Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) erstatter raskt papiret. Og dette er ganske naturlig.
Arbeid med elektroniske dokumenter har en rekke fordeler. Tiden for utveksling av dokumenter reduseres - et elektronisk dokument overføres nesten umiddelbart, og feil knyttet til den menneskelige faktoren reduseres. På grunn av automatisk generering av dokumenter elimineres manuelle inntastingsfeil i primærdokumenter og selvangivelser.
Til fordelene elektronisk dokumenthåndtering klienter drar nytte av å fremskynde utvekslingen av dokumenter med sine motparter (tidsreduksjon med 75 %).
Elektroniske dokumenter går ikke tapt, i motsetning til papir, siden de lagres elektronisk og kopier lagres regelmessig.
EDI lar deg spare ansattes tid opptil 65 %. De kan bruke denne tiden på effektivt arbeid, og ikke på rutinearbeid knyttet til å skrive ut dokumenter, behandle dem og føre dem i journaler. Bruk av elektroniske dokumenter reduserer bedriftskostnadene for utskrift, levering og lagring av dokumenter med 80 %. Det er ikke lenger behov for å vedlikeholde papirarkiv og leie lokaler for dem.
Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering sammenlignet med papirhåndtering er mer effektivt arbeid for alle avdelinger og bedriften som helhet!
Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering inkluderer sparing av arbeidskraft og materielle ressurser, samt betydelig reduksjon av tiden brukt på å lage, lagre og behandle dokumenter. Men er alt så rosenrødt og økonomisk i papirløse teknologier? Finn ut av artikkelen om fordeler og ulemper med elektronisk dokumenthåndtering.
Uansett hvor vant vi er til å jobbe med papir, tvinger livene våre oss til å fordype oss i forviklingene ved elektronisk teknologi. Et av elementene i slike teknologier er elektronisk dokumenthåndtering. For å forstå konseptet med elektronisk dokumenthåndtering uten å gå seg vill i omfangsrike definisjoner og spesifikk terminologi, la oss fokusere på noen få nøkkelbegreper:
Det er det elektroniske dokumentet som er det opprinnelige og hovedobjektet for ethvert elektronisk dokumenthåndteringssystem. For å organisere dannelse, prosessering, beskyttelse, overføring og lagring på en systematisk basis, er det nødvendig med et sett med tiltak ( spesielle programmer, tekniske midler, opplært personell, etc.).
Elektronisk dokumentflyt er bygget på en slik måte at den løser en rekke spesifikke oppgaver. Mulige typer elektronisk dokumenthåndtering i selskapet:
Om styrker og svakheter individuelle arter Finn ut mer om elektronisk dokumenthåndtering.
Overgangen til elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift krever seriøsitet foreløpig forberedelse. Her kommer den første betydelige ulempen - betydelige material-, arbeids- og andre kostnader på stadium av systemimplementering:
I tillegg må du gjøre justeringer til regnskapsprinsipper, som gjenspeiler en liste over dokumenter (relatert til skatt og regnskap), deltar i elektronisk dokumenthåndtering, en liste over ansatte som har rett til å signere dem og andre viktige nyanser (metoder for dokumentlagring, tilgang, overføring, etc.).
Etter implementering av systemet (i ferd med å vedlikeholde elektronisk dokumenthåndtering), er konstant overvåking av implementeringen av etablerte forskrifter og regler, programvareoppdateringer, etc. nødvendig.
Finn ut om de viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering fra diagrammet nedenfor:
Mens man berømmer elektroniske dokumenthåndteringssystemer, kan man ikke ignorere det. svake sider, som kan redusere alle fordelene til null:
La oss dvele separat ved slike viktige komponenter i enhver dokumentflyt i et selskap som personell og elektronisk dokumentflyt for regnskap.
Personal elektronisk dokumenthåndtering er et system for utforming, akkumulering og utveksling av personell elektroniske dokumenter både for bedriftens formål og for informasjonsutveksling med interesserte parter.
Elementer av lovlig etablert personell elektronisk dokumenthåndtering er nå allerede i kraft: de kan behandles elektronisk arbeidskontrakter med eksterne ansatte, hvis de har en elektronisk signatur (artikkel 312.3 i den russiske føderasjonens arbeidskode).
Vi kan snart forvente utstrakt implementering av elektronisk personaldokumenthåndtering. Arbeidsdepartementet gjennomfører allerede et eksperiment om dette emnet (ordre fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 26. mars 2018 nr. 194):
Dette systemet er også gunstig for ansatte: de vil kunne be om dokumenter elektronisk og inngå kontrakter uten å besøke HR-avdelingen.
I I det siste I økende grad snakkes det om en av formene for elektronisk samhandling mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, samt andre interesserte – den utbredte innføringen av elektroniske arbeidsbøker.
For detaljer om dette, se materialet "Elektroniske arbeidsbøker - alle fordeler og ulemper" .
Overgangen til elektronisk dokumenthåndtering i personalsektoren vil snart gjøre det mulig å gjennomgå arbeidstilsyn eksternt via Internett.
Den viktigste betydelige ulempen er umuligheten av umiddelbart å konvertere hele volumet av dokumenter til elektronisk form, siden individuelle personaldokumenter nødvendigvis må inneholde den ansattes personlige signatur for å sikre riktig juridisk støtte forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Og å forplikte en ansatt til å utstede en elektronisk signatur vil ta tid og lovgivende initiativer.
Fordeler og ulemper med regnskap elektronisk dokumenthåndtering
Finansielle tjenester, spesielt regnskapsstrukturer, er mest avhengig av høy kvalitet og rask dokumentflyt. Elektronisk dokumenthåndtering lar disse avdelingene:
- Systematisere og automatisere arbeidet med regnskap.
Vi har hatt glede av fordelene med elektronisk regnskapsdokumenthåndtering i en stund nå. i lang tid. Evnen til å generere og behandle elektroniske dokumenter i spesialiserte regnskapsprogrammer lar deg ikke bare redusere arbeidskostnadene, men også unngå feil i alle stadier av opprettelse og behandling av dokumenter (programmet vil ikke tillate deg å gjøre en feil eller vil umiddelbart identifisere den ).
- Løse interne bedriftsproblemer.
For eksempel utstede elektroniske lønnsslipper. De kan sendes via e-post eller legges ut i de personlige kontoene til hver ansatt på selskapets bedriftsnettsted. Tjenestemenn protesterer ikke mot den elektroniske måten å utstede lønnsslipp på (brev fra Arbeidsdepartementet datert 21.02.2017 nr. 14-1/OOG-1560). Du trenger bare å sikre det i selskapets lokale handling.
- Etabler papirløse teknologier for samhandling med eksterne interesserte brukere (banker, Federal Tax Service, Pensjonsfond i Russland, Social Insurance Fund, etc.).
Om elektroniske skjemaer Vi vil beskrive interaksjoner med andre strukturer utenfor selskapet nedenfor.
La oss snakke om fluen i salven. Vi er godt klar over den betydelige ulempen med dette systemet. Avbrudd i Internett eller utstyrsfeil, problemer med regelmessige programvareoppdateringer, elektroniske nøkler og sertifikater kan gjøre enhver finansarbeider en bjørnetjeneste.
Bedrifter og individuelle gründere som på grunn av feil og virus ikke er i stand til å rapportere til kontrollørene i tide eller ikke svarer på deres forespørsler i tide, kan lide økonomisk (pådra seg straffer).
Utveksling av elektroniske dokumenter fra forretningsenheter med skattemyndighetene, trygdefondet, pensjonsfondet i Den russiske føderasjonen og andre myndigheter blir gradvis etablert. Takket være strengt formaliserte elektroniske formater skjer utveksling av informasjon og dokumenter raskt, uten unødvendig byråkrati og vilkårlighet fra tjenestemenn. Dette er et stort pluss for enhver bedrift eller individuell gründer.
Interaksjon med Russlands pensjonsfond
Du kan elektronisk sende inn personlig tilpassede til pensjonskassen (artikkel 8 i loven "Om individuell (personlig) regnskapsføring i statens pensjonsforsikringssystem" datert 1. april 1996 nr. 27-FZ). Hovedsaken er at de garantert er beskyttet mot uautorisert tilgang. Denne prosessen er strengt regulert:
Elektronisk interaksjon med FSS
Sosialforsikring er heller ikke nytt for elektronisk dokumenthåndtering. Forsikringstakere har mulighet til å sende inn elektroniske rapporter til fondet uten å forlate kontoret – det er bare å registrere seg på fondets portal (fyll ut søknad direkte i systemet) og motta en elektronisk signatur (ES).
FSS regulerte også denne prosessen:
Du kan også samhandle elektronisk med fondet gjennom EDF-operatøren ved å inngå en passende avtale med det.
Nylig inkluderer fordelene med elektronisk dokumenthåndtering innføringen av et system for utstedelse og behandling av elektroniske sertifikater for arbeidsuførhet.
Forsikringstakere har nå mulighet til å be om elektronisk sykemelding og jobbe med dem (hvis de har inngått en passende avtale):
- gjennom Personlig område på FSS-nettstedet;
- AWP "Utarbeidelse av beregninger for Trygdefond";
- forsikringstakers egen programvare (enkelte regnskapsprogrammer for regnskapsføring av lønn og personell gjør at dette kan implementeres).
Elektronisk samhandlingskjede "forsikringstaker - trygdekasse" for arbeid med elektronisk sykefravær (ES):
Ansatte får informasjonsfordeler fra elektronisk dokumenthåndtering i det russiske trygdekassesystemet. De vil kunne kontrollere sin elektroniske konto, spore stadiene i behandlingen og beregningen av fordeler hvis de registrerer seg på portalen for statlige tjenester (hvis de har en bekreftet konto).
For mer informasjon om elektronisk sykemelding, se lenken.
Elektronisk dokumenthåndtering med Federal Tax Service
Kanskje er dette den vanligste typen elektronisk dokumenthåndtering. Skatterapportering mottas hovedsakelig av Federal Tax Service i elektronisk form. Kontrollører foretrekker også å kommunisere med skattebetalere gjennom elektronisk teknologi (ved å overføre elektroniske krav, forespørsler osv.).
Resultater
Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er ubestridelige: reduksjon av material- og arbeidskostnader for registrering og behandling av dokumenter, sparing av tid for koordinering og godkjenning, og mange andre positive poeng. Elektronisk dokumenthåndtering har mange fordeler, men det er også mange ulemper. Problemer med å sikre sikkerheten og sikkerheten til elektronisk informasjon, utilstrekkelig lovgivningsmessig og teknologisk utdyping av nyansene knyttet til implementering og vedlikehold av elektronisk dokumenthåndtering kan hindre den utbredte implementeringen.
For øyeblikket, i de fleste virksomheter, forblir dokumentflyten i den vanlige, tradisjonelle papirformen, til tross for at mange selskaper prøver å automatisere, om ikke hele dokumentflyten, så i det minste dens individuelle stadier, fordi automatisert teknologi har en rekke betydelige fordeler.
Hovedkriteriet ved valg organisasjonsform kontorarbeid er volumet av dokumenter mottatt av organisasjonen og opprettet av den for en viss periode. Derfor, i selskaper med en omfattende struktur av avdelinger forbundet med en enkelt kjede av mange dokumenter, blir implementeringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem en viktig oppgave.
La oss vurdere nøkkelbegrepene for elektronisk dokumenthåndtering. Dokumentflyt- dette er prosessen med flytting av dokumenter fra det øyeblikk de opprettes eller mottas til øyeblikket av utførelse eller salg, og til syvende og sist lagring, arkivering eller ødeleggelse hvis dokumentet ikke representerer en viss verdi.
Elektronisk dokumenthåndtering er en enhetlig mekanisme for bevegelse av dokumenter opprettet ved hjelp av datamaskinmidler, vanligvis signert med en elektronisk digital signatur, samt en metode for å behandle disse dokumentene ved hjelp av ulike elektroniske medier.
Elektronisk dokumenthåndtering kan brukes i enhver organisasjon: i en liten bedrift og i et stort selskap eller holdingselskap med omfattende nettverk grener. Det har en rekke fordeler.
For det første dette åpenhet i forretningsprosesser. Kontroll over utførelse, mottak, opprettelse og generelt eksistensen av dokumenter i elektronisk system utføres raskere og enklere, noe som gjør at ledelse og linjeledere kan overvåke forretningsprosesser.
En annen utvilsomt fordel med elektronisk dokumenthåndtering er økende utøvende funksjon. I følge statistikk blir en ganske stor prosentandel av bestillinger ikke utført av ansatte. I et elektronisk dokumenthåndteringssystem kan lederen kontrollere alle arbeidsprosesser, hastighet og kvalitet på utførelsen, og viktigst av alt, resultatet av arbeidet.
Redusert behandlingstidog utførelse av selve dokumentene. Elektronisk dokumenthåndtering sikrer raskere oppretting, søk, behandling og distribusjon av dokumenter, samt automatisk sammenstilling av sammendrag, rapporter og registre, som lar deg raskt og effektivt utføre arbeid og til syvende og sist optimalisere forretningsprosesser.
Innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem tillater også øke nivået av konfidensialitet. Hver deltaker får nøyaktig den grad av tilgang til selskapets dokumenter som tilsvarer hans fullmakter: lesing, redigering av dokumentet, eller fulle rettigheter. Alle handlinger logges i et datasystem, slik at du til enhver tid kan se hvem som har jobbet med dataene og gjort endringer i dem.
Generelt er problemet med konfidensialitet veldig akutt. Tap av enkelte selskapsdokumenter kan resultere i millioner i tap. Tross alt kan papirdokumenter fjernes fra mappen uten problemer og all informasjon kan overføres eksternt. Ved innføring av et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift vil det selvsagt ikke være mulig å eliminere informasjonslekkasje helt, men du kan alltid se hvilke ansatte som brukte disse dokumentene, når, på hvilket tidspunkt og hvordan.
Elektronisk dokumenthåndtering tillater optimalisere prosessen med opplæring av nye medarbeidere og innføring av nye prosesser i bedriften. Innføringen av nye instrukser og bestemmelser for elektronisk dokumenthåndtering skjer mye raskere enn å informere hver ansatt individuelt og gjøre ham kjent med papirdokumenter.
Elektronisk dokumenthåndtering forbedrer bedriftskulturen. Alle bedriftsstrukturer opererer i et enkelt informasjonsrom, noe som gjør at nesten alle ansatte kan være involvert i bedriftsprosesser.
Eksistensen av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift tillater det tilpasse seg raskere til endringer i markedet internasjonale standarder . Når nye standarder oppstår, kan en bedrift som arbeider i et elektronisk dokumenthåndteringssystem endre sine dokumenter til en ny mal, noe som øker konkurranseevnen i markedet.
Det skal bemerkes at elektronisk dokumenthåndtering også har sine ulemper. En betydelig ulempe med det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er dokumentsikkerhetsproblem. Tross alt, når som helst kan et virus komme inn på datamaskinen din, og dokumentlagringssystemet fungerer kanskje ikke. Problemet kan løses ved å opprette et reservasjonssystem.
En av ulempene med et elektronisk dokumenthåndteringssystem er personale, eller personell som er ansatt i systemet. I prosessen med å automatisere dokumenthåndtering er det kanskje ikke mulig å unngå stress blant ansatte som er vant til manuelt arbeid og har utilstrekkelig kunnskap om elektronisk dokumenthåndtering.
I et elektronisk dokumenthåndteringssystem er kompetent dataregistrering spesielt viktig. Menneskelig faktor er spesielt viktig her, fordi fra kvalitetsarbeid kvalifisert personell vil være avhengig av fortsatt uavbrutt funksjon av systemet.
Også ved kjøp og implementering av et elektronisk dokumenthåndteringssystem er store kostnader uunngåelige for selskapet, som imidlertid kompenseres ved å redusere tiden brukt på å jobbe med dokumenter og optimalisere forretningsprosesser.
Negativt påvirker den utbredte implementeringen av elektronisk dokumenthåndtering og geografisk faktor. Elektronisk utveksling av dokumenter er ikke mulig med alle motparter på grunn av mangelen på et enhetlig informasjonsrom. Derfor må mange bedrifter gjennomføre både tradisjonell "papir" og elektronisk dokumentutveksling samtidig. Men å sende handlinger og kontrakter elektronisk vil forenkle arbeidet mellom kunder og klienter i ethvert markedssegment, spesielt mellom geografisk fjerntliggende regioner.
Det skal bemerkes at de obligatoriske kravene til de fleste dokumenter, gir dem rettskraft, er en personlig signatur. Den juridiske kraften til et elektronisk dokument bekreftes av en elektronisk signatur, som det ifølge 63-FZ er tre typer av. For tiden anser de fleste stater papirdokumenter signert med en vanlig signatur og et elektronisk dokument signert med en kvalifisert elektronisk signatur for å være juridisk like.
I personaljournalhåndtering er en fullstendig overgang til et elektronisk dokumenthåndteringssystem umulig, siden hvis et personaldokument må inneholde den personlige signaturen til en ansatt, må det utarbeides i papirform for å sikre det rettslige forholdet mellom arbeidstakeren og arbeidsgiveren. .
I tillegg er vedlikehold av arbeidsjournaler strengt regulert. Dette og en rekke andre personaldokumenter kan utarbeides, fylles ut og oppbevares utelukkende i papirform.
Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er imidlertid så åpenbare at det i dag er vanskelig å se for seg en personaltjeneste som styrer dokumentflyt utelukkende i papirform.
Elektronisk dokumenthåndtering inngår i arbeidsforhold på lovnivå. Våren 2013 Arbeidskodeks RF ble supplert med kapittelet "Funksjoner ved regulering av arbeidskraft til fjernarbeidere". Begge parter - arbeidsgiver og arbeidstaker - for registrering arbeidsforhold må ha elektronisk signatur. Hvis en person konstant jobber som frilanser eller hjemme, er det absolutt verdt å investere i en elektronisk signatur og optimalisere denne prosessen ytterligere.
Et elektronisk dokumenthåndteringssystem har sine fordeler og kan være nyttig for en stor bedrift med en forgrenet struktur av divisjoner. Men på dette stadiet av dets eksistens har systemet en rekke mangler som bremser prosessen med overgangen fra papir til full elektronisk dokumentflyt. Alt dette krever seriøse forbedringer både på teknologisk og lovgivningsmessig nivå.
Elektronisk dokumenthåndtering har fordeler og ulemper, fordeler og ulemper ved bruk i en institusjon.
De viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering:
alle strukturer i institusjonen vil fungere i ett informasjonsrom;
hastigheten på dokumentbehandlingen i institusjonen, sikkerheten og sikkerheten til dokumenter øker sterkt;
bruk av datakryptering kan stoppe informasjonslekkasje;
ansattes produktivitet øker og sannsynligheten for feil i dokumentbehandlingen, som avhenger av den ansattes kvalifikasjoner, reduseres;
betydelige økonomisk effekt.
Den direkte effekten av å implementere systemet lar deg spare penger brukt på Forbruksvarer, betaling for post og kurer levering, reduserer fotokopieringsmateriell arbeidskostnadene. Den indirekte effekten er de fordelene ved ledelsen som er viktige for organisasjonens funksjon: åpenhet i ledelsen, kontroll av prestasjonsdisiplin, etc.
Så implementeringen av EDMS tillater:
fullautomatisere prosessen med å jobbe med dokumenter;
sikre organisering av arbeidet med eksterne brukere og brukergrupper;
gi integrasjon med eksterne systemer E-post;
øke de grunnleggende egenskapene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ved å bruke modularitet og tilstedeværelsen av innebygde verktøy;
sikre prosessen med samtidig drift av et ubegrenset antall brukere i systemet;
øke effektiviteten av å jobbe med dokumenter;
forbedre bedriftskulturen for å jobbe med dokumenter;
Reduser volumet av papirdokumentflyten betydelig;
Reduser tiden for behandling og sending av dokumenter betydelig, tiden for å søke etter dokumenter, tiden for å koordinere og godkjenne dokumentutkast;
sikre alle dokumentasjonsprosesser med samtidig bruk av elektroniske og papirversjoner av dokumenter;
strømlinjeforme prosessen med registrering av alle typer dokumenter (registrering fra e-post og nettskjemaer, støtte for streaming-skanning, registrering av filer i alle formater);
sikre arbeidsflytstyring (overføring av dokumenter mellom utøvere);
sikre prosessen med å jobbe med sammenhengende dokumenter;
sikre dokumenthåndtering gjennom hele livssyklusen;
sikre åpenhet i alle prosesser fra det øyeblikket dokumentet er opprettet til det øyeblikket det sendes til arkivet;
lagre historikken med å jobbe med dokumenter (holde oversikt over tid og forfattere av alle handlinger med et dokument, lagre arbeidskommentarer, støtte versjonering av vedlagte filer);
spore historien om dokumentoppretting;
sikre en tydelig prosess for koordinering og godkjenning av dokumenter;
bygge et velfungerende ordresystem;
sikre klar kontroll over ytelsesdisiplin;
sortere dokumenter i henhold til alle kriterier;
gi informasjonssøk etter ulike attributter og fulltekstsøk;
sikre automatisering av innsamling og analyse av statistiske data om bevegelse av dokumenter;
sikre arkivlagring av elektroniske bilder av dokumenter;
sikre regulering av tilgangsrettigheter;
gi umiddelbar tilgang til dokumenter;
redusere kvantitative tap av dokumenter;
øke arbeidsproduktiviteten;
redusere kostnadene ved å forberede dokumenter for innsending til arkivet og arkivlagring av dokumenter;
gi juridisk kraft til elektroniske dokumenter;
redusere kostnadene for bud- og posttjenester;
redusere antall interne og eksterne kurerer;
sikre vedlikehold av en informasjons- og referansedatabase;
tilby avanserte søkefunksjoner (tilskrevet søk, avansert søk, fulltekstsøk som tar hensyn til morfologien til det russiske språket, støtte for dynamiske søkemapper);
støtte for registrering av papir- og elektroniske dokumenter i samsvar med institusjonens krav;
støtte for ruter for dokumentbevegelse (sekvensielle, parallelle, frie ruter, ruter med betingelser, utsettelser);
støtte for blandet dokumentflyt (forberede papirdokumenter og rapporter ved hjelp av maler, skrive ut et dokumentregistreringskort, registrere lagringsstedet til originaldokumenter);
tilgjengelighet av verktøy for å analysere dokumentflyt, lage rapporter, samt overvåke ytelsesdisiplinen til ansatte (evnen til å lage rapporter og analytiske sertifikater, automatisk journalføring);
sikkerhet informasjonssikkerhet(støtte for elektronisk digital signatur, datakryptering, logging, differensiering av tilgangsrettigheter og rollesystem, tilgjengelighet av innebygd dataintegritetsovervåking og automatisk backup).
Men med alle fordelene har EDS sine ulemper:
"stress" blant ansatte - alt nytt er vanskelig å akseptere;
kostnader for anskaffelse av programmer og dokumentstyringssystemer, samt for implementering og videre vedlikehold;
hull i informasjonssikkerhet - "piraterte" disker med nedlastede databaser;
moderne hackere, gjennom ekstern tilgang, er i stand til å hacke dyre programmer med høyeste grad beskyttelse;
Med en kraftig økning i dokumentflyten klarer ikke serverne seg, og arbeidsproduktiviteten faller.
Elektronisk dokumenthåndtering har fordeler og ulemper, fordeler og ulemper ved bruk i en organisasjon.
Å veie fordeler og ulemper ved å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift er en svært viktig del når man planlegger bedriftens struktur og typen dokumentflyt. Selv om mange ledere ikke tar nok hensyn til spørsmålet om automatisering av dokumentflyt og forretningsprosesser generelt, er dette kun de lederne som ikke kjenner til fordelene med elektronisk dokumentflyt.
De viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er at når den brukes, vil alle avdelinger og strukturer i selskapet arbeide i ett informasjonsrom. I denne forbindelse øker hastigheten på dokumentbehandlingen i selskapet kraftig. En viktig faktor som gjør elektronisk dokumenthåndtering til en størrelsesorden høyere enn vanlig er sikkerheten og sikkerheten til dokumenter. I moderne systemer Det brukes datakryptering, som kan stoppe forsøk på å lage informasjonslekkasjer. Ved bruk av denne typen dokumentflyt øker de ansattes produktivitet og sannsynligheten for feil i dokumentbehandlingen, som avhenger av den ansattes kvalifikasjoner, reduseres. Innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem gir en betydelig økonomisk effekt, men dens kvantitative vurdering er det kompleks prosess, fordi mange faktorer må tas i betraktning.
Den direkte effekten av å implementere systemet lar deg spare penger brukt på forbruksvarer, betale for post- og budleveringstjenester, fotokopiering av materialer og reduserer arbeidskostnadene. Den indirekte effekten er de fordelene ved ledelsen som er viktige for organisasjonens funksjon: åpenhet i ledelsen, kontroll av prestasjonsdisiplin, etc.
Så implementeringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer tillater:
1. fullautomatisere prosessen med å jobbe med dokumenter;
2. sikre organisering av arbeidet med fjernbrukere og brukergrupper;
3. gi integrasjon med eksterne e-postsystemer;
4. øke de grunnleggende egenskapene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ved å bruke modularitet og tilstedeværelsen av innebygde verktøy;
5. sikre prosessen med samtidig arbeid i systemet av et ubegrenset antall brukere;
6. øke effektiviteten i arbeidet med dokumenter;
7. forbedre bedriftskulturen for å jobbe med dokumenter;
8. redusere volumene betydelig papirdokumentflyt;
9. redusere tiden for behandling og sending av dokumenter betydelig, tiden for søk etter dokumenter, tidspunktet for koordinering og godkjenning av utkast til dokumenter;
10. sikre alle dokumentasjonsprosesser med samtidig bruk av elektroniske og papirversjoner av dokumenter;
11. strømlinjeforme prosessen med registrering av alle typer dokumenter (registrering fra e-post og nettskjemaer, støtte for streaming-skanning, registrering av filer i alle formater);
12. sikre arbeidsflytstyring (overføring av dokumenter mellom utøvere);
13. sikre prosessen med å arbeide med sammenhengende dokumenter;
14. sikre dokumenthåndtering gjennom hele livssyklusen;
15. sikre åpenhet i alle prosesser fra det øyeblikket dokumentet opprettes til det øyeblikket det sendes til arkivet;
16. Lagre historien om å jobbe med dokumenter (regnskap for tiden og forfatterne av alle handlinger med et dokument, lagre arbeidskommentarer, støtte versjonskontroll av vedlagte filer);
17. spore historien om opprettelsen av dokumentet;
18. sikre en tydelig prosess for koordinering og godkjenning av dokumenter;
19. bygge et velfungerende instruksjonssystem;
20. sikre klar kontroll over prestasjonsdisiplin;
21. sortere dokumenter i henhold til alle kriterier;
22. gi informasjonssøk etter ulike attributter og fulltekstsøk;
23. sikre automatisering av innsamling og analyse av statistiske data om bevegelse av dokumenter;
24. sikre arkivlagring av elektroniske bilder av dokumenter;
25. sikre regulering av tilgangsrettigheter;
26. gi umiddelbar tilgang til dokumenter;
27. redusere kvantitative tap av dokumenter;
28. øke arbeidsproduktiviteten;
29. redusere kostnadene ved å utarbeide dokumenter for innlevering til arkivet og arkivlagring av dokumenter;
30. gi juridisk kraft til elektroniske dokumenter;
31. redusere kostnadene for bud- og posttjenester;
32. redusere antall interne og eksterne kurerer;
33. sikre vedlikehold av en informasjons- og referansedatabase;
34. tilby avanserte søkefunksjoner (tilskrevet søk, avansert søk, fulltekstsøk tatt i betraktning morfologien til det russiske språket, støtte for dynamiske søkemapper);
35. Støtte til registrering av papir- og elektroniske dokumenter i samsvar med kravene fra Statens budsjettutdanningsinstitusjon.
36. Støtte for ruter for dokumentbevegelse (sekvensielle, parallelle, frie ruter, ruter med betingelser, forsinkelser)
37. Støtte for blandet dokumentflyt (forberede papirdokumenter og rapporter ved hjelp av maler, skrive ut et dokumentregistreringskort, registrere lagringsstedet for originaldokumenter);
38. Tilgjengelighet av verktøy for å analysere dokumentflyt, lage rapporter, samt overvåke ytelsesdisiplinen til ansatte (evnen til å lage rapporter og analytiske sertifikater, automatisk journalføring);
39. Sikre informasjonssikkerhet (støtte for elektroniske digitale signaturer, datakryptering, logging, differensiering av tilgangsrettigheter og rollesystemer, tilstedeværelse av innebygd dataintegritetsovervåking og automatisk sikkerhetskopiering).
Men med alle fordelene med det elektroniske dokumenthåndteringssystemet har det sine ulemper. De bør tas i betraktning når du tar beslutninger om implementering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Hvis et selskap implementerer et elektronisk dokumenthåndteringssystem helt fra starten, vil det ikke forårsake "stress" for ansatte. Og hvis avgjørelsen tas av et selskap som har hatt en vanlig dokumentflyt i ganske lang tid, må du ta hensyn til at reformering av systemet kan forårsake en rekke "stress" blant ansatte. Alt nytt aksepteres med vanskeligheter. Du må også ta hensyn til det faktum at selskapet kan pådra seg kostnader for anskaffelse av programmer og dokumentstyringssystemer, samt for implementering og videre vedlikehold.
Det er også hull i informasjonssikkerheten. Siden markedet er oversvømmet med "piraterte" disker med nedlastede databaser av seriøse offentlige etaterå ha god beskyttelse, hva kan vi si om små og mellomstore bedrifter. Konkurranse er forretningsloven. Det er vanskeligere for en skruppelløs konkurrent å få informasjon lagt ut på papir: dokumenter kan lagres i forskjellige rom, skap (bord, safer) og spredte mapper. Det er enklere med elektroniske databaser. Moderne hackere gjennom fjerntilgang hacke dyre programmer med den høyeste grad av beskyttelse.
Den neste ulempen er den kraftige økningen i dokumentflyten. Som et resultat kan serverne ikke takle det, og arbeidsproduktiviteten synker. I nærvær av papirdokumentflyt er et så skarpt gjennombrudd umulig.
Og en annen ulempe er økningen i arbeidskostnadene som følge av økt dokumentflyt. Arbeidsgiver har ikke tid til å svare tilstrekkelig på slike sprang i beslutningsprosessen personalproblemer. Volumene øker, mens bemanningen er den samme.
Etter å ha vurdert det elektroniske dokumenthåndteringssystemet, kan vi konkludere med at det har sine fordeler. Både manglene og implementeringen i organisasjonen avhenger av lederen. Siden hver leder er personlig ansvarlig for hvor produktiv virksomheten hans vil være.
Laster inn...