Van olyan sürgős kérdése a szervezettel kapcsolatban, amelyeket rögzíteni kell? Ebben az esetben az írásbeli fellebbezés megírása elengedhetetlen. Azonban nem minden olyan egyszerű, mint amilyennek látszik. Egy hozzáértő üzleti levél megírása egy egész tudomány. És nem ártana, ha mindenki megtanulná vagy emlékezne az összeállítás alapvető készségeire.
Először is döntsük el, hogy Önnek melyik módszer a legkényelmesebb levelet vagy kérést írni egy szervezetnek. Az online üzeneteket leggyakrabban internetes források segítségével használják. Ha így ír egy levelet, akkor nem nélkülözheti:- Számítógép (laptop);
- Szöveg szerkesztő;
- Email.
Ha kézi írásmódot használ, akkor a nyomtatáshoz nyomtatóra is szüksége lesz.
A levélírás első szakasza a „fejléc”. Az oldal tetején kell lennie:- Annak a szervezetnek a neve, amelyhez jelentkezik;
- A szervezet igazgatójának vagy felelős személyének teljes neve;
- Intézmény címe;
- A kérelem benyújtásának dátuma;
- Alkalmazási város.
A kívánatos „fejléc” tételek között szerepelnek a cég koordinátái is – fax, telefon, cím Email, OKPO, OGRN, INN/KPI. A fellebbezés témájától és magától a szervezettől függ.
- Promóciós levelek;
- ajánlólevelek;
- Tájékoztató levelek;
- kísérőlevelek;
- hálaadó levelek;
- Gratuláló levelek;
- oktatólevelek;
- Kérdőlevelek;
- Felkérő levelek;
- Válasz levelekre;
- Értesítő levelek;
- Meghívó levelek.
Attól függően, hogy milyen típusú fellebbezést használ, fogalmazza meg helyesen a tartalmat. Például ha komponálsz pozitív visszajelzést a szervezetnek, részletesen le kell írnia a jelentkezés okát, pontosan mi tetszett és így tovább.
Töltse le portálunkról:
Fontos elem levelet írni egy szervezetnek - „ne dobjon vizet”, és írjon a lényegre. Fejezze ki gondolatait úgy, hogy levele felkeltse a vállalat alkalmazottainak érdeklődését. Ehhez az üzleti etikett szabályai szerint használjon speciális „érdekes szavakat”. Nem szabad azonban túlzásba vinni, mert iratról beszélünk, nem személyes levelezésről. Röviden írja le a helyzetet, de tegye olvashatóvá. Ha a beszélgetés a törvények betartásáról szól, feltétlenül hivatkozzon az Orosz Föderáció törvényeire. Leíráskor konfliktushelyzetüdvözlik az incidens eszkalálására irányuló számos intézkedésre vonatkozó javaslatot.
Fellebbezése sikerének kulcsa a megfelelő szervezetnek írt levél szakszerű megfogalmazása. Gondosan tanulmányozza át a fent leírt összes pontot, és nyugodtan kezdje el a munkát. Ne felejtse el, hogy a levél nem tartalmazhat helyesírási, írásjeleket és stilisztikai hibákat.
Az igazgatónak írt levél legyen rövid és lényegre törő. Nem szabad többoldalas újrameséléseket írni. A mintaüzenet ingyenesen letölthető erről a linkről.
Levél az igazgatónak az intézmények eltérő tartalommal rendelkezhetnek. A partnerek üzleti kérései, a szervezeti alkalmazottaktól az igazgatóknak küldött helyi üzenetek írásban hatékonyabbak, mint a telefonbeszélgetések és a szóbeli beszélgetések. A papír alapú információforrás az igazgatók asztalán, a cég archívumában tárolódik, és egyszer keresletté válik, a követeléssablon egy közvetlen linken keresztül ingyenesen letölthető.
Az igazgatónak írt levél legyen rövid, világos és tartalmas. Nem szabad terjedelmes szövegeket vagy több oldalas újrameséléseket írni. A kivétel a követelések. Senkit nem érdekelnek a hétköznapi ajánlatok és a rendes füzetek. A rendezőhöz intézett felhívásnak egyediséget kell adni, néhány sorban ki kell emelni a fő lényeget. A tartalom megírása után fel kell készülni további fejlődés eseményeket. A szöveg iránt érdeklődő személy sok kérdést fog feltenni. Az előre elkészített, átgondolt válaszok jól kiegészítik az előadást, és kiemelik a szerző kompetenciáját az ügyben.
Kötelező pontok az igazgatónak írt levélben
:- A jobb felső részben a címzett neve szerepel, megadva a vezető beosztását és teljes nevét;
- Az alábbiakban az Ön adatai és elérhetőségei találhatók;
- A lap közepére udvarias kifejezésekkel egy címet írnak be az igazgató nevével és családnevével;
- A bevezető rész egy vagy két sorból áll;
- A bevezetés után azonnal tovább kell lépnie az elbeszélésre;
- Minden tartalmi szót többször át kell gondolni és ellenőrizni;
- Alul az írás dátuma, az aláírás és az átirat;
Használva üzleti levelezés nemcsak az üzleti tevékenységek koordinálása történik meg, hanem az adott szervezet számára szükséges információk összegyűjtése is, amelyre a különféle jelentési auditok során szükség lesz. Ezért mindenekelőtt az adminisztratív alkalmazottak feladatai közé tartozik az üzleti dokumentáció megfelelő karbantartása, amelyhez különféle belső utasításokat és nyomtatványokat dolgoznak ki. A szabványos nyomtatvány előnye, hogy az ember automatikusan kitölti, ezzel megspórolja a saját és a cég idejét.
Az üzleti levelezésnek tartalmaznia kell:
Megbízható és teljes körű információ;
- összefoglaló az elbeszélés hiánya miatt;
- a megszólítás semleges hangvételével, de barátságosan;
- logikai lánc, és nem a kifejtett tények érzelmi értékelése.
Hogy kell írni üzleti levél?
A legfontosabb az, hogy eldöntsük, milyen típusú üzleti levél alkalmas az adott helyzetre. Ennek több fajtája van:
Emlékeztető;
- megerősítés;
- elutasítás;
- kísérőlevél;
- meghívó;
- garancia;
- tájékoztató jellegű;
- értesítő és megrendelő levél.
A kérelmet, javaslatot, fellebbezést, kérelmet vagy követelést tartalmazó üzleti levelek általában választ igényelnek.
Az üzleti levél írásának szabályai.
Az üzleti levél hangneme nagyon fontos érzelmi terhelést hordoz, hiszen a burkolt tiszteletlenség a kifogástalan kommunikációs technikák ellenére is megjelenik. Különösen óvatosnak kell lennie az elutasítást tartalmazó üzleti levél írásakor. Ebben az esetben ne a levél legelején jelezze az elutasítást. Az üzenet első részében meggyőző érveket kell felhoznia álláspontja mellett, ehhez használhat olyan képleteket, mint pl.
- „Sajnos nem tudjuk eleget tenni kérésének”;
- „Nagyon sajnáljuk, de nem tudjuk eleget tenni kérésének” stb.
Az elutasításnál fontos észben tartani, hogy a mi feladatunk visszautasítani, de nem elveszíteni ügyfelet, partnert stb.
Tehát az üzleti levél írásának alapvető szabályai:
A levél lényegének helyes megértéséhez többször meg kell ismételni a címzettnek címzett kérést a szövegben;
- az elutasító levélben fontos megjelölni azokat az okokat, amelyek miatt ez a kérelem nem teljesíthető;
- az ajánlat elutasítása elutasítási képlet.
Az üzleti levelezés nyelve.
Fontos, hogy az üzleti levelezés olvasója csak a lényegét fogja fel, a nyelvét ne, amelyen írják. Ebben az állapotban rejlik az üzleti levélírás szabályainak elsajátítása, amely a folyamat során alakul ki sok éves tapasztalat.
Emlékeztetni kell arra, hogy egy üzleti levélben:
El kell fogyasztani egyszerű szavak ugyanakkor a tartalom elszegényítése nélkül;
- a melléknevek helyett gyakrabban használjon igéket - ez dinamikussá teszi a levél szövegét;
- maradjon közel a megszólítás jelentéséhez, anélkül, hogy belemenne a részletekbe és az érvelésekbe;
- ne használjon hosszú mondatokat, mert elvonják az olvasó figyelmét;
- a kifejezések közötti átmenetnek logikusnak és láthatatlannak kell lennie;
- a lehető legkevesebb névmást használjon.
Az üzleti levelet az írástudás és a stílus különbözteti meg.
Üzleti levelezés készítése.
Amikor üzleti levelet ír, ne feledje felső rész(1/4 A4-es lap) szabadon kell hagyni a fejléces papírhoz. be is felső sarok A levél jelzi a kimenő levelek számát és dátumát, amelyeket a kimenő levelek speciális naplójában rögzítenek.
A bal alsó sarokban a vezető beosztása, vezetékneve és aláírása, a lap legvégén pedig az üzleti levél végrehajtójának vezetékneve és telefonszáma. további információ.
Így az üzleti levél három részből áll: a megkeresés lényegéből, indoklásából és az alátámasztó információkból.
Levélre válaszolva a tartalom első részében az adott címzett utolsó levelére kell hivatkozni. Ha van külföldi levelezés, akkor a jobb áttekinthetőség érdekében a levélhez csatolni kell egy füzetet, amelynek hivatkozását ebben a levélben feltüntetjük. Nagyon fontos, hogy egy ilyen levelet köszönettel zárjunk az együttműködésért és a „Tisztelettel (név) ...” kifejezéssel.
Az üzleti levél az Ön hivatalos képviselője. A tartalom mellett nagyon fontos az üzleti levél helyes formázása is, hiszen köztudott, hogy „a ruhád üdvözöl”. Nézzük meg az üzleti levél írásának menetét.
Forma
Az üzleti levelet a szervezet hivatalos fejléces papírján kell kiállítani. Az űrlap fejlécének és láblécének a következő információkat kell tartalmaznia:
- a szervezet neve;
- a szervezet fizikai címe;
- telefon és fax;
- weboldal és e-mail.
Az űrlap tartalmazhatja a szervezet adatait és logóját is.
Mindezen információk birtokában a címzett gyorsan felismeri a feladót, és válaszlevelet küld a megfelelő címre.
Mezők
Az üzleti levélnek margónak kell lennie: bal oldalon - körülbelül három centiméter, jobb oldalon - körülbelül másfél. Javasoljuk, hogy szabványos Microsoft Word űrlapokat használjon. A mezők szükségesek a címzett esetleges feljegyzéseihez, valamint a levél archív mappába történő iktatásához.
Regisztrációs szám
A levél regisztrációs száma, amely tartalmazza a levél vezető általi aláírásának dátumát, az Ön kényelme érdekében szükséges. Például úgy döntött, hogy levelet küld egy másik szervezetnek, és nem adott hozzá dátumot és számot. És ha ez a cég több ezer levelet kap naponta, hogyan fogja nyomon követni az üzenete sorsát? Általában dátum és szám alapján keresik. Ez különösen igaz a kormányzati szervek. A válaszlevélnek a saját kimenő számán kívül tartalmaznia kell annak a bejövő levélnek a számát is, amelyre válaszol. A regisztrációs szám a levél bal felső sarkában található. Természetesen minden szervezetben gondosan rögzíteni kell a bejövő és kimenő leveleket.
Példa:
Ref. A bejáratnál 2008. július 28-án kelt 546. sz. 2008. július 25-i 321. sz
Levélfejléc
A címzetthez intézett fellebbezést tartalmazó levél fejléce közvetlenül az iktatószám alatt található, és általában a következőképpen formázza: a levél jobb felső sarkában a címzett beosztása és teljes neve szerepel. Maga a fellebbezés a levél közepére kerül, és véget ér felkiáltójel. A fejléc lehet félkövér.
Példa:
vezérigazgatónak
LLC "Rassvet"
Miloslavsky P.N.
Kedves Pavel Nikolaevich!
Betűtípus
A levél betűtípusa alapvetően befolyásolja a levél címzett általi észlelését. A betűtípus nem lehet túl kicsi vagy túl nagy. Ugyanakkor az egész levélben azonosnak kell lennie. A szokásos gyakorlat a Times New Roman 12-es betűméret használata, egyetlen sorközzel. De ha tudja, hogy a címzett rossz látás, mutasd meg, hogy törődsz – növeld a betű betűtípusát.
A személyes üzleti levelek (meghívók, gratulációk, részvétnyilvánítások stb.) betűtípusának kiválasztását kreatívabban közelítheti meg.
Lapszámozás
A lapszámozás különösen fontos a 2 oldalnál hosszabb leveleknél, és különösen a mellékleteket tartalmazó leveleknél. A lapok számozása során a Microsoft Word szövegszerkesztőben javasoljuk, hogy használja a „Fejléc/lábléc” – „Automatikus szöveg beszúrása” – „Oldal” funkciót. Nem mindenből.” Ez lehetővé teszi a címzett számára, hogy helyesen értékelje a levél teljes terjedelmét, és ne keverje össze az oldalak sorrendjét.
A számozás a lap jobb alsó sarkában található.
Művész információk
A vállalkozóra vonatkozó információkat minden üzleti levélnek tartalmaznia kell, amelyet a cég felső vezetői és osztályvezetői írnak alá. Ez lehetővé teszi, hogy a címzett gyorsan megtalálja a küldő cégnél a probléma megoldásáért felelős szakembert.
A vállalkozóra vonatkozó információknak tartalmazniuk kell a teljes nevét (lehetőleg teljes egészében, különben az Ön partnere nehezen tud telefonbeszélgetést kezdeményezni, amelyre további információk megszerzéséhez is szükség lehet) és egy elérhetőségi telefonszámot - munkahelyi vagy mobil. E-mail címet is célszerű megadni.
A művészre vonatkozó információk a levél legvégére, az aláírás után találhatók. Betűmérete egy vagy két egységgel kisebb legyen, mint a levél fő szövegének betűtípusa.
Alkalmazások
Ha a levél mellékleteket tartalmaz, akkor azokat a következő napon kell elkészíteni külön lapok. Ebben az esetben a lapok számozása lehet közös a teljes dokumentumra, vagy külön a főlevélre és az egyes mellékletekre. A mellékletekre vonatkozó információkat a főlevél törzsében, az aláírás előtt kell tartalmaznia.
Példa:
A levélhez 2 dokumentumot mellékelünk 3 lapon:
1. az elvégzett munka átvételi igazolása két példányban;
2. számlák.
Tisztelettel, Főkönyvelő"Bolsevicska" bútorgyár Vasziljeva N.K.
Betöltés...