Brevskjema for bedriftskorrespondanse. Hvordan skrive et personlig brev riktig. Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse?

Har du noen presserende spørsmål til organisasjonen som bør registreres? I dette tilfellet er det uunnværlig å skrive en skriftlig anke. Imidlertid er ikke alt så enkelt som det ser ut til. Å skrive et kompetent forretningsbrev er en hel vitenskap. Og det ville ikke skade for alle å lære eller huske de grunnleggende ferdighetene ved å kompilere den.

Først, la oss bestemme hvilken metode som er mest praktisk for deg å skrive et brev eller en forespørsel til en organisasjon. Oftest brukes nettbaserte meldinger ved hjelp av Internett-ressurser. Hvis du skriver et brev på denne måten, kan du ikke klare deg uten:
  • Datamaskin (bærbar datamaskin);
  • Tekstredigerer;
  • E-post.

Hvis du bruker den manuelle skrivemetoden, trenger du også en skriver for utskrift.

Den første fasen av å skrive et brev er "overskriften". Øverst på siden skal det stå:
  1. Navnet på organisasjonen du søker til;
  2. Fullt navn på direktøren for organisasjonen eller ansvarlig person;
  3. Institusjonens adresse;
  4. Dato for søknaden;
  5. Søknadsby.

Ønskelige "header"-elementer inkluderer også selskapets koordinater - faks, telefon, adresse E-post, OKPO, OGRN, INN/KPI. Avhenger av ankens tema og selve organisasjonen.

Da må du presentere deg selv. Ansatte ved institusjonen må forstå hvem brevet er fra og ha tilbakemelding med deg. Derfor er det viktig å angi ikke bare ditt fulle navn, men også din e-postadresse, mobiltelefon, hjemmeadresse (for korrespondanse per post). Hvis du representerer interessene til et selskap, må du bruke et brevhode med koordinatene. Når du sender en e-post, må du huske å bruke en emneblokk for å hjelpe ansatte med å organisere dokumentasjonen.


Forbered selve selve dokumentet - tittelen og innholdet. Her viktig poeng er formålet du kontakter organisasjonen for. Følgende typer forespørsler skilles:
  • Salgsfremmende brev;
  • Anbefalingsbrev;
  • Informasjonsbrev;
  • Følgebrev;
  • Takkebrev;
  • Gratulasjonsbrev;
  • Instruksjonsbrev;
  • Forespørselsbrev;
  • Forespørselsbrev;
  • Svarbrev;
  • Varslingsbrev;
  • Invitasjonsbrev.

Avhengig av hvilken type appell du bruker, formuler innholdet riktig. For eksempel hvis du skal komponere positive tilbakemeldinger til organisasjonen, bør du beskrive i detalj årsaken til søknaden din, nøyaktig hva du likte, og så videre.

Last ned fra vår portal:

Viktig element skrive et brev til en organisasjon - "ikke kast vann" og skriv til poenget. Uttrykk dine tanker på en slik måte at brevet ditt vil interessere selskapets ansatte. For å gjøre dette, i henhold til reglene for forretningsetikett, bruk spesielle "spennende ord." Du bør imidlertid ikke overdrive det, fordi vi snakker om et dokument, ikke personlig korrespondanse. Beskriv situasjonen kortfattet, men gjør den lesbar. Hvis samtalen handler om overholdelse av loven, sørg for å henvise til lovene i den russiske føderasjonen. Når man skal beskrive konfliktsituasjon forslaget om en rekke tiltak for å eskalere hendelsen ønskes velkommen.


Når du kontakter et myndighetsorgan, følg loven i den russiske føderasjonen "Om prosedyren for å vurdere innbyggernes klager". Her er rettighetene og pliktene enkeltpersoner på deres forespørsler og tidsrammen for vurdering. Loven foreskriver også fremgangsmåten for kollektive klagesaker til offentlige etater eller lokale myndigheter. Den siste fasen av ethvert forretningsbrev er datoen og signaturen. Ved første øyekast en ubetydelig, men veldig viktig detalj. Det anbefales å signere for hånd på et trykt dokument. Hvis du representerer interessene til et selskap, bruk dets våpenskjold eller faksimileforsegling.


Kompetent utforming av et brev til den riktige organisasjonen er nøkkelen til suksess for klagen din. Studer nøye alle punktene beskrevet ovenfor og kom gjerne på jobb. Ikke glem at brevet ikke skal inneholde stave-, tegnsettings- og stilfeil.

Brevet til direktøren bør være kort og saklig. Du bør ikke skrive gjenfortellinger på flere sider. En eksempelmelding kan lastes ned gratis fra denne lenken.



Brev til direktøren institusjoner kan ha forskjellig innhold. Forretningsforespørsler fra motparter, lokale meldinger fra organisasjonsansatte til direktører, som er skriftlige, er mer effektive enn telefonsamtaler og muntlige samtaler. Informasjonskilden på papir lagres på pultene til styremedlemmer, bedriftsarkiver og blir en dag etterspurt Kravmalen kan lastes ned gratis via en direktelenke.

Brevet til direktøren skal være kort, klart og meningsfylt. Du bør ikke skrive omfangsrike tekster eller gjenfortellinger på flere sider. Unntaket er krav. Ingen er interessert i vanlige tilbud og vanlige hefter. Oppfordringen til regissøren må tillegges særegenhet, hovedessensen må fremheves på noen få linjer. Etter å ha skrevet innholdet bør du forberede deg på videre utvikling arrangementer. En person som er interessert i teksten vil stille mange spørsmål. Gjennomtenkte svar utarbeidet på forhånd vil være et godt tillegg til presentasjonen og vil understreke forfatterens kompetanse i saken.

Obligatoriske poeng i brev til direktøren

:
  • I øvre høyre del er navnet på adressaten skrevet, som spesifiserer stillingen og fullt navn til lederen;
  • Nedenfor er dine egne detaljer og kontakttelefonnumre;
  • I midten av arket, ved hjelp av høflige fraser, skrives en adresse med navn og patronym til regissøren;
  • Den innledende delen består av en eller to linjer;
  • Etter introduksjonen må du umiddelbart gå videre til fortellingen;
  • Hvert innholdsord må tenkes gjennom og kontrolleres flere ganger;
  • Nederst står skrivedato, signatur og utskrift;
Stilen for presentasjon av innhold spiller en viktig rolle i leserens oppfatning. Ved å formatere et brev til direktøren riktig, er det større sjanse for å oppnå ønsket resultat. Overholdelse av marginer, tittel, signatur, dato og andre dokumentkomponenter vil bli observert og evaluert. Mottakeren vurderer alltid forfatterens holdning til egen presentasjon. Den første bokstaven er en viktig komponent i strukturen for videre kommunikasjon. Det er en hel vitenskap om å presentere informasjon korrekt. Når du forbereder et papir selv, må du vite det grunnleggende, og suksess vil ikke vente lenge på seg.

Ved bruk av forretningskorrespondanse ikke bare koordinering av forretningsaktiviteter skjer, men også innsamling av nødvendig informasjon for en gitt organisasjon, som vil være etterspurt under ulike rapporteringsrevisjoner. Derfor inkluderer oppgavene til administrative ansatte først og fremst korrekt vedlikehold av forretningsdokumentasjon, for hvilke ulike interne instruksjoner og skjemaer er utviklet. Fordelen med et standardskjema er det faktum at en person fyller det ut automatisk, og dermed sparer hans og selskapets tid.

Forretningskorrespondanse bør inneholde:

Pålitelig og fullstendig informasjon;
- sammendrag på grunn av mangel på fortelling;
- nøytral tone, men på en vennlig måte;
- en logisk kjede, og ikke en følelsesmessig vurdering av de oppgitte fakta.

Hvordan skrive forretningsbrev?

Det viktigste er å bestemme hvilken type forretningsbrev som passer for en gitt situasjon. Det finnes flere typer av det:

Påminnelse;
- bekreftelse;
- avslag;
- følgebrev;
- invitasjon;
- garanti;
- informativ;
- varselbrev og ordre.

Forretningsbrev som inneholder en forespørsel, forslag, klage, forespørsel eller krav krever som regel svar.

Regler for å skrive et forretningsbrev.

Tonen i et forretningsbrev bærer en svært viktig følelsesmessig belastning, siden tilslørt respektløshet fortsatt vil dukke opp til tross for upåklagelige kommunikasjonsteknikker. Du bør være spesielt forsiktig når du skriver et forretningsbrev som inneholder et avslag. I dette tilfellet bør du ikke oppgi avslaget helt i begynnelsen av brevet. I den første delen av meldingen bør du gi overbevisende argumenter for ditt synspunkt, for dette kan du bruke formler som f.eks.

- "Vi kan dessverre ikke tilfredsstille forespørselen din";
- "Vi beklager på det sterkeste, men det er ikke mulig å tilfredsstille forespørselen din," osv.

Ved avslag er det viktig å huske at vår oppgave er å nekte, men ikke å miste en kunde, samarbeidspartner osv.

Så de grunnleggende reglene for å skrive et forretningsbrev:

For å forstå essensen av brevet riktig, er det nødvendig å gjenta forespørselen adressert til adressaten flere ganger i teksten;
- i avslagsbrevet er det viktig å angi årsakene til at denne forespørselen ikke kan tilfredsstilles;
– Å avslå et tilbud er en avslagsformel.

Språk for forretningskorrespondanse.

Det er viktig at leseren av forretningskorrespondanse bare forstår essensen, og ikke språket den er skrevet på. Det er i denne tilstanden som ligger mestringen av reglene for å skrive et forretningsbrev, som utvikles i løpet av mange års erfaring.

Det bør huskes at i et forretningsbrev:

Må konsumeres enkle ord samtidig, uten å forarme innholdet;
- bruk verb oftere enn adjektiver - dette vil gjøre teksten i bokstaven dynamisk;
- hold deg nær betydningen av adressen, uten å gå inn på detaljer og resonnement;
- ikke bruk lange setninger, da de distraherer leserens oppmerksomhet;
- overgangen mellom setninger bør være logisk og usynlig;
- bruk så få pronomen som mulig.

Et forretningsbrev kjennetegnes ved leseferdighet og stil.

Utarbeidelse av forretningskorrespondanse.

Husk det når du skriver et forretningsbrev øverste del(1/4 ark A4) bør stå fritt for brevpapiret. også i øverste hjørne Brevet angir utgående nummer og dato, som er registrert i en spesiell journal over utgående post.

I nedre venstre hjørne er lederens stilling, etternavn og signatur angitt, og helt på slutten av arket er etternavnet til eksekutoren av forretningsbrevet angitt med hans telefonnummer for tilleggsinformasjon.

Dermed består et forretningsbrev av tre deler: essensen av forespørselen, dens begrunnelse og støtteinformasjon.

Når du svarer på et brev, bør du referere til det siste brevet til den oppgitte adressaten i den første delen av innholdet. Hvis det er utenlandsk korrespondanse, er det for bedre klarhet nødvendig å legge ved et hefte til brevet, lenken til dette vil bli angitt i dette brevet. Det er veldig viktig å avslutte et slikt brev med takk for samarbeidet og uttrykket "Vennlig hilsen (navn) ..."

Et forretningsbrev er din offisielle representant. I tillegg til innholdet er det veldig viktig å formatere et forretningsbrev riktig, som kjent "du blir møtt av klærne dine." La oss se på prosedyren for å skrive et forretningsbrev.

Skjema

Et forretningsbrev må utstedes på det offisielle brevpapiret til organisasjonen. Topp- og bunntekstene i skjemaet må inneholde følgende informasjon:

  • Navn på organisasjonen;
  • fysisk adresse til organisasjonen;
  • telefon og faks;
  • nettside og e-post.

Skjemaet kan også inneholde detaljene om organisasjonen og dens logo.

Ved å ha all denne informasjonen kan mottakeren raskt gjenkjenne avsenderen og sende et svarbrev til riktig adresse.

Enger

Et forretningsbrev må ha marger: til venstre - omtrent tre centimeter, til høyre - omtrent en og en halv. Vi anbefaler deg å bruke standard Microsoft Word-skjemaer. Feltene er nødvendige for mulige notater som adressaten vil gjøre, samt for arkivering av brevet i en arkivmappe.

Registreringsnummer

Registreringsnummeret til brevet, som inkluderer datoen brevet ble signert av lederen, er nødvendig for din bekvemmelighet. For eksempel bestemte du deg for å sende et brev til en annen organisasjon og tildelte ikke en dato og nummer til det. Og hvis dette selskapet mottar flere tusen brev om dagen, hvordan vil du spore skjebnen til meldingen din? Vanligvis søkt etter dato og nummer. Dette gjelder spesielt for offentlige etater. Svarbrevet skal i tillegg til eget utgående nummer også inneholde opplysninger om nummeret på det innkommende brevet det er svar på. Registreringsnummeret er plassert i øvre venstre hjørne av brevet. Naturligvis, i enhver organisasjon, må innkommende og utgående brev registreres nøye.

Eksempel:

Ref. nr. 546 datert 28. juli 2008 ved inngangen. nr. 321 datert 25. juli 2008

Bokstavoverskrift

Overskriften på brevet, som inneholder en appell til adressaten, plasseres like under registreringsnummeret og er vanligvis formatert som følger: Adressatens stilling og fullt navn er skrevet i øvre høyre hjørne av brevet. Selve anken er trukket opp i midten av brevet og avsluttes utropstegn. Overskriften kan være i fet skrift.

Eksempel:

til administrerende direktør
LLC "Rassvet"
Miloslavsky P.N.

Kjære Pavel Nikolaevich!

Font

Skriften til et brev påvirker fundamentalt dets oppfatning av mottakeren. Skriften skal ikke være for liten eller for stor. Samtidig skal det være likt gjennom hele brevet. Standard praksis er å bruke Times New Roman skriftstørrelse 12 med enkelt linjeavstand. Men hvis du vet at adressaten dårlig syn, vis at du bryr deg - øk skrifttypen på bokstaven.

Du kan nærme deg valget av skrifttype for personlige forretningsbrev (invitasjoner, gratulasjoner, kondolanser, etc.) mer kreativt.

Arknummerering

Arknummerering er spesielt viktig for bokstaver som er lengre enn 2 sider, og spesielt for de som inneholder vedlegg. Når du nummererer ark i Microsoft Word-tekstredigering, anbefaler vi at du bruker funksjonen "Topptekst/bunntekst" - "Sett inn autotekst" - "Side". Nei av alt." Dette vil tillate mottakeren å vurdere det totale volumet av brevet korrekt og ikke forvirre rekkefølgen på sidene.

Nummereringen er plassert i nedre høyre hjørne av arket.

Artistinformasjon

Informasjon om entreprenøren skal stå i alle forretningsbrev undertegnet av selskapets øverste ledere og avdelingsledere. Dette vil tillate mottakeren raskt å finne en spesifikk spesialist som er ansvarlig for å løse problemet hos avsenderselskapet.

Informasjon om entreprenøren må inneholde hans fulle navn (helst i sin helhet, ellers vil det være vanskelig for din motpart å starte en telefonsamtale, som kan være nødvendig for å finne ut tilleggsinformasjon) og et kontakttelefonnummer - jobb eller mobil. Det er også lurt å oppgi en e-postadresse.

Informasjon om kunstneren skrives helt til slutt i brevet etter signaturen. Størrelsen på skrifttypen skal være én eller to enheter mindre enn skriften til hovedteksten i brevet.

applikasjoner

Hvis brevet inneholder vedlegg, er de trukket opp på separate ark. I dette tilfellet kan nummereringen av ark være felles for hele dokumentet eller separat for hovedbrevet og hvert vedlegg. Informasjon om vedlegg skal stå i hovedbrevets brødtekst før underskriften.

Eksempel:

Vedlagt dette brevet er 2 dokumenter på 3 ark:
1. akseptattest for utført arbeid i to eksemplarer;
2. fakturaer.

Vennlig hilsen, Regnskapssjef møbelfabrikk "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.

Laster inn...Laster inn...