Muka surat baru 1

Persediaan untuk merangka minit bermula dengan menetapkan tarikh dan masa mesyuarat, menentukan pelbagai isu yang akan dipertimbangkan padanya. Keputusan ini biasanya diformalkan oleh agenda, yang, apabila membuat minit, akan membentuk salah satu bahagiannya, dan sebelum mesyuarat adalah dokumen dengan bantuan yang dimaklumkan kepada peserta mesyuarat. Minit tersebut disediakan berdasarkan rekod yang disimpan dalam mesyuarat oleh setiausaha secara manual atau menggunakan perakam suara.

Protokol disediakan dalam bentuk umum, yang biasanya termasuk butiran berikut: nama institusi (organisasi, perusahaan), jenis dokumen (protokol), tempat untuk meletakkan nombor dan tarikh, tempat untuk teks protokol, tempat untuk tajuk kepada teks.

Tarikh protokolialah hari mesyuarat (minit, sebagai peraturan, disediakan selepas mesyuarat). Jika mesyuarat berlangsung beberapa hari, maka tarikh minit termasuk tarikh permulaan dan tamatnya, contohnya: 01/21–24/2002.

Nombor protokol (indeks) ialah nombor siri mesyuarat itu. Penomboran protokol dijalankan dalam tahun kalendar atau tempoh jawatan badan kolegial.

Tajuk untuk ujian Protokol berbeza daripada reka bentuk butiran ini dalam dokumen lain. Sebagai peraturan, tajuk mengandungi petunjuk jenis aktiviti kolegial (mesyuarat, perhimpunan, mesyuarat, dll.) dan nama badan kolegial dalam kes genitif, contohnya: minit mesyuarat lembaga; mesyuarat kakitangan; mesyuarat ketua unit struktur.

Teks protokol termasuk bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan protokol, selepas tajuk, parap dan nama keluarga pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan. Pengerusi - pegawai yang mengendalikan mesyuarat tidak dinyatakan dalam minit; Setiausaha – seseorang yang bertanggungjawab untuk menganjurkan mesyuarat dan mendokumentasikan aktivitinya, i.e. penyediaan dan pelaksanaan protokol. Dalam badan kolegial tetap, setiausaha ialah seorang pegawai (Setiausaha Majlis Akademik, Setiausaha Kolegium, dsb.).

Daripada baris baharu selepas perkataan "Hadir", parap dan nama keluarga ahli tetap badan kolegial disenaraikan dalam susunan abjad, serta parap, nama keluarga dan jawatan orang yang dijemput ke mesyuarat daripada organisasi lain. Setiausaha menyusun senarai peserta mesyuarat pada hari mesyuarat, kerana senarai itu mungkin tidak bertepatan dengan apa yang dimaksudkan pada asalnya. Penyediaan minit dimulakan dengan menyusun senarai nama peserta mesyuarat.

Semasa merangka minit mesyuarat lanjutan, nama peserta tidak disenaraikan dalam minit, tetapi jumlah bilangan mereka ditunjukkan dengan nombor. Ia ditentukan berdasarkan keputusan pendaftaran. Senarai pendaftaran dipindahkan kepada setiausaha mesyuarat dan menjadi salah satu lampiran minit mesyuarat. Dalam kes ini, protokol menunjukkan: Hadir: 57 orang. (senarai dilampirkan).

Agenda dimasukkan dalam bahagian pengenalan minit. Ia terdiri daripada senarai isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, dan menetapkan urutan perbincangan mereka dan nama penceramah (pelapor). Agenda mesyuarat, yang telah disediakan terlebih dahulu, harus merangkumi bilangan optimum isu yang boleh dipertimbangkan dan dibincangkan pada mesyuarat. Kandungannya ditentukan oleh ketua yang akan mempengerusikan mesyuarat. Setiap item dalam agenda dinomborkan dalam angka Arab dan bermula dengan preposisi "Mengenai" atau "Mengenai" (menjawab soalan "Mengenai apa?"). Untuk setiap item, parap dan nama keluarga pelapor ditunjukkan - pegawai yang menyediakan laporan mengenai isu ini.

Teks bahagian utama protokol disediakan mengikut urutan isu yang ditetapkan oleh agenda.

Badan teks harus mengandungi seberapa banyak bahagian yang terdapat dalam agenda. Bahagian dinomborkan dengan penomboran yang sama dengan agenda. Setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: “MENDENGAR”, “BERCAKAP”, “MEMUTUSKAN”, yang dicetak dari jidar kiri. Selepas perkataan "MENDENGAR" dalam ujian protokol, rakaman ucapan penceramah utama dibentangkan; selepas perkataan "SPEAKED" - rekod kenyataan yang dibuat oleh peserta dalam perbincangan isu; selepas perkataan "RESOLVED" - pernyataan bahagian operasi item agenda yang sepadan. Jika beberapa keputusan dibuat dalam satu isu, mereka dinomborkan dalam angka Arab, digit pertama menunjukkan nombor item agenda, yang kedua - nombor keputusan yang diambil. Sebagai contoh:

Amalan biasa membuat minit tidak menyediakan untuk merekodkan keputusan pengundian, bagaimanapun, dalam beberapa minit (contohnya, minit mesyuarat agung pemegang saham) jumlah bilangan orang yang mengambil bahagian dalam undian dan pengagihan undian "Untuk", "Menentang", "Berkecuali" ditunjukkan.

Keputusan yang dibuat pada mesyuarat dibawa kepada perhatian pekerja dengan menghantar salinan minit atau cabutan bahagian operasi. Ia juga diamalkan untuk menyediakan dokumen pentadbiran lain berdasarkan keputusan yang diterima pakai, contohnya, keputusan badan kolegial atau perintah daripada ketua organisasi.

Dalam teks protokol, setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam bentuk kes nominatif. Pernyataan entri ucapan (biasanya dalam bentuk tunggal diri ketiga) dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.

Bergantung pada jenis mesyuarat dan status badan kolegial, bentuk protokol dipilih. Ia boleh pendek, penuh atau ringkas. Borang protokol berbeza antara satu sama lain hanya dalam kelengkapan liputan prosiding mesyuarat itu tidak mempunyai perbezaan dalam reka bentuk.

Protokol ringkas – ini adalah dokumen yang merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Minit sedemikian, sebagai peraturan, disimpan hanya dalam kes di mana mesyuarat itu distenografi atau apabila mesyuarat itu bersifat operasi. Menggunakan protokol sedemikian, adalah mustahil untuk membayangkan perjalanan perbincangan isu itu, pendapat yang dinyatakan, ulasan, proses membangunkan bahagian pentadbiran protokol, i.e. keputusan pengurusan.

DALAM protokol penuh bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah direkodkan, malah kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat yang diutarakan, soalan dan teguran disuarakan, komen, pendirian dihantar. Minit penuh membolehkan anda mendokumenkan gambar terperinci mesyuarat.

Protokol verbatim disusun berdasarkan laporan verbatim mesyuarat (transkrip) dan menyampaikan secara verbatim proses membincangkan setiap isu dan membangunkan keputusan mengenainya. Selepas bahagian pengenalan dalam protokol sedemikian, entri "Mesyuarat itu diambil secara ringkas" dibuat. Transkrip adalah lampiran wajib kepada protokol.

Minit disusun daripada rakaman tulisan tangan, stenografi atau pita yang diambil semasa mesyuarat. Nota tulisan tangan disimpan oleh setiausaha kualiti protokol bergantung pada kelayakannya. Dalam kes ini, keupayaan untuk memahami intipati isu yang dibincangkan dan dapat menulisnya dengan tepat diperlukan. Rekod ini adalah bahan draf untuk penyediaan selanjutnya protokol. Dalam beberapa kes, penceramah dalam mesyuarat memberikan setiausaha nota (tesis) ucapan mereka, yang kemudiannya dimasukkan ke dalam teks minit. Walau bagaimanapun, lebih kerap setiausaha mesti bergantung hanya pada kemahirannya dalam menulis kursif, mencatat nota dan trengkas. Selepas mesyuarat, nota setiausaha ditaip, disunting dan difailkan sebagai dokumen rasmi. Masa penyediaan untuk protokol pada masa ini ditetapkan pada tiga hari.

Protokol- dokumen organisasi dan pentadbiran yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, perbincangan, persidangan dan sesi badan kolegial.* Definisi yang lebih umum diberikan oleh kamus penjelasan bahasa Rusia, yang mentakrifkannya sebagai "dokumen yang merekodkan semua yang berlaku pada mesyuarat, mesyuarat" .

* Sistem kerja pejabat negeri bersatu, hlm. 74.

Minit dibuat berdasarkan rekod yang disimpan semasa mesyuarat. Dalam kes di mana mesyuarat di stenograf atau direkodkan secara magnetik, minit itu disediakan selepas ia ditranskripsikan. Setiausaha atau orang yang dilantik khas hendaklah membuat catatan semasa mesyuarat. Kualiti rakaman ucapan bergantung kepada kelayakannya, kebolehan untuk menembusi dan memahami intipati isu yang dibincangkan. Oleh itu, pelantikan orang yang mengambil minit adalah bahagian penting dalam penyediaan mesyuarat. Protokol disusun mengikut bentuk am .

Bentuknya termasuk: nama institusi pengarang, petunjuk jenis dokumen (minit), tarikh mesyuarat, nombor, tempat mesyuarat, cop kelulusan (dalam kes di mana protokol tertakluk kepada kelulusan), tajuk , teks, tandatangan.

Tarikh mesyuarat ditunjukkan pada minit, bukan pelaksanaan akhir atau menandatangani minit. Sekiranya mesyuarat berlangsung beberapa hari, tarikh mula mesyuarat dan sempang tamat ditunjukkan.

Sebagai contoh, 11-13.03.98.

Nombor protokol ialah nombor siri mesyuarat badan kolegial pada tahun tersebut (dalam institusi pendidikan, mungkin tahun akademik).

Butiran "tempat pertemuan" menunjukkan bandar tempat pertemuan itu berlangsung.

Tajuk protokol menjawab soalan "apa" dan mengandungi petunjuk jenis aktiviti kolegial (mesyuarat, mesyuarat, persidangan) dan nama badan kolegial dalam kes genitif. Nama jenis mesyuarat adalah selaras dengan nama badan kolegial. Tajuk dimulakan dengan huruf besar.

^ Sebagai contoh. “Mesyuarat Majlis Pelajar”, ​​“Mesyuarat Suruhanjaya”, “Mesyuarat Tenaga Kerja”.

Selepas melengkapkan bahagian tajuk (ini boleh dilakukan sebelum mesyuarat), mereka mula menyusun teks. ^ Teks protokol terbahagi kepada dua bahagian:

pertama- nota pengenalan, di mana nama keluarga dan inisial pengerusi, setiausaha, mereka yang hadir dan agenda ditunjukkan;

kedua- yang utama, merekodkan kemajuan mesyuarat.

^ Perkataan "pengerusi" mulakan protokol; ia dicetak dengan jarak dua kali selepas tajuk, tepat di luar jidar huruf besar; selepas tanda sempang nama keluarga pengerusi dan inisial ditunjukkan. Perkataan "setiausaha" dieja dengan cara yang sama.

^ Pengerusi - Kharchenko V.I.

Setiausaha - Veselkova S.L.

Semasa mesyuarat operasi, bahagian protokol ini ditinggalkan. Mereka yang hadir disenaraikan di bawah. Prosedur untuk melengkapkan bahagian ini adalah seperti berikut. Dalam minit mesyuarat badan kolegial tetap, ahli tetap yang hadir ditunjukkan dalam susunan abjad tanpa jawatan. Selepas mereka, nama-nama jemputan ditulis, menunjukkan kedudukan mereka. Pada mesyuarat dan sesi lanjutan dengan lebih daripada 15 orang hadir, komposisi mereka ditunjukkan secara kuantitatif, dan senarai nama dilampirkan pada minit, yang mana catatan yang sepadan dibuat dalam minit itu sendiri.

^ Contohnya: Hadir: 43 orang (senarai dilampirkan).

Pada mesyuarat, persidangan dan konvensyen di mana membuat keputusan memerlukan kuorum tertentu, bahagian "Menghadiri" menunjukkan bilangan orang yang harus hadir dan berapa ramai yang datang ke mesyuarat.

Sebagai contoh , minit mesyuarat kesatuan sekerja menunjukkan: “Terdapat 135 orang berdaftar dalam organisasi kesatuan sekerja, 117 orang hadir.”

Apa yang berikut ialah agenda. Bahagian protokol ini menyenaraikan isu yang dikemukakan untuk dipertimbangkan oleh badan kolegial. Setiap soalan diberi nombor. Penyenaraian isu dalam agenda mungkin bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), tetapi pilihan lain mungkin apabila soalan dirumuskan dalam kes nominatif tanpa preposisi “O” atau “Perihal”. Sebagai contoh:

1 Mengenai prospek pembangunan kilang. Laporan pengarah... (nama penuh)

2 Mengenai hasil tinjauan sosiologi pekerja.

Laporan ketua perkhidmatan sosiologi... (F., I., O.) atau

1 Prospek untuk pembangunan loji. Laporan pengarah... (nama penuh)

2 Hasil tinjauan sosiologi pekerja.

Laporan ketua perkhidmatan sosiologi... (F., I., O,)

Dalam sesetengah kes, sebagai contoh, apabila merekodkan mesyuarat lembaga kementerian dan jawatankuasa, agenda itu boleh dilampirkan pada minit tersebut. Kemudian ia tidak termasuk dalam teks protokol, tetapi hanya entri rujukan dibuat: "Agenda mesyuarat dilampirkan."

Bahagian utama teks Protokol disusun ke dalam bahagian yang sepadan dengan item agenda.

Bagi setiap item mungkin terdapat bahagian berikut:

MENDENGAR:

PENCERAMAH:

^ DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN):

Perkataan-perkataan ini ditulis dalam huruf besar, setiap satu pada baris baharu, diikuti dengan titik bertindih, jadi ia secara visual memecahkan teks.

Perkataan LISTENED memulakan bahagian untuk setiap item agenda. Ia ditulis pada satu baris mengikut nombor yang menunjukkan nombor siri soalan.

Nama keluarga dan inisial penceramah dan mereka yang bercakap dalam perbahasan ditunjukkan pada baris baharu daripada perenggan. Dalam kes ini, nama jawatan tidak ditunjukkan, kerana ia sudah ditunjukkan dalam agenda. Adalah lebih baik untuk menunjukkan kedudukan selepas nama keluarga dan inisial mereka yang bercakap dalam perbahasan.

Minit mesti mencerminkan semua pendapat tentang isu yang sedang dipertimbangkan dan semua keputusan yang dibuat.

Kandungan pidato dipersembahkan dalam diri ketiga tunggal. Jika terdapat teks (atau tesis) laporan dan ucapan, ia tidak direkodkan dalam protokol, dan tanda sempang selepas nama pembesar suara atau pembesar suara ditunjukkan: "Teks laporan (ucapan, mesej) dilampirkan." Selepas setiap pembentangan, jika ada, soalan dan jawapan direkodkan mengikut susunan yang diterima. Sebagai contoh :

^ Sokolov A.V. - apakah langkah yang telah diambil untuk menghapuskan kemalangan itu?

Kolesov I.K. - pada pukul 6 pagi bekalan kuasa telah dipulihkan.

Sekiranya, disebabkan pemberhentian perbahasan, peserta yang berdaftar tidak menerima jawapan, mereka menyerahkan ucapan bertulis, cadangan, dan ulasan kepada pengerusi mesyuarat, yang dilampirkan bersama minit.

Bahagian akhir bahagian bagi setiap item agenda ialah rekod keputusan (resolusi) yang diterima pakai mengenai isu yang dibincangkan. Keputusan yang mengandungi beberapa soalan dibahagikan kepada perenggan dan subperenggan, dinomborkan dalam angka Arab. Bahagian operasi keputusan, seperti dokumen pentadbiran, mestilah khusus dan mengandungi komponen: siapa yang harus melakukan apa dan pada tarikh apa.

Sebagai contoh:

1 MENDENGAR:

Ivanova P.I. - teks laporan dilampirkan

PENCERAMAH:

Petrov A.P. - rakaman pendek ucapan

Ikonnikov I.I. - rakaman pendek ucapan

1.1 Jabatan khas akan mengadakan mesyuarat bersama khusus untuk pengenalan teknologi komputer ke dalam kerja semasa semester pertama.

1.2 Ivanov P.I. menganjurkan pameran cara teknologi moden untuk proses pengurusan pengkomputeran di pusat maklumat menjelang 1 Oktober 1998.

2. DIDENGAR:

PENCERAMAH:

Tandatangan Pengerusi V.P

Tandatangan Setiausaha K.R Redkin

Dalam beberapa kes, dan dalam kes pemilihan pegawai adalah wajib, keputusan pengundian untuk setiap item ditunjukkan secara berasingan dalam protokol.

Sekiranya terdapat pendapat khas mengenai keputusan yang dibuat, ia boleh dinyatakan pada helaian berasingan, ditandatangani dan dilampirkan pada protokol. Selepas merekodkan keputusan yang berkaitan, pendapat berbeza diberikan dalam minit.

Mengikut kesempurnaan liputan perkembangan perbincangan isu-isu di mesyuarat, minit dibahagikan kepada penuh Dan ringkas .

Protokol ringkas mengandungi nama penceramah, topik laporan dan nama penceramah. Adalah mustahil untuk mendapatkan idea tentang sifat ulasan, perjalanan perbincangan, dan pendapat yang dinyatakan dalam perbahasan menggunakan protokol sedemikian.

Protokol pendek hanya boleh diterima jika terdapat transkrip atau apabila teks laporan dan ucapan dilampirkan pada protokol. Mesyuarat operasi juga direkodkan secara ringkas. Dalam semua kes lain, protokol harus mengandungi rekod semua ucapan, mencerminkan kerja pasukan, dan menunjukkan pembangunan penyelesaian dalam pertembungan pendapat dan perbincangan.

Semasa mesyuarat, hanya draf minit yang biasanya disediakan. Dalam masa lima hari, protokol dijelaskan, ditambah, disahkan terhadap transkrip dan rakaman audio, diedit dan dilaksanakan. Jika transkrip dilampirkan pada protokol, nota tentang perkara ini dibuat selepas bahagian pertama protokol: "Mesyuarat Majlis Akademik direkodkan secara ringkas. Transkrip dilampirkan". Protokol yang disediakan sepenuhnya ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha.

Keputusan badan kolegial disampaikan kepada pelaksana dalam bentuk dokumen bebas - resolusi dan keputusan; dalam institusi yang beroperasi atas dasar kesatuan perintah, mereka dilaksanakan dengan perintah. Dalam kes lain, ekstrak daripada protokol dibuat.

Sebagai contoh:

Minit disusun ke dalam fail bersama-sama dokumen yang dibuat dalam proses penyediaan mesyuarat: agenda, jemputan, senarai peserta mesyuarat dan senarai jemputan, laporan atau abstrak ucapan, bahan rujukan mengenai isu yang dibincangkan, draf keputusan dan dokumen akhir dan lain-lain dokumen yang dihantar semasa mesyuarat (semua 1 salinan).

Sokongan dokumentasi untuk pengurusan

Kawalan

Pilihan 4

1. Protokol, jenis protokol, ciri reka bentuk 4

2. Memproses surat-menyurat yang dihantar 9

3. Buat akta hapus kira harta 11

4. Tulis memo 12

Bibliografi 14

1. Protokol, jenis protokol, ciri reka bentuk

Minit ialah dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan dan membuat keputusan pada mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial.

Ciri khas protokol ialah ia digunakan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial: sementara (mesyuarat, persidangan, mesyuarat, suruhanjaya) dan tetap (kolej kementerian dan jawatankuasa, majlis akademik institusi saintifik, presidium).

Penyediaan dan pelaksanaan protokol adalah tanggungjawab setiausaha badan kolegial yang berkaitan (biasa atau dipilih semasa kerja mereka). Setiausaha, bersama pengerusi badan kolegial, bertanggungjawab ke atas ketepatan maklumat yang terkandung dalam protokol. Minit itu disediakan berdasarkan tulisan tangan, termasuk stenografi atau rakaman pita mesyuarat, serta dokumen yang disediakan untuk mesyuarat: agenda, teks atau abstrak laporan dan ucapan, draf keputusan.

Jenis utama protokol:

Minit ringkas - merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Adalah disyorkan untuk menjalankannya dalam kes di mana mesyuarat itu bersifat operasi.

Protokol penuh merekodkan bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga dengan cukup terperinci kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat.

Protokol stenografi disusun berdasarkan laporan stenografi mesyuarat (transkrip) dan secara literal menyampaikan proses membincangkan setiap isu dan membuat keputusan mengenainya.

Minit tersebut disediakan pada kepala surat organisasi dan mengandungi butiran berikut: nama organisasi, nama jenis dokumen, tarikh mesyuarat, nombor minit, tempat merangka minit (tempat mesyuarat), tajuk kepada teks, teks, tandatangan, visa pengenalan. Tajuk teks protokol ialah nama acara yang direkodkan (mesyuarat, sesi, mesyuarat) dan nama badan kolegial yang kerjanya direkodkan.

Teks protokol terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama. Bahagian pengenalan teks protokol harus menunjukkan: siapa yang mengetuai acara dirakam; yang menyimpan minit; yang hadir dalam mesyuarat (mesyuarat, mesyuarat, dll) daripada kalangan pegawai yang termasuk dalam badan kolegial yang mengendalikan mesyuarat itu; yang telah dijemput (jika perlu) ke mesyuarat daripada kalangan pekerja organisasi atau daripada organisasi lain; apakah isu yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

Maklumat mengenai ketua mesyuarat, setiausaha dan mereka yang hadir termasuk nama keluarga dan inisial pegawai, masing-masing ditunjukkan selepas perkataan: "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa tanda petikan). Bagi orang yang dijemput tambahan ke mesyuarat dari kalangan pekerja organisasi, sebagai tambahan kepada nama keluarga dan inisial, jawatan yang dipegang ditunjukkan, dan untuk pakar dari organisasi lain - jawatan dan nama organisasi. Maklumat tentang orang yang dijemput ke mesyuarat boleh disertakan dalam bahagian "Hadir" atau dalam bahagian khas "Dijemput".

Pada acara kolektif seperti mesyuarat, selalunya terdapat sejumlah besar peserta, yang penyenaraiannya dalam bahagian pengenalan teks protokol tidak sesuai. Dalam kes ini, senarai berasingan mereka yang hadir pada mesyuarat itu disusun dan kemudiannya dilampirkan pada minit.

Dalam protokol itu sendiri, dalam bahagian "Hadirin", hanya jumlah bilangan mereka yang hadir ditunjukkan dengan merujuk kepada senarai yang dilampirkan. Perlu ditekankan bahawa bahagian "Hadir" dan "Dijemput" adalah sangat penting berhubung dengan bahagian lain protokol, kerana ia secara langsung mempengaruhi kuasa undang-undang dokumen ini, menunjukkan kesahihan mengadakan acara kolektif. Bahagian ini menggambarkan kehadiran korum mesyuarat, i.e. bilangan minimum yang diperlukan ahli badan kolegial yang mencukupi untuk memulakan kerja mesyuarat (mesyuarat, mesyuarat). Dengan ketiadaan kuorum yang ditetapkan secara normatif untuk badan kolegial tertentu (majoriti mudah atau 2/3), mengadakan mesyuarat adalah tidak boleh diterima, kerana keputusannya akan menyalahi undang-undang. Perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir", "Dijemput" dicetak dari kedudukan sifar peranti pencetakan, sengkang diletakkan dari kedudukan ke-2, nama keluarga ditulis dalam kes nominatif, kemudian parap diletakkan. Nama mereka yang hadir dan dijemput disusun mengikut abjad dan dicetak dengan jarak 1 baris.

Isu-isu yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut disenaraikan di bahagian AGENDA. Perkataan AGENDA dicetak dari kedudukan sifar peranti pencetak, diikuti dengan titik bertindih. Item agenda bernombor. Setiap soalan baharu dicetak dari kedudukan pertama penjadual. Susunan soalan disusun ditentukan oleh tahap kepentingannya. Perumusan item agenda hendaklah dimulakan dengan kata depan tentang (kira-kira), tajuk jawatan dan nama keluarga penutur diberikan dalam kes genitif. Bahagian utama teks protokol disusun mengikut isu dalam agenda. Struktur rakaman perbincangan setiap perkara dalam agenda dijalankan mengikut skema berikut: MEREKA MENDENGAR MEREKA BERCAKAP MEREKA MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN). Perkataan ini dicetak dengan huruf besar. Perkataan LISTENED didahului dengan nombor item agenda, diikuti dengan titik bertindih. Nama keluarga pembesar suara dicetak dalam kes nominatif dari kedudukan pertama peranti percetakan; Selepas nama keluarga mereka meletakkan inisial, kemudian sengkang dan menulis kandungan laporan dalam huruf besar dalam bentuk ucapan langsung. Sekiranya teks laporan (ucapan) ditranskripsi atau disampaikan oleh penceramah secara bertulis, maka selepas tanda sempang, "Laporan itu dilampirkan" juga ditulis dengan huruf besar (dalam protokol tanpa tanda petikan).

Perbincangan laporan boleh didahului dengan soalan kepada penceramah, yang, bersama-sama dengan jawapan, termasuk dalam bahagian MENDENGAR. Sebelum merekodkan setiap soalan, parap, nama keluarga dan kedudukan pengarangnya ditunjukkan dan tanda sempang diletakkan. Isi soalan ditulis dengan huruf besar dalam bentuk pertuturan langsung. Sebelum merumuskan jawapan, tulis perkataan "Jawapan" (dalam protokol tanpa tanda petikan), letakkan sengkang dan tulis jawapan dalam bentuk ucapan langsung. Kemajuan perbincangan laporan ditunjukkan dalam bahagian PENCERAMAH. Satu titik bertindih diletakkan selepas perkataan SPOKE. Nama keluarga penceramah ditulis dalam kes nominatif dari kedudukan pertama peranti pencetak, maka parap dan kedudukan penceramah ditunjukkan, tanda sempang diletakkan dan kandungan ucapan dicetak dalam huruf besar dalam bentuk ucapan tidak langsung .

Keputusan yang diterima pakai terkandung dalam bahagian DISELESAIKAN (DIPUTUSKAN). Jika terdapat beberapa penyelesaian, ia dinomborkan dalam angka Arab dengan titik. Sebagai peraturan, setiap keputusan disertakan dengan petunjuk kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya dan mengandungi tarikh akhir untuk pelaksanaan. Keputusan yang dibuat secara kolektif selalunya memerlukan pengundian. Dalam kes ini, selepas bahagian DISELESAIKAN, perkara berikut ditunjukkan: "Undi" atau "Undi" (dalam protokol tanpa tanda petikan) dan keputusan pengundian diberikan: sebulat suara atau untuk..., menentang..., berkecuali. ..

Dalam amalan, bentuk protokol yang dipendekkan dan pendek sering digunakan apabila rekod terperinci tentang kemajuan perbincangan isu tidak diperlukan. Dalam protokol yang disingkatkan, selepas senarai mereka yang hadir atau dijemput, nombor siri item dalam agenda ditunjukkan dan tajuk laporan dicetak. Baris terakhir tajuk laporan (item agenda) digariskan, dan nama penceramah dalam susunan pembentangan mereka dicetak di bawah baris (dalam kurungan). Tajuk setiap laporan berakhir dengan keputusan atau resolusi protokol. Protokol bentuk pendek hanya menunjukkan isu yang dipertimbangkan dan keputusan yang dibuat. Bahagian operasi teks protokol mungkin mengandungi klausa mengenai kelulusan mana-mana dokumen. Dalam kes ini, dokumen yang diluluskan dilampirkan pada protokol dan mempunyai pautan ke nombor dan tarikhnya. Dalam amalan, selalunya perlu membuat ekstrak daripada protokol. Ekstrak daripada protokol mengandungi butiran berikut:

semua butiran bahagian pengepala protokol: nama organisasi, nama jenis dokumen (EKSTRAK DARI MINIT), tarikh (tarikh mesyuarat), nombor protokol (nombor siri mesyuarat), tempat penyediaan ( tempat mesyuarat);

tajuk kepada teks;

semua butiran bahagian pengenalan teks protokol: "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir", "Jemputan", "AGENDA";

butiran individu bahagian utama teks protokol: "MENDENGAR", "MEMUTUSKAN", "Undi";

butiran bahagian rasmi protokol: butiran "Tandatangan", termasuk perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", parap dan nama keluarga pengerusi dan setiausaha (tanpa tandatangan peribadi mereka sejak cabutan, sebagai peraturan, tidak ditandatangani dengan asal tandatangan, tetapi diperakui oleh setiausaha); nota mengenai perakuan salinan.

Oleh itu, hanya unsur-unsur yang perlu dibawa kepada perhatian pegawai yang berminat diambil daripada kandungan protokol. Untuk mengesahkan fakta dan peristiwa yang telah ditetapkan, beberapa orang membuat tindakan. Akta disusun berdasarkan hasil audit aktiviti perusahaan atau unit strukturnya dan pegawai individu, semasa penerimaan dan pemindahan kes, penyediaan dokumen untuk pemusnahan, dan penerimaan objek untuk beroperasi.

Protokol- dokumen di mana kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, persidangan direkodkan.

Minit itu mendokumenkan aktiviti badan kolegial tetap, seperti lembaga jawatankuasa dan kementerian, kerajaan perbandaran, serta majlis saintifik, teknikal dan metodologi. Kecuali perkara di atas, mesyuarat yang diadakan oleh ketua bahagian struktur, timbalan ketua pengarah dan pengarah juga boleh direkodkan.

Adalah lazim untuk merangka minit untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial sementara (persidangan, mesyuarat, seminar, dsb.)

Minit tersebut disediakan oleh setiausaha berdasarkan catatan yang disimpannya semasa mesyuarat. Ini mungkin nota pendek, transkrip atau rakaman suara. Perlu dikatakan bahawa untuk menyediakan protokol, setiausaha mengumpul abstrak laporan dan ucapan, dan merangka keputusan sebelum mesyuarat.

Protokol disusun dalam bentuk umum.

Tajuk, tarikh dan nombor protokol

Pengepala protokol akan menjadi nama badan kolegial atau jenis mesyuarat. Sebagai contoh, Minit (apa?) mesyuarat majlis pedagogi; mesyuarat ketua unit struktur, dsb.

Tarikh minit akan menjadi tarikh mesyuarat (minit biasanya disediakan selepas mesyuarat jika mesyuarat berlangsung beberapa hari, maka tarikh minit termasuk tarikh mula dan tamat).

Sebagai contoh: 21 — 24.07.2009 .

Nombor (indeks) protokol akan menjadi nombor siri mesyuarat dalam tahun kalendar atau tempoh jawatan badan kolegial.

Perhatikan bahawa teks protokol merangkumi bahagian berikut:

• pengenalan;
• utama

Bahagian pengenalan

Di bahagian pengenalan protokol, selepas tajuk, nama keluarga dan parap pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan. Dari baris baharu selepas perkataan " Hadir» senaraikan dalam susunan abjad nama keluarga dan parap pegawai yang hadir dalam mesyuarat.

Sekiranya terdapat orang dari organisasi lain pada mesyuarat itu, maka selepas perkataan "Membentangkan" perkataan " telah dicetak pada baris baru dijemput"dan senarai orang yang dijemput ditunjukkan; dalam kes ini, kedudukan dan nama organisasi ditunjukkan sebelum setiap nama.

Dalam bahagian pengenalan protokol agenda ditunjukkan.

Ia terdiri daripada senarai isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, dan menetapkan urutan perbincangan mereka dan nama penceramah (penceramah) Perhatikan bahawa setiap item dalam agenda dinomborkan dengan angka Arab, ia dirumus menggunakan preposisi “O” atau “Tentang”. Contohnya: "Mengenai kelulusan program pendidikan"; "Pada merumuskan keputusan tahun akademik."

Untuk setiap item, pelapor (pegawai yang menyediakan isu) ditunjukkan.

Bahagian utama

Bersempena dengan urutan isu dalam agenda, teks bahagian utama protokol disediakan - ia harus mengandungi seberapa banyak bahagian sebagai bilangan item yang dimasukkan dalam agenda.

Berdasarkan semua perkara di atas, kami membuat kesimpulan bahawa bahagian pengepala protokol sentiasa diformat dengan cara yang sama. Tetapi teks protokol boleh dibentangkan dalam bentuk yang berbeza: pendek atau lengkap.

Protokol ringkas— merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Minit sedemikian paling kerap disimpan dalam kes di mana mesyuarat itu bersifat operasi (lihat Rajah 3.3.)

Patut dikatakan - protokol penuh- mengandungi maklumat bukan sahaja tentang isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga rekod yang agak terperinci menyampaikan kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat yang diutarakan, soalan dan teguran yang disuarakan, ulasan, pendirian. Perlu dikatakan bahawa protokol penuh membolehkan anda mendokumenkan gambar terperinci mesyuarat (lihat Rajah 3.4)

Rajah No 3.3. Contoh protokol ringkas

Rajah No 3.4. Contoh protokol lengkap

Apabila menggunakan sebarang bentuk protokol, teksnya akan dibahagikan kepada seberapa banyak bahagian kerana terdapat item dalam agenda.

Perlu dikatakan bahawa setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: “MENDENGAR”, “BERCAKAP”, “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”), yang dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar. Reka bentuk ini memungkinkan untuk menyerlahkan dalam teks ucapan penceramah utama, peserta dalam perbincangan isu dan bahagian operasi di mana keputusan dirumuskan.

Di bahagian" MENDENGAR“Teks ucapan dinyatakan. Pada permulaan teks, dari baris baharu dalam kes nominatif, nyatakan nama keluarga penutur. Rakaman ucapan dipisahkan daripada nama akhir dengan tanda sempang. Ucapan dipersembahkan dalam orang ketiga tunggal. Ia dibenarkan, bukannya merakam ucapan, untuk menunjukkan selepas nama akhir (“Rakaman ucapan dilampirkan”, “Sila ambil perhatian bahawa teks laporan dilampirkan”)

Dalam kes kedua, laporan menjadi lampiran kepada protokol.

Di bahagian" DILAKUKAN» daripada baris baharu dalam kes nominatif menunjukkan nama keluarga penceramah dan selepas tanda sempang, teks ucapan atau soalan (jika ditanya kepada penceramah semasa ucapan)

Di bahagian" MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”) mencerminkan keputusan yang dibuat mengenai isu yang dibincangkan. Ambil perhatian bahawa teks bahagian operasi dicetak sepenuhnya dalam sebarang bentuk protokol.

Sila ambil perhatian bahawa teks keseluruhan protokol dicetak pada jarak 1.5 baris.

Minit mesyuarat disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Minit tersebut ditandatangani oleh setiausaha dan diserahkan kepada pengerusi untuk ditandatangani dalam tempoh 3 (tiga) hari bekerja selepas mesyuarat.

Tandatangan dipisahkan daripada teks dengan jarak 3 baris. Tajuk jawatan dicetak dari sempadan jidar kiri, huruf terakhir nama keluarga dihadkan pada jidar kanan.

Pada hari protokol ditandatangani oleh pengerusi, ia mesti didaftarkan.

Ekstrak daripada protokol

Cabutan daripada protokol ialah salinan tepat sebahagian daripada teks protokol asal, yang berkaitan dengan item dalam agenda yang cabutan itu sedang disediakan. Ekstrak mengeluarkan semula semua butiran borang, bahagian pengenalan teks, item dalam agenda yang cabutan sedang disediakan, dan teks yang mencerminkan perbincangan isu dan keputusan yang dibuat. Ekstrak daripada protokol hanya ditandatangani oleh setiausaha, yang juga memperakuinya. Prasasti pensijilan ditulis dengan tangan dan terdiri daripada perkataan "Benar", petunjuk kedudukan orang yang mengesahkan salinan (ekstrak), tandatangan peribadi, nama keluarga, inisial dan tarikh (lihat Rajah 3.5).

Rajah No 3.5. Contoh ekstrak daripada protokol

Ekstrak daripada protokol kadangkala menggantikan dokumen pentadbiran sedemikian sebagai keputusan. Dalam kes ini, ekstrak berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan keputusan yang dibuat kepada pelaksana. Dalam kes ini, setiausaha, sebagai contoh, Lembaga Pengurusan syarikat saham bersama, tidak lewat daripada 2 (dua) hari selepas menandatangani minit mesyuarat, mengedarkan petikan daripada minit mengenai isu individu kepada eksekutif yang bertanggungjawab. Kenyataan ditandatangani oleh setiausaha.

Ekstrak daripada protokol yang dihantar ke organisasi lain mesti disahkan dengan meterai.

Salinan asal minit tersebut disusun oleh setiausaha ke dalam fail mengikut jenis mesyuarat. Contohnya, "Minit mesyuarat agung", "Minit mesyuarat Lembaga Pengarah", "Minit mesyuarat dengan pengarah", dsb. Dalam kes, protokol disusun mengikut nombor dan kronologi. Kes terbentuk semasa tahun kalendar.

pengenalan.

Dokumentasi aktiviti pengurusan meliputi semua proses yang berkaitan dengan rakaman (rakaman) pada pelbagai media dan pemprosesan, mengikut peraturan yang ditetapkan, maklumat yang diperlukan untuk menjalankan tindakan pengurusan. Dokumentasi dijalankan dalam bahasa semula jadi (dokumen tulisan tangan dan taip, termasuk telegram, mesej telefon, mesej mesin), serta dalam bahasa buatan menggunakan media baharu (kad tebuk, pita tebuk, pita magnet, kad, cakera liut, dll. .)"

Komposisi dokumen pengurusan ditentukan oleh kecekapan dan fungsi organisasi, prosedur untuk menyelesaikan isu, jumlah dan sifat hubungan dengan organisasi lain. dan direkodkan dalam helaian dokumen. Kesatuan peraturan untuk mendokumentasikan tindakan pengurusan di semua peringkat pengurusan dipastikan dengan penggunaan Sistem Sokongan Dokumentasi untuk Pengurusan Negeri (GSDMOU) dan sistem dokumentasi bersatu (USD).

Sistem dokumentasi bersatu ialah satu set dokumen yang saling berkaitan yang dicipta mengikut peraturan dan keperluan seragam, mengandungi maklumat yang diperlukan untuk pengurusan dalam bidang aktiviti tertentu. DSD bertujuan untuk digunakan dengan bantuan teknologi komputer dan dengan kaedah tradisional pemprosesan maklumat.

Dokumen pengurusan mengikut nama, bentuk dan komposisi butiran mesti mematuhi USD, keperluan Institusi Pendidikan Belanjawan Negeri, peraturan (piagam) mengenai organisasi dan dokumen kawal selia lain yang mengandungi peraturan dokumentasi.

Tujuan ujian ini adalah untuk memberikan konsep protokol, mencerminkan peraturan untuk reka bentuknya, dan juga menunjukkan bentuk protokol yang ada.

1. Konsep protokol dan tujuannya.

Antara dokumen pengurusan, protokol mempunyai tempat yang istimewa. Mereka adalah sebahagian daripada sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran.

Minit - dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, sesi, persidangan

Perlu diingat bahawa dalam aktiviti organisasi dan perusahaan, dokumen yang dipanggil "Protokol" sering disediakan, tetapi mereka tidak termasuk di bawah definisi di atas. Oleh itu, dalam bidang perhubungan kontrak, protokol niat, protokol perselisihan faham, protokol kelulusan disediakan; Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit suruhanjaya pengiraan, dsb. Jenis protokol ini serupa dengan tujuan tindakan: mereka merekod dan mengesahkan fakta atau peristiwa.

Protokol disediakan dalam mana-mana organisasi di mana terdapat badan kolegial sementara atau tetap, komisen, dsb. Bentuk aktiviti mereka ialah perbincangan isu semasa di mesyuarat atau mesyuarat dan membuat keputusan bersama, selalunya melalui pengundian.

Dengan kemunculan syarikat saham bersama di negara kita, perhatian terhadap dokumen jenis ini telah meningkat. Badan pengurusan tertinggi syarikat saham bersama adalah kolegial, dan protokol yang mencerminkan aktiviti mereka menjadi salah satu dokumen pengurusan yang paling penting. Kita bercakap mengenai minit mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah dan lembaga pengurusan. Bukan kebetulan bahawa Undang-undang Persekutuan "Mengenai Syarikat Saham Bersama" dan tindakan undang-undang lain memberi perhatian khusus kepada kandungan dokumen ini.

2. Peraturan untuk merangka protokol

Minit - dokumen yang mengandungi rekod yang konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial.

Protokol ini mencerminkan aktiviti membuat keputusan bersama oleh badan kolegial atau kumpulan pekerja. Daripada minit mesyuarat yang dibuat dalam aktiviti pengurusan organisasi, adalah perlu untuk membezakan minit penyiasatan, beberapa badan pentadbiran dan badan perlindungan ketenteraman awam (contohnya, protokol pemeriksa kebersihan, protokol kemalangan jalan raya, dll. .), serta protokol jenis kontrak (protokol perselisihan faham, protokol perdamaian perselisihan, protokol perjanjian harga, dll.).

Mesyuarat badan kolegial tetap dan sementara (kolej badan eksekutif persekutuan, mesyuarat kolektif buruh, mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah, dsb.) tertakluk kepada minit mandatori. Minit disediakan berdasarkan rekod kemajuan mesyuarat, transkrip, rakaman bunyi dan bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, sijil, draf keputusan, agenda, senarai jemputan, dll.).

Minit mencerminkan semua pendapat tentang isu yang sedang dipertimbangkan dan semua keputusan yang dibuat. Minit disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang dilantik. Pengerusi dan setiausaha yang mengetuai mesyuarat bertanggungjawab ke atas ketepatan catatan dalam minit. Butiran protokol yang diperlukan adalah:

nama syarikat;

nama jenis dokumen;

tarikh dan nombor pendaftaran;

tempat penyusunan atau penerbitan;

tajuk kepada teks;

3.Jenis protokol

Terdapat dua jenis protokol: penuh dan pendek.

penuh protokol mengandungi rekod semua ucapan di mesyuarat.

Protokol ringkas - hanya nama penceramah dan nota ringkas tentang topik ucapan.

Keputusan mengenai bentuk minit yang perlu diambil pada mesyuarat dibuat oleh ketua badan kolegial atau ketua organisasi.

Tajuk protokol ialah nama badan atau mesyuarat kolegial (Minit mesyuarat suruhanjaya pensijilan...; minit mesyuarat...).

Teks protokol penuh terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.

Bahagian pengenalan diformatkan dengan cara yang sama dalam bentuk penuh dan pendek protokol. Ia menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, nama atau jumlah bilangan peserta mesyuarat dan orang yang dijemput (jika terdapat ramai peserta, di sebelah penunjuk nombor mereka nota dibuat - "Senarai peserta dilampirkan"), dan agenda.

Nama mereka yang hadir direkodkan dalam protokol, jika tidak lebih daripada 15 daripada mereka, dalam susunan abjad, menunjukkan tempat kerja dan kedudukan mereka; jika terdapat lebih banyak, senarai berasingan akan disusun. Minit mesyuarat tetap dan komisen tidak menunjukkan kedudukan mereka yang hadir. Senarai mereka yang hadir dilukis dalam lebar baris penuh dengan jarak satu baris.

Dalam kes ini, perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa petikan) dicetak di sebelah kiri medan, dipisahkan oleh dua ruang daripada tajuk dan antara satu sama lain.

Bahagian pengenalan diakhiri dengan agenda. Isu dalam agenda disusun mengikut tahap kerumitan, kepentingan dan masa yang dijangkakan untuk perbincangan. Soalan dirumus dalam kes nominatif, dinomborkan dalam angka Arab dan dimulakan dengan preposisi "O", "Ob". Tidak disyorkan untuk merumuskan soalan atau kumpulan soalan dengan perkataan "Pelbagai". Bersama-sama soalan, nama penceramah dan kedudukannya ditunjukkan.

Perkataan "Agenda" dipusatkan dua hingga tiga ruang daripada senarai peserta.

Bahagian utama teks protokol untuk setiap perkara dalam agenda disusun mengikut skema berikut: KAMI MENDENGAR... BERCAKAP... MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)...

Dalam bahagian "MENDENGAR", protokol pendek menunjukkan nama penceramah (penutur) dan topik ucapannya. Bentuk penuh protokol mengandungi nama keluarga dan inisial pelapor, kandungan laporannya (mesej, maklumat, laporan). Jika teks laporan dibentangkan oleh penceramah dalam bentuk bertulis, ia dibenarkan, selepas menunjukkan topik ucapan, untuk membuat nota: "teks laporan itu dilampirkan." Dalam bahagian "BERCAKAP", protokol pendek menunjukkan hanya nama orang yang bercakap dalam perbincangan protokol penuh juga merakam ucapan mereka, termasuk soalan kepada penceramah. Jika perlu, selepas nama penceramah, kedudukannya ditunjukkan. Dalam bahagian "DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN)", keputusan yang dibuat direkodkan, yang dirumuskan secara ringkas, tepat dan ringkas untuk mengelakkan tafsiran berganda. Bersama-sama dengan keputusan itu, bilangan undi yang dibuat "untuk", "menentang", "berkecuali", serta senarai orang yang tidak mengambil bahagian dalam undian ditunjukkan. Keputusan itu mungkin mengandungi satu atau beberapa mata, ia disusun mengikut urutan kepentingan, setiap daripadanya dinomborkan.

Nombor diletakkan sebelum perkataan "MENDENGAR" mengikut agenda. Perkataan "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar dan berakhir dengan titik bertindih. Teks bahagian “MENDENGAR”, “BERSUARA”, “MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)” dicetak dengan jarak 1.5 baris daripada garisan merah. Setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif, rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.

Seseorang peserta dalam mesyuarat atau mesyuarat boleh mengemukakan pendapat khas mengenai keputusan yang dibuat, yang dinyatakan pada helaian berasingan dan dilampirkan pada minit. Kewujudan pendapat yang berbeza direkodkan dalam minit selepas keputusan direkodkan.

Teks protokol ringkas juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan nama depan dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu.

Perkataan "Hadir" dicetak bermula dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum. Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris. Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol oleh garis pepejal.

Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak di tengah dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama-nama pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini ditunjukkan di bawah baris. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.

Tarikh protokol ialah tarikh acara (mesyuarat, mesyuarat, dll.). Jika ia berlangsung beberapa hari, maka tarikh mula dan tamat mesyuarat ditunjukkan melalui sengkang. Minit diberikan nombor bersiri dalam satu tahun kalendar secara berasingan untuk setiap kumpulan protokol: protokol mesyuarat lembaga, protokol teknikal, saintifik dan majlis pakar, dsb. Minit mesyuarat bersama mempunyai nombor komposit, termasuk nombor siri protokol organisasi yang mengambil bahagian dalam mesyuarat tersebut.

Protokol disediakan pada bentuk umum organisasi yang menunjukkan nama jenis dokumen - "PROTOKOL" - atau pada borang protokol khas (bentuk jenis dokumen tertentu).

Salinan protokol, jika perlu, dihantar kepada organisasi dan pegawai yang berminat mengikut indeks pengedaran; indeks disediakan dan ditandatangani oleh eksekutif yang bertanggungjawab bagi unit yang menyediakan pertimbangan isu tersebut. Salinan protokol disahkan oleh meterai perkhidmatan sokongan dokumentasi pengurusan (DOU).

Disebabkan pelanggaran dalam penyediaan minit mesyuarat pengeluaran organisasi, protokol sampel telah dibangunkan.

Protokol mungkin mengandungi klausa mengenai kelulusan mana-mana dokumen. Dalam kes ini, dokumen mesti dilampirkan pada protokol dan mempunyai pautan ke nombor dan tarikhnya.

Tandatangan dipisahkan daripada teks protokol dengan jarak tiga baris dan termasuk nama jawatan orang yang mempengerusikan (bertindak sebagai setiausaha) pada acara protokol, tandatangan peribadinya dan transkrip tandatangan (inisial dan nama keluarga) . Tajuk kerja dicetak dari tepi kiri medan teks dengan jarak satu baris dan berpusat relatif kepada baris terpanjang. Transkrip tandatangan terletak pada peringkat baris terakhir tajuk pekerjaan tanpa ruang antara parap dan nama keluarga. Kedudukan huruf terakhir dalam transkrip tandatangan adalah terhad kepada jidar kanan.

Setem (tanda tentang menyekat akses kepada dokumen) - dicetak di sudut kanan atas helaian pertama protokol. Nombor salinan dokumen dicetak di bawah setem (tanda) dengan jarak satu setengah baris dan dipusatkan berhubung dengannya. Bahan-bahan yang dikemukakan untuk pertimbangan difailkan dengan protokol: sijil, laporan, projek, dsb., yang disediakan sebagai lampiran.