Работодателят е длъжен да организира работа по поддържане, счетоводство, съхраняване и издаване на трудови книжки. Отговорност в рамките на предприятието към ръководителя за навременното и правилно попълване на трудовите книжки, за тяхното счетоводство, съхранение и издаване се носи от специално упълномощено лице, назначено със заповед (заповед) на ръководителя на предприятието (клауза 45 от Правилата за поддържане на трудови книжки, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. № 225).

Тук трябва да се отбележи, че в случай на проверка на работата на кадровата служба, държавният инспектор по труда, заедно с други документи, ще изисква заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържането, записването и издаването на трудовите книжки. Освен това най -често инспекторът първо задава въпроса кой води трудовите книжки на работниците и в същото време иска да го представи лично. И след това той иска да покаже заповед, потвърждаваща, че този конкретен служител от отдела за персонал е упълномощен да води трудови книжки.

При липса на тази заповед държавният инспектор по труда задължително ще издаде заповед за отстраняване на нарушението на трудовото законодателство. Ето защо е по -добре да издадете такава заповед незабавно, без да довеждате нещата до крайност.

Последици от нарушение на трудовото законодателство (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация):

Налагане на административна глоба на длъжностни лица в размер от 5 до 50 пъти минималната работна заплата:

1) за лица, подложени на административно наказание за подобно административно нарушение, това нарушение води до дисквалификация за срок от една до три години;

2) налагане на административна глоба на организация в размер от 300 до 500 пъти минималната работна заплата.

Издавайки такава заповед, ръководителят на предприятието не трябва да се ограничава само до уточняване на длъжността - „да възложи отговорността за поддържането, съхранението и отчитането на трудовите книжки на инспектора по персонала“. Необходимо е също така да се посочи фамилията, името, бащиното име, тъй като говорим за предоставяне на специални правомощия конкретно лице .

В заповедта (заповедта) също трябва да се отбележи, че в случай на изпращане на отговорен служител в командировка, предоставяне на отпуск или отсъствие от работа по уважителни причини, неговите задължения се прехвърлят на началника на отдела (фиг. № 1).

Фиг. 1 Примерна заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържането, счетоводството, съхранението и издаването на трудови книжки

В този ред е изключително нежелателно да се разпределят функциите, свързани с поддържането, отчитането и съхраняването на трудовите книжки между няколко служители. Например, на един инспектор по човешки ресурси е възложена функцията за попълване на трудовите книжки, а вторият има функция на счетоводство и съхранение. Защото, от една страна, това противоречи на „Правилата за поддържане на трудовите книжки“, според които работодателят трябва да назначи едно специално упълномощено лице. От друга страна, това отслабва контрола върху изпълнението на поръчката.

В случай на уволнение на служител, отговорен за поддържането на трудовите книжки, неговите правомощия се прехвърлят на друг служител или се прехвърлят за известно време на ръководителя на предприятието, докато се намери заместник. Между другото, служителят, отговарящ за воденето на трудови книжки, не прави записи в книгата си и не ги удостоверява - вписванията се удостоверяват или от ръководителя на предприятието, или от служител, специално назначен за тази еднократна персонална операция.

Прехвърлянето на правомощия за поддържане, записване и съхраняване на трудовите книжки на пенсиониран служител се формализира със съответните заповеди:

– при преместване на друг служител на свободна длъжностотговорността за поддържането, записването и съхраняването на трудовите книжки е отразена в заповедта за прехвърляне (фиг. 2);

Фиг. 2 Примерна заповед за преместване на вакантната длъжност на инспектор на отдел „Персонал“ с възлагане на отговорност за поддържане, записване и съхраняване на трудовите книжки

– ако служителят, чиято трудова функция не е свързана с трудовите книжки (например офис мениджър), при условията на комбиниране задължението се налагауволнен служител за поддържане, отчитане и съхраняване на трудови книжки, тогава прехвърлянето на правомощия е записано в заповедта за комбиниране на длъжности(фиг. 3);

Фиг. 3 Примерна заповед за комбиниране на длъжности с консолидиране на отговорностите за поддържане, счетоводство и издаване на трудови книжки

– ако тези правомощия са предоставени на втория инспектор по човешки ресурси, тогава се издава специална заповед (фиг. 1).

2. Образец на нова трудова книжка

Фиг. 4 Заглавната страница на работната книга

Фиг. 5 Форма на трудовата книжка

Фиг. 6 Форма на вложката на работната книжка

Ориз. № 7 Форма на раздели „Информация за работата“ и „Информация за възнаграждаването“

3. Регистрация на трудовата книжка

Нека разгледаме по -отблизо как се попълва работната книга. Ако служител получи трудова книжка за първи път, тя се попълва само в присъствието на този служител от упълномощен представител на администрацията на предприятието. Записите се правят с писалка, химикалка, писалка с гел или ролка, светло водоустойчиво мастило (паста, гел) в черно, синьо или лилаво. Информацията за служителя се записва на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка и се удостоверява с подписа на специално упълномощено лице и печата.

Трудовата книжка се води на руски (държавен). На територията на републиката, която е част от Руската федерация и е създала собствен държавен език - на руски и на държавния език на тази република.

Служителите на службата за персонал са длъжни да запознаят собственика на тази книга (вмъкване) с всеки запис в трудовата книжка (вмъкване) за наемане, преместване на друга постоянна работа и уволнение, срещу разписка в лична карта, в която точно записът от трудовата книжка се повтаря (вмъкване).

Украса на корицата

Данни за служителите са записани на първата страница (заглавната страница) на работната книга (фиг. 8):

1) фамилията, името, бащиното име на служителя се записват изцяло (без съкращаване или замяна на името и бащиното име с инициали) и четливо въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (например военна карта, чуждестранен паспорт, шофьор лиценз и др.);

2) датата на раждане е посочена изцяло въз основа на паспорт, акт за раждане или друг документ за самоличност. Например „12 юли 1968 г.“;

3) информацията за образованието се посочва въз основа на съответния документ (удостоверение, удостоверение, диплома, ученическа карта, книжка за оценка, удостоверение на учебното заведение и др.). Цялата информация се записва в съответствие с Всеруския класификатор на информацията за населението (OKIN) и Общоруския класификатор на образователните специалности (OKSO):

- основно общо образование - служителят е завършил средно училище, училище с задълбочено изучаване на всеки предмет, лицей, гимназия;

- Средно (пълно) общо образование - служители, които учат в средни специализирани учебни заведения (техникуми, колежи), но не са ги завършили;

- начално професионално образование - служителят е завършил професионално училище или равностойни учебни заведения;

- средно професионално образование - служителят е завършил средно специализирано учебно заведение (техникум, колеж)

- непълно висше образование - служител, завършил три курса на висше учебно заведение;

- висше образование;

- следдипломно образование.

4) професията и специалността се посочват въз основа на документ за образование, квалификация или наличие на специални знания (при кандидатстване за работа, изискваща специални знания или специално обучение) или друг надлежно изпълнен документ.

Датата на попълване на трудовата книжка също е посочена изцяло, както и датата на раждане.

Фиг. 8 Пример за попълване на заглавната страница на работната книга

След това служителят удостоверява с подписа си верността на въведената информация. Лицето, отговорно за издаването на трудови книжки, поставя подписа си в края на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка. Думата „четливо“ означава, че фамилното име на отговорното лице трябва да бъде посочено без графични съкращения и съюзи с инициали. След това на специално определено място (М.П.) се поставя отпечатък от службата за персонал, а при липса на такъв отпечатък от печата на предприятието.

Процедура за извършване на промени в записите на заглавната страница

Промените в фамилията, името, бащиното име и датата на раждане се правят от администрацията по месторабота въз основа на документ (паспорт, акт за раждане, брак, развод, промяна на фамилия, име, бащино име, и т.н.) и във връзка с номера и датата на издаване на тези документи.

Промените се правят на първата страница (заглавната страница) на работната книга. В този случай предишното фамилно име, име, бащино име или дата на раждане се зачертава с един ред и се записват нови данни. Връзките към съответните документи са изписани от вътрешната страна на корицата и са заверени с подписа на ръководителя на организацията или специално упълномощено от него лице и печата на организацията или печата на службата за персонал (фиг. 7, 8).

Фиг. 9 Пример за извършване на промени в колоната „фамилия“ на заглавната страница на работната книга

Фиг. 10 Пример за извършване на промени в колоната „Дата на раждане“ на заглавната страница на работната книга

Промени (допълнения) в записите за ново образование, професия, специалност се правят чрез допълване на съществуващи записи, без да се изтриват предварително въведени записи. Например, ако служител е имал първоначално професионално образование и е завършил колеж, съответно неговото образование става средно професионално. В колоната „Образование“ се посочва „средно професионално“, разделено със запетаи (фиг. 11).

Фиг. 11 Пример за извършване на промени в колоната „Образование“ на заглавната страница на работната книга

Попълване на раздела "Информация за работата"

Цялата информация за извършената работа, преместване на друга постоянна работа, квалификация, уволнение, възнаграждение се вписва в трудовата книжка въз основа на заповедта (инструкцията) на работодателя не по -късно от седмица.

Датите във всички раздели на трудовите книжки са написани с арабски цифри (ден и месец - двуцифрени, година - четирицифрени). Например, ако служител е бил нает на 12 декември 2005 г., в трудовата книжка се прави запис: „12. 12. 2005 г. ".

Всички записи, направени в трудовата книжка, са номерирани (номериране, нарастващо през целия период на работа на служителя) и са направени точно и подробно, без съкращения. Например, не можете да напишете „ave“. вместо „поръчка“, „указ“. вместо „ред“, „лента“. вместо "преведено" и т.н.

Не е необходимо да се заверява с подпис и печат всеки запис, направен в раздел „Информация за работата“. Подписът на лицето, отговорно за поддържането, записването и издаването на трудови книжки, и печатът на предприятието (служба за персонал) се поставя само след протокола за уволнение.

Въвеждането на записи в работната книга на нов служител започва с въвеждането на името на предприятието. В колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка пълното наименование на предприятието, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такива), се посочват под формата на заглавие. Освен това този запис не е номериран. Например, ако организацията OJSC "Фирмени колбаси" има съкратено наименование, тоест в хартата на организацията се казва, че съкратеното й име е OJSC FC, тогава в съответствие с точка 3. 1 от Инструкцията това съкратено име се дава след пълно име (фиг. 12).

Фиг. 12 Пример за въвеждане на името на предприятието в работната книга

След това се прави запис на наемане, за който номерът на записа, който трябва да се направи, се поставя в колона 1, а датата на наемане е посочена в колона 2. В колона 3 се прави запис за приемане или назначаване в структурното звено на предприятието, като се посочва неговото конкретно наименование (ако условието за работа в конкретно структурно звено е включено в трудовия договор като съществено), името на длъжност (работа), специалност, професия с посочване на квалификацията (фиг. .13).

Записите за името на длъжността или длъжността, за която служителят е нает, се правят в съответствие с наименованията на професиите, посочени в Единния справочник за тарифи и квалификации на работни места и професии на работници (по отрасли), Справочника за квалификациите длъжности на мениджъри, специалисти и други служители, Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжности на служители и заплати или в съответствие с таблицата с персонала.

Ако изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии е свързано с предоставянето на обезщетения или определени ограничения, тогава наименованието на тези длъжности, специалности или професии и квалификационните изисквания към тях трябва да съответстват на наименованията и изискванията, предвидени от съответните справочници за квалификация. В противен случай служителят е лишен от правото на тези обезщетения (например преференциална пенсия).

Фиг. 13 Примерна трудова книжка в трудовата книжка

Колона 4 съдържа датата и номера на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, според което служителят е бил нает. По време на трудовата си дейност служителят може да увеличи своя клас или клас (шофьор), за което се прави съответно запис в трудовата книжка (фиг. 14).

Фиг. 14 Пример от запис в трудова книжка за промяна в оценката

В допълнение, служител може да овладее втора специалност (професия), за която се прави запис в трудовата книжка, посочвайки ранга, класовете или други категории от тези професии, специалности или нива на умения. Например, втората професия „Електротехник за ремонт и поддръжка на електрическо оборудване“ е възложена на регулатора на оборудване при производството на хранителни продукти с присвояване на 3 -та категория. В този случай в работната книжка в раздел „Информация за работата“ в колона 1 се поставя редовният номер на записа, в колона 2 е посочена датата на установяване на втората професия, в колона 3 е съответстващ запис направен, в колона 4 са посочени номерът на сертификата и датата на издаване (фиг. 15).

Фиг. 15 Примерен запис в работната книга за установяване на втора професия

Ако при установяване на втора професия заповедта възлага на служителя отговорности за извършването на тези работи (фиг. 16), тогава в раздела „Информация за работа“ в трудовата книжка се прави следното вписване (фиг. 17).

Фиг. 16 Примерна заповед за установяване на втора професия с налагане на допълнителни отговорности

Фиг. 17 Пример за запис в трудова книжка за установяване на втора професия с налагане на допълнителни задължения

Доста често се правят допълнения или промени в щатното разписание по отношение на наименованията на длъжности (професии) във връзка със съответните промени или допълнения, направени в справочниците за квалификация. Тези промени (допълнения) се извършват в трудовите книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя (фиг. 18) по следния ред. Колона 1 на раздела „Информация за длъжността“ съдържа редовния номер на записа, колона 2 показва датата на промяната на длъжността (професията), колона 3 прави съответно вписване, а колона 4 показва номера на поръчката, която прави промени до масата на персонала.

Фиг. 18 Пример от запис в работната книга за промяна в името на позицията

Въвеждане на запис за преименуване на предприятието в трудовата книжка

През последното десетилетие организациите се преименуват доста често. Тези преименувания трябва да бъдат отразени в трудовите книжки на служителите на тези организации. В този случай съответният запис се прави в отделен ред в колона 3 на раздела „Информация за работата“ в работната книга (фиг. 19). Колона 4 посочва основата за преименуване - заповед (заповед) или друго решение на работодателя, нейната дата и номер. В този случай присвояването на номера на записа и датата на неговото вписване не се извършват.

Фиг. 19 Пример за запис в работната книга за преименуване на предприятие

Записване на времето на служба във въоръжените сили на Русия

Съгласно клауза 21 от Правилника в трудовата книжка на основното място на работа се записват времето на военната служба в съответствие с Федералния закон „За военното мито и военната служба“, службата в органите на вътрешните работи и митниците власти.

Времето на служба във въоръжените сили на Русия се определя от вписването във военната карта (датата и номера на заповедта на министъра на отбраната на Русия за повикване и уволнение от нея) (фиг. 20).

Ориз. 20 Образец за запис на времето на служба в състава на въоръжените сили на Русия

Записване на времето на обучение в курсове и в училища за повишаване на квалификацията, преквалификация и обучение.

В трудовата книжка на мястото на работа се прави запис с посочване на съответните документи за времето на обучение в курсове и в училища за повишаване на квалификацията, преквалификация и обучение.

Записване на непрекъснат трудов стаж

Записите за непрекъснат трудов стаж се вписват в трудовата книжка в следните случаи:

- ако непрекъснатият трудов стаж бъде възстановен по предписания начин.

Съгласно точка 23 от Правилата за поддържане на трудовите книжки, вписването на запис за възстановяване на непрекъснат трудов стаж в трудовата книжка на служителя се извършва на последното място на работа в следната последователност. В колона 3 на раздела „Информация за работата“ се прави запис: „Непрекъснатият трудов стаж е възстановен от такава и такава дата, месец, година“, в колона 4 се прави връзка към документа въз основа на от които е направено вписването, с позоваване на неговата дата и номер (фиг. 21);

Фиг. 21 Пример за въвеждане на запис в работната книга за възстановяване на непрекъснатия трудов стаж

- ако работното време не е включено в непрекъснатия трудов стаж (например за лица, които са излежали присъда на поправителни работи).

Съгласно клауза 23 от Правилника за поддържане на трудовите книжки, в трудовите книжки се прави запис на лица, които са излежавали поправителен труд без лишаване от свобода, че времето на работа през този период не се отчита в непрекъснатия трудов стаж. Този запис се вписва в трудовата книжка в края на действителния период на изтърпяване на наказанието, който се установява съгласно удостоверенията на органите на вътрешните работи. Когато осъдено лице е уволнено от работа по установения ред и е допуснато до ново място на работа, съответното вписване се прави в трудовата книжка на предприятието, където е прието или изпратено. Записът се извършва в следната последователност.

В колона 1 на раздела „Информация за работа“ е посочен редният номер на записа, в колона 2 - датата на вписването, в колона 3 се прави запис:, месец, година) не е включен в непрекъснатия трудов стаж ” . Колона 4 посочва основата за извършване на запис в работната книга - заповедта (заповедта) на ръководителя на предприятието, датата на публикуването му и номера (фиг. 22).

Фиг. 22 Пример за записване в трудова книжка за невключване на работното време в непрекъснат трудов стаж

Извършване на промени в работната книга

Ако в трудовата книжка бъде открит неправилен или неточен запис на информация за работата, той се коригира от администрацията на предприятието, където е направен грешен запис, или от работодателя на новото място на работа въз основа на издаден документ от работодателя, допуснал грешката. Администрацията на новото място на работа е длъжна да окаже на служителя необходимата помощ в това.

Ако обаче организацията, извършила неправилното или неточното вписване, се реорганизира, корекцията се извършва от нейния правоприемник, а в случай на ликвидация на организацията - от работодателя на новото място на работа въз основа на съответната документ.

Коригираната информация за работата трябва напълно да съответства на първоначалната поръчка (инструкция), а в случай на загуба - на друг документ, потвърждаващ съответната информация за работата (архивни документи, свързани с трудовата дейност на служителите, лични карти, ведомости за заплати, лични сметки за заплати и др.).

Съгласно точка 29 от Правилата за поддържане на трудовите книжки, свидетелските показания не могат да служат като основа за коригиране на предварително направени записи, с изключение на:

- записи, за които има присъда;

- случаи на масови загуби на трудови книжки на служителите в резултат на извънредни ситуации (екологични и причинени от човека бедствия, природни бедствия, безредици и други извънредни ситуации).

Стажът на тези работници се установява от комисията за установяване на трудовия стаж, създадена от изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация. Съставът на такава комисия включва представители на работодатели, профсъюзи или други представителни органи, упълномощени от служители, както и други заинтересовани организации.

Установяването на факта на работа, информация за професията (длъжност) и периоди на работа в тази организация се извършва от комисията въз основа на документите, с които служителят разполага (удостоверение, профсъюзна карта, регистрационна карта на профсъюз член, счетоводна книга и др.). При тяхно отсъствие, въз основа на показанията на двама или повече свидетели, които познават служителя по съвместни дейности с него в същата организация или в същата система.

Ако служителят вече е работил, преди да се присъедини към тази организация, комисията предприема мерки за получаване на документи, потвърждаващи този факт.

Въз основа на резултатите от работата на комисията се съставя акт, който посочва периодите на работа, професията (длъжността) и продължителността на трудовия стаж на служителя.

Работодателят въз основа на акта на комисията издава на служителя дубликат от трудовата книжка.

Ако документите не са запазени, стажът, включително този, установен въз основа на показания, може да бъде потвърден в съда.

Не се допуска коригиране и изтриване на по -рано въведени неточни или неправилни записи в разделите на работната книга (вмъкване) „Информация за работата“ и „Информация за награди (стимули)“.

Промените в работната книга се извършват, както следва (фиг. 23). След последния запис в този раздел се посочва следващият сериен номер, дата на влизане, а в колона 3 се прави запис: "Записът за номера е невалиден". След това се прави правилното въвеждане и колона 4 показва:

1. Дата и номер на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, записът от който е неправилно вписан в трудовата книжка (фиг. 23);

Фиг. 23 Пример за промяна на запис в работна книга

2. Дата и номер на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, въз основа на което се прави правилното вписване. Например, ако уволнението или преместването са признати за незаконни от работодателя, надзорния орган, органа за разрешаване на трудови спорове или съда, в трудовата книжка се правят следните записи:

- при възстановяване от предишна работа (фиг. 24):

Фиг. 24 Пример за запис в работната книга за възстановяването при работа

- при промяна на формулировката на причината за уволнение (фиг. 25):

Фиг. 25 Пример за извършване на корекция в работна книга

В тази ситуация трябва да се помни, че ако в трудовата книжка има запис за уволнение или преместване на друга постоянна работа, която впоследствие е била обезсилена, дубликат на трудовата книжка се издава по писмено искане на служителя, без да се прави запис, признат за невалиден.

Попълване на раздела „Информация за наградите“

Ръководителят на предприятието има право да насърчава и възнаграждава служители, които вярно изпълняват трудовите си задължения (обявява благодарност, издава награда, връчва ценен подарък, почетна грамота, връчва титлата на най -добрите в професията). Всички видове награди и стимули са задължително вписани в трудовата книжка. Съгласно клауза 24 от Правилника за поддържане на трудовите книжки, те включват следните видове награди за трудови заслуги:

а) награждаване с държавни награди, включително присвояване на държавни почетни титли, въз основа на съответни постановления и други решения;

б) награждаване с почетни грамоти, присвояване на титли и награждаване със значки, значки, дипломи, почетни грамоти, произведени от предприятието;

в) други видове стимули, предвидени от законодателството на Руската федерация, както и колективни трудови договори, вътрешните трудови разпоредби на организацията, харти и разпоредби за дисциплината.

В трудовите книжки не се записват бонуси, предвидени от системата за възнаграждения или изплащането на които е от редовен характер.

„Инструкции за попълване на работни книжки“ предвижда следната процедура за въвеждане на информация за наградата. В колона 3 на раздела „Информация за възнаграждаване“ на трудовата книжка под формата на заглавие се посочват пълното име на организацията, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такова). Освен това този запис не е номериран. След това в колона 1 се поставя редният номер на записа, в колона 2 се посочва датата на награждаването, в колона 3 се пише кой служител е награден, за какви постижения и каква награда, а в колона 4 име на документа, въз основа на който е направено вписването, позовавайки се на него, са посочени дата и номер (фиг. 26).

Фиг. 26 Пример от запис в работната книга за награждаване на ценен подарък

Попълване на информация за уволнение (прекратяване на трудов договор)

Записите в трудовата книжка за причините за прекратяване на трудовия договор трябва да се правят в строго съответствие с формулировката, посочена в заповедта (заповедта) за прекратяване на трудовия договор, и позовавайки се на съответния член на Кодекса на труда на Руската федерация или друг федерален закон.

След това, заедно със служителя, трябва да проверите дали записите за наемане, прехвърляне, квалификация, стимули (награди) и уволнение са правилно въведени. Ако се открие грешка, тогава е необходимо да се направят съответните корекции.

След това, съгласно клауза 35 от Правилата за поддържане на трудовите книжки, всички записи, направени в трудовата му книжка по време на работата му в това предприятие, включително в раздела „Информация за награди (стимули)“, се удостоверяват с подписа на работодателя или лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, печата на предприятието или службата за персонал, както и подписа на самия служител (фиг. 27). С подписа си служителят изразява съгласието си с направените в трудовата книжка записи, потвърждаващи трудовата му дейност в това предприятие.

Фиг. 27 Пример за съставяне на трудова книжка при уволнение на служител

Ако напускащият служител откаже да постави подписа си в трудовата книжка, той трябва да бъде обяснен, че съгласно клауза 35 от Правилника за поддържането на трудовите книжки, той е длъжен да постави подписа си в трудовата книжка, след като прегледа наличните записи там. Ако въпреки това служителят откаже да постави подписа си в трудовата книжка, тогава се съставя подходящ акт (фиг. 28).

Фиг. 28 Примерен сертификат за отказ за подписване в трудовата книжка

При попълване на трудова книжка на държавния език на Руската федерация и на държавния език на републиката в рамките на Руската федерация и двата текста се заверяват.

Трудовата книжка се издава на служителя в деня на уволнението (последния ден на работа) с отбелязване за уволнението (прекратяване на трудовия договор), направено в него. Съгласно точка 6. 2 от Инструкциите за попълване на трудовите книжки, датата на уволнение (прекратяване на трудов договор) се счита за последния ден на работа, освен ако не е предвидено друго от федералния закон, трудов договор или споразумение между работодателя и служителя.

Например, при прекратяване на трудов договор със служител поради доброволно уволнение от 10 декември 2005 г., последният работен ден е 10 декември 2005 г. В този случай записът за уволнение (прекратяване на трудовия договор) в трудовата книжка на служителя се прави по следния ред. В колона 1 на раздел „Информация за работа“ се поставя серийният номер на записа, в колона 2 е посочена датата на уволнението (10. 12. 2005 г.), в колона 3 се прави запис за причината за уволнението (прекратяване на трудовия договор), в колона 4 са посочени датата и номерът на заповедта (заповед) или друго решение на работодателя за уволнение (фиг. 29).

Фиг. 29 Пример за запис на уволнение в трудовата книжка

В случай на прекратяване на трудовия договор по инициатива на служителя по причини, с които законодателството свързва предоставянето на определени предимства и предимства, в трудовата книжка се вписва запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор), посочващ тези причини ( Фиг. 30).

Фиг. 30 Образец на запис на уволнение по собствено желание във връзка с преместването на съпруг на работа в друго населено място в трудовата книжка

Фиг. 31 Пример за записване на уволнение по собствена воля във връзка с необходимостта да се грижи за дете под 14 години в трудовата книжка

В случай на забавяне в издаването на трудова книжка на служител по вина на работодателя или вписване в трудовата книжка на неправилно или несъответстващо на федералното законодателство формулиране на причината за уволнението на служителя, работодателят е длъжен да компенсира служителя за не получените от него печалби за целия период на забавянето. Денят на уволнението (прекратяване на трудовия договор) в този случай е денят на издаване на трудовата книжка.

Ако обаче в деня на уволнение е невъзможно да се издаде трудова книжка поради отсъствието на служителя или отказа му да получи трудова книжка в ръцете си, работодателят изпраща на служителя известие за необходимостта да се яви на работа резервирайте или се съгласете да го изпратите по пощата. В този случай изпращането на трудова книжка по пощата на адреса, посочен от служителя, е разрешено само с негово съгласие. От деня на изпращане на посоченото уведомление, работодателят се освобождава от отговорност за забавянето при издаване на трудова книжка на служител.

В случай на смърт на служител, трудовата книжка, след като направи съответно вписване в нея за прекратяване на трудовия договор, се предава на някой от неговите роднини срещу разписка или се изпраща по пощата при писмено заявление от един от роднините (фиг. 32).

Фиг. 32 Пример за вписване при прекратяване на трудов договор във връзка със смъртта на служител

Особености при вписване при уволнение (прекратяване на трудов договор) и приемане (назначаване) за работа във връзка с преместване на служител на друга постоянна работа при друг работодател (в друга организация) или преместването му на избираема работа (длъжност)

Ако служител бъде уволнен във връзка с преместването на служител на друга постоянна работа при друг работодател (в друга организация), колона 3 от раздела „Информация за работата“ в трудовата книжка посочва в какъв ред се извършва преместването: искане на служител (фиг. 33) или от неговото споразумение (фиг. 34).

Фиг. 33 Пример за запис на уволнение по реда на преместване на друга постоянна работа при друг работодател по искане на служител в трудова книжка

по искане на служителя»Прилага се, когато служител доброволно се прехвърли на работа в друга организация.

Фиг. 34 Пример за запис на уволнение по реда на преместване на друга постоянна работа при друг работодател със съгласието на служителя в трудовата книжка

Формулировката: „Уволнение поради преместване на друга постоянна работа при друг работодател с негово съгласие»Прилага се, когато служител е преместен в друга организация.

При кандидатстване за нова работа в трудовата книжка на служител в колона 3 на раздел „Информация за работата“ под формата на заглавие се посочва пълното име на предприятието, както и, ако има такова, съкратеното име. на организацията. Под това заглавие в колона 1 се поставя редният номер на вписването, което трябва да се направи, в колона 2 се посочва датата на наемане на работа.

В колона 3 се прави запис за приемане или назначаване в структурното звено на предприятието, като се посочва неговото конкретно наименование, длъжност (работа), специалност, професия, посочваща квалификация. В този случай е необходимо да се посочи, че служителят е приет (назначен) по реда на преместване и от коя организация(фиг. 35).

Фиг. 35 Пример за запис на трудово правоотношение по реда на прехвърляне в трудовата книжка

Ако служител напусне във връзка с прехода към избираема работа (позиция) при друг работодател (в друга организация), в трудовата книжка се прави запис: „Уволнен поради прехода към избираема работа (позиция) в ( е посочено името на организацията), параграф 5, член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация “(фиг. 36).

Фиг. 36 Пример за запис на уволнение във връзка с прехода към избираема позиция в трудовата книжка

При регистриране на трудова книжка на ново място на работа, след посочване на пълното име на избрания орган, както и съкратеното наименование на избрания орган (ако има такъв), в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудова книжка се прави запис за това каква работа (длъжност) служителят е избран, а колона 4 посочва решението на избрания орган, датата и номера на приемането му (фиг. 37).

Фиг. 37 Пример за записване при избор на позиция в трудовата книжка

Характеристики на регистрация на трудовата книжка на генералния директор (директор)

Както следва от разпоредбите на чл. 16, 17, 19 и 275 от Кодекса на труда на Руската федерация, трудов договор с лице, изпълняващо функциите на единствения изпълнителен орган на дружеството, се сключва след неговото избиране (назначаване) от общото събрание на участниците в дружеството на длъжността генерален директор (директор) за период, определен с устава на дружеството. Трудовият договор се подписва от името на дружеството, като правило, от председателя на общото събрание на участниците в дружеството, на което генералният директор (директор) е избран (назначен) или упълномощен за това с решението на общо събрание на участниците в дружеството (което трябва да бъде отразено в протокола от общото събрание на дружеството.).

За съжаление, Инструкциите за попълване на трудовите книжки не съдържат никакви разпоредби, отразяващи процедурата за попълване на трудова книжка при наемане (уволнение от работа) на лица, избрани (назначени) на длъжността генерален директор (директор) на предприятието. В този случай можем да предложим две възможности за решаване на този проблем.

1) Като общо правило, първата заповед, издадена от генералния директор (директор) след неговото избиране (назначаване), е заповедта за встъпване в длъжност. Като основание за заповедта е взето решението на общото събрание на участниците в дружеството за избор (назначаване) на ръководител на това предприятие по отношение на протокола от общото събрание, както и срочният трудов договор, сключен във връзка с това, е посочено.

Съгласно клауза 10 от „Правилата за поддържане и съхраняване на трудови книжки, изготвяне на формуляри за работни книжки и предоставяне на тях на работодателите“ всички записи за извършена работа и уволнение се вписват в трудовата книжка въз основа на съответните поръчки (поръчки)работодател не по -късно от една седмица. Следователно, въз основа на буквалното разбиране на това правило, горепосочената заповед за встъпване в длъжност трябва да бъде посочена в трудовата книжка на генералния директор (директор) (фиг. 38).

Фиг. 38 Пример за записване на трудовата заетост на ръководителя на предприятието в трудовата книжка

2) При управлението на кадровите записи през последното десетилетие се е развила практика, когато при вписване в работната книга протоколът от общото събрание за избора (назначаването) на длъжността ръководител на организацията е посочен като основа за наемане (фиг. 39).

Фиг. 39 Пример за записване на трудовата заетост на ръководителя на предприятието в трудовата книжка

Тук възниква естествен въпрос - как правилно да съставите трудова книжка, когато ръководителят на предприятие е уволнен. Записите в трудовата книжка при уволнение на генералния директор (директора) се правят по обичайния начин, както за всички останали служители. Регистрацията за уволнение зависи от основанието, на което той прекратява трудовия си договор (член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 278 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В съответствие с точка 5 от Инструкциите за попълване на трудовите книжки вписването за уволнение (прекратяване на трудов договор) в трудова книжка се прави въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя. Следователно други документи (например решението на Съвета на директорите на тази организация, ако този въпрос попада в тяхната компетентност) са основание за уволнението на генералния директор (директора) заедно със заповедта (постановлението) (фиг. 40 )

Фиг. 40 Пример за запис на уволнението на ръководителя на организацията в трудовата книжка

Конституционният съд на Руската федерация потвърди законосъобразността на процедурата за прекратяване на трудови договори с ръководителите на предприятия и организации. Съдът отбелязва, че член 278 от Кодекса на труда на Руската федерация и член 69 от Закона на Руската федерация „За акционерните дружества“, в съответствие с които споразумение с управител може да бъде прекратено с решението на собственика, не противоречи на Конституцията на Руската федерация.

Характеристики на регистрация на трудова книжка на непълно работно време

Съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, запис в трудовата книжка за наемане на работа на непълно работно време се прави на основното място на работа по искане на служителя въз основа на документ (фиг. № 41 ) потвърждаване на работа на непълно работно време.

Никъде обаче не е посочено дали желанието трябва да бъде изразено писмено или устно. Следователно няма да е излишно, ако служителят напише изявление с искане да направи съответните записи в трудовата си книжка.

Ориз. № 41 Образец на удостоверение, издадено на работното място

Записването в трудовата книжка при кандидатстване за работа на непълно работно време има своя специфична функция. Нека разгледаме по -отблизо този въпрос със следния пример.

В този случай основното място на работа на Сидорова Олга Ивановна е в отдела за сигурност на АД Metallopttorg. Режим на работа - ден след три. Иван Илич иска да работи в нашата компания в свободното си време. Той изрази желание да включи информация за работата на непълно работно време в трудовата си книжка. За целта трябва да му издадем документ, потвърждаващ работата му на непълно работно време (удостоверение за работа в нашата компания или надлежно заверена заповед за работа). Въз основа на издадения документ на мястото на основната работа (OJSC "Metallopttorg"), в работната книжка ще бъде направено следното вписване.

Вписването в рудната книга се извършва в следния ред. В колона 1 на раздел „Информация за работата“ на трудовата книжка се поставя серийният номер на записа, в колона 2 е посочена датата на наемане на работа на непълно работно време, в колона 3 се прави запис на приемане или назначаване като работа на непълно работно време в структурно звено на организацията, като се посочва нейното конкретно наименование (ако условието за работа в конкретно структурно звено е включено в трудовия договор като съществено), името на длъжността, специалност, професия с указание за квалификация, колона 4 посочва името на документа, въз основа на който е направено вписването по отношение на неговата дата и номер (фиг. 42).

Ориз. № 42 Примерно вписване на непълно работно време в трудовата книжка.

При регистриране на вътрешна работа на непълно работно време запис в трудовата книжка се прави в същия ред като външна работа на непълно работно време, с изключение на това, че името на организацията не е посочено (фиг. 43).

Фиг. 43 Пример за запис на наемане на външен работник на непълно работно време в трудовата книжка

Съгласно чл. 288 от Кодекса на труда на Руската федерация, в допълнение към основанията, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация и други федерални закони, трудовият договор с лице, работещо на непълно работно време, може да бъде прекратено в случай на наемане на служител за които тази работа ще бъде основна (фиг. 44).

Фиг. 44 Пример за вписване на уволнение (прекратяване на трудовия договор) на служител на непълно работно време в трудовата книжка

Отпечатъкът на печата се поставя само след уволнението на работника на непълно работно време от основното място на работа.

Характеристики на попълване на трудови книжки на осъдени лица

В съответствие с член 104 от Наказателно -изпълнителния кодекс на Русия, времето за привличане на осъдени на платена работа им се кредитира в общия стаж ... Документът, потвърждаващ времето на работа на осъдения в местата за лишаване от свобода, е трудова книжка, а в негово отсъствие - удостоверение, издадено от администрацията на поправително -трудовата институция. Формата на такова удостоверение е фиксирана в приложението към Инструкцията за процедурата за отчитане на работното време на осъдените през периода на излежаване на наказание лишаване от свобода, отчитано в общия стаж, одобрено със заповед на Министерството на вътрешните работи Дела на Руската федерация от 14 декември 1992 г. № 453.

Това работно време не се зачита за непрекъснат трудов стаж и за това се прави запис в трудовите книжки (вижте "Записване на непрекъснат трудов стаж").

4. Вмъкнете в работната книга

В случаите, когато всички страници на раздел „Информация за работа“ или раздел „Информация за стимули“ са попълнени в трудовата книжка, трудовата книжка се допълва с вложка, която е зашита в трудовата книжка, попълнена и поддържана от администриране на предприятието на работното място на служителя по същия начин като трудовата книжка. Вложката без трудова книжка е невалидна. Заглавната страница на вложката в работната книга се изготвя по същия начин като заглавната страница на работната книга (фиг. 45).

Фиг. 45 Пример за регистриране на вмъкване в работна книга

На първата страница (заглавна страница) на работната книга, най -отгоре се поставя печат с размери 10 х 25 мм с надпис „Издадена вложка“, посочваща серията и номера на издадената вложка. При всяко следващо издаване на вложката се поставя следващият печат и се посочват серията и номерът на следващата издадена вложка.

5. Създаване на дубликат на трудова книжка

Дубликат на трудова книжка се издава в следните случаи:

- Ако работната книга (вмъкнете я) е загубена. Лице, което е загубило трудова книжка (вмъкнете я), е длъжно незабавно да уведоми администрацията на мястото на последната работа. Не по -късно от 15 дни след подаване на заявлението администрацията издава на служителя друга трудова книжка или вложка към нея (нови мостри);

- ако трудовата книжка (вмъкнете към нея) е изпаднала в неизправност (изгоряла, скъсана, размазана и т.н.);

- ако записите за уволнение или преместване на друга постоянна работа впоследствие са били обезсилени;

- Ако служителят бъде възстановен на работа във връзка с издаване на оправдателна присъда, прекратяване на наказателното дело при липса на престъпление, при липса на състав на престъпление в деянието или при липса на доказателства за участието му в извършване на престъпление;

- Ако трудовите книжки на служителите са загубени в резултат на извънредни ситуации (екологични и причинени от човека бедствия, природни бедствия, безредици и други извънредни ситуации).

В горния десен ъгъл на заглавната страница на дублиращата се работна книга се прави надписът: „Дубликат“ (фиг. 46).

Фиг. 46 Пример от дизайна на заглавната страница на работната книга

На заглавната страница на предишната трудова книжка е написано: „В замяна е издаден дубликат“ с посочване на нейната серия и номер (с изключение на случаите на загуба на трудовата книжка) (фиг. 47).

Фиг. 47 Пример от дизайна на заглавната страница на работната книга

При съставяне на дубликат на работна книга, в нея се въвеждат следното:

а) информация за общия и (или) непрекъснат трудов стаж на служителя преди влизане в тази организация, потвърдена от съответните документи;

б) информация за труд и възнаграждение (стимули), които са вписани в трудовата книжка на последното място на работа.

Общият трудов стаж се записва общо, тоест се посочва общият брой години, месеци, дни работа, без да се посочва кой работодател, през какви периоди от време и на какви позиции е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

Ако служителят вече е работил преди да влезе в тази организация (при този работодател), тогава при попълване на дубликат на трудова книжка в раздел „Информация за работа“ в колона 3, на първо място се прави запис на общите и / или непрекъснат трудов стаж като служител преди влизане в тази организация (при този работодател), потвърден от съответните документи (фиг. 48).

Фиг. 48 Пример за вписване на общия стаж в трудовата книжка

След това общият и / или непрекъснат трудов стаж, потвърден от надлежно изпълнени документи, се записва за отделни периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на наемане на работа; в колона 3 се записва името на организацията (работодателя), в която служителят е работил, както и структурното звено и работата (длъжност), специалност, професия, посочваща квалификациите, за които е нает служителят. Ако представените документи потвърждават, че служителят е преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава за това се прави и съответния запис.

В случай, че документите, въз основа на които са направени записите в трудовата книжка, не съдържат пълна информация за работата в миналото, само информацията, налична в тези документи, се вписва в дубликата на трудовата книжка ( Фиг. 49).

Фиг. 49 Пример за попълване на раздела „Информация за длъжността“ на дублирана трудова книжка

След това в колона 2 се посочва датата на уволнението (прекратяване на трудовия договор), а в колона 3 - причината (основанието) за уволнение, ако такива данни са налични в документа, представен от служителя. Колона 4 посочва името, датата и номера на документа, въз основа на който са направени съответните записи в дубликата.

Оригиналите на документи, потвърждаващи трудовия стаж, след като направят копия от тях и надлежното им заверяване от работодателя или службата за персонал, се връщат на собственика им. Администрацията на предприятието е длъжна да съдейства на служителя при получаване на документи, потвърждаващи неговия трудов опит, преди да влезе в тази организация.

6. Процедурата за издаване на копие от трудовата книжка

В съответствие с чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен не по -късно от 3 дни от датата на подаване на писмено заявление да даде на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповед за работа, заповеди за премествания на друга работа, заповед за уволнение от работа; извлечения от трудова книжка; удостоверения за заплата, период на работа за този работодател и др.). Тези копия на документи, свързани с работата, трябва да бъдат надлежно заверени и предоставени на служителя безплатно (фиг. 50).

Ориз. № 50 Образец на знак за заверка на копие

Правилата за поддържане на трудовите книжки и Инструкциите за попълване на трудовите книжки предвиждат възможност за издаване на трудова книжка на служител само при уволнение. Ако служител на службата за персонал издаде трудова книжка на работещ служител, той по този начин нарушава правилата за поддържане на трудовите книжки и тъй като този документ се позовава на актове на трудовото законодателство, тогава служителят на службата за персонал може да бъде подведен под отговорност в по предписания начин.

7. Съхранение на работни книжки

Трудовите книжки се съхраняват от администрацията на предприятието като форми на строга отчетност и се предават на служителя само при уволнението му. Трудовите книжки и техните дубликати, които не са получени от служителите при уволнение, се съхраняват в продължение на две години в отдела за персонал на предприятието отделно от трудовите книжки на служителите на работното място. След това непоисканите работни книжки (техните дубликати) се съхраняват в архива на предприятието в продължение на 50 години, а след посочения срок те могат да бъдат разпределени за унищожаване съгласно установената процедура.

8. Отчитане на трудовите книжки

Фиг. 51 Примерна книга на приходите и разходите

В предприятието се поддържа следната документация за отчитане на бланки от трудови книжки и попълнени трудови книжки:

а) книга за приходи и разходи за счетоводни форми на работни книжки и вложки към тях (фиг. 51).

Тази книга съдържа всички операции, свързани с получаването и изразходването на формуляри на работни книжки и вложки към тях, като посочва серията и номера на всеки формуляр. Книгата се води от счетоводния отдел на организацията;

б) книга за запис на движението на работни книжки и вложки към тях (фиг. 52).

Фиг. 52 Примерна счетоводна книга за движението на работни книжки и вложки към тях

Счетоводната книга за движението на работни книжки и вложки към тях се води от службата за персонал или друго поделение на предприятието, което съставя приемането и уволнението на служители. Тази книга регистрира всички трудови книжки, приети от служителите при постъпване на работа, както и работни книжки и вложки към тях със запис на серията и номерата, издадени отново на служителите. При получаване на трудовата книжка във връзка с уволнението служителят се подписва в личната карта и в счетоводната книга.

Книгата на приходите и счетоводната книга за движението на трудовите книжки трябва да бъдат номерирани, завързани и запечатани с подписа на ръководителя на организацията и восъчен печат.

Формите на трудовите книжки и вложките към тях се съхраняват в счетоводния отдел на предприятието като документи за строга отчетност и се издават при поискване на отговорното лице, отговорно за поддържането на трудовите книжки. Всеки месец счетоводният отдел изисква от лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, отчет за наличието на формуляри за трудови книжки и вложки към тях и за получените суми за попълнени трудови книжки и вложки към тях, сприкачване на заповедта за получаване на касата на организацията. Съставя се акт върху формите на работни книжки и вложки, повредени при попълването.

При регистриране на служител с нова трудова книжка или вложка в нея, работодателят събира от него такса, чийто размер се определя от размера на разходите за придобиването им, с изключение на следните случаи:

1 В случай на масова загуба от работодателя на трудовите книжки на служителите в резултат на извънредни ситуации (екологични и причинени от човека бедствия, природни бедствия, безредици и други извънредни ситуации)

2 В случай на неправилно първоначално попълване на трудовата книжка или вмъкване в нея, както и при тяхното увреждане по вина на служителя, цената на повредения формуляр се заплаща от работодателя.

Всеки човек, който се пенсионира на заслужена пенсия, е изправен пред необходимостта да потвърди стажа си. На територията на Руската федерация документът, потвърждаващ периодите на работа, е трудовата книжка. Самото му съществуване обаче не гарантира липсата на претенции към съдържащите се в него записи от Пенсионния фонд или други организации. За да сведете до минимум такива рискове, препоръчваме да използвате примера за попълване на работна книга през 2016 г.

Регистрация на трудови отношения

Връзките, свързани с изпълнението на служебните задължения, възникват от момента, в който работодателят и физическото лице сключат трудов договор. Този императив следва директно от съдържанието на член 16 от Кодекса на труда на Русия.

При подписване на посочения договор, заетият гражданин трябва да представи на предприятието следните документи:

• общ паспорт. Тя може да бъде заменена с друг документ, потвърждаващ самоличността на служителя;
• История на заетостта. Този формуляр не се подава при първоначална работа, като в този случай се изготвя от компанията;
• Сертификат SNILS;
• диплома, сертификати, други форми на обучение, умения и квалификация на служителя;
• документи за военна регистрация.

Трябва да се има предвид, че само правилното изпълнение на трудовата книжка, както при записване в държавата, така и в случай на прехвърляне и уволнение, гарантира, че нейният собственик няма проблеми при изчисляване на пенсия или в случай на потвърждение на работен опит.

Прехвърляне на служители

След попълване на трудовата книжка на гражданин, такъв служител може да бъде преместен.

В този случай под информацията за наемане трябва да се направи запис на преместването на лицето на нова длъжност. Попълването на съответните колони от формуляра трябва да се извърши по същия алгоритъм, както в случай на съставяне на трудова книжка при кандидатстване за работа. Цялата информация е номерирана в хронологичен ред.

Отразяването на увеличаването на чиновете, класовете, квалификацията на собственика на трудовата книжка се извършва по подобен начин.

Ако служител изпълнява служебните си задължения въз основа на външна работа на непълно работно време, той има право да посочи такава работа в документа си, потвърждаващ трудовия стаж.

За да упражни това право, такъв гражданин трябва да подаде молба до основния работодател. Предпоставка за отразяване на изброената информация е наличието на поръчка. Правилата за попълване и съхранение на трудовите книжки дават възможност да се правят такива записи във формулярите само за настоящите работодатели. Лица, които не са регистрирани като предприемачи, нямат право да правят никакви записи във формулярите.

От изложеното по-горе следва, че настоящият работодател, а не компанията, която е записала факта на труда при условията на комбиниране, трябва да въведе информация за уволнението на работника на непълно работно време.

Цялата горепосочена информация също се въвежда в хронологичен ред.

Бележка за уволнение

Описвайки общия алгоритъм за вписване в трудовите книжки, трябва да се обърне специално внимание на процедурата за отразяване на информация за уволнението на гражданин.

За разлика от регистрацията за работа при прекратяване на договора, такова вписване се прави в деня на уволнението. Според Правилата за попълване на трудовите книжки през 2016 г. въвеждането на такава информация преди прекратяването на съответните отношения, както и след настъпването на тези събития, е в противоречие със закона.

Независимо от причините за прекратяване на договора, основанията за уволнение трябва да бъдат посочени в съответствие с формулировката, съдържаща се в Кодекса на труда на Руската федерация. В противен случай съответният запис ще бъде обявен за невалиден.

Раздел 5 от Инструкцията, въведена в действие от Министерството на труда на Руската федерация в Резолюция от 10.10.2003 г. N 69, съдържа примери за вписване на уволнение на отделни основания. Според нас, по аналогия с образците, съдържащи се в правилата за съставяне на трудова книжка, трябва да се правят записи за уволнение на други основания.

Горната информация е номерирана в хронологичен ред.

Важна характеристика, характерна само за случаите на прекратяване на изпълнението от служителите на служебните им задължения, е необходимостта от удостоверяване на верността на информацията с личния подпис на служителя. Това предписание се съдържа в параграф 35 от правилата, одобрени с постановлението на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225.

В заключение трябва да се отбележи, че за да отговорите на въпроса кой попълва трудовата книжка, ако няма служител по персонала, трябва да се обърнете към формулировката на параграф 35 от Правилника. Посоченият служител е самият работодател, тоест мениджърът или лице, упълномощено да извършва такива действия със заповед или длъжностна характеристика.

Служител, който не е надарен с подходящи права, не може да прави записи в трудовата книжка.

Попълването на трудовите книжки през 2019 г. се регулира от следните регулаторни документи:

В същото време трябва да се има предвид, че посоченият стандарт не е препоръки за прилагане, а ясно написани норми, одобряващи извадка от трудова книжка, и неспазването на която се преследва.

Попълване на заглавната страница

Заглавната форма на работната книга се попълва в два случая:

• първа заетост;
• създаване на дубликат.

Образецът на новата трудова книжка е одобрен и оттогава не се е променял.

Цялата информация за собственика на труда се въвежда с черно, синьо или лилаво мастило. Когато попълвате, трябва да посочите:

• ПЪЛНО ИМЕ.;
• дата на раждане (DD.MM.YYYY);
• образование и специалност;
• професия.

Информацията се въвежда въз основа на документите, предоставени от служителя: както е записано там, така и ние пишем. Не се записват или въвеждат записи "от думите" на служителя. Текстът трябва да бъде написан по чист и четлив начин. Не се допускат петна и грешки. Датите се въвеждат с арабски цифри. За всеки случай ви напомняме какви документи служителят трябва да ви предостави при сключване на трудов договор:

• относно образованието (ако работата изисква специални знания, умения и умения);
• по военна регистрация (ако лицето подлежи на военна служба);
• SNILS (ако липсва - работодателят сам изготвя този документ);
• паспорт.

Трудът не е посочен в списъка, въпреки че е задължителен документ, но ние пишем за него. Можете да видите пример за дизайна на работната книга за 2019 г. по -долу.

Всичко, което е написано на заглавната страница, е заверено с подписа на специалист, отговорен за попълването, поддържането и съхраняването на трудовите книжки. Тук трябва да се кажат няколко думи. Във всяка организация, независимо от формата на собственост и посоката на дейност, един от служителите ще отговаря за регистрацията и съхраняването на трудовите книжки в рамките на организацията (за повече подробности вижте параграф 45 от одобрените правила). Кой ще бъде той - служител по персонала, счетоводител, служител в друга служба или самият директор - няма значение. Важно е, че такова лице е назначено със заповед със същото име - по одобрение на лицето, отговорно за попълване и съхраняване на трудовата книжка и вложки към тях. Друг нюанс: по -целесъобразно е да се назначат двама служители за това направление, защото ако има само един служител, той може да се разболее и да отиде на почивка, а вторият ще го осигури за това време.

След като служителят по персонала въведе необходимата информация, собственикът на документа подписва в специално обозначен ред в съгласие, че всички данни са въведени правилно. Ако са допуснати грешки, тогава такъв документ се обезсилва и подлежи на унищожаване, а на собственика на трудовата книжка се издава нов формуляр (за сметка на организацията).

Завършената заглавна страница на работната книга за 2019 г. изглежда така:

Но какво ще кажете за ситуации, когато служител промени личните си данни? Не изхвърляйте книгата ... Да, това не е необходимо, в този случай законодателството предвижда възможност за извършване на промени: внимателно зачертаваме старите данни на служителя на заглавната страница (говорим за пълно име), а върху разпространението на труда внимателно изписваме нови разузнавателни данни. Ние удостоверяваме този запис с нашия подпис с декриптиране (ако има печат, ние също го поставяме). По -подробно как да попълните трудова книжка през 2019 г. в този случай е написано в раздел III на одобрените правила. Трябва да се има предвид и да се помни, че коригирането на записи на заглавната страница и в други раздели на трудовата книжка се извършва по различни начини.

Попълваме раздела „Информация за работата“

След като заглавната страница е завършена, преминете към раздела „Информация за работата“. Тук се поправя:

• Име на фирмата;
• ден, месец, година на въвеждане;
• самият факт на наемане;
• движение по позиции;
• трансфери (постоянно);
• работа на непълно работно време (по искане на служителя на основното място на работа);
• причини за прекратяване на трудовия договор.

Записите в работната книга за 2019 г. се правят въз основа на заповед, издадена от ръководителя на организацията. Подробностите за документа са посочени в колоната, запазена за това. Вписването трябва да бъде направено в рамките на 7 дни от датата на издаване на заповедта (за допускане, прехвърляне, повишения и т.н., при уволнение, вписванията се правят, като правило, в последния работен ден, вижте параграф 10 от Правилата , одобрен). Понякога експертите бъркат сроковете за пет и седем дни. Пет дни е периодът, след който работодателят е длъжен да впише трудова книжка на своя служител (точка 3 от Правилника). Всеки запис има свой собствен сериен номер. Само заглавията в раздела Информация за работата не са номерирани.

Пример за попълване на трудова книжка (2019 г.)

Правила за попълване на трудова книжка (2019)

Процедурата за въвеждане на информация в този раздел е както следва:

1. В колоната „Информация за работата“ (всъщност тя е третата) се въвеждат данни за работодателя (без съкращения).
2. В първата колона "No." на записа е присвоен сериен номер.
3. Втората колона "Дата" (DD.MM.YYYY) посочва датата (според поръчката или действителното допускане до работа).
4. В третата колона се въвеждат данни за наемане с посочване на позицията (както в трудовия договор).
5. Четвъртият раздел уточнява подробностите на заповед или друг регулаторен акт относно заетостта.

Когато дойде времето, хората напускат организацията по различни причини. Информация за прекратяване на трудовото правоотношение се въвежда тук със следващия запис. Пример за това как правилно да попълните работна книга в този случай може да видите по -долу.

Как да запишете оставка

Съгласно заповедта на работодателя се вписва в трудовата книжка (точно във формата, която е в заповедта, без съкращения). Посочени са основанията за уволнение (член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация), например: „Уволнен по собствено искане, параграф 3 от част 1 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация.“ Пример за попълване на работна книга на тази основа е представен по -долу.

Ако прекратяването на трудовото правоотношение има други причини, например загуба на доверие, тогава връзката към статията ще се промени, записът ще бъде следният: „Трудовият договор е прекратен поради извършване на виновни действия от служителя директно обслужване на стоковите стойности, което води до загуба на доверие в него от страна на работодателя, клауза 7 от част 1 на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация “. Независимо от причината за напускане, служителят се запознава с този запис и му дава празен документ в ръцете си.

Записът се заверява с подписа на ръководителя (или упълномощено лице) с препис, поставя се печатът на предприятието (при условие, че е такъв). В знак на запознаване със записа служителят също поставя своя подпис върху формуляра, посочва фамилията си и инициалите. Декодирането на подписа е важен момент, тъй като фамилията трябва да съвпада с данните, посочени в заглавната лента. След това служителят се подписва в книгата (някои я наричат ​​дневник) за отчитане движението на работна ръка и ги вмъква.

Правилното попълване на трудовата книжка (2019 г.) е изключително важно, особено в светлината на последните реформи в пенсионното законодателство. ЗФР няма да приема за работа документи, които са изпълнени неправилно, или просто няма да вземе предвид периода на работа на лице, съставен с грешки. Някой ден всички ще се пенсионираме и не искам да прекарвам това време в поправяне на грешките на други хора.

Работната книжка, попълване, не се ограничава до попълване на заглавната страница и раздела за работата, работната книжка съдържа друг раздел - информация за награди и стимули.

Ние правим запис на промоцията и наградата

Професионалните заслуги на служителя, наградите и наградите за добра работа също се вписват в трудовата книжка (не се въвежда информация за санкциите). Всички нови данни се въвеждат въз основа на заповедта на работодателя. Алгоритъмът на вписванията е същият като в случай на наемане, извадката и правилата за попълване на трудовата книжка могат да бъдат намерени по -горе.

Вложка на работната книжка

Вложката се навива и зашива в раждането, когато в основния документ не остава място за трудовия стаж и няма къде да се въведе нова информация. Формата на вложката е одобрена. Изглежда така:

От важното, което трябва да знаете за лайнера:

• трябва да бъде зашит (прав с конци, по какъв начин - няма значение, важно е да е прикрепен);
• при попълване на вложката личните данни в нея трябва да съвпадат с данните, посочени в трудовото наименование;
• номерът на вложката се вписва в книгата на движението на труда;
• останалата част от пълнежа е идентична с тази на труда.

За Република Крим процедурата за вписване е подобна, пример за това как да попълните трудова книжка на Република Казахстан (2019) можете да намерите в нашия текст.

В случай на промени в служебните дейности на служител, в документа, потвърждаващ трудовия стаж, задължително се правят подходящи записи. Правилата за попълване на трудовата книжка от работодателя са установени в Кодекса на труда на Руската федерация, а за 2015-2016 г. пробите остават непроменени.

 

Правилното попълване на работната книжка: за какво е тя и кой прави вписванията?

Трудова книжка е документ, съдържащ цялата информация за професионалната дейност на служител. След достигане на възрастта, установена от закона, се използва за регистриране и изчисляване на пенсия. Работодателят се нуждае от книгите на подчинените, за да изчислява различни плащания, така че е много важно да попълните всичко правилно.

Независимо какви действия се предприемат по отношение на служител, във фирмата на индивидуален предприемач или в предприятие, промените се извършват от специалист в отдела по персонала, счетоводството или от самия директор. Правилата за попълване на трудова книжка през 2015-2016 г. и образци за индивидуални предприемачи и юридически лица са едни и същи.

Заслужава да се отбележи, че индивидуален предприемач или LLC, представлявано от директор, не трябва да стартират този документ за себе си: в чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация установява, че само служителите могат да имат книжка, т.к опитът на предприемача се отчита от момента на регистрация в данъчната служба и благодарение на паричните постъпления към пенсионния фонд.

Книгата трябва да бъде съставена не по -късно от седмица от първия ден на работа и само ако служителят е работил 5 или повече дни и това е основната му работа. Ако той само планира да комбинира, тогава вписванията се правят по негово искане и въз основа на документ, който е официално потвърждение на дейността му в друга компания.

Какво трябва да бъде отразено в книгата:

• Информация за допускане до работа.
• Получаване на трансфер в друга компания или друга позиция.
• Смяна на името във връзка с определени събития.
• Служи в редиците на Армията на Руската федерация, Министерството на извънредните ситуации, Министерството на вътрешните работи, Федералната служба за контрол на наркотиците и други държавни агенции.
• По -нататъшно обучение или получаване на награди.

С постановление на правителството на Руската федерация от 16.04. 2005 №225 определя индивидуални правила за извършване на промени в книгите:

• Всички бележки са направени с черно или синьо мастило с много подробности, съкращения не се допускат. Информацията получава определен сериен номер според раздела.
• Паспортните данни на служителя са посочени изключително на заглавната страница.
• По -нататъшните промени в процеса на дейност трябва да бъдат отразени не по -късно от седем дни от датата на издаване на заповедта на директора. Ако служителят напусне, тогава информацията се въвежда в същия ден, като се вземе предвид текстът на заповедта, а също така се позовава на член на Кодекса на труда на Руската федерация.

Не можете да посочите в документа данни за редовни премии, които обикновено се плащат всеки месец.

Трудова книжка: извадка от попълване при кандидатстване за работа

Заглавната страница трябва да бъде попълнена първо и след представяне на паспорта.

Много е лесно да попълните заглавната страница на работна книга, като използвате модел. За да направите това, трябва да въведете определени данни:

• Пълно име. Те могат да бъдат видени в паспорт или друг документ за самоличност.
• Датата на раждане е посочена с цифри: например 02.10.1990.
• Образование. За да потвърдите присъствието си, се предоставя диплома, сертификат или удостоверение за непълно обучение в случай, че служителят все още е студент.
• Специалност. Това се отнася до професия, придобита в образователна институция.
• Дата на завършване. Той може да бъде посочен както с пълни числа, така и отделно месеца - с думи.
• Подписи: те се поставят от заетия специалист и служителя, който подготвя книгата.
• В заключение, специалист на компанията или индивидуалният предприемач сам поставя печат.

Извлечение от труд: извадка от попълване на книга

Колона „Информация за работата“ - това е извлечение. Най -често служителите са помолени да направят фотокопие на няколко страници от него и в него е посочена следната информация:

• Дата и номер на вписване в цифри.
• Информация за приемане, уволнение и др. Например: LLC "Mercury", приет в отдела за планиране за длъжността икономист.
• Каква е причината за такова вписване: те обикновено се обслужват от публикуването на заповедта на ръководителя. Пример: Заповед No 762 от 11.11.2015 г.

Попълване на трудовата книжка при уволнение: извадка 2015-2016

Ако специалистът реши да се откаже, тогава се прави запис за това в редовете, непосредствено след предишната информация:

• Както и преди, номерът е посочен по ред, а датата на последния работен ден е посочена с арабски цифри.
• Причини за уволнение: например, ако той напусне по свое желание, е необходимо да се позове на параграф 3 от чл. 77 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Организационен печат: той трябва да бъде поставен от директора или специалист на компанията, упълномощен да го използва. Необходимо е също така да поставите вашите подписи върху този, който попълни, и този, който подаде оставка.

Попълване на работни книжки при прехвърляне на друга позиция в примери

В документа са предписани корекции, които са много необходими за специалист, дори когато той е преместен на друга длъжност:

• Задължителен номер на запис в последователност.
• Дата на официален превод с прости числа.
• В третата колона, обозначена като „Информация ...“, се въвеждат данните къде е извършено прехвърлянето и към коя конкретна позиция.
• Причини за превод. Данните за поръчката се въвеждат тук.

Въвеждане на информация за наградите

Информацията за получените награди се показва в редица случаи: когато на служител е обявена благодарност, е издаден еднократен бонус, той е представен за титла, награден с ценен подарък или грамота.

Как се попълват такива данни:

• На записа се присвоява сериен номер, след което се посочва датата на въвеждането му.
• Под реда с името на компанията и заглавието на длъжността има запис с приблизително следното съдържание: „бе обявена благодарност за разработването на ефективен икономически план за предприятието“.
• Освен това са посочени Поръчката и информацията за нея: дата и номер.

Инструкции за попълване на работни книжки при смяна на фамилия

Ако служителят се е оженил или е имало други причини за промяна на фамилията си, тогава цялата информация се въвежда въз основа на паспорта, който е донесла, или други официални документи.

Как работи настройката:

• На заглавната страница старото фамилно име се зачертава с плътна линия, а новото се въвежда в същото празно място.
• Вътрешната страна на капака показва основите. Пример: фамилията е променена на фамилията на Нестеренко въз основа на Удостоверението за брак от 10.10.2015 г. No I-PK

Дубликат на трудовата книжка: попълване на извадка през 2015-2016 г.

В случай на загуба или загуба на книгата си, служител има пълното право да подаде молба с писмено заявление до работодателя или до отдела по персонала от последното място на работа, за да издаде дубликат, той се съставя в рамките на 15 дни. Ако компанията е виновна за загубата, тогава цялата отговорност за възстановяването пада върху нея. За да направите дубликат, са необходими следните документи:

• Поръчки или копия от тях, заверени от ръководството по заетостта, уволнение, повишаване, преместване.
• Запитвания от Държавния архив в случай, че бившето предприятие е ликвидирано.
• Трудови договори и удостоверения за осигурителен стаж от стари места на работа.
• Извлечения за заплати.
• Лични сметки на специалист във фирмата, където е необходимо да се потвърди неговата трудова дейност.
• Когато стажът е възстановен в съда, е необходимо подходящо решение.

Попълване на трудовата книжка от индивидуален предприемач или юридическо лице: визуален пример

За да се ориентирате добре в правилния дизайн на такъв важен документ, се препоръчва да гледате видеоклип, в който всичко е описано подробно:

Всеки човек, който вече работи или просто получава работа, трябва да помисли за документ, който да потвърди този факт в настоящето и да даде право на пенсия в бъдеще. Трудовата книжка не е прост, много важен и единственият документ, който отразява цялата продължителност на трудовия стаж на човек.

Основни понятия

Първо, трябва да разберете какво означава законът под термина трудова книжка. Определението на това понятие може да се намери в член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Тя се основава на два критерия:

1. Извадката от трудовата книжка е одобрена изключително от държавата и е унифицирана.
2. Той удостоверява информация за трудовия опит и дейностите на служителя.

Законодателство

Работната книжка е съставена съгласно строго определени правила, които са регламентирани с отделни законодателни актове.

Те включват:

• Кодекс на труда на Руската федерация (наричан по -долу Кодексът на труда на Руската федерация)... Той разкрива концепцията за трудова книжка, налага отговорността за нейното поддържане и съхранение на работодателя, въвежда единна процедура за нейната регистрация.
• Кодексът за административните нарушения на Руската федерация (наричан по-долу Кодексът на административните нарушения на Руската федерация) от 30 декември 2001 г. N 195-FZ (изменен на 23 юни 2014 г.). Установява отговорност за неспазване на правилата за работа с трудовата книжка.
• Резолюция на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 (изменена на 25 март 2013 г.) „За трудовите книжки“.Одобрява формата и извадката от работната книжка и вложката в нея, правилата за съхранение и поддръжка.
• Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69 "Одобряване на Инструкциите за попълване на трудовите книжки".Определя ясна процедура за попълване на раздели от работната книга и коригиране на неточностите.

Отговорни лица

За поддържането, счетоводството, съхранението и издаването на трудова книжка, като правило, лицето отговаря за чиито задължения тя е включена. Заслужава да се отбележи обаче, че отговорното лице се назначава изключително по заповед или заповед на работодателя. Така се определя кой попълва трудовите книжки в организацията.

Работодателят ще носи отговорност, ако не е организирал система за поддържане, счетоводство, съхраняване и издаване на трудови книжки и вложки в предприятието си.

Ако организацията не е създала служба за персонал или няма упълномощено по реда на трудовите книжки лице, то може да бъде подведено под отговорност.Член 5.27 от Административния кодекс на Руската федерация предвижда административна отговорност.

Така че, виновен служител ще плати глоба от 1 хиляда до 5 хиляди рубли или принудително спиране на дейности за срок до 90 дни, юридическо лице - от 30 хиляди до 50 хиляди рубли или подобно спиране.

Индивидуалният предприемач попълва ли такъв документ?

Всички работодатели са отговорни за воденето на трудови книжки за всеки служител. В същото време за служителя тази работа трябва да бъде основната и той трябва да работи повече от пет дни.

В закона има само едно изключение и то се отнася за физически лица - работодатели, които не са регистрирани като индивидуални предприемачи. Индивидуалните предприемачи са длъжни да извършват същите действия с трудовите книжки като другите работодатели.

Изисквания за водене на трудова книжка

Попълнете за първи път

Законодателят, осъзнавайки цялата неопитност на лице, което кандидатства за работа за първи път, задължи работодателя да му издаде трудова книжка. Срокът се определя не по -късно от седмица от датата на започване на работа.

Работодателят е този, който издава трудова книжка на нов служител, включително студент, с приспадане на плащането, покриващо разходите за придобиването му.

Новоназначеният служител трябва много внимателно да провери въведените в него данни и, ако са верни, да се удостовери с неговия подпис.

С коя химикалка мога да пиша?

Съгласно инструкциите, записите трябва да бъдат направени точно и четливо. Законът дава изчерпателен отговор на въпроса каква паста и химикалка могат да се използват за попълване на трудовия документ.

Така че, за писане, можете да използвате писалка с хелий, писалка, ролка (това включва топка).Мастилото, гелът или пастата в писалката трябва да са светлоустойчиви и изключително черни, лилави или сини. Не трябва да има червена паста при коригиране на неточности и грешки.

Морфология

Записите в трудовата книжка се правят на държавния език на Руската федерация. Ако държавният език е установен в субекта на Руската федерация, тогава записите могат да бъдат дублирани в него.

Всички, дори общоприети съкращения в работната книга са строго забранени.

Включително имената на документите не се съкращават. Заповедта е написана точно като „заповед“, а не „ave“.

Всички цифри са написани изключително на арабски.Пример за записване на датата на уволнение на 30.06.2014 г. и нищо друго. Съкращенията на думата "g" след цифрите не се използват.

Номерация на записи

Всички записи в трудовата книжка имат собствен сериен номер. Той се записва в първата колона, наречена "Запис N". Записите са номерирани последователно във всеки раздел с арабски цифри (1, 2, 3).

Всеки запис. дори за извършване на корекции в самата информация, тя се номерира непрекъснато, т.е. е зададен следващият номер.

Ако имате нужда от дубликат

Трудовата книжка може да бъде загубена от собственика. Ако се установи загуба, собственикът на книгата трябва незабавно да представи тази информация на работодателя. По време на 15 дниот датата, в която служителят представи декларация за загуба, работодателят е длъжен да издаде не нова книга, тъй като много от тях грешат, а дубликат.

Дубликатът съдържа информация:

1. За общия трудов стаж на служителя преди присъединяването му към работодателя, издал дубликата. Опитът е посочен като цяло, без да се посочва.
2. Конкретна информация за работата в организацията, която издава дубликата.

Има и опция, която позволява на собственика да получи дубликат на труда.Ако служител съдебно признае вписването в него като невалидно, той може да подаде заявление до последния си работодател с искане да издаде дубликат без такова вписване. Горната процедура се отнася и за случаи на непригодност на книгата за употреба.

Как да го попълните за индивидуален предприемач?

Съгласно трудовото законодателство, служител е лице, което е сключило трудов договор с работодател, в който са посочени всички съществени условия.

Индивидуалният предприемач като работодател, разбира се, може да сключи такива договори, но със сигурност не със себе си.Тъй като договорът изисква два отделни предмета, а не един. Записи за трудова дейност на дадено лице се правят в трудовата книжка, а индивидуалният предприемач извършва предприемаческа дейност. Това са две напълно различни понятия.

Това правило важи и за другите.Нито самият индивидуален предприемач, нито друго лице по негово искане са упълномощени да правят записи в трудовата му книжка. При наемането на индивидуален предприемач, което не противоречи на нормите на закона, неговата трудова книжка се попълва в същия начин като другите служители.

И още един нюанс: ставка на непълно работно време. За да научите как да направите такъв запис, гледайте видеоклипа.

Попълване на трудовата книжка

Много служители преди пенсиониране не обръщат специално внимание на това как се попълва трудовата им книжка. Проблемите започват при кандидатстване за социални помощи. Разбира се, служителят по персонала трябва да знае как да попълни правилно трудовата книжка, но самият служител трябва да има представа за правилата за попълването й, за да не се натъкне на проблеми в бъдеще.

Трудовата книжка на директора се попълва от лице, определено със заповедта да отговаря за това, например служител по персонала, счетоводител (обикновено в малко LLC) или самият директор. На въпроса кой го попълва на служителя по човешките ресурси, отговорът е един и същ. Ако новият служител по персонала вече е издаден със заповед като отговорно лице, тогава той самият, ако не, тогава мениджърът или друг служител, отговорен по заповед за водене на трудови книжки.

Заглавна страница и разпространение

Заглавната страница съдържа цялата лична информация за служителя и се попълва единствено въз основа на документи, които я удостоверяват.
Тази информация включва:

• фамилия, име, бащино име (пренаписано точно както в паспорта, ако се използва буквата "e", тогава трябва да напишете "e", а не "e");
• дата на раждане (с пълни арабски цифри по формулата ден, месец, година);
• информация за образованието (без съкращения въз основа на съответния документ)
• специалност или професия се вписва изключително в номинативния падеж (адвокат, икономист, програмист) въз основа на документ за образование;

Освен това се попълва редът „Дата на попълване на трудовата книжка“, който според закона трябва да бъде в рамките на пет дни от датата на наемане на работа. В долната част на заглавната страница има място за два подписа, един за служителя, вторият за отговорника.

Образование

Информация за образованието на служителя се поставя на заглавната страница. При попълване на това поле формулировката от документа за образование на служителя се пренаписва точно.

Ако служител е подобрил образователната си степен или е получил допълнително второ образование, тогава данните допълват съществуващите, без да ги заличават.

Подробности за работата

Най -важният и информативен раздел е „Информация за работата“ и включва четири колони.

1. Първо, под формата на заглавие в третата колона, се изписват пълното официално име на работодателя и кратко, ако има такова.
2. Под заглавието в първата колона - "N запис", в този раздел се записва неговият сериен номер, а във втората колона "Дата" се попълват три колони, във всяка от които се въвежда информацията, съответстваща на името на колоната Арабски цифри.
3. Освен това, в третата колона се попълва информация за това къде служителят (отдел, отдел) е приет и каква трудова функция ще изпълнява в съответствие с щатното разписание (професия, длъжност, специалност).
4. В четвъртата колона се въвеждат данните за документа, с който лицето е било наето.

Всяка промяна в информацията, посочена в този раздел, също трябва да бъде отразена в нея. Такива случаи включват: установяване на втора професия, присвояване на нова категория, ранг, промяна на името на работодателя, работа на непълен работен ден.

Прехвърляне на записи

Има някои нюанси при показването на запис на превод.

В случай на прехвърляне от външна организация трябва да присъства задължителна информация.Записът за уволнението на прехвърления служител в третата колона на раздела "Информация за работата" задължително трябва да съдържа информация дали е по инициатива на служителя. Ако самият работодател е инициатор, служителят съгласен ли е с преместването? Записът за приемане при новия работодател се прави в общата процедура, като посочва, че е нает по реда на преместването.

При вътрешно преместване на служител се прави и запис в трудовата книжка.Той посочва новото място на работа и основата за преместването.

Наказания и порицания

Част 5 на раздел 1 от Правилника за поддържането и съхранението на трудовите книжки предвижда, че дисциплинарните наказания не са изложени в него.
Упрекът не се вписва в трудовата книжка.Единственото изключение е този вид дисциплинарно наказание като уволнение, чийто ред е задължително посочен в трудовата книжка с позоваване на конкретна норма от Кодекса на труда на Руската федерация.

Вмъкване

Ако няма място за нови записи в един от разделите на работната книга, в него се зашива вложка.

Вмъкването е правно продължение на труда, издадено и съставено по общия начин.

Важно условие за валидност на вложката е нейното съвместно предоставяне с трудовата книжка, без което тя няма юридическа сила. В самата работа се прави бележка за наличието на вложка за нея.

Смяна на фамилия

Корекциите на заглавната страница, например в името, фамилията се правят от упълномощено лице въз основа на подкрепящи документи (паспорт, удостоверение).

В този случай старите данни се зачертават с един ред и се въвеждат нови.Такава корекция задължително трябва да бъде подкрепена от връзка към документа, която е направена от вътрешната страна на корицата и е заверена с печат и подпис.

Съхранение и отчитане на работни книжки

За записване на трудовите книжки работодателят е длъжен да използва:

• специална книга за приходи и разходи за записване на броя на трудовите книжки и вложки към нея. Той се води от счетоводния отдел и показва разходването на формулярите на посочените документи с поставяне на поредицата и номера на всеки;
• счетоводна книга за движението на книги и вложки. Той се попълва от отдела за персонал и съдържа информация за трудовите книжки, приети за съхранение и издадени на служителите при уволнение.

Книгите имат единна форма, одобрена от държавата.Служител при уволнение и получаване на трудовата си книжка в ръцете си е длъжен да удостовери това с подписа си в дневника и лична карта, която се вписва за всеки служител. И двете книги са строги отчетни форми и трябва да бъдат зашити, номерирани, заверени с подпис и печат на работодателя.

Грешка при попълване: какво да правя?

Ако служител смята, че трудовата му книжка е попълнена неправилно, няма нужда да се паникьосвате, всичко може да бъде коригирано.

Всичко зависи от това в кой раздел е допусната грешката.Ако това е заглавна страница, тогава корекцията се извършва чрез зачертаване на неправилната информация и предписване на правилната, със задължителна връзка към документа на гърба на корицата.

Ако е допусната грешка в други раздели, не се допуска зачеркване и корекции наблизо.Алгоритъмът за корекция е прост. Неправилен запис се признава за невалиден и за него се прави бележка с думи, а не зачертаване и се прави нов надежден запис.

Като общо правило е необходимо да се поправи грешката от работодателя, който я е направил.Законът обаче позволява на работодателя да направи съответните корекции на новото място на работа, но само въз основа на документ от работодателя, допуснал грешката.

Също така не трябва да обръщате внимание на наличието или отсъствието на холограма. Холограмата е незадължителен елемент и не влияе по никакъв начин на валидността на работната книга.

Правилното попълване на трудовите книжки е взаимноизгодно събитие както за служителя, така и за работодателя. В края на краищата грешките водят до санкции за предприятието и отказ на социалните служби за служителите.