Alexander Krutko, administrerende direktør ved io media, delte sin nyttige erfaring med å jobbe med Trello. Slik kan du gjøre livet ditt enklere og mer strukturert når oppgavene strømmer inn etter hverandre.
Standarder for arbeid med oppgaveplanleggeren
Trello er et nettbrett som brukes til å administrere oppgaver i produksjonstrakten.
Trakten vår inneholder følgende statuser:
- Ny/Oppdater/Fix er forskjellige typer oppgaver, detaljer vil være nedenfor,
- Pågår - en oppgave det jobbes med dette øyeblikket,
- Må teste - en oppgave på teststadiet,
- Ferdig - oppgaven er klar,
- Live - oppgaven er frigitt til produksjon og sendt til oppdragsgiver.
Hvert kort er et prosjekt med sine egne oppgaver, og hvert kort har sine egne attributter. Dette:
- Farge er en markør for selve oppgaven:
- Green er et nytt prosjekt som har installert koden vår, og den må konfigureres og gis til klienten for en prøveperiode,
- Gul - kundens ønsker angående kontoen, det vil si enhver forespurt oppdatering,
- Rød – en feil eller kundeklage som krever umiddelbar korrigering (vi ønsker å leve uten dem, men det er ikke alltid mulig)
- Deltakere- et par personer som jobber med en oppgave representert av en leder (oppgaveleder) og en utvikler (utøver).
Begrep- når oppgaven må gjøres,
Antall oppgaver per prosjekt- ja, inne i hvert kort kan det være en helvetes liste over elementer,
En prioritet- det er oppgaver som må gjennomføres innen 1 time.
Tenk deg generelt systemet du bruker. Og plutselig dukker det opp en idé eller et ønske (det er verre hvis du finner en feil). Du åpner en nettprat, skriver forespørselen din til lederen, og de gir deg et standardsvar i stil med "takk, vi ordner det." Og du tenker på det faktum at du sendte tankene dine til ingensteds, selv om du fortsetter å drømme om en ny oppdatering (eller om en fikset feil). Men plutselig for deg, etter 1-2 dager svarer de deg: "Den er klar, kom inn og ta en titt." Ja, den ideelle verden eksisterer!
Kort sagt, oppgaveskjermen vår er aldri tom, i dag har vi sortert nesten hele køen. Men det skjedde også i livene våre:
Som du ser bruker vi en klassisk ordning i prosjektledelse. Men videre - mer.
Hvordan vi oppgraderte Trello
Trello er kjent for sin enkelhet, og ethvert hack som trengs for å få det til å fungere, må finnes eksternt – i plugins eller integrasjoner med deres API. Vi ble møtt med en pool av problemer som vi laget løsninger for selv:
1. Lag nye oppgaver med nye prosjekter
Når en sporingskode vises på vår klients nettside, vises kortet automatisk i Trello - for dette bruker vi Trello API og vår egen bot - det sjekker for utseendet av data fra klientens nettside, som installasjonskoden ble sendt til og hvilke vi ikke tidligere hadde sporet.
En ny oppgave er et grønt kort, som leder og utvikler automatisk er knyttet til, legges til dato (+1 dag til gjeldende dato) og prioritet (viktigere enn andre).
Ved utgangen: Utbygger har en bestilling i bassenget på et prosjekt som må forberedes så raskt som mulig. Og utvikleren, når han filtrerer selv, vil se nøyaktig ordretabellen hans:
Eh, jeg hadde ikke tid til å skjermdumpe oppgaven i Johns plan, siden den allerede er i gang:
Ja, robotene våre takler det ikke alltid, og vi er alltid klare til å hjelpe dem.
4. Levering av kontoret til oppdragsgiver
Når oppgaven er fullført og utvikleren ønsker å teste den, overføres kortet med prosjektet til listen "Need to test". I denne listen er lederen ansvarlig for den og aksepterer oppgaven fra kundens synspunkt:
- er alt gjort riktig,
- Er alt annet ødelagt?
Hvis alt virkelig er gjort riktig, overfører han oppgaven til Ferdig, som om han legger igjen en forespørsel om å rulle ut en løsning. På dette stadiet slutter en persons ansvar.
I dette øyeblikket våkner en annen bot, vekket av utseendet til et nytt kort i hulen. Den bruker vår API og, ved navnet på prosjektet, finner innstillingene for dette prosjektet i koden og ruller ut de siste oppdateringene til live-siden. Og ja, en annen bot samler inn et brev til klienten som sier at tidligere avtalte endringer ble gjort i prosjektet hans.
Han finner informasjon om klienten i administrasjonspanelet vårt, hvor du ved navnet på prosjektet kan finne brukerne av dette prosjektet og hvem av dem som er administrator. Nå ser det forresten ut til at det har blitt klart hvorfor vi i tittelen på oppgaven bruker navnet på nettstedet, og ikke tittelen på selve oppgaven.
På siste etappe Boten arkiverer kortet og det forsvinner fra brettet.
5. Analyse
Ja, Trello har rett og slett ikke analyser. Enda mer er han ikke designet for dette, siden han ikke anser en oppgave sendt til arkivet som fullført.
Og siden vi jobber med tall, og det er viktig for oss å måle enhver prosess, var det avgjørende for oss å se følgende tall:
Hvor mange prosjekter er inkludert i planen, og hvor mange av dem gjennomfører vi?
Hvor mye tid vi bruker på oppgaver, spesielt etter type - grønn, gul eller rød,
Hvilken utvikler gjør hvor mange oppgaver og hvor raskt.
Generelt er alle de oppførte problemene små sammenlignet med hovedutfordringen for oss: vår klient må få en løsning innen 1 dag. Og eventuelle hindringer på veien – ledere eller utviklere, størrelsen på oppgavekøen eller nedgang i responshastighet – må oppdages før de begynner å påvirke det endelige resultatet.
For å måle Trello brukte vi følgende verktøy:
-
Etterord
Som du kan se, har Trello funnet en utmerket bruk for å løse disse målene. Ja, det var tider da jeg ønsket å reise, si farvel, ta betalte verktøy for arbeidsflyt og drukne i funksjonaliteten deres, heldigvis er det mange av dem på markedet.
Men det viste seg at for løsninger som ikke er tilgjengelige i Trello, kan du finne din egen. Og et enkelt Kanban-brett, oppfunnet for bruk i fabrikker, kan brukes på moderne b2b-prosjekter. Spesielt når oppgavesetterne er tusenvis av kunder.
Hei alle sammen! I dag er gjesten min min venn og kollega Anna Vydysh med nyttig erfaring om hvordan man kan øke produktiviteten.
Anna Vydysh
Anna er forfatteren av programmer og metoder for å forenkle hjemmelivet, en stor fan av å lage lister, og vurderer å organisere livet i alle dets manifestasjoner, fra det omkringliggende rommet til personlig tid, hobbyen hennes. Grunnlegger av «Cozy Home»-ressursen, hvor han kombinerer kreativt og teknisk arbeid med å oppdra to barn og lage nettkurs.
Jeg gir ordet til Anna.
Hei, jeg heter Anna og er en Trello-misbruker. Men dette er kanskje det beste som har skjedd i livet mitt det siste året. Tidligere måtte jeg lagre jobb- og hjemmeoppgavelister på forskjellige steder: på papir, i Evernote og Google Keep. I mange år prøvde jeg å få orden på dette til ingen nytte, og en dag kom jeg over Trello.
Jeg registrerte uten noen spesielle illusjoner om at dette instrumentet ville bli i livet mitt i lang tid og helt uventet treffe blink. På tre dager flyttet alle listene mine til et nytt hus, og jeg fortsatte med glede å eksperimentere med å optimalisere hverdagsoppgaver på superpraktiske tavler, som senere resulterte i et minikurs «Lev mer produktivt med Trello».
I dag vil jeg vise deg noen eksempler på organisering av oppgaver og mål som vil tredoble produktiviteten din. Og de som leser artikkelen til slutt får en liten bonus. Gå…
System nr. 1. Alt er på sin plass
Takket være praktisk automatisering og klassifisering av oppgaver, trenger du ikke å bekymre deg for å gå glipp av noe. Du vil kunne holde selv de lengste gjøremålslistene under kontroll:
● distribuere gjøremålslister hver morgen for å få et løft av inspirasjon og sette deg opp for produktivt arbeid;
● konfigurere automatisering for å synkronisere e-posten din med innboksen din;
● aktiver "Card Snooze" og "Card Repeater" forbedringene for å fokusere på de viktigste tingene og ikke gå deg vill i de små tingene.Forbedringer du kan bruke på dette brettet:
Automatisering av Zapier: Spar tid på å organisere oppgaver ved å sende automatisk e-post, hendelser fra kalenderen og meldinger fra chat til styret.
Kalender: Vis oppgaver med forfallsdatoer i kalendervisning. Flott for å få en bredere oversikt over gjeldende og neste ukes hitlister.
Kort Repeater: Oppretter automatisk spesifikke kort etter en angitt tidsperiode. For eksempel kan oppgaven «betale husleie» vises i selve listen på datoen du angir.
Slumre kort: Hvis det ser ut til at noen oppgaver ikke blir løst denne uken, legg dem i arkivet til neste uke.
Dropbox og/eller Google Disk: Legg til viktige filer relatert til oppgaver og avtaler.
System nr. 2. Prioritering ved hjelp av Eisenhower-matrisen
Systemet som brukes av USAs president Dwight Eisenhower gjør det enkelt å rangere ting etter viktighet ved å bruke bare 4 kolonner. Du kan lese mer om dette systemet i artikkelen.
● hjelper til med å prioritere oppgaver;
● hjelper deg med å fokusere på langsiktige mål og ikke bli distrahert av det som ikke betyr noe;
● Samarbeid med kolleger og deleger ikke-prioriterte oppgaver ved å legge dem til i teamets styre eller kopiere andre lags tavler.System nr. 3. Drøm stort
Produktivitet handler ikke bare om å krysse av ting fra listen din, det handler også om å strebe etter vekst, se etter muligheter og sette mål. Dream Big-tavlen lar deg koble de store områdene i livet ditt (faglig utvikling, reiser, hobbyer) med trinnene du må ta for å vokse i disse områdene. Styret er ment for å sette mål; alle planer, interesser og insentiver er tydelig presentert på det:
● inndeling i sfærer bidrar til å kreativt forstå en rekke mål og ideer, og gjør det også mulig å se hele bildet;
● Legg til bilder, lenker, videoer, tagger og vedlegg til kortene dine med Evernote- og Google Drive-forbedringer. På denne måten kan du supplere dine mål med notater og insentiver;
● lister over oppgaver vil hjelpe deg med å lage en steg-for-steg-rute til målet, og en fullføringsdato vil hjelpe deg med å overholde tidsfristene. Du kan også dele styrer med kolleger og jobbe med oppgaver sammen.Jeg håper disse ideene inspirerer deg til å organisere alle oppgavene dine og få gjort mer hver dag. Kopier tavler, eksperimenter, og viktigst av alt, ikke vær redd for å legge til noe eget. Dette er livet ditt og gjøremålslisten din.
P.S. Vet du ikke hvordan du kopierer en tavle til profilen din med ett klikk? Jeg har utarbeidet detaljerte videoinstruksjoner om hvordan du setter opp regnskap og kom i gang med Trello.
For å få tilgang til de resterende 9 leksjonene av "Lev mer produktivt med Trello"-minikurset, legg inn bestillingen ved å bruke denne lenken.
Forresten, en liten bonus! Når du bestiller et kurs, skriv inn kampanjekoden OPTIMIZIRUEM og få 10% rabatt!MED Beste hilsener, Anna Vydysh
1. Naviger i Trello ved hjelp av tastaturet – det er raskere.
For å endre fokus mellom lister og kort på brettet, bruk piltastene. Du kan legge til et nytt kort ved å trykke på N. Ved å skrive inn navnet, spesifiser posisjonen til kortet ved å bruke ^-symbolet og tallet etter det. Til slutt, trykk SHIFT + ENTER - på denne måten, etter å ha lagt til et kort, vil du umiddelbart gå inn i redigeringsmodus, hvor du kan spesifisere alle tilleggsparametrene. For å redigere parametrene til allerede opprettede kort, trykk E eller T - den første tasten viser en liten meny, den andre - en stor. Lær alle de andre hurtigtastene, de vil definitivt være nyttige for deg.
2. Legg deg selv til kortene du nettopp har laget.
Når du oppretter et kort i Trello, blir du ikke automatisk lagt til det – du må trykke på mellomromstasten mens du fokuserer på det. Ved å legge deg selv til et kort viser du at du er engasjert i denne oppgaven eller er villig til å hjelpe til med den, og abonnerer også på alle varsler knyttet til den. Samtidig vises brukerbildet ditt på selve kortet. For å se alle kortene du har lagt deg til, gå til kortmenyen på profilen din eller trykk på Q mens du er på brettet.
3. Aktiver tillegg med kalender, stemmegivning og kortaldring.
For hvert brett kan du aktivere tre tillegg, som Trello kaller "powerups." Den første lar deg stemme på individuelle kort og dermed vise hvilke av dem som er mest etterspurt i laget ditt. For å stemme på et kort, fokuser på det og trykk på V. Det andre tillegget endres utseende kort som ikke har blitt rørt på lenge - det er bedre å enten endelig komme til dem, eller arkivere dem ved å fokusere og trykke på C. Det tredje tillegget er en kalender for sporing av frister for alle kort. Hvis du foretrekker Sunrise eller andre kalenderapper, kan du koble Trello til dem.
4. Del brettet eller listen når navigeringen blir for vanskelig.
Hvis horisontal og vertikal rulling gjennom lister på ett brett tar for mye tid, er det på tide å dele brettet i deler. Ikke vær redd stor kvantitet boards - B-tasten henter opp Boards-menyen med et raskt søk etter navn. Du kan raskt søke etter kort ved å trykke på /-tasten, og ved å klikke i rullegardinmenyen Lær mer vil du se nyttige søkekommandoer: kort kan filtreres etter tittel, frist, vedlegg, kommentarer og andre egenskaper. Fjern også den høyre sidestangen ved å trykke på W - som oftest vil den bare være i veien.
5. Vurder et fargeskjema for etikettene dine.
For hvert brett kan du sette et fargeskjema og merke kort med det. Du kan for eksempel fargelegge oppgaver etter haster, status, emner, prosjektdeltakere eller et annet prinsipp. Snarveier kan legges til ved å bruke #-symbolet i kortnavnet. Det viktigste er å prøve å følge den samme fargekoden overalt og sørge for at andre brukere forstår den - for å gjøre dette må du gi hver farge en tittel.
6. Legg til så mange vedlegg som mulig til hvert kort.
Det er veldig enkelt å legge til lenker, bilder, videoer og andre vedlegg til et kort - bare dra dem til det med musen. I tillegg til filer fra lokal lagring kan du koble de mest populære skytjenestene til Trello: Dropbox, Box, Google Drive og OneDrive. Dette vil gi deg rask tilgang til filer fra dem.
7. Sjekk om ett brett med tre lister er nok for alle kortene.
Selv om du kan jobbe i Trello som du vil, liker mange den klassiske oppsettet med tre lister: «i kø», «pågår» og «ferdig». Det har flere fordeler: For det første er det visuelt og åpenbart for alle, for det andre kan det overføres fra prosjekt til prosjekt, for det tredje lar det deg vurdere på et øyeblikk hvordan ting går. Den største ulempen er at den er helt uegnet for store prosjekter med dusinvis av oppgaver og deltakere - men det er usannsynlig at hvert brett du har vil være slik.
8. Lag en tavle med en liste for hver prosjektdeltaker.
En praktisk måte å fordele oppgaver på er å lage en tavle der hver prosjektdeltaker har én liste med alle oppgavene han jobber med eller skal jobbe med. I store prosjekter lar dette deg unngå forvirring om hvem som gjør hva og hvem som har ansvaret for hva. Hvis du ønsker å trekke noens oppmerksomhet til et av kortene, angi personens navn ved å bruke @-symbolet og de vil motta et varsel.
9. Gjør automatisk hvert listeelement til et kort.
Trello kan gjøre lister, hvor hvert element begynner på en ny linje, til flere kort samtidig. For å gjøre dette, kopier listen inn i vinduet der du legger til nye kort, trykk ENTER, og Trello vil tilby å enten lage et kort med en navneliste, eller dele denne listen i kort.
10. Installer en mobilutvidelse eller widget.
Trello har en flott mobilapp for iOS og Android med henholdsvis utvidelse og widget. Du kan raskt lage et nytt kort fra det ved å bruke et kamerabilde, bilde eller lenke fra utklippstavlen som grunnlag.
11. Slå av varsler og logg på Trello ikke mer enn tre ganger om dagen.
Varsler er nyttige når de ikke kommer for ofte. Dette er vanligvis ikke tilfellet med Trello - spesielt når du jobber med et stort prosjekt. Slå derfor gjerne av varsler og gå dit tre ganger om dagen: i begynnelsen, midten og slutten av arbeidsdagen. Oppgavebehandling er nyttig inntil det blir et mål i seg selv – logger du på Trello sjelden men regelmessig, kan du fokusere på å fullføre oppgaver.
12. Legg til i varsler om nye kort i Trello.
Slack har direkte integrasjon med Trello, noe som betyr at du automatisk kan legge til varsler om alle endringer på Trello-brettene dine til alle Slack-kanalene dine. Hvis du har mottatt ny idé, og du la det til i Trello, vil kollegene dine umiddelbart se det. På samme måte kan du spore status på kortene og hvem som tok på seg hvilken oppgave.
Nå forstår du Trello-landskapet: tavler, lister og kort. La oss ta en titt på Power-Ups, integrasjoner og utviklerplattformen som kommer til å gi deg mye mer igjen for produktivitetspengene dine.
Power-ups
Hør, vi vet at Trello ikke er den eneste appen teamet ditt bruker for å få ting gjort (hva?!). Ta med apper og tjenester som , og mer til Trello-brettene dine for å holde alle dataene dine plassert og tilgjengelig på ett sted.
Med et blikk kan du holde deg oppdatert på alt arbeidet som gjøres på tvers av hver app. kan også brukes til å tilpasse kort, legge til automatisering eller få et nytt perspektiv på tavler med funksjoner som , og mer.
Det er enkelt å legge til Power-Ups på tavlene dine:
- Klikk på Power-Ups-knappen på et styres meny for å åpne Power-Ups-katalogen.
- Klikk "Legg til" ved siden av oppstarten du vil legge til på tavlen.
- Klikk på tannhjulikonet ved siden av legg til-knappen for å redigere innstillingene og koble til eventuelle kontoer fra appene du integrerer med Trello-tavlen.
- For de fleste power-ups åpner du et Trello-kort og klikker på den nye knappen for Slå på for å begynne å legge til informasjon, filer og mer på kortene dine. Eller klikk på Power-Up-knappen øverst på Trello-brettet ditt.
Rask merknad: Hvert brett kan ha én Power-Up aktivert gratis, og teammedlemmer kan aktivere ubegrensede Power-Ups på brettene sine.
Lag et kraftspill
Lag bruker Power-Ups for å gjøre Trello-brett til den ultimate appen for å få ting gjort. En lett CRM for oppstartssalgsteam, et e-postfritt innholdsstyringssystem, et kraftsenter for designteam og mer.
Her er en rask titt på noen få forskjellige måter avdelingen din kan få mer gjort med Power-Ups.
Redaksjonell markedsføringskalender
- Start en artikkeloversikt i og fest den til et kort for å vise ideen.
- Lag et nytt Google-dokument direkte fra Trello og komponer artikkelen.
- Angi en forfallsdato for publisering og visualiser pipelinen med .
- Legg ved en Disk-mappe til kortet slik at alle kan få tilgang til bildeelementene for innlegget.
Salgs CRM Pipeline
- Legg ved kundeemner og muligheter til kort for rask tilgang til viktig informasjon.
- Opprett for forespørsler, tilbud og tilleggsdatapunkter.
- Sikkert administrer og del kontrakter og dokumenter med.
- Hold styr på planlagte møter og samtaler med .
Design arbeidsflyt
- Fest prototyper til kort fra .
- Organiser visuelle eiendeler på ett sted med .
- Send kort til kanaler for tilbakemeldinger fra teamet.
- Ha et dedikert rom for vanlige.
Sjekk ut flere måter markedsføring, salg, utviklere, PM-er, HR og support kan tilpasse brettene sine med Power-Ups i vårt.
Integrasjoner og utvidelser
Tilpass Trello-opplevelsen enda mer med nettleserutvidelser, tillegg og koblinger laget av både Trello-teamet og tredjepartsutviklere.
Utvikle på Trello
Vil du bygge en Power-Up for teamet ditt, en tilpasset funksjon eller en kul nettleserutvidelse? Frykt ikke: Trello har en åpen plattform som enhver utvikler kan bygge på. Lær alt om Trello API, Power-Ups-plattformen, og sjekk ut noen enkelt remiksbare Power-Up-eksempler på . Den har alt du trenger for å komme i gang med utviklingen på Trello-plattformen.
Prosjektledelse i et nettstudio bør være sentralisert, men det er godt å si, men vanskelig å gjøre. Spesielt hvis bedriften har eksterne ansatte som har behov for å være på vakt på samme måte som sine interne kolleger – gjennom hele arbeidsdagen.
For øyeblikket er det mange forskjellige tilbud på TaskManager/CRM-markedet, men ikke alle egner seg for prosjektledelse i et webstudio.
Nettstudio "Maguay" har vært i drift siden 2009. I løpet av denne tiden prøvde vi mye ulike systemer for å administrere prosjekter og fant først nylig den ideelle programvarepakken for seg selv. Men la oss gå tilbake til begynnelsen.
I begynnelsen av 2009 gjennomførte vi prosjekter ved hjelp av PhpBB-forumet. Nå høres det morsomt og absurd ut, men så virket det som om ingenting kunne være mer praktisk. Der ble det også lagt inn data om dokumentflyt og potensielle transaksjoner.
Dette "mangfoldet" var nok for oss i et par år, og så i 2011 fant vi TaskManager, skreddersydd for webstudiobransjen og det var "Megaplan". I det øyeblikket kjente gleden vår ingen grenser - et kult grensesnitt, med gjennomtenkt brukervennlighet og veldig praktisk innhold. Men snart tok entusiasmen seg raskt av. Systemet på den tiden var fortsatt ganske "rå", funksjonaliteten var dårlig. Det var upraktisk å legge inn potensielle avtaler, lagre filer og angi oppgaver. For distraherende elementer, unødvendige knapper, funksjoner var irriterende; for eksempel, når du angir en oppgave, omringet knapper opprettelsesskjemaet på så mange som 4 sider. Forretningsprosesser var vanskelige å sette opp, og kanskje for noen fantes det ikke slik funksjonalitet i det hele tatt. Nå, etter anmeldelsene å dømme, er Megaplan allerede en gjennomtenkt, funksjonell og praktisk ting. I 2011-2013 var ikke dette helt sant, men i mangel på noe bedre fortsatte vi å jobbe med Megaplan.
På den tiden vurderte vi også utenlandske analoger – Basecamp og Jira, men det engelskspråklige grensesnittet var frastøtende, og mestring av mange funksjoner krevde mer tid enn vi kunne og ønsket å bevilge.
Og så i 2013 oppdaget vi Bitrix 24, som vi fortsatt bruker i dag. Dette er ikke et ideelt produkt, men til å begynne med var det mer funksjonelt og praktisk enn Megaplan. Vi byttet til det nesten smertefritt, med data overført og lagret. Dataene ble ikke overført umiddelbart, men først da 1C-Bitrix kjøpte en andel i Megaplan - dukket det opp en praktisk integrasjon av data fra Megaplan til B24, som vi utnyttet med hell.
For tiden har vi brukt B24 som et prosjektstyringssystem i 5 år. Men samtidig er ikke dette det eneste systemet som hjelper oss i arbeidet.
Vi i Magwai-studioet leter hele tiden etter de mest praktiske programvarekombinasjonene for å gjøre forretningsprosessene så praktiske og logiske for oss som mulig.
For øyeblikket er kombinasjonen Bitrix24 + Trello + AmoCRM praktisk for oss og dekker alle prosesser, starter med salg, fortsetter med oppgaveplanlegging og slutter med selve utviklingen.
Bitrix24 har ganske omfattende funksjonalitet, men det er noen nyanser som ikke er helt praktiske for oss, og det er funksjonalitet som vi noen ganger mangler i arbeidet vårt.
For eksempel er det svært mangel på prioriteringer som kan tildeles oppgaver ved å bygge en kø. Og rekkefølgen på oppgavene i Bitrix24 i seg selv er ikke så praktisk for oss: hver gang vi trenger å spesifisere sortering. Det overordnede bildet – hvem som gjør hva, hvor mange oppgaver er i designet, hvor mange oppgaver er teknisk støtte – er vanskelig å spore i Bitrix24. Det siste er spesielt viktig, fordi det er nødvendig for ledere på alle nivåer å se hvor travle spesialister er for øyeblikket, køen av fremtidige oppgaver og prioriteringer. Dette er den eneste måten å forstå arbeidsmengden til studioet, muligheten til å ta på seg et nytt prosjekt eller sette av tid til å utvikle studioets eget produkt.Det er også visse vanskeligheter fra utøvernes side. Utøveren ser 100 500 forskjellige oppgaver, og selv om de er gruppert i grupper, gjør dette ikke "fotduken" noe mindre. På den annen side er vi helt fornøyd med funksjonaliteten ved å sette oppgaver, overvåke implementeringen av dem og kommunisere i B24-chatten. Hvordan håndtere dette? – Vi fant en løsning i form av Trello.
Trello er faktisk et ordinært Kanban-brett, som det er veldig mange av, B24 har også en del innebygd task board-funksjon, og det er en god betalt løsning fra Sibiriks. Men Trello, etter vår mening, har en rekke fordeler:
1. Du trenger ikke å betale penger. Mer presist kan du kjøpe et abonnement for avansert funksjonalitet, men det som tilbys gratis er nok;
2. Enkelhet og intuitivt grensesnitt.
3. Tilpasning for å passe teamets behov. Vi oppretter kun de brettene som trengs, setter opp våre egne oppgavelister i hvert brett, administrerer tilgangsnivåer til hvert brett, konfigurerer og tildeler markører til hvert kort selv.
Dermed må alle oppgaver settes i B24 og dupliseres i Trello i form av kort med Kort beskrivelse og en lenke til oppgaven. Vi ser hvor mange oppgaver det er på hvilken eksekutør for øyeblikket, hva som er prioritet på oppgavene og hvilke statuser (for eksempel "gjøre det haster" eller "feil etter testing").
Før vi begynte å bruke Trello, hadde vi flere magnettavler som vi planla arbeidet på og overvåket prioriteringen av oppgaver. Mange av kollegene våre bruker klistremerker, generelt kommer alle seg ut så godt de kan. Men nå har vi helt forlatt fysiske medier for å planlegge oppgaver.
Over tid utviklet vi et praktisk system der alt som var nødvendig for komfortabel prosjektledelse ble reflektert på styret, men problemet gjensto - hvordan gjøre det mer mobilt, hvordan vise dette brettet til alle ansatte (inkludert de som er utenfor kontoret for nå).
Vi prøvde mange forskjellige alternativer, men det var Trello-tjenesten som gjorde at vi kunne overføre hele det etablerte systemet med magnettavler til elektronisk form, samtidig som kommunikasjonen i prosessene ble bedre.
Mer viktig poeng Det vi mangler i B24 er en database med potensielle transaksjoner, kontroll av arbeidet med dem for salgsavdelingen. Og igjen, denne funksjonaliteten er tilgjengelig i B24, men vi er absolutt ikke fornøyd med den. Det er en følelse av at det ble laget av teknikere, uten å tilpasse seg behovene til markedsførere og selgere - etter vår mening er grensesnittet så upraktisk. Derfor bruker vi ikke CRM-mekanismen innebygd i B24, og erstatter den med en annen tredjeparts AmoCRM-tjeneste.
Hvis vi snakker om AmoCRM, har åpningen av denne tjenesten raskt og tydelig prikket jeg-ene i studioets salgssektor.
Vi har jobbet i Amo siden 2016 og det er så hyggelig og praktisk at det projiseres direkte på de fornøyde ansiktene til salgsspesialistene.
Systemet er bygget så enkelt at mestring av funksjonene skjer intuitivt. AmoCRM lar deg holde styr på alle potensielle kunder, se dem på et felles «brett», fest forskjellige sceneklistremerker (som du forresten kan lage selv) og angi oppgaver innenfor avtalen.
Separat kan vi fortelle deg at Amo er en praktisk katalog over alle kontakter som samhandlet med studioet vårt under salg av prosjekter. Dette lar deg lagre all informasjon om Kunden på ett sted, i stedet for å lage fjell med arkiver for dette. I tillegg er det med dette systemet enkelt å gjennomføre sekundære transaksjoner når klienten kommer tilbake til studioet, eller når vi "minner" oss selv igjen over tid.
Alle bedrifter streber etter å forbedre sin forretningslogikk og generelt optimalisere sin tilnærming til arbeidet for å øke effektiviteten.
Etter å ha undersøkt mange tjenester over den lange perioden av studioets arbeid, har vi funnet og bruker den mest praktiske programvarekombinasjonen for oss, Bitrix24 + Trello + AmoCRM.
Men det er ingen grense for perfeksjon, vi ser med interesse på TASKManager/CRM-markedet og tester gjerne noe nytt. For eksempel for timebasert teknisk support og for fast jobb Vi bruker allerede Slack med utenlandske kunder. Fordi vi alltid prøver å fleksibelt tilpasse oss nye omstendigheter i webutviklingsmarkedet eller endringer i studioet.
Men på dette stadiet snakker vi om hva som virkelig fungerer, om vår vanskelige erfaring, og vi håper at vår tilnærming vil være nyttig og interessant for noen som, som oss, leter etter råd om hvordan de kan forbedre komforten ved å drive virksomheten sin i det digitale feltet.
Google-regneark
Laster inn...