Arhivar(din latină archivum, greacă archaios - antic.) — este custodele sau arhivarul responsabil de organizarea și păstrarea evidenței documentelor încredințate depozitării. Profesia este potrivită pentru cei care sunt interesați de istorie (a se vedea alegerea profesiei pentru interesul în materiile școlare).
Caracteristicile muncii
Arhivarul lucrează cu așa-numitele documente executate. Acestea. cu documente care au ajuns deja pentru depozitare (înainte de acestea se ocupă de un specialist în managementul evidenței).
Arhiva poate stoca o mare varietate de documente: ordine și ordine ale direcției, registre vechi, protocoale, informații video și audio. Conținutul arhivei depinde de profilul organizației în care funcționează arhiva.
De exemplu, arhivele regionale ale statului conțin dovezi documentare ale vieții strămoșilor noștri. Și mulți oameni, încercând să-și compună pedigree-ul, apelează la aceste arhive.
Tehnologia de căutare a documentelor depinde de sarcina la îndemână. În arhivele mari cu o structură ramificată, căutarea informațiilor sau documentului necesar este munca echipei. Este posibil ca clientul să nu știe dinainte ce documente dorește să găsească. Înainte de a începe căutarea, arhivistul consultant încearcă să formuleze clar scopurile și obiectivele lucrării, să contureze rezultatele planificate cât mai exact posibil și să deseneze o imagine a produsului așteptat „la ieșire”. Abia după ce au fost parcurși acești pași, puteți organiza o echipă de specialiști care să implementeze proiectul.
La locul de muncă
Arhive de stat, fonduri pentru stocarea documentelor video și audio, organizații mari și întreprinderi cu un flux mare de documente.
Calități importante
O înclinație de a lucra cu documentație, de a lucra cu o cantitate mare de informații, memorie bună, gândire sistemică, punctualitate, acuratețe.
Salariu
Salariu din 17.03.2020
Rusia 16000-40000 ₽
Moscova 30.000-130.000 ₽
Cunoștințe, abilități
Arhivistul trebuie să fie competent în discipline precum știința arhivistică, păstrarea evidenței. Cunoașteți actele juridice de reglementare, reglementările, instrucțiunile relevante.
Formare pentru arhivist (arhivist)
La acest curs, poți obține profesia de arhivar de la distanță în 1-3 luni. O diplomă de recalificare profesională a standardului stabilit de stat. Învățământ complet la distanță. Cea mai mare instituție de învățământ a prof. Suplimentar educație în Rusia.
Cine este arhivar? Numai onorând trecutul putem avea o perspectivă fără nori în viitor. De foarte multe ori, mii de companii și companii cu un număr mare de angajați, precum și firme mici, trebuie adesea să recurgă la evoluții anterioare, să folosească date vechi și arhivate pentru a găsi o soluție la problema care a apărut.
Dar se acumulează o mulțime de date în fiecare zi și dacă puneți aleatoriu fiecare carcasă pe un raft sau utilizați memoria virtuală a unui computer pentru aceasta, în curând va fi imposibil să găsiți rapid informațiile de care aveți nevoie.
Pentru a nu pierde mult timp și efort și pentru a utiliza datele arhivate, companiile invită adesea profesioniști la postul de arhivar. Numai acest gardian al arhivei va sfătui în ce loc și ce anume să caute, să stabilească direcția corectă a căutării datelor sau chiar să organizeze el însuși documentele necesare.
Cine este arhivist? Arhivarul este un expert care gestionează arhivele unei persoane fizice sau ale unei companii de stat, organizează documente de arhivă, răspunde de siguranța acestora și alcătuiește descrierea acestora.
Termenul de arhivar provine de la cuvântul „arhivă”, iar acesta din urmă, tradus din latină, înseamnă „cladirea guvernului”. Ca orice profesie, profesia de arhivar conține un număr destul de mare de argumente pro și contra.
Beneficii profesionale:
Nu este nevoie de educație specială
Munca, aproape toate mentală, nu dificilă din punct de vedere fizic
Există o parte creativă a acțiunii în proces
Pace și liniște la locul de muncă
Incetineala
Reducerea la minimum a mediilor stresante
Probabilitatea de a dobândi abilități, îmbunătățirea proprietăților individuale, creșterea calificărilor de înaltă clasă.
Dezavantajele profesiei:
Cât primesc arhiviștii? Dezavantajele specialității includ un salariu mic, prezența contraindicațiilor medicale, singurătatea la locul de muncă, lipsa locurilor de muncă vacante pe teritoriul Federației Ruse.
Această profesie este considerată una dintre cele mai plictisitoare profesii;
lipsa de dezvoltare a carierei.
Specialitatea arhivistului este populară în diverse instituții. Un arhivar poate fi solicitat într-o instituție judiciară sau medicală, într-o clinică.
Atribuțiile, abilitățile unui arhivar:
Un gardian profesionist de arhivă, pentru a obține un loc de muncă, trebuie să posede o listă de calități personale și profesionalism, pentru a îndeplini sarcinile în mod eficient. La prima vedere, activitățile unui arhivist pot părea obișnuite, dar el se angajează să păstreze documentele și să interacționeze cu acestea. Lista principalelor obligații include:
-Selectarea, clasificarea, conservarea arhivei
-Primirea și prelucrarea documentelor din arhivă
-Dezvoltarea informațiilor de referință, conform documentelor de arhivă
- Furnizarea documentelor in depozitul de stat
-Supravizarea cursului muncii de birou in institutii
-Arhivistul ar trebui să aibă capacitatea de a stoca documentația, de a înregistra și de a cripta documentele, de a pregăti unitățile pentru inventariere la timp. În plus, arhivistul are responsabilități suplimentare:
-Participa la examene.
-Urmeaza respectarea regulilor de siguranta in caz de incendiu.
-In cazul primirii cererilor de copii de arhiva, furnizati-le.
- Folosește resurse inovatoare în activitatea lor, dacă este necesar.
-Cerinte pentru arhivar
- Munca unui arhivist este complexă și asociată cu o responsabilitate semnificativă pentru rezultat. Conform acestei circumstanțe, cerințele pentru acest post sunt destul de ridicate. Pentru unii, acestea pot părea excesiv de dure, dar toate acestea sunt pentru a reduce numărul de erori naturale ale unei persoane. Toate condițiile pentru specialitate pot fi împărțite în tipuri principale.
De asemenea, vă oferim să vă familiarizați cu profesiile de asigurator, moașă și administrator de hotel.
Cerințe personale pentru postul de arhivist:
Vigilenţă
-Iubește organizarea și structurarea
-Disciplina si organizare
-Pacificare
- Sârguință și răbdare
-Concentraţie
- Cerințe de calitate pentru un arhivar:
-Cunoaște conceptele generale ale muncii de birou
-Cunoașterea actelor normative ale regulilor de întreținere a arhivei
- Să știi să întocmești corect un document
- Să știi să întocmești o fișă de raportare
-Detinerea instructiunilor de exploatare a echipamentelor tehnice
- Să poată accepta, întocmi, salva și depune documentația pentru reciclare
-Cerințe pentru arhivarul senior:
-Ai minim 5 ani de experienta ca arhivar
-Detine un act de absolvire a unei institutii profesionale superioare
- Cerință pentru formarea unui arhivar:
- Obține studii medii finalizate după 9 sau 11 clase de liceu
- Obține studii medii superioare sau de specialitate în domeniul tău
Unde poți învăța să fii arhivar? Este posibil să obțineți o diplomă de educație ca arhivar în diferite localități ale Federației Ruse, în organizații din categoriile mijlocii și superioare. Pregătirea unui specialist se finalizează după 4-5 ani de studiu, în funcție de forma de pregătire selectată. Educația școlară este o condiție importantă, dar trebuie să fiți pregătiți pentru faptul că, după sfârșitul celor nouă clase, va trebui să vă continuați educația.
Cât câștigă un arhivar? Salariul unui arhivar este unul dintre dezavantajele acestei profesii. Depinde în mod esențial de gradul de calificare al specialistului, de experiența sa de muncă și de locația zonei de activitate. Conform datelor pozițiilor deschise, în medie, un arhivar poate primi 15-18 mii de ruble pe lună, aceasta este statistică pentru 2016. Și în martie 2015, salariul arhivistului abia a ajuns la 15 mii de ruble.
Puteți cunoaște mai bine profesia în videoclip:
Odată am auzit expresia „șobolan de arhivă”. Bineînțeles că a râs. Și totul pentru că nu am întâlnit niciodată arhive și oamenii care lucrează în ele. O imaginație necontrolată mi-a desenat rapid o imagine - un șobolan în pălărie care citește o carte. Sunt de acord că este amuzant?!
Câțiva ani mai târziu, una dintre cunoștințele mele, care urma să iasă la pensie, avea nevoie de documente care să confirme experiența ei de muncă. S-ar părea că este mult mai simplu: o carte de muncă în mână, iar în ea - înregistrări. Am trecut prin adrese și iată-le! Nu Nu! În anii 90, ea a lucrat în companii străine, care, ca ciupercile după o ploaie, au apărut în număr mare în orașul nostru. În anii 2000, au dispărut la fel de repede și, după cum s-a dovedit, fără urmă.
Atunci a fost nevoie de arhive. Aș spune că toți lucrătorii de acolo au fost drăguți și profesioniști, dar, din păcate, nu pot - ar fi o minciună odioasă. Dar un lucru, fără îndoială, munca lor este foarte necesară. Și nu numai pentru cei care încasează certificate de pensie. Orice organizație are o arhivă, în special toate organizațiile guvernamentale și financiare.
Cine credeți că a stat la originile lucrării de arhivă în Rusia? Așa este, Petru primul! În 1720, a emis un decret care a determinat sistemul de organizare a tuturor instituțiilor de stat ale imperiului. El a numit-o „Regulamente generale”, mai des a fost numit pur și simplu „Decret”. Printre alte articole, s-a ordonat păstrarea arhivelor în toate structurile de putere.
Arhiviștii au fost numiți actuari. Acest lucru se datorează faptului că, de obicei, în această funcție era pus un scrib judiciar, care redacta actele, iar apoi le înscrie în registrul instanței. Aici este rădăcina „act” și a devenit principala în compoziția acestui cuvânt. Atunci s-a dovedit că arhivele sunt necesare nu numai în instanțe. Nu era nevoie să scriem acte acolo. Atunci arhiviștii au început să se numească arhiviști. Toată lumea, fără excepție.
Lucrul pentru grefierii de arhivă, trebuie să spun sincer, este plictisitor la prima vedere și chiar la a doua. După ce a primit documentul, angajatul trebuie să îl înscrie în registru, adică să îl înregistreze. Astăzi, acest lucru se face nu numai în formă electronică, ci și pe hârtie. Apoi documentul este trimis la locul desemnat de pe raftul raftului și așteaptă în aripi.
Angajații arhivei nu numai că acceptă documente pentru depozitare, ci le și eliberează. Desigur, pentru o vreme și doar pentru muncă. Uneori nu se emite documentul în sine, ci doar o copie a acestuia. Și acest lucru se face numai atunci când nu există o ștampilă „secretă”. În acest caz, ar trebui să verificați disponibilitatea permisiunii de a lucra cu documente clasificate. Toate acțiunile fluxului de documente sunt raportate strict. Se ține un jurnal special unde se înregistrează orice „mișcare” a documentului.
Acest tip de muncă necesită un anumit tip de caracter. Nici o persoană colerică nu poate sta în arhivă, să-i ofere ceva creativ. Și apoi există un număr mare de documente de reglementare pe care trebuie să le cunoașteți aproape pe de rost. Adăugați la ele regulamente, instrucțiuni și diverse reglementări. Desigur, nu vă puteți descurca fără cunoștințe despre computere și echipamente de birou.
Deci ce face? Asta înseamnă că în arhivă lucrează oameni foarte serioși, care fac o muncă importantă. Și se numesc „arhiviști” sau „arhiști”. Ultimul cuvânt a apărut în lexic la începutul secolului al XX-lea. Și ei spun că a fost făcut pentru a facilita pronunția. Adică cuvântul „arhivist” suna prea anacronic și, prin urmare, a fost modernizat.
Dar vă spun un secret că angajații înșiși îl numesc pe arhivar șeful arhivei, iar arhiviștii îi cheamă pe toți ceilalți angajați. Și dacă ne îndreptăm spre dicționar, atunci pur și simplu nu există nicio diferență în sensul lexical al acestor cuvinte.
Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă de post a arhivarului, eșantion din 2020. Descrierea postului unui arhivar ar trebui să cuprindă următoarele secțiuni: poziția generală, îndatoririle unui arhivar, drepturile unui arhivist, responsabilitatea unui arhivist.
Următoarele puncte ar trebui să fie reflectate în fișa postului arhivarului:
Responsabilitățile unui arhivar
1) Responsabilitatile locului de munca. Efectuează lucrări de întreținere a afacerilor de arhivă la întreprindere. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva. Acceptă și înregistrează documentele primite spre depozitare de la diviziile structurale, completate cu lucrări de birou. Participă la elaborarea nomenclatoarelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției atunci când acestea sunt transferate în arhivă. În conformitate cu regulile actuale, criptează unitățile de stocare, organizează și plasează cazurile și ține evidența acestora. Întocmește inventare consolidate ale unităților cu perioade de depozitare permanentă și temporară, precum și acte de trecere a documentelor în depozitul de stat, pentru anularea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat. El lucrează la crearea unui aparat de referință pentru documente, oferă o căutare convenabilă și rapidă a acestora. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă. Monitorizează starea documentelor, oportunitatea recuperării acestora, respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora. Monitorizează respectarea regulilor de protecție împotriva incendiilor în camera de arhivă. Emisiile, în conformitate cu cererile primite, copiile de arhivă și documentele, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele arhivei, pregătește date pentru raportarea cu privire la funcționarea arhivei. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.
Arhivarul trebuie să știe
2) Arhivarul, în exercitarea atribuțiilor sale oficiale, trebuie să cunoască: acte normative, reglementări, instrucțiuni, alte îndrumări și documente privind arhivarea la întreprindere; procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora; Sistemul de stat unificat al muncii de birou; procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor; ordinea înregistrării cazurilor și pregătirea acestora pentru depozitare și utilizare; procedura de contabilitate si raportare; structura întreprinderii; fundamentele organizării muncii; reguli de exploatare a mijloacelor tehnice; fundamentele legislației muncii; regulamentul intern al muncii, regulile si regulamentele de protectie a muncii.
Cerințe pentru calificarea unui arhivar
3) Cerințe de calificare.Învățământ profesional inițial fără cerințe de vechime în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform programului stabilit fără cerințe de vechime în muncă.
1. Dispoziții generale
1. Arhivarul face parte din categoria executorilor tehnici.
2. Postul de arhivar este persoana care are studii profesionale primare fără a prezenta cerințe de vechime sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform programului stabilit fără prezentarea cerințelor de vechime.
3. Arhivarul este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.
4. Arhivistul trebuie să știe:
- acte juridice normative, reglementări, instrucțiuni, alte linii directoare și documente privind arhivarea la întreprindere;
- procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora;
- Sistemul de stat unificat al muncii de birou;
- procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor;
- ordinea de înregistrare a dosarelor și pregătirea lor pentru depozitare și utilizare;
- procedura de contabilitate si raportare;
- structura întreprinderii;
- fundamentele organizării muncii;
- reguli de exploatare a mijloacelor tehnice;
- fundamentele legislației muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- reguli si norme de protectie a muncii, siguranta, salubritate industriala si protectie impotriva incendiilor.
5. În activitățile sale, arhivarul este ghidat de:
- legislația Federației Ruse,
- Carta organizatiei,
- ordinele și ordinele angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu această instrucțiune,
- această fișă a postului,
- Regulamentul intern de muncă al organizației.
6. Arhivarul raportează direct șefului biroului
7. În absența arhivarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost atribuite.
2. Responsabilitățile arhivarului
Arhivar:
1. Efectuează lucrări de întreținere a afacerilor arhivistice la întreprindere.
2. Organizează depozitarea și asigură siguranța documentelor primite în arhivă.
3. Acceptă și înregistrează documentele primite spre depozitare de la diviziile structurale, completate cu lucrări de birou.
4. Participă la elaborarea nomenclatoarelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției atunci când acestea sunt transferate în arhivă.
5. În conformitate cu normele în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează cazurile, ține evidența acestora.
6. Întocmește inventarele consolidate ale unităților de depozitare permanentă și temporară, precum și acte de trecere a documentelor în depozitul de stat, de radiere și distrugere a materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.
7. Efectuează lucrări privind crearea unui aparat de referință pentru documente, oferă o căutare convenabilă și rapidă pentru acestea.
8. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.
9. Monitorizează starea documentelor, oportunitatea restaurării acestora, respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.
10. Supraveghează respectarea regulilor de apărare împotriva incendiilor în camera de arhivă.
11. Emite, în conformitate cu solicitările primite, copiile și documentele de arhivă, întocmește adeverințele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele arhivei, întocmește date pentru raportare asupra activității arhivei.
12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.
13. Respectă Regulamentul Intern de Muncă și alte reglementări locale ale organizației.
14. Respectă regulile și reglementările interne de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.
15. Asigură respectarea curățeniei și a ordinii la locul de muncă.
16. Îndeplinește, în cadrul contractului de muncă, ordinele salariaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezenta instrucțiune.
3. Drepturile arhivarului
Arhivarul are dreptul:
1. Trimite spre examinare de către directorul organizației propuneri de îmbunătățire a activității aferente responsabilităților prevăzute în prezenta instrucțiune.
2. Să solicite de la direcțiile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
3. Să se familiarizeze cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția deținută, criteriile de apreciere a calității îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
4. Să se familiarizeze cu proiectele de hotărâri ale conducerii organizației privind activitățile acesteia.
5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.
4. Responsabilitatea arhivarului
Arhivarul este responsabil în următoarele cazuri:
1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.
Fișa postului arhivarului este un eșantion din 2020. Atribuțiile arhivarului, drepturile arhivarului, responsabilitatea arhivarului.
Cine este arhivar?
Un arhivist (arhivist) este un angajat al arhivei sau, într-un sens mai larg, custodele documentelor. Fondul de arhivă al Rusiei include atât arhive de stat, cât și non-statale; în același timp, starea poate fi subdivizată:
- la arhivele federale;
- arhivele subiectelor Federației;
- arhivele diferitelor departamente.
Datorită faptului că multe documente care însoțesc activitatea de întreprinzător a oricărei organizații (rapoarte fiscale, comenzi, documente contabile, documente de birou etc.) necesită păstrare pentru o anumită perioadă de timp, firmele private pot solicita și un specialist care să organizeze munca arhivei și sistematizați fluxul de lucru din aceasta. Exact asta face arhivarul.
Astfel, el poate fi angajat atât al unei instituții de stat (bugetare), cât și al unei întreprinderi private. În special, arhiviștii sunt destul de solicitați în companiile de asigurări și financiare, bănci și întreprinderile de stat. Această diversitate afectează în mod semnificativ gama de sarcini profesionale și, prin urmare, conținutul fișei postului în fiecare caz specific.
Structura și conținutul fișei postului arhivarului
Fișa postului arhivistului nu trebuie să respecte doar structura standard adoptată în afaceri pentru astfel de documente, ci și să ia în considerare cerințele profesionale pentru angajat și specificul activității organizației pentru angajatul pentru care este întocmit. .
O descriere tipică a postului pentru un arhivar ar putea arăta astfel:
Nu-ți cunoști drepturile?
- Documentul începe cu semnele de pe aprobarea și acordul fișei postului, precum și semnăturile persoanelor responsabile și datele (aprobare și acord), care sunt aplicate în coloanele corespunzătoare din colțul din dreapta sus al primei pagini.
- Urmează secțiunea Dispoziții generale, care include cerințele privind vârsta și aptitudinile profesionale ale angajatului. Prevederile generale includ și informații despre locul în care se află funcția arhivarului în structura de personal a societății, adică se precizează cui îi este subordonat salariatul, cărora angajații le aparține funcția de arhivar (tehnic, managerial, etc.). Aceeași secțiune enumeră actele legislative și documentele interne ale organizației cu care angajatul trebuie să fie familiarizat și, de asemenea, determină regulile de angajare, concediere și înlocuire a unui angajat în timpul absenței acestuia.
- Apoi urmează secțiunea care descrie îndatoririle și drepturile arhivarului. Aceasta este cea mai importantă secțiune a documentului care necesită un studiu atent: nu este suficient să enumerați sarcinile tipice ale postului inerente unui arhivar - trebuie să le faceți ajustări ținând cont de particularitățile activității organizației și, de asemenea, să le includeți în funcțiile cercului obligatoriu care pot corespunde profesiei, dar pe care angajatul va trebui să le îndeplinească în procesul de muncă. În ceea ce privește drepturile oficiale, acestea sunt înțelese ca o serie de puteri care decurg din îndatoririle oficiale și care sunt oferite unui angajat pentru executarea lor promptă.
- Următoarea secțiune este dedicată răspunderii arhivistului pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale. Atenție: gradul de responsabilitate nu poate depăși limitele stabilite de legislația muncii.
- Descrierea postului se încheie cu un loc pentru note (date și semnături ale angajatului), indicând familiarizarea cu documentul.
Cerințe tipice pentru un arhivar
Poți obține specialitatea de arhivist urmând cursul „Documentare” („Arhivologie”) sau „Afaceri de arhivă”. Puteți urma cursuri de formare, inclusiv pe termen scurt oferite, de exemplu, de bursa de muncă. Un certificat de absolvire a unor astfel de cursuri este una dintre cerințele de bază pentru un candidat la postul de arhivar.
Alte cerințe care permit unui angajator să aleagă un specialist potrivit dintre candidații pentru postul de arhivar includ:
- Un anumit nivel de educație. Pe lângă faptul că dețin un certificat de calificare ca arhivar, unii angajatori pot face cerințe cu privire la instituțiile de învățământ pe care candidatul trebuie să le absolve. Deci, cineva va avea suficiente studii secundare sau secundare de specialitate, cineva va fi mulțumit de un nivel superior incomplet și cineva va avea nevoie doar de un specialist în organizarea managementului documentelor care a absolvit o instituție de învățământ superior.
- Experiență de muncă.
- Vârstă. O anumită limită de vârstă poate fi discutată dacă un specialist caută postul de șef de arhivă sau o altă funcție de conducere în domeniul organizării afacerilor arhivistice la o întreprindere.
- Cunoașterea documentației normative referitoare la arhivare.
- Cunoașterea calculatorului, inclusiv a programelor de birou necesare.
De asemenea, unui specialist în domeniul arhivării i se poate solicita:
- capacitatea de a lucra cu echipamente de birou;
- abilități de a lucra cu cantități semnificative de informații;
- Limbajul corect oral și scris;
- alte aptitudini determinate de specificul muncii unei anumite întreprinderi.
Responsabilitățile unui arhivar
Gama de funcții oficiale ale unui arhivist ar trebui să includă în primul rând acele atribuții care sunt direct legate de specializarea sa profesională, deoarece tocmai datorită acestor aptitudini speciale este angajat un angajat. În plus, fiecare angajator este liber să includă în munca salariatului responsabilități și alte funcții de muncă, diferite de cele standard, care fie pot corespunde competențelor profesionale ale salariatului și pot fi doar ușor ajustate în conformitate cu specificul și caracteristicile muncii organizației, și să nu fie legat de specializarea sa.
Sarcinile tipice ale unui arhivar includ:
- Organizarea și întreținerea lucrărilor de birou de arhivă la întreprindere (atât în format hârtie, cât și în format electronic).
- Recepția și înregistrarea documentelor primite în arhivă.
- Stocarea documentelor în arhivă.
- Participarea la pregătirea cerințelor de reglementare pentru contabilizarea și utilizarea documentației de arhivă.
- Asigurarea accesului angajatilor la arhiva, eliberarea documentelor de arhiva solicitate.
- Realizarea raportului.
- Mentinerea documentelor contabile si de raportare (jurnal, registre etc.).
Responsabilitățile postului care nu sunt legate de abilitățile profesionale care pot fi incluse în fișa postului includ:
- Diverse cerințe organizaționale pentru respectarea programului de lucru în organizație.
- Responsabilități legate de întreținerea în ordine corespunzătoare a locului de muncă și a spațiilor de arhivă (de exemplu, respectarea siguranței la incendiu).
- Angajamentul față de cooperare și interacțiune cu diferite părți ale organizației.
Elaborarea și adoptarea fișei postului arhivarului
Procedura de creare a fișei postului pentru un arhivar poate fi împărțită condiționat în următoarele etape:
- Elaborarea unui proiect de document. Acest lucru este realizat de obicei fie de către angajații unității în care va trebui să lucreze un specialist, fie de către angajații unui departament special, ale cărui responsabilități includ, printre altele, elaborarea diverselor instrucțiuni.
- Aprobarea documentului. Proiectul fișei postului trebuie să fie convenit cu toate serviciile interesate. De regulă, acestea includ:
- structura în care va lucra specialistul (în cazul nostru, acesta este un departament de arhivă sau de arhivă la întreprindere);
- diviziune juridică;
- serviciul de personal.
Fișa postului aprobată la întreprindere este utilizată, de regulă, până când se modifică cerințele privind condițiile de muncă sau sfera responsabilităților postului specialistului. În concluzie, vă sugerăm să vă familiarizați cu imaginea fișei postului arhivarului disponibilă pe site-ul nostru.
Se încarcă ...