Circulația electronică internă și externă a documentelor întreprinderii. Reglementări privind fluxul de lucru al organizației. Un exemplu de flux de lucru într-o organizație. Principii de bază ale managementului documentelor

Fluxul de documente este mișcarea documentelor din momentul creării lor până la sfârșitul lucrului cu ele.

Organizarea fluxului de lucru are multe în comun cu organizarea unui transportor mecanic. La un moment dat, introducerea ansamblului de transportoare, împreună cu tipificarea produselor și standardizarea pieselor, a dus la o creștere semnificativă a productivității muncii, o scădere a costului procesului de producție și a marcat începutul producției de masă. Adevărat, în același timp, ritmul stabilit de transportor a dus la creșterea intensității muncii și a tensiunii nervoase a muncitorilor.

Fluxul de documente la întreprindere

Organizarea fluxului de lucru se bazează pe aceleași principii ca un transportor mecanic: mișcarea documentelor ar trebui să aibă reveniri minime la etapele anterioare, documentele ar trebui trimise interpreților în conformitate cu responsabilitățile lor pentru a evita duplicarea operațiunilor.

Diagrama fluxului de documente

Diagrama fluxului de documente

Distingeți între contururile externe și interne ale fluxului de lucru.

Conturul extern începe cu documente (externe) primite care vin la întreprindere din exterior. Acestea pot fi ordine ale autorităților superioare, ordine, rezoluții, scrisori de la partenerii clienților etc. Documentele primite sunt înregistrate de secretare și apoi trimise spre executare.

Documentația primită este documentația primită de întreprindere de la alte organizații. Documentele de ieșire sunt documente pe care o companie (organizație) le trimite altor companii. Documentația de ieșire este documentele care conțin informații dezvoltate la întreprindere pentru a le transfera către alte organizații: scrisori, certificate, rapoarte, comenzi, telegrame, mesaje telefonice etc.

Fluxul de documente– circulatia documentelor in organizatie din momentul primirii sau emiterii acestora si pana la finalizarea executarii sau expedierii.

Există trei fluxuri principale de documentare:

- documente provenite de la alte organizații (primite);

- documente trimise către alte organizații (de ieșire);

–Documente create în organizație și utilizate de angajații organizației în procesul de management (intern).

Fluxul de documente este o parte integrantă a instituției de învățământ preșcolar, al cărei scop este de a oferi suport informațional pentru activitățile instituției, de a-l documenta și de a stoca informații de management create anterior. Instituția de învățământ preșcolar depinde în mod direct de deciziile de management, a căror documentare, ca proces, include trei componente: suportul informațional pentru decizii, adică furnizarea deciziei luate cu informații (documente), documentarea deciziei și monitorizarea implementării acesteia. Principalele componente ale acestui proces sunt: ​​obținerea informațiilor inițiale, stabilirea unui scop (sarcină), căutarea informațiilor necesare (lucrarea de referință), dezvoltarea unei soluții (elaborarea unui document), aprobarea acestuia, editarea, fabricarea, certificarea, trimiterea (transferul către destinatar), monitorizarea soluţiilor de execuţie. Volumul fluxului de lucru este determinat de numărul de documente de intrare, ieșire și interne ale instituției pentru o anumită perioadă (an, trimestru, lună, zi). Organizarea rațională a fluxului de documente prevede următoarele principii: flux direct, continuitate, ritm, paralelism, proporționalitate. Principiul fluxului direct al documentelor necesită ca deplasarea documentelor să fie efectuată pe calea cea mai scurtă. Cea mai simplă formă de mișcare a fluxurilor de documente corespunde aranjamentului liniar al diviziunilor structurale. Principiul continuității în fluxul de lucru este depunerea continuă a documentelor până la nivelul la care se ia o decizie asupra acestora. Acest principiu este incompatibil cu „stagnarea” documentelor, acumularea lor într-un singur caz. Principiul ritmului circulației documentelor înseamnă uniformitatea mișcării fluxurilor de documente. Principiul paralelismului înseamnă efectuarea de operațiuni separate pentru prelucrarea unui document în procesul de mișcare a acestuia. Scopul principal al acestui principiu este de a reduce timpul necesar pentru trecerea unui document. Executarea în paralel a operațiilor individuale accelerează semnificativ atât fluxul de lucru, cât și execuția documentului în ansamblu. Principiul proporționalității presupune încărcarea uniformă proporțională a canalelor fluxului de documente. Principiul independenței și al responsabilității în lucrul cu documente este important. Acest principiu înseamnă că în toate acțiunile - direcție, distribuție, acord, semnare etc. - este necesar să ne ghidăm cu strictețe de funcțiile instituției și ale părților sale, de competența angajaților. Structura și funcțiile existente ale instituției, formele și metodele activităților de management au un impact semnificativ asupra fluxului de lucru. Prin urmare, trecerea și executarea operațională a documentelor, pe lângă motivele pur clericale, sunt îngreunate de neajunsuri organizatorice, lipsa unei delimitări clare a responsabilităților între funcționari și lipsa de certitudine a funcțiilor unor instituții și unităților structurale individuale ale acestora. .

Amploarea managementului bazat pe progresul științific și tehnologic necesită mecanizarea muncii de birou în toate etapele sale. Mecanizarea proceselor de birou constă în utilizarea mijloacelor tehnice pentru efectuarea operațiunilor de documentare și prelucrare a documentelor. Echipamentul electronic a devenit o necesitate reală în rezolvarea problemelor de sprijin documentar al managementului întreprinderii. În era computerelor, definiția tradițională a unui document trebuie clarificată, deoarece documentele de astăzi pot fi mesaje primite prin e-mail, fișiere de sunet, videoclipuri. Prin urmare, documentul poate fi definit astfel: un document este o colecție de informații disponibile percepției umane ... Există multe programe pentru compunerea și editarea documentelor de birou. În ciuda dezvoltării rapide a documentelor electronice, experții consideră că o serie de dificultăți organizatorice și tehnice nu le vor permite în viitorul apropiat să înlocuiască complet și să excludă din circulație documentele tradiționale.

Probleme de discuție

1 Din ce secțiuni constă fișierul de control?

2 Care sunt termenele pentru executarea documentelor știți?

3 Care funcționar scoate documentul de sub control?

4 Care este obiectul controlului execuției documentelor?

5 Care sunt elementele indexului de înregistrare al documentului?

6 Completați atributul „marca de control” de pe documente.

7 Din ce moment se calculează termenul de executare și control asupra executării documentului?

8 Care este procedura de prelungire a termenului de executare a unui document?

9 Care este scopul fluxului de lucru?

10 Ce documente vă permit să analizați și să îmbunătățiți fluxul de lucru?

11 Ce este fluxul de lucru?

12 Descrieți conceptul de „Nomenclatura cazurilor”.

13 Descrieți conceptul de „afacere”.

14 Ce este înregistrarea documentelor?

15 Indicați principalele etape ale muncii de birou.

16 Care sunt etapele de lucru cu documente, tipice pentru fluxul de lucru.

17 Ce include conceptul de „formare a cazurilor”?

18 Cine efectuează revizuirea preliminară a documentelor?

19 Prin ce principiu se efectuează selectarea documentelor pentru depozitare sau distrugere?

20 Care sunt criteriile pentru construirea nomenclatoarelor de cazuri?

21 Dați definiția examinării valorii documentelor.

22 Care sunt sarcinile examinării documentelor?

23 Ce tipuri de nomenclaturi de caz sunt elaborate de instituții?

24 Ce grupe pot fi împărțite în perioadele de păstrare a documentelor stabilite prin liste?

25 Ce cerințe trebuie respectate atunci când legați sau depuneți fișiere de stocare permanentă, temporară (peste 10 ani) și în ceea ce privește personalul?

26 Cum se efectuează numerotarea foilor din cauză?

27 Ce date sunt indicate pe pagina de titlu a inventarului stocării permanente?

Nu cu mult timp în urmă am fost implicat în implementarea managementului electronic al documentelor pentru unul dintre clienții mei. În acest proces, a trebuit să explic o mulțime de concepte, să spun ce este, cum funcționează sistemele de acest tip. Și abia după aceea a reușit să înțeleagă esența propunerilor mele și a aprobat planul de lucru. În timpul discuției, mi-am dat seama că s-a scris foarte puțin pe această temă într-un limbaj simplu pentru o gamă largă de cititori. Ca de obicei, voi încerca să explic în termeni simpli acest concept.

Este important să înțelegeți că există două tipuri de flux de documente - intern (EDMS) și extern (VEDO). În Rusia, se obișnuiește să-l numim EDO, dar cred că este mai corect să-l numim VEDO și EDMS, în principiu, împărtășesc aceste concepte în Federația Rusă. Adică, dacă sunteți în căutarea unui sistem de schimb cu contrapartide, atunci trebuie să căutați EDF, dacă pentru fluxul intern de documente, atunci EDMS.

În acest articol vreau să vorbesc despre fluxul de documente electronice externe dintre companie și contrapartidele sale. Sistemele interne de gestionare a documentelor electronice sunt utilizate pentru schimbul de documente între diviziile unei companii; ele au un set ușor diferit de cerințe. Dar nu le voi lua în considerare aici.

De ce aveți nevoie de management electronic al documentelor

Gestionarea electronică a documentelor este o alternativă modernă și convenabilă la documentele convenționale pe hârtie care sunt utilizate pentru orice tip de activitate de afaceri.

Fluxul de lucru tradițional este asociat cu întârzieri constante. Pentru a începe cooperarea cu un client, aveți nevoie de o factură, adesea un acord, apoi facturi semnate, acte de muncă efectuate etc. Toate aceste hârtii sunt aprobate, sunt tipărite, semnate și sigilate. După aceea, devine necesar să le transferați unui partener de afaceri, unde trec și prin procesul de aprobare și semnare.

Apoi documentele cu semnături sunt scanate și trimise prin e-mail. După aceea, originalele sunt trimise prin curier, angajați sau poștă obișnuită. Toate acestea necesită un timp semnificativ, documentele pe hârtie uneori se pierd, necesită corecții (ceea ce încetinește și mai mult procesul de primire a documentelor). Și pentru depozitarea lor, sunt adesea alocate camere întregi. Drept urmare, afacerea se confruntă cu multe neplăceri, încheierea tranzacțiilor este întârziată, apar probleme cu departamentul de contabilitate, deoarece la sfârșitul perioadei de raportare, titlurile de valoare sunt încă undeva „pe drum”. Și dacă, după semnarea uneia dintre părți, au fost identificate puncte controversate sau s-a constatat o eroare în documentația contabilă, atunci procesul de obținere a documentului corect pe hârtie durează și mai mult timp, uneori chiar luni întregi.

Gestionarea electronică a documentelor vă permite să scăpați de toate aceste inconveniente:

• Toate documentele sunt „semnate” electronic utilizând semnături digitale. Este rapid și ușor.
• Pentru a obține o copie pe hârtie, pur și simplu imprimați o copie. Părțile interesate primesc toate documentele instantaneu, fără a aștepta mult timp scrisori sau curieri.
• Încheierea contractelor și confirmarea finalizării cooperării (facturi și acte) are loc fără întârzieri și eforturi suplimentare din partea angajaților.
• Impactul factorului uman asupra afacerii este redus: documentele nu se pierd, erorile sunt corectate într-un timp scurt.
• Nu este nevoie să alocați spațiu de stocare pentru multe documente pe hârtie.

În plus, gestionarea electronică a documentelor permite rezolvarea problemei raportării de afaceri către stat. Anterior, documentele erau acceptate doar pe suport de hârtie, iar angajații companiei petreceau ore lungi în deplasări la biroul fiscal, stăteau la cozi pentru un inspector, iar inspectorii, la rândul lor, prelucrau o mulțime de hârtii pentru a verifica corectitudinea raportului și a intra date într-o bază de date comună.

Acum toate aceste probleme pot fi, de asemenea, rezolvate folosind gestionarea electronică a documentelor. În același timp, este important să înțelegem că în formă electronică serviciul fiscal acceptă rapoarte și documente într-o formă strict stabilită. Orice alt format nu va fi acceptat. Prin urmare, atunci când introduceți gestionarea electronică a documentelor, este logic să verificați formatul documentației interne a companiei și, dacă este necesar, să faceți ajustările corespunzătoare la modelele de documente.

În prima etapă, statul a început să accepte declarațiile fiscale pe cale electronică. Tehnica s-a dovedit a fi de succes. Și mai recent, toate documentele sunt acceptate și în format electronic.

În ce constă fluxul de documente electronice?

Acest tip de flux de documente implică 4 părți:

1. Furnizor de bunuri sau servicii. Partea care generează documentul electronic.
2. Cumpărător sau client. Partea care acceptă documentul electronic.
3. O companie furnizor care oferă o platformă electronică pentru schimbul de documente și servicii pentru organizarea gestionării electronice a documentelor.
4. Stat. Agenții guvernamentale, unde compania furnizor transferă date privind tranzacțiile fixe și documentele executate.

Cum se implementează acest lucru în practică:

1. Furnizorul de bunuri sau servicii generează un document electronic în propriul sistem contabil sau imediat în serviciul furnizat de furnizor.
2. Documentul din cadrul serviciului este trimis instantaneu companiei destinatare, care îl primește fie direct în serviciu, fie în propriul program conectat la serviciu.
3. Site-ul înregistrează date despre document.
4. După „semnare” (confirmare) de partea destinatarului, datele despre document sunt trimise la biroul fiscal.

Astfel, faptul de a trimite și primi un document este înregistrat automat. Spre deosebire de pungile de hârtie cu documente care sunt transferate de angajații companiei, de curierat sau de servicii poștale, este imposibil să nu primiți un document electronic sau să-l pierdeți. Faptul de a primi în timp util documentul în sistemul electronic este înregistrat automat, aceste date pot fi utilizate în eventualitatea unui litigiu chiar în instanță.

De asemenea, informațiile despre documentele semnate pe ambele părți sunt transferate automat către autoritățile fiscale, ceea ce reduce probabilitatea erorilor contabile, a pierderii de copii pe hârtie sau a neincluderii unei tranzacții în raport, ceea ce exclude posibile penalități viitoare și alte probleme legate de impozitare. factor uman și atât de comun în cazul utilizării fluxului de lucru pe hârtie.

Cu fluxul de lucru pe hârtie, este dificil pentru șeful companiei să controleze oportunitatea primirii fiecărui document. Cel mai adesea, aceste probleme sunt rezolvate la nivel de contabili, curieri, manageri de vanzari. Ca urmare, contabilul nu are întotdeauna originale pe hârtie înainte de sfârșitul perioadei de raportare. Și acest lucru, dacă este verificat, poate duce la amenzi și alte probleme.

Cu gestionarea documentelor electronice:

• Documentul original este livrat instantaneu. Nu este nevoie de poștă, curieri sau manageri. Nu există întârzieri și probleme aferente.
• Șeful companiei poate verifica oricând exact când a fost trimis și primit documentul. Și în cazul problemelor asociate cu lipsa documentației importante, angajații nu au posibilitatea de a transfera responsabilitatea greșelilor lor către „performanță slabă a corespondenței” și alți factori externi. Angajații companiei înțeleg ei înșiși acest lucru. Prin urmare, întârzierile și problemele legate de trimiterea / primirea documentelor după implementarea acestui sistem devin extrem de rare.

Pentru a implementa cooperarea prin gestionarea electronică a documentelor, este necesar ca ambele părți să utilizeze software conectat la o platformă de gestionare a documentelor. Sau, alternativ, una sau ambele părți pot lucra direct în serviciu pentru trimiterea și primirea documentelor.

Semnatura electronica

Pentru organizarea schimbului electronic de documente este necesar un grad ridicat de securitate și protecție. Toate serviciile de gestionare a documentelor electronice utilizează o conexiune sigură, criptarea datelor, iar o semnătură digitală electronică este utilizată pentru a confirma autenticitatea documentului trimis.

O semnătură digitală este o „cheie electronică” specială care creează un cod digital unic prin prelucrarea matematică a datelor certificatului și documentului electronic al utilizatorului. Certificatele publice sunt utilizate pentru a verifica și confirma semnătura. Și pentru generație (semnare) - o „cheie” confidențială personală a utilizatorului.

Platforme de gestionare a documentelor (servicii)

Astăzi există o gamă largă de site-uri care oferă servicii de gestionare a documentelor. Acestea sunt Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc și multe altele. Toate îndeplinesc aproximativ aceleași funcții:

• Primirea unui document electronic de la un utilizator.
• Trimiterea către destinatar în contul său sau transferul către sistemul specificat, dacă destinatarul lucrează cu alt serviciu.
• Fixarea datelor despre document și trimitere.

Atunci când alegeți un sistem pentru compania dvs., cel mai important lucru este să luați în considerare preferințele clienților dvs. Este important aici ca fie să lucrați în același sistem ca un client important pentru dvs., fie serviciul ar trebui să aibă capacitatea de a integra (schimba date) între sistemul dvs. și o platformă similară pe care o folosește clientul dvs.

În unele cazuri, veți putea convinge cumpărătorul să înceapă să lucreze cu un site convenabil pentru dvs. Dar foarte des, mai ales în cazul începerii cooperării cu marile lanțuri de retail și întreprinderi, acestea și-au făcut mult timp alegerea, iar una dintre condițiile de cooperare este capacitatea de a lucra cu o anumită platformă de gestionare electronică a documentelor.

Sistemele VEDO și EDI: care este diferența?

Atunci când aleg un sistem de gestionare a documentelor, mulți utilizatori se confruntă și cu sisteme care nu se poziționează ca VEDO, adică „Flux electronic de documente”, dar ca EDI (flux document pentru vânzare cu amănuntul).

Sistemele EDI sunt un caz special de gestionare electronică a documentelor. Acestea sunt axate pe schimbul de date cu parteneri comerciali sau diviziuni ale rețelei comerciale. Dacă, în cazul general, prin fluxul de lucru sunt efectuate orice tipuri de documente semnificative din punct de vedere juridic, atunci există un schimb operațional de informații comerciale între organizații, inclusiv documente semnificative din punct de vedere juridic necesare operațiunilor comerciale.

Managementul convențional al documentelor electronice permite utilizarea oricărui tip de document în orice format convenabil părților. La utilizarea EDI, lista de documente posibile, formatul acestora este strict reglementat. Nu există nicio modalitate de a genera și transmite un document în formatul intern al companiei sau care nu are legătură directă cu operațiunile de tranzacționare. Vă voi spune despre cum funcționează EDI, de ce este utilizat numai în tranzacționare și care sunt avantajele sale într-unul dintre articolele următoare.

Integrare cu 1C și alte sisteme de contabilitate

Pentru funcționarea eficientă a managementului documentelor electronice, este foarte important ca platforma pe care o alegeți să susțină integrarea cu sistemul dvs. de contabilitate.

De ce este nevoie:

• Angajații companiei creează documente în sistemul contabil al companiei;
• După formare, documentul este transferat automat în cadrul sistemului șefului sau contabilului pentru semnare;
• Documentul verificat și confirmat de manager trebuie transmis fără distorsiuni și introducerea manuală a datelor, adică cheltuieli suplimentare de timp și posibile erori în serviciul de gestionare electronică a documentelor;
• Cu o implementare adecvată, transferul de date are loc automat. După ce faceți clic pe butonul „Trimiteți documentul”, acesta este transformat în formularul necesar pentru sistemul electronic de gestionare a documentelor automat și trimis la serviciu, unde documentul este înregistrat și trimis destinatarului.

Este foarte important ca pentru sistemul dvs. de contabilitate să existe o soluție gata pregătită din partea serviciului, pe baza căreia specialiștii dvs. vor putea implementa suplimentul necesar pentru programul de contabilitate. Dacă nu există o astfel de soluție, atunci este mai bine să nu încercați să o implementați singur, acesta este un proces complex și care consumă mult timp. Serviciile de gestionare a documentelor utilizează o semnătură digitală, sisteme complexe de criptare. Prin urmare, nu există garanții că, chiar și după toate eforturile programatorilor, veți obține rezultatul dorit. Este mai bine să alegeți un alt site unde veți găsi o opțiune de integrare adecvată.

Costul serviciului

Serviciile de gestionare a documentelor oferă, de obicei, conexiune la serviciu gratuit. Iar pentru trimiterea documentelor se percepe o taxă. În unele cazuri, acesta va fi un preț fix pentru fiecare document trimis. Undeva puteți cumpăra servicii în pachete, adică o sumă - pentru 100 de documente, alta - pentru 1000 pe lună etc.

Această problemă trebuie, de asemenea, abordată în mod rezonabil. Pe de o parte, cu cât pachetul pe care îl alegeți este mai mare, cu atât costul trimiterii unui document va fi mai mic. Pe de altă parte, nu are rost să plătești pentru un pachet de 300, 500 sau 1000 de documente cu o circulație a documentelor care nu depășește 100 de documente pe lună.

FAQ

Trebuie trimise toate documentele printr-un sistem electronic?

Nu. Cu ajutorul managementului electronic al documentelor, veți trimite doar acele documente care sunt cel mai convenabil de trimis în acest mod. De obicei, acestea sunt acte de muncă efectuate, facturi fiscale, uneori contracte etc. Totul depinde doar de nevoile și comoditatea dvs.

Este taxa de expediere pentru un document sau o pagină?

Plătiți, iar sistemul înregistrează trimiterea documentului. Chiar dacă documentul dvs. are mai multe pagini, acesta contează ca o unitate plătibilă.

Cât de sigur este?

Gestionarea electronică a documentelor este complet sigură. Mai mult, serviciul care furnizează serviciul este responsabil pentru asigurarea securității. Pentru aceasta, se utilizează o semnătură digitală, criptarea datelor și un canal de comunicare securizat. Nivelul de securitate este aproximativ același ca în serviciile obișnuite banca-client.

Dacă avem instalat 1C, toți utilizatorii vor putea accesa gestionarea electronică a documentelor?

Nu. Pe lângă restricționarea drepturilor de acces în sistemul contabil în sine, pentru lucrul cu documente electronice, conexiunea este limitată la o sesiune pe un computer. Pentru a accesa de pe alt computer, va trebui să vă conectați de la zero cu toate parolele și alte metode de securitate.

Este posibil să utilizați gestionarea electronică a documentelor fără semnătură electronică și conexiune la servicii cu plată?

Nu. Semnarea și utilizarea unui serviciu de flux de documente certificate de guvern sunt necesare pentru ca fluxul dvs. de documente să fie aplicabil din punct de vedere legal. Desigur, puteți trimite documente fără semnături electronice clienților dumneavoastră prin orice metodă prin orice canal. Dar ele nu sunt considerate flux de documente. Aceasta nu este altceva decât o copie pentru referință. În acest caz, va trebui să le confirmați întotdeauna cu originale de hârtie.

Este atât de dificil să folosești gestionarea electronică a documentelor?

Dificultățile pot apărea numai în etapa conexiunii. Dar pentru a rezolva această problemă, specialiștii sunt de obicei implicați. Procesul de utilizare în sine este simplu și convenabil. Managerul (responsabilul) verifică documentul, face clic pe butoanele „semn” și „trimit”. Acestea. trimiterea documentelor devine mult mai ușoară decât schimbul de scanări prin e-mail.

Ce se întâmplă dacă clientul meu nu folosește site-ul pe care îl folosesc?

Aveți două opțiuni. Puteți conecta o contraparte la site-ul dvs., de exemplu, pe cheltuiala dvs. Alternativ, puteți afla dacă există posibilitatea integrării între sistemele dvs. electronice de gestionare a documentelor. Dacă da, utilizați acest serviciu. Apoi, documentul va fi transferat conform schemei: de la dvs. - la sistemul dvs. - apoi la sistemul destinatarului - și, în cele din urmă, personal către destinatar. Acest lucru nu va afecta viteza de primire a documentului sau complexitatea utilizării sistemului.

Actualizare: După multă deliberare, am decis să introduc termenul VEDO (flux de documente electronice externe), deoarece EDI este un concept mai larg.

Etichete:

• noi facem
• managementul documentelor electronice

Adaugă etichete Pregătirea Conceptului pentru asigurarea regimului de securitate la întreprindere, care prin proiectarea și scopul său unește toate direcțiile sale, asigură prezența în organizarea întregului complex de documente de reglementare interne.

Acestea sunt regulile, regulamentele, instrucțiunile, diversele tipuri de memorii etc. aprobate la întreprindere.

Pregătirea unui document intitulat „Concept pentru asigurarea regimului de securitate” ar trebui să înceapă atunci când întreprinderea are reglementări locale în vigoare.

Documentele interne trebuie întocmite în conformitate cu legislația aplicabilă și trebuie pregătite de avocați cu experiență.

În acest articol vă vom prezenta lista necesară a acestora și vă vom spune despre aplicarea și scopul lor. Pot exista o mulțime de documente interne, totul depinde de direcția activităților organizației, inclusiv cooperarea internațională.

Pentru a asigura regimul de siguranță în activitățile de producție, se aplică documente de reglementare interne (locale), care sunt executate de către funcționarii întreprinderilor și de către tot personalul din următoarele domenii de activitate de producție:

Reglementări interne ale muncii.

Obligatoriu pentru executare de către toți angajații întreprinderii fără excepție (manageri, ingineri, muncitori);

Regulamentul „Despre secretele comerciale”.

Acesta este distribuit în legătură cu managerii și inginerii care sunt purtători de secrete comerciale;

Regulamentul „Despre organizarea muncii depozitelor”.

Obligatoriu pentru executarea de către șefii întreprinderilor și angajații depozitelor (depozitelor) implicați în contabilitatea și mișcarea articolelor de inventar (bunuri și materiale);

Regulamentul „Cu privire la protecția muncii și măsurile de siguranță”.

Se aplică tuturor managerilor implicați în procesul de producție, precum și oficialilor întreprinderilor care asigură protecția muncii și măsuri de siguranță;

Regulamentul „Cu privire la departamentul IT (ACS)”.

Obligatoriu pentru angajații departamentelor de tehnologie informațională (IT) și sisteme de control automat (ACS);

Regulamentul „Cu privire la contabilitate”.

Se aplică șefului întreprinderii, funcționarilor și angajaților departamentului de contabilitate.

Regulamentul „Despre munca contractuală”.

Necesar pentru munca inițiatorilor (executorilor) încheierii de contracte și a departamentului juridic;

Regulamentul „Cu privire la datele cu caracter personal”.

În conformitate cu cerințele Regulamentului, funcțiile acestora sunt îndeplinite de șeful și funcționarii aparatului de personal.

Regulamentul „Despre disciplină”.

Obligatoriu pentru toți angajații întreprinderilor;

Regulamentul „Cu privire la securitatea la incendiu”, scheme de evacuare, comenzi corespunzătoare, calcule.

Obligatoriu pentru toți angajații întreprinderii.

Regulamentul „Cu privire la admiterea și concedierea personalului”.

Obligatoriu pentru toți managerii și serviciile de personal ale întreprinderilor.

Descrierea postului.

Acestea se aplică întregului personal al întreprinderilor din domeniul îndeplinirii sarcinilor funcționale.

Regulamentul „Cu privire la controlul accesului”.

Obligatoriu pentru toți angajații întreprinderii.

Instrucțiune (regulament) „Cu privire la procedura de import și export de inventar al întreprinderii”.

Obligatoriu pentru executare de către toți managerii și persoanele responsabile financiar;

Instrucțiuni pentru munca angajaților companiilor private de securitate într-o unitate păzită.

Se aplică tuturor angajaților companiilor private de securitate în conformitate cu obligațiile contractuale. Poate fi comun.

Instrucțiuni privind Lista specialităților pentru lucrări periculoase.

Este necesar pentru toți managerii implicați în producția directă, precum și pentru personalul serviciului de personal și funcționarii întreprinderilor responsabile cu protecția muncii;

Reguli „Cu privire la întreținerea sanitară a spațiilor întreprinderii”.

Conceput pentru toți angajații întreprinderii.

Memento de acțiuni în caz de urgență.

Se aplică tuturor angajaților întreprinderii.

Lista documentelor prioritare și bunurilor care trebuie evacuate în caz de incendii și alte situații de urgență.

Toți oficialii companiei sunt ghidați de listă.

Reglementări, Acorduri cu organizații de servicii, Comenzi.

Se va aplica oficialilor individuali din partea referitoare la.

Alte reglementări interne.

Publicat după cum este necesar pentru o anumită categorie de oficiali ai companiei.

Subliniem încă o dată că aceasta nu este o listă completă a documentelor de reglementare interne. Pot exista instrucțiuni pentru cardurile de club, instrucțiuni pentru însoțirea mărfurilor etc.

Întreprinderea trebuie să aibă acele documente de reglementare care sunt necesare în activitățile de producție.

Toate documentele de reglementare interne (locale) sunt aprobate de șefii întreprinderilor și sunt comunicate oficialilor responsabili sub semnătura acestora.

Funcționarii întreprinderilor, precum și angajații care sunt implicați în asigurarea regimului de securitate, trebuie să cunoască documentele de reglementare interne aprobate și să se îndrume de acestea în practica lor.

Documentele interne ale organizației

Documentele interne ale organizației guvernează multe aspecte ale activităților sale zilnice. Acestea asigură procese de management, determină procedura și condițiile de implementare a deciziilor administrative.

Conceptul de „documente interne” reunește toate documentele oficiale destinate uzului intern. Ele aparțin segmentului cel mai puțin reglementat al fluxului de lucru.

Până de curând, definiția acestui lucru putea fi găsită în standardul național GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și afaceri de arhivare”. Potrivit acestuia, toate documentele oficiale care nu depășesc compania care le-a pregătit sunt considerate interne. Cu toate acestea, odată cu introducerea noului GOST 7.0.8-2013, definiția a dispărut din documentația de reglementare și metodologică.

Documentele interne joacă un rol important în documentarea proceselor de management. Aceștia acționează ca regulatori ai vieții interne a oricărei instituții la egalitate cu actele legislative și juridice. Necesitatea dezvoltării unor acte corporative interne este dictată de legislația actuală.

Actele intracorporate facilitează rezolvarea problemelor din cadrul unei anumite organizații. Există multe tipuri de astfel de documentații. De regulă, clasificarea sa se construiește pe baza scopului, conținutului și ordinii de aprobare a lucrării oficiale.

Componența listei documentelor interne ale unei organizații depinde de mulți factori: forma organizatorică și juridică a acesteia, forma de proprietate, gradul de deschidere, scopul, dimensiunea și domeniul de activitate.

Tipuri de documente interne în munca modernă de birou:

	Programare
Cartă, personal, reglementări, reglementări organizatorice, reglementări interne ale muncii, fișa postului	Acestea îndeplinesc funcțiile cadrului juridic al societății și includ prevederi obligatorii în baza normelor de drept administrativ.	Organizațional și legal
Comenzi pentru activitatea principală și personal, decrete, ordine, decizii, instrucțiuni	Înregistrarea deciziilor de gestionare a problemelor organizaționale.	Administrativ
Serviciu, memoriu, note explicative, declarații, propuneri, certificate, procese-verbale, acte, concluzii	Acestea oferă informații despre starea reală a lucrurilor, încurajează adoptarea de decizii administrative, emiterea de acte administrative.	Informații și referințe
Contracte de inchiriere, prestari servicii, subcontractare, constructii, livrare. Acorduri de licență, acorduri suplimentare	Stabiliți drepturile și obligațiile civile ale a două sau mai multe părți la acord (persoane fizice sau juridice), modificați sau reziliați-le.	Contracte
Licențe și permise, permise de lucru de un anumit tip, notificări privind începutul activităților, un certificat de înscriere în registrul comerțului, un cupon de cont și un pașaport de case de marcat, contracte pentru întreținerea acestuia	Ele fixează diverse aspecte ale activităților organizației, reglementează problemele curente.	Acte de serviciu pe activitate principală
Carte mare, rapoarte anuale, bilanțuri, documentație primară, conturi de profit și pierdere, acte de audit și inventariere, planuri, rapoarte, estimări, conturi, registre de casă	Acestea servesc drept bază pentru contabilitatea sintetică și analitică în companie, sunt necesare pentru întocmirea rapoartelor (fiscale, contabile, statistice) și contabilității.	Financiar și contabil
Comenzi pentru personal, contracte si contracte de munca, carnete de munca, dosare personale, carduri personale, programe de vacanta, conturi de salarii	Ele stabilesc drepturile și obligațiile angajatorului și ale subordonaților săi, reglementează relațiile de muncă.	Relații de muncă
CV, autobiografie, chitanțe, procuri	Creat de către angajați individuali pe bază individuală.

Executarea documentelor interne corespunde schemei de creare a documentației de ieșire. Mai întâi se întocmește un proiect, apoi se coordonează cu părțile interesate și se finalizează conform observațiilor și comentariilor făcute, se întocmește versiunea finală și se aprobă de șeful organizației. Apoi versiunea finală este înregistrată și reprodusă într-un număr de copii suficient pentru toți interpreții. Fiecare copie este certificată și transferată spre execuție unității structurale corespunzătoare sau direct persoanei responsabile, contra primirii. Originalul este depus în dosar.

Etapele înregistrării documentelor interne:

1. Întocmirea unui proiect primar;
2. Coordonare;
3. Rafinare pe baza comentariilor propuse;
4. Reconciliere;
5. Înregistrarea în conformitate cu cerințele legislației și reglementărilor locale;
6. Aprobare;
7. Semnarea;
8. Înregistrare.

Etape de execuție:

Transfer la persoana responsabilă (executant);
- Executarea;
- Controlul executării;
- Dosarul în dosar.

Înregistrarea documentelor interne

Procedura de înregistrare a documentelor interne este determinată în funcție de apartenența acestora la o anumită categorie. Deci, de exemplu, deciziile, instrucțiunile, deciziile, ordinele sunt înregistrate în același mod ca și ordinele. Actele oficiale aparținând altor categorii sunt cel mai adesea înregistrate în același mod cu documentația de ieșire.

Fiecărui obiect i se atribuie un indice unic de înregistrare, constând dintr-un cod de unitate structurală, un număr de caz conform nomenclatorului și un număr de ordine în cadrul anului de birou. Înregistrarea documentelor interne are loc adesea în mod descentralizat de către grupuri din acele divizii structurale în care sunt întocmite. Acestea pot fi documente contabile, documente de la departamentul de personal sau birou.

Fiecare act local al organizației trebuie să fie înregistrat în ziua în care este semnat sau aprobat de către șef.

Forme de înregistrare a documentelor interne

În funcție de nevoile companiei, se poate selecta un jurnal, card și formular electronic automat de înregistrare.

Revistă

Este de preferat în cazul unui volum nesemnificativ de flux de lucru, presupune prezența unui jurnal separat pentru fiecare categorie de documentație locală, este convenabil când contabilitatea documentară este pe primul loc datorită specificului activităților organizației. Este nevoie de mult timp, duce la duplicarea operațiunilor, complică munca de referință și controlul termenelor limită.

Card

Înregistrarea se efectuează folosind carduri de înregistrare, a căror formă este determinată în cadrul companiei și este stabilită în instrucțiunile pentru munca de birou. Atunci când se utilizează această metodă, mai mulți angajați pot participa la proces, dispare necesitatea reînregistrării, se facilitează sistematizarea indexului cardului și a lucrărilor de referință, iar controlul asupra execuției este simplificat.

Înregistrarea documentelor interne este o parte importantă a evidenței generale. Principalele sale obiective includ:

Obținerea de informații pentru calcularea numărului de personal din serviciul de management al biroului;
- Selectarea mijloacelor tehnice care să răspundă nevoilor organizației;
- Ajustarea volumului de muncă al executorilor și departamentelor instituției atunci când se lucrează cu documentație;
- Contabilitatea organizată corect vă permite să evaluați volumul fluxului de lucru, să determinați cu ușurință locația oricărui obiect și secvența de lucru cu acesta.

Pentru a ține cont de documentația locală, sunt utilizate atributele sale de bază, care fac posibilă identificarea unică a oricărui obiect:

1. Număr de înregistrare de serie;
2. Data înregistrării;
3. Conținut;
4. Subdiviziune-compilator;
5. Antreprenor;
6. Termenul de executare;
7. Progresul execuției;
8. Numărul cazului.

Indiferent de formularul de înregistrare, fiecărui obiect i se pot atribui atribute suplimentare, de exemplu, numărul de foi sau prezența atașamentelor. Rețineți că contabilitatea și înregistrarea trebuie efectuate în conformitate cu instrucțiunile aprobate de gestionare a înregistrărilor și cu Nomenclatura cazurilor adoptată de companie.

Inventarul intern al documentelor

Un inventar intern al documentelor de caz este un document contabil care conține o listă de documente de caz care indică numerele de serie ale documentelor de caz, indici, date, titluri și numerotarea foilor de caz.

Este un document obligatoriu în procesul de înregistrare a cazurilor cu informații care sunt deosebit de valoroase pentru companie. Inventarul intern al actelor cauzei are o formă unificată și se completează pe o fișă separată.

Registrul intern al cazului trebuie semnat de compilator. În cazul în care un inventar intern este legat sau tivit fără gol, atunci acesta este lipit de partea interioară a capacului frontal al carcasei.

În arhiva unei organizații, conceptul de caz și unitate de depozitare este echivalent.

Fișele inventarului intern al cazului sunt numerotate separat cu cifre arabe și sunt indicate în fișa de certificare cu semnul „+”.

Reguli pentru completarea inventarului intern al documentelor de caz:

Număr de serie.

Se indică numărul de ordine al documentului din dosar.

Indexul documentului.

Indexul documentului este numărul de înregistrare al documentului (dacă nu există, atunci se face o notă în inventarul intern).

Data documentului.

Coloana conține data înregistrării documentului sau data semnării documentului (dacă documentul nu a fost înregistrat).

Titlul documentului.

Titlul documentului include un rezumat al documentului.

Numerele foilor.

Este necesar să indicați numerele foilor documentului.

Notă.

Într-o notă, dacă este necesar, se fac notări despre caracteristicile stării fizice a documentelor cauzei (eliminarea, includerea, înlocuirea acestora cu copii etc.) cu legături către actele relevante.

Record final.

La sfarsitul inventarierii, urmeaza o evidenta sumara, in care numarul documentelor este indicat in cifre si in cuvinte. Se indică numărul de foi ale inventarului intern.

Documente de control intern

În prezent, dacă o întreprindere este supusă auditului obligatoriu, aceasta trebuie să exercite nu numai controlul intern asupra faptelor activității economice, ci și să organizeze controlul intern asupra contabilității și întocmirea situațiilor contabile (financiare).

Excepție: o situație în care șeful organizației și-a asumat responsabilitatea ținerii înregistrărilor contabile. De exemplu, întreprinderile mici, atunci când organizează controlul intern, trebuie să pornească de la principiul raționalității și, în anumite circumstanțe, șeful unei astfel de entități economice poate exercita independent funcțiile de control intern. O abordare similară, conform Informației nr. PZ-11/2013, poate fi aplicată de unele organizații non-profit.

Controlul intern în activitățile organizației ar trebui:

1. să pătrundă în întregul sistem de management, de la elaborarea planurilor strategice și formularea sarcinilor tactice până la controlul asupra unei operațiuni specifice de achiziție, utilizare și asigurare a siguranței oricărei resurse și bunuri;
2. să promoveze implementarea deciziilor de management, să evalueze legalitatea și eficacitatea acestora, să arate starea reală a lucrurilor din organizație, să identifice și să minimizeze riscurile.

Controalele interne nu trebuie doar să evalueze fiabilitatea faptelor vieții economice, ci și să prevină evenimentele, procesele, operațiunile ilegale și să prevină rezultatele negative ale activităților financiare și economice ale unei entități economice. Controlul intern evaluează fiabilitatea indicatorilor și oportunitatea raportării. Previne denaturarea datelor contabile și a situațiilor contabile (financiare).

Procedurile de control intern, conform recomandărilor Ministerului de Finanțe al Rusiei, includ:

Documentarea tuturor tranzacțiilor și operațiunilor;
verificarea conformității documentelor contabile primare cu cerințele stabilite și evaluarea fiabilității informațiilor;
autorizarea tranzacțiilor, cu confirmarea legalității comiterii acestora;
reconcilierea datelor;
delimitarea competențelor, determinarea drepturilor și obligațiilor funcționarilor;
controlul prezenței și stării reale a obiectelor;
analiza realizarii obiectivelor stabilite, evaluarea corectitudinii implementarii tranzactiilor si operatiunilor;
proceduri legate de prelucrarea informatică a sistemelor informaţionale şi informaţionale.

Astfel, organizația ar trebui să dețină documente care să conțină o listă aprobată, descriere, caracteristici și evaluare cantitativă a principalelor metode și proceduri de control intern.

Cele mai importante elemente ale controlului intern sunt detectarea riscurilor, analiza riscurilor, deciziile de management care vizează eliminarea, reducerea și minimizarea acestora.

În Informația Ministerului Finanțelor nr. PZ-11/2013 se spune că evaluarea riscurilor este menită să identifice pe cele care pot afecta fiabilitatea contabilității și raportării.

Controlorii interni trebuie să se asigure că:

Faptele vieții economice, reflectate în contabilitate, au avut loc în perioada de raportare și se referă la activitățile curente ale organizației;
proprietatea, drepturile de proprietate și obligațiile organizației, reflectate în contabilitate, există efectiv;
obiectele contabile se reflectă în măsurarea corectă a valorii;
datele contabile sunt dezvăluite corect și la timp în situațiile contabile.

Evaluează riscul abuzului. Abuzul poate fi asociat cu orice domeniu al contabilității și activităților organizației în ansamblu.

Problema evaluării riscului de abuz este direct legată de imprudență și neglijență atât atunci când faceți afaceri în general, cât și atunci când alegeți contrapărțile în special.

Ținând cont de recomandările Ministerului de Finanțe al Rusiei, pentru organizarea și implementarea corectă a controlului intern, este necesară elaborarea și executarea documentelor interne organizatorice și administrative ale unei entități economice (comenzi, comenzi, regulamente, fișe de post, reglementări). , metode, standarde). Atribuțiile și atribuțiile departamentelor și personalului prevăzute în aceste documente sunt determinate în funcție de specificul activităților entității economice și de caracteristicile sistemului de management al acesteia. Controlul intern poate fi efectuat atât de serviciile interne ale organizației, cât și cu implicarea consultanților externi.

O atenție deosebită trebuie acordată faptului că eficacitatea controlului intern poate fi redusă sau limitată din diferite motive, de multe ori dincolo de controlul organizației. De exemplu, schimbările în legislație, apariția unor noi circumstanțe în afara sferei de influență a conducerii unei entități economice. Dar excesul de puteri oficiale de către conducere sau alt personal sau apariția unor erori în procesul decizional, în derularea tranzacțiilor, în contabilitate sunt deja motive interne și influența lor asupra organizării controlului poate fi redusă.

În concluzie, trebuie menționat că un sistem de control intern trebuie creat și utilizat în activitățile sale de către fiecare companie. Este un instrument de management al organizației care vă permite să implementați cât mai eficient diferite procese de afaceri. Controlul intern nu ar trebui doar să detecteze neajunsurile și încălcările în ceea ce privește faptele deja realizate ale vieții economice, ci și să prevină apariția lor în viitor. Și este important ca acesta să se desfășoare constant, fără lacune pe toată perioada de raportare, cu respectarea deplină a reglementărilor aprobate.

Controlul intern ar trebui să devină unul dintre cele mai importante instrumente în luarea deciziilor, atingerea obiectivelor strategice ale organizației, protejarea activelor, utilizarea efectivă a acestora, respectarea legislației și actelor interne, precum și întocmirea de situații contabile (financiare) fiabile.

Reglementări interne

Unul dintre documentele care guvernează relațiile de muncă cu angajatorul (în conformitate cu legea) sunt reglementările interne ale muncii (PVTR). De exemplu, folosind regulile din organizație, acestea determină regimul muncii, programul intern de lucru, procedura de aplicare a stimulentelor și penalităților angajaților, stabilesc drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților la contractul de muncă, precum și alte conditii de lucru.

PVTP sunt dezvoltate și compilate de organizație în mod independent (pe baza specificului muncii) de către personalul sau departamentul juridic al întreprinderii și pot fi o anexă la contractul colectiv. Există un cadru de reglementare pentru a ajuta la dezvoltarea PITP. Deoarece acest document se referă la organizatoriu și administrativ, proiectarea sa este reglementată de cerințele stabilite de GOST R 6.30-2003.

De obicei, pagina de titlu pentru regulile casei nu este întocmită. Prima foaie de reguli ar trebui să conțină un titlu cu o imagine a siglei, numele complet al organizației (în unele cazuri, este permisă indicarea numelui prescurtat dacă este consacrat în cartă), precum și numele organizației. documentul – cu majuscule. Dacă reglementările de muncă elaborate sunt o anexă la contractul colectiv, atunci se face o marcă corespunzătoare în partea de sus.

În colțul din dreapta sus se întocmește ștampila de aprobare a regulamentului. De exemplu, APROB numele complet al directorului general. Data.

Data întocmirii regulamentului este data aprobării acestora.

Permiteți-ne să vă reamintim încă o dată că PVTP ar trebui să reflecte specificul activității organizației și să identifice cât mai multe situații tipice care apar în timpul activității.

Este interzisă prescrierea în regulamentul de ordine interioară a unor condiții care agravează situația salariaților.

Setul de reguli elaborat trebuie neapărat să treacă prin etapa de înțelegere cu alte departamente ale organizației, precum și cu reprezentanții comitetului sindical și numai după aceea sunt aprobate de către șef.

Este necesar să se familiarizeze toți angajații cu procedura aprobată împotriva primirii. Prin urmare, PTP-ul organizației ar trebui să fie postat într-un loc vizibil și disponibil pentru citire în orice moment.

1. Dispoziții generale - scopul regulilor și aplicarea acestora, cui se aplică, cazuri în care se revizuiesc alte informații generale.
2. Procedura de admitere și concediere a angajaților - o descriere a procedurii de înregistrare a admiterii și concedierii angajaților, acțiunile organizației la transferul unui angajat la un alt loc de muncă, condițiile și durata perioadei de probă, o listă a cerințelor documente.
3. Drepturile și obligațiile de bază ale angajaților (în baza articolului 21 din Codul Muncii al Federației Ruse).
4. Drepturile și obligațiile de bază ale angajatorului (în baza articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).
5. Programul de lucru - ora începerii și sfârșitului zilei de lucru (tur), durata zilei de lucru (schimb) și săptămâna de lucru, numărul de schimburi pe zi; lista posturilor de angajati cu program de lucru neregulat, daca este cazul; locul și condițiile de plată a salariilor.
6. Timp de odihnă - timpul pauzei de masă și durata acesteia; pauze speciale pentru anumite categorii de lucrători (de exemplu, hamali, portar, constructori care lucrează în aer liber în timpul sezonului rece), precum și o listă a muncii în care sunt angajați; zile libere (dacă organizația lucrează într-o săptămână de lucru de cinci zile, atunci regulile ar trebui să indice care zi, cu excepția duminicii, va fi zi liberă); durata și temeiurile acordării concediilor suplimentare anuale plătite.
7. Stimulente pentru salariati - procedura de aplicare a masurilor de stimulente morale si materiale.
8. Răspunderea salariaților pentru încălcarea disciplinei - o descriere a procedurii de aplicare a măsurilor disciplinare, ridicarea sancțiunilor disciplinare, tipurile de sancțiuni și abaterile specifice ale disciplinei muncii care pot atrage pedeapsa.
9. Dispoziții finale - cuprinde clauze privind punerea în aplicare obligatorie a regulilor și procedura de soluționare a litigiilor privind relațiile de muncă.

PVTP poate include, de asemenea, alte secțiuni, de exemplu „Informații confidențiale”, „Modul de transfer și intra-site”.

Documente interne și externe

După scopul lor, documentele contabile sunt împărțite (clasificate) în:

A) administrative, care conțin comenzi pentru implementarea unei anumite tranzacții comerciale; ele nu stau la baza inregistrarii tranzactiilor in contabilitate, deoarece nu exista nicio confirmare ca o astfel de tranzactie a avut loc. Documentele administrative includ ordine, instrucțiuni, instrucțiuni etc.;
b) executiv sau exculpator, care confirmă faptele operațiunilor. Sunt prima etapă de înregistrare. Acestea includ comenzile primite și ieșite, facturile, chitanțele care confirmă acceptarea valorilor, actele de muncă efectuate etc.;
c) documente contabile, care cuprind informatii administrative, diverse certificate, calcule etc. (de exemplu, calcularea sumei pentru achiziționarea și achiziționarea de active materiale);
d) combinat - cu semne unice ale documentelor administrative, executive ale contabilității într-o anumită tranzacție comercială și, în același timp, o indicație a reflectării acesteia asupra conturilor contabile. Astfel de documente includ rapoarte în avans, comenzi de numerar pentru profit și cheltuieli, cerințe pentru eliberarea materialelor din depozit.

În funcție de locul de pregătire, documentele sunt împărțite în externe și interne.

Documentele externe sunt cele care provin de la alte întreprinderi, organizații, adică sunt în afara întreprinderii date. Acestea includ extrase bancare, facturi ale furnizorilor etc.

Documentele interne sunt documente întocmite (scrise) la o întreprindere dată, într-o organizație.

După volumul tranzacțiilor afișate, documentele sunt împărțite în documente primare și documente rezumative.

Documentele primare sunt astfel de documente care efectuează pentru prima dată înregistrarea unei tranzacții comerciale în momentul efectuării acesteia sau imediat după implementare. Printre acestea se numără actele de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe, facturi, chitanțe etc. Documentele consolidate se întocmesc pe baza celor primare. Acestea includ diverse rapoarte, salarii etc.

În funcție de metoda de utilizare, documentele sunt împărțite în unice și cumulate.

Documentele unice sunt utilizate numai pentru înregistrarea unică și reflectarea tranzacțiilor. Acestea includ comenzi de numerar pentru profit și cheltuieli, cerințe pentru primirea activelor materiale dintr-un depozit etc.

Documentele cumulate sunt utilizate pentru executarea multiplă și înregistrarea tranzacțiilor într-un anumit timp (săptămână, deceniu, lună). De exemplu, cardurile cu garduri limită, cu ajutorul cărora se eliberează materiale pentru producție (performanța muncii). Astfel de documente reduc cantitatea de documente primare.

În funcție de gradul de utilizare a fondurilor, documentele sunt împărțite în manuale și mecanizate.

Documentele primare sunt supuse verificării obligatorii de către angajații care țin contabilitatea în formă și conținut, adică prezența detaliilor obligatorii în document și conformitatea tranzacției comerciale cu legislația în vigoare, se verifică legătura logică a indicatorilor individuali.

Documentele contabile sunt utilizate pentru a transfera comenzi de la manager la executant, adică pentru a gestiona activitățile economice ale întreprinderii.

Documentarea joacă rolul unui impuls, dă naștere mișcării informațiilor contabile. Oferă contabilității o reflectare completă și continuă a activităților economice ale întreprinderii. Cu ajutorul documentației se monitorizează corectitudinea operațiunilor și se realizează o analiză curentă a lucrărilor efectuate. Astfel, documentația îndeplinește funcții de control și analitice.

Contabilitatea documentelor interne

Numărul de înregistrare al documentului este o recuzită multifuncțională. Pe lângă scopul său principal - numerotarea ordinală a documentelor, indexul documentelor ajută la rezolvarea unei varietăți de probleme. Până la sfârșitul numerelor de serie la sfârșitul anului, puteți urmări creșterea volumului fluxurilor de documente care trec prin organizație și, prin urmare, prin secretar, ceea ce indică o creștere a volumului de muncă personal și poate deveni baza pentru cererile legale pentru o majorare de salariu sau o majorare a personalului secretariatului.

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente ”permite, la discreția organizației, completarea numerelor de serie de înregistrare cu indici de identificare (clauza 3.12), ceea ce contribuie la rezolvarea sarcinilor privind căutarea operațională a unui anumit document.

Deci, numerotarea scrisorilor trimise este completată cu codul departamentului care a inițiat documentul. Pentru a evita confuzia cu definiția documentului administrativ, ordinele de personal sunt numerotate cu atribuirea indicelui K (personal) sau LS (personal), se obișnuiește completarea numărului de comandă cu litera R.

Când primiți o solicitare de căutare a unui document, secretarul după număr, mai precis, prin indexul atribuit suplimentar, poate naviga cu ușurință în care caz (dosar) să îl caute, de exemplu:

Nr 26-r - în comenzi;
Nr. 26-ls - în comenzi pentru personal;
Nr. 26 de opere - printre procesele verbale ale ședințelor operaționale.

Adăugând numărul de serie al documentului primit cu litera F (fax) sau E (e-mail), puteți rezolva problema contabilizării modului de livrare a unei scrisori către organizația dvs. fără a crește formularele de înregistrare (reviste).

Înregistrare unică. Un document în pereții unei instituții este înregistrat o singură dată (la creare sau la primire). Un document călătorește de la unitate la unitate sub numărul său unic, adică diviziile interne, după ce au primit un document, îl iau în considerare sub indexul atribuit inițial și nu atribuie unul nou. Această regulă se aplică atât documentelor administrative, cât și corespondenței oficiale.

Actualitatea înregistrării. Conform clauzei 16 din Regulamentul de lucru al birourilor în organele executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 477, înregistrarea documentelor primite se efectuează în ziua primirii, creată - în ziua semnării sau aprobare sau în următoarea zi lucrătoare. Astfel de cerințe sunt justificate de faptul că întârzierea documentului în etapa de înregistrare reduce timpul de execuție efectivă până la data specificată. O astfel de întârziere poate avea consecințe negative pentru angajați sau chiar pentru întreaga instituție, indiferent de forma de proprietate. Procedura și termenii de înregistrare ar trebui să se reflecte în instrucțiunile pentru munca de birou ale unei anumite companii.

Separarea înregistrărilor de înregistrare. Fiecare tip de document are propria sa înregistrare separată.

Deci, în formularele de înregistrare separate, se iau în considerare următoarele:

Corespondență primită (documente primite);
documente trimise;
note de service interne;
comenzi pentru activitatea principală;
ordine de personal;
Comenzi;
procesele verbale ale consiliului de administrație;
rapoarte ale întâlnirilor de planificare (RAM) etc.

Înregistrarea se face într-un an calendaristic. În fiecare an, la 1 ianuarie, numerotarea aproape tuturor tipurilor de documente (comenzi, scrisori de intrare și de ieșire, protocoale etc.) este resetată la zero. Excepție face inventarierea cazurilor de depozitare permanentă. Aceste inventare au un număr și o numerotare de la capăt la cap a articolelor pe toată durata de viață a organizației.

Completitudinea reflectării informațiilor despre document în timpul înregistrării. La introducerea datelor de înregistrare în jurnalul (baza de date) a bazei de date, sunt indicate toate informațiile disponibile pe document: index, data, referință la numărul și data solicitării, numele destinatarului/corespondentului, precum și conținutul acestuia. afirmat în detaliu maxim. Pe lângă informațiile luate în considerare în mod tradițional, formularele de înregistrare ar trebui completate cu coloane care să reflecte informații suplimentare solicitate cel mai frecvent de către angajați sau clienți (de exemplu, metoda de trimitere). Lista semnelor luate în considerare ar trebui să fie prescrisă în instrucțiunile pentru munca de birou.

Uniformitatea inregistrarii, indiferent de forma sau forma de primire (creare) a documentului. Contabilitatea documentelor într-o organizație se construiește după aceleași reguli, indiferent de forma de înregistrare acceptată: manual într-un jurnal, în Excel, sau folosind un program specializat de gestionare a documentelor electronice.

Documente de reglementare interne

Mulți, așezându-se să scrie un document de reglementare, au în vedere ideea că sarcina lor este să întocmească un document de reglementare corect. Dar acesta nu este cazul. De fapt, sarcina lor este de a îmbunătăți starea sistemului. Și pentru aceasta trebuie să asigurați implementarea, forarea documentului dvs. de reglementare chiar în creierul fiecărui angajat al organizației. Asigurați-vă că fiecare angajat vă citește documentul, vă înțelege documentul, îl poate aminti, îl poate executa și îl poate trata ca pe ceva important, modificări vocale și adăugiri pentru dvs., în direct conform documentului dvs.

Sarcina ta este să faci asfaltul să crape.

Pentru a crea un astfel de document, este necesar ca acesta să fie o încrucișare între textul legii și textul uneia dintre scrisorile lui Chichvarkin.

Pentru a începe, studiați toate standardele disponibile de flux de documente, GOST-uri pentru documentare, cerințe pentru instrucțiuni.

După ce v-ați asigurat că cunoașteți toate cerințele, puteți ignora oricare dintre ele, deoarece sunt optionale, cu exceptia cazului in care decideti sa obtineti un certificat de conformitate cu standardul.

În continuare, este necesar să se studieze starea actuală a sistemului. Aveți o înțelegere a modului în care aderarea la noul standard va îmbunătăți această condiție.

pentru că documentul, de regulă, descrie procesul - în acest proces, cerințele clientului intern trebuie precizate. Desigur, cu acest client foarte intern, acest regulament trebuie convenit și în stadiul de dezvoltare.

Așezându-vă să scrieți următorul document de reglementare, ar trebui să aveți chef să redactați cel mai bun document de reglementare din istoria omenirii.

Documentul trebuie să aibă o astfel de încărcare cumulativă pentru a trece următoarele straturi ale blindajului de inerție a sistemului:

1. Documentul trebuie citit.

Fiecare angajat ar trebui să vă citească documentul, nu doar să semneze cunoștința. Pentru aceasta, documentul ar trebui să fie scurt, să fie frumos proiectat și să nu fie plictisitor și nu ca o piesă de birocrație și, de asemenea, să nu aibă părți inutile în el, care ar trebui să fie doar de dragul decenței.

Vechii birocrați nu se deranjează niciodată cu asta. Pur și simplu se simt mângâiați de faptul că documentul lor trebuie citit de cei care sunt obligați să facă acest lucru. Și dacă angajații pur și simplu semnează cunoștința, atunci sunt pur și simplu angajați frivoli, frivoli, și ei înșiși sunt de vină că nu au citit ce urmează. Dacă încalcă documentul de reglementare, vor răspunde, deoarece aici este - semnătura din introducere!

Cel mai ineficient lucru care poate fi dacă obiectivele sunt implementarea unui proces nou/modificat este familiarizarea cu semnătura. Dacă cunoștința începe și se termină cu o semnătură pe foaia de cunoștințe, aceasta este o lucrare „pentru spectacol” a amatorilor obișnuiți, care au aruncat toată responsabilitatea asupra interpreților, nefiind nedumerit în mod deosebit de rezultatele și eficacitatea cerințelor lor.

2. Documentul trebuie inteles.

Imaginează-ți că îi explici personal textul documentului unuia dintre angajați. Doar scrie! Și nu un birou pătrat!

Vechii birocrați nu se deranjează niciodată cu asta. Ei scriu pur și simplu ceva de genul: „Organizația ar trebui, în cazul în care monitorizarea și măsurarea sunt utilizate pentru a obține dovezi ale conformității produselor și serviciilor cu cerințele specificate, să determine resursele necesare pentru a asigura adecvarea și fiabilitatea datelor”.

De aceea, serviciile QMS urăsc pe toată lumea - ei scriu o lucrare inteligentă și apoi se entuziasmează că toată lumea o ignoră. Da, doar citirea unui astfel de document este o treabă în sine!

Iar atunci când li se subliniază că documentul nu este scris clar, își propun să se ridice problema calificărilor angajaților cărora le este destinat documentul.

Poti scrie exemple in instructiuni si chiar in standard, poti scrie argumente, poti scrie orice pentru ca angajatii sa inteleaga mai usor sensul pe care incerci sa le transmiti!

Uneori citești paragraful instrucțiunii și îi pui autorului o întrebare:

Și ce înseamnă acest articol cu ​​adevărat?

Nu este important cum ai scris documentul, principalul lucru este cum va fi înțeles!

Indiferent cât de clar este scris un document, odată aprobat, documentul încă trebuie clarificat. a) prin instruire; b) printr-o implementare etapizată cu o analiză a problemelor emergente și modificarea reglementărilor, dacă este cazul.

3. Documentul trebuie memorat.

Pentru a face acest lucru, trebuie să transmiteți angajatului importanța și relevanța problemei care se rezolvă. Puteți descrie starea actuală sau problema care se rezolvă (este mai bine să puneți aceasta într-o scrisoare de intenție) și să-i oferiți cât mai multă durere posibil.

În plus, ar trebui să faci textul colorat emoțional acolo unde este cazul. Este permisă astfel de ture de vorbire precum „ÎN NICIO CAZ nu spuneți Clientului că...”. Este încurajată prezența exemplelor specifice, a turelor de vorbire ușor de înțeles și de argou, a vorbirii narative. Simțiți-vă liber să fiți imaginați. Mintea umană este cea mai bună să-și amintească imagini și texte care sunt ca și cum ar spune o poveste.

Dar nu ar trebui să exagerați, așa că este mai bine să înlocuiți cuvinte precum „răspunde corect” cu „răspunde corect”.

4. Documentul trebuie executat.

Pentru a face acest lucru, am folosit o astfel de tehnică ca descriere a ceea ce se întâmplă atunci când unul sau altul este încălcat. Descriu cerința. Sub ea scriu „Dacă acest lucru nu este îndeplinit, atunci se întâmplă următoarele: * este descrisă o imagine dureroasă și adevărată a eșecului complet *” Nu ezitați să vă argumentați afirmațiile. Cerința, sub imediat motivul nominalizării sale.

Vechii birocrați nu se deranjează niciodată cu asta. Ei fac doar o cerere. Ei cred că fiecare persoană poate face ceva doar sub amenințarea unui fel de sancțiuni, și nu din motive de motivație intrinsecă (decență, de exemplu). Și urmăresc executarea documentului de tonă de control, micro-management, amenzi și alte manifestări de motivație externă. Și toate acestea sunt muda, desigur. Sau pur și simplu afirmă că angajații organizației sunt foarte iresponsabili și slabi la minte.

Majoritatea angajaților îți vor îndeplini cerințele doar dacă înțeleg de ce este nevoie. Majoritatea angajaților îți vor ignora cerințele, chiar și sub amenințarea unui fel de pedeapsă, dacă nu înțeleg de ce este necesar.

Există multe modalități de a crește motivația intrinsecă a oamenilor de a se conforma cerințelor sistemului. Am mers chiar până la injurii „Dacă nu îndeplinești această cerință, atunci nu poți fi numit specialist” și amenințări „încălcarea acestei instrucțiuni se pedepsește cu răutate deosebită” din actele de reglementare.

5. Toată lumea ar trebui să trăiască conform documentului tău. Dacă procesul se schimbă, primul gând al angajaților ar trebui să fie „Este necesar să se facă modificări la reglementări”.

Pentru a face acest lucru, încercați să implicați pe toată lumea în crearea acestui document. Dacă o persoană însuși a scris un document de reglementare, dacă a participat activ la aprobarea acestuia, atunci îl va trata cu mare atenție. Determină-i pe toată lumea să-și exprime completările.

După aprobarea documentului, angajații nu vor avea ocazia să spună că s-a scris un fel de prostii care nu pot fi făcute. Ei înșiși au scris această prostie și au fost de acord. În al doilea rând, un cap suplimentar la definirea cerințelor ne va permite să privim cerințele din altă parte, pe care nu le-am putut ține cont. Proprietarii de procese pot avea o vedere mai detaliată a stării curente a sistemului.

Cu cât petrecem mai mult timp pentru dezvoltarea și aprobarea documentului, cu atât mai puțin timp vom avea nevoie pentru a-l implementa, transformăm cerințele în realitate.

Utilizați întotdeauna conceptul de perioadă de testare, când nu doar cineva va monitoriza îndeplinirea cerințelor, ci poate rezolva rapid toate problemele, poate răspunde la întrebările care apar și va fi conștient de progresul implementării cerințelor de la începutul până la sfârșitul întregului proces.

Și nu uitați că documentul dvs. trebuie să fie sistematic și să aibă structura corectă. Au intrări și ieșiri configurate corect, legături către alte reglementări, poziții specificate corect, fără erori de ortografie și un design frumos. Puteți afla o mulțime de exemple utile din GOST și standarde de flux de documente, pe care v-am recomandat să le citiți la începutul acestui articol.

În acest fel, vă puteți asigura că documentul este „în direct”. Oricine poate scrie lucrări născute morți pe care nimeni nu le citește sau după care nu se ghidează.

Un exemplu de scrisoare de intenție cu care am furnizat standardul organizației „Managementul calității produsului” lansat spre aprobare prin poștă intracorporală:

Dragi colegi!

Vă rugăm să tratați acest standard ca fiind cel mai important document din organizație. Acesta este miezul, baza fundamentelor în jurul cărora se învârte totul.

Standardul nu este perfect acum. Arată mai mult ca un schelet, dar în viitor va crește carne, va deveni mai detaliat și mai sistemic.

Îmi doresc ca fiecare dintre voi să contribuie la scrierea acestui standard. Scrie-mi completările și comentariile tale în același mod meticulos și detaliat în timp ce trec în revistă documentele fiecăruia dintre voi care vin la mine pentru aprobare.

Cel mai rău lucru pe care îl puteți face este să ignorați procesul de naștere a acestui document. Acum este momentul să vă exprimați toate preocupările și să fiți de acord asupra tuturor. Când standardul va fi aprobat, nu vă voi mai lăsa să vă feriți de implementarea lui.

Acum văd o situație în care construim foarte repede, dar construim pe nisip. Și aveți nevoie - pe fundație! Acest standard este baza pe care încerc să o pun sub activitățile noastre. Construim o casă pe o parte, iar partea din ea care a fost construită puțin mai devreme se dărâmă. Prin urmare, ar trebui să renunți la ideea că construirea unei fundații este o pierdere de timp. Da, nu este vizibil, tk. este subteran, dar este nevoie.

Vă rog să citiți și să participați la pregătirea acestui standard cu gândul că apoi veți trăi după el. Și în niciun caz nu ar trebui să se retragă din acest proces. Este o prostie să rămânem pe peron când trenul îmbunătățirilor noastre, mașină după mașină, merge înainte. Este posibil să nu ai timp să sari în ultima trăsură.

Nu trebuie să credeți că este imposibil să trăiți după acest standard - administrez perfect baza de date a departamentului de dezvoltare în ceea ce privește proiectele mele și am elaborat complet metodele descrise pe mine. Acum încerc să-mi extind rezultatul la întreaga companie.

În prezent, standardul nu este scris „ca atare”, ci „cum ar trebui să fie”. De exemplu, nu avem încă o singură instrucțiune completă pentru fabricarea unui produs. Să schițăm acum pentru noi înșine o imagine a unei stări ideale și toată lumea va înțelege clar la ce stare a sistemului ne străduim cu toții să ajungem în cele din urmă.

Lista documentelor interne

Să ne rezervăm imediat că în articol vă oferim doar o listă aproximativă a documentelor interne corporative. Aproximativ nu pentru că ne este lene să întocmim o listă completă, ci pentru că, în primul rând, lista specifică a documentelor depinde de tipul de organizație - comercială sau necomercială, de formă organizatorică și juridică, de stat și de alți factori, iar în al doilea rând - de cerințele legislației privind prezența documentelor interne „se îmbunătățesc constant”, iar hârtia care nu este cerută astăzi poate deveni „fundamentală” mâine. Bineînțeles, în măsura în care vom putea, vom modifica și completa lista, dar totuși ținem cont de cele de mai sus.

Cu toate acestea, oricine are nevoie de o listă specifică pentru organizația sa, avocații noștri de muncă din Ryazan vor întocmi setul de documente necesar pentru organizația dumneavoastră.

Documente interne ale companiei:

Hotărâri (procese verbale) privind aprobarea documentelor interne;
Decizie (protocol privind numirea organului unic de conducere (director, președinte, șef, președinte etc.).

Aici nu am indicat protocoalele (deciziile) necesare la crearea și înregistrarea unei organizații, deoarece se presupune că acestea există deja dacă organizația funcționează.

Opțional, puteți prevedea și o prevedere privind procedura de convocare a organului suprem de conducere (ședințe de fondatori, acționari, membri, acționari etc., cu protocoale corespunzătoare pentru aprobarea acestora.

Regulamentul privind direcția informației, aprobat și de organul suprem de conducere.

Documente contabile interne:

Regulamentul privind politica contabilă (acest document este elaborat de obicei de contabilii înșiși, în conformitate cu activitatea ulterioară a companiei încredințate);
Opțional, poate exista și o prevedere privind distribuirea profiturilor, dividendelor, formarea fondurilor - rezervă, capital și altele.

Lista documentelor interne de muncă (personal):

Tabelul de personal (puteți lua un formular standard T3);
Reglementări interne ale muncii (art. 189 din Codul muncii);
Reglementări privind remunerarea (Capitolul 21 din Codul Muncii al Federației Ruse);
Lista actelor normative privind munca (Articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse);
Un set de acte juridice privind munca în conformitate cu specificul activității (articolul 212 din Codul muncii);
Contracte de muncă (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse), inclusiv un contract de muncă cu directorul (notă: mai devreme, dacă fondatorul SRL și directorul au coincis într-o singură persoană, atunci contractul de muncă nu era necesar, deoarece nu poți semna un acord cu tine, apropo au fost multe explicații și Ministerul Muncii, și Ministerul Finanțelor, dar acum gândul birocratic de stat merge pe calea care totuși, când fondatorul și directorul coincid, atunci ar trebui să existe încă un acord);
Lista profesiilor și a tipurilor de muncă pentru care ar trebui elaborate instrucțiuni privind protecția muncii (articolele 211, 221, 223, 225, 226, 228 din Codul Muncii al Federației Ruse);
Lista instrucțiunilor privind protecția muncii (decretul 1/29);
Documente care confirmă asigurarea angajaților împotriva accidentelor de muncă și a bolilor profesionale (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Programe (articolul 225 din Codul muncii):

Program de informare introductivă;
program inițial de informare la locul de muncă.

Instrucțiuni:

Fișele postului pentru directori și angajați (articolele 211, 221, 223, 225, 226, 228 din Codul Muncii al Federației Ruse);
instrucțiuni privind protecția muncii;
instrucțiuni de siguranță la incendiu.

Reviste:

Jurnalul de înregistrare a instrucțiunii introductive (art. 225 din Codul muncii);
jurnal de informare la locul de muncă (225 TC);
un registru al accidentelor de muncă (Art. Art. Art. 228 - 231 din Codul muncii al Federației Ruse);
registrul de instrucțiuni pentru protecția muncii a salariaților, rezoluție 1/29);
un jurnal de bord pentru emiterea instructiunilor de protectia muncii pentru salariati (decretul 1/29).

Cărți (Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse N 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de lucru”):

Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta;
carte de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserții în acestea.

Ordinele și reglementările locale ale fondatorilor privind munca și protecția muncii:

Ordin privind elaborarea (aprobarea) listei de profesii și tipuri de muncă pentru care ar trebui elaborate instrucțiuni de protecție a muncii;
un ordin de numire a unei persoane responsabile cu instruirea privind protecția muncii și menținerea jurnalelor de instrucțiuni * (* poate fi combinat);
ordin de aprobare a programului anual de concediu;
un ordin privind numirea unei persoane responsabile de păstrarea și înregistrarea cărților de muncă;
decizia (proces-verbal) cu privire la aprobarea programului de pregătire introductivă;
decizia de aprobare a programului inițial de instruire la locul de muncă;
decizia de aprobare a instrucțiunilor SSM pentru angajați (poate fi combinată).

Opțional (aceste documente interne ale organizației pot fi sau nu în funcție de specificul și (sau) dorință, dar totuși am considerat că este necesar să ne completăm lista cu ele):

Jurnalul de inspecții ale persoanelor juridice și întreprinzătorilor individuali opțional (clauza 8 a articolului 16 din Legea federală nr. 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal ", Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Federației Ruse nr. 141 "Cu privire la punerea în aplicare a prevederilor Legii federale "Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și antreprenorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și municipalității Control";
Regulamentul privind datele cu caracter personal (clauza 8 a articolului 86, articolul 88 din Codul muncii);
Instrucțiuni pentru lucrul pe un PC (dacă lucrul pe un PC durează mai mult de 50% din timpul de lucru);
Program de instruire în domeniul securității muncii (opțional la crearea unei comisii de formare în domeniul securității și sănătății);
Ordin privind crearea unei comisii de testare a cunoștințelor privind protecția muncii;
Instruire de instruire în domeniul siguranței muncii;
Protocoale pentru testarea cunoștințelor privind protecția muncii;
Jurnalul de testare a cunoștințelor privind protecția muncii.

După cum puteți vedea, nimic extraordinar. Cu diligență și cunoștințe minime de PC, puteți face lista necesară de documente interne ale organizației dumneavoastră.

Cu toate acestea, în conformitate cu articolul 309.2 din Codul muncii, organizațiile care se încadrează în categoria microîntreprinderilor pot utiliza o formă standard a unui contract de muncă încheiat între un angajat și un angajator - o entitate de afaceri mici care aparține microîntreprinderilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 858. Criteriile de clasificare ca microîntreprinderi sunt stabilite de articolul 4 din Legea federală nr. 209 - FZ „Cu privire la dezvoltarea întreprinderilor mici și mijlocii în Rusia Federația Rusă” și Decretul Guvernului Federației Ruse adoptat în conformitate cu această lege nr. 265 „Cu privire la valorile limită ale veniturilor obținute din activități comerciale pentru fiecare categorie de întreprinderi mici și mijlocii”.

Dacă o microîntreprindere utilizează un contract standard de muncă, documentele interne ale organizației, cum ar fi reglementările interne de muncă, prevederile privind remunerarea și o serie de alte documente locale de muncă (de personal) incluse în lista obligatorie nu pot fi întocmite.

Înregistrarea documentelor interne

Toate documentele organizației sunt împărțite în trei fluxuri de documente:

Documentele primite (primite), de ex. intrarea in organizatie;
documente de ieșire (trimise);
documente interne.

Document de intrare (document de intrare) - un document primit de instituție.

Document de ieșire (document trimis) - un document oficial trimis de la o instituție.

Un document intern este un document oficial care nu depășește organizația care l-a pregătit.

Fiecare dintre fluxurile de documente are particularități de procesare. Trebuie să vă amintiți întotdeauna că particularitățile prelucrării sunt influențate de alegerea formei de organizare a muncii cu documente (centralizată, descentralizată, mixtă).

Documentele primite le includ pe cele care provin de la alte organizații: superioare, subordonate, publice, municipale, neguvernamentale, de la deputați și cetățeni. De exemplu: legi, decrete, decrete, decizii, instrucțiuni, instrucțiuni, instrucțiuni, instrucțiuni, ordine, împuterniciri, contracte, scrisori (oferte, însoțire, garanție, publicitate, informații, întrebări etc.), mesaje fax, mesaje trimise prin e-mail, telegrame, mesaje telefonice, mesaje teletip, rapoarte privind activitățile economice, financiare, de management, memorii, acte, contestații cetățenilor, cereri și contestații de deputați, petiții, contestații colective.

Procesarea documentelor primite include:

Recepția și prelucrarea primară a documentelor;
examinarea preliminară și distribuirea documentelor;
înregistrare;
transfer pentru executare.

Recepția și prelucrarea primară a documentelor în organizațiile care primesc un număr mare de documente sunt efectuate de serviciul de management al biroului, în cele mici - de către secretar. În organizaţiile foarte mari (ministere, preocupări), în structura instituţiei de învăţământ preşcolar se creează unităţi speciale care primesc documente – expediţii.

Documentele primite pot fi primite prin poștă, livrate prin curier, curier, vizitatori sau trimise prin e-mail sau fax.

La primire, este necesar să se verifice corectitudinea livrării corespondenței. Dacă este livrat la o adresă greșită, acesta trebuie transmis expeditorului. Se deschid plicurile, cu excepția celor marcate „în persoană”, se evaluează starea fizică a documentelor (deteriorarea textului, primirea incompletă a unui mesaj fax), și se verifică prezența anexelor. De regulă, plicurile sunt distruse, cu excepția cazului în care data la care a fost trimis sau primit documentul, sau adresa expeditorului, poate fi ștampilată pe plic. Apoi plicul este fixat pe document. Dacă textul documentului este deteriorat, nu există atașamente, atunci se întocmește un act. O copie a actului împreună cu documentele primite este trimisă destinatarului. Scrisorile recomandate sunt acceptate contra primire. În cazul în care documentul are inscripția „URGENT”, pe el este ștampilat ora primirii. Examinarea preliminară a documentelor se efectuează pentru a distribui corespondența primită documentelor care necesită o atenție specială din partea conducerii organizației sau a diviziilor structurale, pentru a elibera managerul de luarea în considerare a problemelor secundare, pentru a accelera circulația documentelor și a acestora. execuţie.

Repartizarea documentelor primite între conducere se face pe baza ordinului de repartizare a responsabilităţilor între conducere, unde direcţiile de activitate sunt atribuite fiecărui funcţionar. Transferul documentelor spre considerare personalului de conducere al organizației se face pe baza importanței conținutului documentului și în conformitate cu funcțiile și competența funcționarilor cărora le este trimis documentul spre examinare pe baza distribuirii. a atribuţiilor stabilite în organizaţie.

Contabilitatea documentelor primite constă în aplicarea unui semn de primire. Acesta include numărul de înregistrare al documentului și data primirii (dacă este necesar, ore și minute). Marcajul este plasat în colțul din dreapta jos al primei foi a documentului. Poate fi ștampilat manual sau cu ștampilă electrică. Imaginea de facsimil a documentului are data primirii, deci trebuie introdus în ea doar un număr de serie. Apoi documentele care urmează a fi înregistrate sunt introduse în formularul de înregistrare stabilit de organizație (revista, card, card electronic).

Considerarea documentului de către conducere constă în faptul că oficialul relevant scrie o rezoluție asupra acestuia, adică decizia sa asupra informațiilor cuprinse în document.

Rezoluția se transferă în formularul de înregistrare.

Transferul unui document pentru executare se efectuează după examinarea de către conducerea acestuia.

Documentele trebuie executate la timp, prin urmare documentele primite trebuie predate contractantului în ziua primirii și înregistrării sau în prima zi lucrătoare când documentele sunt primite în afara programului de lucru.

În cazul în care documentul necesită executare imediată, acesta poate fi transferat direct executorului, dar întotdeauna cu un mesaj în acest sens către șef.

Dacă un document este destinat executării de mai mulți interpreți, în acord cu interpretul responsabil, acesta este transferat unul câte unul la fiecare sau pentru toți interpreții indicați în rezoluție sau se fac fotocopii. Toate lucrările la pregătirea proiectului de document sunt organizate de executorul responsabil.

Astfel, principalele sarcini de procesare a documentelor primite sunt:

Verificarea livrării corecte a documentelor;
verificarea integrității atașamentelor și a stării fizice a documentelor primite;
stabilirea faptului primirii documentelor;
pregătirea lor pentru execuție;
transferul documentelor către interpreți.

Ieșire - documente create în cadrul organizației și trimise din aceasta către alte instituții sau persoane fizice care au trimis o contestație. Dacă o organizație are instituții subordonate, le poate trimite documente administrative (rezoluții, ordine, instrucțiuni), scrisori (informații, garanții etc.). Ei trimit memorii, rapoarte, certificate, recenzii, scrisori, telegrame, mesaje telefonice, faxuri, mesaje trimise prin e-mail organizatiilor superioare.

Procesarea de ieșire include:

Redactarea unui proiect de document;
pregătirea unui proiect de document;
aprobarea acestuia (observarea);
certificarea documentului;
trimiterea documentului.

Executorul este responsabil pentru pregătirea proiectului de document de ieșire. El coordonează acțiunile altor executanți specificate în rezoluție. Executorul responsabil are dreptul: să convoace co-executori la ședințe de lucru, să ceară de la aceștia toate materialele necesare, să stabilească succesiunea lucrărilor între co-executori.

În procesul de pregătire a unui document de ieșire, executantul elaborează în mod independent un proiect, pregătește un proiect de document și îl aprobă (aprobare). Acesta trebuie să aducă la instituția de învățământ preșcolar un proiect de document, care impune aplicarea detaliilor de atestare necesare (semnătură, data semnării, indice de înregistrare de ieșire, dacă este cazul, ștampilă de aviz, sigiliu). Documentul poate fi transferat funcționarului corespunzător prin serviciul instituției de învățământ preșcolar sau secretar. Proiectul de document se depune cu toate materialele pe baza cărora a fost întocmit. Dacă comentariile oficialului (persoanelor) care aprobă proiectul de document sunt atașate proiectului de document, acestea trebuie atașate proiectului.

Managerul, familiarizat cu proiectul de document, îl poate certifica imediat cu semnătura sa sau poate face comentarii, modificări și îl poate supune revizuirii. Apoi, contractantul finalizează documentul în conformitate cu observațiile „colectează din nou aprobarea vizei. Revenirea proiectului poate fi repetată, iar de fiecare dată executantul trebuie să repete întreaga procedură de pregătire a proiectului de document de la început până la sfârșit.

Fiecare angajat al instituției de învățământ preșcolar trebuie să știe „că antreprenorul aduce un proiect de document, executat integral: tipărit pe formularul corespunzător, cu toate vizele.

Principalele sarcini ale instituției de învățământ preșcolar la procesarea documentelor de ieșire sunt:

Verificarea corectitudinii proiectării documentului în conformitate cu regulile stabilite;
verificarea disponibilității detaliilor de certificare;
aplicarea indexului de înregistrare de ieșire;
procesarea documentului pentru expediere.

Procesarea corespondenței trimise include:

Triere;
atasare la plicuri;
adresarea;
livrare la oficiul postal.

Când acceptați documente pentru trimitere, asigurați-vă că verificați:

Corectitudinea documentelor (semnătura, data, indexul de înregistrare, marca pe categoria de plecare);
prezența atașamentelor specificate în documentul trimis și corespondența numărului de copii cu numărul de destinatari;
adresarea corectă, prezența unui număr de înregistrare, dacă documentul a fost trimis prin fax.

Documentele trimise la o singură adresă pot fi incluse într-un singur plic.

Pentru scrisoarea recomandată în serviciul de birou se întocmește o listă de corespondență, la finalul căreia se notează numele de familie al salariatului care a întocmit-o și data expedierii.

Documentele aparatului sunt acceptate numai cu o scrisoare de intenție.

Toate documentele care ies din organizație trebuie procesate și trimise în aceeași zi sau nu mai târziu de prima jumătate a următoarei zile lucrătoare.

Documentele interne includ rapoarte, note explicative, protocoale, acte, declarații.

Prelucrarea documentelor interne în etapele de pregătire și execuție a acestora trece prin pregătirea documentelor de ieșire (întocmirea unui proiect, pregătirea unui proiect de document, aprobarea (avizarea), certificarea, înregistrarea, trimiterea acestuia, iar în etapa de executare - documente primite (primire, examinare prealabilă, înregistrare, examinare de către conducere, transfer spre executare).

Documentele interne au o serie de caracteristici ale procesării lor, care sunt determinate de tipul de documente:

Proiectele de ordine trebuie vizate de un reprezentant al serviciului juridic;
protocolul nu are o etapă de pregătire a proiectului, precum și aprobare și avizare.

Transferul de documente primite, expediate și interne poate fi efectuat:

Serviciu de curierat sau curierat;
secretari;
cu ajutorul mijloacelor tehnice.

Diviziunile structurale ale unor organizații pot fi situate în diferite clădiri sau cartiere ale orașului. În astfel de cazuri, se recomandă organizarea livrării documentelor de către curieri.

În cadrul unității structurale, cel mai rațional este să se implice un secretar care să ridice corespondența de la instituția de învățământ preșcolar, să returneze documentele de ieșire pregătite pentru trimitere și să transfere documente pentru executare către angajații unității structurale.

Introducerea mijloacelor tehnice și a tehnologiei informatice a făcut posibilă schimbarea procesului de prelucrare a documentelor. Procesul de redactare a documentului a fost accelerat, deoarece efectuarea modificărilor nu necesită retipărire. Aprobarea (aprobarea) documentelor este redusă și simplificată semnificativ. Schimbări fundamentale au avut loc în procesul de primire și trimitere a documentelor odată cu apariția faxurilor și e-mailului. Dar trebuie amintit că mijloacele de transmitere numite transmit în general nu un document, ci informațiile afișate pe transportator. În prezent, un document transmis prin intermediul sistemelor de informare și telecomunicații poate fi certificat cu semnătură digitală electronică. Numai în acest caz va fi obligatoriu din punct de vedere juridic.

Toate documentele trebuie depuse cu note privind faptul transferului în formularele de înregistrare corespunzătoare. În cazul în care un document este transferat de la o unitate structurală la alta, ocolind instituția de învățământ preșcolar, angajatul care a transferat documentul trebuie să informeze acest serviciu despre faptul transferului.

Înregistrarea documentelor interne

Punctul principal în organizarea serviciilor de documentare este organizarea rațională a înregistrării documentelor.

Înregistrarea unui document este o înregistrare a acreditărilor despre un document în forma prescrisă, care fixează faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

De asemenea, puteți oferi o definiție mai detaliată a înregistrării ca confirmare a creării sau primirii unui document într-o anumită zi, introducându-l în formularul de înregistrare cu atribuirea unui număr de înregistrare a contului și înregistrându-l sub forma informațiilor de bază despre document, care vă permite să creați o bază de date despre documentele instituției pentru controlul ulterior asupra calendarului de execuție a documentelor și lucrări de referință asupra acesteia.

Cu alte cuvinte, în timpul procesului de înregistrare, este pus la dispoziție un sistem de regăsire a informațiilor pentru toate documentele instituției, care pot fi apoi utilizate pentru lucrări de referință și control asupra execuției documentelor.

Prin urmare, înregistrarea are trei scopuri:

Contabilitatea documentelor;
controlul asupra executării acestora;
lucrare de referință asupra documentelor.

Doar documentele care necesită răspuns și executare sunt supuse înregistrării, indiferent de modalitatea de creare sau primire a acestora.

Documentele cu caracter operațional, trimise sau create doar cu titlu informativ și care nu necesită răspuns și executare, nu sunt înregistrate. Serviciul de birouri trebuie să elaboreze o listă (listă) de documente care nu fac obiectul înregistrării. Este aprobat de șeful organizației și actualizat după cum este necesar. După prelucrarea inițială, documentele neînregistrate sunt transferate departamentului sau executorilor direcți care pot fi afectați de informațiile conținute în acestea.

Documentele care nu fac obiectul înregistrării, de regulă, includ:

Scrisori de informare trimise pentru informare;
toate scrisorile de vânzare;
scrisori de felicitare și telegrame;
invitatii, programe de seminarii, intalniri si conferinte;
publicații tipărite (cărți, broșuri, reviste);
colete marcate „în persoană”;
copii ale documentelor de reglementare, deciziilor și ordinelor organelor de stat;
materiale informative etc.

Documentele de intrare, de ieșire și interne sunt înregistrate separat cu numere de înregistrare separate.

Numărul de înregistrare (index) al unui document este o denumire digitală sau alfanumerică atribuită unui document la înregistrarea acestuia.

Există trei forme de înregistrare a documentelor:

Revistă;
card;
automatizate.

Sistemul jurnalului este de obicei utilizat atunci când înregistrarea documentelor vine în prim plan, cele mai valoroase documente sunt de obicei înregistrate în jurnale, de exemplu, pașapoarte, cărți de muncă, documente educaționale. Băncile țin evidența contractelor de depozit, a conturilor companiei etc. Sistemul de înregistrare a jurnalului este utilizat atunci când se lucrează cu documente cu acces limitat: secrete, confidențiale. Pentru fiecare categorie de documente, propria sa formă a jurnalului este de obicei dezvoltată cu diferite grade de granularitate a informațiilor despre document.

Sistemul de înregistrare a jurnalelor a fost convenabil pentru organizații atâta timp cât au primit un număr mic de documente. Cu un volum mare de flux de lucru, sistemul jurnal are o serie de dezavantaje semnificative. Întrucât înregistrarea în jurnal se efectuează în ordinea primirii documentelor, o singură persoană o poate efectua odată. Cu un număr mare de documente primite, procesul de înregistrare durează mult și întârzie munca ulterioară cu documentele. În plus, sistemul de înregistrare a jurnalului duce adesea la reînregistrarea documentelor în alte divizii structurale în care documentul este transferat. Dar principalul dezavantaj al sistemului de înregistrare a jurnalului este imposibilitatea organizării controlului asupra termenelor de execuție a documentelor și efectuarea cu promptitudine a lucrărilor de informare și referință asupra documentelor.

Sistemul de înregistrare a cardurilor face posibilă depășirea acestor dezavantaje, deoarece cardurile pot fi plasate în indexurile cardurilor în orice succesiune, iar mai multe persoane pot înregistra documente în același timp, creând numărul necesar de copii ale cardului de înregistrare sub o copie carbon. Forma cardului de înregistrare poate fi determinată de instituția însăși și este consemnată în instrucțiunile pentru munca de birou.

Cu toate acestea, cel mai rațional astăzi este un sistem automat de înregistrare a documentelor pe un computer. Permite, prin înregistrarea la diferite locuri de muncă, combinarea tuturor informațiilor despre documente într-o singură bază de date, pe baza căreia este posibilă organizarea unei lucrări centralizate de informare și referință și control asupra execuției documentelor.

Documentele primite sunt de obicei înregistrate central. Într-o firmă mică, aceștia sunt înregistrați de un secretar, într-o instituție care are un birou - un angajat special desemnat sau, dacă volumul documentelor primite este mare, un grup de înregistrare.

Documentele se inregistreaza indiferent de modalitatea de primire: primite prin posta, primite prin curier, fax, e-mail.

Următoarele informații despre documentul primit sunt de obicei introduse în formularul de înregistrare:

Data primirii;
numărul de înregistrare de intrare atribuit documentului de către instituția de primire;
autor (corespondent) - i.e. al cui document este;
data documentului care i-a fost atribuit de instituția autor;
numărul de înregistrare al documentului care i-a fost atribuit de instituția autoră;
titlu (despre ce este documentul);
rezoluţie;
termenul de executare a documentului primit;
executant (care va lucra cu documentul primit);
progresul executării (toate transmisiile documentului și rezultatul executării sunt înregistrate);
N & caz (unde documentul este plasat după executare).

Formularul de înregistrare a documentului primit nu este completat complet la început. Înainte ca documentul să fie predat șefului, nu există rezoluție, termen și executor pe înscris, aceste date se introduc după ce documentul este luat în considerare de către șef. Informațiile despre progresul executării documentului și numărul cazului sunt introduse în formularul de înregistrare deja în timpul și după executarea documentului.

Un astfel de card poate fi proiectat în format A5 (148x210) sau A6 (105x148). Se inmulteste alegand o hartie destul de groasa.

Pentru diferite grupuri de documente înregistrate, puteți utiliza carduri de diferite culori, dungi de culoare de-a lungul marginii superioare sau în diagonală.

Cu un sistem automat de înregistrare, cea mai convenabilă (oferită de majoritatea programelor de calculator) este forma afișată a unui card de înregistrare (RCC), în care sunt introduse informații despre un document, similar unui card manual tradițional pe hârtie.

Cu un sistem de înregistrare automatizat, informațiile despre un document pot fi completate cu ușurință. De exemplu adăugați:

Tip de document;
localizarea geografică a autorului documentului;
autorul rezoluției;
denumirea unității structurale;
numărul de foi din document;
numărul de foi de aplicare;
documente relatate.

Completarea unui card de înregistrare pe ecranul unui computer este în multe privințe similară cu completarea unui card de hârtie tradițional, dar are și propriile sale particularități.

Formularul cardului electronic de înregistrare, de regulă, conține atât date (câmpuri), completate manual (de exemplu, numărul și data documentului primit, un rezumat, textul rezoluției), date (câmpuri) care sunt introduse automat (data înregistrării, numărul de înregistrare al documentului) și datele (câmpurile) care sunt introduse selectând informații din listele derulante. O astfel de introducere de informații nu numai că accelerează procedura de completare a cardului de înregistrare, dar și, ceea ce este deosebit de important, evită greșelile de scriere și neînțelegerile, care pot complica semnificativ sau chiar face imposibilă căutarea automată a informațiilor despre un document.

Cu ajutorul listelor derulante, de regulă, datele (câmpurile) sunt completate:

Tip document - deoarece numărul de tipuri de document este limitat;
autorul rezoluției este o listă a înalților funcționari ai organizației;
unitate structurală - o listă de unități structurale;
executanți - de regulă, acest câmp este format din două părți - numele (și/sau indexul) unității structurale și numele de familie și inițialele interpretului;
Numărul cazului - asociat cu nomenclatorul cazurilor organizației;
documente conexe - aceste date stabilesc o legătură între documentul înregistrat și altele (de exemplu, un document de răspuns este legat de un document de inițiativă).

Cu ajutorul listei actualizate se completează datele (câmpul) „corespondent”. Organizațiile cu care se menține corespondența constantă sunt selectate din listă. În cazul înregistrării unui document primit de la un nou corespondent, informațiile despre acesta sunt introduse în listă. Informațiile despre corespondenți pot fi utilizate în continuare în lucrări de referință, pentru a forma liste de corespondență etc.

După ce au petrecut timp pentru crearea unor astfel de liste, aceștia realizează economii semnificative de timp în procesul de muncă ulterioară.

Formularele de înregistrare pentru documentele trimise sunt similare în multe feluri cu formularele de înregistrare pentru documentele primite, dar sunt completate cu date diferite. Indicat:

numele departamentului care a pregătit documentul,
numărul documentului de ieșire;
data documentului;
destinatar, adică numele organizației la care este trimis documentul;
un rezumat al documentului;
numele contractantului care a întocmit documentul;
data cheie a răspunsului așteptat;
un link către un document primit, dacă documentul este un răspuns;
numărul cazului la care este atașată copia documentului trimis (sau originalul dacă documentul este trimis prin fax).

Alte informații despre document pot fi adăugate, de exemplu, numărul de coli „prezența atașamentelor” numărul formularului, ordinea de trimitere etc.

Documentele trimise sunt de obicei înregistrate central la zona de expediere.

Documentele interne sunt adesea înregistrate într-o manieră descentralizată de către grupurile din acele departamente unde sunt create și executate: în departamentul de contabilitate, departamentul de personal, birou etc.

Documentele interne trebuie înregistrate în ziua semnării sau aprobării.

La înregistrarea unui document intern, se completează următoarele informații despre acesta:

Numărul de înregistrare de serie atribuit documentului;
data documentului (înregistrare);
rezumat;
departamentul care a întocmit documentul;
executor testamentar;
perioada de executie;
marca de execuție (progresul execuției);
numărul cazului la care este depus documentul.

Ca și în formele anterioare de documente de intrare și de ieșire, la formularul de înregistrare pot fi adăugate și alte date: numărul de foi, prezența anexelor etc.

Fiecare tip de document (comenzi, comenzi, contracte, memorii) este înregistrat și numerotat independent. Numărul de serie atribuit documentului în momentul înregistrării este transferat în document. La număr se pot adăuga litere. De exemplu, la un ordin de personal - "ls", adică personal, sau "k" - cadre, la numărul de ordine - litera "r" - un ordin etc.

Instituirea unui sistem rațional de înregistrare a documentelor permite serviciului de management al biroului să dețină informații despre toate documentele organizației și să îndeplinească profesional sarcini atât de importante, cum ar fi munca de informare și referință și controlul execuției documentelor.

Verificarea internă a documentelor

Începutul următorului an calendaristic la o întreprindere (organizație, instituție) coincide de obicei cu o inspecție a stării activităților acesteia de către o comisie internă prezidată de unul dintre adjuncții șefilor. Se efectuează o verificare corespunzătoare în principalele domenii de asigurare a activităților, incl. documentare suport de management (DOU) (luc de birou).

Sarcinile de inspecție sunt de obicei formulate în ordinea (ordinea) conducătorului întreprinderii (organizație, instituție). Pentru a verifica starea muncii de birou în componența comisiei, de regulă, se formează un subcomitet cu atribuțiile corespunzătoare.

Principalele sarcini ale subcomitetului sunt următoarele:

1) verificarea disponibilității reglementărilor locale care reglementează organizarea muncii de birou a unei întreprinderi (organizație, instituție), conformitatea acestora cu cerințele actelor juridice de reglementare în domeniul muncii de birou;
2) asigurarea muncii de birou cu principalele tipuri de resurse, conformitatea acestora cu nevoile întreprinderii (organizație, instituție) în informații documentate;
3) stadiul de lucru privind gestionarea documentelor generate în activitățile întreprinderii (organizație, instituție), precum și asupra documentației acesteia;
4) identificarea deficiențelor în funcționarea sistemului de lucru de birou al unei întreprinderi (organizație, instituție), stabilirea cauzelor acestora, elaborarea de propuneri care vizează îmbunătățirea sistemului de muncă de birou (cu reflectarea celor de mai sus în raportul de inspecție).

Să luăm în considerare modul în care aceste sarcini sunt rezolvate în timpul activităților de verificare.

Verificarea prezenței reglementărilor locale

Principalele reglementări locale (LNA) care guvernează organizarea muncii de birou a unei întreprinderi (organizație, instituție) includ:

Reglementări privind unitatea structurală care exercită autoritatea de organizare a muncii de birou;
- instructiuni pentru munca de birou;
- fisele postului angajatilor unitatii autorizate. LNA-urile enumerate formează baza organizatorică și legală pentru buna funcționare a sistemului de evidență corporativă.

Pe lângă acestea, o întreprindere (organizație, instituție) poate dezvolta:

Reglementări privind subdiviziunile din cadrul subdiviziunii structurale autorizate: o grupă de prelucrare a documentelor, o grupă de pregătire tehnică a documentelor, o grupă operațională de stocare a documentelor, o grupă de depozitare a documentelor, etc.;
- instrucțiuni pentru angajații responsabili cu munca de birou în alte unități structurale.

La verificarea LNA se stabilește și modul în care acestea respectă cerințele actelor normative și legale (de reglementare și metodologice, de reglementare și tehnice) în domeniul muncii de birou.

În special, la verificarea instrucțiunilor pentru munca de birou, conformitatea structurii și conținutului acestuia cu Ghidul pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin nr. din ordinul lui Rosarkhiv N 76.

La verificarea fișelor posturilor se stabilește conformitatea conținutului acestora cu caracteristicile de calificare. În plus, se atrage atenția asupra conformității designului LNA cu GOST R6.30-2003.

Pe baza rezultatelor verificării, se face o concluzie despre prezența (absența parțială sau completă) a unui LNA care reglementează organizarea muncii de birou a unei întreprinderi (organizație, instituție), precum și conformitatea acesteia sau non parțială (completă) -respectarea actelor legale de reglementare in domeniul muncii de birou.

La verificarea securității activității de birou cu principalele tipuri de resurse, conformitatea acestora cu nevoile întreprinderii (organizație, instituție), informațiile documentate se concentrează pe:

Încadrarea unității structurale autorizate cu personal în numărul și calificarea cerute;
- disponibilitatea și starea spațiilor pentru amplasarea unei unități structurale autorizate și a zonelor de lucru relevante;
- disponibilitatea și echiparea locurilor de muncă ale personalului unității structurale autorizate, conformitatea acestora cu cerințele de protecție a muncii;
- disponibilitatea și funcționalitatea mijloacelor de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile unității structurale autorizate: prelucrarea informațiilor documentate, stocare, comunicare și comunicare etc.;
- regularitatea primirii fondurilor care să asigure funcționarea unității structurale autorizate, suficiența acestora pentru îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor pentru a răspunde nevoilor întreprinderii (organizație, instituție) în informații documentate.

Pe baza rezultatelor verificării, se face o concluzie despre furnizarea (lipsa parțială sau totală de furnizare) cu tipurile de resurse enumerate, conformitatea acestora (nerespectarea parțială sau totală) cu nevoile întreprinderii (organizației) în informatii documentate.

La verificarea stării de lucru privind gestionarea documentelor generate în activitățile unei întreprinderi (organizație, instituție), precum și la documentarea acesteia, conformitatea performanței efective cu cea planificată este evaluată în primul rând.

În special, volumul circulației documentelor întreprinderii (organizație, instituție) este determinat: în general și de principalele fluxuri de informații (documente de intrare, de ieșire și interne), precum și de tipurile de documente (hârtie și electronice), inclusiv . comparativ cu indicatorii similari din anii anteriori.

De asemenea, este evaluată eficiența utilizării mijloacelor automate de prelucrare a informațiilor documentate.

Se acordă o atenție deosebită asigurării securității documentelor în procesul de circulație: volumul măsurilor de căutare și restabilire a stării lor fizice și chimice normale, numărul de documente nedetectate (pierdute) pentru perioada verificată și în comparație cu similare. indicatorii anilor anteriori. Se verifică și datele privind rezultatele controlului asupra executării documentelor, în special numărul cazurilor de executare necorespunzătoare a acestora: nerespectarea termenelor, executarea documentelor cu încălcarea cerințelor stabilite, nerespectarea documentului executat. cu rezoluția etc. Pe baza rezultatelor auditului se face o concluzie cu privire la gradul de eficiență a muncii de birou – în general și pe componente funcționale (managementul documentelor și documentația).

Documente interne de munca

Contabilitatea forței de muncă și a salariilor din organizație se realizează pe baza documentelor primare generate în departamentul de personal. Munca prost organizată a departamentului de personal afectează inevitabil activitatea atât a departamentului de contabilitate, cât și a întregii organizații. Consecința acestui fapt este plata în timp util a angajaților, concediile medicale, pregătirea în timp util a documentelor pentru depunerea la autoritățile sociale de stat. Ca urmare, există o scădere a performanței financiare a întreprinderii în ansamblu.

În conformitate cu normele Codului Muncii al Federației Ruse, corectitudinea întocmirii documentației de personal este controlată atât de organele Inspectoratului Federal de Muncă (Rostrudinspektsiya), cât și de organele Inspectoratului Fiscal Federal. Inspectorul de stat poate veni la biroul oricărei organizații, indiferent de forma de proprietate și poate solicita documente legate de evidența personalului și alte reglementări și ordine interne obligatorii și existente (Legea federală nr. 134-FZ „Cu privire la protecția Drepturile persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în control (supraveghere)”.

Documentarea activităților serviciului de personal acoperă toate procesele legate de proiectarea și prelucrarea documentației de personal în conformitate cu regulile stabilite și rezolvă următoarele sarcini de management al personalului:

Organizarea muncii a angajaților;
- încheierea unui contract de muncă și angajare;
- transfer la un alt loc de muncă;
- asigurarea angajaților cu concediu de odihnă;
- incurajarea angajatilor;
- impunerea de sancțiuni disciplinare salariaților;
- certificarea angajatilor;
- mentinerea tabloului de personal;
- contabilizarea folosirii timpului de lucru;
- atragerea angajatilor la munca in weekend si in sarbatorile nelucratoare;
- înregistrarea călătoriilor de afaceri;
- încetarea unui contract de muncă și concedierea de la muncă.

Lista documentelor de personal care trebuie păstrate de organizații, indiferent de forma lor de proprietate, este dată în anexă. De asemenea, indică documentele de reglementare care reglementează obligația angajatorului de a menține anumite documente de personal, precum și termenii de păstrare a acestora (în conformitate cu Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând timpii de depozitare aprobate de Rosarkhiv).

Organizarea muncii muncitorilor se realizează prin adoptarea (aprobarea de către conducătorul organizației sau un funcționar autorizat de acesta) a reglementărilor locale. Fiecare angajator trebuie să aibă reglementări interne de muncă și un regulament privind protecția datelor cu caracter personal. Alte reglementări locale, precum reglementări privind salariile, raționalizarea forței de muncă, sporuri și stimulente materiale, certificare etc., sunt adoptate dacă este necesar.

Contractul colectiv (acordul) are un caracter de recomandare, deoarece este încheiat prin acordul părților (capitolul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse). Gestionarea dosarelor personale ale angajaților este de natură consultativă pentru companiile private. Obligația angajatorului de a conduce afacerile personale se aplică angajaților organizațiilor de stat în conformitate cu Legea federală nr. FZ-79 „Cu privire la serviciul public de stat al Federației Ruse”. Pentru comoditate, puteți recomanda în continuare formarea de fișiere personale sau dosare personale, iar procedura de formare a acestora ar trebui stabilită în actul normativ local al organizației aprobat de șef.

Fișierul personal al unui angajat (dosar personal) poate include copii ale documentelor care sunt necesare la solicitarea unui loc de muncă (pașaport, carte de identitate militară, certificat de atribuire TIN, certificat de asigurare de pensie, certificat de căsătorie, certificat de naștere al copiilor - pentru a oferi beneficii fiscale; documente privind educația etc.) și, ulterior, toate documentele principale realizate în perioada activității de muncă a salariatului, care îi caracterizează activitatea de muncă (cereri de transfer la un alt loc de muncă, scrisoare de concediere, caracteristici, documente privind dezvoltarea profesională, copii de pe ordinele de admiterea, transferul, concedierea etc.).

În plus, angajatorul trebuie să aibă următoarele documente SSM:

Instrucțiuni de siguranță la locul de muncă după profesie;
- jurnalul briefing-ului (familiarizarea cu instructiunile);
- un jurnal al angajaților care trec examenul medical obligatoriu și alții.

Aceste documente pot fi stocate în departamentul de personal al întreprinderii, dacă organizația nu are un serviciu separat de protecție a muncii, sau în birou.

În conformitate cu sub. "A" partea 1 a art. 356 din Codul Muncii al Federației Ruse, inspectoratul federal de muncă exercită supravegherea și controlul de stat asupra respectării de către angajatori a legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare. Inspectoratul Federal al Muncii are dreptul să trimită, în conformitate cu procedura stabilită, autorităților executive federale, autorităților executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse, guvernelor locale, agențiilor de aplicare a legii și instanțelor, reclamații și alte materiale privind încălcările muncii legislația și protecția muncii, până la suspendarea activității firmelor, care au constatat încălcări (art. 3.12. Cod administrativ).

Șefii organizațiilor răspund personal de fondul documentar format în cadrul activităților lor. Pentru încălcarea legislației Federației Ruse și a altor acte juridice de reglementare, menținerea incorectă a dosarelor de personal sau absența acestora, legiuitorul prevede impunerea unei amenzi administrative: funcționarilor - de la 1.000 la 5.000 de ruble, persoanelor juridice - de la 30.000 - 50.000 ruble. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile și, din nou - atrage după sine descalificarea unui funcționar (articolele 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 și 14.23 din Codul administrativ).

Lista documentelor de personal necesare organizației:

	Document	Ce document reglementează	Notă	Termen de valabilitate
	Regulamentul intern al muncii (PVTR)	Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (inainte de semnarea unui contract de munca), angajatorul este obligat sa familiarizeze angajatul cu PTP-ul impotriva semnarii. Valabil până când este înlocuit cu altele noi.	În mod constant
	Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților	Articolul 86 din Codul muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze salariatul cu Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților împotriva semnăturii. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Tabel de personal (formular T-3) (aranjament de personal)	Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1	Este compilat de fiecare dată când sunt aduse anumite modificări.	În mod constant
	Carte de contabilitate pentru mișcarea cărților de lucru și a inserțiilor acestora		Este păstrat în departamentul de personal și este întreținut constant.
	Carnet de chitanțe și cheltuieli pentru formularele contabile ale carnetelor de muncă și inserțiilor acestora	Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserții la acestea (aprobate prin decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69)	Este stocat în departamentul de contabilitate împreună cu formulare de cărți de lucru și inserări în acestea; către departamentul de personal se primesc formulare la solicitarea unui lucrător de personal.	50 de ani (dar la lichidare societatea se preda arhivei orașului împreună cu alte documente, a căror perioadă de păstrare este de 75 de ani)
	Reglementări privind salariile, sporurile și stimulentele materiale	Secțiunea 6 din Codul muncii al Federației Ruse, capitolul 21 din Codul muncii al Federației Ruse	În prezența sistemelor complexe de remunerare și a sistemelor de muncă și bonusuri. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Reglementări privind sistemul de instruire	Articolele 196, 197 din Codul Muncii al Federației Ruse	Dacă în organizaţie există un sistem de instruire.	În mod constant
	Reglementări privind certificarea angajaților	Articolul 81 din Codul Muncii al Federației Ruse	La efectuarea certificării prin decizia angajatorului.	În mod constant
	Program de vacanță	Articolul 123 din Codul muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia nr	Aprobat de angajator cu cel mult două săptămâni înainte de debutul anului calendaristic.
	Contract de munca	Articolele 16, 56, 57, 67 din Codul muncii al Federației Ruse	Se încheie în scris cu fiecare angajat.
	Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal, instrucțiuni de lucru pentru profesii		Acceptat prin decizia angajatorului.	În mod constant
	Comenzi de muncă	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat in baza unui contract de munca. Acestea sunt anunțate angajatului contra semnării în termen de trei zile de la data începerii efective a lucrului.
	Comenzi de transfer	Articolul 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat în baza unui acord de transfer la un alt loc de muncă (acord suplimentar la contractul de muncă).
	Ordine de concediere	Articolul 84.1 din Codul muncii al Federației Ruse
	Comenzi pentru activitatea principală		Publicat după cum este necesar. Comenzile pentru activitatea principală, întocmite de departamentul de personal, sunt înregistrate și stocate în birou. În serviciul de personal se derulează dosarul „Copii de comenzi pentru activitatea principală”.	1 an (copii ale comenzilor stocate în departamentul de personal)
	Lasă comenzi	Capitolul 19 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1	Publicat pe baza unui program de vacanță sau a declarației unui angajat
	Cererile angajaților pentru concediu fără plată	Articolul 128 din Codul muncii al Federației Ruse	Concediul fără plată este acordat la cererea (la cerere) salariatului în conformitate cu partea 1 a art. 128 din Codul muncii al Federației Ruse sau la cererea legii pe baza cererii unui angajat (partea 2 a articolului 128 din Codul muncii al Federației Ruse).
	Cardul personal al angajatului (formular T-2)	Rezoluția Goskomstat al Rusiei nr. 1.	Efectuat pentru fiecare angajat.
	Istoria Angajărilor	Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluția Guvernului Federației Ruse nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserții la acestea (aprobat prin rezoluție a Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69)	Angajatorul ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile.	La concediere, angajatul primește în mâini un carnet de muncă. Carnetele de muncă nerevendicate sunt păstrate în organizație timp de 50 de ani, la lichidarea întreprinderii sunt predate arhivei
	Acorduri de răspundere integrală	Anexele 2, 4 la decretul Ministerului Muncii din Rusia nr. 85	Acestea se încheie cu angajați care deservesc direct bunuri materiale.
	Cartea contabilă (jurnal de înregistrare) a comenzilor pentru activitatea principală	Instrucțiuni pentru munca de birou în serviciul de personal al VNIIDAD „Instrucțiuni aproximative pentru munca de birou în serviciul de personal al unei organizații” (recomandat)	Trebuie să fie numerotate și dantelate, sigilate și semnate de către angajator
	Caietul de evidență (jurnalul de înregistrare) a comenzilor de angajare
	Caietul de evidență (jurnalul de bord) al ordinelor de concediere
	Cartea de contabilitate (jurnal de inregistrare) a ordinelor de acordare a concediilor
	Jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie
	Foaia de pontaj	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat
	Programul schimburilor	Articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse	Se aduce la cunoștința angajaților cu cel puțin o lună înainte de implementarea sa.
	Jurnalul de inspecție al organismului de inspecție	Legea federală nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului de stat (supravegherea)”	Conduceți de toate persoanele juridice și antreprenorii fără formarea unei persoane juridice	În mod constant
	Procese-verbale ale ședințelor, decizii ale comisiilor de calificare pentru atestare	Reglementări privind certificarea angajaților întreprinderii	Eliberat de comisia de atestare
	Tabelele și ordinele lucrătorilor de profesii dăunătoare	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Compilat lunar.
	Listele lucrătorilor din producție cu condiții de muncă dăunătoare	Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS nr. 10 „Cu privire la aprobarea listelor de industrii, locuri de muncă, profesii, funcții, indicatori care dau dreptul la pensie preferențială”	Dacă producția cu condiții de muncă dăunătoare; În curs de desfășurare.
	Listele angajaților care se pensionează cu pensie preferențială
	Corespondenta la numire - pensii si indemnizatii de stat; Pensie preferentiala
	Instructiuni de securitate a muncii de profesie	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse		În mod constant
	Jurnal de informare (instrucțiuni de citire)	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Jurnalul angajaților care trec controlul medical obligatoriu	Articolul 69 din Codul Muncii al Federației Ruse, ordinul Ministerului Sănătății al Federației Ruse nr. 90 „Cu privire la procedura de efectuare a examinărilor medicale preliminare și periodice ale lucrătorilor și reglementările medicale pentru admiterea în profesie”.
	Rapoarte de accidente	Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse nr. 73 „Cu privire la aprobarea formularelor de documente necesare pentru investigarea și înregistrarea accidentelor de muncă și dispoziții privind specificul investigarii accidentelor de muncă în anumite industrii și organizații”
	Acte de investigare a intoxicațiilor și bolilor profesionale

Fluxul de documente interne

Fluxul de documente este înțeles ca mișcarea documentelor dintr-o instituție din momentul în care sunt primite sau create până la finalizarea execuției, trimiterii sau depunerii în arhivă. Acestea includ operațiunile de primire, distribuire, înregistrare, monitorizare execuție, eliberare de certificate, formare dosare, procesare pre-arhivare, stocare și utilizare a documentelor.

Viteza de trecere a documentului, eficiența rezolvării problemei ridicate în acesta, uniformitatea volumului de muncă al departamentelor și funcționarilor depind de organizarea corectă și rațională a fluxului de documente.

Lucrul cu documentele unei întreprinderi poate fi reprezentat sub forma următorului lanț tehnologic de operațiuni:

Primirea documentelor primite;
revizuire preliminară (marcare de către secretar);
înregistrarea documentelor;
raportează managerului asupra documentelor primite;
luarea deciziilor de către cap;
trimiterea documentelor spre executare;
controlul asupra executării documentelor;
executarea documentelor;
formarea documentelor în dosare;
utilizarea documentelor în lucrări de referință și informare;
determinarea timpului de păstrare a documentelor (transfer în arhivă, utilizare ulterioară, distrugere documente).

Gradul de perfecțiune al sistemului tehnologic de lucru cu documente este determinat de viteza de deplasare și execuție a documentelor și de eficacitatea furnizării conducerii întreprinderii cu informații documentate.

În suportul documentației al întreprinderii, se pot distinge trei grupuri principale de documente: documente de intrare (incoming), documente de ieșire (outgoing), documente interne.

Înregistrarea poate fi efectuată pentru toate grupurile de documente, în primul rând pentru documentele primite. Multe întreprinderi nu păstrează înregistrarea documentelor interne.

Lucrările privind execuția și controlul executării documentelor acoperă documentele interne, de intrare și numai, prin excepție, cele de ieșire.

Din etapa de formare a dosarelor, toate grupurile de documente trec prin aceleași operațiuni, cu excepția documentelor primite, care, cu rare excepții, nu sunt transferate în depozitul de arhivă.

Pentru a stabili o procedură unificată pentru întocmirea documentelor și organizarea muncii cu acestea, o întreprindere dezvoltă o instrucțiune pentru munca de birou, care conține mostre de documente corect întocmite și reguli pentru lucrul cu acestea.

Recepția și prelucrarea documentelor primite se realizează de către asistentul de secretariat.

Documentele primite parcurg următoarele etape:

Prelucrare primară;
revizuire preliminară, marcare;
înregistrare;
luarea în considerare a documentelor de către conducere;
direcția de execuție;
controlul executiei;
executarea documentelor;
depunerea actelor în cauză.

Prelucrarea primară a documentelor primite constă în verificarea corectitudinii livrării scrisorilor. Toate plicurile sunt deschise, cu excepția corespondenței personale (marcate „în persoană”). Apoi se verifică corectitudinea adresării documentului inclus în plic, numărul de foi al documentului și prezența atașamentelor la acestea.

În absența anexelor sau a foilor documentului, expeditorul scrisorii este notificat și se face un semn pe documentul însuși și în registrul documentelor primite în coloana „Notă”:

Nu deschideți plicurile marcate „în persoană”.
Întocmește un act dacă textul documentului este deteriorat sau nu există atașamente.
Trimiteți destinatarului o copie a actului împreună cu documentele primite.
Redirecționați e-mailul livrat eronat la adresa corectă.
Scrisorile recomandate sunt acceptate contra primire.
Notați ora primirii pe documentul care poartă cuvintele „urgent”.

De regulă, plicurile sunt distruse, cu excepția cazurilor în care adresa expeditorului, data expedierii și data primirii pot fi determinate numai de plic sau când plicul este marcat „confidențial”, „urgent”.

Analiza preliminară a documentelor primite se efectuează în vederea distribuirii documentelor către documentele înregistrate și neînregistrate.

Documentele înregistrate sunt marcate cu numărul de intrare, data primirii documentului în organizație.

În cadrul examinării preliminare se mai află dacă documentele transferate șefului nu necesită selecția materialelor suplimentare: corespondență anterioară, contracte, documente de reglementare etc. Aceste documente sunt selectate de secretarul-asistent și predate împreună cu documentul de intrare către conducătorul întreprinderii.

Fără o considerație prealabilă, documentele adresate unei unități structurale sau în mod specific unui angajat al companiei sunt transferate la destinație.

Șeful întreprinderii examinează documentul primit și, cu o rezoluție în care să reflecte hotărârea sa și termenele reale de executare, îl transmite executorului prin intermediul secretarului. Secretarul înscrie rezoluția în registru. Dacă în rezoluție sunt indicați mai mulți interpreți, atunci documentul este transferat pe primul din listă, care este considerat executant responsabil.

Antreprenorul, lucrând cu documentul, pregătește un răspuns, care este trimis șefului pentru semnare (împreună cu materialele însoțitoare care au fost utilizate la pregătirea răspunsului).

Secretarul (dacă este necesar) monitorizează execuția documentului de intrare.

Secretarul primește o scrisoare de inițiativă de la executant și o plasează în dosarul relevant pentru păstrare și utilizare ulterioară și trimite răspunsul destinatarului.

Documentele trimise de la companie se numesc documente de ieșire. Procesarea de ieșire constă din următoarele operațiuni:

Întocmirea unui document de ieșire;
aprobarea proiectului de document;
verificarea corectitudinii proiectului de document de catre secretar;
înregistrarea unui document;
verificarea corectitudinii adresei;
trimiterea documentului către destinatar;
depunerea celui de-al doilea exemplar (copie) al documentului în cauză.

Proiectul documentului de ieșire se întocmește și se execută de către antreprenor, iar secretarul verifică corectitudinea executării acestuia.

Documentele de ieșire se întocmesc în două exemplare, cu excepția faxurilor întocmite într-un singur exemplar.

Proiectul pregătit al documentului de ieșire este supus spre semnare șefului. Odată cu acesta, pot fi transferate și alte documente, pe baza cărora a fost întocmit proiectul documentului de ieșire (scrisori de inițiativă, contracte, acte, acte normative etc.).

Managerul poate face orice modificări și completări la documentul semnat sau îl poate returna contractantului pentru revizuire.

După semnarea de către conducător a două exemplare, documentul se înregistrează de către secretar. Documentele de trimis sunt înregistrate în „Jurnalul de înregistrare a documentelor de ieșire”.

Pentru a înregistra documentele trimise, sunt necesare următoarele date:

Indexul documentului, inclusiv numărul cauzei;
data documentului;
destinaţie;
rezumat sau titlu;
marca de execuție (înregistrarea rezolvării problemei, numerele documentelor de răspuns);
executor testamentar;
Notă.

Documentul înregistrat este trimis destinatarului în aceeași zi. La trimiterea unui document, este necesar să verificați adresa destinatarului pe scrisoare și pe plic.

La dosar se anexează o copie a documentului trimis și o singură copie a faxului cu corespondență:

Documentele trebuie procesate și trimise în aceeași zi.
Telegramele sunt trimise imediat.
Documentele trimise sunt tipărite în dublu exemplar.
Dacă documentul urmează să fie returnat, vă rugăm să ștampilați sau să marcați „De returnat” și marcați-l în dulapul sau jurnalul.

Pentru a înregistra documentele de intrare și de ieșire folosind un computer personal, puteți utiliza aceleași coloane din jurnalul de înregistrare.

Documentele interne sunt documente care sunt pregătite, executate și executate în cadrul organizației (instituției) însăși, în conformitate cu regulile interne pentru elaborarea documentelor.

Documentele interne includ: declarații, acte, procese-verbale, rapoarte și note explicative etc.

Lucrarea cu documentele interne se desfășoară după cum urmează:

1) întocmirea unui proiect de document de către contractant;
2) verificarea corectitudinii proiectării proiectului de document;
3) semnarea documentului de către conducător (aviz, dacă este cazul);
4) înregistrarea documentului;
5) transferul documentului către antreprenor;
6) executarea documentului;
7) controlul asupra executării documentului;
8) depunerea la dosar a documentului executat.

Etapele finale de lucru cu documentele interne sunt: ​​utilizarea în munca de referință și informare (de la 1 la 3 ani) și determinarea perioadei ulterioare de păstrare (examinarea valorii documentelor). Ca urmare a deciziei comisiei de experți a întreprinderii, documentele interne pot fi utilizate în activitatea de referință și informare a serviciului de birou pentru mai mult de trei ani sau pot fi transferate în arhivă sau distruse.

Înregistrarea documentelor. Aceasta este fixarea faptului creării unui document sau a primirii acestuia, prin atribuirea unui număr de înregistrare (index) documentului și înregistrarea informațiilor despre acesta în jurnalul de înregistrare.

Înregistrarea este necesară pentru a asigura siguranța documentelor, căutarea promptă, contabilizarea și controlul:

Prezentați caracteristicile calitative și cantitative ale documentelor;
confirma faptul primirii sau trimiterii documentului;
crearea unui aparat de înregistrare și referință care poate fi utilizat în scopuri informaționale;
monitorizează execuția documentului.

Principiul de bază al înregistrării documentelor este intrarea unică. Fiecare document trebuie înregistrat la această companie o singură dată. Documentele de intrare sunt înregistrate în ziua primirii, documentele de ieșire și documentele interne - în ziua semnării.

Există mai multe forme de înregistrare a documentelor: centralizată, descentralizată, mixtă.

Cea mai mare eficiență se obține cu un sistem centralizat de înregistrare a documentelor, adică atunci când toate operațiunile de înregistrare sunt efectuate într-un singur loc sau de către un angajat, de exemplu, o secretară. Un astfel de sistem vă permite să creați un singur centru de referință pentru documentele întreprinderii și să stabilească o singură procedură de înregistrare.

Un sistem descentralizat implică înregistrarea documentelor la locurile în care au fost create sau executate, adică în diviziuni structurale.

Ținând cont de specificul întreprinderii, se poate utiliza un sistem mixt de înregistrare a documentelor, când o parte din documente este înregistrată centralizat, iar o parte din documente este descentralizată, în divizii structurale.

În întreprinderile mici, cel mai des este utilizat un sistem centralizat de înregistrare.

La înregistrarea documentelor la întreprindere, trebuie respectate următoarele reguli:

Fiecare document este înregistrat o singură dată;
toate documentele sunt înregistrate într-un singur loc;
toate documentele sunt înregistrate într-o formă unificată adoptată la întreprindere.

La înregistrare, toate documentele sunt împărțite în mai multe grupuri, fiecare dintre ele înregistrată separat, de exemplu:

Documente primite;
documente trimise;
documente interne;
contracte comerciale;
documentele marcate cu „CT” („Confidenţiale”).

La înregistrarea fiecărui grup de documente, trebuie aplicate metode uniforme unificate de atribuire a numerelor (indicilor) documentelor.

Există trei tipuri principale de înregistrare a documentelor:

1) sistemul de carduri de înregistrare a documentelor;
2) un sistem jurnal pentru înregistrarea unui document;
3) sistem computerizat de înregistrare a documentelor.

Depozitarea documentelor interne

Fișele postului - permanent (clauza 27 din Lista documentelor tipice de arhivă administrativă).

Tabelele de personal ale organizației și modificările aduse acestora la locul de elaborare și aprobare au o perioadă de păstrare permanentă (articolul 71 din Lista documentelor tipice de arhivă de management).

Reglementările interne de muncă trebuie păstrate în organizație timp de un an după înlocuire cu altele noi (articolul 773 din Lista documentelor administrative tipice de arhivă).

În baza art. 411 Lista documentelor standard de arhivă administrativă, prevederile privind salariile și bonusurile pentru angajați sunt supuse stocării permanente la locul dezvoltării și aprobării acestora.

Documentele (lista de informații, reglementări etc.) privind instituirea unui regim de secret comercial într-o organizație au o perioadă de păstrare permanentă (articolul 62 din Lista documentelor tipice de arhivă administrativă).

În ciuda faptului că timpii de păstrare a reglementărilor locale și a ordinelor care le-au aprobat diferă adesea, actul de reglementare local devine parte a ordinului, anexa acestuia, iar timpul de păstrare în acest caz va depinde de timpul de păstrare a actului sau comenzii locale. (depinde dacă cât timp este mai lung).

Din momentul aprobării noii ediții a fișei postului, cea veche nu mai este valabilă. Perioada de păstrare pentru edițiile nevalide ale fișelor de post este de 3 ani (clauza 77 din secțiunea 2 din Lista documentelor tipice de arhivă administrativă).

Modificările privind perioadele de păstrare a documentelor de personal, care au fost introduse prin articolul 22.1 din Legea nr. 125-FZ, se aplică numai documentelor a căror perioadă de păstrare a fost anterior de 75 de ani. În același timp, legiuitorii au făcut o greșeală, deoarece au obținut în mod formal o creștere a timpului de stocare pentru toate grupurile de documente despre personal. Și anume, pentru cei pentru care este prevăzută o perioadă de păstrare de cinci ani în conformitate cu clauzele 19 și 665 din lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558. În prezent, se pregătește un proiect de lege care va modifica Legea nr. 125-FZ și eliminați defectul care a apărut. După cum explică specialiştii Rostrud, înainte de adoptarea acestor modificări, ar trebui aplicat sistemul existent de stabilire a timpului de păstrare a documentelor conform listei aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558, pentru a se evita orice neînțelegeri și amenzi și să nu aloce documente de personal pentru distrugere.

Perioadele în care este necesară păstrarea documentelor asupra personalului sunt indicate în articolul 22.1 din Legea nr. 125-FZ și lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558. Începutul perioadei de depozitare a documentelor este 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost întocmite ( paragraful 4, clauza 1.4 din lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558).

Deci, ordinele de angajare, transfer, concediere, concedii fără plată și alte comenzi pentru personal, precum și declarațiile angajaților, dacă sunt stocate în dosarele lor personale, în general, trebuie păstrate cel puțin 75 de ani, dacă sunt create. până în 2003. Dacă aceste documente au fost create după 2003, atunci trebuie păstrate cel puțin 50 de ani.

Contractele de muncă, cardurile personale și dosarele personale ale angajaților trebuie păstrate și timp de 75 de ani dacă au fost create înainte de 2003, sau 50 de ani dacă au fost create după 2003, iar dosarele personale ale managerilor trebuie păstrate permanent. De asemenea, este necesar să se păstreze în mod constant masa de personal.

Totodată, orice documente asupra personalului care s-au constituit în perioada funcției publice, care nu este un serviciu public, trebuie păstrate timp de 75 de ani, indiferent de data creării lor.

Această procedură este prevăzută la articolul 22.1 din Legea nr. 125-FZ.

Comenzi pentru acordarea concediilor anuale și educaționale, trimiterea în călătorii de afaceri în Rusia (precum și alte documente privind călătoriile de afaceri: misiuni, rapoarte etc.), precum și comenzi de colectare și declarații ale angajaților, dacă acestea sunt stocate separat , și nu în dosarele personale, este suficient să păstrați doar cinci ani.

Această concluzie rezultă din paragrafele 19 și 665 din lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558.

Atenție: modificările perioadei de păstrare a documentelor pentru personal, care au fost introduse prin articolul 22.1 din Legea nr. 125-FZ, se referă numai la documente a căror perioadă de păstrare a fost anterior de 75 de ani. În același timp, legiuitorii au făcut o greșeală, deoarece au obținut în mod formal o creștere a timpului de stocare pentru toate grupurile de documente despre personal. Și anume, pentru cei pentru care este prevăzută o perioadă de păstrare de cinci ani în conformitate cu clauzele 19 și 665 din lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558. În prezent, se pregătește un proiect de lege care va modifica Legea nr. 125-FZ și eliminați defectul care a apărut. După cum explică specialiştii Rostrud, înainte de adoptarea acestor modificări, ar trebui aplicat sistemul existent de stabilire a duratei de păstrare a documentelor conform listei aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558, pentru a se evita orice neînțelegeri și amenzi și să nu aloce documente de personal pentru distrugere.

Materialele de certificare la locul de muncă trebuie depozitate timp de 45 de ani, iar în condiții de lucru dificile, dăunătoare sau periculoase - 75 de ani.

Păstrați regulile de lucru chiar și după ce le-ați înlocuit cu altele noi. Perioada de valabilitate este de un an. Perioada de stocare de un an este stabilită și pentru programele de vacanță.

Perioada în care trebuie să păstrați documentele care confirmă că angajatul a primit educație pe cheltuiala organizației se datorează cerințelor legislației fiscale. Faptul este că paragraful 3 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește că, pentru a anula aceste costuri pentru a reduce profitul impozabil, organizația trebuie să păstreze toate documentele care confirmă formarea (acordul cu o instituție de învățământ, ordinul cap pe trimiterea unui angajat la formare, certificat de serviciu, diploma, certificat, certificat etc.). Perioada de păstrare a acestora este limitată de durata contractului de formare și de un an de muncă a salariatului, dar nu mai puțin de patru ani.

Înapoi | |