أساسيات العمل المكتبي وسير العمل بإيجاز. تاريخ العمل المكتبي. هناك ثلاثة أشكال من تنظيم العمل المكتبي: مركزي ، لامركزي ومختلط

1. مقدمة عن الإنتاج التجاري

1. توثيق في نظام التحكم.

2. المفاهيم الأساسية لعمل المكتب وسير العمل.

3. تاريخ تطور العمل المكتبي في روسيا.

1.1 وثيقة في نظام الإدارة

الطريقة الرئيسية لتسجيل ونقل المعلومات الإدارية وغيرها في نظام الإدارة هي الوثيقة ، وجودة القرارات المتخذة ، وبالتالي ، فإن النتيجة الإجمالية لأنشطة أي مؤسسة بالمعنى الأوسع للكلمة تعتمد إلى حد كبير على الكيفية يتم تنظيم دعم التوثيق بكفاءة. يعتمد الدعم الوثائقي الصحيح للعمل في مؤسسة ما على قاعدة تنظيمية ومنهجية مناسبة - مجموعة من الوثائق القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والتعليمية والمنهجية. يتم تطوير الوثائق التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي في كل مؤسسة على أساس القوانين التشريعية والتنظيمية ذات الصلة.

الخامس وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام

و حماية المعلومات "بتاريخ 20 فبراير 1995 رقم.تعد وثائق 24-FZ (المادة 5) (أي إنشاء المستندات) شرطًا أساسيًا لإدراج المعلومات في مصادر المعلومات. كما تنص على أن التوثيق يتم بالطريقة التي تحددها سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي ، وتوحيد المستندات ومصفوفاتها. لا ينطبق تنظيم الدولة على مجال التوثيق فحسب ، بل ينطبق أيضًا على تنظيم العمل مع المستندات.

يتم تنفيذ تنظيم الدولة للأعمال المكتبية من قبل دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا (Rosarkhiv) ، والتي وفقًا للوائح صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم صادر عن رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 17 مارس 1994 ، رقم 552) واللوائح الخاصة بخدمة المحفوظات الفيدرالية لروسيا (التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 ديسمبر 1998 رقم 1562) تنفذ التوجيه التنظيمي والمنهجي عبر القطاعات والرقابة على المنظمة الوثائق في العمل المكتبي للهيئات الحكومية الاتحادية ، ينسق تطوير نظام مكاتب الدولة وأنظمة التوثيق الموحدة.

تقوم لجنة الاتحاد الروسي للتقييس والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart of Russia) بإدارة الدولة للتوحيد القياسي ، بما في ذلك العمل على توحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق ، وتطوير وتنفيذ وصيانة المصنفات الفنية الروسية بالكامل. والمعلومات الاقتصادية والاجتماعية.

حكومة الاتحاد الروسي ، الهيئات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في الهيئات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية ذات الصلة.

1.2 المفاهيم الأساسية للإنتاج التجاري ودورة المستندات.

إدارة أي مؤسسة- هذه عملية معلومات يتم فيها تلقي المعلومات ومعالجتها ووضع قرار وإبلاغ فناني الأداء بالقرار الذين يتم التحكم في أفعالهم.

في جميع مراحل عملية المعلومات ، يتم إنشاء المستندات التي يتم فيها تسجيل المعلومات المختلفة.

الوثيقة عبارة عن مجموعة من المعلومات الموجودة على وسيط ملموس ولها أساس قانوني.

أرقى

		الاتجاهات
	الادارة
				إدارة
	البروتوكولات
	الاستنتاجات		عمل مكتبي
				المؤدون
		مراقبة	ملاحظات مكتبية

التقارير

أرز. 1. عمليات المعلومات للمؤسسة

جزء لا يتجزأ من إدارة أي نظام تنظيمي هو العمل الكتابي.

ظهر مصطلح "العمل المكتبي" في النصف الثاني من القرن الثامن عشر ولم يكن يعني فقط مجلدًا به مستندات ، ولكن أيضًا القضية نفسها. يعني المصطلح حاليًا تنظيم دعم المعلومات للقضية ، أي إدارة السجلات.

عمل مكتبي- مجال النشاط المرتبط بعملية إنشاء الوثائق وتنظيم العمل معها.

الغرض من العمل المكتبي- دعم المعلومات لعملية الإدارة

المهام الرئيسية للعمل المكتبي:

 إنشاء المستندات ، أي إصلاحهاأي وسيط

 نقل المستندات لتنفيذها لاحقًا أو لاتخاذ القرار ؛

 تسجيل المستندات لممارسة الرقابة على تنفيذها ؛

 تنظيم وتخزين المستندات ، بحث سريع عن المستندات

كما هو مطلوب.

أشكال تنظيم العمل المكتبي:

شكل مركزيتتميز بحقيقة أن جميع عمليات معالجة المستندات مركزة (مركزية) في مركز واحد للمؤسسة بأكملها - المكتب أو الإدارة العامة أو السكرتير. هذا النموذج نموذجي للمؤسسات الصغيرة.

شكل لامركزيينطوي على تشتت عمليات المكتب بين الأقسام الهيكلية للمؤسسة ؛ بينما يتم تنفيذ مجموعة متجانسة نسبيًا من العمليات المكتبية في كل منها. نادرا ما تستخدم.

في شكل مختلط ، يتم تنفيذ العمليات مركزيًا (الاستقبال ، التسجيل ، التحكم ، نسخ المستندات) واللامركزية (تخزين المستندات ، تشكيل الحالات). نموذجي للمؤسسات المتوسطة والكبيرة.

يعتمد مفهوم العمل المكتبي على مفهوم التوثيق.

التوثيق- هذه عملية منظمة لتسجيل المعلومات على الورق أو غيرها من الوسائط التي تضمن قوتها.

أدوات التوثيق- الأدوات التي يستخدمها الإنسان لإنشاء المستندات. وهي مقسمة إلى:

وسائل بسيطة(أقلام ، أقلام رصاص)

الوسائل الميكانيكية والكهروميكانيكية (الآلات الكاتبة ،

مسجلات الشرائط ومعدات الصور والأفلام والفيديو)

أدوات آلية (تكنولوجيا الكمبيوتر).

يتضمن التوثيق الالتزام بقواعد التسجيل المعمول بها

معلومات خاصة بكل نوع من أنواع المستندات. يمنح الامتثال لهذه القواعد تأثيرًا قانونيًا على المستندات التي تم إنشاؤها.

قوة قانونية- ملكية الوثيقة الرسمية التي تبلغ لها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الجهة التي أصدرتها ، والإجراءات المعمول بها للتسجيل.

الدعائم - عنصر إلزامي لتنفيذ المستند (اسم نوع المستند ، المرسل إليه ، التاريخ ، التوقيع).

شكل الوثيقةهي مجموعة من التفاصيل في مستند ، مرتبة حسب التسلسل المحدد بواسطة المعيار.

نظام التوثيق- مجموعة من الوثائق المتعلقة بالمنشأ والغرض والنوع ومجال النشاط والمتطلبات الموحدة لتسجيلها.

يتضمن تنظيم العمل مع المستندات تنظيم تدفق مستندات المؤسسة وتخزين المستندات واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة.

تدفق المستندات للمؤسسة هو عملية نقل المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال تنفيذها ونقلها إلى الأرشيف.

يتم الترويج للوثيقة:

1. في الفضاء: داخل المنشأة وخارجه.

2. في الوقت المناسب: من لحظة إنشاء المستند أو استلامه حتى إرساله إلى المرسل إليه أو نقله للتخزين.

تنظيم تدفق المستندات في المؤسسة (انظر الشريحة)

التمييز بين المحيط الخارجي والداخلي لتدفق المستندات.

يبدأ المحيط الخارجي بمستندات واردة (خارجية) تأتي إلى المؤسسة من الخارج. يتم تسجيل المستندات المستلمة من قبل السكرتارية ثم إرسالها للتنفيذ. ينتهي المحيط الخارجي بتسجيل المستندات الصادرة.

إذا تم إنشاء المستند في المؤسسة نفسها ، فهناك كفاف داخليمرور الوثيقة (بدء - تنفيذ - تنسيق - اعتماد

الانتظار - التسجيل).غالبًا ما يحدث إصدار على المحيط الداخلي لمر المستند (أي أن المستند موجود في إصدارات مختلفة). على سبيل المثال ، في مرحلة الموافقة ، عندما تظهر تعليقات من أشخاص مختلفين. تتمثل إحدى المهام المهمة لعمل المكتب في تعقب إصدارات المستندات وتجميعها وإدارتها ، فضلاً عن التحكم في تغييرات المستندات.

1.4 تاريخ تطور الإنتاج التجاري في روسيا

حتى القرن العاشر ، تم توثيق العلاقات القانونية بشكل أساسي بين المواطنين. بالفعل في هذا الوقت ، كانت هناك ثقافة إعداد المستندات ومعالجتها ، مثل وثائق السفر والوصايا المكتوبة وما إلى ذلك ، وكذلك في مدرسة خاصة قاموا بتدريب الكتبة والسكرتارية القضائية والطابعات (حفظة الصحافة) للأمراء وأمراء إقطاعيين كبار ، لكن لم يكن هناك نظام واحد لإدارة سجلات الدولة.

المرحلة 1. أصل نظام العمل المكتبي (القرنان الحادي عشر والخامس عشر).

فترة الدولة الروسية القديمة هي فترة التطور التدريجي لتقاليد نظام العمل المكتبي ، وتراكم الخبرة في توثيق ومعالجة وتخزين المستندات ، وضمان سلامتها ، بما في ذلك الحماية من الوصول غير المصرح به والتزوير.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. ظهر كتبة محترفون: مزامير الكنيسة

والكتبة (في القرن الرابع عشر ، كان يُطلق على الكتبة اسم كتبة من جميع الأشخاص الذين يقومون بأعمال مكتبية).

2. تم تجميع نوع من الكتيبات الخاصة بالعمل المكتبي - المعادلات ، حيث تم توضيح مراحل إعداد الوثائق - الكتابة السوداء ، التحريرية ، الورقة البيضاء.

3. كانت هناك حاجة للحفاظ على سرية المعلومات المهمة ، ونتيجة لذلك ظهرت مقاطع مختلفة (توقيعات) ، وأختام ، وجسور (توقيعات على المواد اللاصقة) ، أيعناصر حماية المعلومات ضد الوصول غير المصرح بهفي مرحلة التخزين والاستخدام.

تعود الحالات الأولى لتزوير المستندات أيضًا إلى هذا الوقت.

4. تم تطوير إجراء لإلغاء القوة القانونية للوثائق.الأم-

تم استخراج alys من مخزن خاص بواسطة "larnik" (حارس صندوق مع إضافي

الوثائق) وإتلافها في حضور الشهود. تم تدمير وثائق مهمة بشكل خاص من قبل لجنة اختارتها المدينة ، غالبًا في الأماكن العامة ، في جو مهيب. أعيدت الوثائق الأقل أهمية إلى المؤلفين أو تم محوها ببساطة من الرق الذي كتبوا عليه ، واستخدمت الأوراق المجردة مرة أخرى.

5. تم تخصيص أماكن للتخزين الآمن للوثائق وحفظ السجلات: gostiny dvors والأديرة.

تقريبا حتى نهاية القرن الرابع عشر. في روسيا ، المادة الرئيسية للكتابة هي

يعيش المخطوطات (الجلود الملبسة خصيصًا) ، تسمى في الوثائق "ميثاق" ، وفي عامة الناس - فقط "لحم العجل" ... أقدم شكل من أشكال ما قبل

كانت الوثيقة عبارة عن حرف - ورقة منفصلة من المخطوطات يزيد عرضها قليلاً عن 15 سم

(3.5 بوصات). كانت المستندات مكتوبة بنص صلب ، بدون تقسيم إلى كلمات ، وعلامات الترقيم ، تم استخدام النقطة الموجودة في نهاية الجملة فقط.

المرحلة الثانية. ترتيب العمل المكتبي (الخامس عشر - السابع عشر قرون).

عادة ما تسمى فترة تشكيل وتطوير عمل مكتب الدولة فترة القيادة ،باسم مؤسسات الدولة الأولى

- الطلب #٪ s. خلال هذه الفترة ، تم إنشاء نظام العمل المكتبي للمؤسسات المركزية والمحلية بشكل تدريجي ، وتم تشكيل كوادر العاملين في المكاتب ، وتم إنشاء أشكال ثابتة من الوثائق وطرق إعدادها.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. تم تنفيذ الأعمال المكتبية في أكواخ الكتبة والتي كانت في نفس الوقت مكانا لاستقبال الزوار (الحضور) ، والمكتب ، و-

فيروس نقص المناعة البشرية. كانت المستندات توضع عادة على الطاولات وعلى المقاعد ، ولا سيما القيمة منها - في الصناديق في نفس الغرف حيث يتم تنفيذ العمل الحالي وحيث يتم استقبال الزوار. في الأوامر ، تم تجميع قوائم جرد المستندات المخزنة ،

أ في القرن السابع عشر. تم تجميع أبجديات لقوائم الوثائق - مؤشرات خاصة للاستعلام عن الوثائق.

2. تم عمل الوثائق على الورق وكان لها شكل محدد - عمود(الركن ، الركن) ، أي لفيفة من أوراق ضيقة ملتصقة ببعضها البعض.

الأجزاء المكونة للعمود كانت تسمى "postavi". الأماكن التي يتم لصق الأوراق بها نفس الاسم. لم يكن العمود في الواقع مستندًا واحدًا ، ولكنه تضمن مجموعة المستندات الكاملة في الحالة. تمت كتابة النص الموجود في الأعمدة على جانب واحد فقط ، وتم استخدام العكس فقط لتدوين الملاحظات والقرارات والعناوين. تم الاحتفاظ بالوثائق ملفوفة أو لفافة ؛ تم عمل حالات خاصة للوثائق المهمة بشكل خاص ، ولكن في كثير من الأحيان تم الاحتفاظ بها ببساطة في الصناديق أو الصناديق. لم يكن هذا النموذج من المستند ملائمًا ، حيث استغرق الأمر وقتًا طويلاً لتوسيع العمود وطيّه أثناء العثور على المعلومات الضرورية. لم يكن اللصق بحد ذاته قويًا بدرجة كافية ، مما أدى إلى تلف المستند وتآكله. إلى جانب شكل العمود في المستند ، وُلد نموذج دفتر الملاحظات وبدأ استخدامه في الطلبات. دفتر الملاحظات هو قطعة من الورق مطوية من المنتصف. تم جمع دفاتر الملاحظات معًا ، وربطها حسب الحاجة وكتب مكونة.

3. أعطيت الوثيقة القوة القانونية من خلال ما يسمى "تسجيل" العذاب-

كاتب nogo - توقيع الكاتب ، وضع مقاطع لفظية على ظهر المستند بحيث تلتقط أحرفه طرفي الأوراق الملصقة.

(لم يوقع القيصر ولا البويار على أي وثائق ، باستثناء وثائق المعاهدة مع الدول الأجنبية). هذه الطريقة في توقيع الوثائق كفلت حماية المعلومات وجعل من الصعب تزويرها.

4. تضاف أنواع مختلفة من الوثائق التي تسجل الأنشطة الإدارية لمؤسسات الدولة: من مرؤوس السلطة العليا

تم إرسال nym الرسائل والمراسيم والجمل، تم إرسال ردود من المؤسسات المحلية على الأوامر ، وتم تقديم الالتماسات في شكل طلب مكتوب من الأفراد إلى مؤسسات الدولة.

5. معظم التفاصيل لم تبرز بعد من النص ،أولئك. نداء الجحيم

6. تم تسجيل كل وثيقة:عند القبول ، تم ختم التاريخ على المستند وقام الموظف بتدوين ملاحظة "اكتب" ، والتي تعني "إجراء استفسارات". في الواقع ، كان هذا يعني بداية النظر في القضية.

المرحلة 3. العمل المكتبي الجماعي (القرن الثامن عشر).

كان الاختلاف الرئيسي بين عمل المكتب الجماعي هو أن تنظيمه كان ينظمه القانون. فترة شؤون الكلية-

يرتبط الإنتاج بإصلاحات بيتر الأول. كان هو الذي أنشأ النظام البيروقراطي الروسي الذي حدد العمل الحديث بالوثائق. يمكن أن يُطلق على بيتر الأول بحق "والد البيروقراطية الروسية".

السمات المميزة لهذه الفترة:

1 - صدر القانون التشريعي "اللائحة العامة" ، الذي تم فيه تناول مسائل التوثيق بالتفصيل (قواعد تسجيل المستندات ،

التحكم في تنفيذها ، وإجراءات إعدادها ، وإصدار الشهادات لها ، وتخزينها) و

حركة الحالة (تدفق المستند).تحدد اللائحة حتى كيفية ترتيب الجداول (يجب أن تحتوي على صناديق بأقفال) ، وكيف يجب أن يجلس الكتبة (اثنان على طاولة واحدة) ، إلخ. استمر يوم العمل في الكوليجيوم 8 ساعات. يتم تنفيذ العمل على مدار السنة ، باستثناء أشهر الصيف الثلاثة والأعياد. لمدة يوم واحد من عدم الحضور إلى العمل ، تم خصم راتب الموظف لمدة شهر ، وتم خصم أجر أسبوع مقابل ساعة غير مشغولة.

2. تم تقديم توقيع رئيس وأعضاء المجلس على الوثيقة.

3. تم تحديد إجراءات استخدام الأختام.تطبيق الطباعة

بحضور شاهدين.

4. تم استبدال الأشكال العمودية للوثائق بدفاتر - 4 أوراق مطوية في نصفين ومخيطين بخيوط. عدة دفاتر ملزمة تؤلف كتابًا.

5. ظهرت تفاصيل جديدة في المستندات: تسجيل الأرقام الواردة والصادرة ، المرسل إليه ، التوقيع ، تاريخ التجميع ، نوع المستند ، إلخ.

التغيير في العمل المكتبي الحديث.

6. بالنسبة للعديد من الوثائق ، تم إنشاء نماذج رسمية وتم تطوير قواعد تحديد موقع التفاصيل على ورقة.

7. بدأت أنظمة التوثيق المختلفة في التطور:

المالية ، وفيها مصطلحات "مدين" ، "ائتمان

dit "،" الرصيد "، العسكرية - التقارير ، الإرساليات ، التعليمات ، التصرفات ؛

تعاقدية دولية - مذكرات ، مذكرات ، إرساليات ؛

قضائي - الاستجوابات ، الوعود ، الشهادة ، الأحكام ؛

الإحصاء - تعدادات الاستطلاعات ، تسمى المراجعات ، تقارير المقاطعات.

المرحلة الرابعة. عمل المكتب الوزاري (التاسع عشر - أوائل القرن العشرين).

يسمى نظام إدارة المستندات الحالي عمل المكتب التنفيذي... في مجال الإدارة ، ظهرت الوزارات ، وحلت القيادة الفردية للوزراء محل الزمالة.

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. مبادئ موحدة مصغرة

من روسيا -من إنشاء المستندات إلى تخزينها في الأرشيف. تم إيلاء اهتمام خاص لترتيب تفاعل الوزارات مع المؤسسات الأخرى والإمبراطور ، اعتمادًا على التسلسل الهرمي السائد في ذلك الوقت.

2. تم إدخال نظام متعدد المراحل لتسجيل ومحاسبة الوثائق.تم تسجيل جميع الوثائق التي تضمنتها الوزارة في المجلة. كل قسم لديه سجل مماثل ، والذي يسجل المعلومات الأساسية.

3. ظهر نظام للتحكم في تنفيذ الوثائق.شهريا

تم إجراء تدقيق للحالات في الأقسام الهيكلية ، وتم الاحتفاظ بسجلات في أوراق خاصة بعدد المستندات المنفذة وغير المنفذة. وفي نهاية العام تم وضع بيان عام للوزارة.

4. تغيرت أشكال الوثائق. تم وضع الوثائق الرسمية على نماذج مع تفاصيل الزوايا.يتضمن هيكل متطلبات النموذج

أو: اسم المؤسسة ، وأسماء الأقسام الهيكلية ، والتاريخ ورقم التسجيل ، وعنوان قصير للنص ، ورابط للمستند المستلم. منذ نهاية العشرينات من القرن الماضي ، تم إنتاج الأوراق ذات الرأسية بطريقة الطباعة.

5. ظهرت أنواع جديدة من المستندات: البرقيات والرسائل الهاتفية.

6. تم نشر مجموعات من نماذج الوثائق -الكتبة.

المرحلة الخامسة. الفترة السوفيتية لإدارة سجلات الدولة (1917 -

السمات المميزة لهذه الفترة:

1. 1917 - 1920 انخفاض في مستوى دعم الوثائق

الكسل (العمال والجنود والفلاحون الذين ليس لديهم تعليم خاص ذهبوا للعمل في المؤسسات السوفيتية المشكلة حديثًا).

2.1925-1926 تم تشكيل منظمتين كبيرتين: معهد الهندسة الإدارية (ITU) ومكتب الدولة للمباني التنظيمية

(أورغستروي). كان الاتحاد منخرطًا في البحث النظري في مجال الإدارة ، ونفذته Orgstroy في الممارسة العملية ، مما ساهم في إدخال معدات مكتبية ومعدات مكتبية جديدة. تم إنشاء مجلس التقييس في الاتحاد الدولي للاتصالات ،الذي شارك في تطوير جميع معايير الاتحاد للتوثيق (الرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والبروتوكولات) واللوازم المكتبية (الحبر ، الأشرطة للآلات الكاتبة).

3. في عام 1932 ، تمت تصفية الاتحاد الدولي للاتصالات وتوقف التحسين المنهجي المركزي لقضايا تداول الوثائق.منذ تلك اللحظة في تاريخ العمل المكتبي بدأت فترة طويلة من "الاستقلال": كل قسمبطريقتي الخاصة العمل المنظم بالوثائق الرسمية.

4. في عام 1963 ، تمت الموافقة على "القواعد الأساسية لتنظيم الجزء الوثائقي من العمل المكتبي وأرشيف المؤسسات والمنظمات والشركات التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية".

لا يزال هذا المستند بمثابة دليل الإدارة.

5. في عام 1973 ، تم تطوير نظام العمل المكتبي الموحد للدولة (EGSD).

EGSD عبارة عن مجموعة مرتبة علميًا من القواعد والمعايير والتوصيات لتنظيم وصيانة دعم التوثيق للإدارة ، بدءًا من لحظة إنشاء المستند حتى إرساله إلى الأرشيف.

6. في 1970-1980. شكلت كتلة من GOSTs لوثائق الإدارة.

7. في 1980s. تم تطوير أنظمة التوثيق الموحدة (SDS) لأتمتة معالجة البيانات الواردة في نماذج المستندات.

تطور العمل المكتبي السوفيتي في 1970-1980. وضع الأساس للعمل المكتبي في الاتحاد الروسي. العديد من الوثائق التنظيمية والمنهجية التي تم إنشاؤها خلال هذه الفترة لا تزال سارية المفعول.

1.4 الإطار التنظيمي للإنتاج التجاري

الإطار التنظيمي للعمل المكتبيهي مجموعة من القوانين واللوائح

الإجراءات القانونية التي تنظم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في سياق أنشطة المنظمة.

يشتمل الإطار التنظيمي للعمل المكتبي على المكونات التالية:

 القوانين التشريعية والقانونية للاتحاد الروسي ؛

 GOSTs.

 أنظمة؛

 المصنفات.

 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة.

الإجراءات التشريعية والقانونية في مجال المعلوماتية والتوثيق:

 قوانين الاتحاد الروسي: القانون المدني للاتحاد الروسي ، وقانون الاتحاد الروسي "بشأن التوحيد القياسي" ، وقانون الاتحاد الروسي "بشأن صندوق المحفوظات والمحفوظات"

 المراسيم والأوامر الصادرة عن الرئيس: "في أسس سياسة الدولة في مجال المعلوماتية" ، "بشأن الموافقة على اللوائح الخاصة بصندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي"

 قرارات وأوامر الحكومة: "بشأن تنظيم العمل على التوحيد ، وضمان توحيد القياسات ، وإصدار الشهادات للمنتجات والخدمات" ، "بشأن تحسين دعم المعلومات لسكان الاتحاد الروسي"

 القوانين الفيدرالية للاتحاد الروسي: "في المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" ، "بشأن المشاركة في تبادل المعلومات الدولي" ، "بشأن الحماية القانونية لبرامج أجهزة الكمبيوتر وقواعد البيانات الإلكترونية"

 الإجراءات القانونية للهيئات الحكومية والسلطة التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي تنظم قضايا العمل المكتبي.

معايير الدولة (GOSTs) للتوثيق

يتم تنظيم تسجيل الوثائق الرسمية بشكل صارم وفقًا للمعايير.

المعيار - وجهة نظر نموذجية ، عينة يجب أن يرضيها كائن من حيث خصائصه وخصائصه وصفاته.

يعرّف قانون RF "بشأن التوحيد القياسي" الصادر في 06/10/93 التقييس بأنه نشاط لوضع المعايير والقواعد والخصائص. يتم تحديد نطاق المعايير ومحتواها ونطاق عملها من قبل سلطات الدولة.

اسم
GOST R 6.30-2003	أنظمة التوثيق الموحدة. موحد
	نظام نايا للوثائق التنظيمية والإدارية
	نشوئها. متطلبات الأعمال الورقية.
	تم تبنيها ودخلت حيز التنفيذ بموجب قرار Gosstandart لروسيا
GOST R 51141-98	العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات
GOST 6.10.1-88	أنظمة التوثيق الموحدة (دولار أمريكي). الرئيسية
	الأحكام
GOST 6.01.1-87	نظام موحد للتصنيف والترميز الفني
	المعلومات الاقتصادية. أحكام أساسية
GOST 6.10.5-87	أنظمة التوثيق الموحدة (دولار أمريكي). تريبوفا-
	لبناء نموذج عينة
GOST 6.10.4-84	أنظمة التوثيق الموحدة (دولار أمريكي). إعطاء
	القوة القانونية للوثائق على الناقل و
	قواعد الآلة التي تم إنشاؤها عن طريق الحوسبة
	تكنولوجيا. أحكام أساسية
GOST 6.10.3-83	أنظمة التوثيق الموحدة (دولار أمريكي). تسجيل
	المعلومات في شكل تواصلي

المتطلبات التي تحددها المعايير إلزامية لجميع الهيئات الحكومية وكيانات الأعمال. تقوم Gosstandart والهيئات الإدارية الحكومية الأخرى ، ضمن اختصاصها ، بمراقبة الامتثال لمتطلبات GOST.

أنظمة

1. معايير الصناعة للوقت للعمل على وثائق الإدارة. تم تطويره من قبل المكتب المركزي لمعايير العمل (المكتب المركزي لمعايير العمل) التابع لوزارة العمل في الاتحاد الروسي في عام 1995 وأوصى به لتحديد كثافة اليد العاملة في العمل وعدد الموظفين في الهيئات الحكومية والمؤسسات والمنظمات العامة. انهم يحتوون

 معدلات الوقت المستغرق في دعم التوثيق للإدارة (المعالجة والتسجيل ومحاسبة الكمية والتحكم في تنفيذ المستندات وصيانة خزائن الملفات وما إلى ذلك)

 معدلات الوقت المستغرق في عمل الأرشيف (الفهرسة ، إنشاء جهاز مرجعي للأرشيف ، إلخ)

2. معايير زمنية للعمل على تحسين دعم التوثيق لإدارة الوزارات والإدارات والمؤسسات والمنظمات. تم تطويره في VNIIDAD (All-Russianمعهد بحوث شؤون التوثيق والمحفوظات) عام 1992 ويحتوي على معايير زمنية لوضع الخطط والعقود. يمكن استخدامها لحساب تكاليف العمالة وتحليل إنتاجية العمال وحساب عددهم.

3. المعايير الزمنية للعمل على تكنولوجيا الأرشفة المؤتمتة ودعم التوثيق للهيئات الإدارية. تم تطويره من قبل المكتب المركزي للعلوم والتكنولوجيا التابع لوزارة العمل في الاتحاد الروسي في عام 1993 ويهدف إلى تحديد الوقت المستغرق في العمل مع وثائق الإدارة في الظروف التقليدية وفي ظروف أتمتة عمليات الإدارة.

تنطبق معايير الوقت على جميع أنواع العمل مع المستندات وتنقسم إلى كتلتين:

 معايير الوقت للعمل على دعم التوثيق للإدارة (تطوير التوصيفات الوظيفية ، وتسميات شؤون المنظمة ، وما إلى ذلك)

 معدلات الوقت للعمل المنجز في عملية الأتمتة

تقنية أرشفة ثابتة للعمل (تجميع التقارير الإحصائية ، تنفيذ استعلامات البحث ، إلخ.)

المصنفات

لاستخدامها في الفرز والبحث ومعالجة المستندات المختلفة لأنظمة المعلومات الآلية ، يجب تعيين رموز خاصة للوثيقة.

المصنف - مستند يحتوي على قائمة منظمة بأسماء الكائنات ورموزها.

1. تصنيفات المعلومات حول وثائق الإدارة: OKUD.

2. تصنيفات المعلومات حول الهياكل التنظيمية: OKPO.

3. تصنيفات المعلومات حول السكان والموظفين: موافق لمهن العمال ، وظائف الموظفين ودرجات الأجور (OKPDTR).

نظام الدولة لوثائق الإدارة (GSDOU)

عند بدء دراسة الدورة ، يجب عليك أولاً وقبل كل شيء أن تتعرف على المصطلحات والتعاريف المهنية الأساسية التي يتم مواجهتها باستمرار في العمل مع المستندات.

العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

في البداية ، ظهر المصطلح في الكلام الشفوي (على الأرجح في القرن السابع عشر) وكان يعني عملية حل (إنتاج) قضية: "القيام بأعمال تجارية" - لحل المشكلة. في سياق القرار ، أصبح من الضروري توحيد النتيجة ، على سبيل المثال ، الاتفاق الذي تم التوصل إليه. لهذا ، تم إنشاء المستندات منذ العصور القديمة ، نظرًا لأن الكلمة المنطوقة قصيرة العمر ، فيمكن نسيانها أو تشويهها أثناء النقل أو عدم فهمها. بالفعل في القرن السادس عشر. يتم استخدام الكلمة قضيةكمجموعة من الوثائق المتعلقة بأي قضية أو قضية. لأول مرة في هذا المفهوم ، تم تسجيل كلمة "عمل" في الوثائق عام 1584.

يشمل العمل المكتبي الحديث:

ضمان إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبشكل صحيح (الوثائق) ؛

تنظيم العمل بالمستندات (إيصال ، تحويل ، معالجة ، محاسبة ، تسجيل ، رقابة ، تخزين ، تنظيم ، إعداد المستندات للإيداع ، إتلافها).

بالتوازي مع مصطلح "العمل المكتبي" في العقود الأخيرة ، مصطلح وثائق الإدارة(وزارة الطاقة). يرتبط مظهره بإدخال أنظمة الكمبيوتر في الإدارة ودعمها التنظيمي والبرمجيات والمعلومات لتقريب المصطلحات المستخدمة في برامج الكمبيوتر والأدب. حاليًا ، مصطلح "العمل المكتبي" و "وثائق الإدارة" مترادفان ويستخدمان للإشارة إلى نفس النشاط. يمكن العثور على كلا المصطلحين ، على سبيل المثال ، في عناوين الوثائق التي تنظم تنظيم العمليات الوثائقية: "نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة" و "التعليمات النموذجية للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي".

التوثيق هي عملية إنشاء مستند وتنسيقه.يعرّف معيار الدولة التوثيق بأنه "تسجيل المعلومات على وسائط مختلفة وفقًا للقواعد المعمول بها".

ظهرت الحاجة إلى تسجيل المعلومات بين الناس في العصور القديمة. لقد نجت "وثائق" من عصور مختلفة ، تم إنشاؤها على ألواح من الطين ، ولحاء البتولا ، والنصب الحجرية ، وما إلى ذلك حتى عصرنا. كما اختلفت طرق تطبيق المعلومات: الرسم والرسومات والكتابة. حاليًا ، في الممارسة الإدارية ، يستخدمون بشكل أساسي المستندات التي تم إنشاؤها بأي طريقة من طرق الكتابة - المكتوبة بخط اليد والمكتوبة على الآلة الكاتبة والطباعة والحاسوب ، بالإضافة إلى استخدام الرسومات والرسم والتصوير وتسجيل الصوت والفيديو وعلى مواد خاصة (ورق وفيلم وفيلم فوتوغرافي) ، شريط مغناطيسي ، قرص ، إلخ). يشارك التخصص العلمي في دراسة تطوير طرق التوثيق وناقلات المعلومات - إدارة السجلات.

تنظيم العمل مع الوثائق - هذا لضمان حركة الوثائق في الإدارة واستخدامها لأغراض مرجعية وتخزينها.يتم تعريف المصطلح من قبل معيار الدولة على أنه "تنظيم سير العمل وتخزين واستخدام الوثائق في الأنشطة الحالية للمؤسسة".

تدفق ثيقة المكالمات القياسية حركة المستندات في المنظمة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمالها الأداء أو الإرسال.تتضمن تقنية التعامل مع المستندات ما يلي:

استقبال الوثائق ومعالجتها الأولية ؛

الدراسة الأولية لها وتوزيعها ؛

تسجيل الوثائق

مراقبة تنفيذ المستندات ؛

المعلومات والعمل المرجعي ؛

تنفيذ الوثائق

إرسالها

التنظيم (تكوين الحالات) والتخزين الحالي للوثائق.

دعنا نكشف عن بعض المفاهيم المذكورة أعلاه. لذا، التسجيليعني سجل بيانات المحاسبة حول مستند في النموذج المحدد ، وتحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه ، والتحكم في تنفيذ المستندات - مجموعة من الإجراءات التي تضمن تنفيذها في الوقت المناسب ، وتشكيل حالة - تجميع المستندات المنفذة في ملف القضية وفقًا لتسمية القضايا (قائمة منهجية بأسماء القضايا التي بدأت في المنظمة ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها ، معدة بالطريقة المحددة) وتنظيم المستندات داخل القضية.

يعتمد أي قرار إداري دائمًا على معلومات حول القضية قيد الدراسة أو الكائن الخاضع للرقابة. المعلومات مطابقة للمفاهيم: "البيانات" ، "المعلومات" ، "المؤشرات". المصطلح التالي مكرس قانونًا:

"المعلومات - معلومات عن الأشخاص والأشياء والحقائق والأحداث والظواهر والعمليات ، بغض النظر عن شكل عرضها."

في كل مجال من مجالات النشاط البشري ، المعلومات لها خصائصها الخاصة ، وبالتالي يتم تقسيمها إلى طبية وعلمية وتقنية وتكنولوجية ، إلخ. في السلطات الفيدرالية والإدارة ، في المؤسسات والمنظمات والشركات (بغض النظر عن اتجاه النشاط وشكل الملكية) معلومات الإدارة المستخدمة لإدارة كائن أو هياكل. يتم فرض عدد من المتطلبات على المعلومات الإدارية: الاكتمال ، والكفاءة ، والموثوقية ، والدقة ، والاستهداف ، وإمكانية الوصول للإدراك البشري.

تستخدم الوثائق في مختلف مجالات النشاط وفروع المعرفة ومجالات الحياة وهي موضوع بحث في العديد من التخصصات العلمية. لذلك ، فإن محتوى مفهوم "الوثيقة" غامض ويعتمد على الصناعة ولأي أغراض يتم استخدامها. لذلك ، بالنسبة للمحامين ، الوثيقة هي في الأساس وسيلة لإثبات أو إثبات شيء ما ، بالنسبة للمؤرخ - مصدر تاريخي ، صانع أفلام وثائقية علم التحكم الآلي - ناقل للمعلومات ، والخبراء في مجال الإدارة يعتبرونه وسيلة للإصلاح. ونقل القرارات الإدارية.

يحتوي القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" على التعريف التالي لمفهوم "المستند":

وثيقة - هو - هي المعلومات المسجلة على حامل المواد مع التفاصيل التي تسمح بالتعرف عليها.يتم تقديم نفس التعريف في معيار الدولة للمصطلحات والتعريفات "عمل المكتب والأرشفة". للحصول على وصف أكثر اكتمالا لمفهوم "المستند" ، يجب أيضًا الكشف عن مفهوم "مطلوب".

تتكون كل وثيقة من عدد من العناصر المكونة لها ، والتي تسمى التفاصيل (الاسم ، المؤلف ، المرسل إليه ، النص ، التاريخ ، التوقيع ، إلخ). يقوم GOST بإصلاح التعريف التالي:

تفاصيل المستند - عنصر تصميم إلزامي وثيقة رسمية؟

تتكون المستندات المختلفة من مجموعة مختلفة من التفاصيل. يتم تحديد عدد التفاصيل من خلال الغرض من إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذا المستند. بالنسبة للعديد من المستندات ، يكون عدد التفاصيل محدودًا للغاية. بالنسبة لعدد من الوثائق ، يتم تحديد عدد وتكوين المتطلبات من خلال القوانين التشريعية والتنظيمية. ولكن في أي حال ، كما يلي من التعريف ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات المسجلة على وسيط ملموس من خلال وضع التفاصيل اللازمة. عندها فقط تصبح وثيقة.

في علم الوثائق ، تعتبر الوثيقة نتيجة تثبيت (عرض) الحقائق والأحداث وظواهر الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري بأي طريقة ملائمة على مادة خاصة.

المستندات ، التي تحتوي على معلومات ثابتة (معروضة) ، مما يضمن حفظها وتراكمها ، وإمكانية نقلها إلى شخص آخر ، والاستخدام المتكرر ، والعودة إليها بشكل متكرر ومتكرر في الوقت المناسب. وهي تؤثر على مجالات مختلفة من النشاط البشري وهي مقسمة إلى نصوص ورسومية ، وتقليدية (مكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة) ووسائط آلية ، وعلمية وتقنية وشخصية ورسمية ، إلخ.

مستندات رسمية - هو - هي المستندات التي تم إنشاؤها من قبل الكيانات القانونية أو الأفراد ، والتي تم إعدادها والمصادقة عليها وفقًا للإجراءات المعمول بها.من بينها فئة خاصة تتكون الخدمة (الإدارية)المستندات التي تم تحديدها بواسطة معيار الدولة كوثائق رسمية مستخدمة في الأنشطة الحالية للمنظمة.

بصفتها ناقلات للمعلومات ، تعمل المستندات كعنصر لا غنى عنه للتنظيم الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو أي شركة ، مما يضمن تفاعل أجزائها الهيكلية والموظفين الفرديين. إنها الأساس لاتخاذ قرارات الإدارة ، وهي بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميمات والتحليل ، بالإضافة إلى مواد مرجعية وأعمال البحث. في أنشطة الإدارة ، تعمل الوثيقة ككائن عمل وكنتيجة للعمالة.

وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

جامعة موسكو الحكومية للتكنولوجيا والإدارة

 قسم، أقسام الاقتصاد والأعمال والقانون

اختبار

عن طريق الانضباط : توثيق أنشطة الإدارة

عنوان العمل المكتبي هو أساس تكنولوجيا الإدارة

يقوم به طالب 1 مسار

أراكشيفا مارينا أناتوليفنا

الأساتذه: الاقتصاد وريادة الأعمال

متخصص. إدارة المنظمة

الشفرة: 080507

مقدمة 3

1. تقييم الوضع الحالي للعمل المكتبي 3

2. العوامل المؤثرة في تنظيم وتقنية العمل المكتبي في المؤسسات بمختلف مستويات الإدارة. 4

3. الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي. 5

4. توثيق دعم الإدارة. المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة 11

5. هيكل إدارة خدمات التوثيق ووظائفها .13

6. الاختلافات بين مفهوم "وثائق الإدارة" (DOU) ومفهوم "العمل المكتبي" 15

7. علاقة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بالتكنولوجيا الآلية لمعالجة المستندات 16

8. التنظيم العلمي للعمل الإداري كعامل في تحسين كفاءة الإدارة والعمل المكتبي 18

9. أنشطة هيئات الأرشيف بشأن الدعم التنظيمي والمنهجي للأعمال المكتبية 22

الاستنتاج 23

المراجع 24

المقدمة

تحتاج في عملك إلى حل عدد من المهام:

تقييم الوضع الحالي للعمل المكتبي ؛

تحديد العوامل التي تؤثر على تنظيم وتكنولوجيا العمل المكتبي في المؤسسات من مختلف مستويات الإدارة ؛

وصف الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي.

إعطاء مفهوم دعم التوثيق للإدارة ، وتحديد المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ؛

النظر في هيكل خدمات التوثيق الإدارية ووظائفها ؛

للتمييز بين مفهوم "وثائق الإدارة" (DOE) ومفهوم "العمل المكتبي" ؛

تحديد علاقة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بالتكنولوجيا الآلية لمعالجة المستندات ؛

اعتبار التنظيم العلمي للعمل الإداري عاملاً في زيادة كفاءة الإدارة والعمل المكتبي ؛

النظر في أنشطة هيئات الأرشيف بشأن الدعم التنظيمي والمنهجي لخدمات إدارة المكاتب.

1. تقييم الوضع الحالي للعمل المكتبي

يتم تحديد حالة العمل المكتبي والثقافة العامة لمديري الخدمة والمتخصصين إلى حد كبير من خلال جودة عمل مساعد السكرتير ، والذي يعتمد بدوره على مستوى مؤسسته. في الممارسة العملية ، السكرتير المساعد إما بشكل كامل (أو إلى حد كبير) العمل المكتبي لجهاز الإدارة أو وحدة هيكلية كبيرة ككل ، أثناء أداء وظائف سكرتير المدير ، أو يؤدي فقط وظائف سكرتير المدير. يسود النوع الأول من أعمال السكرتارية والمرجعية. يتميز عمل السكرتير المساعد باتساع وتنوع الوظائف والعمليات التي يتم أداؤها. أولاً ، تتطلب أعمال السكرتارية القدرة على التبديل بسرعة من نوع عمل إلى آخر: تسجيل المستندات ، والمحادثات الهاتفية ، والطباعة ، والفاكس ، واستقبال الزوار ، إلخ. ثانيًا ، يتواصل مساعد السكرتير مع دائرة كبيرة نسبيًا من الأشخاص خلال يوم العمل. ثالثًا ، يجب على مساعد السكرتير ، بالإضافة إلى تعليمات المشرف المباشر ، وبحسب طبيعة عمله ، أن يفي بتعليمات الأشخاص الآخرين في كثير من الأحيان. يخلق هذا الموقف صعوبات إضافية في عمل مساعد السكرتير ، وبالتالي يجب تحديد واجباته وحقوقه بدقة خاصة وتكريسها في الوصف الوظيفي.

لقد غيرت تقنيات المعلومات العمل المكتبي الحديث بشكل جذري ، وظهرت جودة جديدة ومتطلب لذلك. حتى الآن ، لا توجد متطلبات وطنية لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المستخدمة حتى في الجهات الحكومية ، ولا توجد قواعد معيارية لتنظيم العمل المكتبي في المكاتب الإدارية. وخير مثال على ذلك هو العدد الهائل من المصطلحات في أسماء الخدمات الخاصة بإدارة المستندات في السلطات: قسم الدعم الوثائقي ، والإدارة العامة ، والمكتب ، إلخ. لكن جهاز الدولة هو آلية واحدة لإدارة الدولة من الأسفل إلى الأعلى. بالإضافة إلى ذلك ، هناك حوالي 70 بائعًا لبرامج التشغيل الآلي للمكاتب التي تعمل وفقًا لقواعدها الخاصة. لكن لا يوجد تقييم جودة لمثل هذا المنتج. لذلك ، كانت هناك حاجة ماسة منذ فترة طويلة لإنشاء معيار وطني لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ، على الأقل للأنظمة المستخدمة في السلطات العامة.

2. العوامل المؤثرة في تنظيم وتقنية العمل المكتبي في المؤسسات على مختلف مستويات الحكومة

يجب أن تتم العلاقة بين المنظمات والمؤسسات والاتصال بوثائق العمل على جميع المستويات وفقًا لقواعد موحدة مقبولة بشكل عام. يجب بناء العمل مع الوثائق في أي منظمة ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني ، على أساس الأسس التشريعية والتنظيمية والمنهجية المتعلقة بقضايا التوثيق والعمل مع الوثائق.

يعد تنظيم العمل مع المستندات مهمة إدارية رئيسية في أي مؤسسة: من مكتب مؤسسة صغيرة إلى إدارة فيدرالية أو شركة كبيرة.

تخضع أنشطة أي مؤسسة للتشريعات الحالية وأوامر وأوامر الإدارة وشروط العقود المبرمة والقواعد الموضوعة لإجراء عمليات معينة (على سبيل المثال ، التجارة) ، إلخ. تم وضع كل هؤلاء "المنظمين" في شكل وثائق - نصوص ثابتة للقوانين والأوامر والعقود. بناءً على ذلك ، يمكننا القول أن جميع أنشطة أي مؤسسة هي في التنفيذ المتسق للوثائق ، ونجاح تنفيذها يحدد رفاهية المؤسسة.

يعتمد نجاح تنفيذ المستند إلى حد كبير على ما يلي.
أولا , حول مدى وضوح المعلومات الواردة فيه ، بما في ذلك تصميمها ومكانها. على سبيل المثال ، إذا تمت كتابة نص الطلب بخط صغير ، فلن يتم فصل نقاط الأمر عن بعضها البعض ، ولا يتم تمييز أسماء المنفذين في مجموعة منفصلة ، ثم قد لا يتم إدراك بعض مواضعها ببساطة . لذلك ، هناك عدد من القواعد المعيارية لإعداد وتصنيف وتنفيذ وإنتاج الوثائق - أو بعبارة أخرى ، قواعد التوثيق.

ثانيًا ، من الضروري ضمان تنفيذ المستند في الوقت المناسب ، أي يجب تحقيق مثل هذا التنظيم للعمل حيث سيتم نقل الوثيقة على الفور إلى المؤدي (أو من المؤدي إلى المؤدي) ، وبالنسبة لفناني الأداء نفسه ستكون هناك حوافز لتنفيذ الوثيقة في الوقت المحدد. في روسيا ، لعدة قرون حتى يومنا هذا ، كان أحد هذه الحوافز هو التحكم في التنفيذ. علاوة على ذلك ، يتم تعيين التحكم للموظف الذي لا يشارك بشكل مباشر في تنفيذ المستند ، وعلاوة على ذلك ، قد لا يفهم على الإطلاق مجال المعرفة أو الإنتاج الذي يؤثر على تنفيذ المستند.

3. الجوانب التنظيمية والقانونية والاجتماعية والنفسية للعمل المكتبي

هناك ثلاثة أشكال من تنظيم العمل المكتبي: مركزي ، لامركزي ومختلط.

من خلال الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي ، تتركز جميع عمليات معالجة المستندات (مركزية) في مركز واحد للمؤسسة بأكملها - المكتب أو الإدارة العامة أو مع السكرتير. يتضمن الشكل اللامركزي توزيع العمليات المكتبية بين الوحدات الهيكلية للمؤسسة ؛ بينما يتم تنفيذ مجموعة متجانسة نسبيًا من العمليات المكتبية في كل منها. يجب ألا تخلط بين الشكل اللامركزي لتنظيم العمل المكتبي ، حيث يتم تنفيذ العمل المكتبي في مختلف الأقسام الهيكلية للمؤسسة ، والهيكل التنظيمي لخدمة إدارة المكاتب ، التي لديها وحدات متخصصة: الرحلات الاستكشافية ، ومكاتب الآلات ، ومجموعات المراقبة ، إلخ. في شكل مختلط ، يتم تنفيذ العمليات مركزيًا (الاستقبال ، التسجيل ، التحكم ، نسخ المستندات) واللامركزية (خدمات المراجع والمعلومات ، تخزين المستندات ، تشكيل الحالات).

يتم اختيار شكل تنظيم العمل المكتبي مع مراعاة حجم المؤسسة وحجم سير العمل وتكوين الوحدات الهيكلية. في المؤسسات الصغيرة (عند إجراء التوثيق مباشرة في الإدارات) ، وكذلك في المناطق غير الموحدة (الموجودة ، على سبيل المثال ، في مناطق مختلفة من مدينة كبيرة) ، يتم اختيار نموذج مركزي. تستخدم معظم المؤسسات والمنظمات شكلاً مختلطًا من تنظيم العمل المكتبي.

الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم عمليات وعمليات المكتب الفردية هو المركزية ، لأنها تسمح بما يلي:

· لتقليل تكلفة العمل المكتبي.

• تحسين تنظيم عمل موظفي المكاتب ، وعلى وجه الخصوص ، إدخال لوائحها ؛
• لضمان تخصص العمال وقابليتهم للتبادل ؛
• استخدام الوسائل التقنية التقدمية والإنتاجية ؛
• لضمان وحدة القيادة التنظيمية والمنهجية.

في الظروف الحديثة ، من الممكن جعل العمل المكتبي مركزيًا بالكامل فقط في المؤسسات الصغيرة نسبيًا. في المؤسسات الكبيرة ، يجب على المرء أن يسعى جاهداً من أجل المركزية الملائمة لبعض وظائف العمل المكتبي ، مثل استلام وإرسال المستندات ، وتسجيل ومراقبة تنفيذ المستندات ، واختزال المستندات وطباعتها ، واستنساخها ، والإدارة المنهجية للعمل المكتبي.

في المؤسسات الصغيرة التي لا تحتوي على إدارات عامة ، وإدارات عمل مكتبية ، يتم تنفيذ العمل المكتبي من قبل مساعد سكرتير الرئيس.

إذا كان لدى منظمة أو مؤسسة كمية كبيرة من المستندات ، فسيتم تقديم وحدة هيكلية مسؤولة عن العمل المكتبي: المكتب ، الإدارة العامة ، قسم العمل المكتبي ، إلخ. تنعكس أنشطة هذه الوحدة الهيكلية في لائحة مطورة خصيصًا.

من أجل تنظيم عملية العمل المكتبي ، وتحديد تقنيات وطرق إنشاء ومعالجة المستندات في المنظمة ، تقوم أقسام إدارة المكاتب بتطوير تعليمات العمل المكتبي ، والتي يتم إنشاؤها بأمر من رئيس المؤسسة.

تقسيم المهام بين إدارات العمل المكتبي وفناني الأداء:

أساس تنظيم عمل موظفي المكتب هو تقسيم عميق وواضح للوظائف بين الإدارات وفناني الأداء. ينعكس ذلك في الوثائق التنظيمية - الأحكام المتعلقة بوحدات العمل المكتبية والتوصيف الوظيفي لموظفيها.

يتم وضع اللائحة الخاصة بقسم العمل المكتبي من قبل رئيس القسم ويتم اعتمادها من قبل رئيس المؤسسة. يتم وضع اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية للقسم من قبل رئيس هذه الوحدة بالاشتراك مع رئيس القسم ، ويوافق عليها رئيس القسم أو مدير الشؤون أو رئيس الوحدة الأخرى التي تشمل إدارة إدارة السجلات.

تشمل لائحة الدائرة أو وحدتها الهيكلية الأقسام التالية:

· الأحكام العامة؛

· الوظائف والمهام الرئيسية.

· واجبات وحقوق ومسؤوليات الرئيس (تحدث هذه النقطة إذا لم يتم تطوير الوصف الوظيفي للرئيس) ؛

· تنظيم العمل؛

· إدارة القسم.

يجب أن تحتوي اللائحة التنظيمية على صياغة واضحة لا تسمح بوجود خلافات حول مسألة من وماذا يجب أن يفعل ، ومن يتبع لمن ، وما إلى ذلك. يجب الاتفاق على بنود الأحكام التي تحدد علاقة مكتب المكتب مع الأقسام الأخرى مع هذه الأقسام.

عند وضع لائحة خاصة بقسم العمل المكتبي ، يتم استخدام لائحة قياسية. يتم استكماله (إذا لزم الأمر ، يتم تقليله) وتعديله وفقًا لظروف التشغيل المحددة لجهاز الإدارة المحدد والخدمة الكتابية.

يتم وضع وصف وظيفي لكل موظف في قسم العمل المكتبي ، والذي يحدد المركز التنظيمي والقانوني للموظف في الوحدة الهيكلية ويوفر شروطًا لعمله الفعال.

يتكون الدليل من الأقسام التالية:

جزء مشترك. يتم تحديد المهام الرئيسية للموظف (على سبيل المثال ، المهمة الرئيسية للموظف هي تسجيل المستندات) ، وإجراءات ملء الوظيفة (أي من يتم تعيين هذا الموظف وفصله) ، والمتطلبات المهنية للموظف ( يجب أن يعرف مستوى التعليم والخبرة العملية ... ، يجب أن يكون قادرًا على ...) ، الشخص الذي يتبعه الموظف بشكل مباشر ، والمستندات والمواد الأساسية التي يجب أن يسترشد بها الموظف في أنشطته.

وظائف الموظف. موضوع المرجع أو مجال العمل المعين للموظف ، يتم تحديد قائمة أنواع العمل التي تشكل إنجاز الوظائف المعينة (على سبيل المثال ، يمكن أن يتكون تسجيل المستندات من أعمال مثل ملء البطاقات ، الاحتفاظ بفهرس البطاقة ، وإصدار المعلومات عن طريق الهاتف ، وما إلى ذلك).

التزامات الموظف. الواجبات المرتبطة بإعداد المستندات ، واستلام المعلومات ومعالجتها وإصدارها ، والتي تنطوي على الاستخدام الإلزامي لأشكال وأساليب عمل معينة (على سبيل المثال ، المراقبة الدورية لتشكيل القضايا في الأقسام الهيكلية ، وإجراء الإحاطات ، إلخ. ) ، التي تتطلب الامتثال للمواعيد النهائية لتنفيذ إجراءات محددة ، والتي تحدد ترتيب تنفيذ الأوامر ، والمعايير الأخلاقية التي يجب مراعاتها في الفريق. يصف هذا القسم أحيانًا عناصر تقنية العمل المنجز.

حقوق الموظف. تحدد حقوق الموظف في تنفيذ المهام الموكلة إليه.

العلاقات (الروابط حسب الموضع). يشار إلى الأقسام الفرعية والموظفين الذين يتلقى منهم المؤدي والذين ينقلون المعلومات إليهم ، وتوقيت النقل ، والمشاركين في تنفيذ مستندات معينة ، والذين تم الاتفاق معهم ، وما إلى ذلك.

تقييم العمل. يتم سرد المعايير لتقييم الدرجة التي يؤدي بها الموظف وظائفه وواجباته ، واستخدام الحقوق ، وما إلى ذلك. المعايير الرئيسية هي جودة العمل وحسن توقيت تنفيذه.

يوقع الوصف الوظيفي من قبل رئيس المكتب ويوافق عليه رئيس المكتب أو نائبه المسؤول.

الجانب النفسي للعمل المكتبي:

يمكن أن يتحول نظام العمل المكتبي الآلي إلى حاجز نفسي لمدير المدرسة القديم في أي مؤسسة ، لأنه من الأسهل بكثير عليهم العمل مباشرة مع الأشخاص باستخدام الأساليب المعتادة: أطلقوا عليها اسم "على البساط" ، " ضخهم "، ورأيت الخوف في عيون المرؤوس - لقد توصلت إلى استنتاج مفاده أنك دون جدوى تشغل كرسيًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تجد الإدارة أن الفوائد التي وعد بها الخبراء الغربيون قد اختفت في مكان ما. على الرغم من أن حل هذه المشكلة بسيط - فقد تم اقتراح إدخال ASD على جداول جميع فناني الأداء والمديرين ، وقام العميل بتوفير المال: لقد قام بتسليم النظام إلى كتبة الأقسام الهيكلية فقط. نتيجة لذلك ، يتم العمل بسرعة وبدقة بين الإدارات ، وداخلها كل شيء كما كان من قبل.

غالبًا ما يشعر فناني الأداء أنه مع تقديم خدمة إدارة المستندات ، ظهر رئيس آخر يقف وراء ظهره باستمرار. في الواقع ، الآن ، إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك معرفة: من وماذا ومتى وكم يفعل.

الجانب القانوني للعمل المكتبي:

هناك مستندات تنظيمية تنظم تنظيم دعم التوثيق لإدارة المؤسسة:

دستور الاتحاد الروسي

القانون المدني للاتحاد الروسي (الجزءان 1 و 2)

القانون الاتحادي الصادر في 28.08.1995 ، رقم 154-FZ "بشأن المبادئ العامة للحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي"

القانون الدستوري الاتحادي للاتحاد الروسي المؤرخ 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "بشأن شعار دولة الاتحاد الروسي"

القانون الاتحادي الصادر في 25.01.1995 "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات". ينظم هذا القانون العلاقات الناشئة عن تكوين واستخدام مصادر المعلومات القائمة على إنشاء وجمع ومعالجة وتجميع وتخزين وبحث وتوزيع وتوفير المعلومات الموثقة للمستهلك ؛ إنشاء واستخدام تقنيات المعلومات ووسائل دعمها ؛ حماية المعلومات وحقوق الأشخاص المشاركين في عمليات المعلومات والإعلام. يحتوي القانون على تعريفات تتعلق بالمعلومات ووثائقها. - القانون الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 10.01.2002 "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني". الغرض من هذا القانون هو ضمان الشروط القانونية لاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستندات الإلكترونية ، والتي بموجبها يتم الاعتراف بالتوقيع الرقمي الإلكتروني في مستند إلكتروني كمكافئ للتوقيع بخط اليد في مستند ورقي. يحدد هذا القانون شروط استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني وخصوصيات استخدامه.

القانون الاتحادي الصادر في 02.05.2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في طلبات مواطني الاتحاد الروسي"

مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 05/02/1996 رقم 638 "بشأن إجراءات إعداد مشاريع المراسيم ، والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، والتي تنص على اعتماد قرارات وأوامر من حكومة الاتحاد الروسي "

- "نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة" ، الذي طورته خدمات المحفوظات. هذه الوثيقة عبارة عن مجموعة من المبادئ والقواعد التي تحدد متطلبات موحدة لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات الحكومية. هذه إحدى اللوائح الفيدرالية الأساسية التي تحتوي على مجموعة من المتطلبات والأحكام التي تساهم في تطوير مناهج موحدة ليس فقط للإدارة التقليدية ، ولكن أيضًا لإدارة المستندات الآلية - إدارة المعلومات. تبسط GSDOU الهيكل التنظيمي لإدارة المستندات في المنظمات من خلال حل مشكلات بناء المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة القياسية ، وتنظيم العملية التكنولوجية لإنشاء الوثائق ومعالجتها. تساهم GSDOU في حل عدد من مشاكل الأتمتة وإنشاء المستندات ومعالجتها وتتضمن لوائح وقواعد على المستوى الوطني والأهمية. في الوقت نفسه ، نظرًا لكون النظام يمثل حالة جوهرية ، فإنه يركز أيضًا على التطبيق في الهياكل غير الحكومية من جميع جوانبها.يساهم الرقم 1547-r في حل المشكلات التكنولوجية للتوثيق. يحدد هذا المعيار تكوين التفاصيل ، وقواعد تصميم الوثائق التنظيمية والإدارية التي تحدد قرارات القضايا الإدارية والتنظيمية. تسهل التعليمات النموذجية ، التي تضع متطلبات توحيد عناصر التوثيق ، بشكل كبير إنشاء عمليات قياسية وموحدة وموحدة للوثائق التقليدية والآلية ، وتخزين ونقل المعلومات الموثقة. - GOST R 51141-98 "أعمال المكتب وأعمال الأرشفة . المصطلحات والتعريفات "(تمت الموافقة عليها بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27.02.1998 رقم 28). يعد هذا المعيار مرحلة مهمة في تحديث القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي والأرشفة وفقًا للتشريعات الفيدرالية والمستوى الحالي لتطور هذه الصناعة. يجب استخدام المصطلحات المحددة في هذا المعيار في جميع أنواع الوثائق. يتكون الأساس الموضوعي للمعيار من ثلاثة أقسام: "المفاهيم العامة" و "العمل المكتبي" و "الأعمال الأرشيفية" - GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ الوثائق "(تمت الموافقة عليها بموجب قرار Gosstandart للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 رقم 65-st.) ، والذي تم تطبيقه في جميع الهيئات الحكومية الفيدرالية والهيئات الحكومية التابعة للكيانات المكونة لـ الاتحاد الروسي (بما في ذلك الكيانات المكونة للاتحاد التي ، إلى جانب اللغة الروسية ، كلغة وطنية للدولة) ، والحكومات المحلية والشركات والمنظمات وجمعياتها ، بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني ونوع النشاط. 2000) يتضمن الوثائق تم إنشاؤها من خلال توثيق نفس النوع (المشترك بين جميع) وظائف الإدارة التي تؤديها المؤسسات والمنظمات والشركات ، بغض النظر عن وظائفها ومستوى وحجم الأنشطة وأشكال الملكية. تخدم القائمة أغراض الحفاظ على صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وتنظيمه وتجديده ، ويهدف إلى تحديد وقت تخزين المستندات واختيارها للتخزين الدائم أو التدمير. يجب استخدامه أيضًا في إعداد تسميات الحالات ، وفي تشكيل الحالات ، وفي تطوير مخططات تصنيف الوثائق في إنشاء أنظمة البحث في العمل المكتبي ، وفي تطوير قوائم الإدارات.

القواعد الأساسية لأرشيف المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من مجلس إدارة Rosarkhiv بتاريخ 06.02.2002)

المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 12/30/1993 ، رقم 299)

في الأنشطة اليومية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يتم تنظيم خدمات المؤسسة التعليمية من خلال:

· لائحة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

اللوائح الخاصة بالتقسيمات الهيكلية (إن وجدت)

تعليمات للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تعليمات حول تنظيم أماكن عمل موظفي الخدمة

قواعد الوقت لتنفيذ العمل في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

وثائق التخطيط وإعداد التقارير

· الوصف الوظيفي لموظفي الخدمة.

يمكن النظر إلى الجانب الاجتماعي للعمل المكتبي في إطار تنفيذ القانون الاتحادي الصادر في 02.05.2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في استئناف مواطني الاتحاد الروسي" ، الذي ينظم إجراءات المواطنين مناشدات الهيئات الحكومية وهيئات الحكم الذاتي المحلية وإجراءات النظر في طعون المواطنين من قبل هذه الهيئات والمسؤولين. نداء المواطن - عبارة عن اقتراح مكتوب أو بيان أو شكوى يتم إرسالها إلى هيئة حكومية أو هيئة حكومية ذاتية محلية أو مسؤول ، بالإضافة إلى استئناف شفهي من مواطن إلى هيئة حكومية أو هيئة محلية للحكم الذاتي. في الاستئناف الكتابي للمواطن ، يجب الإشارة إلى اسمه الأخير واسمه الأول واسم العائلة والعنوان البريدي ، الذي سيتم إرسال الرد عليه في غضون 30 يومًا تقويميًا ، ويجب تقديم التوقيع الشخصي للمواطن وتاريخ الاستئناف . وفي الوقت نفسه ، ثبت أن الطعون الواردة "من خلال أنظمة المعلومات ذات الاستخدام العام" تخضع للنظر على النحو المنصوص عليه في هذا القانون.

4. توثيق دعم الإدارة.

المهام والوظائف الرئيسية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

يتم تنفيذ دعم التوثيق للإدارة من خلال خدمة خاصة ، تعمل كوحدة هيكلية مستقلة. يمكن أن يكون هذا: إدارة الشؤون أو الإدارة العامة أو المكتب أو السكرتارية. في المؤسسات الصغيرة ، حيث يكون حجم المستندات التي تمت معالجتها صغيرًا ويكون إنشاء مثل هذه الخدمة غير عملي ، يتم تنفيذ جميع الأعمال المتعلقة بوثائق الإدارة بواسطة سكرتير المدير أو موظف تم تعيينه خصيصًا لتنفيذ هذا العمل.

يعد دعم التوثيق للأنشطة الإدارية للمنظمة أهم وظيفة خدمية للإدارة ، على التنظيم العقلاني الذي تعتمد عليه سرعة وجودة اتخاذ القرار الإداري وكفاءة المنظمة ككل.
يعتمد اختيار الشكل التنظيمي للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على قرار الإدارة والمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة نفسها. يتم تحديد تنظيم شكل العمل المختار مع المستندات في تعليمات العمل المكتبي.
في الظروف الحديثة ، عندما يعتمد العمل مع التوثيق الإداري في العديد من المؤسسات على تكنولوجيا الكمبيوتر ، فإن وظائف المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لا تقتصر فقط على تنظيم تدفق مستندات المؤسسة ، وحساب المستندات ومراقبة تنفيذها. تشارك خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بشكل مباشر في تحديد المهام في تطوير أنظمة المعلومات الآلية للعمل مع المستندات ، وفي توفير الوصول إلى المعلومات وحماية المعلومات ، وفي تحسين العمل مع المستندات.

وبالتالي ، فإن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تحل مجموعة المهام الرئيسية:
1) ضمان توثيق أنشطة الإدارة ؛
2) تنظيم العمل بالوثائق في المؤسسة ؛

3) تحسين أشكال وأساليب التعامل مع الوثائق.
تحدد المهام التي تواجه خدمة وزارة الطاقة وظائفها.
1. يمكن حل مهام ضمان توثيق أنشطة الإدارة من خلال أداء الوظائف التالية:
- تطوير وتصميم النماذج ، وضمان إنتاجها ؛
- ضمان إنتاج الوثائق ونسخها واستنساخها ؛
- مراقبة جودة إعداد وتنفيذ الوثائق ، والامتثال للإجراءات المعمول بها لاعتماد وتصديق الوثائق.
2. يتم حل مهام تنظيم العمل بالوثائق في المؤسسة من خلال أداء الوظائف التالية:

إنشاء إجراء موحد لتمرير المستندات (تدفق المستندات للمؤسسة) ؛

معالجة إعادة توجيه المستندات الواردة والصادرة ؛

تسجيل ومحاسبة الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ؛

مراقبة تنفيذ المستندات ؛

تنظيم الوثائق وضمان تخزينها واستخدامها ؛

تنظيم العمل مع نداءات المواطنين ؛

ضمان حماية المعلومات.

3 - تشمل مهام تحسين أشكال وأساليب التعامل مع الوثائق الوظائف التالية:

تطوير ومعالجة الوثائق التنظيمية والتعليمية والمنهجية ولفت انتباه موظفي المنظمة إليها ؛

التوجيه المنهجي والرقابة على مراعاة القواعد المعمول بها للعمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية للمنظمة ؛

التدريب المتقدم لموظفي المنظمة ونصائحهم بشأن التعامل مع المستندات ؛

تبسيط وثائق المنظمة ، وتنفيذ العمل على توحيد الوثائق ، وتطوير سجل الدوام وألبوم نماذج الوثائق المستخدمة في أنشطة المنظمة ؛

تطوير وتنفيذ أشكال وأساليب جديدة للعمل مع الوثائق ، وتحسين سير عمل المنظمة ، وزيادة الانضباط التنفيذي ؛

بيان مهام تطوير وتحسين نظم المعلومات وقواعد البيانات الآلية للعمل مع الوثائق.

5. هيكل إدارة خدمات التوثيق ووظائفها.

1. إدارة الشؤون.

2. مكتب.

3. الإدارة العامة.

4. السكرتير.

يتم إنشاء مكتب الشؤون في الوزارات والإدارات كهيكل يتم فيه العمل مع الوثائق ، وكهيئة لمراقبة وتنسيق عمل المكتب في المكتب المركزي للصناعة. كونها ، في الواقع ، تقسيم فرعي هيكلي للمؤسسة ، فإن إدارة الأعمال ، بدورها ، تنقسم إلى التقسيمات الفرعية الهيكلية القياسية التالية:

1. الأمانة العامة هي وحدة هيكلية أنشئت لخدمة إدارة المنظمة. وهي تشمل: استقبال. سكرتارية الرئيس وأمانات نواب الرؤساء ؛ سكرتارية المجلس. مكتب البروتوكول.

وتشمل مهام الأمانة ما يلي: دراسة أولية وإعداد تقرير لرئيس الوثائق الواردة باسمه ؛ إعداد الوثائق الفردية بتوجيه من مدير المشروع وتنسيقها مع الأقسام الهيكلية الوظيفية للمنظمة ؛ تنظيم وتقديم الخدمات الوثائقية للاجتماعات التي يعقدها الرئيس ، وتوثيق أنشطة هيئات الإدارة الجماعية.

2. قسم ترشيد المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (العمل المكتبي) هو مركز لتحسين المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وهو مركز منهجي.

وتشمل وظائفها: تطوير وتنفيذ تدابير لتحسين تكنولوجيا العمل المكتبي. تطوير الدعم التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي (اللوائح ، والتعليمات ، والقواعد ، واللوائح ، والجدول الزمني للنماذج الموحدة ، وما إلى ذلك) ؛ تطوير الكتب المرجعية للتصنيف (تسميات الحالات ، المصنفات ، قوائم الوثائق مع فترات التخزين).

3. المستشارية ، والتي بدورها تنقسم إلى: بعثة ، مكتب مراسلات ، مكتب تسجيل وتسجيل الوثائق ، مركز كمبيوتر لمعالجة ونسخ نصوص الوثائق.

4. قسم الخطابات

5. الأرشيف المركزي

6. التفتيش

يتم إنشاء المكتب ، مثل الهيكل التنظيمي الآخر للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، في المؤسسات وفي مؤسسات البحث والتصميم والهندسة ومؤسسات التعليم العالي. عادة ما تعمل الأقسام التالية (الأقسام ، القطاعات ، المجموعات) في هيكل المكتب: 1. إكسبيديشن هو قسم متخصص يستقبل ويرسل المستندات والمراسلات بالبريد والبريد السريع.
2. قسم فرعي للمحاسبة وتسجيل المستندات ، وتشمل مهامه تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية ، ومراقبة الامتثال لقواعد الأعمال الورقية المقبولة ، وتشكيل وصيانة المراجع ومجموعة المعلومات.
3. تراقب مجموعة المراقبة (المكتب ، التفتيش ، القسم) توقيت تنفيذ الأوامر الشفوية من الرئيس ، وتحليل الانضباط التنفيذي ، وإبلاغ الإدارة عن تقدم المستندات والتعليمات.
4. مجموعة من الرسائل (التماسات من المواطنين) تعمل على تلقي ومراعاة المقترحات والطلبات والشكاوى المقدمة من المواطنين. وظائفها هي كما يلي:
- إعداد الطعون للنظر فيها من قبل الإدارة ؛
- التحكم في توقيت إعداد وثائق الاستجابة في الأقسام الهيكلية للمنظمة ؛

إخطار المتقدمين بنتائج النظر في طلباتهم ؛

تنظيم استقبال المواطنين في الأمور الشخصية من قبل إدارة المنظمة.
5. تقوم مجموعة إعداد الوثائق بإعادة طباعة الوثائق من المسودات ، وقراءة وتحرير نصوص الوثائق ، وحساب الأعمال المنجزة.
6. يتم النسخ والنسخ في المكتب ، كقاعدة عامة ، في المنظمات التي ترتبط أنشطتها بتوزيع عدد كبير من الوثائق التنظيمية أو الإدارية. تنحصر مهام المكتب في نسخ المستندات ، ونسخ نصوص المستندات ، وإعداد المواد الإعلانية ، والكتيبات ، والكتيبات.
7. أرشيف المنظمة - يستقبل من ملفات الأقسام الهيكلية التي تم إعدادها وإعدادها للتخزين ، وتزويدها بالمساعدة المنهجية ، وتحتفظ بالسجلات وتخزين المستندات ، وتتحكم في الامتثال لقواعد تكوين وتخزين واستخدام الملفات في الأقسام الهيكلية ، تستعد لنقل الملفات إلى تخزين الحالة.
الإدارة العامة هي خدمة للعمل مع الوثائق في السلطات التنفيذية والهياكل التنفيذية (مكتب العمدة ، المحافظة ، البلدية) للحكومة المحلية.

في الأقسام العامة ، عادةً ما يتم إنشاء نفس الأقسام التي تميز المكتب ، ومع ذلك ، يتم هنا توصيل وحدات مثل قسم البروتوكول ومجموعة الرسائل والاستقبال. يتم تفسير وجود هذه الهياكل من خلال خصائص الأنشطة وطبيعة إجراءات الإدارة وإجراءات اتخاذ القرار وتفاصيل التوثيق في هذه المؤسسات.

يتم إنشاء مجموعة البروتوكول كجزء من المؤسسات التي لديها هيئة جماعية دائمة في هيكلها. يؤدي وظائف:

إعداد مسودات الوثائق التنظيمية والإدارية (التحرير والتنفيذ والإفراج) والخطابات والشهادات وتنسيقها مع الأقسام الهيكلية.

تحليل الوثائق التي أعدتها الأقسام الهيكلية ؛

إعداد الآراء حول الوثائق التي أعدتها الأقسام الهيكلية ؛

تنظيم وعقد اجتماعات هيئة الزمالة وتوثيق أنشطتها.

يقوم سكرتير المؤسسة بتنفيذ جميع الأعمال مع الوثائق في المؤسسات الصغيرة والمنظمات التي ليس لها هيكل تنظيمي داخلي.

وبالتالي ، فإن الوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية تنظم الاسم والهيكل التقريبي لخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في الشركات والمؤسسات والمنظمات الحكومية. أما بالنسبة للهياكل غير الحكومية ، فإن القرار بشأن إنشاء الخدمة واسمها وهيكلها الداخلي يتم اتخاذه من قبل إدارة المنظمة. في المشاريع المشتركة ، يتم البت في هذه المسألة من قبل مجلس الإدارة ، في الشركات المساهمة - المؤتمر التأسيسي ، في الهياكل التعاونية - الاجتماع العام لأعضاء التعاونية.

6. الاختلافات بين مفهوم "وثائق الإدارة" (DOU) ومفهوم "العمل المكتبي"

تم وضع مصطلحات "العمل المكتبي" و "دعم التوثيق الإداري" بواسطة GOST R 51141-98 "أعمال المكتب وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعريفات "كمرادفات تحدد الصناعة التي توفر الوثائق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. لكن إذا انتقلنا إلى تاريخ ووقت حدوث هذه المصطلحات ، فهناك بعض الاختلافات بينهما.

لذلك ، نشأ مصطلح "العمل المكتبي" في روسيا ، وفقًا لقواميس اللغة الروسية ، في النصف الثاني من القرن السابع عشر وتم تشكيله من عبارات "إجراءات القضية" ، و "القضية" في ذلك الوقت تعني القضاء أو قضية إدارية تقررها هيئة الإدارة. وهذا يعني ، في ذلك الوقت ، أن العمل المكتبي كان يسمى أولاً وقبل كل شيء النظر في القضايا القضائية والإدارية وحلها ، والتي ارتبطت ارتباطًا وثيقًا بإعداد أوراق العمل والعمل معها. تدريجيا ، خضعت تعريفات المصطلحات للتغييرات. في وقت لاحق ، بدأ استخدام مصطلح "الأعمال" بمعنى "مجموعة من المستندات المتعلقة بأي قضية" ، وبدأ "العمل المكتبي" في استدعاء المجموعة الكاملة من الأعمال المتعلقة بتوثيق الأعمال. حاليًا ، تم تضمين معاني هذين المصطلحين - "العمل المكتبي" و "الأعمال" - في GOST R 51141-98.

بدأ استخدام مصطلح "وثائق الإدارة" منذ منتصف السبعينيات تقريبًا ، عندما بدأ إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في مجال العمل بالوثائق وظهرت تقنيات المعلومات الجديدة. كان الغرض من المصطلح الجديد هو عكس استخدام التكنولوجيا الحديثة في عمليات توثيق المعلومات والعمل مع الوثائق. على الرغم من إدخال مصطلح جديد - "وثائق الإدارة" ، لم يتوقف استخدام "العمل المكتبي" القديم. الأسباب المحتملة لعدم وجود بديل للمصطلحات:

المصطلح الجديد أقل ملاءمة للاستخدام ، لأنه يتكون من عبارة من ثلاث كلمات ، واختصارها (DOW) ليس واضحًا تمامًا وليس فريدًا (على سبيل المثال ، DOW هي مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة) ،

مصطلح "العمل المكتبي" واضح للجميع ويسهل نطقه.

نتيجة لذلك ، وفقًا لـ GOST R 51141-98 ، يمكن استخدام كلا المصطلحين في الوقت الحالي. لكن مصطلح "وثائق الإدارة" يؤكد على عنصر تكنولوجيا المعلومات في التنظيم الحديث للعمل المكتبي ومن الأفضل استخدامه عندما يتعلق الأمر بتقنيات الكمبيوتر للعمل مع المستندات. يستخدم مصطلح "العمل المكتبي" بشكل أساسي لوصف الجانب التنظيمي والأساليب التقليدية للعمل مع المستندات.

7. الترابط بين مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتكنولوجيا معالجة المستندات المؤتمتة

ترتبط مشكلة المستند الإلكتروني ارتباطًا وثيقًا بمشكلة إدارة المستندات الإلكترونية وأتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. حاليًا ، قامت العديد من الشركات بتطوير وتنفيذ عدد كبير من أنظمة إدارة المستندات الآلية (ASUD) ، والتي تتميز بمقاربات محددة ووسائل اتصال حاسوبية للتنفيذ. لسوء الحظ ، لا توجد مصطلحات متسقة في هذه التطورات. منتجات شركات المطورين تحمل أسماء مثل: نظام أتمتة سير العمل ، ونظام سير العمل المحوسب ونظام أتمتة سير العمل ، ونظام إدارة سير العمل ، ونظام إدارة المستندات الموزعة ، والأرشيف الإلكتروني ، إلخ. يشير التنوع في أسماء الأنظمة المطورة والمتطورة فقط إلى أن هذه المنطقة من سوق المعلومات لم تتشكل حتى الآن كقسم مستقل ، وفي عدد من الحالات ، تظهر منتجات ASUD كتطورات مصاحبة أو المنتج عند حل مشاكل أخرى أكثر تعقيدًا. ومع ذلك ، فإن عدد ASUDs ينمو بسرعة كبيرة.

الأجزاء (المكونات) الوظيفية الرئيسية لنظام التشغيل الآلي للمكاتب في إدارة المنظمات:

وسائل وقواعد إنشاء المستندات ؛

الاحتفاظ بأرشيفهم الإلكتروني ؛

دعم تدفق المستندات وفي نفس الوقت يعتمد على الأنظمة الأساسية للبرامج والأجهزة الخاصة بالمؤسسة.

مزايا إدخال نظام آلي في وثائق الإدارة:

1. في جميع الأقسام وفي المنظمة ككل ، يتم إدخال تقنية موحدة ومنسقة ومنظمة بدقة للعمل المكتبي.

2. تصبح المنظمة قابلة للإدارة بشكل كامل. هناك فرصة للإجابة على أي سؤال حول المستندات وفناني الأداء ، لتحليل وإدارة أنشطة التوثيق.

3. نظرًا لأن شبكة الكمبيوتر لا يمكن أن تغطي فقط المكتب المركزي للمؤسسة ، ولكن أيضًا التقسيمات الفرعية البعيدة جغرافيًا ، فإن قابلية الإدارة يمكن أن تمتد إلى الهيكل الموزع جغرافيًا للمنظمة بالكامل.

4. إن نظام التشغيل الآلي للمكاتب ، في الواقع ، هو الناقل للمعلومات التكنولوجية الرسمية الصارمة والموثقة بدقة حول القواعد والإجراءات الخاصة بالعمل مع المستندات. ونتيجة لذلك ، يتناقص اعتماد المنظمة على الأفراد كناقل مادي للمعرفة التكنولوجية وقواعد العمل مع المستندات.

5. تسريع مرور المستندات عبر المنظمة ، خاصة عند تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.

6. يقلل من تعقيد العمليات المكتبية. ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الحاجة إلى إدخال معلومات كاملة ودقيقة حول المستند ، على سبيل المثال ، أثناء التسجيل الأولي ، قد تتطلب جهودًا إضافية في بعض أماكن العمل ، في حين أن كثافة اليد العاملة في أماكن العمل الأخرى قد ينخفض ​​استخدام هذه المعلومات عدة مرات.

7. يتم تحقيق مكسب نوعي عند تنظيم تدفق مستند إلكتروني واحد بين المنظمات ، حيث تختفي تمامًا المشاكل المرتبطة بإنتاج وإرسال المستندات الورقية ، وبعد ذلك - في إعادة إدخال تفاصيل ونصوص المستندات المستلمة. .

بسبب المستوى غير الكافي لتنظيم الدولة ، هناك اختلافات فردية كبيرة في تنظيم العمل المكتبي في المؤسسات المختلفة ، على وجه الخصوص ، حتى عند إجراء العمليات التكنولوجية مع المستندات (من التسجيل إلى الطباعة). نتيجة لذلك ، في كل مرة يتعين علينا تنفيذ مشاريع فردية مكلفة لكل مؤسسة. تنشأ المزيد من المشاكل مع الأنظمة "المخصصة" خلال مراحل التشغيل والتطوير لهذه الأنظمة. التفاعلات بين المنظمات المختلفة.

يتيح لنا استخدام تقنيات المعلومات الجديدة في مجال المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التعامل مع العمل المكتبي كأداة فعالة ومرنة لتنفيذ أنواع مختلفة من الابتكارات في هذا المجال.

تسمح لك الأنظمة التعليمية الآلية لمرحلة ما قبل المدرسة بحل المشكلة الرئيسية للعمل المكتبي. إنها تسمح لك بتنفيذ أي درجة من اللامركزية في العمل المكتبي مع ضمان المحاسبة والرقابة المركزية. حتى النقطة التي يمكن لكل متخصص ، بشكل مستقل ، ضمن اختصاصه ، تسجيل المستندات وإرسالها لمزيد من العمل ، بينما يكون تحت السيطرة الكاملة لقادته. وبالتالي ، يمكن للمنظمة إعادة بناء هيكلها ديناميكيًا دون أن تفقد السيطرة.

يتم إنشاء المتطلبات الأساسية لتنفيذ خطط إدارة أكثر فعالية. في الممارسة التقليدية ، يتم إرسال المستندات إلى الوحدات التنظيمية ، سواء كانت محلية أو بعيدة ، من رئيس المنظمة إلى رئيس الوحدة إلى فنانين معينين. يسمح هذا لمدير كل مستوى بالتحكم الفعال في أنشطة موظفيه ، لكن السلاسل الطويلة والرسمية غالبًا تقلل بشكل كبير من فعالية الإدارة. يسمح لك AS DOU المصمم بشكل صحيح بإرسال المستندات مباشرة إلى الأشخاص الذين سينفذون الأوامر ، بينما يحتفظ المديرون بالسيطرة الكاملة على كل من مرور الأمر نفسه وتنفيذه.

هناك متطلبات مسبقة لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية إلى الحد الذي تكون فيه المنظمة نفسها جاهزة. سيعمل النظام الذي تم إنشاؤه بشكل صحيح مع البيانات المتعلقة بمرور المستندات وتنفيذها (بغض النظر عما إذا كانت ورقية أو إلكترونية) ، ومع المستندات الإلكترونية نفسها ، التي تتعلق بها هذه البيانات. يتيح لك إدراج المستندات الإلكترونية في دورة عمل المكتب الانتقال إلى مستوى جديد نوعيًا للعمل مع المستندات.

يمكن أن يوفر استخدام أدوات التشغيل الآلي للمكاتب وفورات في تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات: يرجع التأثير إلى توحيد أنشطة توثيق المنظمة وانخفاض الاعتماد على الخبرة التكنولوجية الفردية للموظفين: تقليل الدورات الزمنية للعمل مع الوثائق وإنشاء مساحة وثائقي واحدة ، والسيطرة الكاملة على تسجيل وحركة الوثائق وأداء الانضباط.

8. التنظيم العلمي للعمل الإداري كعامل في زيادة كفاءة الإدارة والعمل المكتبي

العمل المكتبي هو إحدى وظائف الإدارة القائمة على منظمة علمية مع استخدام التكنولوجيا الحديثة ، ونحن نعيش في عصر التقدم العلمي ، حيث كل شيء يقوم على تحسين التقنيات الجديدة التي ستساعدنا بشكل أكبر في عملنا.

التنظيم العلمي للعمل هو مثل هذا التنظيم للعمل حيث يسبق التنفيذ العملي لتدابير محددة تحليل علمي شامل لعمليات العمل وشروط تنفيذها ، وتستند التدابير العملية نفسها إلى إنجازات العلم الحديث و افضل تمرين. وبالتالي ، فإن المصطلحين "التنظيم العلمي للعمل" و "تنظيم العمل" يعبران عن جوهر نفس الظاهرة (العملية) ، ويتم تحديد الفرق بين هذه المفاهيم في المقام الأول من خلال الطريقة ، والنهج لحل نفس المشاكل ، حالة نظام تفاعل العمال مع بعضهم البعض .. مع الأصدقاء ومع وسائل الإنتاج في عملية النشاط العمالي. إذا كان الإنتاج حساسًا لكل ما هو جديد يظهر في مجال تنظيم العمل ، ويدخله بشكل منهجي في ممارسته ، فيحق لنا التحدث عن التنظيم العلمي للعمل (ليس). يتيح النهج العلمي لتنظيم العمل أفضل طريقة للجمع بين التكنولوجيا والأشخاص في عملية الإنتاج ، ويضمن الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد المادية والمالية ، وانخفاض كثافة اليد العاملة وزيادة إنتاجية العمل. يهدف إلى الحفاظ على صحة العمال وإثراء محتوى عملهم. من السمات المهمة لـ NOT هي تركيزها على حل مجموعات المهام المترابطة: "الاقتصادية (توفير الموارد ، وتحسين جودة المنتج ، وزيادة كفاءة الإنتاج) ؛" علم النفس الفسيولوجي (تحسين بيئة العمل ، ومواءمة الأحمال النفسية والفسيولوجية على الشخص ، وتقليل الخطورة والنفسية العصبية توتر العمل) ؛ "الاجتماعية (زيادة تنوع العمل ، محتواه ، مكانته ، ضمان الأجر الكامل). تطوير الأفكار حول مهام NOT هي الأحكام المتعلقة بوظائفها ، أي السمات المحددة لمظهر NOT في المؤسسة ، تأثيرها على جوانب مختلفة من الإنتاج. توفر "وظيفة" الفئة فرصة لتجسيد المهام العامة لـ NOT ، لتسليط الضوء داخل كل منها على الاتجاهات الخاصة لتأثير NOT على الإنتاج وموضوعه - الشخص ، للكشف عن الاختلافات الجوهرية بين تنظيم العمل العلمي و "العادي" ، والتي غالبًا ما تغفل عن نقاط مهمة في تنظيم العمل نشاط العود المشحون بخسائر الإنتاج.

يجب التأكيد بشكل خاص على الظرف الأخير. يمكن للمرء في كثير من الأحيان أن يصادف الرأي القائل بأن كلمة "علمي" غير ضرورية في مفهوم "التنظيم العلمي للعمل". يعتقد بعض المؤلفين أنه لا يمكن أن يكون هناك تنظيم غير علمي للعمل على الإطلاق ، وبالتالي فإن مفهوم تنظيم العمل يفترض بالفعل طبيعته العلمية. لا يمكن للمرء أن يتفق مع مثل هذا الرأي. نشأ مفهوم "التنظيم العلمي للعمل" وترسخ في الحياة اليومية كنقيض ، معارضة لكل شيء عفوي ، عرضي ، روتيني في تنظيم العمل ، والذي لا يزال واسع الانتشار في الإنتاج. تعطي كلمة "علمي" وصفاً نوعياً لتنظيم العمل.

وفقًا للفقرة 2 من المادة 51 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، تعتبر المنظمة قائمة منذ لحظة تسجيلها في الدولة. من نفس اللحظة ، تنشأ الحقوق المدنية التي تتوافق مع أهداف نشاط هذا الكيان القانوني ، والالتزامات المرتبطة بهذا النشاط. تنظيم وتسجيل النشاط العمالي إلزامي لكل من الكيان القانوني ورجل الأعمال الفردي.

تتطلب المؤسسة الحديثة بعملياتها التكنولوجية المعقدة وعدد كبير من الموظفين تنظيمًا عقلانيًا لعملية العمل. تنظيم العمل في المؤسسة هو نظام من التدابير يهدف إلى خلق أفضل الظروف للاستخدام الفعال لوقت العمل والمواد والمعدات لصالح نمو الإنتاج وزيادة إنتاجية العمل وخلق ظروف عمل طبيعية وصحية.

بالمعنى الوظيفي ، فإن تنظيم العمل في المؤسسة هو نشاط لإنشاء وتغيير نظام تفاعل العمال مع وسائل الإنتاج ومع بعضهم البعض من أجل تحقيق هدف محدد مسبقًا لنشاط العمل.

أساسيات تنظيم العمل:

1. تقسيم العمل - تكليف كل موظف ولكل قسم بواجباته ووظائفه وأنواع العمل والعمليات التكنولوجية.

2. التعاون العمالي - إقامة نظام علاقات إنتاجية بين العمال.

3. التقنين - وضع معايير قائمة على أسس علمية لتكاليف العمالة لأداء أي عمل.

4. تنظيم أماكن العمل - ترتيبها الرشيد من خلال المعدات والتخطيط.

5. تنظيم خدمة أماكن العمل - تعاون العمالة بين العمال الرئيسيين وعمال الخدمات والإدارات المساعدة.

6. تطوير طرق عقلانية لإنجاز العمل.

7. خلق ظروف عمل آمنة وصحية.

8. اختيار وتدريب وإعادة تدريب وتدريب متقدم للأفراد.

9. تنظيم الدفع والحوافز المادية للعمالة.

10. تعليم الانضباط العمالي ودعم النشاط العمالي والمبادرة الإبداعية.

11. تخطيط ومحاسبة العمالة - يتم تنفيذه لتحديد إجمالي تكاليف العمالة اللازمة وعدد الموظفين وكشوف المرتبات.

لا تؤثر ظروف العمل التنظيمي على إنتاجيته فحسب ، بل تؤثر أيضًا على صحة الموظف وكفاءته.

يتضمن تنظيم عمل الأفراد في المؤسسات والمنظمات أشكالًا وطرقًا محددة لربط الأشخاص والتكنولوجيا في عملية العمل.

يعد تنظيم عمل الموظفين علمًا كاملاً ، يتم إثرائه باستمرار ببيانات جديدة ، ويتتبع أفضل الممارسات للحلول التنظيمية الجديدة.

التنظيم العقلاني لعمل الموظفين هو تقليل الوقت المطلوب لإكمال العمل ، والقضاء على الحركات غير الضرورية للموظفين ، وتوفير ظروف عمل جيدة وتقليل إجهاد الموظفين وإرهاقهم ، واستخدام المساحة بشكل اقتصادي وزيادة إنتاجية الموظفين. يجب أن تتوافق شروط العمل المنصوص عليها في عقد العمل مع متطلبات حماية العمال. تنص المادة 22 من قانون العمل على أن تنظيم حماية العمال في مؤسسة تقع على عاتق صاحب العمل.

يتم التحكم في تنظيم حماية العمال في المؤسسة من قبل هيئات تفتيش العمل الفيدرالية الممثلة من قبل مفتشية العمل الحكومية ، Gostekhnadzor ، Gosenergonadzor ، الإشراف الصحي والوبائي الحكومي وهيئات العمل الفيدرالية والإقليمية الأخرى.

المجالات الهامة في حياة المؤسسة هي تنظيم وتنظيم العمل. يُفهم تقنين العمل على أنه إنشاء ، على وجه الخصوص ، لقواعد وقت العمل لأداء عمل معين. يؤدي التنظيم الصحيح وتنظيم العمل إلى زيادة اهتمام العمال بزيادة إنتاجية العمل.

تنظيم العمل الإداري له تفاصيله الخاصة. غالبًا ما يكون عمل المدير مستحيلًا ، لأن مؤشر عمله الناجح هو النتائج المالية للشركة. تشير العديد من الدراسات الاستقصائية إلى أن تنظيم عمل المدير غالبًا ما يكون به أوجه قصور خطيرة. كثير من المديرين ليس لديهم ما يكفي من ثقافة الإدارة ، والتعقيد في تنظيم العمل. إنهم غارقون في العمل الحالي ، ولا يهتمون بما يكفي بالقضايا الواعدة. يؤدي التنظيم غير السليم للعمل الإداري إلى انخفاض أداء العمل والتأخير في الخدمة. من أجل أن يكون تنظيم العمل الإداري فعالاً ، يجب على المديرين وضع خطة عمل شخصية ، بعد أن قاموا مسبقًا بتحليل حالة الأمور ، والتفكير في كل نوع من العمل ، وتجميعهم وفقًا للغرض والمحتوى والحجم وتسلسل أعمالهم. التنفيذ ، وتحديد المدة ، وتواريخ البدء والانتهاء لكل عملية.

التنظيم العلمي لعمل المدير هو عملية تحسين تنظيم العمل على أساس إنجازات العلم والخبرة المتقدمة. إذا كان المدير يتفاعل بوضوح مع كل ما هو جديد يظهر في مجال تنظيم العمل ، ويدخله بشكل منهجي في ممارسته ، فيمكننا التحدث عن التنظيم العلمي للعمل.

يتيح النهج العلمي لتنظيم العمل أفضل طريقة للجمع بين التكنولوجيا والأشخاص في عملية الإنتاج ، ويضمن الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد المادية والمالية ، وانخفاض كثافة اليد العاملة وزيادة إنتاجية العمل. يهدف إلى الحفاظ على صحة العمال وإثراء محتوى عملهم.

يُعهد بتنظيم مراقبة احترام أرباب العمل لقوانين العمل إلى مفتشية العمل الفيدرالية. يمكن التوصل إلى هذا الاستنتاج على أساس أحكام الفن. 353 من قانون العمل من قانون RF.

التغيير في ظروف العمل التنظيمي هو الأساس لتعديل عقد العمل ، وفي بعض الحالات (مع عدم موافقة الموظف) وإنهائه (الجزء 4 من المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

9. أنشطة هيئات الأرشيف بشأن الدعم التنظيمي والمنهجي لخدمات إدارة المكاتب

يتم تنظيم عمل أرشيف المنظمة وأشكال مشاركتها في دعم التوثيق للإدارة من خلال القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات. تزود مؤسسات خدمة أرشفة الدولة الوزارات والإدارات بالمساعدة التنظيمية والمنهجية في تنفيذ أنظمة الدولة لدعم الوثائق للإدارة ، في تنظيم نظام دعم الوثائق ، والاتفاق على الوثائق التنظيمية القياسية والقطاعية على نظام دعم الوثائق ، تطوير وثائق منهجية حول قضايا معينة تتعلق بدعم المستندات للإدارة. قاعدة العمل المكتبي هي مجموعة من القوانين والإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق المنهجية التي تنظم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة ، بالإضافة إلى عمل المكتب وهيكله ووظائفه وموظفوه ودعمه الفني وما إلى ذلك ، بما في ذلك: القوانين التشريعية للاتحاد الروسي في مجال المعلومات والتوثيق ؛ المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، والمراسيم والأوامر الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي ، التي تنظم مسائل دعم التوثيق على المستوى الاتحادي ؛ الجوانب القانونية للهيئات التنفيذية الفيدرالية ذات الطابع الصناعي والإداري على حد سواء ؛ الإجراءات القانونية لهيئات السلطة التمثيلية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي تنظم قضايا العمل المكتبي ؛ الجوانب القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والإرشادية ، والوثائق المنهجية حول العمل المكتبي للمؤسسات والمنظمات والشركات ؛ معايير الدولة للتوثيق ؛ أنظمة التوثيق الموحدة؛ المصنفات الروسية للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ؛ نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة ، والذي يحتوي على المتطلبات الأساسية لوثائق وخدمات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ؛ وثائق معيارية بشأن تنظيم التخزين الحالي والأرشيف للوثائق. يُعهد باكتساب الأساس التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي إلى معهد عموم روسيا لبحوث العمل المكتبي وشؤون المحفوظات (VNIIDAD) ، بعد الاتفاق مع Rosarkhiv ، بالإضافة إلى قسم علوم الوثائق والمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المعهد التاريخي والأرشيفي التابع للجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية (IAI Russian State University for Humanities) ، والذي بفضله في "نظام المعلومات والمراجع الخاص بصناعة الأرشيف" جمع تقريبًا جميع الإجراءات القانونية والوثائق التنظيمية ونشر منهجيًا فريدًا التوصيات التي تنظم تقنية إنشاء المستندات وتنظيم العمل بها. استنتاج

يجب أن تتم العلاقة بين المنظمات والمؤسسات والاتصال بوثائق العمل على جميع المستويات وفقًا لقواعد موحدة مقبولة بشكل عام. يجب بناء العمل مع الوثائق في أي منظمة ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني ، على أساس الأسس التشريعية والتنظيمية والمنهجية المتعلقة بقضايا التوثيق والعمل مع الوثائق. يتم تنفيذ دعم التوثيق للإدارة من خلال خدمة خاصة ، تعمل كوحدة هيكلية مستقلة. تعتمد فعالية نشاط المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على مؤهلات العاملين في المكاتب ودرجة معدات الخدمة وظروف العمل. اعتمادًا على الانتماء إلى مجموعة معينة ، سيكون للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة اسمها الخاص ولها غرضها المقابل. هناك فروق بين مصطلح "وثائق الإدارة" الذي يؤكد على عنصر تكنولوجيا المعلومات في التنظيم الحديث للعمل المكتبي ومن الأفضل استخدامه عندما يتعلق الأمر بتقنيات الكمبيوتر للعمل مع المستندات ، ومصطلح "العمل المكتبي" ، والتي تستخدم بشكل رئيسي لوصف الجانب التنظيمي وأساليب العمل التقليدية مع الوثائق. العمل المكتبي هو إحدى وظائف الإدارة القائمة على منظمة علمية مع استخدام التكنولوجيا الحديثة ، ونحن نعيش في عصر التقدم العلمي ، حيث كل شيء يقوم على تحسين التقنيات الجديدة التي ستساعدنا بشكل أكبر في عملنا. تزود مؤسسات خدمة أرشفة الدولة الوزارات والإدارات بالمساعدة التنظيمية والمنهجية في تنفيذ أنظمة الدولة لدعم الوثائق للإدارة ، في تنظيم نظام دعم الوثائق ، والاتفاق على الوثائق التنظيمية القياسية والقطاعية على نظام دعم الوثائق ، تطوير وثائق منهجية حول بعض قضايا دعم الوثائق للإدارة.

فهرس

1. Boydachenko P.G. دائرة إدارة الموارد البشرية. - نوفوسيبيرسك: منظمة التعاون الاقتصادي ، 2005.

2. Vesnin V.R. إدارة شؤون الموظفين العملية: دليل لعمل الأفراد. - م: فقيه ، 2006.

3. معايير الدولة للاتحاد الروسي GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "(تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27.02.1998 ، رقم 28).

4. GOST R 6.30-2003 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية (تمت الموافقة عليها بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 رقم 65-st.)

5. Istrin V.A. نشأة وتطور الكتابة. موسكو: 1965.

6. Kirsanova M.V. العمل المكتبي الحديث: كتاب مدرسي. مخصص. - م: INFRAM ، 2003. - 304 ص. (سلسلة "التعليم العالي").

7. Kuznetsova T.V. العمل المكتبي) ، موسكو: توليف إنتل ، 1999.

8. القواعد الأساسية لأرشيف المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من مجلس إدارة Rosarkhiv بتاريخ 02/06/2002).

9. Podlesnaya L.V. توثيق أنشطة الإدارة. العمل المكتبي ، موسكو ، 2004

10. Pshenko A.V. دعم التوثيق (العمل المكتبي): كتاب مدرسي. المنفعة. - م: المنتدى: INFA-M ، 2003. -256 s. (سلسلة "التربية المهنية).

11. قانون العمل في الاتحاد الروسي.

12. التعليمات النموذجية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية / الإعدادية. لجنة المحفوظات (تمت الموافقة عليها بقرار حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 31 أكتوبر 2000 رقم 1547-r)

13. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" (20 فبراير 1995 N24-FZ).

14- القانون الاتحادي الصادر في 02.05.2006 رقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في طلبات مواطني الاتحاد الروسي"

15. Hobelkova L.N. ميكنة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة // Journal Otechestvennye arkhivy ، العدد 6 ، 2008. - ص 18-21.

ظهرت الوثائق مع ظهور الكتابة. تشهد الوثائق المحفوظة على أراضي دولتنا منذ العصور القديمة على توثيق مختلف جوانب حياة الأفراد والدولة.

تسجيل الأحداثيتحدث عن العلاقات بين الدولة الروسية القديمة (القرنين التاسع والثاني عشر) وبيزنطة ، ويبلغ عن محتوى الاتفاقات المبرمة بينهما. هذا يدل على وجود وثائق دبلوماسية. كما تم تسجيل العلاقات الدبلوماسية في المواثيق. شهادة دبلوموأكد هوية السفير ، سلطته في التوقيع على الاتفاق.

نظام التوثيق القانوني القابل للطي

في القرن الحادي عشر. أمتياز الآثار المكتوبة للقانون الروسي: الحقيقة الروسية ، حقيقة ياروسلاف ، حقيقة ياروسلافيتش. بحلول بداية القرن الثاني عشر. تم دمجهم في حقيقة موجزة.

من المهم معرفة أن الأهمية الكبيرة التي تعلق على حماية الملكية الخاصة جعلت من الضروري تسجيل حقيقة امتلاكها بأحرف مختلفة. سجلت المواثيق أيضًا امتيازات التجار ، ودخل الكنيسة ، والاتفاقيات المختلفة ، والوصايا.

خلال فترة التفتت الإقطاعي (القرنان الثالث عشر والخامس عشر) ، تم تسجيل تطور العلاقات الإقطاعية في قانون خاص(الوديعة ، صكوك البيع للأراضي والممتلكات الأخرى ، العبودية ، الرهون العقارية ، الخدم ، للحصول على قرض نقدي ، الممتلكات المنقولة وغير المنقولة ، خطابات كاملة للبيع في العبودية ، خطابات الإجازة عند المغادرة إلى بودا ، إلخ.) العلاقات بين تم تكريس الإمارات في عقود الأمراء العظماء والمصالحين. يتم إنشاء المعالم القانونية المكتوبة - خطابات الحكم... سجلت السلطة العليا تعليمات مستبدة للمرؤوسين في مرسوم... رافق النشاط القضائي تجميع قوائم المحاكم لـ "خطابات قانونية ، خطابات غير قضائية" في العالم.

سيكون الكتبة حاضرين - الأشخاص الذين يعرفون كيفية التعامل مع المستندات.

الوثائق المروية على مادة باهظة الثمن - المخطوطات... والجدير بالذكر أنه مصنوع من جلد الماعز أو جلد العجل ، وتم تسليم أفضل الأصناف من المدن الهانزية واليونان. يجدر القول أنه من أجل توفير المال ، تم تنظيف النص الذي فقد قيمته ومعناه ، وتم استخدام ورقة الرق من جديد.

هذا هو وقت تراكم الخبرة في مجال إعداد المستندات ، حيث تم تشكيل التقاليد في إعداد المستندات ، وتم إنشاء طرق تصديقها - التوقيعات ، والدبابيس ، والأختام ، وظهرت مراحل كتابة المستند - المسودة والأبيض ورق. في الوقت نفسه ، من المستحيل التحدث عن العمل المكتبي كنظام لقواعد معينة أثناء وجود الدولة الروسية القديمة وأثناء التشرذم الإقطاعي. هذه فترة تراكم العادات والتقاليد في العمل بالوثائق الرسمية.

في روسيا تتكون من عدة فترات:

• عمل مكتب ما قبل الثورة (السادس عشر - أوائل القرن العشرين) ؛
• عمل المكتب السوفيتي (أكتوبر 1917-1991) ؛
• فترة ما بعد الاتحاد السوفيتي (1991 - الآن)

العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة

يشمل العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة ثلاث مراحل:

• المرحلة الأولى - أعمال المكتب الكتابي (القرنين السادس عشر والسابع عشر) ؛
• المرحلة الثانية - العمل المكتبي الجماعي (القرن الثالث عشر) ؛
• المرحلة الثالثة - أعمال المكتب التنفيذي (التاسع عشر - أوائل القرن العشرين)

الأحداث [[أكتوبر 1917 | أكتوبر 1917]]. غيرت بشكل جذري نظام مؤسسات الدولة في روسيا. كان الكونجرس السوفيتي لعموم روسيا هو الهيئة العليا لسلطة الدولة. كانت الهيئة التنفيذية بين المؤتمرات هي اللجنة التنفيذية المركزية لعموم روسيا (VTsIK) وكان يُطلق على الهيئة الحاكمة العليا مجلس مفوضي الشعب (Sovnarkom) وكانت الهيئات الحاكمة القطاعية هي المفوضيات الشعبية (المفوضيات الشعبية). اللجان (اللجان التنفيذية)

تميزت السنوات الأولى للسلطة السوفيتية بالبحث عن قواعد لتنظيم العمل المكتبي الذي يفي بالمهام التي حددتها الحكومة الجديدة.

قد نشرت المراسيمتنظيم إجراءات النشاط التشريعي (مرسوم SNK المؤرخ 30 أكتوبر 1917 "بشأن إجراءات الموافقة على القوانين ونشرها" ، مرسوم SNK المؤرخ 18 نوفمبر 1918 "في وقت دخول التشريعات والأوامر الحكومية حيز التنفيذ") تم إنشاء إجراء لإضفاء الطابع الرسمي على الوثائق السوفيتية الرسمية بقرار من مجلس مفوضي الشعب بتاريخ 2 مارس 1918 "بشأن شكل أشكال مؤسسات الدولة" ؛ الإجراء الخاص باستخدام الأختام بموجب مراسيم صادرة عن اللجنة التنفيذية المركزية لعموم روسيا ومجلس مفوضي الشعب بتاريخ 6 يوليو 1922 ، المجلد "بشأن إجراءات استخدام الأختام مع شعار الدولة". كان مرسوم مجلس الدفاع عن العمال والفلاحين الصادر في 8 ديسمبر 1918 "بشأن التنفيذ الدقيق والسريع لأوامر الحكومة المركزية وإزالة الروتين" يهدف إلى الحد من تدفق الوثائق وأمر باستبدال المراسلات بالمفاوضات الهاتفية وأوراق العمل - الرسائل الهاتفية وفرض السيطرة على جميع الوثائق الإدارية. تم تكليف جميع المؤسسات السوفيتية بواجب تنفيذ قرارات وأوامر الحكومة المركزية بدقة وبدون أدنى شك. وقد تم السعي لتحقيق نفس الهدف من خلال المرسوم "بشأن تبسيط العمل المكتبي والمراسلات في المؤسسات السوفيتية" ، الذي أعده المؤتمر في كانون الأول / ديسمبر 1918 بشأن تبسيط العمل المكتبي في المؤسسات السوفيتية تحت إدارة المستشار القانوني لمفوضية الشعب للدولة مراقبة.

1920-1930سنوات فترة خاصة في تطوير العمل المكتبي السوفياتي ، منذ ذلك الحين ϶ᴛᴏ دعا وقت الحركة الجماهيرية التنظيم العلمي للعمل(ليس) و التنظيم العلمي للعمل الإداري(NOUT) كان لحركة NOUT تأثير كبير على تشكيل وتطوير العمل المكتبي.

في إطار حركته ، تم افتتاح معاهد بحثية: معاهد تاغانروغ وكازان للتنظيم العلمي للعمل. تم إسناد تنسيق العمل في "ليس" إلى مجلس المنظمة العلمية للعمل (سوفنو) ، الذي تم إنشاؤه في إطار مجموعة مفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين (NKRKI) في عام 1923.

خلال هذه الفترة ، تم إنشاء منظمات عامة تتعامل مع قضايا الإدارة: نادي العمال الإداريين ، ورابطة عمال المحاسبة ، ورابطة العاملين في الإدارة.

باستثناء ما سبق ، في إطار حركة NOUT ، يتم إنشاء خلايا (مكاتب ، قطاعات ، إلخ) من NOUT في كل مؤسسة ومؤسسة كبيرة.

تم نشر مجلات على صفحاتها تم بحث مشاكل الإدارة والعمل مع الوثائق: "لاحظ أن تقنيات الإدارة" ، "مسائل التنظيم والإدارة" ، "النظام والتنظيم" ، "الوقت" ، "تنظيم العمل". يتم نشر الكثير من المؤلفات حول قضايا العمل المكتبي. من بينها دراسات نظرية أساسية وكتيبات حول الأعمال الورقية للطلاب والممارسين.

في عشرينيات القرن الماضي ، صدرت قوانين قانونية انعكست فيها ، إلى جانب أشياء أخرى ، على قضايا التوثيق: أوضح دستور اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية لعام 1924 أنواع الوثائق الصادرة عن هيئات سلطة الدولة وإدارتها ، وإجراءاتها. النشر. نصت المراسيم الصادرة عن اللجنة التنفيذية المركزية لعموم روسيا لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية على حق الجمهوريات والمناطق الوطنية في إجراء الأعمال المكتبية في هيئات الدولة بلغاتهم الوطنية. يجب كتابة المستندات المرسلة خارج الجمهورية بلغتين: الروسية والوطنية ، أو باللغة الروسية فقط.

من المهم أن تعرف أن إنشاء شركة مساهمة تحت NKRKI في عام 1925 كان ذا أهمية كبيرة لتطوير أعمال المكاتب السوفيتية - مكتب الدولة للمبنى التنظيمي(أورجستروي)

كان النشاط الرئيسي لـ Orgstroy ترشيد العمل المكتبي.

لتنفيذ نتائج التطورات التي انخرطت فيها Orgstroy ، كان من الضروري تبريرها النظري ، بناءً على قاعدة علمية جادة.

تم إنشاء هذه المؤسسة في عام 1926 تحت NKRKI معهد هندسة الإدارة(الاتحاد الدولي للاتصالات)

عمل الاتحاد الدولي للاتصالات بشكل وثيق مع Orgstroy. الأساليب والامتحانات ، الأساليب القائمة على أسس علمية لتحسين العمل المكتبي ، التي طورها الاتحاد الدولي للاتصالات ، Orgstroy المطبقة في الممارسة ، أدخلتها في أنشطة المؤسسات: طريقة المراقبة المباشرة ، الاقتراع (المقابلات) ، التنشيط ، التصوير الفوتوغرافي ، التصوير الذاتي للمؤسسات يوم العمل والتوقيت. كل هذه الأساليب تستخدم حاليا في دراسة نظام العمل المكتبي وتحليله ووضع مقترحات للترشيد.

الخامس 1928 أعدت مدينة الاتحاد الدولي للاتصالات ، جنبًا إلى جنب مع الأرشيف المركزي لروسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ، "قواعد لتنظيم الجزء المحفوظ من العمل المكتبي في المؤسسات والشركات الحكومية والمهنية والتعاونية في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية". كانت القواعد ذات أهمية كبيرة لتنظيم التخزين الحالي للوثائق في العمل المكتبي ، كما حددت إجراءات إتلافها.

الخامس 1931 وضعت مدينة الاتحاد الدولي للاتصالات مشروع "القواعد العامة للتوثيق وسير العمل" ، مما يعني إدخال قواعد موحدة للعمل المكتبي على نطاق الاتحاد. كانت هذه المحاولة الأولى لإنشاء نظام موحد للعمل المكتبي ، حيث أصبحت "القواعد العامة ..." الأساس المعياري لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لكل مؤسسة ومؤسسة سوفيتية. ولكن نتيجة لتصفية الاتحاد الدولي للاتصالات في أبريل 1932 ، لم يتم الانتهاء من القواعد والموافقة عليها. بعد تصفية الاتحاد السوفياتي في الاتحاد السوفياتي ، لم يكن هناك مركز واحد للتطوير العلمي لتنظيم العمل المكتبي.

في تاريخ العمل المكتبي ، بدأت فترة طويلة من تنظيم عمل الإدارات مع الوثائق الرسمية ، وفي الوقت الذي قررت فيه كل إدارة مسائل تنظيم العمل المكتبي بطريقة ما.

كان لدستور عام 1936 تأثير كبير على عمليات التوثيق ، ولأول مرة في سنوات السلطة السوفيتية ، فقد عزز من الناحية التشريعية التسلسل الهرمي لوثائق الإدارة ، وحدد بوضوح أنواع الوثائق الإدارية ، وهيئة سلطة وإدارة معينة ، وكذلك المؤسسات والمنظمات والشركات يجب أن تصدر.

الخامس 1943 قامت إدارة المحفوظات الرئيسية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بمحاولة أخرى للإنشاء معايير موحدة في التعامل مع الوثائق الرسمية... تم إعداد مشروع "تعليمات لإعداد الجزء الوثائقي وحماية المواد الوثائقية في العمل المكتبي الحالي للمؤسسات والمنظمات والشركات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية". في الوقت نفسه ، لم تتم الموافقة على الوثيقة للمرة الثانية.

في نفس العام الأول قائمة وثائق الإدارة النموذجيةالتي حددت شروط تخزينها. أصبحت القائمة أساسًا لفحص قيمة المستندات في كل من العمل المكتبي والأرشيف.

لا تنس أن معلمًا هامًا لتطوير عمل المكتب السوفييتي كان قرار حكومة الاتحاد السوفيتي في عام 1959 بشأن تطوير نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي للمؤسسات والشركات في البلادعلى أساس الاستخدام الواسع النطاق للوسائل التقنية. بموجب المرسوم الصادر عن مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية المؤرخ 25 يوليو 1963 "بشأن تدابير تحسين شؤون المحفوظات في الاتحاد السوفياتي" ، تم إنشاء معهد البحوث العلمية لعموم الاتحاد لإدارة السجلات وشؤون المحفوظات (VNIIDAD) ، والغرض الرئيسي منه والذي كان بمثابة تطوير لدائرة الإحصاء الموحدة للدولة.

من المهم أن نلاحظ أنه في نفس الوقت تبدأ مسألة تدريب الموظفين: في عدد من المدارس الثانوية من العام الدراسي 1962/63. د - بدأ تدريب الطلاب في تخصص "العمل المكتبي". في عام 1964 ، في معهد موسكو الحكومي للتاريخ والأرشيف (MGIAI) ، تم افتتاح الأول في وزارة الخارجية الأمريكية لإدارة السجلات (FGD) في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، والذي يعد المتخصصين من ذوي التعليم العالي للعمل على دعم إدارة الوثائق.

منذ ذلك الوقت ، طور VNIIDAD إطارًا تنظيميًا ومنهجيًا للعمل المكتبي ، وقام FGD (حاليًا - كلية التوثيق التابعة للجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية) بتدريب المتخصصين للعمل مع المستندات.

لاحظ أن التعاون الوثيق بين MGIAI و VNIIDAD كان له تأثير كبير على تطوير العمل المكتبي المنزلي بالفعل في السبعينيات والثمانينيات. بدأت الدراسات المنهجية الهادفة للمشكلات النظرية والمنهجية للتوثيق ، والتي تجسدت في تطورات تطبيقية محددة ذات طابع وطني.

لا تنسى أن الأهم منهم أصبح نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي(EGSD) ، التي وافقت عليها لجنة العلوم والتكنولوجيا في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في سبتمبر 1973.
وتجدر الإشارة إلى أن الأحكام الرئيسية لدائرة الإحصاء الموحدة للدولة هي: - مجموعة مرتبة علميًا من القواعد والمعايير والتوصيات التي تحدد وتنظم تنظيم العمل المكتبي في المؤسسات والمنظمات والشركات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. هدفها الرئيسي هو تحسين تنظيم العمل المكتبي على أساس واحد من خلال تقديم نماذج وأساليب موحدة للعمل مع المستندات.
تجدر الإشارة إلى أن الأحكام الرئيسية لدائرة الإحصاء الحكومية الموحدة أرست قواعد توثيق أنشطة الإدارة (التي تنطبق فقط على الوثائق التنظيمية والإدارية) ، وتضمنت توصيات لتنظيم العمل مع الوثائق ، وتحديد أساسيات تنظيم عمل موظفي المكاتب وميكنة العمليات المكتبية. ولأول مرة في العقود الماضية تم إنشاء نظام متكامل للعمل المكتبي كان ذا طابع وطني لكنه للأسف لم يحصل على صفة رسمية.

الخامس 1988 وافقت قيادة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarkhiv على نسخته الثانية ، المسماة نظام الدولة الموحد لإدارة الوثائق (EGSDOU). تجدر الإشارة إلى أن أحكام EGSDOU امتدت إلى جميع أنظمة التوثيق ، بما في ذلك المستندات التي تم إنشاؤها بواسطة تقنية الكمبيوتر والتصوير الدقيق.

أصبح الاتجاه الثاني المهم لتحسين العمل المكتبي هو توحيد وتوحيد تكوين وقواعد معالجة وثائق الإدارة ، والتي كانت تتطور بنشاط منذ السبعينيات.

تم وضع أول GOSTs للوثائق التنظيمية والإدارية (ORD) حيز التنفيذ في عام 1972 - GOST 6.38-72 "نظام التوثيق التنظيمي والإداري.
وتجدر الإشارة إلى أن الأحكام الرئيسية "و GOST 6.39-72" نظام التوثيق التنظيمي والإداري. نموذج عينة ".

فيما يتعلق بتطوير النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) ، تمت الموافقة على GOSTs في طبعة جديدة في عام 1978 وفي عام 1990 تمت مراجعتها ودمجها في GOST 6.38-90 "نظام التوثيق الموحد. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ". حددت معايير ORD تكوين التفاصيل ، وقواعد تصميمها وموقعها ، ومتطلبات النماذج ، لنصوص المستندات والوثائق المنتجة باستخدام أجهزة الطباعة.

أصبح مجال منفصل لتحسين العمل مع الوثائق هو توحيد المصطلحات المستخدمة في العمل المكتبي والأرشفة. أصبح تفسير المصطلحات واضحًا بسبب إدخال GOST 16487-70 "العمل المكتبي والأعمال الأرشيفية. لاحظ أن المصطلحات والتعريفات "(تمت مراجعتها في 1983 و 1998) تسمح لنا المصطلحات الموحدة بإدراك كل من الوثائق التنظيمية والمنهجية والأدبيات الخاصة بشكل لا لبس فيه. تستخدم المصطلحات الرسمية أيضًا في تطوير الوثائق التنظيمية المحلية في أي منظمة.

منذ السبعينيات ، تم إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في الإدارة وبدأ تطوير أدوات الإدارة الآلية (ACS) لحل المشكلات الإدارية والإنتاجية. تطلب تنفيذ نظام التحكم الآلي توحيد الوثائق. في منتصف السبعينيات ، تمت الموافقة على أول أنظمة التوثيق الموحدة (SDS). SDS عبارة عن مجموعات من الوثائق المترابطة التي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين. المواد المنشورة على http: // site

من الجدير بالذكر - توجد قائمة كاملة بالدولار الأمريكي في مصنف جميع الاتحادات لوثائق الإدارة (OKUD) ، الذي نُشر عام 1983.

تم تضمين النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) في USDD. وتجدر الإشارة إلى أنه تضمن GOST 6.15.1-75 "الأحكام الأساسية" ، التي حددت الغرض من USORD وتكوينها ، ومتطلبات النماذج ونصوص الوثائق ، وقواعد الموافقة عليها وتسجيلها ؛ GOST 6.38-75 ، GOST 6.39-75 ، وكذلك ألبوم النماذج الموحدة للوثائق والمبادئ التوجيهية لاستخدامها.

تكمن الأهمية الخاصة لنظام y في تطبيقه شبه الشامل في المؤسسات والمنظمات والشركات.

في الثمانينيات ، تمت مراجعة الإطار التنظيمي والمنهجي لتخزين المستندات في العمل المكتبي والمحفوظات. في عام 1986 ، تم نشر "القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الأقسام" ، والتي تضمنت قواعد تخزين المستندات ، وتشكيل المستندات في ملفات ، وفحصها ، والمحاسبة ، والحصول على الأرشيف. في عام 1989 ، تم نشر "قائمة الوثائق القياسية التي تم تشكيلها في أنشطة لجان الدولة والوزارات والإدارات والمؤسسات والمنظمات والشركات ، مع بيان وقت التخزين" ، والتي كانت أيضًا دليلًا عمليًا لكل خدمة إدارة مكتبية في تنظيم التخزين من المستندات.

في الثمانينيات ، تم تطوير معايير الوقت للعمل المكتبي. على أساس الصيغ المعمول بها لتكاليف العمالة ، كان من الممكن حساب التركيب الكمي للعاملين في خدمة إدارة المكاتب.
من الجدير بالذكر أن الأساس بالنسبة له كان المعايير الموسعة للوقت للعمل في المكتب والمعايير الموحدة للوقت (الإنتاج) للعمل المكتوب على الآلة الكاتبة ، والتي تم إصدارها في عام 1988 ، والتي طورها المكتب المركزي لمعايير العمل التابعة للجنة الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية حول العمل والقضايا الاجتماعية.

العمل المكتبي في روسيا الحديثة

كان تطوير العمل المكتبي في السبعينيات والثمانينيات هو الأساس لتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد الروسي.

تتميز هذه المرحلة الثالثة من تاريخ العمل المكتبي ، أولاً وقبل كل شيء ، بتغييرات مهمة في المجالين الاجتماعي والاقتصادي. منذ التسعينيات ، بدأ في روسيا إنشاء نشط للمنظمات غير الحكومية (شركات مساهمة ، شركات ذات مسؤولية محدودة ، مؤسسات موحدة ، إلخ.) وفي معظم هذه المنظمات ، تم إنشاء العمل المكتبي من جديد. منذ أوائل التسعينيات في الاتحاد الروسي بدأ الإطار القانوني التشريعي والتنظيمي في التطور، والتي حددت المتطلبات لكل من المستندات والعمل معها.

عادة ما يتم إسناد مسؤولية حفظ السجلات إلى السكرتير. لا يتطلب هذا المنصب تعليمًا خاصًا ، وغالبًا ما يتم تعيين المتقدمين من ذوي الخبرة العملية الدنيا. لكن إدارة الوثائق هي عمل مسؤول ومهم ، فإن التشغيل الناجح لأي مؤسسة يعتمد إلى حد كبير على دقتها وصحتها.

يمكن أن يكون العمل المكتبي:

• عام - يتعلق بالنشاط الرئيسي للشركة ،
• الأفراد - لتوثيق الموظفين ، يحتفظ بها قسم شؤون الموظفين ،
• سري - موجود في بعض هياكل الدولة ولديها معايير سلوك ،
• إلكتروني - عندما يتم إرسال جزء من المعلومات بتنسيق رقمي.

ليس من الصعب إتقان أساسيات العمل المكتبي بمفردك. من الأفضل أن نبدأ بالوثيقة الأكثر أهمية والأساسية - تسمية القضايا.

تسمية القضايا

هذه وثيقة تسرد جميع "الحالات" في المنظمة. في هذه الحالة ، تعني "الحالة" مجموعة أوراق عمل من نفس النوع أو الاتجاه.

Nomenclature هو نظام يسمح لك بتحليل الأنشطة الوثائقية للمؤسسة. لتجميعها ، تحتاج إلى تحديد قائمة بجميع أنواع المستندات المتاحة. ثم اجمعهم في الاتجاهات ، حيث يتم تخصيص رقم لكل نوع - رمز ، يمكن أن يتكون من عدة أرقام أو أحرف ، على سبيل المثال ، رقم أو سنة أو حتى شهر من النشر ، إذا كان حجم المستندات مهمًا.

على سبيل المثال: 01 / BU / 2017 ، حيث 01 هو الرقم المطلوب ، BU قسم المحاسبة ، 2017 هو العام. يشار أيضًا إلى فترة التخزين والمكان في الأرشيف الذي سيتم فيه تسليم الحالة هناك. يمكن الموافقة على التسمية لفترة معينة - لمدة عام أو 3 سنوات أو 5 سنوات ، إذا لم يكن من المتوقع حدوث تغييرات. قبل الموافقة ، يجب فحص محتوى المصطلحات من قبل رؤساء الأقسام من حيث عملهم.

يتم وضع المصطلحات لغرض أرشفة الأوراق بشكل ملائم ، وكذلك لإحضار القضايا إلى النظام. يساعد في تحديد أساسيات العمل المكتبي بإيجاز ، ويعكس الأنواع الرئيسية لأوراق العمل ، مع مراعاة خصائص المؤسسة. عادةً ما يتم تجميعها في شكل جدول - اسم الحالة ، الرمز (الرقم) ، المكان في الأرشيف ، فترة التخزين. من الأفضل تجميع القضايا حسب الأنواع وأقسام نشرها.

أنواع الوثائق في المنظمة

يرتبط عدد القضايا وأنواع المستندات ارتباطًا مباشرًا بخصائص أنشطة الشركة. غالبًا ما يتم تقسيم سير العمل إلى كتل يتم تنفيذها بواسطة متخصصين في مجالات العمل. ولكن هناك قائمة نموذجية لأي شركة سواء كانت تجارية أو مملوكة للدولة:

صندوق الوارد - الوارد إلى المنظمة من الخارج - كل ما يأتي عن طريق البريد ، مع سعاة ، يتم تسليمه شخصيًا من قبل ممثلي المنظمات الأخرى.

الصادر - المرسل من المنظمة - كل شيء موجه إلى الكيانات القانونية الأخرى ، وكذلك إلى الأفراد (الردود ، الرسائل ، القرارات).

داخلي - ليس خارج المنظمة ، ينظم عمل المؤسسة (أوامر ، أوامر ، لوائح ، لوائح ، إلخ).

كقاعدة عامة ، يتم الاحتفاظ بسجل تسجيل منفصل لكل نوع ، يتم فيه تسجيل الرقم بالترتيب ، والتاريخ ، والاسم ، ومن أين أتت الوثيقة أو من أين تم إرسالها ، واسم الشخص المسؤول.

إذا كانت المجلة تسجل المستندات التي تم تسليمها للموظفين ، فسيتم ترك حقل توقيع في الاستلام. أيضًا ، يمكن كتابة ملاحظة في المجلة ، وفي هذه الحالة ، وفقًا للتسمية ، تم تقديم نسخة للتخزين.

يمكن للمؤسسة أيضًا الاحتفاظ بسجلات لرحلات العمل الداخلية ، وحساب عودة المفاتيح ، ووقت الوصول إلى مكان العمل ، وحتى المكالمات الهاتفية. في بعض الأحيان يؤدي عدد دفاتر التسجيل إلى إنشاء دفتر سجل. كل هذا يتوقف على الحاجة والممارسة الحالية في المؤسسة.

يجب ترقيم المجلات وخياطتها وإغلاقها ، ويتم ذلك لاستبعاد إمكانية استبدال الورقة.

حفظ السجلات - أساسيات عمل المكتب وسير العمل. يعتمد عدد المجلات والحالات على احتياجات الشركة والرغبة في تسجيل جميع الأوراق.

اللائحة التنفيذية بشأن تدفق الوثائق

بعد تطوير تسمية الحالات وقائمة المجلات الضرورية ، من المعقول وضع لائحة بشأن سير عمل المنظمة. هو نظام يشرح قواعد تحرير وتحويل وحفظ جميع الأوراق المتوفرة. يصف الإجراء لكل تدفق من الوثائق ويحدد جدولًا زمنيًا لنقله من قسم إلى آخر.

بيان عينة

ستساعد اللائحة على تجنب الالتباس وتحويل المسؤولية وفقدان أوراق العمل المهمة. لكل تدفق ، يتم تحديد مسار - على سبيل المثال: النشر ، الموافقة ، التسجيل ، الإرسال إلى المرسل إليه ، التسجيل في الأرشيف.

الأختام والطوابع

في كثير من الأحيان ، لا يستطيع القادمون الجدد ، وليس هم وحدهم ، معرفة الحالات التي يلزم فيها ختم المنظمة ، وفي الحالات التي لا تكون كذلك. الجواب بسيط للغاية: يتم اعتماد النماذج الصادرة بختم ، لأن يشهد وجود الختم على أصل الرسالة. لا تتطلب الأوراق الداخلية الطباعة كما هي توقيع الدليل كافٍ في هذه الحالة.

يتم نقل المستندات الواردة بعد تسجيلهم إلى المدير لاتخاذ القرار وتعيين شخص مسؤول عن التنفيذ أو الاستجابة. هم أيضا لا يحتاجون إلى ختم. يجب عدم الخلط بين الختم والختم. يمكن أن تكون الطوابع مختلفة تمامًا ، من "رقم وارد ..." إلى "نسخة صحيحة" ، وليس لها قوة قانونية. إنها مجرد أداة مساعدة لعمل السكرتير.