هل لديك أي أسئلة عاجلة للمنظمة ينبغي تسجيلها؟ وفي هذه الحالة، لا غنى عن كتابة استئناف كتابي. ومع ذلك، ليس كل شيء بسيطا كما يبدو. إن كتابة خطاب عمل مختص هو علم كامل. ولن يضر الجميع أن يتعلموا أو يتذكروا المهارات الأساسية لتجميعها.
أولاً، دعنا نحدد الطريقة الأكثر ملاءمة لك لكتابة خطاب أو طلب إلى إحدى المنظمات. في أغلب الأحيان، يتم استخدام الرسائل عبر الإنترنت باستخدام موارد الإنترنت. إذا كتبت خطابًا بهذه الطريقة، فلا يمكنك الاستغناء عن:- حاسوب محمول)؛
- محرر النص؛
- بريد إلكتروني.
إذا كنت تستخدم طريقة الكتابة اليدوية، فستحتاج أيضًا إلى طابعة للطباعة.
المرحلة الأولى من كتابة الرسالة هي "الرأس". في أعلى الصفحة يجب أن يكون هناك:- اسم المنظمة التي تتقدم إليها؛
- الاسم الكامل لمدير المنظمة أو الشخص المسؤول؛
- عنوان المؤسسة
- تاريخ تقديم الطلب
- مدينة التطبيق.
تتضمن عناصر "الرأس" المرغوبة أيضًا إحداثيات الشركة - الفاكس والهاتف والعنوان بريد إلكتروني، أوكبو، أوجرن، إن/كبي. يعتمد على موضوع الاستئناف والمنظمة نفسها.
- رسائل ترويجية؛
- خطابات توصية؛
- رسائل المعلومات؛
- تغطي الرسائل؛
- رسائل الشكر؛
- رسائل التهنئة؛
- خطابات التعليمات؛
- خطابات الاستفسار؛
- خطابات الطلب؛
- رسائل الرد؛
- رسائل الإخطار؛
- رسائل الدعوة.
اعتمادًا على نوع الاستئناف الذي تستخدمه، قم بصياغة المحتوى بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا كنت تؤلف ردود الفعل الإيجابيةللمنظمة، يجب أن تصف بالتفصيل سبب طلبك، وما الذي أعجبك بالضبط، وما إلى ذلك.
التحميل من بوابتنا:
عنصر مهمكتابة رسالة إلى إحدى المنظمات - "لا ترمي الماء" واكتب في صلب الموضوع. عبر عن أفكارك بطريقة تجعل رسالتك تثير اهتمام موظفي الشركة. للقيام بذلك، وفقا لقواعد آداب العمل، استخدم "كلمات مثيرة للاهتمام" خاصة. ومع ذلك، لا ينبغي المبالغة في ذلك، لأننا نتحدث عن وثيقة، وليس المراسلات الشخصية. صف الموقف بإيجاز، ولكن اجعله قابلاً للقراءة. إذا كانت المحادثة حول الامتثال للقانون، فتأكد من الإشارة إلى قوانين الاتحاد الروسي. عند الوصف حالة الصراعونرحب باقتراح عدد من الإجراءات لتصعيد الحادث.
إن صياغة خطاب بكفاءة إلى المنظمة المناسبة هو مفتاح نجاح استئنافك. ادرس بعناية جميع النقاط الموضحة أعلاه ولا تتردد في البدء في العمل. لا تنس أن الرسالة يجب ألا تحتوي على أخطاء إملائية وعلامات ترقيم وأخطاء أسلوبية.
يجب أن تكون الرسالة الموجهة إلى المدير قصيرة وفي صلب الموضوع. لا يجب أن تكتب روايات متعددة الصفحات. يمكن تنزيل نموذج الرسالة مجانًا من هذا الرابط.
رسالة إلى المديرقد يكون للمؤسسات محتويات مختلفة. تعتبر طلبات العمل من الأطراف المقابلة، والرسائل المحلية من موظفي المؤسسة إلى المديرين، والتي تكون مكتوبة، أكثر فعالية من المحادثات الهاتفية والمحادثات الشفهية. يتم تخزين مصدر المعلومات على الورق في مكاتب المديرين وأرشيفات الشركة وسيصبح مطلوبًا يومًا ما، ويمكن تنزيل نموذج المطالبة مجانًا عبر رابط مباشر.
يجب أن تكون الرسالة الموجهة إلى المدير قصيرة وواضحة وذات معنى. لا يجب أن تكتب نصوصًا ضخمة أو روايات متعددة الصفحات. الاستثناء هو المطالبات. لا أحد مهتم بالعروض العادية والكتيبات العادية. يجب إعطاء جاذبية المخرج التفرد، ويجب التأكيد على الجوهر الرئيسي في بضعة أسطر. بعد كتابة المحتوى عليك الاستعداد له مزيد من التطويرالأحداث. سيطرح الشخص المهتم بالنص العديد من الأسئلة. ستكون الإجابات المدروسة المعدة مسبقًا إضافة جيدة للعرض التقديمي وستؤكد على كفاءة المؤلف في هذا الشأن.
النقاط الإلزامية في رسالة إلى المدير
:- في الجزء العلوي الأيمن، يتم كتابة اسم المرسل إليه، مع تحديد المنصب والاسم الكامل للمدير؛
- فيما يلي التفاصيل الخاصة بك وأرقام هواتف الاتصال؛
- في منتصف الورقة، باستخدام عبارات مهذبة، يتم إدخال عنوان بالاسم والعائل للمخرج؛
- يتكون الجزء التمهيدي من سطر أو سطرين؛
- بعد المقدمة، عليك أن تنتقل فورًا إلى السرد؛
- يجب التفكير مليًا في كل كلمة من المحتوى والتحقق منها عدة مرات؛
- في الأسفل تاريخ الكتابة والتوقيع والنسخة؛
باستخدام المراسلات التجاريةلا يحدث تنسيق الأنشطة التجارية فحسب، بل يحدث أيضًا جمع المعلومات الضرورية لمنظمة معينة، والتي ستكون مطلوبة أثناء عمليات تدقيق التقارير المختلفة. لذلك، أولا وقبل كل شيء، تشمل مهام الموظفين الإداريين الصيانة الصحيحة لوثائق الأعمال، والتي يتم تطوير مختلف التعليمات والنماذج الداخلية لها. وتتمثل ميزة النموذج القياسي في حقيقة أن الشخص يملأه تلقائيًا، وبالتالي يوفر وقته ووقت الشركة.
يجب أن تحتوي المراسلات التجارية على:
معلومات موثوقة وكاملة؛
- ملخصلقلة الرواية؛
- لهجة خطاب محايدة، ولكن بطريقة ودية؛
- سلسلة منطقية، وليس تقييما عاطفيا للحقائق المذكورة.
كيفية كتابة خطاب عمل?
الشيء الأكثر أهمية هو تحديد نوع خطاب العمل المناسب لموقف معين. هناك عدة أنواع منه:
تذكير؛
- تأكيد؛
- الرفض؛
- تغطية الحرف؛
- دعوة؛
- ضمان؛
- معلوماتية؛
- خطاب الإخطار والأمر.
كقاعدة عامة، تتطلب رسائل العمل التي تحتوي على طلب أو اقتراح أو استئناف أو طلب أو طلب إجابة.
قواعد كتابة الرسالة التجارية.
تحمل نغمة خطاب العمل حمولة عاطفية مهمة للغاية، حيث سيظل عدم الاحترام المحجبات يظهر على الرغم من تقنيات الاتصال التي لا تشوبها شائبة. يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص عند كتابة خطاب عمل يحتوي على رفض. في هذه الحالة، لا ينبغي ذكر الرفض في بداية الرسالة. في الجزء الأول من الرسالة، يجب عليك تقديم حجج مقنعة لصالح وجهة نظرك؛ ولهذا يمكنك استخدام صيغ مثل
- "للأسف، لا يمكننا تلبية طلبك"؛
- "نحن نأسف بشدة، ولكن ليس من الممكن تلبية طلبك"، الخ.
عند الرفض، من المهم أن نتذكر أن مهمتنا هي الرفض، ولكن لا نفقد عميلاً أو شريكًا، وما إلى ذلك.
لذا، القواعد الأساسية لكتابة خطاب عمل:
لفهم جوهر الرسالة بشكل صحيح، من الضروري تكرار الطلب الموجه إلى المرسل إليه عدة مرات في النص؛
- في خطاب الرفض، من المهم الإشارة إلى أسباب عدم إمكانية تلبية هذا الطلب؛
- رفض العرض هو صيغة رفض.
لغة المراسلات التجارية.
من المهم أن يفهم قارئ المراسلات التجارية جوهرها فقط، وليس اللغة التي كتبت بها. في هذه الحالة يكمن إتقان قواعد كتابة خطاب العمل، والتي يتم تطويرها على مدار سنوات عديدة من الخبرة.
يجب أن نتذكر أنه في خطاب العمل:
يجب أن تستهلك كلمات بسيطةوفي نفس الوقت دون إفقار المحتوى؛
- استخدم الأفعال في كثير من الأحيان بدلا من الصفات - وهذا سيجعل نص الرسالة ديناميكيا؛
- البقاء على مقربة من معنى الخطاب، دون الخوض في التفاصيل والأسباب؛
- لا تستخدم الجمل الطويلة، لأنها تشتت انتباه القارئ؛
- يجب أن يكون الانتقال بين العبارات منطقيا وغير مرئي؛
- استخدم أقل عدد ممكن من الضمائر.
تتميز الرسالة التجارية بمحو الأمية والأسلوب.
إعداد المراسلات التجارية.
عند كتابة خطاب عمل، تذكر ذلك الجزء العلوييجب ترك (ربع ورقة بحجم A4) مجانًا للورق ذي الرأسية. ايضا في الزاوية العلياتشير الرسالة إلى الرقم والتاريخ الصادرين، والمسجلين في مجلة خاصة للبريد الصادر.
في الزاوية اليسرى السفلية، يُشار إلى منصب المدير ولقبه وتوقيعه، وفي نهاية الورقة يُشار إلى لقب منفذ خطاب العمل مع رقم هاتفه معلومات إضافية.
وبالتالي، يتكون خطاب العمل من ثلاثة أجزاء: جوهر الطلب وأساسه المنطقي والمعلومات الداعمة له.
عند الرد على رسالة ما، يجب عليك الرجوع إلى الحرف الأخير للمرسل إليه في الجزء الأول من المحتوى. إذا كانت هناك مراسلات أجنبية، فمن أجل الوضوح بشكل أفضل، من الضروري إرفاق كتيب بالرسالة، وسيتم الإشارة إلى الرابط الذي ستتم الإشارة إليه في هذه الرسالة. من المهم جدًا إنهاء مثل هذه الرسالة بالامتنان لتعاونك وعبارة "مع خالص التقدير (الاسم) ..."
خطاب العمل هو ممثلك الرسمي. بالإضافة إلى المحتوى، من المهم جدًا تنسيق خطاب العمل بشكل صحيح، كما هو معروف، "يتم الترحيب بك بملابسك". دعونا نلقي نظرة على إجراءات كتابة خطاب عمل.
استمارة
يجب إصدار خطاب عمل على الورق الرسمي للمنظمة. يجب أن تحتوي رؤوس وتذييلات النموذج على المعلومات التالية:
- اسم المنظمة
- العنوان الفعلي للمنظمة؛
- الهاتف والفاكس.
- الموقع والبريد الإلكتروني.
وقد يحتوي النموذج أيضًا على تفاصيل المنظمة وشعارها.
إن الحصول على كل هذه المعلومات يسمح للمستلم بالتعرف بسرعة على المرسل وإرسال خطاب رد إلى العنوان الصحيح.
مجالات
يجب أن يكون لخطاب العمل هوامش: على اليسار - حوالي ثلاثة سنتيمترات، على اليمين - حوالي سنتيمتر ونصف. ننصحك باستخدام نماذج Microsoft Word القياسية. الحقول ضرورية للملاحظات المحتملة التي سيقدمها المرسل إليه، وكذلك لحفظ الرسالة في مجلد أرشيف.
رقم التسجيل
يعد رقم تسجيل الرسالة، الذي يتضمن تاريخ توقيع المدير على الرسالة، ضروريًا لراحتك. على سبيل المثال، قررت إرسال خطاب إلى منظمة أخرى ولم تحدد لها تاريخًا ورقمًا. وإذا كانت هذه الشركة تتلقى عدة آلاف من الرسائل يوميا، فكيف ستتتبع مصير رسالتك؟ عادة ما يتم البحث حسب التاريخ والرقم. هذا ينطبق بشكل خاص على وكالات الحكومة. بالإضافة إلى رقمه الصادر، يجب أن يحتوي خطاب الرد أيضًا على معلومات حول رقم الخطاب الوارد الذي يمثل ردًا عليه. يتم وضع رقم التسجيل في الزاوية اليسرى العليا من الرسالة. بطبيعة الحال، في أي منظمة، يجب تسجيل الرسائل الواردة والصادرة بعناية.
مثال:
المرجع. رقم 546 بتاريخ 28 يوليو 2008 عند المدخل. رقم 321 بتاريخ 25 يوليو 2008
رأس الرسالة
يتم وضع رأس الرسالة، الذي يحتوي على نداء إلى المرسل إليه، أسفل رقم التسجيل مباشرةً ويتم تنسيقه عادةً على النحو التالي: يُكتب المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه في الزاوية اليمنى العليا من الرسالة. يتم وضع الاستئناف نفسه في وسط الرسالة وينتهي علامة تعجب. قد يكون الرأس بالخط العريض.
مثال:
إلى الرئيس التنفيذي
جمعية ذات مسؤولية محدودة ""راسفيت""
ميلوسلافسكي ب.ن.
عزيزي بافيل نيكولاييفيتش!
الخط
يؤثر خط الرسالة بشكل أساسي على إدراك المستلم لها. يجب ألا يكون الخط صغيرًا جدًا أو كبيرًا جدًا. في الوقت نفسه، يجب أن يكون هو نفسه في جميع أنحاء الرسالة بأكملها. الممارسة القياسية هي استخدام خط Times New Roman بحجم 12 مع تباعد سطر واحد. ولكن إذا كنت تعرف أن المرسل إليه ضعف البصرأظهر اهتمامك - قم بزيادة خط الحرف.
يمكنك التعامل مع اختيار الخط لرسائل العمل الشخصية (الدعوات والتهنئة والتعازي وما إلى ذلك) بشكل أكثر إبداعًا.
ترقيم الأوراق
يعد ترقيم الأوراق مهمًا بشكل خاص للأحرف التي يزيد طولها عن صفحتين، وخاصة تلك التي تحتوي على مرفقات. عند ترقيم الأوراق في محرر النصوص Microsoft Word، نوصي باستخدام وظيفة "الرأس/التذييل" - "إدراج نص تلقائي" - "الصفحة". رقم كل شيء. سيسمح هذا للمستلم بتقييم الحجم الإجمالي للرسالة بشكل صحيح وعدم الخلط بين تسلسل صفحاته.
يتم وضع الترقيم في الركن الأيمن السفلي من الورقة.
معلومات الفنان
يجب تضمين المعلومات الخاصة بالمقاول في جميع خطابات العمل الموقعة من كبار مديري الشركة ورؤساء الأقسام. سيسمح هذا للمستلم بالعثور بسرعة على متخصص محدد مسؤول عن حل المشكلة في الشركة المرسلة.
يجب أن تحتوي المعلومات المتعلقة بالمقاول على اسمه الكامل (ويفضل أن يكون ذلك بالكامل، وإلا سيكون من الصعب على الطرف المقابل أن يبدأ محادثة هاتفية، والتي قد تكون مطلوبة لمعرفة معلومات إضافية) ورقم هاتف جهة الاتصال - العمل أو الهاتف المحمول. ومن المستحسن أيضًا تقديم عنوان بريد إلكتروني.
تتم كتابة المعلومات الخاصة بالفنان في نهاية الرسالة بعد التوقيع. يجب أن يكون حجم الخط أصغر بوحدة أو وحدتين من خط النص الرئيسي للرسالة.
التطبيقات
إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفقات، فسيتم وضعها أوراق منفصلة. في هذه الحالة، يمكن أن يكون ترقيم الأوراق مشتركًا للمستند بأكمله أو منفصلاً للحرف الرئيسي وكل مرفق. يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بالمرفقات موجودة في نص الرسالة الرئيسية قبل التوقيع.
مثال:
مرفق بهذه الرسالة وثيقتان في ثلاث أوراق:
1. شهادة قبول العمل المنجز من نسختين.
2. الفواتير.
بإخلاص، رئيس الحساباتمصنع الأثاث "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.
تحميل...