Bir yöneticinin mesleği kişisel asistanı: Bu işte ilginç ve umut verici olan şey nedir? Bir yöneticinin kişisel asistanının internet mesleğine genel bakış

Eskiden bir çalışana bir günlük izin vermeden önce bir patronun ona pencerelerin altına yedi gül fidanı dikmesini, yerleri yıkamasını, yatakları temizlemesini, yedi hafta boyunca kahve öğütmesini ve çok daha fazlasını söylediğine dair bir hikaye anlatırlar. Kim bilir belki de yalan söylüyorlardır. Uzun zaman önceydi.

“Yetkinlik, üstlerin kişisel zevklerini keşfetme ve tatmin etme yeteneğidir” (Laurence Peter).

Ancak gül çalıları söz konusu olduğunda insanlar hala iki kategoriye ayrılıyor: Birincisi itaatkar bir şekilde bahçeye gidiyor, ikincisi ise patronun gerçekte ne demek istediğini anlamaya çalışıyor.

Patronun talimatlarını yorumlamak bir sanattır ancak öğrenilebilir ve öğrenilmelidir. Herhangi bir üretim görevine bilinçli olarak yaklaşılmalıdır. Bu aynı zamanda patronun kutsal direktifleri için de geçerlidir: en iyi başarı Bazen satır aralarını okuyup üstlerinin talimatlarını doğru yorumlayan başarıya ulaşır.

"Neden?" Sorusu sorulduğunda kullanışlıdır. Her şeyin önünde “Nasıl?”, “Ne zaman?” ve “Bunun için bana ne olacak?”, ancak bu ilk soruyu doğrudan patrona sormak gerekli değildir (ve hatta bazen zararlıdır). İdeal olarak amaç proaktif çalışmayı öğrenmek, açıkça gereksiz görevleri bir kenara bırakmak, ancak aynı zamanda kendinize ve işinize zarar vermemektir.

Bunu kendim çözeceğim

Bir gün Tanya'yla öğle yemeği yemek için gizlice dışarı çıktım. Birlikte çalıştık ve sonra gazetecilik yoluna döndüm ve o, büyük bir seyahat acentesinin genel müdürünün asistanı olarak hayatından güvenle geçti. Henüz sıcak yemek getirilmemişti ve cep telefonu ısrarla çantasından sesleniyordu.

Tanya günlüğünü ışık hızıyla açtı ve ara sıra tekrarlayarak bir şeyler yazmaya başladı: "Evet. Tamam. Her şeyi yapacağım... Evet! Kesinlikle! Kesinlikle!" İki sayfa yazdıktan sonra konuşmayı sonlandırdı ve notlarını düzene koymak için bir dakika daha istedi.

Yaklaşık 10 saniye boyunca dikkatlice okudu, sonra noktaların üçte birinin üzerini çizdi ve geri kalanların yarısını artı ile işaretledi. Şaşırdım ama Tanya hızla i'leri noktaladı.

Nasıl yönetici yardımcısı olunacağı sorulduğunda, kendisine basit bir prensiple rehberlik edildiğini söyledi: Bir göreve başlamadan önce, buna neden ihtiyaç duyulduğunu kendinize sormalısınız. Bunun cevabı, bir dizi talimatı otomatik olarak isteğe bağlı olanlar listesine aktarır.

Diyelim ki patron bölgedeki birkaç şirket arasında fiyat analizi yapmak isterse, o zaman muhtemelen binayı yenileyecek, ancak henüz ona bunu anlatmaya hazır değil. Hazır değil - ve buna ihtiyacı yok, kendisi tahmin etti.

Ayrıca bir inşaat acentesinde kendisi için en iyi ofisi bulacak bir arkadaşı da var. en iyi fiyat bu, analizin gerekli olmadığı anlamına gelir (asıl mesele teklifinizi doğru bir şekilde formüle etmektir). Sonuç eksi birkaç saatlik özenli çalışmadır.

Müdür yardımcısı nasıl olunur: psikolojik portre

Yöneticinin kişisel asistanı - meslek şu an oldukça talep görüyor. Bu öncelikle piyasa ekonomisinin gelişmesinden kaynaklanmaktadır, çünkü şiddetli rekabet koşullarında herhangi bir şirketin mali durumu doğru ve zamanında yönetim kararlarına bağlıdır.

Bir yöneticinin başarısı büyük ölçüde mütevelli heyetinin becerilerine, iş yönetimi becerilerine ve kişisel niteliklerine bağlıdır. Sorumlulukları sıradan ofis işlerinden operasyonel kararlara kadar geniş bir yelpazeye yayılan bir yönetici yardımcısı, vazgeçilmez bir çalışan, patronun “sağ kolu” ve en önemlisi kendisine verilen görevleri zamanında tamamlamanın garantörü olacaktır.

Bir şirket yöneticisi "sağ elini" seçerken genellikle eğitime değil, kişisel insani niteliklere dikkat eder. Büyük olasılıkla, daha az kapsamlı deneyime sahip, ancak benzer görüşlere sahip bir kişi, mükemmel tavsiyeleri olan ancak farklı yaşam inançları olan bir uzmana tercih edilecektir.

Sorumluluklarını formüle etmek neredeyse imkansız olan bir yönetici yardımcısı, ilk bakışta patronun zihinlerini okuyabilme ve ruh halini belirleyebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Ayrıntılara bakılmaksızın tüm görevleri tamamlayın; bunlar kişisel nitelikteki görevler olabilir. Eğer duygusal bir insansanız ve her zaman her şeyi kişisel algılıyorsanız bu size göre bir iş değildir.

Müdür yardımcısı, patronun memnuniyetsizliklerini ve aksaklıklarını dikkate almamalıdır. Asistan, üstlerine bağlı ve sadık olmalıdır. Çalışmaları, parasal ücretlendirmenin yanı sıra, tek bir hedefe yöneliktir; şirketin bir bütün olarak refahını ve rekabet gücünü artırmak.

Görevleri şirketin genel müdürü olmadığı zamanlarda sözleşmelerin müzakere edilmesi ve sonuçlandırılmasını içeren müdür yardımcısı, bir dereceye kadar şirketin yüzüdür. Rakipler işlerin durumunu bu şekilde değerlendiriyor ve müşteriler ve ortaklar işbirliği konusunda kararlar alıyor.

Makalenin konusuyla ilgili video materyalleri

Her liderin yapması gerekenler:

Kişisel asistanın sorumlulukları:

Röportajın gidişatı:

İş sorumlulukları genel müdür yardımcısı (asistanı)– bu her şeyden önce şirketin genel müdürüne yardımdır. Genel müdür yardımcısının (yardımcısının) görev tanımı, özel gereklilikleri (örneğin iki yabancı dil bilgisi) ve sorumlulukları içerebilir. Her durumda, genel müdür asistanının (asistanının) örnek bir iş tanımı, bir personel belgesi hazırlamanızda size yardımcı olacaktır.

Genel Müdür Yardımcısının Görev Tanımı
(Genel Müdür Yardımcısının görev tanımı)

ONAYLADIM
CEO
Soyadı I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Genel Hükümler

1.1. Genel müdürün asistanı (asistanı) uzman kategorisine aittir.
1.2. Bu göreve genel müdür yardımcısı (yardımcısı) şirket genel müdürünün emriyle atanır ve görevden alınır.
1.3. Genel müdür yardımcısı doğrudan şirketin genel müdürüne rapor verir.
1.4. Genel müdür yardımcısının (yardımcısının) yokluğunda, onun hak ve sorumlulukları kuruluş sırasına göre ilan edildiği şekilde başka bir görevliye devredilir.
1.5. Aşağıdaki koşulları sağlayan bir kişi, genel müdür yardımcısı (asistanı) pozisyonuna atanır: eğitim - yüksek veya eksik yüksek öğrenim, benzer işlerde en az bir yıl deneyim, ofis ekipmanları (faks, fotokopi makinesi, tarayıcı) bilgisi , yazıcı), Microsoft Office programları (Word, Excel), ofis işleri.
1.6. Genel müdürün asistanı (asistanı) faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:
- Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri;
- Şirketin tüzüğü, iç çalışma düzenlemeleri ve şirketin diğer düzenlemeleri;
- yönetimin emirleri ve talimatları;
- bu iş tanımı.

2. Asistanın (yardımcının) genel müdüre karşı görev sorumlulukları

Genel Müdür Yardımcısı aşağıdaki iş sorumluluklarını yerine getirir:
2.1. Genel Müdürün çalışma gününü planlar (toplantı, çağrı, resepsiyon vb.).
2.2. Genel Müdürün faaliyetlerine (ulaşım, bilet siparişi, toplantı, müzakere vb. organizasyon) teknik destek sağlar.
2.3. Toplantı, gezi vb. yerlerde Genel Müdüre eşlik eder.
2.4. Müzakerelere, iş toplantılarına, özel resepsiyonlara katılır; Toplantı ve müzakerelerin ilerlemesini ve sonuçlarını belgeleyen tutanakları ve diğer belgeleri tutar.
2.5. Genel Müdür adına çalışanlarla bireysel konuları koordine eder yapısal bölümler, yöneticinin talimat ve emirlerini onlara iletir; Talimatların ve emirlerin yerine getirilmesini kontrol eder.
2.6. Genel Müdür için gerekli olan materyal ve bilgileri toplar, analitik, bilgilendirici, referans ve diğer materyalleri hazırlar ve bunları direktöre sunar.
2.7. Büro işlerini yürütür, Genel Müdür tarafından değerlendirilmek üzere alınan yazışmaları alır, Genel Müdürün imzası için belgeleri ve kişisel beyanları kabul eder, bunların kayıtlarını ve kayıtlarını tutar ve bunları yöneticiye iletir.
2.8. Yönetici ile randevu alır ve ziyaretçilerin kabulünü organize eder.
2.9. Genel Müdür adına mektup, talep ve diğer belgelerin taslaklarını hazırlar.
2.10. Genel Müdür tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının yeri ve zamanı, gündem, kayıt hakkında katılımcılara bilgi verilmesi) çalışmalarını yapar, toplantı ve toplantı tutanaklarını tutar ve düzenler.
2.11. Genel Müdürün bireysel resmi görevlerini yerine getirir.

3. Genel müdür yardımcısının (yardımcısının) hakları

Genel müdürün asistanı (asistanı) şu haklara sahiptir:
3.1. Atanan görevleri çözmek için gerekli olduğu ölçüde, gizli bilgiler de dahil olmak üzere bilgi alın.
3.2. Çalışmanızı ve şirketin çalışmalarını iyileştirmek için yönetime öneriler sunun.
3.3. Resmi görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri işletmenin birimlerinden ve diğer uzmanlardan bizzat veya yönetici adına talep etmek.
3.4. Yönetimin, resmi görevlerin yerine getirilmesi ve şirketin faaliyetleri sonucunda oluşturulan tüm belgelerin güvenliği için normal koşullar yaratmasını zorunlu kılın.
3.5. Yetkinliğiniz dahilinde kararlar alın.

4. Asistanın (yardımcının) genel müdüre karşı sorumluluğu

Genel müdürün asistanı (asistanı) aşağıdakilerden sorumludur:
4.1. Kişinin resmi görevlerini yerine getirmemesi ve/veya zamansız, ihmalkar performansı.
4.2. Uyumsuzluk nedeniyle güncel talimatlar ticari sırların ve gizli bilgilerin korunmasına ilişkin emirler ve talimatlar.
4.3. İç çalışma düzenlemelerinin, çalışma disiplininin, güvenlik ve yangın güvenliği kurallarının ihlali nedeniyle.

) bir yöneticinin vazgeçilmez çalışanıdır. O kadar çok işlevi yerine getiriyor ve o kadar büyük güçlere sahip ki, aslında şirketteki ikinci kişi oluyor. İş sorumluluklarını tam olarak formüle etmek neredeyse imkansızdır. Belirli bir yönetici için kişisel asistan bulmak "imkansız" bir görevdir, bu nedenle çok zor hale gelir.

Bir işe alım ajansında çalışma deneyimim bu harika mesleğe özel bir bakış açısı oluşturdu.

PERSONEL PİYASASINDA NİTELİKLİ KİŞİSEL ASİSTAN EKSİKLİĞİ

Kişisel asistan, idari uzmanlıklar hiyerarşisinde ayrı bir alt türdür.

Kural olarak, iş arama siteleri, boş pozisyonları standart bir dizi gereksinimle (belge yönetimi ve organizasyonel çalışma) yayınlar. İkiz gibi boş pozisyonlar, şirketin büyüklüğü ve iş alanı dışında birbirine benzer. Ama aslında pozisyonun söylenmemiş ve özel gereklilikleri var. büyük miktar. İnternet sitelerindeki iş tanımlarında yer almıyorlar ancak aday seçiminde belirleyici olan bu gereklilikler.

İşverenle yapılan kişisel bir toplantı ve bu tür boş pozisyonlar hakkında kapsamlı bir tartışma sırasında, boş pozisyon için aday bulma stratejisini belirleyen, boş pozisyonda yayınlanmayan uzun bir gereksinimler listesi olan "kenar notları" ortaya çıkar. İşte egzotik gereksinimlere örnekler: banknotları manuel olarak sayma hızı; bir spor kategorisinin varlığı; kafanızda sayma yeteneği; yatırım projelerini yönetme deneyimi; bilgi Yasama çerçevesi; tüm premium markalar hakkında mükemmel bilgi; Elit restoran sahipleri için iletişim veritabanı. Alışılmış gereksinimler: sesin perdesi (tınısı), boy, kilo, kıyafet bedeni, dil bilgisi vb.

Yönetici ayrıca asistanın kişisel nitelikleri için belki de en kapsamlı olan ek bir gereksinimler listesi ortaya koyar. Aynı zamanda mesleki beceri ve deneyime ilişkin resmi gereklilikler de önemini yitirmiyor.

Dolayısıyla piyasada yalnızca birkaç ideal adayın olduğu ve bir yönetici için RA seçmenin çok zor olduğu ortaya çıktı.

Ancak her işveren için bir asistanın ideali farklıdır, ancak bir sabit vardır - herkesin güvenilir, özverili ve sorumlu bir asistana ihtiyacı vardır, tüm organizasyonel ve bilgi görevlerini üstlenebilen, yöneticiyi zaman kaybetmekten kurtaran ve standart ve sorunları ustaca çözebilen bir asistana ihtiyaç vardır. standart dışı sorunlar.

KİŞİSEL ASİSTANIN DİĞER İDARİ PROFESYONELLERDEN FARKLARI

Farklılıkları özetlemeden önce idari pozisyon türlerini tanımlayalım. Ne tür bir idari profesyonelden bahsettiğimizi ve ona hangi işlevlerin atandığını anlamak önemlidir.

İş asistanı (BA) (kişisel asistan (PA), kişisel asistan)- büyük şirketlerin (hem Rus hem de uluslararası) yöneticisi veya sahibi için gereklidir. Yalnızca liderine teslim olur.

“İmparatora yakın” bir kişi sağ el, sırdaş, "alt patron." Bir çalışma planı ve programı, bir iş takvimi, dış dünyayla bir “bağlantı” planlar. Rehber, tercüman, dadı, ev müdürü, hava durumu tahmincisi olabilir, arama motoru Bir seyahat acentesi olan, genellikle işin bir kısmını yönetici adına yapan (patron işin sonuçlarını kendine mal eder), iş alanında ve yöneticinin faaliyetleriyle ilgili özel bilgi/eğitim sahibidir ve bağımsız olarak karar verebilmektedir.

Sekreter- herhangi bir şirketin yöneticileri için gereklidir. Tüm üst düzey yöneticilere rapor verir. İşlevsellik basittir: belge akışı, misafirlerle tanışma, çay/kahve, ofis yaşam desteği, telefon görüşmeleri, yazışmaların işlenmesi, yönetimden gelen basit talimatların yerine getirilmesi.

Gereksinimler: yaş - yaklaşık 23-30 yaş, orta mesleki veya Yüksek öğretim(şirketin seviyesine bağlı olarak), iş tecrübesi eksikliği kabul edilebilir, bilgisayar becerileri, ofis ekipmanları deneyimi, yüksek yazma hızı, iş görgü kuralları bilgisi ve gerekirse yabancı dil bilgisi gereklidir. Kişisel nitelikler: sorumluluk, çalışkanlık, iyi niyet, monoton işleri yapabilme yeteneği.

Asistan sekreter- 50 kişiye kadar şirket kadrosuna sahip bir yönetici için gereklidir. Lidere teslim olur. Sekreterin işlevlerini müdür yardımcısının kısmi işlevleriyle birleştirmek. Yöneticinin basit talimatlarını yerine getirin.

Gereksinimler: yüksek veya eksik yüksek öğrenim, yaş - yaklaşık 25-32 yaş, yüksek yazma hızı, ofis ekipmanlarını kullanma becerisi, en az bir yıllık benzer iş deneyimi. Kişisel nitelikler: çalışkanlık, sorumluluk, disiplin, monoton işleri yapabilme yeteneği.

Ofis Yöneticisi- 30 veya daha fazla çalışanı olan orta ölçekli şirketler için gereklidir. Hem direktöre hem de üst düzey yöneticilere rapor verir. Ofisin lojistiğinden sorumludur, birincil belgeleri korur ve sekreterin işlevlerini (misafirlerle tanışma, arama yapma, belge akışı) yerine getirebilir.

Gereksinimler: yüksek öğrenim, yaş - 25-35, benzer işlerde deneyim, organizasyon becerileri. Kişisel nitelikler: sosyallik, samimiyet.

Resepsiyon sekreteri- 50 kişi veya daha fazla çalışanı olan ve çok sayıda ziyaretçisi olan şirketler için gereklidir. İdari direktöre, müdür yardımcısına, ofis müdürüne, yönetim ekibine rapor verir. Teknik görevleri yerine getirir: misafirlerle tanışma, çay/kahve, aramalar, kuryeler/şoförlerle etkileşim.

Gereksinimler: iyi dış özellikler, yaş - 22-27 yaş, iş deneyimi eksikliği kabul edilebilir, ofis ekipmanlarını kullanma yeteneği, mini PBX. Kişisel nitelikler: dostluk, sosyallik, strese dayanıklılık, gülümseme.

İdari pozisyonların tanımında, sorumlulukların benzerliğine rağmen temel bir fark vardır: Sekreterin asıl görevi bilgi akışını yönetmek, kişisel asistanın asıl görevi ise yöneticinin verimliliğini yönetmektir.

Bu pozisyonların sınıflandırmasını anlamanıza yardımcı olacak bir dizi ayırt edici faktör vardır:

Bizim tavsiyemiz

Mülakat sırasında her zaman gerçekleştirilen görevlerin kapsamını, kişisel görevlerin mevcudiyetini ve kapsamını, programı ve maaş düzeyini açıklayın, çünkü bazı işverenler “sekreter” ve “kişisel asistan” pozisyonları arasında bir fark görmüyor.

BİR KİŞİSEL ASİSTAN NELERİ BİLMELİ?

Yüksek düzeyde bir liderliğe en iyi şekilde karşılık gelebilmek için KA'ların belirli becerilere, niteliklere ve yeteneklere, bir karakter türüne ve belki de en önemlisi özel bir kişilik tipine sahip olması gerekir. Peki bir “tek kişilik grup”, bu “evrensel asker” ve “çok işlevli alet” ne yapabilmelidir?

Profesyonel yetenekler:

• kayıt yönetimi;
• zaman yönetimi;
• iş etkinliklerinin organizasyonu;
• vekil olarak çalışmak (ikinci şahıs işlevleri);
• finansal okuryazarlık;
• sekreterlik yönetimi;
• iş bağlantılarının sürdürülmesi;
• seyahat desteği;
• tercüman olarak çalışmak;
• yöneticinin kişisel işlerinin yönetimi (kişisel destek)

Gelin onlara daha yakından bakalım.

Kayıt yönetimi:

• belgelerle çalışmak, iş mektuplarının, evrakların, beyanların, sözleşmelerin, siparişlerin, çeşitli raporların vb. her açıdan yetkin bir şekilde hazırlanmasıdır;
• gerekirse patronun hazırladığı mektup ve evrakları düzenlemek, emirler vermek, sunumlar ve taslak belgeler hazırlamak;
• Posta ile çalışmak: Patronun postalarını önem ve aciliyete göre sıralamak, mektupların nereye iletileceğini, kimin neye cevap vermesi gerektiğini, kimden zarafetle sorulacağını ve kimden kesinlikle talep edileceğini bilmek.

Zaman yönetimi:

• bir program hazırlamak ve planlamak, görevleri önceliklendirmek, programları takip etmek;
• görevlerin kaydedilmesi ve yöneticiye bunların hatırlatılması, son teslim tarihleri, toplantılar, geziler ve diğer iş etkinlikleri hakkında bilgi verilmesi;
• yöneticinin çalışma gününün optimal organizasyonu;
• kendi çalışma zamanınızı planlamak.

İş etkinliklerinin organizasyonu:

• yöneticinin katılımını gerektiren toplantı, müzakere, konferans, sunumların hazırlanması;
• tutanak tutmak, etkinlik katılımcılarına bildirim ve davet mektubu göndermek, toplantı sonuçları hakkında bilgi vermek;
• iş gezilerinin organizasyonu.

Vekil olarak çalışmak (ikinci kişi işlevleri):

• Yalnızca temel mesleki bilgi ve becerilere ilişkin mükemmel bilgiye sahip olmakla kalmayıp, aynı zamanda belirli çeşitli alanlar;
• yönetme yeteneği: çalışanları organize etme (şirketin üst düzey yetkilileri dahil), departman başkanlarını etkileme ve görevlerin uygulanmasını izleme;
• bireysel iş projelerini denetlemek;
• bazı iş sorunlarını bağımsız olarak çözmek (örneğin, belirli toplantıların yapılmasıyla ilgili);
• iş etkinliklerinde yöneticinin temsilcisi olmak, pozisyonunu ifade etmek ve soruları yanıtlamak;
• patron adına hareket etmek, doğru şekilde pazarlık yapabilmek ve pazarlık yapabilmek;
• Kararlı davranın, sorumluluk almaktan korkmayın.

Sekreterlik yönetimi:

• sürücüler ve kuryeler için görevler belirlemek, etkinlikler için satın almalar yapmak, ofis yöneticisinin işlevlerini birleştirmek;
• tedarikçilerle anlaşmalar yapmak, iş süreciyle ilgili teknik destekle sorunları derhal çözmek için gerekli makamlarla iletişime geçmek;
• yöneticinin ofisi ve resepsiyon alanı için yaşam desteği.

İş bağlantılarının sürdürülmesi:

• bilgi akışlarını yönetebilme (patrona kimin ve ne zaman bağlanabileceğini/geçebileceğini, kimin başka bir sorumlu kişiye devredilebileceğini bilmek ve bu kararları neredeyse her zaman bağımsız olarak verebilmek);
• şirketteki tüm olayları takip etmek;
• patronun ve şirketin imajına zarar vermeden yöneticiyi gereksiz temaslardan korumak;
• herhangi bir sorunu mümkün olan en kısa sürede ve her zaman olumlu bir sonuçla çözmek;
• Şirketin müşterilerini tebrik edin ve onlarla iletişimi sürdürün.

Seyahat desteği:

• yöneticiler için iş ve seyahat organizasyonları (vizeler, demiryolu ve uçak bileti rezervasyonu, transferler, oteller);
• her iki yönde de en karmaşık uçuş ve charter lojistiğinin organizasyonu;
• havayolu yöneticileriyle kişisel tanışma;
• seyahat düzenlemeleri: bilet satın almaktan, transfer siparişi vermekten, akşam yemeklerinden hediye seçimine kadar. Her geziye, toplantılardan ve etkinliklerden belirli bir menüye göre bir restoranda akşam yemeğinin tam saatine kadar gezi için bir "senaryo" yazan belirli bir program eşlik eder;
• diğer ülkelerdeki yüklenicilerin ve hizmetlerin kontrolü;
• Lüks otomobil, yat, iş jeti kiralamada fiyatların dikkatli takibi, indirim pazarlığı yapabilme.

Çevirmen olarak çalışın:

• iş toplantılarında çeviri;
• belgelerin yazılı tercümesi;
• iletken İş yazışmaları yabancı bir dilde.

Yöneticinin kişisel işlerinin yönetimi (kişisel destek). Kişisel asistana bir nedenden dolayı "kişisel" denir: işlevselliği yalnızca iş görevlerini değil aynı zamanda yöneticinin kişisel görevlerini de çözmeyi içerir:

• restoranlardan hediyelik eşyalara kadar farklı lüks hizmet alanlarında gezinmeniz gerekir;
• yöneticinin çocukları varsa, dadıların/öğretmenlerin/öğretmenlerin çalışmalarını izleyin, kulüplere/bölümlere/sınıflara katılımı izleyin;
• rekreasyon organizasyonu - ülke ve yer tavsiyelerinden yiyecek ve hareketin günlük kontrolüne kadar (uçak, iş jeti, yat, gemi gezilerinin organizasyonu dahil);
• kır evlerinin bakımını organize etmek, servis personeli ile etkileşim;
• organizasyon tıbbi olaylar(önleyici muayeneler için kayıt olmak, operasyonları organize etmek, araştırma yapmak, tedavi etmek, reçeteli ilaçların zamanında alınmasını izlemek);
• lüks markalar ve giyim/ayakkabı/aksesuar markaları hakkında mükemmel bilgi - haute couture, hazır giyim, ünlü moda tasarımcıları ve yabancı moda evleriyle etkileşim, kişisel ölçümlerle çalışma;
• En iyi Rus heykeltıraşlar, sanatçılar, antika satıcıları hakkında bilgi, çünkü eserlerini çoğu zaman hediye olarak satın almak zorunda kalıyorsunuz;
• patronun spor hobilerini düzenlemek: kişisel ölçülere göre özel yapım ekipmanlar, en yeni aksesuar koleksiyonlarının satın alınması;
• yeni restoranların, golf sahalarının, spor araba yarışlarının, yarış pisti programlarının ve önemli dönüm noktası etkinliklerinin açılışını izlemek;
• patronun akrabalarına, ebeveynlerine, arkadaşlarına, ortaklarına vb. yönelik benzer desteklerin organize edilmesi.

Yukarıdaki işlevlerin tümünü içeren tipik bir açık pozisyon işte ne kadar mütevazı görünüyor:

Sorumluluklar:

• yöneticinin faaliyetlerine idari ve organizasyonel destek;
• müzakerelere, iş toplantılarına, resepsiyonlara, toplantılara, projelere doğrudan katılım;
• ticari yazışmaların (İngilizce dahil), sözlü ve yazılı çevirilerin yapılması;
• yönetici için iş ve kişisel gezilerin düzenlenmesi/sağlanması;
• kayıt tutma, belge akışı ve yazışmalar;
• yönetici için analitik, bilgi, referans ve diğer materyallerin toplanması ve hazırlanması;
• yöneticiden gelen talimatları, talimatları, talimatları bölüm başkanlarına iletmek, bunların tam zamanında yerine getirilmesini izlemek;
• yöneticinin kişisel görevlerini yerine getirmek;
• iş gezileri (toplantı ve gezilerde yöneticiye eşlik etmek)

Aslında bir görüşme sırasında işlevsellik ve görev sayısı anlatılamaz ve listelenemez. Beklenmedik görevlerin zaten çalışma sürecinde size "yakalayacağına" ve kum gibi düşeceğine hazırlıklı olun.

Ve yönetici sizden hızlı ve profesyonel bir çözüm bekleyecektir.

Bu nedenle, patronun “gölgesi” olarak kalarak, ona saygı göstererek, sonsuz bilgi akışı ve birçok talimatla düzensiz bir şekilde çalışma isteği

Maksimum bağlılık ve sadakat, özel bir insan tipinin niteliklerinin birleşimidir. Onlardan çok az var, bu yüzden çok değerliler ve derin dalış Görevlerin yerine getirilmesinde, genellikle kişisel çıkarlara zarar verecek şekilde, genellikle makul bir maaşla telafi edilir.

Bir görev kataloğu sistemi, kaos ve kafa karışıklığından kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Öncelikler kuralına dayanmaktadır:

1) işle ilgili talimatlar;

2) patronun kişisel emirleri;

3) çeşitli güncel olaylar;

4) uzun vadeli planlar.

Bir saat içinde aynı anda tamamlanması kesinlikle imkansız olan birden fazla görev alırsanız, yöneticinizi mevcut durum hakkında bilgilendirmeniz ve ondan öncelikleri belirlemesini istemeniz gerekir.

KİŞİSEL ASİSTAN İÇİN GEREKSİNİMLER

Bir PA'nın gereklilikleri, yönetici tarafından belirlenen görevlerden ve fonksiyonel yeterliliklerin kapsamından oluşur: asistan tamamen işe dahil olabilir veya yalnızca yöneticinin kişisel alanını organize etmek için kiralanabilir. Bazıları için uzmanlaşmış bir yüksek öğrenime sahip olmak önemli değildir, bazıları için her şeyden önce dil bilgisi gerekir, bazıları için asistanın ne tür kahve hazırladığı veya neye benzediği önemlidir.

Ancak farklı şirketlerdeki görevlerin çeşitliliğine ve özgüllüğüne rağmen temel gereksinimler her zaman aynı kalır.

Gereksinimler:

• yüksek öğrenim (en iyi beş üniversiteden onur derecesine sahip tam zamanlı mezunlara her zaman öncelik verilir);
• Benzer bir pozisyonda en az iki yıl deneyim (üst düzey yetkililerle çalışma deneyimi her zaman arzu edilir);
• gerekli dil hakkında akıcı bilgi (çoğunlukla anadili İngilizce düzeyinde olması gerekir);
• Seyahat etme ve düzensiz saatlerde çalışma isteği;
• yaş (boş pozisyonlarda belirtilmemiştir ancak en önemli gerekliliktir);
• kişisel nitelikler (her işverenin kendi istekleri vardır, başlıcaları: çalışkanlık, analitik zihin, iletişim becerileri, yüksek verimlilik, yetkin konuşma)

Dilbilgisi açısından doğru konuşma. Uygulama, en başarılı KA'ların dilbilimsel üniversitelerin mezunları olduğunu göstermektedir. Mali ve hukuki eğitim de talep görmektedir, ancak asistanın yabancı dili akıcı bir şekilde bilmesi ve mükemmel bir Rusça bilgisine sahip olması, gelişmiş bir konuşma ve zengin bir kelime dağarcığına sahip olması önemlidir.

Yüksek kültürel seviye. Yüksek bir kültürel seviye, bir kişisel asistanın en çok aranan niteliğidir.İşlevselliğe hızla hakim olabilir ve gerekli becerileri edinebilirsiniz, ancak kültür çocukluktan itibaren edinilir ve yıllar içinde oluşur. Örneğin, Moskova'daki işverenler nadiren diğer şehirlerden aday seçiyor. İyi bir eğitim almış olsalar bile kızları ziyaret etme davranışlarının taşralı bir dokunuş taşıdığı, konuşmalarının özel bir lehçe, aksan, düzensiz vurgu ile karakterize edildiği ve bir asistanın temsili işlevlerinin son derece önemli olduğu yönünde bir önyargıları var. burada birçok istisna var.

Düzensiz bir çalışma programının aile ve çocuklarla nasıl birleştirileceği belirsizdir. Ancak böyle bir kombinasyonu başarılı bir şekilde uyguladıysanız, o zaman bir aileye sahip olmak bir avantajdır. Çocuklar üç yaşından büyük olmalıdır.

Yaş. Kişisel asistanın yaş gereksinimlerinde çok fazla öznellik vardır. Bazı yöneticiler estetik standartları temel alır ve gençleri tercih eder. Ancak çoğunlukla yöneticilerinin bilinçli olarak yaşlı kadınlar lehine seçimler yaptığı şirketlerle çalışıyoruz.

Ciddi şirketler her zaman büyük finansal işlemlerle ve büyük yasal sorumluluklarla ilişkilendirilir. Ayrıca müşteriler şirketin istikrar imajından da memnun. Bu anlamda, uzun bacaklı güzellik, karmaşık ve sorumlu durumlarda çalışma tecrübesine sahip ve profesyonel olarak nasıl "yumruk atılacağını" bilen saygın bir iş kadınına göre gözle görülür şekilde daha düşüktür.

Patronu “hissedin”. Belki de en önemli faktör. İçin başarılı çalışma Liderle tam bir psikolojik uyum gereklidir. Bunun için asistanın en azından belirli niteliklere sahip olması gerekir.

“ANKET YAPALIM MI?”

Kişisel asistanın temel gereksinimleri sadakat ve bağlılıktır. Her şeyden önce yöneticiye, sonra bir bütün olarak şirkete.

Asistan, lidere ve ailesine olabildiğince yakındır, bu da onun kaya gibi güvenilir, sorgu sırasında izci gibi ısrarcı ve bir anne gibi şefkatli olması gerektiği anlamına gelir.

Bir RA'nın kişiliğinde bir yönetici için en önemli şeyin ne olduğunu bulmak amacıyla bir anket düzenledik. Görüşülen kişilerin %70'inin şirket sahibi ve %30'unun çalışan olduğu 100 büyük şirket katıldı. genel müdürler. “Kişisel asistanın hangi niteliklere sahip olması gerekir?” sorularına cevap istedik. Etkili bir asistan sizin için nasıl olmalı? Her iki tarafın da görüşleri dikkate alınarak aynı sorular kişisel asistanlara da soruldu.

İşte elimizde olanlar:

Mutlak bağlılık - %22. En önemli kalite liderler için bunun sadakat olduğu ortaya çıktı. Sadakat, para için değil bir fikir için çalışmak, ilk kişinin düşüncelerini okuma yeteneği, patronun kötü ruh halini telefonda belirleme, astların sorumsuzluğu nedeniyle biriken tahriş ortaya çıktığında size yöneltilen memnuniyetsizliğe dikkat etmemek , eşlerin sahtekârlığı, akrabalarla sorunlar, uygun olmayan hava koşulları vb.

Sadık bir asistanın ayırt edici özelliği, belirli bir sorunun çözümü sözleşmede belirtilmemiş olsa bile, samimi ve sürekli yardım etme isteğidir.

Bu nedenle, kariyer yollarında yatay veya dikey olarak ilerleyen yöneticiler, genellikle yanlarında özel bir çalışma ilişkisine sahip oldukları kişisel bir asistanı da götürürler.

Verimlilik -% 20. Sorumluluk, dakiklik. Burada önemli olan, inisiyatif, inisiyatif veya kişisel görüş olmaksızın görevin titizlikle yerine getirilmesidir. Zorluk: Görevi duymak ve anlamak için tek bir girişim vardır ve bunu açıkça yapmak için minimum zaman vardır; kimse bunu iki kez tekrarlamayacak.

İstihbarat -% 19. Bu proaktif bir konumdur ve parmağınızı nabzını tutma yeteneği, ortaklarla ülkedeki ve dünyadaki mevcut siyasi ve ekonomik durum hakkında konuşmayı sürdürme, şu veya bu teknik yeniliğin nasıl çalıştığını anlama yeteneği, çoklu görev, beceriklilik, alışılmadık durumlarda hızlı tepki verme, yaratıcılık, zeka, analitik zihin.

Bilgi saklama yeteneği -% 13. Kişisel asistana olan güven derecesi, kural olarak çok yüksektir: ödeme kartları ve PIN kodları, çeşitli gizli bilgiler kendisine emanet edilir, asistanlar, yöneticinin kişisel yaşamındaki sorunların çözümüne katılır. Güvenin anahtarı; itaati sürdürmek, dinleme becerilerini sürdürmek ve gizliliği korumaktır.

Kişiler - %11. Bağlantılar, doğru kişi/kuruluşların veri tabanı. Restoranların, yat merkezlerinin ve havayollarının, otellerin, vakıfların, VIP kulüplerin yöneticileriyle kişisel tanıdıklar önemlidir - bu, patronun sorunlarını hızlı ve etkili bir şekilde çözmeyi mümkün kılar.

İletişim becerileri - %8. Hareketlilik, verimlilik, uyarlanabilirlik, statü bakımından tamamen farklı insanlarla ortak bir dil bulma yeteneği. Kişisel asistan haklı olarak bir iletişim dehası olarak kabul edilir.

Hemen hemen herkesin gözüne girebilir, kaba birini onun yerine koyabilir, herhangi bir anlaşmazlığı çözebilir ve aynı zamanda çekici ve saygın bir kişi olarak kalabilir.

İşkoliklik -% 5. Düzensiz saatlerde aktif olarak çalışabilme becerisi.

Girişim - %2. Girişim, bir şeyi uygulama veya dönüştürme konusunda bilinçli ve kararlı bir arzuya sahip istikrarlı bir kişilik özelliğidir. Yöneticiler, asistanın inisiyatifinin yönetim sürecine müdahale ettiğini ve patrona rahatsızlık getirdiğini, çünkü bir asistan patronunu organize edebiliyorsa, onunla iletişimde konumunu savunabiliyorsa, ikna edici ve yapıcı olabiliyorsa patronun kim olduğunun belli olmadığını kaydetti.

Asistanın görevi, fikirleri olan başarılı bir iş birimi olma arzusu değil, emirleri doğru bir şekilde yerine getirerek ve girişimlerini hayata geçirerek yöneticiye yardım etme arzusudur.

Dış görünüş.Çoğu yönetici için görünüm önemli değildir - tam tersine: saygın müşterilerle ciddi bir işte komik görünecek parlak, "dekoratif" asistanlardan kaçınmaya çalışırlar. On reklamdan birinde "prezentabl" görünümden bahsediliyor. Çoğu zaman bu tür boş pozisyonlar küçük şirketlerden gelir. Büyük şirketlerdeki kişisel asistanların boş pozisyonlarında görünüşten bahsedilmiyor.

Anketin sonuçlarını her iki tarafta da analiz ediyoruz.

Yöneticilere göre bir asistanın portresi- kendini adamış, zeki bir sanatçı, orta derecede sosyal, konuşkan değil, verimli.

Asistanlara göre bir asistanın portresi- parlak bir görünüme sahip, iletişim ve fikir dehası olan bir inisiyatif lideri.

Tablo, asistanların cevaplarının yöneticilerin vizyonundan temelde farklı olduğunu göstermektedir. Bu, adayların (ve halihazırda çalışan asistanların) yöneticinin asistanından gerçekte ne istediğini yanlış anlamasının temel sorunudur.

Yöneticilerin anketteki cevaplarını ve isteklerini temel alarak ve bunu açık pozisyon gereklilikleri ile çalışma uygulamamızla pekiştirerek, kişisel asistan olarak çalışmak için mesleki becerilerin tek başına yeterli olmadığına inanıyoruz. Bu konum değerleri yüksek zeka, eğitim, yaşam deneyimi, hızlı bir şekilde gezinme yeteneği aşırı durumlar, bilgelik, keskin zeka, mizah anlayışı, bağlılık ve mükemmel iletişim becerileri ile kapsamlı bilgiye sahip olma - kişinin ağzını kapalı tutma yeteneği.

Bir asistanın kişisel nitelikleri:

• itaat etme, ruh halini hissetme yeteneği;
• liderin tepkisini tahmin etme yeteneği;
• iletişim yetenekleri;
• organizasyon becerileri;
• çoklu görev;
• beceriklilik, hızlı tepki;
• stres direnci;
• bilgiyi saklama yeteneği;
• bilgelik, çeşitli alanların bilgisi;
• yüksek verim;
• samimiyet, gülümseme;
• gelişme arzusu (kişisel gelişim);
• diplomasi;
• kesinlik;
• görgü kuralları bilgisi

İŞE ALIM KURUMLARI İLE GÖRÜŞME NASIL GEÇİRİLİR?

Açık pozisyonları görüntülerken, yalnızca iş arama sitelerini değil, aynı zamanda tüm açık pozisyonlar internette yayınlanmadığından işe alım ajanslarıyla da iletişime geçmeniz gerekir.

Piyasada bilinen hemen hemen tüm büyük ve orta ölçekli şirketler, özellikle holding sahibinin bir asistana ihtiyacı varsa, asistan arayışının reklamını yapmamaya çalışmaktadır. Boşalma sebebi mevcut çalışanın yerine başka bir çalışanın atanması ise,

o zaman pozisyon genellikle kesinlikle gizli hale gelir ve varlığını öğrenmek imkansızdır. Bu gibi durumlarda özgeçmişinizin veri tabanında olması durumunda ajansın kendisi sizinle iletişime geçecektir.

Boş bir pozisyon için bir işe alım ajansıyla etkileşimin birçok avantajı vardır:

• size şirket, işin özellikleri, yöneticinin kişiliği ve bazı ek gereksinimler hakkında ayrıntılı olarak bilgi verecekler;
• bir işverenle görüşme sırasında nasıl davranılması gerektiği konusunda ücretsiz tavsiyelerde bulunacaktır;
• özgeçmişinizi doğru şekilde düzenlemenize ve biçimlendirmenize yardımcı olacaktır;
• Bir toplantıya nasıl bakacağınız konusunda size bir dizi tavsiye verecekler.

Bir işe alım ajansıyla iletişime geçerken, etkileşimin ilk dakikasından itibaren zaten değerlendirildiğinizi ve zaten "gizli" teste tabi tutulduğunuzu unutmayın. Sizinle iletişim kuruyoruz e-posta Ajans danışmanı, bilgilerin yazışmaları ve sunum tarzı hakkında ilk sonuçları çıkarır. Bu aynı zamanda telefon iletişimi için de geçerlidir - ses tonu, diksiyon, samimiyet, ciddi tavırlar ve tepki hızı önemlidir. İlk toplantıdan önce dakiklik ve soğukkanlılık konusunda bir teste tabi tutulursunuz.

Yarışmaya hazırlanmak ve resmi gereklilikleri karşılayan bu açık pozisyonlar için çok sayıda adayın değerlendirildiğini unutmamak gerekir: mesleki deneyim, eğitim, yaş, medeni durum, görünüm, performans, strese dayanıklılık, yabancı dil bilgisi diller vb.

Daha sonra aday çeşitli yöntemler (testler, anketler, grafoloji, fizyonomi, işaret dili) kullanılarak test edilir. Bu belirlemek için yapılır kişisel nitelikleri Adayın mizaç tipini, bu işle ve bu yöneticiyle kesinlikle bağdaşmayan niteliklerini tespit ederek ortak bir dil bulup bulamayacağını anlayın.

Sonuç olarak, yüzlerce başvuran arasından birkaçını seçmeyi başardık, ancak ajanstaki seçimin uzunluğuna ve önyargılı olmasına rağmen, işverenle bir dizi eşit derecede önyargılı toplantılar yapacaksınız.

Kural olarak, boş bir pozisyonu kişisel asistana atayarak, işveren kendisini mesleki yeterliliklere dayalı olarak adayları taramanın tüm karmaşık ve özenli çalışmalarından kurtarır ve kendisine önemli, nihai bir işlev - psiko-duygusal uyumluluklarına dayalı seçim - ayırır. yöneticiyle birlikte.

Zaten kapsamlı bir iş arama deneyiminiz olsa bile, her yeni görüşmeye önceden hazırlanmanız gerektiğini unutmayın:

• şirket ve lider hakkında mevcut tüm bilgileri incelemeniz, röportajları, konuşmaları, gelecekteki patronun makalelerini okumanız ve kendiniz için sonuçlar çıkarmanız gerekir;
• hazırlanmak kısa hikaye kendiniz hakkında (aile ve ebeveynlerin faaliyetleri/meslekleri hakkında da bir hikaye hazırlanmalıdır - bu, kişinin yaşam değerlerinin bir göstergesidir);
• Başarı kendini sunma becerisine bağlıdır.

Pazarlama reklamcılığının tüm süsleriyle kendinizi tanıtın. Güçlü yönlerinizi tanımlamanıza ve işlevlerinizi listelemenize gerek yok (tüm bunlar zaten özgeçmişte mevcuttur). Yöneticinize nasıl fayda sağlayabileceğiniz hakkında konuşun, önceki iş yerinizdeki zaferler hakkında konuşun, hangi yüksek profilli insanlarla etkileşimde bulunduğunuz, hangi büyük ölçekli etkinlikleri düzenlediğiniz hakkında konuşun - profesyonelliğinizi ve başarılarınızı gerçeklerle doğrulayın;

• Önceki işinizden ayrılma nedenlerini kısaca formüle etmek gerekir. Ayrıca neden bu yöneticinin asistanı olmak istediğinize dair bir açıklamaya da ihtiyacınız olacak;
• Kesinlikle yetkinliklere dayalı bir görüşme yapacaklar, yani. açıklamanız istenecek gerçek vakalar Niteliklerinizi ve zeka mucizelerinizi gösterdiğiniz uygulamalarınızdan. Tüm zor durumları önceden hatırlamanız, birkaç güzel örneği hatırlamanız gerekir. Başarısızlıklara dair dürüst örnekler hazırlayın. Onlara da bunlar hakkında sorular sorulabilir ve burada hatayı kendinizin düzelttiğinizi göstermeniz önemlidir;
• Sizinle (vakalara göre) durumsal bir görüşme yapma olasılıkları mutlaktır. Size pratikte ortaya çıkabileceklere benzer bir durum sunulacak ve anlatılacak, buna göre doğru çıkış yolunu ve çözümü bulmanız gerekecek. İşte vaka örnekleri:

1. Egzersiz. Patronunuz havaalanına doğru yola çıkmıştır, zaman sınırlıdır ve aniden kaybolduğunu fark eder. cep telefonu. Bundan önce de birkaç toplantı olmuştu ve onu tam olarak nerede bıraktığını bilmiyor ve hırsızlık mümkün. Patron sizi arabadan, şoförünün telefonundan arıyor ve 30 dakika içinde önemli aramalar beklediğini söylüyor ancak telefon yok. Eylemleriniz?

Görev 2. İtalya'yı dolaşmak için Porsche kiralamak gerekiyor. Nasıl tasarruf edebilirsiniz?

Görev 3. Patronunuzun talimatıyla, önemli bir partnerinizle acil bir toplantıya gitmek üzere arabanızı sürüyorsunuz ve acelenizle trafik kurallarını çiğniyorsunuz. Trafik polisi sizi durdurur, ehliyetinizi alır ve trafik polisini arar. Toplantıya çok az zaman kaldı. Eylemleriniz?

Hedef: Tepki hızını (kişisel asistanın bir sonraki adıma ne kadar hızlı geçebildiğini), bir sorunu çözme yöntemlerini (bağımsız olarak, kişisel düzeyde yardım istemek, diğer insanları dahil etmek vb.) test edin.

Bu problemi çözdüğü anda, bir davranış modeli ortaya çıkıyor. zor durum- eylemlerin önceliği belirlenir (ya sorununuzu çözmek ya da toplantıya zamanında gitmek), çatışmanın derecesi (talep edeceğim, skandal yapacağım, kanıtlayacağım), sorumluluğu yeniden yönlendirme eğilimi (kendimi arayacağım) patron/ortak ve durumu açıklayacağım, hiçbir şey yapamayacağımı söyleyeceğim), yaratıcılık, önerilen çözümlerin özgünlüğü, alternatif çözümlerin sayısı (versiyoner düşünme), benzer durumları çözme konusunda gerekli beceri ve deneyimin varlığı .

Görev 4. Patronunuzun, tanımadığınız bir ortağa (patronun bizzat ofise büyük, güzel bir kutu içinde getirdiği) bir hediye vermesi yönündeki talimatı üzerine seyahat ediyorsunuz. Şirketin adresini, hediyenin gönderildiği ortağın telefon numarasını, kutunun teslimatı için belirlenen zamanı ve ortağın orada olduğuna ve beklediğine dair patronun onayını alacaksınız.

Oraya vardığınızda partnerinizin acil bir toplantı için yola çıktığını ve ne zaman döneceğinin bilinmediğini öğreniyorsunuz.

Fazla zamanınız yok ve bekleyemezsiniz. Aşağıdaki seçenekler arasından seçim yapılabilir:

• bir sonraki görev için bir hediyeyle ayrılmak;
• patronunuzu arayın ve bundan sonra ne yapacağınıza dair talimatlar alın;
• hediyeyi, döndükten hemen sonra ortağa devretmesi talebiyle sekretere verin;
• çözümlerinizi sunun.

Hedef:Önerilen boşluk dahilinde arzu edilen maksimum davranış modelinin belirlenmesi. Gelecekteki bir patron için kesinlikle kabul edilemez olan nitelikler ortaya çıkar.

Provokasyon 1. Mülakatın sonunda adaya şu soru sorulur: "Beni mülakatçı olarak 1'den 10'a kadar derecelendirin."

Hedef: Böyle bir teklif çoğu zaman kafa karışıklığına neden olur. Sonuçta, bir şirketin servis operatörünün telefonla danışmasını değerlendirmek başka bir şey, bir kişinin gözlerinin içine bakıp ona iyi bir iş çıkarmadığını söylemek başka bir şey. Böylece kişisel asistanın cesareti ve sadakati test edilir.

Provokasyon 2. 258.450'nin %17'si nedir? Tepki süresi - 3 saniye.

Hedef: stres direncini, bilgeliği, yaratıcılığı test etmek, kişisel asistanın eylemlerini izlemek. Stres, görüşmeler ve sınırlı süre altında, kişisel asistanların kafası karışır ("Neden sayayım? Ben muhasebeci değilim!") ve hemen pes ederler ("O kadar çabuk sayamayacağım").

• giyim biçimini düşünmelisin çünkü... asistanın kusursuz bir stil anlayışına sahip olması gerekir. Bakımlı ve derli toplu görünmek gerekiyor çünkü asistan şirketin yüzü, yönetici ile iş ortakları, müşteriler ve çalışanlar arasındaki bağlantıdır.

Kariyer başarısı yalnızca %30 mesleki becerilere bağlıdır. Belirleyici %70, insanlarla nazik ve yapıcı bir şekilde iletişim kurabilme yeteneğidir.

Bir çalışanı işe alma konusundaki şirket içi karar, iletişimin ilk 40 saniyesinde alınır (kırk saniye kuralı). Bu herkesin uyarıldığı ilk izlenimdir. Ve ilk izlenimin güzel bir saç modeli, düzgün manikür ve diz boyu şık bir etek olduğunu düşünmenize gerek yok. Bütün bunlar elbette önemlidir. Ancak deneyimli bir işe alma görevlisinin sizi ayakkabılarınızdan saçınızın köklerine kadar görmesi yalnızca iki saniyeye ihtiyaç duyacaktır. En iyi şekilde değerlendirmeniz gereken ve başarınızı belirleyecek 38 önemli an kaldı.

“BU POZİSYONA UYGUN OLUP OLMADIĞIMI NASIL BİLİRİM?”

Özgeçmişinizi cazip bir açık pozisyona gönderip göndermemek herkesin kendi kararına bağlıdır.

Ancak belirtilen gereklilikleri kısmen "karşılamıyorsanız", özgeçmişinizi göndermeniz ve yalnızca pozisyonun temel gerekliliklerini karşılıyorsanız zaman kaybetmeniz önerilir.

İşverenin muhtemelen görmezden gelmeyeceği en önemli “uyum” noktalarını vurgulayalım.

Deneyim.Çoğu durumda, biraz deneyime sahip olmak kritik öneme sahiptir. İşveren, benzer bir pozisyondaki çalışma süresini gereksinimlerde belirterek, adayın edindiği belirli düzeyde niteliklere güvenmektedir. İki yıl çalışan bir asistanın, gerekli görevleri iyi bir şekilde yerine getirebilecek yeterli deneyimi olmayacaktır.

İş deneyiminiz gerekenden az ancak daha büyük şirketlerde edinilmişse özgeçmişinizin ilgi görme olasılığı yüksektir. Ayrıca, başarılarınızı ve karmaşık projelerde verilen görevleri tamamlama kalitenizi özellikle vurgulamakta fayda var.

Küre. Bir kişisel asistanın çeşitli şirket projelerine katılması bekleniyorsa, belirli iş spesifikasyonları hakkında bilgi sahibi olmak katı bir gereklilik olabilir. İşlevselliğe açıklık getirdiğimizde bunun sadece ideal aday fikrinden yola çıkan bir dilek olup olmadığı netleşecektir. Benzer yapılardan adaylar değerlendirilebilir ancak benzer alanda deneyim sahibi olmak yadsınamaz bir avantaj olacaktır.

Şirket büyüklüğü. Organizasyon yapısı, yönetim seviyelerinin sayısı, departmanlar, alanlar, bölümler ile etkileşim, şirketin birleşme ve çeşitlendirme süreçlerinin varlığı, tedarikçilerin, müşterilerin ve rakiplerin pazarının düzeyi, varlık alanları, ciro, kâr, şirket personeli - bunlar kişisel asistanın iletişim kalitesini ve deneyimini, iş süreçlerine ilişkin anlayışını, şirket faaliyetlerine katılım düzeyini belirleyen faktörlerdir. Bu asistanın profesyonelliğini belirler.

Bu nedenle, kural olarak, büyük şirketler eşit derecede büyük bir işletmeden asistan arıyor, aksi takdirde çalışan etkili olmayacaktır.

Dil bilgisi. Pozisyonun çalışmayı gerektirdiği durumlarda Uluslararası şirket veya yabancı meslektaşlar veya ortaklarla çok fazla iletişim, ingilizce dili bir asistan için ana çalışma aracıdır. Dil bilginiz akıcı bir seviyeye ulaşmadıysa denemenin bir anlamı yok, ilk testte boşa zaman harcadığınız gerçeği hemen doğrulanacaktır.

Yaş. An hassas ve narindir. Bildiğiniz gibi işverenlerin iş tanımlarında adayların yaşını belirtmeleri yasaklandı (19 Nisan 1991 tarih ve 1032-1 sayılı Rusya Federasyonu Kanununun 25. maddesinin 6. fıkrası “İşte istihdam üzerine) Rusya Federasyonu"; ed. 29 Aralık 2015 tarihli). Yasal yasağa rağmen bu gereklilik kilit ve belirleyicidir ve yönetici genç ve çekici bir kızı işe almaya kararlıysa,

o zaman emeklilik öncesi yaştaki bir kadını kabul etmesi pek olası değildir. Ne yazık ki yaş, en yaygın resmi olmayan ret nedenidir. Doğru yaşta olup olmadığınızı nasıl anlarsınız? Her şeyden önce, daha dikkatli olmanız gerekir: Boş pozisyondaki metinden ve ipucu sözlerinden, hangi yaş grubuna yönelik olduğu genellikle açıktır.

Bir kalıp var: Genç bir yönetici genç bir asistanı seçer. Karısı ve çocukları olan olgun bir patron, olgun bir asistanı seçer. Karısı olmayan olgun bir lider için kural olarak asistanın yaşı önemli değildir. Şirketin kurumsal web sitesini inceleyin: çoğu zaman yöneticilerin yaş tercihlerini kabaca anlamanıza yardımcı olacak bilgiler vardır. Tam tersine özgeçmişinizde doğum tarihinizi belirtmeli ve katı bir iş tarzına sahip bir fotoğraf içermelidir.

TALEP ETMEK. MAAŞ. UMUTLAR

Kişisel asistana ihtiyaç doğabilir:

• şirkette iki veya daha fazla düzeyde bağlılık ortaya çıktığında;
• yöneticinin şirket dışında çok sayıda bağlantı kurma ihtiyacı varsa.

Ancak piyasanın gerçekleri öyle ki hiçbir yönetici kişisel asistanı olmadan yapamaz. Ve iş ne kadar ciddi olursa ve şirketin görevleri ne kadar büyük olursa, kişisel asistana olan ihtiyaç da o kadar artar (işadamları bu kişinin hem yönetici hem de tüm şirket için öneminin çok iyi farkındadır).

Gereksinimlerin düzeyine ve görevlerin çeşitliliğine bağlı olarak asistanlara farklı miktarlarda para ödenir:

• 1500-2000 $ - bir sekreterin standart görevleri ve bir ofis yöneticisinin işlevlerinin birleştirilmesi;
• 2000-3000 $ - yukarıdakilere ek olarak: seyahat desteği, idari destek, bireysel kişisel görevlerin yerine getirilmesi;
• 3000-5000 $ - yukarıdakilere ek olarak: iş projelerinin yönetimi, değişikliklerin uygulanması, patronun kişisel işlerinin tam yönetimi, tüm ortakların işlerinin yönetimi ve kontrolü;
• 5000-6000 $ veya daha fazla - yukarıdakilere ek olarak: mesleki beceriler spor eğitimi, dövüş sanatları ve atışta bir kategorinin varlığı, tüm toplantılarda patronun kişisel eşlik etmesi.

Kişisel asistan pozisyonu için kariyer gelişimi yoktur. Bu aslında idari merdivenin en yüksek basamağıdır. Ve yönetici hiçbir yere gitmenize izin vermiyor - patron akıllı bir kişisel asistana üst düzey yöneticilerden daha çok değer veriyor. Ancak bu pozisyonda gelişme arzusu varsa ilginç bir yol vardır; mesleki yeterliliklerinizi ve becerilerinizi en üst düzeye çıkararak, sorumluluk kapsamınızı genişleterek (en iyi kişisel asistanların derecelendirmelerinde yer alarak), ne yapacağınızı bilecek ve yapabileceksiniz. daha fazla ve buna bağlı olarak geliriniz ve statünüz daha yüksek olacaktır.

Çeşitli şirketlerin üst düzey yetkilileriyle iletişim becerileri, organizasyon becerileri, iş dokümantasyonu deneyimi ve durumu analiz etme yeteneği, pazarlama alanındaki kişisel asistan için faydalı olacaktır. İK ve avukat birkaç kariyer seçeneği daha var ancak gerekli olacak ek eğitim, uzmanlık kursları ve patronla zorlu bir ayrılık çünkü yönetici değerli asistanını bırakmayacak.

En hırslı olanlar, yönetim becerilerini geliştirir (eğer bunu yapabilecek kapasiteye sahiplerse) ve geleceklerini planlarlar. Daha fazla gelişme müdür yardımcısının başkanıdır, ancak bunlar patronun asistanının resmi olarak bu üst pozisyonu işgal etmesine izin verdiği münferit durumlardır.

Yanıtlar

1. Egzersiz. Hemen kendinize bir yönlendirme yapın, ardından önemli aramalar yapıldığında patronun numarasını engelleyin ve yeni bir SIM kart alın, ancak aynı zamanda kayıp telefonu da arayın.

Görev 2.İtalya çevresinde bir günlüğüne bir Porsche kiralamak 2.500 Euro'ya mal oluyor, ancak aynı Porsche aynı paraya Almanya'da bir haftalığına kiralanabiliyor. Patronun şoförü Almanya'ya gidiyor, oradan bir araba alıyor ve İtalya'daki patrona teslim ediyor. İtalya'da patron bir hafta boyunca araba kullanıyor, sonra arabayı bırakıyor ve sürücü arabayı alıp geri sürüyor. Sonuç muazzam tasarruftur.

Görev 3. Birkaç olası çözüm.

Görev 4.İlk seçeneği seçmek: Aslında görev tamamlanmadı ve bu seçim, beklenmedik durumlarda harekete geçememe durumunu karakterize ediyor.

İkinci seçeneği seçmek: Verilen görevi her koşulda tamamlama arzusu vardır, ancak zeka ve yaratıcılık eksikliği vardır. Sorumluluğu yeniden yönlendirme eğilimi de var.

Üçüncü seçeneği seçmek: Emri yerine getirme arzusu vardır, ancak sonuçları hesaplanmaz, çünkü hediye özellikle partnere yöneliktir, olası gizlilikten bahsetmeye bile gerek yok.

Provokasyon 1. Cevap (dalkavukluk, iltifatlar, hafif eleştiri, dürüstlük), asistanın psikolojik türünü ve yönetim tarzını dikkate alarak belirli bir patronla ne kadar iyi çalışacağını belirleyecektir, çünkü çoğu zaman patronun hafif eleştirisi bile kabul edilemez.

Provokasyon 2. Bu tür soruları cevaplarken asıl mesele, anında cevap vermeyi reddetmemek, sessiz kalmamak, kafanızda hesap yapıp birkaç dakika acı çekmemektir. Olabilmek:

• bir parça kağıt alın ve yüzdeyi hesaplayın;
• bir cep telefonu alın ve hesap makinesinde hesaplayın;
• %50'nin yaklaşık 130.000, %25'in yaklaşık 65.000 ve %17'nin yaklaşık 50.000 olduğunu yüksek sesle düşünmeye başlayın.Kimsenin kesin bir cevaba ihtiyacı yok, önemli olan sizin tepkiniz, düşünce treniniz ve her durumda becerikliliğinizdir.

Yönetim sistemindeki yeri, yönetim sistemindeki rolü sıklıkla tartışılmaktadır. modern işçok şey yazıldı, etki alanı genişliyor ve işlevselliği yıldan yıla daha karmaşık hale geliyor. Yalnızca durumu değişmeden kalır. Asistan - kim o? O ne yapıyor? Onun mütevazi kişiliği neden bu kadar dikkat çekiyor?

Mesleğin tarihinden

İlk arkadaşların ortaya çıktığına inanılıyor Antik Roma. Hukuki işlemler için formüller geliştiren Roma içtihatının, bunları geleneksel yazılı şekle sokması gerekiyordu. Yavaş yavaş, yasal materyaller üzerindeki mekanik çalışma yalnızca daha bağımsız ve yaratıcı olmakla kalmıyor, aynı zamanda neredeyse ayrıcalıklı hale geliyor. Cumhuriyet dönemindeki temsilcileri, hukuki materyallerin belgesel biçimine dönüştürülmesiyle ilgilenen katipler ve istisna notarii katipleriydi. Yazıcılar kamu hizmetindeydi, istisnalar ve notarii ise özel kişilerin hizmetindeydi. Kâtiplik makamı yalnızca sivil onurdan yoksun olmayan Roma vatandaşları tarafından değil, aşağılanmış kişiler tarafından gerçekleştirilebilirdi. insan hakları, bu konuma erişimi yoktu. Seçilmeleri ömür boyuydu ve hizmet süreleri ile sınırlı değildi, haleflerini de kapsayacak şekilde genişletildi. Scribae, ücreti karşılığında koltuğunu başka birine devredebiliyordu.

Yargıçlar, daha yetenekli katipler arasından, görevleri kamu belgelerinin hazırlanması (tabulae publicae) ve kamu hesaplarının (rasyonlar) tutulmasını içeren yardımcıları seçtiler ve bunun sonucunda bunlara scribae librarii adı verildi. Asistanlar yüksek bir sosyal konuma sahipti. Yüzyılların derinliklerinden bize ulaşan isimlerden biri de antik Roma İmparatoru Augustus'un diplomatik, siyasi ve özel görevler yürüten yakın yardımcısı Maecenas'ın adıdır. Şairleri, sanatçıları ve bilim adamlarını himayesi, "Patron" ismini herkesin bildiği bir isim haline getirdi.

Asistan olarak kimleri işe alıyorlar?

Günümüzün lideri, her şeyden önce zekası, esnek düşüncesi, analiz ve iç gözlem yeteneği, duygusal olgunluğu, organizasyon becerileri ve muhteşem performansıyla öne çıkan bir liderdir. Doğal olarak böyle bir lider boşlukta var olamaz. Bir bağlantı halkasına, fikirlerini ve görevlerini yürütecek bir kişiye, birçok sorunun çözümünü üstlenecek ve onu rutinin yükünden kurtaracak bir kişiye ihtiyacı var. Bir iş ne kadar hızlı gelişirse, şirket o kadar büyür ve yönetici de o kadar başarılı olur, bu da ciddi bir asistana ihtiyaç duyulması anlamına gelir.

Başarılı bir yönetici, kişisel asistan seçerken yalnızca eğitimi, mesleki nitelikleri, iş deneyimi, pratik becerileri değil, aynı zamanda kişisel özellikleri konusunda da en yüksek talepleri yerine getirir.Kişisel asistan, güvenilir bir kişinin özel statüsü kadar bir pozisyon değildir. bir yöneticinin ihtiyaç duyduğu kişi. Kişisel asistan, bir yöneticinin faaliyetlerini desteklemek ve onu zaman kaybetmekten kurtarmak için çok büyük sorumluluklar üstlenebilen, profesyonel, sorumlu bir kişidir.

Gerçekten profesyonel bir asistan bulmak zordur. Deneyimli bir işe alım uzmanı, kişisel asistanın seçimine tam sorumlulukla yaklaşır: Sık sık iş değiştiren, eğitimsiz, iş tecrübesi olmayan ve dilbilgisi ve üslup hatalarıyla derlenen özgeçmişler ilgisini çekmeyecek başvuru sahiplerinin tekliflerini bile dikkate almaz.

25-30 yaş arası birinin asistan olabileceği yönünde bir görüş var. Pek çok uzman bu tür sınırların belirlenmesi konusunda oldukça şüpheci. Yüksek stres ve büyük konsantrasyon gerektiren işler, yalnızca bilgi, deneyim ve itibar yoluyla kazanılan profesyonellik, psikolojik istikrar ve iletişim becerileri açısından özel talepler doğurur. Bu yüzden Son zamanlarda Kişisel asistanın pozisyonu önemli ölçüde "olgunlaştı". Bir dizi nesnel ve öznel parametre ve özelliğe odaklanıldığında, tam kişisel ve mesleki olgunluğa ulaşmış bir kişi güvenilir bir yardımcı olarak kabul edilebilir. Bu açıdan bakıldığında 30 yaşına girmek bir asistanın kariyerinin sonu değil, başlangıç ​​noktasıdır.

Yakın zamana kadar kişisel asistanlar çoğunlukla adil cinsiyetten oluşuyordu. Günümüzde erkek asistan artık nadir değil– amaçlılık, kararlılık ve duygusal kısıtlama ile ayırt edilir, zekası ve stratejik düşünme yeteneği vardır. Buna karşılık, kadın asistanlar strese daha dayanıklı, daha iyi uyum sağlıyor, esneklikleri nedeniyle ilişkilerdeki nüansları daha iyi hissediyor, zor bir durumdan hızla çıkış yolunu buluyor, ayrıntılara dikkat ediyor ve dinleme yeteneğine sahip ve daha fazla Rutin işleri yaparken hasta. Bu nedenle asistanın seçimi cinsiyetine göre değil, profesyonelliğine ve bir dizi beceriye göre yapılmalıdır.

Bir adayın kişisel asistan pozisyonu için eğitim gereksinimleri çok katı değildir: herhangi bir alanda yüksek öğrenim görmüş bir uzman olabilir, asıl mesele bu pozisyonun işlevselliğini yerine getirmek için gerekli diğer bileşenlerin varlığıdır. Çoğu zaman, beşeri bilimler uzmanları - turizm işletmeciliği, halkla ilişkiler ve yönetim için dokümantasyon desteği uzmanları, tarihçiler, çevirmenler, gazeteciler, filologlar - asistan rolünü üstlenirler. Bir asistan teknik, ekonomik veya hukuki bir eğitime sahip olabilir; bu tür uzmanlar genellikle analitik bir zihne sahiptir, incelemeler, raporlar hazırlama veya projeleri denetleme konusundaki yeteneklerini gösterir ve artan karmaşıklıktaki görevleri yerine getirir. Ve elbette şirket profiline uygun eğitim her zaman memnuniyetle karşılanır.

Aynı zamanda bir asistanın iş deneyimi ve mesleki becerilerine ilişkin gereksinimler de oldukça yüksektir. Kişisel asistanın sekreterlik becerisine sahip olmasının (yabancı dil bilmesi, bilgisayar kullanması, iş mektubu yazma ve iş gezileri düzenleme, bilet rezervasyonu yapma ve iş toplantıları düzenleme konusunda deneyim sahibi olmasının) yeterli olduğunu düşünenler yanılıyor. Yukarıdakilerin hepsine ek olarak asistan şunları yapmalıdır:

● Analitik bir zihne ve sistematik mantıksal düşünme becerisine sahip olmak;

● iyi bir hafızaya sahip olmak, hızlı tepkiler vermek;

● çalışkan, dirençli ve strese dayanıklı olun;

● geniş bir bakış açısına ve yetkin bir konuşmaya sahip olmak;

● sorumluluk alabilmek;

● sahip olmak iyi tat;

● liderinizin kurumsal çıkarlarına ve kişisel çıkarlarına sadık olun.

Asistan Sorumlulukları

Bir yönetici yardımcısının ana sorumlulukları aşağıdakileri içerir:

● yöneticiye idari destek;

● yöneticinin çalışma gününün planlanması, toplantılar ve ziyaretçi kabulü için koordinasyon ve organizasyonel destek;

● yönetici için bilgi ve analitik destek: gerekli bilgilerin aranması ve işlenmesi; bilgilerin, analitik ve sunum materyallerinin, raporların ve konuşmaların, analitik incelemelerin, raporların vb. hazırlanması;

● yöneticinin iş yazışmalarını yürütmek;

● toplantıların, konseylerin, yönetici tarafından düzenlenen toplantıların hazırlanması, iş toplantıları/müzakerelerin sonuçlarının resmileştirilmesi;

● müzakerelere, iş toplantılarına, resepsiyonlara katılım; yöneticiye toplantılarda, gezilerde vb. eşlik etmek;

● iş gezileri ve toplantıların organizasyonu ve sağlanması (en uygun rotaların lojistiği, bilet rezervasyonu, otel odaları, transferler; vize desteği; konferans ve seminerlere katılım için kayıt; boş zaman etkinliklerinin organizasyonu);

● yöneticinin doğrudan katılımını gerektirmeyen sorunları çözmek için şirket, işletme, kuruluş, hükümet ve idari organların temsilcileriyle ilişkilerin sürdürülmesi; yönetici adına hükümet ve yönetim organlarından belge ve bilgi almak;

● sözlü ve yazılı çeviriler, iş görüşmeleri ve toplantılar için dil desteği;

● sunumların ve protokol etkinliklerinin, temsil faaliyetlerinin organizasyonu;

●gider raporlarının hazırlanması;

● yöneticinin kişisel görevlerini yerine getirmek.

Bu liste tam değildir; bir asistanın sorumlulukları belirli bir şirkette farklılık gösterebilir.

Güven hakkında

Güven meselesi, tüm "yardımcı - lider" ilişkileri sisteminin üzerine inşa edildiği temel olan temel taşıdır. Birçok yönetici için asistan sadece güvenilen, bilginin sırlarına maruz kalan bir kişi değil, aynı zamanda neredeyse ailenin bir üyesidir. Güven derecesi bazen o kadar yüksektir ki gizli bilgiler, banka hesap numaraları, ödeme kartları ve PIN kodları kendisine emanet edilir. bir miktar para, kasa kodları, şirket mühürleri ve kişisel sırlar. Bu nedenle birçok asistan, yöneticinin yalnızca resmi faaliyetlerinin organizasyonunu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda aile ve ev sorunlarını da çözer: aile üyelerine hediyeler alırlar, sevdiklerine çiçek sepetleri sipariş ederler, ev personelini seçerler, çocuk tatilleri düzenlerler vb.

Güvenin aşağıdaki özelliklere sahip bir asistana verildiğini hatırlamak önemlidir:

● iş iletişimi becerilerinde ustalıkla ustalaşır;

● duymayı ve dinlemeyi bilir;

● itaati sürdürür;

● tarafsızlığı ve gizliliği korur;

● Güven ve itaat arasındaki dengeyi korur, kendi fikrine sahiptir, konumunu savunmaya hazırdır ancak ne zaman gerekli olduğunu ve nereye geri çekilmesi gerektiğini iyi anlar.

Mesleğin artıları ve eksileri

Ücretler meselesiyle, mütevazı bir şekilde “sonraya” bırakarak, genellikle bittikleri yerden başlayalım. “Yönetici kişisel asistanı” pozisyonu için adaylara yönelik çok yüksek gereksinimler ve başvuru sahiplerinden gelen ciddi teklifler, maaş beklentileri ve teklifleri için çıtayı önemli ölçüde yükseltti. Moskova'da yaklaşık ortalama maaş müdür yardımcısı için 40 ila 60 bin ruble, bölgelerde ise 20 ila 30 bin arasında değişmektedir İş tecrübesi, tavsiyeler ve yabancı dil bilgisine sahip olmak, adayın daha yüksek bir ücret almaya hak kazanmasına olanak tanır.

Günlük yönetim deneyimi, artan sorumluluk düzeyi ve çözülen görevlerin niteliğindeki değişiklik, asistanın bu pozisyonda paha biçilmez bilgi edinmesini sağlar. Asistan, sürekli büyümeyi ve kendini gerçekleştirmeyi, kişisel niteliklerin, yeteneklerin ve yeteneklerin geliştirilmesini içeren bir pozisyondur; Mesleki faaliyetler için gerçek umutların açılması. Yukarıdakilerin tümünü dikkate alarak, gelecekte profesyonel bir asistan en azından sekreterya, ofis, işletme yönetimi başkanı pozisyonuna başvurabilir, ancak olayların başka bir gelişimi de mümkündür - yönetici, idari, genel müdür veya kendi işinizi organize etmek.

Herhangi bir mesleğin dezavantajı, mesleki becerilerde uzmanlaşmak için ödediğimiz bedeldir. Bir asistanın çalışma günü, bir yöneticinin çalışma gününden daha uzun sürer, bu nedenle genellikle sabah erkenden başlar ve akşam geç saatlerde biter. Ek olarak, kişisel bir asistanın neredeyse günün her saatinde patronunun hizmetinde olması gerekir. Bir yöneticinin yalnızca bir asistanı varsa, bazen bir gün izin almak veya tatile çıkmak bile zordur; asistan, yöneticisinin tatil limitleriyle kesinlikle sınırlıdır.

Buna ek olarak, mevcut ilişkiler, takım çalışması ve lidere olan kişisel bağlılık çoğu zaman herhangi bir şeyi değiştirme arzu ve isteklerine ters etki yaparak asistanı belirli bir görevlinin ve dolayısıyla mesleğin rehinesi haline getirir.

Asistanın pozisyonu bir fırlatma rampası olarak düşünülmelidir ve kariyeri ve kişisel gelişimi kararlılığa, yeteneklerinin, arzularının ve gösterilen çabanın miktarına ilişkin net bir farkındalığa bağlıdır.

Tarihteki isim

Dünya siyaset, kültür, bilim, diplomasi tarihine iz bırakan isimlerin isimleri herkes tarafından biliniyor ancak onların, birçok başarının doğuşuna katkıda bulunan, zorlu ve bazen nankör çalışmalara imza atan yardımcılarının isimleri ise biliniyor. tarih tarafından her zaman gelecek nesiller için korunmaz.

Pavel İvanoviç Yaguzhinsky ( 1683–1736) – Peter I'in asistanı, devlet adamı ve diplomat. Aktif ve enerjik bir adam, 1701'den itibaren Peter I'in tüm yurtdışı kampanyalarında ve gezilerinde sürekli arkadaşı oldu, kendisini her yerde onun yerinde buldu ve çarın beğenisini kazandı. İÇİNDE farklı yıllar Senato Başsavcılığı, Grodno'daki Polonya Sejm'inde Tam Yetkili Bakan, Kabine Bakanı, Viyana'da elçi, Berlin'de büyükelçi görevlerinde bulundu. Peter ona defalarca önemli diplomatik misyonlar verdim. Pavel İvanoviç, Danimarka ve Prusya krallarıyla çok zorlu müzakereler yürüttü. Yaguzhinsky, çarın kişisel sırdaşı olarak istisnasız tüm Avrupa kongrelerine katıldı. Çünkü İngilizce, Almanca, İspanyolca ve Fransız dilleri, Lehçe ve Litvanca'dan bahsetmiyorum bile. İmparator, başsavcı seçiminde yanılmadı. Yaguzhinsky, Peter I'in tüm talimatlarını gayretle ve çok hızlı bir şekilde yerine getirdi. Diğer soyluların sıklıkla uyguladığı gibi infazı asla geciktirmedi ve herhangi bir görevi aldıktan sonra, bir veya iki gün içinde sonuçları Peter I'e bildirdi.

Yaguzhinsky'yi hizmette gözlemleyen çağdaşlar, değerlendirmelerinde hemfikirdi: “Düzensiz bir yüze sahip, ancak etkileyici ve canlı, özgür bir tavırla, kaprisli, gururlu, akıllı ve çok aktif olan tanınmış bir adam; bir başkasının bir haftada yapamadığını o bir günde yaptı.”

Petr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – Mikhail Kutuzov'un asistanı, Adjutant General, Kont Askeri konularda alışılmadık derecede cesur ve tutkulu olan Pyotr Petrovich, aynı zamanda mükemmel bir personel çalışanıydı, son derece temiz, çalışkan ve dakikti.

Çağdaşları onu "olağanüstü tipte bir Rus doğası" olarak değerlendirdiler. Moskova'dan geri çekildikten sonra Kutuzov, Konovnitsyn'i Rus ordu karargahının genel sorumlusu olarak atadı ve omuzlarına ordudaki büyük bir örgütsel iş yükü düştü: mühimmat ve yiyecek, yem ve ilaç, üniforma ve ulaşım sağlamak. Bu atama tesadüfi değildi: Moskova'nın kaybından sonraki genel kafa karışıklığı göz önüne alındığında Mikhail Illarionovich'in yakınlarda dengeli ve sağlam bir kişiye ihtiyacı vardı. Ayrıca dürüst Konovnitsyn, Kutuzov'a karşı entrika çeviren genelkurmay başkanı L. Bennigsen'i etkisiz hale getiriyor gibiydi. O andan itibaren Pyotr Petrovich başkomutanın ilk konuşmacısı oldu; Kutuzov'un ast askeri liderleriyle olan tüm savaş yazışmaları onun aracılığıyla geçti.

1815–1819'da Konovnitsyn, 1819'dan itibaren Savaş Bakanı olarak görev yaptı - Danıştay üyesi, askeri eğitim kurumlarının başkanı, Page ve diğer öğrenci birliklerinin ve Tsarskoye Selo Lisesi'nin baş müdürü.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – seçkin bir Fransız komutan ve devlet adamı olan Napolyon Bonapart'ın asistanı. Bütün bir dönem onun adıyla ilişkilendirilir: kraliyet gücü, devrim, Napolyon imparatorluğu, restorasyon, Temmuz Devrimi. Kader bu insanları 14 yıl boyunca birbirine bağladı. Napolyon, Talleyrand'ı takdir ediyordu: "O entrikacı bir adam, büyük bir ahlaksızlık adamı ama çok zeki ve elbette sahip olduğum tüm bakanlar arasında en yetenekli olanı." Talleyrand, tüm Fransız emirlerinin ve neredeyse tüm yabancı emirlerin sahibi oldu. 1807'de, Napolyon'un gücünün zirvesindeyken Talleyrand, imparatorun zaferinin ne kadar süreceğini merak ediyordu. Sofistike bir politikacı olan Talleyrand, ayrılma zamanının geldiğini hissetti ve bakanlık görevinden ayrıldı. Deneyimli diplomat, Napolyon'un çöküşünü tahmin ederken yanılmadı. Diplomasi mucizeleri gösteren Talleyrand, müttefikleri tahtı Napolyon'un mirasçılarına değil, kraliyet ailesine - Bourbonlara bırakmaya ikna etti ve yine kendisini lehine bularak üçüncü kez Dışişleri Bakanı ve hükümet başkanı oldu. .

Alexey AndreevichArakcheev(1769–1834) - üç çarın asistanı - Paul I, Alexander I, Nicholas I.

Gelecekteki İmparator Paul I olan Tsarevich Pavel Petrovich'in tam kontrolüne devredilen Gatchina garnizonunda görev yaptı. Bu incelemelerden birinde, yönetici teğmen Arakcheev, geleceğin imparatoru tarafından fark edildi. Kısa süre sonra Arakcheev sarayın komutanı oldu, görevlerine özenle ve özenle davrandı - günün her saatinde görevdeydi. Arakcheev, I. Paul döneminde, 28 yaşındayken St. Petersburg'un komutan rütbesine yükseldi ve baronluk armasını aldı; imparatorun izniyle bu armanın içine şu sloganı yazdı: “Pohpohlamadan ihanete uğradı. ” İskender I yönetiminde, uzun süredir düşüncelerini meşgul eden yaratma fikri olan askeri yerleşimlerin yaygın şekilde ekilmesine başladı; 1815'ten itibaren aslında Devlet Konseyi, Bakanlar Komitesi ve Bakanlar Kurulu'nun liderliğini kendi ellerinde yoğunlaştırdı. İmparatorluk Majestelerinin Kendi Şansölyeliği ve çoğu bakanlıkta çarın tek raportörüydü. 1817'den itibaren I. Nicholas döneminde askeri yerleşimlerin baş komutanlığı görevini üstlendi. Arakcheev, I. Nicholas tarafından görevden alındığı Decembrist ayaklanmasının bastırılmasına katılmayı reddetti.

Friedrich Engels(1820–1895) – bilimsel komünizmin kurucularından biri olan Karl Marx'ın asistanı. Marx'la 1844'te Paris'te gerçekleşen buluşma, Marx'ın ölümüne kadar sürecek yaratıcı bir işbirliğinin başlangıcı oldu. Engels, “Komünistler Birliği”nin örgütlenmesine ve faaliyetlerine aktif olarak katıldı, Marx ile birlikte Birliğin programını yazdı - “Manifesto” Komünist Parti"ve" Yeni Ren Gazetesi "ni yayınladı, 1849'da güneybatı Almanya'da silahlı bir ayaklanmaya katıldı. Babasından miras alan Engels, Marx'a sürekli maddi yardımda bulundu. Marx'la birlikte Birinci Enternasyonal'in faaliyetlerine öncülük etti. Ölümünden sonra, Marx'ın taslak metinlerinden son metni derleyerek Kapital'in ciltlerini yayınlamaya başladı.

Nicholas Konstantinovich Roerich(1874-1947) - Rus sanatçı, filozof, bilim adamı, yazar, gezgin, halk figürü, politikacı. Yaklaşık 7.000 resim yaptı ve neredeyse 30 edebi eser yarattı; Uluslararası Sanat ve Sanat Eserlerinin Korunması Anlaşması'nın yazarı ve başlatıcısıydı. bilimsel kurumlar ve tarihi anıtlar (Roerich Paktı), kültürün korunmasına yönelik uluslararası hareketin kurucusu. 24 yaşındayken Imperial Society for the Teşvik Sanatı'nda müze müdür yardımcısı ve aynı zamanda "Sanat ve Sanat Endüstrisi" sanat dergisinin editör yardımcısı oldu. Üç yıl sonra İmparatorluk Sanatı Teşvik Derneği'nin sekreteri pozisyonunu aldı.

Evgeniy Petrovich Petrov (Kataev)(1903–1942) – Rus düzyazı yazarı Ilya Ilf'in asistanı, yazar. I. Ilf ile birlikte son derece popüler olan “On İki Sandalye” ve “Altın Buzağı” romanlarını yazdı. 1932-1937'de Ilf ve Petrov, Pravda gazetesi için feuilletonlar yazdılar; bu dönemde Amerika Birleşik Devletleri'ni dolaştılar ve bunun sonucunda ortak "Tek Katlı Amerika" kitabı ortaya çıktı.

Yazarların yaratıcı işbirliği Ilf'in 1937'deki ölümüyle kesintiye uğradı. Petrov Pravda gazetesine katılıyor ve film senaryoları yazıyor.

Büyük Vatanseverlik Savaşı sırasında Pravda, Krasnaya Zvezda ve Sovinformburo gazetelerinde muhabir olarak çalıştı. Lenin Nişanı ile ödüllendirildi.

İgor VasilyeviçKurçatov(1902–1960) - fizikçi Abram Fedorovich Ioffe'nin asistanı, seçkin bir fizikçi, SSCB Bilimler Akademisi akademisyeni, Sovyet nükleer programının ilk ve uzun vadeli lideri.

Kurchatov, bir fizikçinin ve bir organizatörün yeteneklerini organik olarak birleştirdi. Akademisyen A.F. tarafından seçilen oydu. Enstitüsünde bir nükleer fizik bölümü kurma izni alan ve Kurchatov'un atom programının başına atanmasını tavsiye eden Ioffe, nükleer silah geliştirmenin hızlı başarısını büyük ölçüde belirledi. 1943'te Igor Vasilyevich, daha sonra Enstitü olarak anılacak olan enstitüyü kurdu ve yönetti. atomik Enerji SSCB Bilimler Akademisi. Onun liderliğinde Moskova'da ilk siklotron inşa edildi, Avrupa'nın ilk atom reaktörü, ilk Sovyet atom bombası, dünyanın ilk termonükleer bombası yaratıldı, dünyanın ilk endüstriyel bombası yaratıldı. nükleer enerji santrali ve kontrollü termonükleer reaksiyonlara yönelik araştırma için en büyük tesis. 104. element periyodik tablo Mendeleev'e onun onuruna Kurchatovium adı verildi.

Yuri Mihayloviç Baturin(1949 doğumlu) - Rusya Federasyonu Başkan Yardımcısı, Rus siyasetçi, bilim adamı (avukat ve siyaset bilimci), kozmonot (dünyanın 382. kozmonotu ve Rusya'nın 90. kozmonotu), Rusya Federasyonu Kahramanı, Rusya Federasyonu Birliği Sekreteri Rusya Federasyonu gazetecileri.

1993'ten 1994'e 1994-1996'da hukuki konularda, ulusal güvenlik konularında, 1996-1998'de Rusya Devlet Başkanı'nın asistanı olarak çalıştı. 1998 yılında Rusya Devlet Kozmonot Eğitim Araştırma Test Merkezi'nde test kozmonotu pozisyonuna atandı. Yu.A. Gagarin. 2000'den beri - kozmonot birliklerinin araştırma ve testlerden sorumlu komutan yardımcısı. TsPK müfrezesi olan askeri kozmonot müfrezesinde ilk kez bir sivil idari pozisyona atanıyor. 2008'den beri - Rusya Federasyonu Güvenlik Konseyi'ne bağlı Bilimsel Konsey üyesi.

BEN. Tarasova,
organizasyonel ve idari hizmetler başkanı
CJSC NK Rusneftekhim

Müdür yardımcısı, hemen hemen her Rus büyük veya orta ölçekli işletmenin personel yapısında mevcut olan bir pozisyondur. Genellikle bu pozisyonu işgal eden uzmanlar, çok sınırlı görev ve sorumluluklara sahip sekreterler olarak görülüyor. Ancak bu, söz konusu pozisyonun özelliklerini anlamak açısından tamamen yanlış bir yaklaşımdır. Müdür yardımcısına en geniş yetkiler verilebilir. Niteliklerine ve yeterliliğine ilişkin gereksinimler çok yüksek olabilir. Söz konusu pozisyonun özellikleri nelerdir? Bir Rus şirketindeki yönetici asistanının tipik hakları ve sorumlulukları nelerdir?

Pozisyonun özellikleri

Bu nasıl bir pozisyon - “müdür yardımcısı”? Böyle bir çalışanın sorumlulukları nelerdir? Çoğu durumda, “müdür yardımcısı” pozisyonu bir sekreteri ifade eder. Nadir durumlarda, bu ifade müdür yardımcısının pozisyonunu belirtir - ancak bu, kural olarak küçük şirketler için tipiktir. Az ya da çok büyük işletmelerde, kişisel asistanın yöneticiye olan görevleri esas olarak sekreterlik işlevlerine indirgenmiştir. Tam olarak hangisi? Her şeyden önce bu ofis işi, yazışmalarla çalışmak, çeşitli toplantıların ve şirket başkanının doğrudan dahil olduğu diğer etkinliklerin düzenlenmesiyle ilgili sorunların çözülmesidir. Yöneticinin sekreterinin (asistanının) görevleri neredeyse her zaman ofisteki telefon çağrılarına cevap vermeyi de içerir.

Bazı durumlarda karşılık gelen konum çeşitli türlere ayrılır. Bu nedenle, öncelikli olarak teknik işleri (telefon çağrılarını alma, yazışmaları işleme koyma vb.) gerçekleştiren sekreterlere asistan denir. Buna karşılık, etkinliklerin düzenlenmesinden ve ofis işlerinden sorumlu olan uzmanlara ofis yöneticileri denir. Müdür yardımcısı gibi bir pozisyonun sorumluluk ve yetkilerinin tipik sekreterlik görevlerine göre daha geniş olduğu yönünde bir görüş var. Bunlar özellikle yöneticinin katıldığı kurumsal partiler, iş görüşmeleri, tatiller gibi etkinliklerde kişisel olarak bulunma ihtiyacında ifade edilebilir. Bu durumda asistan, yöneticinin hazırladığı sunumlardan veya patronunun etkinliğe katılımının imaj bileşeninden sorumlu olabilir. Çalışma kitaplarında müdür yardımcılığı pozisyonunun çoğunlukla “sekreter” olarak belirlendiği belirtilebilir.

Müdür yardımcısı için aranan şartlar

Böyle bir hususu, "müdür yardımcısı" pozisyonuna adaylar için tipik gereksinimler olarak ele alalım. İlgili pozisyondaki çalışandan yerine getirilmesi beklenen görevler, belirli beceri ve nitelikleri gerektirmektedir. Özel listeleri büyük ölçüde sekreterin faaliyetlerinin iş özelliklerine göre belirlenir. Dolayısıyla, yönetici yardımcısının faaliyetleri öncelikle bir yöneticinin pozisyonuna karşılık gelecekse, bu durumda gereksinimler o kadar katı olmayacaktır: orta öğretim, minimum iş deneyimi, bir bilgisayar ve ofis ekipmanıyla çalışma konusunda temel beceriler. Buna karşılık, yönetici asistanının yeterliliği bazı yönetim işlevlerini içeriyorsa, bu durumda gereksinimler listesi daha büyük olacak ve iş sorumlulukları, sekreter pozisyonu için adayın daha yüksek düzeyde nitelik gerektirecektir.

Bir yönetici asistanının çoğu durumda sahip olması gereken tipik beceriler şunlardır: ortak yabancı dil bilgisi, popüler dil bilgisi bilgisayar programları belgeler, resimler ve sunumlarla çalışmak için. Bir yönetici asistanının yeterlilik şartlarının önemli bir yönü kişisel niteliklerdir. Bunlar nezaket, dikkatlilik, iyi niyet, sorumluluk ve yeni sorunları çözmeye hazır olmayı içerir. Birçok kuruluşta yönetici yardımcısı pozisyonuna aday olarak tercih edilen yaş aralığı 18-35 yaş aralığıdır. Ancak elbette, bir çalışanın deneyimine özellikle değer veren ve bu nedenle çok daha yaşlı insanları isteyerek işe alan işletmeler var.

Aynı zamanda birçok şirket, uzman olmadan uzman almayı tercih ediyor. harika deneyim. Bu, şirketin faaliyet gösterdiği iş bölümünün özelliklerinden kaynaklanabilir. Bazı durumlarda, bir çalışanı, nispeten konuşursak, akıllı telefonlar ve tabletler için ilk Rus mikroişlemci üretimini sıfırdan, böyle bir yüksek teknolojili işin gerekli tüm nüanslarına daldırarak açan bir şirkette çalışmak üzere eğitmek daha iyidir. tecrübeli bir kişiye eski çözüm yöntemlerinin bazı durumlarda işe yaramadığını anlatmaya çalışmak.

Ana sorumluluklar

Müdür yardımcısı gibi bir pozisyonu karakterize eden sorumlulukları daha ayrıntılı olarak ele alalım. Yukarıda bunların büyük ölçüde sekreterlik işlevlerine indirgendiğini belirtmiştik. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bir şirketin müdür yardımcısının, özellikle de büyük bir organizasyondan bahsediyorsak, kilit yönetim kararlarının alınmasına dahil olduğu sıklıkla görülür. Patronun katıldığı müzakerelere eşlik edebilir - sadece teknik açıdan değil, aynı zamanda ilgili diyaloglara katılabilir, görüş ve tavsiyelerini ifade edebilir.

Bazı durumlarda bir yönetici, örneğin işletme ekibini herhangi bir önemli olay hakkında bilgilendirmek gibi bazı işlevlerini asistanına devredebilir. yönetim kararları. Elbette, söz konusu pozisyondaki bir çalışan genellikle patronunun faaliyetlerinin rahatlığını sağlamakla ilgili çalışmalar yapar - ofisinin optimal bir mikro iklime sahip olmasını sağlamak açısından, tabiri caizse her zaman taze çay vardır, böylece ana şey Yöneticinin kullandığı ekipman sağlam ve çalışır durumdadır.

Çalışma modu

Artık müdür yardımcısı gibi bir pozisyonu karakterize eden iş sorumluluklarının ne olduğunu biliyoruz. Bir sonraki görevimiz, ilgili pozisyondaki çalışanın çalışma rejiminin özelliklerini incelemektir. Elbette genel durumda asistan, görevlerini İş Kanunu'nun belirlediği programa göre yani haftanın 5 günü 8 saatlik çalışma günü çerçevesinde yerine getirir. Ancak pratikte ilgili rejimden önemli sapmalar mümkündür. Benzer senaryolar yönetici asistanı gibi ek sorumluluklara sahip bir pozisyon için tipik olabilir.

Gerçek şu ki, bu pozisyonda çalışan bir uzman, yalnızca şirketinin işlerine değil, aynı zamanda kurumsal iç faaliyetlerle doğrudan ilgili olmayan sorunların çözümüne de dahil olabilir. Böylece iş gezilerine, seminer ve konferanslara uygun yetkilere sahip bir asistan gönderilebilmektedir. Bir çalışan, amiri ile diğer kuruluşlarda çalışan yöneticiler arasında, örneğin belge akışı veya ortak projelerin uygulanması gibi bazı aracı sorumlulukları da yerine getirebilir. Bu tür sorunların çözümüne yönelik çalışma programı elbette İş Kanunu'nun öngördüğünden uzak olabilir. Aslında bu süre düzensiz hale gelir ve genellikle standart 8 saatten daha uzun olur.

Bir yönetici yardımcısının iş tanımının nasıl görünebileceğine bakalım. İlgili belgenin yapısı kural olarak genel hükümlerle başlar. Müdür yardımcısının uzman kategorisine ait olduğunu belirtebilirler. Böylece zaten yerel bir hukuk kaynağı düzeyinde bir şirket, söz konusu pozisyondaki kişinin yönetici (müdür yardımcısı değil) olmadığı gerçeğini kaydedebilir. Büyük olasılıkla - bir sekreter veya örneğin ek sorumlulukları olan bir yöneticinin kişisel asistanı.

Yardımcı görev tanımı: genel hükümler

İÇİNDE " Genel Hükümler» Görev tanımında bir uzmanın niteliklerini yansıtan ifadeler de yer alabilir. Örneğin bir müdür yardımcısının sahip olması gerekenler profesyonel eğitim ve biraz iş deneyimi. Bazen iş tanımının aynı kısmı, bir kişinin faaliyet yürütme konusunda deneyime sahip olmasının arzu edildiği iş alanını belirtir.

“Genel Hükümler” çalışanın temel yetkinliklerini ortaya koymaktadır. Kurumsal yönetim yapısı, iç ve dış bilgi gereksinimleri olarak ifade edilebilirler. dış politika işveren şirket, şirketin yetkililer ve diğer kuruluşlarla iletişim ilkeleri, ofis işlerini karakterize eden standartlar, iş iletişimi kuralları ve şirketteki iç çalışma düzenlemeleri.

Bir asistanın iş sorumlulukları

Talimatların bir sonraki önemli bölümü “İş Sorumlulukları”dır. Özellikleri nelerdir? İÇİNDE bu bölüm Esas olarak müdür yardımcısının fonksiyonel sorumlulukları kayıt altına alınmıştır. Bunlar şunlar olabilir: patronun çalışma gününü planlamak (toplantılar, çağrılar, röportajlar açısından), organize etmek teknik Destek yöneticinin çalışması (nakliye siparişi vermek, iş toplantıları düzenlemek açısından), iş gezilerine katılım, iş görüşmeleri, tutanakların ve diğer belgelerin tutulması, işletme yöneticilerinin şirketin diğer yapılarıyla etkileşiminin sağlanması, devlet kurumlarıyla iletişimin sürdürülmesi.

Asistan hakları

Görev tanımı her zaman yönetici yardımcısının sahip olduğu hakları içerir. Pozisyonun özelliklerinin gerektirdiği sorumluluklar her zaman karşılık gelen tercihlerle tamamlanır. Peki söz konusu pozisyondaki çalışanın hakları nelerdir? İlginçtir ki, bir işletmenin başkanı asistanının sorumlulukları onlarla oldukça ilişkilidir. Örneğin, belirli belgeleri imzalama ve onaylama hakkı, bu tür kaynaklarla periyodik olarak çalışma ihtiyacı ile bağlantılı olarak ortaya çıkmaktadır. İlgili pozisyondaki bir çalışanın başka bir hakkına örnek olarak, doğrudan yönetimden ve şirketin diğer uzmanlarından belgelere dahil edilmesi için gerekli bilgileri talep etmek verilebilir. Müdür yardımcısının da patrondan rahat çalışma koşulları sağlamasını talep etme hakkı vardır. İlgili pozisyondaki bir kişinin iş sorumlulukları, periyodik olarak belge gönderip almayı içerebilir ve bu prosedürlerin çeşitli teknik araçlar kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekir. Sekreterin buna tam erişim bekleme hakkı vardır.

Asistan Sorumluluğu

Bu nedenle yönetici yardımcısının sorumluluklarının neler olduğunu, haklarının kapsamının neler olabileceğini inceledik. Ama çoğunda iş tanımları Söz konusu profilin uzmanları için başka bir bölüm daha var - “Sorumluluk”. İçinde hangi ifadeler mevcut olabilir? Müdür yardımcısı çoğunlukla aşağıdakilerden sorumludur: söz konusu talimatlarda öngörülen görevlerin, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda belirtilen sınırlar dahilinde uygunsuz şekilde yerine getirilmesi; faaliyetleri sırasında işlediği suçlar - yine Rus mevzuatı çerçevesinde; şirkete zarar vermek için - Rusya Federasyonu Çalışma ve Medeni Kanunlarında ve diğer hukuk kaynaklarında belirlenen sınırlar dahilinde.

Özet

Bu nedenle, müdür yardımcısı gibi bir pozisyonun özelliklerini, işletmenin personel yapısında bu pozisyonu karakterize eden sorumlulukları ve gereklilikleri inceledik. İlgili işi yapan uzman çoğunlukla sekreterlik işlevlerini yerine getirir ancak önemli ölçüde daha geniş yetkilere sahip olabilir. Nadir durumlarda, "müdür yardımcısı" kavramı müdür yardımcısının pozisyonuna karşılık gelir, ancak bu esas olarak küçük işletmeler için tipiktir.

"Müdür yardımcısı" ifadesinin "klasik" yorumunda, ilgili pozisyondaki bir kişinin işi, bir asistanın, bir memurun veya örneğin bir ofis yöneticisinin işlevlerine yakın olabilir. Bir yönetici yardımcısının çalışma kitabında büyük olasılıkla bir "sekreter" veya "asistan" girişi olacaktır, ancak elbette büyük ölçüde belirli bir kuruluşta benimsenen kurumsal standartlara bağlıdır.

Söz konusu profilin uzmanlarını çalışmaya davet etme ihtiyacı, çoğu Rus işletmesinin yöneticilerinin faaliyetlerini karakterize ediyor. Üst düzey bir yöneticinin etkili çalışması, asistanının sorunlarını ne kadar iyi çözeceğine bağlıdır - pratik kurumsal yönetim açısından ikincil gibi görünse de aslında organizasyon için son derece önemlidir. Sekreterin işi, şirket başkanının başkanlığını yaptığı ekibin iletişim yapısında en önemli çalışmadır.

Birçok şirketin aynı anda birden fazla müdür yardımcısının atanmasını uyguladığını unutmayın. Ancak her birinin statüsü ve yetkileri farklılık gösterebilir. Bir uzman sekreterlik görevlerinden sorumlu olabilir, bir diğeri ofis yöneticisi olabilir ve üçüncüsü etkinliklerde yöneticiye eşlik edebilir. İK yöneticileri aynı zamanda ilgili faaliyet alanlarındaki çalışanların değişebilirliğini de uygulayabilmektedir.