Form for brev for forretningskorrespondanse. Hvordan skrive et personlig brev. Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse

Er det presserende spørsmål til organisasjonen som bør fikses? I dette tilfellet er det uunnværlig å skrive en skriftlig anke. Imidlertid er ikke alt så enkelt som det ser ut til. Å skrive et kompetent forretningsbrev er en hel vitenskap. Og det skader ikke alle å lære eller huske de grunnleggende ferdighetene til kompileringen.

Til å begynne med, la oss bestemme på hvilken måte det er praktisk for deg å skrive et brev eller en forespørsel til organisasjonen. Som oftest brukes nettbaserte meldinger ved hjelp av Internett-ressurser. Hvis du skriver et brev på denne måten, kan du ikke klare deg uten:
  • Datamaskin (bærbar datamaskin);
  • Tekstredigerer;
  • E-post.

Hvis du bruker den manuelle skrivemetoden, trenger du også en skriver for å skrive ut.

Det første trinnet i å skrive et brev er overskriften. Øverst på siden må det stå:
  1. Navnet på organisasjonen du søker til;
  2. Navn på direktøren for organisasjonen eller ansvarlig person;
  3. Adressen til institusjonen;
  4. Dato for søknaden;
  5. Byen der anken ble fremsatt.

De ønskede elementene i "hetten" kan også inkludere koordinatene til bedriften - faks, telefon, adresse E-post, OKPO, OGRN, TIN / KPI. Det avhenger av ankens tema og selve organisasjonen.

Da må du presentere deg selv. Ansatte ved institusjonen må forstå hvem brevet er fra og ha tilbakemelding med deg. Derfor er det viktig å angi ikke bare et fullt navn, men også en e-postadresse, mobiltelefon, hjemmeadresse (for korrespondanse per post). Hvis du representerer interessene til et selskap, må du bruke et brevhode med koordinatene. Når du sender en e-post, sørg for å bruke "Emne"-blokken slik at ansatte kan organisere dokumentasjonen sin.


Forbered selve selve dokumentet - tittelen og innholdet. Her viktig poeng er formålet du kontakter organisasjonen for. Det finnes slike typer appeller:
  • salgsfremmende brev;
  • Anbefalingsbrev;
  • Informasjonsbrev;
  • følgebrev;
  • Takkebrev;
  • gratulasjonsbrev;
  • Instruksjonsbrev;
  • Forespørselsbrev;
  • Forespørselsbrev;
  • Svarbrev;
  • Varslingsbrev;
  • Invitasjonsbrev.

Avhengig av hvilken type adresse du bruker, formuler riktig innhold. For eksempel hvis du skal komponere positive tilbakemeldinger til organisasjonen, bør du beskrive i detalj årsaken til klagen din, nøyaktig hva du likte, og så videre.

Last ned fra vår portal:

Viktig element skrive et brev til organisasjonen - "ikke hell vann" og skriv til poenget. Uttrykk dine tanker på en slik måte at brevet ditt er av interesse for ansatte i selskapet. For å gjøre dette, i henhold til reglene for forretningsetikett, bruk spesielle "ord-intriguerer". Du bør imidlertid ikke overdrive det med dette, fordi vi snakker om et dokument, og ikke om personlig korrespondanse. Beskriv situasjonen kortfattet, men gjør den lesbar. Hvis samtalen handler om overholdelse av loven, sørg for å henvise til lovene i den russiske føderasjonen. Når man skal beskrive konfliktsituasjon Forslaget om en rekke tiltak for å eskalere hendelsen er velkommen.


Når du kontakter en statlig institusjon, bli veiledet av loven i den russiske føderasjonen "Om prosedyren for å vurdere innbyggernes klager". Her er rettighetene og pliktene enkeltpersoner når de gjelder og vilkårene for vederlag. Loven foreskriver også fremgangsmåten for kollektive klagesaker til statlige institusjoner eller lokale myndigheter. Den siste fasen av ethvert forretningsbrev er datoen og signaturen. Ved første øyekast en ubetydelig, men veldig viktig detalj. Det er ønskelig å sette signaturen for hånd på det trykte dokumentet. Hvis du representerer selskapets interesser, bruk dets våpenskjold eller faksimileforsegling.


Kompetent utforming av et brev til riktig organisasjon er nøkkelen til suksess for klagen din. Studer nøye alle punktene beskrevet ovenfor og kom gjerne på jobb. Ikke glem at brevet ikke skal inneholde stave-, tegnsettings- og stilfeil.

Brevet til direktøren bør være kort og informativt. Du bør ikke skrive gjenfortellinger på flere sider. En eksempelmelding kan lastes ned gratis fra lenken.



Brev til direktør institusjoner kan ha forskjellig innhold. Forretningsappeller fra motparter, lokale meldinger fra ansatte i organisasjonen til direktørene, som har en skriftlig form, er mer effektive enn telefonsamtaler og muntlige samtaler. Informasjonskilden på papir lagres på styrepultene, bedriftens arkiver og blir en gang etterspurt Kravmalen kan lastes ned gratis via en direktelenke.

Brevet til direktøren skal være kort, klart og informativt. Du bør ikke skrive omfangsrike tekster og gjenfortellinger på flere sider. Unntaket er krav. Ingen er interessert i vanlige tilbud og vanlige hefter. Oppfordringen til regissøren må gis egenart, understreker hovedessensen på noen få linjer. Etter å ha skrevet innholdet, forbered deg på videre utvikling arrangementer. Personen som er interessert i teksten vil stille mange spørsmål. Gjennomtenkte svar, utarbeidet på forhånd, vil være et godt tillegg til presentasjonen og understreke forfatterens kompetanse i spørsmålet.

Obligatoriske avsnitt i brevet til direktøren

:
  • I øvre høyre del er navnet på adressaten skrevet med spesifikasjonen av stillingen og fullt navn på hodet;
  • Nedenfor er registrert deres egne detaljer og kontakttelefonnumre;
  • Midt på arket, ved hjelp av høflige fraser, appelleres det av regissørens navn og patronym;
  • Den innledende delen består av en eller to linjer;
  • Etter introduksjonen må du umiddelbart gå videre til fortellingen;
  • Hvert innholdsord må tenkes gjennom og kontrolleres flere ganger;
  • Nederst står skrivedato, signatur og utskrift;
Stilen for å presentere innhold spiller en viktig rolle i oppfatningen til leseren. Riktig utfylling av et brev til direktøren er mer sannsynlig å oppnå ønsket resultat. Overholdelse av parametrene marginer, tittel, signatur, dato og andre komponenter i dokumentet vil bli lagt merke til og verdsatt. Adressaten vurderer alltid forfatterens holdning til egen fremstilling. Den første bokstaven er en viktig komponent i strukturen for videre kommunikasjon. Det er en hel vitenskap om korrekt presentasjon av informasjon. Ved å kompilere papir på egen hånd, må du vite det grunnleggende, og suksess vil ikke la deg vente.

Ved bruk av forretningskorrespondanse det er ikke bare koordinering av forretningsaktiviteter, men også innsamling av nødvendig informasjon for denne organisasjonen, som vil være etterspurt under ulike rapporteringsrevisjoner. Derfor inkluderer oppgavene til administrative ansatte først og fremst korrekt vedlikehold av forretningsregistre, for hvilke ulike interne instruksjoner og skjemaer blir utviklet. Fordelen med et standardskjema er det faktum at personen fyller det ut automatisk, og sparer dermed tid og tid til selskapet.

Forretningskorrespondanse bør inneholde:

Pålitelig og fullstendig informasjon;
- sammendrag på grunn av mangel på fortelling;
- nøytral tone, men på en vennlig måte;
- en logisk kjede, og ikke en følelsesmessig vurdering av fakta som presenteres.

Hvordan skrive forretningsbrev?

Det viktigste er å bestemme hvilken type forretningsbrev som passer for denne situasjonen. Det finnes flere typer av det:

Påminnelse;
- bekreftelsen;
- avslag;
- overføringsbrev;
- invitasjon;
- garanti;
- informasjon;
- et brev med varsel og ordre.

Som regel krever slike forretningsbrev et svar som inneholder en forespørsel, tilbud, anke, forespørsel eller krav i innholdet.

Regler for å skrive et forretningsbrev.

Tonen i et forretningsbrev bærer en svært viktig følelsesmessig belastning, siden tilslørt respektløshet fortsatt vil vise seg gjennom med upåklagelige kommunikasjonsmetoder. Du bør være spesielt forsiktig når du skriver et forretningsbrev som inneholder et avslag. I dette tilfellet bør du ikke oppgi avslaget helt i begynnelsen av brevet. I første del av meldingen bør du gi overbevisende argumenter for ditt synspunkt, for dette kan du bruke formler som f.eks.

- "Vi kan dessverre ikke tilfredsstille forespørselen din";
- "Vi beklager på det sterkeste, men det er ikke mulig å tilfredsstille ditt ønske", etc.

Ved avslag er det viktig å huske at vår oppgave er å nekte, men ikke å miste kunden, samarbeidspartneren osv.

Så de grunnleggende reglene for å skrive et forretningsbrev:

For riktig assimilering av essensen av brevet, er det nødvendig å gjenta forespørselen adressert til adressaten flere ganger i teksten;
- i brevet med avslag er det viktig å angi årsakene til at denne forespørselen ikke kan tilfredsstilles;
– tilbudsavvisning er en avslagsformel.

Språk for forretningskorrespondanse.

Det er viktig at leseren av forretningskorrespondanse bare fanger opp essensen, og ikke språket den er skrevet på. Det er i denne tilstanden at mestringen av reglene for å skrive et forretningsbrev ligger, som utvikles i løpet av År med erfaring.

Det bør huskes at i et forretningsbrev:

Må konsumeres enkle ord samtidig, uten å forarme innholdet;
- bruk verb oftere enn adjektiver - dette vil gjøre teksten i bokstaven dynamisk;
- hold deg nær betydningen av anken, uten å gå inn på detaljer og resonnement;
- ikke bruk lange setninger, da de sprer leserens oppmerksomhet;
- overgangen mellom setninger bør være logisk og umerkelig;
- bruk så få pronomen som mulig.

Et forretningsbrev kjennetegnes ved leseferdighet og stil.

Utforming av forretningskorrespondanse.

Husk det når du skriver et forretningsbrev øverste del(1/4 ark A4) må være ledig for brevpapir. også i øvre hjørne Brevet angir utgående nummer og dato, som er registrert i en spesiell journal over utgående post.

I nedre venstre hjørne er posisjonen, etternavnet og signaturen til hodet angitt, og helt på slutten av arket er etternavnet til eksekutoren av forretningsbrevet angitt med hans telefonnummer for tilleggsinformasjon.

Dermed består et forretningsbrev av tre deler: essensen av forespørselen, dens begrunnelse og støtteinformasjon.

Når du svarer på et brev, skal den første delen av innholdet referere til det siste brevet til adressaten. Hvis det er en utenlandsk korrespondanse, er det for bedre klarhet nødvendig å legge ved et hefte til brevet, en lenke som vil bli angitt i dette brevet. Det er veldig viktig å avslutte et slikt brev med takknemlighet for samarbeidet og uttrykket "Med vennlig hilsen (navn) ..."

Et forretningsbrev er din offisielle representant. I tillegg til innholdet, er det veldig viktig å formatere et forretningsbrev på riktig måte, som du vet, "møte av klær." Vurder prosedyren for å skrive et forretningsbrev.

Skjema

Et forretningsbrev må være på organisasjonens offisielle brevpapir. Overskriftene til skjemaet skal inneholde følgende informasjon:

  • Navn på organisasjonen;
  • fysisk adresse til organisasjonen;
  • telefon og faks;
  • nettside og e-post.

Også detaljene i organisasjonen og dens logo kan reflekteres på skjemaet.

Tilstedeværelsen av all denne informasjonen gjør at adressaten raskt kan finne ut avsenderen og sende et svarbrev til riktig adresse.

Enger

Et forretningsbrev må ha marger: til venstre - omtrent tre centimeter, til høyre - omtrent en og en halv. Vi anbefaler deg å bruke standardformene for Microsoft Word. Feltene er nødvendige for eventuelle notater som adressaten skal ta, samt for innlevering av brev i en arkivmappe.

Registreringsnummer

Registreringsnummeret til brevet, som inkluderer datoen brevet ble signert av lederen, er nødvendig for din bekvemmelighet. For eksempel bestemte du deg for å sende et brev til en annen organisasjon og tildelte ikke dato og nummer til det. Og hvis dette selskapet mottar flere tusen brev om dagen, hvordan vil du spore skjebnen til meldingen din? Søk vanligvis etter dato og nummer. Dette gjelder spesielt for offentlige institusjoner. Et svarbrev skal i tillegg til eget utgående nummer også inneholde opplysninger om nummeret på det innkommende brevet det er svar på. Registreringsnummeret er plassert i øvre venstre hjørne av brevet. Naturligvis, i enhver organisasjon, må innkommende og utgående brev registreres nøyaktig.

Eksempel:

Ref. nr. 546 datert 28.07.2008 ved innspillet. nr. 321 datert 25.07.2008

Bokstavoverskrift

Overskriften på brevet, som inneholder en appell til adressaten, er plassert like under registreringsnummeret og er vanligvis trukket opp slik: Adressatens stilling og fullt navn er skrevet i øvre høyre hjørne av brevet. Direkte klage er trukket opp i midten av brevet og avsluttes utropstegn. Overskriften kan være i fet skrift.

Eksempel:

til administrerende direktør
Dawn LLC
Miloslavsky P.N.

Kjære Pavel Nikolaevich!

Font

Skriften til brevet påvirker fundamentalt dets oppfatning av adressaten. Skriften skal ikke være for liten eller for stor. Samtidig skal det være likt gjennom hele brevet. Standard praksis er å bruke 12-punkts Times New Roman med enkelt linjeavstand. Men hvis du vet at adressaten dårlig syn, vis forsiktighet - øk skrifttypen på brevet.

Valget av skrifttype for personlig forretningskorrespondanse (invitasjoner, gratulasjoner, kondolanser, etc.) kan tilnærmes mer kreativt.

Arknummerering

Arknummerering er spesielt viktig for bokstaver som er større enn 2 sider, og spesielt for de som inneholder vedlegg. Når du nummererer ark i Microsoft Word-tekstredigering, anbefaler vi at du bruker "Topp- og bunntekst" - "Sett inn autotekst" - "S. Nei av alt." Dette vil tillate adressaten å estimere det totale volumet av brevet korrekt og ikke forvirre rekkefølgen på sidene.

Nummereringen er i nedre høyre hjørne av arket.

Artistinformasjon

Informasjon om entreprenøren skal stå i alle forretningsbrev signert av toppledere i selskapet og avdelingsledere. Dette vil tillate mottakeren raskt å finne en spesifikk spesialist som er ansvarlig for å løse problemet i avsenderselskapet.

Informasjon om utøveren bør inneholde hans fulle navn (helst i sin helhet, ellers vil det være vanskelig for din motpart å starte en telefonsamtale, som kan være nødvendig for å finne ut tilleggsinformasjon) og et kontakttelefonnummer - jobb eller mobil. Det er også ønskelig å oppgi en e-postadresse.

Informasjon om utøveren skrives helt til slutt i brevet etter signaturen. Størrelsen på skrifttypen skal være én eller to enheter mindre enn skriften i brødteksten i brevet.

applikasjoner

Hvis brevet inneholder vedlegg, er de trukket opp på separate ark. I dette tilfellet kan nummereringen av ark være felles for hele dokumentet eller separat for hovedbrevet og hver søknad. Informasjon om vedlegg bør stå i hovedbrevets brødtekst før underskriften.

Eksempel:

Vedlagt dette brevet er 2 dokumenter på 3 ark:
1. sertifikat for aksept av arbeid utført i to eksemplarer;
2. fakturaer.

Vennlig hilsen, Regnskapssjef møbelfabrikk "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.

Laster inn...Laster inn...