Pekerjaan paruh waktu: mengatur jadwal dan menghitung upah. Pekerjaan paruh waktu: mengatur jadwal dan menghitung upah 1c jadwal kerja per shift

Pengaturan jadwal kerja pada program “1C: Gaji dan Manajemen Personalia 8” (edisi 3)

Jadwal kerja yang ditetapkan untuk organisasi, unit staf di tabel kepegawaian, ditugaskan kepada karyawan pada saat perekrutan atau mutasi personel dan dijelaskan dalam program di direktori Jadwal kerja karyawan(bab Pengaturan - Perusahaan - Jadwal kerja karyawan).
Set pengiriman mencakup bagan dengan nama Lima hari(Gbr. 1). Jadwal ini menjelaskan jam kerja selama lima hari kerja 40 jam seminggu dengan dua hari libur: Sabtu dan Minggu. Durasi setiap hari kerja adalah 8 jam tanpa istirahat makan siang. Saat mengisi jadwal, hari libur diperhitungkan.
Jika jadwal kerja yang ditetapkan dalam organisasi sesuai dengan jadwal Lima hari, maka pengaturan tambahan (mengubah parameter grafik) tidak diperlukan. Cukup diisi setahun sekali untuk tahun takwim berikutnya. Namun perlu dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap kelengkapan kalender produksi yang diatur terkait dengan jadwal kerja. Secara default, untuk semua jadwal kerja, kalender produksi disertakan dalam pengiriman program dengan nama Federasi Rusia. Pengisian jadwal periode berikutnya (tahun berikutnya) dilakukan seperlunya, namun wajib dilakukan sebelum menghitung akrual untuk tahun takwim berikutnya.
Untuk menyusun jadwal waktu kerja tahun berikutnya, setelah mengisi kalender produksi pada formulir jadwal, harus mencantumkan tahun kerja pada kolom tersebut. Tahun dimana jadwal kerja ditampilkan dan tekan tombolnya Mengisi. Dalam jadwal yang telah selesai, untuk hari-hari yang merupakan hari kerja, dicantumkan lamanya hari kerja. Akhir pekan dan hari libur ditandai dengan warna pink. Untuk setiap bulan jumlah hari dan jam kerja ditampilkan. Jadwal yang telah selesai harus disimpan dalam program dengan mengklik tombol Simpan dan tutup.

Beras. 1
Saat menambahkan jadwal baru ke direktori Jadwal kerja karyawan dengan tombol Membuat diperlukan (Gbr. 2):

sebutkan nama jadwalnya;
pilih tahun kerja yang data awalnya akan diisi;
konfigurasikan properti jadwal kerja baru. Untuk melakukan ini, ikuti tautannya Ubah properti bagan... bentuknya disebut Menyiapkan jadwal kerja.

Beras. 2

Mengatur properti jadwal kerja di formulir Menyiapkan jadwal kerja terdiri dari beberapa tahap:

Memilih kalender produksi di lapangan Kalender produksi, yang tersedia jika perusahaan memiliki beberapa kalender produksi (Gbr. 3). Hal ini mungkin diperlukan untuk organisasi yang divisi atau cabang terpisahnya berlokasi di wilayah yang memiliki hari liburnya sendiri (untuk wilayah tersebut, norma hari tidak bertepatan dengan kalender produksi seluruh Rusia). Daftar kalender produksi disimpan dalam direktori Kalender produksi(bab Penyiapan - Perusahaan - Kalender Produksi). Secara default, semua jadwal kerja diatur ke kalender produksi dengan nama Federasi Rusia.

Beras. 3

Petunjuk pengisian bagan di bagian Cara mengisi bagan(Gbr. 4):
- . Jika metode ini dipilih, maka secara default properti grafik akan terisi secara otomatis, dan akan sesuai dengan grafik Lima hari, yang menjelaskan jam kerja selama lima hari, 40 jam kerja dalam seminggu dengan dua hari libur: Sabtu dan Minggu. Saat mengisi jadwal, hari libur diperhitungkan. Durasi setiap hari kerja adalah 8 jam tanpa istirahat makan siang. Metode pengisian jadwal ini memungkinkan Anda membuat jadwal yang menunjukkan durasi kerja dalam jam untuk setiap jenis waktu yang dipilih berdasarkan hari dalam seminggu;
- . Cara pengisian jadwal ini memungkinkan Anda membuat jadwal kerja dalam bentuk cara kerja harian selama siklus: untuk setiap hari, jumlah jam kerja ditunjukkan secara terpisah untuk setiap jenis waktu yang dipilih.

Beras. 4

Kebutuhan untuk memperhitungkan hari libur. kotak centang Saat mengisi, pertimbangkan hari libur(Gbr. 5) diatur jika perlu ketika mengisi kalender jadwal, hari libur menurut kalender produksi diperhitungkan: durasi kerja pada hari libur dalam hal ini ditetapkan sama dengan 0, durasi kerja pada hari sebelum hari libur dikurangi 1 jam.
Memelihara catatan ringkasan jam kerja. Centang kotak (Gbr. 5) untuk jadwal kerja yang menurutnya ringkasan waktu kerja disimpan (jika pekerjaan dalam organisasi dilakukan secara berkelanjutan, yaitu tidak berhenti pada akhir pekan dan hari libur). kotak centang Pencatatan waktu kerja yang diringkas muncul jika Pengaturan - Perhitungan gaji– tautan ) di bookmark Pembayaran setiap jam kotak centang dicentang Penerapan upah per jam. Juga, jika kotak centang dicentang pada tab ini Lembur dengan pelacakan waktu yang diringkas, lalu bagian tersebut muncul Saat menghitung lembur, tentukan tarif menurut. Saat mencentang kotak Pencatatan waktu kerja yang diringkas saklar Melecut. kalender(diinstal secara default), Data dari grafik ini, Data dari bagan lain menjadi aktif, dan dalam bagan khusus Anda dapat menentukan tarif mana yang akan digunakan saat menghitung jam lembur di dokumen Pendaftaran pemrosesan(bab Gaji - Pelacakan waktu - Pendaftaran pemrosesan), yang dengannya waktu lembur dihitung secara otomatis untuk jangka waktu yang berubah-ubah.

Beras. 5

Pengaturan durasi minggu kerja (Gbr. 6):
- kotak centang Pekerjaan paruh waktu ditetapkan jika jadwalnya mencakup pekerjaan paruh waktu (paruh waktu atau minggu kerja yang dipersingkat). Jika jadwal kerja paruh waktu memberikan pengurangan durasi kerja harian sejumlah jam kerja tertentu pada semua hari dalam seminggu, maka atur peralihan ke posisi Paruh waktu. Jika jumlah hari kerja dalam seminggu berkurang, misalnya hanya 4 hari kerja dalam seminggu kerja lima hari, maka atur saklar ke posisi Minggu kerja parsial;
- Kotak centang dipilih untuk jadwal kerja paruh waktu, yang memungkinkan Anda mengonfigurasi prosedur untuk menentukan waktu standar untuk jadwal berbeda saat menghitung remunerasi untuk pekerjaan. Saat menentukan jadwal lain di bidang pilihan yang sesuai, tarif ditentukan berdasarkan jadwal penuh waktu yang ditentukan. Jika checkbox tidak dicentang, maka standar waktu penghitungan ditentukan berdasarkan jumlah hari dan jam kerja sesuai jadwal kerja paruh waktu.

Catatan! kotak centang Pekerjaan paruh waktu, beralih Paruh waktu, Minggu kerja parsial dan kotak centang Hitung norma menggunakan jadwal yang berbeda akan tersedia dalam formulir Menyiapkan jadwal kerja, jika dalam formulir untuk menyiapkan catatan personalia (bagian Pengaturan - Catatan SDM) kotak centang dicentang Penggunaan pekerjaan paruh waktu. Dalam bab Jenis waktu jenis waktu yang sesuai dengan pekerjaan paruh waktu akan tersedia untuk dipilih.

Beras. 6

Kebutuhan untuk memperhitungkan berbagai jenis kehadiran, malam, jam malam, dll di bagian tersebut Jenis waktu(Gbr. 7):
- kotak centang Beralih selalu disetel secara default, mis. jadwalnya mencakup pekerjaan pada siang hari;
- Selain waktu kehadiran, yang dibuat sebagai jenis penggunaan waktu kerja di direktori mungkin tersedia Jenis penggunaan waktu kerja(bab Pengaturan - Pengklasifikasi - Jenis waktu kerja) jenis waktu lain, misalnya, mungkin diperlukan untuk pengemudi yang jam kerja di jalur dan jam perbaikan dibayar dengan tarif berbeda (Gbr. 8). Untuk mengakses tanda lain yang sesuai dengan nama jenis waktu yang dibuat sendiri, kotak centang perlu dipilih dalam menyiapkan parameter perhitungan penggajian (bagian Pengaturan - Penggajian) atau kotak centang dalam mengatur parameter perhitungan gaji (tautan bagian Menyiapkan komposisi biaya dan potongan- penanda buku Pembayaran setiap jam);
- kotak centang Jam malam(kotak centang akan tersedia jika perusahaan melakukan pekerjaan pada malam hari, yaitu kotak centang dicentang Jam malam dalam mengatur parameter perhitungan gaji (bagian Pengaturan - Penggajian - tautan Menyiapkan komposisi biaya dan potongan- penanda buku Pembayaran setiap jam)) menetapkan apakah jadwal tersebut mengatur kerja di malam hari dan karyawan dibayar dengan tarif yang lebih tinggi untuk jam kerja di malam hari;
- kotak centang Jam malam(kotak centang akan tersedia jika perusahaan melakukan pekerjaan di malam hari, yaitu kotak centang dicentang Jam malam dalam mengatur parameter perhitungan gaji (bagian Pengaturan - Penggajian - tautan Menyiapkan komposisi biaya dan potongan- penanda buku Pembayaran setiap jam)) ditetapkan jika jadwalnya mencakup kerja di malam hari dan karyawan dibayar dengan tarif yang lebih tinggi untuk jam kerja di malam hari;
- kotak centang Istirahat menyusui bayi(kotak centang akan tersedia jika perusahaan menggunakan waktu istirahat tambahan untuk memberi makan anak, yaitu kotak centang dicentang Istirahat tambahan dari pekerjaan untuk memberi makan bayi dalam mengatur parameter perhitungan gaji (bagian Pengaturan - Penggajian - tautan Menyiapkan komposisi biaya dan potongan- penanda buku Pembayaran setiap jam)) menetapkan apakah jadwal tersebut mencakup istirahat kerja untuk memberi makan anak dan jam istirahat untuk memberi makan anak dibayarkan kepada karyawan berdasarkan pendapatan rata-rata;
- kotak centang Jam tangan(kotak centang akan tersedia jika kotak centang dicentang Beberapa jenis waktu digunakan dalam jadwal kerja dalam mengatur parameter perhitungan gaji (bagian Pengaturan - Penggajian) atau kotak centang Beberapa jenis waktu dalam jadwal kerja dalam mengatur parameter perhitungan gaji (bagian Pengaturan - Penggajian- tautan Menyiapkan komposisi biaya dan potongan- penanda buku Pembayaran setiap jam)) ditetapkan jika jadwal mencakup pekerjaan secara bergilir.

Beras. 7

Beras. 8

Pengaturan durasi pengoperasian menurut hari dalam seminggu atau mode pengoperasian menurut hari selama satu siklus di bagian tersebut Jadwal kerja, bagian tabelnya berubah tergantung pada metode pengisian grafik yang dipilih (Gbr. 9):
- jika di bagian Cara mengisi bagan metode yang ditetapkan Berdasarkan hari dalam seminggu (lima hari, enam hari, dll.), maka jadwal menunjukkan durasi kerja dalam jam menurut hari dalam seminggu. Jika parameter jadwal ini memperhitungkan berbagai jenis kehadiran dan/atau malam dan/atau jenis waktu lainnya (kotak centang yang sesuai dipilih di bagian Jenis waktu), maka bagian ini menunjukkan durasinya berdasarkan hari dalam seminggu;
- jika di bagian Cara mengisi bagan metode yang ditetapkan Berdasarkan siklus dengan durasi yang berubah-ubah (jadwal shift), maka jadwal menunjukkan mode operasi berdasarkan hari selama siklus: untuk setiap hari jumlah jam kerja ditunjukkan. Jika parameter jadwal ini memperhitungkan berbagai jenis kehadiran dan/atau malam dan/atau jenis waktu lainnya (kotak centang yang sesuai dipilih di bagian Jenis waktu), maka bagian ini menunjukkan durasinya menurut hari selama siklus. Dalam hal ini, hari-hari non-kerja (hari istirahat) juga dimasukkan dalam tabel, tetapi bagi mereka jumlah jam kerja yang ditunjukkan adalah nol.

catatan, jam malam dan malam dicatat secara terpisah dari jam siang hari, mis. jumlah jam malam dan malam tidak termasuk dalam jumlah jam kerja kehadiran.

Beras. 9

Durasi minggu kerja dalam jam (jumlah total waktu kerja dalam seminggu), yang tercermin di lapangan Durasi minggu kerja(Gbr. 10). Untuk jadwal lima hari, enam hari, dst. lamanya minggu kerja dihitung secara otomatis tergantung pada jam kehadiran yang ditentukan dalam jadwal kerja (jadwal kerja diisi sedemikian rupa sehingga lamanya minggu kerja sesuai dengan jam kerja mingguan, yang menjadi dasar normalnya. jumlah jam kerja untuk periode akuntansi ditentukan). Untuk jadwal shift, durasi minggu kerja tidak dihitung secara otomatis, sehingga kolom ini diedit secara manual jika perlu (durasi jam kerja mingguan ditunjukkan, berdasarkan jumlah jam kerja normal untuk periode akuntansi ditentukan). Dengan penghitungan waktu kerja yang diringkas, norma waktu kerja ditentukan untuk periode akuntansi tertentu (bulan, kuartal, dll., tetapi tidak lebih dari satu tahun kalender). Kepatuhan terhadap waktu kerja standar untuk periode akuntansi yang ditetapkan untuk ringkasan jadwal akuntansi tidak secara otomatis dikontrol dalam program, kontrol atas indikator-indikator ini diserahkan kepada pengguna.
Tanggal dimulainya siklus grafik (tanggal hari pertama grafik), yang ditentukan di bidang Tanggal Referensi. Bidang ini hanya tersedia untuk jadwal shift (Gbr. 10).
Untuk menyelesaikan pengaturan properti jadwal kerja dan secara otomatis mengisi kalender jadwal berdasarkan pengaturan yang dilakukan, klik tombol OKE(Gbr. 10).

Beras. 10

Untuk menyimpan jadwal, klik tombol Tuliskan. Untuk menghasilkan formulir jadwal kerja yang dapat dicetak, klik tombol Jadwal. Jika perlu, klik tautannya Ubah properti bagan..., Anda dapat memanggil formulir tersebut kapan saja Menyiapkan jadwal kerja dan memperjelas sifat-sifatnya (Gbr. 2).
Nantinya, untuk mengisi jadwal kerja tahun depan (atau mengisi ulang kalender tahun berjalan), gunakan tombol Mengisi, terletak dalam bentuk elemen direktori Jadwal kerja karyawan. Pengisian dilakukan untuk tahun yang tertera di pojok kiri atas formulir (Gbr. 1).

Ketika karyawan suatu organisasi bekerja tidak hanya pada hari kerja standar lima hari, tetapi juga pada jadwal shift, pertanyaan yang pasti muncul tentang bagaimana mencerminkan dengan benar akrual untuk orang-orang tersebut dalam program. Lagi pula, menetapkan jadwal kerja yang teratur dalam hal ini tidak nyaman dan salah, karena jumlah jam kerja dalam sebulan tidak akan sama, yang berarti program akan salah menghitung gaji. Pengaturan apa yang perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah seperti itu?

Hal pertama yang perlu kita cari tahu adalah jenis grafik apa yang kita hadapi. Jika karyawan Anda bekerja sesuai dengan pola standar - satu hari setelah tiga, dua hari setelah dua, dll., dan itu tetap konstan untuk waktu yang lama, maka kami akan menggunakan satu opsi. Jika selama sebulan selalu ada pekerjaan di luar jadwal, pergantian karyawan yang sakit, dan lain-lain, yang berarti tidak ada jadwal khusus yang ketat, maka akan ada sedikit pekerjaan lagi untuk petugas penggajian. Mari kita lihat kedua opsi ini lebih detail.

Dalam kasus pertama, Anda perlu membuat jadwal shift baru dan mengaturnya untuk karyawan saat merekrut atau menugaskan kembali personel. Untuk melakukan ini, pilih "Jadwal Kerja" di desktop pada tab "Perusahaan".

Tambahkan bagan baru, tulis namanya dan klik tombol “Isi bagan”.

Jika salah satu templat cocok untuk kita, pilih dan centang kotak untuk memperhitungkan jam malam dan malam; jika tidak, klik "konfigurasi secara manual" dan "Selanjutnya".

Kami akan mengatur jadwal dua-dua (siang-malam), shift 12 jam termasuk shift malam.

Kami menunjukkan dari tanggal berapa kami mulai menghitung jadwal (ini akan menjadi shift pertama, dalam kasus kami 12 jam kerja sehari-hari) dan menambahkan shift baru ke tabel. Kami menulis nama dan menunjukkan waktu dari 8 hingga 20.

Lalu kami menambahkan baris kedua ke tabel dan menambahkan shift baru - malam.

Kemudian tambahkan 3 dan 4 baris kosong (ini adalah akhir pekan) dan klik “Isi”.

Jadwal yang telah selesai menunjukkan dua shift kerja yang saling bergantian, dengan shift kerja kedua memiliki jam kerja 8 malam. Grafiknya akan terlihat seperti ini.

Kini Anda bisa melihat jumlah pasti jam kerja setiap bulannya, termasuk jam malam, dan gaji karyawan yang bekerja tepat sesuai jadwal tersebut akan dihitung dengan benar. Yang tersisa hanyalah menunjuknya pada saat perekrutan atau mutasi personel.

Biasanya, harus ada empat grafik seperti itu, karena dalam kasus kami, pada hari ketika satu shift bekerja pada siang hari, shift kedua pada malam hari, dan dua shift lainnya beristirahat pada hari itu.

Jika jadwal berubah setiap bulan, Anda harus menggunakan dokumen “Jadwal kerja individu” yang terletak di tab “Perhitungan penggajian”.

Buat dokumen baru dan tambahkan karyawan ke dalamnya. Data dapat dimasukkan berdasarkan hari atau dikumpulkan selama suatu periode. Saat Anda mengklik tombol "Malam" dan "Malam", baris terkait akan muncul di tabel.

Dokumen ini harus diisi setiap bulan jika jadwal tidak stabil. Metode memasukkan informasi ini lebih benar dan nyaman daripada mengoreksi lembar waktu secara manual. Dokumen dapat disalin jika perbedaan dari bulan ke bulan tidak terlalu besar.

3.1, seperti yang ditunjukkan oleh latihan, menimbulkan banyak pertanyaan. Dan apa yang dilakukan akuntan dalam program pengaturan dan penghitungan penggajian bagi karyawan yang bekerja secara shift. Oleh karena itu, dalam artikel ini saya ingin memberikan perhatian khusus pada masalah ini.

Karena melakukan pengaturan awal yang benar dalam program ini adalah 95% keberhasilan perhitungan gaji otomatis yang benar, serta perhitungan kontribusi dan pajak penghasilan pribadi yang benar dan, oleh karena itu, penyelesaian laporan 6-NDFL yang diatur dengan benar, perhitungan premi asuransi, 2-NDFL dan sebagainya. Jadi, bayangkan situasi di mana karyawan bekerja dalam shift dua hari kerja, masing-masing 12 jam dengan dua hari istirahat. Mode ini melibatkan pekerjaan dua karyawan secara bergantian, jadi kami akan mengatur dua jadwal, setiap shift memiliki jadwalnya sendiri. Dalam contoh kita, ternyata ada dua shift, namun dalam praktiknya mungkin ada tiga atau empat shift, dengan shift satu atau dua hari. Oleh karena itu, tidak peduli berapa banyak shift yang ada di suatu perusahaan, banyak pula jadwal yang perlu diatur.

Dalam program 1C: ZUP 3.1 di menu pengaturan, jadwal kerja karyawan, Anda perlu membuat grafik dan menamainya, misalnya: Pergeseran pertama 2 hingga 12(Gbr.1).

Sekarang, mari kita lihat cara mengatur jadwal shift pertama melalui properti (Gbr. 2, poin 1). Centang kotak - dengan siklus yang panjangnya berubah-ubah(Gbr. 2, poin 2). Saat menyiapkan, penghitungan hari libur akan menentukan hari libur dalam jadwal sebagai akhir pekan. Mari kita asumsikan bahwa dalam contoh kita, karyawan bekerja pada hari libur, jadi dalam contoh kita tidak perlu menyetel bendera (Gbr. 2, poin 3). Bendera yang ditempel adalah akuntansi yang diringkas, akan memungkinkan pemrosesan tercermin untuk periode waktu yang dipilih (Gbr. 2, paragraf 4). Kami menentukan jam mana yang termasuk dalam shift dua belas jam. Waktu malam, menurut Bagian 1, Art. 96 TK, jam buka pukul 22.00 s/d 06.00. Oleh karena itu, jika shift jatuh pada jam-jam tersebut, maka perlu dipasang bendera - jam malam(Gbr. 2, poin 5).

Anda perlu menentukan metode pembayaran jam malam saat mengisi pengaturan program awal pada tab - upah per jam – pembayaran tambahan digunakan untuk kerja malam(Gbr. 3).

Jika pengaturan awal dilakukan tanpa kemungkinan menghitung pembayaran untuk jam malam, maka Anda selalu dapat kembali ke pengaturan tersebut selama bekerja ketika program diaktifkan - semua fungsi – pemrosesan – pengaturan program awal(Gbr.4).

Shift kerjanya adalah pukul 12.00 sampai dengan pukul 24.00 yang berarti 2 jam dari 12 jam kerja merupakan waktu malam. Tabel jadwal kerja harus diisi - satu bagian berulang dari jadwal kerja: 10 jam di siang hari dan 2 jam di malam hari. Hari kedua diisi dengan cara yang sama. Hari ke 3 dan ke 4 merupakan hari libur. Oleh karena itu, kami mengisi hari (3,4), dan mengatur jam malam dan siang di kolom jumlah pemilih - nol(Gbr.5).

Untuk membuat jadwal kerja shift ke-2, Anda harus menetapkan tanggal referensi yang berbeda, atau menukar hari kerja dan akhir pekan (Gbr. 6).

Simpan dengan tombol – OKE, jadwal terisi secara otomatis untuk seluruh tahun berjalan. Perlu diketahui bahwa pada bulan Januari shift pertama mulai bekerja pada tanggal 1 Januari, dan beristirahat pada tanggal 3 dan 4 Januari (Gbr. 7).

Oleh karena itu, ketika mengisi jadwal kedua (Gbr. 6), kami menyebutnya: Shift kedua 2 hingga 12, karyawan yang dipekerjakan sesuai dengan itu akan bekerja pada tanggal 3 dan 4 Januari, dan istirahat masing-masing pada tanggal 1 dan 2 Januari (Gbr. 8 ).

Itu saja untuk hari ini! Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam memelihara catatan di perusahaan Anda. Saya akan sangat berterima kasih jika Anda menulis komentar Anda, karena hanya umpan balik dari Anda yang memungkinkan saya memahami seberapa relevan masalah ini atau tidak. Atau mungkin masih perlu dibahas lebih detail, atau Anda memiliki pertanyaan terkait yang perlu dijawab pada artikel mendatang. Bagaimanapun, hanya Anda, para pembaca yang budiman, yang menjadi pemandu saya!

Spesialis BM-SYSTEMS menjelaskan secara rinci kepada pembaca majalah Zarplata tentang fitur penyusunan jadwal kerja dalam program 1C.

Kemampuan perangkat lunak untuk mengotomatisasi akuntansi dan perencanaan jam kerja karyawan sesuai dengan berbagai jadwal kerja disediakan oleh konfigurasi “1C: Gaji dan Manajemen Personalia 8” dan “1C: Manajemen Perusahaan Produksi 8”. Mari kita pertimbangkan urutan tindakan untuk penjadwalan kerja otomatis dalam program 1C.

Pada saat pembuatan materi, versi konfigurasi seperti “Gaji dan Manajemen Personalia”, edisi 2.5 (2.5.27) dan “Manajemen Perusahaan Manufaktur”, edisi 1.2 (1.2.33) juga relevan.

Daftar umum tata cara penyusunan jadwal kerja pada program 1C .

Merencanakan waktu kerja karyawan dalam produk perangkat lunak 1C melibatkan melakukan sejumlah tindakan berurutan:

1. Mengisi kalender produksi (dilakukan setiap tahun).

2. Masukkan semua templat jadwal kerja yang digunakan di perusahaan (ini dilakukan saat Anda mulai bekerja di program dan saat jadwal baru muncul).

3. Konfigurasikan templat jadwal kerja yang dimasukkan (pengaturan dilakukan saat memasukkan setiap jadwal baru).

4. Mengisi jadwal kerja tahun yang akan datang (dilakukan setiap tahunnya)

5. Menetapkan jadwal yang sesuai untuk setiap karyawan (dilakukan secara rutin dalam pekerjaan HR yang sedang berlangsung).

Mari kita lihat setiap tindakan yang diperlukan secara lebih rinci.

Mengisi kalender produksi

Untuk mencatat jam kerja karyawan dengan benar, perlu dilakukan pengisian kalender produksi setiap tahunnya. Informasi tentang hari libur nasional, akhir pekan, dan hari sebelum hari libur dimasukkan secara manual berdasarkan keputusan Pemerintah Federasi Rusia tentang pengalihan akhir pekan di tahun mendatang. Setelah memasukkan informasi ini, Anda dapat mencetak dan memeriksa kebenaran pengisian menggunakan ringkasan data jumlah hari/jam kerja dan hari libur per bulan. Jadi apa sebenarnya yang perlu dilakukan? Di bawah ini adalah urutan tindakan pengisian kalender produksi untuk tahun yang akan datang, serta tampilan jendela kerja.

1. Mengatur jangka waktu pengisian kalender

2. Dengan mengklik tombol “Isi secara default”, Anda dapat mengaktifkan fungsi pengisian data waktu kerja secara otomatis ke dalam kalender

3. Cetak dan periksa hasilnya

4. Sesuaikan data bila perlu dengan mengklik tombol kanan mouse

5. Simpan perubahan Anda.

(Menu Kalender Perusahaan / Produksi)

Memasukkan template grafik yang digunakan di perusahaan

Program ini memungkinkan Anda memasukkan berbagai templat jadwal kerja:

Lima hari;

Enam hari;

Jam kerja paruh waktu (dikurangi);

Tergantikan;

Ringkasan jadwal pencatatan waktu kerja;

Jadwal berdasarkan hari kalender;

Jumlah grafik yang dapat didaftarkan dalam program ini tidak terbatas. Di bawah ini adalah urutan langkah-langkah untuk memperkenalkan template baru.

1. Tambahkan jadwal kerja baru

2. Gunakan “Chart Filling Assistant” untuk memasukkan jadwal baru dengan benar

3. Atau “Asisten Pengisian Grafik” untuk jadwal yang telah dimasukkan sebelumnya.

(Menu Perusahaan / Jam buka)

Menyiapkan dan mengisi grafik

Untuk mengatur jadwal kerja, gunakan “Asisten Pengisian Jadwal”. Program ini menawarkan dua pilihan: pengaturan menggunakan templat yang ada dan pengaturan secara manual.

Menyiapkan berdasarkan template. Asisten akan meminta Anda mengisi bagan berdasarkan salah satu templat yang telah ditentukan sebelumnya:

-- “Lima hari 40 jam”: dari Senin sampai Jumat - 8 jam, pada hari sebelum hari libur - 7 jam;

-- “Enam hari seminggu 40 jam”: dari Senin sampai Jumat 7 jam, pada hari Sabtu 5 jam pada hari sebelum hari libur, masing-masing - 7 dan 4 jam;

-- “Dalam dua hari” dan “Dalam tiga hari” – jadwal shift dengan shift 24 jam dengan frekuensi tertentu dimulai dari tanggal mulai. Untuk jadwal ini, jam sore dan malam dapat disediakan - 2 dan 10 jam per shift;

-- “Hari kalender” – setiap hari 8 jam.

catatan:Saat membuat jadwal menggunakan templat “Lima hari 40 jam” atau “Enam hari 40 jam”, hari libur diperhitungkan; di templat lain, hari libur tidak diperhitungkan.

Setelah mengisi template, jika perlu, Anda dapat menyesuaikan jadwal yang telah selesai secara manual.

Pengaturan manual. Jika Anda perlu memasukkan jadwal yang lebih rumit daripada yang disarankan dalam templat, saat memulai “Asisten Pengisian Grafik”, pilih metode “Konfigurasi Manual” untuk mengisi jadwal. Dalam hal ini, asisten akan meminta Anda untuk mengonfigurasi pengaturan berikut:

Mari pertimbangkan kemungkinan mengatur parameter grafik secara manual:

1. Di bidang “Jenis jadwal”, tunjukkan lamanya minggu kerja dalam hari – “Lima hari” atau “Enam hari”.

Untuk mencerminkan mode kerja shift, pilih jenis jadwal “Shift”.

Jika Anda memilih jenis jadwal “Hari kalender”, data jam kerja akan diisi berdasarkan fakta bahwa semua hari dalam setahun adalah hari kerja.

2. Di bidang “Jam per minggu”, tunjukkan lamanya minggu kerja dalam jam. Parameter ini digunakan saat mengubah tarif bulanan atau harian karyawan menjadi tarif per jam, misalnya untuk membayar jam malam.

3. Saat mencentang kotak “Ringkasan pencatatan waktu kerja”, hari libur yang ditandai di kalender produksi tidak diperhitungkan.

Mencentang kotak ini juga memengaruhi penghitungan beberapa akrual: misalnya, “Pembayaran berdasarkan penghasilan rata-rata” saat membayar perjalanan bisnis dalam hal ini akan menggunakan penghasilan rata-rata per jam, bukan penghasilan rata-rata harian.

4., 5. Kotak centang “Simpan catatan jam malam” dan “Simpan catatan jam malam” dipilih jika diperlukan untuk memasukkan jam malam dan/atau malam ke dalam jadwal.

Jumlah jam malam dan sore per hari ditentukan sesuai jadwal.

6. Kotak centang “Perhitungkan hari libur” dipilih ketika, saat mengisi jadwal, perlu memperhitungkan hari libur sebagai hari non-kerja.

Untuk jenis jadwal “Lima hari”, “Enam hari” dan “Hari kalender”, pada hari sebelum hari libur, jam kerja dikurangi 1 jam.

Untuk jadwal “Shift”, hari sebelum hari libur tidak dikurangi.

7. Saat Anda mencentang kotak “Paruh waktu”, Anda juga harus memilih jenis paruh waktu: “Paruh waktu” atau “Pengurangan minggu kerja”

Jika Anda berencana untuk menetapkan tarif kepada karyawan yang bekerja sesuai jadwal ini berdasarkan jadwal kerja penuh waktu, maka Anda harus memilih metode untuk menghitung standar waktu “Menurut jadwal yang berbeda” dan memilih jadwal kerja penuh waktu.

Setelah Anda mengisi semua data yang diperlukan, lanjutkan ke tahap berikutnya memasukkan informasi di asisten dengan mengklik tombol “Selanjutnya”.

Tergantung pada jenis jadwal yang dipilih pada langkah 1, formulir tertentu untuk menyiapkan jadwal akan terbuka.

Jika Anda telah memilih jenis jadwal “Shift”, formulir pengaturan shift akan ditampilkan di mana Anda perlu menjelaskan siklus kerja shift, termasuk akhir pekan. Misalnya, “Dalam satu atau dua hari”:

Jika Anda telah memilih jenis jadwal “Lima hari”, “Enam hari” atau “Hari kalender”, formulir untuk memasukkan jam berdasarkan hari dalam seminggu akan ditampilkan:

Jika Anda menunjukkan perlunya memperhitungkan jam malam dan malam, sistem akan meminta Anda untuk mengisi formulir jadwal yang diperpanjang (terperinci):

Catatan metodologis penyusunan jadwal kerja dalam konfigurasi program 1C disiapkan oleh Departemen HR Accounting dan Payroll Automation perusahaan BM-SYSTEMS.

Error 1. Pada program 1C ZUP 8.3, dokumen “Timesheet” selalu dimasukkan untuk seluruh karyawan

Para pengembang program setia pada konsepnya mengenai dokumen Timesheet dan percaya bahwa dokumen Timesheet sebagai dokumen program tidak diperlukan, karena metode deviasi berhasil. Ada jadwal waktu kerja dan ada penyimpangan - cuti sakit, liburan. Di 1C 8.3 ZUP, waktu kerja dihitung secara otomatis, dan laporan digunakan untuk mencetak lembar waktu. Pada saat yang sama, dokumen “Kartu Tiket” tersedia di program 1C ZUP dan Anda dapat memasukkannya, tetapi tidak disarankan untuk melakukan ini kecuali diperlukan.

Ada kalanya Anda tidak dapat melakukannya tanpa dokumen Timesheet. Misalnya:

Kapan Anda perlu menyesuaikan jam kerja Anda?
Masukkan jam kerja untuk jenis waktu tertentu yang tidak mungkin direncanakan dalam jadwal;
Atau ketika kita menyimpan catatan mengenai kondisi kerja, ketika seorang karyawan berpindah di antara kondisi kerja tersebut pada siang hari.

Dalam kasus ini, dokumen “Kartu Tiket” diperlukan, dalam kasus lain dokumen ini, seperti dokumen dalam program 1C ZUP, tidak diperlukan, karena sangat membebani sistem.

Di sisi lain, mengapa timbul kontradiksi logis, karena dalam praktiknya dokumen “Lembar Tiket” merupakan dokumen utama yang menjadi dasar penghitungan upah. Oleh karena itu, masuk akal jika harus selalu ada dokumen “Timesheet”, dan kemudian perhitungan gaji.

Dalam 1C ZUP 3.0 (3.1), logikanya sedikit berbeda dan mengasumsikan bahwa “Kartu Tabel” adalah laporan:

Pertama kita buat laporan gaji, dimana kita buat “ ” sebagai laporan, cek, dan setelah itu kita lanjutkan ke perhitungan gaji:

Mari kita lihat sebuah contoh.

Masukkan dokumen "Tabel":

Kami menambahkan seorang karyawan dan dokumen "Lembar Waktu" terisi secara otomatis: kehadiran dimasukkan sesuai dengan jadwal kerja lima hari:

Banyak pengguna yang melakukan ini, mengambil dokumen Timesheet, mengisinya untuk semua karyawan, memposting dokumen tersebut dan mulai menghitung gaji.

Namun, dalam program 1C ZUP 8.3 terdapat daftar teknis informasi “Jadwal kerja berdasarkan jenis waktu”, yang merupakan tempat penyimpanan data teknis yang diperlukan untuk menghitung upah dengan benar. Awalnya, register ini menyimpan informasi tentang jumlah jam menurut jadwal umum:

Jika Anda memasukkan “Lembar Tiket”, maka pada saat menghitung gaji bulan berjalan dan mengisi dokumen “Perhitungan Gaji”, dengan mengklik tombol “Isi”, terjadi perhitungan sebagai berikut:

Pada saat yang sama, ketika menghitung upah, daftar teknis “Jadwal kerja menurut jenis waktu” diisi:

Kami melihat bahwa untuk satu bulan per karyawan, dengan mempertimbangkan fakta bahwa ia hanya memiliki kehadiran dan akhir pekan, tidak ada malam dan lembur - yaitu 52 entri. Untuk satu karyawan saja, berikut ini muncul dalam daftar informasi:

Dan jika organisasi mempunyai 1.000 karyawan dan “Timesheet” dimasukkan untuk masing-masing karyawan, maka 52.000 entri akan muncul di register setidaknya setiap bulan. Setelah beberapa waktu, database akan bertambah besar dan kinerjanya akan menurun.

Oleh karena itu, disarankan untuk tidak memuat program 1C ZUP lagi. Jika tidak ada perubahan yang dilakukan pada dokumen Timesheet dan Anda membentuknya untuk melihatnya, maka Anda tidak perlu melaksanakannya. Anda cukup menuliskannya, tetapi tidak melaksanakannya. Jika tidak, saat menghitung gaji, entri yang tidak perlu akan dibuat di register. Dan pangkalan akan menjadi "lebih berat" setiap bulannya.

Jika dokumen “Kartu Tiket” sudah dilakukan, maka tidak ada yang perlu dilakukan. Daftarkan “Jadwal kerja berdasarkan jenis waktu” dengan mode perekaman independen, yaitu data dapat dihapus:

Karena register bersifat teknis, operasi semacam itu diperbolehkan. Namun hal ini tidak boleh dilakukan, jika ada data perhitungan periode yang lalu biarlah ada. Namun ubah proses bisnis dan logika bisnis mulai dari periode saat ini.

Kesalahan 2. Jika terjadi penyimpangan dari jadwal, “NN” dimasukkan ke dalam dokumen “Kartu Tiket”, dan dokumen “Absensi, ketidakhadiran” tidak dimasukkan

Mari kita lihat dokumennya dan hitung gajinya. Waktu kerja akan dimasukkan dari lembar waktu:

Karyawan tersebut akan berlibur bulan depan. Saat kami mulai menghitung penghasilan rata-rata, jumlah hari kalender bekerja salah ditentukan: program 1C ZUP percaya bahwa karyawan tersebut bekerja 30 hari dari 30 hari di bulan Juni:

Hal ini akan terlihat jelas dalam bentuk cetakan “Perhitungan pendapatan rata-rata”, dimana koefisien pada bulan Juni untuk menghitung pendapatan rata-rata akan digunakan 29,3, meskipun ia bekerja kurang dari sebulan penuh:

Faktanya, dokumen “Lembar Tiket” tidak menggantikan kebutuhan untuk memasukkan dokumen penyimpangan. Fakta bahwa mereka menandai NN tidaklah cukup. Di 1C ZUP 8.3 Anda juga harus memasukkan dokumen “Ketidakhadiran, ketidakhadiran” dan mendaftarkan ketidakhadiran karyawan menggunakan dokumen ini:

Jika Anda memasukkan dokumen “Ketidakhadiran, ketidakhadiran”, maka Anda perlu menghitung ulang gaji agar waktunya diperhitungkan kembali:

Setelah ini, kami akan mengisi ulang dokumen “Liburan”. Buka “Memasukkan data untuk menghitung pendapatan rata-rata” – tombol Baca Ulang. Kita melihat bahwa hari kalender bekerja adalah 26 dari 30:

Oleh karena itu, koefisien dalam menghitung pendapatan rata-rata akan ditentukan sesuai aturan, 29,3/30 hari kalender di bulan Juni * untuk jumlah hari kalender kerja:

Error 3. Program 1C ZUP 8.3 “tidak melihat” kehadiran yang dimasukkan pada dokumen “Tiket”

Katakanlah kita mengisi “Kartu Tiket” untuk bulan Juni untuk seorang karyawan, di mana selama sebulan penuh dia muncul untuk shift lima hari, bekerja 21 hari, 168 jam:

Namun rapor menunjukkan bahwa karyawan tersebut bekerja selama periode tersebut dan harus melapor selama sebulan penuh. Selain itu, dalam bentuk cetak dokumen Timesheet juga terlihat jelas bahwa pegawai tersebut memiliki kehadiran sebagai berikut:

Namun saat menghitung gaji, program 1C ZUP 8.3 akan menghitung dengan memperhitungkan penyimpangan. Anda dapat memverifikasi ini dengan melihat dokumen “Penggajian” untuk bulan Juni. Terlihat gaji yang dihitung belum penuh, karena program “menganggap” karyawan bekerja kurang dari sebulan penuh:

Bentuk cetakan dokumen “Kartu Tiket” akan menunjukkan kehadiran. Pada saat yang sama, jika kita membuat laporan “Lembar Waktu”, yang menjadi dasar program menghitung gaji, kita akan melihat bahwa karyawan tersebut telah memiliki nomor pajak pribadinya sejak tanggal 15, seperti yang dimasukkan. Karyawan tersebut bekerja 9 hari, bukan 21 hari:

Dokumen “Kartu Tiket” adalah prioritas tertinggi, tetapi memperhitungkan penyimpangan. Jika Anda memasukkan penampilan di “Tiket”, tetapi mendaftarkan dokumen deviasi, maka deviasi tersebut akan menjadi yang utama.

Harap pertimbangkan juga hal ini ketika Anda memilih sendiri konsep akuntansi di 1C ZUP 8.3, dan memutuskan apakah akan menggunakan dokumen "Lembar Waktu" atau tidak.

Kesalahan 4. Untuk karyawan dengan kondisi kerja berbahaya yang jadwalnya dikurangi, kotak centang “Jam kerja paruh waktu” dipilih.

Katakanlah suatu organisasi memiliki karyawan penyandang disabilitas dengan pensiun preferensial, yang untuknya mereka perlu membayar iuran tambahan ke Dana Pensiun.

Dalam hal ini, “Jadwal kerja dengan kondisi berbahaya” tersendiri dibuat, karena bahayanya adalah kelas 3 atau 4 dan jadwalnya harus dipersingkat:

Banyak orang suka mencentang kotak "Paruh waktu" dengan "Paruh waktu":

Kemudian tanda ini menyebabkan kesalahan saat membuat laporan akuntansi yang dipersonalisasi di 1C ZUP 8.3. Faktanya adalah bahwa aturan akuntansi yang dipersonalisasi menyatakan bahwa jika seorang karyawan terlibat dalam aktivitas berbahaya selama kurang dari 80% waktu kerja, maka ini berarti bahwa hal tersebut “tidak berbahaya”. Di 1C ZUP, persentase hunian tidak dicentang, tetapi dikaitkan dengan tanda ini.

Jika kotak centang "Waktu kerja paruh waktu" dan "Hari kerja paruh waktu" dicentang, maka tidak masalah sama sekali bahwa parameter karyawan telah dikonfigurasi: kode kondisi kerja ditunjukkan dalam tabel kepegawaian 27.1, 27.2, daftar kode item, program 1C ZUP dalam laporan akuntansi yang dipersonalisasi akan mencantumkan masa kerja karyawan sepenuhnya normal.

Oleh karena itu, dalam pengaturan jadwal, kami akan mengubah tombol dan menyetelnya ke “Minggu kerja paruh waktu”. Jika seorang karyawan benar-benar memiliki pekerjaan paruh waktu, tetapi parameter bahayanya perlu ditentukan, maka Anda perlu mengatur peralihan sebagai minggu kerja paruh waktu.