Elektroonilise dokumendihalduse eelised Kulude vähendamine. Integreeritud dokumendihaldussüsteemi peamised eelised. EDMS-i olemus ja funktsioonid

Elektrooniline dokumendihaldus (EDM) asendab kiiresti paberit. Ja see on üsna loomulik.

Elektrooniliste dokumentidega töötamisel on mitmeid eeliseid. Dokumendivahetuse aeg väheneb – elektrooniline dokument edastatakse peaaegu koheselt ja inimfaktoriga seotud vead vähenevad. Tänu dokumentide automaatsele genereerimisele on välistatud esmaste dokumentide ja maksudeklaratsioonide käsitsi sisestamise vead.
Klientidega elektroonilise dokumendihalduse eelised hõlmavad dokumentide vahetamise kiirendamist oma vastaspooltega (lühenedes aega 75%).
Elektroonilised dokumendid ei lähe erinevalt paberdokumentidest kaduma, sest neid hoitakse elektrooniliselt ja koopiaid salvestatakse regulaarselt.

EDF võimaldab säästa töötajate aega kuni 65%. Nad saavad selle aja kulutada tõhusale tööle, mitte rutiinsele tööle, mis on seotud dokumentide printimise, nende töötlemise ja ajakirjade sisestamisega. Elektrooniliste dokumentide kasutamine vähendab ettevõtte kulusid dokumentide printimiseks, kohaletoimetamiseks ja säilitamiseks 80%võrra. Teil pole enam vaja arhiive paberil hoida ja nende jaoks ruume rentida.
Elektroonilise dokumendihalduse eelised võrreldes paberiga on kõigi osakondade ja ettevõtte kui terviku tõhusam töö!

Elektroonilise dokumendihalduse eelisteks on tööjõu ja materiaalsete ressursside kokkuhoid, samuti dokumentide loomisele, säilitamisele ja töötlemisele kuluva aja oluline vähenemine. Kuid kas paberivabades tehnoloogiates on kõik nii roosiline ja ökonoomne? Lugege artiklist elektroonilise dokumendihalduse plusse ja miinuseid.

Olenemata sellest, kuidas me oleme harjunud paberiga töötama, sunnib meie elu tegelikkus meid süvenema elektroonikatehnoloogia peensustesse. Selliste tehnoloogiate üheks elemendiks on elektrooniline dokumendihaldus. Selleks, et mõista elektroonilise dokumendihalduse mõistet ja samal ajal mitte uppuda mahukatesse definitsioonidesse ja spetsiifilisse terminoloogiasse, keskendume mitmele võtmeterminile:

Elektrooniline dokument on iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi alg- ja põhiobjekt. Selle moodustamise, töötlemise, kaitse, üleandmise ja säilitamise süstemaatiliseks korraldamiseks on vaja meetmete komplekti (eriprogrammid, tehnilised vahendid, koolitatud personal jne).

Elektrooniline dokumendivoog on üles ehitatud nii, et see lahendab mitmesuguseid konkreetseid ülesandeid. Võimalikud elektroonilise dokumendihalduse tüübid ettevõttes:

Lisateave teatud tüüpi elektroonilise dokumendihalduse tugevate ja nõrkade külgede kohta.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele ettevõttes nõuab tõsist eelnevat ettevalmistust. Siin ilmneb esimene oluline puudus - märkimisväärsed materjali-, töö- ja muud kulud süsteemi juurutamise etapis:

Lisaks tuleb raamatupidamispoliitikat korrigeerida, kajastades selles elektrooniliste dokumentide vooga seotud dokumentide (maksu- ja raamatupidamisarvestusega seotud) nimekirja, nende allkirjaõiguslike töötajate nimekirja ja muid olulisi nüansse (viisid dokumentide säilitamiseks, juurdepääsuks, edastamiseks jne jne).

Pärast süsteemi juurutamist (elektroonilise dokumendihalduse protsessis) on vaja pidevalt jälgida kehtestatud eeskirjade ja reeglite rakendamist, tarkvarauuendusi jne.

Lisateavet elektroonilise dokumendihalduse peamiste eeliste kohta leiate allolevast diagrammist:

Kiites elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, ei saa ignoreerida selle nõrkusi, mis võivad tühistada kõik selle eelised:

Peatume eraldi iga ettevõtte dokumendivoo sellistel olulistel komponentidel nagu personal ja raamatupidamise elektrooniline dokumendivoog.

HR elektrooniline dokumendihaldus on süsteem HR elektrooniliste dokumentide moodustamiseks, kogumiseks ja vahetamiseks nii ettevõtte enda jaoks kui ka teabevahetuseks sidusrühmadega.

Seadusandlikult sätestatud elektroonilise personalidokumentide voo elemendid on nüüdseks juba jõus: kaugtöötajatega on võimalik sõlmida elektroonilisel kujul töölepinguid, kui neil on elektrooniline allkiri (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 312.3).

Lähitulevikus peaksime ootama personali elektroonilise dokumendihalduse laialdast kasutuselevõttu. Tööministeeriumis on sellel teemal eksperiment juba käimas (Venemaa Tööministeeriumi korraldus 26.03.2018 nr 194):

See süsteem on kasulik ka töötajatele: nad saavad elektrooniliselt dokumente küsida ja lepinguid sõlmida ilma personaliosakonda külastamata.

Viimasel ajal on üha enam hakatud rääkima ühest tööandja ja töötaja ning ka teiste huviliste vahelisest elektroonilise suhtluse vormist - elektrooniliste tööraamatute laialdasest kasutuselevõtust.

Üksikasjad leiate materjalist "Elektroonilised tööraamatud - kõik plussid ja miinused" .

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele personalisektoris võimaldab peagi teha kaugkontrolli Interneti kaudu.

Selle peamine oluline puudus on võimatu kohe kogu dokumendimahtu elektroonilisse vormi tõlkida, kuna üksikud personalidokumendid peavad tingimata sisaldama töötaja isiklikku allkirja, et tagada nõuetekohane õiguslik tugi tööandja ja töötaja vahelistele suhetele. Ja selleks, et kohustada töötajat elektroonilist allkirja väljastama, kulub aega ja seadusandlikke algatusi.

Raamatupidamise elektroonilise dokumendihalduse eelised ja puudused

Finantsteenused, eelkõige raamatupidamisstruktuurid, sõltuvad kõige rohkem kvaliteetsest ja kiirest töövoost. Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab neil osakondadel:

Süstematiseerida ja automatiseerida raamatupidamisosakonna tööd.

Oleme raamatupidamise elektroonilise dokumendihalduse eeliseid kasutanud üsna pikka aega. Võimalus luua ja töödelda elektroonilisi dokumente spetsiaalsetes raamatupidamisprogrammides võimaldab teil mitte ainult vähendada tööjõukulusid, vaid ka vältida vigu dokumentide loomise ja töötlemise kõigis etappides (programm ei võimalda teil viga teha ega seda kohe tuvastada) .

Lahendage ettevõtte sisemisi ülesandeid.

Näiteks väljastada elektroonilisi palgatõendeid. Neid saab saata e-posti teel või postitada ettevõtte ettevõtte veebisaidil iga töötaja isiklikule kontole. Ametnikud ei vaidle vastu palgalehtede elektroonilisele väljastamise meetodile (Tööministeeriumi kiri 21.02.2017 nr 14-1 / OOG-1560). Peate selle lihtsalt parandama ettevõtte kohalikus seaduses.

Luua paberivabad tehnoloogiad suhtlemiseks väliste huvitatud kasutajatega (pangad, IFTS, Venemaa pensionifond, FSS jne).

Edasi räägime elektroonilistest suhtlusvormidest teiste ettevõtteväliste struktuuridega.

Ütleme kärbse kohta. Oleme hästi teadlikud selle süsteemi olulisest puudusest. Katkestused Internetis või seadmete talitlushäired, probleemid tarkvara, elektrooniliste võtmete ja sertifikaatide regulaarse uuendamisega võivad teha karuteene igale finantstöötajale.

Ettevõtted ja üksikettevõtjad, kes ebaõnnestumiste ja viiruste tõttu ei saa vastutavatele töötlejatele õigeaegselt aru anda või nende taotlustele õigeaegselt vastuseid saata, võivad materiaalselt kannatada (saada trahve).

Ettevõtjate elektrooniliste dokumentide vahetamine maksuametite, FSSi, PFRi ja muude ametiasutustega on järk -järgult loodud. Tänu rangelt vormistatud elektroonilistele vormingutele toimub teabe ja dokumentide vahetus kiiresti, ilma tarbetu bürokraatia ja ametnike omavoli. See on suur pluss igale ettevõttele või üksikettevõtjale.

Koostöö rahapesu andmebürooga

PFR-is on võimalik elektrooniliselt esitada isikustatud raamatupidamise aruandlusdokumente (01.04.1996 nr 27-FZ seaduse "Individuaalse (isikustatud) raamatupidamise kohta riiklikus pensionikindlustussüsteemis" artikkel 8). Peaasi on tagada neile garanteeritud kaitse volitamata juurdepääsu eest. See protsess on rangelt reguleeritud:

Elektrooniline suhtlus FSS-iga

Ka sotsiaalkindlustus pole elektroonilises dokumendihalduses uus asi. Kindlustusvõtjatel on võimalus esitada fondi elektroonilised aruanded kontorist lahkumata – piisab, kui registreeruda fondi portaalis (täita avaldus otse süsteemis) ja saada elektrooniline allkiri (ES).

FSS reguleeris ka seda protsessi:

Samuti on võimalik fondiga elektrooniliselt suhelda ja EDM -i operaatori kaudu, sõlmides temaga sobiva lepingu.

Hiljuti võib elektroonilise dokumendihalduse eeliste arvele võtta elektroonilise töövõimetuslehe väljastamise ja töötlemise süsteemi kasutuselevõtu.

Kindlustusvõtjatel on võimalus taotleda elektroonilist haiguslehte ja nendega koostööd teha (kui on sõlmitud vastav leping):

oma isikliku konto kaudu FSS -i veebisaidil;
AWS "FSS-i arvutuste ettevalmistamine";
kindlustusvõtja enda tarkvara (mõned palga- ja personaliarvestuse raamatupidamisprogrammid võimaldavad seda rakendada).

Elektroonilise suhtluse ahel "kindlustatud - FSS" elektroonilise haiguslehega (EB) töötamiseks:

Töötajad saavad informatiivset kasu elektroonilisest dokumendihaldusest FSS RF süsteemis. Nad saavad kontrollida oma elektroonilist turvalisust, jälgida selle töötlemise ja hüvitiste kogumise etappe, kui nad registreeruvad portaalis "Gosuslugi" (kui neil on kinnitatud konto).

Täpsemalt e-haiguspuhkuse kohta vaata linki.

Elektrooniline dokumendihaldus IFTS -iga

Võib -olla on see kõige tavalisem elektroonilise dokumendihalduse tüüp. Maksuaruanded esitatakse peamiselt föderaalsele maksuteenistuse inspektsioonile elektroonilisel kujul. Samuti eelistavad kontrollijad suhelda maksumaksjatega elektrooniliste tehnoloogiate kaudu (edastades elektroonilisi päringuid, päringuid jne).

Tulemused

Elektroonilise dokumendihalduse eelised on vaieldamatud: materjalide ja tööjõukulude vähenemine dokumentide registreerimisel ja töötlemisel, aja kokkuhoid nende kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks ning palju muid positiivseid külgi. Elektroonilise dokumendihalduse eeliseid on palju, kuid on ka piisavalt puudusi. Elektroonilise teabe ohutuse ja turvalisuse tagamisega seotud probleemid, elektroonilise dokumendihalduse juurutamise ja hooldamisega seotud nüansside ebapiisav seadusandlik ja tehnoloogiline väljatöötamine võib selle laialdast rakendamist aeglustada.

Praegu jääb enamiku ettevõtete töövoog tavapärasele, traditsioonilisele pabervormile, hoolimata asjaolust, et paljud ettevõtted üritavad automatiseerida, kui mitte kogu töövoogu, siis vähemalt mõnda selle etappi, sest automatiseeritud tehnoloogial on mitmeid olulisi eelised.

Peamine kriteerium kontoritöö organisatsioonilise vormi valimisel on organisatsioonile laekunud ja teatud aja jooksul loodud dokumentide maht. Seepärast muutub ettevõtetes, kus on laialdane osakondade struktuur, mis on ühendatud paljude dokumentide ühe ahelaga, elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtmine.

Vaatleme elektroonilise dokumendihalduse põhikontseptsioone. Dokumendi voog- see on dokumentide liikumise protsess nende loomisest või kättesaamisest kuni täitmise või rakendamise hetkeni ning lõppkokkuvõttes säilitamine, arhiveerimine või hävitamine, kui dokument ei kujuta endast teatud väärtust.

Elektrooniline dokumendihaldus on ühtne mehhanism elektrooniliste digitaalallkirjaga reeglina allkirjastatud arvutivahenditega loodud dokumentide liikumiseks, samuti nende dokumentide töötlemise viis erinevate elektrooniliste andmekandjate abil.

Elektroonilist dokumendihaldust saab kasutada igas organisatsioonis: nii väikeettevõttes kui ka suures korporatsioonis või ettevõttes, millel on ulatuslik filiaalide võrgustik. Sellel on mitmeid eeliseid.

Esiteks on äriprotsesside läbipaistvus... Kontroll dokumentide täitmise, vastuvõtmise, loomise ja üldiselt elektroonilises süsteemis olemise üle on kiirem ja lihtsam, mis võimaldab juhtkonnal ja otsejuhtidel jälgida äriprotsesse.

Samuti on elektroonilise dokumendihalduse vaieldamatu eelis täidesaatva funktsiooni täiustamine... Statistika kohaselt ei täida üsna suurt osa tellimustest töötajad. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis saab juht kontrollida kõiki tööprotsesse, täitmise kiirust ja kvaliteeti ning mis kõige tähtsam - töö tulemust.

Vähendatud töötlemisaegja dokumentide vormistamine ise... Elektrooniline dokumendihaldus tagab dokumentide kiirema loomise, otsimise, töötlemise ja levitamise, samuti kokkuvõtete, aruannete ja registrite automaatse koostamise, mis võimaldab teil kiiresti ja tõhusalt tööd teha ning lõppkokkuvõttes optimeerida äriprotsesse.

Samuti võimaldab elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt tõsta konfidentsiaalsustaset... Iga osaleja saab täpselt sellise juurdepääsuõiguse ettevõtte dokumentidele, mis vastab tema volitustele: dokumendi lugemine, redigeerimine või täielikud õigused. Kõik toimingud salvestatakse arvutisüsteemi, nii et igal ajal näete, kes andmetega töötas, neid muutis.

Üldiselt on konfidentsiaalsuse probleem väga terav. Mõne ettevõtte dokumendi kaotamine võib kaasa tuua miljoneid kahjusid. Paberdokumendid saab ju kaustast lihtsalt eemaldada ja kogu info kõrvale kanda. Ettevõttes elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisel ei ole muidugi võimalik infolekkeid täielikult kõrvaldada, kuid alati on näha, kes töötajatest, millal, mis hetkel ja kuidas neid dokumente kasutas.

Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab optimeerida uute töötajate koolitamise ja uute protsesside juurutamise protsessi ettevõttes... Uute juhiste ja regulatsioonide juurutamine elektroonilises dokumendihalduses on palju kiirem kui iga töötaja eraldi teavitamine ja paberdokumentidega kurssiviimine.

Elektrooniline dokumendihaldus suurendab ettevõtte kultuuri... Kõik ettevõtte struktuurid tegutsevad ühtses inforuumis, mis võimaldab peaaegu iga töötaja kaasata ettevõtte protsessidesse.

Elektroonilise dokumendihalduse olemasolu ettevõttes võimaldab kohaneda kiiremini rahvusvaheliste standardite turu muutustega... Uute standardite tekkides saab elektroonilises dokumendihaldussüsteemis tegutsev ettevõte muuta oma dokumendid uue malli vastu, mis tõstab konkurentsivõime taset turul.

Tuleb märkida, et elektroonilisel dokumendihaldusel on omad puudused. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi oluline puudus on dokumentide ohutuse probleem... Tõepoolest, igal hetkel võib viirus arvutisse siseneda, dokumentide salvestamise süsteem ei pruugi töötada. Probleemi saab lahendada koondamissüsteemi loomisega.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi üks puudusi on töötajad, või süsteemiga hõivatud töötajad. Dokumendivoo automatiseerimise protsessis ei pruugi olla võimalik vältida stressi füüsilise tööga harjunud ja ebapiisavate elektroonilise dokumendivoo teadmistega töötajatel.

Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis on pädev andmesisestus eriti oluline. Inimfaktor on siinkohal eriti oluline, sest kvalifitseeritud personali kvaliteetsest tööst sõltub süsteemi edasine katkematu toimimine.

Samuti on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi omandamise ja juurutamise etapis ettevõtte jaoks vältimatud suured kulud, mida aga kompenseerib dokumentidega töötamisele kuluva aja vähenemine ja äriprotsesside optimeerimine.

Negatiivselt mõjutab elektroonilise dokumendihalduse laialdast kasutuselevõttu ja geograafiline tegur... Dokumentide elektrooniline vahetamine ei ole kõigi töövõtjatega võimalik, kuna puudub ühtne inforuum. Seetõttu peavad paljud ettevõtted samaaegselt läbi viima nii traditsioonilist paber- kui ka elektroonilist dokumendivahetust. Kuid aktide ja lepingute elektrooniline saatmine lihtsustaks tööd klientide ja klientide vahel mis tahes turusegmendis, eriti geograafiliselt kaugete piirkondade vahel.

Tuleb märkida, et enamiku dokumentide jaoks on isiklik allkiri kohustuslik, mis annab neile juriidilise jõu. Elektroonilise dokumendi juriidilist jõudu kinnitab elektrooniline allkiri, mida vastavalt 63-FZ-le on kolme tüüpi. Praegu peavad enamik riike tavalise allkirjaga allkirjastatud paberdokumente ja kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisi dokumente juriidiliselt võrdseks.

Personalihalduses on täielik üleminek elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile võimatu, kuna kui personalidokument peab sisaldama töötaja isiklikku allkirja, tuleb see töötaja ja tööandja vahelise õigussuhte nõuetekohaseks tagamiseks vormistada paberkandjal. .

Lisaks on tööraamatute pidamine rangelt reguleeritud. Seda ja mitut muud personalidokumenti saab koostada, täita ja säilitada ainult paberkandjal.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised on aga nii ilmsed, et tänapäeval on raske ette kujutada personaliteenust, mis teostab dokumentide ringlust ainult paberkandjal.

Elektrooniline dokumendivoog on töösuhetesse kaasatud seadusandlikul tasandil. 2013. aasta kevadel täiendati Vene Föderatsiooni töökoodeksi peatükiga "Kaugtöötajate tööregulatsiooni tunnused". Mõlemal poolel – nii tööandjal kui ka töötajal – peab töösuhte vormistamiseks olema elektrooniline allkiri. Kui inimene töötab pidevalt vabakutselisena või kodus, tasub kindlasti kulutada raha elektroonilisele allkirjale ja seda protsessi veelgi optimeerida.

Elektroonilisel dokumendihaldussüsteemil on oma eelised ja see võib olla kasulik suurettevõttele, millel on ulatuslik osakondade struktuur. Siiski on süsteemil oma eksisteerimise praeguses etapis mitmeid puudusi, mis aeglustavad üleminekut paberkandjal täielikule elektroonilisele dokumendivoole. Kõik see nõuab tõsiseid täiendusi nii tehnoloogilisel kui ka seadusandlikul tasandil.

Elektroonilisel dokumendihaldusel on asutuses kasutamiseks plusse ja miinuseid, plusse ja miinuseid.

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised:

kõik asutuse struktuurid töötavad ühes inforuumis;

institutsioonisiseste dokumentide menetlemise kiirus, dokumentide turvalisus suureneb oluliselt;

andmete krüpteerimine võib takistada teabe lekkimist;

töötajate tootlikkus suureneb ja vigade tõenäosus dokumentide töötlemisel väheneb, mis sõltub töötaja kvalifikatsioonist;

märkimisväärne majanduslik mõju.

Süsteemi juurutamise otsene mõju võimaldab säästa kulusid, kulusid posti- ja kullerteenuste eest tasumiseks, materjalide paljundamiseks ning kulutada tööjõukulusid. Kaudseks mõjuks on need juhtimiseelised, mis on olulised organisatsiooni toimimise seisukohalt: juhtimise läbipaistvus, juhtimisdistsipliini kontroll jne.

Niisiis, EDMSi rakendamine võimaldab:

täielikult automatiseerida dokumentidega töötamise protsessi;

tagada töökorraldus kaugkasutajate ja kasutajarühmadega;

pakkuda integratsiooni väliste meilisüsteemidega;

üles ehitada elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhivõimalused, kasutades modulaarsust ja sisseehitatud tööriistu;

tagada samaaegse töö protsess piiramatu arvu kasutajate süsteemis;

parandada dokumentidega töötamise tõhusust;

parandada dokumentidega töötamise ettevõtte kultuuri;

Vähendage oluliselt paberi töövoo mahtu;

Vähendage oluliselt dokumentide töötlemise ja saatmise aega, dokumentide otsimise aega, kokkuleppe ja dokumentide eelnõude kinnitamise aega;

tagama kõik dokumenteerimisprotsessid dokumentide elektrooniliste ja paberversioonide samaaegse kasutamisega;

lihtsustada igat tüüpi dokumentide registreerimise protsessi (registreerimine e-posti ja veebivormide kaudu, voogesituse skannimise tugi, mis tahes vormingus failide registreerimine);

tagama töövoo haldamise (dokumentide ülekandmine esinejate vahel);

pakkuda protsessi seotud dokumentidega töötamiseks;

tagada dokumendihaldus kogu elutsükli jooksul;

tagama kõigi protsesside läbipaistvuse alates dokumendi loomisest kuni selle arhiivi esitamise hetkeni;

dokumentidega töötamise ajaloo salvestamine (aja ja dokumentidega kõigi toimingute autorite jälgimine, töökommentaaride salvestamine, lisatud failide versioonimise toetamine);

jälgida dokumendi loomise ajalugu;

tagama selge kokkuleppe ja dokumentide kinnitamise protsessi;

ehitada hästi toimiv tellimuste süsteem;

tagada range distsipliini kontroll;

sorteerida dokumente mis tahes kriteeriumide järgi;

pakkuda teabeotsingut erinevate atribuutide järgi ja täistekstiotsingut;

automatiseerida dokumentide liikumist käsitlevate statistiliste andmete kogumist ja analüüsi;

pakkuda dokumentide elektrooniliste kujutiste arhiivisalvestust;

tagada juurdepääsuõiguste regulatsioon;

pakkuda viivitamatut juurdepääsu dokumentidele;

vähendada dokumentide kvantitatiivset kadu;

suurendada tööviljakust;

vähendada dokumentide arhiivi esitamiseks ettevalmistamise ja dokumentide arhiivihoiu kulusid;

anda elektroonilistele dokumentidele õiguslik toime;

vähendada kulleri- ja postiteenuste maksumust;

vähendada sise- ja väliskullerite arvu;

tagama teabe- ja võrdlusbaasi säilitamise;

täiustatud otsinguvõimaluste pakkumine (atribuutiline otsing, täpsem otsing, täistekstiotsing, võttes arvesse vene keele morfoloogiat, dünaamiliste otsingukaustade tugi);

toetus paber- ja elektrooniliste dokumentide registreerimiseks vastavalt asutuse nõuetele;

dokumentide liikumise marsruutide toetamine (järjestikused, paralleelsed, tasuta marsruudid, tingimustega marsruudid, edasilükkamised);

tugi segatud töövoole (paberdokumentide ja aruannete koostamine mallide abil, dokumendi registreerimiskaardi väljatrükkimine, originaaldokumentide salvestuskoha arvestamine);

tööriistade olemasolu töövoo analüüsimiseks, aruannete koostamiseks, samuti töötajate täidesaatva distsipliini jälgimiseks (aruannete ja analüütiliste viidete genereerimise võimalus, automaatne logimine);

infoturve (digitaalallkirja tugi, andmete krüpteerimine, logimine, juurdepääsuõiguste ja rollisüsteemide eristamine, sisseehitatud andmete terviklikkuse kontroll ja automaatne varundamine).

Kuid kõigi eelistega on EDMS -il oma puudused:

"stress" töötajate seas - kõik on uus, sellega võetakse vaevaliselt vastu;

programmide ja dokumendihaldussüsteemide ostmise ning nende rakendamise ja edasise hoolduse kulud;

lüngad infoturbes - andmebaasidest üle pumbatud "piraatkettad";

kaugjuurdepääsu kasutavad kaasaegsed häkkerid suudavad kõrgeima kaitsetasemega kalleid programme murda;

töövoo voolu järsu suurenemisega ei saa serverid hakkama ja tööviljakus langeb.

Elektroonilisel dokumendihaldusel on organisatsioonis kasutamiseks plusse ja miinuseid, plusse ja miinuseid.

Et kaaluda ettevõttes elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise "plusse ja miinuseid", on see väga oluline osa ettevõtte struktuuri ja selle dokumendivoo tüübi kavandamisel. Kuigi paljud juhid ei pööra piisavalt tähelepanu töövoo ja äriprotsesside automatiseerimise küsimusele, on need ainult need juhid, kes ei tea elektroonilise töövoo eeliseid.

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised avalduvad selles, et selle kasutamisel töötavad kõik ettevõtte osakonnad ja struktuurid ühes inforuumis. Sellega seoses suureneb oluliselt dokumentide töötlemise kiirus ettevõttes. Samuti on dokumentide ohutus ja turvalisus oluline tegur, mis tõstab elektroonilise dokumendivoo tavapärasest suurusjärgu võrra kõrgemale. Kaasaegsed süsteemid kasutavad andmete krüptimist, mis võib takistada teabelekkeid. Seda tüüpi töövoogu kasutades tõuseb töötajate tootlikkus ja väheneb vigade tõenäosus dokumentide töötlemisel, mis sõltub töötaja kvalifikatsioonist. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess arvestada tuleb paljude teguritega.

Nii võimaldab elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtt:

1. täielikult automatiseerida dokumentidega töötamise protsessi;

2. tagada kaugkasutajate ja kasutajagruppidega töökorraldus;

3. tagama integratsiooni väliste meilisüsteemidega;

4. ehitada üles elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhivõimalused, kasutades modulaarsust ja sisseehitatud tööriistu;

5. tagada piiramatu arvu kasutajate süsteemis samaaegse töö protsess;

6. tõhustada tööd dokumentidega;

7. parandada dokumentidega töötamise ettevõtte kultuuri;

8. oluliselt vähendada paberi töövoo mahtu;

9. lühendada oluliselt dokumentide menetlemise ja saatmise aega, dokumentide otsimise aega, dokumentide eelnõude kooskõlastamise ja kinnitamise aega;

10. tagama kõik dokumentatsiooniprotsessid dokumentide elektroonilise ja paberversiooni samaaegsel kasutamisel;

11. lihtsustada igat tüüpi dokumentide registreerimise protsessi (registreerimine e-posti ja veebivormide kaudu, voogesituse skannimise tugi, mis tahes vormingus failide registreerimine);

12. pakkuda töövoo juhtimist (dokumentide edastamine esinejate vahel);

13. sätestada seotud dokumentidega töötamise protsess;

14. tagama dokumendi haldamise kogu olelusringi vältel;

15. tagama kõigi protsesside läbipaistvuse alates dokumendi loomisest kuni selle arhiivi esitamise hetkeni;

16. Dokumentidega töötamise ajaloo salvestamine (aja ja kõigi dokumentidega tehtud toimingute jälgimine, töökommentaaride salvestamine, lisatud failide versioonimise toetamine);

17. jälgida dokumendi loomise ajalugu;

18. tagada selge dokumentide kokkuleppimise ja kinnitamise protsess;

19. ehitada hästi toimiv tellimuste süsteem;

20. tagama range distsipliini kontrolli;

21. sorteerida dokumente mis tahes kriteeriumide järgi;

22. pakkuda infootsingut erinevate atribuutide järgi ja täistekstiotsingut;

23. tagama dokumentide liikumist käsitlevate statistiliste andmete kogumise ja analüüsi automatiseerimise;

24. tagama dokumentide elektrooniliste kujutiste arhiivisalvestuse;

25. tagama juurdepääsuõiguste reguleerimise;

26. võimaldama kohest juurdepääsu dokumentidele;

27. vähendada dokumentide koguselist kadu;

28. suurendada tööviljakust;

29. vähendada dokumentide arhiivi esitamiseks ettevalmistamise ja dokumentide arhiivi säilitamise kulusid;

30. anda elektroonilistele dokumentidele õiguslik mõju;

31. vähendada kulleri- ja postiteenuste kulusid;

32. vähendada sise- ja väliskullerite arvu;

33. tagab teabe- ja teatmebaasi korrashoiu;

34. Täpsema otsingu võimaluste pakkumine (atribuutiline otsing, täpsem otsing, täistekstiotsing, võttes arvesse vene keele morfoloogiat, dünaamiliste otsingukaustade tugi);

35. Toetus paber- ja elektrooniliste dokumentide registreerimiseks vastavalt GDOU nõuetele.

36. Dokumentide liikumismarsruutide toetus (järjestikused, paralleelsed, vabad marsruudid, tingimustega marsruudid, edasilükkamised)

37. Segatud töövoo toetamine (paberdokumentide ja aruannete koostamine mallide järgi, dokumendi registreerimiskaardi väljatrükk, originaaldokumentide säilitamise arvestuse pidamine);

38. Töövoo analüüsimise, aruannete koostamise, samuti töötajate juhtimisdistsipliini jälgimise tööriistade olemasolu (raportite ja analüütiliste viidete genereerimise võimalus, automaatne logimine);

39. Infoturbe tagamine (digitaalallkirja tugi, andmete krüpteerimine, logimine, juurdepääsuõiguste ja rollisüsteemide eristamine, sisseehitatud andmete terviklikkuse kontrolli ja automaatse varundamise olemasolu).

Kuid koos kõigi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eelistega on sellel oma puudused. Neid tuleks elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide rakendamist puudutavate otsuste tegemisel arvesse võtta. Kui ettevõte on algusest peale juurutanud elektroonilist dokumendihaldussüsteemi, siis see ei tekita oma töötajates mingit "stressi". Ja kui otsuse teeb ettevõte, kellel on olnud üsna pikk töökorraldus, siis peate arvestama asjaoluga, et süsteemi reformimine võib töötajatele tekitada mitmeid "pingeid". Kõik on uus, sellega võetakse raskustega vastu. Samuti peate arvestama asjaoluga, et ettevõttel võivad tekkida kulud programmide ja dokumendihaldussüsteemide ostmisel, samuti nende rakendamisel ja edasisel hooldamisel.

Esineb ka infoturbe lünki. Kuna turg on üle ujutatud piraatketastega, millel on üles laaditud tõsiste valitsusasutuste andmebaasid, millel on hea kaitse, siis mida me saame öelda väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete kohta. Konkurents on äriõigus. Korramatul konkurendil on raskem hankida paberile pandud infot: dokumente saab hoida erinevates ruumides, kappides (lauad, seifid), laiali kaustades. Elektrooniliste andmebaasidega on see lihtsam. Kaasaegsed häkkerid kasutavad kaugjuurdepääsu, et tungida kõrgeima kaitsetasemega kallitesse programmidesse.

Järgmine puudus on töövoo järsk suurenemine. Selle tulemusena ei saa serverid hakkama ja tööviljakus langeb. Paberi töövoo juuresolekul on selline terav tõmblus võimatu.

Ja veel üks puudus on tööjõukulude suurenemine töövoo suurenemise tagajärjel. Tööandjal ei ole aega adekvaatselt reageerida sellistele hüpetele personaliküsimuste otsustamisel. Mahud suurenevad, samas kui personal jääb samaks.

Pärast elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaalumist võime järeldada, et sellel on oma eelised. Ja puudused ja selle rakendamine organisatsioonis sõltub juhist. Kuna iga juht vastutab isiklikult selle eest, kui produktiivne tema äri saab.