Pengurusan dokumen elektronik (EDF) dengan pantas menggantikan yang kertas. Dan ini agak semula jadi.
Bekerja dengan dokumen elektronik mempunyai beberapa kelebihan. Masa untuk menukar dokumen dikurangkan - dokumen elektronik dihantar hampir serta-merta, dan ralat yang berkaitan dengan faktor manusia dikurangkan. Disebabkan penjanaan dokumen secara automatik, ralat kemasukan manual dalam dokumen utama dan penyata cukai dihapuskan.
Untuk faedah pengurusan dokumen elektronik pelanggan mendapat manfaat daripada mempercepatkan pertukaran dokumen dengan rakan niaga mereka (pengurangan masa sebanyak 75%).
Dokumen elektronik tidak hilang, tidak seperti kertas, kerana ia disimpan secara elektronik dan salinan disimpan secara berkala.
EDI membolehkan anda menjimatkan masa pekerja sehingga 65%. Mereka boleh menghabiskan masa ini untuk kerja yang berkesan, dan bukan pada kerja rutin yang berkaitan dengan mencetak dokumen, memprosesnya dan memasukkannya ke dalam jurnal. Penggunaan dokumen elektronik mengurangkan kos perusahaan untuk percetakan, penghantaran dan penyimpanan dokumen sebanyak 80%. Tidak perlu lagi menyelenggara arkib kertas dan menyewa premis untuk mereka.
Kelebihan pengurusan dokumen elektronik berbanding dengan kertas adalah kerja yang lebih cekap untuk semua jabatan dan perusahaan secara keseluruhan!
Kelebihan pengurusan dokumen elektronik termasuk menjimatkan tenaga kerja dan sumber bahan, serta mengurangkan masa yang dihabiskan untuk mencipta, menyimpan dan memproses dokumen dengan ketara. Tetapi adakah semuanya begitu cerah dan menjimatkan dalam teknologi tanpa kertas? Ketahui dari artikel tentang kebaikan dan keburukan pengurusan dokumen elektronik.
Tidak kira betapa biasa kita bekerja dengan kertas, realiti kehidupan kita memaksa kita untuk menyelidiki selok-belok teknologi elektronik. Salah satu elemen teknologi tersebut ialah pengurusan dokumen elektronik. Untuk memahami konsep pengurusan dokumen elektronik tanpa tersesat dalam takrifan yang banyak dan istilah khusus, mari fokus pada beberapa istilah utama:
Ia adalah dokumen elektronik yang merupakan objek awal dan utama mana-mana sistem pengurusan dokumen elektronik. Untuk mengatur pembentukan, pemprosesan, perlindungan, penghantaran dan penyimpanannya secara sistematik, satu set langkah diperlukan ( program khas, cara teknikal, kakitangan terlatih, dsb.).
Aliran dokumen elektronik dibina sedemikian rupa untuk menyelesaikan pelbagai tugas khusus. Jenis yang mungkin pengurusan dokumen elektronik dalam syarikat:
Tentang kekuatan dan kelemahan spesies individu Ketahui lebih lanjut tentang pengurusan dokumen elektronik.
Peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik dalam syarikat memerlukan serius persiapan awal. Inilah kelemahan penting pertama - bahan, buruh dan kos lain yang besar pada peringkat pelaksanaan sistem:
Di samping itu, anda perlu membuat pelarasan kepada dasar perakaunan, mencerminkan di dalamnya senarai dokumen (berkaitan dengan cukai dan perakaunan), mengambil bahagian dalam pengurusan dokumen elektronik, senarai pekerja yang mempunyai hak untuk menandatanganinya dan nuansa penting lain (kaedah penyimpanan dokumen, akses, pemindahan, dll.).
Selepas melaksanakan sistem (dalam proses menyelenggara pengurusan dokumen elektronik), pemantauan berterusan terhadap pelaksanaan peraturan dan peraturan yang ditetapkan, kemas kini perisian, dll.
Ketahui tentang kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik daripada rajah di bawah:
Walaupun memuji sistem pengurusan dokumen elektronik, seseorang tidak boleh mengabaikannya. pihak yang lemah, yang boleh mengurangkan semua kelebihannya kepada sifar:
Marilah kita secara berasingan memikirkan komponen penting seperti mana-mana aliran dokumen syarikat sebagai kakitangan dan aliran dokumen elektronik perakaunan.
Pengurusan dokumen elektronik kakitangan adalah satu sistem untuk pembentukan, pengumpulan dan pertukaran dokumen elektronik kakitangan baik untuk tujuan syarikat itu sendiri dan untuk pertukaran maklumat dengan pihak yang berkepentingan.
Elemen pengurusan dokumen elektronik kakitangan yang ditubuhkan secara sah kini telah pun berkuat kuasa: ia boleh diproses secara elektronik kontrak pekerjaan dengan pekerja jauh, jika mereka mempunyai tandatangan elektronik (Perkara 312.3 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
Kami tidak lama lagi boleh menjangkakan pelaksanaan meluas pengurusan dokumen kakitangan elektronik. Kementerian Tenaga Kerja sedang menjalankan eksperimen mengenai topik ini (perintah Kementerian Tenaga Kerja Rusia bertarikh 26 Mac 2018 No. 194):
Sistem ini juga bermanfaat untuk pekerja: mereka akan dapat meminta dokumen secara elektronik dan membuat kontrak tanpa melawat jabatan HR.
DALAM Kebelakangan ini Semakin ramai bercakap tentang salah satu bentuk interaksi elektronik antara majikan dan pekerja, serta pihak lain yang berminat - pengenalan meluas buku kerja elektronik.
Untuk butiran tentang ini, lihat bahan "Buku kerja elektronik - semua kebaikan dan keburukan" .
Peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik dalam sektor kakitangan tidak lama lagi akan membolehkan anda menjalani pemeriksaan buruh dari jauh melalui Internet.
Kelemahan utamanya yang ketara ialah kemustahilan untuk menukarkan keseluruhan jumlah dokumen ke dalam bentuk elektronik dengan serta-merta, kerana dokumen kakitangan individu mestilah mengandungi tandatangan peribadi pekerja untuk memastikan yang betul. sokongan undang-undang hubungan antara majikan dan pekerja. Dan untuk mewajibkan pekerja mengeluarkan tandatangan elektronik akan mengambil masa dan inisiatif perundangan.
Kebaikan dan keburukan pengurusan dokumen elektronik perakaunan
Perkhidmatan kewangan, khususnya struktur perakaunan, paling bergantung pada aliran dokumen yang berkualiti tinggi dan pantas. Pengurusan dokumen elektronik membolehkan jabatan ini:
- Sistematisasi dan automasi kerja perakaunan.
Kami telah menikmati faedah pengurusan dokumen perakaunan elektronik sejak sekian lama. untuk masa yang lama. Keupayaan untuk menjana dan memproses dokumen elektronik dalam program perakaunan khusus membolehkan anda bukan sahaja mengurangkan kos buruh, tetapi juga untuk mengelakkan kesilapan pada semua peringkat membuat dan memproses dokumen (program ini tidak akan membenarkan anda membuat kesilapan atau akan segera mengenal pastinya. ).
- Menyelesaikan masalah dalaman korporat.
Contohnya, keluarkan slip gaji elektronik. Mereka boleh dihantar melalui e-mel atau disiarkan dalam akaun peribadi setiap pekerja di laman web korporat syarikat. Pegawai tidak membantah kaedah elektronik mengeluarkan slip gaji (surat Kementerian Tenaga Kerja bertarikh 21/02/2017 No. 14-1/OOG-1560). Anda hanya perlu memastikannya dalam akta tempatan syarikat.
- Wujudkan teknologi tanpa kertas untuk interaksi dengan pengguna luar yang berminat (bank, Perkhidmatan Cukai Persekutuan, Dana Pencen Persekutuan Rusia, Dana Insurans Sosial, dll.).
Tentang bentuk elektronik Kami akan menerangkan interaksi dengan struktur lain di luar syarikat di bawah.
Mari kita bercakap tentang lalat dalam salap. Kami amat menyedari kelemahan ketara sistem ini. Gangguan dalam Internet atau kerosakan peralatan, masalah dengan kemas kini perisian biasa, kunci elektronik dan sijil boleh memudaratkan mana-mana pekerja kewangan.
Syarikat dan usahawan individu yang, disebabkan kegagalan dan virus, tidak dapat melaporkan kepada pengawal tepat pada masanya atau tidak menjawab permintaan mereka tepat pada masanya mungkin mengalami masalah kewangan (dikenakan penalti).
Pertukaran dokumen elektronik entiti perniagaan dengan pihak berkuasa cukai, Dana Insurans Sosial, Kumpulan Wang Pencen Persekutuan Rusia dan pihak berkuasa lain sedang diwujudkan secara beransur-ansur. Terima kasih kepada format elektronik yang diformalkan dengan ketat, pertukaran maklumat dan dokumen berlaku dengan cepat, tanpa birokrasi yang tidak perlu dan sewenang-wenangnya pegawai. Ini adalah kelebihan besar untuk mana-mana syarikat atau usahawan individu.
Interaksi dengan Dana Pencen Rusia
Anda secara elektronik boleh menyerahkan dokumen pelaporan perakaunan yang diperibadikan kepada Kumpulan Wang Pencen (Perkara 8 Undang-undang "Mengenai Perakaunan Individu (Peribadi) dalam Sistem Insurans Pencen Negeri" bertarikh 1 April 1996 No. 27-FZ). Perkara utama ialah mereka dijamin dilindungi daripada akses yang tidak dibenarkan. Proses ini dikawal ketat:
Interaksi elektronik dengan FSS
Insurans sosial juga bukan perkara baru dalam pengurusan dokumen elektronik. Pemegang polisi mempunyai peluang untuk menyerahkan laporan elektronik kepada dana tanpa meninggalkan pejabat - hanya mendaftar di portal dana (isi permohonan terus dalam sistem) dan terima tandatangan elektronik (ES).
FSS juga mengawal proses ini:
Anda juga boleh berinteraksi secara elektronik dengan dana melalui pengendali EDF dengan membuat perjanjian yang sesuai dengannya.
Baru-baru ini, kelebihan pengurusan dokumen elektronik termasuk pengenalan sistem untuk mengeluarkan dan memproses sijil ketidakupayaan elektronik untuk bekerja.
Pemegang polisi kini mempunyai peluang untuk meminta cuti sakit elektronik dan bekerja dengan mereka (jika mereka telah menandatangani perjanjian yang sesuai):
- melalui Kawasan Peribadi di laman web FSS;
- AWP "Penyediaan pengiraan untuk Dana Insurans Sosial";
- perisian pemegang polisi sendiri (beberapa program perakaunan untuk gaji perakaunan dan kakitangan membenarkan ini dilaksanakan).
Rantaian interaksi elektronik "pemegang polisi - Dana Insurans Sosial" untuk bekerja dengan cuti sakit elektronik (ES):
Pekerja mendapat faedah maklumat daripada pengurusan dokumen elektronik dalam sistem Dana Insurans Sosial Rusia. Mereka akan dapat mengawal akaun elektronik mereka, menjejaki peringkat pemprosesan dan pengiraan faedahnya jika mereka mendaftar di portal Perkhidmatan Negeri (jika mereka mempunyai akaun yang disahkan).
Untuk maklumat lanjut tentang cuti sakit elektronik, lihat pautan.
Pengurusan dokumen elektronik dengan Perkhidmatan Cukai Persekutuan
Mungkin ini adalah jenis pengurusan dokumen elektronik yang paling biasa. Pelaporan cukai diterima terutamanya oleh Perkhidmatan Cukai Persekutuan dalam bentuk elektronik. Pengawal juga lebih suka berkomunikasi dengan pembayar cukai melalui teknologi elektronik (dengan menghantar permintaan elektronik, permintaan, dsb.).
Keputusan
Kelebihan pengurusan dokumen elektronik tidak dapat dinafikan: pengurangan kos bahan dan buruh untuk pendaftaran dan pemprosesan dokumen, menjimatkan masa untuk penyelarasan dan kelulusan mereka, dan banyak lagi. mata positif. Pengurusan dokumen elektronik mempunyai banyak kelebihan, tetapi terdapat juga banyak kelemahan. Masalah dengan memastikan keselamatan dan keselamatan maklumat elektronik, perincian perundangan dan teknologi yang tidak mencukupi bagi nuansa yang berkaitan dengan pelaksanaan dan penyelenggaraan pengurusan dokumen elektronik boleh menghalang pelaksanaannya yang meluas.
Pada masa ini, dalam kebanyakan perusahaan, aliran dokumen kekal dalam bentuk kertas tradisional yang biasa, walaupun pada hakikatnya banyak syarikat cuba mengautomasikan, jika bukan keseluruhan aliran dokumen, maka sekurang-kurangnya peringkat individunya, kerana teknologi automatik mempunyai beberapa perkara penting. kelebihan.
Kriteria utama apabila memilih bentuk organisasi kerja pejabat ialah jumlah dokumen yang diterima oleh organisasi dan dicipta olehnya untuk tempoh tertentu. Oleh itu, dalam syarikat yang mempunyai struktur jabatan yang luas yang disambungkan oleh satu rantaian banyak dokumen, pelaksanaan sistem pengurusan dokumen elektronik menjadi tugas yang penting.
Mari kita pertimbangkan konsep utama pengurusan dokumen elektronik. Aliran dokumen- ini ialah proses pergerakan dokumen dari saat penciptaan atau penerimaannya kepada saat pelaksanaan atau penjualan, dan, akhirnya, penyimpanan, pengarkiban atau pemusnahan jika dokumen itu tidak mewakili nilai tertentu.
Pengurusan dokumen elektronik ialah mekanisme bersatu untuk pergerakan dokumen yang dibuat menggunakan cara komputer, biasanya ditandatangani dengan tandatangan digital elektronik, serta kaedah untuk memproses dokumen ini menggunakan pelbagai media elektronik.
Pengurusan dokumen elektronik boleh digunakan dalam mana-mana organisasi: dalam perusahaan kecil, dan dalam syarikat besar atau syarikat induk dengan rangkaian yang luas cawangan. Ia mempunyai beberapa kelebihan.
Pertama, ini ketelusan proses perniagaan. Kawalan ke atas pelaksanaan, penerimaan, penciptaan dan, secara amnya, kewujudan dokumen dalam sistem elektronik dijalankan dengan lebih pantas dan mudah, yang membolehkan pengurusan dan pengurus barisan memantau proses perniagaan.
Satu lagi kelebihan pengurusan dokumen elektronik yang tidak diragui ialah meningkatkan fungsi eksekutif. Menurut statistik, peratusan pesanan yang agak besar tidak dilakukan oleh pekerja. Dalam sistem pengurusan dokumen elektronik, pengurus boleh mengawal semua proses kerja, kelajuan dan kualiti pelaksanaan, dan, yang paling penting, hasil kerja.
Mengurangkan masa pemprosesandan pelaksanaan dokumen itu sendiri. Pengurusan dokumen elektronik memastikan penciptaan, carian, pemprosesan dan pengedaran dokumen yang lebih pantas, serta kompilasi automatik ringkasan, laporan dan daftar, yang membolehkan anda melakukan kerja dengan cepat dan cekap dan, akhirnya, mengoptimumkan proses perniagaan.
Pengenalan sistem pengurusan dokumen elektronik juga membolehkan meningkatkan tahap kerahsiaan. Setiap peserta menerima dengan tepat tahap akses kepada dokumen syarikat yang sepadan dengan kuasanya: membaca, mengedit dokumen, atau hak penuh. Semua tindakan dilog masuk dalam sistem komputer, jadi pada bila-bila masa anda boleh melihat siapa yang bekerja dengan data dan membuat perubahan padanya.
Secara amnya, masalah kerahsiaan adalah sangat meruncing. Kehilangan beberapa dokumen syarikat boleh mengakibatkan kerugian berjuta-juta. Lagipun, dokumen kertas boleh dikeluarkan dari folder tanpa sebarang masalah dan semua maklumat boleh dipindahkan secara luaran. Apabila memperkenalkan sistem pengurusan dokumen elektronik ke dalam syarikat, sudah tentu, ia tidak mungkin untuk menghapuskan kebocoran maklumat sepenuhnya, tetapi anda sentiasa boleh melihat pekerja mana yang menggunakan dokumen ini, bila, pada masa dan bagaimana.
Pengurusan dokumen elektronik membenarkan mengoptimumkan proses melatih pekerja baharu dan memperkenalkan proses baharu ke dalam syarikat. Pengenalan arahan dan peruntukan baharu untuk pengurusan dokumen elektronik berlaku lebih cepat daripada memaklumkan setiap pekerja secara individu dan membiasakannya dengan dokumen kertas.
Pengurusan dokumen elektronik meningkatkan budaya korporat. Semua struktur syarikat beroperasi dalam satu ruang maklumat, yang membolehkan hampir setiap pekerja terlibat dalam proses korporat.
Kewujudan pengurusan dokumen elektronik dalam sesebuah perusahaan membolehkan menyesuaikan diri dengan lebih pantas kepada perubahan dalam pasaran piawaian antarabangsa . Apabila standard baharu timbul, syarikat yang bekerja dalam sistem pengurusan dokumen elektronik boleh menukar dokumennya kepada templat baharu, yang meningkatkan tahap daya saing dalam pasaran.
Perlu diingatkan bahawa pengurusan dokumen elektronik juga mempunyai kelemahannya. Kelemahan ketara sistem pengurusan dokumen elektronik ialah masalah keselamatan dokumen. Lagipun, pada bila-bila masa virus boleh memasuki komputer anda dan sistem penjimatan dokumen mungkin tidak berfungsi. Masalah boleh diselesaikan dengan membuat sistem tempahan.
Salah satu kelemahan sistem pengurusan dokumen elektronik ialah kakitangan, atau kakitangan yang bekerja dalam sistem. Dalam proses mengautomasikan pengurusan dokumen, mungkin tidak dapat mengelakkan tekanan dalam kalangan pekerja yang terbiasa dengan kerja manual dan tidak mempunyai pengetahuan yang mencukupi tentang pengurusan dokumen elektronik.
Dalam sistem pengurusan dokumen elektronik, kemasukan data yang cekap adalah amat penting. Faktor manusia amat penting di sini, kerana dari kerja yang berkualiti kakitangan yang berkelayakan akan bergantung pada fungsi sistem yang berterusan tanpa gangguan.
Juga, pada peringkat pembelian dan pelaksanaan sistem pengurusan dokumen elektronik, kos yang besar tidak dapat dielakkan untuk syarikat, yang, bagaimanapun, diberi pampasan dengan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk bekerja dengan dokumen dan mengoptimumkan proses perniagaan.
Memberi kesan negatif terhadap pelaksanaan meluas pengurusan dokumen elektronik dan faktor geografi. Pertukaran dokumen elektronik tidak dapat dilakukan dengan semua rakan niaga kerana kekurangan ruang maklumat yang bersatu. Oleh itu, banyak syarikat perlu menjalankan kedua-dua "kertas" tradisional dan pertukaran dokumen elektronik secara serentak. Walau bagaimanapun, penghantaran akta dan kontrak secara elektronik akan memudahkan kerja antara pelanggan dan pelanggan dalam mana-mana segmen pasaran, terutamanya antara wilayah yang jauh dari segi geografi.
Perlu diingatkan bahawa keperluan mandatori kebanyakan dokumen, memberikan mereka kuasa undang-undang, adalah tandatangan peribadi. Kuasa undang-undang dokumen elektronik disahkan oleh tandatangan elektronik, yang mana, menurut 63-FZ, terdapat tiga jenis. Pada masa ini, kebanyakan negeri menganggap dokumen kertas yang ditandatangani dengan tandatangan biasa dan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang layak adalah sama di sisi undang-undang.
Dalam pengurusan rekod kakitangan, peralihan lengkap kepada sistem pengurusan dokumen elektronik adalah mustahil, kerana jika dokumen kakitangan mesti mengandungi tandatangan peribadi pekerja, ia mesti disediakan dalam bentuk kertas untuk memastikan hubungan undang-undang antara pekerja dan majikan dengan betul. .
Di samping itu, penyelenggaraan rekod kerja dikawal ketat. Ini dan beberapa dokumen kakitangan lain boleh disediakan, diisi dan disimpan secara eksklusif dalam bentuk kertas.
Walau bagaimanapun, kelebihan pengurusan dokumen elektronik sangat jelas sehingga hari ini sukar untuk membayangkan perkhidmatan kakitangan yang menguruskan aliran dokumen secara eksklusif dalam bentuk kertas.
Pengurusan dokumen elektronik termasuk dalam perhubungan buruh di peringkat perundangan. Musim bunga 2013 Kod Buruh RF telah ditambah dengan bab "Ciri-ciri pengawalseliaan buruh pekerja jauh". Kedua-dua pihak - majikan dan pekerja - untuk pendaftaran perhubungan buruh mesti mempunyai tandatangan elektronik. Jika seseorang sentiasa bekerja sebagai pekerja bebas atau di rumah, ia sememangnya berbaloi untuk melabur dalam tandatangan elektronik dan seterusnya mengoptimumkan proses ini.
Sistem pengurusan dokumen elektronik mempunyai kelebihannya dan boleh berguna untuk perusahaan besar dengan struktur bahagian bercabang. Namun, pada peringkat kewujudannya ini, sistem tersebut mempunyai beberapa kelemahan yang melambatkan proses peralihan daripada kertas kepada aliran dokumen elektronik penuh. Semua ini memerlukan penambahbaikan yang serius di peringkat teknologi dan perundangan.
Pengurusan dokumen elektronik mempunyai kelebihan dan kekurangan, kebaikan dan keburukan penggunaan dalam sesebuah institusi.
Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik:
semua struktur institusi akan berfungsi dalam satu ruang maklumat;
kelajuan pemprosesan dokumen dalam institusi, keselamatan dan keselamatan dokumen meningkat dengan ketara;
penggunaan penyulitan data boleh menghentikan kebocoran maklumat;
produktiviti pekerja meningkat dan kemungkinan kesilapan dalam pemprosesan dokumen, yang bergantung pada kelayakan pekerja, berkurangan;
ketara kesan ekonomi.
Kesan langsung daripada melaksanakan sistem membolehkan anda menjimatkan wang yang dibelanjakan Bahan habis pakai, bayaran untuk pos dan penghantaran kurier, bahan fotostat mengurangkan kos buruh. Kesan tidak langsung ialah kelebihan pengurusan yang penting untuk fungsi organisasi: ketelusan pengurusan, kawalan disiplin prestasi, dsb.
Jadi, pelaksanaan EDMS membolehkan:
mengautomasikan sepenuhnya proses bekerja dengan dokumen;
memastikan organisasi kerja dengan pengguna jauh dan kumpulan pengguna;
menyediakan integrasi dengan sistem luaran E-mel;
meningkatkan keupayaan asas sistem pengurusan dokumen elektronik menggunakan modulariti dan kehadiran alat terbina dalam;
memastikan proses operasi serentak bilangan pengguna yang tidak terhad dalam sistem;
meningkatkan kecekapan bekerja dengan dokumen;
meningkatkan budaya korporat bekerja dengan dokumen;
Mengurangkan jumlah aliran dokumen kertas dengan ketara;
Mengurangkan dengan ketara masa untuk memproses dan menghantar dokumen, masa untuk mencari dokumen, masa untuk menyelaras dan meluluskan draf dokumen;
memastikan semua proses dokumentasi dengan penggunaan serentak dokumen versi elektronik dan kertas;
menyelaraskan proses pendaftaran semua jenis dokumen (pendaftaran dari e-mel dan borang web, sokongan untuk pengimbasan penstriman, pendaftaran fail dalam sebarang format);
memastikan pengurusan aliran kerja (pemindahan dokumen antara pelaku);
memastikan proses bekerja dengan dokumen yang saling berkaitan;
memastikan pengurusan dokumen sepanjang kitaran hayatnya;
memastikan ketelusan semua proses dari saat dokumen dibuat hingga saat ia diserahkan ke arkib;
menyimpan sejarah bekerja dengan dokumen (menjejaki masa dan pengarang semua tindakan dengan dokumen, menyimpan komen yang berfungsi, menyokong versi fail yang dilampirkan);
mengesan sejarah penciptaan dokumen;
memastikan proses yang jelas untuk menyelaras dan meluluskan dokumen;
membina sistem arahan yang berfungsi dengan baik;
memastikan kawalan yang jelas terhadap disiplin prestasi;
menyusun dokumen mengikut mana-mana kriteria;
menyediakan carian maklumat dengan pelbagai atribut dan carian teks penuh;
memastikan automasi pengumpulan dan analisis data statistik mengenai pergerakan dokumen;
memastikan penyimpanan arkib imej elektronik dokumen;
memastikan peraturan hak akses;
menyediakan akses segera kepada dokumen;
mengurangkan kehilangan kuantitatif dokumen;
meningkatkan produktiviti buruh;
mengurangkan kos penyediaan dokumen untuk diserahkan ke arkib dan penyimpanan arkib dokumen;
memberi kuasa undang-undang kepada dokumen elektronik;
mengurangkan kos untuk perkhidmatan kurier dan pos;
mengurangkan bilangan kurier dalaman dan luaran;
memastikan penyelenggaraan pangkalan data maklumat dan rujukan;
menyediakan keupayaan carian lanjutan (carian beratribut, carian lanjutan, carian teks penuh dengan mengambil kira morfologi bahasa Rusia, sokongan untuk folder carian dinamik);
sokongan untuk pendaftaran dokumen kertas dan elektronik selaras dengan keperluan institusi;
sokongan untuk laluan pergerakan dokumen (berurutan, selari, laluan bebas, laluan dengan syarat, penangguhan);
sokongan untuk aliran dokumen bercampur (menyediakan dokumen kertas dan laporan menggunakan templat, mencetak kad pendaftaran dokumen, merekodkan lokasi penyimpanan dokumen asal);
ketersediaan alat untuk menganalisis aliran dokumen, membuat laporan, serta memantau disiplin prestasi pekerja (keupayaan untuk membuat laporan dan sijil analisis, jurnal automatik);
keselamatan keselamatan maklumat(sokongan untuk tandatangan digital elektronik, penyulitan data, pengelogan, pembezaan hak akses dan sistem peranan, ketersediaan pemantauan integriti data terbina dalam dan sandaran automatik).
Tetapi dengan semua kelebihan, EDS mempunyai kelemahannya:
"tekanan" di kalangan pekerja - semua yang baru sukar diterima;
kos untuk pemerolehan program dan sistem pengurusan dokumen, serta untuk pelaksanaan dan penyelenggaraan selanjutnya;
jurang dalam keselamatan maklumat - cakera "cetak rompak" dengan pangkalan data yang dimuat turun;
penggodam moden, melalui akses jauh, dapat menggodam program mahal dengan darjah tertinggi perlindungan;
Dengan peningkatan mendadak dalam aliran dokumen, pelayan tidak dapat menampung, dan produktiviti buruh menurun.
Pengurusan dokumen elektronik mempunyai kelebihan dan kekurangan, kebaikan dan keburukan penggunaan dalam sesebuah organisasi.
Menimbang kebaikan dan keburukan melaksanakan sistem pengurusan dokumen elektronik dalam syarikat adalah bahagian yang sangat penting apabila merancang struktur syarikat dan jenis aliran dokumennya. Walaupun ramai pengurus tidak memberi perhatian yang cukup kepada isu automasi aliran dokumen dan proses perniagaan secara umum, ini hanyalah pengurus yang tidak mengetahui kelebihan aliran dokumen elektronik.
Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik ialah apabila digunakan, semua jabatan dan struktur syarikat akan berfungsi dalam satu ruang maklumat. Dalam hal ini, kelajuan pemprosesan dokumen dalam syarikat meningkat dengan pesat. Selain itu, faktor penting yang menjadikan pengurusan dokumen elektronik sebagai susunan magnitud yang lebih tinggi daripada biasa ialah keselamatan dan keselamatan dokumen. DALAM sistem moden Penyulitan data digunakan, yang boleh menghentikan percubaan untuk mencipta kebocoran maklumat. Apabila menggunakan aliran dokumen jenis ini, produktiviti pekerja meningkat dan kemungkinan ralat dalam pemprosesan dokumen, yang bergantung pada kelayakan pekerja, berkurangan. Pengenalan sistem pengurusan dokumen elektronik memberikan kesan ekonomi yang ketara, tetapi penilaian kuantitatifnya adalah proses yang kompleks, kerana banyak faktor perlu diambil kira.
Kesan langsung daripada melaksanakan sistem membolehkan anda menjimatkan wang yang dibelanjakan untuk bahan habis pakai, membayar perkhidmatan penghantaran pos dan kurier, bahan fotokopi, dan mengurangkan kos buruh. Kesan tidak langsung ialah kelebihan pengurusan yang penting untuk fungsi organisasi: ketelusan pengurusan, kawalan disiplin prestasi, dsb.
Jadi, pelaksanaan sistem pengurusan dokumen elektronik membolehkan:
1. mengautomasikan sepenuhnya proses bekerja dengan dokumen;
2. memastikan organisasi kerja dengan pengguna jauh dan kumpulan pengguna;
3. menyediakan integrasi dengan sistem e-mel luaran;
4. meningkatkan keupayaan asas sistem pengurusan dokumen elektronik menggunakan modulariti dan kehadiran alat terbina dalam;
5. memastikan proses kerja serentak dalam sistem oleh bilangan pengguna yang tidak terhad;
6. meningkatkan kecekapan bekerja dengan dokumen;
7. meningkatkan budaya korporat bekerja dengan dokumen;
8. mengurangkan volum dengan ketara aliran dokumen kertas;
9. mengurangkan dengan ketara masa untuk memproses dan menghantar dokumen, masa mencari dokumen, masa penyelarasan dan kelulusan draf dokumen;
10. memastikan semua proses dokumentasi dengan penggunaan serentak dokumen versi elektronik dan kertas;
11. menyelaraskan proses pendaftaran semua jenis dokumen (pendaftaran daripada e-mel dan borang web, sokongan untuk pengimbasan penstriman, pendaftaran fail dalam sebarang format);
12. memastikan pengurusan aliran kerja (pemindahan dokumen antara pelaku);
13. memastikan proses bekerja dengan dokumen yang saling berkaitan;
14. memastikan pengurusan dokumen sepanjang kitaran hayat;
15. memastikan ketelusan semua proses dari saat dokumen dibuat sehingga saat ia diserahkan kepada arkib;
16. Menyimpan sejarah bekerja dengan dokumen (mengambil kira masa dan pengarang semua tindakan dengan dokumen, menyimpan komen yang berfungsi, menyokong versi fail yang dilampirkan);
17. mengesan sejarah penciptaan dokumen;
18. memastikan proses yang jelas untuk penyelarasan dan kelulusan dokumen;
19. membina sistem arahan yang berfungsi dengan baik;
20. memastikan kawalan yang jelas ke atas disiplin prestasi;
21. menyusun dokumen mengikut mana-mana kriteria;
22. menyediakan carian maklumat dengan pelbagai atribut dan carian teks penuh;
23. memastikan automasi pengumpulan dan analisis data statistik mengenai pergerakan dokumen;
24. memastikan penyimpanan arkib imej elektronik dokumen;
25. memastikan peraturan hak akses;
26. menyediakan akses segera kepada dokumen;
27. mengurangkan kehilangan kuantitatif dokumen;
28. meningkatkan produktiviti buruh;
29. mengurangkan kos penyediaan dokumen untuk diserahkan kepada arkib dan penyimpanan arkib dokumen;
30. memberi kuasa undang-undang kepada dokumen elektronik;
31. mengurangkan kos untuk perkhidmatan kurier dan pos;
32. mengurangkan bilangan kurier dalaman dan luaran;
33. memastikan penyelenggaraan maklumat dan pangkalan data rujukan;
34. menyediakan keupayaan carian lanjutan (carian beratribut, carian lanjutan, carian teks penuh dengan mengambil kira morfologi bahasa Rusia, sokongan untuk folder carian dinamik);
35. Sokongan untuk pendaftaran dokumen kertas dan elektronik selaras dengan keperluan Institusi Pendidikan Belanjawan Negeri.
36. Sokongan untuk laluan pergerakan dokumen (berurutan, selari, laluan bebas, laluan dengan syarat, kelewatan)
37. Sokongan untuk aliran dokumen bercampur (menyediakan dokumen kertas dan laporan menggunakan templat, mencetak kad pendaftaran dokumen, merekodkan lokasi penyimpanan dokumen asal);
38. Ketersediaan alat untuk menganalisis aliran dokumen, mencipta laporan, serta memantau disiplin prestasi pekerja (keupayaan untuk membuat laporan dan sijil analisis, jurnal automatik);
39. Memastikan keselamatan maklumat (sokongan untuk tandatangan digital elektronik, penyulitan data, pengelogan, pembezaan hak akses dan sistem peranan, kehadiran pemantauan integriti data terbina dalam dan sandaran automatik).
Tetapi dengan semua kelebihan sistem pengurusan dokumen elektronik, ia mempunyai kelemahannya. Mereka harus diambil kira semasa membuat keputusan mengenai pelaksanaan sistem pengurusan dokumen elektronik. Jika syarikat melaksanakan sistem pengurusan dokumen elektronik dari asasnya, maka ia tidak akan menyebabkan "tekanan" kepada pekerja. Dan jika keputusan itu dibuat oleh syarikat yang mempunyai aliran dokumen tetap untuk masa yang agak lama, maka anda perlu mengambil kira bahawa pembaharuan sistem boleh menyebabkan beberapa "tekanan" di kalangan pekerja. Segala yang baru diterima dengan susah payah. Juga, anda perlu mengambil kira hakikat bahawa syarikat mungkin menanggung kos untuk pemerolehan program dan sistem pengurusan dokumen, serta untuk pelaksanaannya dan penyelenggaraan selanjutnya.
Terdapat juga jurang dalam keselamatan maklumat. Oleh kerana pasaran dibanjiri dengan cakera "cetak rompak" dengan pangkalan data yang dimuat turun serius Agensi-agensi kerajaan mempunyai perlindungan yang baik, apa yang boleh kita katakan tentang perniagaan kecil dan sederhana. Persaingan adalah undang-undang perniagaan. Adalah lebih sukar bagi pesaing yang tidak bertanggungjawab untuk mendapatkan maklumat yang disiarkan di atas kertas: dokumen boleh disimpan di dalam bilik yang berbeza, kabinet (meja, peti besi) dan folder yang berselerak. Ia lebih mudah dengan pangkalan data elektronik. Penggodam moden melalui akses jauh menggodam program mahal dengan tahap perlindungan tertinggi.
Kelemahan seterusnya ialah peningkatan mendadak dalam aliran dokumen. Akibatnya, pelayan tidak dapat mengatasi, dan produktiviti buruh menurun. Dengan adanya aliran dokumen kertas, kejayaan yang begitu ketara adalah mustahil.
Dan kelemahan lain ialah peningkatan kos buruh akibat peningkatan aliran dokumen. Majikan tidak mempunyai masa untuk bertindak balas secukupnya terhadap lonjakan sedemikian dalam membuat keputusan isu kakitangan. Jumlah semakin meningkat, manakala kakitangan kekal sama.
Selepas mempertimbangkan sistem pengurusan dokumen elektronik, kita boleh membuat kesimpulan bahawa ia mempunyai kelebihannya. Kedua-dua kelemahan dan pelaksanaannya dalam organisasi bergantung kepada pemimpin. Memandangkan setiap pengurus bertanggungjawab secara peribadi ke atas keberkesanan perniagaannya.
Memuatkan...