فوائد إدارة المستندات الإلكترونية خفض التكلفة. المزايا الرئيسية لنظام إدارة المستندات المتكامل. جوهر ووظائف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية

تحل إدارة المستندات الإلكترونية (EDM) محل الورق بسرعة. وهذا طبيعي جدا.

العمل مع المستندات الإلكترونية له مزايا عديدة. يتم تقليل وقت تبادل المستندات - يتم إرسال المستند الإلكتروني على الفور تقريبًا ، ويتم تقليل الأخطاء المرتبطة بالعامل البشري. بسبب الإنشاء التلقائي للمستندات ، يتم التخلص من أخطاء الإدخال اليدوي في المستندات الأولية والإقرارات الضريبية.
تشمل مزايا إدارة المستندات الإلكترونية مع العملاء تسريع تبادل المستندات مع نظرائهم (تقليل الوقت بنسبة 75٪).
لا تُفقد المستندات الإلكترونية ، على عكس المستندات الورقية ، لأنه يتم تخزينها إلكترونيًا ويتم حفظ النسخ بانتظام.

يتيح لك EDF توفير وقت الموظفين حتى 65٪. يمكنهم قضاء هذا الوقت في العمل الفعال ، وليس في الأعمال الروتينية المرتبطة بطباعة المستندات ومعالجتها وإدخالها في المجلات. يقلل استخدام المستندات الإلكترونية بنسبة 80٪ من تكاليف طباعة وتسليم وتخزين المستندات على المؤسسة. لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بأرشيفات ورقية واستئجار أماكن عمل لهم.
إن مزايا إدارة المستندات الإلكترونية مقارنة بالورق هي عمل أكثر كفاءة لجميع الإدارات والمؤسسة ككل!

تتمثل مزايا إدارة المستندات الإلكترونية في توفير العمالة والموارد المادية ، فضلاً عن تقليل الوقت المستغرق في إنشاء المستندات وتخزينها ومعالجتها بشكل كبير. ولكن هل كل شيء وردي للغاية واقتصادي في التقنيات اللاورقية؟ تعلم من المقالة حول إيجابيات وسلبيات إدارة المستندات الإلكترونية.

بغض النظر عن الطريقة التي اعتدنا بها على العمل بالورق ، فإن حقائق حياتنا تجبرنا على الخوض في تعقيدات التكنولوجيا الإلكترونية. أحد عناصر هذه التقنيات هو إدارة المستندات الإلكترونية. من أجل فهم مفهوم إدارة المستندات الإلكترونية وفي نفس الوقت عدم الغرق في التعريفات الضخمة والمصطلحات المحددة ، سنركز على عدة مصطلحات أساسية:

إنه المستند الإلكتروني الذي يمثل الهدف الأولي والرئيسي لأي نظام إلكتروني لإدارة المستندات. لتنظيم تكوينها ومعالجتها وحمايتها ونقلها وتخزينها على أساس منهجي ، يلزم وجود مجموعة من التدابير (برامج خاصة ، ووسائل تقنية ، وموظفون مدربون ، وما إلى ذلك).

تم بناء تدفق المستندات الإلكتروني بطريقة تؤدي إلى حل مجموعة متنوعة من المهام المحددة. الأنواع الممكنة لإدارة المستندات الإلكترونية في الشركة:

تعرف على نقاط القوة والضعف في أنواع معينة من إدارة المستندات الإلكترونية بشكل أكبر.

يتطلب الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية في الشركة إعدادًا أوليًا جادًا. هنا ، يظهر أول عيب كبير - تكاليف كبيرة للمواد والعمالة والتكاليف الأخرى في مرحلة تنفيذ النظام:

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى إجراء تعديلات على السياسة المحاسبية ، بحيث تعكس قائمة المستندات (المتعلقة بالضرائب والمحاسبة) المتضمنة في تدفق المستندات الإلكترونية ، وقائمة الموظفين الذين لديهم الحق في التوقيع عليها وغيرها من الفروق الدقيقة المهمة ( طرق تخزين المستندات والوصول إليها ونقلها وما إلى ذلك).

بعد تنفيذ النظام (في عملية إدارة المستندات الإلكترونية) ، يلزم وجود مراقبة مستمرة لتنفيذ اللوائح والقواعد المعمول بها ، وتحديثات البرامج ، وما إلى ذلك.

تعرف على المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية من الرسم البياني أدناه:

مدحاً لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية ، لا يمكن تجاهل نقاط ضعفها التي يمكن أن تبطل كل مزاياها:

دعونا نتناول بشكل منفصل مثل هذه المكونات الهامة لأي تدفق لمستندات الشركة مثل تدفق المستندات الإلكترونية للموظفين والمحاسبة.

إدارة المستندات الإلكترونية للموارد البشرية هي نظام لتكوين وتجميع وتبادل المستندات الإلكترونية الخاصة بالموارد البشرية لأغراض الشركة نفسها ولتبادل المعلومات مع أصحاب المصلحة.

عناصر تدفق مستندات الموظفين الإلكترونية المنصوص عليها تشريعيًا سارية الآن بالفعل: يمكنك صياغة عقود توظيف في شكل إلكتروني مع موظفين عن بُعد إذا كان لديهم توقيع إلكتروني (المادة 312.3 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

في المستقبل القريب ، يجب أن نتوقع انتشارًا واسعًا لإدارة المستندات الإلكترونية للأفراد. تجري وزارة العمل بالفعل تجربة في هذا الموضوع (أمر وزارة العمل الروسية بتاريخ 26 مارس 2018 رقم 194):

هذا النظام مفيد أيضًا للموظفين: سيكونون قادرين على طلب المستندات إلكترونيًا وإبرام العقود دون زيارة قسم شؤون الموظفين.

في الآونة الأخيرة ، كان هناك المزيد والمزيد من الحديث عن أحد أشكال التفاعل الإلكتروني بين صاحب العمل والموظف ، وكذلك الأطراف الأخرى المهتمة - الانتشار الواسع لكتب العمل الإلكترونية.

للحصول على التفاصيل ، راجع مادة "كتب العمل الإلكترونية - جميع الإيجابيات والسلبيات" .

سيتيح الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع الموظفين قريبًا إجراء عمليات تفتيش العمل عن بُعد عبر الإنترنت.

عيبها الرئيسي هو استحالة الترجمة الفورية لحجم المستندات بالكامل إلى شكل إلكتروني ، حيث يجب أن تحتوي مستندات الموظفين الفردية بالضرورة على التوقيع الشخصي للموظف لضمان الدعم القانوني المناسب للعلاقة بين صاحب العمل والموظف. وسيستغرق الأمر وقتًا ومبادرات تشريعية لإلزام الموظف بإصدار توقيع إلكتروني.

مزايا وعيوب إدارة المستندات الإلكترونية المحاسبية

تعتمد الخدمات المالية ، ولا سيما الهياكل المحاسبية ، بشكل كبير على سير العمل عالي الجودة والسريع. تتيح إدارة المستندات الإلكترونية لهذه الأقسام:

1. لتنظيم وأتمتة عمل قسم المحاسبة.

لقد استخدمنا مزايا إدارة المستندات الإلكترونية المحاسبية لفترة طويلة جدًا. تتيح لك القدرة على إنشاء ومعالجة المستندات الإلكترونية في برامج المحاسبة المتخصصة ليس فقط تقليل تكاليف العمالة ، ولكن أيضًا لتجنب الأخطاء في جميع مراحل إنشاء المستندات ومعالجتها (لن يسمح لك البرنامج بارتكاب خطأ أو تحديده على الفور) .

1. حل مهام الشركة الداخلية.

على سبيل المثال ، قم بإصدار قسائم الدفع الإلكترونية. يمكن إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني أو نشرها في الحسابات الشخصية لكل موظف على موقع الشركة على الويب. لا يعترض المسؤولون على الطريقة الإلكترونية لإصدار قسائم الرواتب (خطاب من وزارة العمل بتاريخ 21 فبراير 2017 رقم 14-1 / OOG-1560). تحتاج فقط إلى إصلاحه في القانون المحلي للشركة.

1. إنشاء تقنيات غير ورقية للتفاعل مع المستخدمين الخارجيين المهتمين (البنوك ، IFTS ، صندوق المعاشات التقاعدية لروسيا ، FSS ، إلخ).

سنتحدث عن الأشكال الإلكترونية للتفاعل مع الهياكل الأخرى خارج الشركة بشكل أكبر.

دعنا نقول عن ذبابة في المرهم. نحن ندرك جيدًا العيب الكبير في هذا النظام. يمكن أن تؤدي الانقطاعات في الإنترنت أو تعطل المعدات أو مشاكل التحديث المنتظم للبرامج والمفاتيح والشهادات الإلكترونية إلى الإضرار بأي عامل مالي.

الشركات ورجال الأعمال الأفراد الذين ، بسبب الفشل والفيروسات ، لا يمكنهم إبلاغ المراقبين في الوقت المناسب أو إرسال ردود على طلباتهم في الوقت المناسب ، قد يعانون ماديًا (الحصول على عقوبات).

يجري بشكل تدريجي إقامة تبادل المستندات الإلكترونية لكيانات الأعمال مع السلطات الضريبية ، و FSS ، و PFR وغيرها من السلطات. بفضل الأشكال الإلكترونية الرسمية الصارمة ، يتم تبادل المعلومات والوثائق بسرعة ، دون الروتين غير الضروري وتعسف المسؤولين. هذه إضافة كبيرة لأي شركة أو رائد أعمال فردي.

التفاعل مع وحدة الاستخبارات المالية

في PFR ، من الممكن تقديم مستندات الإبلاغ إلكترونيًا عن المحاسبة الشخصية (المادة 8 من القانون "بشأن المحاسبة الفردية (الشخصية) في نظام تأمين المعاشات التقاعدية للدولة" بتاريخ 01.04.1996 رقم 27-FZ). الشيء الرئيسي هو ضمان الحماية المضمونة ضد الوصول غير المصرح به. هذه العملية منظمة بشكل صارم:

التفاعل الإلكتروني مع FSS

التأمين الاجتماعي ليس جديدًا على إدارة المستندات الإلكترونية. يتمتع حاملو الوثائق بفرصة تقديم تقارير إلكترونية إلى الصندوق دون مغادرة المكتب - يكفي التسجيل على بوابة الصندوق (ملء طلب مباشرة في النظام) والحصول على توقيع إلكتروني (ES).

نظمت FSS أيضًا هذه العملية:

من الممكن أيضًا التفاعل إلكترونيًا مع الصندوق ومن خلال مشغل EDM من خلال إبرام اتفاقية مناسبة معه.

في الآونة الأخيرة ، يمكن أن يُعزى إدخال نظام إصدار ومعالجة شهادات العجز الإلكترونية إلى مزايا إدارة المستندات الإلكترونية.

يتمتع حاملو الوثائق الآن بفرصة طلب إجازة مرضية إلكترونية والعمل معهم (إذا كانوا قد دخلوا في اتفاقية مناسبة):

• من خلال حسابك الشخصي على موقع FSS ؛
• AWP "إعداد حسابات الخدمة الثابتة الساتلية" ؛
• البرنامج الخاص بحامل الوثيقة (تسمح بعض برامج المحاسبة الخاصة بالرواتب ومحاسبة الموظفين بتنفيذ ذلك).

سلسلة التفاعل الإلكتروني "مؤمن - FSS" للعمل مع المستشفى الإلكتروني (EB):

يكتسب الموظفون مزايا إعلامية من إدارة المستندات الإلكترونية في نظام FSS RF. سيكونون قادرين على التحكم في أمنهم الإلكتروني ، وتتبع مراحل معالجته وتراكم الفوائد ، إذا قاموا بالتسجيل في بوابة "Gosuslugi" (إذا كان لديهم حساب مؤكد).

للحصول على تفاصيل حول الإجازة المرضية الإلكترونية ، انظر الرابط.

إدارة الوثائق الإلكترونية مع IFTS

ربما يكون هذا هو النوع الأكثر شيوعًا لإدارة المستندات الإلكترونية. يتم تقديم التقارير الضريبية بشكل أساسي إلى مفتشية خدمة الضرائب الفيدرالية في شكل إلكتروني. يفضل المتحكمون أيضًا التواصل مع دافعي الضرائب من خلال التقنيات الإلكترونية (عن طريق إرسال الطلبات والطلبات الإلكترونية وما إلى ذلك).

النتائج

لا يمكن إنكار مزايا إدارة المستندات الإلكترونية: تقليل تكاليف المواد والعمالة لتسجيل المستندات ومعالجتها ، وتوفير الوقت لتنسيقها والموافقة عليها ، والعديد من الجوانب الإيجابية الأخرى. مزايا إدارة المستندات الإلكترونية كثيرة ، ولكن هناك أيضًا عيوب كافية. يمكن أن تؤدي مشاكل ضمان سلامة وأمن المعلومات الإلكترونية ، وعدم كفاية التطوير التشريعي والتكنولوجي للفروق الدقيقة المرتبطة بإدخال وصيانة إدارة المستندات الإلكترونية إلى إبطاء تنفيذها على نطاق واسع.

حاليًا ، في معظم المؤسسات ، يظل سير العمل في النموذج الورقي التقليدي المعتاد ، على الرغم من حقيقة أن العديد من الشركات تحاول أتمتة ، إن لم يكن سير العمل بأكمله ، فبعض مراحله على الأقل ، لأن التكنولوجيا المؤتمتة لديها عدد كبير من مزايا.

المعيار الرئيسي عند اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي هو حجم المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة. لذلك ، في الشركات التي لديها بنية واسعة من الأقسام المرتبطة بسلسلة واحدة من العديد من المستندات ، يصبح إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية مهمة حيوية.

دعونا ننظر في المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق الإلكترونية. تدفق ثيقةهي عملية نقل المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى لحظة التنفيذ أو التنفيذ ، وفي نهاية المطاف ، التخزين أو الأرشفة أو الإتلاف ، إذا كان المستند لا يمثل قيمة معينة.

إدارة المستندات الإلكترونيةهي آلية موحدة لحركة المستندات التي يتم إنشاؤها باستخدام وسائل الكمبيوتر ، كقاعدة عامة ، موقعة بالتوقيع الرقمي الإلكتروني ، وكذلك طريقة لمعالجة هذه المستندات باستخدام الوسائط الإلكترونية المختلفة.

يمكن تطبيق إدارة المستندات الإلكترونية في أي مؤسسة: سواء في الأعمال التجارية الصغيرة أو في شركة ضخمة أو عقد مع شبكة واسعة من الفروع. لديها عدد من المزايا.

أولاً ، إنه كذلك شفافية العمليات التجارية... إن التحكم في التنفيذ والاستلام والإنشاء ووجود المستندات في النظام الإلكتروني بشكل عام أسرع وأسهل ، مما يسمح للإدارة والمديرين المباشرين بمراقبة عمليات الأعمال.

أيضًا ، الميزة التي لا شك فيها لإدارة المستندات الإلكترونية هي تعزيز الوظيفة التنفيذية... وفقًا للإحصاءات ، لا يتم تنفيذ نسبة كبيرة إلى حد ما من الطلبات من قبل الموظفين. في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكن للمدير التحكم في جميع عمليات العمل ، وسرعة وجودة التنفيذ ، والأهم من ذلك ، نتيجة العمل.

تقليل وقت المعالجةوتنفيذ الوثائق بأنفسهم... توفر إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء المستندات والبحث فيها ومعالجتها وتوزيعها بشكل أسرع ، بالإضافة إلى التجميع التلقائي للملخصات والتقارير والسجلات ، مما يسمح لك بأداء العمل بسرعة وكفاءة ، وفي النهاية تحسين العمليات التجارية.

كما يسمح إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية زيادة مستوى السرية... يحصل كل مشارك بالضبط على درجة الوصول إلى مستندات الشركة التي تتوافق مع سلطته: قراءة أو تحرير مستند أو حقوق كاملة. يتم تسجيل جميع الإجراءات في نظام الكمبيوتر ، لذلك يمكنك في أي وقت معرفة من عمل مع البيانات ، وقام بإجراء تغييرات عليها.

بشكل عام ، مشكلة السرية حادة للغاية. يمكن أن يؤدي فقدان بعض مستندات الشركة إلى ملايين الأضرار. بعد كل شيء ، يمكن إزالة المستندات الورقية بسهولة من المجلد ويمكن نقل جميع المعلومات إلى الجانب. عند تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية في شركة ، لن يكون من الممكن القضاء تمامًا على تسرب المعلومات ، بالطبع ، ولكن يمكنك دائمًا معرفة أي من الموظفين ، ومتى ، وفي أي لحظة وكيف استخدموا هذه المستندات.

تسمح إدارة المستندات الإلكترونية تحسين عملية التدريب للموظفين الجدد وتنفيذ عمليات جديدة في الشركة... يعد إدخال التعليمات واللوائح الجديدة في إدارة المستندات الإلكترونية أسرع بكثير من إبلاغ كل موظف على حدة وتعريفه بالوثائق الورقية.

إدارة المستندات الإلكترونية يعزز ثقافة الشركة... تعمل جميع هياكل الشركة في مساحة معلومات واحدة ، مما يسمح لكل موظف تقريبًا بالمشاركة في عمليات الشركة.

يسمح وجود إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة التكيف بشكل أسرع مع التغييرات في سوق المعايير الدولية... عند ظهور معايير جديدة ، يمكن لشركة تعمل في نظام إدارة المستندات الإلكترونية تغيير مستنداتها إلى قالب جديد ، مما يزيد من مستوى القدرة التنافسية في السوق.

وتجدر الإشارة إلى أن إدارة الوثائق الإلكترونية لها عيوبها. عيب كبير في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية مشكلة حفظ الوثيقة... في الواقع ، في أي وقت يمكن أن يدخل فيه الفيروس إلى الكمبيوتر ، قد لا يعمل نظام حفظ المستندات. يمكن حل المشكلة عن طريق إنشاء نظام فائض.

من عيوب نظام إدارة المستندات الإلكترونية شؤون الموظفين،أو الأفراد المشغولين في النظام. في عملية أتمتة تدفق المستندات ، قد لا يكون من الممكن تجنب الإجهاد بين الموظفين الذين اعتادوا على العمل اليدوي وليس لديهم معرفة كافية بتدفق المستندات الإلكترونية.

في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يعتبر إدخال البيانات المختصة أمرًا مهمًا بشكل خاص. يعتبر العامل البشري مهمًا بشكل خاص هنا ، لأن العمل الإضافي المتواصل للنظام سيعتمد على جودة عمل الموظفين المؤهلين.

أيضًا ، في مرحلة الحصول على نظام إدارة المستندات الإلكترونية وتنفيذه ، لا مفر من وجود تكاليف كبيرة للشركة ، ومع ذلك ، يتم تعويضها عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه في العمل مع المستندات وتحسين العمليات التجارية.

يؤثر سلبًا على التنفيذ الواسع لإدارة المستندات الإلكترونية و العامل الجغرافي... التبادل الإلكتروني للوثائق غير ممكن مع جميع المقاولين بسبب عدم وجود مساحة معلومات واحدة. لذلك ، يتعين على العديد من الشركات إجراء تبادل المستندات "الورقية" التقليدية والإلكترونية في آن واحد. ومع ذلك ، فإن إرسال الأعمال والعقود إلكترونيًا من شأنه تبسيط العمل بين العملاء والعملاء في أي قطاع من قطاعات السوق ، لا سيما بين المناطق البعيدة جغرافيًا.

وتجدر الإشارة إلى أن التوقيع الشخصي شرط إلزامي لمعظم المستندات ، مما يمنحها قوة قانونية. يتم تأكيد القوة القانونية للمستند الإلكتروني من خلال التوقيع الإلكتروني ، والذي ، وفقًا لـ 63-FZ ، هناك ثلاثة أنواع. حاليًا ، تعتبر معظم الدول المستندات الورقية الموقعة بتوقيع عادي ووثيقة إلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل متساوية من الناحية القانونية.

في إدارة الموارد البشرية ، يعد الانتقال الكامل إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية أمرًا مستحيلًا ، لأنه إذا كان يجب أن تحتوي وثيقة الموارد البشرية على التوقيع الشخصي للموظف ، فيجب إعدادها في شكل ورقي لضمان العلاقة القانونية بين الموظف وصاحب العمل بشكل صحيح .

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تنظيم صيانة دفاتر العمل بشكل صارم. يمكن إعداد هذا وعدد من وثائق الموظفين الأخرى وملئها وتخزينها حصريًا في شكل ورقي.

ومع ذلك ، فإن مزايا الإدارة الإلكترونية للوثائق واضحة جدًا لدرجة أنه من الصعب اليوم تخيل إدارة الموارد البشرية التي تقوم بتوزيع المستندات حصريًا في شكل ورقي.

يتم تضمين تدفق المستندات الإلكترونية في علاقات العمل على المستوى التشريعي. في ربيع عام 2013 ، استُكمل قانون العمل في الاتحاد الروسي بالفصل المعنون "سمات تنظيم العمل للعاملين عن بُعد". يجب أن يكون لدى كلا الطرفين - صاحب العمل والموظف - توقيع إلكتروني من أجل إضفاء الطابع الرسمي على علاقة العمل. إذا كان الشخص يعمل باستمرار كمستقل أو في المنزل ، فمن المؤكد أن الأمر يستحق إنفاق المال على توقيع إلكتروني وزيادة تحسين هذه العملية.

يتمتع نظام إدارة المستندات الإلكترونية بميزاته ويمكن أن يكون مفيدًا لمؤسسة كبيرة ذات هيكل واسع من الأقسام. ومع ذلك ، في هذه المرحلة من وجود النظام ، لديه عدد من العيوب التي تبطئ الانتقال من التدفق الورقي إلى تدفق المستندات الإلكترونية الكامل. كل هذا يتطلب تحسينات جادة على المستويين التكنولوجي والتشريعي.

إدارة المستندات الإلكترونية لها مزايا وعيوب وإيجابيات وسلبيات لاستخدامها في المؤسسة.

المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية:

ستعمل جميع هياكل المؤسسة في مساحة معلومات واحدة ؛

سرعة معالجة المستندات داخل المؤسسة ، تزداد سلامة وأمن المستندات بشكل كبير ؛

يمكن أن يؤدي استخدام تشفير البيانات إلى منع تسرب المعلومات ؛

تزداد إنتاجية الموظفين وتقل احتمالية حدوث أخطاء في معالجة المستندات ، الأمر الذي يعتمد على مؤهلات الموظف ؛

تأثير اقتصادي كبير.

يتيح لك التأثير المباشر لتنفيذ النظام توفير الأموال التي يتم إنفاقها على المواد الاستهلاكية ، والدفع مقابل خدمات التسليم البريدية والبريد السريع ، وتصوير المواد ، وتقليل تكاليف العمالة. التأثير غير المباشر هو مزايا الإدارة المهمة لعمل المنظمة: شفافية الإدارة ، ومراقبة انضباط الأداء ، وما إلى ذلك.

لذا ، فإن إدخال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) يسمح بما يلي:

أتمتة عملية العمل مع المستندات بالكامل ؛

لضمان تنظيم العمل مع المستخدمين عن بعد ومجموعات المستخدمين ؛

توفير التكامل مع أنظمة البريد الإلكتروني الخارجية ؛

بناء القدرات الأساسية لنظام إدارة المستندات الإلكترونية باستخدام الوحدات النمطية ووجود أدوات مدمجة ؛

لضمان عملية العمل المتزامن في نظام عدد غير محدود من المستخدمين ؛

تحسين كفاءة العمل مع المستندات ؛

تحسين الثقافة المؤسسية للعمل مع المستندات ؛

تقليل حجم سير العمل الورقي بشكل كبير ؛

تقليل وقت معالجة المستندات وإرسالها بشكل كبير ، ووقت البحث عن المستندات ، ووقت الاتفاق والموافقة على مسودات المستندات ؛

توفير جميع عمليات التوثيق مع الاستخدام المتزامن للإصدارات الإلكترونية والورقية من المستندات ؛

تبسيط عملية تسجيل جميع أنواع المستندات (التسجيل من البريد الإلكتروني ونماذج الويب ، ودعم تدفق المسح الضوئي ، وتسجيل الملفات من أي تنسيق) ؛

توفير إدارة سير العمل (نقل المستندات بين فناني الأداء) ؛

توفير عملية للعمل مع الوثائق ذات الصلة ؛

ضمان إدارة المستندات طوال دورة الحياة بأكملها ؛

لضمان شفافية جميع العمليات من لحظة إنشاء الوثيقة إلى لحظة تقديمها إلى الأرشيف ؛

حفظ محفوظات العمل مع المستندات (تتبع الوقت ومؤلفي جميع الإجراءات مع المستند ، وحفظ تعليقات العمل ، ودعم إصدار الملفات المرفقة) ؛

تتبع تاريخ إنشاء الوثيقة ؛

توفير عملية واضحة للموافقة والموافقة على الوثائق ؛

بناء نظام أوامر جيد الأداء ؛

ضمان رقابة صارمة على أداء الانضباط ؛

فرز المستندات وفقًا لأي معايير ؛

توفير البحث عن المعلومات من خلال السمات المختلفة والبحث عن النص الكامل ؛

ضمان أتمتة جمع وتحليل البيانات الإحصائية المتعلقة بحركة الوثائق ؛

توفير تخزين أرشيفية للصور الإلكترونية للوثائق ؛

ضمان تنظيم حقوق الوصول ؛

توفير الوصول الفوري إلى المستندات ؛

تقليل الفقد الكمي للوثائق ؛

زيادة إنتاجية العمل ؛

تقليل تكلفة إعداد الوثائق لتقديمها إلى الأرشيف وتخزين الوثائق ؛

لإعطاء الأثر القانوني للمستندات الإلكترونية ؛

تقليل تكلفة خدمات البريد السريع والبريد ؛

تقليل عدد الناقلات الداخلية والخارجية ؛

لضمان الحفاظ على قاعدة المعلومات والمراجع ؛

توفير إمكانات بحث متقدمة (البحث الإسناد ، البحث المتقدم ، البحث في النص الكامل مع مراعاة مورفولوجيا اللغة الروسية ، ودعم مجلدات البحث الديناميكي) ؛

دعم تسجيل المستندات الورقية والإلكترونية وفقًا لمتطلبات المؤسسة ؛

دعم طرق نقل المستندات (مسارات متسلسلة ، متوازية ، حرة ، طرق مع شروط ، تأجيلات) ؛

دعم سير العمل المختلط (إعداد المستندات الورقية والتقارير باستخدام القوالب ، وطباعة بطاقة تسجيل المستندات ، وحساب موقع تخزين المستندات الأصلية) ؛

توافر الأدوات لتحليل سير العمل ، وإنشاء التقارير ، وكذلك مراقبة الانضباط التنفيذي للموظفين (القدرة على إنشاء التقارير والمراجع التحليلية ، والتسجيل التلقائي) ؛

أمن المعلومات (دعم التوقيع الرقمي ، تشفير البيانات ، التسجيل ، التمييز بين حقوق الوصول وأنظمة الأدوار ، التحكم المدمج في سلامة البيانات والنسخ الاحتياطي التلقائي).

ولكن مع كل المزايا ، فإن نظام EDMS له عيوبه:

"الإجهاد" بين الموظفين - كل شيء جديد ، يتم قبوله بصعوبة ؛

تكاليف شراء البرامج وأنظمة إدارة الوثائق وتنفيذها وصيانتها ؛

الثغرات في أمن المعلومات - الأقراص "المقرصنة" التي يتم ضخها فوق قواعد البيانات ؛

المتسللون الحديثون الذين يستخدمون الوصول عن بعد قادرون على كسر البرامج باهظة الثمن بأعلى درجة من الحماية ؛

مع الزيادة الحادة في تدفق سير العمل ، لا تستطيع الخوادم التأقلم ، وتنخفض إنتاجية العمالة.

إدارة المستندات الإلكترونية لها مزايا وعيوب وإيجابيات وسلبيات لاستخدامها في المنظمة.

لتقييم "إيجابيات وسلبيات" إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية في الشركة ، يعد هذا جزءًا مهمًا للغاية عند التخطيط لهيكل الشركة ونوع تدفق المستندات الخاص بها. على الرغم من أن العديد من المديرين لا يولون اهتمامًا كافيًا لمسألة أتمتة سير العمل والعمليات التجارية بشكل عام ، فهؤلاء هم فقط هؤلاء المديرين الذين لا يعرفون فوائد سير العمل الإلكتروني.

تتجلى المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية في حقيقة أنه عند استخدامها ، ستعمل جميع أقسام وهياكل الشركة في مساحة معلومات واحدة. في هذا الصدد ، يتم زيادة سرعة معالجة المستندات داخل الشركة بشكل كبير. أيضًا ، من العوامل المهمة التي تجعل تدفق المستندات الإلكترونية أعلى من المعتاد هو سلامة وأمن المستندات. تستخدم الأنظمة الحديثة تشفير البيانات ، والذي يمكن أن يمنع محاولات إنشاء تسرب للمعلومات. عند استخدام هذا النوع من سير العمل ، تزداد إنتاجية الموظفين وتقل احتمالية حدوث أخطاء في معالجة المستندات ، الأمر الذي يعتمد على مؤهلات الموظف. يعطي إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية تأثيرًا اقتصاديًا كبيرًا ، لكن تقييمه الكمي يعد عملية صعبة ، منذ ذلك الحين هناك عوامل كثيرة لتؤخذ في الاعتبار.

يتيح لك التأثير المباشر لتنفيذ النظام توفير الأموال التي يتم إنفاقها على المواد الاستهلاكية ، والدفع مقابل خدمات التسليم البريدية والبريد السريع ، وتصوير المواد ، وتقليل تكاليف العمالة. التأثير غير المباشر هو مزايا الإدارة المهمة لعمل المنظمة: شفافية الإدارة ، ومراقبة انضباط الأداء ، وما إلى ذلك.

لذا ، فإن إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية يسمح بما يلي:

1. أتمتة عملية التعامل مع المستندات بالكامل ؛

2. لضمان تنظيم العمل مع المستخدمين عن بعد ومجموعات المستخدمين ؛

3. توفير التكامل مع أنظمة البريد الإلكتروني الخارجية.

4. بناء القدرات الأساسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية باستخدام الوحدات النمطية ووجود أدوات مدمجة.

5. لضمان عملية العمل المتزامن في النظام لعدد غير محدود من المستخدمين ؛

6. لتحسين كفاءة العمل مع الوثائق.

7. لتحسين الثقافة المؤسسية للعمل مع الوثائق.

8. يقلل بشكل كبير من حجم سير العمل الورقي.

9. لتقليل وقت معالجة المستندات وإرسالها بشكل كبير ، ووقت البحث عن المستندات ، ووقت الاتفاق والموافقة على مسودات المستندات ؛

10. لتوفير جميع عمليات التوثيق مع الاستخدام المتزامن للنسخ الإلكترونية والورقية من الوثائق ؛

11. تبسيط عملية تسجيل جميع أنواع المستندات (التسجيل من البريد الإلكتروني ونماذج الويب ، ودعم تدفق المسح الضوئي ، وتسجيل الملفات من أي تنسيق) ؛

12. لتوفير إدارة سير العمل (نقل الوثائق بين فناني الأداء) ؛

13. توفير عملية للعمل مع الوثائق ذات الصلة.

14. لضمان إدارة الوثيقة طوال دورة الحياة بأكملها ؛

15. لضمان شفافية جميع العمليات من لحظة إنشاء الوثيقة إلى لحظة تقديمها إلى الأرشيف ؛

16. حفظ تاريخ العمل مع المستندات (تتبع الوقت ومؤلفي جميع الإجراءات مع المستند ، وحفظ تعليقات العمل ، ودعم نسخ الملفات المرفقة) ؛

17. تتبع تاريخ إنشاء الوثيقة.

18. لتوفير عملية واضحة للموافقة والموافقة على الوثائق ؛

19. بناء نظام أوامر جيد الأداء.

20. لضمان رقابة صارمة على أداء الانضباط ؛

21. فرز الوثائق وفقا لأية معايير.

22. توفير البحث عن المعلومات من خلال الخصائص المختلفة والبحث في النص الكامل.

23. ضمان أتمتة جمع وتحليل البيانات الإحصائية المتعلقة بحركة الوثائق.

24. توفير تخزين أرشيفية للصور الإلكترونية للوثائق.

25. ضمان تنظيم حقوق الوصول.

26. توفير الوصول الفوري إلى الوثائق.

27. للحد من الفقد الكمي للوثائق.

28. زيادة إنتاجية العمل.

29- تقليل تكلفة إعداد الوثائق لتقديمها إلى أرشيف وحفظ الوثائق ؛

30. لإعطاء الأثر القانوني للوثائق الإلكترونية ؛

31. تقليل تكلفة خدمات البريد السريع والبريد.

32. تقليل عدد الناقلات الداخلية والخارجية.

33. ضمان الحفاظ على قاعدة المعلومات والمراجع.

34- توفير إمكانات البحث المتقدم (البحث الإسناد ، البحث المتقدم ، البحث في النص الكامل مع مراعاة مورفولوجيا اللغة الروسية ، ودعم مجلدات البحث الديناميكي) ؛

35. دعم تسجيل المستندات الورقية والإلكترونية وفقًا لمتطلبات GDOU.

36 - دعم مسارات حركة المستندات (طرق متسلسلة ، متوازية ، حرة ، طرق مشروط ، تأجيلات)

37- دعم سير العمل المختلط (إعداد المستندات الورقية والتقارير حسب النماذج ، وطباعة بطاقة تسجيل المستندات ، وحفظ سجلات مكان تخزين المستندات الأصلية) ؛

38. توافر الأدوات لتحليل سير العمل ، وإنشاء التقارير ، فضلا عن مراقبة الانضباط التنفيذي للموظفين (القدرة على إصدار التقارير والمراجع التحليلية ، التسجيل التلقائي) ؛

39. ضمان أمن المعلومات (دعم التوقيع الرقمي ، تشفير البيانات ، التسجيل ، التمييز بين حقوق الوصول وأنظمة الأدوار ، وجود تحكم داخلي في سلامة البيانات ونسخ احتياطي تلقائي).

ولكن مع كل مزايا نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، فإن له عيوبه. يجب أن تؤخذ في الاعتبار عند اتخاذ القرارات بشأن تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. إذا كانت الشركة تطبق نظام إدارة المستندات الإلكترونية منذ تأسيسها ، فلن تسبب أي "ضغوط" بين موظفيها. وإذا تم اتخاذ القرار من قبل شركة لديها سير عمل منتظم لفترة طويلة ، فأنت بحاجة إلى أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن إصلاح النظام يمكن أن يسبب عددًا من "الضغوط" للموظفين. كل ما هو جديد ، يتم قبوله بصعوبة. أيضًا ، يجب أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن الشركة قد تتكبد تكاليف شراء البرامج وأنظمة إدارة المستندات ، بالإضافة إلى تنفيذها والمزيد من الصيانة.

هناك أيضا ثغرات في أمن المعلومات. بما أن السوق مليء بالأقراص "المقرصنة" بقواعد البيانات التي تم تحميلها للوكالات الحكومية الجادة التي تتمتع بحماية جيدة ، فماذا يمكن أن نقول عن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. المنافسة هي قانون العمل. يصعب على المنافس عديم الضمير تلقي المعلومات المنشورة على الورق: يمكن تخزين المستندات في غرف مختلفة ، وخزائن (طاولات ، وخزائن) ، ومجلدات متناثرة. إنه أسهل مع قواعد البيانات الإلكترونية. يستخدم المتسللون الحديثون الوصول عن بعد لاقتحام البرامج باهظة الثمن بأعلى درجة من الحماية.

العيب التالي هو زيادة حادة في تدفق سير العمل. نتيجة لذلك ، لا تستطيع الخوادم التأقلم ، وتنخفض إنتاجية العمالة. في ظل وجود سير عمل ورقي ، فإن مثل هذا النفض الحاد أمر مستحيل.

وهناك عيب آخر يتمثل في زيادة تكاليف العمالة نتيجة لزيادة تدفق العمل. ليس لدى صاحب العمل الوقت الكافي للاستجابة بشكل مناسب لمثل هذه القفزات في صنع القرار بشأن قضايا الموظفين. الأحجام آخذة في الازدياد ، في حين أن الموظفين لا يزالون على حالهم.

بعد النظر في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكننا أن نستنتج أن له مزايا. وأوجه القصور وتنفيذها في المنظمة يعتمد على القائد. نظرًا لأن كل قائد مسؤول شخصيًا عن مدى إنتاجية أعماله.