Circulation électronique interne et externe des documents de l'entreprise. Règlements sur le flux de travail de l'organisation. Un exemple de workflow dans une organisation. Principes de base de la gestion des documents

Le flux de documents est le mouvement des documents depuis le moment de leur création jusqu'à la fin du travail avec eux.

L'organisation du flux de travail a beaucoup en commun avec l'organisation d'un convoyeur mécanique. À un moment donné, l'introduction de l'assemblage de convoyeurs, ainsi que la typification des produits et la standardisation des pièces, ont entraîné une augmentation significative de la productivité du travail, une diminution du coût du processus de production et ont marqué le début de la production de masse. Certes, dans le même temps, le rythme imposé par le convoyeur entraînait une augmentation de l'intensité du travail et de la tension nerveuse des ouvriers.

Flux de documents dans l'entreprise

L'organisation du workflow repose sur les mêmes principes qu'un convoyeur mécanique : le mouvement des documents doit avoir un retour minimal sur les étapes précédentes, les documents doivent être envoyés aux interprètes conformément à leurs responsabilités afin d'éviter la duplication des opérations.

Diagramme de flux de documents

Diagramme de flux de documents

Distinguer les contours externes et internes du flux de travail.

Le contour externe commence par les documents entrants (externes) qui arrivent à l'entreprise de l'extérieur. Il peut s'agir d'ordonnances d'autorités supérieures, d'ordonnances, de résolutions, de lettres de partenaires de clients, etc. Les documents reçus sont enregistrés par les secrétaires puis envoyés pour exécution.

La documentation entrante est la documentation reçue par l'entreprise d'autres organisations. Les documents sortants sont des documents qu'une entreprise (organisation) envoie à d'autres entreprises. Les documents sortants sont des documents qui contiennent des informations élaborées dans l'entreprise afin de les transférer à d'autres organisations : lettres, certificats, rapports, commandes, télégrammes, messages téléphoniques, etc.

Flux de documents– circulation des documents dans l'organisation à partir du moment où ils sont reçus ou émis jusqu'à la fin de l'exécution ou de l'envoi.

Il existe trois principaux flux de documentation :

- documents provenant d'autres organisations (entrants) ;

- documents envoyés à d'autres organisations (sortants) ;

–Documents créés dans l'organisation et utilisés par les employés de l'organisation dans le processus de gestion (interne).

La circulation des documents fait partie intégrante de l'établissement d'enseignement préscolaire, dont le but est de fournir un support d'information pour les activités de l'établissement, de la documenter et de stocker des informations de gestion précédemment créées. L'établissement d'enseignement préscolaire dépend directement des décisions de gestion, dont la documentation, en tant que processus, comprend trois composantes: l'aide à la décision, c'est-à-dire la fourniture d'informations (documents) à la décision prise, la documentation de la décision et le suivi de sa mise en œuvre. Les principales composantes de ce processus sont : l'obtention des premières informations, la fixation d'un objectif (tâche), la recherche des informations nécessaires (ouvrage de référence), l'élaboration d'une solution (rédaction d'un document), l'approbation, l'édition, la fabrication, la certification, l'envoi (le transfert au destinataire), suivi des solutions d'exécution. Le volume de workflow est déterminé par le nombre de documents entrants, sortants et internes de l'établissement pour une période donnée (année, trimestre, mois, jour). L'organisation rationnelle du workflow prévoit la prise en compte des principes suivants : flux direct, continuité, rythme, parallélisme, proportionnalité. Le principe du flux direct des documents exige que le mouvement des documents s'effectue par le chemin le plus court. La forme la plus simple de déplacement des flux de documents correspond à l'agencement linéaire des divisions structurelles. Le principe de continuité dans le flux de travail est la soumission continue de documents au niveau où une décision est prise à leur sujet. Ce principe est incompatible avec l'« accumulation » de documents, leur accumulation en une seule instance. Le principe du rythme de circulation des documents signifie l'uniformité du mouvement des flux de documents. Le principe du parallélisme consiste à effectuer des opérations distinctes de traitement d'un document en cours de déplacement. L'objectif principal de ce principe est de réduire le temps qu'il faut pour passer un document. L'exécution parallèle d'opérations individuelles accélère considérablement à la fois le flux de travail et l'exécution du document dans son ensemble. Le principe de proportionnalité suppose un chargement proportionnel et uniforme des canaux de flux de documents. Le principe d'indépendance et de responsabilité dans le travail avec des documents est important. Ce principe signifie que dans toutes les actions - direction, distribution, accord, signature, etc. - il est nécessaire d'être strictement guidé par les fonctions de l'institution et de ses parties, la compétence des employés. La structure et les fonctions existantes de l'institution, les formes et les méthodes de gestion des activités ont un impact significatif sur le flux de travail. Par conséquent, le passage opérationnel et l'exécution des documents, outre des raisons purement administratives, sont entravés par des lacunes organisationnelles, l'absence d'une délimitation claire des responsabilités entre les fonctionnaires et le manque de certitude des fonctions de certaines institutions et de leurs unités structurelles individuelles. .

L'échelle de gestion fondée sur le progrès scientifique et technologique impose la mécanisation du travail de bureau à toutes ses étapes. La mécanisation des processus bureautiques consiste en l'utilisation de moyens techniques pour effectuer des opérations de documentation et de traitement des documents. L'équipement électronique est devenu une réelle nécessité pour résoudre les problèmes de support documentaire de gestion d'entreprise. A l'ère de l'informatique, la définition traditionnelle d'un document doit être clarifiée, car aujourd'hui les documents peuvent être des messages reçus par e-mail, des fichiers sons, des vidéos. Par conséquent, le document peut être défini comme suit : un document est un ensemble d'informations accessibles à la perception humaine ... Il existe de nombreux programmes pour composer et éditer des documents bureautiques. Malgré le développement rapide des documents électroniques, les experts estiment qu'un certain nombre de difficultés organisationnelles et techniques ne leur permettront pas dans un avenir prévisible de remplacer complètement et d'exclure de la circulation les documents traditionnels.

Questions à débattre

1 De quelles sections se compose le fichier de contrôle ?

2 Quels sont les délais d'exécution des documents que vous connaissez ?

3 Quel fonctionnaire retire le document du contrôle ?

4 Quel est l'objet du contrôle d'exécution des documents ?

5 Quels sont les éléments de l'index d'enregistrement du document ?

6 Remplissez l'attribut "marque de contrôle" sur les documents.

7 A partir de quel moment le délai d'exécution et de contrôle de l'exécution du document est-il calculé ?

8 Quelle est la procédure de prolongation du délai d'exécution d'un acte ?

9 Quel est le but du flux de travail ?

10 Quels documents vous permettent d'analyser et d'améliorer le workflow ?

11 Qu'est-ce que le flux de travail ?

12 Décrivez le concept de « Nomenclature des cas ».

13 Décrivez le concept d'« entreprise ».

14 Qu'est-ce que l'enregistrement de documents ?

15 Indiquez les principales étapes du travail de bureau.

16 Quelles sont les étapes de travail avec des documents, typiques pour le flux de travail.

17 Que recouvre la notion de « formation de cas » ?

18 Qui effectue l'examen préliminaire des documents ?

19 Selon quel principe s'effectue la sélection des documents à conserver ou à détruire ?

20 Quels sont les critères de construction des nomenclatures de cas ?

21 Donner la définition de l'examen de la valeur des documents.

22 Quelles sont les tâches de l'examen des documents?

23 Quels types de nomenclatures de cas sont développés par les établissements ?

24 Quels groupes peuvent être divisés selon les périodes de conservation des documents établies par les listes ?

25 Quelles sont les exigences à respecter lors de la reliure ou du classement des dossiers de stockage permanent, temporaire (plus de 10 ans) et en termes de personnel ?

26 Comment s'effectue la numérotation des feuilles dans la mallette ?

27 Quelles données sont indiquées sur la page de titre de l'inventaire des stockages permanents ?

Il n'y a pas si longtemps, j'ai participé à la mise en place de la gestion électronique des documents pour l'un de mes clients. Dans le processus, j'ai dû expliquer beaucoup de concepts, dire ce que c'est, comment fonctionnent les systèmes de ce type. Et seulement après cela, il a réussi à comprendre l'essence de mes propositions et a approuvé le plan de travail. Au cours de la discussion, j'ai réalisé que très peu de choses avaient été écrites sur ce sujet dans un langage simple pour un large éventail de lecteurs. Comme d'habitude, je vais essayer d'expliquer en termes simples ce concept.

Il est important de comprendre qu'il existe deux types de flux de documents : interne (EDMS) et externe (VEDO). En Russie, il est d'usage de l'appeler EDO, mais je pense qu'il est plus correct de l'appeler VEDO et EDMS, en principe, ils partagent ces concepts dans la Fédération de Russie. Autrement dit, si vous recherchez un système d'échange avec des contreparties, vous devez rechercher EDF, si pour le flux de documents interne, puis EDMS.

Dans cet article, je souhaite parler du flux de documents électroniques externes entre l'entreprise et ses contreparties. Les systèmes internes de gestion électronique des documents sont utilisés pour échanger des documents entre les divisions d'une entreprise ; ils ont un ensemble d'exigences légèrement différent. Mais je ne les considérerai pas ici.

Pourquoi avez-vous besoin d'une gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est une alternative moderne et pratique aux documents papier conventionnels utilisés pour tout type d'activité commerciale.

Le flux de travail traditionnel est associé à des délais constants. Pour débuter une coopération avec un client, il faut une facture, souvent un accord, puis des factures signées, des actes de travaux effectués, etc. Tous ces papiers sont approuvés, ils sont imprimés, signés et cachetés. Après cela, il devient nécessaire de les transférer à un partenaire commercial, où ils passent également par le processus d'approbation et de signature.

Ensuite, les documents avec signatures sont scannés et envoyés par e-mail. Après cela, les originaux sont envoyés par courrier, employés ou courrier ordinaire. Tout cela prend un temps considérable, les documents papier se perdent parfois, nécessitent des corrections (ce qui ralentit encore plus le processus de réception des documents). Et pour leur rangement, des pièces entières sont souvent allouées. En conséquence, l'entreprise connaît de nombreux inconvénients, la conclusion des transactions est retardée, des problèmes surviennent avec le service comptable, car à la fin de la période de référence, les titres sont toujours quelque part «en route». Et si, après signature par l'une des parties, des points controversés ont été identifiés ou une erreur a été constatée dans la documentation comptable, alors le processus d'obtention du bon document papier prend encore plus de temps, parfois même des mois.

La gestion électronique des documents vous permet de vous débarrasser de tous ces désagréments :

• Tous les documents sont « signés » électroniquement à l'aide de signatures numériques. C'est rapide et facile.
• Pour obtenir une copie papier, imprimez simplement une copie. Les parties intéressées reçoivent tous les documents instantanément, sans attendre longtemps les lettres ou les coursiers.
• La conclusion des contrats et la confirmation de l'achèvement de la coopération (factures et actes) se font sans retards ni efforts supplémentaires de la part des employés.
• L'impact sur l'activité du facteur humain est réduit : les documents ne sont pas perdus, les erreurs sont corrigées en peu de temps.
• Il n'est pas nécessaire de réserver un espace de stockage pour de nombreux documents papier.

De plus, la gestion électronique des documents permet de résoudre le problème de la déclaration des entreprises à l'État. Auparavant, les documents n'étaient acceptés que sous forme papier et les employés de l'entreprise passaient de longues heures à se rendre au bureau des impôts, faisaient la queue pour un inspecteur et les inspecteurs, à leur tour, traitaient de nombreux documents pour vérifier l'exactitude du rapport et entrer données dans une base de données commune.

Désormais, tous ces problèmes peuvent également être résolus grâce à la gestion électronique des documents. Dans le même temps, il est important de comprendre que sous forme électronique, le service fiscal accepte les rapports et les documents d'une forme strictement établie. Tout autre format ne sera pas accepté. Par conséquent, lors de l'introduction de la gestion électronique des documents, il est judicieux de vérifier le format de la documentation interne de l'entreprise et, si nécessaire, d'apporter les ajustements appropriés aux modèles de documents.

Dans un premier temps, l'État a commencé à accepter les déclarations de revenus par voie électronique. La technique a fait ses preuves. Et plus récemment, tous les documents sont également acceptés sous forme électronique.

En quoi consiste le flux de documents électroniques ?

Ce type de flux de documents implique 4 parties :

1. Fournisseur de biens ou de services. La partie qui génère le document électronique.
2. Acheteur ou client. La partie qui accepte le document électronique.
3. Une société vendeuse qui fournit une plate-forme électronique pour l'échange de documents et des services pour l'organisation de la gestion électronique des documents.
4. État. Agences gouvernementales, où la société vendeuse transfère les données sur les transactions fixes et les documents exécutés.

Comment cela est mis en œuvre dans la pratique :

1. Le fournisseur de biens ou de services génère un document électronique dans son propre système comptable ou immédiatement dans le service fourni par le vendeur.
2. Le document au sein du service est instantanément envoyé à l'entreprise destinataire, qui le reçoit soit directement dans le service, soit dans son propre programme connecté au service.
3. Le site enregistre des données sur le document.
4. Après "signature" (confirmation) du côté du destinataire, les données relatives au document sont transmises au bureau des impôts.

Ainsi, le fait d'envoyer et de recevoir un document est automatiquement enregistré. Contrairement aux sacs en papier contenant des documents qui sont transférés par les employés de l'entreprise, le coursier ou le service postal, il est impossible de ne pas recevoir un document par voie électronique ou de le perdre. Le fait de la réception en temps voulu du document dans le système électronique est enregistré automatiquement, ces données peuvent être utilisées en cas de litige même devant les tribunaux.

En outre, les informations sur les documents signés des deux côtés sont automatiquement transférées aux autorités fiscales, ce qui réduit le risque d'erreurs comptables, de pertes de copies papier ou de non-inclusion d'une transaction dans le rapport, ce qui exclut d'éventuelles pénalités futures et d'autres problèmes fiscaux liés à la facteur humain et si commun dans le cas de l'utilisation du flux de travail papier.

Avec le workflow papier, il est difficile pour le chef d'entreprise de contrôler la ponctualité de réception de chaque document. Le plus souvent, ces problèmes sont résolus au niveau des comptables, des coursiers, des directeurs commerciaux. En conséquence, le comptable ne dispose pas toujours d'originaux papier avant la fin de la période de reporting. Et ceci, s'il est vérifié, peut entraîner des amendes et d'autres problèmes.

Avec la gestion électronique des documents :

• Le document original est livré instantanément. Il n'y a pas besoin d'affranchissement, de coursiers ou de gestionnaires. Il n'y a pas de retards et de problèmes connexes.
• Le chef d'entreprise peut vérifier exactement quand le document a été envoyé et reçu à tout moment. Et en cas de problèmes liés au manque de documentation importante, les employés n'ont pas la possibilité de rejeter la responsabilité de leurs erreurs sur les « mauvaises performances du courrier » et d'autres facteurs externes. Les employés de l'entreprise eux-mêmes le comprennent. Par conséquent, les retards et problèmes d'envoi/réception de documents après la mise en place de ce système deviennent extrêmement rares.

Pour mettre en œuvre une coopération via la gestion électronique des documents, il est nécessaire que les deux parties utilisent un logiciel connecté à une plateforme de gestion de documents. Ou, alternativement, une ou les deux parties peuvent travailler directement dans le service d'envoi et de réception de documents.

Signature électronique

Pour organiser l'échange électronique de documents, un degré élevé de sécurité et de protection est requis. Tous les services de gestion électronique de documents utilisent une connexion sécurisée, un cryptage des données et une signature numérique électronique est utilisée pour confirmer l'authenticité du document envoyé.

Une signature numérique est une « clé électronique » spéciale qui crée un code numérique unique en traitant mathématiquement les données du certificat et du document électronique de l'utilisateur. Les certificats publics sont utilisés pour vérifier et confirmer la signature. Et pour la génération (la signature) - la "clé" personnelle confidentielle de l'utilisateur.

Plateformes de gestion de documents (services)

Aujourd'hui, il existe un large éventail de sites qui fournissent des services de gestion de documents. Ce sont Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc et bien d'autres. Ils remplissent tous à peu près les mêmes fonctions :

• Recevoir un document électronique d'un utilisateur.
• Envoi au destinataire dans son compte ou transfert vers le système spécifié, si le destinataire travaille avec un autre service.
• Fixation des données sur le document et envoi.

Lors du choix d'un système pour votre entreprise, le plus important est de prendre en compte les préférences de vos clients. Il est important ici que vous travailliez dans le même système qu'un client important pour vous, ou que le service ait la capacité d'intégrer (échanger des données) entre votre système et une plate-forme similaire que votre client utilise.

Dans certains cas, vous pourrez convaincre l'acheteur de commencer à travailler avec un site qui vous convient. Mais très souvent, surtout dans le cas d'un début de coopération avec de grandes chaînes de distribution et des entreprises, ils ont fait leur choix depuis longtemps, et l'une des conditions de la coopération est la capacité de travailler avec une certaine plate-forme de gestion électronique de documents.

Systèmes VEDO et EDI : quelle différence ?

Lors du choix d'un système de gestion de documents, de nombreux utilisateurs sont également confrontés à des systèmes qui ne se positionnent pas comme VEDO, c'est-à-dire « Flux de documents électroniques », mais comme EDI (flux de documents pour le commerce de détail).

Les systèmes EDI sont un cas particulier de la gestion électronique des documents. Ils sont axés sur l'échange de données avec des partenaires commerciaux ou des divisions du réseau commercial. Si, dans le cas général, tout type de documents juridiquement significatifs est effectué via le flux de travail, il existe alors un échange opérationnel d'informations commerciales entre les organisations, y compris les documents juridiquement significatifs nécessaires aux opérations commerciales.

La gestion électronique conventionnelle des documents permet l'utilisation de tout type de document dans n'importe quel format qui convient aux parties. Lors de l'utilisation de l'EDI, la liste des documents possibles, leur format est strictement réglementé. Il n'y a aucun moyen de générer et de transmettre un document au format interne de l'entreprise ou non directement lié aux opérations de trading. Je vais vous expliquer comment fonctionne l'EDI, pourquoi il n'est utilisé que dans le commerce et quels sont ses avantages dans l'un des articles suivants.

Intégration avec 1C et d'autres systèmes comptables

Pour le bon fonctionnement de la gestion électronique des documents, il est très important que la plate-forme que vous choisissez prenne en charge l'intégration avec votre système comptable.

Pourquoi est-il nécessaire :

• Les employés de l'entreprise créent des documents dans le système comptable de l'entreprise ;
• Après la formation, le document est automatiquement transféré dans le système au responsable ou au comptable pour signature ;
• Le document vérifié et confirmé par le gestionnaire doit être transmis sans distorsion et saisie manuelle, c'est-à-dire des dépenses de temps supplémentaires et d'éventuelles erreurs dans le service de gestion électronique des documents ;
• Avec une mise en œuvre appropriée, le transfert de données s'effectue automatiquement. Après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer le document », il est automatiquement transformé en le formulaire requis pour le système de gestion électronique des documents et envoyé au service, où le document est enregistré et envoyé au destinataire.

Il est très important que pour votre système comptable, il existe une solution prête à l'emploi du côté du service, sur la base de laquelle vos spécialistes pourront mettre en œuvre le module complémentaire nécessaire pour le programme de comptabilité. S'il n'y a pas une telle solution, il vaut mieux ne pas essayer de la mettre en œuvre vous-même, c'est un processus très long et complexe. Les services de gestion de documents utilisent une signature numérique, des systèmes de cryptage complexes. Par conséquent, rien ne garantit que même après tous les efforts des programmeurs, vous obtiendrez le résultat souhaité. Il est préférable de choisir un autre site où vous trouverez une option d'intégration adaptée.

Coût des services

Les services de gestion de documents offrent généralement une connexion gratuite au service. Et pour l'envoi de documents, des frais sont facturés. Dans certains cas, il s'agira d'un prix forfaitaire pour chaque document envoyé. Quelque part où vous pouvez acheter des services dans des packages, c'est-à-dire un montant - pour 100 documents, un autre - pour 1000 par mois, etc.

Cette question doit également être abordée de manière raisonnable. D'une part, plus le colis que vous choisissez est grand, moins le coût d'envoi d'un document sera élevé. En revanche, il ne sert à rien de payer un paquet de 300, 500 ou 1000 documents avec une circulation de documents n'excédant pas 100 documents par mois.

FAQ

Tous les documents doivent-ils être envoyés via un système électronique ?

Non. Avec l'aide de la gestion électronique des documents, vous n'enverrez que les documents les plus pratiques à envoyer de cette manière. Il s'agit généralement d'actes de travail exécutés, de factures fiscales, parfois de contrats, etc. Tout dépend uniquement de vos besoins et de votre confort.

Les frais d'expédition sont-ils pour un document ou une page ?

Vous payez et le système enregistre l'envoi du document. Même si votre document comporte plusieurs pages, il compte comme une unité payante.

Est-ce que c'est sûr ?

La gestion électronique des documents est totalement sécurisée. De plus, le service fournissant le service est chargé d'assurer la sécurité. Pour cela, une signature numérique, un cryptage des données et un canal de communication sécurisé sont utilisés. Le niveau de sécurité est à peu près le même que dans les services bancaires-clients habituels.

Si 1C est installé, tous les utilisateurs pourront-ils accéder à la gestion électronique des documents ?

Non. En plus de restreindre les droits d'accès dans le système comptable lui-même, pour travailler avec des documents électroniques, la connexion est limitée à une session sur un ordinateur. Pour accéder à partir d'un autre ordinateur, vous devrez vous connecter à partir de zéro avec tous les mots de passe et autres méthodes de sécurité.

Est-il possible d'utiliser la gestion électronique de documents sans signature électronique et connexion à des services payants ?

Non. La signature et l'utilisation d'un service de flux de documents certifié par le gouvernement sont nécessaires pour que votre flux de documents soit juridiquement exécutoire. Vous pouvez, bien sûr, envoyer des documents sans signature électronique à vos clients par n'importe quelle méthode via n'importe quel canal. Mais ils ne sont pas considérés comme un flux de documents. Ce n'est rien de plus qu'une copie pour votre référence. Dans ce cas, vous devrez toujours les confirmer avec des originaux papier.

Est-il si difficile d'utiliser la gestion électronique des documents ?

Des difficultés ne peuvent survenir qu'au stade de la connexion. Mais pour résoudre ce problème, des spécialistes sont généralement impliqués. Le processus d'utilisation lui-même est simple et pratique. Le gestionnaire (responsable) vérifie le document, clique sur les boutons "signer" et "envoyer". Celles. l'envoi de documents devient beaucoup plus facile que même l'échange de numérisations par e-mail.

Que faire si mon client n'utilise pas le site que j'utilise ?

Vous avez deux options. Vous pouvez connecter une contrepartie à votre site, par exemple, à vos frais. Alternativement, vous pouvez savoir s'il existe une possibilité d'intégration entre vos systèmes de gestion électronique de documents. Si oui, utilisez simplement ce service. Ensuite, le document sera transféré selon le schéma : de vous - vers votre système - puis vers le système du destinataire - et, enfin, personnellement vers le destinataire. Cela n'affectera pas la vitesse de réception du document ou la complexité d'utilisation du système.

Mise à jour : Après de longues délibérations, j'ai décidé d'introduire le terme VEDO (flux de documents électroniques externes), car l'EDI est un concept plus large.

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• gestion électronique des documents

Ajouter des balises Préparation du concept pour assurer le régime de sécurité de l'entreprise, qui, par sa conception et son objectif, réunit toutes ses directions, prévoit la présence dans l'organisation de l'ensemble des documents réglementaires internes.

Il s'agit des règles, règlements, instructions, divers types de notes, etc. approuvés dans l'entreprise.

La préparation d'un document intitulé "Concept pour assurer le régime de sécurité" doit commencer lorsque l'entreprise a mis en place une réglementation locale.

Les documents internes doivent être préparés conformément à la loi applicable et doivent être préparés par des avocats expérimentés.

Dans cet article, nous vous présenterons la liste nécessaire d'entre eux et vous parlerons de leur application et de leur objectif. Il peut y avoir beaucoup de documents internes, tout dépend de l'orientation des activités de l'organisation, y compris la coopération internationale.

Pour assurer le régime de sécurité dans les activités de production, des documents réglementaires internes (locaux) sont appliqués, qui sont exécutés par les responsables des entreprises et tout le personnel dans les domaines d'activité de production suivants :

Règlement intérieur du travail.

Obligatoire pour l'exécution par tous les employés de l'entreprise sans exception (cadres, ingénieurs, ouvriers);

Règlement "Sur les secrets commerciaux".

Il est diffusé en relation avec les cadres et ingénieurs porteurs de secrets commerciaux ;

Règlement "Sur l'organisation du travail des entrepôts."

Obligatoire pour l'exécution par les chefs d'entreprise et les employés des entrepôts (magasins) impliqués dans la comptabilité et le mouvement des articles en stock (biens et matériaux);

Règlement "Sur les mesures de protection et de sécurité du travail".

S'applique à tous les gestionnaires impliqués dans le processus de production, ainsi qu'aux responsables des entreprises qui fournissent des mesures de protection et de sécurité du travail ;

Règlement "Sur le service informatique (ACS)".

Obligatoire pour les employés des services des technologies de l'information (TI) et des systèmes de contrôle automatique (ACS);

Règlement "Sur la comptabilité".

S'applique au chef d'entreprise, aux fonctionnaires et aux employés du service comptable.

Règlement "Sur le travail contractuel".

Nécessaire au travail des initiateurs (exécuteurs) de la conclusion des contrats et du service juridique ;

Règlement "Sur les données personnelles".

Conformément aux exigences du Règlement, leurs fonctions sont exercées par le chef et les responsables de l'appareil du personnel.

Règlement "Sur la discipline".

Obligatoire pour tous les salariés des entreprises ;

Règlement "Sur la sécurité incendie", schémas d'évacuation, arrêtés correspondants, calculs.

Obligatoire pour tous les employés de l'entreprise.

Règlement "Sur l'admission et le licenciement du personnel."

Obligatoire pour tous les gestionnaires et services du personnel des entreprises.

Les descriptions d'emploi.

Elles s'appliquent à tout le personnel des entreprises dans le domaine de l'exercice des fonctions fonctionnelles.

Règlement "Sur le contrôle d'accès".

Obligatoire pour tous les employés de l'entreprise.

Instruction (règlement) "Sur la procédure d'importation et d'exportation de l'inventaire de l'entreprise."

Obligatoire pour exécution par tous les gestionnaires et personnes financièrement responsables ;

Instructions pour le travail des employés des entreprises de sécurité privées dans une installation surveillée.

S'applique à tous les employés des sociétés de sécurité privées conformément aux obligations contractuelles. Peut être conjoint.

Instruction sur la Liste des spécialités pour travaux dangereux.

Elle est nécessaire pour tous les cadres impliqués dans la production directe, ainsi que pour le personnel du service du personnel et les responsables des entreprises chargées de la protection du travail ;

Règles "Sur l'entretien sanitaire des locaux de l'entreprise."

Conçu pour tous les employés de l'entreprise.

Rappel des actions en cas d'urgence.

S'applique à tous les employés de l'entreprise.

Liste des documents de priorité et des biens à évacuer en cas d'incendie et autres urgences.

Tous les responsables de l'entreprise sont guidés par la liste.

Règlements, Accords avec les organismes de services, Ordonnances.

S'appliquera aux fonctionnaires individuels dans la partie concernant.

Autres règlements internes.

Publié au besoin pour une catégorie spécifique de dirigeants d'entreprise.

Nous soulignons encore une fois qu'il ne s'agit pas d'une liste complète des documents réglementaires internes. Il peut y avoir des instructions pour les cartes de club, des instructions pour l'escorte des marchandises, etc.

L'entreprise doit disposer des documents réglementaires nécessaires aux activités de production.

Tous les documents réglementaires internes (locaux) sont approuvés par les chefs d'entreprise et sont communiqués aux responsables sous leur signature.

Les responsables des entreprises, ainsi que les salariés impliqués dans la mise en place du régime de sécurité, doivent connaître les documents réglementaires internes approuvés et être guidés par eux dans leur pratique.

Documents internes de l'organisation

Les documents internes de l'organisation régissent de nombreux aspects de ses activités quotidiennes. Ils assurent les processus de gestion, déterminent la procédure et les conditions d'exécution des décisions administratives.

La notion de « documents internes » regroupe tous les documents officiels destinés à un usage interne. Ils appartiennent au segment le moins réglementé du workflow.

Jusqu'à récemment, la définition de cela se trouvait dans la norme nationale GOST R 51141-98 "Travail de bureau et activités d'archivage". Selon lui, tous les documents officiels qui ne vont pas au-delà de l'entreprise qui les a préparés sont considérés comme internes. Cependant, avec l'introduction du nouveau GOST 7.0.8-2013, la définition a disparu de la documentation réglementaire et méthodologique.

Les documents internes jouent un rôle important dans la documentation des processus de gestion. Ils agissent comme leurs régulateurs de la vie interne de toute institution au même titre que les actes législatifs et juridiques. La nécessité de développer certains actes internes aux sociétés est dictée par la législation en vigueur.

Les actes intrasociétés facilitent la résolution de problèmes au sein d'une organisation particulière. Il existe de nombreux types de tels documents. En règle générale, sa classification est construite sur la base de l'objet, du contenu et de l'ordre d'approbation du document officiel.

La composition de la liste des documents internes d'une organisation dépend de nombreux facteurs : sa forme organisationnelle et juridique, sa forme de propriété, son degré d'ouverture, son objectif, sa taille et son champ d'activité.

Types de documents internes dans le travail de bureau moderne :

	Rendez-vous
Charte, effectifs, règlement, règlement d'organisation, règlement intérieur du travail, fiche de poste	Ils remplissent les fonctions du cadre juridique de l'entreprise et comprennent des dispositions contraignantes fondées sur les normes du droit administratif.	Organisationnel et juridique
Arrêtés pour l'activité principale et le personnel, décrets, arrêtés, décisions, instructions	Enregistrez les décisions de gestion sur les questions d'organisation.	Administratif
Signification, note, notes explicatives, déclarations, propositions, certificats, procès-verbaux, actes, conclusions	Ils renseignent sur l'état des lieux, encouragent l'adoption de décisions administratives, l'émission d'actes administratifs.	Informations et référence
Contrats de location, prestations de services, sous-traitance, construction, livraison. Accords de licence, accords supplémentaires	Établir les droits et obligations civils de deux ou plusieurs parties au contrat (personnes physiques ou morales), les modifier ou les résilier.	Contrats
Licences et permis, permis de travail d'un certain type, notifications de début d'activité, certificat d'inscription au registre du commerce, coupon de compte et passeport des caisses enregistreuses, contrats pour son entretien	Ils règlent divers aspects des activités de l'organisation, règlent les problèmes actuels.	Documents de service par activité principale
Grand livre général, rapports annuels, bilans, documentation primaire, comptes de profits et pertes, actes d'audits et inventaires, plans, rapports, devis, comptes, livres de caisse	Ils servent de base à la comptabilité synthétique et analytique dans l'entreprise, sont nécessaires à l'établissement des rapports (fiscaux, comptables, statistiques) et comptables.	Financier et comptable
Commandes de personnel, conventions et contrats de travail, cahiers de travail, dossiers personnels, cartes personnelles, calendriers de vacances, comptes de paie	Ils fixent les droits et obligations de l'employeur et de ses subordonnés, réglementent les relations de travail.	Les relations de travail
CV, autobiographie, reçus, procurations	Créé par des employés individuels sur une base individuelle.

L'exécution des documents internes correspond au schéma de création de la documentation sortante. Tout d'abord, un projet est élaboré, puis il est coordonné avec les parties prenantes et finalisé en fonction des remarques et commentaires émis, la version finale est rédigée et validée par le responsable de l'organisation. Ensuite, la version finale est enregistrée et reproduite en un nombre d'exemplaires suffisant pour tous les interprètes. Chaque exemplaire est certifié et transmis pour exécution à l'unité structurelle appropriée ou directement au responsable contre récépissé. L'original est déposé dans le dossier.

Étapes d'enregistrement des documents internes :

1. Elaboration d'un premier projet ;
2. Coordination ;
3. Raffinement basé sur les commentaires proposés;
4. Réconciliation ;
5. Enregistrement conformément aux exigences de la législation et des réglementations locales ;
6. Approbation ;
7. Signature ;
8. Inscription.

Étapes d'exécution :

Transfert à la personne responsable (interprète);
- Exécution;
- Contrôle d'exécution ;
- Le dépôt dans l'affaire.

Enregistrement des documents internes

La procédure d'enregistrement des documents internes est déterminée en fonction de leur appartenance à une catégorie particulière. Ainsi, par exemple, les décisions, les instructions, les décisions, les ordres sont enregistrés de la même manière que les ordres. Les papiers officiels appartenant à d'autres catégories sont le plus souvent enregistrés de la même manière avec les documents sortants.

Chaque objet se voit attribuer un index d'enregistrement unique, composé d'un code d'unité structurelle, d'un numéro de dossier selon la nomenclature et d'un numéro de série dans l'année du bureau. L'enregistrement des documents internes se fait souvent de manière décentralisée par des groupes dans les divisions structurelles où ils sont rédigés. Il peut s'agir de documents comptables, de documents du service du personnel ou du bureau.

Chaque acte local de l'organisation doit être enregistré le jour où il est signé ou approuvé par le chef.

Formulaires d'enregistrement des documents internes

Selon les besoins de l'entreprise, un journal, une carte et un formulaire d'inscription électronique automatisé peuvent être sélectionnés.

Magazine

Il est préférable dans le cas d'un volume de flux de travail insignifiant, suppose la présence d'un journal séparé pour chaque catégorie de documentation locale, c'est pratique lorsque la comptabilité documentaire vient en premier en raison des spécificités des activités de l'organisation. Elle prend un temps important, conduit à des doublons d'opérations, complique le travail de référence et la maîtrise des délais.

Carte

L'enregistrement s'effectue à l'aide de cartes d'enregistrement dont la forme est déterminée au sein de l'entreprise et fixée dans les instructions pour le travail de bureau. Lors de l'utilisation de cette méthode, plusieurs employés peuvent participer au processus, le besoin de réinscription disparaît, la systématisation du fichier et du travail de référence est facilitée, et le contrôle de l'exécution est simplifié.

L'enregistrement des documents internes est une partie importante de la tenue générale des dossiers. Ses principaux objectifs comprennent :

Obtention d'informations pour le calcul du nombre d'employés du service de gestion de bureau;
- Sélection de moyens techniques répondant aux besoins de l'organisation ;
- Ajustement de la charge de travail des exécuteurs et des services de l'institution lors du travail avec la documentation ;
- Une comptabilité bien organisée vous permet d'évaluer le volume de travail, de déterminer facilement l'emplacement de tout objet et la séquence de travail avec lui.

Pour rendre compte de la documentation locale, on utilise ses attributs de base, qui permettent d'identifier de manière unique tout objet :

1. Numéro d'enregistrement de série ;
2. Date d'inscription ;
3. Contenu ;
4. Subdivision-compilateur ;
5. Entrepreneur ;
6. Durée d'exécution ;
7. Progression de l'exécution ;
8. Numéro de dossier.

Quel que soit le formulaire d'inscription, chaque objet peut se voir attribuer des attributs supplémentaires, par exemple, le nombre de feuilles ou la présence de pièces jointes. Notez que la comptabilité et l'enregistrement doivent être effectués conformément à l'instruction de gestion des dossiers approuvée et à la nomenclature des cas adoptée par l'entreprise.

Inventaire interne des documents

Un inventaire interne des pièces de cas est un document comptable qui contient une liste de pièces de cas indiquant les numéros de série des pièces de cas, les index, les dates, les en-têtes et la numérotation des fiches de cas.

C'est un document obligatoire dans le processus d'enregistrement des cas avec des informations particulièrement précieuses pour l'entreprise. L'inventaire interne des pièces du dossier a une forme unifiée et est rempli sur une feuille séparée.

Le registre interne de l'affaire doit être signé par le compilateur. Dans le cas où un inventaire interne est relié ou ourlé sans blanc, il est alors collé sur la face intérieure du capot avant de la mallette.

Dans les archives d'une organisation, le concept d'un cas et d'une unité de stockage est équivalent.

Les feuilles de l'inventaire interne de la caisse sont numérotées séparément en chiffres arabes et sont signalées dans la fiche de certification par un signe "+".

Règles de remplissage de l'inventaire interne des pièces du dossier :

Numéro de série.

Le numéro de série du document dans le dossier est indiqué.

Index des documents.

L'index du document est le numéro d'enregistrement du document (s'il n'y en a pas, alors une note est faite dans l'inventaire interne).

Date du document.

La colonne contient la date d'enregistrement du document ou la date de signature du document (si le document n'a pas été enregistré).

Titre du document.

Le titre du document comprend un résumé du document.

Numéros de feuille.

Il est nécessaire d'indiquer les numéros des feuilles du document.

Noter.

Dans une note, si nécessaire, des notes sont faites sur les caractéristiques de l'état physique des pièces de l'affaire (suppression, inclusion, remplacement de celles-ci par des copies, etc.) avec des liens vers les actes pertinents.

Enregistrement définitif.

A la fin de l'inventaire, suit un compte rendu récapitulatif dans lequel le nombre de documents est indiqué en chiffres et en lettres. Le nombre de feuilles de l'inventaire interne est indiqué.

Documents de contrôle interne

Actuellement, si une entreprise est soumise à un audit obligatoire, elle doit non seulement effectuer un contrôle interne des faits de l'activité économique, mais également organiser un contrôle interne de la comptabilité et la préparation des états comptables (financiers).

Exception : une situation où le chef de l'organisation a assumé la responsabilité de tenir des registres comptables. Par exemple, les petites entreprises, lorsqu'elles organisent le contrôle interne, doivent procéder du principe de rationalité, et dans certaines circonstances, le responsable d'une telle entité économique peut exercer les fonctions de contrôle interne de manière indépendante. Une approche similaire, selon l'Information n° PZ-11/2013, peut être appliquée par certaines organisations à but non lucratif.

Le contrôle interne des activités de l'organisation doit :

1. imprégner l'ensemble du système de gestion, depuis l'élaboration de plans stratégiques et la formulation de tâches tactiques jusqu'au contrôle d'une opération spécifique d'acquisition, d'utilisation et d'assurance de la sécurité de toute ressource et de tout actif ;
2. favoriser la mise en œuvre des décisions de gestion, évaluer leur légalité et leur efficacité, montrer la réalité de l'organisation, identifier et minimiser les risques.

Les contrôles internes doivent non seulement évaluer la fiabilité des faits de la vie économique, mais également prévenir les événements, processus et opérations illégaux et empêcher les résultats négatifs des activités financières et économiques d'une entité économique. Le contrôle interne évalue la fiabilité des indicateurs et la ponctualité du reporting. Il empêche la distorsion des données comptables et des états comptables (financiers).

Les procédures de contrôle interne, selon les recommandations du ministère des Finances de la Russie, comprennent :

Documentation de toutes les transactions et opérations ;
vérifier la conformité des documents comptables primaires avec les exigences établies et apprécier la fiabilité des informations ;
autorisation des transactions, en confirmant la légalité de leur commission ;
rapprochement des données ;
délimitation des pouvoirs, détermination des droits et obligations des fonctionnaires ;
contrôle de la présence et de l'état réels des objets ;
analyse de la réalisation des objectifs fixés, évaluation de la justesse de la mise en œuvre des transactions et des opérations ;
procédures liées au traitement informatique de l'information et des systèmes d'information.

Ainsi, l'organisation doit disposer de documents contenant une liste approuvée, une description, des caractéristiques et une évaluation quantitative des principales méthodes et procédures de contrôle interne.

Les éléments les plus importants du contrôle interne sont la détection des risques, l'analyse des risques, les décisions de gestion visant à leur élimination, réduction et minimisation.

Dans les informations du ministère des Finances N PZ-11/2013, il est dit que l'évaluation des risques est conçue pour identifier ceux qui peuvent affecter la fiabilité de la comptabilité et des rapports.

Les contrôleurs internes doivent s'assurer que :

Les faits de la vie économique, reflétés dans la comptabilité, ont eu lieu au cours de la période de référence et se rapportent aux activités actuelles de l'organisation ;
la propriété, les droits de propriété et les obligations de l'organisation, reflétés dans la comptabilité, existent réellement ;
les objets comptables sont reflétés dans l'évaluation correcte de la valeur ;
les données comptables sont divulguées correctement et en temps voulu dans les états comptables.

Évaluer le risque d'abus. Les abus peuvent être associés à n'importe quel domaine de la comptabilité et aux activités de l'organisation dans son ensemble.

La problématique de l'appréciation du risque d'abus est directement liée à l'imprudence et à la négligence tant dans la conduite des affaires en général que dans le choix des contreparties en particulier.

Compte tenu des recommandations du ministère des Finances de la Russie, pour l'organisation et la mise en œuvre correctes du contrôle interne, il est nécessaire d'élaborer et d'exécuter des documents organisationnels et administratifs internes d'une entité économique (ordres, arrêtés, règlements, descriptions de poste, règlements , méthodes, normes). Les devoirs et pouvoirs des services et du personnel prévus dans ces documents sont déterminés en fonction des spécificités de l'activité de l'entité économique et des caractéristiques de son système de gestion. Le contrôle interne peut être effectué à la fois par les services internes de l'organisation et avec la participation de consultants externes.

Une attention particulière doit être portée au fait que l'efficacité du contrôle interne peut être réduite ou limitée pour diverses raisons, souvent indépendantes de la volonté de l'organisation. Par exemple, des changements dans la législation, l'émergence de nouvelles circonstances en dehors de la sphère d'influence de la direction d'une entité économique. Mais l'excès de pouvoirs officiels de la direction ou d'autres personnels ou la survenance d'erreurs dans le processus de décision, dans la conduite des transactions, dans la comptabilité sont déjà des raisons internes et leur influence sur l'organisation du contrôle peut être réduite.

En conclusion, il est à noter qu'un système de contrôle interne doit être créé et utilisé dans ses activités par chaque entreprise. Il s'agit d'un outil de gestion d'organisation qui vous permet de mettre en œuvre divers processus d'affaires aussi efficacement que possible. Le contrôle interne doit non seulement détecter les manquements et les violations au regard des faits déjà accomplis de la vie économique, mais aussi empêcher qu'ils ne se reproduisent à l'avenir. Et il est important qu'il soit effectué en permanence, sans interruption pendant toute la période de référence, dans le plein respect des réglementations approuvées.

Le contrôle interne doit devenir l'un des outils les plus importants pour prendre des décisions, atteindre les objectifs stratégiques de l'organisation, protéger les actifs, leur utilisation efficace, le respect de la législation et des actes internes, ainsi que l'établissement d'états comptables (financiers) fiables.

Régulations internes

L'un des documents régissant les relations de travail avec l'employeur (conformément à la loi) est le règlement intérieur du travail (PVTR). Par exemple, en utilisant les règles de l'organisation, ils déterminent le régime de travail, l'horaire de travail interne, la procédure d'application des incitations et des pénalités aux employés, établissent les droits, obligations et responsabilités des parties au contrat de travail, ainsi que d'autres les conditions de travail.

Les PVTP sont élaborés et compilés par l'organisation de manière indépendante (sur la base des spécificités du travail) par le service du personnel ou juridique de l'entreprise et peuvent constituer une annexe à la convention collective. Il existe un cadre réglementaire pour aider au développement du PITP. Étant donné que ce document fait référence à l'organisation et à l'administration, sa conception est régie par les exigences établies par GOST R 6.30-2003.

Habituellement, la page de titre du règlement intérieur n'est pas rédigée. La première feuille de règles doit contenir un en-tête avec une image du logo, le nom complet de l'organisation (dans certains cas, il est permis d'indiquer le nom abrégé s'il est inscrit dans la charte), ainsi que le nom de le document - en majuscules. Si les réglementations du travail élaborées sont une annexe à la convention collective, une marque correspondante est apposée en haut.

Dans le coin supérieur droit, le cachet d'approbation des règles est établi. Par exemple, J'APPROUVE le nom complet du directeur général. Date.

La date d'élaboration du règlement est la date de son approbation.

Rappelons encore une fois que le PVTP doit refléter les spécificités du travail de l'organisation et identifier autant de situations typiques que possible qui se présentent au cours du travail.

Il est interdit de prescrire dans le règlement intérieur des conditions qui aggravent la situation des salariés.

L'ensemble de règles élaboré doit nécessairement passer par la phase d'accord avec les autres départements de l'organisation, ainsi qu'avec les représentants du comité syndical, et seulement après cela, il est approuvé par le chef.

Il est nécessaire de familiariser tous les employés avec la procédure approuvée contre récépissé. Ainsi, le PTP de l'organisation doit être affiché dans un endroit bien en vue et disponible pour lecture à tout moment.

1. Dispositions générales - l'objet des règles et leur application, à qui elles s'appliquent, dans quels cas d'autres informations générales sont révisées.
2. La procédure d'admission et de licenciement des employés - une description de la procédure d'enregistrement de l'admission et du licenciement des employés, les actions de l'organisation lors du transfert d'un employé à un autre emploi, les conditions et la durée de la période d'essai, une liste des documents.
3. Droits et obligations fondamentaux des employés (basés sur l'article 21 du Code du travail de la Fédération de Russie).
4. Droits et obligations fondamentaux de l'employeur (basés sur l'article 22 du Code du travail de la Fédération de Russie).
5. Heures de travail - l'heure de début et de fin de la journée de travail (équipe), la durée de la journée de travail (équipe) et la semaine de travail, le nombre d'équipes par jour ; liste des postes d'employés ayant des horaires de travail irréguliers, le cas échéant ; lieu et conditions de paiement des salaires.
6. Temps de repos - l'heure de la pause déjeuner et sa durée ; des pauses spéciales pour certaines catégories de travailleurs (par exemple, les chargeurs, les concierges, les constructeurs qui travaillent en plein air pendant la saison froide), ainsi qu'une liste des travaux dans lesquels ils sont employés ; jours de congé (si l'organisation travaille sur une semaine de travail de cinq jours, les règles doivent indiquer quel jour, à l'exception du dimanche, sera un jour de congé); durée et motifs d'octroi de congés payés annuels supplémentaires.
7. Incitations pour les employés - la procédure d'application des mesures d'incitations morales et matérielles.
8. Responsabilité des employés en cas de violation de la discipline - une description de la procédure d'application des mesures disciplinaires, de la levée des sanctions disciplinaires, des types de sanctions et des violations spécifiques de la discipline du travail pouvant entraîner des sanctions.
9. Dispositions finales - comprend des clauses sur la mise en œuvre obligatoire des règles et la procédure de résolution des conflits sur les relations de travail.

PVTP peut également inclure d'autres sections, par exemple « Informations confidentielles », « Débit et mode intrasite ».

Documents internes et externes

Selon leur objet, les documents comptables sont divisés (classés) en :

A) administratifs, qui contiennent des ordres pour la mise en œuvre d'une transaction commerciale particulière ; ils ne servent pas de base à l'enregistrement des transactions dans la comptabilité, car il n'y a aucune confirmation qu'une telle transaction a eu lieu. Les documents administratifs comprennent les commandes, les instructions, les instructions, etc. ;
b) exécutive ou disculpatoire, confirmant les faits des opérations. Ils constituent la première étape de l'inscription. Il s'agit notamment des commandes entrantes et sortantes, des factures, des reçus confirmant l'acceptation des valeurs, des actes de travaux exécutés, etc. ;
c) les documents comptables, qui comprennent des informations administratives, divers certificats, calculs, etc. (par exemple, calculer le montant de l'approvisionnement et de l'achat d'actifs matériels);
d) combiné - avec des signes ponctuels de documents administratifs et exécutifs de comptabilité dans une transaction commerciale donnée et en même temps une indication de sa réflexion sur les comptes de la comptabilité. Ces documents comprennent les rapports préalables, les commandes de profit et de sortie de caisse et les demandes de sortie de matériel de l'entrepôt.

Selon le lieu de préparation, les documents sont divisés en externe et interne.

Les documents externes sont ceux qui proviennent d'autres entreprises, organisations, c'est-à-dire qu'ils sont extérieurs à l'entreprise. Il s'agit notamment des relevés bancaires, des factures fournisseurs, etc.

Les documents internes sont des documents rédigés (écrits) dans une entreprise donnée, dans une organisation.

Par le volume de transactions affichées, les documents sont divisés en documents principaux et récapitulatifs.

Les documents primaires sont des documents qui effectuent pour la première fois l'enregistrement d'une transaction commerciale au moment de sa commission ou immédiatement après sa mise en œuvre. Il s'agit notamment des actes d'acceptation et de cession d'immobilisations, des factures, des quittances, etc. Les documents consolidés sont établis sur la base des documents primaires. Il s'agit notamment de divers rapports, de la paie, etc.

Selon la méthode d'utilisation, les documents sont divisés en ponctuels et cumulatifs.

Les documents ponctuels ne sont utilisés que pour l'enregistrement ponctuel et le reflet des transactions. Il s'agit notamment des commandes de trésorerie rentables et des dépenses, des exigences relatives à la réception des actifs matériels d'un entrepôt, etc.

Les documents cumulatifs sont utilisés pour l'exécution multiple et l'enregistrement des transactions dans un certain temps (semaine, décennie, mois). Par exemple, des cartes de clôture, à l'aide desquelles la libération des matériaux pour la production (exécution du travail) est émise. De tels documents réduisent la quantité de documentation primaire.

Selon le degré d'utilisation des fonds, les documents sont divisés en remplis manuellement et mécanisés.

Les documents primaires sont soumis à une vérification obligatoire par les employés qui tiennent la comptabilité dans la forme et le contenu, c'est-à-dire la présence de détails obligatoires dans le document et la conformité de la transaction commerciale avec la législation en vigueur, le lien logique des indicateurs individuels est vérifié.

Les documents comptables sont utilisés pour transférer les ordres du gestionnaire à l'exécuteur, c'est-à-dire pour gérer les activités économiques de l'entreprise.

La documentation joue le rôle d'impulsion, donne lieu à la circulation de l'information comptable. Il fournit à la comptabilité un reflet complet et continu des activités économiques de l'entreprise. À l'aide de la documentation, l'exactitude des opérations est contrôlée, l'analyse actuelle du travail effectué est effectuée. Ainsi, la documentation exerce des fonctions de contrôle et d'analyse.

Comptabilité des documents internes

Le numéro d'enregistrement du document est un accessoire multifonctionnel. En plus de son objectif principal - la numérotation ordinale des documents, l'index de documents aide à résoudre divers problèmes. D'ici la fin des numéros de série en fin d'année, on peut retracer l'augmentation du volume des flux de documents transitant par l'organisation, et donc par le secrétariat, ce qui indique une augmentation de la charge de travail personnelle et peut devenir la base de demandes légales de une augmentation de salaire ou une augmentation du personnel du secrétariat.

GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse "permet, à la discrétion de l'organisation, de compléter les numéros d'enregistrement en série avec des indices d'identification (clause 3.12), ce qui contribue à la résolution des tâches de recherche opérationnelle d'un document particulier.

Ainsi, la numérotation des lettres sortantes est complétée par le code du service qui a initié le document. Afin d'éviter toute confusion avec la définition du document administratif, les ordres de personnel sont numérotés avec l'affectation de l'indice K (personnel) ou PM (personnel), il est d'usage de compléter le numéro d'ordre par la lettre R.

Lorsqu'une demande est reçue pour rechercher un document, le secrétaire par numéro, plus précisément, par l'index supplémentaire attribué, peut facilement naviguer dans quel cas (dossier) pour le rechercher, par exemple :

n ° 26-r - dans les commandes;
n ° 26-ls - dans les commandes de personnel;
N° 26-opéra - parmi les procès-verbaux des réunions opérationnelles.

En ajoutant le numéro de série du document reçu avec la lettre F (fax) ou E (e-mail), vous pouvez résoudre le problème de la comptabilisation du mode de livraison d'une lettre à votre organisation sans augmenter les formulaires d'inscription (magazines).

Inscription unique. Un document dans l'enceinte d'une institution est enregistré une seule fois (à sa création ou à sa réception). Un document voyage d'unité en unité sous son numéro unique, c'est-à-dire les divisions internes, ayant reçu un document, le prennent en compte sous l'index initialement attribué et n'en attribuent pas un nouveau. Cette règle s'applique aussi bien aux documents administratifs qu'à la correspondance officielle.

Délais d'inscription. Conformément à l'article 16 du Règlement sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 477, l'enregistrement des documents reçus est effectué le jour de la réception, créé - le jour de la signature ou approbation ou le jour ouvrable suivant. De telles exigences sont justifiées par le fait que le retard du document au stade de l'enregistrement réduit le délai d'exécution effective à la date spécifiée. Un tel retard peut entraîner des conséquences négatives pour les employés ou même pour l'ensemble de l'institution, quelle que soit la forme de propriété. La procédure et les conditions d'enregistrement doivent être reflétées dans les instructions pour le travail de bureau d'une entreprise particulière.

Séparation des dossiers d'enregistrement. Chaque type de document a son propre enregistrement séparé.

Ainsi, dans des formulaires d'inscription séparés, sont pris en compte :

Correspondance entrante (documents entrants);
documents sortants;
notes de service internes;
commandes pour l'activité principale;
ordres de personnel;
ordres;
procès-verbaux du conseil d'administration;
rapports de réunions de planification (RAM), etc.

L'inscription s'effectue dans l'année civile. Chaque année au 1er janvier, la numérotation de presque tous les types de documents (commandes, courriers entrants et sortants, protocoles, etc.) est remise à zéro. L'exception est l'inventaire des caisses de stockage permanent. Ces inventaires ont un numéro unique et une numérotation de bout en bout des articles tout au long de la vie de l'organisation.

Intégralité de la réflexion des informations sur le document lors de l'inscription. Lors de la saisie des données d'inscription dans le journal (base de données) de la base de données, toutes les informations disponibles sur le document sont indiquées : index, date, référence au numéro et à la date de la demande, le nom du destinataire/correspondant, ainsi que son contenu est indiqué avec un maximum de détails. En plus des informations traditionnellement prises en compte, les formulaires d'inscription devraient être complétés par des colonnes qui refléteraient les informations complémentaires les plus fréquemment demandées par les salariés ou les clients (par exemple, le mode d'envoi). La liste des signes pris en compte doit être prescrite dans les instructions pour le travail de bureau.

Uniformité de l'enregistrement, quelle que soit sa forme ou la forme de réception (création) du document. La comptabilité des documents dans une organisation est construite selon les mêmes règles, quelle que soit la forme d'inscription acceptée : à la main dans un journal, dans Excel ou à l'aide d'un programme spécialisé de gestion électronique de documents.

Documents réglementaires internes

Beaucoup, assis pour rédiger un document réglementaire, gardent à l'esprit l'idée que leur tâche est de rédiger un document réglementaire correct. Mais ce n'est pas le cas. En fait, leur tâche est d'améliorer l'état du système. Et pour cela, vous devez assurer la mise en œuvre, le forage de votre document réglementaire jusque dans le cerveau de chaque employé de l'organisation. Assurez-vous que chaque employé lit votre document, comprend votre document, puisse s'en souvenir, l'exécuter et le traiter comme quelque chose d'important, des modifications vocales et des ajouts pour vous, en direct selon votre document.

Votre tâche est de faire craquer l'asphalte.

Pour créer un tel document, il faut qu'il soit un croisement entre le texte de la loi et le texte d'une des lettres de Chichvarkin.

Pour commencer, étudiez toutes les normes de flux de documents disponibles, les GOST pour la documentation, les exigences pour les instructions.

Après vous être assuré de connaître toutes les exigences, vous pouvez ignorer n'importe laquelle d'entre elles, car elles sont facultatives, sauf si vous décidez d'obtenir un certificat de conformité à la norme.

Ensuite, il est nécessaire d'étudier l'état actuel du système. Comprendre comment l'adhésion à la nouvelle norme améliorera cette condition.

Parce que le document, en règle générale, décrit le processus - les exigences du client interne doivent être précisées dans le processus. Bien entendu, avec ce client très interne, cette réglementation doit également être convenue au stade du développement.

Assis pour rédiger le prochain document réglementaire, vous devez être d'humeur à rédiger le meilleur document réglementaire de l'histoire de l'humanité.

Le document doit avoir une telle charge cumulative pour passer les couches suivantes de l'armure d'inertie du système :

1. Le document doit être lu.

Chaque employé doit lire votre document, pas seulement signer la connaissance. Pour cela, le document doit être court, il doit être magnifiquement conçu et non ennuyeux, et ne pas ressembler à une bureaucratie, et ne pas contenir de parties inutiles, ce qui ne devrait être que pour des raisons de décence.

Les vieux bureaucrates ne s'en soucient jamais. Ils sont simplement rassurés par le fait que leur document doit être lu par ceux qui sont obligés de le faire. Et si les employés signent simplement la connaissance, alors ce sont simplement des employés frivoles et frivoles, et ils sont eux-mêmes à blâmer pour ne pas avoir lu ce qui suit. S'ils violent le document réglementaire, ils répondront, car la voici - la signature dans l'introduction !

La chose la plus inefficace qui puisse être si les objectifs sont de mettre en œuvre un processus nouveau / modifié est la familiarisation avec la signature. Si la connaissance commence et se termine par une signature sur la feuille de connaissance, il s'agit d'un travail "pour le spectacle" d'amateurs ordinaires, qui se sont déchargés de toute responsabilité sur les interprètes, n'étant pas particulièrement intrigués par les résultats et l'efficacité de leurs exigences.

2. Le document doit être compris.

Imaginez que vous expliquez le texte d'un document à l'un des employés en personne. Ecrivez! Et pas un bureau carré !

Les vieux bureaucrates ne s'en soucient jamais. Ils écrivent simplement quelque chose comme : « L'organisation devrait, lorsque la surveillance et la mesure sont utilisées pour obtenir la preuve de la conformité des produits et services aux exigences spécifiées, déterminer les ressources nécessaires pour garantir l'adéquation et la fiabilité des données. »

C'est pourquoi les services QMS détestent tout le monde - ils écrivent un article intelligent, puis s'enthousiasment que tout le monde l'ignore. Oui, la simple lecture d'un tel document est un travail en soi !

Et lorsqu'on leur fait remarquer que le document n'est pas clairement rédigé, ils proposent de soulever la question des qualifications des salariés auxquels le document est destiné.

Vous pouvez écrire des exemples dans les instructions et même dans la norme, vous pouvez écrire des arguments, vous pouvez écrire n'importe quoi pour permettre aux employés de mieux comprendre le sens que vous essayez de leur transmettre !

Parfois, vous lisez le paragraphe de l'instruction et posez une question à l'auteur :

Et que signifie VRAIMENT cet article ?

Peu importe comment vous avez rédigé le document, l'essentiel est de savoir comment il sera compris !

Quelle que soit la clarté de la rédaction d'un document, une fois approuvé, le document doit encore être clarifié. a) par la formation ; b) par une mise en œuvre progressive avec une analyse des problèmes émergents et une modification de la réglementation, si nécessaire.

3. Le document doit être mémorisé.

Pour ce faire, vous devez transmettre à l'employé l'importance et la pertinence du problème à résoudre. Vous pouvez décrire l'état actuel ou le problème en cours de résolution (il vaut mieux le mettre dans une lettre de motivation) et lui fournir le plus de douleur possible.

De plus, vous devez colorer émotionnellement le texte, le cas échéant. Il est permis d'avoir des tours de parole tels que "EN AUCUN CAS, ne dites au Client que ..". La présence d'exemples spécifiques, de tours de parole compréhensibles et argotiques, le discours narratif est encouragé. N'hésitez pas à faire preuve d'imagination. L'esprit humain est le meilleur pour se souvenir d'images et de textes qui ressemblent à une histoire.

Mais vous ne devriez pas en faire trop, donc des mots comme « répondez correctement » sont préférables à remplacer par « répondez correctement ».

4. Le document doit être exécuté.

Pour ce faire, j'ai utilisé une telle technique comme description de ce qui se passe lorsqu'un ou un autre paragraphe est violé. Je décris le besoin. En dessous, j'écris "Si cela n'est pas rempli, alors ce qui suit se produit: * une image douloureuse et vraie d'un échec complet est décrite *" N'hésitez pas à argumenter vos revendications. L'exigence, ci-dessous, est immédiatement la raison de sa nomination.

Les vieux bureaucrates ne s'en soucient jamais. Ils font juste une demande. Ils pensent que chaque personne ne peut accomplir quelque chose que sous la menace d'une sorte de sanction, et non pour des raisons de motivation intrinsèque (la décence, par exemple). Et ils recherchent l'exécution du document de tonne de contrôle, de micro-gestion, d'amendes et d'autres manifestations de motivation externe. Et tout cela est muda, bien sûr. Ou ils déclarent simplement que les employés de l'organisation sont très irresponsables et faibles d'esprit.

La plupart des employés répondront à vos exigences s'ils comprennent simplement pourquoi cela est nécessaire. La plupart des employés ignoreront vos demandes, même sous la menace d'une sorte de sanction, s'ils ne comprennent pas pourquoi c'est nécessaire.

Il existe de nombreuses façons d'augmenter la motivation intrinsèque des personnes à se conformer aux exigences du système. Je suis même allé jusqu'à des insultes « Si vous ne remplissez pas cette condition, alors vous ne pouvez pas être qualifié de spécialiste » et des menaces « la violation de cette instruction est punie d'une malveillance particulière » dans les documents réglementaires.

5. Tout le monde devrait vivre selon votre document. Si le processus change, la première pensée des employés devrait être « Il est nécessaire de modifier la réglementation ».

Pour ce faire, essayez d'impliquer tout le monde dans la création de ce document. Si une personne a écrit elle-même un document réglementaire, si elle a participé activement à son approbation, elle le traitera avec une grande attention. Faites en sorte que tout le monde exprime ses ajouts.

Après l'approbation du document, les employés n'auront pas la possibilité de dire qu'une sorte de bêtise a été écrite qui ne peut pas être faite. Ils ont eux-mêmes écrit cette absurdité et ont accepté. Deuxièmement, une tête supplémentaire lors de la définition des exigences nous permettra de regarder les exigences d'un autre côté, ce que nous n'avons pas pu prendre en compte. Les propriétaires de processus peuvent avoir une vue plus détaillée de l'état actuel du système.

Plus nous consacrons de temps à l'élaboration et à l'approbation du document, moins nous aurons besoin de le mettre en œuvre, de transformer les exigences en réalité.

Utilisez toujours le concept d'une période de test, lorsque non seulement quelqu'un contrôlera le respect des exigences, mais peut résoudre rapidement tous les problèmes, répondre aux questions émergentes et être au courant de la progression de la mise en œuvre des exigences du début à la fin de l'ensemble processus pendant cette période.

Et n'oubliez pas que votre document doit être systématique et avoir la bonne structure. Avoir des entrées et des sorties correctement configurées, des liens vers d'autres réglementations, des positions correctement spécifiées, aucune faute d'orthographe et un beau design. Vous pouvez apprendre de nombreux exemples utiles des GOST et des normes de flux de documents, que je vous ai recommandé de lire au début de cet article.

Cela garantira que le document est « vivant ». N'importe qui peut écrire des papiers mort-nés que personne ne lit jamais ou par lesquels personne ne se laisse guider.

Un exemple de lettre de motivation avec laquelle j'ai fourni le référentiel de l'organisation « Product Quality Management » lancé pour approbation par courrier intra-entreprise :

Chers collègues!

Veuillez considérer cette norme comme le document le plus important de l'organisation. C'est le noyau, la base des fondations autour desquelles tout tourne.

La norme n'est pas parfaite maintenant. Cela ressemble plus à un squelette, mais à l'avenir, il prendra de la chair, deviendra plus détaillé et systémique.

Je souhaite que chacun d'entre vous contribue à la rédaction de cette norme. Écrivez-moi vos ajouts et commentaires de la même manière méticuleuse et détaillée que j'examine les documents de chacun d'entre vous qui me sont soumis pour approbation.

La pire chose que vous puissiez faire est d'ignorer le processus de naissance de ce document. Il est maintenant temps d'exprimer toutes les préoccupations et d'être d'accord sur tout. Lorsque la norme sera approuvée, je ne vous laisserai plus hésiter à l'appliquer.

Maintenant, je vois une situation où nous construisons très rapidement, mais nous construisons sur le sable. Et vous avez besoin - sur la fondation! Cette norme est le fondement que j'essaie de mettre sous nos activités. Nous construisons une maison d'un côté, et cette partie qui a été construite un peu plus tôt est en train de s'effondrer. Par conséquent, vous devriez abandonner l'idée que la construction d'une fondation est une perte de temps. Oui, ce n'est pas visible, tk. c'est souterrain, mais c'est nécessaire.

Je vous demande de lire et de participer à la préparation de cette norme en pensant que vous en vivrez ensuite. Et en aucun cas il ne faut se retirer de ce processus. Il est insensé de rester sur le quai quand le train de nos améliorations, voiture après voiture, avance. Vous n'aurez peut-être pas le temps de sauter dans la dernière voiture.

Il ne faut pas penser qu'il est impossible de vivre selon cette norme - j'administre parfaitement la base de données du département de développement en termes de projets et j'ai complètement élaboré les méthodes décrites sur moi-même. Maintenant, j'essaie d'étendre mon résultat à l'ensemble de l'entreprise.

Pour le moment, la norme n'est pas écrite « telle quelle », mais « telle qu'elle devrait être ». Par exemple, nous n'avons pas encore d'instructions complètes pour fabriquer un produit. Essayons maintenant de nous tracer une image d'un état idéal, et tout le monde comprendra clairement à quel état du système nous nous efforçons tous d'arriver finalement.

Liste des documents internes

Réservons tout de suite que dans l'article, nous ne fournissons qu'une liste approximative des documents internes de l'entreprise. Approximative non pas parce que nous sommes paresseux pour dresser une liste complète, mais parce que, d'une part, la liste spécifique des documents dépend du type d'organisation - commerciale ou non commerciale, forme organisationnelle et juridique, état et autres facteurs, et d'autre part - la législation les exigences concernant la présence de documents internes " s'améliorent constamment ", et le papier qui n'est pas requis aujourd'hui peut devenir " fondamental " demain. Bien sûr, dans la mesure du possible, nous modifierons et compléterons la liste, mais gardons toujours à l'esprit ce qui précède.

Cependant, quiconque a besoin d'une liste spécifique spécifiquement pour son organisation, nos avocats du travail à Riazan établiront l'ensemble des documents requis pour votre organisation.

Documents internes à l'entreprise :

Décisions (procès-verbal) sur l'approbation des documents internes ;
Décision (protocole de désignation de l'organe de direction unique (administrateur, président, chef, président, etc.).

Ici, nous n'avons pas indiqué les protocoles (décisions) requis lors de la création et de l'enregistrement d'une organisation, car on suppose qu'ils existent déjà si l'organisation fonctionne.

Facultativement, vous pouvez également prévoir une disposition sur la procédure de convocation de l'organe suprême de gouvernance (assemblées des fondateurs, actionnaires, sociétaires, actionnaires, etc., avec des protocoles appropriés pour leur approbation.

Règlement sur la direction de l'information, également approuvé par l'instance suprême.

Documents comptables internes :

Règlement sur la politique comptable (ce document est généralement élaboré par les comptables eux-mêmes, conformément aux travaux ultérieurs de l'entreprise chargée);
Facultativement, il peut également y avoir une disposition sur la distribution des bénéfices, des dividendes, la formation de fonds - réserve, capital et autres.

Liste des documents internes du travail (personnel) :

Tableau des effectifs (vous pouvez prendre un formulaire standard T3) ;
Règlement intérieur du travail (article 189 du Code du travail) ;
Règlement sur la rémunération (chapitre 21 du Code du travail de la Fédération de Russie);
La liste des actes normatifs sur le travail (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie);
Un ensemble d'actes juridiques sur le travail conformément aux spécificités de l'activité (article 212 du Code du travail) ;
Contrats de travail (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie), y compris un contrat de travail avec le directeur (remarque: auparavant, si le fondateur de la LLC et le directeur coïncidaient en une seule personne, le contrat de travail n'était pas requis, car vous ne pouvez pas signer un accord avec vous-même, d'ailleurs il y a eu beaucoup d'explications et Le ministère du Travail, et le ministère des Finances, mais maintenant la pensée bureaucratique de l'État avance dans la voie que tout de même, lorsque le fondateur et directeur coïncident, alors il devrait toujours y avoir un accord);
La liste des professions et types de travail pour lesquels des instructions sur la protection du travail devraient être élaborées (articles 211, 221, 223, 225, 226, 228 du Code du travail de la Fédération de Russie);
Liste des instructions sur la protection du travail (décret 1/29) ;
Documents confirmant l'assurance des employés contre les accidents du travail et les maladies professionnelles (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Programmes (article 225 du Code du travail) :

Programme d'information d'introduction ;
programme initial d'information en cours d'emploi.

Instructions:

Descriptions de poste pour les administrateurs et les employés (articles 211, 221, 223, 225, 226, 228 du Code du travail de la Fédération de Russie);
instruction sur la protection du travail;
consignes de sécurité incendie.

Les magazines:

Registre d'inscription de l'instruction d'initiation (article 225 du Code du travail) ;
carnet d'information sur le lieu de travail (225 TC);
un registre des accidents du travail (Art. Art. Art. 228 - 231 du Code du travail de la Fédération de Russie);
registre des instructions pour la protection du travail des salariés, résolution 1/29) ;
un journal de bord pour la délivrance des consignes de protection du travail aux salariés (décret 1/29).

Livres (Résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie N 69 "Sur l'approbation des instructions pour remplir les cahiers de travail") :

Livre des revenus et dépenses pour la comptabilisation des formulaires de cahier de travail et un encart dans celui-ci;
livre de comptabilité pour le mouvement des cahiers de travail et des encarts dans ceux-ci.

Arrêtés et règlements locaux des fondateurs sur le travail et la protection du travail :

Arrêté sur l'élaboration (approbation) de la liste des professions et types de travail pour lesquels des instructions de protection du travail devraient être élaborées ;
une ordonnance portant nomination d'une personne chargée d'instruire sur la protection du travail et de tenir des registres d'instruction * (* peuvent être combinés);
arrêté approuvant le calendrier des congés annuels;
une ordonnance portant nomination d'une personne chargée de la tenue et de l'enregistrement des cahiers de travail ;
décision (procès-verbal) sur l'approbation du programme de formation initiale ;
la décision d'approuver le programme initial de formation en cours d'emploi;
décision d'approuver les instructions de SST pour les employés (pouvant être combinées).

Facultativement (ces documents internes de l'organisation peuvent dépendre ou non des spécificités et (ou) du désir, mais nous avons quand même jugé nécessaire de compléter notre liste avec eux):

Le registre des inspections des personnes morales et des entrepreneurs individuels est facultatif (clause 8 de l'article 16 de la loi fédérale n° 294-FZ "Sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels dans l'exercice du contrôle de l'État (surveillance) et contrôle municipal", Ordre du ministère du Développement économique de la Fédération de Russie n° 141 "sur la mise en œuvre des dispositions de la loi fédérale "sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels dans l'exercice du contrôle de l'État (surveillance) et contrôle municipal » ;
Règlement sur les données personnelles (clause 8 de l'article 86, article 88 du Code du travail) ;
Instructions pour travailler sur un PC (si travailler sur un PC prend plus de 50% du temps de travail) ;
Programme de formation en sécurité au travail (facultatif lors de la création d'une commission de formation en santé et sécurité) ;
Arrêté portant création d'une commission de contrôle des connaissances sur la protection du travail ;
Instruction de formation à la sécurité au travail ;
Protocoles pour tester les connaissances sur la protection du travail ;
Journal des tests de connaissances sur la protection du travail.

Comme vous pouvez le voir, rien d'extraordinaire. Avec une diligence raisonnable et des compétences informatiques minimales, vous pouvez facilement établir la liste requise des documents internes de votre organisation.

Toutefois, conformément à l'article 309.2 du Code du travail, les organisations qui relèvent de la catégorie des micro-entreprises peuvent utiliser un formulaire type de contrat de travail conclu entre un salarié et un employeur - une petite entreprise qui appartient à des micro-entreprises, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 858. Les critères de classification en tant que micro-entreprises sont établis par l'article 4 de la loi fédérale n° 209 - FZ "sur le développement des petites et moyennes entreprises en Russie Fédération" et le décret du gouvernement de la Fédération de Russie adopté conformément à cette loi n° 265 "sur les valeurs limites des revenus dérivés des activités commerciales pour chaque catégorie de petites et moyennes entreprises".

Si une micro-entreprise utilise un contrat de travail standard, les documents internes de l'organisation tels que les règlements internes du travail, les dispositions sur la rémunération et un certain nombre d'autres documents locaux du travail (personnel) inclus dans la liste obligatoire peuvent ne pas être établis.

Enregistrement des documents internes

Tous les documents de l'organisation sont divisés en trois flux de documents :

Documents entrants (entrants), c'est-à-dire entrer dans l'organisation;
documents sortants (envoyés);
documents internes.

Document entrant (document entrant) - un document reçu par l'institution.

Document sortant (document envoyé) - un document officiel envoyé par une institution.

Un document interne est un document officiel qui ne va pas au-delà de l'organisation qui l'a préparé.

Chacun des flux de documents a des particularités de traitement. Il faut toujours se rappeler que les particularités du traitement sont influencées par le choix de la forme d'organisation du travail avec les documents (centralisé, décentralisé, mixte).

Les documents entrants comprennent ceux qui proviennent d'autres organisations : supérieures, subordonnées, publiques, municipales, non gouvernementales, des députés et des citoyens. Par exemple : lois, décrets, arrêtés, décisions, instructions, instructions, instructions, instructions, arrêtés, procurations, contrats, lettres (offres, accompagnement, garantie, publicité, information, demandes de renseignements, etc.), messages fax, messages envoyés par courrier électronique, télégrammes, messages téléphoniques, messages téléimprimés, rapports sur les activités économiques, financières, de gestion, notes, actes, recours des citoyens, demandes et recours des députés, pétitions, recours collectifs.

Le traitement des documents entrants comprend :

Réception et traitement primaire des documents ;
examen préliminaire et distribution des documents;
enregistrement;
transfert pour exécution.

La réception et le traitement primaire des documents dans les organisations qui reçoivent un grand nombre de documents sont effectués par le service de gestion du bureau, dans les petits - par le secrétaire. Dans les très grandes organisations (ministères, préoccupations), dans la structure de l'établissement d'enseignement préscolaire, des unités spéciales sont créées qui reçoivent des documents - des expéditions.

Les documents entrants peuvent être reçus par courrier, livrés par messagerie, messagerie, visiteurs, ou envoyés par e-mail ou fax.

A réception, il est nécessaire de vérifier l'exactitude de la livraison de la correspondance. S'il est livré à la mauvaise adresse, il doit être transmis à l'expéditeur. Les enveloppes sont ouvertes, à l'exception de celles portant la mention « en personne », l'état physique des documents est évalué (texte endommagé, réception incomplète d'un fax), et la présence de pièces jointes est vérifiée. En règle générale, les enveloppes sont détruites, à moins que la date à laquelle le document a été envoyé ou reçu, ou l'adresse de l'expéditeur, puisse être tamponnée sur l'enveloppe. Ensuite, l'enveloppe est épinglée sur le document. Si le texte du document est endommagé, il n'y a pas de pièces jointes, alors un acte est rédigé. Une copie de l'acte avec les documents reçus est envoyée au destinataire. Les lettres recommandées sont acceptées contre récépissé. Si le document porte l'inscription "URGENT", l'heure de réception y est estampillée. L'examen préliminaire des documents est effectué afin de distribuer la correspondance entrante aux documents qui nécessitent une attention particulière de la part de la direction de l'organisation ou des divisions structurelles, afin de libérer le gestionnaire de la considération de questions secondaires, d'accélérer le mouvement des documents et leur exécution.

La répartition des documents entrants entre la direction est basée sur l'arrêté de répartition des responsabilités entre la direction, où les directions d'activité sont attribuées à chaque fonctionnaire. Le transfert des documents pour examen au personnel de direction de l'organisation est effectué en fonction de l'importance du contenu du document et conformément aux fonctions et aux compétences des fonctionnaires auxquels le document est envoyé pour examen sur la base de la distribution des fonctions établies dans l'organisation.

La comptabilisation des documents entrants consiste à apposer un accusé de réception. Il comprend le numéro de série d'enregistrement du document et la date de réception (le cas échéant, heures et minutes). La marque est placée dans le coin inférieur droit de la première feuille du document. Il peut être estampé à la main ou avec un tampon électrique. L'image en fac-similé du document a la date de réception, donc seul un numéro de série doit y être inscrit. Ensuite, les documents à enregistrer sont saisis dans le formulaire d'inscription établi par l'organisation (magazine, carte, carte électronique).

L'examen du document par la direction consiste dans le fait que le fonctionnaire concerné rédige une résolution à ce sujet, c'est-à-dire sa décision sur les informations contenues dans le document.

La résolution est transférée sur le formulaire d'inscription.

Le transfert d'un document pour exécution s'effectue après examen par sa direction.

Les documents doivent être exécutés à temps, par conséquent, les documents entrants doivent être remis au contractant le jour de la réception et de l'enregistrement ou le premier jour ouvrable lorsque les documents sont reçus en dehors des heures de travail.

Si le document nécessite une exécution immédiate, il peut être transféré directement à l'exécuteur, mais toujours avec un message à ce sujet au responsable.

Si le document est destiné à être exécuté par plusieurs artistes interprètes ou exécutants, en accord avec l'artiste interprète responsable, il est transmis un à un à chacun ou à tous les artistes interprètes ou exécutants indiqués dans la résolution, ou des photocopies sont effectuées. Tout le travail sur la préparation du projet de document est organisé par l'exécuteur testamentaire responsable.

Ainsi, les principales tâches de traitement des documents entrants sont :

Vérifier la bonne livraison des documents ;
vérifier l'intégrité des pièces jointes et l'état physique des documents reçus ;
fixer le fait de la réception des documents;
les préparer pour l'exécution;
transfert de documents aux artistes interprètes ou exécutants.

Sortant - documents créés au sein de l'organisation et envoyés depuis celle-ci à d'autres institutions ou individus qui ont envoyé l'appel. Si une organisation a des institutions subordonnées, elle peut leur envoyer des documents administratifs (résolutions, arrêtés, instructions), des lettres (informations, garanties, etc.). Ils envoient des mémorandums, des rapports, des certificats, des avis, des lettres, des télégrammes, des messages téléphoniques, des télécopies, des messages envoyés par courrier électronique aux organisations supérieures.

Le traitement sortant comprend :

Rédaction d'un projet de document ;
préparation d'un projet de document;
son approbation (observation) ;
certification du document;
envoyer le document.

L'exécuteur est chargé de préparer le projet de document sortant. Il coordonne les actions des autres exécuteurs testamentaires spécifiés dans la résolution. L'exécuteur testamentaire responsable a le droit : de convoquer les co-exécuteurs à des réunions de travail, d'exiger d'eux tous les matériaux nécessaires, d'établir la séquence de travail entre les co-exécuteurs.

Dans le processus de préparation d'un document sortant, l'interprète rédige indépendamment un projet, prépare un projet de document et l'approuve (endossement). Il doit apporter à l'établissement d'enseignement préscolaire un projet de document qui requiert l'apposition des éléments d'attestation nécessaires (signature, date de signature, index d'inscription sortant, le cas échéant, cachet d'agrément, sceau). Le document peut être transmis au responsable approprié par l'intermédiaire du service de l'établissement d'enseignement préscolaire ou du secrétariat. Le projet de document est soumis avec tous les documents sur la base desquels il a été préparé. Si des commentaires du fonctionnaire (des personnes) approuvant le projet de document sont joints au projet de document, ils doivent être joints au projet.

Le gestionnaire, après avoir pris connaissance du projet de document, peut le certifier immédiatement par sa signature, ou il peut faire des commentaires, des modifications et le soumettre pour révision. Ensuite, le contractant finalise le document conformément aux remarques "récupère à nouveau l'approbation du visa. Le retour du projet peut être répété, et à chaque fois l'interprète doit répéter toute la procédure de préparation du projet de document du début à la fin.

Chaque employé de l'établissement d'enseignement préscolaire doit savoir « que l'entrepreneur apporte un projet de document, entièrement exécuté : imprimé sur le formulaire approprié, avec tous les visas.

Les principales tâches de l'établissement d'enseignement préscolaire lors du traitement des documents sortants sont:

Vérifier l'exactitude de la conception du document conformément aux règles établies ;
vérifier la disponibilité des détails de certification ;
apposition de l'index d'enregistrement sortant ;
le traitement du document pour l'envoi.

Le traitement de la correspondance envoyée comprend :

Tri;
attachement aux enveloppes;
adressage;
livraison au bureau de poste.

Lors de l'acceptation des documents à envoyer, assurez-vous de vérifier :

L'exactitude des documents (signature, date, index d'enregistrement, marque sur la catégorie de départ);
la présence de pièces jointes précisées dans l'acte envoyé, et la correspondance du nombre d'exemplaires avec le nombre de destinataires ;
l'adressage correct, la présence d'un numéro d'enregistrement, si le document a été envoyé par fax.

Les documents envoyés à une seule adresse peuvent être placés dans une seule enveloppe.

Pour le courrier recommandé au service de bureau, une liste de diffusion est établie, à la fin de laquelle sont inscrits le nom de l'employé qui l'a préparé et la date d'envoi.

Les documents machine ne sont acceptés qu'avec une lettre de motivation.

Tous les documents sortant de l'organisation doivent être traités et envoyés le même jour ou au plus tard dans la première moitié du jour ouvrable suivant.

Les documents internes comprennent les rapports, les notes explicatives, les protocoles, les actes, les déclarations.

Le traitement des documents internes aux étapes de leur préparation et de leur exécution passe par la préparation des documents sortants (préparation d'un projet, préparation d'un projet de document, son approbation (endossement), certification, enregistrement, envoi), et au stade de exécution - documents entrants (réception, examen préalable, enregistrement, examen par la direction, transfert pour exécution).

Les documents internes présentent un certain nombre de caractéristiques de leur traitement, qui sont déterminées par le type de documents :

Les projets d'ordonnances doivent être visés par un représentant du service juridique ;
le protocole n'a pas d'étape de préparation de projet, ainsi que d'approbation et d'approbation.

Le transfert des documents entrants, sortants et internes peut être effectué :

Service de messagerie ou de messagerie ;
secrétaires;
à l'aide de moyens techniques.

Les divisions structurelles de certaines organisations peuvent être situées dans différents bâtiments ou quartiers de la ville. Dans de tels cas, il est recommandé d'organiser la livraison des documents par des coursiers.

Au sein de l'unité structurelle, il est plus rationnel d'impliquer une secrétaire qui peut récupérer la correspondance de l'établissement d'enseignement préscolaire, renvoyer les documents sortants préparés pour l'envoi et transférer les documents pour exécution aux employés de l'unité structurelle.

L'introduction des moyens techniques et de la technologie informatique a permis de changer le processus de traitement des documents. Le processus de rédaction du document a été accéléré, car les modifications ne nécessitent pas de réimpression. L'approbation des documents (endossement) est considérablement réduite et simplifiée. Des changements fondamentaux ont eu lieu dans le processus de réception et d'envoi de documents avec l'avènement des télécopies et du courrier électronique. Mais il faut se rappeler que les moyens de transmission nommés ne transmettent généralement pas un document, mais les informations portées sur le support. Actuellement, un document transmis à l'aide de systèmes d'information et de télécommunication peut être certifié par une signature numérique électronique. Ce n'est que dans ce cas qu'il sera juridiquement contraignant.

Tous les documents doivent être soumis avec des notes sur le fait de transfert dans les formulaires d'inscription appropriés. Si un document est transféré d'une unité structurelle à une autre, en contournant l'établissement d'enseignement préscolaire, l'employé qui a transféré le document doit informer ce service du fait du transfert.

Enregistrement des documents internes

Le point principal de l'organisation des services de documentation est l'organisation rationnelle de l'enregistrement des documents.

L'enregistrement d'un document est un enregistrement des informations d'identification sur un document sous la forme prescrite, qui fixe le fait de sa création, de son envoi ou de sa réception.

Vous pouvez également donner une définition plus détaillée de l'inscription en tant que confirmation de la création ou de la réception d'un document à un jour spécifique en l'inscrivant dans le formulaire d'inscription avec l'attribution d'un numéro d'enregistrement de compte et en l'enregistrant sous la forme d'informations de base sur le document, qui vous permet de créer une base de données sur les documents de l'institution pour un contrôle ultérieur du calendrier d'exécution des documents et des travaux de référence sur celui-ci.

En d'autres termes, lors du processus d'inscription, un système de recherche d'informations est mis en place pour tous les documents de l'institution, qui peut ensuite être utilisé pour le travail de référence et le contrôle de l'exécution des documents.

Par conséquent, l'enregistrement a trois objectifs :

Comptabilité documentaire ;
contrôle de leur exécution;
travail de référence sur les documents.

Seuls les documents nécessitant une réponse et une exécution font l'objet d'un enregistrement, quel que soit le mode de leur création ou de leur réception.

Les documents à caractère opérationnel, transmis ou créés à titre indicatif et ne nécessitant ni réponse ni exécution, ne sont pas enregistrés. Le service de travail de bureau doit établir une liste (liste) des documents qui ne sont pas soumis à enregistrement. Il est approuvé par le responsable de l'organisation et mis à jour au besoin. Après le traitement initial, les documents non enregistrés sont transférés au service ou aux exécuteurs directs qui peuvent être affectés par les informations qu'ils contiennent.

Les documents qui ne sont pas soumis à l'enregistrement, en règle générale, comprennent:

Lettres d'information envoyées pour information;
toutes les lettres de vente ;
lettres et télégrammes de félicitations;
invitations, programmes de séminaires, réunions et conférences;
publications imprimées (livres, brochures, magazines);
colis marqués "en personne" ;
des copies des documents réglementaires, des décisions et des ordonnances des organes de l'État ;
supports d'information, etc.

Les documents entrants, sortants et internes sont enregistrés séparément avec des numéros d'enregistrement distincts.

Le numéro d'enregistrement (index) d'un document est une désignation numérique ou alphanumérique attribuée à un document lors de son enregistrement.

Il existe trois formes d'enregistrement de documents :

Magazine;
carte;
automatique.

Le système de journal est généralement utilisé lorsque l'enregistrement de documents est au premier plan, les documents les plus précieux sont généralement enregistrés dans des journaux, par exemple des passeports, des cahiers de travail, des documents pédagogiques. Les banques tiennent des registres des accords de dépôt, des comptes d'entreprise, etc. Le système d'inscription au journal est utilisé lorsque l'on travaille avec des documents à accès limité : secret, confidentiel. Pour chaque catégorie de documents, sa propre forme de revue est généralement développée avec divers degrés de granularité des informations sur le document.

Le système d'enregistrement des revues était pratique pour les organisations tant qu'elles recevaient un petit nombre de documents. Avec un grand volume de flux de travail, le système de journal présente un certain nombre d'inconvénients importants. Étant donné que l'inscription au journal s'effectue dans l'ordre de réception des documents, une seule personne à la fois peut l'effectuer. Avec un grand nombre de documents reçus, le processus d'enregistrement prend beaucoup de temps et retarde le travail ultérieur avec les documents. De plus, le système d'enregistrement du journal conduit souvent à un réenregistrement des documents dans d'autres divisions structurelles où le document est transféré. Mais le principal inconvénient du système d'enregistrement des journaux est l'impossibilité d'organiser un contrôle sur les délais d'exécution des documents et de conduire rapidement un travail d'information et de référence sur les documents.

Le système d'enregistrement par carte permet de pallier ces inconvénients, puisque les cartes peuvent être placées dans des fiches dans n'importe quel ordre, et plusieurs personnes peuvent enregistrer des documents en même temps, créant le nombre requis de copies de la carte d'enregistrement sous une copie carbone. La forme de la carte d'enregistrement peut être déterminée par l'institution elle-même et est enregistrée dans les instructions de tenue des dossiers.

Cependant, le plus rationnel aujourd'hui est un système automatisé d'enregistrement des documents sur un ordinateur. Il permet, en s'enregistrant sur différents lieux de travail, de regrouper toutes les informations relatives aux documents dans une seule base de données, à partir de laquelle il est possible d'organiser un travail d'information et de référence centralisé et de contrôler l'exécution des documents.

Les documents entrants sont généralement enregistrés de manière centralisée. Dans une petite entreprise, ils sont enregistrés par une secrétaire, dans une institution disposant d'un bureau - un employé spécialement affecté ou, si le volume de documents entrants est important, un groupe d'enregistrement.

Les documents sont enregistrés quel que soit leur mode de réception : réception par courrier, réception par coursier, par fax, e-mail.

Les informations suivantes concernant le document entrant sont généralement saisies dans le formulaire d'inscription :

Date de réception ;
numéro d'enregistrement entrant attribué au document par l'institution destinataire ;
auteur (correspondant) - c'est-à-dire de qui s'agit-il ;
la date du document qui lui a été attribué par l'institution auteur ;
le numéro d'enregistrement du document qui lui a été attribué par l'institution auteur ;
titre (de quoi parle le document);
résolution;
la date limite d'exécution du document reçu ;
interprète (qui travaillera avec le document reçu);
l'avancement de l'exécution (toutes les transmissions du document et le résultat de l'exécution sont enregistrés) ;
N & de l'affaire (où le document est placé après exécution).

Le formulaire d'enregistrement du document entrant n'est pas complètement rempli au début. Avant que le document ne soit remis au responsable, il n'y a pas de résolution, de délai et d'exécuteur sur le document, ces données sont saisies après l'examen du document par le responsable. Les informations sur l'état d'avancement de l'exécution du document et le numéro de l'affaire sont déjà saisies dans le formulaire d'inscription pendant et après l'exécution du document.

Une telle carte peut être conçue au format A5 (148x210) ou A6 (105x148). Il est multiplié en choisissant un papier assez épais.

Pour différents groupes de documents enregistrés, vous pouvez utiliser des cartes de différentes couleurs, des bandes de couleur le long de la marge supérieure ou en diagonale.

Avec un système d'enregistrement automatisé, le plus pratique (offert par la plupart des programmes informatiques) est le formulaire affiché de la carte d'enregistrement (RCC), dans lequel les informations sur le document sont saisies, similaire à une carte manuelle traditionnelle sur papier.

Avec un système d'enregistrement automatisé, les informations sur un document peuvent être facilement complétées. Par exemple ajoutez :

Type de document;
la situation géographique de l'auteur du document ;
auteur de la résolution;
le nom de l'unité structurelle;
le nombre de feuilles du document ;
nombre de fiches de candidature ;
documents connexes.

Remplir une carte d'enregistrement sur un écran d'ordinateur est à bien des égards similaire à remplir une carte papier traditionnelle, mais il a aussi ses propres particularités.

En règle générale, le formulaire d'une carte d'enregistrement électronique contient à la fois des données (champs) remplies manuellement (par exemple, numéro et date du document entrant, résumé, texte de la résolution), des données (champs) saisies automatiquement (date d'enregistrement, numéro d'enregistrement du document) et les données (champs) saisies en sélectionnant les informations dans les listes déroulantes. Une telle saisie d'informations non seulement accélère la procédure de remplissage de la carte d'enregistrement, mais aussi, ce qui est particulièrement important, évite les fautes de frappe et les malentendus, qui peuvent compliquer considérablement, voire rendre impossible la recherche automatique d'informations sur un document.

À l'aide de listes déroulantes, en règle générale, les données (champs) sont remplies :

Type de document - puisque le nombre de types de document est limité ;
l'auteur de la résolution est une liste des personnes dirigeantes de l'organisation ;
unité structurelle - une liste d'unités structurelles;
artistes interprètes ou exécutants - en règle générale, ce champ se compose de deux parties - le nom (et / ou l'index) de l'unité structurelle et le nom et les initiales de l'interprète ;
Numéro de dossier - associé à la nomenclature des dossiers de l'organisation ;
documents connexes - ces données établissent un lien entre le document enregistré et d'autres (par exemple, un document de réponse est lié à un document d'initiative).

A l'aide de la liste mise à jour, la donnée (champ) "correspondant" est renseignée. Les organisations avec lesquelles une correspondance constante est maintenue sont sélectionnées dans la liste. En cas d'enregistrement d'un document reçu d'un nouveau correspondant, les informations le concernant sont inscrites dans la liste. Les informations sur les correspondants peuvent également être utilisées dans des travaux de référence, pour former des listes de diffusion, etc.

Après avoir passé du temps à créer de telles listes une fois, ils réalisent un gain de temps considérable dans le processus de travail ultérieur.

Les formulaires d'inscription pour les documents sortants sont à bien des égards similaires aux formulaires d'inscription pour les documents entrants, mais remplis de données différentes. Indiqué:

Le nom du service qui a préparé le document,
numéro du document sortant ;
la date du document ;
destinataire, c'est-à-dire le nom de l'organisation à laquelle le document est envoyé ;
un résumé du document ;
le nom de l'entrepreneur qui a préparé le document ;
date clé de la réponse attendue ;
un lien vers un document entrant, si le document est une réponse ;
le numéro du dossier où est jointe la copie du document envoyé (ou l'original si le document est envoyé par fax).

D'autres informations sur le document peuvent être ajoutées, par exemple, le nombre de feuilles "présence de pièces jointes", le numéro du formulaire, l'ordre d'envoi, etc.

Les documents sortants sont généralement enregistrés de manière centralisée dans la zone d'expédition.

Les documents internes sont souvent enregistrés de manière décentralisée en groupes dans les services où ils sont créés et exécutés : au service comptable, au service du personnel, au bureau, etc.

Les documents internes doivent être enregistrés le jour de la signature ou de l'approbation.

Lors de l'enregistrement d'un document interne, les informations suivantes le concernant sont renseignées :

Numéro d'enregistrement de série attribué au document ;
date du document (enregistrement);
sommaire;
service qui a préparé le document ;
exécuteur;
période d'exécution;
marque d'exécution (progrès d'exécution);
numéro de dossier où le document est déposé.

Comme dans les formulaires précédents de documents entrants et sortants, d'autres données peuvent être ajoutées au formulaire d'inscription : le nombre de feuilles, la présence de pièces jointes, etc.

Chaque type de document (commandes, commandes, contrats, notes) est enregistré et numéroté indépendamment. Le numéro de série attribué au document au moment de l'enregistrement est transféré au document. Des lettres peuvent être ajoutées au numéro. Par exemple, à un ordre sur le personnel - "ls", c'est-à-dire personnel, ou "k" - cadres, au numéro d'ordre - la lettre "r" - un ordre, etc.

La mise en place d'un système rationnel d'enregistrement des documents permet au service de gestion de bureau de posséder des informations sur tous les documents de l'organisation et d'effectuer de manière professionnelle des tâches aussi importantes que le travail d'information et de référence et le contrôle de l'exécution des documents.

Vérification interne des documents

Le début de l'année civile suivante dans une entreprise (organisation, institution) coïncide généralement avec un contrôle de l'état de ses activités par une commission interne présidée par l'un des administrateurs généraux. Un contrôle correspondant est effectué dans les principaux domaines d'activités d'assurance, incl. Documentation support de gestion (DOU) (travail de bureau).

Les tâches d'inspection sont généralement formulées dans l'ordre (ordre) du chef d'entreprise (organisation, institution). Pour vérifier le statut du travail de bureau dans la composition de la commission, en règle générale, un sous-comité est formé avec les pouvoirs appropriés.

Les principales tâches du sous-comité sont les suivantes :

1) vérifier la disponibilité des réglementations locales régissant l'organisation du travail de bureau d'une entreprise (organisation, institution), leur conformité aux exigences des actes juridiques réglementaires dans le domaine du travail de bureau;
2) la fourniture de travaux de bureau avec les principaux types de ressources, leur conformité aux besoins de l'entreprise (organisation, institution) en informations documentées;
3) l'état des travaux sur la gestion des documents générés dans les activités de l'entreprise (organisme, institution), ainsi que sur sa documentation ;
4) identification des déficiences dans le fonctionnement du système de travail de bureau d'une entreprise (organisation, institution), établissement de leurs causes, élaboration de propositions visant à améliorer le système de travail de bureau (avec le reflet de ce qui précède dans le rapport d'inspection).

Examinons comment ces tâches sont résolues lors des activités de vérification.

Vérification de la présence de réglementations locales

Les principales réglementations locales (LNA) régissant l'organisation du travail de bureau d'une entreprise (organisme, institution) comprennent :

Règlement sur l'unité structurelle exerçant le pouvoir d'organiser le travail de bureau ;
- instructions pour le travail de bureau;
- les descriptions de poste des employés de l'unité autorisée. Les LNA répertoriés constituent la base organisationnelle et juridique du bon fonctionnement du système de travail du siège social.

En plus d'eux, une entreprise (organisation, institution) peut développer :

Règlement sur les subdivisions au sein de la subdivision structurelle autorisée : un groupe de traitement des documents, un groupe de préparation technique des documents, un groupe de stockage opérationnel des documents, un groupe de stockage archivistique des documents, etc.
- des instructions pour les employés chargés de travaux de bureau dans d'autres unités structurelles.

Lors de la vérification des LNA, il est également établi comment ils répondent aux exigences des actes réglementaires et juridiques (réglementaires et méthodologiques, réglementaires et techniques) dans le domaine du travail de bureau.

En particulier, lors de la vérification des instructions pour le travail de bureau, la conformité de sa structure et de son contenu avec les Lignes directrices pour l'élaboration des instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvées par le n. par ordre de Rosarkhiv N 76.

Lors de la vérification des descriptions de poste, la conformité de leur contenu avec les caractéristiques de qualification est établie. De plus, l'attention est attirée sur la conformité de la conception du LNA avec GOST R6.30-2003.

Sur la base des résultats du contrôle, une conclusion est tirée sur la présence (absence partielle ou totale) d'une LNA réglementant l'organisation du travail de bureau d'une entreprise (organisation, institution), ainsi que sa conformité ou sa non-conformité partielle (complète) -le respect des actes juridiques réglementaires dans le domaine du travail de bureau.

Lors de la vérification de la sécurité du travail de bureau avec les principaux types de ressources, leur conformité aux besoins de l'entreprise (organisation, institution), les informations documentées se concentrent sur:

La dotation de l'unité structurelle autorisée en personnel du nombre et des qualifications requis ;
- la disponibilité et l'état des locaux pour le placement d'une unité structurelle autorisée et des zones de travail pertinentes ;
- la disponibilité et l'équipement des lieux de travail du personnel de l'unité structurelle autorisée, leur conformité aux exigences de protection du travail ;
- disponibilité et entretien des moyens de soutien organisationnel et technique pour les activités de l'unité structurelle autorisée : traitement des informations documentées, stockage, communication et communication, etc.
- la régularité de la réception des fonds pour assurer le fonctionnement de l'unité structurelle autorisée, leur suffisance pour la bonne exécution des tâches pour répondre aux besoins de l'entreprise (organisation, institution) en informations documentées.

Sur la base des résultats du contrôle, une conclusion est tirée sur la mise à disposition (absence partielle ou totale de mise à disposition) avec les types de ressources énumérés, leur conformité (non-conformité partielle ou totale) avec les besoins de l'entreprise (organisation) en informations documentées.

Lors de la vérification de l'état des travaux sur la gestion des documents générés dans les activités d'une entreprise (organisation, institution), ainsi que sur sa documentation, la conformité de la performance réelle avec celle prévue est tout d'abord évaluée.

En particulier, le volume de circulation documentaire de l'entreprise (organisation, institution) est déterminé : en général et par les principaux flux d'informations (documents entrants, sortants et internes), ainsi que par types de documents (papier et électronique), y compris . par rapport à des indicateurs similaires des années précédentes.

L'efficacité de l'utilisation de moyens automatisés de traitement des informations documentées est également évaluée.

Une attention particulière est portée à la sécurité des documents en cours de circulation : le volume des mesures de recherche et de restauration de leur état physique et chimique normal, le nombre de documents non détectés (perdus) pour la période contrôlée et en comparaison avec des indicateurs des années précédentes. Les données sur les résultats du contrôle sur l'exécution des documents sont également vérifiées, notamment le nombre de cas de leur mauvaise exécution : non-respect des délais, exécution des documents en violation des exigences établies, non-conformité du document exécuté avec la résolution, etc. Sur la base des résultats de l'audit, une conclusion est tirée sur le degré d'efficacité du travail de bureau - en général et par composants fonctionnels (gestion des documents et documentation).

Documents de travail internes

La comptabilisation du travail et des salaires dans l'organisation est effectuée sur la base de documents primaires générés par le service du personnel. Le travail mal organisé du service du personnel affecte inévitablement le travail du service comptable et de l'ensemble de l'organisation. La conséquence en est le paiement intempestif des employés, les congés de maladie, la préparation intempestive des documents à soumettre aux autorités sociales de l'État. En conséquence, il y a une diminution de la performance financière de l'entreprise dans son ensemble.

Le respect des normes du Code du travail de la Fédération de Russie, l'exactitude de la préparation de la documentation du personnel est contrôlée à la fois par les organes de l'Inspection fédérale du travail (Rostrudinspektsiya) et les organes de l'Inspection fédérale des impôts. L'inspecteur d'État peut se rendre au bureau de toute organisation, quelle que soit la forme de propriété et demander des documents relatifs aux dossiers du personnel, ainsi que d'autres règlements et ordonnances internes obligatoires et existants de l'organisation (loi fédérale n ° 134-FZ "sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels pendant le contrôle de l'État (surveillance) ").

La documentation des activités du service du personnel couvre tous les processus liés à la conception et au traitement de la documentation du personnel conformément aux règles établies et résout les tâches de gestion du personnel suivantes :

Organisation du travail des salariés;
- conclusion d'un contrat de travail et d'emploi ;
- transfert à un autre emploi;
- l'octroi de vacances aux salariés ;
- encouragement des employés;
- imposer des sanctions disciplinaires aux salariés ;
- certification des employés;
- le maintien du tableau des effectifs ;
- la comptabilisation de l'utilisation du temps de travail ;
- inciter les salariés à travailler les week-ends et jours fériés ;
- l'enregistrement des déplacements professionnels ;
- la rupture d'un contrat de travail et le licenciement.

La liste des documents du personnel à conserver par les organisations, quelle que soit leur forme de propriété, est donnée en annexe. Il indique également les documents réglementaires régissant l'obligation de l'employeur de conserver certains documents du personnel, et les modalités de leur conservation (conformément à la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités de l'organisation, indiquant les durées de conservation approuvées par Rosarkhiv).

L'organisation du travail des travailleurs est réalisée par l'adoption (approbation par le chef de l'organisation ou un fonctionnaire autorisé par lui) de règlements locaux. Chaque employeur doit disposer d'un règlement intérieur du travail et d'un règlement sur la protection des données personnelles. D'autres réglementations locales, telles que les réglementations sur les salaires, le rationnement de la main-d'œuvre, les primes et incitations matérielles, la certification, etc., sont adoptées si nécessaire.

La convention collective (accord) a un caractère de recommandation, puisqu'elle est conclue par accord des parties (chapitre 7 du Code du travail de la Fédération de Russie). La gestion des dossiers personnels des salariés est de nature consultative pour les entreprises privées. L'obligation de l'employeur de gérer ses affaires personnelles s'applique aux employés des organisations d'État conformément à la loi fédérale n° FZ-79 "sur la fonction publique d'État de la Fédération de Russie". Pour plus de commodité, vous pouvez toujours recommander de former des fichiers personnels ou des dossiers personnels, et la procédure de leur formation doit être fixée dans l'acte réglementaire local de l'organisation approuvé par le chef.

Le dossier personnel d'un employé (dossier personnel) peut inclure des copies des documents requis pour postuler à un emploi (passeport, carte d'identité militaire, certificat d'affectation NIF, certificat d'assurance pension, certificat de mariage, acte de naissance des enfants - pour fournir des avantages fiscaux; documents sur l'éducation, etc.) et par la suite tous les principaux documents créés au cours de la période d'activité professionnelle du salarié, qui caractérisent son activité professionnelle (demandes de transfert à un autre emploi, lettre de licenciement, caractéristiques, documents sur le développement professionnel, copies des ordres de admission, mutation, licenciement, etc.).

De plus, l'employeur doit avoir les documents SST suivants :

Consignes de sécurité au travail par profession ;
- carnet de briefing (prise en main des consignes) ;
- un registre des employés ayant réussi l'examen médical obligatoire et autres.

Ces documents peuvent être conservés au service du personnel de l'entreprise, si l'organisation ne dispose pas d'un service de protection du travail séparé, ou au bureau.

Conformément au sous. "A" partie 1 de l'art. 356 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'inspection fédérale du travail exerce une surveillance et un contrôle de l'État sur le respect par les employeurs de la législation du travail et d'autres actes juridiques réglementaires. L'Inspection fédérale du travail a le droit d'envoyer, conformément à la procédure établie, aux autorités exécutives fédérales, aux autorités exécutives des entités constitutives de la Fédération de Russie, aux gouvernements locaux, aux organismes chargés de l'application des lois et aux tribunaux, des réclamations et d'autres documents sur les violations du droit du travail. la législation et la protection du travail, jusqu'à la suspension des activités des entreprises , qui ont révélé des violations (art. 3.12. Code administratif).

Les chefs d'organismes sont personnellement responsables du fonds documentaire constitué au cours de leurs activités. En cas de violation de la législation de la Fédération de Russie et d'autres actes juridiques réglementaires, de tenue incorrecte des dossiers du personnel ou de leur absence, le législateur prévoit l'imposition d'une amende administrative: aux fonctionnaires - de 1 000 à 5 000 roubles, aux personnes morales - à partir de 30 000 à 50 000 roubles. ou suspension administrative des activités jusqu'à 90 jours, et encore - entraîne la disqualification d'un fonctionnaire (articles 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 et 14.23 du Code administratif).

Liste des documents du personnel requis pour l'organisation :

	Document	Quel document réglemente	Noter	Durée de vie
	Règlement Intérieur du Travail (PVTR)	Article 189 du Code du travail de la Fédération de Russie	Lors de l'embauche (avant la signature d'un contrat de travail), l'employeur est tenu de familiariser le salarié avec le HTPP contre signature. Valable jusqu'au remplacement par de nouveaux.	Constamment
	Règlement sur la protection des données personnelles des salariés	Article 86 du Code du travail de la Fédération de Russie	Lors de l'embauche (avant la signature d'un contrat de travail), l'employeur est tenu de familiariser le salarié avec le Règlement sur la protection des données personnelles des salariés contre signature. Valable jusqu'à son remplacement par un nouveau.	Constamment
	Tableau des effectifs (formulaire T-3) (disposition des effectifs)	Article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du Comité national des statistiques de Russie n ° 1	Il est compilé à chaque fois que certaines modifications y sont apportées.	Constamment
	Livre de comptabilité pour le mouvement des cahiers de travail et des encarts à ceux-ci		Il est conservé dans le service du personnel et est maintenu en permanence.
	Livre de reçus et de dépenses pour les formulaires comptables des cahiers de travail et les encarts	Instructions sur la procédure à suivre pour remplir les cahiers de travail et les encarts (approuvés par le décret du ministère du Travail de Russie n ° 69)	Il est stocké dans le service comptable avec des formulaires de cahiers de travail et des encarts à ceux-ci ; au service du personnel, les formulaires sont reçus à la demande d'un préposé au personnel.	50 ans (mais lorsque la société est liquidée, elle est remise aux archives de la ville avec d'autres documents dont la durée de conservation est de 75 ans)
	Réglementation sur les salaires, les primes et les incitations matérielles	Section 6 du Code du travail de la Fédération de Russie, chapitre 21 du Code du travail de la Fédération de Russie	En présence de systèmes complexes de rémunération et de systèmes de main-d'œuvre et de primes. Valable jusqu'à son remplacement par un nouveau.	Constamment
	Règlement sur le système de formation	Articles 196, 197 du Code du travail de la Fédération de Russie	S'il existe un système de formation dans l'organisation.	Constamment
	Règlement sur la certification des travailleurs	Article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie	Lors de la réalisation de la certification par décision de l'employeur.	Constamment
	Calendrier des vacances	Article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du Comité national des statistiques de Russie n ° 1	Approuvé par l'employeur au plus tard deux semaines avant le début de l'année civile.
	Contrat de travail	Articles 16, 56, 57, 67 du Code du travail de la Fédération de Russie	Il est conclu par écrit avec chaque salarié.
	Descriptions de poste pour chaque poste conformément au tableau des effectifs, instructions de travail pour les professions		Accepté par décision de l'employeur.	Constamment
	Ordres de travail	Article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie	Publié sur la base d'un contrat de travail. Elles sont notifiées au salarié contre signature dans un délai de trois jours à compter de la date de début effectif du travail.
	Ordres de transfert	Article 72.1 du Code du travail de la Fédération de Russie	Publié sur la base d'un accord de mutation vers un autre emploi (avenant au contrat de travail).
	Ordonnances de licenciement	Article 84.1 du Code du travail de la Fédération de Russie
	Commandes pour l'activité principale		Publié au besoin. Les commandes pour l'activité principale, préparées par le service du personnel, sont enregistrées et stockées au bureau. Au service du personnel, l'affaire "Copies de commandes pour l'activité principale" est en cours.	1 an (copies des commandes conservées au service du personnel)
	Laisser des commandes	Chapitre 19 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du Comité national des statistiques de Russie n° 1	Publié sur la base d'un calendrier de vacances ou d'une déclaration de l'employé
	Demandes d'employés pour congé sans solde	Article 128 du Code du travail de la Fédération de Russie	Le congé sans solde est accordé à la demande (sur demande) du salarié conformément à la partie 1 de l'art. 128 du Code du travail de la Fédération de Russie ou à la demande de la loi sur la base de la demande d'un employé (partie 2 de l'article 128 du Code du travail de la Fédération de Russie).
	Carte personnelle d'employé (formulaire T-2)	Résolution du Goskomstat de Russie n ° 1.	Réalisé pour chaque employé.
	Historique d'emploi	Article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie n° 225 "sur les cahiers de travail", Instructions sur la procédure à suivre pour remplir les cahiers de travail et les encarts (approuvés par résolution du ministère du Travail de Russie n° 69)	L'employeur tient des cahiers de travail pour chaque employé qui a travaillé pour lui pendant plus de cinq jours.	Lors de son licenciement, le salarié reçoit un cahier de travail entre ses mains. Les livres de travail non réclamés sont conservés dans l'organisation pendant 50 ans, lors de la liquidation de l'entreprise, ils sont remis aux archives
	Accords de pleine responsabilité	Annexes 2, 4 à la résolution du ministère du Travail de Russie n° 85	Ils sont conclus avec des employés qui servent directement des biens matériels.
	Livre comptable (journal d'enregistrement) des commandes de l'activité principale	Instruction pour le travail de bureau au service du personnel de VNIIDAD "Instructions approximatives pour le travail de bureau au service du personnel d'une organisation" (recommandation)	Doit être numéroté et lacé, scellé et signé par l'employeur
	Registre (journal d'enregistrement) des commandes d'emploi
	Registre (logbook) des ordonnances de non-lieu
	Livre de comptabilité (journal d'enregistrement) des ordres d'octroi de congés
	Journal d'enregistrement des certificats de voyage
	Emploi du temps	Partie 3 de l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie	L'employeur est tenu de consigner le temps effectivement travaillé par chaque salarié
	Horaire des quarts de travail	Article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie	Elle est portée à la connaissance des salariés au plus tard un mois avant sa mise en œuvre.
	Registre des inspections	Loi fédérale n° 134-FZ "sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels pendant le contrôle de l'État (surveillance)"	Dirigé par toutes les personnes morales et entrepreneurs sans constitution de personne morale	Constamment
	Comptes rendus des réunions, décisions des commissions de qualification à l'attestation	Règlement sur la certification des employés de l'entreprise	Délivré par la commission d'attestation
	Tableaux et ordres des travailleurs des professions nuisibles	Partie 3 de l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie	Compilé mensuellement.
	Listes des travailleurs de la production avec des conditions de travail préjudiciables	Résolution du Conseil des ministres de l'URSS n ° 10 "Sur l'approbation des listes d'industries, d'emplois, de professions, de postes, d'indicateurs donnant droit à une pension préférentielle"	Si la production avec des conditions de travail néfastes ; en cours.
	Listes des salariés partant en retraite préférentielle
	Correspondance sur la nomination - pensions et avantages de l'État; Pension préférentielle
	Consignes de sécurité au travail par profession	Article 10 du Code du travail de la Fédération de Russie		Constamment
	Journal d'information (instructions de lecture)	Article 10 du Code du travail de la Fédération de Russie
	Journal des employés réussissant l'examen médical obligatoire	Article 69 du Code du travail de la Fédération de Russie, arrêté du ministère de la Santé de la Fédération de Russie n° 90 "Sur la procédure d'examen médical préliminaire et périodique des travailleurs et les règlements médicaux d'admission à la profession."
	Rapports d'accidents	Résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie n° 73 "sur l'approbation des formulaires de documents requis pour l'enquête et l'enregistrement des accidents du travail, et les dispositions sur les spécificités de l'enquête sur les accidents du travail dans certaines industries et organisations"
	Actes d'investigation des intoxications et maladies professionnelles

Flux de documents des documents internes

Le flux de documents est compris comme le mouvement des documents dans l'institution à partir du moment où ils sont reçus ou créés jusqu'à la fin de l'exécution, de l'envoi ou du dépôt dans les archives. Cela comprend les opérations de réception, de distribution, d'enregistrement, de contrôle d'exécution, de délivrance de certificats, de constitution de dossiers, de traitement de pré-archivage, de stockage et d'utilisation des documents.

La vitesse de passage du document, l'efficacité de la résolution du problème qui y est soulevé, l'uniformité de la charge de travail des départements et des fonctionnaires dépendent de l'organisation correcte et rationnelle du flux de documents.

Le travail avec les documents d'une entreprise peut être représenté sous la forme de la chaîne d'opérations technologiques suivante:

Réception des documents entrants;
examen préliminaire (balisage par le secrétaire);
enregistrement de documents;
rendre compte au gestionnaire des documents reçus ;
prise de décision par le chef;
envoyer des documents pour exécution;
contrôle de l'exécution des documents ;
exécution de documents;
constitution de documents en cas;
utilisation de documents dans les travaux de référence et d'information;
détermination de la durée de conservation des documents (transfert aux archives, utilisation ultérieure, destruction des documents).

Le degré de perfection du système technologique de travail avec les documents est déterminé par la vitesse de déplacement et d'exécution des documents et par l'efficacité de fournir à la direction de l'entreprise des informations documentées.

Dans le support documentaire de l'entreprise, on distingue trois grands groupes de documents : les documents entrants (entrants), les documents sortants (sortants), les documents internes.

L'enregistrement peut être effectué pour tous les groupes de documents, principalement pour les documents entrants. De nombreuses entreprises ne conservent pas l'enregistrement des documents internes.

Les travaux sur l'exécution et le contrôle de l'exécution des documents portent sur les documents internes, entrants et uniquement, exceptionnellement, sortants.

Dès le stade de la constitution des dossiers, tous les groupes de documents subissent les mêmes opérations, à l'exception des documents entrants qui, à de rares exceptions près, ne sont pas transférés vers les archives.

Pour établir une procédure unifiée d'élaboration de documents et d'organisation du travail avec eux, une entreprise élabore une instruction pour le travail de bureau, qui contient des exemples de documents correctement rédigés et des règles pour travailler avec eux.

La réception et le traitement des documents entrants sont assurés par la secrétaire-assistante.

Les documents reçus passent par les étapes suivantes :

Traitement primaire ;
examen préliminaire, balisage;
enregistrement;
examen des documents par la direction;
direction d'exécution;
contrôle d'exécution;
exécution de documents;
dépôt de pièces dans le dossier.

Le traitement primaire des documents entrants consiste à vérifier l'exactitude de la livraison des lettres. Toutes les enveloppes sont ouvertes, à l'exception de la correspondance personnelle (marquée « en personne »). Ensuite, l'exactitude de l'adressage du document joint à l'enveloppe, le nombre de feuilles du document et la présence de pièces jointes à celles-ci sont vérifiés.

En l'absence de pièces jointes ou de feuilles du document, l'expéditeur de la lettre est avisé et une marque est faite sur le document lui-même et dans le registre des documents entrants dans la colonne « Note » :

N'ouvrez pas les enveloppes marquées "en personne".
Rédigez un acte si le texte du document est endommagé ou s'il n'y a pas de pièces jointes.
Envoyez une copie de l'acte avec les documents reçus au destinataire.
Transférez le courrier livré par erreur à la bonne adresse.
Les lettres recommandées sont acceptées contre récépissé.
Mettez l'heure de réception sur le document qui porte la mention « urgent ».

En règle générale, les enveloppes sont détruites, sauf dans les cas où l'adresse de l'expéditeur, la date d'expédition et la date de réception ne peuvent être déterminées que par l'enveloppe, ou lorsque l'enveloppe porte la mention « confidentiel », « urgent ».

Un examen préliminaire des documents entrants est effectué afin de distribuer les documents aux documents enregistrés et non enregistrés.

Les documents enregistrés sont marqués du numéro entrant, la date de réception du document dans l'organisation.

Lors de l'examen préliminaire, il est également déterminé si les documents transférés au chef ne nécessitent pas la sélection de matériaux supplémentaires : correspondances antérieures, contrats, documents réglementaires, etc. Ces documents sont sélectionnés par le secrétaire-assistant et transférés avec le document entrant au chef d'entreprise.

Sans considération préalable, les documents adressés à une unité structurelle ou spécifiquement à un employé de l'entreprise sont transférés à leur destination.

Le chef d'entreprise examine le document entrant et, avec une résolution reflétant sa décision et les conditions réelles d'exécution, l'envoie à l'exécuteur testamentaire par l'intermédiaire du secrétaire. Le secrétaire inscrit la résolution au registre. Si plusieurs artistes interprètes ou exécutants sont indiqués dans la résolution, le document est alors transféré au premier de la liste, qui est considéré comme l'interprète responsable.

Le contractant, en travaillant avec le document, prépare une réponse, qui est envoyée au responsable pour signature (avec les documents d'accompagnement qui ont été utilisés pour préparer la réponse).

Le secrétaire (si nécessaire) contrôle l'exécution du document entrant.

Le secrétaire reçoit une lettre d'initiative de l'exécuteur testamentaire et la place dans le dossier correspondant pour un stockage et une utilisation ultérieurs, et envoie la réponse au destinataire.

Les documents envoyés par l'entreprise sont appelés documents sortants. Le traitement sortant comprend les opérations suivantes :

Rédaction d'un document sortant ;
approbation du projet de document;
vérifier l'exactitude de la préparation du projet de document par le secrétaire;
enregistrement d'un document;
vérifier l'exactitude de l'adressage;
envoyer le document au destinataire;
dépôt de la deuxième copie (copie) du document dans l'affaire.

Le brouillon du document sortant est établi et exécuté par le contractant, et le secrétaire vérifie la régularité de son exécution.

Les documents sortants sont établis en deux exemplaires, à l'exception des télécopies établies en un seul exemplaire.

Le projet préparé du document sortant est soumis à la signature du responsable. En même temps, d'autres documents peuvent être transmis, sur la base desquels le projet de document sortant a été établi (lettres d'initiative, contrats, actes, documents réglementaires, etc.).

Le gestionnaire peut apporter des modifications et des ajouts au document signé ou le retourner à l'entrepreneur pour révision.

Après signature par le chef en deux exemplaires, le document est enregistré par le secrétaire. Les documents à envoyer sont enregistrés dans le "Journal d'enregistrement des documents sortants".

Pour enregistrer les documents sortants, les données suivantes sont requises :

L'index du document, y compris le numéro de dossier ;
la date du document ;
destination;
résumé ou titre ;
note d'exécution (enregistrement de la résolution du problème, numéros des documents de réponse);
exécuteur;
Remarque.

L'acte recommandé est envoyé au destinataire le jour même. Lors de l'envoi d'un document, il est nécessaire de vérifier l'adresse du destinataire sur la lettre et sur l'enveloppe.

Une copie du document envoyé et une copie unique du fax sont jointes au dossier avec correspondance :

Les documents doivent être traités et envoyés le même jour.
Les télégrammes sont envoyés immédiatement.
Les documents sortants sont imprimés en double.
Si le document doit être retourné, veuillez apposer un cachet ou la mention « À retourner » et le marquer dans le classeur ou le journal.

Pour enregistrer des documents entrants et sortants à l'aide d'un ordinateur personnel, vous pouvez utiliser les mêmes colonnes du journal d'enregistrement.

Les documents internes sont des documents qui sont préparés, exécutés et exécutés au sein de l'organisation (institution) elle-même, conformément aux règles internes d'élaboration des documents.

Les documents internes comprennent : les déclarations, actes, procès-verbaux, rapports et notes explicatives, etc.

Le travail avec les documents internes s'effectue comme suit :

1) établissement d'un projet de document par le contractant ;
2) vérifier l'exactitude de la conception du projet de document ;
3) signature du document par le chef (approbation, si nécessaire);
4) l'enregistrement du document ;
5) transfert du document à l'entrepreneur ;
6) exécution du document;
7) contrôle de l'exécution du document ;
8) dépôt de l'acte exécuté au dossier.

Les dernières étapes du travail avec les documents internes sont : l'utilisation dans les travaux de référence et d'information (de 1 à 3 ans) et la détermination de la durée de conservation ultérieure (examen de la valeur des documents). Suite à la décision de la commission d'experts de l'entreprise, les documents internes peuvent être utilisés dans le travail de référence et d'information du service des travaux de bureau pendant plus de trois ans, ou peuvent être transférés aux archives, ou détruits.

Enregistrement des documents. Il s'agit de la fixation du fait de la création d'un document ou de sa réception, en attribuant un numéro d'enregistrement (index) au document et en enregistrant les informations le concernant dans le journal d'enregistrement.

L'enregistrement est nécessaire pour assurer la sécurité des documents, la recherche rapide, la comptabilité et le contrôle :

Donner les caractéristiques qualitatives et quantitatives des documents ;
confirmer le fait de la réception ou de l'envoi du document ;
créer un appareil d'enregistrement et de référence qui peut être utilisé à des fins d'information ;
contrôler l'exécution du document.

Le principe de base de l'enregistrement des documents est l'entrée unique. Chaque document doit être enregistré auprès de cette société une seule fois. Les documents entrants sont enregistrés le jour de la réception, les documents sortants et internes - le jour de la signature.

Il existe plusieurs formes d'enregistrement des documents : centralisé, décentralisé, mixte.

La plus grande efficacité est obtenue avec un système d'enregistrement de documents centralisé, c'est-à-dire lorsque toutes les opérations d'enregistrement sont effectuées en un seul endroit ou par un seul employé, par exemple une secrétaire. Un tel système permet de créer un centre de référence unique pour les documents de l'entreprise et établit une procédure d'enregistrement unique.

Un système décentralisé implique l'enregistrement des documents aux lieux de leur création ou de leur exécution, c'est-à-dire dans les divisions structurelles.

Compte tenu des spécificités de l'entreprise, un système d'enregistrement mixte des documents peut être utilisé, lorsqu'une partie des documents est enregistrée de manière centralisée et une partie des documents est décentralisée, dans des divisions structurelles.

Dans les petites entreprises, un système d'enregistrement centralisé est le plus souvent utilisé.

Lors de l'enregistrement des documents dans l'entreprise, les règles suivantes doivent être respectées:

Chaque document n'est enregistré qu'une seule fois ;
tous les documents sont enregistrés en un seul endroit ;
tous les documents sont enregistrés sous une forme unifiée adoptée dans l'entreprise.

Lors de l'enregistrement, tous les documents sont divisés en plusieurs groupes, chacun étant enregistré séparément, par exemple :

Documents entrants;
documents sortants;
documents internes;
contrats commerciaux;
documents portant la mention « CT » (« Confidentiel »).

Lors de l'enregistrement de chaque groupe de documents, des méthodes uniformes et unifiées d'attribution de numéros (indices) aux documents doivent être appliquées.

Il existe trois principaux types d'enregistrement de documents :

1) système de carte d'enregistrement de document;
2) un système de journal pour l'enregistrement d'un document ;
3) système informatisé d'enregistrement des documents.

Stockage de documents internes

Descriptions de poste - en permanence (article 27 de la Liste des documents types d'archives administratives).

Les tableaux d'effectifs de l'organisme et leurs modifications sur le lieu d'élaboration et d'approbation ont une durée de conservation permanente (article 71 de la liste des documents types d'archives de gestion).

Le règlement intérieur du travail doit être conservé dans l'organisation pendant un an après son remplacement par un nouveau (article 773 de la liste des documents types d'archives administratives).

Basé sur l'art. 411 La liste des documents types d'archives administratives, les dispositions relatives aux salaires et aux primes des salariés sont conservées en permanence sur le lieu de leur élaboration et de leur approbation.

Les documents (liste d'informations, règlements, etc.) relatifs à la mise en place d'un régime de secret d'affaires dans une organisation ont une durée de conservation permanente (article 62 de la Liste des documents d'archives administratifs types).

Malgré le fait que les durées de conservation des réglementations locales et des arrêtés qui les ont approuvés diffèrent souvent, l'acte réglementaire local devient une partie de la commande, son annexe, et la durée de conservation dans ce cas dépendra de la durée de conservation de l'acte ou de l'arrêté local (selon si combien de temps est plus long).

A partir du moment de l'approbation de la nouvelle édition de la description de poste, l'ancienne n'est plus valable. La durée de conservation des éditions invalides des descriptions de poste est de 3 ans (article 77 de l'article 2 de la Liste des documents d'archives administratifs types).

Les modifications des durées de conservation des documents du personnel, introduites par l'article 22.1 de la loi n° 125-FZ, ne s'appliquent qu'aux documents dont la durée de conservation était auparavant de 75 ans. Dans le même temps, les législateurs ont commis une erreur, puisqu'ils ont formellement obtenu une augmentation du temps de stockage pour tous les groupes de documents sur le personnel. À savoir, pour ceux pour lesquels une période de stockage de cinq ans est prévue conformément aux articles 19 et 665 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Russie n° 558. Actuellement, un projet de loi est en préparation qui modifiera la loi n° 125-FZ et éliminer le défaut apparu. Comme l'expliquent les spécialistes de Rostrud, avant l'adoption de ces modifications, le système existant de détermination de la durée de conservation des documents selon la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie n° 558 devrait être appliqué, afin d'éviter tout malentendus et amendes et de ne pas attribuer les documents du personnel à la destruction.

Les périodes pendant lesquelles il est nécessaire de conserver les documents sur le personnel sont indiquées à l'article 22.1 de la loi n° 125-FZ et la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie n° 558. Le début de la période de conservation des documents est 1er janvier de l'année suivant celle de leur établissement (paragraphe 4, article 1.4 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie n° 558).

Ainsi, les ordres d'embauche, de mutation, de licenciement, de congés sans solde et autres ordres de personnel, ainsi que les déclarations des salariés, s'ils sont conservés dans leurs dossiers personnels, en général, doivent être conservés pendant au moins 75 ans, s'ils sont créés jusqu'en 2003. Si ces documents ont été créés après 2003, ils doivent être conservés pendant au moins 50 ans.

Les contrats de travail, les cartes personnelles et les dossiers personnels des salariés doivent également être conservés pendant 75 ans s'ils ont été créés avant 2003, ou pendant 50 ans s'ils ont été créés après 2003, et les dossiers personnels des dirigeants doivent être conservés en permanence. Il est également nécessaire de tenir constamment le tableau des effectifs.

Dans le même temps, tous les documents sur le personnel qui ont été formés pendant la période de la fonction publique, qui n'est pas une fonction publique publique, doivent être conservés pendant 75 ans, quelle que soit la date de leur création.

Cette procédure est prévue à l'article 22.1 de la loi n° 125-FZ.

Ordres pour la fourniture de congés annuels et d'études, envoi en voyages d'affaires en Russie (ainsi que d'autres documents en voyages d'affaires: missions, rapports, etc.), ainsi que les ordres de collecte et les déclarations des employés, s'ils sont stockés séparément , et non dans les dossiers personnels, il suffit de ne conserver que cinq ans.

Cette conclusion découle des paragraphes 19 et 665 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie n° 558.

Attention : les modifications des durées de conservation des documents du personnel, introduites par l'article 22.1 de la loi n° 125-FZ, ne concernent que les documents dont la durée de conservation était auparavant de 75 ans. Dans le même temps, les législateurs ont fait une erreur, puisqu'ils ont formellement obtenu une augmentation du temps de stockage pour tous les groupes de documents sur le personnel. À savoir, pour ceux pour lesquels une période de stockage de cinq ans est prévue conformément aux paragraphes 19 et 665 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Russie n° 558. Actuellement, un projet de loi est en préparation qui modifiera la loi n° 125-FZ et éliminer le défaut apparu. Comme l'expliquent les spécialistes de Rostrud, avant l'adoption de ces modifications, le système existant de détermination de la durée de conservation des documents selon la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie n° 558 devrait être appliqué, afin d'éviter tout malentendus et amendes et de ne pas attribuer les documents du personnel à la destruction.

Les documents de certification sur le lieu de travail doivent être stockés pendant 45 ans et dans des conditions de travail difficiles, nocives ou dangereuses - 75 ans.

Gardez les règles de travail même après les avoir remplacées par de nouvelles. La durée de conservation est d'un an. La période de stockage d'un an est également définie pour les programmes de vacances.

La période pendant laquelle il est nécessaire de conserver les documents confirmant que l'employé a suivi une formation aux frais de l'organisation est due aux exigences de la législation fiscale. Le fait est que le paragraphe 3 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie établit que pour amortir ces coûts afin de réduire le bénéfice imposable, l'organisation doit conserver tous les documents confirmant la formation (accord avec un établissement d'enseignement, ordre du à propos d'envoyer un employé en formation, certificat de service, diplôme, certificat, certificat, etc.). Leur durée de conservation est limitée par la durée de la convention de formation et un an de travail du salarié, mais pas moins de quatre ans.

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