Les bases du travail de bureau et du flux de documents brièvement. Histoire de l'entreprise. Il existe trois formes d'organisation du travail de bureau : centralisée, décentralisée et mixte

1. INTRODUCTION À LA GESTION D'ENTREPRISE

1. Document dans le système de gestion.

2. Concepts de base du travail de bureau et de la circulation des documents.

3. L'histoire du développement du travail de bureau en Russie.

1.1. DOCUMENT DANS LE SYSTÈME DE GESTION

Le principal moyen de fixation et de transmission des informations de gestion et autres dans le système de gestion est un document, et la qualité des décisions prises et, par conséquent, le résultat global de l'activité de toute institution au sens le plus large du terme, dépend en grande partie de la manière dont effectivement un accompagnement documentaire est organisé. Une documentation appropriée du travail dans une institution repose sur le cadre réglementaire et méthodologique approprié - un ensemble de documents juridiques de nature organisationnelle, pédagogique et méthodologique. Des documents réglementaires et méthodologiques sur le travail de bureau dans chaque institution sont élaborés sur la base des actes législatifs et réglementaires pertinents.

À conformément à la loi fédérale "sur l'information, l'informatisation

et protection des informations » du 20 février 1995 n°. 24-FZ (article 5), la documentation (c'est-à-dire la création de documents) est une condition préalable à l'inclusion d'informations dans les ressources d'information. Il indique également que la documentation est effectuée de la manière établie par les autorités de l'État chargées d'organiser le travail de bureau, de normaliser les documents et leurs tableaux. La réglementation de l'État s'étend non seulement à la portée de la documentation, mais également à l'organisation du travail avec des documents.

La réglementation par l'État du travail de bureau est effectuée par le Service fédéral des archives de Russie (Rosar-Khiv) qui, conformément au Règlement sur le Fonds d'archives de la Fédération de Russie (approuvé par décret du Président de la Fédération de Russie du 17 mars , 1994 n ° Fédération du 28 décembre 1998 n ° 1562) fournit des orientations organisationnelles et méthodologiques intersectorielles et contrôle l'organisation des documents dans le travail de bureau des organes du gouvernement fédéral, coordonne le développement du système national de travail de bureau et des systèmes de documentation unifiés .

Le Comité de la Fédération de Russie pour la normalisation, la métrologie et la certification (Gosstandart de Russie) assure la gestion nationale de la normalisation, y compris les travaux sur l'unification et la normalisation des documents et des systèmes de documentation, le développement, la mise en œuvre et la maintenance de classificateurs panrusses de techniques , informations économiques et sociales.

Le gouvernement de la Fédération de Russie, les autorités exécutives fédérales sont responsables de l'organisation du soutien à la documentation dans les autorités exécutives, de l'élaboration des actes juridiques réglementaires pertinents.

1.2. CONCEPTS DE BASE DE LA PRODUCTION BUREAUTIQUE ET DE LA GESTION DE DOCUMENTS.

Gestion de toute entreprise- il s'agit d'un processus d'information dans lequel les informations sont reçues, traitées, une décision est prise, la décision est communiquée aux exécutants, dont les actions sont contrôlées.

A toutes les étapes du processus d'information, des documents sont créés dans lesquels diverses informations sont enregistrées.

Un document est un ensemble d'informations situé sur un support matériel et ayant une base légale.

En amont

		des instructions
	Administration
				le management
	protocoles,
	conclusion		Bureau de travail
				Interprètes
		contrôler	notes de bureau,

rapports

Riz. 1. Processus d'information de l'entreprise

Le travail de bureau fait partie intégrante de la gestion de tout système organisationnel.

Le terme "paperasserie" est apparu dans la seconde moitié du XVIIIe siècle et signifiait non seulement un dossier avec des documents, mais aussi le problème en cours de résolution. À l'heure actuelle, le terme désigne l'organisation du support d'information de l'affaire, c'est-à-dire la gestion des dossiers.

Bureau de travail- le domaine d'activité associé au processus de création de documents et d'organisation du travail avec eux.

But du travail de bureau– support informationnel du processus de gestion

Les principales tâches du travail de bureau:

 créer des documents, c'est-à-dire les fixant sur tout transporteur ;

 transfert de documents pour leur exécution ou prise de décision ultérieure ;

 enregistrement des documents pour le contrôle de leur exécution ;

 systématisation et stockage des documents, recherche rapide de documents

comme requis.

Formes d'organisation de l'entreprise :

Formulaire centralisé caractérisé par le fait que toutes les opérations de traitement des documents sont concentrées (centralisées) dans un centre unique pour toute l'institution - le bureau, le service général ou le secrétariat. Ce formulaire est typique des petites institutions.

forme décentralisée implique la dispersion des opérations de bureau entre les divisions structurelles de l'institution ; en même temps, chacun d'eux effectue un ensemble relativement homogène d'opérations de bureau. Rarement utilisé.

Avec une forme mixte, les opérations sont réalisées de manière centralisée (réception, enregistrement, contrôle, reproduction de documents) et décentralisée (stockage de documents, constitution de dossiers). Typique pour les moyennes et grandes institutions.

Le concept de travail de bureau est basé sur le concept de documentation.

Documentation- il s'agit d'un processus réglementé d'enregistrement des informations sur papier ou autre support qui en assure la solidité.

Outils documentaires- outils utilisés par l'homme pour créer des documents. Ils sont divisés en :

des moyens simples(stylos, crayons)

moyens mécaniques et électromécaniques (machines à écrire,

magnétophones, matériel photo, film et vidéo)

moyens automatisés (la technologie informatique).

La documentation implique le respect des règles d'enregistrement établies

informations spécifiques à chaque type de document. Le respect de ces règles donne force de loi aux documents créés.

Force juridique- la propriété d'un document officiel, qui lui est communiquée par la législation en vigueur, la compétence de l'organisme qui l'a délivré et la procédure d'enregistrement établie.

Requis - un élément obligatoire de l'exécution du document (nom du type de document, destinataire, date, signature).

Formulaire de documentation- il s'agit d'un ensemble de détails dans le document, disposés dans l'ordre établi par la norme.

Système documentaire- un ensemble de documents liés par des signes d'origine, un but, un type, un champ d'activité, des exigences uniformes pour leur exécution.

L'organisation du travail avec des documents implique l'organisation du flux de documents de l'institution, le stockage du document et leur utilisation dans les activités courantes de l'institution.

Le flux de documents d'une institution est le processus de mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de leur exécution et de leur transfert aux archives.

Le document est promu :

1. Dans l'espace : à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.

2. Dans le temps : depuis le moment de la création ou de la réception d'un document jusqu'à son envoi au destinataire ou son transfert vers le stockage.

Organisation du workflow dans l'entreprise (voir diapo)

Il existe des contours externes et internes du flux de travail.

La boucle externe commence par les documents entrants (externes) qui entrent dans l'entreprise de l'extérieur. Les documents reçus sont enregistrés par les secrétaires puis soumis pour exécution. La boucle externe se termine par l'enregistrement des documents sortants.

Si le document est créé dans l'organisation elle-même, il y a contour intérieur le passage du document (initiation - exécution - approbation - approbation

en attente - inscription). C'est sur le contour intérieur du passage d'un document que se produit souvent son versionnage (c'est-à-dire que le document existe dans différentes versions). Par exemple, au stade de l'approbation, lorsque des commentaires de différentes personnes apparaissent. Une tâche importante du travail de bureau est le suivi, l'accumulation et la gestion des versions des documents, ainsi que le contrôle des modifications apportées aux documents.

1.4. HISTORIQUE DU DÉVELOPPEMENT DU TRAVAIL DE BUREAU EN RUSSIE

Jusqu'au Xe siècle, les relations juridiques entre citoyens étaient principalement documentées. Déjà à cette époque, il existait une culture de compilation et de traitement de documents, tels que des lettres de voyage, des testaments écrits, etc., et également dans une école spéciale, ils préparaient des scribes, des secrétaires judiciaires, des imprimeurs (gardiens de presse) pour les princes et les grands seigneurs féodaux. , cependant, il n'y avait pas de système unifié de travail de bureau d'État.

Étape 1. L'origine du système de travail de bureau (XI - XV siècles).

La période de l'ancien État russe est une période de repli progressif des traditions du système de travail de bureau, d'accumulation d'expérience dans la documentation, le traitement et le stockage des documents, garantissant leur sécurité, y compris la protection contre l'accès non autorisé et la falsification.

Traits caractéristiques de la période :

1. Apparu greffiers professionnels : psalmistes d'église

et les commis (au XIVe siècle, les commis étaient le nom donné à toutes les personnes effectuant des travaux de bureau).

2. Des manuels originaux pour le travail de bureau ont été compilés - des formulaires dans lesquels les étapes de préparation des documents étaient indiquées - écriture noire, éditorial, copie blanche.

3. Il était nécessaire de maintenir le secret des informations importantes, en conséquence, diverses accolades (signatures), sceaux, ponts (signatures sur colles) sont apparus, c'est-à-direéléments de protection des informations contre les accès non autorisés au stade du stockage et de l'utilisation.

Les premiers cas de faux en écriture remontent également à cette époque.

4. Une procédure a été élaborée pour annuler la valeur juridique des documents. Mère-

hélas ont été prises d'un stockage spécial par un "larnik" (le gardien de la poitrine avec des

documents) et détruits devant témoins. Des documents particulièrement importants ont été détruits par une commission choisie par le conseil municipal, souvent en public, dans une atmosphère solennelle. Les documents moins significatifs ont été rendus aux auteurs ou simplement effacés du parchemin sur lequel ils étaient écrits, et les feuilles nettoyées ont été à nouveau utilisées.

5. Des places ont été attribuées pour le stockage en toute sécurité des documents et de la documentation: gostiny dvor et monastères.

Presque jusqu'à la fin du XIVe siècle. en Russie, le principal matériau d'écriture est

parchemin vécu (cuir spécialement habillé), appelé dans les documents "charte", et dans le peuple - simplement "veau" . La forme la plus ancienne de

le document était une lettre - une feuille de parchemin séparée d'un peu plus de 15 cm de large

(3,5 pouces). Les documents étaient écrits en texte continu, sans division en mots, et seul un point à la fin d'une phrase était utilisé à partir de signes de ponctuation.

Étape 2. Travail de bureau obligatoire (XV - XVII siècle).

La période de formation et de développement du travail de bureau de l'État est généralement appelée période de commande, du nom des premières institutions étatiques

- ordres. Au cours de cette période, un système de travail de bureau des institutions centrales et locales est progressivement créé, des cadres d'employés de bureau sont formés, des formes stables de documents et des méthodes de compilation sont créées.

Traits caractéristiques de la période :

1. Le travail de bureau était effectué dans des cabanes de commande, qui étaient en même temps un lieu de réception des visiteurs ( présence), et le bureau, et ar-

VIH. Les documents étaient généralement placés sur des tables, sur des bancs, en particulier ceux de valeur - dans des coffres-coffres dans les mêmes pièces où les travaux courants et l'accueil des visiteurs étaient effectués. Dans les arrêtés, des inventaires des documents conservés ont été dressés,

un au 17ème siècle des alphabets ont été compilés pour les inventaires de documents - des index spéciaux pour faire des recherches sur les documents.

2. Les documents étaient faits sur papier et avaient une forme spécifique - une colonne(pilier, pilier), c'est-à-dire un rouleau fait de feuilles de papier étroites collées ensemble.

Les éléments constitutifs du pilier étaient appelés "supports". Les lieux de collage des feuilles eux-mêmes ont reçu le même nom. La colonne n'était en fait pas un seul document, mais comprenait l'ensemble des documents de l'affaire. Le texte dans les colonnes n'était écrit que d'un côté, l'inverse n'était utilisé que pour apposer des marques, des résolutions, des adresses. Les documents étaient conservés enroulés dans un rouleau ou un rouleau; pour les documents particulièrement importants, des étuis spéciaux étaient fabriqués, mais le plus souvent ils étaient simplement stockés dans des coffres ou des coffres. Cette forme de document n'était pas pratique, car il fallait beaucoup de temps pour développer et réduire la colonne lors de la recherche des informations nécessaires. Le collage lui-même n'était pas assez solide, ce qui a entraîné une détérioration et une usure du document. Parallèlement à la forme de colonne du document, la forme de cahier est née et a commencé à être utilisée dans les commandes. Un cahier est une feuille de papier pliée en deux. Les cahiers ont été rassemblés, reliés au besoin et constitués de livres.

3. La force juridique du document a été donnée par la soi-disant "attribution" des pensées

nogo dyaka - la signature du greffier, mise en syllabes au verso du document de telle sorte que ses lettres capturent les deux extrémités des feuilles collées.

(Ni le tsar ni les boyards n'ont signé de documents, à l'exception des documents de traité avec des États étrangers). Cette méthode de signature des documents assurait la protection des informations et rendait difficile leur falsification.

4. Il existe différents types de documents qui fixent les activités de gestion des institutions de l'État : du pouvoir suprême aux subordonnés

nym ont été envoyés certificats, décrets et condamnations, les réponses étaient envoyées par les institutions locales aux ordres, les pétitions étaient la forme d'appel écrit des individus aux institutions de l'État.

5. La plupart des détails n'ont pas encore été mis en évidence à partir du texte,ceux. appel, enfer

6. Chaque document a été enregistré :dès réception, la date était apposée sur le document et le greffier notait « à écrire », ce qui signifiait « se renseigner ». En fait, cela signifiait le début de l'examen de l'affaire.

Étape 3. Travail clérical collégial (XVIIIe siècle).

La principale différence entre le travail de bureau collégial était que son organisation était réglementée par la loi. La période des affaires collégiale

la production est corrélée avec les réformes de Peter I. C'est lui qui a créé le système bureaucratique russe qui a déterminé le travail moderne avec des documents. Pierre Ier peut à juste titre être appelé le "père de la bureaucratie russe".

Traits caractéristiques de la période :

1. Un acte législatif "Règlement général" a été publié, qui a élaboré en détail les questions de documentation (règles d'enregistrement des documents,

contrôle de leur exécution, la procédure de leur compilation, certification, stockage) et

circulation des dossiers (flux de documents). Le règlement définit même comment les tables doivent être disposées (doit avoir des boîtes avec des serrures), comment les commis doivent s'asseoir (deux à une table), etc. La journée de travail dans les collèges durait 8 heures. Les travaux ont été effectués toute l'année, à l'exception de trois mois d'été et de vacances. Pour une journée d'absence au travail, le salaire d'un employé de bureau était déduit pendant un mois, pour une heure non travaillée, une semaine de salaire était déduite.

2. La signature du chef et des membres du collège sur le document a été introduite.

3. Procédures établies pour l'utilisation des timbres.L'application d'impression est

a eu lieu en présence de deux témoins.

4. Les documents en colonnes ont été remplacés par des cahiers - 4 feuilles de papier pliées en deux et cousues avec des fils. Plusieurs cahiers reliés constituaient un livre.

5. De nouvelles informations sont apparues dans les documents : numéros d'enregistrement entrant et sortant, destinataire, signature, date d'établissement, type de document, etc.,

l'évolution du travail de bureau moderne.

6. Pour de nombreux documents, des formulaires officiels ont été établis et des règles pour l'emplacement des détails sur une feuille de papier ont été élaborées.

7. Divers systèmes de documentation ont commencé à se développer :

financier, dans lequel les termes "débit", "cré-

dit", "balance" ; militaire - rapports, rapports, instructions, dispositions ;

international contractuel - notes, mémorandums, dépêches;

judiciaire - interrogatoires, promesses de serment, témoignages, condamnations ;

statistiques - recensements par habitant, appelés révisions, rapports provinciaux.

Étape 4. Archivage ministériel (XIX - début XX siècle).

Le système de gestion de documents actuel, appelé travail de bureau exécutif. Des ministères sont apparus dans la sphère de l'administration, et la collégialité a été remplacée par l'unité de commandement des ministres.

Traits caractéristiques de la période :

1. Des principes uniformes pour la conduite du travail de bureau ont été établis pour les mini-

la méchanceté de la Russie - de la création de documents à leur archivage. Une attention particulière a été portée à l'ordre d'interaction des ministères avec les autres institutions et l'empereur, en fonction de la hiérarchie qui s'est développée à cette époque.

2. Un système d'enregistrement et de comptabilisation des documents en plusieurs étapes a été introduit.Tous les documents inclus dans le ministère ont été enregistrés dans le journal. Chaque département disposait d'un registre similaire dans lequel les informations de base étaient saisies.

3. Il y avait un système de contrôle sur l'exécution des documents. Pro mensuel-

l'audit des affaires a été effectué dans les divisions structurelles, des enregistrements ont été conservés dans des feuilles spéciales sur le nombre de documents exécutés et non exécutés. A la fin de l'année, une déclaration générale a été rédigée pour le ministère.

4. Les formulaires de documents ont changé. Les documents officiels étaient rédigés sur du papier à en-tête avec des détails en coin.La composition des détails du formulaire comprend

dili: nom de l'institution, noms des divisions structurelles, date et numéro d'enregistrement, titre abrégé du texte, lien vers le document reçu. Depuis la fin des années 20 du siècle dernier, les formulaires ont commencé à être produits de manière typographique.

5. De nouveaux types de documents apparaissent : les télégrammes et les messages téléphoniques.

6. Des collections d'échantillons de documents ont été publiées - scribes.

Étape 5 La période soviétique du travail de bureau d'État (1917 -

Traits caractéristiques de la période :

1. 1917 - 1920 Réduire le niveau de support documentaire pour la direction

(ouvriers, soldats, paysans qui n'avaient pas d'éducation spéciale) sont allés travailler dans les institutions soviétiques nouvellement formées.

2. 1925-1926 Deux grandes organisations ont été formées : l'Institute of Management Technology (ITU) et le State Bureau of Institution Building

(Orgstroy). L'UIT s'est engagée dans des recherches théoriques dans le domaine de la gestion et Orgstroy les a mises en pratique, contribuant à l'introduction de nouveaux équipements de bureau et de nouveaux équipements de bureau. A l'UIT, un cabinet de normalisation a été créé, qui s'est engagé dans l'élaboration de normes pour toute l'Union en matière de documentation (lettres, télégrammes, messages téléphoniques, protocoles) et de travail de bureau (encre, rubans de machine à écrire).

3. En 1932, l'UIT a été liquidée et l'amélioration méthodologique centralisée des problèmes de gestion des documents a cessé.A partir de ce moment, une longue période « d'indépendance » s'ouvre dans l'histoire du travail de bureau : chaque serviceà ma façon réglementé le travail avec des documents officiels.

4. En 1963, les "Règles de base pour la constitution de la partie documentaire du travail de bureau et des archives des institutions, organisations et entreprises de l'URSS" ont été approuvées.

Ce document sert toujours de guide pour le travail de bureau.

5. En 1973, le système d'archivage unifié de l'État (EGSD) a été développé.

L'USSD est un ensemble scientifiquement ordonné de règles, de réglementations et de recommandations pour organiser et maintenir le support documentaire pour la gestion, à partir du moment où un document est créé jusqu'à sa soumission aux archives.

6. En 1970-1980. il y avait un bloc de GOST pour les documents de gestion.

7. Dans les années 1980. des systèmes de documentation unifiés (UDS) ont été développés pour automatiser le traitement des données contenues dans les formulaires des documents.

Le développement du travail de bureau soviétique en 1970-1980. a jeté les bases du travail de bureau en Fédération de Russie. De nombreux documents réglementaires et méthodologiques créés durant cette période sont toujours en vigueur aujourd'hui.

1.4. BASE RÉGLEMENTAIRE DU TRAVAIL DE BUREAU

Cadre réglementaire du travail de bureau est un ensemble de lois et de règlements

actes juridiques actifs réglementant la technologie de création, de traitement, de stockage et d'utilisation de documents dans le cadre des activités de l'organisation.

Le cadre réglementaire du travail de bureau comprend les éléments suivants :

 Actes législatifs et juridiques de la Fédération de Russie ;

 GOST ;

 Règlements;

 Classificateurs ;

 Système étatique d'appui documentaire à la gestion.

Actes législatifs et juridiques dans le domaine de l'informatisation et de la documentation :

 Lois de la Fédération de Russie : Code civil de la Fédération de Russie, Loi de la Fédération de Russie "Sur la normalisation", Loi de la Fédération de Russie "Sur le fonds d'archives et les archives"

 Décrets et ordonnances du président: "Sur les fondements de la politique de l'État dans le domaine de l'informatisation", "Sur l'approbation du règlement sur le fonds d'archives de la Fédération de Russie"

 Décrets et ordonnances du gouvernement: "Sur l'organisation des travaux de normalisation, assurer l'uniformité des mesures, la certification des produits et services", "Sur l'amélioration du support d'information de la population de la Fédération de Russie"

 Lois fédérales de la Fédération de Russie : "Sur l'information, l'informatisation et la protection de l'information", "Sur la participation à l'échange international d'informations", "Sur la protection juridique des programmes pour ordinateurs électroniques et bases de données"

 Actes juridiques des autorités gouvernementales et exécutives des sujets de la Fédération de Russie, réglementant les questions de travail de bureau.

Normes nationales (GOST) pour la documentation

L'enregistrement des documents de service est strictement réglementé par des normes.

Une norme est un type typique, un échantillon auquel un objet doit satisfaire en termes de caractéristiques, de propriétés et de qualités.

La loi de la Fédération de Russie "sur la normalisation" du 10.06.93 définit la normalisation comme une activité visant à établir des normes, des règles et des caractéristiques. Les zones de diffusion des normes, leur contenu, leur portée sont déterminés par les autorités étatiques.

Nom
GOST R 6.30-2003	Systèmes documentaires unifiés. Unifié-
	naya système de document organisationnel et administratif-
	tions. Exigences documentaires.
	Adopté et mis en vigueur par le décret de la norme d'État de Russie
GOST R 51141-98	Travail de bureau et archivage. Termes et définitions
GOST 6.10.1-88	Systèmes de documentation unifiés (UDS). Principale
	des provisions
GOST 6.01.1-87	Système unifié de classification et de codage des
	informations économiques. Points clés
GOST 6.10.5-87	Systèmes de documentation unifiés (UDS). Trebova-
	niya à la construction de l'exemple de formulaire
GOST 6.10.4-84	Systèmes de documentation unifiés (UDS). Donnant
	force juridique aux documents sur un support machine et
	machinogramme créé au moyen de l'informatique
	La technologie. Points clés
GOST 6.10.3-83	Systèmes de documentation unifiés (UDS). Enregistrement
	informations dans un format communicatif

Les exigences établies par les normes sont obligatoires pour toutes les autorités gouvernementales et entités commerciales. Le Gosstandart et les autres organes directeurs de l'État, dans le cadre de leur compétence, exercent un contrôle sur le respect des exigences du GOST.

Règlements

1. Normes intersectorielles de temps de travail sur support documentaire de gestion. Développé par le Bureau central des normes du travail (Bureau central des normes du travail) du ministère du Travail de la Fédération de Russie en 1995 et recommandé pour déterminer l'intensité de travail du travail et le nombre d'employés dans les organismes gouvernementaux, les institutions et les organisations publiques. Ils contiennent

 Normes de temps consacré au support documentaire à la gestion (traitement, enregistrement, comptabilisation du nombre et contrôle de l'exécution des documents, tenue des classeurs, etc.)

 Normes de temps consacré au travail d'archives (catalogage, création d'un appareil de référence pour les archives, etc.)

2. Normes de temps pour le travail d'amélioration du support documentaire pour la gestion des ministères, des départements, des entreprises et des organisations. Développé à VNIIDAD (All-Russian Institut de Recherche de la Documentation et des Archives) en 1992 et contient des normes de temps pour l'élaboration des plans, des contrats. Selon eux, vous pouvez calculer les coûts de main-d'œuvre, analyser la productivité des travailleurs et calculer leur nombre.

3. Délais pour les travaux sur la technologie d'archivage automatisé et l'appui à la documentation pour les organes directeurs. Développé par le Bureau central de la science et de la technologie du ministère du Travail de la Fédération de Russie en 1993 et ​​conçu pour déterminer le temps passé à travailler avec la documentation de gestion dans des conditions traditionnelles et dans des conditions d'automatisation des processus de gestion.

Les délais s'appliquent à tous les types de travail avec des documents et sont divisés en deux blocs :

 Normes de temps pour le travail sur support documentaire de gestion (élaboration de descriptions de poste, nomenclature des affaires de l'organisation, etc.)

 Les normes de temps pour le travail effectué dans le processus d'automatisation

technologie de travail archivistique (compilation de rapports statistiques, exécution de requêtes de recherche, etc.)

classificateurs

Pour une utilisation dans le tri, la recherche et le traitement de divers documents de systèmes d'information automatisés, le document doit se voir attribuer des codes spéciaux.

Le classificateur est un document contenant une liste systématique des noms d'objets et leurs codes.

1. Classificateurs d'informations sur les documents de gestion : OKUD.

2. Classificateurs d'informations sur les structures organisationnelles : OKPO.

3. Classificateurs d'informations sur la population et le personnel: OK professions des travailleurs, postes des employés et catégories salariales (OKPDTR).

Système de gestion de la documentation de l'État (GSDM)

En commençant à étudier le cours, vous devez tout d'abord vous familiariser avec les termes et définitions professionnels de base que l'on rencontre constamment lors de l'utilisation de documents.

Le travail de bureau est une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels.

Initialement, le terme est apparu dans le discours oral (vraisemblablement au 17ème siècle) et signifiait le processus de résolution (production) d'un cas : "produire un cas" - pour résoudre un problème. Au cours de la décision, il est devenu nécessaire de consolider le résultat, par exemple, un accord conclu. Pour cela, des documents ont été créés depuis les temps anciens, car la parole parlée est éphémère, peut être oubliée, déformée lors de la transmission ou mal comprise. Déjà au XVIe siècle. le mot est utilisé Cas comme une collection de documents liés à n'importe quel cas, question. Pour la première fois dans ce concept, le mot "cas" a été enregistré dans des documents en 1584.

Le travail de bureau moderne comprend :

Assurer la création correcte et en temps opportun des documents (documentation);

Organisation du travail avec les documents (réception, transfert, traitement, comptabilité, enregistrement, contrôle, stockage, systématisation, préparation des documents pour archivage, destruction).

Parallèlement au terme "travail de bureau" des dernières décennies, le terme documents de gestion(BICHE). Son apparition est associée à l'introduction des systèmes informatiques dans la gestion et leur support organisationnel, logiciel et informationnel afin de se rapprocher de la terminologie utilisée dans les programmes informatiques et la littérature. Actuellement, les termes « travail administratif » et « gestion documentaire » sont synonymes et sont utilisés pour désigner la même activité. Les deux termes peuvent être trouvés, par exemple, dans les titres des documents réglementant l'organisation des processus documentaires: "Système d'État de support documentaire pour la gestion" et "Instructions typiques pour le travail de bureau dans les ministères et départements de la Fédération de Russie".

Documentation est le processus de création et de traitement d'un document. La norme d'État définit la documentation comme "l'enregistrement d'informations sur divers supports conformément à des règles établies".

La nécessité d'enregistrer des informations est apparue parmi les gens dans les temps anciens. Des « documents » d'époques diverses, créés sur des tablettes d'argile, de l'écorce de bouleau, des stèles de pierre, etc., ont survécu jusqu'à nos jours. Les méthodes d'application de l'information étaient également différentes : dessin, graphisme, écriture. Actuellement, dans la pratique de la gestion, ils utilisent principalement des documents créés par n'importe quelle méthode d'écriture - manuscrite, dactylographiée, typographique, informatique, ainsi que des graphiques, des dessins, des photographies, des enregistrements sonores et vidéo et sur du matériel spécial (papier, film et film, bande magnétique, disque, etc.). La discipline scientifique - gestion documentaire.

Organisation du travail avec des documents - il s'agit de la fourniture du mouvement des documents dans l'appareil de contrôle, de leur utilisation à des fins de référence et de stockage. Le terme est défini par la norme d'État comme "l'organisation de la circulation, du stockage et de l'utilisation des documents dans les activités courantes de l'institution".

Gestion de documents les appels standards le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à leur achèvement exécution ou expédition. La technologie de travail avec des documents comprend:

Réception et traitement primaire des documents ;

Leur examen préliminaire et leur distribution ;

Enregistrement de documents ;

Contrôle de l'exécution des documents ;

Ouvrage d'information et de référence;

exécution de documents ;

leur expédition ;

Systématisation (formation des cas) et stockage courant des documents.

Explorons quelques-uns de ces concepts. Alors, enregistrement moyens enregistrement des informations d'identification concernant un document sous la forme prescrite, fixation du fait de sa création, envoi ou réception, contrôle de l'exécution des documents - un ensemble d'actions qui garantissent leur exécution en temps opportun, formation d'un dossier - regroupement des documents exécutés dans un dossier dans conformément à la nomenclature des affaires (liste systématisée des noms des affaires déposées dans l'organisation, indiquant les conditions de leur stockage, établie de la manière prescrite) et systématisation des documents dans l'affaire.

Toute décision de gestion est toujours fondée sur des informations relatives à la question considérée ou à l'objet géré. L'information est identique aux concepts : "données", "informations", "indicateurs". Le terme suivant est légalement fixé :

"Information - informations sur des personnes, des objets, des faits, des événements, des phénomènes et des processus, quelle que soit la forme de leur présentation."

Dans chaque domaine d'activité humaine, l'information a ses propres spécificités et est donc subdivisée en informations de gestion médicales, scientifiques, techniques, technologiques, etc. qui sont utilisées dans le but de gérer tout objet ou structure. Un certain nombre d'exigences sont imposées aux informations de gestion : exhaustivité, efficacité, fiabilité, exactitude, ciblage, accessibilité pour la perception humaine.

Les documents sont utilisés dans divers domaines d'activité, branches du savoir, sphères de la vie et font l'objet d'études dans de nombreuses disciplines scientifiques. Par conséquent, le contenu du concept de "document" est ambigu et dépend de l'industrie et des fins auxquelles il est utilisé. Ainsi, pour les juristes, un document est avant tout un moyen de prouver ou de témoigner de quelque chose, pour un historien c'est une source historique, un documentariste cybernétique est porteur d'informations, et les spécialistes de la gestion le considèrent comme un moyen de fixer et de transmettre la gestion. les décisions.

La loi fédérale "sur l'information, l'informatisation et la protection des informations" donne la définition suivante du concept de "document":

Document - Cette informations enregistrées sur un support matériel avec des détails qui permettent son identification. La même définition est donnée dans la norme d'État pour les termes et définitions "Travail de bureau et archivage". Pour une description plus complète de la notion de "document", la notion d'"accessoires" doit également être divulguée.

Chaque document est composé d'un certain nombre d'éléments qui le composent, appelés détails (nom, auteur, destinataire, texte, date, signature, etc.). GOST corrige la définition suivante :

Accessoires de documents - élément de conception obligatoire document officiel?

Différents documents consistent en un ensemble différent de détails. Le nombre de détails est déterminé par le but de la création du document, son objectif, les exigences relatives au contenu et à la forme de ce document. Pour de nombreux documents, le nombre de détails est strictement limité. Pour un certain nombre de documents, le nombre et la composition des détails sont fixés par des actes législatifs et réglementaires. Mais dans tous les cas, comme il ressort de la définition, les informations enregistrées sur un support matériel doivent être formalisées en y inscrivant les mentions nécessaires. Ce n'est qu'alors qu'il devient un document.

Dans la gestion des documents, un document est considéré comme le résultat de la fixation (affichage) des faits, des événements, des phénomènes de la réalité objective et de l'activité mentale humaine de toute manière pratique sur un matériel spécial.

Les documents, ayant des informations fixes (affichées), assurent ainsi leur conservation et leur accumulation, la possibilité de les transférer à une autre personne, leur utilisation multiple, leur retour répété et répété dans le temps. Ils touchent divers domaines de l'activité humaine et se divisent en textuels et graphiques, traditionnels (manuscrits, dactylographiés) et machiniques, scientifiques, techniques, personnels et officiels, etc.

Documents officiels - Cette documents créés par des personnes morales ou physiques, signés et certifiés de la manière prescrite. Parmi eux, une catégorie spéciale est la gestion des services) documents qui sont définis par la norme de l'État comme des documents officiels utilisés dans les activités courantes de l'organisation.

En tant que supports d'informations, les documents constituent un élément indispensable de l'organisation interne de toute institution, entreprise, entreprise, assurant l'interaction de leurs parties structurelles et de leurs employés individuels. Ils sont à la base des décisions de gestion, servent de preuve de leur mise en œuvre et de source de généralisations et d'analyses, ainsi que de matériel pour les travaux de référence et de recherche. Dans les activités de gestion, le document agit à la fois comme objet de travail et comme résultat du travail.

MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION ET DES SCIENCES DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE

Université d'État de technologie et de gestion de Moscou

département économie, commerce et droit

TEST

Par disciplines : Documentation des activités de gestion

Matière Le travail de bureau est la base de la technologie de gestion

Est fait par un étudiant 1 cours

Arakcheeva Marina Anatolievna

La faculté: économie et entrepreneuriat

Spécialiste. gestion de l'organisation

Chiffrer: 080507

Présentation 3

1. Évaluation de l'état actuel du travail de bureau 3

2. Facteurs influant sur l'organisation et la technologie du travail de bureau dans les institutions des différents paliers de gouvernement 4

3. Aspects organisationnels, juridiques, sociaux et psychologiques du travail de bureau 5

4. Gestion documentaire. Les principales tâches et fonctions de l'établissement d'enseignement préscolaire 11

5. La structure des services d'appui à la documentation de gestion et leurs fonctions 13

6. Différences entre la notion de « support documentaire à la gestion » (DOE) et la notion de « travail administratif » 15

7. La relation du DOE avec la technologie de traitement automatisé des documents 16

8. L'organisation scientifique du travail managérial comme facteur d'amélioration de l'efficacité du travail de gestion et de bureau 18

9. Les activités des services d'archives sur l'appui réglementaire et méthodologique des services de bureautique 22

conclusion 23

Références 24

INTRODUCTION

Dans votre travail, vous devez résoudre un certain nombre de problèmes :

Évaluer l'état actuel du travail de bureau ;

Déterminer les facteurs influençant l'organisation et la technologie du travail de bureau dans les institutions des différents paliers de gouvernement;

Décrire les aspects organisationnels, juridiques, sociaux et psychologiques du travail de bureau ;

Donner le concept de support documentaire pour la gestion, isoler les principales tâches et fonctions du DOE ;

Examiner la structure des services d'appui à la documentation de gestion et leurs fonctions ;

Distinguer la notion de « support documentaire à la gestion » (DOE) de la notion de « travail administratif » ;

Déterminer la relation du DOE avec la technologie de traitement automatisé des documents ;

Considérer l'organisation scientifique du travail managérial comme un facteur d'amélioration de l'efficacité du travail de gestion et de bureau ;

Considérer les activités des organismes d'archives sur le support normatif et méthodologique des services de travail de bureau.

1. Évaluation de l'état actuel du travail de bureau

L'état du travail de bureau et la culture générale des gestionnaires et des spécialistes au service sont largement déterminés par la qualité du travail du secrétaire adjoint, qui, à son tour, dépend du niveau de son organisation. En pratique, la secrétaire adjointe soit exerce la totalité (ou dans une large mesure) du travail de bureau de l'appareil de gestion ou d'une grande unité structurelle dans son ensemble, tout en exerçant les fonctions de secrétaire du chef, soit n'exerce que les fonctions d'un secrétaire du chef. Le premier type d'activité de secrétariat-référent prévaut. Le travail du secrétaire adjoint se caractérise par l'étendue et la variété des fonctions et des opérations effectuées. Tout d'abord, l'activité de secrétariat nécessite de pouvoir passer rapidement d'un type de travail à un autre : classement de documents, entretiens téléphoniques, dactylographie, fax, accueil de visiteurs, etc. Deuxièmement, le secrétaire-référent pendant la journée de travail communique avec un cercle de personnes relativement large. Troisièmement, le secrétaire adjoint, en plus des instructions du supérieur immédiat, de par la nature de son activité, doit souvent exécuter les instructions d'autres personnes. Cette situation crée des difficultés supplémentaires dans le travail du secrétaire adjoint et, par conséquent, ses devoirs et ses droits doivent être particulièrement définis et inscrits dans la description de poste.

Les technologies de l'information ont fondamentalement changé le travail de bureau moderne, une nouvelle qualité et de nouvelles exigences sont apparues. Jusqu'à présent, il n'y a pas d'exigences nationales pour les systèmes de gestion électronique des documents, utilisés même dans les institutions publiques, il n'y a pas de règles standard pour l'organisation du travail de bureau dans l'appareil administratif. Un exemple frappant est le grand nombre de termes dans les noms des services de gestion des documents dans les organismes gouvernementaux : gestion des documents, service général, bureau, etc. Mais l'appareil d'État est un mécanisme unique pour gouverner l'État de bas en haut. De plus, il existe environ 70 éditeurs de logiciels de bureautique qui jouent selon leurs propres règles. Mais il n'y a pas d'évaluation de la qualité d'un tel produit. Par conséquent, il est grand temps de créer une norme nationale pour les systèmes de bureautique, du moins pour les systèmes utilisés dans les autorités publiques.

2. Facteurs affectant l'organisation et la technologie du travail de bureau dans les institutions de différents niveaux de gestion

La relation des organisations, des institutions, de la communication documentaire d'entreprise à tous les niveaux doit être effectuée selon des règles communes généralement acceptées. Le travail avec des documents dans toute organisation, quelle que soit sa forme organisationnelle et juridique, doit être basé sur le cadre juridique et réglementaire relatif aux questions de documentation et de travail avec des documents.

L'organisation du travail avec des documents est une tâche de gestion clé dans toute institution: du bureau d'une petite entreprise à une agence fédérale ou une grande entreprise.

L'activité de toute entreprise est régie par la législation en vigueur, les ordonnances et ordres de la direction, les termes des contrats conclus, les règles établies pour la conduite de certaines opérations (par exemple, commerciales), etc. Tous ces "régulateurs" sont publiés sous forme de documents - textes fixes de lois, ordonnances, contrats. Sur cette base, nous pouvons dire que toute l'activité de toute entreprise réside dans l'exécution cohérente des documents, et le succès de leur exécution détermine le bien-être de l'entreprise.

Le succès de l'exécution du document dépend en grande partie de ce qui suit.
D'abord , sur la clarté de la présentation de l'information, y compris sa conception et son placement. Par exemple, si le texte de la commande est tapé en petits caractères, les points de la commande ne sont pas séparés les uns des autres, les noms des interprètes ne sont pas attribués dans un groupe séparé, alors certaines de ses positions peuvent tout simplement ne pas être perçues . Par conséquent, il existe un certain nombre de règles standard pour la préparation, la compilation, l'exécution et la production de la documentation - ou, en d'autres termes, des règles de documentation.

Deuxièmement, il est nécessaire d'assurer la rapidité de l'exécution du document, c'est-à-dire. une telle organisation du travail devrait être réalisée dans laquelle le document serait immédiatement transféré à l'entrepreneur (ou de l'entrepreneur à l'entrepreneur), et pour l'entrepreneur lui-même, il y aurait des incitations à exécuter le document à temps. En Russie, depuis plusieurs siècles et à ce jour, l'une de ces incitations est considérée comme le contrôle de l'exécution. De plus, le contrôle est attribué à un employé qui ne participe pas directement à l'exécution du document et, de plus, peut ne pas comprendre du tout le domaine de connaissance ou de production qui est affecté par l'exécution du document.

3. Aspects organisationnels, juridiques, sociaux et psychologiques du travail de bureau

Il existe trois formes d'organisation du travail de bureau : centralisée, décentralisée et mixte.

Avec une forme centralisée d'organisation du travail de bureau, toutes les opérations de traitement des documents sont concentrées (centralisées) dans un centre unique pour l'ensemble de l'institution - le bureau, le service général ou le secrétariat. La forme décentralisée implique la dispersion des opérations de bureau entre les divisions structurelles de l'institution ; en même temps, chacun d'eux effectue un ensemble relativement homogène d'opérations de bureau. Il ne faut pas confondre une forme décentralisée d'organisation du travail de bureau, dans laquelle le travail de bureau est effectué dans différentes divisions structurelles de l'institution, avec la structure organisationnelle du service de travail de bureau, qui comprend des unités spécialisées: expéditions, bureaux de machines, groupes de contrôle, etc. Avec une forme mixte, les opérations sont réalisées de manière centralisée (réception, enregistrement, contrôle, reproduction des documents) et décentralisée (services de référence et d'information, stockage des documents, constitution des dossiers).

La forme d'organisation du travail de bureau est choisie en tenant compte de la taille de l'institution, du volume de travail, de la composition des divisions structurelles. Dans les petites institutions (lorsque la documentation est effectuée directement dans les subdivisions), ainsi que dans celles dispersées territorialement (situées, par exemple, dans différents quartiers d'une grande ville), une forme centralisée est choisie. Dans la plupart des institutions et organisations, une forme mixte d'organisation du travail de bureau est utilisée.

La forme la plus rationnelle d'organisation des processus et des opérations de chaque bureau est la centralisation, car elle permet :

Réduire le coût des opérations commerciales ;

• améliorer l'organisation du travail du personnel de bureau et notamment introduire son rationnement ;
• assurer la spécialisation et l'interchangeabilité des travailleurs;
• utiliser des moyens techniques progressifs et productifs ;
• assurer l'unité du leadership organisationnel et méthodologique.

Dans les conditions modernes, il est possible de centraliser complètement les services de bureau uniquement dans des institutions relativement petites. Dans les grandes institutions, il faut s'efforcer de centraliser rapidement certaines fonctions du travail de bureau, telles que la réception et l'envoi des documents, l'enregistrement et le contrôle de l'exécution des documents, la sténographie et l'impression des documents, leur reproduction et la gestion méthodologique du travail de bureau.

Dans les petits établissements qui n'ont pas de départements communs, les départements de bureautique, le travail de bureau est effectué par le secrétaire-référent du chef.

Si une organisation ou une institution dispose d'une grande quantité de documents, une unité structurelle responsable du travail de bureau est introduite: le bureau, le département général, le département du travail de bureau, etc. Les activités de cette unité structurelle sont reflétées dans une disposition spécialement développée.

Afin de réglementer le processus de travail de bureau, de déterminer les méthodes et les méthodes de création et de traitement des documents dans l'organisation, les services de travail de bureau élaborent des instructions pour le travail de bureau, qui sont établies par ordre du chef de l'institution.

Séparation des fonctions entre les business units et les exécutants :

La base de l'organisation du travail du personnel de bureau est une division profonde et claire des fonctions entre les départements et les interprètes. Cela se reflète dans les documents réglementaires - règlements sur les unités de travail de bureau et descriptions de poste de leurs employés.

Le règlement sur le département du travail de bureau est élaboré par le chef du département et approuvé par le chef de l'institution. Le règlement sur l'unité structurelle du département est élaboré par le chef de cette unité en collaboration avec le chef du département, et est approuvé par le chef du département, le responsable des affaires ou le chef d'une autre unité, qui comprend le bureau département du travail.

Le règlement du département ou de sa subdivision structurale comprend les articles suivants :

dispositions générales;

principales fonctions et tâches ;

devoirs, droits et responsabilités du gestionnaire (ce point a lieu si la description de poste du gestionnaire n'est pas élaborée);

· organisation du travail ;

gestion du département.

Le règlement doit contenir un libellé clair qui ne permet pas de désaccords sur qui doit faire quoi, qui est subordonné à qui, etc. Les clauses de la disposition définissant les relations du service archivistique avec les autres services doivent être convenues avec ces services.

Lors de l'élaboration d'un règlement sur le département de travail de bureau, une disposition standard est utilisée. Elle est complétée (si nécessaire, réduite) et modulée en fonction des conditions de travail spécifiques de cet appareil de gestion et de son service administratif.

Pour chaque employé du service de gestion des archives, une description de poste est élaborée, qui détermine la position organisationnelle et juridique de l'employé dans l'unité structurelle et fournit les conditions de son travail efficace.

L'instruction comprend les sections suivantes :

Une partie commune. Les tâches principales de l'employé sont établies (par exemple, la tâche principale du greffier est d'enregistrer des documents), la procédure de pourvoi d'un poste (c'est-à-dire qui nomme et révoque cet employé), les exigences professionnelles de l'employé (niveau de formation, expérience de travail, doit savoir ..., doit être capable de ...), la personne à laquelle l'employé est directement subordonné, les principaux documents et supports que l'employé doit guider dans ses activités.

fonctions des employés. Le sujet de référence ou le domaine de travail attribué à l'employé, la liste des types de travail qui composent l'exécution des fonctions attribuées sont déterminées (par exemple, l'enregistrement de documents peut être composé de travaux tels que remplir cartes, tenue d'un classeur, délivrance d'attestations par téléphone, etc.).

Les devoirs d'un employé. Les responsabilités liées à la préparation des documents, à la réception, au traitement et à la diffusion des informations sont indiquées, ce qui nécessite l'utilisation obligatoire de certaines formes et méthodes de travail (par exemple, contrôle périodique de la formation des cas dans les divisions structurelles, briefings, etc. ), imposant le respect des délais de mise en œuvre d'actions spécifiques qui déterminent l'ordre d'exécution des instructions, des normes déontologiques qui doivent être respectées dans l'équipe. Parfois, cette section décrit les éléments de la technologie du travail effectué.

Droits des travailleurs. Les droits de l'employé pour l'exécution des fonctions qui lui sont assignées sont déterminés.

Relations (connexions par position). Les divisions et les employés dont le contractant reçoit et à qui il transfère des informations, le moment du transfert, qui est impliqué dans l'exécution de certains documents, avec qui ils sont coordonnés, etc. sont indiqués.

Évaluation du travail. Des critères sont répertoriés qui permettent d'évaluer le degré d'accomplissement par un employé de ses fonctions et devoirs, l'utilisation des droits, etc. Les principaux critères sont la qualité du travail et la rapidité de sa mise en œuvre.

La description de poste est signée par le chef du service des travaux de bureau et approuvée par le chef ou l'adjoint responsable du service des travaux de bureau.

Aspect psychologique du travail de bureau :

Un système de travail de bureau automatisé peut s'avérer être une barrière psychologique pour le chef de la vieille école de n'importe quelle organisation, car il est beaucoup plus facile pour eux de travailler directement avec les gens en utilisant les méthodes habituelles : appelé « sur le tapis », « donné une pompe », a vu la peur dans les yeux d'un subordonné - vous arrivez à la conclusion que vous ne gaspillez pas votre chaise. De plus, la direction constate souvent que les avantages promis par les experts occidentaux ont disparu quelque part. Bien que la solution à ce problème soit simple - il a été proposé d'introduire l'ASD sur les tables de tous les interprètes et managers, et le client a économisé de l'argent : il a installé le système uniquement pour les commis des divisions structurelles. En conséquence, le travail entre les départements est effectué rapidement et avec précision, et à l'intérieur, tout est comme avant.

Les exécutants, d'autre part, ont souvent le sentiment qu'avec l'introduction du service de gestion de documents, un autre patron est apparu qui se tient constamment derrière son dos. En effet, maintenant, si vous le souhaitez, vous pouvez savoir : qui, quoi, quand et combien fait.

Aspect juridique du travail de bureau :

Il existe des documents réglementaires qui réglementent l'organisation du support documentaire à la gestion des entreprises :

Constitution de la Fédération de Russie

Code civil de la Fédération de Russie (parties 1 et 2)

Loi fédérale n° 154-FZ du 28 août 1995 « sur les principes généraux de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie »

Loi constitutionnelle fédérale de la Fédération de Russie du 25 décembre 2000 n° 2-FKZ "sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie"

Loi fédérale du 25 janvier 1995 "Sur l'information, l'informatisation et la protection des informations". Cette loi réglemente les relations découlant de la formation et de l'utilisation des ressources d'information basées sur la création, la collecte, le traitement, l'accumulation, le stockage, la recherche, la distribution et la fourniture d'informations documentées au consommateur ; création et utilisation des technologies de l'information et des moyens de leur support ; la protection de l'information, les droits des sujets participant aux processus d'information et l'informatisation. La loi contient des définitions concernant l'information et sa documentation - Loi fédérale de la Fédération de Russie du 10.01.2002 "Sur la signature numérique électronique". Cette loi a pour objet de garantir les conditions juridiques d'utilisation d'une signature numérique électronique dans les documents électroniques, en vertu desquelles une signature numérique électronique dans un document électronique est reconnue comme équivalente à une signature manuscrite dans un document sur papier. Cette loi définit les conditions d'utilisation d'une signature numérique électronique, les caractéristiques de son utilisation.

Loi fédérale n° 59-FZ du 02.05.2006 « Sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie »

Décret du Président de la Fédération de Russie du 02.05.1996 n° 638 "Sur la procédure de préparation des projets de décrets, décrets du Président de la Fédération de Russie, prévoyant l'adoption de résolutions, décrets du gouvernement de la Fédération de Russie"

- "Système étatique d'appui documentaire à la gestion", élaboré par les services d'archives. Ce document est un ensemble de principes et de règles qui établissent des exigences uniformes pour documenter les activités de gestion et organiser le travail avec des documents dans les organismes gouvernementaux. Il s'agit de l'une des réglementations fédérales fondamentales contenant un ensemble d'exigences et de réglementations qui contribuent au développement d'approches unifiées non seulement de la gestion traditionnelle, mais également de la gestion automatisée des documents - gestion de l'information. Le GSDOU rationalise la structure organisationnelle de gestion du support documentaire dans les organisations en résolvant les problèmes de construction de services DOE typiques, en organisant le processus technologique de création et de traitement de la documentation. GSDOU contribue à la résolution d'un certain nombre de problèmes d'automatisation, de création et de traitement de documents et comprend des réglementations et des règles de portée et d'importance nationales. Dans le même temps, étant un système étatique par essence, le système est également orienté vers une utilisation dans des structures non étatiques sous tous ses aspects. - "Instructions types pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux", préparées par le Comité des archives et par la décision du gouvernement de la Fédération de Russie du 31 octobre 2000 n ° 1547-p contribue à la solution des problèmes technologiques de documentation. Cette norme établit la composition des détails, les règles de délivrance des documents organisationnels et administratifs qui enregistrent les décisions sur les questions administratives et organisationnelles. L'instruction standard, présentant les exigences d'unification des éléments de documentation, facilite grandement la création de processus standard, unifiés et unifiés pour la documentation, le stockage et la transmission traditionnels et automatisés d'informations documentées.- GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions » (approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 27 février 1998 n° 28). Cette norme est une étape importante dans la mise à jour du cadre réglementaire et méthodologique du travail de bureau et de l'archivage conformément à la législation fédérale et au niveau de développement actuel de cette industrie. Les termes spécifiés dans la présente Norme internationale doivent être utilisés dans tous les types de documentation. Le contenu de la norme est composé de trois sections: "Concepts généraux", "Travail de bureau" et "Archivage". - GOST R 6.30-2003 "Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation »(approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 03.03.2003 n ° 65-st.), qui a été mis en vigueur dans tous les organes du gouvernement fédéral, les organes gouvernementaux des entités constitutives de la Fédération de Russie (y compris les entités constitutives de la Fédération, qui, avec le russe, ont pour langue nationale d'État), les gouvernements locaux, les entreprises, les organisations et leurs associations, quels que soient la forme organisationnelle et juridique et le type d'activité. .2000) comprend les documents générés lorsque documenter le même type (commun à tous) de fonctions de gestion exercées par des institutions, des organisations et des entreprises, quels que soient leurs fonctions, leur niveau et leur échelle d'activité, leurs formes de propriété. La liste sert à préserver, organiser et reconstituer le Fonds d'archives de la Fédération de Russie, est destinée à déterminer les conditions de stockage des documents, en les sélectionnant pour le stockage permanent ou la destruction. Il devrait également être utilisé dans la préparation de nomenclatures de cas, la formation de cas, le développement de schémas de classification de documents, la création de moteurs de recherche dans le travail de bureau et le développement de listes départementales.

Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du collège des Archives fédérales du 6 février 2002)

Classificateur panrusse de la documentation de gestion OK 011-93 (approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 30 décembre 1993 n ° 299)

Dans les activités quotidiennes du service DOW, les éléments suivants sont réglementés :

Règlement sur le service de l'établissement d'enseignement préscolaire

Règlement sur les divisions structurelles (le cas échéant)

Instructions pour DOW

Instructions pour l'organisation des postes de travail pour le personnel de service

Normes de temps pour l'exécution des travaux sur le DOW

· Documents de planification et de reporting

· Descriptions de poste du personnel de service.

L'aspect social du travail de bureau peut être considéré dans le cadre de la mise en œuvre de la loi fédérale du 2 mai 2006 n ° 59-FZ «sur la procédure d'examen des appels des citoyens de la Fédération de Russie», qui réglemente la procédure pour les citoyens à appliquer aux organes de l'État et aux collectivités locales et la procédure d'examen des recours des citoyens par ces organes et fonctionnaires. Appel d'un citoyen - une proposition écrite, une demande ou une plainte envoyée à un organisme d'État, un organisme gouvernemental local ou un fonctionnaire, ainsi qu'un appel oral d'un citoyen à un organisme d'État, un organisme gouvernemental local. Dans un recours écrit d'un citoyen, ses nom, prénom et patronyme et l'adresse postale à laquelle la réponse sera envoyée dans les 30 jours calendaires doivent être indiqués, la signature personnelle du citoyen et la date du recours doivent être apposées. Dans le même temps, il a été établi que les appels reçus "par le biais de systèmes d'information publics" sont soumis à examen de la manière prescrite par la présente loi.

4. Gestion documentaire.

Les principales tâches et fonctions de l'établissement d'enseignement préscolaire.

Le support documentaire de la gestion est assuré par un service spécial, agissant comme une unité structurelle indépendante. Il peut s'agir : de l'administration des affaires, de la direction générale, du bureau ou du secrétariat. Dans les petites organisations, où le volume de documents traités est faible et la création d'un tel service est peu pratique, tout le travail de gestion documentaire est effectué par le secrétaire du chef ou un employé spécialement affecté à la réalisation de ce travail.

La documentation des activités de gestion de l'organisation est la fonction de service la plus importante de la gestion, dont l'organisation rationnelle détermine la rapidité et la qualité de la prise de décision managériale, l'efficacité de l'organisation dans son ensemble.
Le choix de la forme d'organisation du service de l'établissement d'enseignement préscolaire dépend de la décision de la direction et du service préscolaire lui-même. La réglementation de la forme de travail choisie avec des documents est fixée dans les instructions pour le travail de bureau.
Dans les conditions modernes, lorsque le travail avec la documentation de gestion dans de nombreuses institutions est basé sur la technologie informatique, les fonctions du service DOE ne se limitent pas seulement à organiser le flux de documents de l'institution, à comptabiliser les documents et à surveiller leur exécution. Le service DOW est directement impliqué dans la définition des tâches de développement de systèmes d'information automatisés pour travailler avec des documents, fournir un accès à l'information et protéger l'information, et améliorer le travail avec des documents.

Ainsi, le service DOW résout le principal ensemble de tâches :
1) assurer la documentation des activités de gestion ;
2) organisation du travail avec des documents dans l'institution;

3) amélioration des formulaires et des méthodes de travail avec les documents.
Les tâches auxquelles est confronté le service DOW déterminent ses fonctions.
1. Les tâches consistant à assurer la documentation des activités de gestion peuvent être résolues en exécutant les fonctions suivantes :
- développement et conception de formulaires, assurer leur production;
- assurer la production des documents, la copie et la réplication ;
- contrôle de la qualité de la préparation et de l'exécution des documents, respect de la procédure établie pour l'approbation et la certification des documents.
2. Les tâches d'organisation du travail avec des documents dans une institution sont résolues en exécutant les fonctions suivantes :

Mise en place d'une procédure unifiée pour le passage des documents (flux documentaire de l'institution) ;

Traitement de la transmission des documents entrants et sortants ;

Enregistrement et comptabilisation des documents entrants, sortants et internes ;

Contrôle de l'exécution des documents ;

Systématisation des documents, assurant leur stockage et leur utilisation ;

Organisation du travail avec les appels des citoyens ;

Assurer la protection des informations.

3. Les tâches d'amélioration des formulaires et des méthodes de travail avec les documents comprennent les fonctions suivantes :

Élaborer et réviser des documents réglementaires, pédagogiques, méthodologiques et les porter à la connaissance des employés de l'organisation ;

Orientation méthodologique et contrôle du respect des règles établies pour le travail avec les documents dans les divisions structurelles de l'organisation ;

Améliorer les compétences des employés de l'organisation et les conseiller sur le travail avec des documents;

Rationalisation de la documentation de l'organisation, réalisation de travaux sur l'unification des documents, l'élaboration du Bulletin et de l'Album des formulaires de documents utilisés dans les activités de l'organisation ;

Développement et mise en œuvre de nouvelles formes et méthodes de travail avec des documents, amélioration du flux de travail de l'organisation, amélioration de la discipline exécutive ;

Définir des tâches pour le développement et l'amélioration de systèmes d'information automatisés et de bases de données pour travailler avec des documents.

5. Structure des services d'appui à la documentation de gestion et leurs fonctions.

1. Gestion des cas.

2. Bureau.

3. Département général.

4. Secrétaire.

La gestion des cas est créée dans les ministères et les départements en tant que structure dans laquelle le travail avec des documents est effectué et en tant qu'organe de suivi et de coordination du travail de bureau au bureau central de l'industrie. Étant, en fait, une unité structurelle de l'organisation, la gestion de cas, à son tour, est divisée en unités structurelles typiques suivantes :

1. Le secrétariat est une unité structurelle créée pour servir la gestion de l'organisation. Il se compose de : réception ; secrétariat du chef et secrétariats des chefs adjoints; secrétariat du conseil d'administration; bureau du protocole.

Les fonctions du secrétariat comprennent : l'examen préliminaire et la préparation du rapport au chef des documents reçus en son nom ; préparation, sous la direction du chef de projet, de documents individuels et leur coordination avec les divisions structurelles fonctionnelles de l'organisation ; services d'organisation et de documentation des réunions tenues par le chef, documentant les activités des organes de direction collégiaux.

2. Le département de rationalisation de l'établissement d'enseignement préscolaire (travail de bureau) est le centre d'amélioration de l'établissement d'enseignement préscolaire, le centre méthodologique.

Ses fonctions comprennent : le développement et la mise en œuvre de mesures d'amélioration de la bureautique ; développement de supports normatifs et méthodologiques pour le travail de bureau (règlements, instructions, règles, règlements, feuilles de temps de formulaires unifiés, etc.); élaboration de référentiels de classement (nomenclature des affaires, classificateurs, listes de documents avec durées de conservation).

3. Bureau, qui, à son tour, est divisé en: expédition, bureau de correspondance, bureau de comptabilité et d'enregistrement des documents, centre informatique de traitement et de reproduction des textes des documents.

4. Département des Lettres

5. Archives centrales

6. Contrôle

Le bureau, comme l'autre structure organisationnelle du service des établissements d'enseignement préscolaire, est créé dans les entreprises, dans les organismes de recherche, de conception et d'enseignement supérieur. Les divisions suivantes (départements, secteurs, groupes) travaillent généralement dans la structure du bureau : 1. Expedition - un site spécialisé qui reçoit et envoie des documents et de la correspondance par courrier et courrier.
2. Subdivision pour la comptabilité et l'enregistrement des documents, dont les tâches comprennent l'enregistrement des documents entrants, sortants et internes, le contrôle du respect des règles acceptées pour le traitement des documents, la formation et la maintenance d'un tableau de référence et d'information.
3. Le groupe de contrôle (bureau, inspection, département) surveille le calendrier d'exécution des ordres oraux du chef, analyse la discipline de performance, informe la direction de l'avancement de la mise en œuvre des documents et instructions.
4. Un groupe de lettres (appels des citoyens) est chargé de recevoir et de prendre en compte les propositions, les déclarations et les plaintes des citoyens. Ses fonctions sont les suivantes :
- préparation des recours pour examen par la direction ;
- contrôle du calendrier de préparation des documents de réponse dans les divisions structurelles de l'organisation;

Informer les candidats des résultats de l'examen de leurs candidatures ;

Organisation de l'accueil des citoyens sur des questions personnelles par la direction de l'organisation.
5. Le groupe de préparation des documents réimprime les documents à partir des brouillons, lit et édite les textes des documents, enregistre le travail effectué.
6. En règle générale, un bureau de copie et de copie est installé dans les organisations dont les activités sont liées à la distribution d'une grande quantité de documents réglementaires ou administratifs. Les tâches du bureau sont réduites à la copie de documents, à la reproduction de textes de documents, à la préparation de produits promotionnels, de livrets, de brochures.
7. Archives de l'organisation - reçoit les cas des divisions structurelles qui ont été élaborés et préparés pour le stockage, leur fournit une assistance méthodologique, tient des registres et stocke les documents, contrôle le respect des règles de formation, de stockage et d'utilisation des cas dans la structure divisions, prépare les cas pour le transfert au stockage de l'État.
La Direction générale est un service de traitement des documents au sein des autorités exécutives et des structures exécutives (mairie, préfecture, commune) des collectivités locales.

Dans les services généraux, les mêmes sections sont généralement créées, caractéristiques du bureau, mais des divisions telles que le service du protocole, le groupe de lettres, la réception sont connectées ici. La présence de ces structures s'explique par les spécificités des activités, la nature des procédures de gestion, la procédure de prise de décision et les particularités de la documentation dans ces institutions.

Le groupe protocolaire est créé dans le cadre d'institutions disposant d'une instance collégiale permanente dans leur structure. Remplit les fonctions :

Préparation des projets de documents réglementaires et administratifs (rédaction, exécution et délivrance), lettres, certificats, leur coordination avec les directions structurelles ;

Analyse des documents préparés par les divisions structurelles ;

Préparation des conclusions sur les documents préparés par les divisions structurelles ;

Organiser et tenir les réunions de l'organe collégial, documenter leurs activités.

Le secrétaire de l'institution effectue tout le travail avec les documents dans les petites institutions et organisations qui n'ont pas de structure organisationnelle interne.

Ainsi, les documents réglementaires et méthodologiques actuels réglementent le nom et la structure approximative du service PEI des entreprises, institutions et organisations d'État. Quant aux structures non étatiques, la décision sur la création du service, son nom et sa structure interne est prise par la direction de l'organisation. Dans les coentreprises, cette question est tranchée par le conseil d'administration, dans les sociétés par actions - par la conférence fondatrice, dans les structures coopératives - par l'assemblée générale des membres de la coopérative.

6. Différences entre la notion de « support documentaire à la gestion » (DOE) et la notion de « travail administratif »

Les termes "travail de bureau" et "support documentaire de gestion" sont établis par GOST R 51141-98 "Travail de bureau et archivage. Termes et définitions" comme synonymes qui définissent la branche d'activité qui fournit la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels. Mais si nous nous tournons vers l'histoire et l'heure d'apparition de ces termes, certaines différences peuvent être trouvées entre eux.

Ainsi, le terme "paperasserie" est apparu en Russie, selon les dictionnaires de langue russe, dans la seconde moitié du XVIIe siècle et a été formé à partir des expressions "cas", et "cas" à l'époque signifiait une question judiciaire ou administrative décidée par un organe directeur. C'est-à-dire qu'à cette époque, le travail de bureau s'appelait avant tout l'examen et la résolution de problèmes judiciaires et administratifs inextricablement liés à la préparation de documents commerciaux et au travail avec eux. Peu à peu, les définitions des termes ont subi des changements. Plus tard, le terme «cas» a commencé à être utilisé dans le sens de «collection de documents liés à un problème», et le «travail de bureau» a commencé à être appelé l'ensemble des travaux liés à la documentation commerciale. Actuellement, les significations de ces deux termes - "travail de bureau" et "cas" - sont inscrites dans GOST R 51141-98.

Le terme "support documentaire pour la gestion" est entré en usage à peu près à partir du milieu des années 1970, lorsque l'informatique a commencé à être introduite dans le domaine du travail avec des documents et que de nouvelles technologies de l'information sont apparues. Le but du nouveau terme était de refléter l'utilisation de la technologie moderne dans les processus de documentation de l'information et de travail avec des documents. Malgré le fait qu'un nouveau terme ait été introduit - "soutien documentaire à la gestion", l'ancien "travail de bureau" n'a pas cessé d'être utilisé. Raisons possibles pour ne pas remplacer les termes :

Le nouveau terme est moins pratique à utiliser, car il consiste en une phrase de trois mots et son abréviation (DOE) n'est pas tout à fait claire et n'est pas unique (par exemple, DOE est un établissement d'enseignement préscolaire),

Le terme "travail de bureau" est clair pour tout le monde et facile à prononcer.

En conséquence, conformément à GOST R 51141-98, les deux termes peuvent désormais être utilisés. Mais le terme «support documentaire de gestion» met l'accent sur la composante informatique de l'organisation moderne du travail de bureau et il est préférable de l'utiliser lorsqu'il s'agit de technologies informatiques pour travailler avec des documents. Le terme "travail de bureau" est principalement utilisé pour décrire le côté organisationnel et les méthodes traditionnelles de travail avec des documents.

7. La relation du DOE avec la technologie de traitement automatisé des documents

Le problème de la gestion électronique des documents, l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire est étroitement lié au problème d'un document électronique. À l'heure actuelle, diverses entreprises ont développé et mis en œuvre un grand nombre de systèmes automatisés de gestion de documents (ADMS), caractérisés par des approches et des moyens de mise en œuvre de communication informatique spécifiques. Malheureusement, il n'y a pas de terminologie unifiée dans ces développements. Les produits des entreprises de développement portent des noms tels que: un système de gestion de documents, un système informatique pour le travail de bureau et l'automatisation des flux de travail, un système de gestion de bureau, un système de gestion de documents distribués, une archive électronique, etc. La diversité des noms des systèmes développés et développés indique seulement qu'aujourd'hui ce domaine du marché de l'information n'a pas encore pris forme en tant que segment indépendant, et dans certains cas, les produits ASUD apparaissent comme des développements connexes ou un sous-produit de la résolution autres tâches plus complexes. Cependant, le nombre d'ASUD augmente assez rapidement.

Les principales parties fonctionnelles (composants) du système bureautique dans la gestion des organisations :

Moyens et règles de création de documents ;

Maintenir leurs archives électroniques ;

Prise en charge de la gestion des documents et en même temps s'appuyer sur les plates-formes logicielles et matérielles de l'entreprise.

Aspects positifs de l'introduction d'un système automatisé dans la gestion de la documentation :

1. Dans toutes les divisions et dans l'ensemble de l'organisation, une technologie de travail de bureau unifiée, formatée et strictement réglementée est en cours d'introduction.

2. L'organisation devient entièrement gérable. Il est possible de répondre à toute question sur les documents et les artistes interprètes ou exécutants, d'analyser et de gérer les activités de documentation.

3. Étant donné qu'un réseau informatique peut couvrir non seulement le bureau central de l'organisation, mais également ses divisions territorialement éloignées, la contrôlabilité peut s'étendre à l'ensemble de la structure géographiquement distribuée de l'organisation.

4. Le système bureautique est en fait un support d'informations technologiques strictement formalisées et strictement documentées sur les règles et procédures de travail avec les documents. En conséquence, la dépendance de l'organisation vis-à-vis du personnel en tant que support physique des connaissances technologiques et des règles de travail avec les documents est réduite.

5. Le passage des documents à travers l'organisation est accéléré, en particulier lors de l'organisation de la gestion électronique des documents.

6. L'intensité de main-d'œuvre des opérations de bureau est réduite. Dans le même temps, cependant, il convient de garder à l'esprit que la nécessité de saisir des informations complètes et exactes sur le document, par exemple lors de son enregistrement initial, peut nécessiter des efforts supplémentaires sur certains lieux de travail, tandis que l'intensité de travail sur d'autres lieux de travail l'utilisation de ces informations peut être réduite plusieurs fois.

7. Un gain qualitatif est obtenu en organisant une gestion électronique unique des documents entre les organisations, puisque les problèmes liés à la production et à l'envoi de documents papier, puis à la ressaisie des détails et des textes des documents reçus, disparaissent complètement.

En raison du niveau insuffisant de réglementation de l'État, il existe de grandes différences individuelles dans l'organisation du travail de bureau dans diverses institutions, en particulier, même lors de l'exécution d'opérations technologiques avec des documents (de l'enregistrement à l'impression). En conséquence, il est nécessaire de mettre en œuvre à chaque fois des projets individuels coûteux pour chaque organisation. Encore plus de problèmes avec les systèmes "personnalisés" surviennent aux stades de fonctionnement et de développement de ces systèmes. Interactions entre différentes organisations .

L'utilisation des nouvelles technologies de l'information dans le domaine de l'éducation préscolaire nous permet de considérer le travail de bureau comme un outil efficace et flexible pour la mise en œuvre de divers types d'innovations dans ce domaine.

Les systèmes automatisés des établissements d'enseignement préscolaire permettent de résoudre le problème clé du travail de bureau. Ils vous permettent de mettre en œuvre n'importe quel degré de décentralisation du travail de bureau tout en assurant une comptabilité et un contrôle centralisés. Au point que chaque spécialiste peut indépendamment enregistrer les documents relevant de sa compétence et les envoyer pour des travaux ultérieurs, tout en étant sous le contrôle total de ses dirigeants. Ainsi, l'organisation peut reconstruire dynamiquement sa structure sans en perdre le contrôle.

Des conditions préalables sont créées pour la mise en œuvre de schémas de contrôle plus efficaces. Dans la pratique traditionnelle, les documents destinés aux unités organisationnelles, qu'elles soient locales ou distantes, sont envoyés du chef de l'organisation au chef de l'unité à des exécuteurs spécifiques. Cela permet au responsable de chaque niveau de contrôler efficacement les activités de ses employés, mais des chaînes longues et souvent formelles réduisent drastiquement l'efficacité de la gestion. Un AS DOW correctement construit vous permet d'envoyer des documents directement aux personnes qui exécuteront les instructions, tandis que les responsables conservent le contrôle total à la fois sur le passage de l'instruction elle-même et sur son exécution.

Il existe des prérequis à l'organisation de la gestion électronique des documents dans la mesure où l'organisation elle-même est prête. Un système bien construit fonctionnera à la fois avec des données sur le passage et l'exécution des documents (qu'ils soient papier ou électroniques) et avec les documents électroniques eux-mêmes auxquels ces données se rapportent. L'inclusion de documents électroniques dans le cycle de travail vous permet de passer à un nouveau niveau de travail qualitatif avec des documents.

L'utilisation d'outils de bureautique peut permettre des économies de main-d'œuvre et de matériel pour travailler avec des documents : l'effet est dû à l'unification des activités de documentation de l'organisation et à la réduction de la dépendance à l'expérience technologique individuelle du personnel : réduction des cycles de temps pour travailler avec documents et la création d'un espace documentaire unique, et un contrôle total sur l'enregistrement et le mouvement des documents et la discipline d'exécution.

8. L'organisation scientifique du travail managérial comme facteur d'amélioration de l'efficacité du travail de gestion et de bureau

Le travail de bureau est l'une des fonctions de gestion basée sur une organisation scientifique utilisant la technologie moderne, et nous vivons à une époque de progrès scientifique, où tout est basé sur l'amélioration des nouvelles technologies qui nous aident davantage dans notre travail.

L'organisation scientifique du travail est une telle organisation du travail dans laquelle la mise en œuvre pratique de mesures spécifiques est précédée d'une analyse scientifique approfondie des processus de travail et des conditions de leur mise en œuvre, et les mesures pratiques elles-mêmes sont basées sur les réalisations de la science moderne et les meilleures pratiques. Ainsi, les termes "organisation scientifique du travail" et "organisation du travail" expriment l'essence du même phénomène (processus), et la différence entre ces concepts est déterminée principalement par la méthode, l'approche pour résoudre les mêmes problèmes, l'état du système d'interaction entre les travailleurs entre eux, entre amis et avec les moyens de production dans le processus d'activité de travail. Si la production est sensible à toute nouveauté qui apparaît dans le champ de l'organisation du travail, et l'introduit systématiquement dans sa pratique, alors on est en droit de parler d'une organisation scientifique du travail (OST). Une approche scientifique de l'organisation du travail permet de combiner au mieux les équipements et les personnes dans le processus de production, assure l'utilisation la plus efficace des ressources matérielles et financières, réduit l'intensité du travail et augmente la productivité du travail. Il vise à préserver la santé des travailleurs, à enrichir le contenu de leur travail. Une caractéristique importante de NOT est qu'il se concentre sur la résolution de groupes de tâches interdépendants: "économique (économiser des ressources, améliorer la qualité des produits, augmenter l'efficacité de la production);" psychophysiologique (améliorer l'environnement de travail, harmoniser le stress psychophysiologique d'une personne, réduire la gravité et les troubles neuropsychiques tension du travail); "social (augmenter la diversité du travail, son contenu, son prestige, assurer une rémunération complète). Le développement d'idées sur les tâches de NOT sont des dispositions sur ses fonctions, c'est-à-dire des caractéristiques spécifiques de la manifestation de NOT dans l'entreprise , son impact sur divers aspects de la production. La catégorie "fonction" offre l'occasion de concrétiser les tâches générales de NOT, de mettre en évidence au sein de chacune d'elles les directions particulières de l'impact de NOT sur la production et son sujet - une personne, d'identifier les différences fondamentales entre l'organisation du travail scientifique et "ordinaire", qui passe souvent à côté de points importants dans l'organisation du travail activité lourde de pertes pour la production.

La dernière circonstance doit être particulièrement soulignée. On peut souvent tomber sur l'opinion que le mot "scientifique" est superflu dans le concept d'"organisation scientifique du travail". Certains auteurs pensent même qu'il ne peut pas y avoir d'organisation du travail non scientifique du tout, et donc le concept d'organisation du travail présuppose déjà son caractère scientifique. Il est impossible d'être d'accord avec une telle opinion. Le concept "d'organisation scientifique du travail" est né et s'est ancré dans la vie quotidienne comme une antithèse, une opposition à tout ce qui est spontané, aléatoire, routinier dans l'organisation du travail, ce qui est encore assez courant dans la production. Le mot « scientifique » donne une description qualitative de l'organisation du travail.

Conformément au paragraphe 2 de l'article 51 du Code civil de la Fédération de Russie, une organisation est considérée comme établie à partir du moment de son enregistrement par l'État. A partir du même moment, naissent des droits civils qui correspondent aux buts de l'activité de cette personne morale, et des obligations liées à cette activité. L'organisation et l'enregistrement de l'activité de travail sont obligatoires tant pour une personne morale que pour un entrepreneur individuel.

Dans une entreprise moderne avec ses processus technologiques complexes et un grand nombre d'employés, une organisation rationnelle du processus de travail est nécessaire. L'organisation du travail dans une entreprise est un système de mesures visant à créer les conditions les plus favorables à l'utilisation efficace du temps de travail, des matériaux et des équipements dans le but d'augmenter la production, d'augmenter la productivité du travail et de créer des conditions de travail normales et saines.

Dans un sens fonctionnel, l'organisation du travail dans une entreprise est une activité visant à établir et à modifier l'ordre d'interaction des travailleurs avec les moyens de production et entre eux afin d'atteindre un objectif prédéterminé d'activité de travail.

Bases de l'organisation du travail:

1. Division du travail - attribution à chaque employé et à chaque division de leurs tâches, fonctions, types de travail, opérations technologiques.

2. Coopération de travail - l'établissement d'un système de relations de production entre les travailleurs.

3. Rationnement - l'établissement de normes scientifiquement fondées sur les coûts de main-d'œuvre pour l'exécution de tout travail.

4. Organisation des lieux de travail - leur agencement rationnel grâce à l'équipement et à la planification.

5. Organisation des services sur le lieu de travail - coopération professionnelle entre les principaux employés et les employés des services auxiliaires et des divisions.

6. Développement de méthodes de travail rationnelles.

7. Création de conditions de travail sûres et saines.

8. Sélection, formation, recyclage et perfectionnement du personnel.

9. Organisation du paiement et des incitations matérielles pour le travail.

10. Education à la discipline du travail, soutien à l'activité de travail et à l'initiative créative.

11. Planification et comptabilité du travail - est effectuée pour établir les coûts de main-d'œuvre totaux nécessaires, le nombre d'employés, le fonds des salaires.

Conditions de travail de l'organisation non seulement sur sa productivité, mais aussi sur la santé et la performance de l'employé.

L'organisation du travail du personnel dans les entreprises et les organisations implique des formes et des méthodes spécifiques de connexion des personnes et des équipements dans le processus de travail.

L'organisation du travail du personnel est une science à part entière qui s'enrichit constamment de nouvelles données, surveille les meilleures pratiques des nouvelles solutions organisationnelles.

L'organisation rationnelle du travail du personnel consiste à réduire le temps nécessaire pour terminer le travail, à éliminer les déplacements inutiles des employés, à offrir de bonnes conditions de travail et à réduire le stress et la fatigue des employés, à utiliser l'espace de la manière la plus économique possible et à maximiser la productivité du personnel. Les conditions de travail stipulées par le contrat de travail doivent être conformes aux exigences de la protection du travail. L'article 22 du Code du travail stipule que l'organisation de la protection du travail dans l'entreprise relève de la responsabilité de l'employeur.

L'organisation de la protection du travail dans l'entreprise est contrôlée par les organes de l'Inspection fédérale du travail représentés par l'Inspection nationale du travail, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Gossanepidemnadzor et d'autres autorités fédérales et régionales du travail.

Les sphères importantes de la vie de l'entreprise sont l'organisation et la réglementation du travail. Sous le rationnement du travail comprendre l'établissement, en particulier, les normes d'heures de travail pour l'exécution d'un travail spécifique. Une organisation et un rationnement appropriés du travail augmentent l'intérêt des travailleurs à accroître la productivité du travail.

L'organisation du travail managérial a ses spécificités. Le travail d'un manager est souvent impossible à standardiser, car l'indicateur de son travail réussi est les résultats financiers de l'entreprise. De nombreuses enquêtes montrent que l'organisation du travail d'un manager présente souvent de graves lacunes. Beaucoup de managers manquent de culture managériale, de complexité dans l'organisation du travail. Ils sont surchargés de travail en cours et n'accordent pas suffisamment d'attention aux questions prometteuses. Une mauvaise organisation du travail de gestion entraîne une diminution de l'efficacité du travail, des retards dans le service. Pour que l'organisation du travail managérial soit efficace, les managers doivent établir un plan de travail personnel, après avoir analysé l'état des lieux, réfléchir à chaque type de travail, les regrouper en fonction de l'objet, du contenu, du volume et de la séquence de leur mise en œuvre, déterminer la durée, les dates de début et de fin de chaque opération.

L'organisation scientifique du travail d'un leader est le processus d'amélioration de l'organisation du travail basée sur les réalisations de la science et les meilleures pratiques. Si le dirigeant répond clairement à tout ce qui apparaît de nouveau dans le domaine de l'organisation du travail et l'introduit systématiquement dans sa pratique, alors on peut parler d'organisation scientifique du travail.

Une approche scientifique de l'organisation du travail permet de combiner au mieux les équipements et les personnes dans le processus de production, assure l'utilisation la plus efficace des ressources matérielles et financières, réduit l'intensité du travail et augmente la productivité du travail. Il vise à préserver la santé des travailleurs, à enrichir le contenu de leur travail.

L'organisation du contrôle du respect de la législation du travail par les employeurs est confiée à l'Inspection fédérale du travail. Une telle conclusion peut être tirée sur la base des dispositions de l'art. 353 du Code du travail du Code RF.

Une modification des conditions de travail organisationnelles est à la base de la modification du contrat de travail et, dans certains cas (si l'employé n'est pas d'accord), de sa résiliation (partie 4 de l'article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie).

9. Les activités des services d'archives pour le soutien réglementaire et méthodologique des services de bureautique

Le travail des archives de l'organisation et les formes de sa participation au support documentaire de la gestion sont régis par les règles de base du travail des archives départementales. Les institutions du service des archives de l'État apportent aux ministères et départements une assistance organisationnelle et méthodologique dans la mise en place des systèmes étatiques d'appui documentaire à la gestion, dans l'organisation d'un système d'appui documentaire, coordonnent les réglementations normatives et sectorielles sur le système d'appui documentaire, élaborent documents méthodologiques sur certaines questions d'appui documentaire à la gestion Normative et méthodologique la base de travail de bureau est un ensemble de lois, d'actes juridiques réglementaires et de documents méthodologiques qui réglementent la technologie de création, de traitement, de stockage et d'utilisation des documents dans les activités courantes de l'institution , ainsi que le travail du service de travail de bureau, sa structure, ses fonctions, son personnel, son soutien technique, etc. comprend : les actes législatifs de la Fédération de Russie dans le domaine de l'information et de la documentation ; décrets et ordonnances du président de la Fédération de Russie, résolutions et ordonnances du gouvernement de la Fédération de Russie, réglementant les questions d'aide à la documentation au niveau fédéral ; les aspects juridiques des organes exécutifs fédéraux à caractère sectoriel et départemental; actes juridiques des organes de représentation et de pouvoir exécutif des sujets de la Fédération de Russie, réglementant les questions de travail de bureau; aspects juridiques à caractère réglementaire et pédagogique, documents méthodologiques sur le travail de bureau des institutions, organisations et entreprises; normes d'état pour la documentation; systèmes de documentation unifiés; classificateurs panrusses d'informations techniques, économiques et sociales; le système public de support documentaire pour la gestion, contenant les exigences de base pour les documents et les services de l'établissement d'enseignement préscolaire; documents réglementaires sur l'organisation de la conservation courante et archivistique des documents. L'acquisition de la base réglementaire et méthodologique du travail de bureau est confiée, après accord avec les Archives fédérales, à l'Institut panrusse de recherche sur le travail de bureau et l'archivage (VNIIDAD), en outre, un support d'information pour la gestion de cette question est fourni par le Département des sciences du document et de l'Institut d'éducation préscolaire de l'Institut historique et archivistique de l'Université d'État russe des sciences humaines (IAI).RGGU), grâce auquel le «Système d'information et de référence de l'industrie archivistique» contient presque tous les actes juridiques , documents réglementaires et publie des recommandations méthodologiques uniques qui réglementent la technologie de création de documents et d'organisation du travail avec eux. CONCLUSION

La relation des organisations, des institutions, de la communication documentaire d'entreprise à tous les niveaux doit être effectuée selon des règles communes généralement acceptées. Le travail avec des documents dans toute organisation, quelle que soit sa forme organisationnelle et juridique, doit être basé sur le cadre juridique et réglementaire relatif aux questions de documentation et de travail avec des documents. Le support documentaire de la gestion est assuré par un service spécial, agissant comme une unité structurelle indépendante. L'efficacité du service PEI dépend de la qualification des employés de bureau, du degré d'équipement du service et des conditions de travail. Selon l'appartenance à un groupe particulier, le service DOW aura son propre nom spécial et aura son propre objectif correspondant. Il existe des distinctions entre le terme "support documentaire de gestion", qui met l'accent sur la composante informatique dans l'organisation moderne du travail de bureau et qu'il est préférable d'utiliser lorsqu'il s'agit de technologies informatiques pour travailler avec des documents, et le terme "travail de bureau ", qui est principalement utilisé pour décrire le côté organisationnel et les méthodes traditionnelles de travail avec des documents. Le travail de bureau est l'une des fonctions de gestion basée sur une organisation scientifique utilisant la technologie moderne, et nous vivons à une époque de progrès scientifique, où tout est basé sur l'amélioration des nouvelles technologies qui nous aident davantage dans notre travail. Les institutions du service des archives de l'État apportent aux ministères et départements une assistance organisationnelle et méthodologique dans la mise en place des systèmes étatiques d'appui documentaire à la gestion, dans l'organisation d'un système d'appui documentaire, coordonnent les réglementations normatives et sectorielles sur le système d'appui documentaire, élaborent des documents méthodologiques sur certaines problématiques d'appui documentaire à la gestion.

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Les documents sont apparus avec l'avènement de l'écriture. Les documents conservés sur le territoire de notre État depuis l'Antiquité témoignent de la documentation de divers aspects de la vie des individus et de l'État.

la chronique racontant les relations entre l'ancien État russe (IX-XII siècles) et Byzance, rapporte le contenu des accords conclus entre eux. Cela indique la présence de documents diplomatiques. Les relations diplomatiques étaient également consignées dans des lettres. Diplôme certifie l'identité de l'ambassadeur, son pouvoir de signer le traité.

Système de documentation juridique pliable

Au XIe siècle. exceptionnel monuments écrits du droit russe: Vérité russe, Vérité de Yaroslav, Vérité de Yaroslav. Au début du XIIe siècle. ils ont été fusionnés dans brève vérité.

Il est important de savoir que la grande importance attachée à la protection de la propriété privée a rendu nécessaire l'inscription du fait de sa propriété dans diverses chartes. Les chartes enregistraient également les privilèges des marchands, les revenus de l'église, divers accords et testaments.

Pendant la période de fragmentation féodale (XIII-XV siècles), le développement des relations féodales a été enregistré dans actes juridiques privés(dépôts, actes de vente de terrains et autres biens, hypothèques de servitude, empruntés, service, pour un prêt d'argent, biens mobiliers et immobiliers, lettres complètes de vente en esclavage, lettres de vacances pour les vacances sur ϲʙᴏbodu, etc.) Relations entre les les principautés étaient fixées dans des contrats grands et spécifiques des princes. Des monuments écrits de droit sont créés - lettres de jugement. Les instructions de pouvoir aux subordonnés étaient enregistrées par le pouvoir suprême en lettres de décret. L'activité judiciaire s'est accompagnée de la compilation des listes judiciaires de "lettres juridiques, lettres non judiciaires" du monde.

Il y aura des greffiers - des personnes qui savent comment travailler avec des documents.

Documents racontés sur du matériel coûteux - parchemin. Il convient de noter qu'il était fabriqué à partir de peau de chèvre ou de veau et que les meilleures variétés provenaient des villes hanséatiques et de la Grèce. Il vaut la peine de dire que pour économiser de l'argent, le texte qui avait perdu sa valeur et son sens a été nettoyé et la feuille de parchemin a été réutilisée.

C'est le moment de l'accumulation d'expérience dans le domaine de la rédaction de documents, lorsque des traditions se sont formées dans la préparation de documents, des méthodes de certification ont été établies - signatures, accolades, sceaux, les étapes de rédaction d'un document sont apparues - un brouillon et un copie blanche. Dans le même temps, il est impossible de parler du travail de bureau comme d'un système de certaines règles pendant l'existence de l'ancien État russe et pendant la fragmentation féodale. C'est la période d'accumulation des traditions et des coutumes dans le travail avec les documents officiels.

en Russie se compose de plusieurs périodes:

• travail de bureau pré-révolutionnaire (XVI - début XX siècle);
• Travail de bureau soviétique (octobre 1917-1991);
• période post-soviétique (1991 - présent)

Travail de bureau dans la Russie pré-révolutionnaire

Le travail de bureau dans la Russie pré-révolutionnaire comprend trois étapes :

• la première étape est le travail de bureau d'ordre (XVI-XVII siècles);
• la deuxième étape - travail de bureau collégial (XIIIe siècle);
• la troisième étape est le travail de bureau exécutif (XIX - début XX siècle)

Événements [[octobre 1917|octobre 1917]]. a radicalement changé le système des institutions de l'État en Russie. Le Congrès panrusse des soviets est devenu l'organe suprême du pouvoir d'État. L'organe exécutif entre les congrès était le Comité exécutif central panrusse (VTsIK). L'organe directeur suprême s'appelait les comités du Conseil des commissaires du peuple (Sovnarkom) (comités exécutifs).

Les premières années du pouvoir soviétique sont marquées par la recherche de règles d'organisation du travail de bureau répondant aux missions fixées par le nouveau gouvernement.

Ont été publiés décrets, réglementant la procédure de l'activité législative (le décret du Conseil des commissaires du peuple du 30 octobre 1917 "Sur la procédure d'approbation et de publication des lois", le décret du Conseil des commissaires du peuple du 18 novembre 1918 "Au moment de entrée en vigueur des lois et ordonnances du gouvernement") La procédure de formalisation des documents officiels soviétiques a été établie Décret du Conseil des commissaires du peuple du 2 mars 1918 "Sur la forme des formes des institutions de l'État" ; la procédure d'utilisation des sceaux par décrets du Comité exécutif central panrusse et du Conseil des commissaires du peuple du 6 juillet 1922 "Sur la procédure d'utilisation des sceaux avec l'emblème de l'État". Le décret du Conseil de défense des ouvriers et des paysans du 8 décembre 1918 "Sur l'exécution exacte et rapide des ordres du gouvernement central et l'élimination des formalités administratives" visait à réduire le flux de documents et ordonnait de remplacer correspondance avec négociations téléphoniques, papiers commerciaux - messages téléphoniques et établir un contrôle sur tous les documents administratifs. Toutes les institutions soviétiques étaient chargées d'exécuter les décisions et les ordres du gouvernement central avec précision et sans poser de questions. Le même objectif a été poursuivi par le décret "Sur la simplification du travail de bureau et de la correspondance dans les institutions soviétiques", préparé en décembre 1918 par la Conférence sur la question de la simplification du travail de bureau dans les institutions soviétiques sous l'égide du Département de conseil juridique du Commissariat du peuple de Contrôle de l'État.

1920-1930 années une période particulière dans le développement du travail de bureau soviétique, puisque ϶ᴛᴏ est le temps du mouvement de masse, appelé organisation scientifique du travail(NON) et organisation scientifique du travail managérial(NOUT) Le mouvement NOUT a eu un impact significatif sur la formation et le développement du travail de bureau.

Dans le cadre du ϶ᴛᴏème mouvement, des instituts de recherche sont ouverts : les instituts de Taganrog et de Kazan pour l'organisation scientifique du travail. La coordination des travaux sur le NOT a été confiée au Conseil pour l'organisation scientifique du travail (Sovnot), créé au sein du collège du Commissariat du peuple à l'inspection ouvrière et paysanne (NKRKI) en 1923.

Au cours de cette période, des organisations publiques ont été créées pour traiter des questions de gestion: le Club des travailleurs administratifs, l'Association des travailleurs comptables, l'Association des travailleurs administratifs.

Hormis ce qui précède, dans le cadre du mouvement pour le NUT, des cellules (bureaux, secteurs, etc.) du NUT sont créées dans chaque grande institution et entreprise.

Des magazines ont été publiés, sur les pages desquels les problèmes de gestion et de travail avec des documents ont été examinés: «Notez que les techniques de gestion», «Problèmes d'organisation et de gestion», «Système et organisation», «Temps», «Organisation du travail» . Il y a beaucoup de littérature publiée sur les affaires. Parmi eux se trouvaient des études théoriques fondamentales et des manuels sur le travail de bureau pour les étudiants et les praticiens.

Dans les années 1920, des actes juridiques ont été promulgués, qui reflétaient, entre autres, des problèmes de documentation: la Constitution de l'URSS de 1924 clarifiait les types de documents délivrés par les autorités et l'administration de l'État, la procédure de leur publication. Les décrets du Comité exécutif central panrusse de l'URSS ont établi le droit des républiques nationales et des régions d'effectuer des travaux de bureau dans les organes de l'État dans les langues nationales. Les documents envoyés hors de la république devaient être rédigés en deux langues : russe et nationale, ou uniquement en russe.

Il est important de savoir que la création d'une société par actions sous le NKRC en 1925 a été d'une grande importance pour le développement du travail de bureau soviétique - Bureau d'État du bâtiment institutionnel(Orgstroy)

L'activité principale d'Orgstroy était rationalisation du travail de bureau.

Pour mettre en œuvre les résultats des développements dans lesquels Orgstroy était engagé, leur justification théorique basée sur une base scientifique sérieuse était nécessaire.

Cette institution a été créée en 1926 sous le NKRC Institut d'ingénierie de contrôle(UIT)

L'UIT a travaillé en étroite collaboration avec Orgstroy. Méthodes et enquêtes, méthodes fondées sur des preuves pour améliorer le travail de bureau développées par l'UIT, Orgstroy les a mises en pratique, les a introduites dans les activités des institutions: la méthode de l'observation directe, du questionnement (interview), de l'actionnement, de la photographie, de l'auto-photographie du travail jour, horaire. Toutes ces méthodes sont actuellement utilisées dans l'étude du système de travail de bureau, son analyse et l'élaboration de propositions de rationalisation.

À 1928 L'UIT, en collaboration avec les archives centrales de la RSFSR, a préparé les "Règles de mise en place de la partie archivistique du travail de bureau dans les institutions et entreprises publiques, professionnelles et coopératives de la RSFSR". Les règles étaient d'une grande importance pour organiser le stockage actuel des documents dans le travail de bureau et établissaient également la procédure pour leur destruction.

À 1931 L'UIT a élaboré un projet de "Règles générales pour la documentation et le flux de travail", qui implique l'introduction de règles uniformes pour le travail de bureau à l'échelle de toute l'Union. Il s'agissait de la première tentative de création d'un système de travail de bureau unifié, puisque les "Règles générales ..." devaient devenir la base normative pour l'élaboration d'instructions de travail de bureau pour chaque institution et entreprise soviétiques. Mais en raison de la liquidation de l'UIT en avril 1932, les règles n'ont pas été finalisées et approuvées. Après la liquidation de l'UIT en URSS, il n'y avait plus de centre unique pour le développement scientifique du travail de bureau.

Dans l'histoire du travail de bureau, une longue période de réglementation départementale du travail avec des documents officiels a commencé; à cette époque, chaque département résolvait les problèmes d'organisation du travail de bureau à sa manière.

La Constitution de 1936 a eu un impact significatif sur les processus de documentation, pour la première fois depuis les années du pouvoir soviétique, elle a fixé par voie législative la hiérarchie des documents de gestion, définissant clairement quels types de documents administratifs doivent être délivrés par une autorité particulière et la gestion , ainsi que des institutions, des organisations et des entreprises.

À 1943 L'administration centrale des archives de l'URSS a fait une autre tentative pour créer normes uniformes de travail avec les documents officiels. Un projet d'"Instructions pour la mise en scène de la partie documentaire et la protection des documents documentaires dans le travail de bureau actuel des institutions, organisations et entreprises de l'URSS" a été préparé. Dans le même temps, le document n'a pas été approuvé pour la dernière fois.

La même année, le premier liste des documents types de gestion qui fixent leurs durées de conservation. La liste est devenue la base de l'examen de la valeur des documents à la fois dans le travail de bureau et dans les archives.

N'oubliez pas qu'une étape importante pour le développement du travail de bureau soviétique a été la décision du gouvernement de l'URSS en 1959 sur développement d'un système étatique unifié de travail de bureau pour les institutions et les entreprises du pays reposant sur une large utilisation des moyens techniques. Par le décret du Conseil des ministres de l'URSS du 25 juillet 1963 «sur les mesures visant à améliorer l'archivage en URSS», l'organisation principale pour le développement du système unifié d'archivage de l'État (EGSD) est nommée la direction principale des archives sous le gouvernement de l'URSS (GAU URSS) Sous le GAU URSS en 1966 a été créé l'Institut de recherche scientifique de toute l'Union sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD), dont l'objectif principal était le développement de l'USSD.

Il est important de noter que dans le même temps la solution de la question de la formation du personnel commence: dans un certain nombre d'écoles secondaires à partir de 1962/63 compte. La préparation des étudiants dans la spécialité "Documentation" a commencé. En 1964, à l'Institut d'État d'histoire et d'archives de Moscou (MGIAI), le premier du Département de la gestion des documents d'État (FGD) de l'URSS a été ouvert, qui forme des spécialistes de l'enseignement supérieur pour travailler sur le support documentaire à la gestion.

Depuis la ϶ᴛᴏe fois, VNIIDAD a développé le cadre réglementaire et méthodologique pour le travail de bureau, la FGD (actuellement la Faculté des sciences du document de l'Université d'État russe des sciences humaines) a formé des spécialistes pour travailler avec des documents.

Il convient de noter que la coopération étroite entre MGIAI et VNIIDAD a eu un effet significatif sur le développement du travail de bureau domestique déjà dans les années 1970 et 1980. Des études systématiques et ciblées des problèmes théoriques et méthodologiques de la gestion des documents ont commencé, qui se sont concrétisées dans des développements appliqués spécifiques de nature nationale.

Il ne faut pas oublier que le plus important d'entre eux était Système d'archivage unifié de l'État(EGSD), approuvé par le Comité de la science et de la technologie de l'URSS en septembre 1973.
Il convient de noter que les principales dispositions de l'USSD sont un ensemble scientifiquement ordonné de règles, de réglementations et de recommandations qui déterminent et réglementent l'organisation des processus de bureau dans les institutions, les organisations et les entreprises de l'URSS. Son objectif principal est d'améliorer l'organisation du travail de bureau sur une base unifiée en introduisant des formes et des méthodes uniformes de travail avec les documents.
Il convient de noter que les principales dispositions de l'USSD établissaient les règles de documentation des activités de gestion (qui ne s'appliquaient qu'aux documents organisationnels et administratifs), contenaient des recommandations pour l'organisation du travail avec des documents, déterminaient les bases de l'organisation du travail du personnel de bureau et de la mécanisation du bureau processus de travail. Pour la première fois au cours des dernières décennies, un système complet de travail de bureau a été créé, qui était de nature nationale, mais, malheureusement, n'a pas reçu de statut officiel.

À 1988 La direction des Archives principales de l'URSS a approuvé sa deuxième édition, appelée Système unifié de gestion de la documentation d'État (EGSDOU).Il convient de dire que les dispositions de l'EGSDOU s'appliquaient à tous les systèmes de documentation, y compris les documents créés par la technologie informatique et la micrographie.

La deuxième direction importante dans l'amélioration du travail de bureau a été l'unification et la normalisation de la composition et des règles de conception de la documentation de gestion, qui se développe activement depuis les années 1970.

Les premiers GOST pour la documentation organisationnelle et administrative (ORD) ont été mis en vigueur en 1972 - GOST 6.38-72 «Système de documentation organisationnelle et administrative.
Il convient de noter que les principales dispositions» et GOST 6.39-72 «Système de documentation organisationnelle et administrative. Exemple de formulaire".

Dans le cadre du développement du Système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD), ces GOST ont été approuvés dans une nouvelle édition en 1978 et en 1990 révisés et fusionnés dans GOST 6.38-90 « Unified Documentation System. Système de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires. Les normes de l'OSA ont établi la composition des détails, les règles de leur conception et de leur emplacement, les exigences relatives aux formulaires, aux textes des documents et aux documents produits à l'aide d'appareils d'impression.

Un domaine distinct pour l'amélioration du travail avec les documents était l'unification de la terminologie utilisée dans le travail de bureau et l'archivage. L'interprétation des termes est devenue sans ambiguïté en raison de l'introduction de GOST 16487-70 «Travail de bureau et archivage. Notons que termes et définitions » (révisé en 1983 et 1998) Une terminologie unifiée permet de percevoir sans ambiguïté tant les documents réglementaires et méthodologiques que la littérature spécialisée. Les termes officiels sont également utilisés dans l'élaboration de documents réglementaires locaux dans toute organisation.

Depuis les années 1970, l'informatique s'est introduite dans la gestion, et à cet égard, le développement d'outils de contrôle automatisés (ACS) pour résoudre les problèmes de gestion et de production commence. L'introduction de systèmes de contrôle automatisés a nécessité l'unification des documents. Au milieu des années 1970, les premiers systèmes de documentation unifiés (UDS) ont été approuvés. UDS sont des complexes de documents interconnectés créés selon des règles et des exigences uniformes, contenant les informations nécessaires à la gestion dans un certain domaine d'activité. Matériel publié sur http: // site

Il est à noter qu'une liste complète des DDD est donnée dans le All-Union Classifier of Management Documents (OKUD), publié en 1983.

La structure de l'USD comprenait le Système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD). Il convient de noter qu'il comprenait GOST 6.15.1-75 "Dispositions de base", qui établissait l'objet et la composition de l'USORD, les exigences relatives aux formulaires et textes des documents, règles d'approbation et d'enregistrement ; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, ainsi que l'Album des formes unifiées de documents et des directives pour leur utilisation.

La signification particulière du système ϶ᴛᴏ réside dans son application presque universelle dans les institutions, les organisations et les entreprises.

Dans les années 1980, le socle réglementaire et méthodologique de conservation des documents de bureau et d'archives est révisé. En 1986, les «Règles de base pour le travail des archives départementales» ont été publiées, qui contenaient les règles de stockage des documents, de constitution de documents en dossiers, de leur examen, de la comptabilité et de l'achèvement des archives. En 1989, la «Liste des documents standard générés dans les activités des comités d'État, ministères, départements, institutions, organisations et entreprises, indiquant les périodes de stockage» a été publiée, qui est également devenue un guide pratique pour chaque service de bureau dans l'organisation du stockage de documents.

Dans les années 1980, des normes de temps pour le travail de bureau ont été élaborées. Sur la base des formules établies pour les coûts de main-d'œuvre, il a été possible de calculer la composition quantitative des employés du service de bureau.
Il convient de noter que la base de ϶ᴛᴏgo était les normes de temps globales pour le travail de bureau et les normes de temps uniformes (heures de travail) pour le travail dactylographié, publiées en 1988, développées par le Bureau central des normes du travail du Comité d'État du travail de l'URSS. et affaires sociales.

Travail de bureau dans la Russie moderne

Le développement du travail de bureau dans les années 1970-80 a été à la base de la mise en place du travail de bureau dans la Fédération de Russie.

Cette troisième étape de l'histoire du travail de bureau se caractérise tout d'abord par des changements importants dans les sphères sociales et économiques. Depuis les années 1990, la création active d'organisations non gouvernementales (sociétés par actions, sociétés à responsabilité limitée, entreprises unitaires, etc.) a commencé en Russie. Dans la plupart de ces organisations, le travail de bureau a été recréé. Depuis le début des années 1990 en Fédération de Russie le cadre législatif et réglementaire a commencé à se développer, qui a établi les exigences pour les deux documents et travailler avec eux.

Le devoir de tenir des registres est généralement confié au secrétaire. Ce poste ne nécessite pas d'éducation spéciale et, souvent, les candidats ayant une expérience de travail minimale sont acceptés. Mais la gestion des documents est une question responsable et importante, le bon fonctionnement de l'entreprise dépend en grande partie de sa précision et de son exactitude.

L'entreprise peut être :

• général - relatif aux principales activités de l'entreprise,
• personnel - pour la documentation sur le personnel, conservée par le service du personnel,
• secret - trouvé dans certaines structures étatiques et a des normes de conduite,
• électronique - lorsqu'une partie des informations est transmise sous forme numérique.

Il n'est pas difficile de maîtriser les bases du travail de bureau par soi-même. Il est préférable de commencer par le document le plus important et le plus fondamental - la nomenclature des cas.

Nomenclature des cas

Il s'agit d'un document avec une liste de tous les "cas" de l'organisation. Sous le "cas", dans ce cas, on entend un ensemble de documents commerciaux du même type ou de la même direction.

La nomenclature est un système qui permet d'analyser les activités documentaires d'une entreprise. Pour le compiler, vous devez déterminer une liste de tous les types de documents disponibles. Ensuite, combinez-les dans des directions. Chaque type se voit attribuer un numéro - un code, il peut être composé de plusieurs chiffres ou lettres, par exemple, le numéro, l'année ou même le mois de publication, si le volume de documents est important.

Par exemple : 01/BU/2017, où 01 est le numéro de série, BU est comptable, 2017 est l'année. Il indique également la période de conservation et le lieu dans l'archive où le dossier y sera remis. Vous pouvez approuver la nomenclature pour une certaine période - pour un an, 3 ans ou 5 ans, si aucun changement n'est prévu. Avant approbation, le contenu de la nomenclature doit être vérifié par les chefs de service en fonction de leur activité.

Une nomenclature est compilée dans le but d'archiver facilement les documents, ainsi que pour intégrer les cas dans un système. Il aide à décrire brièvement les bases du travail de bureau, reflète les principaux types de documents commerciaux, en tenant compte des caractéristiques de l'entreprise. Habituellement, il est compilé sous la forme d'un tableau - le nom du cas, le code (numéro), la place dans l'archive, la période de stockage. Les cas sont mieux regroupés par type, département de leur publication.

Types de documents dans l'organisation

Le nombre d'affaires et les types de documents sont directement liés aux spécificités des activités de l'entreprise. Souvent, le flux de travail est divisé en blocs, qui sont dirigés par des spécialistes dans des domaines de travail. Mais il existe une liste typique pour toute entreprise, qu'elle soit commerciale ou étatique :

Entrant - entrant dans l'organisation de l'extérieur - tout ce qui est venu par la poste, avec des courriers, livré personnellement par des représentants d'autres organisations.

Sortant - envoyé par l'organisation - tout ce qui est adressé à d'autres entités juridiques, ainsi qu'à des particuliers (réponses, lettres, décisions).

Interne - n'allez pas au-delà de l'organisation, réglementant le travail de l'entreprise (commandes, ordonnances, règlements, règlements, etc.).

En règle générale, un journal d'enregistrement distinct est tenu pour chaque type, dans lequel le numéro de série, la date, le nom, la provenance ou l'envoi du document et le nom de la personne responsable sont enregistrés.

Si le journal enregistre les documents remis aux employés, un champ de signature est laissé dans le reçu. De plus, une note peut être faite dans le journal auquel cas, selon la nomenclature, une copie a été archivée pour stockage.

L'organisation peut également tenir des registres des déplacements professionnels internes, comptabilisant la remise des clés, l'heure d'arrivée sur le lieu de travail et même les appels téléphoniques. Parfois le nombre de registres conduit à l'établissement d'un registre des revues. Tout dépend du besoin et de la pratique en vigueur dans l'entreprise.

Les magazines doivent être numérotés, cousus et scellés, ceci est fait pour exclure la possibilité de remplacer la feuille.

La comptabilité est la base du travail de bureau et du flux de documents. Le nombre de revues et de cas dépend des besoins de l'entreprise et de la volonté d'enregistrer tous les articles disponibles.

Règlement sur le flux de documents

Après avoir élaboré la nomenclature des affaires et la liste des journaux requis, il est raisonnable d'élaborer un règlement sur le flux de travail de l'organisation. Il s'agit d'un règlement qui explique les règles de compilation, de transfert, d'archivage de tous les papiers disponibles. Il décrit la procédure pour chaque flux de documentation et établit le moment de son transfert d'un service à l'autre.

Exemple de règlement

Cette disposition aidera à éviter la confusion, le transfert de responsabilité et la perte de documents commerciaux importants. Pour chaque flux, un parcours est prescrit - par exemple : publication, approbation, enregistrement, envoi au destinataire, archivage.

Sceaux et cachets

Souvent, les débutants, et pas seulement eux, ne peuvent pas déterminer dans quels cas le sceau de l'organisation est nécessaire et dans quels cas il ne l'est pas. La réponse est très simple : les formulaires sortants sont certifiés par un sceau, car. la présence d'un sceau certifie l'origine de la lettre. Les papiers intérieurs ne nécessitent pas de sceau, car la signature de la direction suffit dans ce cas.

Les documents entrants après leur enregistrement sont transférés au gestionnaire pour prise de décision et désignation d'une personne chargée de l'exécution ou de la réponse. Ils ne nécessitent pas non plus d'impression. Ne confondez pas sceau et tampon. Les timbres peuvent être très différents, de "Numéro entrant ..." à "Copie correcte", et ils n'ont aucune valeur juridique. Ce n'est qu'un outil auxiliaire pour le travail d'une secrétaire.