Kontoritöö põhitõed ja dokumendivoog lühidalt. Äriajalugu. Kontoritöö korraldamisel on kolm vormi: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud

1. ÄRIJUHTIMISE SISSEJUHATUS

1. Dokument juhtimissüsteemis.

2. Kontoritöö ja dokumendiringluse põhimõisted.

3. Kontoritöö arengu ajalugu Venemaal.

1.1. DOKUMENT HALDUSSÜSTEEMIS

Peamine juhtimis- ja muu teabe fikseerimise ja edastamise viis juhtimissüsteemis on dokument ning mis tahes asutuse tehtud otsuste kvaliteet ja sellest tulenevalt ka tegevuse üldtulemus selle sõna laiemas tähenduses sõltub suuresti sellest, kuidas korraldatakse tõhusalt dokumentaalset tuge. Asutuses töö nõuetekohane dokumenteerimine põhineb asjakohasel regulatiivsel ja metoodilisel raamistikul - organisatsioonilise, juhendava, metoodilise iseloomuga juriidiliste dokumentide kogumil. Igas asutuses töötatakse välja kantseleitööd reguleerivad ja metoodilised dokumendid vastavate õigustloovate aktide alusel.

V vastavalt föderaalseadusele "Teabe, informatiseerimise kohta

ja teabekaitse” 20. veebruarist 1995 nr. 24-FZ (artikkel 5), dokumentatsioon (st dokumentide loomine) on teabe teabeallikatesse lisamise eeltingimus. Samuti on seal kirjas, et dokumenteerimine toimub bürootöö korraldamise, dokumentide ja nende massiivide standardimise eest vastutavate riigiasutuste kehtestatud viisil. Riiklik regulatsioon ei laiene mitte ainult dokumenteerimise ulatusele, vaid ka dokumentidega töökorraldusele.

Bürootöö riiklikku reguleerimist teostab Venemaa Föderaalne Arhiiviteenistus (Rosar-Khiv), mis on kooskõlas Vene Föderatsiooni arhiivifondi määrustega (kinnitatud Vene Föderatsiooni presidendi 17. märtsi dekreediga). , 1994 nr Föderatsioon 28. detsember 1998 nr 1562) annab sektoritevahelisi organisatsioonilisi ja metoodilisi juhiseid ja kontrolli föderaalvalitsusorganite kantseleitöö dokumentide korraldamise üle, koordineerib riikliku kontoritöö süsteemi ja ühtsete dokumentatsioonisüsteemide väljatöötamist. .

Vene Föderatsiooni standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise komitee (Venemaa Gosstandart) teostab standardimise riiklikku juhtimist, sealhulgas dokumentide ja dokumentatsioonisüsteemide ühtlustamist ja standardimist, ülevenemaaliste tehniliste klassifikaatorite väljatöötamist, rakendamist ja hooldamist. , majanduslik ja sotsiaalne teave.

Venemaa Föderatsiooni valitsus, föderaalsed täitevvõimuasutused vastutavad täitevvõimudes dokumentatsiooni toetamise korraldamise ja asjakohaste regulatiivsete õigusaktide väljatöötamise eest.

1.2. BÜROOTOOTMISE JA DOKUMENTIDE HALDUSE PÕHIMÕISTED.

Mis tahes ettevõtte juhtimine- see on infoprotsess, mille käigus saadakse infot, töödeldakse, tehakse otsus, otsus edastatakse täitjatele, kelle tegevust kontrollitakse.

Teabeprotsessi kõikides etappides luuakse dokumente, millesse salvestatakse mitmesugune teave.

Dokument on teabe kogum, mis asub materiaalsel andmekandjal ja millel on õiguslik alus.

Ülesvoolu

		juhiseid
	Administreerimine
				juhtimine
	protokollid,
	järeldused		kontoritöö
				Esinejad
		kontroll	kontori märkmed,

aruandlus

Riis. 1. Ettevõtte infoprotsessid

Iga organisatsioonisüsteemi juhtimise lahutamatu osa on kontoritöö.

Mõiste "paberimajandus" ilmus 18. sajandi teisel poolel ja tähendas mitte ainult kausta dokumentidega, vaid ka lahendatavat küsimust. Käesoleval ajal tähendab see mõiste juhtumi infotoe korraldamist, s.o. dokumendihaldus.

kontoritöö- tegevusvaldkond, mis on seotud dokumentide loomise ja nendega töötamise protsessiga.

Kontoritöö eesmärk– juhtimisprotsessi infotugi

Kontoritöö peamised ülesanded:

 dokumentide loomine, s.o. nende kinnitamine mis tahes vedaja;

 dokumentide üleandmine nende hilisemaks täitmiseks või otsustamiseks;

 dokumentide registreerimine nende täitmise kontrollimiseks;

 dokumentide süstematiseerimine ja säilitamine, dokumentide kiire otsing

nagu vajatud.

Ettevõtluse korraldamise vormid:

Tsentraliseeritud vorm iseloomustab asjaolu, et kõik dokumenditöötlustoimingud on koondatud (tsentraliseeritud) ühte keskusesse kogu asutuse – büroo, üldosakond või sekretär – jaoks. See vorm on tüüpiline väikestele asutustele.

detsentraliseeritud vorm hõlmab bürootoimingute hajutamist asutuse struktuuriüksuste vahel; samal ajal teostab igaüks neist suhteliselt homogeenset kontoritoimingute kogumit. Vähe kasutatud.

Segavormiga tehakse toiminguid tsentraalselt (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, kontroll, paljundamine) ja detsentraliseeritult (dokumentide säilitamine, toimikute moodustamine). Tüüpiline keskmistele ja suurtele asutustele.

Kontoritöö kontseptsioon lähtub dokumentatsiooni mõistest.

Dokumentatsioon- see on reguleeritud protsess teabe salvestamiseks paberile või muule andmekandjale, mis tagab selle tugevuse.

Dokumenteerimisvahendid- tööriistad, mida inimene kasutab dokumentide loomiseks. Need jagunevad:

lihtsad vahendid(pliiatsid, pliiatsid)

mehaanilised ja elektromehaanilised vahendid (kirjutusmasinad,

magnetofonid, foto-, filmi- ja videotehnika)

automatiseeritud vahendid (arvutitehnoloogia).

Dokumenteerimine hõlmab kehtestatud salvestusreeglite järgimist

iga dokumendiliigi spetsiifiline teave. Nende reeglite järgimine annab loodud dokumentidele juriidilise jõu.

Õiguslik jõud- kehtivate õigusaktidega talle teatavaks tehtud ametliku dokumendi omand, selle väljastanud asutuse pädevus ja registreerimise kord.

Rekvisiit - dokumendi täitmise kohustuslik element (dokumendi liigi nimi, adressaat, kuupäev, allkiri).

Dokumendi vorm- see on dokumendi üksikasjade kogum, mis on korraldatud standardiga kehtestatud järjekorras.

Dokumentatsioonisüsteem- päritolutunnuste, eesmärgi, liigi, tegevusala, ühtsete nõuetega seotud dokumentide kogum.

Dokumentidega töö korraldamine hõlmab asutuse dokumendivoo korraldamist, dokumendi säilitamist ja nende kasutamist asutuse jooksvas tegevuses.

Asutuse dokumendivoog on dokumentide liikumise protsess organisatsioonis nende loomisest või vastuvõtmisest kuni täitmise lõpetamiseni ja arhiivi üleandmiseni.

Dokumenti reklaamitakse:

1. Ruumis: ettevõtte sees ja väljaspool seda.

2. Ajaliselt: alates dokumendi loomisest või vastuvõtmisest kuni selle adressaadile saatmiseni või hoidlasse üleandmiseni.

Töövoo korraldamine ettevõttes (vt slaidi)

Töövoo välised ja sisemised kontuurid on olemas.

Väline ahel algab sissetulevate (väliste) dokumentidega, mis sisenevad ettevõttesse väljastpoolt. Saadud dokumendid registreerivad sekretärid ja esitatakse seejärel täitmiseks. Välisring lõpeb väljaminevate dokumentide registreerimisega.

Kui dokument luuakse organisatsioonis endas, siis on sisemine kontuur dokumendi läbimine (algatamine - täitmine - kinnitamine - kinnitamine

ootamine - registreerimine). Sageli toimub selle versioonimine just dokumendi lõigu sisekontuuril (st dokument eksisteerib erinevates versioonides). Näiteks heakskiitmise etapis, kui ilmuvad erinevate inimeste kommentaarid. Kontoritöö oluliseks ülesandeks on dokumentide versioonide jälgimine, kogumine ja haldamine, samuti dokumentide muudatuste kontrollimine.

1.4. VENEMAA KONTORITÖÖ ARENGUAJALUGU

Kuni 10. sajandini olid kodanikevahelised õigussuhted peamiselt dokumenteeritud. Juba sel ajal valitses dokumentide, näiteks reisikirjade, kirjalike testamentide jms koostamise ja töötlemise kultuur ning ka erikoolis valmistati vürstide ja suurfeodaalide jaoks ette kirjatundjaid, kohtusekretäre, trükkaleid (pressihoidjaid). , puudus aga ühtne riigiametitöö süsteem See oli.

1. etapp. Kontoritöö süsteemi päritolu (XI - XV sajand).

Vana-Vene riigi periood on bürootöösüsteemi traditsioonide järkjärgulise kokkumurdmise periood, dokumentide dokumenteerimise, töötlemise ja säilitamise kogemuste kogumine, nende ohutuse tagamine, sealhulgas kaitse volitamata juurdepääsu ja võltsimise eest.

Perioodi iseloomulikud tunnused:

1. Ilmus professionaalsed ametnikud: kiriku psalmistid

ja ametnikud (14. sajandil nimetati ametnikeks kõiki kontoritööd tegevaid inimesi).

2. Koostati kontoritöö originaaljuhendid - blanketid, kuhu märgiti dokumentide koostamise etapid - must kiri, toimetus, valge koopia.

3. Tekkis vajadus hoida olulise info saladust, mille tulemusena tekkisid erinevad traksid (allkirjad), pitsatid, sillad (allkirjad liimidel), st.teabe kaitsmise elemendid volitamata juurdepääsu eest ladustamise ja kasutamise etapis.

Sellest ajast pärinevad ka esimesed dokumentide võltsimise juhtumid.

4. Dokumentide õigusjõu tühistamiseks on välja töötatud kord. ema-

paraku võttis spetsiaalsest laost “larnik” (rindkere hoidja koos lisaga

dokumendid) ja hävitatakse tunnistajate juuresolekul. Eriti olulised dokumendid hävitas linnavolikogu valitud komisjon, sageli avalikult, pidulikus õhkkonnas. Vähemtähtsad dokumendid tagastati autoritele või lihtsalt kustutati pärgamendilt, millele need olid kirjutatud, ja puhastatud lehti kasutati uuesti.

5. Dokumentide ja dokumentatsiooni turvaliseks hoidmiseks eraldati kohad: gostiny dvor ja kloostrid.

Peaaegu XIV sajandi lõpuni. Venemaal on kirjutamise põhimaterjal

elas pärgament (spetsiaalselt riietatud nahk), mida dokumentides nimetatakse hartaks ja lihtrahvas lihtsalt vasikalihaks. . Vanim vorm

dokumendiks oli kiri - eraldi pärgamendileht veidi üle 15 cm laiune

(3,5 tolli). Dokumendid kirjutati läbiva tekstiga, ilma sõnadeks jaotamata ning kirjavahemärkidest kasutati ainult punkti lause lõpus.

2. etapp. Kohustuslik kantseleitöö (XV - XVII sajand).

Riigikantseleitöö kujunemise ja arengu perioodi nimetatakse tavaliselt tellimisperiood, esimeste riigiasutuste nimede järgi

- korraldused. Sel perioodil luuakse järk-järgult kesk- ja kohalike asutuste kontoritöö süsteem, moodustatakse kontoritöötajate kaadrid, stabiilsed dokumentide vormid ja nende koostamise meetodid.

Perioodi iseloomulikud tunnused:

1. Kontoritööd tehti korras onnides, mis samal ajal olid ka külastajate vastuvõtu kohaks ( kohalolek), kontor ja ar-

hiv. Dokumendid paigutati tavaliselt laudadele, pinkidele, eriti väärtuslikud - kastidesse-kirstudesse samades ruumides, kus toimus jooksev töö ja külastajate vastuvõtt. Tellimustes koostati laos olevate dokumentide inventuurid,

a 17. sajandil teavikute inventuuride jaoks koostati tähestikud - spetsiaalsed registrid dokumentide kohta päringute tegemiseks.

2. Dokumendid tehti paberil ja neil oli kindel vorm – veerg(sammas, sammas), st. kitsastest kokkuliimitud paberilehtedest tehtud rull.

Samba komponente nimetati "statiivideks". Lehtede liimimise kohad ise said sama nime. Veerg ei olnud tegelikult üks dokument, vaid hõlmas kogu juhtumi dokumentide komplekti. Veergude tekst oli kirjutatud ainult ühele küljele, tagakülge kasutati ainult märkide, resolutsioonide, aadresside kinnitamiseks. Dokumente hoiti rulli või rulli keeratuna; eriti oluliste dokumentide jaoks tehti erikohvreid, kuid sagedamini hoiti neid lihtsalt kastides ehk kastides. Dokumendi selline vorm oli ebamugav, kuna vajaliku teabe otsimisel kulus veeru laiendamiseks ja ahendamiseks palju aega. Liimimine ise ei olnud piisavalt tugev, mis tõi kaasa dokumendi riknemise ja kulumise. Koos dokumendi veeruvormiga sündis ka märkmikuvorm, mida hakati tellimustes kasutama. Märkmik on pooleks volditud paberileht. Märkmikud koguti kokku, köideti vastavalt vajadusele ja koostati raamatud.

3. Dokumendile andis juriidilise jõu mõtete nn "omistamine".

nogo dyaka - ametniku allkiri, mis asetatakse silpides dokumendi tagaküljele nii, et selle tähed katavad liimitud lehtede mõlemat otsa.

(Ei tsaar ega bojaarid ei allkirjastanud dokumente, välja arvatud välisriikidega sõlmitud lepingudokumendid). Selline dokumentide allkirjastamise viis tagas teabe kaitse ja raskendas nende võltsimist.

4. Riigiasutuste juhtimistegevust fikseerivaid dokumente on erinevat tüüpi: kõrgeimalt võimult alluvatele

nym saadeti tunnistused, määrused ja laused, saadeti kohalikelt asutustelt vastused korraldustele, pöördumised olid isikute kirjaliku pöördumise vormiks riigiasutustele.

5. Enamik detaile pole tekstist veel esile tõstetud,need. apellatsioonkaebus, pagan

6. Iga dokument registreeriti:kättesaamisel kleebiti dokumendile kuupäev ja ametnik tegi märge “välja kirjutada”, mis tähendas “päringud”. Tegelikult tähendas see juhtumi arutamise algust.

3. etapp. Kolleegiline vaimuliktöö (XVIII sajand).

Peamine erinevus kollegiaalse kontoritöö vahel seisnes selles, et selle korraldus oli seadusega reguleeritud. Kollegiaalse ettevõtluse periood

tootmine on korrelatsioonis Peeter I reformidega. Just tema lõi Venemaa bürokraatliku süsteemi, mis määras tänapäevase töö dokumentidega. Peeter I võib õigusega nimetada "Vene bürokraatia isaks".

Perioodi iseloomulikud tunnused:

1. Anti välja seadusandlik akt "Üldmäärused", mis käsitles üksikasjalikult dokumenteerimise küsimusi. (dokumentide registreerimise reeglid,

kontroll nende täitmise üle, nende koostamise, sertifitseerimise, säilitamise kord) ja

kohtuasjade liikumine (dokumendivoog). Määruses on isegi määratletud, kuidas lauad peavad olema paigutatud (peaksid olema lukuga sahtlid), kuidas peavad istuma ametnikud (kaks lauas) jne. Tööpäev kolledžites kestis 8 tundi. Tööd tehti aastaringselt, välja arvatud kolm suvekuud ja pühad. Ühe tööl mitteilmumise päeva eest arvati maha kantseleitöötaja kuu töötasu, töötamata tunni eest arvestati maha nädala palk.

2. Dokumendil on kasutusele võetud kolleegiumi juhi ja liikmete allkiri.

3. Kehtestatud templite kasutamise kord.Trükirakendus on

toimus kahe tunnistaja juuresolekul.

4. Dokumentide veergvormid asendati vihikutega - 4 pooleks volditud ja niididega õmmeldud paberilehte. Mitmest köidetud vihikust moodustas raamat.

5. Dokumentidesse ilmusid uued andmed: sissetulevate ja väljaminevate registreerimise numbrid, adressaat, allkiri, koostamise kuupäev, dokumendi liik jne,

muutumine kaasaegses kontoritöös.

6. Paljude dokumentide jaoks kehtestati ametlikud vormid ja töötati välja reeglid detailide paigutamiseks paberilehel.

7. Hakati välja töötama erinevaid dokumentatsioonisüsteeme:

rahaline, milles mõisted "deebet", "kreed-

dit", "bilanss"; sõjavägi - ettekanded, aruanded, juhised, dispositsioonid;

lepinguline rahvusvaheline - märkmed, memorandumid, väljasaadetised;

kohtulik - ülekuulamised, vandetõotused, ütlused, karistused;

statistilised - rahvaloendused, mida nimetatakse revisjonideks, provintsiaruanneteks.

4. etapp. Ministrite dokumentide haldamine (XIX - XX sajandi algus).

Praegune dokumendihaldussüsteem nn tegevbüroo töö. Haldussfääri tekkisid ministeeriumid ja kollegiaalsus asendus ministrite juhtimise ühtsusega.

Perioodi iseloomulikud tunnused:

1. Kehtestati ühtsed põhimõtted kontoritöö läbiviimiseks mini-

Venemaa kurjus - alates dokumentide loomisest kuni nende arhiveerimiseni. Erilist tähelepanu pöörati ministeeriumide suhtlemise järjekorrale teiste institutsioonide ja keisriga, olenevalt sel ajal kujunenud hierarhiast.

2. Kasutusele on võetud mitmeastmeline dokumentide registreerimise ja arvestuse süsteem.Kõik ministeeriumis olevad dokumendid kanti päevikusse. Igas osakonnas oli sarnane register, kuhu sisestati põhiandmed.

3. Dokumentide vormistamise üle kehtis kontrollisüsteem. Kuu pro-

Struktuuriüksustes viidi läbi juhtumite audit, vormistatud ja vormistamata dokumentide arvu kohta peeti arvestust spetsiaalsetel lehtedel. Aasta lõpus koostati ministeeriumile üldavaldus.

4. Dokumentide vormid on muutunud. Ametlikud dokumendid vormistati nurgadetailidega kirjaplangile.Vormi detailide koosseis sisaldab

Dili: asutuse nimi, struktuuriüksuste nimetused, kuupäev ja registreerimisnumber, teksti lühipealkiri, link saabunud dokumendile. Alates eelmise sajandi 20. aastate lõpust hakati vorme tootma tüpograafiliselt.

5. Ilmusid uut tüüpi dokumendid: telegrammid ja telefoniteated.

6. Avaldati näidisdokumentide kogumikud - kirjatundjad.

5. etapp Riigikantseleitöö nõukogude periood (1917.

Perioodi iseloomulikud tunnused:

1. 1917-1920 Juhtkonna dokumentatsioonitoe taseme vähendamine

(töölised, sõdurid, talupojad, kellel polnud eriharidust) läksid tööle vastloodud nõukogude institutsioonidesse.

2. 1925-1926 Moodustati kaks suurt organisatsiooni: Juhtimistehnoloogia Instituut (ITU) ja Institutsioonide Ehituse Riiklik Büroo

(Orgstroy). ITU tegeles teoreetilise uurimistööga juhtimisvaldkonnas ning Orgstroy rakendas neid praktikas, aidates kaasa uue kontoritehnika ja kontoritehnika kasutuselevõtule. ITU-s loodi standardimiskabinet, kes tegeles dokumentatsiooni (kirjad, telegrammid, telefoniteated, protokollid) ja kantseleitöö (tint, kirjutusmasinalindid) üleliiduliste standardite väljatöötamisega.

3. 1932. aastal ITU likvideeriti ja dokumentide haldamise küsimuste tsentraliseeritud metoodiline täiustamine lõppes.Sellest hetkest algas kontoritöö ajaloos pikk “iseseisvuse” periood: iga osakond omal moel reguleeris tööd ametlike dokumentidega.

4. 1963. aastal kinnitati "NSVL asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete kantseleitöö dokumentaalse osa ja arhiivide moodustamise põhireeglid".

See dokument on endiselt kontoritöö juhiseks.

5. 1973. aastal töötati välja Unified State Record Keeping System (EGSD).

USSD on teaduslikult järjestatud reeglite, määruste ja soovituste kogum haldamise dokumentatsioonitoe korraldamiseks ja säilitamiseks alates dokumendi loomisest kuni selle arhiivi esitamiseni.

6. Aastatel 1970-1980. juhtimisdokumentide jaoks oli GOST-ide plokk.

7. 1980. aastatel. Dokumendiblankettides sisalduvate andmete töötlemise automatiseerimiseks on välja töötatud ühtsed dokumentatsioonisüsteemid (UDS).

Nõukogude kontoritöö areng aastatel 1970-1980. pani aluse kontoritööle Vene Föderatsioonis. Paljud sel perioodil loodud regulatiivsed ja metoodilised dokumendid kehtivad tänaseni.

1.4. KONTORITÖÖDE REGULEERIV BAAS

Bürootöö reguleeriv raamistik on seaduste ja määruste kogum

organisatsiooni tegevuse käigus dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise tehnoloogiat reguleerivad aktiivsed õigusaktid.

Kontoritöö reguleeriv raamistik sisaldab järgmisi komponente:

 Vene Föderatsiooni õigusaktid;

 GOST-id;

 määrused;

 klassifikaatorid;

 Juhtimise dokumentatsioonitoe riiklik süsteem.

Informatiseerimise ja dokumenteerimise valdkonna õigusaktid:

 Vene Föderatsiooni seadused: Vene Föderatsiooni tsiviilkoodeks, Vene Föderatsiooni standardimisseadus, Vene Föderatsiooni seadus "Arhiivifondi ja arhiivide kohta"

 Presidendi dekreedid ja korraldused: "Riigi informatiseerimispoliitika aluste kohta", "Vene Föderatsiooni arhiivifondi eeskirjade kinnitamise kohta"

 Valitsuse määrused ja korraldused: "Standardeerimise, mõõtmiste ühtsuse tagamise, toodete ja teenuste sertifitseerimise alase töö korraldamise kohta", "Vene Föderatsiooni elanikkonna teabetoe parandamise kohta"

 Vene Föderatsiooni föderaalseadused: "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta", "Rahvusvahelises teabevahetuses osalemise kohta", "Elektrooniliste arvutite ja andmebaaside programmide õiguskaitse kohta"

 Vene Föderatsiooni üksuste valitsus- ja täitevvõimude õigusaktid, mis reguleerivad kontoritöö küsimusi.

Riigi standardid (GOST) dokumentatsiooni jaoks

Teenindusdokumentide registreerimine on rangelt reguleeritud standarditega.

Standard on tüüpiline tüüp, näidis, millele objekt peab oma omaduste, omaduste ja omaduste poolest vastama.

Vene Föderatsiooni 10.06.93 seadus "Standardeerimise kohta" määratleb standardimise kui normide, reeglite ja tunnuste kehtestamise tegevuse. Standardite levikualad, nende sisu, ulatuse määravad riigiasutused.

Nimi
GOST R 6.30-2003	Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Ühtne-
	naya organisatsiooniliste ja haldusdokumentide süsteem-
	tsioone. Nõuded dokumentidele.
	Vastu võetud ja jõustatud Venemaa riikliku standardi dekreediga
GOST R 51141-98	Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused
GOST 6.10.1-88	Unified Documentation Systems (UDS). Peamine
	sätted
GOST 6.01.1-87	Tehnika ühtne klassifitseerimis- ja kodeerimissüsteem
	majandusteave. Võtmepunktid
GOST 6.10.5-87	Unified Documentation Systems (UDS). Trebova-
	niya näidisvormi ehitamisele
GOST 6.10.4-84	Unified Documentation Systems (UDS). Andmine
	juriidiline jõud masinakandjal dokumentidele ja
	mahhinogramm, mis on loodud arvutustehnika abil
	tehnoloogia. Võtmepunktid
GOST 6.10.3-83	Unified Documentation Systems (UDS). Salvestamine
	teave suhtlusvormingus

Standarditega kehtestatud nõuded on kohustuslikud kõigile valitsusasutustele ja majandusüksustele. Gosstandart ja teised riigi juhtorganid teostavad oma pädevuse piires kontrolli GOST-i nõuete täitmise üle.

määrused

1. Sektoritevahelised ajastandardid juhtimise dokumentaalseks toetamiseks. Töötas välja Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi Tööstandardite Keskbüroo (Tööstandardite Keskbüroo) 1995. aastal ning soovitas tööjõumahukuse ja töötajate arvu määramiseks valitsusasutustes, asutustes ja avalik-õiguslikes organisatsioonides. Need sisaldavad

 Haldamise dokumentatsiooni toetamisele kuluva aja normid (töötlemine, registreerimine, dokumentide arvu arvestus ja vormistamise kontroll, toimikukappide hooldamine jne)

 Arhiivitööle kuluva aja normid (kataloogimine, arhiivi viiteaparaadi loomine jne)

2. Ministeeriumide, osakondade, ettevõtete ja organisatsioonide juhtkonna dokumentatsioonitoe parandamise töö ajanormid. Välja töötatud VNIIDADis (ülevenemaaline Dokumentatsiooni ja Arhiivi Uurimisinstituut) 1992. aastal ning sisaldab plaanide, lepingute koostamise ajanorme. Nende järgi saab arvutada tööjõukulusid, analüüsida töötajate tootlikkust ja arvutada nende arvu.

3. Automatiseeritud arhiivitehnoloogia ja juhtorganite dokumentatsiooni toega töötamise tähtajad. Töötas välja Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi Teaduse ja Tehnoloogia Keskbüroo 1993. aastal ning need on mõeldud juhtimisdokumentatsiooniga töötamiseks kuluva aja määramiseks traditsioonilistes tingimustes ja juhtimisprotsesside automatiseerimise tingimustes.

Ajapiirangud kehtivad igat tüüpi dokumentidega töödele ja jagunevad kahte plokki:

 Juhtkonna dokumentaalse toega töötamise aja normid (ametijuhendite väljatöötamine, organisatsiooni asjade nomenklatuur jne)

 Automatiseerimisprotsessis tehtava töö ajanormid

arhiivitöö tehnoloogia (statistikaaruannete koostamine, otsingupäringute täitmine jne)

klassifikaatorid

Kasutamiseks automatiseeritud infosüsteemide erinevate dokumentide sortimisel, otsimisel ja töötlemisel tuleb dokumendile määrata spetsiaalsed koodid.

Klassifikaator on dokument, mis sisaldab süstemaatilist objektinimede ja nende koodide loendit.

1. Juhtimisdokumentide teabe klassifikaatorid: OKUD.

2. Organisatsioonistruktuuride teabe klassifikaatorid: OKPO.

3. Rahvastiku ja personali teabe klassifikaatorid: OK töötajate ametid, töötajate ametikohad ja palgakategooriad (OKPDTR).

Riigi dokumentatsiooni haldussüsteem (GSDM)

Kursusel õppima asudes tuleks kõigepealt tutvuda peamiste erialaste terminite ja definitsioonidega, millega dokumentidega töötamisel pidevalt kokku puututakse.

Bürootöö on tegevusala, mis tagab dokumenteerimise ja ametlike dokumentidega töökorralduse.

Algselt ilmus see termin suulises kõnes (arvatavasti 17. sajandil) ja tähendas juhtumi lahendamise (toote) protsessi: "juhtumit tootma" - probleemi lahendama. Otsuse tegemise käigus tekkis vajadus tulemust kinnistada, näiteks jõuti kokkuleppele. Selleks loodi dokumente iidsetest aegadest, kuna räägitud sõna on lühiajaline, võib ununeda, edastamise ajal moonutada või mitte nii aru saada. Juba XVI sajandil. seda sõna kasutatakse juhtum mis tahes juhtumiga seotud dokumentide kogumina. Esimest korda selle kontseptsiooni puhul kanti sõna "juhtum" dokumentidesse 1584. aastal.

Kaasaegne kontoritöö hõlmab:

Dokumentide (dokumentatsiooni) õigeaegse ja korrektse koostamise tagamine;

Dokumentidega töö korraldamine (vastuvõtmine, üleandmine, töötlemine, arvestus, registreerimine, kontroll, säilitamine, süstematiseerimine, dokumentide ettevalmistamine arhiveerimiseks, hävitamine).

Paralleelselt mõistega "kontoritöö" viimastel aastakümnetel on termin juhtimisdokumentatsioon(DOE). Selle ilmumist seostatakse arvutisüsteemide kasutuselevõtuga juhtimisse ning nende organisatsioonilise, tarkvara ja infotoega, et lähendada arvutiprogrammides ja kirjanduses kasutatavat terminoloogiat. Praegu on mõisted "ametnikutöö" ja "dokumentide haldamine" sünonüümid ja neid kasutatakse sama tegevuse tähistamiseks. Mõlemat terminit võib leida näiteks dokumentaalprotsesside korraldust reguleerivate dokumentide pealkirjadest: "Juhtimise dokumentide toetamise riiklik süsteem" ja "Vene Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade bürootöö tüüpilised juhised".

Dokumentatsioon on dokumendi loomise ja töötlemise protsess. Riigistandard määratleb dokumentatsiooni kui "teabe salvestamist erinevatele kandjatele vastavalt kehtestatud reeglitele".

Info salvestamise vajadus ilmnes inimeste seas iidsetel aegadel. Meie ajani on säilinud erinevate ajastute “dokumendid”, mis on loodud savitahvlitele, kasetohule, kivisteledele jne. Erinevad olid ka info rakendamise meetodid: joonistamine, graafika, kirjutamine. Praegu kasutavad nad juhtimispraktikas peamiselt dokumente, mis on loodud mis tahes kirjutamismeetodil - käsitsi kirjutatud, masinakirjas, tüpograafias, arvutis, samuti graafikat, joonistamist, fotograafiat, heli- ja videosalvestust ning spetsiaalsel materjalil (paber, film ja film, magnetlint, ketas jne). Teadusdistsipliin - dokumentatsiooni haldamine.

Dokumentidega töö korraldus - see on dokumentide liikumise tagamine juhtimisseadmes, nende kasutamine võrdluseesmärkidel ja säilitamine. Mõiste on riigistandardis määratletud kui "dokumentide ringluse, säilitamise ja kasutamise korraldamine asutuse jooksvas tegevuses."

Dokumendihaldus standardkõned dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni valmimiseni täitmine või lähetamine. Dokumentidega töötamise tehnoloogia hõlmab järgmist:

Dokumentide vastuvõtt ja esmane töötlemine;

nende esialgne läbivaatamine ja levitamine;

Dokumentide registreerimine;

Dokumentide täitmise kontroll;

Teabe- ja teatmeteos;

Dokumentide vormistamine;

nende lähetamine;

Dokumentide süstematiseerimine (asjade vormistamine) ja jooksev säilitamine.

Uurime mõnda neist mõistetest. Niisiis, registreerimine tähendab dokumendi kohta volituste fikseerimine ettenähtud kujul, selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti fikseerimine, dokumentide täitmise kontrollimine - toimingute kogum, mis tagab nende õigeaegse täitmise, kohtuasja moodustamine - vormistatud dokumentide rühmitamine juhtumiks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile (organisatsioonis esitatud kohtuasjade nimetuste süstematiseeritud loetelu, milles on märgitud nende säilitamise tähtajad, mis on koostatud ettenähtud korras) ja kohtuasja dokumentide süstematiseerimine.

Iga juhtimisotsus põhineb alati teabel käsitletava teema või hallatava objekti kohta. Teave on identne mõistetega: "andmed", "teave", "näitajad". Järgmine tähtaeg on juriidiliselt fikseeritud:

"Teave – teave isikute, objektide, faktide, sündmuste, nähtuste ja protsesside kohta, sõltumata nende esitusviisist."

Igas inimtegevuse valdkonnas on teabel oma spetsiifika ja seepärast jaguneb see meditsiiniliseks, teaduslikuks, tehniliseks, tehnoloogiliseks jne juhtimisteabeks, mida kasutatakse mis tahes objekti või struktuuride haldamiseks. Juhtimisinfole esitatakse mitmeid nõudeid: täielikkus, tõhusus, usaldusväärsus, täpsus, sihipärasus, juurdepääsetavus inimese tajule.

Dokumente kasutatakse erinevates tegevusvaldkondades, teadmiste harudes, eluvaldkondades ja need on paljude teadusharude uurimisobjektid. Seetõttu on mõiste "dokument" sisu mitmetähenduslik ja sõltub tööstusest ja sellest, millistel eesmärkidel seda kasutatakse. Nii et juristidele on dokument eelkõige millegi tõestamise või tunnistamise viis, ajaloolase jaoks ajalooallikas, küberneetika-dokumentalistika infokandja ning juhtimisspetsialistid peavad seda vahendiks juhtimise fikseerimiseks ja edastamiseks. otsuseid.

Föderaalseadus "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta" annab mõiste "dokument" järgmise määratluse:

Dokument - seda materjalikandjale salvestatud teave koos selle tuvastamist võimaldavate üksikasjadega. Sama definitsioon on antud riigi terminite ja definitsioonide standardis "Kontoritöö ja arhiveerimine". Mõiste "dokument" täielikumaks kirjeldamiseks tuleks avalikustada ka mõiste "rekvisiit".

Iga dokument koosneb mitmest selle koostisosast, mida nimetatakse detailideks (nimi, autor, adressaat, tekst, kuupäev, allkiri jne). GOST fikseerib järgmise määratluse:

Dokumendi rekvisiidid - kohustuslik kujunduselement ametlik dokument?

Erinevad dokumendid koosnevad erinevatest üksikasjadest. Detailide arvu määravad dokumendi loomise eesmärgid, selle eesmärk, käesoleva dokumendi sisule ja vormile esitatavad nõuded. Paljude dokumentide puhul on üksikasjade arv rangelt piiratud. Paljude dokumentide puhul on detailide arv ja koosseis kehtestatud õigustloovate ja normatiivaktidega. Kuid igal juhul, nagu definitsioonist järeldub, tuleb materjalikandjale salvestatud teave vormistada vajalike detailide ülespanemisega. Alles siis saab sellest dokument.

Dokumendihalduses loetakse dokumenti faktide, sündmuste, objektiivse reaalsuse nähtuste ja inimese vaimse tegevuse mis tahes sobival viisil erimaterjalile fikseerimise (kuvamise) tulemuseks.

Dokumendid, millel on fikseeritud (kuvatud) teave, tagavad seeläbi selle säilimise ja akumuleerumise, võimaluse teisele isikule üleandmiseks, mitmekordseks kasutamiseks, korduvale ja korduvale õigeaegsele tagastamisele. Need mõjutavad erinevaid inimtegevuse valdkondi ning jagunevad tekstilisteks ja graafilisteks, traditsioonilisteks (käsitsi, masinakirjadega) ja masinapõhisteks, teaduslikeks, tehnilisteks, isiklikeks ja ametlikeks jne.

Ametlikud dokumendid - seda juriidiliste või üksikisikute loodud, ettenähtud korras vormistatud ja kinnitatud dokumendid. Nende hulgas on erikategooria teenus (juhtimine) dokumendid, mis on riigistandardis määratletud kui ametlikud dokumendid, mida kasutatakse organisatsiooni jooksvas tegevuses.

Teabekandjatena toimivad dokumendid mis tahes asutuse, ettevõtte, ettevõtte sisemise korralduse asendamatu elemendina, tagades nende struktuuriosade ja üksikute töötajate koosmõju. Need on aluseks juhtimisotsuste tegemisel, on tõendusmaterjaliks nende elluviimisest ning üldistuste ja analüüside allikaks, samuti teatme- ja otsingutöö materjaliks. Juhtimistegevuses toimib dokument nii tööobjektina kui ka töö tulemusena.

VENEMAA FÖDERATSIOONI HARIDUS- JA TEADUSMINISTEERIUM

Moskva Riiklik Tehnika- ja Juhtimisülikool

osakond majandus, äri ja õigus

TEST

Distsipliini järgi : Juhtimistegevuse dokumenteerimine

Teema Bürootöö on juhtimistehnoloogia aluseks

Seda teeb õpilane 1 muidugi

Arakcheeva Marina Anatolievna

Õppejõud: majandust ja ettevõtlust

Spetsialist. organisatsiooni juhtimine

Šifr: 080507

Sissejuhatus 3

1. Hinnang kontoritöö hetkeseisule 3

2. Erinevate valitsustasandite asutuste kontoritöö korraldust ja tehnoloogiat mõjutavad tegurid 4

3. Kontoritöö organisatsioonilised, juriidilised, sotsiaalsed ja psühholoogilised aspektid 5

4. Dokumentatsiooni haldamine. Koolieelse lasteasutuse põhiülesanded ja ülesanded 11

5. Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuste struktuur ja nende funktsioonid 13

6. Erinevused mõiste "juhtimise dokumentaalne tugi" (DOE) ja mõiste "ametitöö" vahel 15

7. DOE seos automatiseeritud dokumenditöötlustehnoloogiaga 16

8. Juhtimistöö teaduslik korraldamine kui juhtimis- ja kontoritöö efektiivsust tõstev tegur 18

9. Arhiiviorganite tegevus kantseleiteenuste regulatiivsel ja metoodilisel toel 22

Järeldus 23

Viited 24

SISSEJUHATUS

Oma töös peate lahendama mitmeid probleeme:

Hinda kontoritöö hetkeseisu;

Selgitada välja erinevate valitsustasandite asutuste kontoritöö korraldust ja tehnoloogiat mõjutavad tegurid;

Kirjeldada kontoritöö organisatsioonilisi, õiguslikke, sotsiaalseid ja psühholoogilisi aspekte;

Esitage juhtimise dokumentatsiooni kontseptsioon, eraldage DOE peamised ülesanded ja funktsioonid;

Kaaluge juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuste struktuuri ja nende funktsioone;

Eristada mõistet "juhtimise dokumentaalne tugi" (DOE) ja mõistet "ametitöö";

Määrake DOE seos automatiseeritud dokumenditöötlustehnoloogiaga;

Pidage juhtimis- ja kontoritöö efektiivsust parandavaks teguriks juhtimistöö teaduslikku korraldust;

Kaaluge arhiiviasutuste tegevust kontoritööteenuste normatiivsel ja metoodilisel toetamisel.

1. Hinnang kontoritöö hetkeseisule

Bürootöö seisu ning juhtide ja spetsialistide teenindamise üldise kultuuri määrab suuresti abisekretäri töö kvaliteet, mis omakorda oleneb selle organiseerituse tasemest. Praktikas juhib abisekretär kas kogu (või suures osas) juhtimisaparaadi või suure struktuuriüksuse kui terviku kantseleitööd, täites samal ajal juhataja sekretäri ülesandeid või täidab ainult sekretäri ülesandeid. peasekretäriks. Valitseb esimest tüüpi sekretäri-referentsitegevus. Abisekretäri tööd iseloomustab täidetavate funktsioonide ja toimingute laius ja mitmekesisus. Esiteks nõuab sekretäritöö oskust kiiresti ühelt tööliigilt teisele üle minna: dokumentide esitamine, telefonivestlused, trükkimine, faksimine, külastajate vastuvõtmine jne. Teiseks suhtleb sekretär-referent tööpäeva jooksul suhteliselt suure ringi inimestega. Kolmandaks peab abisekretär lisaks vahetu juhi juhistele oma tegevuse iseloomust tulenevalt sageli täitma ka teiste isikute korraldusi. Selline olukord tekitab abisekretäri töös täiendavaid raskusi ning seetõttu peavad tema kohustused ja õigused olema eriti rangelt määratletud ja ametijuhendis kirjas.

Infotehnoloogia on tänapäevast kontoritööd põhjalikult muutnud, sellele on ilmnenud uus kvaliteet ja nõuded. Seni puuduvad riiklikud nõuded elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele, mida kasutatakse isegi riigiasutustes, puuduvad tüüpreeglid haldusaparaadis kontoritöö korraldamiseks. Markantne näide on tohutu terminite hulk dokumendihaldusteenuste nimetustes valitsusasutustes: dokumendihaldus, üldosakond, kontor jne. Kuid riigiaparaat on üks mehhanism riigi juhtimiseks alt üles. Lisaks on umbes 70 kontoriautomaatika tarkvara müüjat, kes mängivad oma reeglite järgi. Kuid sellise toote kvaliteedi kohta pole hinnangut. Seetõttu on kontoriautomaatikasüsteemide riikliku standardi loomine juba ammu aeg, vähemalt riigiasutustes kasutatavate süsteemide jaoks.

2. Bürootöö korraldust ja tehnoloogiat mõjutavad tegurid erinevate juhtimistasandite asutustes

Organisatsioonide, institutsioonide suhted, äridokumentaalne suhtlus kõigil tasanditel tuleks läbi viia ühiste üldtunnustatud reeglite kohaselt. Töö dokumentidega mis tahes organisatsioonis, olenemata selle organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, peaks põhinema dokumenteerimise ja dokumentidega töötamise küsimustega seotud õiguslikul ja regulatiivsel raamistikul.

Dokumentidega töö korraldamine on võtmetähtsusega juhtimisülesanne igas asutuses: alates väikeettevõtte kontorist kuni föderaalasutuse või suurkorporatsioonini.

Iga ettevõtte tegevust reguleerivad kehtivad õigusaktid, juhtkonna korraldused ja korraldused, sõlmitud lepingute tingimused, kehtestatud reeglid teatud (näiteks kauplemis) toimingute tegemiseks jne. Kõik need "regulaatorid" väljastatakse dokumentide kujul - seaduste, korralduste, lepingute fikseeritud tekstid. Sellest lähtuvalt võib öelda, et iga ettevõtte kogu tegevus seisneb dokumentide järjepidevas vormistamises ning nende täitmise edukus määrab ettevõtte käekäigu.

Dokumendi täitmise edukus sõltub suuresti järgnevast.
Esiteks , selle kohta, kui selgelt teave esitatakse, sealhulgas selle kujundus ja paigutus. Näiteks kui tellimuse tekst on trükitud väikeses kirjas, tellimuse punktid ei ole üksteisest eraldatud, esitajate nimed ei ole eraldatud eraldi rühma, siis ei pruugi osa selle positsioone lihtsalt tajuda. . Seetõttu on dokumentatsiooni koostamiseks, koostamiseks, täitmiseks ja tootmiseks mitmeid standardreegleid – ehk teisisõnu dokumentatsiooni reegleid.

Teiseks on vaja tagada dokumendi vormistamise õigeaegsus, s.t. tuleks saavutada selline töökorraldus, kus dokument läheks koheselt üle töövõtjale (või töövõtjalt töövõtjale) ning töövõtja enda jaoks oleks stiimulid dokumendi õigeaegseks täitmiseks. Venemaal on mitu sajandit ja tänapäevani üheks selliseks stiimuliks peetud hukkamise kontrolli. Veelgi enam, kontroll määratakse töötajale, kes ei osale otseselt dokumendi täitmises ja pealegi ei pruugi üldse aru saada teadmiste- või tootmisvaldkonnast, mida dokumendi täitmine mõjutab.

3. Kontoritöö organisatsioonilised, juriidilised, sotsiaalsed ja psühholoogilised aspektid

Kontoritöö korraldamisel on kolm vormi: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud.

Bürootöö tsentraliseeritud korralduse vormi puhul on kõik dokumenditöötlustoimingud koondunud (tsentraliseeritud) ühte keskusesse kogu asutuse – büroo, üldosakond või sekretär – jaoks. Detsentraliseeritud vorm hõlmab kantseleitoimingute hajutamist asutuse struktuuriüksuste vahel; samal ajal teostab igaüks neist suhteliselt homogeenset kontoritoimingute kogumit. Te ei tohiks segi ajada kontoritöö korraldamise detsentraliseeritud vormi, kus kontoritööd tehakse asutuse erinevates struktuuriüksustes, kontoritööteenistuse organisatsioonilise struktuuriga, millel on spetsialiseerunud üksused: ekspeditsioonid, masinabürood, kontrollrühmad, jne. Segavormiga tehakse toiminguid tsentraalselt (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, kontroll, paljundamine) ja detsentraliseeritult (teatme- ja infoteenused, dokumentide säilitamine, kohtuasjade vormistamine).

Bürootöö korraldamise vorm valitakse arvestades asutuse suurust, töövoo mahtu, struktuuriüksuste koosseisu. Väikestes asutustes (kui dokumentatsioon toimub otse allüksustes), aga ka territoriaalselt hajutatud asutustes (mis asuvad näiteks suure linna erinevates piirkondades) valitakse tsentraliseeritud vorm. Enamikus asutustes ja organisatsioonides kasutatakse kontoritöö korraldamise segavormi.

Üksikute kontoriprotsesside ja -toimingute korraldamise kõige ratsionaalsem vorm on tsentraliseerimine, kuna see võimaldab:

Vähendada äritegevuse kulusid;

• parandada kontoripersonali töökorraldust ja eelkõige juurutada selle normeerimist;
• tagada töötajate spetsialiseerumine ja vahetatavus;
• kasutada progressiivseid ja tootlikke tehnilisi vahendeid;
• tagada organisatsioonilise ja metoodilise juhtimise ühtsus.

Kaasaegsetes tingimustes on võimalik kantseleiteenust täielikult tsentraliseerida vaid suhteliselt väikestesse asutustesse. Suurtes asutustes tuleks püüda teatud bürootöö funktsioonide otstarbeka tsentraliseerimise poole, nagu dokumentide vastuvõtmine ja saatmine, dokumentide vormistamise registreerimine ja jälgimine, dokumentide stenogramm ja trükkimine, nende paljundamine ning bürootöö metoodiline juhtimine.

Väikestes asutustes, kus ei ole ühiseid osakondi, kontoritöö osakondi, viib bürootööd läbi juhataja sekretär-referen.

Kui organisatsioonil või asutusel on suur hulk dokumente, siis võetakse kasutusele struktuuriüksus, mis vastutab bürootöö eest: kantselei, üldosakond, kontoritöö osakond jne. Selle struktuuriüksuse tegevus on kajastatud spetsiaalselt välja töötatud sättes.

Bürootöö protsessi reguleerimiseks, organisatsioonis dokumentide loomise ja menetlemise viiside ja meetodite määramiseks töötavad bürootööosakonnad välja bürootöö juhised, mis kehtestatakse asutuse juhi korraldusega.

Funktsioonide eraldamine äriüksuste ja täitjate vahel:

Büroopersonali töökorralduse aluseks on sügav ja selge funktsioonide jaotus osakondade ja teostajate vahel. See kajastub regulatiivsetes dokumentides - kontoritöö üksuste määrustes ja nende töötajate ametijuhendites.

Bürootööosakonna määruse töötab välja osakonnajuhataja ja kinnitab asutuse juht. Osakonna struktuuriüksuse määruse töötab välja selle üksuse juhataja koos osakonnajuhatajaga ning selle kinnitab osakonnajuhataja, asjaajaja või mõne muu üksuse, kuhu kantselei kuulub, juhataja. tööosakond.

Osakonna või selle struktuuriüksuse määrus sisaldab järgmisi paragrahve:

üldsätted;

põhifunktsioonid ja ülesanded;

juhi ülesanded, õigused ja vastutus (see punkt toimub juhul, kui juhi ametijuhendit ei koostata);

· töökorraldus;

osakonna juhtimine.

Määrus peaks sisaldama selget sõnastust, mis ei võimalda erimeelsusi, kes mida tegema peaks, kes kellele allub jne. Dokumendihalduse osakonna suhteid teiste osakondadega määratleva sätte punktid tuleb nende osakondadega kokku leppida.

Bürootööosakonna määruse väljatöötamisel kasutatakse tüüpsätet. Seda täiendatakse (vajadusel vähendatakse) ja kohandatakse vastavalt selle juhtimisaparaadi ja selle kantselei konkreetsetele töötingimustele.

Iga dokumendihalduse osakonna töötaja kohta töötatakse välja ametijuhend, mis määrab töötaja organisatsioonilise ja õigusliku positsiooni struktuuriüksuses ning loob tingimused tema tulemuslikuks tööks.

Juhend koosneb järgmistest osadest:

Ühine osa. Kehtestatakse töötaja põhiülesanded (näiteks ametniku põhiülesanne on dokumentide registreerimine), ametikoha täitmise kord (st kes selle töötaja nimetab ja vabastab), kutsenõuded töötajale (tase). haridus, töökogemus, peab teadma ..., peab oskama ...), isik, kellele töötaja vahetult allub, peamised dokumendid ja materjalid, millest töötaja peab oma tegevuses juhinduma.

töötajate funktsioonid. Määratakse viiteobjekt või töötajale määratud töövaldkond, tööliikide loetelu, mis moodustavad määratud funktsioonide täitmise (näiteks võib dokumentide registreerimine koosneda sellisest tööst nagu täitmine kaardid, failikapi pidamine, sertifikaatide väljastamine telefoni teel jne).

Töötaja kohustused. Märgitakse dokumentide koostamise, teabe vastuvõtmise, töötlemise ja väljastamisega seotud kohustused, mis nõuavad teatud töövormide ja -meetodite kohustuslikku kasutamist (näiteks perioodiline kontroll juhtumite moodustamise üle struktuurijaoskondades, infotunnid jne. ), mis nõuavad konkreetsete tegevuste läbiviimise tähtaegadest kinnipidamist, mis määravad juhiste täitmise järjekorra, eetikastandardid, mida meeskonnas tuleb järgida. Mõnikord kirjeldatakse selles jaotises tehtud töö tehnoloogia elemente.

Töötaja õigused. Määratakse kindlaks töötaja õigused talle pandud ülesannete täitmiseks.

Seosed (seosed ametikoha järgi). Märgitakse allüksused ja töötajad, kellelt töövõtja teavet saab ja kellele ta edastab, üleandmise ajastus, kes osaleb teatud dokumentide vormistamises, kellega need kooskõlastatakse jne.

Töö hindamine. Loetletud on kriteeriumid, mis võimaldavad hinnata, mil määral töötaja oma ülesandeid ja kohustusi täidab, õiguste kasutamist jne. Peamised kriteeriumid on töö kvaliteet ja selle teostamise õigeaegsus.

Ametijuhendile kirjutab alla kantseleitöö osakonna juhataja ja selle kinnitab bürootöö osakonna juhataja või asetäitja.

Kontoritöö psühholoogiline aspekt:

Automatiseeritud kontoritöösüsteem võib osutuda psühholoogiliseks barjääriks mis tahes organisatsiooni vanakooli juhile, kuna neil on palju lihtsam otse inimestega töötada tavapärastel meetoditel: kutsutakse “vaibale”, “andati”. pump”, nägi hirmu alluva silmis - jõuad järeldusele, et ei sa raiskad oma tooli. Lisaks leiab juhtkond sageli, et lääne ekspertide lubatud hüved on kuhugi kadunud. Kuigi selle probleemi lahendus on lihtne - tehti ettepanek võtta ASD kasutusele kõigi esinejate ja juhtide tabelitel ning klient säästis raha: ta paigaldas süsteemi ainult struktuuriüksuste ametnikele. Tänu sellele toimub töö osakondade vahel kiiresti ja täpselt ning nende sees on kõik nagu varem.

Esinejatel on seevastu sageli tunne, et dokumendihaldusteenuse kasutuselevõtuga on tekkinud järjekordne ülemus, kes pidevalt selja taga seisab. Tõepoolest, nüüd saate soovi korral teada: kes, mida, millal ja kui palju teeb.

Kontoritöö õiguslik aspekt:

Ettevõtte juhtimise dokumentaalse toe korraldamist reguleerivad normatiivdokumendid:

Vene Föderatsiooni põhiseadus

Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik (1 ja 2 osa)

28. augusti 1995. aasta föderaalseadus nr 154-FZ "Vene Föderatsiooni kohaliku omavalitsuse üldpõhimõtete kohta"

Vene Föderatsiooni 25. detsembri 2000. aasta föderaalne põhiseadus nr 2-FKZ "Vene Föderatsiooni riigivapast"

25. jaanuari 1995. aasta föderaalseadus "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta". Käesolev seadus reguleerib inforessursside moodustamisel ja kasutamisel tekkivaid suhteid, mis põhinevad dokumenteeritud teabe loomisel, kogumisel, töötlemisel, kogumisel, säilitamisel, otsimisel, levitamisel ja tarbijale edastamisel; infotehnoloogiate ja nende toetamise vahendite loomine ja kasutamine; teabe kaitse, teabeprotsessides osalevate subjektide õigused ja informatiseerimine. Seadus sisaldab teavet ja selle dokumentatsiooni käsitlevaid mõisteid - Vene Föderatsiooni 10.01.2002 föderaalseadus "Elektroonilise digitaalallkirja kohta". Käesoleva seaduse eesmärk on tagada elektroonilise digitaalallkirja kasutamise õiguslikud tingimused elektroonilistes dokumentides, mille alusel tunnistatakse elektroonilises dokumendis olev elektrooniline digitaalallkiri samaväärseks paberkandjal dokumendis omakäelise allkirjaga. Käesolev seadus määratleb elektroonilise digitaalallkirja kasutamise tingimused, selle kasutamise tunnused.

02.05.2006 föderaalseadus nr 59-FZ “Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta”

Vene Föderatsiooni presidendi dekreet 02.05.1996 nr 638 "Vene Föderatsiooni presidendi dekreetide, korralduste eelnõude ettevalmistamise korra kohta, mis näevad ette resolutsioonide, Vene Föderatsiooni valitsuse korralduste vastuvõtmise"

- "Riiklik haldusdokumentatsiooni tugisüsteem", mille on välja töötanud arhiiviteenistused. Käesolev dokument on põhimõtete ja reeglite kogum, mis kehtestab ühtsed nõuded juhtimistegevuse dokumenteerimisele ja dokumentidega töö korraldamisele valitsusasutustes. See on üks põhilisi föderaalseid eeskirju, mis sisaldavad nõuete ja eeskirjade kogumit, mis aitavad kaasa ühtsete lähenemisviiside väljatöötamisele mitte ainult traditsioonilisele, vaid ka automatiseeritud dokumendihaldusele - teabehaldusele. GSDOU ühtlustab organisatsioonilist struktuuri organisatsioonide dokumentaalse toe haldamiseks, lahendades tüüpiliste DOE-teenuste loomise, dokumentatsiooni loomise ja töötlemise tehnoloogilise protsessi korraldamise. GSDOU aitab kaasa mitmete dokumentide automatiseerimise, loomise ja töötlemise probleemide lahendamisele ning sisaldab riikliku ulatusega ja tähtsusega eeskirju ja reegleid. Samas, olles sisuliselt riigisüsteem, on süsteem kõikides aspektides orienteeritud kasutamiseks ka mitteriiklikes struktuurides - “Tüüpilised juhised bürootööks föderaalsetes täitevorganites”, koostatud Arhiivikomitee poolt ja kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 31. oktoobri 2000. a otsusega nr 1547-p aitab kaasa dokumentatsiooni tehnoloogiliste probleemide lahendamisele. See standard kehtestab üksikasjade koosseisu, korralduslike ja haldusdokumentide väljaandmise reeglid, mis fikseerivad haldus- ja organisatsiooniliste küsimuste otsuseid. Standardjuhend, mis esitab nõuded dokumentatsiooni elementide ühtlustamise kohta, hõlbustab oluliselt standardsete, ühtsete ja ühtsete protsesside loomist nii traditsiooniliseks kui ka automatiseeritud dokumenteerimiseks, dokumenteeritud teabe salvestamiseks ja edastamiseks. - GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused” (kinnitatud 27. veebruari 1998. aasta Vene Föderatsiooni riikliku standardi määrusega nr 28). See standard on oluline samm kontoritöö ja arhiveerimise regulatiivse ja metoodilise raamistiku ajakohastamisel vastavalt föderaalseadustele ja selle valdkonna praegusele arengutasemele. Selles rahvusvahelises standardis määratletud termineid kasutatakse igat tüüpi dokumentatsioonis. Standardi sisuline alus koosneb kolmest jaotisest: "Üldkontseptsioonid", "Kontoritöö" ja "Arhiivindus". - GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Dokumentatsiooninõuded” (kinnitatud Vene Föderatsiooni riigistandardi 03.03.2003 dekreediga nr 65-st.), mis jõustus kõigis föderaalriikide ametiasutustes, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigiasutustes (sh. Föderatsiooni asutavad üksused, kus koos vene keelega on riigikeel), kohalikud omavalitsused, ettevõtted, organisatsioonid ja nende ühendused, sõltumata organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist ning tegevuse liigist. .2000) hõlmab dokumente, mis on koostatud, kui asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete poolt täidetavate sama tüüpi (kõigile ühiste) juhtimisfunktsioonide dokumenteerimine, sõltumata nende ülesannetest, tegevuse tasemest ja ulatusest, omandivormidest. Nimekiri on mõeldud Vene Föderatsiooni arhiivifondi säilitamiseks, korrastamiseks ja täiendamiseks, selle eesmärk on määrata kindlaks dokumentide säilitamise tingimused, valida need alaliseks säilitamiseks või hävitamiseks. Samuti tuleks seda kasutada juhtumite nomenklatuuride koostamisel, kohtuasjade moodustamisel, dokumentide liigitusskeemide väljatöötamisel, kontoritöös otsingumootorite loomisel ja osakondade loendite koostamisel.

Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud föderaalarhiivi kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega)

Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator OK 011-93 (kinnitatud 30. detsembri 1993. aasta Vene Föderatsiooni riikliku standardi määrusega nr 299)

DOW-teenuse igapäevastes tegevustes on reguleeritud:

Koolieelse õppeasutuse teeninduse eeskiri

Määrused struktuurijaotiste kohta (kui on)

Juhised DOW jaoks

Teeninduspersonali töökohtade korraldamise juhend

Ajanormid DOW-l töö tegemiseks

· Planeerimis- ja aruandlusdokumendid

· Teeninduspersonali ametijuhendid.

Kontoritöö sotsiaalset aspekti saab käsitleda 2. mai 2006. aasta föderaalseaduse nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta" rakendamise raames, mis reguleerib kodanike menetlust. kohaldada riigiorganitele ja kohalikele omavalitsustele ning kodanike pöördumiste läbivaatamise korda nende organite ja ametnike poolt. Kodaniku pöördumine - riigiorganile, kohaliku omavalitsuse organile või ametnikule saadetud kirjalik ettepanek, avaldus või kaebus, samuti kodaniku suuline pöördumine riigiorganile, kohaliku omavalitsuse organile. Kodaniku kirjalikus pöördumises tuleb märkida tema perekonnanimi, eesnimi ja isanimi ning postiaadress, millele vastus saadetakse 30 kalendripäeva jooksul, kodaniku isiklik allkiri ja kaebuse esitamise kuupäev. Samas tehti kindlaks, et "avalike infosüsteemide kaudu" saabunud pöördumised kuuluvad läbivaatamisele käesolevas seaduses ettenähtud korras.

4. Dokumentatsiooni haldamine.

Koolieelse lasteasutuse põhiülesanded ja ülesanded.

Juhtkonna dokumentatsiooni tuge teostab iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus. See võib olla: asjaajamine, üldosakond, kontor või sekretariaat. Väikestes organisatsioonides, kus töödeldavate dokumentide maht on väike ja sellise teenuse loomine ebaotstarbekas, teeb kogu dokumentaalhalduse tööd juhataja sekretär või spetsiaalselt selle töö tegemiseks määratud töötaja.

Organisatsiooni juhtimistegevuse dokumenteerimine on juhtimise olulisim teenindusfunktsioon, mille ratsionaalne korraldamine määrab ära juhtimisotsuste tegemise kiiruse ja kvaliteedi, organisatsiooni kui terviku efektiivsuse.
Koolieelse lasteasutuse teenuse korraldusliku vormi valik sõltub juhtkonna ja koolieelse lasteasutuse enda otsusest. Dokumentidega töötamise valitud vormi regulatsioon on fikseeritud kontoritöö juhendis.
Kaasaegsetes tingimustes, mil töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, ei piirdu DOE talituse funktsioonid ainult asutuse dokumendivoo korraldamise, dokumentide arvestuse ja nende täitmise jälgimisega. DOW-teenus on otseselt seotud ülesannete püstitamisega dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide arendamisel, teabele juurdepääsu tagamisel ja teabe kaitsmisel ning dokumentidega töö parandamisel.

Seega lahendab DOW-teenus peamised ülesannete komplekti:
1) juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;
2) dokumentidega töö korraldamine asutuses;

3) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.
DOW-teenuse ees seisvad ülesanded määravad selle funktsioonid.
1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:
- vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;
- dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;
- dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, dokumentide kinnitamise ja tõendamise kehtestatud korrast kinnipidamine.
2. Asutuses lahendatakse dokumentidega töö korraldamise ülesanded järgmiste funktsioonide täitmisega:

Dokumentide läbimise ühtse korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);

Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide edasitöötlus;

Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;

Kontroll dokumentide täitmise üle;

Dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine;

Kodanike pöördumistega töö korraldamine;

Teabe kaitse tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesanded hõlmavad järgmisi funktsioone:

Normatiiv-, juhend-, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;

Organisatsiooni struktuuriüksustes dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite järgimise metoodiline juhendamine ja kontroll;

Organisatsiooni töötajate oskuste täiendamine ja nõustamine dokumentidega töötamisel;

Organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamise, Aruandekaardi ja organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumentide vormide albumi väljatöötamise tööde läbiviimine;

Dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni töövoo täiustamine, täidesaatva distsipliini parandamine;

Ülesannete püstitamine dokumentidega töötamiseks mõeldud automatiseeritud infosüsteemide ja andmebaaside arendamiseks ja täiustamiseks.

5. Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuste ülesehitus ja nende funktsioonid.

1. Juhtumikorraldus.

2. Kontor.

3. Üldosakond.

4. Sekretär.

Juhtumikorraldus luuakse ministeeriumides ja osakondades struktuurina, milles toimub töö dokumentidega, ning bürootööd jälgiva ja koordineeriva organina valdkonna keskasutuses. Olles tegelikult organisatsiooni struktuuriüksus, jaguneb juhtumikorraldus omakorda järgmisteks tüüpilisteks struktuuriüksusteks:

1. Sekretariaat on organisatsiooni juhtimise teenindamiseks loodud struktuuriüksus. See koosneb: vastuvõtt; juhataja sekretariaat ja juhataja asetäitjate sekretariaat; juhatuse sekretariaat; protokollibüroo.

Sekretariaadi ülesannete hulka kuulub: tema nimele laekunud dokumentide eelläbivaatamine ja ettekande ettevalmistamine juhatajale; üksikute dokumentide koostamine projektijuhi korraldusel ja nende kooskõlastamine organisatsiooni funktsionaalsete struktuuriüksustega; Juhataja peetavate koosolekute korraldamise ja dokumenteerimise teenused, kollegiaalsete juhtorganite tegevuse dokumenteerimine.

2. Koolieelse õppeasutuse ratsionaliseerimise (kirjatöö) osakond on koolieelse õppeasutuse täiustamise keskus, metoodiline keskus.

Tema ülesannete hulka kuuluvad: kontoritehnoloogia täiustamise meetmete väljatöötamine ja rakendamine; bürootöö normatiivse ja metoodilise toe väljatöötamine (määrused, juhendid, eeskirjad, eeskirjad, ühtsete vormide tunnitabelid jne); klassifikatsiooni teatmeteoste väljatöötamine (juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid, säilitustähtaegadega dokumentide loetelud).

3. Büroo, mis omakorda jaguneb: ekspeditsiooniks, kirjavahetuse bürooks, raamatupidamise ja dokumentide registreerimise bürooks, dokumentide tekstide töötlemise ja paljundamise arvutikeskuseks.

4. Kirjade osakond

5. Keskarhiiv

6. Ülevaatus

Büroo, nagu ka muu koolieelse õppeasutuse teenuse organisatsiooniline struktuur, luuakse ettevõtete, teadus-, disaini- ja kõrgkoolide juurde. Büroo struktuuris töötavad tavaliselt järgmised allüksused (osakonnad, sektorid, rühmad): 1. Ekspeditsioon - spetsiaalne sait, mis võtab vastu ja saadab dokumente ja kirjavahetust posti ja kulleriga.
2. Raamatupidamise ja dokumentide registreerimise allüksus, mille ülesannete hulka kuulub sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine, dokumentide menetlemise aktsepteeritud reeglite täitmise kontroll, viite- ja infomassiivi moodustamine ja pidamine.
3. Kontrollgrupp (büroo, inspektsioon, osakond) jälgib juhi suuliste korralduste täitmise ajastust, analüüsib tegevusdistsipliini, teavitab juhtkonda dokumentide ja juhiste täitmise edenemisest.
4. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste vastuvõtmise ja arvessevõtmisega tegeleb rühm kirju (kodanike pöördumisi). Selle funktsioonid on järgmised:
- apellatsioonide ettevalmistamine juhtkonnale läbivaatamiseks;
- kontroll vastusdokumentide koostamise aja üle organisatsiooni struktuuriüksustes;

Taotlejate teavitamine nende taotluste läbivaatamise tulemustest;

Isiklikes küsimustes kodanike vastuvõtu korraldamine organisatsiooni juhtkonna poolt.
5. Dokumendi koostamise rühm teeb ümbertrükki mustanditest, loeb ja toimetab dokumentide tekste, fikseerib tehtud tööd.
6. Valguskoopiabüroo tegutseb reeglina nendes organisatsioonides, kelle tegevus on seotud suure hulga regulatiivse või haldusdokumentatsiooni levitamisega. Büroo ülesanded taanduvad dokumentide kopeerimisele, dokumentide tekstide paljundamisele, reklaamtoodete, brošüüride, brošüüride ettevalmistamisele.
7. Organisatsiooni arhiiv - võtab struktuuriüksustelt vastu väljatöötatud ja säilitamiseks ettevalmistatud juhtumeid, osutab neile metoodilist abi, peab arvestust ja säilitab dokumente, jälgib asjade vormistamise, säilitamise ja kasutamise eeskirjade täitmist struktuuris. jaoskonnad, valmistab ette juhtumid riigihoidlasse üleandmiseks.
Üldosakond on kohaliku omavalitsuse täitevvõimu ja täitevstruktuuride (linnapea, prefektuur, vald) dokumentidega töötamise teenus.

Üldosakondades luuakse tavaliselt samad sektsioonid, mis on büroole omased, kuid siia on ühendatud sellised jaoskonnad nagu protokolliosakond, kirjade rühm, vastuvõtt. Nende struktuuride olemasolu on seletatav tegevuste spetsiifikaga, juhtimisprotseduuride olemusega, otsustuskorraga ja dokumenteerimise iseärasustega neis asutustes.

Protokollirühm luuakse osana institutsioonidest, mille struktuuris on alaline kollegiaalne organ. Täidab funktsioone:

Normatiiv- ja haldusdokumentide eelnõude koostamine (toimetamine, täitmine ja väljastamine), kirjade, tõendite koostamine, nende kooskõlastamine struktuuriüksustega;

Struktuuriüksuste poolt koostatud dokumentide analüüs;

Järelduste koostamine struktuuriüksuste poolt koostatud dokumentide kohta;

Kollegiaalse organi koosolekute korraldamine ja läbiviimine, nende tegevuse dokumenteerimine.

Asutuse sekretär teeb kogu töö dokumentidega väikestes asutustes ja organisatsioonides, millel puudub sisemine organisatsiooniline struktuur.

Seega reguleerivad kehtivad regulatiivsed ja metoodilised dokumendid riigiettevõtete, asutuste, organisatsioonide PEI-teenuse nimetust ja ligikaudset struktuuri. Mitteriiklike struktuuride osas teeb otsuse teenuse loomise, selle nime ja sisemise struktuuri kohta organisatsiooni juhtkond. Ühisettevõtetes otsustab selle küsimuse juhatus, aktsiaseltsides - asutamiskonverents, ühistute struktuurides - ühistu liikmete üldkoosolek.

6. Erinevused mõiste "juhtimise dokumentaalne tugi" (DOE) ja mõiste "ametitöö" vahel

Mõisted "kontoritöö" ja "juhtimise dokumentaalne tugi" on kehtestatud GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiveerimine". Mõisted ja mõisted” sünonüümidena, mis määratlevad ametlike dokumentidega dokumenteerimist ja töökorraldust pakkuva tegevusharu. Kui aga pöörduda nende terminite ajaloo ja esinemisaja poole, võib nende vahel leida mõningaid erinevusi.

Niisiis tekkis mõiste "paberimajandus" vene keele sõnaraamatute järgi Venemaal XVII sajandi teisel poolel ja moodustati fraasidest "juhtum" ja "juhtum" tähendas tol ajal otsustatud kohtu- või haldusküsimust. juhtorgani poolt. See tähendab, et sel ajal nimetati kontoritööks ennekõike äridokumentide koostamise ja nendega tööga lahutamatult seotud kohtu- ja haldusküsimuste kaalumist ja lahendamist. Järk-järgult muutusid terminite määratlused. Hiljem hakati mõistet "juhtum" kasutama "küsimusega seotud dokumentide kogumi" tähenduses ja "kantseleitööd" hakati nimetama kogu äridokumentatsiooniga seotud tööde kogumit. Praegu on mõlema termini tähendus - "ametlik töö" ja "juhtum" - sätestatud GOST R 51141-98.

Mõiste "juhtimise dokumentaalne tugi" tuli kasutusele umbes 1970. aastate keskpaigast, kui dokumentidega töötamise valdkonda hakati juurutama arvutitehnoloogiat ja ilmusid uued infotehnoloogiad. Uue termini eesmärk oli kajastada kaasaegse tehnoloogia kasutamist teabe dokumenteerimise ja dokumentidega töötamise protsessides. Vaatamata sellele, et kasutusele võeti uus termin – "juhtimise dokumentaalne tugi", ei ole vana "ametitöö" kasutust lakanud. Tingimuste asendamata jätmise võimalikud põhjused:

Uut terminit on vähem mugav kasutada, kuna see koosneb kolmest sõnast koosnevast fraasist ja selle lühend (DOE) pole täiesti selge ega ainulaadne (näiteks DOE on koolieelne haridusasutus),

Mõiste "kontoritöö" on kõigile selge ja kergesti hääldatav.

Selle tulemusena saab nüüd vastavalt standardile GOST R 51141-98 kasutada mõlemat terminit. Kuid mõiste "juhtimise dokumentaalne tugi" rõhutab kontoritöö kaasaegses korralduses infotehnoloogia komponenti ja seda on parem kasutada dokumentidega töötamise arvutitehnoloogiate puhul. Mõistet "bürootöö" kasutatakse peamiselt dokumentidega töötamise organisatsioonilise poole ja traditsiooniliste meetodite kirjeldamiseks.

7. DOE seos automatiseeritud dokumenditöötlustehnoloogiaga

Elektroonilise dokumendihalduse probleem, koolieelsete lasteasutuste automatiseerimine on tihedalt seotud elektroonilise dokumendi probleemiga. Praeguseks on erinevad ettevõtted välja töötanud ja juurutanud suure hulga automatiseeritud dokumendihaldussüsteeme (ADMS), mida iseloomustavad spetsiifilised lähenemised ja arvuti-kommunikatsiooni vahendid. Kahjuks puudub neis arendustes ühtne terminoloogia. Arendusfirmade tooted kannavad selliseid nimetusi nagu: dokumendihaldussüsteem, arvutisüsteem kontoritööks ja töövoo automatiseerimiseks, kontorihaldussüsteem, hajutatud dokumendihaldussüsteem, elektrooniline arhiiv jne. Väljatöötatud ja arendatud süsteemide nimede mitmekesisus viitab vaid sellele, et tänapäeval pole see infoturu valdkond veel iseseisva segmendina välja kujunenud ning mõnel juhul ilmuvad ASUD-tooted lahendamisel seotud arenduste või kõrvalsaadusena. muud keerulisemad ülesanded. ASUD-ide arv kasvab aga üsna kiiresti.

Kontori automatiseerimissüsteemi peamised funktsionaalsed osad (komponendid) organisatsioonide juhtimisel:

Dokumentide koostamise vahendid ja reeglid;

nende elektroonilise arhiivi pidamine;

Dokumendihalduse tugi ja samal ajal põhinevad ettevõtte tarkvara- ja riistvaraplatvormidel.

Positiivsed küljed automatiseeritud süsteemi juurutamisel dokumentatsioonihalduses:

1. Kõikides osakondades ja organisatsioonis tervikuna võetakse kasutusele ühtne, vormistatud, rangelt reguleeritud kontoritehnika.

2. Organisatsioon muutub täielikult juhitavaks. Võimalik on vastata kõikidele dokumente ja teostajaid puudutavale küsimusele, analüüsida ja juhtida dokumenteerimistegevust.

3. Kuna arvutivõrk võib katta mitte ainult organisatsiooni keskkontori, vaid ka selle territoriaalselt kaugemaid allüksusi, siis juhitavus võib laieneda kogu organisatsiooni geograafiliselt hajutatud struktuurile.

4. Kontori automatiseerimissüsteem on tegelikult rangelt formaliseeritud ja rangelt dokumenteeritud tehnoloogilise teabe kandja dokumentidega töötamise reeglite ja protseduuride kohta. Selle tulemusena väheneb organisatsiooni sõltuvus personalist kui tehnoloogiliste teadmiste ja dokumentidega töötamise reeglite füüsilisest kandjast.

5. Kiireneb dokumentide läbimine läbi organisatsiooni, eriti elektroonilise dokumendihalduse korraldamisel.

6. Vähendatakse kontoritöö töömahukust. Samas tuleb aga meeles pidada, et vajadus sisestada dokumendi kohta näiteks selle esmasel registreerimisel täielik ja täpne teave võib nõuda mõnel töökohal lisapingutusi, teistel töökohtadel aga töö töömahukus. selle teabe kasutamine võib väheneda mitu korda.

7. Kvalitatiivne võit saavutatakse organisatsioonidevahelise ühtse elektroonilise dokumendihalduse korraldamisega, kuna paberdokumentide valmistamise ja saatmisega ning seejärel saabunud dokumentide andmete ja tekstide uuesti sisestamisega seotud probleemid kaovad täielikult.

Riikliku regulatsiooni ebapiisava taseme tõttu on erinevates asutustes kontoritöö korralduses suured individuaalsed erinevused, eriti ka dokumentidega tehnoloogiliste toimingute tegemisel (registreerimisest trükkimiseni). Sellest tulenevalt on vaja iga organisatsiooni jaoks iga kord ellu viia kulukaid üksikprojekte. Veelgi rohkem probleeme "kohandatud" süsteemidega tekib nende süsteemide töö- ja arendusfaasis. Koostöö erinevate organisatsioonide vahel .

Uute infotehnoloogiate kasutamine alushariduse vallas võimaldab käsitleda kontoritööd kui tõhusat ja paindlikku vahendit erinevate uuenduste rakendamisel selles vallas.

Koolieelsete lasteasutuste automatiseeritud süsteemid võimaldavad lahendada kontoritöö võtmeküsimuse. Need võimaldavad teil rakendada kontoritöö mis tahes määral detsentraliseerimist, tagades samas tsentraliseeritud raamatupidamise ja kontrolli. Kuni selleni, et iga spetsialist saab iseseisvalt oma pädevuse piires dokumente registreerida ja edasiseks tööle saata, olles seejuures oma juhtide täieliku kontrolli all. Seega saab organisatsioon oma struktuuri dünaamiliselt uuesti üles ehitada ilma kontrolli kaotamata.

Loomisel on eeldused tõhusamate kontrolliskeemide rakendamiseks. Traditsioonilises praktikas saadetakse dokumendid organisatsiooniüksustele, olgu need siis kohalikele või kaugematele, organisatsiooni juhilt üksuse juhile konkreetsetele täitjatele. See võimaldab iga taseme juhil oma töötajate tegevust tõhusalt kontrollida, kuid pikad ja sageli formaalsed ahelad vähendavad drastiliselt juhtimise efektiivsust. Korralikult ehitatud AS DOW võimaldab saata dokumente otse isikutele, kes käske täitma hakkavad, samas kui juhid säilitavad täieliku kontrolli nii käsu enda edastamise kui ka täitmise üle.

Elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks on eeldused niivõrd, kuivõrd organisatsioon ise on valmis. Korralikult ehitatud süsteem töötab nii dokumentide läbimise ja vormistamise andmetega (olenemata sellest, kas need on paberkandjal või elektroonilised) kui ka nende elektrooniliste dokumentidega, millega need andmed on seotud. Elektrooniliste dokumentide kaasamine töötsüklisse võimaldab liikuda dokumentidega töötamise kvalitatiivselt uuele tasemele.

Kontori automatiseerimise tööriistade kasutamine võib kokku hoida dokumentidega töötamise tööjõu- ja materjalikulusid: mõju on tingitud organisatsiooni dokumenteerimistegevuse ühtlustamisest ja sõltuvuse vähendamisest personali individuaalsest tehnoloogilisest kogemusest: töötamise ajatsüklite vähenemine. dokumentide ja ühtse dokumentaalruumi loomine ning täielik kontroll dokumentide registreerimise ja liikumise ning distsipliini täitmise üle.

8. Juhtimistöö teaduslik korraldamine kui juhtimis- ja kontoritöö efektiivsust tõstev tegur

Kontoritöö on üks kaasaegset tehnoloogiat kasutaval teaduslikul organisatsioonil põhinev juhtimisfunktsioon ja me elame teaduse progressi ajastul, kus kõik põhineb uute tehnoloogiate täiustamisel, mis meid meie töös veelgi aitavad.

Teaduslik töökorraldus on selline töökorraldus, mille puhul konkreetsete meetmete praktilisele rakendamisele eelneb tööprotsesside ja nende rakendamise tingimuste põhjalik teaduslik analüüs ning praktilised meetmed ise põhinevad kaasaegse teaduse saavutustel ja parimaid tavasid. Seega väljendavad mõisted "teaduslik töökorraldus" ja "töökorraldus" sama nähtuse (protsessi) olemust ning nende mõistete erinevuse määrab eelkõige meetod, lähenemine samade probleemide lahendamisele, olek. töötajate ja üksteise vastastikuse mõju süsteemist.sõber ja tootmisvahenditega töötegevuse protsessis. Kui tootmine on tundlik kõige uue, mis töökorralduse valdkonnas ilmub, ja juurutab seda süstemaatiliselt oma praktikasse, siis on meil õigus rääkida teaduslikust töökorraldusest (SOT). Teaduslik lähenemine töökorraldusele võimaldab tootmisprotsessis kõige paremini kombineerida seadmeid ja inimesi, tagab materiaalsete ja rahaliste ressursside võimalikult tõhusa kasutamise, vähendab töömahukust ja tõstab tööviljakust. Selle eesmärk on säilitada töötajate tervist, rikastada nende töö sisu. NOT-i oluliseks tunnuseks on keskendumine omavahel seotud ülesannete rühmade lahendamisele: "majanduslik (ressursside säästmine, toote kvaliteedi parandamine, tootmise efektiivsuse tõstmine);" psühhofüsioloogiline (töökeskkonna parandamine, inimese psühhofüsioloogilise stressi ühtlustamine, raskusastme vähendamine ja neuropsüühiline tööpinge); "sotsiaalne (tööjõu mitmekesisuse, selle sisu, prestiiži suurendamine, täieliku tasustamise tagamine). NOT-i ülesannete ideede arendamine on sätted selle funktsioonide kohta, st NOT-i avaldumise eripära ettevõttes , selle mõju tootmise erinevatele aspektidele. Kategooria "funktsioon "annab võimaluse konkretiseerida EI-i üldülesandeid, tuua igaühe sees esile EI-i mõju erisuunad tootmisele ja selle subjektile – isikule, tuvastada fundamentaalsed erinevused töökorralduse teadusliku ja "tavalise" vahel, mis sageli jätavad olulised punktid töökorralduses tähelepanuta tegevus, mis on täis tootmiskahju.

Viimast asjaolu tuleks eriti rõhutada. Sageli võib kohata arvamust, et sõna "teaduslik" on "teadusliku töökorralduse" mõistes üleliigne. Mõned autorid usuvad isegi, et mitteteaduslikku töökorraldust ei saa üldse olla ja seetõttu eeldab töökorralduse mõiste juba selle teaduslikku olemust. Sellise arvamusega on võimatu nõustuda. Mõiste "teaduslik töökorraldus" tekkis ja kinnistus igapäevaelus antiteesina, vastandina kõigele spontaansele, juhuslikule, rutiinsele töökorralduses, mis on tootmises siiani üsna tavaline. Sõna "teaduslik" kirjeldab kvalitatiivselt töökorraldust.

Vastavalt Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 51 lõikele 2 loetakse organisatsioon asutatuks selle riikliku registreerimise hetkest. Samast hetkest tekivad kodanikuõigused, mis vastavad selle juriidilise isiku tegevuse eesmärkidele, ja selle tegevusega seotud kohustused. Töötegevuse korraldamine ja registreerimine on kohustuslik nii juriidilisele isikule kui ka üksikettevõtjale.

Kaasaegses keerukate tehnoloogiliste protsesside ja suure töötajate arvuga ettevõttes on vajalik tööprotsessi ratsionaalne korraldamine. Töökorraldus ettevõttes on meetmete süsteem, mille eesmärk on luua võimalikult soodsad tingimused tööaja, materjalide ja seadmete tõhusaks kasutamiseks tootmise suurendamise, tööviljakuse tõstmise ning normaalsete ja tervislike töötingimuste loomise huvides.

Funktsionaalses mõttes on töökorraldus ettevõttes tegevus, mille eesmärk on kehtestada ja muuta töötajate ja tootmisvahendite ja üksteisega suhtlemise järjekorda, et saavutada etteantud töötegevuse eesmärk.

Töökorralduse põhitõed:

1. Tööjaotus - igale töötajale ja igale tema jaotusele tööülesannete, funktsioonide, tööliikide, tehnoloogiliste toimingute määramine.

2. Tööalane koostöö - tootmissuhete süsteemi loomine töötajate vahel.

3. Ratings - teaduslikult põhjendatud tööjõukulude normide kehtestamine mis tahes tööde tegemiseks.

4. Töökohtade korraldus - nende ratsionaalne paigutus läbi seadmete ja planeerimise.

5. Töökohateenuste korraldus - tööalane koostöö põhitöötajate ja abiteenistuste ning allüksuste töötajate vahel.

6. Ratsionaalsete töötegemise viiside arendamine.

7. Ohutute ja tervislike töötingimuste loomine.

8. Personali valik, väljaõpe, ümberõpe ja täiendõpe.

9. Töötasu ja materiaalse soodustuse korraldamine.

10. Töödistsipliini kasvatamine, tööalase aktiivsuse ja loomingulise initsiatiivi toetamine.

11. Tööjõu planeerimine ja arvestus - viiakse läbi vajaliku kogutööjõukulu, personali arvu, palgafondi kindlaksmääramiseks.

Organisatsioonilised töötingimused ei mõjuta mitte ainult selle tootlikkust, vaid ka töötaja tervist ja tulemuslikkust.

Personalitöö korraldamine ettevõtetes ja organisatsioonides eeldab konkreetseid vorme ja meetodeid inimeste ja seadmete ühendamiseks tööprotsessis.

Personalitöö korraldus on terve teadus, mis rikastub pidevalt uute andmetega, jälgib uute organisatsiooniliste lahenduste parimaid praktikaid.

Personali töö ratsionaalne korraldus on vähendada töö tegemiseks kuluvat aega, välistada töötajate tarbetu liikumine, tagada head töötingimused ning vähendada töötajate stressi ja väsimust, kasutada ruumi võimalikult säästlikult ning maksimeerida personali tootlikkust. Töölepinguga sätestatud töötingimused peavad vastama töökaitsenõuetele. Tööseadustiku artikkel 22 ütleb, et töökaitse korraldamise eest ettevõttes vastutab tööandja.

Töökaitse korraldust ettevõttes kontrollivad föderaalse tööinspektsiooni organid, mida esindavad riiklik tööinspektsioon, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Gossanepidemnadzor ja teised föderaalsed ja piirkondlikud tööasutused.

Ettevõtte olulised eluvaldkonnad on töö korraldamine ja reguleerimine. Tööjõu normeerimise all mõistame eelkõige tööaja normide kehtestamist konkreetse töö tegemiseks. Tööjõu õige organiseerimine ja normeerimine suurendab töötajate huvi tööviljakuse tõstmise vastu.

Juhtimistöö korraldusel on oma spetsiifika. Juhi tööd on sageli võimatu standardiseerida, sest tema eduka töö näitaja on ettevõtte majandustulemused. Arvukad uuringud näitavad, et juhi töökorralduses on sageli tõsiseid puudujääke. Paljudel juhtidel puudub juhtimiskultuur, töökorralduse keerukus. Nad on praeguse tööga üle koormatud ega pööra piisavalt tähelepanu paljulubavatele probleemidele. Juhtimistöö ebaõige korraldamine toob kaasa töö efektiivsuse languse, viivitusi teenuse osutamisel. Juhtimistöö tõhusaks korraldamiseks peavad juhid pärast asjade seisu analüüsimist koostama isikliku töö plaani, mõtlema iga tööliigi üle, rühmitama need sõltuvalt nende eesmärgist, sisust, mahust ja rakendamise järjestusest, määrake iga toimingu kestus, algus- ja lõppkuupäev.

Juhi teaduslik töökorraldus on töökorralduse täiustamise protsess teaduse saavutuste ja parimate praktikate alusel. Kui juht reageerib selgelt kõigele uuele, mis töökorralduse valdkonnas ilmneb, ja tutvustab seda süstemaatiliselt oma praktikas, siis saame rääkida töö teaduslikust korraldamisest.

Teaduslik lähenemine töökorraldusele võimaldab tootmisprotsessis kõige paremini kombineerida seadmeid ja inimesi, tagab materiaalsete ja rahaliste ressursside võimalikult tõhusa kasutamise, vähendab töömahukust ja tõstab tööviljakust. Selle eesmärk on säilitada töötajate tervist, rikastada nende töö sisu.

Tööandjate tööseadusandluse järgimise kontrolli korraldamine on usaldatud föderaalsele tööinspektsioonile. Sellise järelduse saab teha artiklis sätestatud sätete alusel. RF seadustiku töökoodeksi artikkel 353.

Organisatsiooniliste töötingimuste muutmine on töölepingu muutmise ja mõnel juhul (kui töötaja ei nõustu) selle lõpetamise aluseks (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 74 4. osa).

9. Arhiiviorganite tegevus bürootööteenuste regulatiivseks ja metoodiliseks toetamiseks

Organisatsiooni arhiivi töö ja juhtimise dokumentatsiooni toetamisel osalemise vormid on reguleeritud osakonnaarhiivi töö põhieeskirjaga. Riigiarhiivi asutused osutavad ministeeriumidele ja osakondadele organisatsioonilist ja metoodilist abi juhtimise riikliku dokumenditoetuse süsteemide rakendamisel, dokumenditoetuse süsteemi korraldamisel, kooskõlastavad dokumenditoetuse süsteemi tüüp- ja valdkondlikke eeskirju, töötavad välja metoodilised dokumendid juhtimise dokumentaalse toe teatud küsimustes Normatiivne ja metoodiline bürootööbaas on seaduste, normatiivaktide ja metoodiliste dokumentide kogum, mis reguleerib dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise tehnoloogiat asutuse jooksvas tegevuses. , samuti bürootööteenistuse töö, selle struktuur, funktsioonid, personal, tehniline tugi jne hõlmab: Vene Föderatsiooni seadusandlikke akte teabe ja dokumentatsiooni valdkonnas; Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja korraldused, Vene Föderatsiooni valitsuse resolutsioonid ja korraldused, mis reguleerivad dokumentide toetamise küsimusi föderaalsel tasandil; föderaalsete täitevorganite õiguslikud aspektid nii tööstusharu kui ka osakondadega; Vene Föderatsiooni üksuste esindus- ja täitevvõimu organite õigusaktid, mis reguleerivad kontoritöö küsimusi; regulatiivse ja juhendava iseloomuga õiguslikud aspektid, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete bürootöö metoodilised dokumendid; dokumentatsiooni riiklikud standardid; ühtsed dokumentatsioonisüsteemid; ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid; juhtimisdokumentatsiooni riiklik süsteem, mis sisaldab põhinõudeid koolieelse lasteasutuse dokumentidele ja teenustele; dokumentide jooksva ja arhiivihoiu korraldust reguleerivad dokumendid. Bürootöö regulatiivse ja metoodilise baasi omandamine on pärast föderaalarhiiviga kokkuleppimist usaldatud Ülevenemaalisele kontoritöö ja arhiivinduse uurimisinstituudile (VNIIDAD), lisaks pakutakse teabetuge selle probleemi haldamiseks. Venemaa Riikliku Humanitaarinstituudi (IAI) Ajaloo- ja Arhiivinstituudi dokumenditeaduse osakonna ja koolieelse kasvatuse instituudi poolt. RGGU, tänu millele sisaldab "Arhiivitööstuse teabe- ja viitesüsteem" peaaegu kõiki õigusakte , regulatiivdokumente ja avaldab ainulaadseid metoodilisi soovitusi, mis reguleerivad dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise tehnoloogiat. KOKKUVÕTE

Organisatsioonide, institutsioonide suhted, äridokumentaalne suhtlus kõigil tasanditel tuleks läbi viia ühiste üldtunnustatud reeglite kohaselt. Töö dokumentidega mis tahes organisatsioonis, olenemata selle organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, peaks põhinema dokumenteerimise ja dokumentidega töötamise küsimustega seotud õiguslikul ja regulatiivsel raamistikul. Juhtkonna dokumentatsiooni tuge teostab iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus. PEI-teenuse tõhusus sõltub kontoritöötajate kvalifikatsioonist, teenuse varustusastmest ja töötingimustest. Olenevalt konkreetsesse rühma kuulumisest on DOW-teenusel oma spetsiaalne nimi ja oma vastav eesmärk. Eristatakse mõistet "juhtimise dokumentaalne tugi", mis rõhutab infotehnoloogia komponenti kaasaegses kontoritöö korralduses ja mida on parem kasutada dokumentidega töötamise arvutitehnoloogiate puhul, ja mõistel "bürootöö". “, mida kasutatakse peamiselt organisatsioonilise poole ja traditsiooniliste dokumentidega töötamise meetodite kirjeldamisel. Kontoritöö on üks kaasaegset tehnoloogiat kasutaval teaduslikul organisatsioonil põhinev juhtimisfunktsioon ja me elame teaduse progressi ajastul, kus kõik põhineb uute tehnoloogiate täiustamisel, mis meid meie töös veelgi aitavad. Riigiarhiivi asutused osutavad ministeeriumidele ja osakondadele organisatsioonilist ja metoodilist abi juhtimise riikliku dokumenditoetuse süsteemide rakendamisel, dokumenditoetuse süsteemi korraldamisel, kooskõlastavad dokumenditoetuse süsteemi tüüp- ja valdkondlikke eeskirju, töötavad välja metoodilised dokumendid juhtimise dokumentaalse toe teatud küsimustes.

Bibliograafia

1. Boydachenko P.G. Personalijuhtimisteenus. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Praktiline personalijuhtimine: Personalitöö juhend. - M.: Jurist, 2006.

3. Vene Föderatsiooni riiklik standard GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted” (kinnitatud Vene Föderatsiooni riigistandardi 27. veebruari 1998. a resolutsiooniga nr 28).

4. GOST R 6.30-2003 ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele

5. Istrin V.A. Kirjutamise tekkimine ja areng. M.: 1965.

6. Kirsanova M.V. Kaasaegne kontoritöö: õpik. toetust. - M.: INFRAM, 2003. - 304 lk. (sari "Kõrgharidus").

7. Kuznetsova T.V. Kontoritöö. M .: Intel-sintez, 1999.

8. Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud föderaalarhiivi kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega).

9. Podlesnaja L.V. Juhtimistegevuse dokumenteerimine. Kontoritöö M., 2004

10. Pshenko A.V. Dokumentatsiooni tugi (bürootöö): Proc. Kasu. - M.: FOORUM: INFA-M, 2003. -256s. (sari "Kutseharidus").

11. Vene Föderatsiooni töökoodeks.

12. Standardjuhend bürootöö kohta föderaalsetes täitevvõimudes / ettevalmistus. Arhiivikomisjon (kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 31. oktoobri 2000. a otsusega nr 1547-r)

13. Föderaalseadus "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta", (20. veebruar 1995 N24-FZ).

14. 2. mai 2006. aasta föderaalseadus nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike avalduste läbivaatamise korra kohta"

15. Khobelkova L.N. Koolieelsete õppeasutuste automatiseerimine // Koduarhiivi ajakiri, nr 6, 2008.- lk.18-21.

Dokumendid ilmusid koos kirjutamise tulekuga. Iidsetest aegadest meie riigi territooriumil säilinud dokumendid annavad tunnistust üksikisikute ja riigi elu erinevate aspektide dokumenteerimisest.

kroonika jutustades Vana-Vene riigi (IX-XII saj.) ja Bütsantsi suhetest, kajastab nende vahel sõlmitud lepingute sisu. See näitab diplomaatiliste dokumentide olemasolu. Diplomaatilised suhted fikseeriti ka kirjades. Diplom kinnitab suursaadiku isikut, tema volitusi lepingule alla kirjutada.

Kokkupandav juriidilise dokumentatsiooni süsteem

XI sajandil. väljapaistev Vene õiguse kirjalikud mälestusmärgid: Vene tõde, Jaroslavi tõde, Jaroslavi tõde. XII sajandi alguseks. need liideti lühike tõde.

Oluline on teada, et eraomandi kaitsele omistatud suur tähtsus tingis selle omamise fakti fikseerimise erinevates hartades. Põhikirjades olid kirjas ka kaupmeeste privileegid, kiriku sissetulekud, erinevad lepingud ja testamendid.

Feodaalse killustumise perioodil (XIII-XV sajand) registreeriti feodaalsuhete areng a. eraõigusaktid(hoiused, maa ja muu vara müügivekslid, orjus, hüpoteegid, laenatud, teenus, raha laenamiseks, vallas- ja kinnisvara, täiskirjad orjusesse müümiseks, ϲʙᴏbodu puhkuseks jätmise kirjad jne) Vürstiriikide suhted olid lepingutes fikseeritud suured ja konkreetsed printsid. Luuakse kirjalikud õiguse monumendid - kohtuotsuse kirjad. Võimujuhised alluvatele registreeriti kõrgeima võimu poolt aastal dekreedikirjad. Õigustegevusega kaasnes kohtunimekirjade koostamine maailma "õiguslikest kirjadest, kohtuvälistest kirjadest".

Sinna tulevad ametnikud – isikud, kes teavad, kuidas dokumentidega töötada.

Kallil materjalil jutustatud dokumendid - pärgament. Väärib märkimist, et seda valmistati kitse- või vasikanahast ning parimad sordid tarniti hansalinnadest ja Kreekast. Tasub öelda, et raha säästmiseks puhastati väärtuse ja tähenduse kaotanud tekst maha ning pärgamendileht võeti taaskasutusse.

See on dokumentide koostamise alaste kogemuste kogumise aeg, mil kujunesid välja traditsioonid dokumentide koostamisel, kehtestati nende tõestamise meetodid - allkirjad, sulgud, pitsatid, tekkisid dokumendi koostamise etapid - mustand ja valge koopia. Samas ei saa rääkida kontoritööst kui teatud reeglite süsteemist Vana-Vene riigi eksisteerimise ja feodaalse killustumise ajal. See traditsioonide ja kommete kogunemise periood ametlike dokumentidega töötamisel.

Venemaal koosneb mitmest perioodist:

• revolutsioonieelne kontoritöö (XVI - XX sajandi algus);
• nõukogude kontoritöö (oktoober 1917-1991);
• Nõukogude järgne periood (1991 - praegune)

Kontoritöö revolutsioonieelsel Venemaal

Kontoritöö revolutsioonieelsel Venemaal koosneb kolmest etapist:

• esimene etapp on kontoritöö (XVI-XVII sajand);
• teine ​​etapp - kollegiaalne kontoritöö (XIII sajand);
• kolmas etapp on kontoritöö (XIX - XX sajandi algus)

Sündmused [[oktoober 1917|oktoober 1917]]. muutis radikaalselt Venemaa riigiasutuste süsteemi. Ülevenemaalisest nõukogude kongressist sai kõrgeim riigivõimuorgan. Täitevorgan kongresside vahel oli Ülevenemaaline Kesktäitevkomitee (VTsIK) Kõrgeimaks juhtorganiks nimetati Rahvakomissaride Nõukogu (Sovnarkom) komiteed (täitevkomiteed)

Nõukogude võimu esimesi aastaid iseloomustas uue valitsuse seatud ülesannetele vastavate kontoritöö korraldamise reeglite otsimine.

Avaldati dekreedid, mis reguleerib seadusandliku tegevuse korda (Rahvakomissaride Nõukogu 30. oktoobri 1917. a määrus "Seaduste kinnitamise ja avaldamise korra kohta", Rahvakomissaride Nõukogu 18. novembri 1918. a määrus "Komissaride nõukogu 30. oktoobri 1917. a määrus". seaduste ja valitsuse korralduste jõustumine") Nõukogude ametlike dokumentide vormistamise kord kehtestati Rahvakomissaride Nõukogu 2. märtsi 1918. a määrus "Riigiasutuste vormide vormide kohta"; pitsatite kasutamise kord Ülevenemaalise Kesktäitevkomitee ja Rahvakomissaride Nõukogu 6. juuli 1922. a määrustega "Riigiembleemiga pitsatite kasutamise korra kohta". Tööliste ja Talurahva Kaitse Nõukogu 8. detsembri 1918. a määrus "Keskvalitsuse korralduste täpse ja kiire täitmise ning vaimuliku bürokraatia kaotamise kohta" oli suunatud dokumentide liikumise vähendamisele ja kästi asendada. kirjavahetus telefoniläbirääkimistega, äripaberid - telefoniteated ja kontroll kõigi haldusdokumentide üle. Kõigile nõukogude institutsioonidele pandi kohustus täita keskvalitsuse otsuseid ja korraldusi täpselt ja vastuvaidlematult. Sama eesmärki taotles ka dekreet "Kontoritöö ja kirjavahetuse lihtsustamise kohta nõukogude asutustes", mille koostas 1918. aasta detsembris Rahvakomissariaadi Õigusabi osakonna alluv konverents nõukogude asutustes kantseleitöö lihtsustamise küsimuses. Riigikontroll.

1920-1930ndad aastat eriline periood nõukogude kontoritöö arengus, kuna ϶ᴛᴏ on massiliikumise aeg, nn. teaduslik töökorraldus(EI) ja juhtiva töö teaduslik korraldus(NOUT) NOUT-liikumisel oli oluline mõju kontoritöö kujunemisele ja arengule.

϶ᴛᴏth liikumise raames avati uurimisinstituudid: Taganrogi ja Kaasani instituudid töö teaduslikuks korraldamiseks. NOT-ga seotud tööde koordineerimine usaldati 1923. aastal Tööliste ja Talurahva Inspektsiooni Rahvakomissariaadi (NKRKI) kolleegiumi juurde loodud Töö Teadusliku Organiseerimise Nõukogule (Sovnot).

Sel perioodil loodi juhtimisküsimustega tegelevad ühiskondlikud organisatsioonid: Haldustöötajate Klubi, Raamatupidajate Ühing, Haldustöötajate Ühing.

Välja arvatud eelpool nimetatu, luuakse NUTI liikumise raames igas suurasutuses ja ettevõttes NUTI rakke (bürood, sektorid jne).

Ilmus ajakirju, mille lehtedel käsitleti juhtimise ja dokumentidega töötamise probleeme: “Pange tähele, et juhtimisvõtted”, “Organisatsiooni ja juhtimise küsimused”, “Süsteem ja organisatsioon”, “Aeg”, “Töökorraldus” . Äriteemalist kirjandust on avaldatud palju. Nende hulgas olid fundamentaalsed teoreetilised õpingud ja kontoritöö käsiraamatud üliõpilastele ja praktikutele.

1920. aastatel anti välja õigusakte, mis kajastasid muuhulgas dokumentatsiooniküsimusi: NSVL 1924. aasta põhiseadus täpsustas riigiasutuste ja halduse poolt väljastatavate dokumentide liike, nende avaldamise korda. NSV Liidu Ülevenemaalise Kesktäitevkomitee dekreetidega kehtestati rahvusvabariikidele ja -piirkondadele õigus teostada kantseleitööd riigiorganites riigikeeles. Väljapoole vabariiki saadetud dokumendid tuli kirjutada kahes keeles: vene ja rahvuslikus või ainult vene keeles.

Oluline on teada, et NKRC juurde aktsiaseltsi loomine 1925. aastal oli nõukogude kontoritöö arengu seisukohalt väga oluline. Riiklik institutsioonide ülesehitamise büroo(Orgstroy)

Orgstroy põhitegevus oli kontoritöö ratsionaliseerimine.

Orgstroy arenduste tulemuste elluviimiseks oli vaja nende teoreetilist põhjendust, mis põhines tõsisel teaduslikul alusel.

See asutus loodi 1926. aastal NKRC alluvuses Juhtimistehnika instituut(ITU)

ITU tegi tihedat koostööd Orgstroyga. ITU poolt välja töötatud meetodid ja küsitlused, tõenduspõhised meetodid kontoritöö parandamiseks, Orgstroy rakendas praktikas, tutvustas neid institutsioonide tegevustes: vahetu vaatlemise meetod, küsitlemine (intervjuu), aktueerimine, pildistamine, töö enese pildistamine. päev, ajastus. Kõiki neid meetodeid kasutatakse praegu kontoritöö süsteemi uurimisel, selle analüüsil ja ratsionaliseerimisettepanekute väljatöötamisel.

V 1928 ITU koostas koos RSFSRi keskarhiiviga "RSFSRi riiklikes, kutse- ja ühistuasutustes ja ettevõtetes kontoritöö arhiiviosa loomise reeglid". Eeskirjad omasid suurt tähtsust kantseleitöös dokumentide jooksva säilitamise korraldamisel ning kehtestasid ka nende hävitamise korra.

V 1931 ITU on välja töötanud eelnõu "Dokumenteerimise ja töövoo üldreeglid", mis hõlmab ühtsete kontoritöö reeglite kehtestamist üleliidulises mastaabis. See oli esimene katse luua ühtne kontoritöö süsteem, kuna "Üldreeglid ..." pidid saama iga nõukogude asutuse ja ettevõtte kontoritöö juhiste väljatöötamise normatiivseks aluseks. Kuid ITU likvideerimise tõttu 1932. aasta aprillis ei jõutud reegleid lõplikult vormistada ega heaks kiita. Pärast ITU likvideerimist NSV Liidus ei olnud ühtset kontoritöö teadusliku arendamise keskust.

Bürootöö ajaloos algas pikaajaline ametlike dokumentidega töö osakondlik reguleerimine, toona lahendas iga osakond kantseleitöö korraldamise küsimusi omal moel.

1936. aasta põhiseadus avaldas olulist mõju dokumenteerimise protsessidele, mis esimest korda nõukogude võimu aastatel fikseeris seadusandlikult juhtimisdokumentide hierarhia, määratledes selgelt, milliseid haldusdokumente peab konkreetne asutus ja juhtkond väljastama. , samuti asutused, organisatsioonid ja ettevõtted.

V 1943 NSV Liidu Peaarhiivivalitsus tegi järjekordse katse luua ühtsed standardid ametlike dokumentidega töötamisel. Koostati eelnõu "Juhend dokumentaalse osa lavastuseks ja dokumentaalsete materjalide kaitseks ENSV asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete senises kantseleitöös". Samal ajal ei kinnitatud dokumenti ϶ᴛᴏt aega.

Samal aastal esimene tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu mis määravad nende säilitusperioodid. Nimekiri sai aluseks dokumentide väärtuse uurimisel nii kontoritöös kui ka arhiivis.

Ärge unustage, et nõukogude kontoritöö arengu oluliseks verstapostiks oli NSV Liidu valitsuse otsus 1959. a. riigi asutuste ja ettevõtete ühtse riikliku kontoritöö süsteemi arendamine tehniliste vahendite laialdasel kasutamisel. NSV Liidu Ministrite Nõukogu 25. juuli 1963. aasta dekreediga “Arhiivinduse parandamise meetmete kohta NSV Liidus” määratakse Ühtse Riikliku Arhivaalsüsteemi (EGSD) arendamise juhtorganisatsioon Peaarhiivi direktoraadiks. NSV Liidu valitsus (GAU NSVL) GAU NSVL alluvuses 1966. aastal loodi Üleliiduline Dokumenteerimise ja Arhiveerimise Teadusliku Uurimise Instituut (VNIIDAD), mille peamiseks eesmärgiks oli NSVL arendamine.

Oluline on märkida, et samal ajal algab ka personalikoolituse küsimuse lahendamine: mitmetes keskkoolides alates 1962/63. Alanud on üliõpilaste ettevalmistamine erialal "Dokumentatsioon". 1964. aastal avati Moskva Riiklikus Ajaloo- ja Arhiivinstituudis (MGIAI) esimene NSVL Riikliku Dokumentide Halduse Osakond (FGD), mis koolitab kõrgharidusega spetsialiste töötama juhtimise dokumentatsiooni toega.

Alates ϶ᴛᴏndast töötas VNIIDAD välja kontoritöö regulatiivse ja metoodilise raamistiku, FGD (praegu Venemaa Riikliku Humanitaarülikooli dokumenditeaduskond) koolitas spetsialiste dokumentidega töötamiseks.

Olgu öeldud, et MGIAI ja VNIIDAD tihedal koostööl oli oluline mõju kodumaise kontoritöö arengule juba 1970.–1980. aastatel. Algas dokumendihalduse teoreetiliste ja metoodiliste probleemide süstemaatiline, sihipärane uurimine, mis kehastus konkreetsetesse riiklikku laadi rakenduslikesse arendustesse.

Ei maksa unustada, et kõige olulisem neist oli Ühtne riikliku arvestuse süsteem(EGSD), mille kiitis heaks NSV Liidu teaduse ja tehnoloogia komitee 1973. aasta septembris.
Väärib märkimist, et USSD põhisätted on teaduslikult korrastatud reeglite, määruste, soovituste kogum, mis määras kindlaks ja reguleeris NSV Liidu asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes kontoriprotsesside korraldust. Selle põhieesmärk on bürootöö korralduse täiustamine ühtsetel alustel, võttes kasutusele ühtsed vormid ja dokumentidega töötamise meetodid.
Väärib märkimist, et USSD põhisätted kehtestasid juhtimistegevuse dokumenteerimise reeglid (mis kehtisid ainult korraldus- ja haldusdokumentidele), sisaldasid soovitusi dokumentidega töö korraldamiseks, määrasid kindlaks kontoripersonali töö korraldamise ja kontori mehhaniseerimise alused. tööprotsessid. Esimest korda viimastel aastakümnetel loodi terviklik kontoritöö süsteem, mis oli küll riiklikku laadi, kuid kahjuks ei saanud ametlikku staatust.

V 1988 NSV Liidu Peaarhiivi juhtkond kiitis heaks selle teise väljaande, mis kannab nimetust Unified State Documentation Management System (EGSDOU) Tasub öelda, et EGSDOU sätted kehtisid kõikidele dokumentatsioonisüsteemidele, sealhulgas arvutitehnoloogia ja mikrograafia abil loodud dokumentidele.

Teiseks oluliseks suunaks kontoritöö parandamisel oli juhtimisdokumentatsiooni koosseisu ja vormistamise reeglite ühtlustamine ja standardimine, mis on aktiivselt arenenud alates 1970. aastatest.

Esimesed organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni (ORD) GOST-id jõustusid 1972. aastal - GOST 6.38-72 “Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem.
Tuleb märkida, et peamised sätted" ja GOST 6.39-72 "Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Näidisvorm".

Seoses organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi (USORD) väljatöötamisega kiideti need GOST-id 1978. aastal uues väljaandes heaks ning 1990. aastal muudeti ja liideti standardiga GOST 6.38-90 “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded dokumentidele. OSA standarditega kehtestati detailide koostis, nende kujundamise ja asukoha reeglid, nõuded vormidele, dokumentide tekstidele ja trükiseadmetega toodetud dokumentidele.

Omaette valdkond dokumentidega töö parandamisel oli kontoritöös ja arhiivinduses kasutatava terminoloogia ühtlustamine. Mõistete tõlgendamine on muutunud üheselt mõistetavaks seoses GOST 16487-70 „Kontoritöö ja arhiveerimine. Pange tähele, et terminid ja määratlused” (revideeritud 1983 ja 1998) Ühtne terminoloogia võimaldab üheselt tajuda nii regulatiivseid ja metoodilisi dokumente kui ka erialakirjandust. Ametlikke termineid kasutatakse ka kohalike regulatiivdokumentide väljatöötamisel mis tahes organisatsioonis.

Alates 1970. aastatest on juhtimisse juurutatud arvutitehnoloogiat ning sellega seoses algab juhtimis- ja tootmisprobleemide lahendamiseks mõeldud automatiseeritud juhtimisvahendite (ACS) väljatöötamine. Automatiseeritud juhtimissüsteemide kasutuselevõtt eeldas dokumentide ühtlustamist. 1970. aastate keskel kiideti heaks esimesed ühtsed dokumentatsioonisüsteemid (UDS), mis on ühtsete reeglite ja nõuete alusel loodud omavahel seotud dokumentide kompleksid, mis sisaldavad teatud tegevusvaldkonna juhtimiseks vajalikku teavet. Materjal avaldatud saidil http://

Tasub öelda, et DDD täielik loetelu on esitatud 1983. aastal avaldatud üleliidulises juhtimisdokumentide klassifikaatoris (OKUD).

USD struktuur sisaldas ühtset organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteemi (USORD). Väärib märkimist, et see sisaldas GOST 6.15.1-75 “Põhisätted”, mis kehtestas USORD-i eesmärgi ja koostise, nõuded vormidele. ja dokumentide tekstid, nende kinnitamise ja registreerimise reeglid; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, samuti ühtsete dokumentide vormide album ja juhised nende kasutamiseks.

϶ᴛᴏ süsteemi eriline tähendus seisneb selle peaaegu universaalses rakenduses asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes.

1980. aastatel vaadati üle kantseleitöös ja arhiivis dokumentide säilitamise regulatiivne ja metoodiline baas. 1986. aastal ilmus “Osakonnaarhiivide töö põhieeskiri”, mis sisaldas dokumentide säilitamise, dokumentide kohtuasjadeks vormistamise, nende läbivaatamise, protokollimise ja arhiivi komplekteerimise eeskirju. 1989. aastal ilmus “Riigikomisjonide, ministeeriumide, osakondade, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete tegevuses tekkinud tüüpdokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid”, mis sai ühtlasi praktiliseks juhendiks igale kantseleiteenistusele hoidla korraldamisel. dokumentidest.

1980. aastatel töötati välja kontoritöö ajanormid. Kehtestatud tööjõukulude valemite alusel oli võimalik arvutada kantseleiteenistuse töötajate kvantitatiivne koosseis.
Väärib märkimist, et ϶ᴛᴏgo aluseks olid 1988. aastal avaldatud NSVL Riikliku Töökomitee Töönormide Keskbüroo poolt välja töötatud kontoritöö koondajanormid ja masinakirjatöö ühtsed ajanormid (töötunnid). ja sotsiaalküsimused.

Kontoritöö tänapäeva Venemaal

Bürootöö areng 1970.-80. aastatel oli Vene Föderatsiooni kontoritöö seadmise aluseks.

Seda kontoritöö ajaloo kolmandat etappi iseloomustavad ennekõike olulised muutused sotsiaal- ja majandussfääris. Alates 1990. aastatest algas Venemaal aktiivne vabaühenduste (aktsiaseltsid, aktsiaseltsid, ühtsed ettevõtted jt) loomine, enamikus nendes organisatsioonides hakati uuesti looma bürootööd. Alates 1990. aastate algusest Vene Föderatsioonis seadusandlik ja reguleeriv raamistik hakkas arenema, millega kehtestati nõuded nii dokumentidele kui ka nendega töötamisele.

Arvepidamise kohustus on tavaliselt pandud sekretärile. See ametikoht ei nõua eriharidust ning sageli võetakse sellele vastu minimaalse töökogemusega kandidaate. Kuid dokumendihaldus on vastutusrikas ja oluline asi, ettevõtte edukas toimimine sõltub suuresti selle täpsusest ja korrektsusest.

Ettevõtlus võib olla:

• üldine - seotud ettevõtte põhitegevusega,
• personal – personaliosakonna poolt hallatava personali dokumentatsiooni jaoks,
• salajane - leidub mõnes riigistruktuuris ja sellel on käitumisstandardid,
• elektrooniline - kui osa teabest edastatakse digitaalsel kujul.

Kontoritöö põhitõdesid pole keeruline iseseisvalt omandada. Parem on alustada kõige olulisemast ja põhilisemast dokumendist - kohtuasjade nomenklatuurist.

Juhtuminomenklatuur

See on dokument kõigi organisatsioonis esinevate "juhtumite" loendiga. Mõiste "juhtum" tähendab sel juhul sama tüüpi või sama suuna äridokumentide komplekti.

Nomenklatuur on süsteem, mis võimaldab analüüsida ettevõtte dokumentaalset tegevust. Selle koostamiseks peate määrama kõigi saadaolevate dokumentide tüüpide loendi. Seejärel ühendage need juhistes.Igale tüübile omistatakse number - kood, see võib koosneda mitmest numbrist või tähest, näiteks number, avaldamisaasta või isegi kuu, kui dokumentide maht on märkimisväärne.

Näiteks: 01/BU/2017, kus 01 on seerianumber, BU on raamatupidamine, 2017 on aasta. Samuti on märgitud säilitusaeg ja koht arhiivis, millal asi seal üle antakse. Nomenklatuuri saate kinnitada teatud perioodiks - aastaks, 3 aastaks või 5 aastaks, kui muudatusi pole oodata. Enne kinnitamist peaksid osakonnajuhatajad oma töö osas nomenklatuuri sisu üle kontrollima.

Paberite mugavaks arhiveerimiseks, aga ka kohtuasjade süsteemi viimiseks koostatakse nomenklatuur. See aitab lühidalt välja tuua kontoritöö põhitõed, kajastab peamisi äripaberite liike, võttes arvesse ettevõtte iseärasusi. Tavaliselt koostatakse see tabeli kujul - juhtumi nimi, kood (number), koht arhiivis, säilitusaeg. Juhtumid on kõige parem rühmitada tüübi ja avaldamisosakonna järgi.

Organisatsiooni dokumentide tüübid

Juhtumite arv ja dokumentide liigid on otseselt seotud ettevõtte tegevuse spetsiifikaga. Sageli on töövoog jagatud plokkideks, mida viivad läbi töövaldkondade spetsialistid. Kuid on olemas nimekiri, mis on tüüpiline igale ettevõttele, olgu see siis äri- või osariik:

Sissetulev - väljastpoolt organisatsiooni sisenev - kõik, mis tuli postiga, kulleritega, teiste organisatsioonide esindajate poolt isiklikult kohale toodud.

Väljuv - organisatsioonist saadetav - kõik teistele juriidilistele isikutele, aga ka üksikisikutele adresseeritud (vastused, kirjad, otsused).

Sisemine - ärge minge kaugemale organisatsioonist, mis reguleerib ettevõtte tööd (korraldused, korraldused, määrused, määrused jne).

Üldjuhul peetakse iga liigi kohta eraldi registreerimispäevikut, kuhu märgitakse järjekorranumber, kuupäev, nimi, kust dokument pärineb või kuhu see saadeti ning vastutava isiku nimi.

Kui päevikus registreeritakse töötajatele välja antud dokumendid, jäetakse kviitungisse allkirjaväli. Samuti saab päevikusse teha märke, mille puhul nomenklatuuri järgi esitati koopia säilitamiseks.

Organisatsioon võib pidada ka sisemiste töölähetuste, võtmete kättetoimetamise, töökohale saabumise aja ja isegi telefonikõnede logisid. Mõnikord viib registreerimisraamatute arv ajakirjade registri loomiseni. Kõik oleneb vajadusest ja ettevõttes valitsevast praktikast.

Ajakirjad tuleb nummerdada, õmmelda ja pitseerida, seda tehakse selleks, et välistada lehe väljavahetamise võimalus.

Raamatupidamine on kontoritöö ja dokumendivoo aluseks. Ajakirjade ja juhtumite arv sõltub ettevõtte vajadustest ja soovist kõiki olemasolevaid pabereid salvestada.

Määrus dokumendivoo kohta

Peale juhtumite nomenklatuuri ja nõutavate ajakirjade loetelu väljatöötamist on mõistlik koostada organisatsiooni töövoo määrus. See on määrus, mis selgitab kõigi olemasolevate paberite koostamise, üleandmise, arhiveerimise reegleid. See kirjeldab iga dokumentatsioonivoo protseduuri ja määrab selle ühest osakonnast teise ülekandmise aja.

Määruse näidis

See säte aitab vältida segadust, vastutuse nihkumist ja oluliste äridokumentide kaotamist. Iga voo jaoks on ette nähtud marsruut - näiteks: avaldamine, kinnitamine, registreerimine, adressaadile saatmine, arhiivi esitamine.

Pitserid ja templid

Sageli ei suuda algajad ja mitte ainult nemad aru saada, millistel juhtudel on organisatsiooni pitserit vaja ja millistel mitte. Vastus on väga lihtne: väljaminevad vormid on kinnitatud pitseriga, sest. pitsati olemasolu tõendab kirja päritolu. Sisemised paberid ei vaja pitsat, nagu Sel juhul piisab juhtkonna allkirjast.

Sissetulevad dokumendid pärast nende registreerimist antakse üle otsuse tegemiseks ja täitmise või vastamise eest vastutava isiku määramiseks. Samuti ei vaja need printimist. Ärge ajage pitserit ja templit segamini. Templid võivad olla väga erinevad, alates "Sissetulev number ..." kuni "Koopia on õige" ja neil pole juriidilist jõudu. See on vaid abivahend sekretäri töös.