كيفية تحضير خطاب عمل. تخفيض الإيجار. أمثلة على الرسائل باللغة الإنجليزية في المراسلات التجارية

يتم تجميع خطابات العمل عند التواصل مع الشركاء لأي سبب تقريبًا. يمكن العثور على أمثلة وقواعد جاهزة لصياغة مثل هذه المستندات في المقالة.

يمكن تعريف خطاب العمل على أنه مستند يتم إرساله نيابة عن الشركة بأكملها إلى شركة أخرى أو رائد أعمال فردي أو فرد (على سبيل المثال ، مستثمر). في الواقع ، أي مراسلات شركة هي خطابات عمل. الغرض منها مختلف تمامًا:

1. حول التعاون.
2. التعاون والتفاوض.
3. تذكير بضرورة الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في العقد.
4. شرح لموقفهم ، وردًا على رسالة سبق إرسالها والعديد من الرسائل الأخرى.

عادة ما يتم وضع المستند على ورق الشركة ، ويُسمح بإرساله عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، إذا كان للشريك أهمية خاصة ، فمن الأفضل طباعته على ورق سميك وعالي الجودة وتسليمه شخصيًا أو بالبريد. يشبه هيكل الرسالة مستند عمل نموذجي - يمكنك تمثيله بشكل تخطيطي بهذه الطريقة.

ما الذي تبحث عنه عند الرسم

لا توجد قواعد وعينات محددة لمثل هذه الرسائل ، لذا يعتمد هيكلها وحجمها وتصميمها إلى حد كبير على الحالة المحددة. على سبيل المثال ، سيكون خطاب الإشعار موجزًا ​​إلى حد ما (3-4 فقرات) ، وقد تستغرق توصية الموظف أو اقتراح العمل أكثر من صفحة واحدة.

ومع ذلك ، هناك العديد من القواعد العامة التي يجب الانتباه إليها عند إعداد الورقة:

1. الوثيقة نفسها ليس لها أي قوة قانونية ، ومع ذلك ، يتم وضعها وفقًا لجميع قواعد التسجيل. يجب أن يتوافق هيكلها وأسلوب عرضها مع المبادئ المقبولة عمومًا لتدفق المستندات الحديث.
2. المقترحات مبنية بشكل منطقي وبتسلسل واضح. العبارات المزخرفة والمعقدة والعاطفية وحتى العامية غائبة. الدرجة اللونية محايدة.
3. يتم إجراء العرض التقديمي دائمًا من شخص واحد فقط - إما بصيغة المفرد ، إذا كان النص مكتوبًا مباشرة من الرأس ، أو بصيغة الجمع ، إذا كان مكتوبًا نيابة عن الشركة بأكملها.
4. تمت مناقشة الغرض المحدد من التجميع والإجراءات المتوقعة من المرسل إليه (إرسال رد ، والنظر في ترشيح موظف ، والموافقة على المفاوضات ، وإرسال مستند ، وما إلى ذلك).
5. لا تعكس الورقة المصالح الفردية للمدير أو غيره من الموظفين ، بل تعكس أهداف الشركة كفريق. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء اتصال شخصي ، فمن المستحسن القيام بذلك بشكل مختلف وعدم وضع نفسك كممثل للشركة.

أعلى 5 أخطاء إملائية

يمكن تقسيم الأخطاء إلى مجموعتين كبيرتين - يرتبط بعضها بالكتابة كنص (انتهاك المنطق والمفردات والمعايير اللغوية الأخرى) ، والبعض الآخر - في انتهاك لقواعد السلوك المهنية:

1. لا يُسمح بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم - يجب دائمًا فحص نص الرسالة مرة أو مرتين على الأقل قبل الإرسال.
2. انتهاك أسلوب العمل في العرض ، وجود عبارات عاطفية ، التهذيب المفرط أو ، على العكس ، الخطورة.
3. نغمة سلبية - حتى التهديدات يجب أن تكتب بدون كلمات غير ضرورية - على سبيل المثال: "نحتفظ بالحق في الذهاب إلى المحكمة في غضون 30 يومًا من تاريخ استلامك لهذه الرسالة."
4. حجم كبير جدًا أو ، على العكس من ذلك ، صغير جدًا. عادة يمكن احتواء كل النص في صفحة أو صفحتين. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن الشريك لا يحتاج إلى نقل جميع المعلومات المهمة. البيانات الضخمة والرسوم البيانية وأشكال الوثائق يمكن أن تؤخذ في التطبيقات.
5. حرمان المحاور من حق الاختيار. على سبيل المثال ، يجب ألا تكتب: "يرجى النظر في النسخة النهائية من العقد والموافقة عليها".

عبارات نموذجية للقالب

يعد استخدام العبارات القياسية النموذجية لخطاب العمل في النص أمرًا طبيعيًا تمامًا بل ومرغوبًا فيه. فيما يلي قائمة بأكثر الكليشيهات شيوعًا المستخدمة في المواقف المختلفة.

قارة	العبارة
تنويه	نبلغ / نبلغك / نبلغ / نخطر
شرح السبب والدافع	بناءً على / وفقًا / فيما يتعلق / بالترتيب / للسبب / في التأكيد / متابعة
طلب	أطلب منك اتخاذ إجراء / أطلب منك إبلاغ ، إرسال ، القيام ، تأكيد ...
التأكيد	نحن نؤكد / نشهد / نقبل الشروط الخاصة بك / لا تعترض على ...
يعرض	يوصي / عرض / دعوة / طلب
	نحن نضمن
رفض	اضطررنا للرفض لسبب ما / نرفض عرضك بسبب ...
استنتاج	نطلب بجدية / نأمل في التعاون والتفاهم والمساعدة / نطلب منك العذر والتوجيه والقيام ...

2019 عينات

فيما يلي بعض الأمثلة الجاهزة للرسائل التي يمكنك التركيز عليها عند كتابة نسختك الخاصة.

طلب البيانات

طلب

عرض تجاري

خطاب الضمان

مطالبة

يشكر

اعتذارات

خطاب الخدمة هو مستند يمثل جزءًا لا يتجزأ من الاتصالات التجارية. في أغلب الأحيان ، يتم نقلها عن طريق الخدمة البريدية وتعمل كطريقة خاصة لتبادل المعلومات.

مفاهيم أساسية

المراسلات التجارية مطلوبة لحل مختلف القضايا الاقتصادية أو الإنتاج. بمساعدتها ، تتواصل المؤسسات والمنظمات مع البيئة الخارجية: الشركاء أو العملاء أو الوكالات الحكومية. عادة ما يتم استخدام خطاب الخدمة لهذا الغرض.

هذه هي الطريقة التي يتم بها تسمية المستند المكتوب بشكل عام ، والذي يمكن أن يكون:

• من خلال الرد على الرسائل أو الاستفسارات المستلمة مسبقًا ؛
• الأوراق المصاحبة المرسلة إلى المرسل إليه مع المستندات أو المواد الأخرى ؛
• خطاب مبادرة ، في حالة استحالة طريقة أخرى للاتصال.

كل خيار من الخيارات المدرجة له ​​خصائصه الخاصة. ومع ذلك ، هناك قواعد عامة يتم بموجبها عادة صياغة أي خطاب خدمة. هذا أمر مفهوم ، لأنه مع المراسلات التجارية ، على سبيل المثال ، غالبًا ما يبدأ إبرام معظم المعاملات. يمكن أن يخلق المستند الذي تم تنفيذه بشكل صحيح انطباعًا إيجابيًا عن المرسل إليه لشريك مستقبلي محتمل.

أنواع خطابات العمل

اعتمادًا على المعلومات التي يحتوي عليها خطاب الخدمة ، يمكن أن يكون:

1. مصاحب. في حالة احتوائه على رسالة تفيد بوجود حزمة تطبيقات له.
2. رنان. أي أنه يعبر عن عدم الرضا عن حالة معينة (مطالبة).
3. إرشادي. يوفر النص إرشادات محددة.
4. ضمان. يؤكد المرسل الوفاء في المستقبل بالالتزامات المنصوص عليها في المستند.
5. معلوماتية. تحتوي الرسالة على معلومات قد تهم المرسل إليه.
6. دعاية. يتم توفير معلومات لجذب التعاون.
7. عن طريق خطاب الإخطار. معلومات حول سير الأحداث العامة.
8. رسالة تأكيد. الحصول على مستندات أو مواد معينة.
9. عن طريق خطاب الطلب. يحتوي النص على نداء لحث المرسل إليه على اتخاذ إجراء.
10. عن طريق الرسالة والرسالة. في ذلك ، يقدم المرسل معلومات محددة ذات اهتمام مشترك للأطراف.

الغرض من هذه الوثائق هو الحفاظ على الروابط بين المنظمات أو وحداتها الهيكلية.

إعداد خطاب مطالبة

في مسائل التعاون ، تنشأ أحيانًا حالات عندما لا يفي أحد الطرفين ، لسبب أو لآخر ، بالتزاماته. في هذه الحالة ، يرسل الشريك أولاً خطابًا إلى الطرف المقابل. في ذلك ، كقاعدة عامة ، يعرض مقترحاته للقضاء على انتهاك حقوقه القانونية. هذه رسالة خدمة. يمكن إعداد عينة من هذه الوثيقة بشكل تعسفي. في هذه الحالة ، من الضروري مراعاة النقاط التالية:

1. يجب أن تكون رسمية وعملية مع التركيز على الشراكة.
2. يجب التعبير عن جوهر الادعاء بوضوح شديد.
3. أثناء عرض المعلومات ، تحتاج إلى العمل بشكل مقنع مع حقائق محددة.

يجب أن يحتوي خطاب المطالبة على:

• تفاصيل المرسل (الاسم وعنوان المرسل وأرقام الهواتف للتواصل) ؛
• معلومات كاملة عن المرسل إليه ؛
• وصف للظروف التي حدثت فيها حالة النزاع ؛
• الإشارة إلى القواعد القانونية التي ، من جانبها ، قد انتهكها الطرف المقابل ؛
• متطلبات محددة لإزالة الانتهاك مع الإشارة إلى توقيت تنفيذها ؛
• العواقب التي يمكن أن تحدث إذا تهرب الطرف الخصم من إعدامه.

يجب إيلاء اهتمام خاص لكيفية إعداد خطاب الخدمة. يجب تصميم النموذج بحيث لا يعتبره الدخيل تهديدًا. يجب أن نتذكر أن هذا مجرد تذكير قانوني.

قواعد التسجيل

يجب إيلاء اهتمام خاص لتصميم خطابات الخدمة. صحيح أن القانون لا ينص على أي قواعد وأنظمة صارمة لهذا الغرض.

على الرغم من ذلك ، عند إعداد مثل هذه المستندات ، من الضروري مراعاة النقاط الإلزامية التالية:

1. يجب أن يكون أي خطاب خدمة على ورق ذي رأسية. تم تطويره مسبقًا من قبل متخصصين كتابيين وتمت الموافقة عليه بأمر من رئيس المؤسسة.

2. يجب أن يحتوي المستند على تفاصيل معينة:

2.1. معلومات عن المستلم والمرسل.

2.2. الرقم الصادر وتاريخ هذه الرسالة. هذا مطلوب للتسجيل.

2.4 عنوان.

2.5 معلومات حول توفر أي تطبيقات مع بيان أسمائها وأرقامها.

2.6. معلومات عن الشخص الذي وقع على هذه الوثيقة (المنصب والاسم الكامل).

3. ينبغي النظر في سؤال واحد فقط في الرسالة. سيجعل وجود العديد من الموضوعات من الصعب اختيار فنان.

4. ينبغي تقديم المعلومات بأكبر قدر ممكن من الإيجاز والوضوح. من المستحسن ألا يشغل النص أكثر من صفحتين.

5. أشر بشكل صحيح إلى تفاصيل المستلم. إذا كنا نتحدث عن منظمة ، فيجب عليك الالتزام بالتسلسل التالي:

5.1 اسم الشركة (في الحالة الاسمية).

5.2 الوحدة الهيكلية (إذا لزم الأمر).

5.3 موقف المرسل إليه (في حالة DATIF).

5.4. الأحرف الأولى من اسمه.

5.5 العنوان البريدي للشركة.

6. إذا كان هناك عدة متلقين ، فسيتم الإشارة إلى العنوان الرئيسي أولاً ، ثم جميع العناوين الأخرى.

إذا أخذنا في الاعتبار كل هذه النقاط ، فلن يكون تسجيل خطابات الخدمة ، من حيث المبدأ ، أمرًا صعبًا.

ترتيب العرض

من أجل إعداد المستند بشكل صحيح ، من الضروري مراعاة ترتيب معين لعرض المعلومات فيه. على سبيل المثال ، يمكنك التفكير في خيار كيفية كتابة خطاب خدمة الرد. بادئ ذي بدء ، عليك أن تتذكر أنه وفقًا لقواعد الآداب ، عليك الرد على المعلومات في غضون 24 ساعة من لحظة تلقيها. إذا كنا نتحدث عن رسالة إلكترونية ، فلن يكون الوقت الأمثل أكثر من ساعتين. في حالة عدم إمكانية الالتزام بهذه القاعدة ، فمن الأفضل إرسال رسالة مناسبة إلى الشريك.

في الواقع ، ستتألف الرسالة نفسها من جزأين:

1. استهلالي. يشرح المرسل الموضوع والسبب والأساس لكتابته. يمكنك هنا الرجوع إلى الأعمال المعيارية ، التي ، وفقًا للقانون ، بمثابة أساس لتقديم استجابة. بالإضافة إلى ذلك ، يجدر الانتباه إلى بعض النقاط المتعلقة بالوضع المعني. سوف يساعدون في الكشف عن جوهر القضية.
2. الرئيسي. هذا الجزء عن التوضيح والإقناع. يجب أن يكون النص واضحًا وواضحًا وموجزًا ​​، ويجب التحقق من الحقائق المقدمة وموضوعية. إذا لزم الأمر ، يمكن تأكيدها بأرقام حقيقية.

وعادة ما يتبع هذا النص قائمة بالمرفقات. تنتهي الوثيقة بتوقيع المرسل. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب خدمة حتى لا تسيء إلى المرسل إليه. أولا ، من المستحسن البدء في مخاطبته بعبارة "عزيزي". ثانيًا ، يمكنك استخدام الظروف في النص مثل "دراسة جملك بعناية" أو "التحقق بعناية من تعليقاتك". هذا النوع من الآداب لن يفيد إلا الطرفين.

إجراء

كتابة خطابات الخدمة هي مسؤولية الكتبة أو السكرتارية أو غيرهم من الموظفين الذين تم تكليفهم بهذه الواجبات. للوصول إلى العمل ، يجب أن يلتزموا بتسلسل معين في أفعالهم. عادة ما تمر عملية إعداد مثل هذا المستند بالمراحل التالية:

1. دراسة وافية لظروف القضية. من الضروري امتلاك الموقف بالكامل من أجل تقييم الطرق الممكنة لحلها بشكل صحيح.
2. صياغة خطاب. من الضروري هنا مراعاة جميع المتطلبات الموضحة أعلاه.
3. تنسيق النص المعد. في بعض الأحيان يجب تحريره مع مراعاة تعليقات المدير. يمكنه تقديم بعض التوضيحات أو التوضيحات حول الموضوع.
4. موافقة رئيسها.
5. التسجيل النهائي وتوقيع الوثيقة.
6. تسجيل الخطاب.
7. إرسال المراسلات إلى المستلم.

فقط بعد اجتياز كل هذه المراحل ، سيتمكن الخطاب ، الذي يصل إلى المرسل إليه ، من إنجاز المهمة الموكلة إليه.

التنظيم الإلزامي

لإعداد خطاب خدمة ، من الضروري مراعاة وجوب طباعة صفحته الأولى على نموذج خاص. بالنسبة للباقي ، يمكنك استخدام أوراق A4 فارغة عادية. هنا عليك أن تتذكر أن حقل النص نفسه له حدوده الخاصة: الجزء العلوي والسفلي 2 سم ، واليسار 3.5 سم ، واليمين 1 سم. يجب ألا تكسر الأحجام القياسية لتناسب المعلومات الموجودة على ورقة واحدة. من الأفضل اتباع جميع القواعد وإضافة صفحة إضافية فقط.

من الضروري أيضًا كتابة النص وفقًا لجميع القواعد:

1. للطباعة ، استخدم الخط القياسي Times New Roman. من الأفضل عدم استخدام خيارات أخرى.

2. يتم أيضًا تنظيم أحجام الخطوط:

• للنص الرئيسي - 14 ؛
• ترتيب الصفحة وعلامة الأداء - 12.

3 - يتم أيضا وضع المتطلبات وفقا للقواعد:

• تباعد الأسطر - 1 ؛
• تتم محاذاة النص "بالعرض" ؛
• يتم وضع الواصلات تلقائيًا ؛
• المسافة من رقم التسجيل إلى العنوان هي تباعد سطرين ، ومنه إلى النص الرئيسي - 3.

يعد الامتثال لهذه المعايير إلزاميًا للتصميم الصحيح لخطابات التعيين المناسب.

موقع المستلزمات

لإنشاء خطاب عمل قياسي بشكل صحيح ، يجب أن تعرف بوضوح المكان الذي يجب أن توجد فيه تفاصيله ومكوناته. ترد الإجابات على هذه الأسئلة في GOST R 6.30-2003. يصف بالتفصيل شكل خطاب الخدمة. في الواقع ، هذه عينة تقع فيها مجمل جميع تفاصيل المستند بطريقة معينة. مطلوب من أجل:

1. لتوحيد عملية إضفاء الطابع الرسمي على خطابات الخدمة (الأعمال).
2. تكون قادرًا على إعداد النماذج القياسية مركزيًا مقدمًا ، مع تقليل الحاجة إلى القيام ببعض الأعمال اليدوية.
3. تسهيل البحث المرئي عن المعلومات واختصاره.
4. توسيع إمكانيات معالجة الرسائل باستخدام الحوسبة وغيرها من المعدات.

لذلك ، بالنسبة لرسالة العمل العادية ، يتم استخدام 30 تفاصيل قياسية تقع في إحدى عشرة منطقة إلزامية:

• الشعارات وشعار النبالة ؛
• المؤلف؛
• البيانات الأولية؛
• رأس.
• موافقة؛
• المرسل إليه
• الدقة؛
• نص؛
• التوقيعات والمرفقات.
• التنسيق والضمان ؛
• علامات.

يسمح وضع المعلومات في قطاعات معينة للمتخصصين بالتنقل بشكل أفضل في المستند ، ويسهل على المستخدمين العاديين كتابته.

المتطلبات الأساسية

يعتقد بعض المديرين التنفيذيين خطأً أن المراسلات التجارية يمكن إجراؤها بشكل تعسفي ، دون اتباع أي قواعد وأنظمة. لكن المتخصصين المسؤولين عن ذلك يجب أن يعرفوا المتطلبات الأساسية للرسائل الرسمية:

1. وجود ترويسة (شركة) خاصة.
2. الاستخدام الصحيح للدعائم ووضعها.
3. يجب أن يكون النص مقروءًا ومحررًا جيدًا. للتعبير عن جوهر القضية ، من الأفضل إعطاء الأفضلية للجمل البسيطة الشائعة. تحتاج إلى التعبير عن نفسك بإيجاز بحيث تحمل كل كلمة أقصى قدر من المعلومات.
4. اعتمادًا على النوع ، يجب إعداد المستند وفقًا لذلك. يمكن أن تحتوي الرسالة أيضًا على عدة جوانب. في هذه الحالة ، عند التقديم ، يجب أن تحاول الجمع بينهما.
5. استخدم القواعد الموضوعة للكتابة بشكل صحيح.
6. حاول تجنب التعبيرات الفئوية في محتوى الرسالة. قد ينظر المستلم إلى هذه العبارات على أنها تهديدات. عند تكوين الجمل ، من الأفضل استخدام كلمات تمهيدية مثل "على ما يبدو" و "كما هو معروف" و "ممكن" و "على النحو التالي".

يساعد استيفاء هذه المتطلبات في الممارسة العملية في الحفاظ على تدفق المستندات الصحيح في المؤسسة.

ربما ، كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها ، توصلت إلى استنتاج مفاده أنه ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة رسائل العمل التي تحتاج إلى معرفتها. تصف المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند ، وتوفر عينات من خطاب العمل ، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف الأوراق الجاهزة ذات الرأسية صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. تحتوي على المعلومات الضرورية حول المنظمة ، مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع.
• بريد الالكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة للنماذج. لذلك ، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب وضعها فيها.

كيف تكتب خطابات العمل بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة الرسائل التجارية وتنسيقها بطريقة معينة ، مع مراعاة القواعد والمتطلبات المتأصلة. اعتمادًا على الهدف ، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب أن يفهم بوضوح المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة ، وما الذي يبدأ منه وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على ما يسعى المؤلف إليه. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• ادرس القضية.
• كتابة مسودة خطاب.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المرسل إليه.

هيكل خطابات الأعمال

عند كتابة خطاب ، من الضروري تشبعه بالمعلومات ، أي وضع جميع المعلومات الضرورية هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة ، يعرض المحتوى بوضوح ودقة المعلومات التي لا تتطلب بشكل عام ردًا من المرسل إليه. يمكن أن يتكون المجمع من عدة أقسام وفقرات وفقرات. تحدد كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. عادةً ما تتكون عينات هذا النوع من خطابات العمل من جزء تمهيدي ، رئيسي ، وأخير.

يوجد أدناه مثال على كتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث ويقدم تحليلها وأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنه من الضروري التصرف بطريقة أو بأخرى ، وإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث ، وإعطاء حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. هنا يلخص المتطلبات المنصوص عليها في الرئيسية.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف باستدعاء محاذاة للوسط. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره ، يجب على المؤلف أن يأخذ في الاعتبار:

• موقع الوجهة.
• طبيعة العلاقة.
• شكلي.
• آداب.

يجب أن تحتوي نهاية الرسالة على نموذج مهذب. على سبيل المثال: "... أتمنى مزيدًا من التعاون (شكرًا على الدعوة) ...". هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل بأسلوب عمل رسمي ، مما يعني استخدام وسائل الكلام للعلاقات التجارية الرسمية. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم كيانات قانونية ، نيابة عن القادة والمسؤولين الذين تكتب خطاباتهم.
• العلاقات في المنظمات منظمة بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي المستندات الإدارية بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان في سياق أنشطة المنظمة ، يتم مواجهة نفس المواقف.

في هذا الصدد ، يجب أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمية ، غير شخصية ، تؤكد على المسافة بين المشاركين في الاتصال.
• معنونة ، مخصصة لمرسل محدد.
• ذات صلة في وقت كتابة الخطاب.
• مصداقية ونزيهة.
• سبب لحث المتلقي على اتخاذ أي إجراء.
• كاملة لقدرة اتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يفي خطاب العمل بالمتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من العبارات والمصطلحات والصيغ.
• نبرة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة ، بدون استخدام تعبيرات لغوية عاطفية وتعبيرية.
• دقة ووضوح النص ، بدون أخطاء منطقية ، ووضوح ودقة في الصياغات.
• الإيجاز والإيجاز - بدون استخدام التعبيرات التي تحمل معنى إضافيًا.
• تشكل استخدام الصيغ اللغوية نتيجة المواقف المتكررة.
• استخدام المصطلحات ، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي الكلمات المختصرة المركبة التي تتكون عن طريق إزالة الأحرف من أجزاء من الكلمات: LLC و GOST وما إلى ذلك) والرسوم البيانية (أي تعيين الكلمات في شكل مختصر: grn و zh-d و الآخرين).
• استخدام التركيبات في الحالات المضافه والفعاله.
• التصادمات مع الأسماء اللفظية ("للدعم" بدلاً من "للدعم").
• استخدام جمل شائعة بسيطة.

نماذج خطابات العمل أعلاه موضحة أدناه في النسخة الكاملة (مع الجزء الرئيسي). المعلومات تلبي جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع خطابات العمل

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول أي قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من المشكلات في وقت واحد ، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تكون الرسائل التجارية حسب محتواها:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة إلى مثل هذه الرسائل للتواصل مع مكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب الغلاف سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• ضمان. لقد تم كتابتها من أجل تأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال ، يمكن ضمان رسوم العمالة والإيجار ومواعيد التسليم وغير ذلك.
• شاكرين. لقد بدأ استخدامها بشكل خاص في الآونة الأخيرة. تظهر رسائل البريد الإلكتروني هذه نبرة شريك جيدة. يمكن إصدارها على ورق عادي ذي رأسية أو على ورق ملون ذي طباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم تجميع عينة من تنوع الامتنان في شكل حر ، اعتمادًا على المهام التي يتم حلها. في هذه الحالة ، تعبر الرسالة في أقصر شكل عن جوهرها. مثل هذه العينة ، تم إعدادها على ورق ملون به زخرفة ، يمكن تعليقه على الحائط في غرفة الشركة في مكان الشرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• مبروك.
• دعاية.

يوجد أيضًا أحرف:

• مقترحات التعاون. على نطاق واسع مؤخرًا ، تم إرسالها إلى المؤسسات ، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية ، على سبيل المثال ، مثل هذه العينة. من الصعب نوعًا ما كتابة خطابات تجارية ، فأنت بحاجة إلى مراعاة العديد من الفروق الدقيقة من أجل الاهتمام بها ، بل وأكثر من ذلك الاهتمام. ولكن إذا تم تجميعها وفقًا للمثال أدناه ، فإن لها كل فرصة للنجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم للمشاركة في الأنشطة المختلفة. عادة ما تكون موجهة إلى قائد أو مسؤول ، ولكن يمكن أيضًا توجيهها إلى الفريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• الطلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على رسالة. مثال

يجب أن تبدأ الإجابة بتكرار الطلب في الحرف الأول. ثم يتم إعطاء نتائج النظر فيها ويتم التعبير عن الموافقة أو الدافع للرفض. قد يحتوي خطاب الاستجابة التجارية على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما يفي بالمبادئ التالية:

• وجود ارتباط بالحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• الأحجام والجوانب المقارنة للمحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

تسجيل

بالإضافة إلى استخدام أوراق الشركة ذات الرأسية لرسائل الأعمال ، تحتاج إلى مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى في تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وتهجئة العنوان والعنوان وطول النص وعرض الحقل والمزيد.

تساعد عينات من خطاب العمل في تكوينه ، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من الكتبة المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. باستخدام العينات ، يتعلمون كيفية كتابة الحروف بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

يعد خطاب العمل أحد أدوات الاتصال الرئيسية في أي عمل تجاري. سيساعد خطاب العمل المكتوب جيدًا في تكوين انطباع إيجابي عن الشركة. ويمكن لرسالة واحدة مكتوبة بشكل أمي أن تقتل سمعتك بالكامل. لقد كتبنا بالفعل عن قواعد المراسلات التجارية ، والآن دعونا نلقي نظرة على أمثلة محددة لخطابات العمل.

عينة من خطابات العمل

هناك أنواع عديدة من خطابات العمل - مقترحات العمل ، وخطابات المطالبة ، وخطابات الامتنان ، وخطابات الرفض ، وخطابات الغلاف ، وخطابات الضمان ، والمعلومات ، وما إلى ذلك. مبادئ تجميعها عمليا لا تختلف عن بعضها البعض. ألق نظرة أخرى على لتجنب الأخطاء.

أمثلة على رسائل الشكر

مثال على خطاب الضمان

نموذج رسالة الرد

هذا مثال جيد لما يمكن أن يكون عليه خطاب الرفض المهذب:

مثال على رسالة إخبارية

مثال على خطاب مطالبة

أمثلة على الرسائل باللغة الإنجليزية في المراسلات التجارية

للأسف ، لا يتمتع الجميع بمستوى عالٍ من إتقان اللغة الإنجليزية. وغالبًا ما يضيع المديرون قليلاً عندما يحتاجون إلى كتابة خطاب عمل باللغة الإنجليزية. إذا كان حتى في المراسلات الروسية لا يستطيعون فهم بعضهم البعض دائمًا ، فماذا يمكننا أن نقول عن لغة أجنبية؟ أفضل طريقة للخروج في هذا الموقف هي البحث عن أحرف متشابهة واستخدام عبارات مناسبة في رسالتك. على سبيل المثال ، إليك ثلاثة نماذج من خطابات العمل باللغة الإنجليزية: خطاب شكر للعميل ، ورسالة توضح شروط المعاملة ، وخطاب للرد على عرض الشراء. يحتوي كل ملف على نسخة من الرسالة باللغة الإنجليزية وترجمتها إلى الروسية.
تحميل خطاب الامتنان للعميل باللغة الإنجليزية.
قم بتنزيل الخطاب مع شروط الصفقة باللغة الإنجليزية.
قم بتنزيل خطاب الرد على عرض الشراء باللغة الإنجليزية.

هيكل الرسالة التجارية

الهيكل الواضح هو سمة أساسية لرسالة العمل. سيساعد المستلم على فهم معنى ما هو مكتوب بسرعة وتقليل الوقت الذي يستغرقه لقراءته. يتكون خطاب العمل من الأجزاء الرئيسية التالية:

1. العنوان (سطر الموضوع).في عنوان الرسالة ، يجب أن تكتب غرضها أو جوهرها المختصر. لا يمكنك استخدام أي عبارات مجردة هنا. يجب أن يكون واضحًا للمرسل إليه بواسطة عنوان واحد فقط ماهية الرسالة. على سبيل المثال ، "حول التغييرات في أسعار توريد المنتجات" أو "اقتراح الأعمال للتعاون التجاري مع XXX".

2. تحياتي.تعتبر التحية "عزيزي + الاسم ، عائلته!" تقليدية في خطابات الأعمال. ومع ذلك ، ليس من الضروري استخدام الاسم. كما يمكنك التواصل مع المرسل إليه من خلال موقعه: "عزيزي السيد المدير!" ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن الاتصال بالاسم يقلل إلى حد ما من المسافة النفسية ويؤكد على علاقة العمل الجيدة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مجموعة من الأشخاص ، فيجوز أن تكتب "سيداتي وسادتي!" ، "أعزائي الشركاء!" إلخ. يُنظر إلى استخدام الاختصارات "السيد" أو "السيدة" أو الأحرف الأولى على أنه عدم احترام ، لذا حاول تجنب ذلك.

3. بيان الغرض من كتابة الرسالة ، جوهرها ، الفكرة الرئيسية.هذا هو الجسم الرئيسي للرسالة. هنا تكتب مباشرة عن سبب كتابة الرسالة.

4. اقتراحاتكم لحل هذه المشكلة توصيات وطلبات وشكاوى.غالبًا ما تتضمن رسائل العمل رد فعل معين من المرسل إليه (باستثناء الرسائل الإعلامية البحتة). لذلك ، من المهم ليس فقط وصف المشكلة نفسها ، ولكن أيضًا تقديم خياراتك الخاصة لحلها. إذا كنت تكتب شكوى ، فاطلب اتخاذ الإجراءات المناسبة ، وإذا قدمت عرضًا للتعاون ، فقم بوصف الخيارات الممكنة. باختصار ، يجب ألا يفهم متلقي رسالتك "ماذا" تريد منه فحسب ، بل يجب أن يفهم أيضًا "كيف" تقترح القيام بذلك. ثم سيكون خطاب عمل حقيقي.

5. موجز واستنتاجات موجزة.في النهاية ، يمكنك تلخيص كل ما سبق. ومع ذلك ، ليس من الممكن دائمًا القيام بذلك باختصار شديد. في هذه الحالة ، لا يستحق كتابة ما وصفته بالفعل في الفقرتين الأوليين بعدة جمل. تذكر أن أفضل صديق لرسالة العمل هو الإيجاز. لذلك ، في معظم الحالات ، يكفي أن نحصر أنفسنا في عبارات "أتمنى تعاونًا ناجحًا" ، "أنا في انتظار إجابتك بشأن هذه المسألة" وهكذا.

6. التوقيع.يتم توقيع خطاب العمل مع الوظيفة والاسم واللقب للمرسل مع العبارة التقليدية "مع خالص التقدير". هناك خيارات أخرى ممكنة: "مع أطيب التمنيات" و "مع خالص الشكر لك" وما إلى ذلك ، اعتمادًا على قرب جهة اتصالك مع المستلم. إن عبارة "مع خالص التقدير" هي الأكثر عالمية ، لذلك إذا كنت تشك في الطريقة الأكثر ملاءمة للاشتراك ، فاستخدم هذه العبارة ولن تفوتك بالتأكيد.

أيضًا ، لن يكون من الضروري إضافة خيارات لجهات الاتصال معك في التوقيع: عناوين البريد الإلكتروني الأخرى ، وأرقام هواتف العمل ، وسكايب. لا تكمن فائدة ذلك في أن المستلم ، إذا رغب في ذلك ، سيكون قادرًا على الاتصال بك بسرعة بطريقة ملائمة ، ولكن أيضًا بهذه الطريقة ستظهر انفتاحك واستعدادك للتواصل مع المرسل إليه.

ولا تنس أن الخطاب الرسمي هو ، أولاً وقبل كل شيء ، وثيقة. لذلك ، فإن إهمالك لقواعد إعدادها ، فإنك تدمر سمعة شركتك ونفسك كمتخصصين بشكل لا رجعة فيه.

يتم فرض متطلبات خاصة على تصميم المراسلات الصادرة. هذا يرجع إلى حقيقة أنه لأغراض إعلامية فقط. عند إعداد خطاب خدمة ، يجدر النظر في متطلبات GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "وتطبيق نماذج المنظمة. للحصول على التفاصيل ، يجب أن تسترشد بـ GOST R 6.30-2003 (من 01.07.2018 ، ستحتاج إلى الاسترشاد بـ GOST R 7.0.97-2016). سيسمح لك ذلك بالحفاظ على هيكل واضح للمستند والحفاظ على النمط المطلوب لاتصالات العمل ، وكذلك الترتيب الصحيح لتفاصيل خطاب العمل.

من المهم أن نلاحظ أن GOST R 6.30-2003 (بالإضافة إلى GOST R 7.0.97-2016) هي خدمات استشارية ويمكن للمؤسسات تطوير خطاباتها الخاصة لمراسلات الأعمال. الامتثال لـ GOST المحدد إلزامي فقط للسلطات التنفيذية الفيدرالية.

يمكن تحديد موقع عنوان المستند طوليًا وله موضع زاوي (توجد عادةً تفاصيل نموذج الخطاب وأرقام الهواتف وعناوين المنظمات هنا). نموذج الرسالة مع ترتيب الزاوية للمتطلبات هو الخيار الأكثر شيوعًا في العمل المكتبي الحديث.

عينة من الورق ذي الرأسية مع التفاصيل الزاويّة

يشار في الجزء العلوي من المستند:

• تاريخ؛
• مجال؛
• الإشارة إلى رقم التسجيل وتاريخ المستند (إذا كانت المراسلات عبارة عن رد) ؛
• التوجه إلى النص المبين في عبارة واحدة.

يقع رأس خطاب الخدمة تحت رقم التسجيل. يحتوي على نداء إلى المرسل إليه. الاسم بالكامل. ويجب أن يكون بريد المرسل إليه موجودًا في الزاوية اليمنى العليا من المستند. عنوان المستلم مكتوب في المركز.

من من ولمن

غالبًا ما تتم الإشارة إلى تفاصيل شركة المرسل على ورق الشركة ذي الرأسية. من الضروري أيضًا الإشارة بشكل صحيح إلى مستلم المراسلات ، بمعنى آخر ، تفاصيل المرسل إليه:

• اسم الشركة؛
• اسم الوحدة الهيكلية حيث يتم إرسال المراسلات الصادرة ؛
• موقف المستلم ؛
• اللقب والأحرف الأولى من اسم المستلم ؛
• العنوان البريدي للمنظمة.

رسالة نموذجية على ورق الشركة ذي الرأسية

من المهم ملاحظة أنه إذا كان يجب إرسال رسالة بنفس المحتوى إلى عدة مستلمين ، فمن الضروري أولاً الإشارة إلى عنوان المستلم الرئيسي وبعد ذلك فقط البقية.

على سبيل المثال:

LLC "Elki-Palki"

قسم قانوني

موسكو ، شارع زيلينايا ، 5

ينسخ

إلى الرئيس التنفيذي

LLC "الفروع الخضراء"

سيماكوف ف.

سان بطرسبرج،

شارع فرونزي ، 3

التاريخ والرقم

بعد توقيع المستند الصادر ، يتم ختم التاريخ عليه. يمكن أن يكون التاريخ بتنسيق 17/05/2018 أو 17 مايو 2019. في حالة الإشارة إلى التاريخ في المستند عدة مرات ، يوصى بالحفاظ على أسلوب كتابة موحد.

يتم تخصيص رقم التسجيل وفقًا لنظام تسجيل الوثائق الصادرة ، والذي يتم قبوله في المؤسسة ، وفقط بعد توقيع المستند. يتكون رقم التسجيل من الرقم التسلسلي للوثيقة ، والذي يمكن استكماله بفهرس الحالة أو الأحرف.

من المهم ملاحظة أن تسجيل مستند صادر يسهل عليك وعلى المستلم معالجة البريد.

عند الرد على المراسلات الرسمية الواردة ، من الضروري إصدار "مرجع رقم التسجيل وتاريخ الطلب". في هذه الحالة ، يتم الإشارة إلى تاريخ ورقم العنصر المستلم في خطاب الرد. سيضمن ذلك معالجة أسرع للمراسلات في الشركة المستقبلة.

من يوقع

يتم توقيع المراسلات الرسمية بشكل أساسي من قبل المديرين ، وإذا تغيب عن مكان العمل ، من قبل نوابه أو غيرهم من المسؤولين الذين يعملون كمدير أثناء غيابه.

من المهم ملاحظة أن المراسلات التجارية الحديثة لا يتم إرسالها بالبريد فحسب ، بل وأيضًا عن طريق التلغراف والفاكس والبريد الإلكتروني.

هل أحتاج للإشارة إلى المنفذ

على الرغم من حقيقة أن كل رسالة عمل موقعة من قبل رئيس الشركة أو مسؤوليه المفوضين ، يتم تنفيذ المراسلات نفسها بواسطة موظف عادي عادي ، أي المؤدي. هو اسمه وبيانات الاتصال التي نشير إليها في هذا الجزء.

دائمًا ما توجد معلومات حول الفنان في الأسفل ، في الأسطر الأخيرة. يتم كتابة الاسم الكامل ، واسم العائلة ، واللقب للموظف ، في سطر جديد ، ورقم هاتف الاتصال الخاص به ، وحتى أدناه - عنوان البريد الإلكتروني. اترك الخط كما هو.

هو الختم

عادة لا يتم وضع الأختام على الخطابات ، ولكن إذا كانت المراسلات الصادرة ذات طبيعة رسمية ، يتم إصدارها على ترويسة المنظمة ويكون الغرض منها الدخول في علاقات قانونية (قانونية) مع شخص ما أو منظمة أخرى وتكون مسؤولة عن جميع المناصب المنصوص عليها في الرسالة ، قد ترغب الإدارة في إضافة دعائم إضافية في شكل ختم.