Основы делопроизводства и документооборота кратко. История делопроизводства. Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Документ в системе управления.

2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.

3. История развития делопроизводства в России.

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации

и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Вышестоящие

		указания
	Администрация
				управления
	протоколы,
	заключения		делопроизводства
				Исполнители
		контроля	служебные записки,

отчетность

Рис. 1. Информационные процессы предприятия

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-

Основные задачи делопроизводства:

 создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

 передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

 систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов

по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

простые средства (ручки, карандаши)

механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.

2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии (см. слайд)

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-

ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.

1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).

Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Характерные черты периода:

1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики

и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).

2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.

3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.

4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-

алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-

кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.

Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-

жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-

кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см

(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.

2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений

– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Характерные черты периода:

1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-

хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,

а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.

2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-

ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .

5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7. Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;

судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-

стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-

водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-

дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .

5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –

Характерные черты периода:

1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-

ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).

2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства

(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).

3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.

4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».

Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.

5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.

6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-

тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:

 Законодательные и правовые акты РФ;

 ГОСТы;

 Нормативные документы;

 Классификаторы;

 Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:

 Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»

 Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»

 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»

 Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

 Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.

Наименование
ГОСТ Р 6.30-2003	Унифицированные системы документации. Унифицирован-
	ная система организационно-распорядительной документа-
	ции. Требования к оформлению документов.
	Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России
ГОСТ Р 51141-98	Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 6.10.1-88	Унифицированные системы документации (УСД). Основные
	положения
ГОСТ 6.01.1-87	Единая система классификации и кодирования технико-
	экономической информации. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87	Унифицированные системы документации (УСД). Требова-
	ния к построению формуляра - образца
ГОСТ 6.10.4-84	Унифицированные системы документации (УСД). Придание
	юридической силы документам на машинном носителе и
	машинограмме, создаваемым средствами вычислительной
	техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.3-83	Унифицированные системы документации (УСД). Запись
	информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Нормативные документы

1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат

 Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)

 Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)

 Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-

рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Московский государственный университет технологии и управления

Кафедра экономики, бизнеса и права

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

Тема Делопроизводство – основа технологии управления

Выполнил студент 1 курса

Аракчеева Марина Анатольевна

Факультета: экономики и предпринимательства

Спец.менеджмент организации

Шифр: 080507

Введение 3

1. Оценка современного состояния делопроизводства 3

2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления 4

3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства 5

4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ 11

5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции 13

6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство» 15

7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов 16

8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства 18

9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства 22

Заключение 23

Список литературы 24

ВВЕДЕНИЕ

В своей работе необходимо решить ряд задач:

Оценить современное состояние делопроизводста;

Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;

Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;

Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;

Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;

Разграничить понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;

Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;

Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;

Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.

1. Оценка современного состояния делопроизводства

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции .

Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху. Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти.

2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию .

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная .

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

· снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями:

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

· общие положения;

· основные функции и задачи;

· обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

· организация работы;

· управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Инструкция состоит из следующих разделов:

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя - регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях,проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Психологический аспект делопроизводства:

Автоматизированная система делопроизводства может оказаться психологическим барьером для руководителя старой закалки любой организации, так как им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.

У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением службы управления документооборотом появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает.

Правовой аспект делопроизводства:

Имеются нормативные документы, которые регламентируют организацию документационного обеспечения управления предприятия:

Конституция РФ

Гражданский кодекс РФ (1и 2 части)

Федеральный закон от 28.08.1995 г. №154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»

Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ»

Федеральный закон от 25.01.1995 «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.-Федеральный закон РФ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

Указ Президента РФ от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента РФ, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства РФ»

-«Государственная система документационного обеспечения управления», разработанная архивными службами. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.-«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», подготовленная Комитетом по делам архивов и утвержденная решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.-ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».-ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.), который введен в действие во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.-«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Роархивом от 06.10.2000г.)включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299)

В повседневной деятельности службы ДОУ регламентируются:

· Положением о службе ДОУ

· Положением о структурных подразделениях (при наличии)

· Инструкцией по ДОУ

· Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы

· Нормами времени на выполнение работ по ДОУ

· Документами планирования и отчетности

· Должностными инструкциями персонала службы.

Социальный аспект делопроизводства можно рассмотреть в рамках исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», регулирующего порядок обращения граждан в государственные органы и органы местного самоуправления и порядок рассмотрения обращений граждан указанными органами и должностными лицами. Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления. В письменном обращении гражданина обязательно должны быть указаны его фамилия, имя и отчество и почтовый адрес, по которому будет направлен ответ в течение 30 календарных дней, поставлены личная подпись гражданина и дата обращения. При этом установлено, что обращения, поступившие "по информационным системам общего пользования", подлежат рассмотрению в порядке, установленном данным Законом .

4. Документационное обеспечение управления.

Основные задачи и функции ДОУ.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами .

Таким образом, служба ДОУ решает основной комплекс задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;

Организация работы с обращениями граждан;

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции.

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения :

1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро.

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию, бюро переписки, бюро учета и регистрации документов, компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
- подготовка обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

Извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

Организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение .
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

Подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

Анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

Подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

Организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Но если обратиться к истории и времени возникновения данных терминов, то между ними можно найти некоторые различия.

Итак, термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVII века и образован от словосочетаний «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных и административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин «дело» стал употребляться в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу», а «делопроизводством» стали называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введён новый термин - «документационное обеспечение управления», старый «делопроизводство» - не перестал использоваться. Возможные причины, по которым не произошло замены терминов:

Новый термин менее удобен в употреблении, так как состоит из словосочетания из трёх слов, а его аббревиатура (ДОУ) не совсем понятна и не уникальна (например, ДОУ - дошкольное образовательное учреждение),

Термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.

В итоге, в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее время можно использовать оба термина. Но термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами.

7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро .

Основными функциональными частями (компонентами) системы автоматизации делопроизводства в управлении организациями:

Средства и правила создания документов;

Ведения их электронного архива;

Поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Положительные стороны внедрения автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

7. Качественный выигрыш достигается при организации единого электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных учреждениях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем. Взаимодействия между различными организациями .

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением .

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами: эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала: сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движение документов и исполнительской дисциплиной.

8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства

Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности. Если производство чутко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то мы вправе говорить о научной организации труда (НОТ). Научный подход к организации труда позволяет наилучшим образом соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда. Важным признаком НОТ является ее направленность на решение взаимосвязанных групп задач: "экономических (экономия ресурсов, повышение качества продукции, рост результативности производства); " психофизиологических (оздоровление производственной среды, гармонизация психофизиологических нагрузок на человека, снижение тяжести и нервно-психической напряженности труда);" социальных (повышение разнообразия труда, его содержательности, престижности, обеспечение полноценной оплаты труда). Развитием представлений о задачах НОТ являются положения о ее функциях, т.е. специфических особенностях проявления НОТ на предприятии, ее воздействии на различные стороны производства. Категория "функция" предоставляет возможность конкретизировать общие задачи НОТ, выделить в пределах каждой из них особенные направления воздействия НОТ на производство и его субъект - человека, выявить принципиальные различия между организацией труда научной и "обычной", которая зачастую упускает важные моменты в организации трудовой деятельности, что чревато потерями для производства..

Особенно следует подчеркнуть последнее обстоятельство. Нередко можно встретить мнение, что слово "научная" излишне в понятии "научная организация труда". Некоторые авторы считают даже, что ненаучной организации труда вообще быть не может, а поэтому понятие организация труда уже предполагает ее научность. С подобным мнением согласиться нельзя. Понятие "научная организация труда" возникло и закрепилось в обиходе как антитеза, противопоставление всему стихийному, случайному, рутинному в организации труда, которое еще довольно распространено на производстве. Слово "научная" дает качественную характеристику организации труда.

В соответствии с пунктом 2 статьи 51 Гражданского кодекса РФ организация считается созданной с момента ее государственной регистрации. С этого же момента возникают гражданские права, соответствующие целям деятельности данного юридического лица, и связанные с этой деятельностью обязанности. Организация и регистрация трудовой деятельности обязательна как для юридического лица, так и для индивидуального предпринимателя.

На современном предприятии с его сложными технологическими процессами и большим количеством работников необходима рациональная организация трудового процесса. Организация труда на предприятии - это система мероприятий, направленных на создание наиболее благоприятных условий для эффективного использования рабочего времени, материалов и техники в интересах роста производства, повышения производительности труда и создания нормальных, здоровых условий для работы.

В функциональном смысле организация труда на предприятии - это деятельность по установлению и изменению порядка взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом для достижения заранее поставленной цели трудовой деятельности.

Основы организации труда :

1. Разделение труда - закрепление за каждым работником и за каждым подразделением их обязанностей, функций, видов работ, технологических операций.

2. Кооперация труда - установление системы производственной взаимосвязи между работниками.

3. Нормирование - установление научно обоснованных норм затрат труда на выполнение какой-либо работы.

4. Организация рабочих мест - рациональное их устройство за счет оснащения и планировки.

5. Организация обслуживания рабочих мест - кооперация труда между основными работниками и работниками вспомогательных служб и подразделений.

6. Разработка рациональных способов выполнения работы.

7. Создание безопасных и здоровых условий труда.

8. Подбор, подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.

9. Организация оплаты и материального стимулирования труда.

10. Воспитание дисциплины труда, поддержка трудовой активности и творческой инициативы.

11. Планирование и учет труда - осуществляется для установления необходимых общих трудозатрат, численности персонала, фонда заработной платы.

Организационные условия труда не только на его производительность, но и на здоровье и работоспособность работника.

Организация труда персонала на предприятиях и в организациях подразумевает конкретные формы и методы соединения людей и техники в процессе труда.

Организация труда персонала – это целая наука, которая постоянно обогащается новыми данными, отслеживает передовой опыт новых организационных решений.

Рациональная организация труда персонала заключается в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Условия труда, предусмотренные трудовым договором, должны соответствовать требованиям охраны труда. В статье 22 Трудового кодекса сказано, что организация охраны труда на предприятии – обязанность работодателя.

Организация охраны труда на предприятии контролируется органами Федеральной инспекции труда в лице Гострудинспекции, Гостехнадзора, Госэнергонадзора, Госсанэпидемнадзора и других федеральных и региональных органов по труду .

Важные сферы жизни предприятия - организация и нормирование труда. Под нормированием труда понимают установление, в частности, норм рабочего времени на выполнение конкретной работы. Правильная организация и нормирование труда повышают заинтересованность работников в повышении производительности труда.

Организация управленческого труда имеет свою специфику. Труд управленца зачастую невозможно нормировать, ибо показателем его успешной работы являются финансовые результаты деятельности компании. Многочисленные опросы свидетельствуют, что организация труда руководителя зачастую имеет серьезные недостатки. Многим руководителям не хватает управленческой культуры, комплексности в организации труда. Они перегружены текущей работой, недостаточно уделяют внимание перспективным вопросам. Неправильная организация управленческого труда приводит к снижению результативности работы, к задержкам на службе. Чтобы организация управленческого труда была эффективной, руководители должны составлять план личной работы, предварительно анализируя положение дел, продумывать каждый вид работы, группировать их в зависимости от цели, содержания, объема и последовательности их выполнения, определять продолжительность, сроки начала и окончания каждой операции .

Научная организация труда руководителя - процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Если руководитель четко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то можно говорить о научной организации труда.

Научный подход к организации труда позволяет наилучшим образом соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.

Организация контроля за соблюдением трудового законодательства работодателями возложена на Федеральную инспекцию труда. Такой вывод можно сделать на основании положений ст. 353 ТК кодекса РФ.

Изменение организационных условий труда – основание для внесения изменений в трудовой договор, а в отдельных случаях (при несогласии работника) и для его расторжения (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства

Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов . Учреждения государственной архивной службы оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а такжеработу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; правовые аспекты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства; правовые аспекты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления, содержащую основные требования к документам и службам ДОУ; нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов . Комплектование нормативно-методической основы делопроизводства возложено после согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД), кроме того информационному поддержку по ведению данного вопроса оказывает кафедра «Документоведения и ДОУ» Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в «Информационно-справочной системе архивной отрасли» собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение. Имеются разграничения термина «документационное обеспечение управления», которое подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами, и термина «делопроизводство», преимущественно использующееся при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами. Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе. Учреждения государственной архивной службы оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

Список литературы

1. Бойдаченко П.Г. Служба управления персоналом. - Новосибирск: ЭКО, 2005.

2. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. - М.: Юрист, 2006.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.)

5. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: 1965.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. - М.: ИНФРАМ, 2003. – 304 с. (серия «Высшее образование»).

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.М.: Интел-синтез, 1999.

8. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

9. Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство.М., 2004

10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).

11. Трудовой кодекс РФ.

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/ подг. Комитетом по делам архивов (утв. решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р)

13. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ).

14. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

15. Хобелькова Л.Н. Автоматизация ДОУ//журнал Отечественные архивы, № 6, 2008.- с.18-21.

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись , повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.

Складывание система правовой документации

В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права : Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду .

Важно знать, что большое значение, придававшееся охране частной собственности, вызвало необходимость фиксировать факт владения ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.

В период феодальной раздробленности (XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на ϲʙᴏбоду и др.) Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты . Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах . Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков» правовых грамот, бессудных грамот» мировых.

Побудут дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

Документы повествовали на дорогостоящем материале — пергаменте . Стоит заметить, что он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Стоит сказать, для экономии текст, утративший ценность и значение, счищали, а лист пергамента использовали заново.

Это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. При этом говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами .

в России складывается из нескольких периодов:

• дореволюционного делопроизводства (XVI — начало XX в.);
• советского делопроизводства (октябрь 1917-1991 г.);
• постсоветского периода (1991 — по настоящее время)

Делопроизводство дореволюционной России

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа:

• первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
• второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);
• третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.)

События [[Октябрь 1917|октября 1917 г]]. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК) Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком) Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы) Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы)

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, кᴏᴛᴏᴩые ставила новая власть.

Были изданы декреты , регламентировавшие порядок законотворческой деятельности (декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов», декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства») Порядок оформления официальных советских документов был установлен постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»; порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от б июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920-1930-е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как ϶ᴛᴏ время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ) Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В рамках ϶ᴛᴏго движения были открыты научно-исследовательские институты: Таганрогский и Казанский институты научной организации труда. Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии Наркомата Рабоче-Крестьянской инспекции (НКРКИ) в 1923 г.

В ϶ᴛᴏт период были созданы общественные организации, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела.

Исключая выше сказанное, в рамках движения за НОУТ в каждом крупном учреждении и на предприятии создаются ячейки (бюро, сектора и др.) НОУТ.

Издавались журналы, на страницах кᴏᴛᴏᴩых рассматривались проблемы управления и работы с документами: «Отметим, что техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда». Издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

В 1920-х годах издаются правовые акты, в кᴏᴛᴏᴩых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

Важно знать, что большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой)

Главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства .

Для внедрения результатов разработок, кᴏᴛᴏᴩыми занимался Оргстрой, требовалось их теоретическое обоснование, основанное на серьезной научной базе.

Таким учреждением стал созданный в 1926 г. при НКРКИ Институт техники управления (ИТУ)

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем. Методики и обследования, научно обоснованные методы совершенствования делопроизводства, разработанные ИТУ, Оргстрой применял на практике, внедрял их в деятельность учреждений: метод непосредственных наблюдений, опроса (интервьюирования), актирования, фотографии, самофотографии рабочего дня, хронометража. Все данные методы и в настоящее время применяются при изучении системы делопроизводства, его анализе и разработке предложений по рационализации.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ разработал проект «Общих правил документации и документооборота», предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая попытка создания единой системы делопроизводства, так как «Общие правила...» должны были стать нормативной основой разработки инструкций по делопроизводству для каждого советского учреждения и предприятия. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки постановки делопроизводства.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, в ϶ᴛᴏ время каждое ведомство решало вопросы организации делопроизводства по-ϲʙᴏему.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления, а также учреждения, организации и предприятия.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами . Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». При этом и в ϶ᴛᴏт раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов , установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Не стоит забывать, что важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на базе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР) При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью кᴏᴛᴏᴩого была разработка ЕГСД.

Важно заметить, что одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по до- кументационному обеспечению управления.

С ϶ᴛᴏго времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Отметим, что тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970 — 1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документове- дения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Не стоит забывать, что важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД — ϶ᴛᴏ научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (кᴏᴛᴏᴩые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) Стоит сказать - положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации.
Стоит отметить, что основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) данные ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Отметим, что термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.) Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в ϶ᴛᴏй связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД) УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Материал опубликован на http://сайт

Стоит сказать - полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) Стоит заметить, что она включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75 , а также Альбом унифицированных форм документов и Методические указания по их применению.

Особое значение ϶ᴛᴏй системы заключается в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», кᴏᴛᴏᴩые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», кᴏᴛᴏᴩый также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы.
Стоит отметить, что основанием для ϶ᴛᴏго служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Делопроизводство в современной России

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.) В большей части данных организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база , кᴏᴛᴏᴩая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.