Postoje li hitna pitanja za organizaciju koja treba riješiti? U ovom slučaju, pisanje pismene žalbe je neophodno. Međutim, nije sve tako jednostavno kao što se čini. Pisanje kompetentnog poslovnog pisma je čitava nauka. I ne škodi svima da nauče ili pamte osnovne vještine njegove kompilacije.
Za početak, hajde da odlučimo na koji način vam odgovara da napišete pismo ili zahtjev organizaciji. Najčešće se online poruke koriste putem internetskih resursa. Ako napišete pismo na ovaj način, onda ne možete bez:- Računalo (laptop);
- Text editor;
- Email.
Ako koristite način ručnog pisanja, tada će vam također trebati štampač za štampanje.
Prvi korak u pisanju pisma je zaglavlje. Na vrhu stranice mora biti prisutno:- Naziv organizacije u koju se prijavljujete;
- Ime direktora organizacije ili odgovornog lica;
- Adresa ustanove;
- Datum podnošenja prijave;
- Grad u kojem je uložena žalba.
Poželjne stavke "kape" mogu uključivati i koordinate preduzeća - faks, telefon, e-mail adresu, OKPO, PSRN, TIN/KPI. Zavisi od teme žalbe i same organizacije.
- promotivna pisma;
- pisma preporuke;
- Informativna pisma;
- propratna pisma;
- pisma zahvalnosti;
- čestitka;
- Uputna pisma;
- Pisma zahtjeva;
- Pisma zahtjeva;
- Pisma odgovora;
- Pisma obavještenja;
- Pozivna pisma.
U zavisnosti od vrste adrese koju koristite, formulirajte ispravan sadržaj. Na primjer, ako pišete pozitivnu recenziju nekoj organizaciji, trebali biste detaljno opisati razlog svoje žalbe, šta vam se točno svidjelo i tako dalje.
Preuzmite sa našeg portala:
Važan element pisanja pisma organizaciji je da bude jednostavno i jasno. Izrazite svoje misli na način da vaše pismo bude od interesa za zaposlene u kompaniji. Da biste to učinili, prema pravilima poslovnog bontona, koristite posebne "riječi-intriganti". Međutim, ne treba pretjerivati s ovim, jer je riječ o dokumentu, a ne o ličnoj prepisci. Opišite situaciju sažeto, ali je učinite čitljivom. Ako je razgovor o usklađenosti sa zakonom, obavezno se pozivajte na zakone Ruske Federacije. Kada se opisuje konfliktna situacija, dobrodošao je prijedlog niza mjera za eskalaciju incidenta.
Kompetentno sastavljanje pisma pravoj organizaciji ključ je uspjeha vaše žalbe. Pažljivo proučite sve gore opisane tačke i slobodno prionite na posao. Ne zaboravite da pismo ne smije sadržavati pravopisne, interpunkcijske i stilske greške.
Pismo direktoru treba da bude kratko i informativno. Ne bi trebalo da pišete prepričavanja na više stranica. Uzorak poruke možete besplatno preuzeti sa linka.
Pismo direktoru institucije mogu biti različitog sadržaja. Poslovni apeli suradnika, lokalne poruke zaposlenih u organizaciji direktorima, koje imaju pisani oblik, djelotvornije su od telefonskih i usmenih razgovora. Izvor informacija na papiru pohranjen je na direktorskim stolovima, arhivi kompanije i jednog dana postaje tražen, a obrazac zahtjeva se može besplatno preuzeti putem direktnog linka.
Pismo direktoru treba da bude kratko, jasno i informativno. Ne treba pisati obimne tekstove i prepričavanja na više stranica. Izuzetak su potraživanja. Obične ponude i obične knjižice nikoga ne zanimaju. Apelu režiseru se mora dati jedinstvenost, naglasiti glavnu suštinu u nekoliko redaka. Nakon pisanja sadržaja, vrijedi se pripremiti za daljnji razvoj. Osoba zainteresovana za tekst postaviće mnogo pitanja. Promišljeni odgovori, unaprijed pripremljeni, bit će dobar dodatak izlaganju i naglasiti autorovu kompetentnost u pitanju.
Obavezni paragrafi pisma direktoru
:- U gornjem desnom dijelu ispisuje se ime i prezime primaoca sa navođenjem radnog mjesta i punim imenom i prezimenom rukovodioca;
- Ispod su zabilježeni njihovi osobni podaci i kontakt telefoni;
- U sredini lista, koristeći ljubazne fraze, apeluje se na ime i patronimiju direktora;
- Uvodni dio se sastoji od jednog ili dva reda;
- Nakon uvoda, morate odmah preći na narativ;
- Svaka riječ sadržaja mora se promisliti i provjeriti nekoliko puta;
- Na dnu je datum pisanja, potpis i transkript;
Via poslovnu korespondenciju ne postoji samo koordinacija poslovnih aktivnosti, već i prikupljanje potrebnih informacija za ovu organizaciju, koje će biti tražene tokom različitih revizija izvještavanja. Stoga, prije svega, zadaci administrativnih službenika su pravilno vođenje poslovnih knjiga, za koje se izrađuju različita interna uputstva i obrasci. Prednost standardnog obrasca je činjenica da ga osoba automatski popunjava, čime se štedi svoje vrijeme i vrijeme kompanije.
Poslovna korespondencija treba da sadrži:
Pouzdane i potpune informacije;
- sažetak zbog nedostatka naracije;
- neutralan ton obraćanja, ali na prijateljski način;
- logički lanac, a ne emocionalna procjena iznesenih činjenica.
Kako napisati poslovno pismo?
Najvažnije je odlučiti koja vrsta poslovnog pisma je pogodna za ovu situaciju. Postoji nekoliko vrsta toga:
Reminder;
- potvrdu;
- odbijanje;
- prenosno pismo;
- pozivnica;
- garancija;
- informacije;
- pismo sa obavještenjem i naredbom.
Takva poslovna pisma u pravilu zahtijevaju odgovor koji u svom sadržaju sadrži zahtjev, ponudu, žalbu, zahtjev ili zahtjev.
Pravila za pisanje poslovnog pisma.
Ton poslovnog pisma nosi vrlo važno emocionalno opterećenje, budući da će prikriveno nepoštovanje i dalje biti vidljivo besprijekornim tehnikama komunikacije. Posebno treba da budete oprezni kada pišete poslovno pismo koje sadrži odbijanje. U ovom slučaju, ne biste trebali navesti odbijanje na samom početku pisma. U prvom dijelu poruke treba dati uvjerljive argumente u korist svog gledišta, za to možete koristiti formule kao npr.
- “Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu”;
- “Duboko nam je žao, ali nije moguće ispuniti vašu želju” itd.
U slučaju odbijanja, važno je zapamtiti da je naš zadatak da odbijemo, ali da ne izgubimo kupca, partnera itd.
Dakle, osnovna pravila za pisanje poslovnog pisma:
Za ispravnu asimilaciju suštine pisma potrebno je više puta u tekstu ponoviti zahtjev upućen primaocu;
- u pismu odbijanja je važno navesti razloge zbog kojih se ovom zahtjevu ne može udovoljiti;
- odbijanje ponude je formula za odbijanje.
Jezik poslovne korespondencije.
Važno je da čitalac poslovne korespondencije uhvati samo njenu suštinu, a ne jezik na kojem je napisana. Upravo u tom stanju leži savladavanje pravila pisanja poslovnog pisma, koje se razvija kroz dugogodišnje iskustvo.
Treba imati na umu da u poslovnom pismu:
Potrebno je koristiti jednostavne riječi, a ne osiromašiti sadržaj;
- češće koristite glagole nego pridjeve - to će tekst slova učiniti dinamičnim;
- ostati blizu značenja žalbe, ne ulazeći u detalje i obrazloženje;
- nemojte koristiti dugačke rečenice, jer raspršuju pažnju čitaoca;
- prijelaz između fraza treba biti logičan i neprimjetan;
- koristite što manje zamjenica.
Poslovno pismo odlikuje se pismenošću i stilom.
Izrada poslovne korespondencije.
Kada pišete poslovno pismo, zapamtite da gornji dio (1/4 lista A4) mora ostati slobodan za memorandum. Takođe, u gornjem uglu pisma su naznačeni odlazni broj i datum, koji se evidentiraju u posebnom dnevniku odlazne pošte.
U donjem levom uglu je naznačeno radno mesto, prezime i potpis rukovodioca, a na samom kraju lista je naznačeno prezime izvršioca poslovnog pisma sa njegovim brojem telefona za dodatne informacije.
Dakle, poslovno pismo se sastoji od tri dijela: suštine zahtjeva, njegovog obrazloženja i pratećih informacija.
Prilikom odgovora na pismo, prvi dio sadržaja treba da se odnosi na posljednje pismo primaoca. Ako postoji strana korespondencija, tada je za bolju jasnoću potrebno uz pismo priložiti knjižicu, veza na koju će biti naznačena u ovom pismu. Veoma je važno završiti takvo pismo zahvalnošću za saradnju i frazom "S poštovanjem (ime) ..."
Poslovno pismo je vaš zvanični predstavnik. Pored sadržaja, veoma je važno pravilno formatirati poslovno pismo, kao što znate, „dolazi u susret odjeći“. Razmotrite proceduru pisanja poslovnog pisma.
Forma
Poslovno pismo mora biti na zvaničnom memorandumu organizacije. Naslovi obrasca trebaju sadržavati sljedeće informacije:
- Naziv organizacije;
- fizička adresa organizacije;
- telefon i faks;
- web stranicu i email.
Takođe, detalji organizacije i njen logo mogu se odraziti na obrascu.
Prisustvo svih ovih informacija omogućava primaocu da brzo sazna pošiljaoca i pošalje pismo odgovora na tačnu adresu.
polja
Poslovno pismo mora imati margine: na lijevoj strani - oko tri centimetra, na desnoj - oko jedan i po. Savjetujemo vam da koristite standardne forme programa Microsoft Word. Polja su neophodna za eventualne bilješke koje će primatelj voditi, kao i za pohranjivanje pisma u arhivski folder.
Matični broj
Registarski broj pisma, koji uključuje datum kada je pismo potpisao menadžer, je neophodan za vašu udobnost. Na primjer, odlučili ste da pošaljete pismo drugoj organizaciji i niste joj dodijelili datum i broj. A ako ova kompanija prima nekoliko hiljada pisama dnevno, kako ćete pratiti sudbinu svoje poruke? Obično pretražujte po datumu i broju. Ovo posebno važi za vladine institucije. Pismo odgovora, osim svog odlaznog broja, mora sadržavati i podatke o broju dolaznog pisma na koje je odgovor. Registarski broj se nalazi u gornjem lijevom uglu slova. Naravno, u svakoj organizaciji dolazna i odlazna pisma moraju biti precizno evidentirana.
primjer:
Ref. broj 546 od 28.07.2008 na ulazu. broj 321 od 25.07.2008
Zaglavlje pisma
Zaglavlje pisma, koje sadrži žalbu primaocu, nalazi se odmah ispod matičnog broja i obično se sastavlja na sljedeći način: mjesto i puno ime i prezime primaoca ispisuju se u gornjem desnom uglu pisma. Direktna žalba ispisuje se u sredini pisma i završava se uskličnikom. Zaglavlje može biti podebljano.
primjer:
generalnom direktoru
Dawn LLC
Miloslavsky P.N.
Poštovani Pavle Nikolajeviču!
Font
Font pisma suštinski utiče na njegovu percepciju od strane primaoca. Font ne smije biti premali ili prevelik. U isto vrijeme, trebalo bi da bude isto u cijelom pismu. Standardna je praksa da se koristi Times New Roman od 12 tačaka sa jednim proredom. Ali ako znate da primalac ima slab vid, vodite računa - povećajte font slova.
Odabiru fonta za ličnu poslovnu korespondenciju (pozivnice, čestitke, saučešće, itd.) može se pristupiti kreativnije.
Numeracija listova
Numeracija listova je posebno važna za pisma veća od 2 stranice, a posebno za ona koja sadrže priloge. Prilikom numerisanja listova u uređivaču teksta Microsoft Word, preporučujemo da koristite "Headers and Footers" - "Insert AutoText" - "Str. Ne od svega." Ovo će omogućiti primaocu da ispravno procijeni ukupni volumen pisma i ne zbuni redoslijed njegovih stranica.
Numeracija je u donjem desnom uglu lista.
Informacije o izvođaču
Podaci o izvođaču moraju biti sadržani u svim poslovnim pismima potpisanim od strane top menadžera kompanije i šefova odjela. Ovo će omogućiti primaocu da brzo pronađe određenog stručnjaka odgovornog za rješavanje problema u kompaniji pošiljaocu.
Podaci o izvođaču trebaju sadržavati njegovo puno ime (po mogućnosti u cijelosti, inače će vašoj sugovornici biti teško započeti telefonski razgovor, što će možda biti potrebno za saznanje dodatnih informacija) i kontakt telefon - radni ili mobilni. Takođe je poželjno da navedete i email adresu.
Podaci o izvođaču ispisuju se na samom kraju pisma nakon potpisa. Veličina njegovog fonta treba biti za jednu ili dvije jedinice manja od fonta glavnog teksta slova.
Prijave
Ako pismo sadrži priloge, onda se oni sastavljaju na posebnim listovima. U ovom slučaju, numeracija listova može biti zajednička za cijeli dokument ili odvojena za glavno slovo i svaku aplikaciju. Podaci o prilozima trebaju biti sadržani u tijelu glavnog pisma prije potpisa.
primjer:
U prilogu ovog pisma su 2 dokumenta na 3 lista:
1. potvrdu o prijemu obavljenog posla u dva primjerka;
2. fakture.
S poštovanjem, Vasilyeva N.K., glavni računovođa fabrike namještaja "Bolshevichka"
Učitavanje...