Avez-vous des questions urgentes pour l’organisation qui devraient être enregistrées ? Dans ce cas, la rédaction d'un recours écrit est indispensable. Cependant, tout n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Rédiger une lettre commerciale compétente est toute une science. Et cela ne ferait pas de mal à tout le monde d’apprendre ou de mémoriser les compétences de base nécessaires à sa compilation.
Tout d’abord, décidons de la méthode qui vous convient le mieux pour écrire une lettre ou une demande à une organisation. Le plus souvent, les messages en ligne sont utilisés à l'aide de ressources Internet. Si vous écrivez une lettre de cette façon, alors vous ne pouvez pas vous passer de :- Ordinateur (portable);
- Éditeur de texte;
- E-mail.
Si vous utilisez la méthode d’écriture manuelle, vous aurez également besoin d’une imprimante pour l’impression.
La première étape de la rédaction d’une lettre est « l’en-tête ». En haut de la page il doit y avoir :- Le nom de l'organisation à laquelle vous postulez ;
- Nom complet du directeur de l'organisation ou de la personne responsable ;
- Adresse de l'établissement ;
- Date de la demande ;
- Ville d'application.
Les éléments « d’en-tête » souhaitables incluent également les coordonnées de l’entreprise – fax, téléphone, adresse E-mail, OKPO, OGRN, INN/KPI. Cela dépend du sujet de l'appel et de l'organisation elle-même.
- Lettres promotionnelles ;
- Lettre de recommandation;
- Lettres d'information ;
- Lettres de motivation;
- Lettres de remerciement ;
- Lettres de félicitations ;
- Lettres d'instruction ;
- Lettres de demande d'information ;
- Lettres de demande ;
- Lettres de réponse ;
- Lettres de notification ;
- Lettres d'invitation.
Selon le type d'appel que vous utilisez, formulez correctement le contenu. Par exemple, si vous composez commentaire positifà l'organisation, vous devez décrire en détail la raison de votre candidature, ce qui vous a exactement plu, etc.
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Élément importantécrire une lettre à une organisation - « ne jetez pas d'eau » et écrivez droit au but. Exprimez vos pensées de manière à ce que votre lettre intéresse les employés de l'entreprise. Pour ce faire, selon les règles de l'étiquette des affaires, utilisez des « mots intrigants » spéciaux. Cependant, il ne faut pas en faire trop, car nous parlons d'un document et non d'une correspondance personnelle. Décrivez la situation de manière concise, mais rendez-la lisible. Si la conversation porte sur le respect de la loi, assurez-vous de faire référence aux lois de la Fédération de Russie. En décrivant situation de conflit la proposition d'un certain nombre de mesures visant à aggraver l'incident est la bienvenue.
Rédiger avec compétence une lettre à la bonne organisation est la clé du succès de votre appel. Étudiez attentivement tous les points décrits ci-dessus et n'hésitez pas à vous mettre au travail. N'oubliez pas que la lettre ne doit pas contenir d'erreurs d'orthographe, de ponctuation et de style.
La lettre adressée au directeur doit être courte et précise. Vous ne devriez pas écrire des récits de plusieurs pages. Un exemple de message peut être téléchargé gratuitement à partir de ce lien.
Lettre au directeur les institutions peuvent avoir des contenus différents. Les demandes commerciales des contreparties, les messages locaux des employés de l'organisation aux administrateurs, qui sont écrits, sont plus efficaces que les conversations téléphoniques et les conversations orales. La source d'information sur papier est stockée sur les bureaux des dirigeants, dans les archives de l'entreprise et devient un jour très demandée. Le modèle de réclamation peut être téléchargé gratuitement via un lien direct.
La lettre adressée au directeur doit être courte, claire et significative. Vous ne devez pas écrire de textes volumineux ou de récits de plusieurs pages. L'exception concerne les réclamations. Personne n'est intéressé par les offres ordinaires et les brochures régulières. L'appel au réalisateur doit être unique, l'essentiel doit être souligné en quelques lignes. Après avoir rédigé le contenu, vous devez vous préparer à la poursuite du développementévénements. Une personne intéressée par le texte posera de nombreuses questions. Des réponses réfléchies préparées à l’avance constitueront un bon complément à la présentation et mettront l’accent sur la compétence de l’auteur en la matière.
Points obligatoires dans une lettre au directeur
:- Dans la partie supérieure droite est inscrit le nom du destinataire en précisant la fonction et le nom complet du gérant ;
- Vous trouverez ci-dessous vos propres coordonnées et numéros de téléphone de contact ;
- Au milieu de la feuille, à l'aide de phrases de politesse, est inscrite une adresse par le nom et le patronyme du réalisateur ;
- La partie introductive se compose d'une ou deux lignes ;
- Après l’introduction, vous devez immédiatement passer au récit ;
- Chaque mot du contenu doit être réfléchi et vérifié plusieurs fois ;
- En bas se trouvent la date de rédaction, la signature et la transcription ;
En utilisant correspondance commerciale il se produit non seulement la coordination des activités commerciales, mais également la collecte des informations nécessaires pour une organisation donnée, qui seront demandées lors de divers audits de reporting. Par conséquent, les tâches des employés administratifs comprennent tout d'abord la tenue correcte de la documentation commerciale, pour laquelle diverses instructions et formulaires internes sont élaborés. L’avantage d’un formulaire standard réside dans le fait qu’une personne le remplit automatiquement, ce qui lui fait gagner du temps et à celui de l’entreprise.
La correspondance commerciale doit contenir :
Des informations fiables et complètes ;
- résumé en raison du manque de narration ;
- ton d'adresse neutre, mais amical ;
- une chaîne logique, et non une évaluation émotionnelle des faits énoncés.
Comment écrire lettre d'affaires?
Le plus important est de décider quel type de lettre commerciale convient à une situation donnée. Il en existe plusieurs types :
Rappel;
-confirmation ;
- refus ;
- lettre de motivation;
- invitation;
- garantie;
- informatif ;
- lettre de notification et de commande.
En règle générale, les lettres commerciales contenant une demande, une proposition, un appel, une demande ou une demande nécessitent une réponse.
Règles pour rédiger une lettre commerciale.
Le ton d’une lettre commerciale porte une charge émotionnelle très importante, car un manque de respect voilé apparaîtra malgré des techniques de communication impeccables. Vous devez être particulièrement prudent lorsque vous rédigez une lettre commerciale contenant un refus. Dans ce cas, vous ne devez pas énoncer le refus au tout début de la lettre. Dans la première partie du message, vous devez fournir des arguments convaincants en faveur de votre point de vue ; pour cela, vous pouvez utiliser des formules telles que
- « Malheureusement, nous ne pouvons pas satisfaire votre demande » ;
- "Nous sommes profondément désolés, mais il n'est pas possible de satisfaire votre demande", etc.
En cas de refus, il est important de se rappeler que notre tâche est de refuser, mais pas de perdre un client, un partenaire, etc.
Alors, les règles de base pour rédiger une lettre commerciale :
Pour bien comprendre l'essence de la lettre, il est nécessaire de répéter plusieurs fois la demande adressée au destinataire dans le texte ;
- dans la lettre de refus, il est important d'indiquer les raisons pour lesquelles cette demande ne peut être satisfaite ;
- rejeter une offre est une formule de refus.
Langue de la correspondance commerciale.
Il est important que le lecteur de la correspondance commerciale n’en comprenne que l’essence, et non la langue dans laquelle elle est rédigée. C'est dans cette condition que réside la maîtrise des règles de rédaction d'une lettre commerciale, qui se développe au fil des de nombreuses années d'expérience.
Il faut rappeler que dans une lettre commerciale :
Doit être consommé mots simples en même temps, sans appauvrir le contenu ;
- utiliser plus souvent des verbes que des adjectifs - cela rendra le texte de la lettre dynamique ;
- rester proche du sens de l'adresse, sans entrer dans les détails et le raisonnement ;
- n'utilisez pas de phrases longues, car elles détournent l'attention du lecteur ;
- la transition entre les phrases doit être logique et invisible ;
- utilisez le moins de pronoms possible.
Une lettre commerciale se distingue par son alphabétisation et son style.
Préparation de la correspondance commerciale.
Lorsque vous rédigez une lettre commerciale, n'oubliez pas que la partie supérieure(1/4 de feuille A4) doit être laissé libre pour le papier à en-tête. aussi dans coin supérieur La lettre indique le numéro et la date de départ, qui sont enregistrés dans un journal spécial du courrier sortant.
Dans le coin inférieur gauche sont indiqués la fonction, le nom et la signature du gérant, et à la toute fin de la feuille est indiqué le nom de l'exécuteur de la lettre commerciale avec son numéro de téléphone pour Informations Complémentaires.
Ainsi, une lettre commerciale se compose de trois parties : l'essence de la demande, sa justification et les informations à l'appui.
Lorsque vous répondez à une lettre, vous devez vous référer à la dernière lettre du destinataire indiqué dans la première partie du contenu. S'il y a une correspondance étrangère, alors pour plus de clarté, il est nécessaire de joindre à la lettre un livret dont le lien sera indiqué dans cette lettre. Il est très important de terminer une telle lettre par une gratitude pour votre coopération et la phrase "Cordialement vôtre (nom) ..."
Une lettre commerciale est votre représentant officiel. En plus du contenu, il est très important de formater correctement une lettre commerciale, comme on le sait, « vous êtes accueilli par vos vêtements ». Regardons la procédure à suivre pour rédiger une lettre commerciale.
Formulaire
Une lettre commerciale doit être émise sur le papier à en-tête officiel de l'organisation. Les en-têtes et pieds de page du formulaire doivent contenir les informations suivantes :
- Nom de l'organisation ;
- adresse physique de l'organisation;
- téléphone et fax;
- site Web et courrier électronique.
Le formulaire peut également contenir les détails de l'organisation et son logo.
Disposer de toutes ces informations permet au destinataire de reconnaître rapidement l'expéditeur et d'envoyer une lettre de réponse à la bonne adresse.
Des champs
Une lettre commerciale doit avoir des marges : à gauche - environ trois centimètres, à droite - environ un et demi. Nous vous conseillons d'utiliser des formulaires Microsoft Word standards. Les champs sont nécessaires pour les éventuelles notes que le destinataire prendra, ainsi que pour classer la lettre dans un dossier d'archives.
Numéro d'enregistrement
Le numéro d'enregistrement de la lettre, qui comprend la date à laquelle la lettre a été signée par le gestionnaire, est nécessaire pour votre commodité. Par exemple, vous avez décidé d'envoyer une lettre à une autre organisation et ne lui avez pas attribué de date ni de numéro. Et si cette entreprise reçoit plusieurs milliers de lettres par jour, comment allez-vous suivre le sort de votre message ? Généralement recherché par date et numéro. Cela est particulièrement vrai pour organismes gouvernementaux. En plus de son propre numéro sortant, la lettre de réponse doit également contenir des informations sur le numéro de la lettre entrante à laquelle elle répond. Le numéro d'enregistrement est placé dans le coin supérieur gauche de la lettre. Naturellement, dans toute organisation, les lettres entrantes et sortantes doivent être soigneusement enregistrées.
Exemple:
Réf. N°546 du 28 juillet 2008 à l'entrée. N° 321 du 25 juillet 2008
En-tête de lettre
L'en-tête de la lettre, contenant un appel au destinataire, est placé juste en dessous du numéro d'enregistrement et est généralement formaté comme suit : la fonction et le nom complet du destinataire sont inscrits dans le coin supérieur droit de la lettre. Le recours lui-même est rédigé au centre de la lettre et se termine point d'exclamation. L'en-tête peut être en gras.
Exemple:
au PDG
SARL "Rassvet"
Miloslavski P.N.
Cher Pavel Nikolaïevitch !
Police de caractère
La police d'une lettre influence fondamentalement sa perception par le destinataire. La police ne doit être ni trop petite ni trop grande. En même temps, cela devrait être le même tout au long de la lettre. La pratique standard consiste à utiliser la taille de police Times New Roman 12 avec un interligne simple. Mais si vous savez que le destinataire mauvaise vue, montrez votre attention - augmentez la police de la lettre.
Vous pouvez aborder le choix de la police pour les lettres professionnelles personnelles (invitations, félicitations, condoléances, etc.) de manière plus créative.
Numérotation des feuilles
La numérotation des feuilles est particulièrement importante pour les lettres de plus de 2 pages, et notamment pour celles contenant des pièces jointes. Lors de la numérotation des feuilles dans l'éditeur de texte Microsoft Word, nous vous recommandons d'utiliser la fonction « En-tête/Pied de page » - « Insérer une insertion automatique » - « Page ». Non, de tout. Cela permettra au destinataire d'évaluer correctement le volume total de la lettre et de ne pas confondre l'ordre de ses pages.
La numérotation est placée dans le coin inférieur droit de la feuille.
Informations sur l'artiste
Les informations sur l'entrepreneur doivent figurer dans toutes les lettres commerciales signées par les hauts dirigeants et les chefs de service de l'entreprise. Cela permettra au destinataire de trouver rapidement un spécialiste spécifique chargé de résoudre le problème au sein de l'entreprise d'envoi.
Les informations sur l'entrepreneur doivent contenir son nom complet (de préférence au complet, sinon il sera difficile pour votre contrepartie d'entamer une conversation téléphonique, qui peut être nécessaire pour obtenir des informations complémentaires) et un numéro de téléphone de contact - professionnel ou mobile. Il est également conseillé de fournir une adresse email.
Les informations sur l'artiste sont inscrites à la toute fin de la lettre après la signature. La taille de sa police doit être d'une ou deux unités plus petite que la police du texte principal de la lettre.
Applications
Si la lettre contient des pièces jointes, celles-ci sont alors rédigées le feuilles séparées. Dans ce cas, la numérotation des feuilles peut être commune pour l'ensemble du document ou distincte pour la lettre principale et chaque pièce jointe. Les informations sur les pièces jointes doivent être contenues dans le corps de la lettre principale avant la signature.
Exemple:
A cette lettre sont joints 2 documents sur 3 feuilles :
1. certificat de réception des travaux terminés en deux exemplaires ;
2. factures.
Sincèrement, Chef comptable usine de meubles "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.
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