Biuro darbo pagrindai ir dokumentų srautas trumpai. Verslo istorija. Yra trys biuro darbo organizavimo formos: centralizuotas, decentralizuotas ir mišrus

1. ĮVADAS Į VERSLO VADYBĄ

1. Dokumentas valdymo sistemoje.

2. Pagrindinės biuro darbo ir dokumentų apyvartos sampratos.

3. Biuro darbo raidos istorija Rusijoje.

1.1. DOKUMENTAS VALDYMO SISTEMOJE

Pagrindinis valdymo ir kitos informacijos fiksavimo ir perdavimo valdymo sistemoje būdas yra dokumentas, o priimamų sprendimų kokybė, taigi ir bendras bet kurios institucijos veiklos rezultatas plačiąja to žodžio prasme labai priklauso nuo to, kaip efektyviai organizuojama dokumentinė parama. Tinkamas darbo įstaigoje dokumentavimas grindžiamas atitinkama normine ir metodine baze – organizacinio, mokomojo, metodinio pobūdžio teisinių dokumentų visuma. Tarnybinio darbo norminiai ir metodiniai dokumentai kiekvienoje institucijoje rengiami atitinkamų teisės aktų ir norminių aktų pagrindu.

V pagal federalinį įstatymą „Dėl informacijos, informatizacijos

ir informacijos apsauga“ 1995-02-20 Nr. 24-FZ (5 straipsnis), dokumentacija (tai yra dokumentų kūrimas) yra būtina sąlyga norint įtraukti informaciją į informacijos išteklius. Taip pat rašoma, kad dokumentacija vykdoma už biuro darbo organizavimą, dokumentų ir jų masyvų standartizavimą atsakingų valstybės institucijų nustatyta tvarka. Valstybinis reglamentavimas apima ne tik dokumentacijos apimtį, bet ir darbo su dokumentais organizavimą.

Valstybinį biuro darbo reglamentavimą vykdo Rusijos federalinė archyvų tarnyba (Rosar-Khiv), kuri pagal Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatus (patvirtintą Rusijos Federacijos prezidento kovo 17 d. dekretu). , 1994 Nr. Federacija 1998 m. gruodžio 28 d. Nr. 1562) teikia tarpsektorinius organizacinius ir metodinius nurodymus ir dokumentų organizavimo kontrolę federalinės valdžios organų darbe, koordinuoja valstybinės kanceliarinės sistemos ir vieningų dokumentų sistemų kūrimą. .

Rusijos Federacijos standartizacijos, metrologijos ir sertifikavimo komitetas (Rusijos Gosstandart) vykdo valstybinį standartizacijos valdymą, įskaitant dokumentų ir dokumentacijos sistemų suvienodinimą ir standartizavimą, visos Rusijos techninių klasifikatorių kūrimą, diegimą ir priežiūrą. , ekonominė ir socialinė informacija.

Rusijos Federacijos Vyriausybė, federalinės vykdomosios valdžios institucijos yra atsakingos už dokumentų paramos organizavimą vykdomosios valdžios institucijose, atitinkamų norminių teisės aktų rengimą.

1.2. PAGRINDINĖS BIURŲ GAMYBOS IR DOKUMENTŲ VALDYMO SĄVOKOS.

Bet kurios įmonės valdymas- tai informacinis procesas, kurio metu gaunama, apdorojama informacija, priimamas sprendimas, sprendimas perduodamas vykdytojams, kurių veiksmai yra kontroliuojami.

Visuose informacijos proceso etapuose yra kuriami dokumentai, kuriuose fiksuojama įvairi informacija.

Dokumentas – tai informacijos rinkinys, esantis materialioje laikmenoje ir turintis teisinį pagrindą.

Prieš srovę

		nurodymus
	Administracija
				valdymas
	protokolai,
	išvadas		darbas biure
				Atlikėjai
		kontrolė	biuro užrašai,

ataskaitų teikimas

Ryžiai. 1. Įmonės informaciniai procesai

Neatsiejama bet kurios organizacinės sistemos valdymo dalis yra biuro darbas.

Terminas „popierizmas“ atsirado XVIII amžiaus antroje pusėje ir reiškė ne tik aplanką su dokumentais, bet ir sprendžiamą klausimą. Šiuo metu terminas reiškia bylos informacinio palaikymo organizavimą, t.y. įrašų valdymas.

darbas biure- veiklos sritis, susijusi su dokumentų kūrimo procesu ir darbo su jais organizavimu.

Biuro darbo tikslas– informacinė valdymo proceso parama

Pagrindinės biuro darbo užduotys:

 kuriant dokumentus, t.y. juos pritvirtinant bet kuris vežėjas;

 dokumentų perdavimas vėlesniam jų vykdymui ar sprendimo priėmimui;

 dokumentų registravimas jų vykdymo kontrolei;

 dokumentų sisteminimas ir saugojimas, greita dokumentų paieška

kaip reikia.

Verslo organizavimo formos:

Centralizuota forma pasižymi tuo, kad visos dokumentų tvarkymo operacijos yra sutelktos (centralizuotos) viename centre visai institucijai – biurui, bendrajam skyriui ar sekretorei. Ši forma būdinga mažoms įstaigoms.

decentralizuota forma apima biuro veiklos paskirstymą tarp įstaigos struktūrinių padalinių; tuo pačiu metu kiekvienas iš jų atlieka gana homogenišką biuro operacijų rinkinį. Retai naudotas.

Esant mišriai formai, operacijos atliekamos centralizuotai (dokumentų priėmimas, registravimas, kontrolė, dauginimas) ir decentralizuotai (dokumentų saugojimas, bylų formavimas). Būdinga vidutinėms ir didelėms įstaigoms.

Biuro darbo samprata remiasi dokumentacijos samprata.

Dokumentacija– tai reguliuojamas informacijos įrašymo į popierių ar kitą laikmeną procesas, užtikrinantis jos tvirtumą.

Dokumentavimo įrankiai- įrankiai, kuriuos žmogus naudoja kurdamas dokumentus. Jie skirstomi į:

paprastos priemonės(rašikliai, pieštukai)

mechaninėmis ir elektromechaninėmis priemonėmis (rašomosios mašinėlės,

magnetofonai, foto, filmų ir vaizdo aparatūra)

automatizuotomis priemonėmis (Kompiuterinė technologija).

Dokumentacija apima nustatytų įrašymo taisyklių laikymąsi

informacija apie kiekvieną dokumento tipą. Šių taisyklių laikymasis suteikia sukurtiems dokumentams teisinę galią.

Teisinė galia- oficialaus dokumento turtas, jam perduotas galiojančiais teisės aktais, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka.

Rekvizitas – privalomas dokumento įforminimo elementas (dokumento rūšies pavadinimas, adresatas, data, parašas).

Dokumento forma- tai dokumento detalių rinkinys, išdėstytas standarto nustatyta tvarka.

Dokumentavimo sistema- dokumentų rinkinys, susijęs pagal kilmės požymius, paskirtį, rūšį, veiklos sritį, vienodus jų įforminimo reikalavimus.

Darbo su dokumentais organizavimas apima įstaigos dokumentų srauto organizavimą, dokumento saugojimą ir jų panaudojimą einamojoje įstaigos veikloje.

Įstaigos dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimo organizacijoje procesas nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki jų įforminimo užbaigimo ir perdavimo į archyvą.

Dokumentas reklamuojamas:

1. Erdvėje: įmonės viduje ir už jos ribų.

2. Laike: nuo dokumento sukūrimo ar gavimo momento iki jo išsiuntimo adresatui arba perdavimo saugoti.

Darbo eigos organizavimas įmonėje (žr. skaidrę)

Yra išoriniai ir vidiniai darbo eigos kontūrai.

Išorinis ciklas prasideda gaunamais (išoriniais) dokumentais, kurie į įmonę patenka iš išorės. Gautus dokumentus sekretoriai registruoja ir pateikia vykdyti. Išorinė kilpa baigiasi siunčiamų dokumentų registravimu.

Jei dokumentas sukurtas pačioje organizacijoje, tada yra vidinis kontūras dokumento ištrauka (iniciacija - vykdymas - patvirtinimas - patvirtinimas

laukimas – registracija). Būtent vidiniame dokumento ištraukos kontūre dažnai vyksta jo versijų kūrimas (t. y. dokumentas egzistuoja skirtingomis versijomis). Pavyzdžiui, patvirtinimo etape, kai atsiranda įvairių žmonių komentarai. Svarbi biuro darbo užduotis – dokumentų versijų sekimas, kaupimas ir tvarkymas bei dokumentų pakeitimų kontrolė.

1.4. BIURŲ DARBO RAJIMO ISTORIJA RUSIJOJE

Iki 10 amžiaus piliečių teisiniai santykiai daugiausia buvo dokumentuojami. Jau tuo metu egzistavo dokumentų, tokių kaip kelionės laiškai, rašytiniai testamentai ir kt., rengimo ir apdorojimo kultūra, taip pat specialioje mokykloje jie ruošė kunigaikščiams ir stambiems feodalams raštininkus, teismo sekretorius, spaustuvininkus (spaudos prižiūrėtojus). , tačiau nebuvo vieningos valstybės tarnybos darbo sistemos Tai buvo.

1 etapas. Biuro darbo sistemos atsiradimas (XI – XV a.).

Senosios Rusijos valstybės laikotarpis yra laipsniško biuro darbo sistemos tradicijų lankstymo, dokumentų dokumentavimo, tvarkymo ir saugojimo patirties kaupimo, jų saugumo užtikrinimo, įskaitant apsaugą nuo neteisėtos prieigos ir klastojimo, laikotarpis.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Atsirado profesionalūs raštininkai: bažnyčios psalmininkai

ir raštininkai (XIV a. raštininkais buvo vadinami visi biuro darbą atliekantys žmonės).

2. Buvo sudaryti originalūs biuro darbo vadovai - formos, kuriose buvo nurodyti dokumentų rengimo etapai - juodas raštas, redakcinė, balta kopija.

3. Atsirado poreikis išlaikyti svarbios informacijos slaptumą, dėl to atsirado įvairūs breketai (parašai), plombos, tilteliai (parašai ant klijavimo), t.informacijos apsaugos nuo neteisėtos prieigos elementai saugojimo ir naudojimo stadijoje.

Iš šių laikų datuojami ir pirmieji dokumentų klastojimo atvejai.

4. Sukurta dokumentų teisinės galios panaikinimo tvarka. Motina-

deja, iš specialios saugyklos paėmė „larnikas“ (skrynios laikytojas su papildomais

dokumentai) ir sunaikinami dalyvaujant liudytojams. Ypač svarbius dokumentus sunaikino miesto tarybos pasirinkta komisija, dažnai viešai, iškilmingoje atmosferoje. Mažiau reikšmingi dokumentai buvo grąžinami autoriams arba tiesiog ištrinami iš pergamento, ant kurio buvo surašyti, o nuvalyti lapai vėl buvo naudojami.

5. Paskirtos vietos saugiam dokumentų ir dokumentacijos saugojimui: gostiny dvor ir vienuolynai.

Beveik iki XIV amžiaus pabaigos. Rusijoje pagrindinė medžiaga rašymui yra

gyveno pergamentas (specialiai apdirbta oda), dokumentuose vadinamas „charta“, o paprasti žmonės – tiesiog „veršiena“. . Seniausia forma

dokumentas buvo laiškas – atskiras pergamento lapas, kurio plotis kiek didesnis nei 15 cm

(3,5 colio). Dokumentai buvo rašomi ištisiniu tekstu, neskirstant į žodžius, o iš skyrybos ženklų naudojamas tik taškas sakinio gale.

2 etapas. Privalomas raštvedybos darbas (XV – XVII a.).

Valstybinės įstaigos darbo formavimosi ir raidos laikotarpis paprastai vadinamas užsakymo laikotarpis, pirmųjų valstybės institucijų pavadinimais

- įsakymai. Šiuo laikotarpiu pamažu kuriama centrinių ir vietos įstaigų kanceliarinio darbo sistema, formuojami biuro darbuotojų kadrai, kuriamos stabilios dokumentų formos ir jų surašymo būdai.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Biuro darbai buvo atliekami tvarkinguose nameliuose, kurie tuo pačiu buvo ir lankytojų priėmimo vieta ( buvimas), biuras ir ar-

hiv. Dokumentai dažniausiai būdavo statomi ant stalų, suolų, ypač vertingi - skryniose-skryniose tose pačiose patalpose, kuriose vykdavo einamieji darbai ir lankytojų priėmimas. Užsakymuose buvo surašytos saugomų dokumentų aprašai,

a XVII amžiuje dokumentų inventoriams buvo sudarytos abėcėlės – specialios rodyklės, skirtos užklausoms apie dokumentus pateikti.

2. Dokumentai buvo daromi popieriuje ir turėjo specifinę formą – stulpelį(stulpas, stulpas), t.y. ritinys iš siaurų suklijuotų popieriaus lapų.

Sudedamosios stulpo dalys buvo vadinamos „stovais“. Pačios lakštų klijavimo vietos gavo tą patį pavadinimą. Stulpelyje iš tikrųjų buvo ne vienas dokumentas, o visas byloje esančių dokumentų rinkinys. Tekstas stulpeliuose buvo rašomas tik vienoje pusėje, reverse naudotas tik ženklų, rezoliucijų, adresų tvirtinimui. Dokumentai buvo laikomi susukti į ritinį arba ritinį; ypač svarbiems dokumentams buvo gaminami specialūs dėklai, tačiau dažniau jie buvo laikomi tiesiog skryniose, arba skryniose. Tokia dokumento forma buvo nepatogi, nes, ieškant reikiamos informacijos, užtruko daug laiko išplėsti ir sutraukti stulpelį. Pats klijavimas nebuvo pakankamai tvirtas, todėl dokumentas susidėvėjo ir susidėvėjo. Kartu su dokumento stulpelio forma gimė ir užsakymuose pradėta naudoti sąsiuvinio forma. Užrašų knygelė yra perlenktas popieriaus lapas. Sąsiuviniai buvo renkami kartu, pagal poreikį įrišami ir sugalvotos knygos.

3. Dokumentui teisinę galią suteikė vadinamasis minčių „priskyrimas“.

nogo dyaka - tarnautojo parašas, sudėtas skiemenimis kitoje dokumento pusėje taip, kad jo raidės užfiksuotų abu suklijuotų lapų galus.

(Nei caras, nei bojarai dokumentų nepasirašė, išskyrus sutarčių su užsienio valstybėmis dokumentus). Toks dokumentų pasirašymo būdas užtikrino informacijos apsaugą ir apsunkino jų klastojimą.

4. Yra įvairių rūšių dokumentų, fiksuojančių valstybės institucijų valdymo veiklą: nuo aukščiausios valdžios iki pavaldinių

nym buvo išsiųsti pažymas, potvarkius ir nuosprendžius, buvo siunčiami vietos institucijų atsakymai į įsakymus, prašymai buvo asmenų rašytinio kreipimosi į valstybės institucijas forma.

5. Dauguma detalių tekste dar neparyškintos,tie. apeliacija, velnias

6. Kiekvienas dokumentas buvo užregistruotas:gavus dokumente buvo užklijuota data ir tarnautojas padarė pastabą „išrašyti“, kas reiškė „paklausti“. Tiesą sakant, tai reiškė bylos nagrinėjimo pradžią.

3 etapas. Koleginis raštvedybos darbas (XVIII a.).

Pagrindinis skirtumas tarp kolegialaus biuro darbo buvo tas, kad jo organizavimą reglamentavo įstatymai. Koleginio verslo laikotarpis

gamyba koreliuoja su Petro I reformomis. Būtent jis sukūrė Rusijos biurokratinę sistemą, nulėmusią šiuolaikinį darbą su dokumentais. Petrą I pagrįstai galima vadinti „Rusijos biurokratijos tėvu“.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Išleistas teisės aktas „Bendrieji nuostatai“, kuriame detaliai išnagrinėti dokumentacijos klausimai. (dokumentų registravimo taisyklės,

jų vykdymo kontrolė, jų sudarymo, sertifikavimo, saugojimo tvarka) ir

bylų judėjimas (dokumentų srautas). Reglamentas netgi apibrėžia, kaip turi būti išdėstyti stalai (turėtų būti stalčiai su užraktais), kaip turi sėdėti tarnautojai (du prie stalo) ir kt. Darbo diena kolegijose truko 8 valandas. Darbai buvo atliekami ištisus metus, išskyrus tris vasaros mėnesius ir šventes. Už vieną neatvykimo į darbą dieną raštvedei buvo išskaičiuotas mėnesinis atlyginimas, už nedirbtą valandą – savaitės atlyginimas.

2. Ant dokumento įvestas kolegijos vadovo ir narių parašas.

3. Nustatyta antspaudų naudojimo tvarka.Spausdinimo programa yra

įvyko dalyvaujant dviem liudytojams.

4. Stulpelinės dokumentų formos buvo pakeistos sąsiuviniais - 4 popieriaus lapai perlenkti per pusę ir susiūti siūlais. Keli įrišti sąsiuviniai sudarė knygą.

5. Dokumentuose atsirado naujų rekvizitų: registracijos įeinantys ir išsiunčiami numeriai, adresatas, parašas, surašymo data, dokumento rūšis ir kt.

keičiasi šiuolaikiniame biuro darbe.

6. Daugeliui dokumentų buvo nustatytos oficialios formos ir parengtos detalių išdėstymo popieriaus lape taisyklės.

7. Pradėjo kurtis įvairios dokumentavimo sistemos:

finansinis, kuriame yra terminai „debetas“, „kret.

dit“, „balansas“; kariškiai – pranešimai, pranešimai, nurodymai, dispozicijos;

sutartiniai tarptautiniai – pastabos, memorandumai, išsiuntimai;

teisminis – tardymai, priesaikos pažadai, parodymai, nuosprendžiai;

statistiniai – gyventojų surašymai, vadinami revizijomis, provincijos ataskaitomis.

4 etapas. Ministrų dokumentų tvarkymas (XIX – XX a. pradžia).

Dabartinė dokumentų valdymo sistema, vadinama vykdomosios įstaigos darbas. Administravimo sferoje atsirado ministerijos, o kolegialumą pakeitė ministrų vadovavimo vienybė.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Buvo nustatyti vienodi biuro darbo vykdymo principai mini-

Rusijos nedorybė - nuo dokumentų kūrimo iki jų archyvavimo. Ypatingas dėmesys buvo skiriamas ministerijų sąveikos su kitomis institucijomis ir imperatoriumi tvarkai, priklausomai nuo tuo metu susiklosčiusios hierarchijos.

2. Įvesta kelių etapų dokumentų registravimo ir apskaitos sistema.Visi dokumentai, įtraukti į ministeriją, buvo įrašyti į žurnalą. Kiekvienas skyrius turėjo panašų registrą, kuriame buvo įrašoma pagrindinė informacija.

3. Buvo dokumentų įforminimo kontrolės sistema. Mėnesio pro-

struktūriniuose padaliniuose buvo atliktas bylų auditas, specialiuose žiniaraščiuose buvo vedamas apskaita apie įvykdytų ir neįvykdytų dokumentų skaičių. Metų pabaigoje ministerijai buvo parengtas bendras pareiškimas.

4. Pasikeitė dokumentų formos. Oficialūs dokumentai buvo surašyti ant firminių blankų su kampinėmis detalėmis.Formos detalių sudėtis apima

dili: įstaigos pavadinimas, struktūrinių padalinių pavadinimai, data ir registracijos numeris, trumpas teksto pavadinimas, nuoroda į gautą dokumentą. Nuo praėjusio amžiaus 20-ųjų pabaigos formos buvo pradėtos kurti tipografiniu būdu.

5. Atsirado naujų tipų dokumentų: telegramų ir telefono žinučių.

6. Buvo išleisti dokumentų pavyzdžių rinkiniai - raštininkai.

5 etapas Tarybinis valstybės tarnybos laikotarpis (1917 m.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. 1917–1920 m Sumažinti valdymo dokumentacijos lygį

(darbininkai, kariai, valstiečiai, kurie neturėjo specialaus išsilavinimo) išėjo dirbti į naujai suformuotas sovietines institucijas.

2. 1925-1926 m Susikūrė dvi didelės organizacijos: Vadybos technologijos institutas (ITU) ir Valstybinis institucijų kūrimo biuras

(Orgstroy). ITU užsiėmė teoriniais tyrimais vadybos srityje, o Orgstroy juos įgyvendino praktiškai, prisidėdama prie naujos biuro įrangos ir biuro įrangos diegimo. ITU buvo sukurtas Standartizacijos kabinetas, kuris užsiėmė sąjunginių dokumentų (laiškų, telegramų, telefono žinučių, protokolų) ir raštvedybos (rašalo, rašomosios mašinėlės juostelių) standartų kūrimu.

3. 1932 metais ITU buvo likviduota ir nutrūko centralizuotas dokumentų valdymo klausimų metodinis tobulinimas.Nuo to momento biuro darbo istorijoje prasidėjo ilgas „nepriklausomybės“ laikotarpis: kiekvienas skyrius savaip darbą reglamentavo oficialiais dokumentais.

4. 1963 m. buvo patvirtintos „Pagrindinės SSRS įstaigų, organizacijų ir įmonių dokumentinės dalies ir SSRS įstaigų, organizacijų ir įmonių archyvų įrengimo taisyklės“.

Šis dokumentas vis dar naudojamas kaip biuro darbo vadovas.

5. 1973 m. buvo sukurta Vieninga valstybinė registravimo sistema (EGSD).

USSD yra moksliškai sutvarkytas taisyklių, nuostatų ir rekomendacijų rinkinys, skirtas organizuoti ir palaikyti valdymo dokumentacijos palaikymą nuo dokumento sukūrimo iki pateikimo archyvui.

6. 1970-1980 m. buvo GOST blokas valdymo dokumentams.

7. 1980 m. sukurtos unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS), skirtos automatizuoti dokumentų formose esančių duomenų tvarkymą.

Sovietinio biuro darbo raida 1970-1980 m. padėjo pagrindą biuro darbui Rusijos Federacijoje. Daugelis šiuo laikotarpiu sukurtų norminių ir metodinių dokumentų galioja ir šiandien.

1.4. REGLAMENTAVIMAS BIURO DARBUI

Biuro darbo reglamentavimo bazė yra įstatymų ir kitų teisės aktų rinkinys

galiojantys teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų kūrimo, tvarkymo, saugojimo ir naudojimo vykdant organizacijos veiklą technologiją.

Biuro darbo reguliavimo sistemą sudaro šie komponentai:

 Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai;

 GOST;

 Reglamentas;

 Klasifikatoriai;

 Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema.

Įstatymai ir teisės aktai informatizacijos ir dokumentacijos srityje:

 Rusijos Federacijos įstatymai: Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl archyvų fondo ir archyvų“

 Prezidento dekretai ir įsakymai: „Dėl valstybės politikos informatizacijos srityje pagrindų“, „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatų patvirtinimo“.

 Vyriausybės nutarimai ir įsakymai: „Dėl standartizacijos darbo organizavimo, matavimų vienodumo užtikrinimo, gaminių ir paslaugų sertifikavimo“, „Dėl Rusijos Federacijos gyventojų informacinės paramos gerinimo“.

 Rusijos Federacijos federaliniai įstatymai: „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“, „Dėl dalyvavimo tarptautiniuose informacijos mainuose“, „Dėl elektroninių kompiuterių ir duomenų bazių programų teisinės apsaugos“.

 Rusijos Federacijos subjektų vyriausybinių ir vykdomųjų institucijų teisės aktai, reglamentuojantys biuro darbo klausimus.

Valstybiniai standartai (GOST) dokumentacijai

Tarnybinių dokumentų registravimą griežtai reglamentuoja standartai.

Standartas yra tipinis tipas, pavyzdys, kurį objektas turi atitikti pagal savo savybes, savybes ir savybes.

1993 m. birželio 10 d. Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“ apibrėžia standartizaciją kaip veiklą, kuria siekiama nustatyti normas, taisykles ir charakteristikas. Standartų platinimo sritis, turinį, apimtį nustato valstybės institucijos.

vardas
GOST R 6.30-2003	Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga-
	naya organizacinių ir administracinių dokumentų sistema-
	cijos. Reikalavimai dokumentacijai.
	Priimta ir įsigaliojo Rusijos valstybinio standarto dekretu
GOST R 51141-98	Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai
GOST 6.10.1-88	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Pagrindinis
	nuostatas
GOST 6.01.1-87	Vieninga technikos klasifikavimo ir kodavimo sistema
	ekonomine informacija. Pagrindiniai klausimai
GOST 6.10.5-87	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Trebova-
	niya į pavyzdinės formos konstravimą
GOST 6.10.4-84	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Dovanojimas
	teisinę galią dokumentams ant mašinų laikiklio ir
	machinograma, sukurta skaičiavimo priemonėmis
	technologija. Pagrindiniai klausimai
GOST 6.10.3-83	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Įrašymas
	informaciją komunikaciniu formatu

Standartų nustatyti reikalavimai yra privalomi visoms valdžios institucijoms ir verslo subjektams. „Gosstandart“ ir kiti valstybės valdymo organai pagal savo kompetenciją vykdo GOST reikalavimų laikymosi kontrolę.

Reglamentas

1. Tarpsektoriniai laiko standartai, skirti dirbti su vadybos dokumentais. Sukūrė Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinis darbo standartų biuras (Centrinis darbo standartų biuras) 1995 m. ir rekomenduojamas darbo intensyvumui ir darbuotojų skaičiui nustatyti valdžios institucijose, įstaigose ir visuomeninėse organizacijose. Juose yra

 Laiko normos, skirtos dokumentacijos palaikymui tvarkymui (tvarkymui, registravimui, dokumentų skaičiaus apskaitai ir vykdymo kontrolei, bylų spintų priežiūrai ir kt.)

 Laiko, skiriamo archyvavimo darbams (katalogavimui, archyvų informacinio aparato kūrimui ir kt.), normos.

2. Darbo laiko standartai, skirti gerinti ministerijų, departamentų, įmonių ir organizacijų vadovybės dokumentaciją. Sukurta VNIIDAD (visos Rusijos Dokumentacijos ir archyvų tyrimo institutas) 1992 m. ir jame yra laiko normos planams, sutartims sudaryti. Pagal juos galima skaičiuoti darbo sąnaudas, analizuoti darbuotojų produktyvumą ir apskaičiuoti jų skaičių.

3. Darbo su automatizuoto archyvavimo technologijomis ir valdymo organų dokumentų palaikymo terminai. Sukūrė Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinis mokslo ir technologijų biuras 1993 m. ir yra skirtas nustatyti laiką, praleistą dirbant su valdymo dokumentais tradicinėmis sąlygomis ir valdymo procesų automatizavimo sąlygomis.

Terminai taikomi visų tipų darbams su dokumentais ir yra suskirstyti į du blokus:

 Laiko normos, skirtos darbo dokumentiniam vadovybės palaikymui (pareigų aprašymų rengimas, organizacijos reikalų nomenklatūra ir kt.)

 Automatizavimo procese atliekamų darbų laiko normos

archyvinio darbo technologija (statistinių ataskaitų sudarymas, paieškos užklausų vykdymas ir kt.)

klasifikatoriai

Naudojimui rūšiuojant, ieškant ir tvarkant įvairius automatizuotų informacinių sistemų dokumentus, dokumentui turi būti priskirti specialūs kodai.

Klasifikatorius yra dokumentas, kuriame yra sisteminis objektų pavadinimų ir jų kodų sąrašas.

1. Informacijos apie valdymo dokumentus klasifikatoriai: OKUD.

2. Informacijos apie organizacines struktūras klasifikatoriai: OKPO.

3. Informacijos apie gyventojus ir personalą klasifikatoriai: OK darbuotojų profesijos, darbuotojų pareigybės ir darbo užmokesčio kategorijos (OKPDTR).

Valstybinių dokumentų valdymo sistema (GSDM)

Pradėdami studijuoti kursą, pirmiausia turėtumėte susipažinti su pagrindiniais profesiniais terminais ir apibrėžimais, su kuriais nuolat susiduriama dirbant su dokumentais.

Biuro darbas – tai veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą.

Iš pradžių šis terminas pasirodė žodinėje kalboje (manoma, XVII a.) ir reiškė bylos sprendimo (pagaminimo) procesą: „padaryti bylą“ - išspręsti problemą. Priimant sprendimą iškilo būtinybė konsoliduoti rezultatą, pavyzdžiui, pasiektas susitarimas. Tam buvo sukurti dokumentai nuo seniausių laikų, nes ištartas žodis yra trumpalaikis, gali būti pamirštas, iškraipomas perdavimo metu arba ne taip suprantamas. Jau XVI a. vartojamas žodis atvejis kaip su bet kuria byla, problema susijusių dokumentų rinkinys. Pirmą kartą šioje sąvokoje žodis „byla“ dokumentuose buvo užfiksuotas 1584 m.

Šiuolaikinis biuro darbas apima:

Savalaikio ir teisingo dokumentų (dokumentacijos) sukūrimo užtikrinimas;

Darbo su dokumentais organizavimas (priėmimas, perdavimas, tvarkymas, apskaita, registravimas, kontrolė, saugojimas, sisteminimas, dokumentų paruošimas archyvavimui, sunaikinimas).

Lygiagrečiai su terminu „biuro darbas“ pastaraisiais dešimtmečiais, terminas valdymo dokumentacija(DOE). Jo atsiradimas siejamas su kompiuterinių sistemų įdiegimu į valdymą ir jų organizaciniu, programiniu ir informaciniu palaikymu, siekiant priartinti prie kompiuterių programose ir literatūroje vartojamos terminijos. Šiuo metu terminai „raštvedyba“ ir „dokumentų tvarkymas“ yra sinonimai ir vartojami tai pačiai veiklai apibūdinti. Abu terminus galima rasti, pavyzdžiui, dokumentų, reglamentuojančių dokumentinių procesų organizavimą, pavadinimuose: „Valstybinė valdymo dokumentinės paramos sistema“ ir „Tipiniai nurodymai biuro darbui Rusijos Federacijos ministerijose ir departamentuose“.

Dokumentacija yra dokumento kūrimo ir apdorojimo procesas. Valstybinis standartas dokumentaciją apibrėžia kaip „informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles“.

Poreikis fiksuoti informaciją atsirado tarp žmonių senovėje. Iki mūsų laikų išliko įvairių epochų „dokumentai“, sukurti ant molio lentelių, beržo žievės, akmeninių stelų ir kt. Skirtingi buvo ir informacijos taikymo būdai: piešimas, grafika, rašymas. Šiuo metu vadybos praktikoje jie daugiausia naudoja dokumentus, sukurtus bet kokiu rašymo būdu – rašytus ranka, spausdinti, spausdinti, kompiuteriu, taip pat naudojant grafiką, piešimą, fotografiją, garso ir vaizdo įrašymą bei ant specialios medžiagos (popieriaus, juostos ir juostos, magnetinė juosta, diskas ir kt.). Mokslo disciplina - dokumentų tvarkymas.

Darbo su dokumentais organizavimas - tai yra dokumentų judėjimo valdymo aparate, jų naudojimo informaciniais tikslais ir saugojimo užtikrinimas. Terminas valstybiniame standarte apibrėžiamas kaip „dokumentų apyvartos, dokumentų saugojimo ir naudojimo organizavimas dabartinėje įstaigos veikloje“.

Dokumentų valdymas standartiniai skambučiai dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki užbaigimo vykdymas ar išsiuntimas. Darbo su dokumentais technologija apima:

Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas;

Preliminarus jų svarstymas ir paskirstymas;

Dokumentų registravimas;

Dokumentų vykdymo kontrolė;

Informacija ir žinynai;

Dokumentų įforminimas;

jų išsiuntimas;

Dokumentų sisteminimas (bylų formavimas) ir einamasis saugojimas.

Panagrinėkime kai kurias iš šių sąvokų. Taigi, Registracija reiškia nustatytos formos įgaliojimų apie dokumentą fiksavimas, jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo fakto fiksavimas, dokumentų įforminimo kontrolė - veiksmų, užtikrinančių savalaikį jų įvykdymą, visuma, bylos formavimas - įformintų dokumentų grupavimas į bylą. pagal bylų nomenklatūrą (susistemintas organizacijoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus, surašytas nustatyta tvarka) ir dokumentų sisteminimas byloje.

Bet koks valdymo sprendimas visada yra pagrįstas informacija apie nagrinėjamą klausimą ar valdomą objektą. Informacija yra tapati sąvokoms: „duomenys“, „informacija“, „rodikliai“. Teisiškai nustatytas šis terminas:

„Informacija – informacija apie asmenis, daiktus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, nepriklausomai nuo jų pateikimo formos“.

Kiekvienoje žmogaus veiklos srityje informacija turi savo specifiką, todėl ji atitinkamai skirstoma į medicininę, mokslinę, techninę, technologinę ir kt. valdymo informaciją, kuri naudojama bet kuriam objektui ar struktūroms valdyti. Valdymo informacijai keliami keli reikalavimai: išsamumas, efektyvumas, patikimumas, tikslumas, kryptingumas, prieinamumas žmogaus suvokimui.

Dokumentai naudojami įvairiose veiklos srityse, žinių šakose, gyvenimo srityse ir yra daugelio mokslo disciplinų tyrimo objektas. Todėl sąvokos „dokumentas“ turinys yra dviprasmiškas ir priklauso nuo pramonės šakos ir kokiais tikslais jis naudojamas. Taigi teisininkams dokumentas pirmiausia yra būdas ką nors įrodyti ar paliudyti, istorikui – istorijos šaltinis, kibernetikas-dokumentikos kūrėjas – informacijos nešėjas, o vadybos specialistai – valdymo fiksavimo ir perdavimo priemone. sprendimus.

Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“ pateikiamas toks „dokumento“ sąvokos apibrėžimas:

dokumentas - tai informacija, įrašyta į medžiagų laikiklį, su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti. Tas pats apibrėžimas pateiktas valstybiniame terminų ir apibrėžimų standarte „Biuro darbas ir archyvavimas“. Siekiant išsamesnio „dokumento“ sąvokos apibūdinimo, taip pat turėtų būti atskleista „rekvizito“ sąvoka.

Kiekvienas dokumentas susideda iš kelių jį sudarančių elementų, kurie vadinami rekvizitais (vardas, pavardė, autorius, adresatas, tekstas, data, parašas ir kt.). GOST nustato tokį apibrėžimą:

Dokumentų rekvizitas - privalomas dizaino elementas oficialus dokumentas?

Įvairūs dokumentai susideda iš skirtingų detalių. Rekvizitų skaičių lemia dokumento sukūrimo tikslai, paskirtis, šio dokumento turiniui ir formai keliami reikalavimai. Daugelio dokumentų detalių skaičius yra griežtai ribojamas. Daugeliui dokumentų detalių skaičių ir sudėtį nustato teisės aktai ir norminiai aktai. Bet bet kuriuo atveju, kaip išplaukia iš apibrėžimo, ant medžiaginės laikmenos įrašyta informacija turi būti įforminta nurodant reikiamus duomenis. Tik tada jis tampa dokumentu.

Tvarkant dokumentus, dokumentas laikomas faktų, įvykių, objektyvios tikrovės reiškinių ir žmogaus psichinės veiklos bet kokiu patogiu būdu fiksavimo (parodymo) ant specialios medžiagos rezultatu.

Dokumentai, turėdami fiksuotą (rodomą) informaciją, tuo užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę perduoti kitam asmeniui, daugkartinį naudojimą, pakartotinį ir pakartotinį grąžinimą į jį laiku. Jie veikia įvairias žmogaus veiklos sritis ir skirstomi į tekstinius ir grafinius, tradicinius (rašytus ranka, mašinėle) ir mašininius, mokslinius, techninius, asmeninius ir oficialius ir kt.

Oficialūs dokumentai - tai juridinių ar fizinių asmenų sukurti, nustatyta tvarka įforminti ir patvirtinti dokumentai. Tarp jų yra speciali kategorija paslauga (vadyba) dokumentai, kurie valstybiniame standarte apibrėžiami kaip oficialūs dokumentai, naudojami dabartinėje organizacijos veikloje.

Kaip informacijos nešėjai, dokumentai yra nepakeičiamas bet kurios įstaigos, įmonės, bet kurios įmonės vidaus organizavimo elementas, užtikrinantis jų struktūrinių dalių ir atskirų darbuotojų sąveiką. Jie yra valdymo sprendimų priėmimo pagrindas, yra jų įgyvendinimo įrodymas ir apibendrinimų bei analizės šaltinis, taip pat medžiaga informaciniams ir paieškos darbams. Valdymo veikloje dokumentas veikia ir kaip darbo objektas, ir kaip darbo rezultatas.

RUSIJOS FEDERACIJOS ŠVIETIMO IR MOKSLO MINISTERIJA

Maskvos valstybinis technologijos ir vadybos universitetas

skyrius ekonomika, verslas ir teisė

TESTAS

Pagal discipliną : Valdymo veiklos dokumentavimas

Tema Biuro darbas yra valdymo technologijos pagrindas

Atlieka studentas 1 kursą

Arakcheeva Marina Anatolievna

Fakultetas: ekonomika ir verslumas

specialistas. organizacijos valdymas

Šifravimas: 080507

3 įvadas

1. Esamos biuro darbo būklės įvertinimas 3

2. Veiksniai, turintys įtakos biuro darbo organizavimui ir technologijoms įvairių valdymo lygių institucijose 4

3. Organizaciniai, teisiniai, socialiniai ir psichologiniai biuro darbo aspektai 5

4. Dokumentacijos tvarkymas. Pagrindiniai ikimokyklinio ugdymo įstaigos uždaviniai ir funkcijos 11

5. Valdymo dokumentacijos aptarnavimo paslaugų struktūra ir jų funkcijos 13

6. Sąvokų „vadybos dokumentinė parama“ (DOE) ir „raštvedybos“ sąvokos skirtumai 15

7. DOE ryšys su automatizuoto dokumentų apdorojimo technologija 16

8. Vadovavimo darbo mokslinis organizavimas kaip valdymo ir biuro darbo efektyvumą gerinantis veiksnys 18

9. Archyvinių įstaigų veikla raštvedybos paslaugų reguliavimo ir metodinės priežiūros klausimais 22

23 išvada

Literatūra 24

ĮVADAS

Savo darbe turite išspręsti keletą problemų:

Įvertinti esamą biuro darbo būklę;

Nustatyti veiksnius, turinčius įtakos biuro darbo organizavimui ir technologijoms įvairių valdymo lygių institucijose;

Apibūdinti organizacinius, teisinius, socialinius ir psichologinius biuro darbo aspektus;

Pateikite valdymo dokumentacijos palaikymo koncepciją, išskirkite pagrindines DOE užduotis ir funkcijas;

Apsvarstyti valdymo dokumentacijos palaikymo paslaugų struktūrą ir jų funkcijas;

Atskirkite sąvokas „vadybos dokumentinė parama“ (DOE) ir sąvoką „raštvedyba“;

Nustatyti DOE ryšį su automatizuoto dokumentų apdorojimo technologija;

Vadovavimo darbo mokslinį organizavimą laikyti veiksniu, gerinančiu vadybos ir biuro darbo efektyvumą;

Apsvarstykite archyvinių įstaigų veiklą, susijusią su biuro paslaugų normatyvine ir metodine pagalba.

1. Esamos biuro darbo būklės įvertinimas

Biuro darbo būklę ir bendrą vadovų bei specialistų aptarnavimo kultūrą daugiausia lemia sekretoriaus padėjėjo darbo kokybė, kuri, savo ruožtu, priklauso nuo jo organizavimo lygio. Praktikoje sekretoriaus padėjėjas arba atlieka visą (arba didžiąja dalimi) valdymo aparato ar viso didelio struktūrinio padalinio kanceliarinį darbą, atlikdamas vadovo sekretoriaus funkcijas, arba atlieka tik vadovo funkcijas. vadovo sekretorė. Vyrauja pirmasis sekretoriaus-referentinės veiklos tipas. Sekretoriaus padėjėjo darbas pasižymi atliekamų funkcijų ir operacijų platumu ir įvairove. Pirma, sekretorės veikla reikalauja gebėjimo greitai pereiti nuo vieno darbo prie kito: pildyti dokumentus, pokalbius telefonu, rašyti, siųsti faksogramas, priimti lankytojus ir pan. Antra, sekretorė-referentė darbo dienos metu bendrauja su gana dideliu ratu žmonių. Trečia, sekretoriaus padėjėjas, be tiesioginio vadovo nurodymų, pagal savo veiklos pobūdį dažnai turi vykdyti ir kitų asmenų nurodymus. Tokia situacija sukuria papildomų sunkumų sekretoriaus padėjėjo darbe, todėl jo pareigos ir teisės turi būti ypač griežtai apibrėžtos ir įtvirtintos pareigybės aprašyme.

Informacinės technologijos iš esmės pakeitė šiuolaikinį biuro darbą, atsirado nauja kokybė ir jam keliami reikalavimai. Iki šiol nėra nacionalinių reikalavimų elektroninėms dokumentų valdymo sistemoms, naudojamoms net viešosiose įstaigose, nėra standartinių administracinio darbo organizavimo taisyklių administraciniame aparate. Ryškus pavyzdys yra didžiulis terminų skaičius dokumentų tvarkymo paslaugų pavadinimuose valdžios institucijose: dokumentų tvarkymas, bendrasis skyrius, biuras ir kt. Tačiau valstybės aparatas yra vienas mechanizmas valstybei valdyti iš apačios į viršų. Be to, yra apie 70 biuro automatizavimo programinės įrangos pardavėjų, kurie veikia pagal savo taisykles. Bet nėra tokio produkto kokybės įvertinimo. Todėl jau seniai laikas sukurti nacionalinį biurų automatizavimo sistemų standartą, bent jau valstybės institucijose naudojamoms sistemoms.

2. Biuro darbo organizavimą ir technologijas įtakojantys veiksniai įvairaus lygio valdymo institucijose

Organizacijų, įstaigų santykiai, verslo dokumentinė komunikacija visais lygiais turėtų būti vykdoma pagal bendras visuotinai priimtas taisykles. Darbas su dokumentais bet kurioje organizacijoje, neatsižvelgiant į jos organizacinę ir teisinę formą, turi būti pagrįstas teisiniais ir norminiais pagrindais, susijusiais su dokumentacijos ir darbo su dokumentais klausimais.

Darbo su dokumentais organizavimas yra pagrindinė valdymo užduotis bet kurioje institucijoje: nuo mažos įmonės biuro iki federalinės agentūros ar didelės korporacijos.

Bet kurios įmonės veiklą reglamentuoja galiojantys teisės aktai, vadovybės įsakymai ir įsakymai, sudaromų sutarčių sąlygos, nustatytos tam tikrų (pavyzdžiui, prekybos) operacijų atlikimo taisyklės ir kt. Visi šie „reguliatoriai“ išduodami dokumentų pavidalu – fiksuotais įstatymų, įsakymų, sutarčių tekstais. Tuo remiantis galima teigti, kad visa bet kurios įmonės veikla slypi nuosekliame dokumentų įforminime, o jų vykdymo sėkmė lemia įmonės gerovę.

Dokumento vykdymo sėkmė labai priklauso nuo toliau pateiktų dalykų.
Pirmiausia , apie tai, kaip aiškiai pateikiama informacija, įskaitant jos dizainą ir išdėstymą. Pavyzdžiui, jei užsakymo tekstas spausdinamas smulkiu šriftu, užsakymo taškai nėra atskirti vienas nuo kito, atlikėjų vardai nėra paskirstyti atskiroje grupėje, tai kai kurios jo pozicijos gali būti tiesiog nesuvoktos. . Todėl yra keletas standartinių dokumentų rengimo, sudarymo, vykdymo ir gaminimo taisyklių – arba, kitaip tariant, dokumentacijos taisyklių.

Antra, būtina užtikrinti dokumento įforminimo savalaikiškumą, t. turėtų būti pasiektas toks darbų organizavimas, kad dokumentas būtų nedelsiant perduotas rangovui (arba iš rangovo rangovui), o pačiam rangovui būtų paskatos dokumentą įvykdyti laiku. Rusijoje kelis šimtmečius ir iki šių dienų viena iš šių paskatų laikoma egzekucijos kontrolė. Be to, kontrolė priskiriama darbuotojui, kuris tiesiogiai nedalyvauja vykdant dokumentą ir, be to, gali visiškai nesuvokti žinių ar gamybos srities, kuriai turi įtakos dokumento įforminimas.

3. Organizaciniai, teisiniai, socialiniai ir psichologiniai biuro darbo aspektai

Yra trys biuro darbo organizavimo formos: centralizuotas, decentralizuotas ir mišrus.

Esant centralizuotai biuro darbo organizavimo formai, visos dokumentų tvarkymo operacijos yra sutelktos (centralizuotos) viename centre visai įstaigai – biurui, bendrajam skyriui ar sekretorei. Decentralizuota forma apima raštvedybos paskirstymą tarp struktūrinių įstaigos padalinių; tuo pačiu metu kiekvienas iš jų atlieka gana homogenišką biuro operacijų rinkinį. Nereikėtų painioti decentralizuotos biuro darbo organizavimo formos, kai biuro darbas vykdomas įvairiuose struktūriniuose įstaigos padaliniuose, su biuro darbo tarnybos organizacine struktūra, kurioje yra specializuoti padaliniai: ekspedicijos, mašinų biurai, valdymo grupės, ir tt Su mišria forma operacijos atliekamos centralizuotai (dokumentų priėmimas, registravimas, kontrolė, dauginimas) ir decentralizuotai (informacinės ir informacinės paslaugos, dokumentų saugojimas, bylų formavimas).

Biuro darbo organizavimo forma parenkama atsižvelgiant į įstaigos dydį, darbo eigos apimtį, struktūrinių padalinių sudėtį. Mažose įstaigose (kai dokumentacija vykdoma tiesiogiai padaliniuose), taip pat teritoriškai išsklaidytose (esančiose, pavyzdžiui, skirtinguose didelio miesto rajonuose) pasirenkama centralizuota forma. Daugumoje įstaigų ir organizacijų taikoma mišri biuro darbo organizavimo forma.

Racionaliausia atskirų biuro procesų ir operacijų organizavimo forma yra centralizavimas, nes tai leidžia:

Sumažinti verslo operacijų išlaidas;

• tobulinti biuro darbuotojų darbo organizavimą ir ypač įvesti jo normavimą;
• užtikrinti darbuotojų specializaciją ir pakeičiamumą;
• naudoti progresyvias ir produktyvias technines priemones;
• užtikrinti organizacinės ir metodinės lyderystės vienybę.

Šiuolaikinėmis sąlygomis visiškai centralizuoti raštvedybos paslaugas įmanoma tik palyginti nedidelėse įstaigose. Didelėse įstaigose reikėtų siekti tikslingai centralizuoti tam tikras kanceliarinio darbo funkcijas, tokias kaip dokumentų priėmimas ir siuntimas, dokumentų registravimas ir vykdymo stebėjimas, dokumentų stenografija ir spausdinimas, jų atgaminimas, raštvedybos metodinis valdymas.

Mažose įstaigose, kuriose nėra bendrų skyrių, raštvedybos skyrių, raštinės darbą atlieka vedėjo sekretorė-referentė.

Jei organizacija ar įstaiga turi daug dokumentų, tada įvedamas struktūrinis padalinys, atsakingas už kanceliarinį darbą: biuras, bendrasis skyrius, raštinės darbo skyrius ir kt. Šio struktūrinio padalinio veiklą atspindi specialiai sukurta nuostata.

Siekdami reguliuoti raštvedybos procesą, nustatyti dokumentų formavimo ir tvarkymo organizacijoje būdus ir būdus, raštvedybos skyriai parengia kanceliarinio darbo instrukcijas, kurios nustatomos įstaigos vadovo įsakymu.

Funkcijų atskyrimas tarp verslo padalinių ir vykdytojų:

Biuro personalo darbo organizavimo pagrindas – gilus ir aiškus funkcijų pasiskirstymas tarp padalinių ir atlikėjų. Tai atsispindi norminiuose dokumentuose – biuro darbo padalinių nuostatuose ir jų darbuotojų pareigybių aprašymuose.

Raštinės darbo skyriaus reglamentą rengia skyriaus vedėjas, tvirtina įstaigos vadovas. Skyriaus struktūrinio padalinio reglamentą rengia šio padalinio vadovas kartu su skyriaus vedėju, tvirtina skyriaus vedėjas, reikalų tvarkytojas arba kito padalinio, kuriam priklauso ir biuras, vadovas. darbo skyrius.

Skyriaus ar jo struktūrinio padalinio reglamentą sudaro šie skirsniai:

Bendrosios nuostatos;

pagrindinės funkcijos ir užduotys;

vadovo pareigos, teisės ir atsakomybė (šis punktas vyksta, jei vadovo pareigybės aprašymas nėra parengtas);

· darbo organizavimas;

skyriaus valdymas.

Reglamente turėtų būti aiški formuluotė, kuri neleistų nesutarimų dėl to, kas ką turėtų daryti, kas kam pavaldus ir pan. Su šiais skyriais turi būti derinami nuostatos, apibrėžiančios dokumentų tvarkymo skyriaus santykius su kitais padaliniais, punktai.

Rengiant biuro darbo skyriaus reglamentą, naudojama standartinė nuostata. Jis papildomas (jei reikia, mažinamas) ir koreguojamas pagal specifines šio valdymo aparato ir jo raštvedybos darbo sąlygas.

Kiekvienam dokumentų tvarkymo skyriaus darbuotojui parengiamas pareigybės aprašymas, kuris nustato darbuotojo organizacinę ir teisinę padėtį struktūriniame padalinyje bei sudaro sąlygas efektyviam jo darbui.

Instrukcija susideda iš šių skyrių:

Bendra dalis. Nustatytos pagrindinės darbuotojo užduotys (pavyzdžiui, raštvedžio pagrindinė užduotis yra registruoti dokumentus), pareigų užimtumo tvarka (tai yra, kas skiria ir atleidžia šį darbuotoją), profesiniai reikalavimai darbuotojui (lygis). išsilavinimas, darbo patirtis, turi žinoti..., turi mokėti...), asmuo, kuriam darbuotojas yra tiesiogiai pavaldus, pagrindiniai dokumentai ir medžiaga, kuriais darbuotojas turi vadovautis savo veikloje.

darbuotojo funkcijos. Nurodomas referentas arba darbuotojui priskirta darbo sritis, darbų rūšių, sudarančių pavestų funkcijų vykdymą, sąrašas (pavyzdžiui, dokumentų registravimą gali sudaryti tokie darbai kaip pildymas kortelės, dokumentų spintos tvarkymas, pažymų išdavimas telefonu ir pan.).

Darbuotojo pareigos. Nurodomos su dokumentų rengimu, informacijos gavimu, tvarkymu ir išdavimu susijusios pareigos, kurios reikalauja privalomai naudoti tam tikras darbo formas ir būdus (pavyzdžiui, periodinė bylų formavimo kontrolė struktūriniuose padaliniuose, instruktažai ir kt.). ), reikalaujantis laikytis konkrečių veiksmų, lemiančių nurodymų vykdymo tvarką, atlikimo terminų, etikos standartų, kurių turi būti laikomasi komandoje. Kartais šiame skyriuje aprašomi atliekamų darbų technologijos elementai.

Darbuotojo teisės. Nustatomos darbuotojo teisės jam pavestoms funkcijoms įgyvendinti.

Santykiai (ryšiai pagal pareigas). Nurodomi padaliniai ir darbuotojai, iš kurių rangovas gauna ir kam perduoda informaciją, perdavimo laikas, kas dalyvauja vykdant tam tikrus dokumentus, su kuo jie derinami ir pan.

Darbo įvertinimas. Išvardijami kriterijai, leidžiantys įvertinti, kaip darbuotojas atlieka savo funkcijas ir pareigas, naudojasi teisėmis ir pan. Pagrindiniai kriterijai – darbo kokybė ir jo įgyvendinimo savalaikiškumas.

Pareigybės aprašymą pasirašo raštvedybos skyriaus vedėjas, tvirtina kanceliarinio darbo skyriaus vedėjas ar pavaduotojas.

Psichologinis biuro darbo aspektas:

Automatizuota biuro darbo sistema gali tapti psichologine kliūtimi bet kurios organizacijos senosios mokyklos vadovui, nes jiems daug lengviau dirbti tiesiogiai su žmonėmis įprastais metodais: vadinama „ant kilimo“, „davė“. siurblys“, pamatė baimę pavaldinio akyse – darai išvadą, kad ne tu eikvoti savo kėdę. Be to, vadovybė dažnai pastebi, kad Vakarų ekspertų žadėta nauda kažkur dingo. Nors šios problemos sprendimas paprastas – buvo pasiūlyta ASD įdiegti ant visų atlikėjų ir vadovų stalų, o užsakovas sutaupė: sistemą įdiegė tik struktūrinių padalinių klerkams. Dėl to darbas tarp skyrių vyksta greitai ir tiksliai, o jų viduje viskas kaip ir anksčiau.

Kita vertus, atlikėjams dažnai kyla jausmas, kad įvedus dokumentų valdymo paslaugą, atsirado dar vienas šefas, kuris nuolat stovi už nugaros. Iš tiesų, dabar, jei norite, galite sužinoti: kas, ką, kada ir kiek daro.

Teisinis biuro darbo aspektas:

Yra norminių dokumentų, reglamentuojančių įmonės valdymo dokumentinės paramos organizavimą:

Rusijos Federacijos Konstitucija

Rusijos Federacijos civilinis kodeksas (1 ir 2 dalys)

1995 m. rugpjūčio 28 d. federalinis įstatymas Nr. 154-FZ „Dėl bendrųjų vietos savivaldos principų Rusijos Federacijoje“

2000 m. gruodžio 25 d. Rusijos Federacijos federalinis konstitucinis įstatymas Nr. 2-FKZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“

1995 m. sausio 25 d. federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“. Šis įstatymas reglamentuoja santykius, kylančius formuojant ir naudojant informacinius išteklius, pagrįstus dokumentais pagrįstos informacijos kūrimu, rinkimu, apdorojimu, kaupimu, saugojimu, paieška, platinimu ir teikimu vartotojui; informacinių technologijų ir jų palaikymo priemonių kūrimas ir naudojimas; informacijos apsauga, informacijos procesuose dalyvaujančių subjektų teisės ir informatizacija. Įstatyme pateikiamos informacijos ir jos dokumentacijos apibrėžimai - Rusijos Federacijos federalinis įstatymas 2002 01 10 "Dėl elektroninio skaitmeninio parašo". Šio įstatymo tikslas – užtikrinti elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo elektroniniuose dokumentuose teisines sąlygas, kurioms esant elektroninis skaitmeninis parašas elektroniniame dokumente pripažįstamas lygiaverčiu parašui ranka popieriniame dokumente. Šis įstatymas apibrėžia elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo sąlygas, jo naudojimo ypatumus.

2006 05 02 Federalinis įstatymas Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių skundų nagrinėjimo tvarkos“

Rusijos Federacijos prezidento 1996 05 02 dekretas Nr. 638 "Dėl Rusijos Federacijos prezidento dekretų, įsakymų, numatančių Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimų, įsakymų priėmimo, projektų rengimo tvarkos"

– „Valstybinė valdymo dokumentacijos palaikymo sistema“, sukurta archyvų tarnybų. Šis dokumentas yra principų ir taisyklių rinkinys, nustatantis vienodus valdymo veiklos dokumentavimo ir darbo su dokumentais organizavimo reikalavimus valdžios institucijose. Tai yra vienas iš pagrindinių federalinių reglamentų, kuriuose yra reikalavimų ir taisyklių rinkinys, padedantis plėtoti vieningą požiūrį ne tik į tradicinį, bet ir į automatizuotą dokumentų valdymą – informacijos valdymą. GSDOU supaprastina dokumentinio palaikymo organizacijose valdymo organizacinę struktūrą, sprendžiant tipinių DOE paslaugų kūrimo klausimus, organizuojant dokumentacijos kūrimo ir apdorojimo technologinį procesą. GSDOU prisideda prie daugelio dokumentų automatizavimo, kūrimo ir apdorojimo problemų sprendimo ir apima nacionalinės apimties ir reikšmės reglamentus bei taisykles. Kartu, būdama valstybinė sistema iš esmės, sistema taip pat yra orientuota visais aspektais naudoti nevalstybinėse struktūrose - „Tipinės tarnybos darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos“, parengtos Archyvų komiteto ir patvirtintos. 2000 m. spalio 31 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės sprendimu Nr. 1547-p prisideda prie technologinių dokumentacijos problemų sprendimo. Šis standartas nustato detalių sudėtį, organizacinių ir administracinių dokumentų, kuriuose fiksuojami administracinių ir organizacinių klausimų sprendimai, išdavimo taisykles. Standartinė instrukcija, kurioje pateikiami dokumentacijos elementų suvienodinimo reikalavimai, labai palengvina standartinių, vieningų ir vieningų procesų kūrimą tiek tradicinei, tiek automatizuotai dokumentacijai, dokumentuotos informacijos saugojimui ir perdavimui. - GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ (patvirtintas 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28). Šis standartas yra svarbus žingsnis atnaujinant biuro darbo ir archyvavimo reguliavimo ir metodinę sistemą pagal federalinius įstatymus ir dabartinį šios pramonės išsivystymo lygį. Šiame tarptautiniame standarte nurodyti terminai turi būti vartojami visų tipų dokumentuose. Standarto turinį sudaro trys skyriai: „Bendrosios sąvokos“, „Biuro darbas“ ir „Archyvavimo verslas“ – GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Dokumentų reikalavimai“ (patvirtintas 2003-03-03 Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 65-st.), kuris buvo pradėtas galioti visose federalinės valdžios institucijose, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vyriausybinėse institucijose (įskaitant Federacijos steigiamus subjektus, kurie kartu su rusų kalba turi valstybine valstybine kalba), savivaldybes, įmones, organizacijas ir jų asociacijas, nepriklausomai nuo organizacinės ir teisinės formos bei veiklos rūšies. .2000) apima dokumentus, sudarytus, kai Įstaigų, organizacijų ir įmonių atliekamų tos pačios rūšies (bendrų) valdymo funkcijų dokumentavimas, nepaisant jų funkcijų, veiklos lygio ir masto, nuosavybės formų. Sąrašas skirtas išsaugoti, tvarkyti ir papildyti Rusijos Federacijos archyvų fondą, skirtas nustatyti dokumentų saugojimo terminus, atrinkti juos nuolatiniam saugojimui ar sunaikinimui. Jis taip pat turėtų būti naudojamas rengiant bylų nomenklatūras, formuojant bylas, kuriant dokumentų klasifikavimo schemas, kuriant paieškos sistemas biuro darbe, kuriant skyrių sąrašus.

Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu)

Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93 (patvirtintas 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 299)

Kasdienėje DOW paslaugos veikloje reglamentuojama:

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos nuostatai

Struktūrinių padalinių nuostatai (jei yra)

DOW instrukcijos

Aptarnaujančio personalo darbo vietų organizavimo instrukcijos

Darbo su DOW atlikimo laiko normos

· Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai

· Aptarnaujančio personalo pareigybių aprašymai.

Socialinis biuro darbo aspektas gali būti svarstomas įgyvendinant 2006 m. gegužės 2 d. federalinį įstatymą Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių skundų nagrinėjimo tvarkos“, kuris reglamentuoja piliečių tvarką. kreiptis į valstybės institucijas ir savivaldybes bei šių įstaigų ir pareigūnų piliečių kreipimųsi nagrinėjimo tvarką. Piliečio kreipimasis - rašytinis pasiūlymas, prašymas ar skundas, siunčiamas valstybės institucijai, vietos savivaldos institucijai ar pareigūnui, taip pat žodinis piliečio kreipimasis į valstybės organą, vietos savivaldos organą. Piliečio rašytiniame kreipimesi turi būti nurodyta jo pavardė, vardas ir tėvavardis bei pašto adresas, kuriuo per 30 kalendorinių dienų bus išsiųstas atsakymas, parašas ir kreipimosi data. Kartu nustatyta, kad „per viešąsias informacines sistemas“ gauti skundai nagrinėjami šio įstatymo nustatyta tvarka.

4. Dokumentacijos tvarkymas.

Pagrindiniai ikimokyklinio ugdymo įstaigos uždaviniai ir funkcijos.

Valdymo dokumentaciją atlieka speciali tarnyba, veikianti kaip savarankiškas struktūrinis padalinys. Tai gali būti: reikalų administravimas, bendras skyrius, biuras ar sekretoriatas. Mažose organizacijose, kur tvarkomų dokumentų apimtys nedidelės, o tokios paslaugos sukūrimas nepraktiškas, visus dokumentų tvarkymo darbus atlieka vadovo sekretorė arba specialiai šiam darbui atlikti paskirtas darbuotojas.

Organizacijos valdymo veiklos dokumentavimas yra svarbiausia aptarnavimo valdymo funkcija, kurios racionalus organizavimas lemia vadybinių sprendimų priėmimo greitį ir kokybę, visos organizacijos efektyvumą.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugos organizacinės formos pasirinkimas priklauso nuo vadovybės ir pačios ikimokyklinės įstaigos sprendimo. Pasirinktos darbo su dokumentais formos reglamentavimas fiksuotas kanceliarinio darbo instrukcijose.
Šiuolaikinėmis sąlygomis, kai darbas su valdymo dokumentacija daugelyje įstaigų grindžiamas kompiuterine technika, DOE tarnybos funkcijos neapsiriboja vien įstaigos dokumentų srauto organizavimu, dokumentų apskaita ir jų vykdymo stebėjimu. DOW tarnyba tiesiogiai dalyvauja nustatant užduotis kuriant automatizuotas informacines sistemas darbui su dokumentais, suteikiant prieigą prie informacijos ir apsaugant informaciją bei tobulinant darbą su dokumentais.

Taigi DOW paslauga išsprendžia pagrindinį užduočių rinkinį:
1) valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimas;
2) darbo su dokumentais organizavimas įstaigoje;

3) darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas.
DOW paslaugai tenkančios užduotys lemia jos funkcijas.
1. Valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimo uždaviniai gali būti sprendžiami atliekant šias funkcijas:
- formų kūrimas ir projektavimas, užtikrinant jų gamybą;
- dokumentų gamybos, kopijavimo ir dauginimo užtikrinimas;
- dokumentų rengimo ir įforminimo kokybės kontrolė, nustatytos dokumentų tvirtinimo ir atestavimo tvarkos laikymasis.
2. Darbo su dokumentais organizavimo užduotys įstaigoje sprendžiamos atliekant šias funkcijas:

Vieningos dokumentų priėmimo tvarkos (įstaigos dokumentų srauto) nustatymas;

Įeinančių ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas persiuntimas;

Gaunamų, išsiunčiamų ir vidaus dokumentų registravimas ir apskaita;

Dokumentų įforminimo kontrolė;

Dokumentų sisteminimas, jų saugojimo ir naudojimo užtikrinimas;

Darbo su piliečių kreipimais organizavimas;

Informacijos apsaugos užtikrinimas.

3. Darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimo uždaviniai apima šias funkcijas:

Norminių, mokomųjų, metodinių dokumentų rengimas ir tvarkymas bei supažindinimas su organizacijos darbuotojų dėmesiu;

Metodinis vadovavimas ir nustatytų darbo su dokumentais taisyklių laikymosi kontrolė organizacijos struktūriniuose padaliniuose;

Organizacijos darbuotojų įgūdžių tobulinimas ir konsultavimas dirbant su dokumentais;

Organizacijos dokumentacijos efektyvinimas, dokumentų suvienodinimo, Ataskaitos kortelės ir organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų albumo kūrimo darbai;

Naujų darbo su dokumentais formų ir metodų kūrimas ir diegimas, organizacijos darbo eigos tobulinimas, vykdomosios drausmės tobulinimas;

Automatizuotų informacinių sistemų ir duomenų bazių darbui su dokumentais kūrimo ir tobulinimo užduočių nustatymas.

5. Valdymo dokumentacijos aptarnavimo paslaugų struktūra ir jų funkcijos.

1. Bylų tvarkymas.

2. Biuras.

3. Bendrasis skyrius.

4. Sekretorius.

Atvejų vadyba yra kuriama ministerijose ir departamentuose kaip struktūra, kurioje atliekamas darbas su dokumentais, ir kaip biuro darbą stebinti ir koordinuojanti institucija centriniame pramonės biure. Iš tikrųjų, būdamas struktūriniu organizacijos padaliniu, atvejo vadyba savo ruožtu skirstoma į šiuos tipinius struktūrinius vienetus:

1. Sekretoriatas yra struktūrinis padalinys, sukurtas aptarnauti organizacijos vadovybę. Jį sudaro: priėmimas; vadovo sekretoriatas ir vadovo pavaduotojų sekretoriatai; valdybos sekretoriatas; protokolų biuras.

Sekretoriato funkcijos apima: pirminį jo vardu gautų dokumentų svarstymą ir paruošimą ataskaitai vadovui; atskirų dokumentų rengimas projekto vadovo nurodymu ir jų derinimas su organizacijos funkciniais struktūriniais padaliniais; vadovo rengiamų posėdžių organizavimo ir dokumentavimo paslaugos, dokumentuojant kolegialių valdymo organų veiklą.

2. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos racionalizavimo (raštvedybos) skyrius yra ikimokyklinio ugdymo įstaigos tobulinimo centras, metodinis centras.

Jos funkcijos apima: biuro technologijų tobulinimo priemonių kūrimą ir įgyvendinimą; raštvedybos norminės ir metodinės paramos (nuostatai, instrukcijos, taisyklės, nuostatai, vieningų formų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir kt.) kūrimas; klasifikacinių žinynų kūrimas (bylų nomenklatūra, klasifikatoriai, dokumentų sąrašai su saugojimo terminais).

3. Biuras, kuris savo ruožtu skirstomas į: ekspediciją, korespondencijos biurą, dokumentų apskaitos ir registravimo biurą, dokumentų tekstų apdorojimo ir atgaminimo kompiuterių centrą.

4. Rašto skyrius

5. Centrinis archyvas

6. Apžiūra

Biuras, kaip ir kita ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos organizacinė struktūra, kuriama įmonėse, mokslo, projektavimo organizacijose, aukštosiose mokyklose. Biuro struktūroje paprastai dirba šie padaliniai (skyriai, sektoriai, grupės): 1. Ekspedicija – specializuota svetainė, kuri priima ir siunčia dokumentus bei korespondenciją paštu ir per kurjerį.
2. Dokumentų apskaitos ir registravimo poskyris, kurio užduotys apima gaunamų, siunčiamų ir vidaus dokumentų registravimą, priimtų dokumentų tvarkymo taisyklių laikymosi kontrolę, nuorodos ir informacijos masyvo formavimą ir priežiūrą.
3. Kontrolės grupė (biuras, inspekcija, skyrius) stebi vedėjo žodinių įsakymų vykdymo laiką, analizuoja veiklos drausmę, informuoja vadovybę apie dokumentų ir nurodymų vykdymo eigą.
4. Laiškų (piliečių kreipimųsi) grupė užsiima piliečių pasiūlymų, pareiškimų ir skundų priėmimu ir į juos atsižvelgimu. Jo funkcijos yra šios:
- apeliacijų rengimas svarstyti vadovybei;
- atsakomųjų dokumentų rengimo laiko kontrolė struktūriniuose organizacijos padaliniuose;

Pareiškėjų informavimas apie jų paraiškų nagrinėjimo rezultatus;

Organizacijos vadovybės piliečių priėmimo asmeniniais klausimais organizavimas.
5. Dokumentų rengimo grupė perspausdina dokumentus iš juodraščių, skaito ir redaguoja dokumentų tekstus, fiksuoja atliktus darbus.
6. Kopijavimo biuras, kaip taisyklė, veikia tose organizacijose, kurių veikla susijusi su didelio kiekio norminių ar administracinių dokumentų platinimu. Biuro užduotys apsiriboja dokumentų kopijavimu, dokumentų tekstų atkartojimu, reklaminių produktų, bukletų, brošiūrų ruošimu.
7. Organizacijos archyvas - priima iš struktūrinių padalinių parengtas ir paruoštas saugoti bylas, teikia jiems metodinę pagalbą, veda apskaitą ir saugo dokumentus, stebi, kaip laikomasi bylų formavimo, saugojimo ir naudojimo struktūrinėse taisyklėse. skyrius, rengia bylas perduoti valstybiniam saugojimui.
Bendrasis skyrius – tai tarnyba, skirta darbui su dokumentais vietos savivaldos vykdomosios valdžios institucijose ir vykdomosiose struktūrose (merijoje, prefektūroje, savivaldybėje).

Bendruosiuose skyriuose dažniausiai kuriami tie patys skyriai, kurie būdingi įstaigai, tačiau čia jungiami tokie skyriai kaip protokolų skyrius, laiškų grupė, registratūra. Šių struktūrų buvimas paaiškinamas veiklos specifika, valdymo procedūrų pobūdžiu, sprendimų priėmimo tvarka ir dokumentacijos šiose institucijose ypatumais.

Protokolo grupė kuriama kaip institucijų, kurios savo struktūroje turi nuolatinį kolegialų organą, dalis. Atlieka šias funkcijas:

Norminių ir administracinių dokumentų projektų rengimas (redagavimas, vykdymas ir išdavimas), raštų, pažymų rengimas, derinimas su struktūriniais padaliniais;

Struktūrinių padalinių parengtų dokumentų analizė;

Išvadų dėl struktūrinių padalinių parengtų dokumentų rengimas;

Kolegialaus organo posėdžių organizavimas ir vedimas, jų veiklos dokumentavimas.

Įstaigos sekretorius visus darbus su dokumentais atlieka mažose įstaigose ir organizacijose, kurios neturi vidinės organizacinės struktūros.

Taigi galiojantys norminiai ir metodiniai dokumentai reglamentuoja valstybės įmonių, įstaigų, organizacijų VĮ tarnybos pavadinimą ir apytikslę struktūrą. Kalbant apie nevalstybines struktūras, sprendimą dėl tarnybos kūrimo, jos pavadinimo ir vidinės struktūros priima organizacijos vadovybė. Bendrose įmonėse šį klausimą sprendžia valdyba, akcinėse bendrovėse - steigiamoji konferencija, kooperatinėse struktūrose - visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas.

6. Sąvokos „vadybos dokumentinė parama“ (DOE) ir „raštvedybos“ sąvokos skirtumai

Sąvokos „darbas biure“ ir „vadybos dokumentinė parama“ nustatytos GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ kaip sinonimai, apibrėžiantys veiklos šaką, teikiančią dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą. Bet jei pažvelgsime į šių terminų istoriją ir atsiradimo laiką, tarp jų galima rasti tam tikrų skirtumų.

Taigi terminas „popierizmas“ atsirado Rusijoje, remiantis rusų kalbos žodynais, XVII amžiaus antroje pusėje ir buvo suformuotas iš frazių „byla“, o „byla“ tuo metu reiškė teisminį ar administracinį išspręstą klausimą. vadovaujantis organas. Tai yra, tuo metu kanceliariniu darbu pirmiausia buvo vadinamas teisminių ir administracinių klausimų, neatsiejamai susijusių su verslo dokumentų rengimu ir darbu su jais, svarstymas ir sprendimas. Palaipsniui terminų apibrėžimai pasikeitė. Vėliau terminas „byla“ pradėtas vartoti kaip „su klausimu susijusių dokumentų rinkinys“, o „raštvedyba“ pradėta vadinti visas su verslo dokumentacija susijusių darbų visuma. Šiuo metu abiejų šių terminų – „raštvedyba“ ir „byla“ – reikšmės yra įtvirtintos GOST R 51141-98.

Sąvoka „dokumentinė valdymo pagalba“ pradėta vartoti maždaug nuo aštuntojo dešimtmečio vidurio, kai į darbo su dokumentais sritį buvo pradėtos diegti kompiuterinės technologijos ir atsirado naujų informacinių technologijų. Naujojo termino tikslas buvo atspindėti šiuolaikinių technologijų panaudojimą informacijos dokumentavimo ir darbo su dokumentais procesuose. Nepaisant to, kad buvo įvestas naujas terminas – „vadybos dokumentinė parama“, senasis „raštvedybos darbas“ nenustojo vartoti. Galimos priežastys, kodėl terminai nekeičiami:

Naujasis terminas yra mažiau patogus naudoti, nes jis susideda iš trijų žodžių frazės, o jo santrumpa (DOE) nėra visiškai aiški ir nėra unikali (pavyzdžiui, DOE yra ikimokyklinio ugdymo įstaiga),

Sąvoka „biuro darbas“ visiems aiškus ir lengvai ištariamas.

Dėl to pagal GOST R 51141-98 dabar galima naudoti abu terminus. Tačiau terminas „dokumentinis valdymo palaikymas“ pabrėžia informacinių technologijų komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime ir geriau jį naudoti, kai kalbama apie kompiuterines technologijas dirbant su dokumentais. Terminas „darbo biuras“ daugiausia vartojamas apibūdinti organizacinę pusę ir tradicinius darbo su dokumentais metodus.

7. DOE ryšys su automatizuota dokumentų apdorojimo technologija

Elektroninio dokumentų valdymo, ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo problema yra glaudžiai susijusi su elektroninio dokumento problema. Šiuo metu įvairios įmonės yra sukūrusios ir įdiegusios daugybę automatizuotų dokumentų valdymo sistemų (ADVS), pasižyminčių specifiniais požiūriais ir kompiuterinėmis-komunikacinėmis diegimo priemonėmis. Deja, šiose srityse nėra vieningos terminijos. Kūrėjų firmų produktai turi tokius pavadinimus kaip: dokumentų valdymo sistema, kompiuterinė biuro darbo ir darbo eigos automatizavimo sistema, biuro valdymo sistema, paskirstyta dokumentų valdymo sistema, elektroninis archyvas ir kt. Sukurtų ir sukurtų sistemų pavadinimų įvairovė tik rodo, kad šiandien ši informacijos rinkos sritis dar nesusiformavo kaip savarankiškas segmentas, o kai kuriais atvejais ASUD produktai sprendžiant pasirodo kaip susiję pokyčiai arba šalutinis produktas. kitos sudėtingesnės užduotys. Tačiau ASUD skaičius auga gana greitai.

Pagrindinės biuro automatizavimo sistemos funkcinės dalys (komponentai) valdant organizacijas:

Dokumentų rengimo priemonės ir taisyklės;

Jų elektroninio archyvo tvarkymas;

Dokumentų valdymo palaikymas ir tuo pat metu būti pagrįstas įmonės programinės ir techninės įrangos platformomis.

Teigiami automatizuotos sistemos diegimo dokumentų valdymo aspektai:

1. Visuose padaliniuose ir visoje organizacijoje diegiama vieninga, suformatuota, griežtai reglamentuota biuro technika.

2. Organizacija tampa visiškai valdoma. Atsiranda galimybė atsakyti į visus klausimus apie dokumentus ir vykdytojus, analizuoti ir valdyti dokumentavimo veiklą.

3. Kadangi kompiuterių tinklas gali apimti ne tik centrinį organizacijos biurą, bet ir teritoriškai nutolusius jos padalinius, tai valdomumas gali apimti visą geografiškai paskirstytą organizacijos struktūrą.

4. Biuro automatizavimo sistema iš tikrųjų yra griežtai formalizuotos ir griežtai dokumentuotos technologinės informacijos apie darbo su dokumentais taisykles ir procedūras nešėja. Dėl to sumažėja organizacijos priklausomybė nuo personalo, kaip fizinio technologinių žinių ir darbo su dokumentais taisyklių nešėjo.

5. Paspartinamas dokumentų judėjimas per organizaciją, ypač organizuojant elektroninį dokumentų valdymą.

6. Sumažinamas biuro veiklos darbo intensyvumas. Tačiau kartu reikia nepamiršti, kad poreikis įvesti išsamią ir tikslią informaciją apie dokumentą, tarkime, pirminio jo registravimo metu, kai kuriose darbovietėse gali pareikalauti papildomų pastangų, o kitose darbovietėse darbo jėgos intensyvumas. naudojant šią informaciją gali būti sumažinta.keletą kartų.

7. Kokybinis pelnas pasiekiamas organizuojant vieningą elektroninių dokumentų valdymą tarp organizacijų, nes visiškai išnyksta problemos, susijusios su popierinių dokumentų gamyba ir siuntimu, o vėliau vėl įvedant gautų dokumentų duomenis ir tekstus.

Dėl nepakankamo valstybinio reguliavimo lygio atsiranda didelių individualių skirtumų organizuojant biuro darbą įvairiose institucijose, ypač net atliekant technologines operacijas su dokumentais (nuo registravimo iki spausdinimo). Dėl to kiekvienai organizacijai kiekvieną kartą reikia įgyvendinti brangius individualius projektus. Dar daugiau problemų, susijusių su „užsakytomis“ sistemomis, iškyla šių sistemų veikimo ir kūrimo etapuose. Sąveika tarp skirtingų organizacijų .

Naujų informacinių technologijų panaudojimas ikimokyklinio ugdymo srityje leidžia biuro darbą traktuoti kaip efektyvią ir lanksčią priemonę diegiant įvairias naujoves šioje srityje.

Ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizuotos sistemos leidžia išspręsti esminį biuro darbo klausimą. Jie leidžia įgyvendinti bet kokio laipsnio biuro darbo decentralizaciją, kartu užtikrinant centralizuotą apskaitą ir kontrolę. Iki tiek, kad kiekvienas specialistas gali savarankiškai registruoti dokumentus pagal savo kompetenciją ir siųsti juos tolimesniam darbui, būdamas visiškai kontroliuojamas savo vadovų. Taigi, organizacija gali dinamiškai atkurti savo struktūrą neprarasdama kontrolės.

Sukuriamos prielaidos efektyvesnėms kontrolės schemoms įgyvendinti. Tradicinėje praktikoje dokumentai į organizacinius padalinius – vietinius ar nuotolinius – siunčiami nuo organizacijos vadovo iki padalinio vadovo konkretiems vykdytojams. Tai leidžia kiekvieno lygio vadovui efektyviai kontroliuoti savo darbuotojų veiklą, tačiau ilgos ir dažnai formalios grandinės drastiškai sumažina valdymo efektyvumą. Tinkamai sukonstruotas AS DOW leidžia tiesiogiai siųsti dokumentus asmenims, kurie vykdys instrukcijas, o vadybininkai išlaiko pilną kontrolę tiek pačios instrukcijos pravedimą, tiek jos vykdymą.

Elektroninio dokumentų valdymo organizavimui yra būtinos sąlygos tiek, kiek pati organizacija yra pasirengusi. Tinkamai sukurta sistema veiks tiek su duomenimis apie dokumentų praėjimą ir vykdymą (nepriklausomai nuo to, ar jie popieriniai, ar elektroniniai), tiek su pačiais elektroniniais dokumentais, su kuriais šie duomenys yra susiję. Elektroninių dokumentų įtraukimas į darbo ciklą leidžia pereiti į kokybiškai naują darbo su dokumentais lygį.

Biuro automatizavimo įrankių naudojimas gali padėti sutaupyti darbo ir medžiagų sąnaudų dirbant su dokumentais: efektą lemia organizacijos dokumentacijos veiklos suvienodinimas ir priklausomybės nuo personalo individualios technologinės patirties mažinimas: sutrumpėja darbo su dokumentais laiko ciklai. dokumentus ir sukurti vieną dokumentinę erdvę bei visišką dokumentų registravimo ir judėjimo bei drausmės vykdymo kontrolę.

8. Vadovavimo darbo mokslinis organizavimas kaip valdymo ir biuro darbo efektyvumą gerinantis veiksnys

Biuro darbas yra viena iš valdymo funkcijų, paremtų šiuolaikines technologijas naudojančia moksline organizacija, o mes gyvename mokslo pažangos epochoje, kur viskas remiasi naujų technologijų, kurios dar labiau padeda mūsų darbe, tobulinimu.

Mokslinis darbo organizavimas – tai toks darbo organizavimas, kuriame prieš praktinį konkrečių priemonių įgyvendinimą atliekama išsami darbo procesų ir jų įgyvendinimo sąlygų mokslinė analizė, o pačios praktinės priemonės yra pagrįstos šiuolaikinio mokslo pasiekimais ir geriausia praktika. Taigi sąvokos „mokslinis darbo organizavimas“ ir „darbo organizavimas“ išreiškia to paties reiškinio (proceso) esmę, o skirtumą tarp šių sąvokų pirmiausia lemia metodas, požiūris į tas pačias problemas, būsena. darbininkų tarpusavio sąveikos sistemos.draugas ir su gamybos priemonėmis darbo veiklos procese. Jeigu gamyba yra jautri viskam naujam, kas atsiranda darbo organizavimo srityje, ir sistemingai tai įveda į savo praktiką, tai turime teisę kalbėti apie mokslinį darbo organizavimą (SOT). Mokslinis požiūris į darbo organizavimą leidžia gamybos procese geriausiai derinti įrangą ir žmones, užtikrina efektyviausią materialinių ir finansinių išteklių panaudojimą, mažina darbo intensyvumą ir didina darbo našumą. Juo siekiama išsaugoti darbuotojų sveikatą, praturtinti jų darbo turinį. Svarbus NOT bruožas yra dėmesys sprendžiant tarpusavyje susijusias užduočių grupes: „ekonomines (taupyti išteklius, gerinti gaminių kokybę, didinti gamybos efektyvumą);“ psichofiziologinius (gerinti darbo aplinką, harmonizuoti psichofiziologinį stresą žmogui, mažinti sunkumo ir neuropsichikos). darbo įtampa); „socialinis (darbo įvairovės, jo turinio, prestižo didinimas, visiško atlyginimo užtikrinimas). Idėjų apie NOT uždavinius plėtojimas yra nuostatos dėl jos funkcijų, ty specifinių NOT pasireiškimo įmonėje bruožų. , jo poveikis įvairiems gamybos aspektams. Kategorija „funkcija „suteikia galimybę konkretizuoti bendruosius NOT uždavinius, kiekvienoje iš jų išryškinti ypatingas NE poveikio gamybai ir jos subjektui – asmeniui kryptis, identifikuoti NE. esminiai skirtumai tarp mokslinio ir „įprasto“ darbo organizavimo, kuris dažnai praleidžia svarbius darbo organizavimo punktus veikla, kuri patiria nuostolių gamybai.

Ypač reikėtų pabrėžti paskutinę aplinkybę. Dažnai galima susidurti su nuomone, kad žodis „mokslinis“ yra perteklinis sąvokoje „mokslinis darbo organizavimas“. Kai kurie autoriai netgi mano, kad nemokslinės darbo organizacijos apskritai negali būti, todėl darbo organizavimo samprata jau suponuoja jos mokslinį pobūdį. Su tokia nuomone neįmanoma sutikti. „Mokslinio darbo organizavimo“ sąvoka atsirado ir įsitvirtino kasdienybėje kaip priešprieša, priešprieša viskam, kas spontaniška, atsitiktinė, rutina darbo organizavime, kas dar gana įprasta gamyboje. Žodis „mokslinis“ suteikia kokybinį darbo organizavimo aprašymą.

Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 51 straipsnio 2 dalimi, organizacija laikoma įsteigta nuo jos valstybinės registracijos momento. Nuo to paties momento atsiranda civilinės teisės, atitinkančios šio juridinio asmens veiklos tikslus ir su šia veikla susijusias pareigas. Darbo veiklos organizavimas ir registravimas yra privalomas tiek juridiniam asmeniui, tiek individualiam verslininkui.

Šiuolaikinėje įmonėje su sudėtingais technologiniais procesais ir dideliu darbuotojų skaičiumi būtinas racionalus darbo proceso organizavimas. Darbo organizavimas įmonėje yra priemonių sistema, kuria siekiama sudaryti palankiausias sąlygas efektyviai naudoti darbo laiką, medžiagas ir įrangą, siekiant padidinti gamybą, padidinti darbo našumą ir sukurti normalias, sveikas darbo sąlygas.

Funkcine prasme darbo organizavimas įmonėje yra veikla, kuria siekiama nustatyti ir pakeisti darbuotojų sąveikos su gamybos priemonėmis ir tarpusavyje tvarką, kad būtų pasiektas iš anksto nustatytas darbo veiklos tikslas.

Darbo organizavimo pagrindai:

1. Darbo pasidalijimas – kiekvienam darbuotojui ir kiekvienam jų pasiskirstymui pareigų, funkcijų, darbo rūšių, technologinių operacijų paskyrimas.

2. Darbo kooperacija – gamybinių santykių tarp darbuotojų sistemos sukūrimas.

3. Normavimas – moksliškai pagrįstų darbo sąnaudų normatyvų nustatymas bet kokiam darbui atlikti.

4. Darbo vietų organizavimas – racionalus jų išdėstymas per įrangą ir planavimą.

5. Darbo vietos paslaugų organizavimas – darbo bendradarbiavimas tarp pagrindinių darbuotojų ir pagalbinių tarnybų bei padalinių darbuotojų.

6. Racionalių darbo atlikimo būdų kūrimas.

7. Saugių ir sveikų darbo sąlygų kūrimas.

8. Personalo atranka, mokymas, perkvalifikavimas ir kvalifikacijos kėlimas.

9. Darbo apmokėjimo ir materialinio skatinimo organizavimas.

10. Darbo drausmės ugdymas, darbinės veiklos ir kūrybinės iniciatyvos rėmimas.

11. Darbo planavimas ir apskaita – atliekama siekiant nustatyti būtinąsias bendrąsias darbo sąnaudas, darbuotojų skaičių, darbo užmokesčio fondą.

Organizacinės darbo sąlygos ne tik nuo jos produktyvumo, bet ir nuo darbuotojo sveikatos bei darbo rezultatų.

Personalo darbo organizavimas įmonėse ir organizacijose reiškia specifines žmonių ir įrangos sujungimo darbo procese formas ir būdus.

Personalo darbo organizavimas – tai ištisas mokslas, kuris nuolat pildomas naujais duomenimis, stebi gerąsias naujų organizacinių sprendimų praktikas.

Racionalus personalo darbo organizavimas – sutrumpinti laiką, reikalingą darbui atlikti, pašalinti nereikalingą darbuotojų judėjimą, sudaryti geras darbo sąlygas ir sumažinti darbuotojų įtampą bei nuovargį, kuo ekonomiškiau išnaudoti erdvę ir maksimaliai padidinti personalo produktyvumą. Darbo sutartyje numatytos darbo sąlygos turi atitikti darbo apsaugos reikalavimus. DK 22 straipsnyje nurodyta, kad už darbo apsaugos organizavimą įmonėje atsako darbdavys.

Darbo apsaugos organizavimą įmonėje kontroliuoja Federalinės darbo inspekcijos organai, atstovaujami Valstybinės darbo inspekcijos, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Gossanepidemnadzor ir kitos federalinės ir regioninės darbo institucijos.

Svarbios įmonės gyvenimo sritys yra darbo organizavimas ir reguliavimas. Pagal darbo normavimą suprantama, visų pirma, darbo laiko normų, skirtų konkrečiam darbui atlikti, nustatymas. Tinkamas darbo organizavimas ir normavimas didina darbuotojų suinteresuotumą didinti darbo našumą.

Vadovo darbo organizavimas turi savo specifiką. Vadovo darbo dažnai neįmanoma standartizuoti, nes jo sėkmingo darbo rodiklis yra įmonės finansiniai rezultatai. Daugybė apklausų rodo, kad vadovo darbo organizavimas dažnai turi rimtų trūkumų. Daugeliui vadovų trūksta vadybinės kultūros, darbo organizavimo kompleksiškumo. Jie yra perkrauti dabartiniais darbais ir neskiria pakankamai dėmesio perspektyvioms problemoms. Netinkamas vadovo darbo organizavimas lemia darbo efektyvumo mažėjimą, tarnybos vėlavimą. Kad vadybinio darbo organizavimas būtų efektyvus, vadovai, išanalizavę reikalų būklę, turi sudaryti asmeninio darbo planą, apgalvoti kiekvieną darbo rūšį, sugrupuoti pagal paskirtį, turinį, apimtį ir vykdymo eiliškumą, nustatyti kiekvienos operacijos trukmę, pradžios ir pabaigos datas.

Vadovo mokslinis darbo organizavimas – tai darbo organizavimo tobulinimo procesas, pagrįstas mokslo pasiekimais ir gerąja praktika. Jei vadovas aiškiai reaguoja į viską, kas nauja atsiranda darbo organizavimo srityje, ir sistemingai tai įveda į savo praktiką, tada galime kalbėti apie mokslinį darbo organizavimą.

Mokslinis požiūris į darbo organizavimą leidžia gamybos procese geriausiai derinti įrangą ir žmones, užtikrina efektyviausią materialinių ir finansinių išteklių panaudojimą, mažina darbo intensyvumą ir didina darbo našumą. Juo siekiama išsaugoti darbuotojų sveikatą, praturtinti jų darbo turinį.

Kontrolės, kaip darbdaviai laikosi darbo įstatymų, organizavimas patikėtas Federalinei darbo inspekcijai. Tokią išvadą galima daryti remiantis LR BK 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 353 straipsnis.

Organizacinių darbo sąlygų pakeitimas yra pagrindas pakeisti darbo sutartį, o kai kuriais atvejais (jei darbuotojas nesutinka) – nutraukti (Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 straipsnio 4 dalis).

9. Archyvinių įstaigų, skirtų raštvedybos paslaugų reglamentavimui ir metodinei priežiūrai, veikla

Organizacijos archyvo darbą ir jo dalyvavimo tvarkant dokumentaciją formas reglamentuoja Skyriaus archyvų pagrindinės darbo taisyklės. Valstybės archyvų tarnybos institucijos teikia ministerijoms ir departamentams organizacinę ir metodinę pagalbą diegiant valstybines valdymo dokumentų paramos sistemas, organizuojant dokumentų rėmimo sistemą, derina standartinius ir sektorinius dokumentų rėmimo sistemos reglamentus, rengia. metodiniai dokumentai tam tikrais valdymo dokumentinės paramos klausimais.Norminė ir metodinė kanceliarinė darbo bazė – tai įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų visuma, reglamentuojanti dokumentų kūrimo, tvarkymo, saugojimo ir naudojimo technologiją dabartinėje įstaigos veikloje. , taip pat biuro darbo tarnybos darbas, jos struktūra, funkcijos, personalas, techninė pagalba ir kt. apima: Rusijos Federacijos teisės aktus informacijos ir dokumentacijos srityje; Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai ir įsakymai, reglamentuojantys dokumentų rengimo federaliniu lygmeniu klausimus; federalinių vykdomųjų organų tiek pramonės, tiek departamentų teisiniai aspektai; Rusijos Federacijos subjektų atstovaujamosios ir vykdomosios valdžios organų teisės aktai, reglamentuojantys raštvedybos klausimus; norminio ir mokomojo pobūdžio teisiniai aspektai, įstaigų, organizacijų ir įmonių kanceliarinio darbo metodiniai dokumentai; valstybiniai dokumentacijos standartai; vieningos dokumentacijos sistemos; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai; valstybinė valdymo dokumentacijos sistema, kurioje yra pagrindiniai reikalavimai ikimokyklinio ugdymo įstaigos dokumentams ir paslaugoms; einamojo ir archyvinio dokumentų saugojimo organizavimo norminiai dokumentai. Biuro darbo reglamentavimo ir metodinės bazės įsigijimas, susitarus su federaliniais archyvais, patikėtas visos Rusijos biuro darbo ir archyvavimo tyrimų institutui (VNIIDAD), be to, teikiama informacinė pagalba šio klausimo tvarkymui. Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto (IAI) Istorijos ir archyvų instituto Dokumentologijos katedra ir ikimokyklinio ugdymo institutas. RGGU, kurio dėka „Archyvų pramonės informacijos ir nuorodų sistemoje“ yra beveik visi teisės aktai , norminius dokumentus ir skelbia unikalias metodines rekomendacijas, reglamentuojančias dokumentų kūrimo ir darbo su jais organizavimo technologiją. IŠVADA

Organizacijų, įstaigų santykiai, verslo dokumentinė komunikacija visais lygiais turėtų būti vykdoma pagal bendras visuotinai priimtas taisykles. Darbas su dokumentais bet kurioje organizacijoje, neatsižvelgiant į jos organizacinę ir teisinę formą, turi būti pagrįstas teisiniais ir norminiais pagrindais, susijusiais su dokumentacijos ir darbo su dokumentais klausimais. Valdymo dokumentaciją atlieka speciali tarnyba, veikianti kaip savarankiškas struktūrinis padalinys. PEI paslaugos efektyvumas priklauso nuo biuro darbuotojų kvalifikacijos, tarnybos aprūpinimo laipsnio ir darbo sąlygų. Priklausomai nuo priklausymo konkrečiai grupei, DOW paslauga turės savo specialų pavadinimą ir turės savo atitinkamą paskirtį. Yra skirtumų tarp termino „dokumentinis valdymo palaikymas“, kuris pabrėžia informacinių technologijų komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime ir geriau jį vartoti kalbant apie kompiuterines darbo su dokumentais technologijas, ir termino „biuro darbas“. “, kuris daugiausia naudojamas apibūdinant organizacinę pusę ir tradicinius darbo su dokumentais būdus. Biuro darbas yra viena iš valdymo funkcijų, paremtų šiuolaikines technologijas naudojančia moksline organizacija, o mes gyvename mokslo pažangos epochoje, kur viskas remiasi naujų technologijų, kurios dar labiau padeda mūsų darbe, tobulinimu. Valstybės archyvų tarnybos institucijos teikia ministerijoms ir departamentams organizacinę ir metodinę pagalbą diegiant valstybines valdymo dokumentų paramos sistemas, organizuojant dokumentų rėmimo sistemą, derina standartinius ir sektorinius dokumentų rėmimo sistemos reglamentus, rengia. metodiniai dokumentai tam tikrais valdymo dokumentinės paramos klausimais.

Bibliografija

1. Boydachenko P.G. Personalo valdymo paslauga. - Novosibirskas: ECO, 2005 m.

2. Vesnin V.R. Praktinis personalo valdymas: Personalo darbo vadovas. - M.: Teisininkas, 2006 m.

3. Rusijos Federacijos valstybinis standartas GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ (patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio standarto 1998 m. vasario 27 d. nutarimu Nr. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai

5. Istrin V.A. Rašto atsiradimas ir raida. M.: 1965 m.

6. Kirsanova M.V. Šiuolaikinis biuro darbas: vadovėlis. pašalpa. - M.: INFRAM, 2003. - 304 p. (serija „Aukštasis mokslas“).

7. Kuznecova T.V. Biuro darbas M .: Intel-sintez, 1999 m.

8. Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu).

9. Podlesnaya L.V. Valdymo veiklos dokumentavimas. Biuro darbas M., 2004 m

10. Pšenko A.V. Dokumentacijos palaikymas (biuro darbas): Proc. Nauda. - M.: FORUMAS: INFA-M, 2003. -256s. (serija „Profesinis išsilavinimas“).

11. Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

12. Standartinė instrukcija apie darbą federalinėse vykdomosiose institucijose / paruošimas. Archyvų reikalų komitetas (patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. spalio 31 d. sprendimu Nr. 1547-r)

13. Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“, (1995 m. vasario 20 d. N24-FZ).

14. 2006 m. gegužės 2 d. federalinis įstatymas Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių prašymų nagrinėjimo tvarkos“

15. Khobelkova L.N. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimas // Buitinių archyvų žurnalas, Nr.6, 2008.- p.18-21.

Dokumentai atsirado atsiradus raštui. Nuo seniausių laikų mūsų valstybės teritorijoje saugomi dokumentai liudija apie įvairių asmenų ir valstybės gyvenimo aspektų dokumentavimą.

kronika pasakodamas apie Senosios Rusijos valstybės (IX-XII a.) ir Bizantijos santykius, praneša tarp jų sudarytų sutarčių turinį. Tai rodo, kad yra diplomatinių dokumentų. Diplomatiniai santykiai buvo užfiksuoti ir laiškuose. Diplomas patvirtina ambasadoriaus tapatybę, jo įgaliojimus pasirašyti sutartį.

Sulankstoma teisinės dokumentacijos sistema

XI amžiuje. išskirtinis rašytinių Rusijos teisės paminklų: Rusijos tiesa, Jaroslavo tiesa, Jaroslavo tiesa. Iki XII amžiaus pradžios. jie buvo sujungti į trumpa tiesa.

Svarbu žinoti, kad didelė privačios nuosavybės apsaugai teikiama reikšmė privertė jos nuosavybės faktą užfiksuoti įvairiose chartijose. Įstatuose taip pat buvo užfiksuotos pirklių privilegijos, bažnyčios pajamos, įvairios sutartys, testamentai.

Feodalinio susiskaldymo laikotarpiu (XIII-XV a.) feodalinių santykių raida užfiksuota m. privatūs teisės aktai(indėliai, pirkimo-pardavimo vekseliai už žemę ir kitą turtą, nelaisvės hipotekos, pasiskolintos, paslaugos, už pinigų paskolą, kilnojamąjį ir nekilnojamąjį turtą, pilnus laiškus pardavimui į vergiją, laiškus atostogoms ϲʙᴏbodu ir kt.) kunigaikštystės sutartyse buvo įtvirtintos dideli ir konkretūs kunigaikščiai. Kuriami rašytiniai teisės paminklai - nuosprendžio raštai. Valdžios nurodymai pavaldiniams buvo įrašyti aukščiausios valdžios in dekreto raštai. Teismų veiklą lydėjo pasaulio „teisinių laiškų, neteisminių laiškų“ teismų sąrašų sudarymas.

Bus klerkai – asmenys, mokantys dirbti su dokumentais.

Dokumentai, pasakojami ant brangios medžiagos - pergamentas. Verta paminėti, kad jis buvo pagamintas iš ožkos arba veršienos, o geriausios veislės buvo pristatytos iš Hanzos miestų ir Graikijos. Verta pasakyti, kad taupant savo vertę ir prasmę praradęs tekstas buvo nuvalytas, o pergamento lapas panaudotas pakartotinai.

Tai patirties kaupimo dokumentų rengimo srityje metas, kai susiformavo dokumentų rengimo tradicijos, nusistovėjo jų tvirtinimo būdai - parašai, petnešos, antspaudai, atsirado dokumento rašymo etapai - juodraštis ir balta kopija. Tuo pačiu negalima kalbėti apie biuro darbą kaip apie tam tikrų taisyklių sistemą senosios Rusijos valstybės gyvavimo ir feodalinio susiskaldymo metu. Tai tradicijų ir papročių kaupimo dirbant su oficialiais dokumentais laikotarpis.

Rusijoje susideda iš kelių laikotarpių:

• ikirevoliucinis biuro darbas (XVI - XX amžiaus pradžia);
• sovietinis biuro darbas (1917-1991 spalio mėn.);
• posovietinis laikotarpis (1991 m. – dabar)

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje apima tris etapus:

• pirmasis etapas – užsakymo biuro darbas (XVI-XVII a.);
• antrasis etapas – koleginis biuro darbas (XIII a.);
• trečiasis etapas – vadovų biuro darbas (XIX – XX a. pradžia)

Įvykiai [[1917 m. spalis|1917 m. spalis]]. radikaliai pakeitė valstybės institucijų sistemą Rusijoje. Visos Rusijos sovietų kongresas tapo aukščiausiu valstybės valdžios organu. Vykdomasis organas tarp suvažiavimų buvo Visos Rusijos centrinis vykdomasis komitetas (VTsIK). Aukščiausias valdymo organas buvo vadinamas Liaudies komisarų tarybos (Sovnarkom) komitetais (vykdomaisiais komitetais).

Pirmieji sovietų valdžios metai buvo pažymėti biuro darbo organizavimo taisyklių, atitinkančių naujosios valdžios iškeltus uždavinius, paieška.

Buvo paskelbti dekretus, reglamentuojantis teisėkūros veiklos tvarką (Liaudies komisarų tarybos 1917 m. spalio 30 d. potvarkis „Dėl įstatymų tvirtinimo ir paskelbimo tvarkos“, Liaudies komisarų tarybos 1918 m. lapkričio 18 d. potvarkis „Dėl įsigaliojimo laiko. įstatymų ir vyriausybės įsakymų galia“) Oficialių sovietinių dokumentų įforminimo tvarka nustatyta Liaudies komisarų tarybos 1918 m. kovo 2 d. dekretu „Dėl valstybės institucijų formų formos“; antspaudų naudojimo tvarką visos Rusijos centrinio vykdomojo komiteto ir Liaudies komisarų tarybos 1922 m. liepos 6 d. potvarkiais „Dėl antspaudų su valstybės herbu naudojimo tvarkos“. 1918 m. gruodžio 8 d. Darbininkų ir valstiečių gynimo tarybos potvarkiu „Dėl tikslaus ir greito centrinės valdžios įsakymų vykdymo bei kanceliarinės biurokratijos panaikinimo“ buvo siekiama sumažinti dokumentų srautą ir įpareigoti pakeisti susirašinėjimas su derybomis telefonu, verslo dokumentai - telefono žinutės ir nustatyti visų administracinių dokumentų kontrolę. Visoms sovietinėms institucijoms buvo pavesta tiksliai ir neabejotinai vykdyti centrinės valdžios sprendimus ir įsakymus. To paties tikslo siekė ir dekretas „Dėl tarnybinio darbo ir susirašinėjimo supaprastinimo sovietinėse įstaigose“, kurį 1918 m. gruodžio mėn. parengė Konferencija dėl tarnybinio darbo supaprastinimo sovietinėse įstaigose prie Liaudies komisariato Teisės konsultacinio skyriaus. Valstybės kontrolė.

1920–1930 m metai yra ypatingas laikotarpis sovietinio biuro darbo raidoje, nes ϶ᴛᴏ yra masinio judėjimo laikas, vadinamas mokslinis darbo organizavimas(NE) ir vadovaujančio darbo mokslinis organizavimas(NOUT) NOUT judėjimas turėjo didelės įtakos biuro darbo formavimuisi ir plėtrai.

϶ᴛᴏ-ojo judėjimo rėmuose buvo atidaryti mokslinių tyrimų institutai: Taganrogo ir Kazanės institutai moksliniam darbo organizavimui. Darbo su NOT koordinavimas buvo patikėtas Darbo mokslinio organizavimo tarybai (Sovnot), sukurtai prie Darbininkų ir valstiečių inspekcijos liaudies komisariato (NKRKI) kolegijos 1923 m.

Šiuo laikotarpiu kūrėsi visuomeninės organizacijos, kurios sprendė valdymo klausimus: Administracijos darbuotojų klubas, Buhalterių asociacija, Administracijos darbuotojų asociacija.

Išskyrus tai, kas išdėstyta aukščiau, judėjimo už NUT rėmuose NUT ląstelės (biurai, sektoriai ir kt.) kuriami kiekvienoje didelėje institucijoje ir įmonėje.

Buvo leidžiami žurnalai, kurių puslapiuose buvo nagrinėjamos valdymo ir darbo su dokumentais problemos: „Atkreipkite dėmesį, kad valdymo technikos“, „Organizavimo ir valdymo klausimai“, „Sistema ir organizacija“, „Laikas“, „Darbo organizavimas“ . Yra išleista daug literatūros verslo klausimais. Tarp jų buvo pagrindinės teorinės studijos ir biuro darbo vadovai studentams ir praktikams.

20-ajame dešimtmetyje buvo leidžiami teisės aktai, kuriuose, be kita ko, atsispindėjo dokumentacijos klausimai: 1924 m. SSRS Konstitucija išaiškino valstybės institucijų ir administracijos išduodamų dokumentų rūšis, jų paskelbimo tvarką. Visos Rusijos SSRS centrinio vykdomojo komiteto dekretais buvo nustatyta nacionalinių respublikų ir regionų teisė vykdyti tarnybinį darbą valstybinėse institucijose nacionalinėmis kalbomis. Už respublikos ribų siunčiami dokumentai turėjo būti rašomi dviem kalbomis: rusų ir tautine arba tik rusų kalba.

Svarbu žinoti, kad sovietinio biuro darbo raidai didelę reikšmę turėjo akcinės bendrovės prie NKRC sukūrimas 1925 m. Valstybinis institucijų kūrimo biuras(Orgstroy)

Pagrindinė Orgstroy veikla buvo biuro darbo racionalizavimas.

Norint įgyvendinti pokyčius, kuriais užsiėmė Orgstroy, reikėjo jų teorinio pagrindimo, pagrįsto rimtu moksliniu pagrindu.

Ši institucija buvo įkurta 1926 m. prie NKRC Valdymo inžinerijos institutas(ITU)

ITU glaudžiai bendradarbiavo su Orgstroy. ITU sukurti metodai ir apklausos, įrodymais pagrįsti biuro darbo tobulinimo metodai, Orgstroy taikė praktikoje, įdiegė juos į institucijų veiklą: tiesioginio stebėjimo, apklausos (interviu), aktyvavimo, fotografavimo, darbo savęs fotografavimo metodą. diena, laikas. Visi šie metodai šiuo metu taikomi tiriant biuro darbo sistemą, jos analizę bei rengiant racionalizavimo pasiūlymus.

V 1928 ITU kartu su RSFSR centriniu archyvu parengė „Risco darbo valstybinėse, profesinėse ir kooperatinėse įstaigose ir įmonėse RSFSR archyvinės dalies įrengimo taisykles“. Taisyklės turėjo didelę reikšmę organizuojant einamąjį dokumentų saugojimą biuro darbe, taip pat nustatė jų naikinimo tvarką.

V 1931 ITU parengė „Bendrųjų dokumentavimo ir darbo eigos taisyklių“ projektą, kuriame numatyta įvesti vienodas biuro darbo taisykles visos Sąjungos mastu. Tai buvo pirmasis bandymas sukurti vieningą biuro darbo sistemą, nes „Bendrosios taisyklės...“ turėjo tapti normatyviniu pagrindu rengiant kiekvienos sovietinės institucijos ir įmonės biuro darbo instrukcijas. Tačiau dėl ITU likvidavimo 1932 m. balandį taisyklės nebuvo galutinai parengtos ir patvirtintos. Likvidavus ITU SSRS, nebuvo vieno biuro darbo mokslinės plėtros centro.

Kanceliarinio darbo istorijoje prasidėjo ilgas žinybinio darbo oficialiais dokumentais reglamentavimo laikotarpis, tuo metu kiekvienas skyrius raštinės darbo organizavimo klausimus spręsdavo savaip.

Didelę įtaką dokumentavimo procesams padarė 1936 m. Konstitucija, kuri pirmą kartą sovietų valdžios metais įstatymiškai fiksavo valdymo dokumentų hierarchiją, aiškiai apibrėždama, kokių rūšių administracinius dokumentus turi išduoti konkreti institucija ir vadovybė. , taip pat įstaigos, organizacijos ir įmonės.

V 1943 SSRS Pagrindinė archyvų administracija dar kartą bandė sukurti vienodi standartai dirbant su oficialiais dokumentais. Parengtas projektas „Dokumentinės dalies pastatymo ir dokumentinės medžiagos apsaugos dabartiniame TSRS įstaigų, organizacijų ir įmonių kanceliariniame darbe instrukcijos“. Tuo pačiu metu dokumentas nebuvo patvirtintas ϶ᴛᴏt kartą.

Tais pačiais metais pirmasis tipinių valdymo dokumentų sąrašas kurie nustato jų saugojimo terminus. Sąrašas tapo dokumentų vertės tyrimo pagrindu tiek raštvedyboje, tiek archyve.

Nepamirškite, kad svarbus sovietinio biuro darbo raidos etapas buvo SSRS Vyriausybės 1959 m. vieningos valstybinės raštvedybos sistemos šalies įstaigoms ir įmonėms sukūrimas remiantis plačiu techninių priemonių naudojimu. SSRS Ministrų Tarybos 1963 m. liepos 25 d. dekretu „Dėl archyvavimo SSRS gerinimo priemonių“ Vieningos valstybinės apskaitos sistemos (EGSD) kūrimo vyriausioji organizacija paskirta Vyriausiąja archyvų direkcija prie SSRS. SSRS vyriausybė (GAU TSRS) Prie GAU SSRS 1966 m. buvo įkurtas Visasąjunginis dokumentacijos ir archyvavimo mokslinio tyrimo institutas (VNIIDAD), kurio pagrindinis tikslas buvo SSSD plėtra.

Svarbu pažymėti, kad tuo pat metu pradedamas spręsti ir personalo rengimo klausimas: kai kuriose vidurinėse mokyklose nuo 1962/63 m. Prasidėjo specialybės „Dokumentacija“ studentų rengimas. 1964 m. Maskvos valstybiniame istorijos ir archyvų institute (MGIAI) buvo atidarytas pirmasis SSRS Valstybės dokumentų tvarkymo departamentas (FGD), kuriame rengiami specialistai, turintys aukštąjį išsilavinimą, dirbti su dokumentacijos tvarkymu.

Nuo ϶ᴛᴏ-ojo karto VNIIDAD kūrė biuro darbo reglamentavimo ir metodinę bazę, FGD (šiuo metu Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Dokumentų mokslo fakultetas) ruošė specialistus dirbti su dokumentais.

Pažymėtina, kad glaudus MGIAI ir VNIIDAD bendradarbiavimas turėjo didelės įtakos buitinės biuro darbo raidai jau aštuntajame ir devintajame dešimtmečiuose. Prasidėjo sistemingos kryptingos teorinių ir metodinių dokumentų valdymo problemų studijos, kurios buvo įkūnytos konkrečiose taikomosiose nacionalinio pobūdžio raidose.

Nereikia pamiršti, kad svarbiausia iš jų buvo Vieninga valstybės apskaitos sistema(EGSD), patvirtintas SSRS mokslo ir technologijų komiteto 1973 m. rugsėjo mėn.
Pažymėtina, kad pagrindinės SSSD nuostatos yra moksliškai sutvarkytas taisyklių, nuostatų, rekomendacijų rinkinys, nulėmęs ir reglamentavęs biuro procesų organizavimą TSRS įstaigose, organizacijose ir įmonėse. Pagrindinis jos tikslas – vieningais pagrindais tobulinti biuro darbo organizavimą, įvedant vienodas darbo su dokumentais formas ir būdus.
Pažymėtina, kad pagrindinėse USSD nuostatose buvo nustatytos valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės (taikomos tik organizaciniams ir administraciniams dokumentams), pateiktos darbo su dokumentais organizavimo rekomendacijos, nustatyti biuro personalo darbo organizavimo ir biuro mechanizavimo pagrindai. darbo procesai. Pirmą kartą per pastaruosius dešimtmečius buvo sukurta visapusiška tarnybinio darbo sistema, kuri buvo nacionalinio pobūdžio, bet, deja, negavo oficialaus statuso.

V 1988 SSRS Pagrindinio archyvo vadovybė patvirtino antrąjį jo leidimą, pavadintą Vieninga valstybinių dokumentų valdymo sistema (EGSDOU) Verta pasakyti, kad EGSDOU nuostatos galiojo visoms dokumentacijos sistemoms, įskaitant ir kompiuterinių technologijų bei mikrografijos būdu sukurtus dokumentus.

Antroji reikšminga biuro darbo tobulinimo kryptis buvo valdymo dokumentacijos sudėties ir taisyklių suvienodinimas ir standartizavimas, kuris buvo aktyviai plėtojamas nuo 1970 m.

Pirmieji organizacinės ir administracinės dokumentacijos (ORD) GOST įsigaliojo 1972 m. - GOST 6.38-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema.
Pažymėtina, kad pagrindinės nuostatos“ ir GOST 6.39-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Formos pavyzdys“.

Kuriant vieningą organizacinio ir administracinio dokumentavimo sistemą (USORD), šie GOST buvo patvirtinti nauja redakcija 1978 m., o 1990 m. pataisyti ir sujungti į GOST 6.38-90 „Vieninga dokumentų sistema. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. OSA standartai nustatė detalių sudėtį, jų projektavimo ir išdėstymo taisykles, reikalavimus formoms, dokumentų tekstams ir spausdinimo įrenginiais parengtiems dokumentams.

Atskira darbo su dokumentais tobulinimo sritis buvo kanceliariniame darbe ir archyvavime vartojamos terminijos suvienodinimas. Sąvokų aiškinimas tapo nedviprasmiškas dėl GOST 16487-70 „Biuro darbas ir archyvavimas. Atkreipkime dėmesį, kad terminai ir apibrėžimai“ (peržiūrėta 1983 ir 1998 m.) Vieninga terminija leidžia vienareikšmiškai suvokti tiek norminius, tiek metodinius dokumentus ir specialiąją literatūrą. Oficialūs terminai taip pat naudojami kuriant vietinius norminius dokumentus bet kurioje organizacijoje.

Nuo 1970-ųjų į valdymą pradėta diegti kompiuterinės technologijos, todėl pradedami kurti automatiniai valdymo įrankiai (ACS) vadybos ir gamybos problemoms spręsti. Įdiegus automatizuotas valdymo sistemas, reikėjo suvienodinti dokumentus. Aštuntojo dešimtmečio viduryje buvo patvirtintos pirmosios unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS), kurios yra tarpusavyje susijusių dokumentų kompleksai, sukurti pagal vienodas taisykles ir reikalavimus, kuriuose yra informacija, reikalinga tam tikros veiklos srities valdymui. Medžiaga paskelbta http:// svetainėje

Verta pasakyti, kad visas DDD sąrašas pateikiamas 1983 m. išleistame sąjunginiame valdymo dokumentų klasifikatoriuje (OKUD).

USD struktūra apėmė vieningą organizacinio ir administracinio dokumentavimo sistemą (USORD) Verta paminėti, kad į ją buvo įtrauktas GOST 6.15.1-75 „Pagrindinės nuostatos“, nustatantis USORD paskirtį ir sudėtį, reikalavimus formoms. ir dokumentų tekstai, jų tvirtinimo ir registravimo taisyklės; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, taip pat vieningų dokumentų formų ir jų naudojimo gairių albumas.

Ypatinga ϶ᴛᴏ sistemos reikšmė yra jos beveik visuotinis taikymas institucijose, organizacijose ir įmonėse.

Devintajame dešimtmetyje buvo peržiūrėta norminė ir metodinė dokumentų saugojimo biuro darbe ir archyvuose bazė. 1986 m. išleistos „Pagrindinės skyrių archyvų darbo taisyklės“, kuriose buvo nustatytos dokumentų saugojimo, dokumentų formavimo į bylas, jų nagrinėjimo, apskaitos ir archyvo pildymo taisyklės. 1989 metais buvo išleistas „Valstybės komitetų, ministerijų, departamentų, įstaigų, organizacijų ir įmonių veikloje sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimo laikotarpius“, kuris tapo ir praktiniu vadovu kiekvienai raštvedybai organizuojant saugojimą. dokumentų.

Devintajame dešimtmetyje buvo sukurti biuro darbo laiko standartai. Remiantis nustatytomis darbo sąnaudų formulėmis, buvo galima apskaičiuoti kiekybinę raštvedybos darbuotojų sudėtį.
Verta paminėti, kad ϶ᴛᴏgo pagrindas buvo SSRS valstybinio darbo komiteto Centrinio darbo standartų biuro parengti Suvestiniai biuro darbo laiko standartai ir Vieningi darbo laiko standartai (darbo valandos) spausdinimo mašinėle, išleisti 1988 m. ir socialiniai reikalai.

Biuro darbas šiuolaikinėje Rusijoje

Biuro darbo plėtra 1970–80-aisiais buvo biuro darbo Rusijos Federacijoje nustatymo pagrindas.

Šiam trečiajam biuro darbo istorijos etapui pirmiausia būdingi reikšmingi pokyčiai socialinėje ir ekonominėje srityse. Nuo 1990-ųjų Rusijoje pradėjo aktyviai kurtis nevyriausybinės organizacijos (akcinės bendrovės, akcinės bendrovės, unitarinės įmonės ir kt.), daugumoje šių organizacijų biuro darbas buvo kuriamas iš naujo. Nuo 1990-ųjų pradžios Rusijos Federacijoje pradėjo kurtis įstatyminė ir reguliavimo bazė, kuriame buvo nustatyti reikalavimai tiek dokumentams, tiek darbui su jais.

Pareiga vesti apskaitą paprastai pavedama sekretoriui. Šios pareigos nereikalauja specialaus išsilavinimo, dažnai į jas priimami pretendentai, turintys minimalią darbo patirtį. Tačiau dokumentų tvarkymas yra atsakingas ir svarbus dalykas, nuo jos tikslumo ir teisingumo labai priklauso sėkminga įmonės veikla.

Verslas gali būti:

• bendrieji – susiję su pagrindine įmonės veikla,
• personalas – personalo dokumentacijai, tvarkomai personalo skyriaus,
• paslaptis - randama kai kuriose valstybės struktūrose ir turi elgesio standartus,
• elektroninis – kai dalis informacijos perduodama skaitmeniniu formatu.

Patiems įsisavinti biuro darbo pagrindus nėra sunku. Geriau pradėti nuo svarbiausio ir esminio dokumento – bylų nomenklatūros.

Bylų nomenklatūra

Tai dokumentas su visų organizacijos „bylų“ sąrašu. Sąvoka „byla“ šiuo atveju reiškia tos pačios rūšies ar krypties verslo dokumentų rinkinį.

Nomenklatūra – tai sistema, leidžianti analizuoti dokumentinę įmonės veiklą. Norėdami jį sudaryti, turite nustatyti visų galimų dokumentų tipų sąrašą. Tada sujunkite juos nuorodomis.Kiekvienam tipui priskiriamas skaičius – kodas, jis gali susidėti iš kelių skaičių ar raidžių, pvz., skaičius, metai ar net išleidimo mėnuo, jei dokumentų apimtis reikšminga.

Pavyzdžiui: 01/BU/2017, kur 01 yra serijos numeris, BU yra apskaita, 2017 yra metai. Taip pat nurodomas saugojimo laikotarpis ir vieta archyve, kada byla ten bus perduota. Tvirtinti nomenklatūrą galite tam tikram laikotarpiui – metams, 3 metams arba 5 metams, jei pokyčių nenumatoma. Prieš tvirtindami nomenklatūros turinį savo darbo požiūriu turėtų patikrinti skyrių vadovai.

Patogiam dokumentų archyvavimui, bylų suvedimui į sistemą sudaroma nomenklatūra. Tai padeda trumpai apibūdinti biuro darbo pagrindus, atspindi pagrindines verslo dokumentų rūšis, atsižvelgiant į įmonės ypatybes. Paprastai jis sudaromas lentelės pavidalu - bylos pavadinimas, kodas (numeris), vieta archyve, saugojimo laikotarpis. Bylas geriausia grupuoti pagal tipą, jų paskelbimo skyrių.

Dokumentų rūšys organizacijoje

Bylų skaičius ir dokumentų rūšys yra tiesiogiai susiję su įmonės veiklos specifika. Dažnai darbo eiga suskirstoma į blokus, kuriuos atlieka darbo sričių specialistai. Tačiau yra sąrašas, būdingas bet kuriai įmonei, nesvarbu, ar tai būtų komercinė, ar valstybinė:

Atvyksta – ateina į organizaciją iš išorės – viskas, kas atkeliavo paštu, su kurjeriais, asmeniškai pristatoma kitų organizacijų atstovų.

Siunčiama – siunčiama iš organizacijos – viskas, kas adresuota kitiems juridiniams asmenims, taip pat fiziniams asmenims (atsakymai, laiškai, sprendimai).

Vidinis - neperžengia organizacijos, reguliuojančios įmonės darbą (įsakymai, įsakymai, nuostatai, nuostatai ir kt.).

Paprastai kiekvienai rūšiai vedamas atskiras registracijos žurnalas, kuriame įrašomas eilės numeris, data, pavadinimas, iš kur dokumentas atkeliavo ar kur buvo išsiųstas, atsakingo asmens vardas ir pavardė.

Jei žurnale registruojami darbuotojams išdalinti dokumentai, kvite paliekamas parašo laukas. Taip pat žurnale galima padaryti pastabą, tokiu atveju pagal nomenklatūrą kopija buvo pateikta saugoti.

Organizacija taip pat gali vesti vidinių komandiruočių žurnalus, apskaityti raktų įteikimą, atvykimo į darbo vietą laiką ir net skambučius. Kartais dėl registracijos knygų skaičiaus susidaro žurnalų registras. Viskas priklauso nuo poreikio ir įmonėje vyraujančios praktikos.

Žurnalai turi būti sunumeruoti, susiūti ir užantspauduoti, tai daroma siekiant pašalinti lapo keitimo galimybę.

Buhalterija yra biuro darbo ir dokumentų srauto pagrindas. Žurnalų ir bylų skaičius priklauso nuo įmonės poreikių ir noro įrašyti visus turimus popierius.

Dokumentų srauto reglamentas

Sukūrus bylų nomenklatūrą ir reikalingų žurnalų sąrašą, tikslinga parengti Organizacijos darbo eigos reglamentą. Tai reglamentas, kuriame paaiškinamos visų turimų popierių rinkimo, perdavimo, archyvavimo taisyklės. Jame aprašoma kiekvieno dokumentacijos srauto tvarka ir nustatomas jų perdavimo iš vieno skyriaus į kitą laikas.

Reglamento pavyzdys

Ši nuostata padės išvengti painiavos, atsakomybės perkėlimo ir svarbių verslo dokumentų praradimo. Kiekvienam srautui yra numatytas maršrutas - pavyzdžiui: paskelbimas, patvirtinimas, registracija, siuntimas adresatui, padavimas archyve.

Antspaudai ir antspaudai

Dažnai pradedantieji, ir ne tik jie, negali suprasti, kokiais atvejais reikia organizacijos antspaudo, o kokiais – ne. Atsakymas labai paprastas: siunčiami blankai sertifikuojami antspaudu, nes. antspaudo buvimas liudija laiško kilmę. Vidiniams popieriams antspaudo nereikia, kaip vadovybės parašo šiuo atveju pakanka.

Gauti dokumentai po jų įregistravimo perduodami vadovui sprendimo priėmimui ir atsakingo asmens už vykdymą ar atsakymą paskyrimui. Jie taip pat nereikalauja spausdinimo. Nepainiokite antspaudo ir antspaudo. Antspaudai gali būti labai skirtingi – nuo ​​„Gaunamas numeris...“ iki „Kopija teisinga“, ir jie neturi teisinės galios. Tai tik pagalbinė priemonė sekretorės darbui.