वेब-स्टूडियो में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन। ट्रेलो उत्पादकता गाइड। उपयोगी एक्सटेंशन और सेटिंग्स

एलेक्जेंडर क्रुटको, सीईओ एट आईओ मीडिया, ने ट्रेलो के साथ अपने उपयोगी अनुभव को साझा किया। यहां बताया गया है कि जब एक के बाद एक कार्य ढेर हो जाते हैं तो आप अपने जीवन को कैसे आसान और संरचित बना सकते हैं।

कार्य अनुसूचक मानक

ट्रेलो एक ऑनलाइन बोर्ड है जिसका उपयोग उत्पादन फ़नल में कार्यों को प्रबंधित करने के लिए किया जाता है।

हमारे फ़नल में निम्नलिखित स्थितियां हैं:

• नया / अपडेट / फिक्स है विभिन्न प्रकारकार्य, विवरण नीचे।
• प्रगति पर - जिस कार्य पर कार्य किया जा रहा है इस पल,
• परीक्षण की आवश्यकता - परीक्षण के चरण में एक कार्य,
• हो गया - कार्य तैयार है,
• लाइव - कार्य को उत्पादन के लिए शुरू किया गया है और ग्राहक को भेजा गया है।

प्रत्येक कार्ड अपने स्वयं के कार्यों के साथ एक परियोजना है, और प्रत्येक कार्ड की अपनी विशेषताएं हैं। इस:

• रंग - कार्य का मार्कर ही:

1. ग्रीन एक नई परियोजना है जिसने हमारे कोड को स्थापित किया है, और इसे स्थापित करने और परीक्षण अवधि के लिए क्लाइंट को देने की आवश्यकता है,
2. पीला - कार्यालय के लिए ग्राहक की इच्छा, यानी किसी भी अनुरोधित अद्यतन,
3. लाल - एक बग या ग्राहक शिकायत जिसे तुरंत ठीक करने की आवश्यकता है (हम उनके बिना रहना चाहते हैं, लेकिन यह हमेशा काम नहीं करता है)

• सदस्यों- कुछ लोग जो एक प्रबंधक (कार्य असाइनर) और एक डेवलपर (कलाकार) के व्यक्ति में कार्य पर काम करते हैं।

अवधि- जब कार्य करना हो,

प्रति परियोजना कार्यों की संख्या- हाँ, प्रत्येक कार्ड के अंदर वस्तुओं की सूची का एक नरक हो सकता है,

वरीयता- ऐसे कार्य हैं जिन्हें 1 घंटे के भीतर करने की आवश्यकता है।

सामान्य तौर पर, उस प्रणाली की कल्पना करें जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। और अचानक आपके दिमाग में एक विचार या इच्छा आती है (इससे भी बदतर, अगर आपको कोई बग मिल जाए)। आप एक ऑनलाइन चैट खोलते हैं, प्रबंधक को अपना अनुरोध लिखते हैं, वे आपको "धन्यवाद, हम इसका पता लगा लेंगे" की शैली में एक मानक उत्तर भेजते हैं। और आपको लगता है कि आपने अपने विचार कहीं नहीं भेजे, हालांकि आप एक नए अपडेट (या एक निश्चित बग के बारे में) के बारे में सपना देखना जारी रखते हैं। लेकिन, अचानक आपके लिए, 1-2 दिनों के बाद वे आपको जवाब देते हैं: "हो गया, अंदर आओ - देखो।" हाँ, संपूर्ण दुनिया मौजूद है!

संक्षेप में, हमारी टास्क स्क्रीन कभी खाली नहीं होती, आज हमने लगभग पूरी कतार को छाँट लिया। लेकिन यह हमारे जीवन में हुआ और इसलिए:

जैसा कि आप देख सकते हैं, हम एक क्लासिक परियोजना प्रबंधन योजना का उपयोग करते हैं। लेकिन आगे - और।

हमने ट्रेलो को कैसे अपग्रेड किया

ट्रेलो अपनी सादगी के लिए जाना जाता है, और किसी भी हैक को काम करने के लिए आपको एक तरफ देखने की जरूरत है - प्लगइन्स या उनके एपीआई के साथ एकीकरण में। हमें कार्यों के एक पूल का सामना करना पड़ा, जिसके समाधान हमने स्वयं बनाए:

1. नई परियोजनाओं के साथ नए कार्य बनाएं

जब हमारे ग्राहक की वेबसाइट पर एक ट्रैकिंग कोड दिखाई देता है, तो ट्रेलो में एक कार्ड स्वचालित रूप से प्रकट होता है - इसके लिए हम ट्रेलो एपीआई और अपने स्वयं के बॉट का उपयोग करते हैं - यह ग्राहक की वेबसाइट से डेटा की उपस्थिति की जांच करता है, जिस पर स्थापना के लिए कोड भेजा गया था और जो पहले हमारे द्वारा ट्रैक नहीं किया गया था।

नया कार्य ग्रीन कार्ड है,जिसमें प्रबंधक और डेवलपर स्वचालित रूप से संलग्न होते हैं, तिथि जोड़ दी जाती है (वर्तमान तिथि से +1 दिन) और प्राथमिकता (बाकी से अधिक महत्वपूर्ण)।

बाहर निकलने पर:पूल में डेवलपर के पास परियोजना के लिए एक आदेश है, जिसे जल्द से जल्द तैयार करने की आवश्यकता है। और डेवलपर, जब स्वयं द्वारा फ़िल्टर किया जाता है, तो वह अपने आदेशों की तालिका को ठीक से देखेगा:

एह, मेरे पास जॉन की योजना में कार्य को स्क्रीनशॉट करने का समय नहीं था, क्योंकि यह पहले से ही प्रगति पर है:

हां, हमारे बॉट हमेशा सामना नहीं करते हैं, और हम उनकी मदद के लिए हमेशा तैयार रहते हैं।

4. ग्राहक को कैबिनेट की डिलीवरी

जब कार्य लागू किया जाता है और डेवलपर इसका परीक्षण करना चाहता है, तो परियोजना के साथ कार्ड को "परीक्षण की आवश्यकता" सूची में स्थानांतरित कर दिया जाता है। इस सूची में, प्रबंधक इसके लिए जिम्मेदार है और ग्राहक के दृष्टिकोण से कार्य को स्वीकार करता है:

1. क्या सब कुछ सही ढंग से किया गया है?
2. बाकी सब टूटा हुआ है।

यदि सब कुछ वास्तव में सही ढंग से किया जाता है, तो वह कार्य को पूर्ण में स्थानांतरित कर देता है, जैसे कि समाधान के लिए एक अनुरोध छोड़ रहा है। इस स्तर पर मनुष्य की जिम्मेदारी समाप्त हो जाती है।

इस समय, एक और बॉट जागता है, उसकी खोह में एक नए कार्ड की उपस्थिति से जागता है। यह हमारे एपीआई का उपयोग करता है और प्रोजेक्ट के नाम से कोड में इस प्रोजेक्ट की सेटिंग्स ढूंढता है और लाइव साइट पर नवीनतम अपडेट रोल आउट करता है। और हाँ, एक अन्य बॉट क्लाइंट के लिए एक पत्र एकत्र करता है कि उसके प्रोजेक्ट में पहले से सहमत परिवर्तन थे।

वह हमारे व्यवस्थापक पैनल में क्लाइंट के बारे में जानकारी ढूंढता है, जहां प्रोजेक्ट के नाम से आप इस प्रोजेक्ट के उपयोगकर्ताओं को ढूंढ सकते हैं और उनमें से कौन व्यवस्थापक है। वैसे, अब ऐसा लगता है कि यह स्पष्ट हो गया है कि हम कार्य के नाम पर साइट के नाम का उपयोग क्यों करते हैं, न कि कार्य के शीर्षक का।

पर अंतिम चरणबॉट कार्ड को संग्रहीत करता है और यह बोर्ड से गायब हो जाता है।

5. विश्लेषिकी

हां, ट्रेलो के पास एनालिटिक्स नहीं है। इससे भी अधिक - इसके लिए उसे तेज नहीं किया जाता है, क्योंकि वह संग्रह को भेजे गए कार्य को पूरा नहीं मानता है।

और चूंकि हम संख्याओं के साथ काम करते हैं, और किसी भी प्रक्रिया को मापना हमारे लिए महत्वपूर्ण है, हमारे लिए ऐसी संख्याओं को देखना महत्वपूर्ण था:

योजना में कितनी परियोजनाएं शामिल हैं, और उनमें से कितनी हम कार्यान्वित करते हैं,

हम कार्यों पर कितना समय व्यतीत करते हैं, विशेष रूप से प्रकार के अनुसार - हरा, पीला या लाल,

कौन सा डेवलपर कितने कार्य करता है और कितनी जल्दी।

सामान्य तौर पर, हमारे लिए मुख्य चुनौती की तुलना में उपरोक्त सभी मुद्दे छोटे हैं: हमारे ग्राहक को 1 दिन के भीतर निर्णय प्राप्त करना होगा। और रास्ते में कोई भी बाधा - प्रबंधकों या डेवलपर्स, कार्य कतार का आकार या प्रतिक्रिया की गति में कमी - अंतिम परिणाम को प्रभावित करना शुरू करने से पहले पता लगाया जाना चाहिए।

ट्रेलो को मापने के लिए, हमने निम्नलिखित उपकरणों का उपयोग किया:

गूगल स्प्रैडशीट

1. अंतभाषण

   जैसा कि आप देख सकते हैं, ट्रेलो ने निर्धारित लक्ष्यों को हल करने के लिए एक महान उपयोग पाया है। हां, ऐसे क्षण थे जब मैं छोड़ना चाहता था, अलविदा कहना, वर्कफ़्लो को बनाए रखने के लिए भुगतान किए गए टूल लेना और उनकी कार्यक्षमता में डूब जाना, क्योंकि उनमें से बहुत सारे बाजार में हैं।

   लेकिन यह पता चला कि उन समाधानों के लिए जो ट्रेलो में उपलब्ध नहीं हैं, आप अपना खुद का पा सकते हैं। और कारखानों में उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया एक साधारण कानबन बोर्ड आधुनिक b2b परियोजनाओं पर लागू किया जा सकता है। खासकर जब कार्य प्रबंधक हजारों ग्राहक हों।

   सभी को नमस्कार! आज मेरे मित्र और सहयोगी अन्ना व्यदिश उत्पादकता बढ़ाने के बारे में उपयोगी अनुभव के साथ मेरे पास आ रहे हैं।

   अन्ना व्यदिशो

   अन्ना घरेलू जीवन को सरल बनाने के लिए कार्यक्रमों और विधियों की लेखिका हैं, सूची बनाने की एक बड़ी प्रशंसक हैं, उनका शौक अपने सभी अभिव्यक्तियों में जीवन का संगठन है, आसपास के स्थान से लेकर व्यक्तिगत समय तक। संसाधन "कोज़ी हाउस" के संस्थापक, जहां वह दो बच्चों की परवरिश और ऑनलाइन पाठ्यक्रमों के निर्माण के साथ रचनात्मक और तकनीकी कार्यों को जोड़ता है।

   मैं अन्ना को मंजिल देता हूं।

   नमस्ते, मेरा नाम अन्ना है और मैं ट्रेलो का आदी हूं। लेकिन यह शायद सबसे अच्छी बात है जो मेरे जीवन में पिछले एक साल में हुई। पहले, मुझे अपने काम और घर की टू-डू सूचियों को अलग-अलग जगहों पर रखना पड़ता था: कागज पर, एवरनोट और गूगल कीप पर। कई सालों तक मैंने चीजों को क्रम में रखने की कोशिश की और एक दिन मैं ट्रेलो पर ठोकर खाई।

   मैंने बिना किसी विशेष भ्रम के पंजीकरण कराया कि यह उपकरण मेरे जीवन में लंबे समय तक रहेगा और पूरी तरह से अप्रत्याशित रूप से प्रभावित हुआ। तीन दिनों में, मेरी सभी सूचियाँ एक नए घर में रहने के लिए चली गईं और मैंने सुपर-सुविधाजनक बोर्डों पर रोज़मर्रा की गतिविधियों के अनुकूलन के साथ खुशी-खुशी प्रयोग जारी रखा, जिसके परिणामस्वरूप बाद में एक मिनी-कोर्स "ट्रेलो के साथ अधिक उत्पादक रूप से लाइव" हुआ।

   आज मैं आपको ऐसे कार्यों और लक्ष्यों को व्यवस्थित करने के कुछ उदाहरण दिखाना चाहता हूं जो आपकी उत्पादकता को तीन गुना कर देंगे। और जो लोग लेख को अंत तक पढ़ते हैं उन्हें एक छोटा सा बोनस मिलेगा। जाओ…

   सिस्टम # 1। सब कुछ अपनी जगह पर है

   

   सुविधाजनक स्वचालन और कार्य वर्गीकरण के लिए धन्यवाद, आपको कुछ खोने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। आप सबसे लंबी टू-डू सूचियों को भी नियंत्रण में रखने में सक्षम होंगे:

   प्रेरणा को बढ़ावा देने और उत्पादक कार्यों में धुन लगाने के लिए हर सुबह सूचियों के अनुसार कार्यों को वितरित करें;
   अपने मेल को इनबॉक्स सूची के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए स्वचालन सेट करें;
   महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए "कार्ड स्नूज़" और "कार्ड रिपीटर" एन्हांसमेंट चालू करें और छोटी चीज़ों में न डूबें।

   सुधार आप इस बोर्ड पर उपयोग कर सकते हैं:

   Zapier . द्वारा स्वचालन: स्वचालित रूप से भेजकर कार्यों को व्यवस्थित करने में समय बचाएं ईमेल, कैलेंडर के ईवेंट और चैट से बोर्ड को संदेश।

   पंचांग: कैलेंडर दृश्य में नियत तिथियों वाले कार्यों को देखें। वर्तमान और अगले सप्ताह के चार्ट के बारे में विस्तृत जानकारी प्राप्त करने के लिए बढ़िया।

   कार्ड पुनरावर्तक: निर्धारित समय के बाद स्वचालित रूप से विशिष्ट कार्ड उत्पन्न करता है। उदाहरण के लिए, कार्य "किराया का भुगतान करें" आपके द्वारा निर्दिष्ट तिथि पर सूची में ही दिखाई दे सकता है।

   कार्ड स्नूज़: यदि ऐसा लगता है कि इस सप्ताह कुछ कार्य हल नहीं होंगे, तो उन्हें अगले एक तक संग्रह में रखें।

   ड्रॉपबॉक्स और/या गूगल ड्राइव: कार्यों और नियुक्तियों से संबंधित महत्वपूर्ण फाइलें जोड़ें।

   सिस्टम # 2। आइजनहावर मैट्रिक्स प्राथमिकता

   

   संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली, केवल 4 कॉलम में चीजों को प्राथमिकता देना आसान बनाती है। आप लेख में इस प्रणाली के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।

   कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद करता है;
   दीर्घकालिक लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है और किसी ऐसी चीज से विचलित नहीं होता है जो मायने नहीं रखती है;
   ● सहकर्मियों के साथ सहयोग करें और गैर-प्राथमिकता वाले कार्यों को उन्हें अपनी टीम के बोर्ड में शामिल करके या अन्य टीम के बोर्डों की प्रतिलिपि बनाकर सौंपें।

   सिस्टम नंबर 3. बङा सोचो

   

   उत्पादकता केवल सूची से बाहर की चीजों की जाँच करने के बारे में नहीं है, बल्कि विकास के लिए प्रयास करना, अवसरों की तलाश करना और लक्ष्य निर्धारित करना भी है। ड्रीम बिग बोर्ड आपको उन क्षेत्रों में बढ़ने के लिए आवश्यक कदमों के साथ अपने जीवन के प्रमुख क्षेत्रों (पेशेवर विकास, यात्रा, शौक) को संयोजित करने की अनुमति देता है। बोर्ड को लक्ष्य निर्धारित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, यह स्पष्ट रूप से सभी योजनाओं, रुचियों और प्रोत्साहनों को दिखाता है:

   क्षेत्रों में विभाजन विभिन्न लक्ष्यों और विचारों को रचनात्मक रूप से समझने में मदद करता है, और पूरी तस्वीर देखने का अवसर भी प्रदान करता है;
   एवरनोट और Google ड्राइव एन्हांसमेंट के साथ अपने कार्ड में चित्र, लिंक, वीडियो, टैग और अटैचमेंट जोड़ें। इस तरह आप नोट्स और प्रोत्साहन के साथ लक्ष्यों को पूरा कर सकते हैं;
   टू-डू सूचियां आपको अपने लक्ष्य के लिए चरण-दर-चरण मार्ग बनाने में मदद करती हैं, और एक नियत तारीख आपको समय सीमा को पूरा करने में मदद करती है। आप सहकर्मियों के साथ बोर्ड भी साझा कर सकते हैं और एक साथ कार्यों पर काम कर सकते हैं।

   मुझे उम्मीद है कि ये विचार आपको अपने सभी कार्यों को व्यवस्थित करने और हर दिन और अधिक करने के लिए प्रेरित करेंगे। कॉपी बोर्ड, प्रयोग, और सबसे महत्वपूर्ण - अपना कुछ जोड़ने से न डरें। यह आपका जीवन और आपकी टू-डू सूची है।

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   साथ शुभकामनाएं, अन्ना व्यदिशो

   1. अपने कीबोर्ड से ट्रेलो नेविगेट करें - यह इस तरह से तेज़ है।

   
   

   बोर्ड पर सूचियों और कार्डों के बीच फ़ोकस बदलने के लिए,तीर कुंजी का उपयोग करें। आप N दबाकर एक नया कार्ड जोड़ सकते हैं। उसका नाम दर्ज करने के बाद, कार्ड की स्थिति ^ चिह्न और उसके बाद की संख्या के माध्यम से निर्दिष्ट करें। अंत में, SHIFT + ENTER दबाएं - इसलिए कार्ड जोड़ने के बाद आप तुरंत संपादन मोड में चले जाएंगे, जहां आप सभी अतिरिक्त पैरामीटर निर्दिष्ट कर सकते हैं। पहले से बनाए गए कार्ड के मापदंडों को संपादित करने के लिए, ई या टी दबाएं - पहली कुंजी एक छोटा मेनू प्रदर्शित करती है, दूसरी - एक बड़ी। अन्य सभी हॉटकी सीखें, वे निश्चित रूप से आपके काम आएंगी।

   2. नव निर्मित कार्डों में स्वयं को जोड़ें।

   
   

   जब आप ट्रेलो में एक कार्ड बनाते हैं, तो आप स्वचालित रूप से इसमें नहीं जुड़ते हैं - आपको इस पर ध्यान केंद्रित करते हुए स्पेसबार को दबाने की आवश्यकता होती है। अपने आप को कार्ड में जोड़कर, आप दिखाते हैं कि आप इस कार्य में लगे हुए हैं या इसमें मदद करने के लिए तैयार हैं, और इससे संबंधित सभी सूचनाओं की सदस्यता भी लेते हैं। उसी समय, आपका उपयोगकर्ता चित्र कार्ड पर ही दिखाई देता है। अपने द्वारा जोड़े गए सभी कार्ड देखने के लिए, अपने प्रोफ़ाइल के कार्ड मेनू पर जाएं, या बोर्ड पर रहते हुए Q दबाएं।

   3. कैलेंडर, वोटिंग और "उम्र बढ़ने" कार्ड के साथ ऐड-ऑन सक्षम करें।

   
   

   तीन ऐड-ऑन हैं जिन्हें प्रत्येक बोर्ड के लिए सक्षम किया जा सकता है, जिसे ट्रेलो "पॉवरअप" कहते हैं। पहला आपको अलग-अलग कार्ड के लिए वोट करने की अनुमति देता है और इस तरह दिखाता है कि आपकी टीम में कौन से कार्ड सबसे ज्यादा मांग में हैं। किसी कार्ड के लिए वोट करने के लिए, उस पर फ़ोकस करें और V दबाएँ। दूसरा ऐड-ऑन परिवर्तन दिखावटकार्ड जिन्हें लंबे समय तक छुआ नहीं गया है - या तो अंत में उन्हें लेना बेहतर है या सी को दबाकर और दबाकर उन्हें संग्रहीत करना बेहतर है। तीसरा ऐड-ऑन सभी कार्डों के लिए समय सीमा को ट्रैक करने के लिए एक कैलेंडर है। यदि आप सूर्योदय या अन्य कैलेंडर ऐप्स पसंद करते हैं, तो आप ट्रेलो को उनसे लिंक कर सकते हैं।

   4. नेविगेशन बहुत मुश्किल होने पर बोर्ड या सूची को विभाजित करें।

   
   
   
   
   
   

   यदि एक बोर्ड की सूचियों के माध्यम से क्षैतिज और लंबवत स्क्रॉलिंग में बहुत अधिक समय लगता है, तो बोर्ड को भागों में विभाजित करने का समय आ गया है। डरो मत एक बड़ी संख्या मेंबोर्ड - बी कुंजी नाम से त्वरित खोज के साथ बोर्ड मेनू लाती है। एक त्वरित कार्ड खोज को / कुंजी के साथ बुलाया जा सकता है, और अधिक जानें ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके, आपको उपयोगी खोज आदेश दिखाई देंगे: कार्ड शीर्षक, समय सीमा, अनुलग्नक, टिप्पणियों और अन्य विशेषताओं द्वारा फ़िल्टर किए जा सकते हैं। इसके अलावा, W दबाकर दाईं ओर की पट्टी को हटाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें - समय के एक महत्वपूर्ण हिस्से के लिए यह केवल हस्तक्षेप करेगा।

   5. एक लेबल रंग योजना पर विचार करें।

   
   

   प्रत्येक बोर्ड के लिए, आप एक रंग योजना निर्धारित कर सकते हैं और उसके साथ कार्ड चिह्नित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप तात्कालिकता, स्थिति, विषयों, परियोजना के सदस्यों, या अन्य सिद्धांत द्वारा कार्यों को रंग सकते हैं। कार्ड के शीर्षक में # चिह्न का उपयोग करके लेबल जोड़े जा सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि हर जगह एक ही रंग कोड रखने की कोशिश करें और सुनिश्चित करें कि अन्य उपयोगकर्ता इसे समझें - इसके लिए प्रत्येक रंग को एक शीर्षक दिया जाना चाहिए।

   6. प्रत्येक कार्ड में अधिक से अधिक अटैचमेंट जोड़ें।

   
   

   कार्ड में लिंक, चित्र, वीडियो और अन्य अटैचमेंट जोड़ना बहुत आसान है - बस उन्हें माउस से इसमें खींचें। स्थानीय भंडारण से फ़ाइलों के अलावा, सबसे लोकप्रिय क्लाउड सेवाओं को ट्रेलो से जोड़ा जा सकता है: ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स, Google ड्राइव और वनड्राइव। तो आप उनसे फाइलों तक त्वरित पहुंच खोलते हैं।

   7. जांचें कि क्या एक बोर्ड पर सभी कार्डों के लिए पर्याप्त तीन सूचियां हैं।

   
   

   जबकि ट्रेलो आप जो चाहें करने के लिए स्वतंत्र है, बहुत से लोग क्लासिक तीन-सूची लेआउट को पसंद करते हैं: लंबित, प्रगति पर, और किया हुआ। इसके कई फायदे हैं: सबसे पहले, यह सभी के लिए दृश्य और स्पष्ट है, दूसरे, इसे एक परियोजना से दूसरी परियोजना में स्थानांतरित किया जा सकता है, और तीसरा, यह आपको यह आकलन करने की अनुमति देता है कि चीजें एक नज़र में कैसे चल रही हैं। इसका मुख्य दोष यह है कि यह दर्जनों कार्यों और प्रतिभागियों के साथ बड़ी परियोजनाओं के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त है - लेकिन यह संभावना नहीं है कि आपका हर बोर्ड ऐसा होगा।

   8. एक बोर्ड बनाएं जहां प्रत्येक प्रोजेक्ट प्रतिभागी के लिए एक सूची होगी।

   
   

   कार्यों को वितरित करने का एक सुविधाजनक तरीका एक बोर्ड बनाना है जहां प्रत्येक परियोजना सदस्य के पास अपने सभी कार्यों के साथ एक सूची है जिस पर वह काम कर रहा है या जिस पर काम करेगा। बड़ी परियोजनाओं में, यह आपको भ्रमित नहीं होने देता है कि कौन क्या करता है और कौन किसके लिए जिम्मेदार है। यदि आप किसी एक कार्ड पर किसी का ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं, तो उस व्यक्ति का नाम @ चिह्न के साथ दर्ज करें, और उसे एक सूचना प्राप्त होगी।

   9. प्रत्येक सूची आइटम को स्वचालित रूप से कार्ड में बदल दें।

   
   

   ट्रेलो सूचियों को चालू करने में सक्षम है, जिनमें से प्रत्येक आइटम एक नई लाइन पर शुरू होता है, एक साथ कई कार्ड में। ऐसा करने के लिए, सूची को उस विंडो में कॉपी करें जहां आप नए कार्ड जोड़ते हैं, ENTER दबाएं, और ट्रेलो सूची नाम के साथ एक कार्ड बनाने या इस सूची को कार्ड में विभाजित करने की पेशकश करेगा।

   10. मोबाइल एक्सटेंशन या विजेट इंस्टॉल करें।

   
   

   ट्रेलो के पास आईओएस और एंड्रॉइड के लिए क्रमशः एक्सटेंशन और विजेट के साथ एक शानदार मोबाइल ऐप है। इससे, आप एक कैमरा शॉट, एक फोटो या क्लिपबोर्ड से एक लिंक के आधार पर जल्दी से एक नया कार्ड बना सकते हैं।

   11. सूचनाएं बंद करें और ट्रेलो में दिन में तीन बार से अधिक लॉग इन न करें।

   
   

   सूचनाएं तब उपयोगी होती हैं जब वे बहुत बार नहीं आतीं। आमतौर पर ट्रेलो के साथ ऐसा नहीं होता है - खासकर जब आप किसी बड़े प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों। इसलिए, बेझिझक सूचनाएं बंद करें और दिन में तीन बार वहां जाएं: कार्य दिवस की शुरुआत, मध्य और अंत में। कार्य प्रबंधन तब तक उपयोगी है जब तक कि यह अपने आप में एक अंत न बन जाए - यदि आप ट्रेलो में बार-बार आते हैं, लेकिन नियमित रूप से, आप कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

   12. Trello में नए कार्ड के बारे में सूचनाओं में जोड़ें।

   
   

   स्लैक का ट्रेलो के साथ सीधा एकीकरण है, जिसका अर्थ है कि आप अपने किसी भी स्लैक चैनल में स्वचालित रूप से ट्रेलो बोर्ड पर सभी परिवर्तनों की सूचनाएं जोड़ सकते हैं। अगर तुम आए नया विचार, और आपने इसे ट्रेलो में जोड़ा है, आपके सहकर्मी इसे तुरंत देखेंगे। इसी तरह, आप कार्ड की स्थिति को ट्रैक कर सकते हैं और किसने किस कार्य को किया है।

   अब तक आप ट्रेलो परिदृश्य को समझते हैं: बोर्ड, सूचियाँ और कार्ड। आइए पावर-अप्स, इंटीग्रेशन और डेवलपर प्लेटफॉर्म पर एक नज़र डालें जो आपको आपकी उत्पादकता के लिए बहुत अधिक धमाका करने वाले हैं।

   पावर अप

   सुनो, हम जानते हैं कि ट्रेलो एकमात्र ऐप नहीं है जिसका उपयोग आपकी टीम काम करने के लिए कर रही है (क्या?!)। अपने सभी डेटा को एक ही स्थान पर स्थित और पहुंच योग्य रखने के लिए अपने ट्रेलो बोर्डों में ऐप्स और सेवाओं जैसे, और बहुत कुछ लाएं।

   एक नज़र में आप हर ऐप पर किए जा रहे सभी कामों पर अप टू डेट रह सकते हैं। कार्ड को कस्टमाइज़ करने, ऑटोमेशन जोड़ने, या क्षमताओं वाले बोर्डों पर एक नया दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है, जैसे कि, और बहुत कुछ।

   अपने बोर्डों में पावर-अप जोड़ना आसान है:

   1. पावर-अप निर्देशिका खोलने के लिए बोर्ड के मेनू पर पावर-अप बटन पर क्लिक करें।
   2. पावर-अप के आगे "जोड़ें" पर क्लिक करें जिसे आप बोर्ड में जोड़ना चाहते हैं।
   3. इसकी सेटिंग्स को संपादित करने के लिए ऐड बटन के बगल में स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें और उन ऐप्स से किसी भी खाते को लिंक करें जिन्हें आप ट्रेलो बोर्ड के साथ एकीकृत कर रहे हैं।
   4. अधिकांश पावर-अप के लिए, एक ट्रेलो कार्ड खोलें और नया बटन क्लिक करें के लिएअपने कार्ड में जानकारी, फ़ाइलें और बहुत कुछ जोड़ना शुरू करने के लिए पावर-अप। या, अपने ट्रेलो बोर्ड के शीर्ष पर स्थित पावर-अप बटन पर क्लिक करें।

   त्वरित नोट: प्रत्येक बोर्ड में एक पावर-अप मुफ्त में सक्षम हो सकता है, और टीम के सदस्य अपने बोर्ड पर असीमित पावर-अप सक्षम कर सकते हैं।

   मेक ए पावर प्ले

   काम करने के लिए ट्रेलो बोर्ड को अंतिम ऐप में बदलने के लिए टीमें पावर-अप का उपयोग कर रही हैं। स्टार्टअप बिक्री टीमों के लिए एक हल्का सीआरएम, एक ईमेल-मुक्त सामग्री प्रबंधन प्रणाली, एक डिजाइन टीम पावरहाउस, और बहुत कुछ।

   यहां कुछ अलग-अलग तरीकों पर एक त्वरित नज़र डाली गई है जिससे आपका विभाग पावर-अप के साथ और अधिक काम कर सकता है।

   मार्केटिंग संपादकीय कैलेंडर

   
   
   • एक लेख की रूपरेखा शुरू करें और विचार को पिच करने के लिए इसे एक कार्ड से संलग्न करें।
   • सीधे ट्रेलो से एक नया Google डॉक बनाएं और लेख लिखें।
   • प्रकाशन के लिए एक नियत तारीख निर्धारित करें और पाइपलाइन को .
   • कार्ड में डिस्क फ़ोल्डर अटैच करें ताकि सभी पोस्ट के लिए इमेज एसेट एक्सेस कर सकें.

   बिक्री सीआरएम पाइपलाइन

   
   
   • महत्वपूर्ण जानकारी को शीघ्रता से एक्सेस करने के लिए कार्ड में लीड और अवसर संलग्न करें।
   • अनुरोधों, उद्धरणों और अतिरिक्त डेटा बिंदुओं के लिए बनाएं।
   • के साथ अनुबंधों और दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से प्रबंधित और साझा करें।
   • के साथ शेड्यूल की गई मीटिंग और कॉल पर नज़र रखें।

   डिजाइन कार्यप्रवाह

   
   
   • से कार्ड में प्रोटोटाइप संलग्न करें।
   • के साथ एक स्थान पर दृश्य संपत्तियां व्यवस्थित करें।
   • टीम फ़ीडबैक के लिए चैनलों को कार्ड भेजें।
   • नियमित के लिए एक समर्पित कमरा रखें।

   मार्केटिंग, सेल्स, डेवलपर्स, पीएम, एचआर, और सपोर्ट के अधिक तरीकों की जाँच करें, जो हमारे में पावर-अप के साथ अपने बोर्ड को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

   एकीकरण और विस्तार

   अपने Trello अनुभव को ब्राउज़र एक्सटेंशन, ऐड-ऑन और Trello टीम और तृतीय पक्ष डेवलपर्स दोनों द्वारा बनाए गए कनेक्टर के साथ और भी अधिक अनुकूलित करें।

   
   

   ट्रेलो पर विकसित करें

   अपनी टीम के लिए एक पावर-अप, एक कस्टम सुविधा, या एक शानदार ब्राउज़र एक्सटेंशन बनाना चाहते हैं? डरो मत: ट्रेलो के पास एक खुला मंच है जिसे कोई भी डेवलपर बना सकता है। ट्रेलो एपीआई, पावर-अप प्लेटफॉर्म के बारे में सब कुछ जानें, और पर कुछ आसानी से रीमिक्स करने योग्य पावर-अप नमूने देखें। इसमें वह सब कुछ है जो आपको ट्रेलो प्लेटफॉर्म पर विकसित करना शुरू करने के लिए चाहिए।

   वेब स्टूडियो में परियोजना प्रबंधन को केंद्रीकृत किया जाना चाहिए, लेकिन यह कहना अच्छा है लेकिन करना कठिन है। खासकर अगर कंपनी के पास दूरस्थ कर्मचारी हैं जिन्हें राज्य में अपने सहयोगियों की तरह ही कनेक्ट होने की आवश्यकता है - पूरे कार्य दिवस के दौरान।

   इस समय, टास्कमैनेजर/सीआरएम बाजार पर बहुत सारे अलग-अलग प्रस्ताव हैं, लेकिन वे सभी वेब स्टूडियो में परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए उपयुक्त नहीं हैं।

   मैग्वे वेब स्टूडियो 2009 से काम कर रहा है। इस दौरान हमने बहुत कोशिश की विभिन्न प्रणालियाँपरियोजना प्रबंधन के लिए और हाल ही में अपने लिए आदर्श सॉफ्टवेयर बंडल पाया। लेकिन, शुरुआत में वापस।

   2009 की शुरुआत में, हमने PhpBB फोरम का उपयोग करके प्रोजेक्ट चलाए। अब यह हास्यास्पद और हास्यास्पद लगता है, लेकिन तब लगा कि इससे ज्यादा सुविधाजनक और कुछ नहीं हो सकता। दस्तावेज़ प्रवाह और संभावित लेनदेन पर डेटा भी वहां दर्ज किया गया था।

   

   यह "विविधता" हमारे लिए कुछ वर्षों के लिए पर्याप्त थी, और फिर 2011 में हमने एक वेब स्टूडियो के व्यवसाय के लिए तैयार किए गए टास्कमैनेजर को पाया, और यह मेगाप्लान था। उस समय, हमारे आनंद की कोई सीमा नहीं थी - एक अच्छा इंटरफ़ेस, विचारशील उपयोगिता के साथ, और एक बहुत ही सुविधाजनक स्टफिंग। लेकिन जल्द ही हमारा उत्साह फीका पड़ गया। उस समय की प्रणाली अभी भी काफी "कच्ची" थी, कार्यक्षमता लंगड़ी थी। संभावित सौदों को दर्ज करना, फाइलों को स्टोर करना, कार्य निर्धारित करना असुविधाजनक था। बहुत विचलित करने वाले तत्वों, अनावश्यक बटन, चिप्स से परेशान; उदाहरण के लिए, किसी कार्य को सेट करते समय, बटनों ने निर्माण प्रपत्र को 4 तरफ से घेर लिया। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्थापित करना कठिन था, शायद कुछ के लिए ऐसी कोई कार्यक्षमता नहीं थी। अब, समीक्षाओं को देखते हुए, मेगाप्लान पहले से ही एक विचारशील, कार्यात्मक और सुविधाजनक चीज है। 2011-2013 में, यह पूरी तरह से सच नहीं था, लेकिन एक बेहतर की कमी के कारण, हमने मेगाप्लान के साथ काम करना जारी रखा।

   उस समय, विदेशी एनालॉग्स पर भी विचार किया जाता था - बेसकैंप और जीरा, लेकिन अंग्रेजी भाषा का इंटरफ़ेस प्रतिकारक था, और कई कार्यों में महारत हासिल करने में अधिक समय लगता था जितना हम आवंटित करना चाहते थे।

   और फिर 2013 में हमने Bitrix 24 की खोज की, जिस पर हम अभी भी काम कर रहे हैं। यह एक आदर्श उत्पाद नहीं है, लेकिन शुरुआत के लिए यह मेगाप्लान की तुलना में अधिक कार्यात्मक और अधिक सुविधाजनक था। डेटा के हस्तांतरण और बचत के साथ, हमने इसे लगभग दर्द रहित तरीके से स्विच किया। डेटा तुरंत स्थानांतरित नहीं किया गया था, लेकिन केवल जब 1C-Bitrix ने मेगाप्लान में हिस्सेदारी खरीदी - मेगाप्लान से B24 में डेटा का एक सुविधाजनक एकीकरण दिखाई दिया, जिसका हमने सफलतापूर्वक लाभ उठाया।

   फिलहाल, हम 5 साल से B24 को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम के रूप में इस्तेमाल कर रहे हैं। लेकिन साथ ही, यह एकमात्र प्रणाली नहीं है जो हमें हमारे काम में मदद करती है।

   मैगवे स्टूडियो में हम लगातार सबसे सुविधाजनक सॉफ्टवेयर बंडलों की तलाश में रहते हैं ताकि हमारे लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को यथासंभव सुविधाजनक और तार्किक बनाया जा सके।

   फिलहाल, Bitrix24 + Trello + AmоCRM बंडल हमारे लिए सुविधाजनक है और सभी प्रक्रियाओं को बंद कर देता है, बिक्री से शुरू होकर, कार्य योजना के साथ जारी रहता है, और विकास के साथ ही समाप्त होता है।

   

   Bitrix24 में काफी व्यापक कार्यक्षमता है, लेकिन कुछ बारीकियां हैं जो हमारे लिए पूरी तरह से सुविधाजनक नहीं हैं, और कार्यक्षमता है कि हमारे काम में कभी-कभी कमी होती है।
   उदाहरण के लिए, प्राथमिकताओं की एक वास्तविक कमी है जिसे आदेश की व्यवस्था करके कार्यों को सौंपा जा सकता है। और बिट्रिक्स 24 में कार्यों का क्रम हमारे लिए इतना सुविधाजनक नहीं है: हर बार आपको सॉर्टिंग सेट करने की आवश्यकता होती है। समग्र चित्र - कौन क्या करता है, कितने डिज़ाइन कार्य, तकनीकी सहायता के कितने कार्य हैं - Bitrix24 में शायद ही पता लगाया जा सकता है। उत्तरार्द्ध विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आवश्यक है कि सभी स्तरों के प्रबंधक इस समय विशेषज्ञों के रोजगार, भविष्य के कार्यों की कतार और प्राथमिकताओं को देखें। स्टूडियो के कार्यभार को समझने का यही एकमात्र तरीका है, एक नई परियोजना को लेने का अवसर या स्टूडियो के अपने उत्पाद को विकसित करने के लिए समय आवंटित करना।

   कलाकारों की ओर से कुछ कठिनाइयाँ भी हैं। कलाकार 100,500 विभिन्न कार्यों को देखता है, और हालांकि उन्हें समूहीकृत किया जाता है, "फुटक्लॉथ" कोई छोटा नहीं होता है। दूसरी ओर, B24 चैट में कार्यों को सेट करने, उनके कार्यान्वयन की निगरानी करने, चैट करने की कार्यक्षमता हमें पूरी तरह से सूट करती है। इसका सामना कैसे करें? - हमें ट्रेलो के रूप में एक समाधान मिला।

   ट्रेलो, वास्तव में, एक साधारण कानबन बोर्ड है, जिसमें बहुत सारे हैं, उसी बी 24 में एक निश्चित अंतर्निहित कार्य बोर्ड फ़ंक्शन है, सिबिरिक्स से एक अच्छा भुगतान समाधान है। लेकिन ट्रेलो, हमारी राय में, कई फायदे हैं:

   1. पैसे देने की जरूरत नहीं है। अधिक सटीक रूप से, आप उन्नत कार्यक्षमता के लिए एक सदस्यता खरीद सकते हैं, लेकिन जो मुफ्त में दिया जाता है वह काफी है;

   2. इंटरफ़ेस की सादगी और सहजता।

   3. टीम की जरूरतों के लिए अनुकूलन। हम केवल वही बोर्ड बनाते हैं जिनकी आवश्यकता होती है, प्रत्येक बोर्ड में अपनी कार्य सूचियां सेट करते हैं, प्रत्येक बोर्ड के लिए एक्सेस स्तरों का प्रबंधन करते हैं, प्रत्येक कार्ड को स्वयं सेट करते हैं और मार्कर असाइन करते हैं।

   इस प्रकार, सभी कार्यों को आवश्यक रूप से B24 में सेट किया जाता है और कार्ड के रूप में Trello में डुप्लिकेट किया जाता है संक्षिप्त विवरणऔर कार्य के लिए एक लिंक। हम देख सकते हैं कि वर्तमान में कितने कार्य और कौन सा निष्पादक चालू है, कार्यों का क्या क्रम है और क्या स्थितियाँ हैं (उदाहरण के लिए, "इसे तत्काल करें" या "परीक्षण के बाद बग")।

   

   ट्रेलो का उपयोग शुरू करने से पहले, हमारे पास कई चुंबकीय बोर्ड थे जिन पर हमने काम की योजना बनाई और कार्यों की प्राथमिकता का ट्रैक रखा। हमारे कई सहकर्मी स्टिकर का उपयोग करते हैं, सामान्य तौर पर, हर कोई जितना हो सके उतना बेहतर निकलता है। लेकिन अब हमने टास्क शेड्यूलिंग के लिए फिजिकल मीडिया को पूरी तरह से छोड़ दिया है।

   समय के साथ, हमने एक सुविधाजनक प्रणाली विकसित की जिसमें आरामदायक परियोजना प्रबंधन के लिए आवश्यक सब कुछ बोर्ड पर परिलक्षित होता था, लेकिन समस्या बनी रही - इसे और अधिक मोबाइल कैसे बनाया जाए, इस बोर्ड को सभी कर्मचारियों को कैसे दिखाया जाए (उन लोगों सहित जो बाहर हैं) वर्तमान में कार्यालय)।

   हमने कई अलग-अलग विकल्पों की कोशिश की, लेकिन यह ट्रेलो सेवा थी जिसने हमें चुंबकीय बोर्डों की पूरी विकसित प्रणाली को इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित करने की अनुमति दी, जबकि केवल प्रक्रियाओं में संचार में सुधार किया।

   अधिक महत्वपूर्ण बिंदु, जो हमारे पास B24 में कमी है, संभावित सौदों का आधार है, बिक्री विभाग के लिए उन पर काम का नियंत्रण। और फिर, यह कार्यक्षमता B24 में है, लेकिन यह स्पष्ट रूप से हमारे अनुरूप नहीं है। ऐसा लगता है कि यह विपणक और विक्रेता की जरूरतों के समायोजन के बिना तकनीकी विशेषज्ञों द्वारा बनाया गया था - इसलिए, हमारी राय में, एक असुविधाजनक इंटरफ़ेस है। इसलिए, हम B24 में निर्मित CRM तंत्र का उपयोग नहीं करते हैं, इसे किसी अन्य तृतीय-पक्ष AmoCRM सेवा के साथ प्रतिस्थापित करते हैं।

   

   अगर हम एमोसीआरएम के बारे में बात करते हैं, तो इस सेवा के उद्घाटन ने स्टूडियो के बिक्री क्षेत्र में "आई" को जल्दी और स्पष्ट रूप से बिंदीदार बना दिया।

   हम 2016 से एमो में काम कर रहे हैं और यह इतना सुखद और सुविधाजनक है कि इसे सीधे बिक्री विभाग के विशेषज्ञों के संतुष्ट चेहरों पर पेश किया जाता है।

   प्रणाली इतनी सरलता से बनाई गई है कि इसके कार्यों का विकास सहज है। AmoCRM आपको सभी का ट्रैक रखने की अनुमति देता है संभावित ग्राहक, उन्हें एक सामान्य "बोर्ड" पर देखें, विभिन्न स्टेज स्टिकर संलग्न करें (जो, वैसे, आप स्वयं बना सकते हैं) और सौदे के भीतर कार्य निर्धारित करें।

   अलग से, हम इस तथ्य के बारे में बात कर सकते हैं कि एमो उन सभी संपर्कों की एक सुविधाजनक निर्देशिका है जो परियोजनाओं की बिक्री के दौरान हमारे स्टूडियो के साथ बातचीत करते हैं। यह आपको ग्राहक के बारे में सभी जानकारी एक ही स्थान पर संग्रहीत करने की अनुमति देता है, न कि इसके लिए संग्रह के पहाड़ बनाने के लिए। इसके अलावा, इस प्रणाली के साथ ग्राहक के स्टूडियो में लौटने पर, या जब हम थोड़ी देर बाद फिर से "याद दिलाते हैं" तो द्वितीयक लेनदेन करना आसान होता है।

   सभी कंपनियां अपने व्यावसायिक तर्क में सुधार करने का प्रयास करती हैं और आम तौर पर दक्षता बढ़ाने के लिए काम करने के अपने दृष्टिकोण को अनुकूलित करती हैं।

   हमने स्टूडियो में लंबे समय तक कई सेवाओं की खोज की है, हमने सॉफ्टवेयर बंडल Bitrix24 + Trello + AmoCRM पाया और उसका उपयोग किया है जो हमारे लिए सबसे सुविधाजनक है।

   

   लेकिन पूर्णता की कोई सीमा नहीं है, हम TASKManager/CRM बाजार को रुचि के साथ देखते हैं और कुछ नया परीक्षण करने में प्रसन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, प्रति घंटा तकनीकी सहायता और के लिए पक्की नौकरीहम पहले से ही विदेशी ग्राहकों के साथ स्लैक का उपयोग करते हैं। क्योंकि हम हमेशा वेब डेवलपमेंट मार्केट में या स्टूडियो में होने वाले परिवर्तनों के लिए लचीले ढंग से नई परिस्थितियों के अनुकूल होने का प्रयास करते हैं।

   लेकिन इस स्तर पर, हम इस बारे में बात कर रहे हैं कि वास्तव में क्या काम करता है, हमारे कठिन अनुभव के बारे में, और हम आशा करते हैं कि हमारा दृष्टिकोण किसी ऐसे व्यक्ति के लिए उपयोगी और दिलचस्प होगा, जो हमारे जैसे, अपने व्यवसाय के आरामदायक आचरण में सुधार करने के बारे में सलाह लेना चाहता है। डिजिटल क्षेत्र में।