Managementul electronic al documentelor (EDF) înlocuiește rapid hârtia. Și acest lucru este destul de firesc.
Lucrul cu documente electronice are o serie de avantaje. Timpul de schimb de documente este redus - un document electronic este transmis aproape instantaneu, erorile asociate cu factorul uman sunt reduse. Datorită generării automate a documentelor, erorile de introducere manuală în documentele primare și declarațiile fiscale sunt eliminate.
Avantajele managementului electronic al documentelor cu clienții includ accelerarea schimbului de documente cu contrapărțile acestora (reducere de 75% în timp).
Spre deosebire de documentele pe hârtie, documentele electronice nu se pierd deoarece sunt stocate electronic și copiile sunt păstrate în mod regulat.
EDI vă permite să economisiți timp pentru angajați cu până la 65%. Ei pot petrece acest timp pentru o muncă eficientă, și nu pentru munca de rutină asociată cu tipărirea documentelor, procesarea lor și introducerea lor în jurnale. Utilizarea documentelor electronice reduce costurile de tipărire, livrare și stocare a documentelor cu 80%. Nu mai aveți nevoie să întrețineți arhivele de hârtie și să închiriați spații pentru acestea.
Avantajele managementului documentelor electronice în comparație cu cele pe hârtie sunt munca mai eficientă a tuturor departamentelor și a întreprinderii în ansamblu!
Avantajele managementului electronic al documentelor constau în economisirea resurselor de muncă și materiale, precum și în reducerea semnificativă a timpului petrecut cu crearea, stocarea și procesarea documentelor. Dar este totul atât de roz și economic în tehnologiile fără hârtie? Aflați din articol despre avantajele și dezavantajele gestionării electronice a documentelor.
Indiferent cum ne obișnuim să lucrăm cu hârtie, realitățile vieții noastre ne obligă să ne adâncim în complexitatea tehnologiei electronice. Unul dintre elementele unor astfel de tehnologii este managementul electronic al documentelor. Pentru a înțelege conceptul de management electronic al documentelor și, în același timp, pentru a nu ne îneca în definiții voluminoase și terminologie specifică, să ne concentrăm pe câțiva termeni cheie:
Este documentul electronic care este obiectul inițial și principal al oricărui sistem electronic de gestionare a documentelor. Pentru organizarea sistematică a formării, procesării, protejării, transferului și depozitării acestuia este nevoie de un set de măsuri (programe speciale, mijloace tehnice, personal instruit etc.).
Managementul electronic al documentelor este construit în așa fel încât să rezolve o varietate de sarcini specifice. Tipuri posibile de gestionare electronică a documentelor în companie:
Aflați mai jos despre punctele forte și punctele slabe ale anumitor tipuri de gestionare a documentelor electronice.
Trecerea la gestionarea electronică a documentelor într-o companie necesită o pregătire preliminară serioasă. Aici apare primul minus semnificativ - costuri considerabile de materiale, forță de muncă și alte costuri în etapa implementării sistemului:
În plus, va fi necesar să se facă ajustări ale politicii contabile, reflectând în ea o listă de documente (aferente fiscalității și contabilității) implicate în gestionarea documentelor electronice, o listă a angajaților care au dreptul să le semneze și alte nuanțe importante. (metode de stocare a documentelor, acces, transfer etc.). d.).
După introducerea sistemului (în procesul de menținere a managementului documentelor electronice), este necesară monitorizarea constantă a implementării reglementărilor și regulilor stabilite, actualizări de software etc.
Aflați despre principalele avantaje ale gestionării electronice a documentelor din diagrama de mai jos:
În timp ce lăudăm sistemele electronice de gestionare a documentelor, nu se poate ignora punctele slabe ale acestora, care le pot anula toate avantajele:
Separat, ne vom opri asupra unor componente atât de importante ale oricărui flux de documente ale unei companii, precum managementul documentelor electronice de personal și contabilitate.
Managementul documentelor electronice de personal este un sistem de formare, acumulare și schimb de documente electronice de personal atât în scopul companiei în sine, cât și pentru schimbul de informații cu părțile interesate.
Elemente ale managementului documentelor electronice ale personalului stabilite prin lege sunt deja în vigoare: este posibil să se întocmească contracte de muncă în formă electronică cu angajații la distanță dacă au semnătură electronică (articolul 312.3 din Codul Muncii al Federației Ruse).
În viitorul apropiat, ar trebui să ne așteptăm la introducerea pe scară largă a managementului documentelor electronice de personal. Ministerul Muncii efectuează deja un experiment pe această temă (ordinul Ministerului Muncii al Rusiei din 26 martie 2018 nr. 194):
Pentru angajați este benefic și acest sistem: aceștia vor putea solicita documente în formă electronică și vor putea încheia contracte fără a vizita departamentul de personal.
Recent, s-a vorbit din ce în ce mai mult despre una dintre formele de interacțiune electronică între angajator și angajat, precum și alte părți interesate - introducerea pe scară largă a cărților de muncă electronice.
Pentru detalii despre aceasta, consultați materialul „Cartile de lucru electronice - toate avantajele și dezavantajele” .
Trecerea la gestionarea electronică a documentelor în sfera personalului va permite în curând efectuarea de la distanță a inspecțiilor de muncă prin internet.
Principalul său dezavantaj semnificativ este imposibilitatea transformării imediate a întregului volum de documente în formă electronică, deoarece documentele individuale de personal trebuie să conțină în mod necesar semnătura personală a angajatului pentru a asigura un suport juridic adecvat pentru relația dintre angajator și angajat. Și pentru a obliga un angajat să emită o semnătură electronică va fi nevoie de timp și inițiative legislative.
Avantajele și dezavantajele gestionării documentelor electronice contabile
Serviciile financiare, în special structurile contabile, depind cel mai mult de un management rapid și de înaltă calitate a documentelor. Aceste divizii de gestionare electronică a documentelor permite:
- Sistematizați și automatizați activitatea contabilă.
Folosim avantajele managementului electronic al documentelor contabile de destul de mult timp. Capacitatea de a genera și procesa documente electronice în programe de contabilitate specializate permite nu numai reducerea costurilor cu forța de muncă, ci și evitarea erorilor în toate etapele creării și procesării documentelor (programul nu vă va permite să greșiți sau să o identificați imediat).
- Rezolvați problemele interne ale companiei.
De exemplu, emiterea de fișe electronice de plată. Acestea pot fi trimise prin e-mail sau plasate în conturile personale ale fiecărui angajat pe site-ul corporativ al companiei. Funcționarii nu se opun modului electronic de eliberare a bonurilor de salariu (scrisoarea Ministerului Muncii din 21 februarie 2017 Nr. 14-1 / OOG-1560). Trebuie doar să o remediați în actul local al companiei.
- Stabiliți tehnologii fără hârtie pentru interacțiunea cu utilizatori externi interesați (bănci, IFTS, PFR, FSS etc.).
Despre forme electronice de interacțiune cu alte structuri externe companiei vom vorbi mai jos.
Să vorbim despre o muscă în unguent. Suntem bine conștienți de dezavantajele semnificative ale acestui sistem. Întreruperile cu internetul sau defecțiunile echipamentelor, problemele cu actualizările regulate ale software-ului, cheile electronice și certificatele pot face un deserviciu oricărui lucrător financiar.
Companiile și antreprenorii individuali care, din cauza defecțiunilor și virușilor, nu vor putea raporta la timp controlorilor sau nu vor trimite răspunsuri la solicitările acestora în timp util, pot avea de suferit material (cad pe penalități).
Se înființează treptat schimbul de documente electronice ale entităților comerciale cu autoritățile fiscale, Fondul de asigurări sociale, Fondul de pensii al Federației Ruse și alte autorități. Datorită formatelor electronice strict formalizate, schimbul de informații și documente are loc rapid, fără birocrație inutile și arbitrar al funcționarilor. Acesta este un mare plus pentru orice companie sau antreprenor individual.
Interacțiunea cu UIF
Este posibilă transmiterea electronică a documentelor de raportare a contabilității personalizate la Fondul de pensii al Federației Ruse (Articolul 8 din Legea „Cu privire la contabilitatea individuală (personalizată) în sistemul de asigurări de pensii de stat” din 1 aprilie 1996 nr. 27-FZ) . Principalul lucru este să le asigure protecția garantată împotriva accesului neautorizat. Acest proces este strict reglementat:
Interacțiune electronică cu FSS
De asemenea, asigurările sociale nu sunt o noutate în gestionarea electronică a documentelor. Asigurații au posibilitatea de a transmite raportări electronice către fond fără a părăsi biroul - doar înregistrați-vă pe portalul fondului (completați o cerere direct în sistem) și primiți o semnătură electronică (ES).
De asemenea, FSS a reglementat acest proces:
De asemenea, este posibil să interacționați electronic cu fondul și prin operatorul EDI prin încheierea unui acord corespunzător cu acesta.
Recent, avantajele managementului electronic al documentelor includ introducerea unui sistem de eliberare și procesare electronică a certificatelor de concediu medical.
Asigurătorii au posibilitatea de a solicita concediu medical electronic și de a lucra cu ei (dacă au încheiat un acord corespunzător):
- printr-un cont personal pe site-ul FSS;
- AWS „Pregătirea calculelor pentru FSS”;
- software-ul propriu al asiguratului (unele programe de contabilitate de contabilizare a salariilor si personalului permit implementarea acestui lucru).
Lanțul de interacțiune electronică „asigurat – FSS” pentru lucrul cu concediu medical electronic (EB):
Angajații au avantaje informaționale din gestionarea electronică a documentelor în sistemul FSS RF. Aceștia își vor putea controla EB, urmărind etapele procesării acestuia și calculării beneficiilor, dacă se înregistrează pe portalul Serviciilor de Stat (dacă au un cont verificat).
Pentru detalii despre concediul medical electronic, consultați linkul.
Management electronic de documente cu IFTS
Poate că acesta este cel mai comun tip de gestionare electronică a documentelor. Raportarea fiscală este primită în principal de IFTS în formă electronică. De asemenea, controlorii preferă să comunice cu contribuabilii prin tehnologii electronice (prin transmiterea de cerințe electronice, solicitări etc.).
Rezultate
Avantajele managementului electronic al documentelor sunt neîndoielnice: reducerea costurilor cu materialele și forța de muncă pentru pregătirea și prelucrarea documentelor, economisirea timpului pentru coordonarea și aprobarea acestora și multe alte aspecte pozitive. Există multe avantaje ale gestionării electronice a documentelor, dar există și suficiente dezavantaje. Problemele de asigurare a siguranței și securității informațiilor electronice, dezvoltarea legislativă și tehnologică insuficientă a nuanțelor asociate cu introducerea și menținerea managementului documentelor electronice pot împiedica implementarea pe scară largă a acestuia.
În prezent, în majoritatea întreprinderilor, managementul documentelor rămâne în forma obișnuită, tradițională de hârtie, în ciuda faptului că multe companii încearcă să automatizeze, dacă nu întregul flux de lucru, atunci măcar câteva dintre etapele sale, deoarece tehnologia automatizată are o serie de aspecte semnificative. avantaje.
Principalul criteriu de alegere a formei organizatorice a muncii de birou este volumul documentelor primite de organizație și create de aceasta pentru o anumită perioadă. Prin urmare, în companiile cu o structură extinsă de departamente conectate printr-un singur lanț de mai multe documente, introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor devine o sarcină vitală.
Luați în considerare conceptele cheie ale managementului documentelor electronice. Fluxul documentelor- este procesul de deplasare a documentelor din momentul în care sunt create sau primite până în momentul în care sunt executate sau vândute și, în ultimă instanță, păstrarea, arhivarea sau distrugerea în cazul în care documentul nu reprezintă o anumită valoare.
Gestionarea electronică a documentelor- acesta este un mecanism unic de deplasare a documentelor create cu ajutorul instrumentelor informatice, de regulă, semnate cu o semnătură digitală electronică, precum și o metodă de prelucrare a acestor documente folosind diverse medii electronice.
Managementul electronic al documentelor poate fi aplicat în orice organizație: într-o afacere mică și într-o corporație uriașă sau holding cu o rețea extinsă de sucursale. Are o serie de avantaje.
În primul rând, aceasta transparența proceselor de afaceri. Controlul asupra executării, primirii, creării și, în general, a existenței documentelor în sistemul electronic este mai rapid și mai ușor, ceea ce permite managementului și managerilor de linie să monitorizeze procesele de afaceri.
De asemenea, avantajul incontestabil al gestionării electronice a documentelor este îmbunătățirea funcției executive. Potrivit statisticilor, un procent destul de mare de comenzi nu sunt executate de angajati. În sistemul electronic de management al documentelor, managerul poate controla toate procesele de lucru, viteza și calitatea execuției și, cel mai important, rezultatul muncii.
Reduceți timpul de procesareși executarea documentelor în sine. Gestionarea electronică a documentelor asigură crearea, căutarea, procesarea și distribuirea mai rapidă a documentelor, precum și compilarea automată a rezumatelor, rapoartelor și registrelor, ceea ce vă permite să efectuați rapid și eficient munca și, în cele din urmă, să optimizați procesele de afaceri.
De asemenea, introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor permite îmbunătăți confidențialitatea. Fiecare participant primește exact gradul de acces la documentele companiei care îi corespunde autorității sale: citirea, editarea documentului, sau drepturi depline. Toate acțiunile sunt înregistrate într-un sistem informatic, astfel încât în orice moment puteți vedea cine a lucrat cu datele, a făcut modificări la acestea.
În general, problema confidențialității este foarte acută. Pierderea unor documente ale companiei poate duce la pierderi de milioane. La urma urmei, documentele de hârtie pot fi îndepărtate cu ușurință din folder și toate informațiile pot fi transferate în lateral. Când introduceți un sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, nu va fi posibil să eliminați complet scurgerea de informații, desigur, dar puteți vedea oricând care dintre angajați, când, în ce moment și cum au folosit aceste documente.
Gestionarea electronică a documentelor permite optimizarea procesului de pregătire a noilor angajați și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi instrucțiuni și reglementări pentru gestionarea documentelor electronice este mult mai rapidă decât informarea fiecărui angajat în mod individual și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie.
Gestionarea electronică a documentelor îmbunătățește cultura corporativă. Toate structurile companiei lucrează într-un singur spațiu de informare, ceea ce permite aproape fiecărui angajat să fie implicat în procesele corporative.
Existenţa managementului documentelor electronice în întreprindere permite se adaptează mai rapid la schimbările de pe piața standardelor internaționale. Atunci când apar noi standarde, o companie care operează într-un sistem electronic de gestionare a documentelor își poate schimba documentele cu un nou șablon, ceea ce crește nivelul de competitivitate pe piață.
Trebuie remarcat faptul că gestionarea electronică a documentelor are dezavantajele sale. Un dezavantaj semnificativ al sistemului electronic de gestionare a documentelor este problema de securitate a documentelor. La urma urmei, în orice moment un virus poate pătrunde în computer, sistemul de salvare a documentelor nu funcționează. Problema poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de rezervare.
Unul dintre dezavantajele sistemului electronic de gestionare a documentelor este rame, sau personalul care este angajat în sistem. În procesul de automatizare a fluxului de lucru, este posibil să nu fie posibilă evitarea stresului în rândul angajaților care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe insuficiente despre gestionarea documentelor electronice.
Într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, introducerea competentă a datelor este deosebit de importantă. Factorul uman este deosebit de important aici, deoarece funcționarea continuă neîntreruptă a sistemului va depinde de munca de calitate a personalului calificat.
De asemenea, in etapa de achizitionare si implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, costurile ridicate sunt inevitabile pentru companie, care sunt insa compensate de reducerea timpului alocat lucrarii cu documente si optimizarii proceselor de business.
Afectează negativ introducerea pe scară largă a managementului documentelor electronice și factor geografic. Schimbul electronic de documente nu este posibil cu toate contrapartidele din cauza lipsei unui singur spațiu de informare. Prin urmare, multe companii trebuie să efectueze schimburi tradiționale de documente pe hârtie și electronice în paralel. Totuși, trimiterea actelor, a contractelor pe cale electronică ar simplifica munca dintre clienți și clienți din orice segment de piață, în special între regiunile îndepărtate geografic.
Trebuie remarcat faptul că cerinta obligatorie a majorității documentelor, care le conferă forță juridică, este semnătura personală. Forța juridică a unui document electronic este confirmată de o semnătură electronică, care, conform 63-FZ, există trei tipuri. În prezent, majoritatea statelor consideră că documentele pe hârtie semnate cu o semnătură convențională și un document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată sunt egale din punct de vedere juridic.
În gestionarea evidențelor de personal, o tranziție completă la un sistem electronic de gestionare a documentelor este imposibilă, deoarece dacă un document de personal trebuie să conțină semnătura personală a unui angajat, acesta trebuie să fie executat pe hârtie pentru a asigura în mod corespunzător relația juridică dintre angajat și angajator. .
În plus, întreținerea cărților de muncă este strict reglementată. Acesta și o serie de alte documente de personal pot fi întocmite, completate și stocate exclusiv pe hârtie.
Cu toate acestea, avantajele managementului electronic al documentelor sunt atât de evidente încât astăzi este greu de imaginat un departament de personal care să mențină managementul documentelor exclusiv pe hârtie.
Gestionarea electronică a documentelor este inclusă și în relațiile de muncă la nivel legislativ. În primăvara anului 2013, Codul Muncii al Federației Ruse a fost completat cu un capitol „Particularități ale reglementării muncii lucrătorilor la distanță”. Ambele părți - angajatorul și angajatul - trebuie să aibă semnătură electronică pentru a formaliza raportul de muncă. Dacă o persoană lucrează în mod constant ca freelancer sau acasă, desigur, merită să cheltuiești bani pe o semnătură electronică și să optimizezi în continuare acest proces.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor are avantajele sale și poate fi util unei întreprinderi mari cu o structură extinsă de departamente. Cu toate acestea, în această etapă a existenței sale, sistemul are o serie de deficiențe care împiedică trecerea de la gestionarea documentelor pe hârtie la cea completă electronică. Toate acestea necesită îmbunătățiri serioase atât la nivel tehnologic, cât și la nivel legislativ.
Gestionarea electronică a documentelor are avantaje și dezavantaje, plusuri și minusuri în utilizare într-o instituție.
Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor:
toate structurile instituției vor funcționa într-un singur spațiu de informare;
viteza de procesare a documentelor în cadrul instituției, siguranța și securitatea documentelor este mult crescută;
utilizarea criptării datelor poate preveni scurgerea de informații;
crește productivitatea angajaților și reduce probabilitatea erorilor în procesarea documentelor, care depinde de calificările angajatului;
impact economic semnificativ.
Efectul direct al implementării sistemului permite economisirea banilor cheltuiți pe consumabile, plata serviciilor de livrare prin poștă și curierat, fotocopierea materialelor și reducerea costurilor cu forța de muncă. Un efect indirect îl reprezintă acele beneficii ale managementului care sunt semnificative pentru funcționarea organizației: transparența managementului, controlul disciplinei performanței etc.
Deci, introducerea EDMS vă permite să:
automatizează complet procesul de lucru cu documente;
asigurați organizarea lucrului cu utilizatorii și grupurile de utilizatori la distanță;
asigura integrarea cu sisteme externe de e-mail;
crește capacitățile de bază ale sistemului electronic de gestionare a documentelor cu ajutorul modularității și disponibilității instrumentelor încorporate;
asigurarea procesului de lucru simultan în sistemul unui număr nelimitat de utilizatori;
îmbunătățirea eficienței muncii cu documente;
îmbunătățirea culturii corporative de lucru cu documente;
Reduceți semnificativ cantitatea de flux de lucru pe hârtie;
Reduceți semnificativ timpul de procesare și trimitere a documentelor, timpul de căutare a documentelor, timpul de agreare și aprobare a proiectelor de documente;
asigurarea tuturor proceselor de documentare cu utilizarea simultană a versiunilor electronice și hârtie ale documentelor;
eficientizați procesul de înregistrare a tuturor tipurilor de documente (înregistrare din formulare de e-mail și web, suport pentru scanarea în flux, înregistrarea fișierelor de orice format);
asigura managementul fluxului de lucru (transfer documente intre executori);
asigurarea procesului de lucru cu documentele aferente;
asigura managementul documentelor pe tot parcursul ciclului de viata;
asigură transparența tuturor proceselor din momentul creării unui document și până în momentul arhivării acestuia;
salvarea istoricului lucrului cu documente (luând în considerare timpul și autorii tuturor acțiunilor cu documentul, salvarea comentariilor de lucru, suport pentru versiunea fișierelor atașate);
urmăriți istoricul creării documentelor;
asigurarea unui proces clar de coordonare și aprobare a documentelor;
construiți un sistem de instrucțiuni care funcționează bine;
asigura un control strict al disciplinei de performanta;
sortarea documentelor după orice criteriu;
oferiți căutarea de informații după diverse atribute și căutarea textului integral;
asigura automatizarea colectarii si analizei datelor statistice privind circulatia documentelor;
furnizarea de arhivare a imaginilor electronice ale documentelor;
asigura reglementarea drepturilor de acces;
oferă acces instantaneu la documente;
reducerea pierderii cantitative de documente;
creșterea productivității muncii;
reducerea costurilor de pregătire a documentelor pentru arhivare și depozitare arhivă a documentelor;
dau efect juridic documentelor electronice;
reducerea costurilor serviciilor de curierat și poștă;
reducerea numărului de curieri interni și externi;
asigura mentinerea bazei de informatii si referinte;
furnizarea de capabilități avansate de căutare (căutare de atribute, căutare avansată, căutare full-text ținând cont de morfologia limbii ruse, suport pentru foldere de căutare dinamică);
suport pentru înregistrarea documentelor pe hârtie și electronice în conformitate cu cerințele instituției;
suport pentru trasee de deplasare a documentelor (rute secvențiale, paralele, libere, trasee cu condiții, întârzieri);
suport pentru flux de lucru mixt (pregătirea documentelor pe hârtie și a rapoartelor conform șabloanelor, tipărirea unui card de înregistrare a documentelor, contabilizarea locației de stocare a documentelor originale);
disponibilitatea instrumentelor pentru analiza fluxului de lucru, crearea de rapoarte, precum și monitorizarea disciplinei executive a angajaților (capacitatea de a construi rapoarte și referințe analitice, înregistrare automată);
asigurarea securității informațiilor (suport pentru semnătură digitală, criptare a datelor, înregistrare în jurnal, diferențierea drepturilor de acces și a unui sistem de roluri, prezența controlului integrat al integrității datelor și backup automat).
Dar, cu toate avantajele EDMS, are dezavantajele sale:
„stresul” în rândul angajaților – tot ce este nou este acceptat cu greu;
costul achiziției de programe și sisteme de management al documentelor, precum și implementarea și întreținerea ulterioară a acestora;
lacune în securitatea informațiilor - discuri „pirate” cu baze de date descărcate;
hackerii moderni prin acces la distanță sunt capabili să spargă programe scumpe cu cel mai înalt grad de protecție;
cu o creștere bruscă a fluxului de lucru, serverele nu pot face față, productivitatea muncii scade.
Managementul electronic al documentelor are avantaje și dezavantaje, plusuri și minusuri în utilizare în organizație.
Cântărirea „pro și contra” implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie este o parte foarte importantă atunci când planificați structura unei companii și tipul de management al documentelor acesteia. Deși mulți manageri nu acordă suficientă atenție problemei automatizării fluxului de lucru și a proceselor de afaceri în general, dar aceștia sunt doar acei manageri care nu cunosc beneficiile managementului electronic al documentelor.
Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor se manifestă în faptul că, atunci când îl utilizați, toate departamentele și structurile companiei vor funcționa într-un singur spațiu de informare. În acest sens, viteza de procesare a documentelor în cadrul companiei crește foarte mult. De asemenea, un factor important care pune managementul documentelor electronice cu un ordin de mărime mai mare decât de obicei este siguranța și securitatea documentelor. Sistemele moderne folosesc criptarea datelor, care poate opri încercările de a crea scurgeri de informații. Atunci când se utilizează acest tip de flux de lucru, productivitatea angajaților crește, iar probabilitatea de erori în procesarea documentelor, care depinde de calificările angajatului, scade. Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor dă un efect economic semnificativ, dar evaluarea cantitativă a acestuia este un proces complex, deoarece. trebuie luați în considerare mulți factori.
Efectul direct al implementării sistemului permite economisirea banilor cheltuiți pe consumabile, plata serviciilor de livrare prin poștă și curierat, fotocopierea materialelor și reducerea costurilor cu forța de muncă. Un efect indirect îl reprezintă acele beneficii ale managementului care sunt semnificative pentru funcționarea organizației: transparența managementului, controlul disciplinei performanței etc.
Deci, introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor permite:
1. automatizează complet procesul de lucru cu documente;
2. asigura organizarea muncii cu utilizatorii și grupurile de utilizatori la distanță;
3. asigura integrarea cu sisteme externe de e-mail;
4. creșterea capacităților de bază ale sistemului electronic de gestionare a documentelor cu ajutorul modularității și disponibilității instrumentelor încorporate;
5. asigura procesul de lucru simultan în sistemul unui număr nelimitat de utilizatori;
6. îmbunătățirea eficienței muncii cu documente;
7. îmbunătățirea culturii corporative de lucru cu documente;
8. Reduceți semnificativ cantitatea de flux de lucru pe hârtie;
9. reduce semnificativ timpul de procesare și trimitere a documentelor, timpul de căutare a documentelor, timpul de agreare și aprobare a proiectelor de documente;
10. asigura toate procesele de documentare cu utilizarea simultană a versiunilor electronice și hârtie ale documentelor;
11. eficientizați procesul de înregistrare a tuturor tipurilor de documente (înregistrare din formulare de e-mail și web, suport pentru scanarea în flux, înregistrarea fișierelor de orice format);
12. asigura managementul fluxului de lucru (transferul documentelor între interpreți);
13. să ofere un proces de lucru cu documentele aferente;
14. asigura managementul documentelor pe tot parcursul ciclului de viață;
15. asigură transparența tuturor proceselor din momentul creării unui document și până în momentul arhivării acestuia;
16. Salvarea istoricului lucrului cu documente (contabilitatea timpului și a autorilor tuturor acțiunilor cu documentul, salvarea comentariilor de lucru, suport pentru versiunea fișierelor atașate);
17. urmărirea istoricului creării documentului;
18. să asigure un proces clar pentru acordarea și aprobarea documentelor;
19. construi un sistem de instrucțiuni care funcționează bine;
20. asigura un control clar al disciplinei de performanță;
21. sortarea documentelor după orice criteriu;
22. oferă căutare de informații după diverse atribute și căutare full-text;
23. asigura automatizarea colectarii si analizei datelor statistice privind circulatia documentelor;
24. asigura stocarea de arhivă a imaginilor electronice ale documentelor;
25. asigura reglementarea drepturilor de acces;
26. asigura acces instantaneu la documente;
27. reducerea pierderii cantitative de documente;
28. creşterea productivităţii muncii;
29. reducerea costurilor de pregătire a documentelor pentru arhivare și păstrare arhivă a documentelor;
30. dau efect juridic documentelor electronice;
31. reducerea costurilor serviciilor de curierat și poștă;
32. reducerea numărului de curieri interni și externi;
33. asigură menținerea bazei de informații și referințe;
34. furnizarea de capabilități de căutare avansată (căutare de atribute, căutare avansată, căutare full-text ținând cont de morfologia limbii ruse, suport pentru foldere de căutare dinamică);
35. Sprijin pentru înregistrarea documentelor pe hârtie și electronice în conformitate cu cerințele GSDOU.
36. Suport pentru trasee de deplasare a documentelor (rute secvențiale, paralele, libere, trasee cu condiții, întârzieri)
37. Suport pentru flux de lucru mixt (pregătirea documentelor și rapoartelor pe hârtie conform șabloanelor, tipărirea unui card de înregistrare a documentelor, contabilizarea locației de stocare a documentelor originale);
38. Disponibilitatea instrumentelor de analiză a circulației documentelor, realizarea de rapoarte, precum și controlul disciplinei executive a angajaților (capacitatea de a genera rapoarte și referințe analitice, înregistrare automată);
39. Asigurarea securității informațiilor (suport pentru semnătura digitală, criptarea datelor, logare, diferențierea drepturilor de acces și a unui sistem de roluri, prezența controlului integrat al integrității datelor și backup automat).
Dar cu toate avantajele sistemului electronic de gestionare a documentelor, acesta are dezavantajele sale. Acestea ar trebui să fie luate în considerare atunci când se iau decizii privind implementarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Dacă o companie implementează un sistem electronic de gestionare a documentelor încă de la baza ei, atunci nu va provoca „stres” angajaților. Și dacă decizia este luată de o companie care a avut un flux regulat de documente de destul de mult timp, atunci trebuie să țineți cont de faptul că reformarea sistemului poate provoca o serie de „stresuri” angajaților. Tot ce este nou este acceptat cu greu. De asemenea, trebuie să țineți cont de faptul că compania poate suporta costuri pentru achiziția de programe și sisteme de management al documentelor, precum și pentru implementarea și întreținerea ulterioară a acestora.
Există, de asemenea, lacune în securitatea informațiilor. Întrucât piața este inundată de discuri „pirate” cu baze de date descărcate ale structurilor de stat serioase care au o protecție bună, ce putem spune despre întreprinderile mici și mijlocii. Concurența este legea afacerilor. Pentru un concurent fără scrupule este mai dificil să obțină informații postate pe hârtie: documentele pot fi depozitate în diferite încăperi, dulapuri (mese, seifuri), dosare împrăștiate. Este mai ușor cu bazele de date electronice. Hackerii moderni folosesc accesul de la distanță pentru a pătrunde în programe scumpe cu cel mai înalt grad de protecție.
Următorul dezavantaj este o creștere bruscă a fluxului de lucru. Ca urmare, serverele nu reușesc să facă față, productivitatea muncii scade. În prezența fluxului de lucru pe hârtie, o astfel de descoperire bruscă este imposibilă.
Și încă un dezavantaj este creșterea costurilor cu forța de muncă ca urmare a creșterii fluxului de lucru. Angajatorul nu are timp să răspundă în mod adecvat unor astfel de salturi în luarea deciziilor în probleme de personal. Volumele sunt în creștere, în timp ce personalul rămâne același.
După ce luăm în considerare sistemul electronic de management al documentelor, putem concluziona că acesta are avantajele sale. Iar deficiențele și implementarea acesteia în organizație depind de lider. Deoarece fiecare manager este personal responsabil pentru cât de productivă va fi afacerea lui.
Se încarcă...