Hogyan készítsünk üzleti levelet? A bérleti díj csökkentése. Példák angol nyelvű levelekre az üzleti levelezésben

Az üzleti leveleket szinte minden okból összeállítják, amikor a partnerekkel kommunikálnak. Az ilyen dokumentumok elkészítésére vonatkozó kész példák és szabályok megtalálhatók a cikkben.

Az üzleti levél meghatározható olyan dokumentumként, amelyet az egész vállalat nevében elküldnek egy másik vállalatnak, egyéni vállalkozónak vagy magánszemélynek (például befektetőnek). Valójában minden vállalati levelezés üzleti levél. Céljuk nagyon eltérő:

1. az együttműködésről.
2. együttműködés, egyeztetés.
3. Emlékeztető a szerződés szerinti kötelezettségek teljesítésének szükségességére.
4. Az álláspontjuk magyarázata, egy korábban elküldött levélre adott válasz és még sokan mások.

A dokumentumot általában a cég levélpapírján állítják össze, megengedett rendszeres vagy e-mailben történő elküldése. Ha azonban a partner kiemelt fontosságú, akkor előnyösebb, ha kiváló minőségű, vastag papírra nyomtatja, és személyesen vagy futárral adja át. A levél felépítése egy tipikus üzleti dokumentumra hasonlít - sematikusan ábrázolhatja így.

Mire kell figyelni a rajzolás során

Az ilyen leveleknek nincsenek speciális szabályai és mintái, ezért szerkezetük, hangerőjük és kialakításuk nagymértékben függ az adott esettől. Például egy értesítő levél meglehetősen tömör lesz (3-4 bekezdés), és a munkavállaló ajánlása vagy üzleti ajánlata több oldalt is igénybe vehet.

Van azonban néhány általános szabály, amelyet figyelembe kell vennie a papír elkészítésekor:

1. Maga a dokumentum nem rendelkezik jogi erővel, azonban a nyilvántartásba vétel minden szabályának megfelelően készült. Szerkezetének és bemutatási stílusának meg kell felelnie a modern dokumentumáramlás általánosan elfogadott elveinek.
2. A javaslatok logikusan és világos sorrendben épülnek fel. Díszes, összetett, érzelmi és még inkább köznyelvi kifejezések hiányoznak. A hangnem semleges.
3. A bemutatót mindig csak egy személy vezeti - vagy egyes számban, ha a szöveg közvetlenül a fejből van írva, vagy többes számban, ha az egész társaság nevében írják.
4. Megbeszélik az összeállítás konkrét célját és a címzett várható cselekvéseit (válasz küldése, mérlegelés a munkavállaló jelöltségéről, beleegyezés a tárgyalásokba, dokumentum küldése stb.).
5. A cikk nem a vezető vagy más alkalmazottak egyéni érdekeit tükrözi, hanem a vállalat, mint csapat céljait. Ha személyes kapcsolatot kell létesítenie, akkor tanácsos másképp cselekednie, és ne pozícionálja magát a vállalat képviselőjeként.

TOP 5 helyesírási hiba

A hibákat két nagy csoportra lehet osztani - egyesek szövegírással társulnak (logika, szókincs, egyéb nyelvi normák megsértése), mások - a megfelelő üzleti etikett megsértésével:

1. A helyesírási és központozási hibák nem megengedettek - a levél szövegét mindig legalább 1-2 alkalommal ellenőrizni kell a küldés előtt.
2. Az üzleti prezentációs stílus megsértése, érzelmi kifejezések jelenléte, túlzott udvariasság vagy fordítva, súlyosság.
3. Negatív hangvétel - még a fenyegetéseket is felesleges szavak nélkül kell megírni - például: "Fenntartjuk magunknak a jogot, hogy a levél kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósághoz forduljunk."
4. Túl nagy, vagy fordítva, túl kicsi hangerő. Általában az összes szöveg elfér 1-2 oldalon. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a partnernek nem kell minden fontos információt továbbítania. Az alkalmazásokban tömeges adatok, diagramok, dokumentumformák vehetők ki.
5. A beszélgetőpartner választási jogának megfosztása. Például ne írjon: "Kérem, fontolja meg és hagyja jóvá a szerződés végleges változatát."

Tipikus sablon kifejezések

Az üzleti beszédre jellemző standard kifejezések használata a szövegben teljesen normális, sőt kívánatos. Az alábbiakban felsoroljuk a különböző helyzetekben leggyakrabban használt kliséket.

helyzet	kifejezés
értesítés	Tájékoztatjuk / Tájékoztatjuk Önt / Tájékoztatjuk / Értesítjük
az ok magyarázata, indítéka	Alapján / Összhangban / Kapcsolatban / Rendben / Okból / Megerősítésben / Folyamatban
kérés	Kérem, hogy tegyen lépéseket / Kérek, hogy tájékoztasson, küldjön, tegyen, erősítsen meg ...
a visszaigazolás	Megerősítjük / tanúsítjuk / elfogadjuk feltételeit / nem tiltakozunk ...
ajánlat	Ajánlás / Ajánlat / Meghívás / Kérés
	Garantáljuk
elutasítás	Kénytelenek vagyunk valamilyen okból elutasítani / Elutasítjuk ajánlatát, mivel ...
következtetés	Őszintén kérünk / Remélünk együttműködést, megértést, segítséget / Kérünk, hogy mentegess, irányíts, csinálj ...

2019 -es minták

Íme néhány kész példa a levelekre, amelyekre összpontosíthat saját verziójának írása során.

Adatkérés

Kérés

Üzleti ajánlat

Garancia levél

Követelés

Hála

Bocsánat

A szolgálati levél olyan dokumentum, amely az üzleti kommunikáció szerves része. Leggyakrabban a postai szolgáltatáson keresztül továbbítják, és az információcsere különleges módjaként szolgál.

Alapfogalmak

Üzleti levelezésre van szükség különféle gazdasági vagy termelési kérdések megoldásához. Segítségével a vállalkozások és szervezetek kommunikálnak a külső környezettel: partnerekkel, ügyfelekkel vagy kormányzati szervekkel. Erre általában szolgálati levelet használnak.

Így nevezik általában az írott dokumentumot, amely lehet:

• válaszolva a korábban érkezett üzenetekre vagy kérdésekre;
• a címzettnek küldött kísérő papír más dokumentumokkal vagy anyagokkal együtt;
• kezdeményező levél, abban az esetben, ha más kommunikációs mód lehetetlen.

A felsorolt ​​lehetőségek mindegyikének megvannak a sajátosságai. Ennek ellenére vannak általános szabályok, amelyek szerint általában minden szolgálati levelet összeállítanak. Ez érthető, mert például az üzleti levelezéssel kezdődik a legtöbb tranzakció megkötése. A megfelelően végrehajtott dokumentum kedvező benyomást kelthet egy potenciális jövőbeli partner címzettjében.

Az üzleti levelek típusai

A szervizlevélben szereplő információktól függően a következők lehetnek:

1. Kísérő. Abban az esetben, ha üzenetet tartalmaz, hogy van egy csomag alkalmazás hozzá.
2. Elbizakodott. Vagyis elégedetlenségét fejezi ki egy adott helyzettel (állítás).
3. Tanulságos. A szöveg konkrét iránymutatásokat tartalmaz.
4. Garancia. A feladó megerősíti a dokumentumban meghatározott kötelezettségek jövőbeni teljesítését.
5. Információs. A levél olyan információkat tartalmaz, amelyek érdekelhetik a címzettet.
6. Hirdető. Az együttműködés vonzására vonatkozó információk rendelkezésre állnak.
7. Értesítő levélben. Tájékoztatás a nyilvános rendezvények lebonyolításáról.
8. Visszaigazoló levél. bizonyos dokumentumok vagy anyagok beszerzése.
9. Kérő levél alapján. A szöveg felhívást tartalmaz arra, hogy cselekvésre ösztönözze a címzettet.
10. Levélben-üzenetben. Ebben a feladó konkrét, kölcsönös érdekű információkat közöl a felekkel.

E dokumentumok célja a szervezetek vagy annak szerkezeti egységei közötti kapcsolatok fenntartása.

Keresetlevél készítése

Az együttműködés kérdéseiben néha olyan helyzetek merülnek fel, amikor az egyik fél valamilyen okból nem teljesíti kötelezettségeit. Ebben az esetben a partner először levelet küld partnerének. Ebben rendszerint ő fogalmazza meg javaslatait a jogai megsértésének kiküszöbölésére. Ez egy szolgálati levél. Az ilyen dokumentum mintája tetszőlegesen összeállítható. Ebben az esetben a következő szempontokat kell figyelembe venni:

1. formálisnak és ügyesnek kell lennie, a partnerségre összpontosítva.
2. A követelés lényegét nagyon világosan kell kifejezni.
3. Az információk bemutatása során meggyőzően kell működnie a konkrét tényekkel.

A keresetlevélnek tartalmaznia kell:

• a feladó adatai (név, visszaküldési cím és telefonszámok a kommunikációhoz);
• teljes információ a címzettről;
• a konfliktushelyzet bekövetkezésének körülményeinek leírása;
• hivatkozás olyan jogi normákra, amelyeket a másik fél megsértett;
• a jogsértés kiküszöbölésére vonatkozó különleges követelmények, azok végrehajtásának időzítése;
• milyen következményekkel járhat, ha az ellenfél kikerüli végrehajtásukat.

Különös figyelmet kell fordítani a szolgálati levél elkészítésére. A sablont úgy kell megtervezni, hogy a betolakodó ne érzékelje fenyegetésnek. Nem szabad elfelejteni, hogy ez csak jogi emlékeztető.

Regisztrációs szabályok

Különös figyelmet kell fordítani a szolgálati levelek kialakítására. Igaz, erre a törvény semmilyen szigorú szabályt és előírást nem ír elő.

Ennek ellenére az ilyen dokumentumok összeállításakor figyelembe kell venni a következő kötelező pontokat:

1. Minden szolgálati levélnek fejléces papíron kell lennie. Előzetesen irodai szakemberek dolgozzák ki, és a vállalkozás vezetőjének parancsára hagyják jóvá.

2. A dokumentumnak tartalmaznia kell bizonyos részleteket:

2.1. Információk a címzettről és a feladóról.

2.2. A levél kimenő száma és dátuma. Ez szükséges a regisztrációhoz.

2.4. Cím.

2.5. Információ az alkalmazások elérhetőségéről, feltüntetve azok nevét és számát.

2.6. Információ a dokumentumot aláíró személyről (beosztás és teljes név).

3. A levélben csak egy kérdést kell figyelembe venni. Több téma jelenléte megnehezíti a művész kiválasztását.

4. Az információkat a lehető legrövidebben, de világosan kell bemutatni. Kívánatos, hogy a szöveg legfeljebb két oldalt foglaljon el.

5. Helyesen adja meg a címzett adatait. Ha szervezetről beszélünk, akkor a következő sorrendet kell betartani:

5.1. Vállalat neve (névleges esetben).

5.2. Szerkezeti egység (ha szükséges).

5.3. A címzett helyzete (dátum esetén).

5.4. A kezdőbetűi.

5.5. A társaság postai címe.

6. Ha több címzett van, akkor először a fő, majd az összes többi szerepel.

Ha mindezeket a pontokat figyelembe vesszük, akkor a szolgálati levelek kialakítása elvileg nem lesz nehéz.

A bemutatás sorrendje

Annak érdekében, hogy a dokumentumot helyesen állítsák össze, figyelembe kell venni a benne szereplő információk bizonyos sorrendjét. Például megfontolhatja a szolgáltatási válaszlevél írásának lehetőségét. Kezdetben emlékeznie kell arra, hogy az etikett szabályai szerint az információra a kézhezvételétől számított 24 órán belül válaszolnia kell. Ha elektronikus üzenetről beszélünk, akkor az optimális idő legfeljebb két óra lesz. Abban az esetben, ha nem lehet betartani egy ilyen szabályt, akkor jobb, ha megfelelő üzenetet küld a partnernek.

A levél valójában két részből fog állni:

1. Bevezető. A feladó elmagyarázza az írás tárgyát, okát és alapját. Itt hivatkozhat a normatív jogi aktusokra, amelyek a törvény szerint a válaszadás alapjául szolgálnak. Ezenkívül érdemes odafigyelni a kérdéses helyzetre vonatkozó néhány pontra. Segítenek feltárni a kérdés lényegét.
2. A fő. Ez a rész a tisztázásról és a meggyőzésről szól. A szövegnek világosnak, világosnak és tömörnek kell lennie, a bemutatott tényeknek pedig igazoltnak és objektívnek kell lenniük. Szükség esetén valós számokkal is megerősíthetők.

Ezt a szöveget általában a mellékletek listája követi. A dokumentum a feladó aláírásával zárul. Ezenkívül tudnia kell, hogyan kell szolgálati levelet írni, hogy ne sértse meg a címzettet. Először is tanácsos elkezdeni hozzá szólni a "Kedves" kifejezéssel. Másodszor, használhat határozószavakat a szövegben, például "gondosan tanulmányozza mondatait" vagy "gondosan ellenőrizze megjegyzéseit". Ez a fajta etikett csak mindkét fél javát szolgálja.

Eljárás

A szolgálati levelek írása az ügyintézők, titkárok vagy más, e feladatokkal megbízott alkalmazottak feladata. A munkába álláshoz be kell tartaniuk egy bizonyos sorrendet cselekedeteikben. Az ilyen dokumentum elkészítésének folyamata általában a következő szakaszokon megy keresztül:

1. A kérdés körülményeinek alapos tanulmányozása. Szükséges teljes mértékben birtokolni a helyzetet annak érdekében, hogy helyesen értékeljük a lehetséges megoldási módokat.
2. Levél készítése. Itt figyelembe kell venni a fent felsorolt ​​összes követelményt.
3. Az elkészített szöveg összehangolása. Néha szerkeszteni kell, figyelembe véve a menedzser megjegyzéseit. Tud pontosítani vagy pontosítani a témában.
4. Jóváhagyása a feje szerint.
5. A végső regisztráció és a dokumentum aláírása.
6. A levél regisztrálása.
7. Levelezés küldése a címzettnek.

Csak miután mindezen szakaszokat átlépte, a címzetthez eljutó levél teljesítheti a rábízott küldetést.

Kötelező szabályozás

A szolgálati levél összeállításához figyelembe kell venni, hogy első oldalát speciális nyomtatványon kell kinyomtatni. A többihez használhat szokásos üres A4 -es lapokat. Itt emlékeznie kell arra, hogy a szövegmezőnek saját határai vannak: a felső és az alsó 2 centiméter, a bal 3,5 centiméter, a jobb pedig 1 centiméter. Nem szabad megtörnie a szabványos méreteket, hogy az információk egy lapra illeszkedjenek. Jobb, ha betartja az összes szabályt, és csak hozzáad egy extra oldalt.

Szükséges továbbá a szöveg begépelése az összes szabály szerint:

1. Nyomtatáshoz használja a standard Times New Roman betűtípust. Jobb, ha nem használ más lehetőségeket.

2. A betűméret is szabályozott:

• a fő szöveghez - 14;
• oldalrendezés és teljesítményjel - 12.

3. A kellékek elhelyezése szintén a szabályok szerint történik:

• sorköz - 1;
• a szöveg igazítása "szélességben" történik;
• a kötőjelek automatikusan kerülnek elhelyezésre;
• a regisztrációs szám és a címsor közötti távolság 2 sorköz, és attól a főszövegig - 3.

Ezeknek a szabványoknak való megfelelés kötelező a megfelelő találkozó betűinek helyes kialakításához.

A kellékek elhelyezkedése

A szabványos üzleti levél helyes összeállításához egyértelműen tudnia kell, hogy hol találhatók annak részletei és összetevői. Ezekre a kérdésekre a válaszokat a GOST R 6.30-2003 tartalmazza. Részletesen leírja a szolgálati levél formáját. Valójában ez egy minta, amelyben a dokumentum összes részletének összessége meghatározott módon található. A következőkre van szükség:

1. A szolgálati (üzleti) levelek formalizálásának folyamatának egységesítése.
2. Legyen képes központilag előre elkészíteni a szabványos nyomtatványokat, miközben csökkenti a kézi munka egy részének elvégzésének szükségességét.
3. Könnyítse meg és rövidítse le az információk vizuális keresését.
4. Bővítse a betűk feldolgozásának lehetőségeit számítástechnikai és egyéb berendezésekkel.

Tehát egy közönséges üzleti levélhez 30 szabványos adatot használnak, amelyek tizenegy kötelező zónában találhatók:

• emblémák és címer;
• a szerző;
• kezdeti adatok;
• fejléc;
• jóváhagyás;
• címzett;
• felbontás;
• szöveg;
• aláírások és mellékletek;
• koordináció és biztosítás;
• jelek.

Az információk bizonyos ágazatokban történő elhelyezése lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy jobban navigáljanak a dokumentumban, és megkönnyítik a hétköznapi felhasználók számára az összeállítást.

Elsődleges követelmények

Egyes vezetők tévesen úgy vélik, hogy az üzleti levelezés önkényesen, szabályok és előírások betartása nélkül is folytatható. De az ezekért felelős szakembereknek ismerniük kell a szolgálati levelekre vonatkozó alapvető követelményeket:

1. Egy speciális (cég) fejléces papír jelenléte.
2. A kellékek helyes használata és elhelyezése.
3. A szövegnek olvashatónak és jól szerkesztettnek kell lennie. A kérdés lényegének kifejezésére jobb, ha előnyben részesítjük az egyszerű, gyakori mondatokat. Röviden el kell magyarázni, hogy minden szó maximális információt hordozzon.
4. Típustól függően a dokumentumot ennek megfelelően kell elkészíteni. A levél több szempontot is tartalmazhat. Ebben az esetben a bemutatás során meg kell próbálni kombinálni őket.
5. Helyesen használja a gépeléshez megállapított normákat.
6. Próbálja meg elkerülni a kategorikus kifejezéseket a levél tartalmában. A címzett ezeket a kifejezéseket fenyegetésnek tekintheti. A mondatok megalkotásakor jobb olyan bevezető szavakat használni, mint a "látszólag", "ahogy tudod", "esetleg" és "ahogy kell".

Ezeknek a követelményeknek a gyakorlatban való teljesítése segít fenntartani a megfelelő dokumentumáramlást a vállalkozásban.

Valószínűleg mindenkinek legalább egyszer meg kellett küzdenie azzal, hogy üzleti levelet kell írnia. Összeállításakor önkéntelenül arra a következtetésre jut, hogy ez egyáltalán nem könnyű. Az üzleti levelek írására számos szabályt és rendelkezést kell ismernie. A cikk részletesen leírja a dokumentum elkészítésének folyamatát, mintákat szolgáltat egy üzleti levélről, tárgyalja azok típusait és kialakítását.

Forma

A kész fejléces papírok szilárdságot adnak, és jelzik a vállalat megbízhatóságát. Ezek tartalmazzák a szükséges információkat a szervezetről, például:

• Név.
• Cím.
• Kapcsolati telefonszámok.
• Webhely.
• Email.
• Logo.
• Egyéb elérhetőségek.

A formákra nincsenek szigorú szabályok. Ezért minden szervezet önállóan dönti el, hogy milyen információkat helyez el bennük.

Hogyan kell helyesen írni az üzleti leveleket? Készítmény

Az üzleti leveleket bizonyos módon írják és formázzák, eleget téve a benne rejlő szabályoknak és követelményeknek. A szerző a céltól függően részletesen átgondolja a tartalmat, hogy megkapja az általa kiszámított eredményt. Világosan meg kell értenie, hogy a címzett már milyen információkat tud a levél tárgyáról, miből kell kiindulni és mi új lesz benne. Az érvek attól függnek, hogy mit követ a szerző. Az üzleti levél elkészítésének folyamata a következő szakaszokra osztható:

• Tanulmányozza a kérdést.
• Levélvázlat írása.
• A jóváhagyása.
• Aláírás.
• Bejegyzés.
• Küldés a címzettnek.

Az üzleti levelek szerkezete

A levél összeállításakor információkkal kell telíteni, vagyis minden szükséges információt oda kell helyezni. Lehet egyszerű vagy összetett. Egy egyszerű levélben a tartalom világosan és tömören olyan információkat jelenít meg, amelyek általában nem igényelnek választ a címzettől. A komplex több szakaszból, bekezdésből és bekezdésből állhat. Minden bekezdés meghatározza az információ egy aspektusát. Az ilyen típusú üzleti levelek mintái általában bevezető, fő és utolsó részből állnak.

Az alábbiakban egy példa egy üzleti levél írására - bevezető része.

A fő rész helyzeteket, eseményeket ír le, elemzéseket és bizonyítékokat szolgáltat. Ebben a részben győzik meg arról, hogy ilyen vagy olyan módon kell cselekedni, bizonyítani kell a helyzetet, és különböző érveket közölve tájékoztatják a részvétel szükségességéről.

A következtetés következtetéseket tartalmaz, amelyeket javaslatok, kérések, emlékeztetők, elutasítások stb.

Az alábbiakban bemutatunk egy példát egy üzleti levél írására - annak utolsó részére. Az alábbiakban összefoglaljuk a fő követelményeket.

Minden információnak optimálisan konzisztensnek és érthetőnek kell lennie.

Minden levél középre igazított fellebbezéssel kezdődik. Ez a kis rész rendkívül fontos. Kiválasztásakor a szerzőnek figyelembe kell vennie:

• Célpozíció.
• A kapcsolat jellege.
• Alakiság.
• Etikett.

A levél végén udvarias nyomtatványt kell feltüntetni. Például: "... remélem a további együttműködést (köszönöm a meghívást) ...". Ezeket a kifejezéseket a szerző aláírása követi.

Stílus

Minden levélnek hivatalos üzleti stílusban kell lennie, ami a beszédeszközök használatát jelenti a hivatalos üzleti kapcsolatokhoz. Egy ilyen nyelv jellemzői a következő körülmények között alakulnak ki:

• Az üzleti kapcsolatok fő résztvevői jogi személyek, amelyek vezetőinek és tisztviselőinek nevében leveleket írnak.
• A szervezetekben fennálló kapcsolatokat szigorúan szabályozzák.
• A kommunikáció tárgya a vállalat tevékenysége.
• A közigazgatási dokumentumoknak általában meghatározott címzettjük van.
• A szervezet tevékenysége során gyakran ugyanazokkal a helyzetekkel találkoznak.

E tekintetben az üzleti levélben szereplő információknak a következőknek kell lenniük:

• Hivatalos, személytelen, hangsúlyozza a kommunikáció résztvevői közötti távolságot.
• Címzett, meghatározott címzettnek szánt.
• A levél írásakor releváns.
• Hiteles és pártatlan.
• Indokolt, hogy a címzettet bármilyen intézkedésre ösztönözze.
• Teljes a döntéshozatali képességhez.

Követelmények

Az üzleti levélnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:

• A beszéd minden szinten szabványosított - lexikai, morfológiai és szintaktikai. Sok kifejezést, kifejezést és képletet tartalmaz.
• Az írás hangneme semleges, visszafogott és szigorú, érzelmi és kifejező nyelvi kifejezések használata nélkül.
• A szöveg pontossága és egyértelműsége, logikai hibák nélkül, a megfogalmazások tisztasága és átgondolása.
• Tömörség és rövidség - anélkül, hogy további jelentéseket hordozna.
• Az ismétlődő helyzetek eredményeként kialakult nyelvi képletek használata.
• Kifejezések használata, vagyis olyan szavak vagy kifejezések, amelyek speciális fogalmakkal rendelkeznek.
• A lexikális rövidítések (azaz a szavak egyes részeiből betűk eltávolításával képzett rövidített szavak összetett összetétele: LLC, GOST stb.) És grafikus (azaz a szavak rövidített formában történő megjelölése: grn, zh-d és mások).
• A konstrukciók használata a genitív és instrumentális esetekben.
• Verbális főnevekből álló kollokációk ("támogatni" a "támogatni" helyett).
• Egyszerű gyakori mondatok használata.

A fenti üzleti levélminták alább láthatók teljes verzióban (fő részével). Az információ megfelel a hivatalos üzleti stílus minden követelményének.

Az üzleti levelek típusai

A legjobb, ha üzleti levelet ír egy konkrét kérdésről. Ha egyszerre több problémát kell megoldani, akkor javasoljuk, hogy készítsen több különböző lehetőséget.

Az üzleti levelek tartalmuk szerint lehetnek:

• Kísérő. Az ilyen levelekre általában szükség van a dokumentumok küldésének kommunikációjához.
  (Hogyan kell üzleti levelet írni? A kísérőlevél minta segít azoknak, akiknek ilyen típusú dokumentumokat kell írniuk.)

• Garancia. Ezeket azért írják, hogy megerősítsék az ígéreteket vagy feltételeket. Például garantálható a munkadíj, a bérleti díj, a szállítási idő és egyebek.
• Hálás. Különösen gyakran kezdték használni őket az utóbbi időben. Ezek az e -mailek jó partnerhangot mutatnak. Rendszeres fejléces papíron vagy gyönyörű papírral ellátott színes papírra állíthatók ki.
  (Hogyan írjunk üzleti levelet? A hálafajta mintáját szabadon állítjuk össze, az általa megoldandó feladatoktól függően. Ebben az esetben a levél a legrövidebb formában fejezi ki lényegét. Egy ilyen minta színes papíron, díszítéssel, díszteremben lóghat a falon a szoba társaságában.)

• Információs.
• Tanulságos.
• Gratuláló.
• Hirdető.

Vannak betűk is:

• Együttműködési javaslatok. A közelmúltban meglehetősen széles körben elterjedt, szervezeteknek küldött dokumentumok gyakran reklám jellegűek, például, mint ez a minta. Elég nehéz kereskedelmi leveleket írni, sok árnyalatot kell figyelembe vennie ahhoz, hogy figyeljen rá, és még inkább érdeklődjön. De ha az alábbi példa szerint állítjuk össze, akkor minden esélye megvan a sikerre.

• Meghívók. Felajánlják, hogy részt vegyenek különböző tevékenységekben. Általában egy vezetőnek vagy egy tisztviselőnek szólnak, de az egész csapatnak is.
• Kérések.
• Értesítések.
• Kérések és még sokan mások.

Hogyan írjunk választ egy levélre. Példa

A választ az első levélben szereplő kérés megismétlésével kell kezdeni. Ezután megadják a mérlegelés eredményeit, és kifejezik a jóváhagyást vagy az elutasítás indítékát. Az üzleti válaszlevél tartalmazhat alternatív megoldást a várt információkra. Általában megfelel a következő elveknek:

• Az első betűre mutató link és annak tartalma.
• Az azonos nyelv azt jelenti.
• Összehasonlítható kötetek és tartalmi szempontok.
• Megfelelés egy bizonyos sorrendnek.

Bejegyzés

Amellett, hogy üzleti leveleket használ a vállalati fejlécekhez, tervezésük során figyelembe kell vennie más finomságokat is. Ezek a részletek, a rövidítések szabályai, a cím helyesírása, a címsor, a szöveg hossza, a mező szélessége stb.

Az üzleti levél mintái segítenek összeállítani, figyelembe véve az összes finomságot és árnyalatot. Kezdő hivatalnokok és tapasztalt dolgozók egyaránt használják őket. Minták segítségével megtanulják, hogyan kell helyesen írni a betűket, és sok időt takarítanak meg.

Az üzleti levél minden vállalkozás egyik fő kommunikációs eszköze. Egy jól megírt üzleti levél segít pozitív benyomást kelteni a vállalatról. És egy írástudatlanul írt levél megölheti az egész hírnevét. Az üzleti levelezés szabályairól már írtunk, most nézzük az üzleti levelek konkrét példáit.

Minta üzleti levelek

Sokféle üzleti levél létezik - üzleti javaslatok, igénylő levelek, köszönőlevelek, elutasító levelek, kísérőlevelek, garancialevelek, tájékoztató és így tovább. Összeállításuk alapelvei gyakorlatilag nem különböznek egymástól. Nézze meg még egyszer, hogy elkerülje a hibákat.

Példák a köszönőlevelekre

Példa garancialevélre

Válaszlevél minta

Ez egy jó példa arra, hogy milyen lehet egy udvarias elutasító levél:

Példa hírlevélre

Példa keresetlevélre

Példák angol nyelvű levelekre az üzleti levelezésben

Sajnos nem mindenki rendelkezik magas szintű angol nyelvtudással. És gyakran a vezetők kicsit eltévednek, amikor üzleti levelet kell írniuk angolul. Ha még oroszul sem tudnak mindig levelezésben megérteni egymást, akkor mit mondhatunk az idegen nyelvről? A legjobb kiút ebben a helyzetben az, ha hasonló betűket keres, és megfelelő kifejezéseket használ a levelében. Például itt van három angol nyelvű üzleti levél minta: köszönőlevél egy ügyfélnek, egy levél, amely tisztázza az üzlet feltételeit, és válaszlevél egy vásárlási ajánlatra. Minden fájl tartalmazza a levél angol nyelvű változatát és annak orosz nyelvű fordítását.
Töltse le a köszönőlevelet az ügyfélnek angol nyelven.
Töltse le a levelet angolul az üzlet feltételeivel.
Töltse le a válaszlevelet a vásárlási ajánlatra angol nyelven.

Üzleti levél szerkezete

Az üzleti levél alapvető jellemzője a világos szerkezet. Segít a címzettnek gyorsan megérteni a leírtak jelentését, és csökkenti az olvasáshoz szükséges időt. Az üzleti levél a következő fő részekből áll:

1. Cím (a levél tárgya). A levél fejlécébe írja be rövid célját vagy lényegét. Itt nem használhat semmilyen elvont kifejezést. A címzettnek csak egy címmel kell világossá tennie, miről szól a levél. Például: „A termékek kínálatának árváltozásairól” vagy „Üzleti javaslat a XXX -tal folytatott kereskedelmi együttműködésre”.

2. Üdvözlet. A „Kedves + név, családnév!” Üdvözlet hagyományosnak tekinthető az üzleti levelekben. A név használata azonban nem szükséges. A címzettel a pozícióján keresztül is kapcsolatba léphet: "Tisztelt igazgató úr!" Ne feledje azonban, hogy a név szerinti hívás némileg csökkenti a pszichológiai távolságot, és hangsúlyozza a jó üzleti kapcsolatot. Ha a levél személyek egy csoportjának szól, akkor megengedett a "Tisztelt Hölgyeim és Uraim!", "Tisztelt Partnereink!" stb. A "Mr.", "Ms" vagy a kezdőbetűk rövidítéseit tiszteletlennek tartják, ezért próbálja meg ezt elkerülni.

3. Nyilatkozat a levélírás céljáról, lényegéről, fő gondolatáról. Ez a levél fő szövege. Itt közvetlenül a levél írásának okáról írsz.

4. Az Ön javaslatai a probléma megoldására, ajánlások, kérések, panaszok. Az üzleti levelek szinte mindig a címzett bizonyos reakcióját tartalmazzák (kivéve a pusztán tájékoztató leveleket). Ezért fontos, hogy ne csak magát a problémát írja le, hanem saját megoldási lehetőségeit is ajánlja fel. Ha panaszt ír, kérje meg a megfelelő intézkedések megtételét, ha együttműködési ajánlatot tesz, majd írja le annak lehetséges lehetőségeit. Egyszóval a levelének címzettje ne csak azt értse meg, hogy „mit” szeretne tőle, hanem azt is, hogy „hogyan” javasolja ezt. Akkor igazi üzleti levél lesz.

5. Rövid összefoglaló és következtetések. A legvégén összefoglalhatja a fentieket. Ezt azonban nem mindig lehet nagyon röviden megtenni. Ebben az esetben nem érdemes több mondatban leírni azt, amit az első két bekezdésben már leírtál. Ne feledje, az üzleti levél legjobb barátja a rövidség. Ezért a legtöbb esetben elegendő csak a "Remélem a sikeres együttműködést", a "Várom válaszát ebben a kérdésben" mondatokra szorítkozni.

6. Aláírás. Az üzleti levelet aláírják a feladó pozíciójával, nevével és vezetéknevével a hagyományos "Tisztelettel" kifejezéssel. Más lehetőségek is lehetségesek: "Üdvözlettel", "Tisztelettel" és így tovább, a címzettel való kapcsolattartástól függően. A "Tisztelettel" kifejezés a legegyetemesebb, így ha kétségei vannak azzal kapcsolatban, hogy hogyan lenne helyesebb feliratkozni, akkor használja ezt a kifejezést, és biztosan nem fog lemaradni.

Ezenkívül nem lesz felesleges az aláírásban opciókat hozzáadni a veled való kapcsolatokhoz: más e -mail címek, munkahelyi telefonszámok, skype. Ennek nemcsak az az előnye, hogy a címzett, ha kívánja, gyorsan felveheti Önnel a kapcsolatot kényelmes módon, hanem az is, hogy ily módon bizonyítani fogja nyitottságát és készségét a címzettel való kommunikációra.

És ne felejtse el, hogy a hivatalos levél mindenekelőtt dokumentum. Ezért az előkészítés szabályainak figyelmen kívül hagyása visszavonhatatlanul tönkreteszi cége és saját szakember hírnevét.

A kimenő levelezés kialakítására különleges követelményeket támasztanak. Ez annak köszönhető, hogy információs és referencia célokra szolgál. Szervizlevél készítésekor érdemes figyelembe venni a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek követelményeit. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények ”és alkalmazza a szervezet űrlapjait. A részletekért vegye figyelembe a GOST R 6.30-2003 (2018. 07. 01.-től a GOST R 7.0.97-2016) útmutatást. Ez lehetővé teszi a dokumentum világos szerkezetének fenntartását és a szükséges üzleti kommunikációs stílus fenntartását, valamint az üzleti levél részleteinek helyes elrendezését.

Fontos megjegyezni, hogy a GOST R 6.30-2003 (valamint a GOST R 7.0.97-2016) tanácsadó jellegű, és a szervezetek saját fejléces fejléceket dolgozhatnak ki az üzleti levelezéshez. A megadott GOST betartása csak a szövetségi végrehajtó hatóságok számára kötelező.

A dokumentum fejléce elhelyezhető mind hosszirányban, mind szögletes helyzetben (a levéllap adatai, a telefonszámok és a szervezetek címei általában itt találhatók). A modern irodai munkában a legelterjedtebb lehetőség a levélminta sarokszerű elrendezésével.

Minta levélpapír szögletes részletekkel

A dokumentum tetején a következők láthatók:

• dátum;
• szoba;
• hivatkozás a dokumentum regisztrációs számára és dátumára (ha a levelezés válasz);
• a szöveg címe, egy mondatban megfogalmazva.

A szolgálati levél fejléce a regisztrációs szám alatt található. Fellebbezést tartalmaz a címzetthez. TELJES NÉV. és a címzett bejegyzésének a dokumentum jobb felső sarkában kell lennie. A címzett címét a központba írja.

Kitől és kinek

A feladó cégadatait leggyakrabban a cég fejléce tartalmazza. Szükséges továbbá a levelezés címzettjének helyes megjelölése, más szóval a címzett adatai:

• Cégnév;
• annak a szerkezeti egységnek a neve, ahová a kimenő levelezést küldik;
• a címzett helyzete;
• a címzett vezetékneve és kezdőbetűi;
• a szervezet postacíme.

Mintalevél a cég fejlécén

Fontos megjegyezni, hogy ha egy azonos tartalmú levelet több címzettnek kell elküldeni, akkor először is meg kell adni a fő címzett címét, és csak ezután a többit.

Például:

LLC "Elki-Palki"

Jogi osztály

Moszkva, Zelenaya utca, 5

MÁSOLAT

vezérigazgatójának

LLC "Zöld ágak"

Simakov V.A.

Szentpétervár,

Frunze utca, 3

Dátum és szám

A kimenő dokumentum aláírása után dátumot bélyegeznek rá. A dátum lehet 2018.05.17 vagy 2019. május 17. formátumban. Abban az esetben, ha a dátumot többször jelzik a dokumentumban, ajánlott az egységes írásmód fenntartása.

A regisztrációs szám hozzárendelése a szervezetben elfogadott kimenő dokumentáció regisztrálási rendszerével összhangban történik, és csak a dokumentum aláírása után. A nyilvántartási szám a dokumentum sorszámából áll, amelyet eseti index vagy betűk egészíthetnek ki.

Fontos megjegyezni, hogy a kimenő dokumentum regisztrálása megkönnyíti Önnek és a címzettnek a levelek feldolgozását.

A beérkezett hivatalos levelezésre válaszolva ki kell adni a szükséges "hivatkozást a regisztrációs számra és a kérelem dátumára". Ebben az esetben a válaszlevélben feltüntetik a kapott tétel dátumát és számát. Ez biztosítja a levelezés gyorsabb feldolgozását a fogadó vállalatnál.

Aki aláírja

A hivatalos levelezést főleg a vezetők írják alá, és ha nincs a munkahelyen, akkor helyettesei vagy más tisztviselők, akik távolléte alatt vezetőként járnak el.

Fontos megjegyezni, hogy a modern üzleti levelezést nemcsak postai úton, hanem távirattal, faxon és e-mailben is elküldik.

Kell -e jeleznem a végrehajtót

Annak ellenére, hogy minden üzleti üzenetet a cég vezetője vagy meghatalmazott tisztviselői írnak alá, magát a levelezést egy rendes rendes alkalmazott, azaz az előadó végzi. Ebben a részben a nevét és elérhetőségeit tüntetjük fel.

A művészről szóló információk mindig az alján, az utolsó sorokban találhatók. A munkavállaló teljes neve, utóneve és vezetékneve fel van írva, egy új sorra a kapcsolattartó telefonszáma, és még alatta - az e -mail cím. Hagyja ugyanazt a betűtípust.

A bélyegző

A pecséteket általában nem helyezik el a leveleken, de ha a kimenő levelezés hivatalos jellegű, akkor a szervezet fejlécére állítják ki, és célja, hogy jogi (jogi) kapcsolatokat létesítsen valakivel vagy másik szervezettel, és felelős minden pozícióért a levélben leírtak szerint a menedzsment további kellékeket szeretne hozzáadni pecsét formájában.