Az elektronikus dokumentumkezelés (EDM) gyorsan felváltja a papírt. És ez teljesen természetes.
Az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés számos előnnyel jár. A dokumentumcsere ideje lecsökken - az elektronikus dokumentum szinte azonnal továbbításra kerül, és csökken az emberi tényezőhöz kapcsolódó hibák. Az automatikus bizonylatgenerálásnak köszönhetően az elsődleges bizonylatokban és az adóbevallások kézi beviteli hibái kiküszöbölhetők.
Az ügyfelekkel történő elektronikus dokumentumkezelés előnyei közé tartozik a partnerekkel való iratcsere felgyorsulása (75%-kal csökkentve az időt).
Az elektronikus dokumentumok nem vesznek el, ellentétben a papíralapú dokumentumokkal, mert elektronikusan tárolják őket, és rendszeresen elmentik a másolatokat.
Az EDF segítségével akár 65%-kal megtakaríthatja az alkalmazottak idejét. Ezt az időt hatékony munkával tölthetik, nem pedig a dokumentumok nyomtatásával, feldolgozásával és naplóba való beírásával kapcsolatos rutinmunkával. Az elektronikus dokumentumok használata 80%-kal csökkenti a vállalkozás nyomtatási, kézbesítési és tárolási költségeit. Többé nem kell papíralapú archívumot vezetnie és helyiséget bérelnie számukra.
Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei a papírhoz képest az összes részleg és a vállalat egészének hatékonyabb munkája!
Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei a munkaerő- és anyagi erőforrások megtakarítása, valamint a dokumentumok létrehozására, tárolására és feldolgozására fordított idő jelentős csökkenése. De vajon minden olyan rózsás és gazdaságos a papírmentes technológiákban? Tanuljon a cikkből az elektronikus dokumentumkezelés előnyeiről és hátrányairól.
Bárhogyan is szoktunk papírral dolgozni, életünk valósága arra késztet bennünket, hogy elmélyüljünk az elektronikus technológia fortélyaiban. Az ilyen technológiák egyik eleme az elektronikus dokumentumkezelés. Annak érdekében, hogy megértsük az elektronikus dokumentumkezelés fogalmát, és ugyanakkor ne fulladjunk bele a terjedelmes definíciókba és a speciális terminológiába, több kulcsfogalomra fogunk összpontosítani:
Minden elektronikus dokumentumkezelő rendszer kezdeti és fő tárgya az elektronikus dokumentum. Kialakításának, feldolgozásának, védelmének, átvitelének és tárolásának szisztematikus megszervezéséhez intézkedésekre van szükség (speciális programok, technikai eszközök, képzett személyzet stb.).
Az elektronikus dokumentumáramlást úgy építjük fel, hogy számos konkrét feladatot megoldjon. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetséges típusai a cégnél:
További információ az elektronikus dokumentumkezelés bizonyos típusainak erősségeiről és gyengeségeiről.
Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás egy cégnél komoly előzetes felkészülést igényel. Itt jelenik meg az első jelentős hátrány - jelentős anyag-, munkaerő- és egyéb költségek a rendszer megvalósításának szakaszában:
Ezenkívül módosítania kell a számviteli politikát, tükrözve az elektronikus dokumentumáramlásban részt vevő (adózáshoz és számvitelhez kapcsolódó) dokumentumok listáját, az aláírási joggal rendelkező alkalmazottak listáját és egyéb fontos árnyalatokat ( dokumentumok tárolásának módjai, hozzáférés, átvitel stb. stb.).
A rendszer bevezetése után (elektronikus dokumentumkezelés folyamatában) szükséges a kialakított előírások és szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése, szoftverfrissítések stb.
Ismerje meg az elektronikus dokumentumkezelés főbb előnyeit az alábbi ábrán:
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket dicsérve nem lehet figyelmen kívül hagyni gyengeségeit, amelyek minden előnyét semmissé tehetik:
Külön foglalkozzunk bármely vállalati dokumentumfolyam olyan fontos elemeivel, mint a személyi és számviteli elektronikus dokumentumáramlás.
A HR elektronikus dokumentumkezelés a HR elektronikus dokumentumok kialakítására, felhalmozására és cseréjére szolgáló rendszer, mind a vállalat céljaira, mind az érintettekkel való információcserére.
A törvényileg rögzített elektronikus személyzeti dokumentumáramlás elemei már hatályban vannak: a távoli alkalmazottakkal munkaszerződéseket köthet elektronikus formában, ha rendelkeznek elektronikus aláírással (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.3. cikke).
A közeljövőben a személyi elektronikus dokumentumkezelés széles körű bevezetésére kell számítanunk. A Munkaügyi Minisztérium már folytat kísérletet ebben a témában (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2018. március 26-i végzése, 194. sz.):
Ez a rendszer a dolgozók számára is előnyös: a személyzeti osztály felkeresése nélkül is elektronikusan kérhetnek majd dokumentumokat és köthetnek szerződést.
Az utóbbi időben egyre több szó esett a munkáltató és a munkavállaló, valamint más érdeklődők közötti elektronikus interakció egyik formájáról - az elektronikus munkafüzetek széleskörű bevezetéséről.
A részletekért lásd az "Elektronikus munkafüzetek - minden előnye és hátránya" című anyagot .
A személyügyi szektorban az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás hamarosan lehetővé teszi a munkaügyi ellenőrzések távfelügyeletét az interneten keresztül.
Legfontosabb hátránya az, hogy lehetetlen a dokumentumok teljes mennyiségét azonnal elektronikus formában lefordítani, mivel az egyes személyi dokumentumoknak szükségszerűen tartalmazniuk kell a munkavállaló személyes aláírását, hogy biztosítsák a munkáltató és a munkavállaló közötti kapcsolat megfelelő jogi támogatását. És időbe és jogalkotási kezdeményezésbe is szükség lesz ahhoz, hogy a munkavállalót kötelezzék az elektronikus aláírás kiadására.
A számviteli elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai
A pénzügyi szolgáltatások, különösen a számviteli struktúrák, leginkább a jó minőségű és gyors munkafolyamattól függenek. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi ezeknek a részlegeknek, hogy:
- A számviteli osztály munkájának rendszerezése, automatizálása.
Elég régóta használjuk a számviteli elektronikus dokumentumkezelés előnyeit. Az elektronikus dokumentumok speciális számviteli programokban történő előállításának és feldolgozásának képessége nemcsak a munkaerőköltségek csökkentését teszi lehetővé, hanem a hibák elkerülését is a dokumentumok létrehozásának és feldolgozásának minden szakaszában (a program nem teszi lehetővé a hiba elkövetését vagy azonnali azonosítását) .
- Belső vállalati feladatok megoldása.
Például elektronikus fizetési szelvények kibocsátása. Elküldhetők e-mailben, vagy felkerülhetnek minden alkalmazott személyes fiókjába a vállalat vállalati honlapján. A tisztviselők nem kifogásolják a fizetési szelvények elektronikus kiállításának módját (a Munkaügyi Minisztérium 2017. február 21-i levele, 14-1 / OOG-1560). Csak ki kell javítania a cég helyi törvényében.
- Hozzon létre papírmentes technológiákat a külső érdeklődő felhasználókkal való interakcióhoz (bankok, IFTS, Oroszország nyugdíjalapja, FSS stb.).
A továbbiakban a vállalaton kívüli struktúrákkal való interakció elektronikus formáiról fogunk beszélni.
Mondjuk egy légyről. Tisztában vagyunk ennek a rendszernek a jelentős hátrányával. Az internet megszakítása vagy a berendezések meghibásodása, a szoftverek, az elektronikus kulcsok és a tanúsítványok rendszeres frissítésével kapcsolatos problémák rossz szolgálatot tehetnek bármely pénzügyi dolgozónak.
Anyagi kárt szenvedhetnek (bírságot kaphatnak) azok a cégek és egyéni vállalkozók, akik meghibásodások és vírusok miatt nem tudnak időben jelentkezni az adatkezelők felé, illetve nem tudnak időben válaszolni a megkereséseikre.
Fokozatosan kiépül a gazdasági társaságok elektronikus dokumentumainak cseréje az adóhatóságokkal, az FSS-sel, a PFR-rel és más hatóságokkal. A szigorúan formalizált elektronikus formátumoknak köszönhetően az információ- és dokumentumcsere gyorsan megtörténik, szükségtelen bürokrácia és tisztviselők önkénye nélkül. Ez nagy plusz minden cég vagy egyéni vállalkozó számára.
Interakció a FIU-val
A PFR-ben lehetőség van a személyre szabott számvitelhez szükséges beszámolási dokumentumok elektronikus benyújtására (Az állami nyugdíjbiztosítási rendszerben az egyéni (személyesített) elszámolásról szóló törvény 8. cikke, 1996.04.01., 27-FZ. sz.). A legfontosabb az, hogy garantált védelmet biztosítsanak az illetéktelen hozzáférés ellen. Ez a folyamat szigorúan szabályozott:
Elektronikus interakció az FSS-sel
A társadalombiztosítás sem újdonság az elektronikus dokumentumkezelésben. A kötvénytulajdonosoknak lehetőségük van az iroda elhagyása nélkül elektronikus bejelentést benyújtani a pénztárhoz - elegendő regisztrálni az alap portálján (közvetlenül a rendszerben kitölteni egy kérelmet), és megkapni az elektronikus aláírást (ES).
Az FSS ezt a folyamatot is szabályozta:
Lehetőség van elektronikus kapcsolattartásra az alappal és az EDM üzemeltetőn keresztül is, ha megfelelő megállapodást köt vele.
A közelmúltban az elektronikus keresőképtelenségi bizonyítványok kiállítására és feldolgozására szolgáló rendszer bevezetése az elektronikus dokumentumkezelés előnyeinek tudható be.
A kötvénytulajdonosoknak ezentúl lehetőségük van elektronikus betegszabadságot igényelni és velük dolgozni (ha megfelelő megállapodást kötöttek):
- személyes fiókján keresztül az FSS webhelyén;
- AWP "Számítások előkészítése az FSS-hez";
- a szerződő saját szoftvere (egyes bérszámfejtési és személyi számviteli könyvelési programok lehetővé teszik ennek megvalósítását).
Az elektronikus interakció lánca "biztosított - FSS" az elektronikus kórházzal (EB) való együttműködéshez:
Az alkalmazottak információs előnyökhöz jutnak az FSS RF rendszerben történő elektronikus dokumentumkezelés révén. A „Gosuslugi” portálon regisztrálva (ha van visszaigazolt fiókjuk) ellenőrizhetik elektronikus biztonságukat, nyomon követhetik annak feldolgozásának és a juttatások felhalmozásának szakaszait.
Az e-betegszabadság részleteiért lásd a linket.
Elektronikus dokumentumkezelés IFTS-szel
Talán ez a legelterjedtebb elektronikus dokumentumkezelési forma. Az adóbevallásokat főként elektronikus formában nyújtják be a Szövetségi Adószolgálathoz. Az ellenőrök is előszeretettel kommunikálnak az adózókkal elektronikus technológiákon keresztül (elektronikus kérelmek, kérelmek továbbításával stb.).
Eredmények
Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei vitathatatlanok: az iratok nyilvántartására és feldolgozására fordított anyag- és munkaerőköltségek csökkenése, koordinációjuk és jóváhagyásuk időmegtakarítása és sok egyéb pozitív szempont. Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van, de van elég hátránya is. Az elektronikus információ biztonságának biztosításával kapcsolatos problémák, az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével és fenntartásával járó árnyalatok elégtelen jogszabályi és technológiai kidolgozása lassíthatja széleskörű bevezetését.
Jelenleg a legtöbb vállalatnál a munkafolyamat a megszokott, hagyományos papírformában marad, annak ellenére, hogy sok cég igyekszik ha nem is a teljes munkafolyamatot, de legalább egyes szakaszait automatizálni, mert az automatizált technológia számos jelentős előnyeit.
Az irodai munka szervezeti formájának megválasztásakor a fő kritérium a szervezet által beérkezett és egy bizonyos időszakra létrehozott dokumentumok mennyisége. Ezért azokban a vállalatokban, ahol kiterjedt szervezeti egységekkel és számos dokumentumból álló egyetlen lánc köt össze, az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése létfontosságú feladattá válik.
Tekintsük az elektronikus dokumentumkezelés kulcsfogalmait. Dokumentumfolyamat a dokumentumok mozgatásának folyamata létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy megvalósítás pillanatáig, és végső soron a tárolás, archiválás vagy megsemmisítés, ha a dokumentum nem képvisel bizonyos értéket.
Elektronikus dokumentumkezelés egy egységes mechanizmus a számítógépes eszközökkel létrehozott, rendszerint elektronikus digitális aláírással aláírt dokumentumok mozgatására, valamint ezen dokumentumok különféle elektronikus adathordozókkal történő feldolgozásának módja.
Az elektronikus dokumentumkezelés bármely szervezetben alkalmazható: egy kisvállalkozásban és egy kiterjedt fiókhálózattal rendelkező nagyvállalatban vagy holdingban egyaránt. Számos előnye van.
Először is, az az üzleti folyamatok átláthatósága... Az elektronikus rendszerben gyorsabb és egyszerűbb a dokumentumok végrehajtásának, átvételének, létrehozásának és általában meglétének ellenőrzése, amely lehetővé teszi a menedzsment és a vonalvezetők számára az üzleti folyamatok figyelemmel kísérését.
Emellett az elektronikus dokumentumkezelés kétségtelen előnye az a végrehajtó funkció fokozása... A statisztikák szerint a megrendelések meglehetősen nagy százalékát nem az alkalmazottak hajtják végre. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben a vezető ellenőrizheti az összes munkafolyamatot, a végrehajtás gyorsaságát és minőségét, és ami a legfontosabb, a munka eredményét.
Csökkentett feldolgozási időés maguk a dokumentumok végrehajtása... Az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumok gyorsabb létrehozását, keresését, feldolgozását és terjesztését, valamint összesítések, jelentések és nyilvántartások automatikus összeállítását teszi lehetővé, amely lehetővé teszi a munka gyors és hatékony elvégzését, végső soron az üzleti folyamatok optimalizálását.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése is lehetővé teszi növelje a titkosság szintjét... Minden résztvevő pontosan olyan mértékű hozzáférést kap a céges dokumentumokhoz, amelyek megfelelnek a jogosítványának: dokumentum olvasása, szerkesztése vagy teljes jogosítvány. Minden művelet rögzítésre kerül a számítógépes rendszerben, így bármikor láthatja, hogy ki dolgozott az adatokkal, módosította azokat.
Általában véve a titoktartás problémája nagyon akut. Egyes céges dokumentumok elvesztése milliós károkat okozhat. Hiszen a papír dokumentumok könnyen kivehetők a mappából, és minden információ áthelyezhető az oldalra. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor egy cégnél természetesen nem lehet majd teljesen kiküszöbölni az információszivárgást, de mindig látható, hogy a dolgozók közül kik, mikor, mikor és hogyan használták fel ezeket a dokumentumokat.
Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi optimalizálja az új alkalmazottak képzési folyamatát és az új folyamatok bevezetését a vállalatban... Az új utasítások, előírások bevezetése az elektronikus dokumentumkezelésben sokkal gyorsabb, mintha minden dolgozót külön-külön tájékoztatnánk és a papíralapú dokumentumokkal megismertetnénk.
Elektronikus dokumentumkezelés növeli a vállalati kultúrát... A vállalat minden struktúrája egyetlen információs térben működik, ami lehetővé teszi, hogy szinte minden munkavállaló részt vegyen a vállalati folyamatokban.
Az elektronikus dokumentumkezelés megléte a vállalkozásnál lehetővé teszi gyorsabban alkalmazkodni a nemzetközi szabványpiac változásaihoz... Új szabványok megjelenése esetén az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben működő cég új sablonra cserélheti dokumentumait, ami növeli a piaci versenyképességet.
Meg kell jegyezni, hogy az elektronikus dokumentumkezelésnek megvannak a maga hátrányai. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer jelentős hátránya az dokumentummegőrzési probléma... Valójában bármikor, amikor egy vírus bejuthat a számítógépbe, előfordulhat, hogy a dokumentumok mentésére szolgáló rendszer nem működik. A probléma redundanciarendszer létrehozásával megoldható.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyik hátránya az személyzet, vagy a rendszerben elfoglalt személyzet. Az iratfolyamat automatizálása során előfordulhat, hogy nem kerülhető el a stressz a kétkezi munkához szokott, az elektronikus dokumentumáramlást nem megfelelően ismerő munkavállalók körében.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben különösen fontos a hozzáértő adatbevitel. Az emberi tényező itt különösen fontos, mert a rendszer további zavartalan működése a szakképzett személyzet minőségi munkáján múlik majd.
Ezenkívül az elektronikus dokumentumkezelő rendszer beszerzésének és bevezetésének szakaszában a nagy költségek elkerülhetetlenek a vállalat számára, amelyeket azonban kompenzál a dokumentumokkal való munkára fordított idő csökkenése és az üzleti folyamatok optimalizálása.
Negatívan befolyásolja az elektronikus dokumentumkezelés széles körű elterjedését és földrajzi tényező... Az elektronikus dokumentumcsere nem minden vállalkozóval lehetséges az egységes információs tér hiánya miatt. Ezért sok cégnek egyszerre kell lebonyolítania a hagyományos "papír" és elektronikus dokumentumcserét. Az okiratok és szerződések elektronikus úton történő megküldése azonban leegyszerűsítené az ügyfelek és ügyfelek közötti munkát bármely piaci szegmensben, különösen a földrajzilag távoli régiók között.
Megjegyzendő, hogy a legtöbb dokumentum esetében a személyes aláírás kötelező, ami jogi erőt ad. Az elektronikus dokumentum jogi erejét elektronikus aláírás erősíti meg, amely a 63-FZ szerint három típusból áll. Jelenleg a legtöbb állam jogilag egyenrangúnak tekinti a közönséges aláírással aláírt papíralapú dokumentumokat és a minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumokat.
A HR ügyintézésben az elektronikus dokumentumkezelő rendszerre való teljes átállás nem lehetséges, hiszen ha a HR dokumentumnak tartalmaznia kell a munkavállaló személyes aláírását, akkor azt papír formában kell formálni a munkavállaló és a munkáltató közötti jogviszony megfelelő biztosítása érdekében.
Emellett a munkakönyvek vezetése is szigorúan szabályozott. Ez és számos egyéb személyi okmány kizárólag papíralapon készíthető, tölthető ki és tárolható.
Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei azonban annyira nyilvánvalóak, hogy ma már nehezen képzelhető el olyan humán részleg, amely kizárólag papír formában bonyolítja az iratforgalmat.
Az elektronikus dokumentumáramlás a munkaügyi kapcsolatok részét képezi jogszabályi szinten. 2013 tavaszán az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve kiegészült „A távmunkások munkaügyi szabályozásának jellemzői” fejezettel. Mindkét félnek – a munkáltatónak és a munkavállalónak – rendelkeznie kell elektronikus aláírással a munkaviszony formálásához. Ha az ember folyamatosan szabadúszóként vagy otthon dolgozik, minden bizonnyal érdemes pénzt költeni az elektronikus aláírásra, és tovább optimalizálni ezt a folyamatot.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek megvannak a maga előnyei, és hasznos lehet egy kiterjedt divíziós szerkezettel rendelkező nagyvállalat számára. Fennállásának ebben a szakaszában azonban a rendszernek számos olyan hátránya van, amelyek lassítják a papíralapúról a teljes elektronikus dokumentumáramlásra való átállást. Mindez komoly fejlesztéseket igényel mind technológiai, mind jogszabályi szinten.
Az elektronikus dokumentumkezelésnek vannak előnyei és hátrányai, előnyei és hátrányai az intézményben való alkalmazásnak.
Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnyei:
az intézmény összes struktúrája egy információs térben fog működni;
az intézményen belüli iratok feldolgozási sebessége, az iratok biztonsága, biztonsága nagymértékben megnő;
az adatok titkosítása megakadályozhatja az információszivárgást;
nő az alkalmazottak termelékenysége és csökken a dokumentumok feldolgozása során előforduló hibák valószínűsége, ami a munkavállaló képzettségétől függ;
jelentős gazdasági hatása.
A rendszer bevezetésének közvetlen hatása lehetővé teszi a fogyóeszközökre fordított pénz megtakarítását, a postai és futárszolgálati szolgáltatások fizetését, az anyagok fénymásolását, valamint csökkenti a munkaerőköltségeket. Közvetett hatás a vezetés azon előnyei, amelyek jelentősek a szervezet működése szempontjából: a gazdálkodás átláthatósága, a teljesítményfegyelem ellenőrzése stb.
Tehát az EDMS bevezetése lehetővé teszi:
teljesen automatizálja a dokumentumokkal való munka folyamatát;
a távoli felhasználókkal és felhasználói csoportokkal való munka megszervezésének biztosítása;
külső levelezőrendszerekkel való integráció biztosítása;
az elektronikus dokumentumkezelő rendszer alapvető képességeinek kiépítése a modularitás és a beépített eszközök megléte segítségével;
az egyidejű munkavégzés folyamatának biztosítása a korlátlan számú felhasználó rendszerében;
javítja a dokumentumokkal végzett munka hatékonyságát;
javítja a dokumentumokkal való munka vállalati kultúráját;
Jelentősen csökkenti a papírmunka mennyiségét;
Jelentősen csökkenti a dokumentumok feldolgozásának és kiküldésének idejét, az iratok felkutatásának idejét, a dokumentumtervezetek egyeztetésének és jóváhagyásának idejét;
minden dokumentációs folyamatot biztosítani a dokumentumok elektronikus és papíralapú változatának egyidejű használatával;
minden típusú dokumentum regisztrációjának egyszerűsítése (regisztráció e-mailből és webes űrlapokból, streaming szkennelés támogatása, bármilyen formátumú fájlok regisztrációja);
munkafolyamat-kezelés biztosítása (dokumentumok átadása az előadók között);
folyamatot biztosít a kapcsolódó dokumentumokkal való munkavégzéshez;
dokumentumkezelés biztosítása a teljes életciklus során;
minden folyamat átláthatóságának biztosítása a dokumentum létrehozásától az archívumba való benyújtásig;
a dokumentumokkal végzett munka előzményeinek mentése (a dokumentummal végzett összes művelet időpontjának és szerzőinek nyomon követése, munkamegjegyzések mentése, csatolt fájlok verziószámának támogatása);
nyomon követni a dokumentumkészítés történetét;
világos folyamatot biztosít a dokumentumok jóváhagyására és jóváhagyására;
jól működő utasításrendszer kiépítése;
biztosítsa a fegyelem végrehajtásának szigorú ellenőrzését;
a dokumentumokat bármilyen szempont szerint rendezni;
információkeresést biztosít különböző attribútumok alapján és teljes szöveges keresést;
biztosítja az iratok mozgására vonatkozó statisztikai adatok gyűjtésének és elemzésének automatizálását;
dokumentumok elektronikus képeinek archív tárolása;
biztosítja a hozzáférési jogok szabályozását;
azonnali hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz;
csökkenti a dokumentumok mennyiségi elvesztését;
növeli a munka termelékenységét;
csökkenti az irattárba történő benyújtásra szánt dokumentumok előkészítésének és a dokumentumok levéltári tárolásának költségeit;
az elektronikus dokumentumok joghatását biztosítani;
csökkenti a futár- és postai szolgáltatások költségeit;
csökkentse a belső és külső futárok számát;
az információs és referenciabázis karbantartásának biztosítása;
speciális keresési lehetőségek biztosítása (attribútum keresés, speciális keresés, teljes szöveges keresés az orosz nyelv morfológiáját figyelembe véve, dinamikus keresési mappák támogatása);
papíralapú és elektronikus dokumentumok nyilvántartásba vételének támogatása az intézmény követelményeinek megfelelően;
dokumentumok mozgási útvonalainak támogatása (szekvenciális, párhuzamos, szabad útvonalak, feltételes útvonalak, halasztások);
vegyes munkafolyamat támogatása (papíralapú bizonylatok, jelentések készítése sablonok segítségével, iratnyilvántartási kártya kinyomtatása, eredeti dokumentumok tárolási helyének elszámolása);
eszközök rendelkezésre állása a munkafolyamatok elemzéséhez, jelentések készítéséhez, valamint az alkalmazottak vezetői fegyelmének ellenőrzéséhez (jelentések és elemzési referenciák generálásának lehetősége, automatikus naplózás);
információbiztonság (digitális aláírás támogatása, adattitkosítás, naplózás, hozzáférési jogok és szereprendszerek megkülönböztetése, beépített adatintegritás-ellenőrzés és automatikus biztonsági mentés).
De minden előnye mellett az EDMS-nek vannak hátrányai:
"stressz" az alkalmazottak körében - minden új, nehezen fogadják el;
programok és dokumentumkezelő rendszerek beszerzésének, valamint ezek megvalósításának és további karbantartásának költségeit;
hiányosságok az információbiztonságban - "kalóz" lemezek átpumpált adatbázisokkal;
a távoli hozzáférést használó modern hackerek a legmagasabb fokú védelem mellett képesek feltörni a drága programokat;
a munkafolyamat áramlásának meredek növekedésével a szerverek nem tudnak megbirkózni, és a munka termelékenysége csökken.
Az elektronikus dokumentumkezelésnek vannak előnyei és hátrányai, előnyei és hátrányai a szervezetben való használatnak.
Ahhoz, hogy mérlegeljük az elektronikus dokumentumkezelő rendszer vállalati bevezetésének előnyeit és hátrányait, ez egy nagyon fontos rész a vállalat felépítésének és dokumentumáramlásának megtervezésekor. Bár sok vezető nem fordít kellő figyelmet a munkafolyamatok és általában az üzleti folyamatok automatizálásának kérdésére, ezek csak azok a vezetők, akik nem ismerik az elektronikus munkafolyamat előnyeit.
Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnyei abban nyilvánulnak meg, hogy használata során a vállalat összes részlege és struktúrája egy információs térben fog működni. Ezzel kapcsolatban a vállalaton belüli dokumentumfeldolgozás sebessége jelentősen megnő. Emellett fontos tényező, amely az elektronikus dokumentumáramlást a szokásosnál nagyságrenddel magasabbra teszi, a dokumentumok biztonsága. A modern rendszerek adattitkosítást alkalmaznak, ami megakadályozhatja az információszivárgások létrehozására irányuló kísérleteket. Az ilyen típusú munkafolyamatok alkalmazásakor nő az alkalmazottak termelékenysége, és csökken a dokumentumfeldolgozási hibák valószínűsége, ami a munkavállaló képzettségétől függ. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése jelentős gazdasági hatást fejt ki, mennyiségi értékelése azonban nehéz folyamat, hiszen sok tényezőt kell figyelembe venni.
A rendszer bevezetésének közvetlen hatása lehetővé teszi a fogyóeszközökre fordított pénz megtakarítását, a postai és futárszolgálati szolgáltatások fizetését, az anyagok fénymásolását, valamint csökkenti a munkaerőköltségeket. Közvetett hatás a vezetés azon előnyei, amelyek jelentősek a szervezet működése szempontjából: a gazdálkodás átláthatósága, a teljesítményfegyelem ellenőrzése stb.
Tehát az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése lehetővé teszi:
1. teljesen automatizálja a dokumentumok kezelésének folyamatát;
2. a távoli felhasználókkal és felhasználói csoportokkal való munka megszervezésének biztosítása;
3. biztosítsa a külső levelezőrendszerekkel való integrációt;
4. az elektronikus dokumentumkezelő rendszer alapvető képességeinek kiépítése a modularitás és a beépített eszközök megléte segítségével;
5. az egyidejű munkavégzés folyamatának biztosítása a korlátlan számú felhasználó rendszerében;
6. a dokumentumokkal végzett munka hatékonyságának javítása;
7. a dokumentumokkal való munka vállalati kultúrájának fejlesztése;
8. jelentősen csökkenti a papírmunka mennyiségét;
9. jelentősen csökkenteni az iratok feldolgozási és kiküldési idejét, az iratok felkutatásának idejét, az egyeztetés és az irattervezetek jóváhagyásának idejét;
10. minden dokumentációs folyamatot biztosítani a dokumentumok elektronikus és papíralapú változatának egyidejű használatával;
11. minden típusú dokumentum regisztrációs folyamatának egyszerűsítése (regisztráció e-mailből és webes űrlapokból, streaming szkennelés támogatása, bármilyen formátumú fájlok regisztrációja);
12. munkafolyamat-kezelés biztosítása (dokumentumok átadása az előadók között);
13. biztosítson egy folyamatot a kapcsolódó dokumentumokkal való munkavégzéshez;
14. a dokumentum kezelésének biztosítása a teljes életcikluson keresztül;
15. minden folyamat átláthatóságának biztosítása a dokumentum létrehozásától az archívumba való benyújtásig;
16. A dokumentumokkal végzett munka előzményeinek mentése (idő és a dokumentummal végzett műveletek szerzőinek nyomon követése, munkamegjegyzések mentése, csatolt fájlok verziószámának támogatása);
17. nyomon követni a dokumentumkészítés történetét;
18. biztosítsa a dokumentumok egyeztetésének és jóváhagyásának egyértelmű folyamatát;
19. jól működő rendelési rendszer kiépítése;
20. gondoskodni az előadói fegyelem szigorú ellenőrzéséről;
21. a dokumentumokat bármilyen szempont szerint válogatni;
22. különböző attribútumok szerinti információkeresést és teljes szöveges keresést biztosít;
23. gondoskodik az iratok mozgására vonatkozó statisztikai adatok gyűjtésének és elemzésének automatizálásáról;
24. gondoskodik a dokumentumok elektronikus képeinek archív tárolásáról;
25. gondoskodik a hozzáférési jogok szabályozásáról;
26. azonnali hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz;
27. a dokumentumok mennyiségi elvesztésének csökkentése;
28. a munka termelékenységének növelése;
29. csökkenti az irattárba történő benyújtásra szánt dokumentumok előkészítésének és az irattári tárolás költségeit;
30. az elektronikus dokumentumok joghatását biztosítani;
31. a futár- és postai szolgáltatások költségeinek csökkentése;
32. csökkentse a belső és külső futárok számát;
33. gondoskodik az információs és referenciabázis karbantartásáról;
34. Speciális keresési lehetőségek biztosítása (attribútum keresés, bővített keresés, teljes szöveges keresés az orosz nyelv morfológiáját figyelembe véve, dinamikus keresési mappák támogatása);
35. Papír és elektronikus dokumentumok nyilvántartásának támogatása a GDOU előírásainak megfelelően.
36. Dokumentumok mozgási útvonalainak támogatása (szekvenciális, párhuzamos, szabad útvonalak, feltételes útvonalak, halasztások)
37. Vegyes munkafolyamat támogatása (papírnyomtatványok, jelentések készítése sablononként, iratnyilvántartó kártya nyomtatása, eredeti dokumentumok tárolási helyének nyilvántartása);
38. Eszközök rendelkezésre állása a munkafolyamatok elemzéséhez, jelentések készítéséhez, valamint a dolgozók vezetői fegyelmének figyelemmel kíséréséhez (jelentések és elemzési referenciák generálásának lehetősége, automatikus naplózás);
39. Információbiztonság biztosítása (digitális aláírás támogatása, adattitkosítás, naplózás, hozzáférési jogosultságok és szereprendszerek megkülönböztetése, beépített adatintegritás-ellenőrzés és automatikus mentés megléte).
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer minden előnye mellett azonban megvannak a maga hátrányai. Ezeket figyelembe kell venni az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével kapcsolatos döntések meghozatalakor. Ha egy cég megalakulásától kezdve elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezet be, akkor az nem okoz „stresszt” a dolgozói körében. Ha pedig egy olyan cég hozza meg a döntést, amelynek már elég régóta rendszeres a munkafolyamata, akkor figyelembe kell venni, hogy a rendszer átalakítása számos „stresszt” okozhat a dolgozókban. Minden új, nehezen fogadják. Figyelembe kell venni azt is, hogy a cégnél felmerülhetnek a programok és dokumentumkezelő rendszerek beszerzésének, illetve ezek megvalósításának és további karbantartásának költségei.
Információbiztonsági hiányosságok is vannak. Mivel a piacot elárasztják a "kalóz" lemezek, amelyeken komoly állami szervek feltöltött adatbázisai vannak, amelyek jó védelemmel rendelkeznek, mit is mondhatnánk a kis- és középvállalkozásokról. A verseny az üzlet törvénye. Egy gátlástalan versenytárs nehezebben juthat papíron kifüggesztett információkhoz: a dokumentumok különböző helyiségekben, szekrényekben (asztalok, széfek), szétszórt mappákban tárolhatók. Az elektronikus adatbázisokkal egyszerűbb. A modern hackerek távoli hozzáférést használnak, hogy a legmagasabb fokú védelemmel betörjenek a drága programokba.
A következő hátrány a munkafolyamat áramlásának meredek növekedése. Ennek eredményeként a szerverek nem tudnak megbirkózni, és a munka termelékenysége csökken. Papír munkafolyamat esetén ilyen éles rándulás lehetetlen.
És még egy hátrány a munkaerőköltségek növekedése a munkafolyamat növekedése következtében. A munkáltatónak nincs ideje megfelelően reagálni a személyi kérdésekkel kapcsolatos döntéshozatal ilyen ugrásaira. A mennyiségek nőnek, a létszám változatlan marad.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer átgondolása után megállapíthatjuk, hogy megvannak a maga előnyei. A hiányosságok és annak megvalósítása a szervezetben pedig a vezetőn múlik. Mivel minden vezető személyesen felelős azért, hogy vállalkozása mennyire lesz produktív.
Betöltés ...