațional este munca de birou.

Termenul de „muncă de birou” a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea și însemna nu doar un dosar cu documente, ci și problema în sine. În prezent, termenul înseamnă organizarea suportului informațional pentru caz, i.e. gestionarea inregistrarilor.

Munca de birou- domeniul de activitate asociat procesului de creare a documentelor și de organizare a muncii cu acestea.

Scopul muncii de birou- suport informativ al procesului de management

Principalele sarcini ale muncii de birou:

 crearea de documente, i.e. fixându-le pe ele orice mediu;

 transfer de documente pentru executarea sau luarea ulterioară a acestora;

 înregistrarea documentelor pentru exercitarea controlului asupra executării acestora;

 sistematizarea si stocarea documentelor, cautare rapida a documentelor

după cum este necesar.

Forme de organizare a muncii de birou:

Forma centralizata caracterizată prin faptul că toate operațiunile de prelucrare a documentelor sunt concentrate (centralizate) într-un singur centru pentru întreaga instituție - birou, compartiment general sau secretar. Această formă este tipică pentru instituțiile mici.

Formă descentralizată presupune dispersarea operațiunilor de birou între diviziile structurale ale instituției; în timp ce în fiecare dintre ele se realizează un set relativ omogen de operaţiuni de birou. Este rar folosit.

Într-o formă mixtă, operațiunile se realizează central (recepție, înregistrare, control, duplicare documente) și descentralizat (pastrare documente, formare dosare). Tipic pentru instituțiile mijlocii și mari.

Conceptul de muncă de birou se bazează pe conceptul de documentare.

Documentarea- Acesta este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe hârtie sau alte suporturi care asigură puterea acestuia.

Instrumente de documentare- instrumentele folosite de om pentru a crea documente. Ele sunt împărțite în:

mijloace simple(pixuri, creioane)

mijloace mecanice și electromecanice (mașini de scris,

casetofone, echipamente foto, film și video)

instrumente automate (tehnologia calculatoarelor).

Documentarea presupune respectarea regulilor de înregistrare stabilite

informatii specifice fiecarui tip de document. Respectarea acestor reguli dă efect juridic documentelor create.

Forța juridică- proprietatea unui document oficial, comunicat acestuia prin legislatia in vigoare, competenta organului care l-a emis si procedura stabilita de inregistrare.

Recuzită - element obligatoriu al executării documentului (numele tipului de document, destinatarul, data, semnătura).

Formularul documentului Este un set de detalii dintr-un document, aranjate în ordinea stabilită de standard.

Sistem de documentare- un set de documente referitoare la origine, scop, tip, domeniul de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea acestora.

Organizarea muncii cu documente presupune organizarea fluxului de documente al instituției, stocarea documentelor și utilizarea acestora în activitățile curente ale instituției.

Fluxul de documente al unei instituții este procesul de deplasare a documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării și transferului lor în arhivă.

Documentul este promovat:

1. În spațiu: în interiorul întreprinderii și în afara acesteia.

2. În timp: din momentul în care documentul a fost creat sau primit până când a fost trimis destinatarului sau transferat pentru stocare.

Organizarea fluxului de documente la întreprindere (vezi slide)

Distingeți între contururile externe și interne ale fluxului de documente.

Conturul extern începe cu documentele primite (externe) care vin în întreprindere din exterior. Documentele primite sunt înregistrate de secretare și apoi trimise spre executare. Conturul exterior se încheie cu înregistrarea documentelor de ieșire.

Dacă documentul este creat în organizația însăși, atunci există conturul interior trecerea documentului (iniţiere - executare - coordonare - aprobare

așteptare - înregistrare). Pe conturul interior al trecerii unui document apare adesea versiunea acestuia (adică documentul există în versiuni diferite). De exemplu, în etapa de aprobare, când apar comentarii de la diferite persoane. O sarcină importantă a muncii de birou este urmărirea, acumularea și gestionarea versiunilor de documente, precum și controlul asupra modificărilor documentelor.

1.4. ISTORIA DEZVOLTĂRII PRODUCȚIEI AFACERILOR ÎN RUSIA

Până în secolul al X-lea au fost documentate în principal relațiile juridice dintre cetățeni. Deja în acest moment, exista o cultură a întocmirii și procesării documentelor, precum documentele de călătorie, testamentele scrise etc., precum și într-o școală specială se pregăteau cărturari, secretari judiciari, tipografi (păzitorii de presă) pentru prinți. și mari feudali, dar nu exista un sistem unic de gestionare a documentelor de stat.

Etapa 1. Originea sistemului de lucru de birou (secolele XI-XV).

Perioada vechiului stat rus este o perioadă de dezvoltare treptată a tradițiilor sistemului de lucru de birou, de acumulare de experiență în documentarea, prelucrarea și stocarea documentelor, asigurarea siguranței acestora, inclusiv protecția împotriva accesului neautorizat și a falsului.

Trăsături caracteristice ale perioadei:

1. A apărut grefieri profesionişti: psalmiţi bisericeşti

și funcționarii (în secolul al XIV-lea, funcționarii erau numiți funcționari ai tuturor persoanelor care desfășoară activități de birou).

2. Au fost întocmite un fel de manuale pentru munca de birou - formulare, în care erau indicate etapele de pregătire a documentelor - scris negru, editorial, hârtie albă.

3. A fost nevoie de păstrarea secretului informațiilor importante, ca urmare, au apărut diverse agrafe (semnături), sigilii, punți (semnături pe lipici), adicăelemente de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizatîn stadiul de depozitare şi utilizare.

De atunci datează și primele cazuri de fals în documente.

4. A fost elaborată o procedură de revocare a forței juridice a documentelor. Mamă-

alys au fost extrase dintr-un depozit special de un "larnik" (un deținător al unui cufăr cu un suplimentar

documente) și distruse în prezența martorilor. Documente deosebit de importante au fost distruse de o comisie aleasă de vechea orașului, adesea în public, într-o atmosferă solemnă. Documente mai puțin semnificative au fost returnate autorilor sau pur și simplu șterse din pergamentul pe care erau scrise, iar foile dezbrăcate au fost folosite din nou.

5. Au fost alocate locuri pentru păstrarea în siguranță a documentelor și păstrarea evidenței: gostiny dvors și mănăstiri.

Aproape până la sfârșitul secolului al XIV-lea. în Rusia, principalul material pentru scriere este

pergament trăit (piele special îmbrăcat), numit în documente „cartă”, iar în oamenii de rând - doar „vițel” ... Cea mai veche formă de pre-

documentul era o scrisoare - o foaie separată de pergament de puțin mai mult de 15 cm lățime

(3,5 inchi). Documentele au fost scrise în text solid, fără împărțire în cuvinte, iar dintre semnele de punctuație s-a folosit doar punctul de la sfârșitul propoziției.

Etapa 2. Comanda lucrări de birou (secolele XV - XVII).

Se numește de obicei perioada de formare și dezvoltare a muncii de birou de stat perioada de comanda, pe numele primelor instituţii ale statului

- Comenzi. În această perioadă s-a creat treptat un sistem de muncă de birou al instituțiilor centrale și locale, s-au format cadre de birouri, s-au creat forme stabile de documente și metode de întocmire a acestora.

Trăsături caracteristice ale perioadei:

1. Munca de birou se desfășura în cabanele de funcționari, care erau în același timp loc de primire a vizitatorilor ( prezență), și biroul, și ar-

HIV. Documentele erau de obicei așezate pe mese, pe bănci, mai ales valoroase - în cufere-cutii din aceleași încăperi în care se desfășurau lucrările curente și unde erau primiți vizitatorii. În comenzi au fost întocmite inventarele documentelor aflate în depozit,

A în secolul al XVII-lea. Au fost întocmite ABC-uri pentru listele de documente - indicații speciale pentru a face întrebări despre documente.

2. Documentele erau realizate pe hârtie și aveau o formă specifică - o coloană(stâlp, stâlp), adică un sul de foi înguste de hârtie lipite una de alta.

Părțile constitutive ale stâlpului au fost numite „postavi”. Locurile în care se lipesc foile au primit același nume. Coloana nu era de fapt un singur document, ci includea întregul set de documente din caz. Textul din coloane a fost scris doar pe o parte, reversul a fost folosit doar pentru a pune note, rezoluții, adrese. Documentele se țineau rulate într-un sul sau sul; se făceau cazuri speciale pentru documente deosebit de importante, dar de cele mai multe ori se păstrau pur și simplu în cufere, sau cufere. Această formă a documentului a fost incomod, deoarece a durat mult timp pentru a extinde și a restrânge coloana în timp ce găsim informațiile necesare. Lipirea în sine nu a fost suficient de puternică, ceea ce a dus la deteriorarea și uzura documentului. Odată cu forma coloană a documentului, a luat naștere și a început să fie folosită în comenzi și forma caietului. Un caiet este o bucată de hârtie împăturită în jumătate. Caietele au fost adunate împreună, legate după nevoie și cărți alcătuite.

3. Documentului i s-a dat putere juridică prin așa-numita „înregistrare” a condamnării-

nogo clerk - semnătura grefierului, pusă în silabe pe versoul documentului în așa fel încât literele acestuia să prindă ambele capete ale foilor lipite.

(Nici țarul și nici boierii nu au semnat niciun document, cu excepția documentelor de tratat cu state străine). Această metodă de semnare a documentelor a asigurat protecția informațiilor și a îngreunat falsificarea acestora.

4. Se adaugă diferite tipuri de documente care înregistrează activitățile de conducere ale instituțiilor statului: de la autoritatea supremă subordonată

nym au fost trimise scrisori, decrete și sentințe, s-au transmis răspunsuri de la instituţiile locale la comenzi, s-au făcut petiţii sub forma unei cereri scrise din partea persoanelor fizice către instituţiile statului.

5. Majoritatea detaliilor nu s-au evidențiat încă din text,acestea. apel, la naiba

6. Fiecare document a fost înregistrat:la admitere, data a fost ștampilată pe document și grefierul a notat „Scrieți”, ceea ce însemna „Face investigații”. De fapt, aceasta a însemnat începutul examinării cauzei.

Etapa 3. Muncă de birou colegial (sec. XVIII).

Principala diferență între munca de birou colegial era că organizarea acesteia era reglementată de lege. Perioada afacerilor colegiale-

producția este corelată cu reformele lui Petru I. El a creat sistemul birocratic rusesc care a determinat munca modernă cu documente. Peter I poate fi numit pe bună dreptate „părintele birocrației ruse”.

Trăsături caracteristice ale perioadei:

1. A fost emis un act legislativ „Regulamentul general”, în care au fost elaborate în detaliu chestiunile de documentare (reguli pentru înregistrarea documentelor,

controlul asupra executării acestora, procedura de pregătire, certificare, depozitare a acestora) și

mișcarea cazului (fluxul documentelor). Regulamentul definește chiar și modul în care trebuie aranjate mesele (ar trebui să aibă cutii cu încuietori), cum ar trebui să stea funcționarii (doi la o masă), etc. Ziua de lucru în colegii a durat 8 ore. Lucrarea s-a desfășurat pe tot parcursul anului, cu excepția celor trei luni de vară și a vacanțelor. Pentru o zi de neprezentare la serviciu i s-a scazut salariul de functionar pentru o luna, pentru o ora nemuncata i s-a scazut o saptamana de salariu.

2. Pe document a fost introdusă semnătura șefului și a membrilor consiliului.

3. A fost stabilită procedura de utilizare a sigiliilor.Aplicație de imprimare

a avut loc în prezența a doi martori.

4. Formele coloanelor de documente au fost înlocuite cu caiete - 4 coli de hârtie împăturite în jumătate și cusute cu fire. Mai multe caiete legate alcătuiau o carte.

5. În documente au apărut detalii noi: numere de înregistrare de intrare și de ieșire, destinatar, semnătură, data întocmirii, tipul documentului etc.,

schimbare în munca modernă de birou.

6. Pentru multe documente s-au stabilit formulare oficiale și au fost elaborate reguli pentru amplasarea detaliilor pe o foaie de hârtie.

7. Au început să se dezvolte diverse sisteme de documentare:

financiar, în care termenii „debit”, „credit

dit "," balanță ", militar - rapoarte, dispece, instrucțiuni, dispoziții;

contractual international - note, memorandumuri, expedieri;

judiciare - interogatorii, promisiuni de jurământ, mărturii, sentințe;

statistic - recensăminte de sondaje, numite revizuiri, rapoarte provinciale.

Etapa 4. Muncă de birou ministerială (XIX - începutul secolului XX).

Actualul sistem de management al documentelor, numit munca de birou executiv... În sfera managementului, au apărut ministerele, iar comanda unică a miniștrilor a înlocuit colegialitatea.

Trăsături caracteristice ale perioadei:

1. Principii uniforme ale mini-

al Rusiei - de la crearea documentelor până la depozitarea lor în arhivă. O atenție deosebită a fost acordată ordinii de interacțiune a ministerelor cu alte instituții și cu împăratul, în funcție de ierarhia care predomina la acea vreme.

2. A fost introdus un sistem în mai multe etape de înregistrare și contabilizare a documentelor.Toate documentele incluse în minister au fost consemnate în jurnal. Fiecare departament avea un jurnal de bord similar, care înregistra informații de bază.

3. A apărut un sistem de control asupra executării documentelor. Lunar

s-a efectuat auditul cazurilor în direcţiile structurale, s-au ţinut în fişe speciale evidenţa numărului de documente executate şi neexecutate. La sfârșitul anului a fost întocmit o declarație generală pentru minister.

4. Formele documentelor s-au schimbat. Documentele oficiale au fost întocmite pe formulare cu detalii unghiulare.Structura cerințelor formularului include

sau: numele instituției, numele diviziilor structurale, data și numărul de înregistrare, un titlu scurt la text, un link către documentul primit. De la sfârșitul anilor 20 ai secolului trecut, foile cu antet au fost produse prin metoda tipografică.

5. Au apărut noi tipuri de documente: telegramele și mesajele telefonice.

6. Au fost publicate colecții de documente eșantion - cărturari.

Etapa 5. Perioada sovietică a gestionării evidențelor de stat (1917 -

Trăsături caracteristice ale perioadei:

1. 1917 - 1920 Scăderea nivelului de suport pentru documentație

lenea (muncitori, soldați, țărani care nu aveau studii speciale au plecat să lucreze în instituțiile sovietice nou formate).

2.1925-1926 S-au format două organizații mari: Institutul de Inginerie Management (ITU) și Biroul de Stat pentru Construcții Organizaționale

(Orgstroy). ITU a fost angajată în cercetări teoretice în domeniul managementului, iar Orgstroy le-a implementat în practică, contribuind la introducerea de noi echipamente de birou și echipamente de birou. Cabinetul de Standardizare a fost creat la ITU, care a fost implicat în dezvoltarea standardelor comunitare pentru documentație (scrisori, telegrame, mesaje telefonice, protocoale) și rechizite de birou (cerneală, benzi pentru mașini de scris).

3. În 1932, ITU a fost lichidată și a fost oprită îmbunătățirea metodologică centralizată a problemelor de circulație a documentelor.Din acel moment din istoria muncii de birou a început o lungă perioadă de „independență”: fiecare departamentîn felul meu munca reglementată cu documente oficiale.

4. În 1963, au fost aprobate „Regulile de bază pentru punerea în scenă a părții documentare a muncii de birou și a arhivelor instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor din URSS”.

Acest document încă servește drept ghid de management.

5. În 1973, a fost dezvoltat Sistemul Unificat de Stat de Birouri (EGSD).

EGSD este un set ordonat științific de reguli, standarde și recomandări pentru organizarea și menținerea documentației suport pentru management, începând din momentul creării documentului și până la trimiterea acestuia în arhivă.

6. În 1970-1980. a format un bloc de GOST-uri pentru documentele de management.

7. În anii 1980. Au fost dezvoltate sisteme unificate de documentare (SDS) pentru a automatiza prelucrarea datelor conținute în formularele de documente.

Dezvoltarea muncii de birou sovietice în 1970-1980. a pus bazele muncii de birou în Federația Rusă. Multe documente normative și metodologice create în această perioadă sunt încă în vigoare.

1.4. CADRUL DE REGLEMENTARE PENTRU PRODUCȚIA AFACERILOR

Cadrul de reglementare pentru munca de birou Este un set de legi și reglementări

acte juridice active care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în cursul activităților organizației.

Cadrul de reglementare pentru munca de birou include următoarele componente:

 Actele legislative și juridice ale Federației Ruse;

 GOST-uri;

 Reguli;

 Clasificatori;

 Sistem de stat de documentare suport pentru management.

Acte legislative si juridice in domeniul informatizarii si documentarii:

 Legile Federației Ruse: Codul civil al Federației Ruse, legea Federației Ruse „Cu privire la standardizare”, legea Federației Ruse „Cu privire la fondul și arhivele arhive”

 Decrete și ordine ale președintelui: „Cu privire la bazele politicii de stat în domeniul informatizării”, „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind Fondul de arhivă al Federației Ruse”

 Rezoluții și ordine ale guvernului: „Cu privire la organizarea lucrărilor de standardizare, asigurarea uniformității măsurătorilor, certificarea produselor și serviciilor”, „Cu privire la îmbunătățirea suportului informațional pentru populația Federației Ruse”

 Legile federale ale Federației Ruse: „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”, „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații”, „Cu privire la protecția juridică a programelor pentru calculatoare și baze de date electronice”

 Acte juridice ale organelor guvernamentale și ale puterii executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse, care reglementează problemele muncii de birou.

Standarde de stat (GOST) pentru documentare

Înregistrarea documentelor oficiale este strict reglementată de standarde.

Standard - o vedere tipică, un eșantion pe care un obiect trebuie să o satisfacă în ceea ce privește caracteristicile, proprietățile, calitățile sale.

Legea RF „Cu privire la standardizare” din 06/10/93 definește standardizarea ca o activitate de stabilire a normelor, regulilor și caracteristicilor. Domeniul de aplicare al standardelor, conținutul acestora, domeniul de aplicare a acțiunii lor sunt determinate de autoritățile statului.

Nume
GOST R 6.30-2003	Sisteme de documentare unificate. Unificat
	naya sistem de documente organizatorice și administrative
	ție. Cerințe pentru documente.
	Adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Gosstandart al Rusiei
GOST R 51141-98	Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții
GOST 6.10.1-88	Sisteme de documentare unificate (USD). Principalul
	prevederi
GOST 6.01.1-87	Un sistem unificat de clasificare și codificare a datelor tehnice
	informatii economice. Dispoziții de bază
GOST 6.10.5-87	Sisteme de documentare unificate (USD). Trebova-
	pentru a construi un formular de probă
GOST 6.10.4-84	Sisteme de documentare unificate (USD). Dăruind
	forţa juridică a documentelor pe un suport de maşini şi
	gramatică-mașină creată prin intermediul calculului
	tehnologie. Dispoziții de bază
GOST 6.10.3-83	Sisteme de documentare unificate (USD). Înregistrare
	informații într-un format comunicativ

Cerințele stabilite de standarde sunt obligatorii pentru toate autoritățile guvernamentale și entitățile de afaceri. Gosstandart și alte organisme de conducere ale statului, în competența lor, monitorizează conformitatea cu cerințele GOST.

Reguli

1. Standarde interindustriale de timp pentru lucrul la documentația de management. Dezvoltat de Biroul Central de Standarde de Muncă (Biroul Central de Standarde de Muncă) al Ministerului Muncii al Federației Ruse în 1995 și recomandat pentru determinarea intensității muncii și a numărului de angajați în organele guvernamentale, instituții și organizații publice. Ele conțin

 Ratele timpului petrecut cu documentația de suport al conducerii (prelucrare, înregistrare, contabilizare a cantității și control al execuției documentelor, întreținere dulapuri etc.)

 Ratele de timp petrecute în activitatea arhivei (catalogare, crearea unui aparat de referință pentru arhive etc.)

2. Standarde de timp pentru lucrul pentru îmbunătățirea suportului de documentare pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. Dezvoltat la VNIIDAD (în totalitate rusească Institutul de Cercetare a Documentării și Afacerilor Arhivistice) în 1992 și conține standarde de timp pentru întocmirea planurilor, contractelor. Acestea pot fi folosite pentru a calcula costurile cu forța de muncă, pentru a analiza productivitatea lucrătorilor și pentru a calcula numărul acestora.

3. Norme de timp pentru lucrul pe tehnologia automată de arhivare și suport de documentare pentru organele de conducere. Dezvoltat de Biroul Central de Știință și Tehnologie al Ministerului Muncii al Federației Ruse în 1993 și au scopul de a determina timpul petrecut pentru lucrul cu documentația de management în condiții tradiționale și în condițiile de automatizare a proceselor de management.

Normele de timp se aplică tuturor tipurilor de lucru cu documente și sunt împărțite în două blocuri:

 Norme de timp pentru lucrul pe suport documentativ al managementului (elaborarea fișelor postului, nomenclatorul afacerilor organizației etc.)

 Ratele de timp pentru munca efectuată în procesul de automatizare

tehnologie de arhivare consacrata a muncii (compilare de rapoarte statistice, executare de interogari de cautare etc.)

Clasificatori

Pentru utilizarea în sortarea, căutarea și prelucrarea diferitelor documente ale sistemelor informatice automatizate, documentului trebuie să i se atribuie coduri speciale.

Clasificator - un document care conține o listă sistematizată de nume de obiecte și codurile acestora.

1. Clasificatori de informații despre documentele de gestiune: OKUD.

2. Clasificatori de informații despre structurile organizatorice: OKPO.

3. Clasificatoare de informații despre populație și personal: OK de ocupații ale lucrătorilor, posturi ale angajaților și gradele salariale (OKPDTR).

Sistemul de stat al documentației de management (GSDOU)

Începând să studiați cursul, ar trebui în primul rând să vă familiarizați cu termenii și definițiile profesionale de bază care sunt întâlnite în mod constant în lucrul cu documente.

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Inițial, termenul a apărut în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și însemna procesul de rezolvare (producere) a unui caz: „a face afaceri” - a rezolva problema. În cursul deciziei, a devenit necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, acordul la care sa ajuns. Pentru aceasta, documentele au fost create încă din cele mai vechi timpuri, întrucât cuvântul rostit este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu atât de înțeles. Deja în secolul al XVI-lea. cuvântul este folosit caz ca o culegere de documente legate de orice caz, emite. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul „afacere” a fost consemnat în documente în 1584.

Lucrările moderne de birou includ:

Asigurarea realizării la timp și corectă a documentelor (documentației);

Organizarea muncii cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, inregistrare, control, pastrare, sistematizare, intocmire documente pentru dosar, distrugere).

În paralel cu termenul „muncă de birou” din ultimele decenii, termenul documentatia de management(CĂPRIOARĂ). Apariția sa este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management și suportul lor organizatoric, software și informațional pentru aproximarea terminologiei utilizate în programele de calculator și literatura. În prezent, termenii „muncă de birou” și „documentație de management” sunt sinonimi și sunt folosiți pentru a face referire la aceeași activitate. Ambii termeni pot fi regăsiți, de exemplu, în titlurile documentelor care reglementează organizarea proceselor documentare: „Sistemul de stat de sprijin pentru documentație pentru management” și „Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse”.

Documentarea este procesul de creare și formatare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca fiind „înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite”.

Necesitatea înregistrării informațiilor a apărut în rândul oamenilor din cele mai vechi timpuri. „Documente” din diverse epoci, create pe tăblițe de lut, scoarță de mesteacăn, stele de piatră etc. au supraviețuit până în vremea noastră. Metodele de aplicare a informațiilor au fost și ele diferite: desen, grafică, scriere. În prezent, în practica managerială, se folosesc în principal documente create în orice mod de scriere - scris de mână, dactilografiat, tipografic, computerizat, precum și folosind grafică, desen, fotografie, înregistrare audio și video și pe material special (hârtie, film și film fotografic). , bandă magnetică, disc etc.). Disciplina științifică este angajată în studiul dezvoltării metodelor de documentare și purtători de informații - gestionarea inregistrarilor.

Organizarea muncii cu documente - Aceasta este pentru a asigura circulația documentelor în administrație, utilizarea acestora în scop de referință și depozitare. Termenul este definit de standardul de stat ca „organizarea fluxului de lucru, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției”.

Fluxul documentelor apelurile standard circulația documentelor în organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizare performanță sau expediere. Tehnologia de lucru cu documente include:

Recepția și prelucrarea primară a documentelor;

examinarea și distribuirea lor preliminară;

Înregistrarea documentelor;

Controlul executării documentelor;

Lucrări de informare și referință;

Executarea documentelor;

Trimiterea acestora;

Sistematizarea (formarea dosarelor) și stocarea curentă a documentelor.

Să dezvăluim câteva dintre conceptele de mai sus. Asa de, înregistrare mijloace înregistrarea datelor contabile despre un document în forma prescrisă, stabilirea faptului creării, trimiterii sau primirii acestuia, controlul executării documentelor - un set de acțiuni care asigură executarea lor la timp, formarea unui caz - gruparea documentelor executate într-un caz în conformitate cu nomenclatorul cauzelor (o listă sistematizată a denumirilor cauzelor inițiate în organizație, cu indicarea termenelor de păstrare a acestora, întocmite în modul prescris) și sistematizarea documentelor în cadrul cazului.

Orice decizie managerială se bazează întotdeauna pe informații despre problema luată în considerare sau obiectul controlat. Informația este identică cu conceptele: „date”, „informații”, „indicatori”. Următorul termen este consacrat legal:

„Informații – informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma de prezentare a acestora”.

În fiecare domeniu al activității umane, informația are specificul său și, prin urmare, este subdivizată în mod corespunzător în medical, științific, tehnic, tehnologic etc. În autoritățile federale și management, în instituții, organizații și întreprinderi (indiferent de direcția de activitate). și forma de proprietate) informații de management care sunt utilizate pentru gestionarea unui obiect sau structuri. O serie de cerințe sunt impuse informațiilor de management: completitudine, eficiență, fiabilitate, acuratețe, direcționare și accesibilitate pentru percepția umană.

Documentele sunt utilizate în diverse domenii de activitate, ramuri ale cunoașterii, sfere ale vieții și fac obiectul cercetărilor în numeroase discipline științifice. Prin urmare, conținutul conceptului „document” este ambiguu și depinde de industrie și în ce scopuri este utilizat. Deci, pentru avocați, un document este în primul rând o modalitate de a dovedi sau de a dovedi a ceva, pentru un istoric - o sursă istorică, cibernetică-documentarist - un purtător de informații, iar eu specialiștii în domeniul managementului îl considerăm un mijloc. de fixare şi transmitere a deciziilor manageriale.

Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” conține următoarea definiție a conceptului de „document”:

Document - aceasta informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia. Aceeași definiție este dată în standardul de stat pentru termenii și definițiile „Lucrări de birou și arhivare”. Pentru o descriere mai completă a conceptului de „document”, ar trebui dezvăluit și conceptul de „condiție”.

Fiecare document constă dintr-un număr de elemente constitutive ale acestuia, care se numesc detalii (nume, autor, destinatar, text, data, semnătură etc.). GOST fixează următoarea definiție:

Detalii document - un element de proiectare obligatoriu document oficial?

Documente diferite constau dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii este determinat de scopul creării documentului, scopul său I, cerințele pentru conținutul și forma acestui document. Pentru multe documente, numărul de detalii este strict limitat. Pentru o serie de documente, numărul și componența cerințelor sunt stabilite prin acte legislative și de reglementare. Dar, în orice caz, după cum reiese din definiție, informațiile înregistrate pe un suport tangibil trebuie formalizate prin consemnarea detaliilor necesare. Abia atunci devine document.

În știința documentelor, un document este considerat ca rezultat al fixării (afișării) faptelor, evenimentelor, fenomenelor realității obiective și activității mentale umane în orice mod convenabil pe material special.

Documentele, având informații fixe (afișate), asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea transferului către o altă persoană, utilizarea repetată, revenirea repetată și repetată la acesta în timp. Ele afectează diverse domenii ale activității umane și sunt împărțite în medii text și grafice, tradiționale (scrise de mână, dactilografiate) și media, științifice, tehnice, personale și oficiale etc.

Documente oficiale - aceasta documente create de persoane juridice sau persoane fizice, intocmite si certificate conform procedurii stabilite. Printre acestea se alcătuiește o categorie specială serviciu (managerial) documente care sunt definite de standardul de stat ca documente oficiale utilizate în activitățile curente ale organizației.

Ca purtători de informații, documentele acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, oricărei firme, asigurând interacțiunea părților structurale ale acestora și a angajaților individuali. Ele stau la baza luării deciziilor de management, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări și analize, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. În activitățile de conducere, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii.

MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI ȘTIINȚEI AL FEDERATIEI RUSE

Universitatea de Stat de Tehnologie și Management din Moscova

Departament economie, afaceri și drept

TEST

Prin disciplina : Documentarea activităților de management

Subiect Munca de birou este baza tehnologiei de management

Este realizat de un student 1 curs

Arakcheeva Marina Anatolievna

Facultate: economie și antreprenoriat

Specialist. managementul organizatiei

Cifru: 080507

Introducere 3

1. Evaluarea stării actuale a muncii de birou 3

2. Factorii care afectează organizarea și tehnologia muncii de birou în instituții de diferite niveluri de conducere 4

3. Aspecte organizaționale, juridice, sociale și psihologice ale muncii de birou 5

4. Suport documentativ al conducerii. Principalele sarcini și funcții ale instituției de învățământ preșcolar 11

5. Structura serviciilor de documentare de gestiune și funcțiile acestora 13

6. Diferențele dintre conceptul de „documentație de management” (DOU) și conceptul de „muncă de birou” 15

7. Relația instituției de învățământ preșcolar cu tehnologia automatizată de prelucrare a documentelor 16

8. Organizarea științifică a muncii manageriale ca factor de îmbunătățire a eficienței managementului și a muncii de birou 18

9. Activitățile organelor arhivistice privind suportul normativ și metodologic al muncii de birou 22

Concluzia 23

Referințe 24

INTRODUCERE

În munca ta, trebuie să rezolvi o serie de sarcini:

Evaluează starea actuală a muncii de birou;

Determinați factorii care influențează organizarea și tehnologia muncii de birou în instituții de diferite niveluri de conducere;

Descrieți aspectele organizatorice, juridice, sociale și psihologice ale muncii de birou;

Oferiți conceptul de documentare suport pentru management, identificați principalele sarcini și funcții ale instituției de învățământ preșcolar;

Luați în considerare structura serviciilor de documentație de management și funcțiile acestora;

Să facă distincția între conceptul de „documentație de management” (DOE) și conceptul de „muncă de birou”;

Determinați relația instituției de învățământ preșcolar cu tehnologia automată de prelucrare a documentelor;

Considerați organizarea științifică a muncii manageriale ca un factor de creștere a eficienței managementului și muncii de birou;

Luați în considerare activitățile organelor arhivistice privind suportul normativ și metodologic al serviciilor de management de birou.

1. Evaluarea stării actuale a muncii de birou

Starea muncii de birou și cultura generală a deservirii managerilor și specialiștilor este în mare măsură determinată de calitatea muncii asistentului de secretar, care, la rândul său, depinde de nivelul organizației sale. În practică, secretarul adjunct fie desfășoară complet (sau în mare măsură) munca de birou a aparatului de conducere sau a unei mari unități structurale în ansamblu, în timp ce îndeplinește funcțiile de secretar al managerului, fie îndeplinește numai funcțiile managerului. secretar. Primul tip de activitate de secretariat și de referință predomină. Munca secretarului-asistent se caracterizează prin amploarea și varietatea funcțiilor și operațiunilor efectuate. În primul rând, munca de secretariat necesită abilitatea de a trece rapid de la un tip de muncă la altul: înregistrarea documentelor, convorbiri telefonice, dactilografiere, trimitere prin fax, primirea vizitatorilor etc. În al doilea rând, asistentul de secretariat comunică cu un cerc relativ mare de oameni în timpul zilei de lucru. În al treilea rând, secretarul-asistent, pe lângă instrucțiunile supervizorului imediat, prin natura muncii sale, adesea trebuie să îndeplinească instrucțiunile altor persoane. Această situație creează dificultăți suplimentare în activitatea secretarului asistent și, prin urmare, îndatoririle și drepturile acestuia ar trebui să fie deosebit de strict definite și consacrate în fișa postului.

Tehnologiile informaționale au schimbat fundamental munca de birou modernă, a apărut o nouă calitate și o cerință pentru aceasta. Până în prezent, nu există cerințe naționale pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor utilizate chiar și în agențiile guvernamentale, nu există reguli standard pentru organizarea muncii de birou în birourile administrative. Un exemplu izbitor este numărul uriaș de termeni din denumirile serviciilor de gestionare a documentelor din autorități: departamentul suport documentar, departamentul general, biroul etc. Dar aparatul de stat este un singur mecanism de guvernare a statului de jos în sus. În plus, există aproximativ 70 de furnizori de software de automatizare de birou care joacă după propriile reguli. Dar nu există o evaluare a calității unui astfel de produs. Prin urmare, nevoia a fost de multă vreme de a crea un standard național pentru sistemele de automatizare de birou, cel puțin pentru sistemele utilizate în autoritățile publice.

2. Factorii care afectează organizarea și tehnologia muncii de birou în instituții de la diferite niveluri de guvernare

Relația dintre organizații, instituții, comunicarea documentelor de afaceri la toate nivelurile ar trebui să se desfășoare în conformitate cu reguli uniforme general acceptate. Lucrul cu documente în orice organizație, indiferent de forma organizatorică și juridică a acesteia, ar trebui să se bazeze pe bazele legislative, de reglementare și metodologice referitoare la problemele de documentare și lucrul cu documente.

Organizarea muncii cu documente este o sarcină cheie de management în orice instituție: de la biroul unei mici întreprinderi până la un departament federal sau o mare corporație.

Activitățile oricărei întreprinderi sunt guvernate de legislația în vigoare, ordinele și ordinele conducerii, termenii contractelor încheiate, regulile stabilite pentru efectuarea anumitor operațiuni (de exemplu, tranzacționare) etc. Toate aceste „regulatori” sunt întocmite sub formă de documente - texte fixe de legi, ordine, contracte. Pe baza acestui fapt, putem spune că toate activitățile oricărei întreprinderi sunt în executarea consecventă a documentelor, iar succesul executării acestora determină bunăstarea întreprinderii.

Succesul executării documentului depinde în mare măsură de următoarele.
in primul rand , cu privire la cât de clar sunt menționate informațiile în ea, inclusiv designul și plasarea acesteia. De exemplu, dacă textul ordinului este tastat cu litere mici, punctele ordinului nu sunt separate unele de altele, numele executorilor nu sunt evidențiate într-un grup separat, atunci unele dintre pozițiile sale pot pur și simplu să nu fie percepute. . Prin urmare, există o serie de reguli standard pentru pregătirea, compilarea, executarea și producerea documentației - sau, cu alte cuvinte, reguli pentru documentare.

În al doilea rând, este necesar să se asigure executarea la timp a documentului, adică. ar trebui realizată o astfel de organizare a muncii în care documentul să fie imediat transferat către executant (sau de la executant la executant), iar pentru executant însuși ar exista stimulente pentru a executa documentul la timp. În Rusia, de câteva secole până în prezent, unul dintre astfel de stimulente a fost controlul execuției. În plus, controlul este atribuit unui angajat care nu participă direct la executarea documentului și, în plus, este posibil să nu înțeleagă absolut domeniul de cunoaștere sau producție care afectează execuția documentului.

3. Aspecte organizaționale, juridice, sociale și psihologice ale muncii de birou

Există trei forme de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă.

Cu o formă centralizată de organizare a muncii de birou, toate operațiunile de prelucrare a documentelor sunt concentrate (centralizate) într-un singur centru pentru întreaga instituție - birou, departament general sau cu secretarul. Forma descentralizată presupune dispersarea operațiunilor de birou între unitățile structurale ale instituției; în timp ce în fiecare dintre ele se realizează un set relativ omogen de operaţiuni de birou. Nu trebuie să confundați forma descentralizată de organizare a muncii de birou, în care munca de birou se desfășoară în diferite divizii structurale ale instituției, cu structura organizatorică a serviciului de management de birou, care are unități specializate: expediții, birouri de mașini, grupuri de control, etc. Într-o formă mixtă, operațiunile se realizează central (recepție, înregistrare, control, duplicare documente) și descentralizat (servicii de referință și informare, stocare documente, formare dosare).

Forma de organizare a muncii de birou este aleasă luând în considerare dimensiunea instituției, volumul fluxului de lucru, compoziția unităților structurale. În instituțiile mici (când documentarea se realizează direct în departamente), precum și în dezunirea teritorială (situate, de exemplu, în diferite cartiere ale unui oraș mare), se alege o formă centralizată. Majoritatea instituțiilor și organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou.

Cea mai rațională formă de organizare a proceselor și operațiunilor individuale de birou este centralizarea, deoarece permite:

· Pentru a reduce costul muncii de birou;

• îmbunătățirea organizării muncii personalului de birou și, în special, introducerea regulamentului acestuia;
• să asigure specializarea și interschimbabilitatea lucrătorilor;
• utilizarea mijloacelor tehnice progresive și productive;
• pentru a asigura unitatea conducerii organizatorice si metodologice.

În condiții moderne, este posibilă centralizarea completă a muncii de birou numai în instituții relativ mici. În instituțiile mari, trebuie să depuneți eforturi pentru centralizarea rapidă a funcțiilor individuale de birou, cum ar fi primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea și monitorizarea execuției documentelor, stenografia și tipărirea documentelor, reproducerea acestora și gestionarea metodologică a muncii de birou.

În instituțiile mici care nu au departamente generale, departamente de birou, munca de birou este efectuată de secretarul-asistent al șefului.

Dacă o organizație sau instituție are un volum mare de documente, atunci se introduce o unitate structurală care este responsabilă de munca de birou: birou, departament general, departament de birou etc. Activitățile acestei unități structurale sunt reflectate într-un regulament special elaborat.

Pentru a reglementa procesul de lucru de birou, pentru a determina tehnicile și metodele de creare și prelucrare a documentelor în organizație, departamentele de management al biroului elaborează instrucțiuni de lucru de birou, care sunt stabilite prin ordin al conducătorului instituției.

Împărțirea funcțiilor între departamentele de birou și interpreți:

Baza organizării muncii personalului de birou este o împărțire profundă și clară a funcțiilor între departamente și interpreți. Se reflectă în documentele de reglementare - prevederi privind unitățile de lucru de birou și fișele postului angajaților acestora.

Regulamentul cu privire la compartimentul de lucru de birou este elaborat de șeful departamentului și aprobat de șeful instituției. Reglementările privind unitatea structurală a secției se elaborează de către șeful acestei unități împreună cu șeful departamentului și se aprobă de șeful de direcție, directorul de afaceri sau șeful altei unități, care cuprinde departamentul de gestionarea inregistrarilor.

Regulamentul privind departamentul sau unitatea structurală a acestuia cuprinde următoarele secțiuni:

· Dispoziții generale;

· Funcții și sarcini principale;

· Îndatoririle, drepturile și responsabilitatea șefului (acest punct are loc dacă nu este elaborată fișa postului șefului);

· organizarea muncii;

· Managementul departamentului.

Regulamentul ar trebui să conțină o formulare clară, care să nu permită dezacorduri cu privire la problema cine și ce ar trebui să facă, cine este subordonat cui etc. Clauzele prevederilor care definesc raportul biroului biroului cu alte secții trebuie convenite cu aceste direcții.

La elaborarea unui regulament privind departamentul de lucru de birou, se utilizează un regulament standard. Se completează (dacă este necesar, se reduce) și se ajustează în conformitate cu condițiile specifice de funcționare ale aparatului de conducere dat și serviciului său de birou.

Pentru fiecare angajat al departamentului de muncă de birou se elaborează o fișă a postului, care determină poziția organizatorică și juridică a angajatului în unitatea structurală și oferă condiții pentru munca efectivă a acestuia.

Manualul constă din următoarele secțiuni:

O parte comună. Sunt stabilite principalele sarcini ale angajatului (de exemplu, sarcina principală a funcționarului este înregistrarea documentelor), procedura de ocupare a unui post (adică de către cine este numit și concediat acest angajat), cerințe profesionale pentru angajat (nivel de studii, experiență în muncă, trebuie să știe..., trebuie să poată...), persoana căreia îi este subordonat direct angajatul, documentele și materialele de bază după care trebuie să se ghideze angajatul în activitățile sale.

Funcțiile angajaților. Subiectul de referință sau domeniul de activitate atribuit angajatului, se stabilește lista tipurilor de muncă care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite (de exemplu, înregistrarea documentelor poate consta în lucrări precum completarea cardurilor, menținerea unui index de card, emiterea de informații prin telefon etc.).

Obligatiile angajatului. Atribuțiile asociate cu pregătirea documentelor, primirea, prelucrarea și emiterea de informații, care implică utilizarea obligatorie a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, monitorizarea periodică a formării cazurilor în diviziile structurale, desfășurarea de briefing-uri etc. ), care impun respectarea termenelor de implementare a unor actiuni specifice care determina ordinea de executare a comenzilor, standarde etice ce trebuie respectate in echipa. Uneori, această secțiune descrie elementele tehnologiei muncii efectuate.

Drepturile angajaților. Se determină drepturile salariatului de a implementa funcțiile care îi sunt încredințate.

Relații (legături după poziție). Sunt indicate subdiviziunile și angajații de la care interpretul primește și cărora le transferă informații, momentul transferului, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt conveniți etc.

Evaluarea muncii. Sunt enumerate criterii pentru a evalua gradul în care angajatul își îndeplinește funcțiile și îndatoririle, utilizarea drepturilor etc. Principalele criterii sunt calitatea muncii și oportunitatea implementării acesteia.

Fișa postului este semnată de șeful biroului și aprobată de șeful sau adjunctul responsabil de birou.

Aspectul psihologic al muncii de birou:

Un sistem automat de lucru de birou se poate dovedi a fi o barieră psihologică pentru un manager de școală veche al oricărei organizații, deoarece le este mult mai ușor să lucreze direct cu oamenii folosind metodele obișnuite: i-au chemat „pe covor”, „pompați”. sus”, a văzut frica în ochii unui subordonat - ajungi la concluzia că degeaba ocupi un scaun. În plus, conducerea constată adesea că beneficiile promise de experții occidentali au dispărut undeva. Deși soluția la această problemă este simplă - s-a propus introducerea ASD pe mesele tuturor interpreților și managerilor, iar clientul a economisit bani: a livrat sistemul doar funcționarilor diviziilor structurale. Drept urmare, munca se desfășoară rapid și precis între departamente, iar în cadrul acestora totul este la fel ca înainte.

Interpreții au adesea senzația că odată cu introducerea serviciului de gestionare a documentelor a apărut un alt șef, care stă constant la spate. Într-adevăr, acum, dacă doriți, puteți afla: cine, ce, când și cât de mult face.

Aspectul juridic al muncii de birou:

Există documente de reglementare care reglementează organizarea suportului de documentare pentru managementul întreprinderii:

Constituția Federației Ruse

Codul civil al Federației Ruse (părțile 1 și 2)

Legea federală din 28.08.1995, nr. 154-FZ „Cu privire la principiile generale ale autonomiei locale în Federația Rusă”

Legea constituțională federală a Federației Ruse din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”

Legea federală din 25.01.1995 „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”. Această lege reglementează relațiile care decurg din formarea și utilizarea resurselor informaționale bazate pe crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea, distribuirea și furnizarea de informații documentate către consumator; crearea și utilizarea tehnologiilor informaționale și a mijloacelor de susținere a acestora; protecția informațiilor, drepturile subiecților care participă la procesele de informare și informatizare. Legea conține definiții privind informațiile și documentarea acesteia.-Legea federală a Federației Ruse din 10.01.2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică”. Scopul prezentei legi este de a asigura condițiile legale pentru utilizarea unei semnături digitale electronice în documentele electronice, sub rezerva cărora o semnătură digitală electronică într-un document electronic este recunoscută ca echivalentă cu o semnătură olografă într-un document pe hârtie. Această lege definește condițiile de utilizare a unei semnături digitale electronice, specificul utilizării acesteia.

Legea federală din 02.05.2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a cererilor cetățenilor Federației Ruse”

Decretul președintelui Federației Ruse din 05/02/1996 nr. 638 „Cu privire la procedura de pregătire a proiectelor de decrete, ordine ale președintelui Federației Ruse, care prevăd adoptarea de rezoluții, ordine ale Guvernului Federației Ruse "

- „Sistemul de stat de suport documentar pentru management”, elaborat de serviciile de arhivă. Acest document este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale. Aceasta este una dintre reglementările federale fundamentale care conțin un set de cerințe și prevederi care contribuie la dezvoltarea unor abordări unificate nu numai la gestionarea tradițională, ci și la gestionarea automată a documentelor - managementul informațiilor. GSDOU eficientizează structura organizatorică a managementului documentelor în organizații prin rezolvarea problemelor de construire a instituțiilor de învățământ preșcolar standard, organizarea procesului tehnologic de creare și prelucrare a documentației. GSDOU contribuie la soluționarea unui număr de probleme de automatizare, creare și prelucrare a documentelor și include reglementări și reguli de scară și importanță națională. Totodata, fiind de stat in esenta, sistemul este axat si pe aplicarea in structurile nestatale sub toate aspectele sale.Nr.1547-r contribuie la rezolvarea problemelor tehnologice ale documentarii. Acest standard stabilește componența detaliilor, regulile de proiectare a documentelor organizatorice și administrative care fixează deciziile de chestiuni administrative și organizatorice. Instrucțiunile tipice, care fac cerințe pentru unificarea elementelor documentației, facilitează foarte mult crearea de procese standard, unificate și unificate de documentare atât tradițională, cât și automată, stocarea și transmiterea informațiilor documentate. - GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și afaceri de arhivă . Termeni și definiții „(aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 27.02.1998 nr. 28). Acest standard este o etapă importantă în actualizarea bazei de reglementare și metodologice a muncii de birou și arhivare în conformitate cu legislația federală și cu nivelul actual de dezvoltare al acestei industrii. Termenii specificați în acest standard ar trebui folosiți în toate tipurile de documentație. Baza substanțială a standardului este formată din trei secțiuni: „Concepte generale”, „Munca de birou” și „Afaceri de arhivă.” - GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru execuția documentației "(aprobat prin Rezoluția Gosstandart al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st.), Care a fost pus în aplicare în toate organismele guvernamentale federale, organismele guvernamentale ale entităților constitutive ale Federația Rusă (inclusiv entitățile constitutive ale Federației care, împreună cu limba rusă, ca limbă națională de stat), administrațiile locale, întreprinderile, organizațiile și asociațiile acestora, indiferent de forma organizatorică și juridică și tipul de activitate. 2000) include documente generate de documentarea de același tip (comune tuturor) funcțiilor de management îndeplinite de instituții, organizații și întreprinderi, indiferent de funcțiile acestora, nivelul și scara activităților, formele de proprietate. Lista servește scopului conservării, organizării și reumplerii Fondului de arhivă al Federației Ruse, este destinată să determine timpul de păstrare a documentelor, selectarea acestora pentru depozitarea sau distrugerea permanentă. De asemenea, trebuie utilizat în pregătirea nomenclatoarelor de cazuri, în formarea cazurilor, în elaborarea schemelor de clasificare a documentelor în crearea sistemelor de căutare în munca de birou, în elaborarea listelor departamentale.

Reguli de bază pentru arhivele organizațiilor (aprobate prin decizia consiliului de administrație din Rosarkhiv din 06.02.2002)

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93 (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 30.12.1993, nr. 299)

În activitățile zilnice ale instituției de învățământ preșcolar, serviciile sunt reglementate de:

· Reglementări privind serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar

Reglementări privind diviziunile structurale (dacă există)

Instrucțiuni pentru instituția de învățământ preșcolar

Instrucțiuni privind organizarea locurilor de muncă ale personalului de serviciu

Normele de timp pentru executarea lucrărilor la instituția de învățământ preșcolar

Documente de planificare și raportare

· Fișele postului personalului de service.

Aspectul social al muncii de birou poate fi luat în considerare în cadrul implementării Legii federale din 02.05.2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor Federației Ruse”, care reglementează procedura pentru cetățeni. contestațiile la organele de stat și la organele autonome locale și procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor de către aceste organe și funcționari. Apelul cetățeanului - o propunere scrisă, declarație sau plângere trimisă unui organism de stat, organism local de autoguvernare sau funcționar, precum și apel oral al unui cetățean la un organism de stat, organism local de autoguvernare. Într-o contestație scrisă a unui cetățean trebuie să se indice numele de familie, prenumele și patronimul acestuia și adresa poștală, la care se va trimite un răspuns în termen de 30 de zile calendaristice, trebuie furnizate semnătura personală a cetățeanului și data contestației. . Totodată, s-a stabilit că contestațiile primite „prin sisteme informatice de uz general” sunt supuse examinării în modul prevăzut de prezenta lege.

4. Suport documentar al managementului.

Principalele sarcini și funcții ale instituției de învățământ preșcolar.

Suportul de documentare a conducerii este realizat de un serviciu special, care actioneaza ca unitate structurala independenta. Acesta poate fi: managementul afacerilor, departament general, birou sau secretariat. În organizațiile mici, în care volumul documentelor procesate este mic și crearea unui astfel de serviciu nu este practic, toată munca la documentația de management este efectuată de secretarul managerului sau de un angajat special desemnat să efectueze această activitate.

Suportul documentației pentru activitățile de management ale unei organizații este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, de a cărei organizare rațională depind viteza și calitatea luării deciziilor manageriale și eficiența organizației în ansamblu.
Alegerea formei de organizare a instituției de învățământ preșcolar depinde de decizia conducerii și a instituției de învățământ preșcolar în sine. Reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou.
În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile instituției de învățământ preșcolar nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora. Serviciul DOE este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor, în îmbunătățirea lucrului cu documentele.

Astfel, serviciul instituției de învățământ preșcolar rezolvă setul principal de sarcini:
1) asigurarea documentarii activitatilor de management;
2) organizarea muncii cu documente în instituție;

3) îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.
Sarcinile cu care se confruntă serviciul DOE determină funcțiile acestuia.
1. Sarcinile de asigurare a documentării activităților de conducere pot fi rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:
- elaborarea si proiectarea formularelor, asigurand producerea acestora;
- asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;
- controlul calitatii intocmirii si executarii documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare si certificare a documentelor.
2. Sarcinile de organizare a muncii cu documente în instituție se rezolvă prin îndeplinirea următoarelor funcții:

Stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al institutiei);

Prelucrarea expedierii documentelor de intrare și de ieșire;

Inregistrarea si contabilizarea documentelor de intrare, iesire si interne;

Controlul executării documentelor;

Sistematizarea documentelor, asigurarea păstrării și utilizării acestora;

Organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

Asigurarea protectiei informatiilor.

3. Sarcinile de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ următoarele funcții:

Elaborarea si prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice si aducerea lor la cunostinta angajatilor organizatiei;

Îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

Formarea avansată a angajaților organizației și consilierea acestora cu privire la lucrul cu documente;

Eficientizarea documentației organizației, efectuarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea Fișei de pontaj și a Albumului formularelor documentelor utilizate în activitățile organizației;

Dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al organizației, creșterea disciplinei executive;

Enunț de sarcini pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

5. Structura serviciilor de documentare de gestiune și funcțiile acestora.

1. Managementul afacerilor.

2. Birou.

3. Departamentul general.

4. Secretar.

Biroul de afaceri este creat în ministere și departamente ca structură în care se desfășoară activitatea cu documente și ca organism de monitorizare și coordonare a activității de birou în biroul central al industriei. Fiind, de fapt, o subdiviziune structurală a unei organizații, managementul afacerii, la rândul său, este subdivizat în următoarele subdiviziuni standard structurale:

1. Secretariatul este o unitate structurală creată pentru a servi managementului organizației. Include: receptie; secretariatul șefului și secretariatele adjuncților; secretariatul consiliului de administrație; birou de protocol.

Funcțiile secretariatului includ: examinarea prealabilă și pregătirea raportului către șef a documentelor primite în numele acestuia; intocmirea documentelor individuale la conducerea managerului de proiect si coordonarea acestora cu diviziile structurale functionale ale organizatiei; organizarea și deservirea documentară a ședințelor ținute de șef, documentarea activităților organelor colegiale de conducere.

2. Compartimentul de raționalizare a unei instituții de învățământ preșcolar (muncă de birou) este un centru de perfecționare a instituției de învățământ preșcolar, centru metodologic.

Funcțiile sale includ: dezvoltarea și implementarea măsurilor de îmbunătățire a tehnologiei muncii de birou; dezvoltarea suportului normativ și metodologic pentru munca de birou (regulamente, instrucțiuni, reguli, regulamente, pontaj a formularelor unificate etc.); elaborarea cărților de referință de clasificare (nomenclator de cazuri, clasificatoare, liste de documente cu perioade de păstrare).

3. Cancelaria, care, la rândul ei, se subdivizează în: expediție, birou de corespondență, birou de înregistrare și înregistrare a documentelor, centru de calcul pentru prelucrarea și duplicarea textelor documentelor.

4. Departamentul de scrisori

5. Arhiva centrală

6. Inspecție

Biroul, ca și alte structuri organizatorice a instituției de învățământ preșcolar, este creat la întreprinderi, în organizații de cercetare, proiectare și inginerie și instituții de învățământ superior. Următoarele divizii (departamente, sectoare, grupuri) lucrează de obicei în structura biroului: 1. Expedition este o secție specializată care primește și expediază documente și corespondență prin poștă și curier.
2. O subdiviziune pentru contabilitatea și înregistrarea documentelor, ale cărei sarcini includ înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne, controlul respectării regulilor acceptate de documentare, formarea și menținerea matricei de referință și informații.
3. Grupul de control (birou, inspecție, departament) urmărește calendarul de executare a ordinelor orale ale șefului, analiza disciplinei executive, informând conducerea despre evoluția documentelor și instrucțiunilor.
4. Un grup de scrisori (apeluri ale cetățenilor) este angajat în primirea și luarea în considerare a propunerilor, cererilor și reclamațiilor din partea cetățenilor. Funcțiile sale sunt următoarele:
- pregatirea contestatiilor pentru examinare de catre conducere;
- controlul asupra momentului de întocmire a documentelor de răspuns în diviziile structurale ale organizației;

Notificarea solicitanților cu privire la rezultatele examinării cererilor lor;

Organizarea primirii cetățenilor pe probleme personale de către conducerea organizației.
5. Grupa de întocmire a documentelor realizează retipărirea documentelor din schiţe, citirea şi editarea textelor documentelor, contabilizarea lucrărilor efectuate.
6. Biroul de copiere și duplicare, de regulă, are loc în acele organizații ale căror activități sunt asociate cu distribuirea unui număr mare de documentație de reglementare sau administrativă. Sarcinile biroului se reduc la copierea documentelor, duplicarea textelor documentelor, pregătirea materialelor publicitare, broșuri, broșuri.
7. Arhiva organizației - primește de la diviziile structurale dosare elaborate și pregătite pentru păstrare, le acordă asistență metodologică, ține evidența și păstrează documentele, controlează respectarea regulilor de formare, păstrare și folosire a dosarelor în diviziile structurale, pregătește fișierele pentru transferul în stocarea de stat.
Direcția generală este un serviciu de lucru cu documente în autoritățile executive și structurile executive (primărie, prefectură, municipalitate) ale administrației publice locale.

În departamentele generale, de obicei sunt create aceleași secțiuni care sunt caracteristice biroului, cu toate acestea, unități precum departamentul de protocol, grupul de scrisori și recepția sunt conectate aici. Prezența acestor structuri se explică prin specificul activităților, natura procedurilor de management, procedura decizională și specificul documentației din aceste instituții.

Grupul de protocol este creat ca parte a unor instituții care au în structură un organ colegial permanent. Indeplineste functii:

Intocmirea proiectelor de acte normative si administrative (editare, executie si eliberare), scrisori, certificate, coordonarea acestora cu diviziile structurale;

Analiza documentelor intocmite de diviziile structurale;

Întocmirea de avize asupra documentelor întocmite de direcţiile structurale;

Organizarea si desfasurarea sedintelor organului colegial, documentarea activitatilor acestora.

Secretarul instituției desfășoară toată munca cu documente în instituții mici și organizații care nu au structură organizatorică internă.

Astfel, actualele documente normative și metodologice reglementează denumirea și structura aproximativă a serviciului instituției de învățământ preșcolar al întreprinderilor, instituțiilor, organizațiilor de stat. În ceea ce privește structurile nestatale, decizia privind crearea serviciului, denumirea și structura internă a acestuia este luată de conducerea organizației. În societățile în participațiune, această problemă este decisă de consiliu, în societățile pe acțiuni - o conferință de fondare, în structurile cooperatiste - o adunare generală a membrilor cooperativei.

6. Diferențele dintre conceptul de „documentație de management” (DOU) și conceptul de „muncă de birou”

Termenii „muncă de birou” și „suport pentru documentația de management” sunt stabiliți de GOST R 51141-98 „Munca de birou și afaceri de arhivă. Termeni și definiții „ca sinonime care definesc industria care furnizează documentația și organizarea muncii cu documente oficiale. Dar dacă ne întoarcem la istoria și momentul apariției acestor termeni, atunci există unele diferențe între ei.

Așadar, termenul „muncă de birou” a apărut în Rusia, conform dicționarelor limbii ruse, în a doua jumătate a secolului al XVII-lea și a fost format din sintagma „proceduri de caz”, iar „caz” în acea vreme însemna un proces judiciar. sau chestiune administrativă decisă de un organ de conducere. Adică, la acel moment, munca de birou se numea, în primul rând, luarea în considerare și soluționarea problemelor judiciare și administrative, care erau indisolubil legate de pregătirea documentelor de afaceri și de lucru cu acestea. Treptat, definițiile termenilor au suferit modificări. Ulterior, termenul de „afacere” a început să fie folosit în sensul „o colecție de documente legate de orice problemă”, iar „munca de birou” a început să numească întregul set de lucrări legate de documentația de afaceri. În prezent, semnificațiile ambilor termeni - „muncă de birou” și „afacere” - sunt consacrate în GOST R 51141-98.

Termenul de „documentație de management” a intrat în uz încă de la mijlocul anilor 1970, când tehnologia informatică a început să fie introdusă în domeniul muncii cu documente și au apărut noile tehnologii informaționale. Scopul noului termen a fost să reflecte utilizarea tehnologiei moderne în procesele de documentare a informațiilor și de lucru cu documente. În ciuda faptului că a fost introdus un nou termen – „documentație de management”, vechiul „muncă de birou” – nu a încetat să fie folosit. Motive posibile pentru care nu a existat nicio înlocuire a termenilor:

Noul termen este mai puțin convenabil de utilizat, deoarece constă dintr-o frază de trei cuvinte, iar abrevierea sa (DOW) nu este complet clară și nu este unică (de exemplu, un DOW este o instituție de învățământ preșcolar),

Termenul „muncă de birou” este clar pentru toată lumea și este ușor de pronunțat.

Ca rezultat, în conformitate cu GOST R 51141-98, ambii termeni pot fi utilizați în prezent. Dar termenul „documentație de management” subliniază componenta de tehnologie a informației în organizarea modernă a muncii de birou și este mai bine să-l folosiți atunci când vine vorba de tehnologiile informatice pentru lucrul cu documente. Termenul „muncă de birou” este folosit în principal pentru a descrie latura organizațională și metodele tradiționale de lucru cu documente.

7. Interrelaţionarea unei instituţii de învăţământ preşcolar cu tehnologia automată de procesare a documentelor

Problema documentului electronic este strâns legată de problema managementului documentelor electronice, automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar. În prezent, diverse firme au dezvoltat și implementat un număr mare de sisteme automate de management al documentelor (ASUD), caracterizate prin abordări specifice și mijloace de implementare computer-comunicații. Din păcate, nu există o terminologie consecventă în aceste evoluții. Produsele companiilor dezvoltatorilor poartă denumiri precum: sistem de automatizare a fluxului de documente, sistem de automatizare de birou și flux de documente computerizat, sistem de management de birou, sistem de gestionare a documentelor distribuite, arhivă electronică etc. Varietatea denumirilor sistemelor dezvoltate și dezvoltate indică doar faptul că astăzi această zonă a pieței informaționale nu s-a conturat încă ca un segment independent și, într-o serie de cazuri, produsele ASUD apar ca dezvoltări însoțitoare sau ca un produs la rezolvarea altor probleme mai complexe. Cu toate acestea, numărul de ASUD-uri crește destul de rapid.

Principalele părți funcționale (componente) ale sistemului de automatizare de birou în managementul organizațiilor:

Mijloace și reguli pentru crearea documentelor;

Păstrarea arhivei lor electronice;

Suport de flux de documente și, în același timp, să se bazeze pe platformele software și hardware ale întreprinderii.

Avantajele introducerii unui sistem automatizat în documentația de management:

1. În toate diviziile și în organizație în ansamblu, se introduce o tehnologie unificată, formatată, strict reglementată a muncii de birou.

2. Organizația devine pe deplin gestionabilă. Există posibilitatea de a răspunde la orice întrebare despre documente și executanți, de a analiza și gestiona activitățile de documentare.

3. Deoarece o rețea de calculatoare poate acoperi nu numai biroul central al organizației, ci și subdiviziunile sale geografice îndepărtate, atunci capacitatea de administrare se poate extinde la întreaga structură distribuită geografic a organizației.

4. Sistemul de automatizare de birou, de fapt, este purtătorul de informații tehnologice strict formalizate și strict documentate despre regulile și procedura de lucru cu documentele. Ca urmare, dependența organizației de personal ca purtător fizic de cunoștințe tehnologice și reguli de lucru cu documente scade.

5. Trecerea documentelor prin organizație este accelerată, mai ales la organizarea gestiunii electronice a documentelor.

6. Reduce complexitatea operațiunilor de birou. În același timp, totuși, trebuie avut în vedere că necesitatea introducerii unor informații complete și exacte despre document, de exemplu, în timpul înregistrării inițiale a acestuia, poate necesita eforturi suplimentare la unele locuri de muncă, în timp ce intensitatea muncii la alte locuri de muncă. utilizarea acestor informaţii poate scădea.de mai multe ori.

7. Se realizează un câștig calitativ atunci când se organizează un singur flux de documente electronice între organizații, deoarece problemele asociate cu producerea și transferul documentelor pe hârtie, iar apoi - la reintroducerea detaliilor și textelor documentelor primite, dispar complet .

Din cauza nivelului insuficient de reglementare de stat, există diferențe individuale mari în organizarea muncii de birou în diferite instituții, în special, chiar și atunci când se efectuează operațiuni tehnologice cu documente (de la înregistrare la tipărire). Ca urmare, de fiecare dată trebuie să implementăm proiecte individuale costisitoare pentru fiecare organizație. Și mai multe probleme cu sistemele „personalizate” apar în fazele operaționale și de dezvoltare ale acestor sisteme. Interacțiuni între diferite organizații.

Utilizarea noilor tehnologii informaționale în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar ne permite să tratăm munca de birou ca pe un instrument eficient și flexibil pentru implementarea diferitelor tipuri de inovații în acest domeniu.

Sistemele educaționale automate preșcolare vă permit să rezolvați problema cheie a muncii de birou. Acestea vă permit să implementați orice grad de descentralizare a muncii de birou, asigurând în același timp contabilitate și control centralizat. Până la punctul în care fiecare specialist poate în mod independent, în limitele competenței sale, să înregistreze documente și să le trimită pentru lucrări ulterioare, fiind în același timp sub controlul deplin al conducătorilor lor. Astfel, organizația își poate reconstrui dinamic structura fără a pierde controlul.

Sunt create premisele pentru implementarea unor scheme de management mai eficiente. În practica tradițională, documentele sunt trimise către departamentele unei organizații, fie că sunt locale sau la distanță, de la șeful organizației la șeful departamentului, până la anumiți interpreți. Acest lucru permite managerului fiecărui nivel să controleze eficient activitățile angajaților săi, dar lanțurile lungi și adesea formale reduc dramatic eficiența managementului. Un AS DOW construit corespunzător vă permite să trimiteți documente direct persoanelor care vor executa ordinele, în timp ce managerii păstrează controlul deplin atât asupra trecerii ordinului în sine, cât și asupra executării acestuia.

Există condiții prealabile pentru organizarea managementului documentelor electronice în măsura în care organizația în sine este pregătită. Un sistem corect construit va funcționa atât cu date privind trecerea și executarea documentelor (indiferent dacă sunt pe hârtie sau electronice), cât și cu documentele electronice în sine, la care se referă aceste date. Includerea documentelor electronice în ciclul de lucru de birou vă permite să treceți la un nivel calitativ nou de lucru cu documente.

Utilizarea instrumentelor de automatizare de birou poate oferi economii la costurile de muncă și materiale pentru lucrul cu documente: efectul se datorează unificării activităților documentare ale organizației și scăderii dependenței de experiența tehnologică individuală a personalului: reducerea ciclurilor de timp pentru lucru. cu documente și crearea unui spațiu documentar unic, și control deplin asupra înregistrării și circulației documentelor și a disciplinei de executare.

8. Organizarea științifică a muncii manageriale ca factor de creștere a eficienței managementului și a muncii de birou

Munca de birou este una dintre funcțiile de management bazate pe o organizare științifică cu utilizarea tehnologiei moderne și trăim într-o eră a progresului științific, unde totul se bazează pe îmbunătățirea noilor tehnologii care ne vor ajuta în continuare în munca noastră.

Organizarea științifică a muncii este o astfel de organizare a muncii în care implementarea practică a măsurilor specifice este precedată de o analiză științifică aprofundată a proceselor de muncă și a condițiilor de implementare a acestora, iar măsurile practice în sine se bazează pe realizările științei moderne și cea mai buna practica. Astfel, termenii „organizarea științifică a muncii” și „organizarea muncii” exprimă esența unuia și aceluiași fenomen (proces), iar diferența dintre aceste concepte este determinată în primul rând de metodă, de abordarea rezolvării acelorași probleme, starea sistemului de interacţiune a muncitorilor între ei.prieten şi cu mijloacele de producţie în procesul activităţii muncii. Dacă producția este sensibilă la tot ce apare nou în domeniul organizării muncii și o introduce sistematic în practica sa, atunci avem dreptul să vorbim despre organizarea științifică a muncii (NU). Abordarea științifică a organizării muncii permite cel mai bun mod de a combina tehnologia și oamenii în procesul de producție, asigură utilizarea cât mai eficientă a resurselor materiale și financiare, o scădere a intensității muncii și o creștere a productivității muncii. Are ca scop păstrarea sănătății lucrătorilor, îmbogățirea conținutului muncii lor. O caracteristică importantă a NOT este concentrarea sa pe rezolvarea unor grupuri de sarcini interconectate: „economic (economisirea resurselor, îmbunătățirea calității produsului, creșterea eficienței producției);” psihofiziologice (îmbunătățirea mediului de lucru, armonizarea sarcinilor psihofiziologice asupra unei persoane, reducerea severității și neuropsihice). tensiunea muncii); „social (creșterea diversității muncii, a conținutului său, a prestigiului, asigurarea unei remunerații depline). Dezvoltarea ideilor despre sarcinile NU sunt prevederile privind funcțiile sale, adică trăsăturile specifice manifestării NU. la intreprindere, impactul acestuia asupra diverselor aspecte ale productiei.Categorie"functia "oferă o oportunitate de concretizare a sarcinilor generale ale NOT, de a evidenția în cadrul fiecăreia dintre ele direcțiile speciale ale impactului NOT asupra producției și a subiectului acesteia - o persoană, să dezvăluie diferențele fundamentale dintre organizarea muncii științifice și cea „normală”, care ratează adesea puncte importante în organizarea muncii activitate de oud, care este plină de pierderi pentru producție.

Ultima împrejurare trebuie subliniată în mod deosebit. De multe ori se poate da peste părerea că cuvântul „științific” este de prisos în conceptul de „organizare științifică a muncii”. Unii autori chiar cred că nu poate exista deloc o organizare neștiințifică a muncii și, prin urmare, conceptul de organizare a muncii presupune deja natura sa științifică. Nu se poate fi de acord cu o astfel de opinie. Conceptul de „organizare științifică a muncii” a apărut și a prins rădăcini în viața de zi cu zi ca o antiteză, opoziție cu tot ceea ce este spontan, accidental, de rutină în organizarea muncii, care este încă destul de răspândit în producție. Cuvântul „științific” oferă o descriere calitativă a organizării muncii.

În conformitate cu paragraful 2 al articolului 51 din Codul civil al Federației Ruse, o organizație este considerată înființată din momentul înregistrării sale de stat. Din același moment iau naștere drepturi civile care corespund scopurilor activității acestei persoane juridice, precum și obligațiilor asociate acestei activități. Organizarea și înregistrarea activității de muncă este obligatorie atât pentru o persoană juridică, cât și pentru un antreprenor individual.

O întreprindere modernă cu procesele sale tehnologice complexe și un număr mare de angajați necesită o organizare rațională a procesului de muncă. Organizarea muncii într-o întreprindere este un sistem de măsuri care vizează crearea celor mai favorabile condiții pentru utilizarea eficientă a timpului de lucru, materialelor și echipamentelor în interesul creșterii producției, creșterii productivității muncii și creării unor condiții normale, sănătoase de muncă.

În sens funcțional, organizarea muncii într-o întreprindere este o activitate de stabilire și modificare a ordinii de interacțiune a lucrătorilor cu mijloacele de producție și între ei în vederea atingerii unui scop prestabilit al activității muncii.

Fundamentele organizării muncii:

1. Diviziunea muncii - repartizarea fiecarui salariat si fiecarui repartizare a atributiilor, functiilor, tipurilor de munca, operatiunilor tehnologice.

2. Cooperarea în muncă - stabilirea unui sistem de relaţii de producţie între muncitori.

3. Rationare - stabilirea unor norme bazate stiintific ale costurilor fortei de munca pentru efectuarea oricarei lucrari.

4. Organizarea locurilor de muncă - amenajarea lor rațională prin echipamente și planificare.

5. Organizarea serviciului locurilor de muncă - cooperarea muncii între principalii lucrători și lucrătorii serviciilor și departamentelor auxiliare.

6. Dezvoltarea unor moduri raționale de a face munca.

7. Crearea unor condiții de muncă sigure și sănătoase.

8. Selecția, pregătirea, recalificarea și pregătirea avansată a personalului.

9. Organizarea plății și stimulente materiale pentru muncă.

10. Educarea disciplinei muncii, sprijinirea activității muncii și inițiativa creativă.

11. Planificarea si contabilitatea fortei de munca - realizata pentru stabilirea necesarului de costuri totale cu forta de munca, numarul de personal, statul de plata.

Condițiile de lucru organizaționale nu afectează doar productivitatea acestuia, ci și sănătatea și eficiența angajatului.

Organizarea muncii personalului la întreprinderi și organizații presupune forme și metode specifice de conectare a oamenilor și tehnologiei în procesul muncii.

Organizarea muncii personalului este o întreagă știință, care este îmbogățită în mod constant cu date noi, urmărește cele mai bune practici ale noilor soluții organizaționale.

Organizarea rațională a muncii personalului este de a reduce timpul necesar pentru finalizarea lucrării, de a elimina mișcările inutile ale angajaților, de a asigura condiții bune de lucru și de a reduce stresul și oboseala angajaților, de a folosi spațiul cel mai economic și de a maximiza productivitatea personalului. Conditiile de munca prevazute in contractul de munca trebuie sa respecte cerintele de protectie a muncii. Articolul 22 din Codul Muncii prevede că organizarea protecției muncii la o întreprindere este responsabilitatea angajatorului.

Organizarea protecției muncii la întreprindere este controlată de organele Inspectoratului Federal de Muncă în persoana Inspectoratului de Stat al Muncii, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Supravegherea Sanitară și Epidemiologică de Stat și alte organisme federale și regionale ale muncii.

Sfere importante ale vieții întreprinderii sunt organizarea și reglementarea muncii. Raționalizarea forței de muncă este înțeleasă ca stabilirea, în special, a normelor de timp de muncă pentru efectuarea unei munci specifice. Organizarea și reglementarea corectă a muncii sporesc interesul lucrătorilor pentru creșterea productivității muncii.

Organizarea muncii manageriale are specificul ei. Munca unui manager este adesea imposibil de standardizat, deoarece indicatorul muncii sale de succes sunt rezultatele financiare ale companiei. Numeroase sondaje indică faptul că organizarea muncii unui manager are adesea deficiențe serioase. Mulți manageri nu au suficientă cultură managerială, complexitate în organizarea muncii. Sunt copleșiți de munca curentă, nu acordă suficientă atenție problemelor promițătoare. Organizarea necorespunzătoare a muncii manageriale duce la scăderea performanței muncii, la întârzieri în serviciu. Pentru ca organizarea muncii manageriale să fie eficientă, managerii trebuie să întocmească un plan personal de lucru, după analizarea stării de fapt, să gândească la fiecare tip de muncă, să le grupeze în funcție de scopul, conținutul, volumul și succesiunea implementării acestora. , determinați durata, datele de începere și de sfârșit ale fiecărei operațiuni.

Organizarea științifică a muncii managerului este procesul de îmbunătățire a organizării muncii pe baza realizărilor științei și experienței avansate. Dacă managerul reacționează clar la tot ceea ce apare în domeniul organizării muncii și îl introduce sistematic în practica sa, atunci putem vorbi despre organizarea științifică a muncii.

Abordarea științifică a organizării muncii permite cel mai bun mod de a combina tehnologia și oamenii în procesul de producție, asigură utilizarea cât mai eficientă a resurselor materiale și financiare, o scădere a intensității muncii și o creștere a productivității muncii. Are ca scop păstrarea sănătății lucrătorilor, îmbogățirea conținutului muncii lor.

Organizarea controlului asupra respectării legislației muncii de către angajatori este încredințată Inspectoratului Federal de Muncă. Această concluzie se poate face în baza prevederilor art. 353 din Codul muncii din Codul RF.

O modificare a condițiilor organizaționale de muncă stă la baza modificării contractului de muncă și, în unele cazuri (cu dezacordul angajatului) și pentru încetarea acestuia (partea 4 a articolului 74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

9. Activitățile organelor arhivistice privind suportul normativ și metodologic al serviciilor de management de birou

Activitatea arhivei organizației și formele de participare a acesteia la suportul documentației de management sunt reglementate de Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. Instituțiile serviciului arhivistic de stat oferă ministerelor și departamentelor asistență organizatorică și metodologică în implementarea sistemelor de stat de suport documentar al managementului, în organizarea sistemului de suport documentar, convin asupra documentelor standard și sectoriale de reglementare privind sistemul de suport documentar, elaborarea documentelor metodologice pe anumite aspecte ale suportului documentelor pentru management.baza muncii de birou este un ansamblu de legi, acte juridice de reglementare si documente metodologice care reglementeaza tehnologia de creare, prelucrare, stocare si utilizare a documentelor in activitatile curente ale institutiei; precum și activitatea de birou, structura, funcțiile, personalul, suportul tehnic etc. includ: acte legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării; decrete și ordine ale președintelui Federației Ruse, decrete și ordine ale Guvernului Federației Ruse, care reglementează problemele de sprijinire a documentației la nivel federal; aspectele juridice ale organelor executive federale, atât la nivel de industrie, cât și la nivel departamental; acte juridice ale organelor de reprezentare și putere executivă ale entităților constitutive ale Federației Ruse, care reglementează problemele muncii de birou; aspecte juridice cu caracter normativ și instructiv, documente metodologice privind activitatea de birou a instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor; standardele de stat pentru documentare; sisteme de documentare unificate; clasificatoare întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale; sistemul de stat de documentare suport pentru management, cuprinzând cerințele de bază pentru documentele și serviciile instituției de învățământ preșcolar; documente normative privind organizarea depozitării curente și arhivistice a documentelor. Achiziționarea bazei de reglementare și metodologică a muncii de birou este încredințată Institutului de Cercetare a Biroului și Afacerilor de Arhivă (VNIIDAD), după acordul cu Rosarkhiv, în plus, Departamentul de Știință a Documentelor și Instituțiile de Învățământ Preșcolar din Institutul de Istorie și Arhivă al Universității de Stat Ruse pentru Științe Umaniste (IAI Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste), datorită căruia în „Sistemul de informații și referință al industriei arhivelor” a colectat aproape toate actele juridice, documentele de reglementare și a publicat metodologie unică recomandări care guvernează tehnologia de creare a documentelor și organizarea lucrului cu acestea. CONCLUZIE

Relația dintre organizații, instituții, comunicarea documentelor de afaceri la toate nivelurile ar trebui să se desfășoare în conformitate cu reguli uniforme general acceptate. Lucrul cu documente în orice organizație, indiferent de forma organizatorică și juridică a acesteia, ar trebui să se bazeze pe bazele legislative, de reglementare și metodologice referitoare la problemele de documentare și lucrul cu documente. Suportul de documentare a conducerii este realizat de un serviciu special, care actioneaza ca unitate structurala independenta. Eficacitatea activității instituției de învățământ preșcolar depinde de calificarea lucrătorilor de birou, de gradul de dotare a serviciului și de condițiile de muncă. În funcție de apartenența la o anumită grupă, instituția de învățământ preșcolar va avea propriul nume și va avea scopul corespunzător. Există distincții între termenul „documentație de management”, care subliniază componenta de tehnologie a informației în organizarea modernă a muncii de birou și este mai bine să-l folosești atunci când vine vorba de tehnologiile informatice pentru lucrul cu documente și termenul de „munca de birou”, care se foloseşte în principal pentru a descrie latura organizatorică şi metodele tradiţionale de lucru.cu documente. Munca de birou este una dintre funcțiile de management bazate pe o organizare științifică cu utilizarea tehnologiei moderne și trăim într-o eră a progresului științific, unde totul se bazează pe îmbunătățirea noilor tehnologii care ne vor ajuta în continuare în munca noastră. Instituțiile serviciului arhivistic de stat oferă ministerelor și departamentelor asistență organizatorică și metodologică în implementarea sistemelor de stat de suport documentar al managementului, în organizarea sistemului de suport documentar, convin asupra documentelor standard și sectoriale de reglementare privind sistemul de suport documentar, elaborarea documentelor metodologice pe anumite aspecte ale suportului documentelor pentru management.

Bibliografie

1. Boydachenko P.G. Serviciul Management Resurse Umane. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Managementul practic al personalului: un ghid pentru munca personalului. - M .: Jurist, 2006.

3. Standard de stat al Federației Ruse GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții „(aprobat prin decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 27.02.1998, nr. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st.)

5. Istrin V.A. Apariția și dezvoltarea scrisului. Moscova: 1965.

6. Kirsanova M.V. Munca modernă de birou: manual. indemnizatie. - M .: INFRAM, 2003 .-- 304 p. (serie „Învățămîntul superior”).

7. Kuznetsova T.V. Lucru de birou), Moscova: Intel-synthesis, 1999.

8. Reguli de bază pentru arhivele organizațiilor (aprobate prin decizia consiliului de conducere al Rosarkhiv din 06.02.2002).

9. Podlesnaya L.V. Documentarea activităților de management. Lucrări de birou, Moscova, 2004

10. Pshenko A.V. Suport documentare (lucru de birou): manual. Beneficiu. - M .: FORUM: INFA-M, 2003.-256s. (serie „Învățămîntul profesional).

11. Codul Muncii al Federației Ruse.

12. Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în organele executive federale / pregătire. Comitetul pentru arhive (aprobat prin decizia Guvernului Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 1547-r)

13. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” (20 februarie 1995 N24-FZ).

14. Legea federală din 02.05.2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a cererilor cetățenilor Federației Ruse”

15. Hobelkova L.N. Automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar // revista Otechestvennye arkhivy, nr. 6, 2008.- p.18-21.

Documentele au apărut odată cu apariția scrisului. Documentele păstrate pe teritoriul statului nostru încă din cele mai vechi timpuri mărturisesc documentarea diferitelor aspecte ale vieții indivizilor și ale statului.

Cronică, povestind despre relațiile vechiului stat rus (secolele IX-XII) și Bizanț, relatează conținutul acordurilor încheiate între ei. Aceasta indică prezența documentației diplomatice. Relațiile diplomatice au fost și ele consemnate în carte. Diplomă a confirmat identitatea ambasadorului, autoritatea acestuia de a semna acordul.

Sistem de documentare legală pliabil

În secolul al XI-lea. remarcabil monumente scrise ale dreptului rusesc: Adevărul rusesc, Adevărul lui Iaroslav, Adevărul lui Iaroslavici. Până la începutul secolului al XII-lea. au fost contopite în Scurt adevăr.

Este important de știut că marea importanță acordată protecției proprietății private a făcut necesară consemnarea faptului de a deține în diferite litere. Hrisele consemnau și privilegiile negustorilor, veniturile bisericii, diverse acorduri, testamente.

În perioada fragmentării feudale (secolele XIII-XV), dezvoltarea relațiilor feudale s-a înregistrat în lege privata(depozit, acte de vânzare pentru pământ și alte proprietăți, robie, ipoteci, servitori, pentru împrumut de bani, bunuri mobile și imobile, scrisori complete de vânzare în sclavie, scrisori de concediu la plecare la boda etc.) Relațiile dintre cei principatele au fost consacrate prin contracte mari si printi apanici. Sunt create monumente de drept scrise - scrisori de judecată... Autoritatea supremă a înregistrat instrucțiuni imperioase către subordonați în decret... Activitatea judiciară a fost însoțită de întocmirea listelor judecătorești de „scrisori legale, scrisori nejudiciare” ale lumii.

Vor fi prezenți funcționari - persoane care știu să lucreze cu documentele.

Documentele povestite pe materiale scumpe - pergament... Este de remarcat faptul că a fost făcut din piele de capră sau de vițel, iar cele mai bune soiuri au fost livrate din orașele hanseatice și din Grecia. Merită spus că, pentru a economisi bani, textul care își pierduse valoarea și sensul a fost curățat, iar foaia de pergament a fost folosită din nou.

Acesta este momentul acumulării de experiență în domeniul întocmirii documentelor, când s-au format tradiții în pregătirea documentelor, s-au stabilit metode de certificare a acestora - semnături, capse, sigilii, au apărut etapele redactării unui document - un proiect și o hârtie albă. În același timp, este imposibil să vorbim despre munca de birou ca un sistem de anumite reguli în timpul existenței vechiului stat rus și în timpul fragmentării feudale. Acest perioada de acumulare a tradiţiilor şi obiceiurilor în lucrul cu documentele oficiale.

în Rusia constă din mai multe perioade:

• munca de birou prerevoluționară (XVI - începutul secolului XX);
• munca de birou sovietică (octombrie 1917-1991);
• perioada post-sovietică (1991 - prezent)

Munca de birou în Rusia prerevoluționară

Munca de birou în Rusia pre-revoluționară include trei etape:

• prima etapă - munca de birou clerical (secolele XVI-XVII);
• a doua etapă - munca de birou colegial (sec. XIII);
• a treia etapă - munca de birou executiv (XIX - începutul secolelor XX)

Evenimente [[octombrie 1917 | octombrie 1917]]. a schimbat radical sistemul instituțiilor statului din Rusia. Organul suprem al puterii de stat a fost Congresul sovietic al Rusiei. Organul executiv dintre congrese era Comitetul Executiv Central All-Rusian (VTsIK) Organul suprem de conducere se numea Consiliul Comisarilor Poporului (Sovnarkom) Organele de conducere sectoriale erau comisariatele poporului (comisariatele poporului). comitetele (comitetele executive)

Primii ani ai puterii sovietice au fost marcați de căutarea unor reguli de organizare a muncii de birou care să îndeplinească sarcinile stabilite de noul guvern.

Au fost publicate decrete care reglementează procedura pentru activitatea legislativă (decretul SNK din 30 octombrie 1917 „Cu privire la procedura de aprobare și publicare a legilor”, decretul SNK din 18 noiembrie 1918 „Cu privire la momentul intrării în vigoare a legalizărilor și a ordinelor guvernamentale”). procedura de oficializare a documentelor oficiale sovietice a fost stabilită Rezoluția Consiliului Comisarilor Poporului din 2 martie 1918 „Cu privire la forma formelor instituțiilor statului”; procedura de utilizare a sigiliilor prin decrete ale Comitetului Executiv Central al Rusiei și ale Consiliului Comisarilor Poporului din 6 iulie 1922, vol. „Cu privire la procedura de utilizare a sigiliilor cu emblema statului”. Decretul Consiliului Apărării Muncitorilor „și Țăranilor” din 8 decembrie 1918 „Cu privire la executarea corectă și promptă a ordinelor guvernului central și eliminarea birocrației” a avut ca scop reducerea fluxului de documente și a dispus înlocuirea corespondenței. cu negocieri telefonice, acte de afaceri - mesaje telefonice si stabilirea controlului asupra tuturor documentelor administrative. Toate instituțiile sovietice erau însărcinate cu obligația de a îndeplini deciziile și ordinele guvernului central cu acuratețe și fără îndoială. Același scop a fost urmărit prin decretul „Cu privire la simplificarea muncii de birou și a corespondenței în instituțiile sovietice”, pregătit în decembrie 1918 de Conferința privind problema simplificării muncii de birou în instituțiile sovietice din cadrul Departamentului consilier juridic al Comisariatului Poporului de Stat. Control.

1920-1930 ani o perioadă specială în dezvoltarea muncii de birou sovietice, de când ϶ᴛᴏ vremea mișcării de masă numită organizarea stiintifica a muncii(NU) și organizarea stiintifica a muncii manageriale(NOUT) Mișcarea NOUT a avut un impact semnificativ asupra formării și dezvoltării muncii de birou.

În cadrul mișcării sale au fost deschise institute de cercetare: institutele Taganrog și Kazan de organizare științifică a muncii. Coordonarea lucrărilor la NOT a fost încredințată Consiliului pentru Organizarea Științifică a Muncii (Sovnot), creat în 1923 în cadrul colegiului Comisariatului Poporului al Inspecției Muncitorilor și Țăranilor (NKRKI).

În această perioadă au fost create organizații publice care s-au ocupat de probleme de management: Clubul Muncitorilor Administrativi, Asociația Lucrătorilor Contabili, Asociația Lucrătorilor în Management.

Cu excepția celor de mai sus, în cadrul mișcării pentru NOUT, celulele (birouri, sectoare etc.) ale NOUT sunt create în fiecare instituție și întreprindere mare.

Au fost publicate reviste, pe paginile cărora s-au luat în considerare problemele managementului și lucrului cu documente: „De reținut că tehnicile de management”, „Întrebări de organizare și conducere”, „Sistem și organizare”, „Timp”, „Organizarea muncii”. Este publicată multă literatură despre problemele muncii de birou. Printre acestea s-au numărat studii teoretice fundamentale și manuale privind documentele pentru studenți și practicieni.

În anii 1920 au fost emise acte juridice, în care, alături de alte lucruri, s-au reflectat și problemele de documentare: Constituția URSS din 1924 a clarificat tipurile de documente emise de organele puterii și administrației de stat, procedura de aplicare a acestora. publicare. Decretele Comitetului executiv central al URSS au stabilit dreptul republicilor și regiunilor naționale de a desfășura activități de birou în organele de stat în limbile lor naționale. Documentele trimise în afara republicii trebuiau scrise în două limbi: rusă și națională, sau numai în rusă.

Este important de știut că crearea unei societăți pe acțiuni sub NKRKI în 1925 a fost de mare importanță pentru dezvoltarea muncii de birou sovietice - Biroul de Stat al Clădirii Organizaționale(Orgstroy)

Principala activitate a lui Orgstroy a fost raționalizarea muncii de birou.

Pentru a implementa rezultatele dezvoltărilor în care a fost angajat Orgstroy, a fost necesară justificarea lor teoretică, bazată pe o bază științifică serioasă.

O astfel de instituție a fost creată în 1926 sub NKRKI Institutul de Inginerie Management(ITU)

ITU a lucrat îndeaproape cu Orgstroy. Metode și examinări, metode fundamentate științific de îmbunătățire a muncii de birou, dezvoltate de ITU, Orgstroy aplicate în practică, le-au introdus în activitățile instituțiilor: metoda observației directe, sondajului (interviul), activarea, fotografiarea, autofotografie a zi de lucru, timp. Toate aceste metode sunt utilizate în prezent în studiul sistemului de lucru de birou, analiza acestuia și elaborarea propunerilor de raționalizare.

V 1928 Municipiul ITU, împreună cu Arhiva Centrală RSFSR, a pregătit „Reguli de organizare a părții arhivistice a muncii de birou în instituțiile și întreprinderile de stat, profesionale și cooperative ale RSFSR”. Regulile au fost de mare importanță pentru organizarea stocării curente a documentelor în munca de birou și au stabilit și procedura de distrugere a acestora.

V 1931 Orașul ITU a elaborat un proiect de „Reguli generale pentru documentare și flux de lucru”, care implică introducerea unor reguli uniforme pentru munca de birou la scara întregii Uniuni. Aceasta a fost prima încercare de a crea un sistem unificat de muncă de birou, deoarece „Regulile generale...” urmau să devină baza normativă pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou pentru fiecare instituție și întreprindere sovietică. Dar, ca urmare a lichidării ITU în aprilie 1932, regulile nu au fost finalizate și aprobate. După lichidarea ITU în URSS, nu a existat un singur centru pentru dezvoltarea științifică a organizării muncii de birou.

În istoria muncii de birou, a început o lungă perioadă de reglementare departamentală a muncii cu documente oficiale, la ora ϶ᴛᴏ, fiecare departament a hotărât problemele organizării muncii de birou într-un fel.

Constituția din 1936 a avut un impact semnificativ asupra proceselor de documentare, pentru prima dată în anii puterii sovietice, a consolidat legislativ ierarhia documentelor de gestiune, definind clar ce tipuri de documente administrative anume autoritatea și organul de conducere, precum și instituțiile. , organizațiile și întreprinderile ar trebui să emită.

V 1943 Administrația Principală a Arhivelor din URSS a făcut o altă încercare de a crea standarde uniforme în lucrul cu documentele oficiale... A fost elaborat un proiect „Instrucțiuni pentru stabilirea părții documentare și protecția materialelor documentare în activitatea curentă de birou a instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor din URSS”. Totodată, documentul nu a fost aprobat pentru a doua oară.

În același an, primul lista documentelor tipice de management, care a stabilit termenii de depozitare a acestora. Lista a devenit baza pentru examinarea valorii documentelor atât în ​​munca de birou, cât și în arhivă.

Nu uitați că o etapă importantă pentru dezvoltarea muncii de birou sovietice a fost decizia Guvernului URSS din 1959 privind dezvoltarea unui sistem unificat de stat de muncă de birou pentru instituțiile și întreprinderile țării bazată pe utilizarea pe scară largă a mijloacelor tehnice. Prin decretul Consiliului de Miniștri al URSS din 25 iulie 1963 „Cu privire la măsurile de îmbunătățire a afacerilor arhivistice în URSS” a fost creat Institutul de Cercetare Științifică pentru Managementul Arhivelor și Afaceri de Arhivă (VNIIDAD), scopul principal al care a fost dezvoltarea Serviciului Unificat de Statistică de Stat.

Este important de menționat că în același timp începe problema pregătirii personalului: într-un număr de școli medii din anul universitar 1962/63. d. a început pregătirea studenţilor la specialitatea „Lucrări de birou”. În 1964, la Institutul de Istoric și Arhivă de Stat din Moscova (MGIAI), a fost deschis primul din Departamentul de Management al Arhivelor de Stat (FGD) al URSS, care pregătește specialiști cu studii superioare pentru a lucra pe suport de management documentar.

Din acel moment, VNIIDAD a dezvoltat un cadru normativ și metodologic pentru munca de birou, FGD (acum Facultatea de Documentare a Universității de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia) a pregătit specialiști pentru a lucra cu documente.

Rețineți că cooperarea strânsă dintre MGIAI și VNIIDAD a avut un efect semnificativ asupra dezvoltării muncii casnice de birou deja în anii 1970 - 1980. Au început studii sistematice, intenționate, ale problemelor teoretice și metodologice ale documentării, care au fost concretizate în dezvoltări aplicative specifice cu caracter național.

Nu uita că cel mai important dintre ei a devenit Sistemul de stat unificat al muncii de birou(EGSD), aprobat de Comitetul pentru Știință și Tehnologie al URSS în septembrie 1973.
Este de remarcat faptul că principalele prevederi ale Serviciului Unificat de Statistică de Stat sunt ϶ᴛᴏ un set ordonat științific de reguli, standarde, recomandări care au determinat și reglementat organizarea muncii de birou în instituțiile, organizațiile, întreprinderile URSS. Scopul său principal este de a îmbunătăți organizarea muncii de birou pe o bază unică prin introducerea unor forme și metode uniforme de lucru cu documentele.
Este de remarcat faptul că principalele prevederi ale Serviciului Unificat de Statistică de Stat au stabilit regulile de documentare a activităților de management (care se aplica doar documentelor organizatorice și administrative), au cuprins recomandări pentru organizarea muncii cu documente, au determinat bazele organizării muncii personalului de birou. și mecanizarea proceselor de birou. Pentru prima dată în ultimele decenii, a fost creat un sistem integrat de muncă de birou, care a fost de natură națională, dar, din păcate, nu a primit statut oficial.

V 1988 Conducerea URSS Glavarkhiv a aprobat cea de-a doua ediție, numită Sistemul de stat unificat pentru managementul documentelor (EGSDOU). Merită spus că prevederile EGSDOU s-au extins la toate sistemele de documentare, inclusiv documentele create prin tehnologia computerizată și micrografie.

A doua direcție semnificativă de îmbunătățire a muncii de birou a devenit unificarea și standardizarea compoziției și regulilor de procesare a documentației de management, care s-a dezvoltat activ din anii 1970.

Primele GOST pentru documentația organizatorică și administrativă (ORD) au fost puse în vigoare în 1972 - GOST 6.38-72 „Sistem de documentație organizațională și administrativă.
Trebuie remarcat faptul că principalele prevederi „și GOST 6.39-72” Sistemul de documentație organizatorică și administrativă. Formularul eșantion”.

În legătură cu dezvoltarea Sistemului Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD), aceste GOST au fost aprobate într-o nouă ediție în 1978 și în 1990 revizuite și combinate în GOST 6.38-90 „Sistem de documentare unificată. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte”. Standardele pentru ORD stabileau componența detaliilor, regulile de proiectare și amplasare a acestora, cerințele pentru formulare, pentru textele documentelor și documentelor produse cu ajutorul dispozitivelor de imprimare.

O zonă separată de îmbunătățire a muncii cu documente a devenit unificarea terminologiei utilizate în munca de birou și arhivare. Interpretarea termenilor a devenit lipsită de ambiguitate datorită introducerii GOST 16487-70 „Munca de birou și afaceri de arhivă. Rețineți că termenii și definițiile ”(revizuit în 1983 și 1998) Terminologia unificată face posibilă perceperea fără ambiguitate atât a documentelor de reglementare, cât și a celor metodologice și a literaturii speciale. Termenii oficiali sunt folosiți și în elaborarea documentelor de reglementare locale în orice organizație.

Începând cu anii 1970, tehnologia informatică a fost introdusă în management și începe dezvoltarea instrumentelor automate de management (ACS) pentru rezolvarea problemelor manageriale și de producție. Implementarea sistemului de control automatizat a necesitat unificarea documentelor. La mijlocul anilor 1970 au fost aprobate primele sisteme de documentare unificate (SDS), SDS sunt complexe de documente interdependente create după reguli și cerințe uniforme, care conțin informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. Material publicat pe site-ul http: //

Merită spus - o listă completă a USD este dată în Clasificatorul All-Union of Management Documentation (OKUD), publicat în 1983.

Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD) a fost inclus în USDD. Trebuie remarcat că acesta a inclus GOST 6.15.1-75 „Dispoziții de bază”, care a stabilit scopul și componența USORD, cerințele pentru formulare. și textele documentelor, regulile de aprobare și înregistrare a acestora; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, precum și Albumul formelor unificate de documente și orientări pentru utilizarea lor.

Semnificația specială a sistemului ϶ᴛᴏy constă în aplicarea sa aproape universală în instituții, organizații și întreprinderi.

În anii 1980 a fost revizuit cadrul normativ și metodologic pentru stocarea documentelor în munca de birou și arhive. În anul 1986 au fost publicate „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale”, care conţineau regulile de păstrare a documentelor, formarea documentelor în dosare, examinarea acestora, contabilizarea şi achiziţionarea arhivei. În anul 1989 a fost publicată „Lista documentelor tipizate întocmite în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor, instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, cu indicarea timpului de depozitare”, care constituia și un ghid practic pentru fiecare serviciu de conducere de birou în organizarea depozitului. a documentelor.

În anii 1980, au fost dezvoltate standarde de timp pentru munca de birou. Pe baza formulelor stabilite ale costurilor forței de muncă, a fost posibil să se calculeze compoziția cantitativă a lucrătorilor din serviciul de management al biroului.
Este demn de remarcat faptul că baza pentru el au fost standardele extinse de timp pentru munca de birou și standardele unificate de timp (producție) pentru munca dactilografată, lansate în 1988, dezvoltate de Biroul Central al Standardelor Muncii al Comitetului de Stat al URSS. pe probleme de muncă și sociale.

Munca de birou în Rusia modernă

Dezvoltarea muncii de birou în anii 1970 și 80 a stat la baza organizării muncii de birou în Federația Rusă.

Această a treia etapă din istoria muncii de birou este caracterizată, în primul rând, de schimbări semnificative în sfera socială și economică. Începând cu anii 1990, în Rusia a început crearea activă a organizațiilor neguvernamentale (societăți pe acțiuni, societăți cu răspundere limitată, întreprinderi unitare etc.) În majoritatea acestor organizații, munca de birou a fost creată din nou. De la începutul anilor 1990 în Federația Rusă a început să se dezvolte cadrul legislativ legislativ și de reglementare, care a stabilit cerințe atât pentru documente, cât și pentru lucrul cu acestea.

Responsabilitatea pentru ținerea înregistrărilor este de obicei încredințată secretarului. Această poziție nu necesită educație specială și, adesea, sunt angajați solicitanți cu experiență minimă de muncă. Dar managementul documentelor este o afacere responsabilă și importantă, funcționarea cu succes a unei întreprinderi depinde în mare măsură de acuratețea și corectitudinea acesteia.

Munca de birou poate fi:

• general - referitoare la activitatea principală a companiei,
• personal - pentru documentația privind personalul, întreținută de departamentul de personal,
• secret - găsit în unele structuri de stat și are standarde de conduită,
• electronic - atunci când o informație este transmisă în format digital.

Nu este dificil să stăpânești pe cont propriu elementele de bază ale muncii de birou. Este mai bine să începeți cu cel mai important și fundamental document - nomenclatorul cazurilor.

Nomenclatorul cazurilor

Acesta este un document care enumeră toate „cazurile” din organizație. În acest caz, un „caz” înseamnă o colecție de documente de afaceri de același tip sau direcție.

Nomenclatura este un sistem care vă permite să analizați activitățile documentare ale unei întreprinderi. Pentru a-l compila, trebuie să determinați o listă cu toate soiurile disponibile de documente. Apoi combinați-le în direcții.Fiecărui tip i se atribuie un număr - un cod, acesta poate consta din mai multe numere sau litere, de exemplu, un număr, un an sau chiar o lună de publicare, dacă volumul documentelor este semnificativ.

De exemplu: 01 / BU / 2017, unde 01 este numărul în ordine, BU este departamentul de contabilitate, 2017 este anul. Se mai indică perioada de păstrare și locul în arhivă în care se va preda cazul acolo. Nomenclatorul poate fi aprobat pentru o anumită perioadă - pentru un an, 3 ani sau 5 ani, dacă nu sunt prevăzute modificări. Înainte de aprobare, conținutul nomenclatorului trebuie verificat de șefii de departamente în ceea ce privește activitatea lor.

Se întocmește un nomenclator în scopul arhivării convenabile a lucrărilor, precum și pentru introducerea cazurilor în sistem. Ajută la conturarea bazelor muncii de birou în mod concis, reflectă principalele tipuri de documente de afaceri, ținând cont de caracteristicile întreprinderii. De obicei, este compilat sub forma unui tabel - numele cazului, codul (numărul), locul în arhivă, perioada de stocare. Este mai bine să grupați cazurile pe tipuri, departamente ale publicării lor.

Tipuri de documente în organizație

Numărul de cazuri și tipurile de documente este direct legat de specificul activităților companiei. Adesea, fluxul de lucru este împărțit în blocuri, care sunt efectuate de specialiști în domeniile de lucru. Dar există o listă tipică pentru orice companie, fie ea comercială sau de stat:

Inbox - incoming la organizatie din exterior - tot ce a venit prin posta, cu curieri, livrat personal de reprezentantii altor organizatii.

Outgoing - trimis de la organizație - totul se adresează altor persoane juridice, precum și persoanelor fizice (răspunsuri, scrisori, decizii).

Intern - nu în afara organizației, reglementând activitatea întreprinderii (comenzi, ordine, reglementări, reglementări etc.).

De regulă, pentru fiecare tip se ține un jurnal de înregistrare separat, în care se consemnează numărul în ordine, data, denumirea, de unde provine documentul sau unde a fost expediat și numele responsabilului.

Dacă jurnalul înregistrează documente înmânate angajaților, se lasă un câmp de semnătură în primire. De asemenea, se poate face o notă în jurnal, caz în care, conform nomenclatorului, s-a depus un exemplar pentru păstrare.

De asemenea, organizația poate păstra jurnalele călătoriilor interne de afaceri, contabilizarea returnării cheilor, ora sosirii la locul de muncă și chiar apelurile telefonice. Uneori, numărul de cărți de înregistrare duce la întocmirea unui jurnal de bord. Totul depinde de nevoie și de practica existentă la întreprindere.

Revistele trebuie numerotate, cusute și sigilate, acest lucru se face pentru a exclude posibilitatea înlocuirii foii.

Păstrarea înregistrărilor - elementele de bază ale muncii de birou și ale fluxului de lucru. Numărul de jurnale și cazuri depinde de nevoile companiei și de dorința de a înregistra toate lucrările.

Regulament privind fluxul documentelor

După elaborarea nomenclatorului de cazuri și a listei revistelor necesare, este rezonabil să se întocmească un Regulament privind fluxul de lucru al organizației. Acesta este un regulament care explică regulile de compilare, transfer, arhivare a tuturor documentelor disponibile. Descrie procedura pentru fiecare flux de documentație și stabilește un calendar pentru transferul acestuia de la un departament la altul.

Exemplu de declarație

Regulamentul va ajuta la evitarea confuziei, transferul de responsabilitate și pierderea documentelor de afaceri importante. Pentru fiecare flux, este prescrisă o rută - de exemplu: publicare, aprobare, înregistrare, trimitere către destinatar, depunere în arhivă.

Sigilii și ștampile

Adesea, noii veniți, și nu numai ei, nu își pot da seama în ce cazuri este nevoie de sigiliul unei organizații și în care nu. Răspunsul este foarte simplu: formularele de ieșire sunt certificate printr-un sigiliu, deoarece prezența unui sigiliu atestă originea scrisorii. Hârtiile interne nu necesită imprimare așa cum sunt semnătura manualului este suficientă în acest caz.

Documentele primite după înregistrarea lor sunt transferate managerului pentru a lua o decizie și a numi o persoană responsabilă cu executarea sau răspunsul. De asemenea, nu au nevoie de sigiliu. Sigiliul și ștampila nu trebuie confundate. Ștampilele pot fi foarte diferite, de la „Nr. primit...” la „Copiarea este corectă”, și nu au forță legală. Este doar un instrument auxiliar pentru munca secretarului.