Kuruluş için kaydedilmesi gereken acil sorularınız mı var? Bu durumda yazılı itirazda bulunmak zorunludur. Ancak her şey göründüğü kadar basit değildir. Yetkili bir iş mektubu yazmak tam bir bilimdir. Ve herkesin bunu derlemenin temel becerilerini öğrenmesi veya hatırlaması zarar vermez.
Öncelikle bir kuruluşa mektup yazmanız veya talepte bulunmanız için size en uygun yönteme karar verelim. Çoğu zaman, çevrimiçi mesajlar İnternet kaynakları kullanılarak kullanılır. Bu şekilde bir mektup yazarsanız, onsuz yapamazsınız:- Dizüstü bilgisayar);
- Metin düzeltici;
- E-posta.
Elle yazma yöntemini kullanırsanız yazdırma için bir yazıcıya da ihtiyacınız olacaktır.
Mektup yazmanın ilk aşaması “başlıktır”. Sayfanın üst kısmında şunlar bulunmalıdır:- Başvurduğunuz kuruluşun adı;
- Kuruluşun yöneticisinin veya sorumlu kişinin tam adı;
- Kurum adresi;
- Başvuru tarihi;
- Başvuru şehri.
İstenilen "başlık" öğeleri ayrıca şirketin koordinatlarını da içerir - faks, telefon, adres E-posta, OKPO, OGRN, INN/KPI. İtirazın konusuna ve kuruluşun kendisine bağlıdır.
- Promosyon mektupları;
- Tavsiye mektubu;
- Bilgi mektupları;
- Kapak mektupları;
- Şükran günü mektupları;
- Tebrik mektupları;
- Talimat mektupları;
- Soruşturma mektupları;
- Talep mektupları;
- Cevap mektupları;
- Bildirim mektupları;
- Davet mektupları.
Kullandığınız itiraz türüne bağlı olarak içeriği doğru şekilde formüle edin. Örneğin, eğer beste yapıyorsanız olumlu geribildirim Kuruluşa başvurunuzun nedenini, tam olarak neyi beğendiğinizi vb. ayrıntılı olarak açıklamalısınız.
Portalımızdan indirin:
Önemli unsur bir kuruluşa mektup yazmak - "su atmayın" ve noktaya yazın. Düşüncelerinizi, mektubunuz şirket çalışanlarının ilgisini çekecek şekilde ifade edin. Bunu yapmak için iş görgü kurallarına uygun olarak özel "ilgi çekici kelimeler" kullanın. Ancak aşırıya kaçmamalısınız çünkü kişisel yazışmalardan değil, bir belgeden bahsediyoruz. Durumu kısaca açıklayın ancak okunabilir hale getirin. Konuşma yasaya uygunlukla ilgiliyse, Rusya Federasyonu yasalarına atıfta bulunduğunuzdan emin olun. Açıklarken çatışma durumu Olayı tırmandırmaya yönelik bir dizi önlem önerisi memnuniyetle karşılandı.
Doğru kuruluşa yetkin bir şekilde bir mektup hazırlamak, itirazınızın başarısının anahtarıdır. Yukarıda açıklanan tüm noktaları dikkatlice inceleyin ve çalışmaya başlamaktan çekinmeyin. Mektubun yazım, noktalama ve üslup hataları içermemesi gerektiğini unutmayın.
Yönetmene yazılan mektup kısa ve öz olmalıdır. Çok sayfalı anlatımlar yazmamalısınız. Örnek mesajı bu bağlantıdan ücretsiz olarak indirebilirsiniz.
Yönetmene mektup kurumların farklı içerikleri olabilir. Karşı taraflardan gelen iş talepleri, kuruluş çalışanlarının yöneticilere yazılı olan yerel mesajları, telefon görüşmelerinden ve sözlü görüşmelerden daha etkilidir. Kağıt üzerindeki bilgi kaynağı, yöneticilerin masalarında, şirket arşivlerinde saklanır ve bir gün talep görür.Talep şablonu doğrudan bağlantı üzerinden ücretsiz olarak indirilebilir.
Yönetmene yazılan mektup kısa, açık ve anlamlı olmalıdır. Çok hacimli metinler veya çok sayfalı yeniden anlatımlar yazmamalısınız. Bunun istisnası iddialardır. Kimse sıradan tekliflerle ve düzenli kitapçıklarla ilgilenmiyor. Yönetmene yapılan itiraza benzersizlik kazandırılmalı, ana öz birkaç satırda vurgulanmalıdır. İçeriği yazdıktan sonra hazırlık yapmalısınız. Daha fazla gelişme olaylar. Metne ilgi duyan bir kişi birçok soru soracaktır. Önceden hazırlanmış düşünceli cevaplar sunuma iyi bir katkı sağlayacak ve yazarın bu konudaki yetkinliğini vurgulayacaktır.
Yönetmene yazılan mektupta zorunlu noktalar
:- Sağ üst kısımda yöneticinin pozisyonu ve tam adı belirtilerek muhatabın adı yazılır;
- Aşağıda kendi bilgileriniz ve iletişim telefon numaralarınız bulunmaktadır;
- Sayfanın ortasına, kibar ifadeler kullanılarak yönetmenin adı ve soyadına göre bir adres girilir;
- Giriş kısmı bir veya iki satırdan oluşur;
- Girişten sonra hemen anlatıma geçmeniz gerekiyor;
- İçeriğin her kelimesi defalarca düşünülmeli ve kontrol edilmelidir;
- Altta yazım tarihi, imza ve transkript yer alır;
Kullanarak İş yazışmaları sadece ticari faaliyetlerin koordinasyonu değil, aynı zamanda belirli bir kuruluş için çeşitli raporlama denetimleri sırasında talep edilecek gerekli bilgilerin toplanması da gerçekleşir. Bu nedenle, her şeyden önce idari çalışanların görevleri, çeşitli iç talimat ve formların geliştirildiği iş belgelerinin doğru şekilde tutulmasını içerir. Standart formun avantajı, kişinin otomatik olarak doldurması ve böylece kendisinin ve şirketin zamanından tasarruf etmesidir.
Ticari yazışmalar şunları içermelidir:
Güvenilir ve eksiksiz bilgi;
- özet anlatım eksikliğinden dolayı;
- nötr ama dostane bir hitap tonu;
- belirtilen gerçeklerin duygusal bir değerlendirmesi değil, mantıksal bir zincir.
Nasıl yazılır iş mektubu?
En önemli şey, belirli bir durum için ne tür bir iş mektubunun uygun olduğuna karar vermektir. Bunun birkaç türü vardır:
Hatırlatma;
- Onayla;
- ret;
- ön yazı;
- davet;
- garanti;
- bilgilendirici;
- bildirim ve sipariş mektubu.
Kural olarak istek, teklif, itiraz, talep veya talep içeren iş mektupları yanıt gerektirir.
İş mektubu yazma kuralları.
Kusursuz iletişim tekniklerine rağmen örtülü saygısızlık hala ortaya çıkacağından, iş mektubunun tonu çok önemli bir duygusal yük taşır. Reddetme içeren bir iş mektubu yazarken özellikle dikkatli olmalısınız. Bu durumda reddi mektubun en başında belirtmemelisiniz. Mesajınızın ilk kısmında kendi bakış açınızı destekleyen ikna edici argümanlara yer vermelisiniz; bunun için gibi formülleri kullanabilirsiniz.
- “Maalesef talebinizi karşılayamıyoruz”;
- “Çok üzgünüz ancak isteğinizi karşılamak mümkün değil” vb.
Reddederken, görevimizin reddetmek olduğunu ancak bir müşteriyi, ortağı vb. kaybetmemek olduğunu hatırlamak önemlidir.
Yani, bir iş mektubu yazmanın temel kuralları:
Mektubun özünü doğru anlamak için muhataplara gönderilen talebin metinde birkaç kez tekrarlanması gerekir;
- ret mektubunda bu talebin karşılanamamasının nedenlerini belirtmek önemlidir;
- bir teklifi reddetmek bir reddetme formülüdür.
Ticari yazışmaların dili.
Ticari yazışma okuyucusunun, yazıldığı dili değil, yalnızca özünü kavraması önemlidir. Süreç boyunca geliştirilen bir iş mektubu yazma kurallarına hakim olmak bu durumda yatıyor. uzun yıllara dayanan deneyim.
Bir iş mektubunda şunu unutmamak gerekir:
Tüketilmesi gerekir basit kelimeler aynı zamanda içeriği fakirleştirmeden;
- sıfatlar yerine fiilleri daha sık kullanın - bu, mektubun metnini dinamik hale getirecektir;
- Detaylara girmeden ve mantık yürütmeden, adresin anlamına yakın kalmak;
- okuyucunun dikkatini dağıtacağından uzun cümleler kullanmayın;
- ifadeler arasındaki geçiş mantıklı ve görünmez olmalıdır;
- mümkün olduğunca az zamir kullanın.
Bir iş mektubu okuryazarlık ve üslupla ayırt edilir.
Ticari yazışmaların hazırlanması.
İş mektubu yazarken şunu unutmayın Üst kısmı Antetli kağıt için (1/4 sayfa A4) boş bırakılmalıdır. Ayrıca üst köşe Mektup, özel bir giden posta günlüğüne kaydedilen giden numarayı ve tarihi gösterir.
Sol alt köşede yöneticinin pozisyonu, soyadı ve imzası belirtilir ve sayfanın en sonunda iş mektubunu yürüten kişinin soyadı ve telefon numarası belirtilir. Ek Bilgiler.
Dolayısıyla bir iş mektubu üç bölümden oluşur: talebin özü, gerekçesi ve destekleyici bilgiler.
Bir mektuba cevap verirken içeriğin ilk kısmında muhatabın son mektubuna bakmalısınız. Yabancı yazışmalar varsa, daha iyi netlik sağlamak için mektuba, bağlantısı bu mektupta belirtilecek olan bir kitapçık eklemek gerekir. Böyle bir mektubu işbirliğiniz için şükranla ve “Saygılarımla (isim)…” ifadesiyle bitirmek çok önemlidir.
İş mektubu resmi temsilcinizdir. Bir iş mektubunun içeriğinin yanı sıra doğru biçimlendirilmesi de çok önemli, bilindiği üzere “kıyafetleriniz sizi karşılıyor.” Bir iş mektubu yazma prosedürüne bakalım.
Biçim
Kuruluşun resmi antetli kağıdında bir iş mektubu düzenlenmelidir. Formun üstbilgileri ve altbilgileri aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Kuruluşun adı;
- kuruluşun fiziksel adresi;
- telefon ve faks;
- web sitesi ve e-posta.
Form ayrıca kuruluşun ayrıntılarını ve logosunu da içerebilir.
Tüm bu bilgilere sahip olmak, alıcının göndereni hızlı bir şekilde tanımasına ve cevap mektubunu doğru adrese göndermesine olanak tanır.
Alanlar
Bir iş mektubunun kenar boşlukları olmalıdır: solda - yaklaşık üç santimetre, sağda - yaklaşık bir buçuk. Standart Microsoft Word formlarını kullanmanızı tavsiye ederiz. Alanlar, muhatabın alacağı olası notlar ve mektubun bir arşiv klasörüne dosyalanması için gereklidir.
Kayıt numarası
Mektubun yönetici tarafından imzalandığı tarihi içeren mektubun kayıt numarası size kolaylık sağlamak için gereklidir. Örneğin başka bir kuruluşa mektup göndermeye karar verdiniz ve ona tarih ve numara atamadınız. Ve eğer bu şirket günde birkaç bin mektup alırsa mesajınızın akıbetini nasıl takip edeceksiniz? Genellikle tarih ve numaraya göre aranır. Bu özellikle aşağıdakiler için geçerlidir: Devlet kurumları. Yanıt mektubunun, kendi giden numarasının yanı sıra, yanıt olduğu gelen mektubun numarasına ilişkin bilgileri de içermesi gerekir. Kayıt numarası mektubun sol üst köşesine yerleştirilir. Doğal olarak her organizasyonda gelen ve giden mektupların dikkatle kayıt altına alınması gerekir.
Örnek:
Ref. Girişte 28 Temmuz 2008 tarih ve 546 sayılı yazı bulunmaktadır. 25 Temmuz 2008 tarih ve 321 Sayılı
Mektup başlığı
Muhataba yapılan itirazı içeren mektubun başlığı, kayıt numarasının hemen altına yerleştirilir ve genellikle şu şekilde biçimlendirilir: muhatabın konumu ve tam adı, mektubun sağ üst köşesine yazılır. İtirazın kendisi mektubun ortasına yazılır ve biter Ünlem işareti. Başlık kalın harflerle yazılabilir.
Örnek:
CEO'ya
LLC "Rasvet"
Miloslavsky P.N.
Sevgili Pavel Nikolayeviç!
Yazı tipi
Bir mektubun yazı tipi, alıcının algısını temel olarak etkiler. Yazı tipi çok küçük veya çok büyük olmamalıdır. Aynı zamanda mektubun tamamı boyunca aynı olmalıdır. Standart uygulama, Times New Roman yazı tipinin 12 punto ile tek satır aralığıyla kullanılmasıdır. Ama eğer muhatabın olduğunu biliyorsan zayıf görüş, önemsediğinizi gösterin - mektubun yazı tipini artırın.
Kişisel iş mektupları (davetiye, tebrik, taziye vb.) için yazı tipi seçimine daha yaratıcı yaklaşabilirsiniz.
Sayfa numaralandırma
Sayfa numaralandırması özellikle 2 sayfadan uzun mektuplar ve özellikle ek içerenler için önemlidir. Microsoft Word metin düzenleyicisinde sayfaları numaralandırırken “Üstbilgi/Altbilgi” - “Otomatik Metin Ekle” - “Sayfa” fonksiyonunu kullanmanızı öneririz. Her şeyden hayır.” Bu, alıcının mektubun toplam hacmini doğru bir şekilde değerlendirmesine ve sayfaların sırasını karıştırmamasına olanak tanıyacaktır.
Numaralandırma sayfanın sağ alt köşesine yerleştirilir.
Sanatçı bilgileri
Yükleniciye ilişkin bilgiler, şirketin üst düzey yöneticileri ve bölüm başkanları tarafından imzalanan tüm iş mektuplarında yer almalıdır. Bu, alıcının, gönderen şirketteki sorunu çözmekten sorumlu belirli bir uzmanı hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanıyacaktır.
Yüklenici hakkındaki bilgiler onun tam adını (tercihen tam olarak, aksi takdirde karşı tarafınızın ek bilgi edinmek için gerekli olabilecek bir telefon görüşmesi başlatması zor olacaktır) ve bir iletişim telefon numarasını (iş veya cep telefonu) içermelidir. Ayrıca bir e-posta adresi vermeniz de tavsiye edilir.
Mektubun en sonunda imzadan sonra sanatçıya ait bilgiler yazılmaktadır. Yazı tipinin boyutu, mektubun ana metninin yazı tipinden bir veya iki birim daha küçük olmalıdır.
Uygulamalar
Mektup ekler içeriyorsa, bunlar ayrı sayfalar. Bu durumda, sayfaların numaralandırılması belgenin tamamı için ortak olabilir veya ana harf ve her ek için ayrı olabilir. Eklere ilişkin bilgi, imzadan önce ana mektubun gövdesinde yer almalıdır.
Örnek:
Bu mektuba ek olarak 3 sayfada 2 belge bulunmaktadır:
1. tamamlanan çalışmaya ilişkin iki nüsha halinde kabul belgesi;
2. faturalar.
Samimi olarak, Baş Muhasebeci mobilya fabrikası "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.
Yükleniyor...