Ar turite kokių nors skubių klausimų organizacijai, kuriuos reikėtų įrašyti? Šiuo atveju būtina parašyti apeliaciją raštu. Tačiau ne viskas taip paprasta, kaip atrodo. Kompetentingo verslo laiško rašymas yra visas mokslas. Ir visiems nepakenktų išmokti ar prisiminti pagrindinius jo sudarymo įgūdžius.
Pirmiausia nuspręskime, kokiu būdu jums patogiausia parašyti laišką ar prašymą organizacijai. Dažniausiai internetiniai pranešimai naudojami naudojant interneto išteklius. Jei rašote laišką tokiu būdu, negalite apsieiti be:- Kompiuteris (nešiojamasis kompiuteris);
- teksto redaktorius;
- El. paštas.
Jei naudojate rankinį rašymo būdą, spausdinimui taip pat reikės spausdintuvo.
Pirmasis laiško rašymo etapas yra „antraštė“. Puslapio viršuje turi būti:- Organizacijos, į kurią kreipiatės, pavadinimas;
- Visas organizacijos direktoriaus arba atsakingo asmens vardas ir pavardė;
- Įstaigos adresas;
- Paraiškos pateikimo data;
- Taikymo miestas.
Prie pageidaujamų „antraštės“ elementų priskiriamos ir įmonės koordinatės – faksas, telefonas, adresas El. paštas, OKPO, OGRN, INN/KPI. Priklauso nuo kreipimosi temos ir pačios organizacijos.
- Reklaminiai laiškai;
- Rekomendaciniai laiškai;
- Informaciniai laiškai;
- Motyvaciniai laiškai;
- Padėkos laiškai;
- sveikinimo laiškai;
- Mokomieji laiškai;
- Užklausos laiškai;
- Prašymo laiškai;
- Atsakyti į laiškus;
- Pranešimų laiškai;
- Kvietimo laiškai.
Atsižvelgdami į tai, kokio tipo apeliaciją naudojate, teisingai suformuluokite turinį. Pavyzdžiui, jei kuriate teigiami atsiliepimai organizacijai, turėtumėte išsamiai aprašyti jūsų prašymo priežastį, kas tiksliai jums patiko ir pan.
Atsisiųskite iš mūsų portalo:
Svarbus elementas rašyti laišką organizacijai - „nemesk vandens“ ir rašyk į esmę. Išreikškite savo mintis taip, kad jūsų laiškas sudomintų įmonės darbuotojus. Norėdami tai padaryti, pagal verslo etiketo taisykles naudokite specialius „intriguojančius žodžius“. Tačiau persistengti nereikėtų, nes kalbame apie dokumentą, o ne apie asmeninį susirašinėjimą. Trumpai apibūdinkite situaciją, bet padarykite ją suprantamą. Jei pokalbis yra apie įstatymų laikymąsi, būtinai nurodykite Rusijos Federacijos įstatymus. Kai aprašoma konfliktinė situacija sveikintinas pasiūlymas dėl kelių incidento eskalavimo priemonių.
Kompetentingas laiško tinkamai organizacijai parengimas yra raktas į jūsų apeliacijos sėkmę. Atidžiai išstudijuokite visus aukščiau aprašytus dalykus ir nedvejodami kibkite į darbą. Nepamirškite, kad laiške neturėtų būti rašybos, skyrybos ir stiliaus klaidų.
Laiškas direktoriui turi būti trumpas ir konkretus. Nereikėtų rašyti kelių puslapių perpasakojimų. Pranešimo pavyzdį galima nemokamai atsisiųsti iš šios nuorodos.
Laiškas direktoriui institucijos gali turėti skirtingą turinį. Verslo prašymai iš sandorio šalių, organizacijos darbuotojų vietiniai pranešimai direktoriams, kurie yra raštu, yra veiksmingesni nei pokalbiai telefonu ir žodiniai pokalbiai. Informacijos šaltinis popieriuje saugomas ant direktorių darbo stalo, įmonės archyvuose ir kada nors tampa paklausus.Ieškinio šabloną galima atsisiųsti nemokamai per tiesioginę nuorodą.
Laiškas direktoriui turi būti trumpas, aiškus ir prasmingas. Nereikėtų rašyti didelių tekstų ar kelių puslapių perpasakojimų. Išimtis yra pretenzijos. Įprasti pasiūlymai ir įprasti bukletai niekam neįdomūs. Kreipimuisi į režisierių turi būti suteiktas išskirtinumas, keliomis eilutėmis pabrėžiama pagrindinė esmė. Parašę turinį, turėtumėte pasiruošti tolimesnis vystymasįvykius. Žmogus, susidomėjęs tekstu, užduos daug klausimų. Iš anksto parengti apgalvoti atsakymai puikiai papildys pristatymą ir pabrėš autoriaus kompetenciją šiuo klausimu.
Privalomi taškai laiške direktoriui
:- Viršutinėje dešinėje dalyje rašomas adresato vardas, pavardė, nurodant vadovo pareigas ir vardą, pavardę;
- Žemiau yra jūsų duomenys ir kontaktiniai telefono numeriai;
- Lapo viduryje, naudojant mandagias frazes, įrašomas adresas pagal direktoriaus vardą ir pavardę;
- Įžanginė dalis susideda iš vienos arba dviejų eilučių;
- Po įžangos reikia nedelsiant pereiti prie pasakojimo;
- Kiekvienas turinio žodis turi būti kelis kartus apgalvotas ir patikrintas;
- Apačioje yra rašymo data, parašas ir nuorašas;
Naudojant verslo korespondencija vyksta ne tik verslo veiklos koordinavimas, bet ir renkama atitinkamai organizacijai reikalinga informacija, kuri bus paklausa atliekant įvairius ataskaitinius auditus. Todėl visų pirma į administracijos darbuotojų užduotis įeina teisingas verslo dokumentacijos tvarkymas, kuriam kuriamos įvairios vidinės instrukcijos ir formos. Standartinės formos privalumas yra tai, kad žmogus ją užpildo automatiškai, taip taupydamas savo ir įmonės laiką.
Verslo korespondencijoje turi būti:
Patikima ir išsami informacija;
- santrauka dėl pasakojimo stokos;
- neutralus kreipimosi tonas, bet draugiškas;
- logiška grandinė, o ne emocinis konstatuotų faktų įvertinimas.
Kaip rašyti verslo laiškas?
Svarbiausia nuspręsti, kokio tipo verslo laiškas yra tinkamas konkrečiai situacijai. Yra keletas jo tipų:
Priminimas;
- patvirtinimas;
- atsisakymas;
- motyvacinį laišką;
- kvietimas;
- garantija;
- informacinis;
- pranešimas ir įsakymas.
Paprastai verslo laiškus, kuriuose yra prašymas, pasiūlymas, apeliacija, prašymas ar reikalavimas, reikia atsakyti.
Verslo laiško rašymo taisyklės.
Verslo laiško tonas neša labai didelį emocinį krūvį, nes, nepaisant nepriekaištingų bendravimo metodų, vis tiek atsiras paslėpta nepagarba. Turėtumėte būti ypač atsargūs rašydami verslo laišką su atsisakymu. Tokiu atveju neturėtumėte nurodyti atsisakymo pačioje laiško pradžioje. Pirmoje pranešimo dalyje turėtumėte pateikti įtikinamų argumentų, patvirtinančių savo požiūrį; tam galite naudoti tokias formules kaip
- „Deja, negalime patenkinti jūsų prašymo“;
- „Labai atsiprašome, bet neįmanoma patenkinti jūsų prašymo“ ir kt.
Atsisakant svarbu atsiminti, kad mūsų užduotis yra atsisakyti, bet neprarasti kliento, partnerio ir pan.
Taigi, pagrindinės verslo laiško rašymo taisyklės:
Norint teisingai suprasti laiško esmę, reikia kelis kartus tekste pakartoti adresatui skirtą prašymą;
- atsisakymo rašte svarbu nurodyti priežastis, kodėl šis prašymas negali būti patenkintas;
- pasiūlymo atmetimas yra atsisakymo formulė.
Verslo korespondencijos kalba.
Svarbu, kad dalykinės korespondencijos skaitytojas suvoktų tik jos esmę, o ne kalbą, kuria ji parašyta. Būtent tokioje būsenoje slypi verslo laiško rašymo taisyklių įvaldymas, kuris kuriamas per eigą ilgametė patirtis.
Reikėtų atsiminti, kad verslo laiške:
Reikia suvartoti paprasti žodžiai tuo pačiu, nenuskurdindamas turinio;
- dažniau vartokite veiksmažodžius, o ne būdvardžius – taip raidės tekstas taps dinamiškas;
- nesigilinti į adreso reikšmę, nesigilinti į smulkmenas ir nemotyvuoti;
- nenaudokite ilgų sakinių, nes jie atitraukia skaitytojo dėmesį;
- perėjimas tarp frazių turi būti logiškas ir nematomas;
- vartokite kuo mažiau įvardžių.
Verslo laiškas išsiskiria raštingumu ir stiliumi.
Verslo korespondencijos ruošimas.
Rašydami verslo laišką, atsiminkite tai viršutinė dalis(1/4 A4 lapo) turi būti palikta laisva firminiam blankui. taip pat viduje viršutinis kampas Laiške nurodomas siuntimo numeris ir data, kurie įrašomi į specialų siunčiamo pašto žurnalą.
Apatiniame kairiajame kampe nurodomos vadovo pareigos, pavardė ir parašas, o pačiame lapo gale – dalykinio laiško vykdytojo pavardė su jo telefono numeriu. Papildoma informacija.
Taigi verslo laiškas susideda iš trijų dalių: prašymo esmės, jo pagrindimo ir pagrindžiančios informacijos.
Atsakydami į laišką, pirmoje turinio dalyje turėtumėte remtis paskutine nurodyto adresato raide. Jei yra užsienio korespondencija, tai dėl didesnio aiškumo prie laiško būtina pridėti knygelę, kurios nuoroda bus nurodyta šiame laiške. Labai svarbu tokį laišką užbaigti dėkingumu už bendradarbiavimą ir fraze „Pagarbiai (vardas) ...“
Verslo laiškas yra jūsų oficialus atstovas. Be turinio, labai svarbu teisingai suformatuoti verslo laišką, kaip žinoma, „tave pasitinka tavo drabužiai“. Pažvelkime į verslo laiško rašymo tvarką.
Forma
Verslo laiškas turi būti išduotas ant oficialaus organizacijos firminio blanko. Formos antraštėse ir poraštėse turi būti ši informacija:
- organizacijos pavadinimas;
- fizinis organizacijos adresas;
- telefonas ir faksas;
- interneto svetainėje ir el.
Formoje taip pat gali būti pateikta informacija apie organizaciją ir jos logotipą.
Turėdamas visą šią informaciją, gavėjas gali greitai atpažinti siuntėją ir išsiųsti atsakymo laišką teisingu adresu.
Laukai
Verslo laiškas turi turėti paraštes: kairėje – apie tris centimetrus, dešinėje – apie pusantro. Rekomenduojame naudoti standartines Microsoft Word formas. Laukeliai reikalingi galimiems užrašams, kuriuos adresatas darys, taip pat laiškui paduoti į archyvo aplanką.
Registracijos numeris
Jūsų patogumui būtinas laiško registracijos numeris, kuriame nurodyta data, kada laišką pasirašė vadovas. Pavyzdžiui, nusprendėte išsiųsti laišką kitai organizacijai ir nepriskyrėte jam datos ir numerio. O jei ši įmonė per dieną gauna kelis tūkstančius laiškų, kaip seksite savo žinutės likimą? Paprastai ieškoma pagal datą ir numerį. Tai ypač pasakytina apie vyriausybines agentūras. Be savo siunčiamo numerio, atsakymo laiške taip pat turi būti informacija apie gaunamo laiško, į kurį jis yra atsakymas, numerį. Registracijos numeris dedamas viršutiniame kairiajame laiško kampe. Natūralu, kad bet kurioje organizacijoje gaunami ir siunčiami laiškai turi būti kruopščiai registruojami.
Pavyzdys:
Nuorod. 546 2008-07-28 prie įėjimo. 2008-07-25 Nr.321
Laiško antraštė
Laiško, kuriame yra kreipimasis į adresatą, antraštė dedama iškart po registracijos numeriu ir paprastai formuojama taip: adresato pareigos ir vardas ir pavardė rašomi viršutiniame dešiniajame laiško kampe. Pats apeliacinis skundas surašomas laiško centre ir baigiasi šauktukas. Antraštė gali būti paryškinta.
Pavyzdys:
generaliniam direktoriui
UAB "Rassvet"
Miloslavskis P.N.
Gerbiamas Pavelas Nikolajevičiau!
Šriftas
Laiško šriftas iš esmės turi įtakos gavėjo suvokimui. Šriftas neturi būti per mažas ar per didelis. Tuo pačiu metu jis turėtų būti vienodas visame laiške. Įprasta praktika yra naudoti Times New Roman 12 dydžio šriftą su vienos eilutės tarpu. Bet jei žinote, kad adresatas prastas regėjimas, parodykite jums rūpestį – padidinkite raidės šriftą.
Į asmeninių verslo laiškų (kvietimų, sveikinimų, užuojautų ir kt.) šrifto pasirinkimą galite žiūrėti kūrybiškiau.
Lapų numeracija
Lakštų numeravimas ypač svarbus ilgesnėms nei 2 puslapių raidėms, o ypač toms, kuriose yra priedų. Sunumeruojant lapus Microsoft Word teksto rengyklėje, rekomenduojame naudoti funkciją „Antraštė/Poraštė“ – „Įterpti automatinį tekstą“ – „Puslapis“. Ne iš visko“. Tai leis gavėjui teisingai įvertinti bendrą laiško apimtį ir nesupainioti jo puslapių sekos.
Numeravimas dedamas apatiniame dešiniajame lapo kampe.
Menininko informacija
Informacija apie rangovą turi būti pateikta visuose verslo laiškuose, kuriuos pasirašo aukščiausi įmonės vadovai ir padalinių vadovai. Tai leis gavėjui greitai surasti konkretų specialistą, atsakingą už problemos sprendimą siunčiančioje įmonėje.
Informacijoje apie rangovą turi būti nurodytas pilnas jo vardas ir pavardė (geriausia – visas, nes priešingu atveju jūsų sandorio šaliai bus sunku pradėti pokalbį telefonu, kurio gali prireikti norint sužinoti papildomą informaciją) ir kontaktinis telefono numeris – darbo ar mobiliojo ryšio. Taip pat patartina nurodyti el. pašto adresą.
Informacija apie menininką rašoma pačioje laiško pabaigoje po parašu. Jo šrifto dydis turi būti vienu ar dviem vienetais mažesnis už pagrindinio laiško teksto šriftą.
Programos
Jei laiške yra priedų, jie surašomi atskiri lapai. Tokiu atveju lapų numeracija gali būti bendra visam dokumentui arba atskira pagrindinei raidei ir kiekvienam priedui. Informacija apie priedus turi būti pateikta pagrindinio laiško turinyje prieš pasirašant.
Pavyzdys:
Prie šio laiško pridedami 2 dokumentai ant 3 lapų:
1. atliktų darbų priėmimo aktas dviem egzemplioriais;
2. sąskaitos faktūros.
Pagarbiai Vyriausiasis buhalteris baldų gamykla "Bolševička" Vasiljeva N.K.
Įkeliama...