प्रबंधक के लिए एक निजी सहायक का पेशा: इस काम की रुचि और परिप्रेक्ष्य क्या है? ऑनलाइन व्यवसाय अवलोकन व्यक्तिगत कार्यकारी सहायक

वे एक कहानी बताते हैं, वे कहते हैं, पुराने दिनों में, एक कर्मचारी को एक दिन की छुट्टी देने से पहले, एक मालिक ने उसे खिड़कियों के नीचे सात गुलाब की झाड़ियाँ लगाने, फर्श धोने, बिस्तरों की घास काटने, सात सप्ताह तक कॉफी पीसने और बहुत कुछ करने के लिए कहा था। अधिक। कौन जानता है, शायद वे झूठ बोल रहे हैं। बहुत समय पहले की बात है।

"योग्यता वरिष्ठों के व्यक्तिगत स्वाद को खोजने और संतुष्ट करने की क्षमता है" (लॉरेंस पीटर)।

लेकिन गुलाब की झाड़ियों के संबंध में, लोग अभी भी दो श्रेणियों में विभाजित हैं: पहला कर्तव्यपूर्वक बगीचे में जाता है, और दूसरा यह पता लगाने की कोशिश करता है कि बॉस का वास्तव में क्या मतलब है।

मुखिया के आदेशों की व्याख्या करना एक कला है, लेकिन उसे सीखा जा सकता है और सीखा जाना चाहिए। किसी भी उत्पादन कार्य को होशपूर्वक संपर्क किया जाना चाहिए। और यह बॉस के पवित्र निर्देशों पर भी लागू होता है: सबसे अच्छी सफलता कभी-कभी उस व्यक्ति द्वारा प्राप्त की जाती है जो लाइनों के बीच पढ़ता है और अपने वरिष्ठों के कार्यों की सही व्याख्या करता है।

उपयोगी जब प्रश्न "क्यों?" सबसे आगे "कैसे?", "कब?" और "मुझे इसके लिए क्या मिलेगा?", लेकिन यह आवश्यक नहीं है (और कभी-कभी हानिकारक) यह पहला प्रश्न सीधे बॉस से पूछें। आदर्श रूप से, लक्ष्य यह सीखना है कि आगे कैसे काम करना है, स्पष्ट रूप से अनावश्यक कार्यों को त्यागना, लेकिन साथ ही साथ अपने और अपने व्यवसाय को नुकसान नहीं पहुंचाना है।

मुझे खुद लगता है

एक बार मैंने तान्या के साथ लंच किया। हमने एक साथ अध्ययन किया, और फिर मैं पत्रकारिता की राह पर चला गया, और वह आत्मविश्वास से एक बड़ी ट्रैवल एजेंसी के सामान्य निदेशक के सहायक के रूप में जीवन भर चली। हॉटर अभी तक नहीं आई थी, लेकिन उसके मोबाइल ने पहले ही उसके पर्स से जोर-जोर से आवाज उठाई थी।

तान्या ने बिजली की गति से अपनी डायरी खोली और समय-समय पर दोहराते हुए कुछ लिखना शुरू किया: "हाँ। ठीक है। मैं सब कुछ करूँगा ... हाँ! ज़रूर! ज़रूर!" दो पृष्ठ पूरे करने के बाद, उसने बातचीत समाप्त की और नोट्स को क्रम में रखने के लिए एक और मिनट के लिए कहा।

10 सेकंड के लिए उसने ध्यान से पढ़ा, और फिर एक अच्छे तीसरे अंक को पार किया, और शेष के आधे को एक प्लस के साथ चिह्नित किया। मैं हैरान था, लेकिन तान्या ने जल्दी से मुझे चकमा दे दिया।

जब उनसे पूछा गया कि प्रबंधक की सहायक कैसे बनें, तो उन्होंने जवाब दिया कि उन्हें एक सरल सिद्धांत द्वारा निर्देशित किया गया था: कार्य शुरू करने से पहले, आपको खुद से पूछना चाहिए कि आपको इसकी आवश्यकता क्यों है। इसका उत्तर स्वचालित रूप से कई निर्देशों को वैकल्पिक की सूची में स्थानांतरित कर देता है।

उदाहरण के लिए, यदि बॉस क्षेत्र की कई कंपनियों के बीच कीमतों का विश्लेषण करने के लिए कहता है, तो वह शायद परिसर का नवीनीकरण करने जा रहा है, लेकिन वह अभी तक उसे इसके बारे में बताने के लिए तैयार नहीं है। तैयार नहीं - और जरूरी नहीं, उसने खुद अनुमान लगाया।

और उसकी एक निर्माण एजेंसी में एक परिचित भी है जो सर्वोत्तम मूल्य पर सबसे अच्छा कार्यालय ढूंढेगा, जिसका अर्थ है कि एक विश्लेषण की आवश्यकता नहीं है (मुख्य बात यह है कि अपना प्रस्ताव सही ढंग से तैयार करें)। परिणाम माइनस कुछ घंटों के श्रमसाध्य कार्य का है।

प्रबंधक के सहायक कैसे बनें: एक मनोवैज्ञानिक चित्र

प्रबंधक का निजी सहायक एक ऐसा पेशा है जिसकी इस समय अत्यधिक मांग है। सबसे पहले, यह एक बाजार अर्थव्यवस्था के विकास से जुड़ा है, क्योंकि भयंकर प्रतिस्पर्धा की स्थिति में, किसी भी कंपनी की वित्तीय स्थिति सही और समय पर प्रबंधन निर्णयों पर निर्भर करती है।

निदेशक की सफलता काफी हद तक ट्रस्टी के कौशल, व्यवसाय प्रबंधन कौशल और व्यक्तिगत गुणों पर निर्भर करती है। प्रबंधक का सहायक, जिसकी जिम्मेदारियां तुच्छ कार्यालय मामलों से लेकर परिचालन निर्णयों तक व्यापक रूप से भिन्न होती हैं, एक अनिवार्य कर्मचारी, बॉस का "दाहिना हाथ" और सबसे महत्वपूर्ण, निर्धारित समय पर कार्यों की पूर्ति का गारंटर बन जाएगा।

दाहिना हाथ चुनते समय, कंपनी के निदेशक अक्सर शिक्षा पर नहीं, बल्कि व्यक्तिगत मानवीय गुणों पर ध्यान देते हैं। सबसे अधिक संभावना है, कम अनुभव वाले व्यक्ति को वरीयता दी जाएगी, लेकिन एक समान राय के साथ, उत्कृष्ट सिफारिशों वाले विशेषज्ञ की तुलना में, लेकिन अलग-अलग जीवन विश्वास।

एक सहायक प्रबंधक, जिसकी जिम्मेदारियों को तैयार करना लगभग असंभव है, में मन को पढ़ने और पहली नज़र में बॉस के मूड को निर्धारित करने की क्षमता होनी चाहिए। सभी कार्यों को पूरा करने के लिए, बारीकियों की परवाह किए बिना - ये व्यक्तिगत प्रकृति के कार्य हो सकते हैं। यदि आप एक भावुक व्यक्ति हैं और हमेशा सब कुछ व्यक्तिगत रूप से लेते हैं, तो यह आपका काम नहीं है।

कार्यपालक सहायक को बॉस की कुंठाओं और कुंठाओं पर ध्यान नहीं देना चाहिए। सहायक को अपने वरिष्ठों के प्रति वफादार और वफादार होना चाहिए। उनका काम, मौद्रिक पारिश्रमिक के अलावा, एक ही लक्ष्य से प्रेरित है - समग्र रूप से कंपनी के कल्याण और प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ाना।

सहायक प्रबंधक, जिसका कर्तव्य कंपनी के पहले व्यक्ति की अनुपस्थिति में बातचीत और अनुबंध समाप्त करना है, कुछ हद तक कंपनी का चेहरा है। यह उसके द्वारा है कि प्रतियोगी मामलों की स्थिति का न्याय करते हैं, और ग्राहक और भागीदार सहयोग के बारे में निर्णय लेते हैं।

लेख के विषय पर वीडियो सामग्री

प्रत्येक नेता को क्या करने में सक्षम होना चाहिए:

एक निजी सहायक की जिम्मेदारियां:

कैसा चल रहा है इंटरव्यू:

नौकरी की जिम्मेदारियां सामान्य निदेशक के सहायक (सहायक)- यह, सबसे पहले, कंपनी के पहले व्यक्ति की सहायता है। एक सहायक (सहायक) सामान्य निदेशक के नौकरी विवरण में विशिष्ट आवश्यकताएं (उदाहरण के लिए, दो विदेशी भाषाओं का ज्ञान) और जिम्मेदारियां शामिल हो सकती हैं। किसी भी मामले में, एक सहायक (सहायक) सीईओ का एक नमूना नौकरी विवरण आपको कार्मिक दस्तावेज तैयार करने में मदद करेगा।

सहायक सामान्य निदेशक का नौकरी विवरण
(सहायक सीईओ के लिए नौकरी का विवरण)

स्वीकृत
महाप्रबंधक
उपनाम ________
"________"_____________ ____ जी।

1. सामान्य प्रावधान

1.1. सामान्य निदेशक का सहायक (सहायक) पेशेवर श्रेणी से संबंधित है।
1.2. सीईओ के एक सहायक (सहायक) को कंपनी के सीईओ के आदेश से नियुक्त और बर्खास्त किया जाता है।
1.3. सीईओ का सहायक (सहायक) सीधे कंपनी के सीईओ को रिपोर्ट करता है।
1.4. सामान्य निदेशक के सहायक (सहायक) की अनुपस्थिति के दौरान, उसके अधिकार और दायित्व किसी अन्य अधिकारी को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं, जिसे संगठन के आदेश में घोषित किया जाता है।
1.5. एक व्यक्ति जो निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है उसे सामान्य निदेशक के सहायक (सहायक) के पद पर नियुक्त किया जाता है: शिक्षा - उच्च या अधूरी उच्च शिक्षा, एक वर्ष से समान कार्य का अनुभव, कार्यालय उपकरण (फैक्स, कॉपियर, स्कैनर, प्रिंटर) का ज्ञान ), माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम (वर्ड, एक्सेल), ऑफिस वर्क।
1.6. सामान्य निदेशक के सहायक (सहायक) को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाता है:
- रूसी संघ के विधायी कार्य;
- कंपनी का चार्टर, आंतरिक श्रम विनियम, कंपनी के अन्य नियम;
- प्रबंधन के आदेश और आदेश;
- यह नौकरी विवरण।

2. सहायक (सहायक) सामान्य निदेशक की नौकरी की जिम्मेदारियां

सामान्य निदेशक का सहायक (सहायक) निम्नलिखित कार्य करता है:
2.1. सीईओ के कार्य दिवस (बैठकें, कॉल, रिसेप्शन, आदि) को शेड्यूल करता है।
2.2. सामान्य निदेशक की गतिविधियों के लिए तकनीकी सहायता प्रदान करता है (परिवहन, टिकट का आदेश देना; बैठकें आयोजित करना, बातचीत करना; आदि)
2.3. बैठकों, यात्राओं आदि पर सीईओ के साथ जाता है।
2.4. वार्ता, व्यावसायिक बैठकों, विशेष स्वागतों में भाग लेता है; बैठकों, वार्ताओं के पाठ्यक्रम और परिणाम को औपचारिक रूप देने के लिए मिनट और अन्य दस्तावेज रखता है।
2.5. सामान्य निदेशक की ओर से, संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत मुद्दों का समन्वय करता है, उनके लिए प्रमुख के निर्देश और आदेश लाता है; निर्देशों और आदेशों के निष्पादन को नियंत्रित करता है।
2.6. सीईओ द्वारा आवश्यक सामग्री और जानकारी एकत्र करता है, विश्लेषणात्मक, सूचनात्मक, संदर्भ और अन्य सामग्री तैयार करता है और उन्हें प्रबंधक को प्रस्तुत करता है।
2.7. कार्यालय के काम को बनाए रखता है, सामान्य निदेशक द्वारा विचार के लिए प्राप्त पत्राचार प्राप्त करता है, सामान्य निदेशक के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत आवेदनों को स्वीकार करता है, उनके रिकॉर्ड और पंजीकरण को बनाए रखता है, और उन्हें प्रमुख को स्थानांतरित करता है।
2.8. प्रबंधक के साथ एक नियुक्ति रखता है, आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है।
2.9. सामान्य निदेशक की ओर से पत्र, पूछताछ और अन्य दस्तावेज तैयार करता है।
2.10. सामान्य निदेशक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करता है, प्रतिभागियों को घटना के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करता है), बैठकों और बैठकों के मिनट रखता है और तैयार करता है।
2.11. सामान्य निदेशक के कुछ आधिकारिक कार्य करता है।

3. सामान्य निदेशक को एक सहायक (सहायक) के अधिकार

सामान्य निदेशक के सहायक (सहायक) का अधिकार है:
3.1. असाइन किए गए कार्यों को हल करने के लिए आवश्यक राशि में गोपनीय जानकारी सहित जानकारी प्राप्त करें।
3.2. अपने काम और कंपनी के काम में सुधार के लिए प्रबंधन को प्रस्ताव जमा करें।
3.3. व्यक्तिगत रूप से या उद्यम के प्रभागों और अन्य विशेषज्ञों से अपने आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।
3.4. आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन और कंपनी की गतिविधियों के परिणामस्वरूप उत्पन्न सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए सामान्य परिस्थितियों को बनाने के लिए प्रबंधन की आवश्यकता होती है।
3.5. उनकी क्षमता के भीतर निर्णय लें।

4. सहायक (सहायक) सामान्य निदेशक की जिम्मेदारी

सामान्य निदेशक का सहायक (सहायक) इसके लिए जिम्मेदार है:
4.1. गैर-पूर्ति और/या असामयिक, लापरवाही से अपने कर्तव्यों की पूर्ति के लिए।
4.2. वाणिज्यिक रहस्यों और गोपनीय जानकारी के संरक्षण के लिए वर्तमान निर्देशों, आदेशों और आदेशों का पालन न करने के लिए।
4.3. आंतरिक श्रम नियमों, श्रम अनुशासन, सुरक्षा नियमों और अग्नि सुरक्षा के नियमों के उल्लंघन के लिए।

) एक प्रबंधक के लिए एक अपूरणीय कर्मचारी है। वह इतने सारे कार्य करता है और उसके पास इतनी बड़ी शक्तियाँ हैं कि वास्तव में वह कंपनी में दूसरा व्यक्ति बन जाता है। उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों को पूरी तरह से तैयार करना लगभग असंभव है। एक विशिष्ट नेता के लिए एक निजी सहायक ढूँढना एक असंभव कार्य है, इसलिए यह बहुत कठिन हो जाता है।

एक भर्ती एजेंसी में काम करने के मेरे अनुभव ने इस अद्भुत पेशे के बारे में एक विशेष दृष्टिकोण को आकार दिया है।

मानव संसाधन बाजार में योग्य निजी सहायकों की कमी

व्यक्तिगत सहायक प्रशासनिक विशिष्टताओं के पदानुक्रम में एक अलग उपप्रकार है।

एक नियम के रूप में, नौकरी खोज साइटें आवश्यकताओं के एक मानक सेट के साथ रिक्तियां पोस्ट करती हैं - वर्कफ़्लो और संगठनात्मक कार्य। कंपनी के आकार और व्यवसाय के दायरे को छोड़कर, जुड़वाँ जैसे कार्य एक-दूसरे के समान होते हैं। लेकिन वास्तव में, किसी पद के लिए बड़ी संख्या में अनकही और विशिष्ट आवश्यकताएं होती हैं। वे वेबसाइटों पर नौकरी के विवरण में शामिल नहीं हैं, लेकिन ये आवश्यकताएं हैं जो उम्मीदवारों के चयन में निर्णायक हैं।

नियोक्ता के साथ एक व्यक्तिगत बैठक और ऐसी रिक्तियों की एक वास्तविक चर्चा के दौरान, "मार्जिन में नोट्स" दिखाई देते हैं - रिक्ति में प्रकाशित नहीं होने वाली आवश्यकताओं की एक लंबी सूची, जो आरए में एक रिक्ति के लिए एक उम्मीदवार को खोजने की रणनीति निर्धारित करती है। विदेशी आवश्यकताओं के उदाहरणों में शामिल हैं: मैनुअल बिल गिनती गति; एक खेल श्रेणी की उपस्थिति; मन में गिनने की क्षमता; निवेश परियोजनाओं के प्रबंधन में अनुभव; कानूनी ढांचे का ज्ञान; सभी प्रीमियम ब्रांडों का उत्कृष्ट ज्ञान; कुलीन रेस्तरां के मालिकों का संपर्क आधार। आदतन आवश्यकताएं: आवाज की ऊंचाई (समय), ऊंचाई, वजन, कपड़ों का आकार, भाषाओं का ज्ञान आदि।

नेता सहायक के व्यक्तिगत गुणों के लिए आवश्यकताओं की एक अतिरिक्त सूची भी सामने रखता है, जो शायद सबसे अधिक चमकदार है। साथ ही, पेशेवर कौशल और अनुभव के लिए औपचारिक आवश्यकताएं कम महत्वपूर्ण नहीं होती जा रही हैं।

तो यह पता चला है कि बाजार में केवल कुछ ही आदर्श उम्मीदवार हैं, और एक प्रबंधक के लिए आरए खोजना बहुत मुश्किल है।

लेकिन प्रत्येक नियोक्ता के लिए, एक सहायक का आदर्श अलग होता है, लेकिन एक स्थिर होता है - सभी को एक विश्वसनीय, समर्पित और जिम्मेदार सहायक की आवश्यकता होती है जो सभी संगठनात्मक और सूचनात्मक कार्यों को कर सकता है, प्रबंधक को समय बर्बाद करने से मुक्त कर सकता है और कुशलता से मानक और गैर को हल कर सकता है। -मानक समस्याएं।

अन्य प्रशासनिक पेशेवरों से एक व्यक्तिगत सहायक में अंतर

मतभेदों की पहचान करने से पहले, आइए प्रशासनिक पदों के प्रकारों को परिभाषित करें। यह समझना महत्वपूर्ण है कि हम किस प्रकार के प्रशासनिक पेशेवर के बारे में बात कर रहे हैं और उसे कौन से कार्य सौंपे गए हैं।

व्यापार सहायक (बीए) (व्यक्तिगत सहायक (पीए), व्यक्तिगत सहायक)- बड़ी कंपनियों (रूसी और अंतरराष्ट्रीय दोनों) के प्रमुख या मालिक के लिए आवश्यक है। केवल अपने नेता को प्रस्तुत करता है।

व्यक्ति "सम्राट के करीब", दाहिने हाथ, विश्वासपात्र, "डिप्टी बॉस"। एक कार्य योजना और कार्यक्रम की योजना बनाना, एक व्यावसायिक कैलेंडर, बाहरी दुनिया के साथ एक "लिंक"। एक गाइड, अनुवादक, नानी, गृह प्रबंधक, मौसम पूर्वानुमान, खोज इंजन, ट्रैवल एजेंट हो सकता है, अक्सर प्रबंधक के लिए काम का हिस्सा करता है (बॉस खुद को काम का परिणाम सौंपता है), क्षेत्र में विशेष ज्ञान / शिक्षा है व्यवसाय और प्रबंधक की गतिविधियाँ स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम हैं ...

सचिव- किसी भी कंपनी के प्रमुखों के लिए जरूरी है। सभी शीर्ष प्रबंधकों को प्रस्तुत करता है। कार्यक्षमता सरल है: दस्तावेज़ प्रवाह, मेहमानों से मिलना, चाय / कॉफी, कार्यालय जीवन समर्थन, टेलीफोन वार्तालाप, प्रसंस्करण पत्राचार, प्रबंधन टीम से सरल आदेश निष्पादित करना।

आवश्यकताएं:आयु - लगभग 23-30 वर्ष, माध्यमिक विशिष्ट या उच्च शिक्षा (कंपनी के स्तर के आधार पर), कार्य अनुभव की कमी स्वीकार्य है, कंप्यूटर कौशल की आवश्यकता है, कार्यालय उपकरण के साथ अनुभव, उच्च टाइपिंग गति, व्यावसायिक शिष्टाचार का ज्ञान, यदि आवश्यक हो - एक विदेशी भाषा का ज्ञान ... व्यक्तिगत गुण: जिम्मेदारी, परिश्रम, सद्भावना, नीरस कार्य करने की क्षमता।

सहायक सचिव- 50 लोगों तक कंपनी के कर्मचारियों के साथ मुखिया के लिए आवश्यक है। सिर पर चढ़ा देता है। एक प्रबंधक के सहायक के आंशिक कार्यों के साथ एक सचिव के कार्यों का संयोजन। सिर से सरल आदेश करता है।

आवश्यकताएं:उच्च या अधूरी उच्च शिक्षा, आयु - लगभग 25-32 वर्ष, उच्च टाइपिंग गति, कार्यालय उपकरण का उपयोग करने की क्षमता, एक वर्ष से समान कार्य अनुभव। व्यक्तिगत गुण: परिश्रम, जिम्मेदारी, अनुशासन, नीरस कार्य करने की क्षमता।

कार्यालय प्रबंधक- 30 या अधिक लोगों के कर्मचारियों वाली मध्यम आकार की कंपनियों के लिए आवश्यक है। दोनों प्रमुख और शीर्ष प्रबंधकों को प्रस्तुत करता है। कार्यालय के रसद के लिए जिम्मेदार, प्राथमिक दस्तावेज रखता है, एक सचिव के कार्य कर सकता है (मेहमानों से मिलना, कॉल करना, दस्तावेज़ प्रवाह)।

आवश्यकताएं:उच्च शिक्षा, आयु - 25-35 वर्ष, समान कार्य का अनुभव, संगठनात्मक कौशल। व्यक्तिगत गुण: सामाजिकता, परोपकार।

रिसेप्शनिस्ट- बड़ी संख्या में आगंतुकों के साथ 50 लोगों के कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए आवश्यक है। प्रशासनिक निदेशक, सहायक प्रबंधक, कार्यालय प्रबंधक, प्रबंधन टीम को प्रस्तुत करता है। तकनीकी कार्य करता है: मेहमानों से मिलना, चाय / कॉफी, कॉल, कोरियर / ड्राइवरों के साथ बातचीत।

आवश्यकताएं:अच्छा बाहरी डेटा, आयु - 22-27 वर्ष, कार्य अनुभव की कमी, कार्यालय उपकरण का उपयोग करने की क्षमता, मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज स्वीकार्य है। व्यक्तिगत गुण: परोपकार, सामाजिकता, तनाव का प्रतिरोध, मुस्कुराना।

प्रशासनिक पदों के विवरण में, कर्तव्यों की समानता के बावजूद, एक मुख्य अंतर है: सचिव का मुख्य कार्य सूचना प्रवाह का प्रबंधन करना है, और निजी सहायक का मुख्य कार्य प्रबंधक के प्रदर्शन का प्रबंधन करना है।

कई विशिष्ट कारक हैं जो आपको इन पदों के वर्गीकरण को समझने में मदद करेंगे:

हमारी सलाह

साक्षात्कार में, हमेशा किए जाने वाले कर्तव्यों की सीमा, व्यक्तिगत असाइनमेंट की उपलब्धता और मात्रा, अनुसूची और वेतन का स्तर निर्दिष्ट करें, क्योंकि कुछ नियोक्ता "सचिव" और "निजी सहायक" पदों के बीच कोई अंतर नहीं देखते हैं।

एक निजी सहायक को किस बारे में होना चाहिए?

एक नेता के उच्च स्तर के अधिकतम अनुरूप होने के लिए, पीए के पास कुछ कौशल, गुण और क्षमताएं, एक प्रकार का चरित्र और शायद सबसे महत्वपूर्ण व्यक्तित्व मेकअप होना चाहिए। तो एक "मैन-बैंड", यह "सार्वभौमिक सैनिक" और "बहुक्रियाशील गैजेट" क्या करने में सक्षम होना चाहिए?

व्यावसायिक कौशल:

• रिकॉर्ड प्रबंधन;
• समय प्रबंधन;
• काम की घटनाओं का संगठन;
• डिप्टी के रूप में काम करें (दूसरे व्यक्ति के कार्य);
• वित्तीय साक्षरता;
• सचिवालय का प्रशासन;
• व्यावसायिक संपर्क बनाए रखना;
• यात्रा सहायता;
• अनुवादक के रूप में काम करें;
• प्रबंधक के व्यक्तिगत मामलों का प्रबंधन (व्यक्तिगत सहायता)

आइए उन पर अधिक विस्तार से विचार करें।

रिकॉर्ड प्रबंधन:

• दस्तावेजों के साथ काम करना सभी दृष्टिकोणों से साक्षर है, व्यावसायिक पत्र, कागजात, बयान, अनुबंध, आदेश, विभिन्न रिपोर्ट, आदि तैयार करना;
• यदि आवश्यक हो, प्रमुख द्वारा तैयार किए गए पत्रों और पत्रों का संपादन, आदेश तैयार करना, प्रस्तुतीकरण तैयार करना और दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना;
• मेल के साथ काम करना: महत्व और तात्कालिकता की डिग्री के अनुसार बॉस के मेल को छाँटना, यह जानना कि पत्रों को कहाँ अग्रेषित करना है, किसे क्या जवाब देना है, किससे कृपापूर्वक पूछना है और किससे सख्ती से मांगना है।

समय प्रबंधन:

• शेड्यूलिंग और शेड्यूलिंग, कार्यों को प्राथमिकता देना, शेड्यूल पर नज़र रखना;
• कार्यों को ठीक करना और प्रबंधक को उनके बारे में याद दिलाना, समय सीमा, बैठकों, यात्राओं और अन्य व्यावसायिक घटनाओं के बारे में सूचित करना;
• प्रबंधक के कार्य दिवस का इष्टतम संगठन;
• अपने काम के समय की योजना बनाना।

काम की घटनाओं का संगठन:

• बैठकों, वार्ताओं, बैठकों, प्रस्तुतियों की तैयारी जिसमें प्रमुख की भागीदारी की आवश्यकता होती है;
• मिनट रखना, ईवेंट प्रतिभागियों को सूचनाएं और निमंत्रण पत्र भेजना, बैठकों के परिणामों के बारे में जानकारी प्रदान करना;
• व्यापार यात्राओं का संगठन।

डिप्टी के रूप में कार्य करें (दूसरे व्यक्ति के कार्य):

• पूरी तरह से न केवल बुनियादी पेशेवर ज्ञान और कौशल रखते हैं, बल्कि विभिन्न क्षेत्रों में कुछ ज्ञान भी रखते हैं;
• प्रबंधन करने की क्षमता: कर्मचारियों को व्यवस्थित करना (कंपनी के शीर्ष अधिकारियों सहित), विभागों के प्रमुखों को प्रभावित करना और कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी करना;
• व्यक्तिगत व्यावसायिक परियोजनाओं की देखरेख;
• कुछ व्यावसायिक मुद्दों को स्वतंत्र रूप से हल करें (उदाहरण के लिए, कुछ बैठकें आयोजित करने के बारे में);
• व्यावसायिक आयोजनों में प्रबंधक के प्रतिनिधि बनें, अपनी स्थिति व्यक्त करें और प्रश्नों के उत्तर दें;
• बॉस की ओर से बोलें, बातचीत करने और सही तरीके से बातचीत करने में सक्षम हों;
• निर्णायक रूप से कार्य करें, जिम्मेदारी लेने से न डरें।

सचिवालय प्रबंधन:

• ड्राइवरों, कोरियर के लिए कार्य निर्धारित करना, घटनाओं के लिए खरीदारी करना, कार्यालय प्रबंधक के कार्यों का संयोजन;
• आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौतों का पंजीकरण, कार्य प्रक्रिया के तकनीकी समर्थन के साथ मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए सही प्राधिकारी से संपर्क करना;
• प्रबंधक के कार्यालय और स्वागत समारोह का जीवन समर्थन।

व्यावसायिक संपर्क बनाए रखना:

• सूचना प्रवाह का प्रबंधन करने में सक्षम हो (जानें कि कौन और कब बॉस से जुड़ा / पास किया जा सकता है, जिसे किसी अन्य जिम्मेदार व्यक्ति के पास स्विच किया जा सकता है, और लगभग हमेशा ये निर्णय स्वतंत्र रूप से करते हैं);
• कंपनी की सभी घटनाओं से अवगत रहें;
• बॉस की छवि और कंपनी के लिए पूर्वाग्रह के बिना प्रबंधक को अनावश्यक संपर्कों से बचाएं;
• किसी भी मुद्दे को कम से कम समय में हल करें - और हमेशा सकारात्मक परिणाम के साथ;
• कंपनी के ग्राहकों को बधाई दें, उनके संपर्क में रहें।

यात्रा सहायता:

• सिर के लिए व्यापार और यात्रा का संगठन (वीजा प्रसंस्करण, रेलवे और हवाई टिकट बुकिंग, स्थानान्तरण, होटल);
• दोनों दिशाओं में उड़ानों, चार्टर्स के सबसे जटिल रसद का संगठन;
• एयरलाइनों के प्रमुखों के साथ व्यक्तिगत परिचय;
• यात्रा का संगठन: टिकट खरीदने, स्थानान्तरण का आदेश देने, रात्रिभोज से लेकर उपहार चुनने तक। प्रत्येक यात्रा के साथ एक विशिष्ट कार्यक्रम होता है, जिसमें यात्रा की "स्क्रिप्ट" लिखी जाती है - बैठकों और कार्यक्रमों से लेकर एक विशिष्ट मेनू के अनुसार रेस्तरां में रात्रिभोज के सही समय तक;
• अन्य देशों में ठेकेदारों और सेवाओं का नियंत्रण;
• लक्जरी कारों, नौकाओं, व्यापार जेट, छूट पर बातचीत करने की क्षमता के लिए कीमतों की सावधानीपूर्वक निगरानी।

अनुवादक के रूप में कार्य करें:

• व्यापार बैठकों में अनुवाद;
• दस्तावेजों का लिखित अनुवाद;
• एक विदेशी भाषा में व्यापार पत्राचार का संचालन करना।

सिर के व्यक्तिगत मामलों का प्रबंधन (व्यक्तिगत समर्थन)। यह संयोग से नहीं है कि एक निजी सहायक को "व्यक्तिगत" कहा जाता है: इसकी कार्यक्षमता में न केवल कार्य कार्यों का समाधान शामिल है, बल्कि प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य भी शामिल हैं:

• विभिन्न विलासिता-सेवा क्षेत्रों में नेविगेट करना आवश्यक है - रेस्तरां से उपहार तक;
• यदि नेता के बच्चे हैं - नानी / शिक्षक / ट्यूटर के काम की निगरानी करें, मंडलियों / वर्गों / कक्षाओं में उपस्थिति को ट्रैक करें;
• मनोरंजन का संगठन - देशों और स्थानों की सिफारिशों से लेकर भोजन और आवाजाही के दैनिक नियंत्रण तक (हवाई जहाज, व्यापार जेट, नौकाओं, स्टीमर द्वारा यात्राओं के संगठन सहित);
• देश के घरों के रखरखाव का संगठन, सेवा कर्मियों के साथ बातचीत;
• चिकित्सा आयोजनों का संगठन (निवारक परीक्षाओं के लिए पंजीकरण, संचालन का संगठन, अनुसंधान, उपचार, निर्धारित दवाओं को समय पर लेने पर नियंत्रण);
• लक्जरी ब्रांडों और कपड़ों / जूते / सामान के ब्रांडों का उत्कृष्ट ज्ञान - हाउते कॉउचर, रेडी-टू-वियर, प्रसिद्ध फैशन डिजाइनरों और विदेशी फैशन हाउसों के साथ बातचीत, व्यक्तिगत माप के साथ काम करना;
• सर्वश्रेष्ठ रूसी मूर्तिकारों, चित्रकारों, एंटीक डीलरों का ज्ञान, क्योंकि आपको अक्सर उनके काम को उपहार के रूप में खरीदना पड़ता है;
• बॉस के खेल शौक को व्यवस्थित करना: व्यक्तिगत मानकों के अनुसार कस्टम-निर्मित उपकरण, एक्सेसरीज़ के नवीनतम संग्रह खरीदना;
• नए रेस्तरां, गोल्फ कोर्स, स्पोर्ट्स कार रेस, रेसट्रैक शेड्यूल, प्रमुख प्रतिष्ठित कार्यक्रमों के उद्घाटन का पालन करें;
• बॉस के रिश्तेदारों, उसके माता-पिता, दोस्तों, भागीदारों, आदि के लिए समान अनुरक्षण का संगठन।

और यहां बताया गया है कि एक परिचित रिक्ति कैसे मामूली दिखती है, जिसका अर्थ है सभी सूचीबद्ध कार्य:

जिम्मेदारियां:

• प्रमुख की गतिविधियों के लिए प्रशासनिक और संगठनात्मक समर्थन;
• वार्ता, व्यावसायिक बैठकों, स्वागतों, बैठकों, परियोजनाओं में प्रत्यक्ष भागीदारी;
• व्यावसायिक पत्राचार (अंग्रेजी सहित), मौखिक और लिखित अनुवाद;
• संगठन / व्यवसाय का प्रावधान और प्रमुख की व्यक्तिगत यात्रा;
• कार्यालय के काम का प्रबंधन, दस्तावेज़ प्रबंधन और पत्राचार;
• सिर के लिए विश्लेषणात्मक, सूचनात्मक, संदर्भ और अन्य सामग्री का संग्रह और तैयारी;
• विभागों के प्रमुखों को निर्देश, आदेश, प्रमुख के आदेशों को संप्रेषित करना, उनके निष्पादन की समय पर निगरानी करना;
• प्रमुख के व्यक्तिगत आदेशों की पूर्ति;
• व्यापार यात्राएं (बैठकों और यात्राओं के दौरान सिर के साथ)

वास्तव में, कार्यक्षमता और कार्यों की संख्या साक्षात्कार में विवरण और सूचीकरण की अवहेलना करती है। तैयार रहें कि अप्रत्याशित कार्य आपको पहले से ही काम की प्रक्रिया में "पकड़" लेते हैं और रेत की तरह उखड़ जाते हैं।

और प्रबंधक आपसे तुरंत और पेशेवर रूप से उन्हें हल करने की अपेक्षा करेगा।

इसलिए, अनियमित मोड में काम करने की इच्छा, सूचनाओं के अंतहीन प्रवाह के साथ और बहुत सारे असाइनमेंट के साथ, बॉस की एक "छाया" बनी हुई है, उसे दिखा रही है

अधिकतम समर्पण और निष्ठा एक विशेष प्रकार के लोगों के गुणों का एक संयोजन है। उनमें से कुछ हैं, इसलिए वे अत्यधिक मूल्यवान हैं, और कर्तव्यों के प्रदर्शन में गहरी विसर्जन, अक्सर व्यक्तिगत हितों की हानि के लिए, आमतौर पर एक सभ्य वेतन द्वारा मुआवजा दिया जाता है।

कार्यों की एक सूची बनाने की प्रणाली अराजकता और भ्रम से बचने में मदद करेगी। यह प्राथमिकता नियम पर आधारित है:

1) व्यापार से संबंधित आदेश;

2) बॉस के व्यक्तिगत आदेश;

3) विभिन्न करंट अफेयर्स;

4) दीर्घकालिक योजनाएं।

यदि आपको एक घंटे में कई कार्य मिले हैं जो एक ही समय में करना बिल्कुल असंभव है, तो आपको प्रबंधक को स्थिति के बारे में सूचित करने और उसे प्राथमिकता देने के लिए कहने की आवश्यकता है।

व्यक्तिगत सहायक आवश्यकताएँ

पीए के लिए आवश्यकताएं प्रबंधक द्वारा निर्धारित कार्यात्मक दक्षताओं के कार्यों और दायरे से बनती हैं: एक सहायक पूरी तरह से व्यवसाय में शामिल हो सकता है, या प्रबंधक के व्यक्तिगत स्थान को व्यवस्थित करने के लिए विशेष रूप से काम पर रखा जा सकता है। कुछ के लिए, एक विशेष उच्च शिक्षा की उपस्थिति महत्वपूर्ण नहीं है, दूसरों को सबसे पहले भाषाओं के ज्ञान की आवश्यकता होती है, कुछ के लिए यह महत्वपूर्ण है कि सहायक किस तरह की कॉफी पीते हैं या यह कैसा दिखता है।

लेकिन, विभिन्न कंपनियों में कार्यों की सीमा और बारीकियों के बावजूद, प्रमुख आवश्यकताएं हमेशा समान रहती हैं।

आवश्यकताएं:

• उच्च शिक्षा (शीर्ष पांच विश्वविद्यालयों से सम्मान के साथ पूर्णकालिक स्नातक हमेशा पसंद किए जाते हैं);
• कम से कम दो साल के लिए एक समान स्थिति में कार्य अनुभव (शीर्ष अधिकारियों के साथ काम करने का अनुभव हमेशा वांछनीय है);
• आवश्यक भाषा का धाराप्रवाह ज्ञान (अक्सर एक देशी वक्ता स्तर की आवश्यकता होती है);
• व्यापार यात्राओं और अनियमित कार्य अनुसूची के लिए तत्परता;
• आयु (यह रिक्तियों में इंगित नहीं है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता है);
• व्यक्तिगत गुण (प्रत्येक नियोक्ता की अपनी इच्छाएं होती हैं, मुख्य हैं: परिश्रम, विश्लेषणात्मक मानसिकता, सामाजिकता, उच्च दक्षता, सक्षम भाषण)

व्याकरणिक रूप से सही भाषण।अभ्यास से पता चलता है कि सबसे सफल पीए भाषाई विश्वविद्यालयों के स्नातक हैं। वित्तीय और कानूनी शिक्षा भी मांग में है, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि सहायक एक विदेशी भाषा में धाराप्रवाह हो और पूरी तरह से रूसी जानता हो, एक विकसित भाषण और समृद्ध शब्दावली हो।

उच्च सांस्कृतिक स्तर। एक उच्च सांस्कृतिक स्तर एक निजी सहायक की सबसे अधिक मांग वाला गुण है।आप जल्दी से कार्यक्षमता में महारत हासिल कर सकते हैं, आवश्यक कौशल हासिल कर सकते हैं, लेकिन संस्कृति बचपन से हासिल की जाती है और वर्षों में बनती है। उदाहरण के लिए, मास्को के नियोक्ता शायद ही कभी अन्य शहरों के उम्मीदवारों का चयन करते हैं। उनका यह पूर्वाग्रह है कि अच्छी शिक्षा के साथ भी लड़कियों के आने के व्यवहार में प्रांतीयवाद का स्पर्श होता है, उनके भाषण में एक विशेष बोली, उच्चारण, अनियमित तनाव और सहायक के लिए प्रतिनिधि कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण होते हैं, हालांकि वहाँ हैं यहाँ कई अपवाद।

परिवार और बच्चों के साथ अनियमित कार्यसूची को कैसे जोड़ा जाए यह स्पष्ट नहीं है। लेकिन अगर आपके पास इस तरह के संयोजन का सफल अभ्यास है, तो परिवार होना एक फायदा है। बच्चों की उम्र तीन साल से अधिक होनी चाहिए।

उम्र।एक निजी सहायक के लिए उम्र की आवश्यकताओं में बहुत अधिक व्यक्तिपरकता है। कुछ नेता सौन्दर्यपरक और युवा होते हैं। लेकिन अक्सर नहीं, हम उन कंपनियों के साथ काम करते हैं जिनके नेता जानबूझकर अधिक परिपक्व उम्र की महिलाओं के पक्ष में चुनाव करते हैं।

गंभीर निगम हमेशा बड़े वित्तीय लेनदेन और बड़ी कानूनी जिम्मेदारियों से जुड़े होते हैं। इसके अलावा, ग्राहक कंपनी की स्थिरता की छवि से प्रसन्न हैं। इस अर्थ में, लंबी टांगों वाली सुंदरता एक ठोस व्यवसायी महिला से काफी नीच है, जिसे कठिन और जिम्मेदार परिस्थितियों में काम करने का अनुभव है, जो पेशेवर रूप से "मुक्का मारना" जानती है।

महाराज "महसूस करें"।शायद सबसे महत्वपूर्ण कारक। सफल कार्य के लिए नेता के साथ पूर्ण मनोवैज्ञानिक अनुकूलता की आवश्यकता होती है। इसके लिए सहायक में कम से कम कुछ गुण होने चाहिए।

"क्या हम एक सर्वेक्षण नहीं करते?"

एक निजी सहायक के लिए मुख्य आवश्यकताएं वफादारी और समर्पण हैं। सबसे पहले - प्रमुख को, फिर कंपनी को समग्र रूप से।

सहायक नेता और उसके परिवार के अधिकतम निकटता में है, जिसका अर्थ है कि वह विश्वसनीय होना चाहिए, चट्टान की तरह, लगातार, पूछताछ के तहत एक स्काउट की तरह, एक माँ की तरह देखभाल करने वाला।

यह पता लगाने के लिए कि आरए के व्यक्तित्व में एक नेता के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है, हमने एक सर्वेक्षण किया। इसमें 100 बड़ी कंपनियों ने भाग लिया, जहां साक्षात्कारकर्ता 70% मालिक थे और 30% किराए के सीईओ थे। हमने सवालों के जवाब देने के लिए कहा: “एक निजी सहायक में क्या गुण होने चाहिए? आपके लिए एक प्रभावी सहायक क्या होना चाहिए?" दोनों पक्षों के विचारों को ध्यान में रखते हुए निजी सहायकों से समान प्रश्न पूछे गए।

यहाँ हमें क्या मिला है:

पूर्ण समर्पण - 22%... नेताओं के लिए सबसे महत्वपूर्ण गुण वफादारी निकला। वफादारी, एक विचार के लिए काम करना, पैसे के लिए नहीं, पहले व्यक्ति के विचारों को पढ़ने की क्षमता, फोन पर बॉस के बुरे मूड की पहचान करना, उस असंतोष पर ध्यान न देना जो आपको संबोधित किया जाता है जब संचित जलन बाहर फैलती है अधीनस्थों की गैरजिम्मेदारी, बेईमान साथी, रिश्तेदारों के साथ समस्या, अनुपयुक्त मौसम, आदि।

एक वफादार सहायक की एक विशिष्ट विशेषता मदद करने के लिए एक ईमानदार और निरंतर इच्छा है, भले ही इस समस्या का समाधान अनुबंध में नहीं लिखा गया हो।

इसलिए, प्रबंधक, कैरियर पथ पर क्षैतिज या लंबवत रूप से आगे बढ़ते हुए, अक्सर अपने साथ एक निजी सहायक ले जाते हैं, जिसके साथ उनका एक विशेष कार्य संबंध होता है।

परिश्रम - 20%।जिम्मेदारी, समय की पाबंदी। यहां जो महत्वपूर्ण है वह पहल, पहल और व्यक्तिगत राय के बिना कार्य का सटीक निष्पादन है। जटिलता: कार्य को सुनने और समझने का केवल एक प्रयास है और इसे स्पष्ट रूप से करने के लिए न्यूनतम समय है; कोई भी इसे दो बार नहीं दोहराएगा।

इंटेलिजेंस - 19%।यह एक सक्रिय स्थिति है और नब्ज पर नजर रखने की क्षमता, देश और दुनिया में वर्तमान राजनीतिक और आर्थिक स्थिति के बारे में भागीदारों के साथ बातचीत बनाए रखने के लिए, यह पता लगाने की क्षमता कि यह या वह तकनीकी नवीनता कैसे काम करती है, बहु-कार्य करने की क्षमता, साधन संपन्नता, असामान्य स्थितियों में त्वरित प्रतिक्रिया, सरलता, सरलता, विश्लेषणात्मक दिमाग।

जानकारी संग्रहीत करने की क्षमता - 13%।एक निजी सहायक में विश्वास की डिग्री, एक नियम के रूप में, बहुत अधिक है: उस पर भुगतान कार्ड और पिन कोड, विभिन्न गोपनीय जानकारी, प्रबंधक के व्यक्तिगत जीवन में समस्याओं को हल करने में सहायक शामिल हैं। विश्वास की कुंजी अधीनता का पालन, सुनने की क्षमता, गोपनीयता का सम्मान है।

संपर्क - 11%।कनेक्शन, सही लोगों/संगठनों का आधार। रेस्तरां, यॉट सेंटर और एयरलाइंस, होटल, फाउंडेशन, वीआईपी-क्लब के प्रबंधकों के साथ व्यक्तिगत परिचित महत्वपूर्ण हैं - इससे बॉस के कार्यों को जल्दी और कुशलता से हल करना संभव हो जाता है।

सामाजिकता - 8%।गतिशीलता, दक्षता, अनुकूलन क्षमता, स्थिति में पूरी तरह से अलग लोगों के साथ एक आम भाषा खोजने की क्षमता। निजी सहायक को ठीक ही संचार प्रतिभा माना जाता है।

वह लगभग किसी भी व्यक्ति का पक्ष जीत सकता है, उसके स्थान पर असभ्य व्यक्ति को रख सकता है, किसी भी संघर्ष को सुलझा सकता है और साथ ही एक आकर्षक और सम्मानित व्यक्ति भी बना रह सकता है।

वर्कहोलिज्म - 5%।अनियमित परिस्थितियों में सक्रिय रूप से काम करने की क्षमता।

पहल - 2%।पहल एक स्थिर व्यक्तित्व विशेषता है जिसमें किसी चीज को लागू करने या बदलने की सचेत और दृढ़ इच्छा होती है। नेताओं ने नोट किया कि सहायक की पहल प्रबंधन प्रक्रिया में हस्तक्षेप करती है, बॉस को असुविधा लाती है, क्योंकि यदि सहायक अपने बॉस को व्यवस्थित कर सकता है, उसके साथ संचार में अपनी स्थिति की रक्षा कर सकता है, आश्वस्त और रचनात्मक हो सकता है, तो यह स्पष्ट नहीं है कि बॉस कौन है .

सहायक का कार्य विचारों के साथ एक सफल व्यावसायिक इकाई बनने की इच्छा नहीं है, बल्कि आदेशों को स्पष्ट रूप से निष्पादित करके और उनकी पहलों को लागू करके नेता की मदद करने की इच्छा है।

दिखावट।अधिकांश अधिकारियों के लिए, उपस्थिति महत्वपूर्ण नहीं है - बल्कि, इसके विपरीत: वे उज्ज्वल, "सजावटी" सहायकों से बचने की कोशिश करते हैं जो सम्मानित ग्राहकों के साथ एक गंभीर व्यवसाय में हास्यपूर्ण दिखेंगे। दस में से एक विज्ञापन में "प्रस्तुत करने योग्य" दिखावे का उल्लेख किया गया है। ज्यादातर ये नौकरियां छोटी कंपनियों से आती हैं। बड़ी कंपनियों में मालिकों के लिए निजी सहायकों की रिक्तियों में उपस्थिति का कोई उल्लेख नहीं है।

हम दोनों पक्षों के सर्वेक्षण के परिणामों का विश्लेषण करते हैं।

प्रबंधकों की राय में एक सहायक का पोर्ट्रेट- एक समर्पित, उचित कलाकार, मध्यम रूप से मिलनसार, बातूनी नहीं, कुशल।

सहायकों के अनुसार सहायक चित्र- एक पहल नेता, एक उज्ज्वल उपस्थिति के साथ, संचार और विचारों की प्रतिभा।

तालिका से पता चलता है कि सहायकों के उत्तर नेताओं की दृष्टि से मौलिक रूप से भिन्न होते हैं। यह उम्मीदवारों (और पहले से ही काम कर रहे सहायकों) की गलतफहमी की मुख्य समस्या है, जो नेता वास्तव में अपने सहायक से चाहता है।

सर्वेक्षण से प्रबंधकों के उत्तरों और इच्छाओं को आधार के रूप में लेते हुए और नौकरी की आवश्यकताओं के साथ काम करने के हमारे अभ्यास के साथ इसे मजबूत करते हुए, हम आश्वस्त हैं कि केवल पेशेवर कौशल ही एक निजी सहायक के रूप में काम करने के लिए पर्याप्त नहीं हैं। इस स्थिति में उच्च बुद्धि, शिक्षा, जीवन का अनुभव, चरम स्थितियों में जल्दी से नेविगेट करने की क्षमता, विद्वता, तेज दिमाग, हास्य की भावना, समर्पण और व्यापक जानकारी के साथ उत्कृष्ट संचार कौशल के कौशल को महत्व दिया जाता है - मुंह बंद रखने की क्षमता।

एक सहायक के व्यक्तिगत गुण:

• पालन ​​​​करने की क्षमता, मूड को महसूस करने की क्षमता;
• सिर की प्रतिक्रिया की भविष्यवाणी करने की क्षमता;
• सामाजिकता;
• ओर्गनाईज़ेशन के हुनर;
• मल्टीटास्किंग मोड में काम करें;
• संसाधनशीलता, त्वरित प्रतिक्रिया;
• तनाव सहिष्णुता;
• जानकारी संग्रहीत करने की क्षमता;
• विद्वता, विभिन्न क्षेत्रों का ज्ञान;
• उच्च दक्षता;
• परोपकार, मुस्कुराते हुए;
• विकसित करने की इच्छा (आत्म-विकास);
• कूटनीति;
• शुद्धता;
• शिष्टाचार का ज्ञान

मैं भर्ती एजेंसियों में साक्षात्कार के लिए कैसे जा सकता हूं?

रिक्तियों को देखते समय, आपको न केवल नौकरी खोज साइटों को ध्यान में रखना चाहिए, बल्कि भर्ती एजेंसियों से भी संपर्क करना चाहिए, क्योंकि सभी रिक्तियां इंटरनेट पर पोस्ट नहीं की जाती हैं।

बाजार में जानी जाने वाली लगभग सभी बड़ी और मध्यम आकार की कंपनियां एक सहायक की खोज का विज्ञापन नहीं करने की कोशिश करती हैं, खासकर अगर होल्डिंग के मालिक को एक सहायक की आवश्यकता हो। यदि रिक्ति का कारण किसी मौजूदा कर्मचारी का प्रतिस्थापन है,

तब स्थिति आम तौर पर सख्ती से गोपनीय हो जाती है, और इसके अस्तित्व के बारे में पता लगाना असंभव है। ऐसे मामलों में, यदि आपका बायोडाटा उसके डेटाबेस में है तो एजेंसी स्वयं आपसे संपर्क करेगी।

रिक्तियों के लिए भर्ती एजेंसी के साथ बातचीत के कई फायदे हैं:

• वे आपको कंपनी, व्यवसाय की बारीकियों, प्रबंधक के व्यक्तित्व, कुछ अतिरिक्त आवश्यकताओं के बारे में विस्तार से बताएंगे;
• एक नियोक्ता के साथ एक साक्षात्कार में कैसे व्यवहार करें, इस पर मुफ्त सलाह दें;
• एक फिर से शुरू को संपादित करने और सही ढंग से तैयार करने में मदद करें;
• बैठक को कैसे देखा जाए, इस पर कई सिफारिशें देंगे।

एक भर्ती एजेंसी के साथ संपर्क शुरू करते समय, याद रखें कि बातचीत के पहले मिनट से ही आपका मूल्यांकन किया जा रहा है और आप पहले से ही "मौन और मुख्य" परीक्षण से गुजर रहे हैं। ई-मेल द्वारा आपके साथ संवाद करते हुए, एजेंसी के सलाहकार पत्राचार और जानकारी प्रस्तुत करने की शैली पर पहला निष्कर्ष निकालते हैं। यह टेलीफोन संचार पर भी लागू होता है - आवाज का समय, उच्चारण, मित्रता, व्यावसायिक समझ, प्रतिक्रिया की गति। पहली मुलाकात से पहले, आप समय की पाबंदी और संयम की परीक्षा लेते हैं।

प्रतियोगिता के लिए तैयार रहना और याद रखना आवश्यक है कि इन रिक्तियों के लिए बड़ी संख्या में उम्मीदवारों पर विचार किया जा रहा है जो औपचारिक आवश्यकताओं को पूरा करते हैं: पेशेवर अनुभव, शिक्षा, आयु, वैवाहिक स्थिति, उपस्थिति, कार्य क्षमता, तनाव प्रतिरोध, विदेशी भाषाओं का ज्ञान, आदि।

फिर उम्मीदवार का परीक्षण विभिन्न तरीकों (परीक्षण, प्रश्नावली, ग्राफोलॉजी, फिजियोलॉजी, साइन लैंग्वेज) का उपयोग करके किया जाता है। यह उम्मीदवार के व्यक्तिगत गुणों और स्वभाव के प्रकार को निर्धारित करने के लिए किया जाता है, उन गुणों की पहचान करने के लिए जो इस नौकरी और इस नेता के साथ बिल्कुल असंगत हैं, यह समझने के लिए कि क्या वे एक आम भाषा पा सकते हैं।

नतीजतन, सैकड़ों आवेदकों में से, हम केवल कुछ का चयन करने का प्रबंधन करते हैं, लेकिन एजेंसी में चयन की लंबाई और पूर्वाग्रह के बावजूद, आपके पास नियोक्ता के साथ समान रूप से पक्षपाती बैठकों की एक श्रृंखला होगी।

एक नियम के रूप में, एक नौकरी के लिए एक निजी सहायक की रिक्ति को सौंपकर, नियोक्ता पेशेवर दक्षताओं के अनुसार उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग के सभी कठिन और श्रमसाध्य कार्य को छोड़ देता है, और अपने लिए एक महत्वपूर्ण, अंतिम कार्य छोड़ देता है - उनके अनुसार चयन प्रबंधक के साथ मनो-भावनात्मक संगतता।

यहां तक ​​​​कि अगर आपके पास नौकरी की तलाश में पहले से ही बहुत अनुभव है, तो याद रखें कि आपको प्रत्येक नए साक्षात्कार के लिए पहले से तैयारी करनी होगी:

• आपको कंपनी और नेता के बारे में सभी उपलब्ध जानकारी का अध्ययन करने, साक्षात्कार, भाषण, भविष्य के बॉस के लेख पढ़ने और अपने लिए निष्कर्ष निकालने की आवश्यकता है;
• अपने बारे में एक छोटी कहानी तैयार करें (परिवार के बारे में और माता-पिता की गतिविधियों / व्यवसायों के बारे में भी एक कहानी होनी चाहिए - यह एक व्यक्ति के जीवन मूल्यों का संकेतक है);
• सफलता आत्म-प्रस्तुति कौशल पर निर्भर करती है।

विज्ञापन मार्केटिंग की उन सभी विशेषताओं के साथ स्वयं को विज्ञापित करें जिन पर आप भरोसा कर सकते हैं। अपनी खूबियों का वर्णन करने और कार्यों को सूचीबद्ध करने की कोई आवश्यकता नहीं है (यह सब पहले से ही फिर से शुरू है)। हमें बताएं कि आप प्रबंधक को क्या लाभ ला सकते हैं, काम के पिछले स्थान पर जीत के बारे में बात करें, आपने किन हाई-प्रोफाइल व्यक्तियों के साथ बातचीत की, आपने किन बड़े पैमाने पर आयोजन किए - तथ्यों के साथ अपनी व्यावसायिकता और उपलब्धियों की पुष्टि करें;

• पिछली नौकरी छोड़ने के कारणों को संक्षेप में तैयार करना आवश्यक है। आपको इस बात के स्पष्टीकरण की भी आवश्यकता होगी कि आप इस विशेष नेता के सहायक क्यों बनना चाहते हैं;
• वे निश्चित रूप से दक्षताओं पर साक्षात्कार आयोजित करेंगे, अर्थात। आपको अपने अभ्यास से वास्तविक जीवन के मामलों का वर्णन करने के लिए कहा जाएगा जिसमें आपने अपने गुणों और सरलता के चमत्कार दिखाए। कुछ अच्छे उदाहरणों को याद करने के लिए सभी कठिन परिस्थितियों को पहले से याद रखना आवश्यक है। असफलताओं के ईमानदार उदाहरण तैयार करें। उनके बारे में भी पूछा जा सकता है, और यहां यह दिखाना महत्वपूर्ण है कि आपने स्वयं गलती को सुधारा है;
• पूर्ण संभावना है कि आपके साथ एक स्थितिजन्य साक्षात्कार आयोजित किया जाएगा (मामले के अनुसार)। आपको एक ऐसी स्थिति की पेशकश और वर्णन किया जाएगा जो क्रमशः व्यवहार में उत्पन्न हो सकती है, आपको सही रास्ता खोजने और समाधान खोजने की आवश्यकता होगी। यहाँ मामलों के उदाहरण हैं:

अभ्यास 1।आपका बॉस हवाई अड्डे के रास्ते में है, समय सीमित है, और अचानक उसे पता चलता है कि उसने अपना सेल फोन खो दिया है। इससे पहले, कई बैठकें हुईं, और वह नहीं जानता कि उसने उसे कहाँ छोड़ा था, और चोरी को बाहर नहीं किया गया है। बॉस आपको कार से, अपने ड्राइवर के फोन से कॉल करता है, और कहता है कि महत्वपूर्ण कॉल अगले 30 मिनट तक प्रतीक्षा कर रहे हैं, लेकिन कोई फोन नहीं है। आपके कार्य?

असाइनमेंट 2... इटली में यात्रा करने के लिए एक पोर्श किराए पर लिया जाना चाहिए। आप पैसे कैसे बचा सकते हैं?

कार्य 3.अपने बॉस के निर्देश पर आप किसी महत्वपूर्ण साथी के साथ एक जरूरी बैठक में अपनी कार चला रहे हैं और जल्दबाजी में यातायात नियम तोड़ रहे हैं। डीपीएस आपको रोकता है, आपका लाइसेंस लेता है और ट्रैफिक पुलिस को कॉल करता है। बैठक से पहले कम से कम समय बचा है। आपके कार्य?

लक्ष्य:प्रतिक्रिया की गति की जाँच करना (निजी सहायक कितनी जल्दी अगले चरण पर स्विच करने में सक्षम है), समस्या को हल करने के तरीके (स्वतंत्र रूप से, व्यक्तिगत स्तर पर मदद मांगना, अन्य लोगों को जोड़ना, आदि)।

इस समस्या को हल करने के समय, एक कठिन परिस्थिति में व्यवहार का एक मॉडल दिखाई देता है - कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित की जाती है (या तो उनकी समस्या को हल करना, या समय पर बैठक करना), संघर्ष की डिग्री (मैं मांग करूंगा, मैं करूंगा स्कैंडलाइज करना, साबित करना), जिम्मेदारी को पुनर्निर्देशित करने की प्रवृत्ति (मैं बॉस / पार्टनर को कॉल करूंगा और स्थिति की व्याख्या करूंगा, मैं कहूंगा कि मैं कुछ नहीं कर सकता), रचनात्मकता, गैर-मानक प्रस्तावित समाधान, वैकल्पिक समाधानों की संख्या (संस्करण) सोच), ऐसी स्थितियों को हल करने के लिए आवश्यक कौशल और अनुभव की उपस्थिति।

कार्य 4.आप बॉस के निर्देश पर एक ऐसे साथी को गाड़ी चला रहे हैं जिसे आप नहीं जानते कि उसे एक उपहार देना है (जिसे बॉस खुद एक बड़े, सुंदर बॉक्स में कार्यालय में लाया था)। आपके पास कंपनी का पता, पार्टनर का फोन नंबर, जिसके लिए उपहार का इरादा है, बॉक्स की डिलीवरी का निर्धारित समय और बॉस का बयान है कि पार्टनर वहां है और इंतजार कर रहा है।

आगमन पर, आपको पता चलेगा कि आपका साथी एक जरूरी बैठक के लिए अभी-अभी निकला है और यह नहीं पता कि वह कब वापस आएगा।

आपके पास समय की कमी है और आप प्रतीक्षा नहीं कर सकते। निम्नलिखित विकल्पों में से चुनने की पेशकश की जाती है:

• अगले असाइनमेंट के लिए उपहार के साथ छुट्टी;
• अपने बॉस को कॉल करें और निर्देश प्राप्त करें कि आगे क्या करना है;
• सचिव को उपहार देने के अनुरोध के साथ साथी को उसके लौटने पर तुरंत देने के लिए;
• अपने स्वयं के समाधान प्रदान करें।

लक्ष्य:प्रस्तावित रिक्ति के भीतर अधिकतम वांछित व्यवहार मॉडल का निर्धारण। गुण प्रकट होते हैं जो भविष्य के बॉस के लिए बिल्कुल अस्वीकार्य हैं।

उत्तेजना 1.साक्षात्कार के अंत में, उम्मीदवार से प्रश्न पूछा जाता है: "मुझे एक साक्षात्कारकर्ता के रूप में 1 से 10 के पैमाने पर मूल्यांकन करें"।

लक्ष्य:ऐसा प्रस्ताव अक्सर भ्रमित करने वाला होता है। आखिरकार, किसी कंपनी के सर्विस ऑपरेटर के फोन पर परामर्श का मूल्यांकन करना एक बात है, और किसी व्यक्ति को आंखों में देखना और उसे बताना कि उसने बहुत अच्छा नहीं किया है। तो, एक निजी सहायक को साहस और वफादारी के लिए परीक्षण किया जाता है।

उत्तेजना 2. 258,450 का 17% कितना है? प्रतिक्रिया समय 3 सेकंड है।

लक्ष्य:तनाव प्रतिरोध, विद्वता, सरलता का परीक्षण, एक निजी सहायक के कार्यों का अवलोकन करना। तनाव, साक्षात्कार और समय की कमी की स्थितियों में, निजी सहायक खो जाते हैं ("मुझे क्यों गिनना चाहिए? मैं एकाउंटेंट नहीं हूँ!"), तुरंत हार मान लें ("मैं इतनी जल्दी गिनती नहीं कर सकता")।

• आपको कपड़ों के रूप पर विचार करने की आवश्यकता है, क्योंकि सहायक के पास शैली की त्रुटिहीन भावना होनी चाहिए। अच्छी तरह से तैयार, साफ-सुथरा दिखना आवश्यक है, क्योंकि सहायक कंपनी का चेहरा है, प्रबंधक और व्यावसायिक भागीदारों, ग्राहकों और कर्मचारियों के बीच की कड़ी है।

करियर की सफलता केवल 30% पेशेवर कौशल पर निर्भर है। निर्णायक 70% लोगों के साथ, कृपया और रचनात्मक रूप से संवाद करने की क्षमता है।

एक कर्मचारी को काम पर रखने का आंतरिक निर्णय संचार के पहले 40 सेकंड (बयालीसवां नियम) में किया जाता है। यह पहली छाप है जिसके बारे में सभी को चेतावनी दी जाती है। और आपको यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि पहली छाप एक सुंदर स्टाइल, साफ-सुथरी मैनीक्योर और एक स्टाइलिश घुटने की लंबाई वाली स्कर्ट है। बेशक, यह सब महत्वपूर्ण है। लेकिन जूतों से लेकर बालों की जड़ों तक आपको देखने में एक अनुभवी रिक्रूटर को केवल दो सेकंड का समय लगेगा। 38 महत्वपूर्ण क्षण हैं जिनका आपको अधिकतम लाभ उठाने की आवश्यकता है और यही आपकी सफलता का निर्धारण करेगा।

"अगर मैं इस पद के लिए आवेदन कर रहा हूँ तो मैं कैसे समझ सकता हूँ?"

एक आकर्षक रिक्ति के लिए अपना बायोडाटा भेजें या नहीं - हर कोई अपने लिए फैसला करता है।

लेकिन अगर आप कथित आवश्यकताओं को आंशिक रूप से "फिट नहीं" करते हैं, तो फिर से शुरू करना और समय बर्बाद करना उचित है, यदि स्थिति के लिए प्रमुख आवश्यकताओं का अनुपालन हो।

आइए "अनुपालन" के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर प्रकाश डालें, जिनके लिए नियोक्ता द्वारा अपनी आँखें बंद करने की संभावना नहीं है।

एक अनुभव।ज्यादातर मामलों में, एक निश्चित मात्रा में अनुभव होना महत्वपूर्ण है। आवश्यकताओं में समान स्थिति में कार्य की अवधि निर्दिष्ट करके, नियोक्ता उम्मीदवार द्वारा अर्जित योग्यता के एक निश्चित स्तर की अपेक्षा करता है। एक सहायक जो दो साल से काम कर रहा है, उसके पास आवश्यक कार्यों को अच्छी तरह से करने के लिए पर्याप्त अनुभव नहीं होगा।

यदि कार्य अनुभव आवश्यकता से कम है, लेकिन बड़ी कंपनियों में प्राप्त हुआ है, तो आपके रेज़्यूमे में रुचि की उच्च संभावना है। यह विशेष रूप से उनकी उपलब्धियों, जटिल परियोजनाओं में सौंपे गए कार्यों की गुणवत्ता पर जोर देने के लायक भी है।

वृत्त... यदि एक निजी सहायक से विभिन्न कंपनी परियोजनाओं में भाग लेने की अपेक्षा की जाती है, तो एक विशिष्ट व्यावसायिक बारीकियों का ज्ञान एक कठिन आवश्यकता हो सकती है। कार्यक्षमता निर्दिष्ट करते समय, यह स्पष्ट हो जाएगा कि क्या यह सिर्फ एक इच्छा है, जो एक आदर्श उम्मीदवार के विचार पर आधारित है। वे समान संरचनाओं के उम्मीदवारों पर विचार कर सकते हैं - लेकिन समान क्षेत्र में अनुभव एक निर्विवाद लाभ होगा।

कंपनी का आकार।संगठनात्मक संरचना, प्रबंधन स्तरों की संख्या, विभागों, दिशाओं, प्रभागों के साथ बातचीत, कंपनी के विलय और विविधीकरण प्रक्रियाओं की उपस्थिति, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और प्रतियोगियों के बाजार, उपस्थिति के क्षेत्रों, कारोबार, लाभ, कंपनी के कर्मचारियों का स्तर - ये ऐसे कारक हैं जो एक निजी सहायक के संचार की गुणवत्ता और अनुभव, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की उसकी समझ, कंपनी की गतिविधियों में भागीदारी के स्तर को निर्धारित करते हैं। यह सहायक की व्यावसायिकता को निर्धारित करता है।

इसलिए, एक नियम के रूप में, बड़ी कंपनियां उसी बड़े व्यवसाय से सहायक की तलाश में हैं, अन्यथा कर्मचारी प्रभावी नहीं होगा।

भाषाओं का ज्ञान।मामले में जब स्थिति में एक अंतरराष्ट्रीय कंपनी में काम या विदेशी सहयोगियों या भागीदारों के साथ बहुत अधिक संचार शामिल होता है, तो सहायक के लिए अंग्रेजी भाषा काम का मुख्य उपकरण है। यदि भाषा का आपका ज्ञान मुक्त स्तर तक नहीं पहुंचता है, तो आपको प्रयास नहीं करना चाहिए, पहला परीक्षण तुरंत बर्बाद समय के तथ्य की पुष्टि करेगा।

उम्र।क्षण नाजुक और नाजुक है। जैसा कि आप जानते हैं, नियोक्ताओं को नौकरी के विवरण में उम्मीदवारों की उम्र को इंगित करने के लिए मना किया गया था (रूसी संघ के कानून के अनुच्छेद 25 के खंड 04/19/1991 नंबर 1032-1 "रूसी संघ में रोजगार पर"; जैसा 12/29/2015 को संशोधित)। कानूनी निषेध के बावजूद, यह आवश्यकता महत्वपूर्ण और निर्णायक है, और यदि प्रबंधक एक युवा आकर्षक लड़की को काम पर रखने के लिए दृढ़ है,

तो वह सेवानिवृत्ति पूर्व आयु की महिला को स्वीकार करने के लिए सहमत होने की संभावना नहीं है। दुर्भाग्य से, उम्र अस्वीकृति का सबसे आम अनौपचारिक कारण है। आपको कैसे पता चलेगा कि आपकी उम्र सही है? सबसे पहले, आपको अधिक सावधान रहने की आवश्यकता है: यह अक्सर पाठ से स्पष्ट होता है और रिक्ति में संकेत देता है कि यह किस आयु वर्ग के लिए है।

एक पैटर्न है: एक युवा नेता अपने लिए एक युवा सहायक चुनता है। एक परिपक्व बॉस अपनी पत्नी और बच्चों के साथ एक परिपक्व सहायक का चयन करता है। पत्नी के बिना एक परिपक्व नेता, एक नियम के रूप में, सहायक की उम्र की परवाह नहीं करता है। कंपनी की कॉर्पोरेट वेबसाइट का अध्ययन करें: अक्सर ऐसी जानकारी होती है जो आपको प्रबंधकों की आयु वरीयताओं को मोटे तौर पर समझने में मदद करेगी। इसके विपरीत, आपके रेज़्यूमे में जन्म तिथि और सख्त व्यावसायिक शैली में एक तस्वीर शामिल होनी चाहिए।

मांग। वेतन। संभावनाओं

एक निजी सहायक की आवश्यकता उत्पन्न हो सकती है:

• जब कंपनी में अधीनता के दो या अधिक स्तर दिखाई देते हैं;
• यदि प्रबंधक को कंपनी के बाहर बड़ी संख्या में संपर्क बनाए रखने की आवश्यकता है।

लेकिन बाजार की हकीकत ऐसी है कि कोई भी मैनेजर बिना पर्सनल असिस्टेंट के नहीं चल सकता। और व्यवसाय जितना गंभीर और कंपनी के कार्य जितने बड़े होंगे, एक निजी सहायक की आवश्यकता उतनी ही मजबूत होगी (व्यवसायी प्रबंधक और पूरे निगम दोनों के लिए इस व्यक्ति के महत्व को पूरी तरह से समझते हैं)।

आवश्यकताओं के स्तर और कार्यों की विविधता के आधार पर, सहायकों को अलग-अलग पैसे दिए जाते हैं:

• $ 1500-2000 - एक सचिव के मानक कर्तव्य और एक कार्यालय प्रबंधक के कार्यों का संयोजन;
• $ 2000-3000 - उपरोक्त के अतिरिक्त: यात्रा सहायता, प्रशासनिक सहायता, कुछ व्यक्तिगत आदेशों का निष्पादन;
• $ 3000-5000 - उपरोक्त के अलावा: व्यावसायिक परियोजनाओं का संचालन, परिवर्तनों को लागू करना, बॉस के व्यक्तिगत मामलों को पूर्ण रूप से प्रबंधित करना, सभी भागीदारों के मामलों का रखरखाव और निगरानी करना;
• $ 5000-6000 और अधिक - उपरोक्त के अलावा: खेल प्रशिक्षण में पेशेवर कौशल, मार्शल आर्ट और शूटिंग में एक श्रेणी की उपस्थिति, सभी बैठकों में बॉस की व्यक्तिगत संगत।

निजी सहायक के रूप में करियर में कोई वृद्धि नहीं हुई है। यह वास्तव में प्रशासनिक सीढ़ी का उच्चतम पायदान है। और प्रबंधक कहीं जाने नहीं देगा - बॉस शीर्ष प्रबंधकों की तुलना में एक बुद्धिमान निजी सहायक को अधिक महत्व देता है। लेकिन एक दिलचस्प तरीका है, अगर इस स्थिति के ढांचे के भीतर विकसित होने की इच्छा है - अपनी पेशेवर दक्षताओं और कौशल को अधिकतम करके, जिम्मेदारियों की सीमा का विस्तार करके (सर्वश्रेष्ठ व्यक्तिगत सहायकों की रेटिंग में दिखाई देने पर), आप और जानेंगे और तदनुसार, आपकी आय और स्थिति उच्च होगी।

विभिन्न कंपनियों के शीर्ष अधिकारियों के साथ संचार कौशल, संगठनात्मक कौशल, व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ अनुभव और स्थिति का विश्लेषण करने की क्षमता एक व्यक्तिगत विपणन सहायक के काम आएगी। मानव संसाधन और एक वकील कुछ और करियर विकल्प हैं, लेकिन अतिरिक्त शिक्षा, विशेष पाठ्यक्रम और बॉस के साथ कठिन बिदाई की आवश्यकता होगी, क्योंकि प्रबंधक एक मूल्यवान सहायक को जाने नहीं देगा।

सबसे महत्वाकांक्षी अपने प्रबंधकीय कौशल में सुधार करते हैं (यदि उनके पास ऐसा करने की क्षमता है) और अपने आगे के विकास के लिए उप प्रमुख की कुर्सी को नामित करते हैं, लेकिन ये अलग-अलग मामले हैं जब बॉस अपने सहायक को आधिकारिक तौर पर यह शीर्ष स्थान लेने की अनुमति देता है।

जवाब

अभ्यास 1।तुरंत अपने आप को एक रीडड्रेसिंग करें, फिर, जब महत्वपूर्ण कॉल किए जाते हैं, तो बॉस के नंबर को ब्लॉक करें और एक नया सिम कार्ड प्राप्त करें, लेकिन साथ ही खोए हुए फोन को खोजें।

कार्य 2.इटली में यात्रा के लिए एक पोर्श को एक दिन के लिए किराए पर देना € 2,500 है, लेकिन उसी पोर्श को जर्मनी में एक सप्ताह के लिए उसी पैसे में किराए पर लिया जा सकता है। बॉस का ड्राइवर जर्मनी जाता है, वहां कार लेता है और इटली में बॉस को देता है। इटली में, शेफ लगभग एक सप्ताह तक ड्राइव करता है, फिर कार छोड़ देता है, और ड्राइवर बाहर उड़ जाता है और उसे वापस चला देता है। परिणाम जबरदस्त बचत है।

कार्य 3.कई समाधान।

कार्य 4.पहले विकल्प का चुनाव: वास्तव में, कार्य पूरा नहीं हुआ था, और यह विकल्प अप्रत्याशित परिस्थितियों में कार्य करने में असमर्थता की विशेषता है।

दूसरे विकल्प का चुनाव: किसी भी परिस्थिति में सौंपे गए कार्य को पूरा करने की इच्छा होती है, लेकिन साथ ही कोई सरलता और सरलता नहीं होती है। जिम्मेदारी को पुनर्निर्देशित करने की प्रवृत्ति भी है।

तीसरे विकल्प की पसंद: आदेश को पूरा करने की इच्छा है, लेकिन परिणामों की गणना नहीं की जाती है, क्योंकि उपहार विशेष रूप से साथी के लिए है, संभावित गोपनीयता का उल्लेख नहीं करने के लिए।

उत्तेजना 1.उत्तर (चापलूसी, प्रशंसा, थोड़ी आलोचना, ईमानदारी) यह निर्धारित करेगा कि सहायक किसी विशेष बॉस के साथ कितनी अच्छी तरह काम करता है, उसके मनोवैज्ञानिक प्रकार और प्रबंधन शैली को देखते हुए, क्योंकि अक्सर बॉस की थोड़ी आलोचना भी अस्वीकार्य है।

उत्तेजना 2.इस तरह के सवालों का जवाब देते समय मुख्य बात यह है कि तुरंत जवाब देने से इनकार न करें, चुप न रहें, मन में गणना करें और कई मिनटों तक पीड़ा दें। कर सकना:

• कागज की एक शीट लें और प्रतिशत की गणना करें;
• एक मोबाइल फोन लें और कैलकुलेटर का उपयोग करें;
• जोर से तर्क करना शुरू करें कि 50% लगभग 130,000 है, 25% लगभग 65,000 है, और 17% लगभग 50,000 है। किसी को भी सटीक उत्तर की आवश्यकता नहीं है, आपकी प्रतिक्रिया, आपके विचार की ट्रेन और किसी भी स्थिति में संसाधनशीलता महत्वपूर्ण है।

प्रबंधन प्रणाली में उनके स्थान के बारे में अक्सर बात की जाती है, आधुनिक व्यवसाय में उनकी भूमिका के बारे में बहुत कुछ लिखा गया है, उनके प्रभाव क्षेत्र का विस्तार हो रहा है, और उनकी कार्यक्षमता साल-दर-साल अधिक जटिल होती जा रही है। केवल इसकी स्थिति अपरिवर्तित रहती है। सहायक - वह कौन है? वह क्या करता है? उनके विनम्र व्यक्तित्व को इतना ध्यान क्यों मिल रहा है?

पेशे के इतिहास से

ऐसा माना जाता है कि प्राचीन रोम में पहले सहायक दिखाई दिए। रोमन न्यायशास्त्र, जिसने कानूनी लेन-देन के लिए सूत्र विकसित किए, को पारंपरिक लिखित रूप में तैयार करने की आवश्यकता थी। धीरे-धीरे, कानूनी सामग्री पर यांत्रिक कार्य न केवल अधिक स्वतंत्र, रचनात्मक, बल्कि लगभग अनन्य भी हो जाता है। गणतंत्र के युग में इसके प्रतिनिधि स्क्रिबे और एक्सेप्टोरसेट नोटारी थे - ऐसे लेखक जो कानूनी सामग्री को दस्तावेजी रूप में डालने में लगे हुए थे। निजी व्यक्तियों की सेवा में स्क्रिबे सार्वजनिक सेवा में थे, सिवाय नोटरी और नोटरी के। स्क्रिबे का पद केवल रोमन नागरिकों द्वारा ही आयोजित किया जा सकता था जो नागरिक सम्मान से वंचित नहीं थे, और नागरिक अधिकारों के ह्रास के अधीन व्यक्तियों को इस कार्यालय तक पहुंच नहीं थी। उनका चुनाव जीवन भर के लिए था और सेवा की अवधि तक सीमित नहीं था, बल्कि उत्तराधिकारियों के लिए विस्तारित था। स्क्रिबे शुल्क के लिए किसी अन्य व्यक्ति को अपनी सीट छोड़ सकते हैं।

अधिक सक्षम शास्त्रियों में से, मजिस्ट्रेट ने अपने लिए सहायकों को चुना, जिनके कर्तव्यों में सार्वजनिक दस्तावेजों का उत्पादन (टैबुले पब्लिके) और सार्वजनिक खातों (राशन) का रखरखाव शामिल था, जिसके परिणामस्वरूप उन्हें स्क्रिबे लाइब्ररी कहा जाता था। सहायकों ने एक उच्च सामाजिक स्थिति का आयोजन किया। सदियों की गहराई से हमारे पास आने वाले नामों में से एक प्राचीन रोमन सम्राट ऑगस्टस के करीबी सहायक का नाम है - मैकेनस, जिन्होंने राजनयिक, राजनीतिक और निजी कार्य किए। कवियों, कलाकारों और वैज्ञानिकों के उनके संरक्षण ने "संरक्षक" नाम को एक घरेलू नाम बना दिया।

सहायक के रूप में किसे नियुक्त किया जाता है?

एक नेता आज, सबसे पहले, एक ऐसा नेता है जो बुद्धि, लचीली सोच, विश्लेषण और आत्म-विश्लेषण करने की क्षमता, भावनात्मक परिपक्वता, संगठनात्मक कौशल और अद्भुत प्रदर्शन से प्रतिष्ठित है। स्वाभाविक रूप से, ऐसा नेता शून्य में मौजूद नहीं हो सकता। उसे एक जोड़ने वाली कड़ी चाहिए, अपने विचारों, कार्यों का संवाहक, एक ऐसा व्यक्ति जो कई समस्याओं का समाधान अपने ऊपर ले लेगा, उसे दिनचर्या के बोझ से छुटकारा दिलाएगा। जितनी तेजी से व्यवसाय विकसित होता है, उतनी ही बड़ी कंपनी और अधिक सफल नेता, जिसका अर्थ है कि एक गंभीर सहायक की आवश्यकता तत्काल हो जाती है।

अपने लिए एक निजी सहायक का चयन करना, एक सफल नेता न केवल अपनी शिक्षा, पेशेवर गुणों, कार्य अनुभव, व्यावहारिक कौशल, बल्कि व्यक्तिगत विशेषताओं के लिए भी उच्चतम आवश्यकताओं की घोषणा करता है। एक निजी सहायक एक विशेष स्थिति के रूप में इतना अधिक पद नहीं है विश्वसनीय व्यक्ति जिसे एक नेता की आवश्यकता होती है ... एक निजी सहायक एक पेशेवर, एक जिम्मेदार व्यक्ति होता है जो एक प्रबंधक की गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए बड़ी जिम्मेदारियों को निभाने में सक्षम होता है, उसे अपना समय बर्बाद करने से मुक्त करता है।

वास्तव में पेशेवर सहायक खोजना मुश्किल है। एक अनुभवी भर्तीकर्ता सभी जिम्मेदारी के साथ प्रबंधक के लिए एक निजी सहायक की पसंद के लिए संपर्क करता है: वह उन आवेदकों के प्रस्तावों पर भी विचार नहीं करता है जो अक्सर शिक्षा, कार्य अनुभव और सीवी के बिना नौकरी बदलते हैं, व्याकरणिक और शैलीगत त्रुटियों के साथ तैयार नहीं होंगे। उसकी रुचि जगाओ।

एक राय है कि 25 से 30 वर्ष की आयु का व्यक्ति सहायक हो सकता है। कई विशेषज्ञ ऐसी सीमाओं की स्थापना को लेकर बहुत संशय में हैं। कार्य जिसमें उच्च तनाव और ध्यान की बड़ी एकाग्रता की आवश्यकता होती है, व्यावसायिकता, मनोवैज्ञानिक स्थिरता, संचार कौशल पर विशेष मांग करती है, जो विशेष रूप से ज्ञान, अनुभव और प्रतिष्ठा के माध्यम से प्राप्त की जाती हैं। यही कारण है कि हाल ही में एक निजी सहायक की स्थिति में काफी वृद्धि हुई है। उद्देश्य और व्यक्तिपरक मापदंडों और विशेषताओं की समग्रता पर ध्यान केंद्रित करते हुए, एक व्यक्ति जो पूर्ण व्यक्तिगत और व्यावसायिक परिपक्वता तक पहुंच गया है, उसे एक विश्वसनीय सहायक माना जा सकता है। इस दृष्टिकोण से, 30 वीं वर्षगांठ सहायक के करियर का अंतिम चरण नहीं है, बल्कि इसका प्रारंभिक बिंदु है।

हाल ही में, ज्यादातर महिलाएं निजी सहायक बन गई हैं। एक पुरुष सहायक अब असामान्य नहीं है।- वह उद्देश्यपूर्णता, निर्णायकता और भावनात्मक संयम से प्रतिष्ठित है, उसके पास बुद्धिमत्ता है, रणनीतिक रूप से सोचने की क्षमता है। बदले में, महिला सहायक अधिक तनाव-प्रतिरोधी होती हैं, बेहतर अनुकूलन करती हैं, अपने लचीलेपन के कारण रिश्तों की बारीकियों को अधिक सूक्ष्मता से महसूस करती हैं, जल्दी से एक कठिन परिस्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजती हैं, विवरणों के प्रति चौकस होती हैं और सुनने की क्षमता रखती हैं, और अधिक हैं नियमित कार्य करते समय रोगी। इसलिए, एक सहायक की पसंद उसके लिंग पर नहीं, बल्कि व्यावसायिकता, कौशल के एक समूह पर आधारित होनी चाहिए।

एक निजी सहायक की स्थिति के लिए एक उम्मीदवार की शिक्षा की आवश्यकताएं बहुत सख्त नहीं हैं: वे किसी भी क्षेत्र में उच्च शिक्षा के विशेषज्ञ हो सकते हैं, मुख्य बात यह है कि कार्यक्षमता के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक अन्य घटकों की उपस्थिति है। यह स्थिति। अक्सर, मानवतावादी सहायकों की भूमिका में सफल होते हैं - पर्यटन व्यवसाय, जनसंपर्क और प्रबंधन प्रलेखन, इतिहासकार, अनुवादक, पत्रकार, भाषाशास्त्री के क्षेत्र में विशेषज्ञ। सहायक के पास तकनीकी, आर्थिक या कानूनी शिक्षा हो सकती है - ऐसे विशेषज्ञ अक्सर एक विश्लेषणात्मक मानसिकता रखते हैं, समीक्षा, रिपोर्ट या परियोजनाओं की निगरानी करते समय अपनी क्षमताओं का प्रदर्शन करते हैं, और बढ़ी हुई जटिलता के कार्य करते हैं। और निश्चित रूप से, कंपनी के प्रोफाइल से मेल खाने वाली शिक्षा को हमेशा प्रोत्साहित किया जाता है।

इसी समय, एक सहायक के कार्य अनुभव और पेशेवर कौशल की आवश्यकताएं बहुत अधिक हैं। जो लोग सोचते हैं कि एक निजी सहायक के लिए सचिवीय कौशल होना पर्याप्त है - एक विदेशी भाषा जानने के लिए, एक कंप्यूटर के मालिक हैं, व्यावसायिक पत्र लिखने और व्यावसायिक यात्राएं प्रदान करने, टिकट बुक करने और व्यावसायिक बैठक आयोजित करने का अनुभव है - गलत हैं। उपरोक्त सभी के अलावा, सहायक की आवश्यकता है:

एक विश्लेषणात्मक मानसिकता और व्यवस्थित तार्किक सोच की क्षमता है;

एक अच्छी याददाश्त है, एक त्वरित प्रतिक्रिया है;

मेहनती, लचीला, तनाव प्रतिरोधी बनें;

एक व्यापक दृष्टिकोण, सक्षम भाषण है;

जिम्मेदारी लेने में सक्षम हो;

अच्छा स्वाद है;

अपने प्रबंधक के कॉर्पोरेट हितों और व्यक्तिगत हितों के लिए प्रतिबद्ध रहें।

सहायक की जिम्मेदारियां

एक सहायक प्रबंधक की मुख्य जिम्मेदारियों में निम्नलिखित हैं:

प्रमुख का प्रशासनिक समर्थन;

प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाना, बैठकों का समन्वय और आयोजन करना और आगंतुकों को प्राप्त करना;

सिर की सूचना और विश्लेषणात्मक समर्थन: आवश्यक जानकारी की खोज और प्रसंस्करण; सूचना, विश्लेषणात्मक और प्रस्तुति सामग्री, रिपोर्ट और भाषण, विश्लेषणात्मक समीक्षा, रिपोर्ट, आदि की तैयारी;

प्रमुख का व्यावसायिक पत्राचार करना;

● प्रमुख द्वारा आयोजित बैठकों, परिषदों, बैठकों की तैयारी, व्यावसायिक बैठकों / वार्ताओं के परिणामों की औपचारिकता;

वार्ताओं, व्यावसायिक बैठकों, स्वागतों में भागीदारी; बैठकों, यात्राओं आदि पर सिर के साथ;

व्यापार यात्राओं और बैठकों का संगठन और प्रावधान (इष्टतम मार्गों का रसद, टिकट बुकिंग, होटल के कमरे, स्थानांतरण; वीजा समर्थन; सम्मेलनों और सेमिनारों में भागीदारी का पंजीकरण; अवकाश का संगठन);

उन मुद्दों को हल करने के लिए कंपनियों, उद्यमों, संगठनों, सरकारी अधिकारियों और प्रबंधन के प्रतिनिधियों के साथ संबंधों का कार्यान्वयन, जिनमें प्रमुख की प्रत्यक्ष भागीदारी की आवश्यकता नहीं होती है; प्रमुख की ओर से सरकार और प्रबंधन निकायों से दस्तावेजों और सूचनाओं की प्राप्ति;

● मौखिक और लिखित अनुवाद, व्यापार वार्ता और बैठकों का भाषा समर्थन;

प्रस्तुतियों और प्रोटोकॉल आयोजनों, प्रतिनिधित्व गतिविधियों का संगठन;

खर्चों पर रिपोर्ट तैयार करना;

मुखिया के व्यक्तिगत आदेशों की पूर्ति।

यह सूची पूरी नहीं है, एक सहायक के कर्तव्य कंपनी से कंपनी में भिन्न हो सकते हैं।

ट्रस्ट के बारे में

भरोसे का मुद्दा ही आधारशिला है, नींव का आधार है, जिस पर "सहायक-नेता" के रिश्ते की पूरी व्यवस्था टिकी हुई है। कई नेताओं के लिए, एक सहायक न केवल एक विश्वासपात्र, ज्ञान के रहस्य से उजागर व्यक्ति है, बल्कि परिवार का लगभग एक सदस्य भी है। विश्वास की डिग्री कभी-कभी इतनी अधिक होती है कि उस पर गोपनीय जानकारी, बैंक खाता संख्या, भुगतान कार्ड और पिन कोड, बड़ी रकम, सुरक्षित कोड, कंपनी सील और व्यक्तिगत रहस्यों पर भरोसा किया जाता है।यही कारण है कि कई सहायक न केवल प्रबंधक की आधिकारिक गतिविधियों का संगठन प्रदान करते हैं, बल्कि उनके परिवार और घरेलू समस्याओं को भी हल करते हैं: वे परिवार के सदस्यों के लिए उपहार खरीदते हैं, प्रियजनों के लिए फूलों की टोकरी ऑर्डर करते हैं, घरेलू कर्मचारियों का चयन करते हैं, बच्चों की छुट्टियों का आयोजन करते हैं, आदि।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि विश्वास एक सहायक को दिया जाता है जो:

व्यापार संचार कौशल में कुशल है;

सुनना और सुनना जानता है;

● आदेश की श्रृंखला को देखता है;

तटस्थता और गोपनीयता बनाए रखता है;

आत्मविश्वास और अनुपालन के बीच संतुलन बनाए रखता है, अपनी राय रखता है, अपनी स्थिति का बचाव करने के लिए तैयार है, लेकिन यह अच्छी तरह से समझता है कि यह कब आवश्यक है और कहां पीछे हटना है।

पेशे के पेशेवरों और विपक्ष

आइए शुरू करते हैं कि वे आमतौर पर क्या समाप्त करते हैं, मामूली रूप से "बाद के लिए" छोड़कर - मजदूरी के सवाल के साथ। "व्यक्तिगत सहायक प्रबंधक" रिक्ति के लिए उम्मीदवारों के लिए बहुत अधिक आवश्यकताओं के साथ-साथ उम्मीदवारों के गंभीर प्रस्तावों ने वेतन अपेक्षाओं और प्रस्तावों के लिए बार को काफी बढ़ा दिया है। मॉस्को में, प्रबंधक के सहायक का अनुमानित औसत वेतन 40 से 60 हजार रूबल से भिन्न होता है, क्षेत्रों में - 20 से 30 हजार तक। कार्य अनुभव, सिफारिशों, विदेशी भाषाओं के ज्ञान की उपस्थिति एक उम्मीदवार को एक के लिए आवेदन करने की अनुमति देती है उच्च पारिश्रमिक।

दैनिक प्रबंधकीय अनुभव, जिम्मेदारी का बढ़ता स्तर, हल किए जा रहे कार्यों की प्रकृति में बदलाव सहायक को इस स्थिति में अमूल्य ज्ञान प्राप्त करने की अनुमति देता है। सहायक - एक ऐसी स्थिति जिसमें निरंतर विकास और आत्म-साक्षात्कार, व्यक्तिगत गुणों, क्षमताओं, प्रतिभाओं में सुधार शामिल है; पेशेवर गतिविधि के लिए वास्तविक संभावनाएं खोलना। उपरोक्त सभी को ध्यान में रखते हुए, भविष्य में एक पेशेवर सहायक कम से कम सचिवालय, कुलाधिपति, व्यवसाय प्रबंधन के प्रमुख के पद के लिए आवेदन कर सकता है, लेकिन घटनाओं का एक अलग विकास भी संभव है - एक कार्यकारी, प्रशासनिक, प्रबंध निदेशक या आपके आयोजन का आयोजन खुद का व्यवसाय।

किसी भी पेशे का दूसरा पहलू वह कीमत है जो हम पेशेवर कौशल में महारत हासिल करने के लिए चुकाते हैं। सहायक का कार्य दिवस प्रबंधक के कार्य दिवस से अधिक समय तक रहता है, इसलिए यह अक्सर सुबह जल्दी शुरू होता है और देर शाम को समाप्त होता है। इसके अलावा, लगभग चौबीसों घंटे अपने बॉस के लिए एक निजी सहायक उपलब्ध होना चाहिए। यदि प्रबंधक के पास केवल एक सहायक है, तो कभी-कभी छुट्टी पर जाने के लिए एक दिन की छुट्टी लेना भी मुश्किल होता है - सहायक अपने प्रबंधक के अवकाश ढांचे द्वारा सख्ती से सीमित होता है।

इसके अलावा, स्थापित रिश्ते, सद्भाव, नेता के लिए व्यक्तिगत लगाव अक्सर कुछ बदलने की इच्छाओं और आकांक्षाओं के खिलाफ खेलते हैं, सहायक को एक विशेष अधिकारी को बंधक बनाते हैं, और, परिणामस्वरूप, पेशे के लिए।

एक सहायक की स्थिति को एक लॉन्चिंग पैड के रूप में माना जाना चाहिए, और उसका करियर और व्यक्तिगत विकास समर्पण, उसकी क्षमताओं, इच्छाओं और किए गए प्रयास की मात्रा के बारे में स्पष्ट जागरूकता पर निर्भर करता है।

इतिहास में नाम

विश्व राजनीति, संस्कृति, विज्ञान, कूटनीति के इतिहास पर अपनी छाप छोड़ने वाली हस्तियों के नाम सभी जानते हैं, लेकिन उनके सहायकों के नाम, जिन्होंने अपने आप को कठिन और कभी-कभी धन्यवादहीन काम किया, जिसके जन्म में योगदान दिया कई उपलब्धियां, इतिहास हमेशा भावी पीढ़ी के लिए सुरक्षित नहीं रखता है।

पावेल इवानोविच यागुज़िंस्की ( 1683-1736) - पीटर I के सहायक, राजनेता और राजनयिक। एक सक्रिय और ऊर्जावान व्यक्ति, 1701 के बाद से वह सभी अभियानों और विदेश यात्राओं पर पीटर I का निरंतर साथी बन गया, उसने खुद को हर जगह अपने स्थान पर पाया और ज़ार का पक्ष अर्जित किया। इन वर्षों में, उन्होंने सीनेट के अभियोजक जनरल के रूप में कार्य किया, ग्रोड्नो में पोलिश सेम में मंत्री प्लेनिपोटेंटरी, कैबिनेट मंत्री, बर्लिन में राजदूत, वियना के दूत थे। पीटर I ने उन्हें बार-बार महत्वपूर्ण राजनयिक मिशन सौंपे। पावेल इवानोविच ने डेनमार्क और प्रशिया के राजाओं के साथ बहुत कठिन बातचीत की। Yaguzhinsky, tsar के व्यक्तिगत विश्वासपात्र के रूप में, बिना किसी अपवाद के सभी यूरोपीय कांग्रेसों में भाग लिया। इसमें शामिल है क्योंकि वह अंग्रेजी, जर्मन, स्पेनिश और फ्रेंच बोलता था, पोलिश और लिथुआनियाई का उल्लेख नहीं करने के लिए। अभियोजक जनरल के चुनाव में सम्राट की गलती नहीं थी। Yaguzhinsky ने उत्साहपूर्वक और बहुत तेज़ी से पीटर I के सभी आदेशों को पूरा किया। उन्होंने निष्पादन में कभी देरी नहीं की, जैसा कि अन्य रईसों ने अक्सर अभ्यास किया था, और किसी भी कार्य को प्राप्त करने के बाद, एक या दो दिन बाद पीटर I को परिणामों के बारे में बताया।

सेवा में यागुज़िंस्की को देखने वाले समकालीन अपने आकलन में एकमत हैं: "एक प्रमुख व्यक्ति, एक गलत चेहरे के साथ, लेकिन अभिव्यंजक और जीवंत, एक स्वतंत्र दृष्टिकोण के साथ, शालीन, गर्व, स्मार्ट और बहुत सक्रिय था; उसने एक दिन में उतना ही किया जितना वह एक हफ्ते में दूसरे दिन में नहीं कर सकता था।"

पेट्र पेट्रोविच कोनोवित्सिन(1764–1822) – मिखाइल कुतुज़ोव के सहायक, सहायक जनरल, गिनती। सैन्य मामलों में असामान्य रूप से बहादुर और लापरवाह, पीटर पेट्रोविच एक ही समय में एक उत्कृष्ट कर्मचारी कार्यकर्ता, बेहद सटीक, मेहनती और समय के पाबंद थे।

समकालीनों ने उन्हें "एक असाधारण प्रकार की रूसी प्रकृति" के रूप में मूल्यांकन किया। मॉस्को से पीछे हटने के बाद, कुतुज़ोव ने कोनोवित्सिन को रूसी सेना के मुख्यालय के ड्यूटी जनरल के रूप में नियुक्त किया, जिनके कंधों पर सेना में संगठनात्मक कार्य का एक बड़ा बोझ था: गोला-बारूद और भोजन, चारा और दवाओं, वर्दी और परिवहन की आपूर्ति। यह नियुक्ति आकस्मिक नहीं थी: मिखाइल इलारियोनोविच, मास्को के नुकसान के बाद सामान्य भ्रम के बावजूद, पास के एक संतुलित और दृढ़ व्यक्ति की आवश्यकता थी। इसके अलावा, ईमानदार कोनोवित्सिन, जैसा कि यह था, ने चीफ ऑफ स्टाफ एल। बेनिगसेन को बेअसर कर दिया, जो कुतुज़ोव के खिलाफ पेचीदा था। उस समय से, पेट्र पेट्रोविच कमांडर-इन-चीफ के पहले वक्ता बन गए, कुतुज़ोव और उनके अधीनस्थ कमांडरों के बीच सभी युद्ध पत्राचार उसके माध्यम से पारित हुए।

1815-1819 में। कोनोवित्सिन ने 1819 से युद्ध मंत्री का पद संभाला - राज्य परिषद के सदस्य, सैन्य शैक्षणिक संस्थानों के प्रमुख, पेज और अन्य कैडेट कोर के मुख्य निदेशक और त्सारसोय सेलो लिसेयुम।

चार्ल्स मौरिस टैलीरैंड-पेरिगोर्ड (1753–1838) – नेपोलियन बोनापार्ट के सहायक, एक उत्कृष्ट फ्रांसीसी कमांडर और राजनेता। उनके नाम के साथ एक पूरा युग जुड़ा हुआ है: शाही शक्ति, क्रांति, नेपोलियन का साम्राज्य, बहाली, जुलाई क्रांति। किस्मत ने इन लोगों को 14 साल तक बांधे रखा। नेपोलियन ने तल्लेरैंड की सराहना की: "वह एक साज़िश का आदमी है, महान अनैतिकता का आदमी है, लेकिन एक महान दिमाग है और निश्चित रूप से, मेरे सभी मंत्रियों में सबसे अधिक सक्षम है।" तल्लेरैंड सभी फ्रांसीसी आदेशों और लगभग सभी विदेशी लोगों का शूरवीर बन गया। 1807 में वापस, नेपोलियन की शक्ति की ऊंचाई पर, तल्लेरैंड ने सोचा कि सम्राट की विजय कितने समय तक चलेगी। एक परिष्कृत राजनेता, तल्लेरैंड ने महसूस किया कि यह छोड़ने का समय है, और मंत्री पद छोड़ दिया। नेपोलियन के पतन का अनुमान लगाने में अनुभवी राजनयिक की गलती नहीं थी। तल्लेरैंड ने कूटनीति के चमत्कार दिखाते हुए, सहयोगियों को नेपोलियन के उत्तराधिकारियों को नहीं, बल्कि शाही परिवार - बॉर्बन्स के लिए सिंहासन छोड़ने के लिए राजी किया, और एक बार फिर पक्ष में, तीसरी बार विदेश मंत्री और सरकार के प्रमुख बने। .

एलेक्सी एंड्रीविचए. ए. अरकचीव(1769-1834) - तीन राजाओं के सहायक - पॉल I, अलेक्जेंडर I, निकोलस I।

उन्होंने गैचिना गैरीसन में सेवा की, जिसे भविष्य के सम्राट पॉल आई। त्सारेविच पावेल पेट्रोविच को पूर्ण नियंत्रण में स्थानांतरित कर दिया गया था। ऐसी समीक्षाओं में से एक में, भविष्य के सम्राट ने कार्यकारी लेफ्टिनेंट अरकचेव को देखा। जल्द ही, अरकचेव महल के कमांडेंट बन गए, उन्होंने अपने कर्तव्यों को परिश्रम और परिश्रम के साथ निभाया - वह दिन के किसी भी समय ड्यूटी पर थे। पॉल I के तहत, 28 साल की उम्र में, अरकचेव सेंट पीटर्सबर्ग के कमांडेंट के पद तक पहुंचे और बैरन के हथियारों का कोट प्राप्त किया, जिसमें सम्राट की अनुमति से, उन्होंने आदर्श वाक्य लिखा: "बिना चापलूसी के विश्वासघात।" अलेक्जेंडर I के तहत, उन्होंने व्यापक रूप से सैन्य बस्तियों का निर्माण करना शुरू किया, जिसे बनाने का विचार लंबे समय से उनके विचारों पर कब्जा कर लिया था, 1815 के बाद से उन्होंने वास्तव में अपने हाथों में राज्य परिषद, मंत्रियों की समिति और उनके शाही महामहिम के अपने कुलाधिपति का नेतृत्व किया। , अधिकांश विभागों में tsar के एकमात्र प्रतिवेदक थे। 1817 से, निकोलस I के शासनकाल के दौरान, उन्होंने सैन्य बस्तियों के मुख्य कमांडर का पद संभाला। अरकचेव ने डिसमब्रिस्ट विद्रोह के दमन में भाग लेने से इनकार कर दिया, जिसके लिए उन्हें निकोलस I द्वारा बर्खास्त कर दिया गया था।

फ्रेडरिक एंगेल्स(1820-1895) - वैज्ञानिक साम्यवाद के संस्थापकों में से एक, कार्ल मार्क्स के सहायक। 1844 में पेरिस में हुई मार्क्स के साथ बैठक ने एक रचनात्मक समुदाय की शुरुआत को चिह्नित किया जो मार्क्स की मृत्यु तक चली। एंगेल्स ने "कम्युनिस्टों के संघ" के संगठन और गतिविधियों में सक्रिय रूप से भाग लिया, साथ में मार्क्स ने संघ का कार्यक्रम लिखा - "कम्युनिस्ट पार्टी का घोषणापत्र" और "न्यू राइन समाचार पत्र" प्रकाशित किया, 1849 में उन्होंने सशस्त्र विद्रोह में भाग लिया दक्षिण-पश्चिमी जर्मनी में। अपने पिता से विरासत में मिलने के बाद, एंगेल्स ने मार्क्स को निरंतर भौतिक सहायता प्रदान की। उन्होंने मार्क्स के साथ मिलकर फर्स्ट इंटरनेशनल की गतिविधियों का निर्देशन किया। उनकी मृत्यु के बाद, उन्होंने मार्क्स की मसौदा पांडुलिपियों से अंतिम पाठ को संकलित करते हुए, कैपिटल के संस्करणों को प्रकाशित करना शुरू किया।

निकोलस रोएरिच(1874-1947) - रूसी कलाकार, दार्शनिक, वैज्ञानिक, लेखक, यात्री, सार्वजनिक व्यक्ति, राजनीतिज्ञ। उन्होंने लगभग 7000 पेंटिंग लिखीं और लगभग 30 साहित्यिक कृतियों का निर्माण किया, लेखक और कलात्मक और वैज्ञानिक संस्थानों के संरक्षण पर अंतर्राष्ट्रीय संधि के सर्जक और संस्कृति की रक्षा में अंतर्राष्ट्रीय आंदोलन के संस्थापक ऐतिहासिक स्मारक (रोएरिच की संधि)। 24 साल की उम्र में, वह इंपीरियल सोसाइटी फॉर द एन्कोर्समेंट ऑफ़ आर्ट्स में संग्रहालय के सहायक निदेशक और उसी समय कला पत्रिका "आर्ट एंड आर्ट इंडस्ट्री" के सहायक संपादक बन गए। तीन साल बाद उन्हें कला के प्रोत्साहन के लिए इंपीरियल सोसाइटी का सचिव नियुक्त किया गया।

एवगेनी पेट्रोविच पेट्रोव (काटेव)(1903-1942) - रूसी गद्य लेखक इल्या इलफ़ के सहायक, लेखक। I. Ilf के साथ मिलकर उन्होंने बेहद लोकप्रिय उपन्यास "द ट्वेल्व चेयर्स" और "द गोल्डन कैल्फ" लिखे। 1932-1937 में इलफ़ और पेट्रोव ने समाचार पत्र प्रावदा के लिए सामंत लिखे, इस अवधि के दौरान उन्होंने संयुक्त राज्य भर में यात्रा की, जिसके परिणामस्वरूप संयुक्त पुस्तक वन-स्टोरी अमेरिका थी।

1937 में इलफ़ की मृत्यु से लेखकों का रचनात्मक सहयोग बाधित हुआ। पेट्रोव समाचार पत्र "प्रावदा" में काम करने जाता है, पटकथा लिखता है।

महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध के दौरान उन्होंने समाचार पत्रों प्रावदा, क्रास्नाया ज़्वेज़्दा और सोविनफॉर्म ब्यूरो के लिए एक संवाददाता के रूप में काम किया। उन्हें ऑर्डर ऑफ लेनिन से सम्मानित किया गया था।

इगोर वासिलिविचकुरचतोव(1902-1960) - सहायक भौतिक विज्ञानी अब्राम फेडोरोविच इओफ़े, एक उत्कृष्ट भौतिक विज्ञानी, यूएसएसआर एकेडमी ऑफ साइंसेज के शिक्षाविद, सोवियत परमाणु कार्यक्रम के पहले और दीर्घकालिक प्रमुख।

कुरचटोव में, एक भौतिक विज्ञानी और एक आयोजक की प्रतिभाओं को व्यवस्थित रूप से जोड़ा गया था। यह उन पर था कि शिक्षाविद ए.एफ. Ioffe, जिन्होंने अपने संस्थान में एक परमाणु भौतिकी विभाग को व्यवस्थित करने की अनुमति प्राप्त की और सिफारिश की कि कुरचटोव को परमाणु कार्यक्रम का प्रमुख नियुक्त किया जाए - और इसने बड़े पैमाने पर परमाणु हथियारों के विकास की तीव्र सफलता को निर्धारित किया। 1943 में, इगोर वासिलीविच ने संस्थान की स्थापना और नेतृत्व किया, जिसे बाद में यूएसएसआर एकेडमी ऑफ साइंसेज के परमाणु ऊर्जा संस्थान का नाम मिला। उनके नेतृत्व में, मास्को में पहला साइक्लोट्रॉन बनाया गया था, यूरोप में पहला परमाणु रिएक्टर, पहला सोवियत परमाणु बम, दुनिया का पहला थर्मोन्यूक्लियर बम, दुनिया का पहला औद्योगिक परमाणु ऊर्जा संयंत्र और नियंत्रित थर्मोन्यूक्लियर के कार्यान्वयन में अनुसंधान के लिए सबसे बड़ी स्थापना। प्रतिक्रियाओं का निर्माण किया गया। मेंडेलीफ की आवर्त सारणी के 104वें तत्व का नाम उनके नाम पर कुरचतोव रखा गया है।

यूरी मिखाइलोविच बटुरिन(जन्म 1949) - रूसी संघ के राष्ट्रपति, रूसी राजनेता, वैज्ञानिक (वकील और राजनीतिक वैज्ञानिक), पायलट-कॉस्मोनॉट (दुनिया के 382 वें कॉस्मोनॉट और रूस के 90 वें कॉस्मोनॉट), रूसी संघ के हीरो, के सचिव के सहयोगी रूसी संघ के पत्रकारों का संघ।

1993 से 1994 कानूनी मुद्दों पर रूस के राष्ट्रपति के सहायक के रूप में काम किया, 1994-1996 में - राष्ट्रीय सुरक्षा के मुद्दों पर, 1996-1998 में - रूस के राष्ट्रपति के सहायक के रूप में। 1998 में उन्हें वी.आई. के नाम पर कॉस्मोनॉट ट्रेनिंग के लिए रूसी राज्य वैज्ञानिक अनुसंधान परीक्षण केंद्र में परीक्षण अंतरिक्ष यात्री के पद पर नियुक्त किया गया था। यू.ए. गगारिन। 2000 से - अनुसंधान और परीक्षण कार्य के लिए अंतरिक्ष यात्री टुकड़ी के उप कमांडर। यह पहली बार है जब किसी नागरिक को सैन्य अंतरिक्ष यात्री इकाई में प्रशासनिक पद पर नियुक्त किया गया है, जो कि सीपीसी इकाई है। 2008 से - रूसी संघ की सुरक्षा परिषद के तहत वैज्ञानिक परिषद के सदस्य।

मुझे। तारासोवा,
संगठनात्मक और प्रशासनिक सेवा के प्रमुख
एनके रुस्नेफ्तेखिम सीजेएससी

एक सहायक प्रबंधक एक ऐसी स्थिति है जो रूस में लगभग किसी भी बड़े या मध्यम आकार के उद्यम की कार्मिक संरचना में मौजूद है। अक्सर, किसी दिए गए पद पर पेशेवरों को बहुत सीमित कार्यों और जिम्मेदारियों के साथ सचिवों के रूप में देखा जाता है। लेकिन विचाराधीन स्थिति की बारीकियों को समझने के लिए यह पूरी तरह से गलत तरीका है। कार्यकारी सहायक को शक्तियों की विस्तृत श्रृंखला के साथ सशक्त बनाया जा सकता है। उसकी योग्यता और दक्षताओं की आवश्यकताएं बहुत अधिक हो सकती हैं। प्रश्न में स्थिति की विशिष्टता क्या है? एक रूसी कंपनी में सहायक प्रबंधक के विशिष्ट अधिकार और जिम्मेदारियां क्या हैं?

पद की विशिष्टता

यह स्थिति क्या है - "सहायक प्रबंधक"? ऐसे कर्मचारी की जिम्मेदारियां - वे क्या हैं? ज्यादातर मामलों में, "सहायक प्रबंधक" की स्थिति को सचिव के रूप में समझा जाता है। दुर्लभ मामलों में, यह वाक्यांश एक उप निदेशक की स्थिति को दर्शाता है - लेकिन यह सामान्य है, एक नियम के रूप में, छोटी कंपनियों के लिए। कमोबेश बड़े व्यवसायों में, एक निजी सहायक प्रबंधक के कर्तव्यों को मुख्य रूप से सचिवीय कार्यों के लिए कम कर दिया जाता है। बिल्कुल कैसे? सबसे पहले, यह कार्यालय का काम है, पत्राचार के साथ काम करना, विभिन्न बैठकों के संगठन से संबंधित समस्याओं को हल करना और अन्य कार्यक्रम जिसमें कंपनी के प्रमुख सीधे शामिल होते हैं। प्रबंधक के सचिव (सहायक) के कर्तव्यों में लगभग हमेशा कार्यालय में फोन कॉल करना शामिल होता है।

कुछ मामलों में, संबंधित स्थिति को कई प्रकारों में विभेदित किया जाता है। इसलिए, सचिव जो मुख्य रूप से तकनीकी कार्य करते हैं - फोन कॉल प्राप्त करना, पत्राचार संसाधित करना आदि, संदर्भ कहलाते हैं। बदले में, वे विशेषज्ञ जो कार्यक्रमों और कागजी कार्रवाई के आयोजन के लिए जिम्मेदार होते हैं, कार्यालय प्रबंधक कहलाते हैं। एक दृष्टिकोण है कि एक सहायक प्रबंधक के रूप में इस तरह की स्थिति के लिए, विशिष्ट सचिवीय की तुलना में कर्तव्यों और शक्तियों को व्यापक माना जाता है। विशेष रूप से, ऐसी घटनाओं में व्यक्तिगत उपस्थिति की आवश्यकता में व्यक्त किया जा सकता है जिसमें प्रबंधक भाग लेता है - कॉर्पोरेट पार्टियां, व्यापार वार्ता, छुट्टियां। इस मामले में, सहायक प्रबंधक द्वारा तैयार की गई प्रस्तुतियों के लिए या घटना में अपने बॉस की भागीदारी के छवि घटक के लिए जिम्मेदार हो सकता है। यह ध्यान दिया जा सकता है कि कार्य पुस्तकों में, सहायक प्रबंधक की स्थिति को अक्सर "सचिव" के रूप में जाना जाता है।

प्रबंधक के सहायक के लिए आवश्यकताएँ

"सहायक प्रबंधक" की स्थिति के लिए उम्मीदवारों के लिए विशिष्ट आवश्यकताओं के रूप में ऐसे पहलू पर विचार करें। संबंधित पद पर कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले कर्तव्यों के लिए कुछ कौशल और योग्यता की आवश्यकता होती है। उनकी विशिष्ट सूची काफी हद तक सचिव की गतिविधियों की नौकरी की बारीकियों से निर्धारित होती है। इसलिए, यदि सहायक प्रबंधक की गतिविधियाँ मुख्य रूप से सहायक की स्थिति के अनुरूप होंगी, तो इस मामले में आवश्यकताएं इतनी कठोर नहीं होंगी: माध्यमिक शिक्षा, न्यूनतम कार्य अनुभव, पीसी और कार्यालय उपकरण के साथ काम करने में बुनियादी कौशल। बदले में, यदि सहायक प्रबंधकों की क्षमता में कुछ प्रबंधकीय कार्य शामिल होंगे, तो इस मामले में आवश्यकताओं की सूची बड़ी होगी, और नौकरी की जिम्मेदारियां सचिव की स्थिति के लिए उम्मीदवार की उच्च स्तर की योग्यता मान लेंगी।

कौशल का एक विशिष्ट सेट जो ज्यादातर मामलों में एक सहायक प्रबंधक के पास होना चाहिए: सामान्य विदेशी भाषाओं का ज्ञान, दस्तावेजों, छवियों, प्रस्तुतियों के साथ काम करने के लिए लोकप्रिय कंप्यूटर प्रोग्राम का ज्ञान। प्रबंधक के सहायक की योग्यता के लिए आवश्यकताओं का एक महत्वपूर्ण पहलू व्यक्तिगत गुण हैं। इनमें विनम्रता, सावधानी, परोपकार, जिम्मेदारी और नए कार्यों से निपटने की तत्परता शामिल है। कई संगठनों में सहायक प्रबंधक के पद के लिए उम्मीदवार की पसंदीदा आयु सीमा 18-35 वर्ष है। लेकिन, निश्चित रूप से, ऐसी कंपनियां हैं जो विशेष रूप से एक कर्मचारी के अनुभव को महत्व देती हैं, और इसलिए स्वेच्छा से अधिक उम्र के लोगों को काम पर रखती हैं।

कई फर्म, हालांकि, एक सहायक प्रबंधक की विशेषता वाले कार्यों को करने के लिए कम अनुभव वाले विशेषज्ञों को नियुक्त करना पसंद करती हैं। यह उस व्यवसाय खंड की बारीकियों के कारण हो सकता है जिसमें कंपनी संचालित होती है। कुछ मामलों में, एक कर्मचारी को ऐसी कंपनी में काम करने के लिए प्रशिक्षित करना बेहतर होता है, जो अपेक्षाकृत बोलते हुए, रूस में स्मार्टफोन और टैबलेट के लिए माइक्रोप्रोसेसरों का पहला उत्पादन खरोंच से, इस तरह की उच्च तकनीक की सभी आवश्यक बारीकियों में विसर्जन के साथ खोला गया। व्यवसाय खंड, एक अनुभवी व्यक्ति को समझाने की कोशिश करने के बजाय कि कुछ मामलों में कार्यों को हल करने के पुराने तरीके काम नहीं करते हैं।

मुख्य उत्तरदायित्व

आइए अधिक विस्तार से उन जिम्मेदारियों पर विचार करें जो सहायक प्रबंधक के रूप में ऐसी स्थिति की विशेषता रखते हैं। ऊपर, हमने देखा कि ये काफी हद तक सचिवीय कार्यों तक सीमित हैं। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है। अक्सर ऐसा होता है कि किसी कंपनी के प्रमुख का सहायक, खासकर जब एक बड़े संगठन की बात आती है, तो वह प्रमुख प्रबंधन निर्णय लेने में शामिल होता है। वह उन वार्ताओं में शामिल हो सकता है जिसमें बॉस शामिल है - और न केवल तकनीकी पहलू में, बल्कि प्रासंगिक संवादों से भी जुड़ सकता है, राय व्यक्त कर सकता है, सलाह दे सकता है।

कुछ मामलों में, प्रबंधक अपने सहायक को अपने कुछ कार्यों को सौंप सकता है - उदाहरण के लिए, किसी भी महत्वपूर्ण प्रबंधन निर्णय के बारे में उद्यम कर्मचारियों को सूचित करने के संदर्भ में। बेशक, विचाराधीन स्थिति में एक कर्मचारी अक्सर अपने बॉस की गतिविधियों के आराम को सुनिश्चित करने से संबंधित कार्य करता है - निगरानी के संदर्भ में कि उसके कार्यालय में एक इष्टतम माइक्रॉक्लाइमेट है, हमेशा अपेक्षाकृत बोलने वाली, ताज़ी चाय होती है, ताकि प्रबंधक द्वारा उपयोग किया जाने वाला मुख्य उपकरण स्थिर रूप से कार्य करता है।

काम करने के घंटे

इसलिए, अब हम जानते हैं कि सहायक प्रबंधक के रूप में ऐसी कौन सी नौकरी की जिम्मेदारियां हैं जो इस तरह की स्थिति की विशेषता हैं। हमारा अगला कार्य संबंधित स्थिति में कर्मचारी के कार्य कार्यक्रम की बारीकियों का अध्ययन करना है। बेशक, सामान्य मामले में, सहायक श्रम संहिता द्वारा स्थापित अनुसूची के अनुसार अपने कर्तव्यों का पालन करता है, यानी सप्ताह में 5 दिन 8 घंटे के कार्य दिवस के भीतर। लेकिन व्यवहार में, संगत शासन से महत्वपूर्ण विचलन संभव हैं। इस तरह के परिदृश्य अतिरिक्त जिम्मेदारियों वाले सहायक प्रबंधक जैसे पद पर लागू हो सकते हैं।

तथ्य यह है कि इस पद पर काम करने वाला विशेषज्ञ न केवल अपनी कंपनी के मामलों में शामिल हो सकता है, बल्कि उन समस्याओं को हल करने में भी शामिल हो सकता है जो सीधे आंतरिक कॉर्पोरेट गतिविधियों से संबंधित नहीं हैं। तो, उपयुक्त प्राधिकारी के साथ एक सहायक को व्यावसायिक यात्राओं, सेमिनारों, सम्मेलनों में भेजा जा सकता है। एक कर्मचारी अपने प्रबंधक और अन्य संगठनों में काम करने वाले प्रबंधकों के बीच कुछ मध्यस्थ कर्तव्यों को भी पूरा कर सकता है - उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह या संयुक्त परियोजनाओं के कार्यान्वयन के संदर्भ में। ऐसी समस्याओं को हल करने के लिए कार्यसूची, निश्चित रूप से टीसी द्वारा प्रदान किए गए कार्यों से बहुत दूर हो सकती है। वास्तव में, यह अनियमित हो जाता है, अक्सर मानक 8 घंटों की तुलना में अधिक लम्बा हो जाता है।

विचार करें कि एक सहायक प्रबंधक का नौकरी विवरण कैसा दिख सकता है। प्रासंगिक दस्तावेज़ की संरचना आमतौर पर सामान्य प्रावधानों से शुरू होती है। वे संकेत दे सकते हैं कि सहायक प्रबंधक एक पेशेवर है। इस प्रकार, पहले से ही कानून के स्थानीय स्रोत के स्तर पर, कंपनी इस तथ्य को दर्ज कर सकती है कि विचाराधीन व्यक्ति प्रबंधक नहीं है (उप निदेशक नहीं)। एक उच्च संभावना के साथ - एक सचिव या, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त जिम्मेदारियों के साथ प्रबंधक के लिए एक निजी सहायक।

सहायक नौकरी विवरण: सामान्य प्रावधान

नौकरी विवरण के "सामान्य प्रावधान" में ऐसे शब्द भी हो सकते हैं जो किसी विशेषज्ञ के लिए योग्यता आवश्यकताओं को दर्शाते हैं। उदाहरण के लिए, कि सहायक प्रबंधक के पास एक व्यावसायिक शिक्षा और एक निश्चित अवधि की सेवा होनी चाहिए। कभी-कभी नौकरी के विवरण के एक ही हिस्से में, एक व्यावसायिक क्षेत्र दर्ज किया जाता है जिसमें एक व्यक्ति व्यवसाय करने का अनुभव चाहता है।

"सामान्य प्रावधान" में कर्मचारी की प्रमुख दक्षताओं को दर्ज किया जाता है। उन्हें उद्यम प्रबंधन की संरचना, नियोक्ता कंपनी की आंतरिक और बाहरी नीतियों, कंपनी और अधिकारियों और अन्य संगठनों के बीच संचार के सिद्धांतों, कार्यालय के काम की विशेषता वाले मानकों, के नियमों के ज्ञान के लिए आवश्यकताओं में व्यक्त किया जा सकता है। व्यापार संचार, साथ ही कंपनी में आंतरिक श्रम नियम।

सहायक की नौकरी की जिम्मेदारियां

निर्देश का अगला प्रमुख भाग नौकरी की जिम्मेदारियां है। इसकी विशिष्टता क्या है? यह खंड मुख्य रूप से सहायक प्रबंधक की कार्यात्मक जिम्मेदारियों को तय करता है। ये हो सकते हैं: बॉस के कार्य दिवस की योजना बनाना (बैठकों, कॉलों, साक्षात्कारों के पहलू में), प्रमुख के काम के लिए तकनीकी सहायता का आयोजन (परिवहन के आदेश के संदर्भ में, व्यावसायिक बैठकें आयोजित करना), व्यापार यात्राओं में भाग लेना, व्यापार वार्ता, मिनट रखना और अन्य दस्तावेज, फर्म की अन्य संरचनाओं के साथ उद्यमों के प्रबंधकों के बीच बातचीत सुनिश्चित करना, सरकारी एजेंसियों के साथ संचार।

सहायक अधिकार

कार्य विवरण में हमेशा वे अधिकार शामिल होते हैं जो एक सहायक प्रबंधक के पास होते हैं। स्थिति की बारीकियों द्वारा निर्धारित जिम्मेदारियों को हमेशा उपयुक्त प्राथमिकताओं के साथ पूरक किया जाता है। तो, प्रश्न की स्थिति में कर्मचारी के क्या अधिकार हैं? यह दिलचस्प है कि उद्यम के प्रमुख के सहायक के कर्तव्य उनके साथ काफी सहसंबद्ध हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, ऐसे स्रोतों के साथ समय-समय पर काम करने की आवश्यकता के संबंध में कुछ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर और समर्थन करने का अधिकार उत्पन्न होता है। एक प्रासंगिक स्थिति में एक कर्मचारी के एक और अधिकार का एक उदाहरण तत्काल प्रबंधन, साथ ही कंपनी के अन्य विशेषज्ञों से दस्तावेजों में शामिल करने के लिए आवश्यक जानकारी का अनुरोध करना है। प्रबंधक के सहायक को भी आराम से काम करने की स्थिति सुनिश्चित करने के लिए प्रमुख से मांग करने का अधिकार है। प्रासंगिक स्थिति में किसी व्यक्ति के कर्तव्यों को समय-समय पर दस्तावेजों को भेजने और प्राप्त करने से संबंधित किया जा सकता है - और इन प्रक्रियाओं को विभिन्न तकनीकी साधनों का उपयोग करके किया जाना चाहिए। सचिव को उन तक पूर्ण पहुंच की अपेक्षा करने का अधिकार है।

सहायक की जिम्मेदारी

इसलिए, हमने अध्ययन किया कि सहायक प्रबंधक की जिम्मेदारी क्या है, साथ ही उसके अधिकारों का दायरा क्या हो सकता है। लेकिन प्रश्न में प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों के लिए अधिकांश नौकरी विवरण में एक और खंड है - "जिम्मेदारी"। इसमें कौन से शब्द मौजूद हो सकते हैं? सहायक प्रबंधक अक्सर इसके लिए जिम्मेदार होता है: प्रश्न में निर्देशों द्वारा प्रदान किए गए कर्तव्यों का अनुचित प्रदर्शन, लेकिन रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्धारित सीमाओं के भीतर; उसकी गतिविधियों के दौरान उसके द्वारा किए गए अपराध - फिर से, रूसी कानून की सीमाओं के भीतर; कंपनी को नुकसान पहुंचाने के लिए - श्रम, रूसी संघ के नागरिक संहिता और कानून के अन्य स्रोतों में निर्धारित सीमाओं के भीतर।

सारांश

इसलिए, हमने एक सहायक प्रबंधक, कर्तव्यों और आवश्यकताओं के रूप में ऐसी स्थिति की बारीकियों का अध्ययन किया है जो कंपनी के कर्मियों की संरचना में इस स्थिति की विशेषता है। प्रासंगिक कार्य करने वाला विशेषज्ञ अक्सर सचिवीय कार्य करता है, लेकिन उसके पास बहुत व्यापक शक्तियां हो सकती हैं। दुर्लभ मामलों में, "सहायक प्रबंधक" शब्द उप निदेशक की स्थिति से मेल खाता है, लेकिन यह मुख्य रूप से छोटे उद्यमों के लिए विशिष्ट है।

"सहायक प्रबंधक" वाक्यांश की "शास्त्रीय" व्याख्या में, संबंधित स्थिति में एक व्यक्ति का काम एक सहायक, क्लर्क या, उदाहरण के लिए, एक कार्यालय प्रबंधक के कार्यों के करीब हो सकता है। एक सहायक प्रबंधक की कार्यपुस्तिका में, सबसे अधिक संभावना है, एक प्रविष्टि "सचिव" या "सहायक" होगी, हालांकि, निश्चित रूप से, किसी विशेष संगठन में अपनाए गए कॉर्पोरेट मानकों पर निर्भर करता है।

इस प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों को नियुक्त करने की आवश्यकता अधिकांश रूसी उद्यमों के प्रमुखों की गतिविधियों की विशेषता है। एक शीर्ष प्रबंधक का प्रभावी कार्य इस बात पर निर्भर करता है कि उसका सहायक उसकी समस्याओं को कितनी अच्छी तरह हल करेगा - उद्यम के व्यावहारिक प्रबंधन के दृष्टिकोण से माध्यमिक प्रतीत होता है, लेकिन वास्तव में, संगठन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। कंपनी के प्रमुख की अध्यक्षता वाली टीम के संचार की संरचना में सचिव का काम सबसे महत्वपूर्ण है।

ध्यान दें कि कई फर्म एक साथ कई सहायक निदेशकों की नियुक्ति का अभ्यास करती हैं। उसी समय, प्रत्येक की स्थिति और शक्तियाँ भिन्न हो सकती हैं। एक विशेषज्ञ सिर्फ सचिवीय कार्यों के लिए जिम्मेदार हो सकता है, दूसरा कार्यालय प्रबंधक हो सकता है, और तीसरा एक प्रबंधक के साथ कार्यक्रमों में जा सकता है। उसी समय, मानव संसाधन प्रबंधक गतिविधि के संबंधित क्षेत्रों के ढांचे के भीतर कर्मचारियों की विनिमेयता का अभ्यास कर सकते हैं।