Asmeninio vadovo asistento profesija: kas įdomaus ir perspektyvaus šiame darbe? Interneto profesijos asmeninio vadovo padėjėjo apžvalga

Jie pasakoja istoriją, kad senais laikais, prieš duodamas darbuotojui laisvą dieną, vienas viršininkas liepdavo po langais pasodinti septynis rožių krūmus, išplauti grindis, ravėti lysves, malti kavą septynias savaites ir dar daugiau. Kas žino, gal jie meluoja. Jau seniai.

„Kompetencija – tai gebėjimas atrasti ir patenkinti asmeninį viršininkų skonį“ (Laurence'as Peteris).

Tačiau kalbant apie rožių krūmus, žmonės vis tiek skirstomi į dvi kategorijas: pirmieji klusniai eina į sodą, o antrieji bando išsiaiškinti, ką iš tikrųjų turėjo omenyje viršininkas.

Aiškinti viršininko nurodymus – menas, bet to galima ir reikia išmokti. Į bet kokią gamybos užduotį reikia žiūrėti sąmoningai. Ir tai taip pat taikoma šventoms viršininko nurodymams: geriausios sėkmės Kartais sėkmės sulaukia tas, kuris skaito tarp eilučių ir teisingai interpretuoja savo viršininkų nurodymus.

Naudinga, kai kyla klausimas "Kodėl?" prieš viską "Kaip?", "Kada?" ir „Kas man už tai atsitiks?“, tačiau šio pirmojo klausimo nebūtina (o kartais net ir žalinga) užduoti tiesiai viršininkui. Idealiu atveju tikslas – išmokti dirbti iniciatyviai, atsimetant akivaizdžiai nereikalingas užduotis, bet tuo pačiu nekenkiant sau ir savo verslui.

Aš pats išsiaiškinsiu

Vieną dieną išsėlinau papietauti su Tanya. Mokėmės kartu, o paskui pasukau žurnalistikos keliu, o ji užtikrintai žengė per gyvenimą kaip didelės kelionių agentūros generalinio direktoriaus padėjėja. Karštas maistas dar nebuvo atneštas, o iš rankinės jau primygtinai skambino mobilusis telefonas.

Tanya žaibišku greičiu atsivertė dienoraštį ir pradėjo kažką užsirašyti, karts nuo karto kartodama: "Taip. Gerai. Aš padarysiu viską... Taip! Būtinai! Būtinai!" Parašiusi du puslapius, ji baigė pokalbį ir paprašė dar minutėlę susitvarkyti savo užrašus.

Ji atidžiai skaitė apie 10 sekundžių, o paskui gerą trečdalį taškų nubraukė, o pusę likusių pažymėjo pliusu. Nustebau, bet Tanya greitai taškydavo i.

Paklausta, kaip tapti vadovo padėjėja, ji atsakė, kad vadovaujasi paprastu principu: prieš pradėdami užduotį, turėtumėte savęs paklausti, kam to reikia. Atsakymas į jį automatiškai perkelia daugybę instrukcijų į pasirenkamų sąrašą.

Tarkime, jei viršininkas paprašys atlikti kainų analizę tarp kelių įmonių regione, tai tikriausiai ketina remontuoti patalpas, bet dar nėra pasiruošęs jai apie tai pasakyti. Nepasiruošęs - ir nereikia, ji pati atspėjo.

Ji taip pat turi draugą statybų agentūroje, kuri suras geriausią biurą geriausia kaina, o tai reiškia, kad analizė nėra būtina (svarbiausia teisingai suformuluoti savo pasiūlymą). Rezultatas – atėmus kelias valandas kruopštaus darbo.

Kaip tapti vadovo padėjėju: psichologinis portretas

Asmeninis vadovo padėjėjas - profesija įjungta Šis momentas gana paklausus. Tai visų pirma lemia rinkos ekonomikos plėtra, nes aršios konkurencijos sąlygomis bet kurios įmonės finansinė būklė priklauso nuo teisingų ir savalaikių valdymo sprendimų.

Direktoriaus sėkmė labai priklauso nuo patikėtinio įgūdžių, verslo valdymo įgūdžių ir asmeninių savybių. Vadovo padėjėjas, kurio pareigos labai įvairios – nuo ​​banalių biuro reikalų iki operatyvinių sprendimų, taps nepakeičiamu darbuotoju, viršininko „dešiniąja ranka“, o svarbiausia – garantu, kad pavestos užduotys bus atliktos laiku.

Rinkdamasis „dešinę ranką“, įmonės direktorius dažnai atkreipia dėmesį ne į išsilavinimą, o į asmenines žmogiškąsias savybes. Greičiausiai pirmenybė bus teikiama ne tokią didelę patirtį turinčiam, bet panašių nuomonių turinčiam žmogui, nei specialistui, turinčiam puikių rekomendacijų, tačiau kitokius gyvenimo įsitikinimus.

Vadovo padėjėjas, kurio pareigų beveik neįmanoma suformuluoti, turi mokėti skaityti mintis ir iš pirmo žvilgsnio nulemti viršininko nuotaiką. Atlikite visas užduotis, nepaisant specifikos – tai gali būti asmeninio pobūdžio užduotys. Jei esate sentimentalus žmogus ir visada viską vertinate asmeniškai, tai šis darbas ne jums.

Vadovo padėjėjas neturėtų kreipti dėmesio į viršininko nepasitenkinimą ir gedimus. Asistentas turi būti atsidavęs ir ištikimas savo viršininkams. Jo darbą, be piniginio atlygio, motyvuoja vienintelis tikslas – visos įmonės gerovės ir konkurencingumo didinimas.

Vadovo padėjėjas, kurio pareigos apima derybas ir sutarčių sudarymą, kai nėra įmonės vadovo, tam tikra prasme yra įmonės veidas. Būtent pagal tai konkurentai sprendžia apie reikalų būklę, o klientai ir partneriai priima sprendimus dėl bendradarbiavimo.

Vaizdo medžiaga straipsnio tema

Ką turėtų sugebėti kiekvienas vadovas:

Asmeninio asistento pareigos:

Kaip vyksta interviu:

Darbo pareigos generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas).– tai pirmiausia pagalba įmonės vadovui. Generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) pareigybės aprašyme gali būti nurodyti specifiniai reikalavimai (pavyzdžiui, dviejų užsienio kalbų mokėjimas) ir pareigos. Bet kokiu atveju pavyzdinis generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) pareigybės aprašymas padės surašyti personalo dokumentą.

Generalinio direktoriaus padėjėjo pareigybės aprašymas
(Generalinio direktoriaus padėjėjo pareigybės aprašymas)

ATTVIRTAU
generalinis direktorius
Pavardė I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas) priklauso specialistų kategorijai.
1.2. Generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas) į pareigas skiriamas ir iš jų atleidžiamas bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.
1.3. Generalinio direktoriaus padėjėjas yra tiesiogiai pavaldus įmonės generaliniam direktoriui.
1.4. Generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) nesant, jo teisės ir pareigos pereina kitam pareigūnui, kaip skelbiama organizacijos įsakyme.
1.5. Į generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) pareigas skiriamas asmuo, atitinkantis šiuos reikalavimus: išsilavinimas - aukštasis arba nebaigtas aukštasis išsilavinimas, ne mažesnė nei vienerių metų panašaus darbo patirtis, biuro įrangos (faksas, kopijavimo aparatas, skaitytuvas) išmanymas. , spausdintuvas), Microsoft Office programos (Word, Excel), biuro darbas.
1.6. Generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas) savo veikloje vadovaujasi:
- Rusijos Federacijos teisės aktai;
- Bendrovės įstatus, vidaus darbo reglamentus ir kitus įmonės reglamentus;
- vadovybės įsakymai ir nurodymai;
- šis darbo aprašymas.

2. Generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) darbo pareigos

Generalinio direktoriaus padėjėjas atlieka šias darbo pareigas:
2.1. Planuoja generalinio direktoriaus darbo dieną (susitikimai, skambučiai, priėmimas ir kt.).
2.2. Teikia techninę pagalbą generalinio direktoriaus veiklai (transporto, bilietų užsakymas; susitikimų, derybų organizavimas ir kt.)
2.3. Lydi generalinį direktorių susirinkimuose, išvykose ir pan.
2.4. Dalyvauja derybose, dalykiniuose susitikimuose, specialiuose priėmimuose; saugo protokolus ir kitus dokumentus, kuriuose dokumentuojama posėdžių ir derybų eiga ir rezultatai.
2.5. Generalinio direktoriaus pavedimu derina individualius klausimus su darbuotojais struktūriniai padaliniai, perduoda jiems vadovo nurodymus ir įsakymus; kontroliuoja nurodymų ir įsakymų vykdymą.
2.6. Renka generaliniam direktoriui reikalingą medžiagą ir informaciją, rengia analitinę, informacinę, informacinę ir kitą medžiagą ir pateikia direktoriui.
2.7. Vykdo kanceliarinį darbą, priima generaliniam direktoriui svarstyti gautą korespondenciją, priima generalinio direktoriaus pasirašyti dokumentus ir asmeninius pareiškimus, tvarko jų apskaitą ir registraciją bei perduoda vadovui.
2.8. Susitaria su vadovu ir organizuoja lankytojų priėmimą.
2.9. Generalinio direktoriaus vardu rengia raštų, prašymų ir kitų dokumentų projektus.
2.10. Atlieka generalinio direktoriaus rengiamų susirinkimų ir posėdžių rengimo darbus (renka reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, registruojasi), tvarko ir surašo posėdžių ir posėdžių protokolus.
2.11. Vykdo individualius generalinio direktoriaus tarnybinius pavedimus.

3. Generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) teisės

Generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas) turi teisę:
3.1. Gauti informaciją, įskaitant konfidencialią, tiek, kiek reikia pavestoms užduotims išspręsti.
3.2. Pateikite vadovybei pasiūlymus, kaip pagerinti savo ir įmonės darbą.
3.3. Asmeniškai arba vadovo vardu iš įmonės padalinių ir kitų specialistų prašyti informacijos ir dokumentų, reikalingų jo tarnybinėms pareigoms atlikti.
3.4. Reikalauti, kad vadovybė sudarytų normalias sąlygas tarnybinėms pareigoms atlikti ir visų dokumentų, gautų vykdant įmonės veiklą, saugumui.
3.5. Priimkite sprendimus savo kompetencijos ribose.

4. Generalinio direktoriaus padėjėjo (padėjėjo) atsakomybė

Generalinio direktoriaus padėjėjas (padėjėjas) yra atsakingas už:
4.1. Už tarnybinių pareigų neatlikimą ir/ar nesavalaikį, aplaidų atlikimą.
4.2. Už neatitikimą galiojančias instrukcijas, įsakymai ir instrukcijos dėl komercinių paslapčių ir konfidencialios informacijos saugojimo.
4.3. Už vidaus darbo taisyklių, darbo drausmės, saugos ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimą.

) yra nepamainomas darbuotojas vadovui. Jis atlieka tiek daug funkcijų ir turi tokias dideles galias, kad iš tikrųjų tampa antruoju asmeniu įmonėje. Iki galo suformuluoti jo darbo pareigas beveik neįmanoma. Susirasti asmeninį asistentą konkrečiam vadovui yra „misija neįmanoma“, todėl tampa itin sunku.

Mano patirtis dirbant įdarbinimo agentūroje suformavo ypatingą požiūrį į šią nuostabią profesiją.

KVALIFIKUOTOS ASMENINIŲ PADĖJĖJŲ TRŪKUMAS PERSONALO RINKOJE

Asmeninis asistentas yra atskiras porūšis administracinių specialybių hierarchijoje.

Paprastai darbo paieškos svetainėse skelbiamos laisvos darbo vietos su standartiniu reikalavimų rinkiniu – dokumentų valdymas ir organizacinis darbas. Tokios laisvos darbo vietos kaip dvyniai yra panašios viena į kitą, išskyrus įmonės dydį ir veiklos sritį. Tačiau iš tikrųjų pareigoms keliami neišsakyti ir konkretūs reikalavimai puiki suma. Svetainėse jie nėra įtraukti į pareigybės aprašymą, tačiau būtent šie reikalavimai yra lemiami atrenkant kandidatus.

Asmeninio susitikimo su darbdaviu metu ir iš esmės aptariant tokias laisvas darbo vietas, pasirodo „ribiniai užrašai“ - ilgas laisvoje darbo vietoje neskelbtų reikalavimų sąrašas, nulemiantis kandidato į RA laisvą darbo vietą paieškos strategiją. Štai egzotiškų reikalavimų pavyzdžiai: rankinio banknotų skaičiavimo greitis; sporto kategorijos buvimas; gebėjimas skaičiuoti savo galva; investicinių projektų valdymo patirtis; žinių teisinė bazė; puikus visų premium prekių ženklų išmanymas; elito restoranų savininkų kontaktų duomenų bazė. Įprasti reikalavimai: balso aukštis (tembras), ūgis, svoris, drabužių dydis, kalbų mokėjimas ir kt.

Vadovas taip pat pateikia papildomą reikalavimų sąrašą asistento asmeninėms savybėms, kuris yra bene didžiausias. Tuo pačiu metu oficialūs reikalavimai profesiniams įgūdžiams ir patirčiai netampa mažiau svarbūs.

Taigi pasirodo, kad rinkoje yra vos keli idealūs kandidatai ir atrinkti RA vadovui yra labai sunku.

Tačiau kiekvienam darbdaviui asistento idealas yra skirtingas, tačiau yra pastovus dalykas - kiekvienam reikia patikimo, atsidavusio ir atsakingo asistento, gebančio prisiimti visas organizacines ir informacines užduotis, išvaduoti vadovą nuo laiko švaistymo ir sumaniai išspręsti standartinius bei nestandartinės problemos.

SKIRIASI ASMENINIS PADĖJĖJAS NUO KITŲ ADMINISTRAVIMO PROFESIONALŲ

Prieš apibūdindami skirtumus, apibrėžkime administracinių pareigybių tipus. Svarbu suprasti, apie kokį administracijos profesionalą kalbame ir kokios funkcijos jam priskirtos.

Verslo asistentas (BA) (asmeninis asistentas (PA), asmeninis asistentas)- reikalingas didelių įmonių (tiek Rusijos, tiek tarptautinių) vadovui ar savininkui. Paklūsta tik savo vadovui.

Asmuo „artimas imperatoriui“ dešinė ranka, patikėtinis, „pagalbininkas“. Planuoja darbo planą ir grafiką, verslo kalendorių, „sąsąsį“ su išoriniu pasauliu. Gali būti gidė, vertėja, aukle, namų tvarkytoja, orų prognozuotoja, paieškos variklis, kelionių agentas, dažnai dalį darbo atlieka už vadovą (darbo rezultatus pasisavina viršininkas), turi specialių žinių/išsilavinimo verslo ir vadovo veiklos srityje, geba savarankiškai priimti sprendimus.

sekretorius- būtinas bet kokių įmonių vadovams. Ataskaitos visiems aukščiausio lygio vadovams. Funkcionalumas paprastas: dokumentų srautas, susitikimas su svečiais, arbata/kava, biuro gyvybės palaikymas, pokalbiai telefonu, korespondencijos apdorojimas, paprastų vadovybės nurodymų vykdymas.

Reikalavimai: amžius – apie 23-30 metų, vidurinio profesinio ar Aukštasis išsilavinimas(priklausomai nuo įmonės lygio), priimtinas darbo patirties trūkumas, būtini darbo kompiuteriu įgūdžiai, patirtis dirbant su biuro technika, didelis spausdinimo greitis, dalykinio etiketo išmanymas, esant poreikiui ir užsienio kalbos žinios. Asmeninės savybės: atsakingumas, kruopštumas, geranoriškumas, gebėjimas dirbti monotonišką darbą.

Sekretoriaus padėjėjas- reikalingas vadovui, turinčiam įmonės kolektyvą iki 50 žmonių. Pateikia vadovui. Sekretorės funkcijų derinimas su dalinėmis vadovo padėjėjo funkcijomis. Vykdykite paprastus vadovo nurodymus.

Reikalavimai: aukštasis arba nebaigtas aukštasis išsilavinimas, amžius - apie 25-32 metai, didelis spausdinimo greitis, gebėjimas naudotis biuro technika, panašaus darbo patirtis ne mažesnė kaip vieneri metai. Asmeninės savybės: darbštumas, atsakingumas, disciplina, gebėjimas atlikti monotonišką darbą.

Biuro vadovas- būtini vidutinėms įmonėms, kuriose dirba 30 ir daugiau žmonių. Atsiskaito tiek direktoriui, tiek aukščiausiems vadovams. Atsakingas už biuro logistiką, tvarko pirminę dokumentaciją, gali atlikti sekretorės funkcijas (sutikti svečius, skambinti, dokumentų srautas).

Reikalavimai: aukštasis išsilavinimas, amžius - 25-35 metai, panašaus darbo patirtis, organizaciniai gebėjimai. Asmeninės savybės: komunikabilumas, draugiškumas.

Priėmimo sekretorė- būtini įmonėms, kuriose dirba 50 ir daugiau žmonių, turinčioms daug lankytojų. Atsiskaito administracijos direktoriui, vadovo padėjėjui, biuro vadovui, vadovų komandai. Atlieka technines užduotis: susitikimas su svečiais, arbata/kava, skambučiai, bendravimas su kurjeriais/vairuotojais.

Reikalavimai: geros išorinės charakteristikos, amžius - 22-27 metai, darbo patirties trūkumas priimtinas, gebėjimas naudotis biuro technika, mini PBX. Asmeninės savybės: draugiškumas, komunikabilumas, atsparumas stresui, šypsena.

Administracinių pareigybių aprašyme, nepaisant pareigų panašumo, yra esminis skirtumas: pagrindinė sekretorės užduotis yra valdyti informacijos srautą, o asmeninio asistento – vadovo darbo našumą.

Yra keletas skiriamųjų veiksnių, kurie padės suprasti šių pozicijų klasifikaciją:

Mūsų patarimas

Pokalbio metu visada išsiaiškinkite atliekamų pareigų spektrą, asmeninių užduočių prieinamumą ir apimtį, grafiką ir atlyginimo dydį, nes kai kurie darbdaviai nemato skirtumo tarp „sekretoriaus“ ir „asmeninio asistento“ pareigybių.

KĄ TURI GALĖTI ŽINOTI ASMENINIS PADĖJĖJAS?

Kad geriausiai atitiktų aukštą lyderystės lygį, PA turi turėti tam tikrų įgūdžių, savybių ir gebėjimų, charakterio tipą ir, ko gero, svarbiausia – ypatingą asmenybės tipą. Taigi, ką turėtų sugebėti „vieno žmogaus grupė“, šis „universalus kareivis“ ir „daugiafunkcis įtaisas“?

Profesionalūs įgūdžiai:

  • Įrašų valdymas;
  • laiko planavimas;
  • Darbo renginių organizavimas;
  • dirbti pavaduotoju (antrojo asmens funkcijos);
  • finansinis raštingumas;
  • sekretoriato valdymas;
  • verslo ryšių palaikymas;
  • pagalba kelionėms;
  • dirbti vertėju;
  • vadovo asmeninių reikalų tvarkymas (asmeninė pagalba)

Pažvelkime į juos atidžiau.

Įrašų valdymas:

  • darbas su dokumentais yra kompetentingas visais požiūriais verslo laiškų, dokumentų, išrašų, sutarčių, įsakymų, įvairių ataskaitų ir kt. rengimas;
  • prireikus redaguoti viršininko surašytus laiškus ir referatus, duoti įsakymus, rengti pristatymus ir dokumentų projektus;
  • darbas su paštu: rūšiuoti viršininko paštą pagal svarbą ir skubumą, žinant, kur persiųsti laiškus, kas ką turi atsakyti, kieno grakščiai klausti, o kieno griežtai reikalauti.

Laiko planavimas:

  • grafiko sudarymas ir planavimas, užduočių prioritetų nustatymas, grafikų sekimas;
  • užduočių fiksavimas ir priminimas vadovui, informavimas apie terminus, susitikimus, keliones ir kitus verslo įvykius;
  • optimalus vadovo darbo dienos organizavimas;
  • planuoti savo darbo laiką.

Darbo renginių organizavimas:

  • susitikimų, derybų, konferencijų, pristatymų, kuriuose reikalingas vadovo dalyvavimas, rengimas;
  • protokolavimas, pranešimų ir kvietimų laiškų siuntimas renginio dalyviams, informacijos apie susirinkimų rezultatus teikimas;
  • verslo kelionių organizavimas.

Darbas pavaduotoju (antrojo asmens funkcijos):

  • puikiai išmanyti ne tik pagrindines profesines žinias ir įgūdžius, bet ir turėti tam tikrų žinių įvairiose srityse;
  • gebėjimas vadovauti: organizuoti darbuotojus (įskaitant aukščiausius įmonės pareigūnus), daryti įtaką padalinių vadovams ir stebėti užduočių vykdymą;
  • prižiūrėti individualius verslo projektus;
  • savarankiškai išspręsti kai kuriuos verslo klausimus (pavyzdžiui, dėl tam tikrų susirinkimų surengimo);
  • būti vadovo atstovu verslo renginiuose, išsakyti savo poziciją ir atsakyti į klausimus;
  • veikti viršininko vardu, mokėti teisingai derėtis ir derėtis;
  • elkitės ryžtingai, nebijokite prisiimti atsakomybės.

Sekretoriato valdymas:

  • užduočių nustatymas vairuotojams ir kurjeriams, pirkinių pirkimas renginiams, biuro vadovo funkcijų derinimas;
  • sutarčių su tiekėjais sudarymas, kreipimasis į reikiamą instituciją, kad būtų operatyviai išspręstos darbo proceso techninės pagalbos problemos;
  • gyvybės palaikymas vadovo biurui ir priėmimo zonai.

Verslo kontaktų palaikymas:

  • mokėti valdyti informacijos srautus (žinoti, kas ir kada gali būti prijungtas/perduotas prie viršininko, kuris gali būti perjungtas į kitą atsakingą asmenį ir beveik visada šiuos sprendimus priimti savarankiškai);
  • sekti visus įvykius įmonėje;
  • apsaugoti vadovą nuo nereikalingų kontaktų, negadinant viršininko ir įmonės įvaizdžio;
  • išspręsti bet kokias problemas per trumpiausią įmanomą laiką – ir visada su teigiamu rezultatu;
  • Pasveikinkite įmonės klientus ir palaikykite su jais ryšį.

Pagalba kelionėms:

  • verslo ir kelionių organizavimas vadovams (vizos, geležinkelio ir lėktuvų bilietų užsakymas, pervežimai, viešbučiai);
  • sudėtingiausios skrydžių ir užsakomųjų reisų logistikos organizavimas abiem kryptimis;
  • asmeninis pažintis su oro linijų vadovais;
  • kelionių organizavimas: nuo bilietų įsigijimo, pervežimų užsakymo, vakarienės iki dovanų išrinkimo. Kiekvieną kelionę lydi konkreti programa, kelionės „scenarijaus“ rašymas – nuo ​​susitikimų ir renginių iki tikslaus vakarienės restorane laiko pagal konkretų meniu;
  • rangovų ir paslaugų kitose šalyse kontrolė;
  • kruopštus prabangių automobilių, jachtų, verslo lėktuvų nuomos kainų stebėjimas, galimybė derėtis dėl nuolaidų.

Darbas vertėju:

  • vertimas verslo susitikimuose;
  • rašytinis dokumentų vertimas;
  • Atliekant verslo korespondencija užsienio kalba.

Asmeninių vadovo reikalų tvarkymas (asmeninis palaikymas). Asmeninis asistentas ne veltui vadinamas „asmeniniu“: jo funkcionalumas apima ne tik darbo užduočių, bet ir asmeninių vadovo užduočių sprendimą:

  • reikia naršyti įvairiose prabangių paslaugų srityse – nuo ​​restoranų iki dovanų;
  • jei vadovas turi vaikų, stebėti auklių/mokytojų/kuratorių darbą, sekti būrelių/sekcijų/užsiėmimų lankomumą;
  • poilsio organizavimas – nuo ​​šalių ir vietų rekomendacijų iki kasdienės maisto ir judėjimo kontrolės (įskaitant kelionių organizavimą lėktuvais, verslo lėktuvais, jachtomis, laivais);
  • kaimo namų priežiūros organizavimas, bendravimas su aptarnaujančiu personalu;
  • organizacija medicininiai įvykiai(registravimas profilaktiniams apžiūroms, operacijų, tyrimų, gydymo organizavimas, paskirtų vaistų savalaikio vartojimo stebėjimas);
  • puikios prabangos prekių ženklų ir drabužių/avalynės/aksesuarų prekės ženklų išmanymas - aukštoji mada, ready-to-wear, bendravimas su žinomais mados dizaineriais ir užsienio mados namais, darbas su asmeniniais išmatavimais;
  • geriausių Rusijos skulptorių, menininkų, antikvarinių prekiautojų žinios, nes dažnai tenka pirkti jų darbus kaip dovaną;
  • organizuojant boso sportinius pomėgius: pagal individualų užsakymą gaminama įranga pagal asmeninius išmatavimus, naujausių aksesuarų kolekcijų įsigijimas;
  • stebėti naujų restoranų, golfo aikštynų atidarymą, sportinių automobilių lenktynes, lenktynių trasų tvarkaraščius ir svarbiausius svarbius įvykius;
  • organizuojant panašią paramą viršininko artimiesiems, jo tėvams, draugams, partneriams ir kt.

O štai kaip kukliai atrodo tipiška laisva darbo vieta, kuri apima visas aukščiau nurodytas funkcijas:

Pareigos:

  • administracinė ir organizacinė pagalba vadovo veiklai;
  • tiesioginis dalyvavimas derybose, dalykiniuose susitikimuose, priėmimuose, susitikimuose, projektuose;
  • verslo korespondencijos vedimas (taip pat anglų kalba), vertimas žodžiu ir raštu;
  • verslo ir asmeninių kelionių organizavimas/teikimas vadovui;
  • apskaitos tvarkymas, dokumentų srautas ir susirašinėjimas;
  • analitinės, informacinės, informacinės ir kitos medžiagos vadovui rinkimas ir rengimas;
  • nurodymų, nurodymų, vadovo nurodymų perdavimas padalinių vadovams, tiksliai laiku stebimas jų vykdymas;
  • asmeninių vadovo pavedimų vykdymas;
  • komandiruotės (lydėti vadovą susitikimų ir išvykų metu)

Tiesą sakant, pokalbio metu negalima aprašyti ir išvardyti užduočių funkcionalumo ir skaičiaus. Būkite pasiruošę, kad netikėtos užduotys jus „pasivers“ jau darbo eigoje ir nukris kaip smėlis.

O vadovas iš jūsų tikėsis greito ir profesionalaus sprendimo.

Todėl noras dirbti nereguliariu režimu, su begaliniu informacijos srautu ir su daugybe nurodymų, liekant viršininko „šešėliu“, rodant jam pagarbą

maksimalus atsidavimas ir lojalumas yra ypatingo tipo žmonių savybių derinys. Jų nedaug, todėl labai vertinami, ir gilus nardymas atliekant pareigas, dažnai pažeidžiant asmeninius interesus, dažniausiai kompensuojamas oriu atlyginimu.

Užduočių katalogo sistema padės išvengti chaoso ir painiavos. Jis pagrįstas prioritetų taisykle:

1) nurodymai, susiję su verslu;

2) asmeniniai viršininko įsakymai;

3) įvairūs einamieji reikalai;

4) ilgalaikiai planai.

Jei per valandą gaunate kelias užduotis, kurių visiškai neįmanoma atlikti vienu metu, turite informuoti savo vadovą apie esamą situaciją ir paprašyti jo nustatyti prioritetus.

REIKALAVIMAI ASMENINIAM PADĖJĖJUI

Reikalavimai PA formuojami iš vadovo nustatytų užduočių ir funkcinių kompetencijų apimties: asistentas gali būti visapusiškai įtrauktas į verslą arba gali būti samdomas išskirtinai vadovo asmeninei erdvei organizuoti. Vieniems nėra svarbu turėti specializuotą aukštąjį išsilavinimą, kitiems visų pirma reikia kalbų žinių, vieniems svarbu, kokią kavą verda asistentas ar kaip jis atrodo.

Tačiau, nepaisant skirtingų įmonių užduočių spektro ir specifikos, pagrindiniai reikalavimai visada išlieka tie patys.

Reikalavimai:

  • aukštasis išsilavinimas (visada pirmenybė teikiama dieninių studijų absolventams su pagyrimu iš penkių geriausių universitetų);
  • Ne mažesnė nei dvejų metų patirtis panašiose pareigose (patirtis dirbant su vyresniais pareigūnais – visada pageidautina);
  • laisvai mokėti reikiamą kalbą (dažnai reikalingas gimtosios kalbos lygis);
  • Noras keliauti ir dirbti nereguliariomis valandomis;
  • amžius (nurodyti laisvose darbo vietose, bet yra svarbiausias reikalavimas);
  • asmeninės savybės (kiekvienas darbdavys turi savo pageidavimus, pagrindiniai: darbštumas, analitinis protas, bendravimo įgūdžiai, aukštas efektyvumas, kompetentinga kalba)

Gramatiškai taisyklinga kalba. Praktika rodo, kad sėkmingiausi MA yra kalbų universitetų absolventai. Finansinis ir teisinis išsilavinimas taip pat yra paklausus, tačiau svarbu, kad asistentas laisvai mokėtų užsienio kalbą ir puikiai mokėtų rusų kalbą, būtų išlavinęs kalbą ir turtingą žodyną.

Aukštas kultūrinis lygis. Aukštas kultūrinis lygis – pati paklausiausia asmeninio asistento savybė. Galite greitai įsisavinti funkcionalumą ir įgyti reikiamų įgūdžių, tačiau kultūra įgyjama nuo vaikystės ir formuojasi bėgant metams. Pavyzdžiui, Maskvos darbdaviai retai renkasi kandidatus iš kitų miestų. Jie turi išankstinį nusistatymą, kad lankančių merginų elgesys, net ir turintis gerą išsilavinimą, turi provincialumo atspalvį, jų kalba pasižymi ypatingu dialektu, akcentu, netaisyklingu kirčiavimu, o reprezentacinės funkcijos asistentui yra nepaprastai svarbios, nors yra čia daug išimčių.

Kaip derinti nereguliarų darbo grafiką su šeima ir vaikais – neaišku. Bet jei turite sėkmingą tokio derinio praktiką, tada turėti šeimą yra privalumas. Vaikai turi būti vyresni nei treji metai.

Amžius. Asmeninio asistento amžiaus sąlygose yra daug subjektyvumo. Kai kurie vadovai vadovaujasi estetiniais standartais ir teikia pirmenybę jaunimui. Tačiau dažniausiai dirbame su įmonėmis, kurių vadovai sąmoningai renkasi vyresnio amžiaus moterų naudai.

Rimtos korporacijos visada siejamos su dideliais finansiniais sandoriais ir didele teisine atsakomybe. Be to, klientus džiugina įmonės stabilumo įvaizdis. Šia prasme ilgakojė gražuolė yra pastebimai prastesnė už garbingą verslo moterį, kuri turi patirties dirbant sudėtingose ​​ir atsakingose ​​situacijose ir moka profesionaliai „pasimušti“.

„Jausk“ viršininką. Galbūt labiausiai svarbus veiksnys. Dėl sėkmingas darbas reikalingas visiškas psichologinis suderinamumas su vadovu. Norėdami tai padaryti, asistentas turi turėti bent tam tikras savybes.

"AR TURIME DARYTI APKLAUSĄ?"

Pagrindiniai reikalavimai asmeniniam asistentui – lojalumas ir atsidavimas. Pirmiausia – vadovui, paskui visai įmonei.

Padėjėjas yra kuo arčiau vadovo ir jo šeimos, vadinasi, turi būti patikimas kaip uola, atkaklus kaip skautas tardymo metu ir rūpestingas kaip mama.

Siekdami išsiaiškinti, kas vadovui yra svarbiausia RA asmenybėje, atlikome apklausą. Jame dalyvavo 100 stambių įmonių, kuriose apklaustieji buvo 70 % savininkų ir 30 % darbuotojų generaliniai direktoriai. Prašėme atsakyti į klausimus: „Kokias savybes turi turėti asmeninis asistentas? Kaip jums turėtų atrodyti efektyvus asistentas? Tie patys klausimai buvo užduodami asmeniniams asistentams, kad būtų atsižvelgta į abiejų pusių nuomones.

Štai ką gavome:

absoliutus atsidavimas – 22 proc.. Dauguma svarbi kokybė lyderiams tai pasirodė lojalumas. Lojalumas, darbas dėl idėjos, o ne dėl pinigų, gebėjimas skaityti pirmo žmogaus mintis, nulemti viršininko blogą nuotaiką telefonu, nekreipti dėmesio į jums skirtą nepasitenkinimą, kai susikaupęs susierzinimas išsilieja dėl pavaldinių neatsakingumo. , partnerių nesąžiningumas, problemos su artimaisiais, netinkamas oras ir kt.

Išskirtinis ištikimo asistento bruožas – nuoširdus ir nuolatinis noras padėti, net jei sutartyje nenurodytas konkrečios problemos sprendimas.

Todėl vadovai, judėdami horizontaliai arba vertikaliai savo karjeros keliu, dažnai pasiima asmeninį asistentą, su kuriuo sieja ypatingi darbiniai santykiai.

Efektyvumas – 20%. Atsakingumas, punktualumas. Čia svarbu tikslus užduoties atlikimas be iniciatyvos, iniciatyvos ar asmeninės nuomonės. Sunkumas: yra tik vienas bandymas išgirsti ir suprasti užduotį ir minimalus laikas jai aiškiai atlikti; niekas to nepakartos du kartus.

Intelektas – 19 proc. Tai iniciatyvi pozicija ir gebėjimas laikyti pirštą ant pulso, palaikyti pokalbį su partneriais apie esamą politinę ir ekonominę situaciją šalyje ir pasaulyje, gebėjimas suprasti, kaip veikia ta ar kita techninė naujovė, gebėjimas daugiafunkcinis darbas, išradingumas, greita reakcija netipinėse situacijose, išradingumas, sumanumas, analitinis protas.

Gebėjimas saugoti informaciją – 13 proc. Pasitikėjimo asmeniniu asistentu laipsnis, kaip taisyklė, yra labai aukštas: jam patikiamos mokėjimo kortelės ir PIN kodai, įvairi konfidenciali informacija, padėjėjai dalyvauja sprendžiant asmeninio vadovo gyvenimo problemas. Raktas į pasitikėjimą – išlaikyti pavaldumą, išklausyti įgūdžius ir išlaikyti konfidencialumą.

Kontaktai – 11 proc. Ryšiai, reikiamų žmonių/organizacijų duomenų bazė. Svarbios asmeninės pažintys su restoranų, jachtų centrų ir oro linijų, viešbučių, fondų, VIP klubų vadovais – tai leidžia greitai ir efektyviai išspręsti viršininko problemas.

Bendravimo įgūdžiai – 8 proc. Mobilumas, efektyvumas, prisitaikymas, gebėjimas rasti bendrą kalbą su visiškai skirtingo statuso žmonėmis. Asmeninis asistentas pagrįstai laikomas bendravimo genijumi.

Jis gali laimėti beveik bet kurio žmogaus palankumą, pastatyti į savo vietą grubų žmogų, išspręsti bet kokį konfliktą ir tuo pačiu išlikti žaviu bei gerbiamu žmogumi.

Darboholizmas – 5 proc. Gebėjimas aktyviai dirbti nereguliariomis darbo valandomis.

Iniciatyva – 2 proc. Iniciatyvumas – tai stabilus asmenybės bruožas, turintis sąmoningą ir ryžtingą norą ką nors įgyvendinti ar transformuoti. Vadovai pastebėjo, kad asistento iniciatyva trukdo valdymo procesui ir sukelia diskomfortą viršininkui, nes jei padėjėjas gali organizuoti savo viršininką, apginti savo poziciją bendraudamas su juo, būti įtikinamas ir konstruktyvus, tada neaišku, kas yra viršininkas.

Asistento užduotis yra ne noras tapti sėkmingu verslo padaliniu su idėjomis, o noras padėti vadovui tiksliai vykdant užsakymus ir įgyvendinant jo iniciatyvas.

Išvaizda. Daugumai vadovų išvaizda nėra svarbi – greičiau atvirkščiai: jie stengiasi vengti ryškių, „dekoratyvių“ padėjėjų, kurie rimtame versle su garbingais klientais atrodys komiškai. Viename skelbime iš dešimties yra paminėjimų apie „prezentuojamą“ išvaizdą. Dažniausiai tokios laisvos darbo vietos ateina iš mažų įmonių. Laisvose didelių įmonių savininkų asmeninių padėjėjų vietose apie išvaizdą neužsimenama.

Analizuojame abiejų pusių apklausos rezultatus.

Asistento portretas pagal vadovus- atsidavęs, protingas atlikėjas, vidutiniškai bendraujantis, nekalbus, efektyvus.

Asistento portretas pagal asistentus- iniciatyvus vadovas, ryškios išvaizdos, bendravimo ir idėjų genijus.

Lentelėje matyti, kad asistentų atsakymai iš esmės skiriasi nuo vadovų vizijos. Tai yra pagrindinė problema, kai kandidatai (ir jau dirbantys padėjėjai) nesupranta, ko vadovas iš tikrųjų nori iš savo padėjėjo.

Remdamiesi vadovų atsakymais ir pageidavimais iš apklausos ir tai sustiprindami savo praktika dirbant su reikalavimais laisvoms darbo vietoms, esame įsitikinę, kad norint dirbti asmeniniu asistentu vien profesinių įgūdžių neužtenka. Šios pozicijos vertės aukštas intelektas, išsilavinimas, gyvenimo patirtis, gebėjimas greitai orientuotis ekstremalios situacijos, erudicija, aštrus protas, humoro jausmas, atsidavimas ir puikūs bendravimo įgūdžiai, turintys daug informacijos – gebėjimas neužčiaupti burnos.

Asmeninės asistento savybės:

  • gebėjimas paklusti, jausti nuotaiką;
  • gebėjimas numatyti lyderio reakciją;
  • bendravimo įgūdžiai;
  • organizaciniai gebėjimai;
  • daugiafunkcinis darbas;
  • išradingumas, greita reakcija;
  • atsparumas stresui;
  • gebėjimas saugoti informaciją;
  • erudicija, įvairių sričių išmanymas;
  • didelis efektyvumas;
  • draugiškumas, šypsena;
  • noras tobulėti (saviugda);
  • diplomatija;
  • tikslumas;
  • etiketo išmanymas

KAIP PATEIKTI INTERVIU SU ĮDARBINIMO AGENTŪROMIS?

Peržiūrėdami laisvas darbo vietas, turite atsižvelgti ne tik į darbo paieškos svetaines, bet ir kreiptis į įdarbinimo agentūras, nes ne visos laisvos darbo vietos skelbiamos internete.

Beveik visos rinkoje žinomos didelės ir vidutinės įmonės asistento paieškos stengiasi nereklamuoti, ypač jei valdos savininkui reikia asistento. Jei laisvos darbo vietos priežastis yra esamo darbuotojo pakeitimas,

tada pareigos paprastai tampa griežtai konfidencialios ir neįmanoma sužinoti apie jos egzistavimą. Tokiais atvejais agentūra pati susisieks su jumis, jei jūsų gyvenimo aprašymas yra jos duomenų bazėje.

Bendravimas su įdarbinimo agentūra dėl laisvos darbo vietos turi keletą privalumų:

  • jie išsamiai papasakos apie įmonę, verslo specifiką, vadovo asmenybę ir kai kuriuos papildomus reikalavimus;
  • nemokamai patars, kaip elgtis pokalbio su darbdaviu metu;
  • padės teisingai redaguoti ir suformatuoti gyvenimo aprašymą;
  • Jie pateiks daugybę rekomendacijų, kaip žiūrėti susitikimą.

Pradėdami ryšius su įdarbinimo agentūra, atminkite, kad nuo pirmos bendravimo minutės jau esate vertinamas ir jau vyksta „slaptas“ testavimas. Bendraujame su jumis paštu, agentūros konsultantas daro pirmąsias išvadas dėl informacijos atitikimo ir pateikimo stiliaus. Tai galioja ir bendraujant telefonu – svarbus balso tembras, dikcija, draugiškumas, dalykiškumas, reakcijos greitis. Prieš pirmąjį susitikimą atliekate punktualumo ir santūrumo testą.

Būtina pasiruošti konkursui ir atminti, kad į šias laisvas vietas svarstomas kolosalus skaičius kandidatų, atitinkančių formalius reikalavimus: profesinę patirtį, išsilavinimą, amžių, šeimyninę padėtį, išvaizdą, rezultatus, atsparumą stresui, užsienio kalbos žinias. kalbos ir kt.

Tada kandidatas testuojamas įvairiais metodais (testais, anketomis, grafologija, fizionomija, gestų kalba). Tai daroma siekiant nustatyti asmeninės savybės ir kandidato temperamento tipą, atpažinti savybes, kurios visiškai nesuderinamos su šiuo darbu ir su šiuo vadovu, ir suprasti, ar gali rasti bendrą kalbą.

Dėl to iš šimtų pretendentų mums pavyksta atrinkti keletą, tačiau, nepaisant ilgos ir šališkos atrankos agentūroje, turėsite daugybę vienodai šališkų susitikimų su darbdaviu.

Paprastai darbdavys, paskirdamas laisvą darbo vietą asmeniniam asistentui, atleidžia save nuo viso sudėtingo ir kruopštaus kandidatų atrankos darbo pagal profesines kompetencijas ir pasilieka sau svarbią, galutinę funkciją - atranką pagal jų psichoemocinį suderinamumą. su vadovu.

Net jei jau turite didelę darbo paieškos patirtį, atminkite, kad kiekvienam naujam pokalbiui turite pasiruošti iš anksto:

  • reikia išstudijuoti visą turimą informaciją apie įmonę ir vadovą, perskaityti interviu, pasisakymus, būsimojo viršininko straipsnius ir pačiam padaryti išvadas;
  • pasiruošti apsakymas apie save (taip pat reikėtų parengti pasakojimą apie šeimą ir tėvų veiklą/užsiėmimus – tai žmogaus gyvenimo vertybių rodiklis);
  • sėkmė priklauso nuo savęs pristatymo įgūdžių.

Reklamuokite save naudodami visas rinkodaros reklamos priemones. Nereikia apibūdinti savo stipriųjų pusių ir išvardyti savo funkcijų (visa tai jau yra gyvenimo aprašyme). Kalbėkite apie tai, kuo galite būti naudingi savo vadovui, kalbėkite apie pergales ankstesnėje darbo vietoje, su kokiais aukšto lygio žmonėmis bendravote, kokius didelio masto renginius organizavote – patvirtinkite savo profesionalumą ir pasiekimus faktais;

  • Būtina trumpai suformuluoti priežastis, kodėl išėjote iš ankstesnio darbo. Taip pat reikės paaiškinimo, kodėl norite tapti būtent šio vadovo padėjėju;
  • Jie tikrai atliks interviu pagal kompetencijas, t.y. būsite paprašyti apibūdinti tikrų atvejų iš savo praktikos, kurioje parodėte savo intelekto savybes ir stebuklus. Reikia iš anksto prisiminti visas sudėtingas situacijas, prisiminti keletą gerų pavyzdžių. Paruoškite sąžiningus nesėkmių pavyzdžius. Jų taip pat gali būti klausiama apie juos, ir čia svarbu parodyti, kad klaidą ištaisėte pats;
  • yra absoliuti tikimybė, kad jie atliks situacinį pokalbį su jumis (remiantis atvejais). Jums bus pasiūlyta ir aprašyta situacija, panaši į tas, kurios gali susiklostyti praktikoje, todėl turėsite rasti tinkamą išeitį ir sprendimą. Štai tokių atvejų pavyzdžiai:

1 pratimas. Jūsų viršininkas keliauja į oro uostą, laikas ribotas ir staiga jis sužino, kad pasiklydo Mobilusis telefonas. Prieš tai buvo daug susitikimų ir jis tiksliai nežino, kur jį paliko, todėl vagystė yra įmanoma. Viršininkas jums skambina iš automobilio, iš savo vairuotojo telefono ir sako, kad laukia svarbių skambučių per artimiausias 30 minučių, bet telefono nėra. Jūsų veiksmai?

2 užduotis. Norint keliauti po Italiją, būtina išsinuomoti Porsche. Kaip galite sutaupyti pinigų?

3 užduotis. Vadovaudamiesi viršininko nurodymu, važiuojate automobiliu į skubų susitikimą su svarbiu partneriu ir skubėdami pažeidžiate kelių eismo taisykles. Kelių policija jus sustabdo, atima vairuotojo pažymėjimą ir iškviečia kelių policiją. Iki susitikimo liko minimalus laikas. Jūsų veiksmai?

Tikslas: testuoti reakcijos greitį (kaip greitai asmeninis asistentas sugeba pereiti į kitą žingsnį), problemos sprendimo būdus (savarankiškai, prašyti pagalbos asmeniniame lygmenyje, įtraukiant kitus žmones ir pan.).

Šios problemos sprendimo momentu atsiranda elgesio modelis sunki situacija- nustatomas veiksmų prioritetas (ar jūsų problemos sprendimas, ar atvykimas į susitikimą laiku), konfliktiškumo laipsnis (reikalausiu, skandaluosiu, įrodysiu), polinkis nukreipti atsakomybę (vadinsiu savo viršininkas/partneris ir paaiškinti situaciją, pasakysiu, kad nieko negaliu), kūrybiškumas, siūlomų sprendimų originalumas, alternatyvių sprendimų kiekis (versinis mąstymas), reikiamų įgūdžių ir patirties sprendžiant panašias situacijas buvimas .

4 užduotis. Vykstate vadovaudamiesi savo viršininko nurodymu pas partnerį, kurio nepažįstate, kad padovanotumėte jam dovaną (kurią pats viršininkas atsinešė į biurą didelėje gražioje dėžutėje). Turite įmonės adresą, partnerio, kuriam skirta dovana, telefono numerį, nurodytą dėžutės pristatymo laiką ir boso patvirtinimą, kad partneris yra ir laukia.

Atvykę sužinote, kad jūsų partneris ką tik išvyko į skubų susitikimą ir nežinia, kada jis grįš.

Jūs neturite daug laiko ir negalite laukti. Galima rinktis iš šių parinkčių:

  • palikti su dovana kitai užduočiai;
  • paskambinkite savo viršininkui ir gaukite nurodymus, ką daryti toliau;
  • įteikti dovaną sekretorei su prašymu perleisti ją partneriui iškart jam grįžus;
  • pasiūlykite savo sprendimus.

Tikslas: nustatant maksimalų pageidaujamą elgesio modelį siūlomoje laisvoje darbo vietoje. Atsiskleidžia savybės, kurios būsimam bosui visiškai nepriimtinos.

1 provokacija. Pokalbio pabaigoje kandidatui užduodamas klausimas: „Įvertinkite mane kaip pašnekovą balais nuo 1 iki 10“.

Tikslas: Toks pasiūlymas dažniausiai sukelia painiavą. Juk vienas dalykas yra įvertinti kokios nors įmonės paslaugų operatoriaus konsultaciją telefonu, o visai kas kita – pažvelgti žmogui į akis ir pasakyti, kad jis neatliko darbo. Taigi asmeninio asistento drąsa ir lojalumas išbandomas.

2 provokacija. Kas yra 17% iš 258 450? Atsakymo laikas – 3 sekundės.

Tikslas: išbandant atsparumą stresui, erudiciją, išradingumą, stebint asmeninio asistento veiksmus. Esant stresui, pokalbiams ir ribotam laikui, asmeniniai asistentai sutrinka („Kodėl turėčiau skaičiuoti? Aš ne buhalteris!“) ir iškart pasiduoda („Taip greitai nesuskaičiuosiu“).

  • reikia pagalvoti apie aprangos formą, nes... asistentas turi turėti nepriekaištingą stiliaus pojūtį. Būtina atrodyti išpuoselėtai ir tvarkingai, nes asistentas yra įmonės veidas, grandis tarp vadovo ir verslo partnerių, klientų ir darbuotojų.

Karjeros sėkmė tik 30% priklauso nuo profesinių įgūdžių. Lemiami 70% yra gebėjimas bendrauti su žmonėmis, maloniai ir konstruktyviai.

Vidinis sprendimas priimti darbuotoją priimamas per pirmąsias 40 bendravimo sekundžių (keturiasdešimt antroji taisyklė). Tai pats pirmas įspūdis, dėl kurio visi įspėjami. Ir nereikia galvoti, kad pirmas įspūdis – graži šukuosena, tvarkingas manikiūras ir stilingas sijonas iki kelių. Visa tai, žinoma, yra svarbu. Tačiau patyrusiam darbdaviui užteks vos dviejų sekundžių, kad pamatytų jus nuo batų iki plaukų šaknų. Liko 38 svarbūs momentai, kuriuos turite išnaudoti maksimaliai ir kurie lems jūsų sėkmę.

„KAIP ŽINOTI, AR AŠ TINKAMU ŠIAI PAREIGAI?

Siųsti savo gyvenimo aprašymą į viliojančią laisvą darbo vietą ar ne, kiekvienas sprendžia pats.

Bet jei iš dalies „neatitinkate“ iškeltų reikalavimų, patartina savo gyvenimo aprašymą siųsti ir gaišti laiką tik tuo atveju, jei atitinkate pagrindinius pareigoms keliamus reikalavimus.

Išskirkime svarbiausius „atitikimo momentus“, į kuriuos darbdavys vargu ar užmerks akis.

Patirtis. Daugeliu atvejų labai svarbu turėti tam tikrą patirtį. Reikalavimuose nurodydamas darbo panašiose pareigose trukmę, darbdavys skaičiuoja tam tikro kandidato įgytos kvalifikacijos lygį. Dvejus metus dirbantis asistentas neturės pakankamai patirties gerai atlikti reikiamas užduotis.

Didelė tikimybė susidomėti Jūsų CV, jei Jūsų darbo patirtis mažesnė nei reikalaujama, bet įgyta didesnėse įmonėse. Taip pat verta ypač pabrėžti savo pasiekimus ir pavestų užduočių atlikimo kokybę sudėtinguose projektuose.

Sfera. Tam tikros verslo specifikos išmanymas gali būti griežtas reikalavimas, jei asmeninis asistentas dalyvaus įvairiuose įmonės projektuose. Patikslinus funkcionalumą, bus aišku, ar tai tik noras, paremtas idealaus kandidato idėja. Gali būti svarstomi kandidatai iš panašių struktūrų, tačiau patirtis panašioje srityje būtų neabejotinas privalumas.

Įmonės dydis. Organizacinė struktūra, valdymo lygių skaičius, sąveika su padaliniais, sritimis, padaliniais, įmonės susijungimo ir diversifikavimo procesų buvimas, tiekėjų, klientų ir konkurentų rinkos lygis, buvimo sritys, apyvarta, pelnas, įmonės personalas - tai yra veiksniai, lemiantys asmeninio asistento bendravimo kokybę ir patirtį, jo supratimą apie verslo procesus, įsitraukimo į įmonės veiklą lygį. Tai lemia asistento profesionalumą.

Todėl, kaip taisyklė, didelės įmonės ieško asistento iš tokio pat didelio verslo, kitaip darbuotojas nebus efektyvus.

Kalbų mokėjimas. Tais atvejais, kai pareigos apima darbą tarptautinė kompanija arba daug bendrauji su užsienio kolegomis ar partneriais, Anglų kalba asistentui tai yra pagrindinis darbo įrankis. Jei jūsų kalbos žinios nepasiekia sklandaus lygio, nėra prasmės bandyti, pirmasis testas iškart patvirtins sugaišto laiko faktą.

Amžius. Akimirka jautri ir subtili. Kaip žinia, darbdaviams pareigų aprašymuose buvo uždrausta nurodyti kandidatų amžių (Rusijos Federacijos įstatymo 1991 m. balandžio 19 d. Nr. 1032-1 „Dėl įdarbinimo šalyje“ 25 straipsnio 6 punktas). Rusijos Federacija"; red. 2015 m. gruodžio 29 d.). Nepaisant teisinio draudimo, šis reikalavimas yra pagrindinis ir lemiamas, o jei vadovas yra pasiryžęs įdarbinti jauną patrauklią merginą,

tada vargu ar jis sutiks priimti priešpensinio amžiaus moterį. Deja, amžius yra dažniausia neoficiali atsisakymo priežastis. Kaip sužinoti, ar esate tinkamo amžiaus? Visų pirma, reikia būti atsargesniam: iš teksto ir užuominų žodžių dažnai aišku, kokiai amžiaus grupei ji skirta.

Yra toks modelis: jaunas vadovas pasirenka jauną padėjėją. Subrendęs viršininkas su žmona ir vaikais pasirenka brandų padėjėją. Brandžiam vadovui be žmonos, kaip taisyklė, padėjėjos amžius nėra svarbus. Išstudijuokite įmonės tinklalapį: dažniausiai ten yra informacijos, kuri padės apytiksliai suprasti vadovų amžiaus pageidavimus. Priešingai, jūsų gyvenimo aprašyme turėtų būti nurodyta jūsų gimimo data ir griežto verslo stiliaus nuotrauka.

PAklausa. ATLYGINIMAS. PERSPEKTYVOS

Asmeninio asistento poreikis gali iškilti:

  • kai įmonėje atsiranda du ar daugiau pavaldumo lygių;
  • jei vadovui reikia palaikyti daug kontaktų už įmonės ribų.

Tačiau rinkos realijos yra tokios, kad joks vadovas neapsieina be asmeninio asistento. Ir kuo rimtesnis verslas ir kuo didesnės įmonės užduotys, tuo didesnis asmeninio asistento poreikis (verslininkai puikiai supranta šio žmogaus svarbą tiek vadovui, tiek visai korporacijai).

Priklausomai nuo reikalavimų lygio ir užduočių įvairovės, asistentams mokamos skirtingos pinigų sumos:

  • $1500-2000 - standartinės sekretorės pareigos ir derinant biuro vadovo funkcijas;
  • 2000-3000 USD – be aukščiau išvardintų: pagalba kelionėms, administracinė pagalba, individualių asmeninių užduočių vykdymas;
  • 3000–5000 USD - be to, kas išdėstyta aukščiau: verslo projektų valdymas, pakeitimų įgyvendinimas, visiškas viršininko asmeninių reikalų tvarkymas, visų partnerių reikalų valdymas ir kontrolė;
  • 5000–6000 USD ar daugiau – be to, kas paminėta aukščiau: profesiniai įgūdžiai sporto treniruotės, kovos menų ir šaudymo kategorijos buvimas, asmeninis viršininko palydėjimas visuose susitikimuose.

Asmeninio asistento pareigoms karjeros augimo nėra. Tai tikrai aukščiausias administracinių kopėčių laiptelis. O vadovas tavęs niekur neleis – viršininkas protingą asmeninį asistentą vertina labiau nei aukščiausio lygio vadovus. Tačiau yra įdomus būdas, jei yra noras tobulėti šiose pareigose - maksimaliai padidinę savo profesines kompetencijas ir įgūdžius, plėsdami savo pareigų spektrą (pasirodydami geriausių asmeninių asistentų reitinguose), žinosite ir sugebėsite tai padaryti. daugiau ir atitinkamai jūsų pajamos bei statusas bus aukštesnis.

Asmeniniam asistentui rinkodaros srityje pravers bendravimo įgūdžiai su aukščiausiais įvairių įmonių pareigūnais, organizaciniai įgūdžiai, verslo dokumentacijos patirtis ir gebėjimas analizuoti situaciją. HR ir teisininkas yra dar kelios karjeros galimybės, tačiau jų reikės papildomas išsilavinimas, specializuoti kursai ir sunkus išsiskyrimas su viršininku, nes vadovas nepaleis savo vertingos padėjėjos.

Ambicingiausi tobulina savo valdymo įgūdžius (jei jie turi galimybę tai padaryti) ir planuoja savo tolimesnis vystymas vadovo pavaduotojo kėdę, tačiau tai pavieniai atvejai, kai viršininkas leidžia savo padėjėjui oficialiai užimti šias aukščiausias pareigas.

Atsakymai

1 pratimas. Nedelsdami atlikite persiuntimą sau, tada, kai skambinate, užblokuokite viršininko numerį ir gaukite naują SIM kortelę, bet tuo pačiu ieškokite pamesto telefono.

2 užduotis. Kelionėms po Italiją išsinuomoti „Porsche“ dienai kainuoja 2500 eurų, tačiau tą patį „Porsche“ už tuos pačius pinigus Vokietijoje galima išsinuomoti savaitei. Boso vairuotojas vyksta į Vokietiją, ten pasiima automobilį ir pristato viršininkui į Italiją. Italijoje viršininkas važinėja savaitę, tada palieka mašiną, o vairuotojas pakyla ir parveža atgal. Rezultatas – didžiulis sutaupymas.

3 užduotis. Keli galimi sprendimai.

4 užduotis. Pasirinkus pirmąjį variantą: iš tikrųjų užduotis nebuvo atlikta, o šis pasirinkimas apibūdina nesugebėjimą veikti netikėtomis aplinkybėmis.

Pasirinkus antrąjį variantą: yra noras bet kokiomis aplinkybėmis atlikti paskirtą užduotį, tačiau trūksta sumanumo ir išradingumo. Taip pat yra tendencija nukreipti atsakomybę.

Pasirinkus trečią variantą: yra noras įvykdyti užsakymą, bet pasekmės neskaičiuojamos, nes dovana skirta būtent partneriui, jau nekalbant apie galimą konfidencialumą.

1 provokacija. Nuo atsakymo (glostymas, komplimentai, nežymi kritika, sąžiningumas) priklausys, kaip asistentas dirbs su konkrečiu viršininku, atsižvelgiant į jo psichologinį tipą ir valdymo stilių, nes dažnai net menka kritika viršininkui yra nepriimtina.

2 provokacija. Pagrindinis dalykas atsakant į tokius klausimus – neatsisakyti iš karto atsakyti, netylėti, skaičiuojant mintyse ir kankinant kelias minutes. Gali:

  • paimkite popieriaus lapą ir apskaičiuokite procentą;
  • paimk mobilųjį telefoną ir suskaičiuok skaičiuotuvu;
  • pradėkite garsiai galvoti, kad 50% yra apytiksliai 130 000, 25% yra maždaug 65 000, o 17% yra maždaug 50 000. Tikslaus atsakymo niekam nereikia, bet kokioje situacijoje svarbu jūsų reakcija, minčių srautas ir išradingumas.

Dažnai kalbama apie jo vietą valdymo sistemoje, jo vaidmenį modernus verslas daug prirašyta, jos įtakos sfera plečiasi, o funkcionalumas kasmet vis sudėtingesnis. Tik jo statusas išlieka nepakitęs. Asistentas – kas jis? Ką jis daro? Kodėl jo nuolankus žmogus pritraukia tiek dėmesio?

Iš profesijos istorijos

Manoma, kad pirmieji draugai atsirado m Senovės Roma. Romėnų jurisprudencija, sukūrusi teisinių sandorių formules, turėjo jas pateikti tradicine rašytine forma. Pamažu mechaninis darbas su legalia medžiaga tampa ne tik savarankiškesnis ir kūrybiškesnis, bet ir beveik išskirtinis. Jos atstovai respublikos epochoje buvo scribaie ir išskirtioresetiniai notarai – raštininkai, kurie dalyvavo teisinės medžiagos pateikime į dokumentinę formą. Scribae tarnavo valstybės tarnyboje, kivételores et notarii – privačių asmenų tarnyboje. Rašytojų pareigas galėjo eiti tik Romos piliečiai, iš kurių nebuvo atimta pilietinė garbė, bet asmenys, patyrę gėdą. pilietines teises, neturėjo prieigos prie šios pareigos. Jų rinkimai buvo visam gyvenimui ir neapsiribojo tarnybos terminu, o pratęsiami jų įpėdiniams. Scribae už tam tikrą mokestį galėjo užleisti savo vietą kitam asmeniui.

Iš gabesnių raštininkų magistratai rinkdavo padėjėjus, kurių pareigos apėmė viešųjų dokumentų rengimą (tabulae publicae) ir viešųjų sąskaitų tvarkymą (rationes), dėl to jie buvo vadinami scribae librarii. Asistentai užėmė aukštą socialinę padėtį. Vienas iš amžių gelmių mums atėjusių vardų yra artimo senovės Romos imperatoriaus Augusto padėjėjo Meceno, vykdusio diplomatines, politines ir privačias užduotis, vardas. Dėl jo globos poetams, menininkams ir mokslininkams vardas „Mecenatas“ tapo įprastas.

Ką jie samdo asistentais?

Lyderis šiandien visų pirma yra lyderis, kuris išsiskiria intelektu, lanksčiu mąstymu, gebėjimu analizuoti ir žiūrėti į save, emocine branda, organizaciniais įgūdžiais ir nuostabiais rezultatais. Natūralu, kad toks lyderis negali egzistuoti vakuume. Jam reikia jungiamosios grandies, jo idėjų ir užduočių vedėjo, žmogaus, kuris pats imtųsi daugelio problemų sprendimo ir atleistų nuo rutinos naštos. Kuo sparčiau vystosi verslas, tuo didesnė įmonė ir sėkmingesnis vadovas, o tai reiškia, kad rimto asistento poreikis tampa neatidėliotinas.

Rinkdamasis asmeninį asistentą sėkmingas vadovas kelia aukščiausius reikalavimus ne tik savo išsilavinimui, profesinėms savybėms, darbo stažui, praktiniams įgūdžiams, bet ir asmeninėms savybėms.Asmeninis asistentas – tai ne tiek pareigos, kiek ypatingas patikimo asmens statusas. asmuo, kurio reikia vadovui. Asmeninis asistentas – profesionalus, atsakingas žmogus, galintis prisiimti didžiules pareigas palaikyti vadovo veiklą ir išlaisvinti jį nuo laiko gaišimo.

Sunku rasti tikrai profesionalų asistentą. Patyręs personalo atrankos specialistas į asmeninio asistento atranką žiūri su visa atsakomybe: jis net nesvarsto dažnai darbą keičiančių kandidatų pasiūlymų, neturinčių išsilavinimo, darbo patirties, o su gramatinėmis ir stilistinėmis klaidomis sudaryti gyvenimo aprašymai nesukels jo susidomėjimo.

Yra nuomonė, kad padėjėju gali būti nuo 25 iki 30 metų. Daugelis ekspertų labai skeptiškai žiūri į tokių ribų nustatymą. Didelio streso ir didelės koncentracijos reikalaujantis darbas kelia ypatingus reikalavimus profesionalumui, psichologiniam stabilumui, bendravimo įgūdžiams, kurie įgyjami vien per žinias, patirtį ir reputaciją. Štai kodėl į Pastaruoju metu Asmeninio asistento pareigos gerokai „subrendo“. Sutelkus dėmesį į objektyvių ir subjektyvių parametrų ir savybių rinkinį, patikimu asistentu galima laikyti asmenį, pasiekusį visišką asmeninę ir profesinę brandą. Žvelgiant iš šios perspektyvos, 30 metų nėra asistento karjeros pabaiga, o greičiau pradžia.

Dar visai neseniai asmeniniais padėjėjais tapo daugiausia dailiosios lyties atstovės. Šiandien vyriškas padėjėjas nebėra neįprastas dalykas– Jis išsiskiria kryptingumu, ryžtu ir emociniu santūrumu, pasižymi intelektu ir gebėjimu mąstyti strateginiu būdu. Savo ruožtu padėjėjos moterys yra atsparesnės stresui, geriau prisitaiko, dėl savo lankstumo subtiliau jaučia santykių niuansus, greitai randa išeitį iš keblios situacijos, yra dėmesingos smulkmenoms ir geba išklausyti, kantrus atliekant įprastus darbus. Todėl asistento pasirinkimas turėtų būti grindžiamas ne jo lytimi, o profesionalumu ir įgūdžių rinkiniu.

Išsilavinimo reikalavimai kandidatui į asmeninio asistento pareigas nėra per griežti: jis gali būti bet kurios srities specialistas, turintis aukštąjį išsilavinimą, svarbiausia, kad būtų kitų komponentų, būtinų šios pareigybės funkcionalumui atlikti. Dažniausiai asistentais sekasi humanitariniams mokslams – turizmo verslo, viešųjų ryšių ir vadybos dokumentacijos specialistams, istorikams, vertėjams, žurnalistams, filologams. Asistentas gali turėti techninį, ekonominį ar teisinį išsilavinimą – tokie specialistai dažnai turi analitinį protą, demonstruoja savo gebėjimus rengdami apžvalgas, ataskaitas ar kurdami projektus, atlieka padidinto sudėtingumo užduotis. Ir, žinoma, visada laukiamas išsilavinimas, atitinkantis įmonės profilį.

Kartu keliami asistento darbo patirties ir profesinių įgūdžių reikalavimai labai aukšti. Manantieji, kad asmeniniam asistentui pakanka turėti sekretorės įgūdžių – mokėti užsienio kalbą, naudotis kompiuteriu, turėti verslo laiškų rašymo ir komandiruočių organizavimo, bilietų užsakymo ir dalykinių susitikimų organizavimo patirties – klysta. Be visų pirmiau minėtų dalykų, asistentas privalo:

● turėti analitinį protą ir sisteminio loginio mąstymo gebėjimus;

● turėti gerą atmintį, greitą reakciją;

● būti darbštus, ištvermingas, atsparus stresui;

● turėti platų požiūrį, kompetentingą kalbą;

● mokėti prisiimti atsakomybę;

● turėti geras skonis;

● būti ištikimas savo vadovo korporatyviniams ir asmeniniams interesams.

Asistento pareigos

Pagrindinės vadovo padėjėjo pareigos yra šios:

● administracinė pagalba vadovui;

● vadovo darbo dienos planavimas, susitikimų ir lankytojų priėmimo koordinavimas ir organizacinis palaikymas;

● informacinė ir analitinė pagalba vadovui: reikiamos informacijos paieška ir apdorojimas; informacinės, analitinės ir pristatymo medžiagos, pranešimų ir kalbų, analitinių apžvalgų, ataskaitų ir kt. rengimas;

● vadovo dalykinės korespondencijos vedimas;

● susirinkimų, tarybų, vadovo rengiamų posėdžių rengimas, dalykinių susitikimų/derybų rezultatų įforminimas;

● dalyvavimas derybose, dalykiniuose susitikimuose, priėmimuose; lydėti vadovą susitikimuose, išvykose ir pan.;

● komandiruočių ir susitikimų organizavimas ir aprūpinimas (optimalių maršrutų logistika, bilietų, viešbučio kambarių, pervežimų užsakymas; vizų palaikymas; registracija dalyvauti konferencijose ir seminaruose; laisvalaikio organizavimas);

● ryšių palaikymas su įmonių, įmonių, organizacijų, valdžios ir administracinių įstaigų atstovais sprendžiant klausimus, kuriems nereikia tiesioginio vadovo dalyvavimo; dokumentų ir informacijos gavimas iš valdžios ir valdymo organų vadovo vardu;

● vertimai žodžiu ir raštu, kalbos pagalba verslo deryboms ir susitikimams;

● pristatymų ir protokolinių renginių organizavimas, reprezentacinė veikla;

●išlaidų ataskaitų rengimas;

● asmeninių vadovo pavedimų vykdymas.

Šis sąrašas nėra išsamus, asistento pareigos konkrečioje įmonėje gali skirtis.

Apie pasitikėjimą

Pasitikėjimo klausimas yra pats kertinis akmuo, pagrindas, ant kurio pastatyta visa santykių sistema „asistentas – lyderis“. Daugeliui vadovų asistentas yra ne tik pasitikėjimo žmogus, žinių paslapties atidengtas žmogus, bet ir kone šeimos narys. Pasitikėjimo lygis kartais būna toks didelis, kad jam patiki konfidencialią informaciją, banko sąskaitų numerius, mokėjimo korteles ir PIN kodus, didelius pinigų sumos, seifų kodai, įmonės antspaudai ir asmeninės paslaptys. Būtent todėl daugelis padėjėjų užtikrina ne tik vadovo tarnybinės veiklos organizavimą, bet ir sprendžia jo šeimos bei namų problemas: perka dovanas šeimos nariams, užsako krepšelius gėlių artimiesiems, atrenka namų darbuotojus, organizuoja vaikų šventes ir kt.

Svarbu atsiminti, kad pasitikėjimas suteikiamas asistentui, kuris:

● meistriškai įvaldo dalykinio bendravimo įgūdžius;

● moka išgirsti ir klausytis;

● išlaiko pavaldumą;

● išlaiko neutralumą ir konfidencialumą;

● išlaiko pusiausvyrą tarp pasitikėjimo ir atitikties, turi savo nuomonę, yra pasirengęs ginti savo poziciją, tačiau puikiai supranta, kada reikia ir kur reikia trauktis.

Profesijos pliusai ir minusai

Pradėkime nuo to, kur jie paprastai baigiasi, kukliai palikdami tai „vėliau“ - nuo darbo užmokesčio klausimo. Labai aukšti reikalavimai kandidatams į laisvą „asmeninio vadovo padėjėjo“ vietą, taip pat rimti pretendentų pasiūlymai gerokai pakėlė atlyginimo lūkesčių ir pasiūlymų kartelę. Maskvoje apytikslis vidurkis darbo užmokestis vadovo padėjėjui svyruoja nuo 40 iki 60 tūkstančių rublių, regionuose - nuo 20 iki 30 tūkstančių. Darbo patirtis, rekomendacijos, užsienio kalbų mokėjimas leidžia kandidatui pretenduoti į didesnį atlygį.

Kasdienė vadovavimo patirtis, didėjantis atsakomybės lygis, besikeičiantis sprendžiamų užduočių pobūdis leidžia asistentui įgyti neįkainojamų žinių šiose pareigose. Asistentas – tai pareigos, apimančios nuolatinį augimą ir savirealizaciją, asmeninių savybių, gebėjimų ir gabumų tobulinimą; atveria realias profesinės veiklos perspektyvas. Atsižvelgiant į visa tai, profesionalus asistentas ateityje gali pretenduoti bent į sekretoriato, biuro, verslo vadybos vadovo pareigas, tačiau galima ir kitokia įvykių raida - vykdomasis, administracinis, generalinis direktorius. arba organizuoti savo verslą.

Bet kurios profesijos minusas yra kaina, kurią mokame už profesinių įgūdžių įsisavinimą. Padėjėjo darbo diena trunka ilgiau nei vadovo darbo diena, todėl dažnai prasideda anksti ryte ir baigiasi vėlai vakare. Be to, asmeninis asistentas savo viršininkui turi būti pasiekiamas beveik visą parą. Jei vadovas turi tik vieną padėjėją, kartais sunku net pasiimti laisvą dieną ar išvykti atostogų – asistentą griežtai riboja jo vadovo atostogų limitai.

Be to, esami santykiai, komandinis darbas ir asmeninis prisirišimas prie vadovo dažnai prieštarauja norams ir siekiams ką nors pakeisti, todėl padėjėjas tampa konkretaus pareigūno, taigi, ir profesijos įkaitu.

Asistento pareigos turi būti vertinamos kaip starto aikštelė, o jo karjera ir asmeninis augimas priklauso nuo ryžto, aiškaus savo galimybių, norų ir įdėtų pastangų suvokimo.

Vardas istorijoje

Asmenų, palikusių pėdsaką pasaulio politikos, kultūros, mokslo, diplomatijos istorijoje, pavardes žino visi, tačiau jų padėjėjų, prisiėmusių sunkaus ir kartais nedėkingo darbo, prisidėjusio prie daugelio laimėjimų gimimo, pavardės istorija ne visada išsaugoma palikuonims.

Pavelas Ivanovičius Jagužinskis ( 1683–1736) – Petro I padėjėjas, valstybės veikėjas ir diplomatas. Veiklus ir energingas žmogus, nuo 1701 m. tapo nuolatiniu Petro I palydovu visuose žygiuose ir kelionėse į užsienį, visur atsidūrė savo vietoje ir pelnė caro palankumą. IN skirtingi metaiėjo Senato generalinio prokuroro, įgaliotojo ministro prie Lenkijos Seimo Gardine, kabineto ministro pareigas, buvo pasiuntiniu Vienoje, ambasadoriumi Berlyne. Petras I ne kartą patikėjo jam svarbias diplomatines misijas. Pavelas Ivanovičius vedė labai sunkias derybas su Danijos ir Prūsijos karaliais. Jagužinskis, kaip asmeninis caro patikėtinis, be išimties dalyvavo visuose Europos kongresuose. Įskaitant todėl, kad jis kalbėjo angliškai, vokiškai, ispaniškai ir prancūzų kalbos, jau nekalbant apie lenkiškas ir lietuviškas. Imperatorius neklydo pasirinkdamas generalinį prokurorą. Jagužinskis uoliai ir labai operatyviai vykdė visus Petro I nurodymus. Jis niekada neatidėliojo vykdymo, kaip dažnai praktikavo kiti didikai, ir, gavęs bet kokią užduotį, per dieną ar dvi pranešdavo Petrui I apie rezultatus.

Jagužinskį tarnyboje stebėję amžininkai vieningai vertino: „Išryškus vyras, netaisyklingo veido, bet išraiškingas ir gyvas, laisvo būdo, kaprizingas, išdidus, protingas ir labai aktyvus; per vieną dieną jis padarė tiek, kiek kitas negalėjo padaryti per savaitę“.

Petras Petrovičius Konovnicynas(1764–1822) – Michailo Kutuzovo padėjėjas, generolas adjutantas, grafas.Neįprastai drąsus ir aistringas kariniams reikalams Piotras Petrovičius buvo tuo pat metu puikus personalo darbuotojas, nepaprastai tvarkingas, darbštus ir punktualus.

Amžininkai jį įvertino kaip „nepaprastą Rusijos prigimties tipą“. Pasitraukus iš Maskvos, Kutuzovas paskyrė Konovnicyną Rusijos armijos štabo generolu, ant kurio pečių gulėjo didžiulė organizacinio darbo kariuomenėje našta: tiekti amuniciją ir maistą, tiekti pašarus ir vaistus, uniformas ir transportą. Šis paskyrimas nebuvo atsitiktinis: Michailui Illarionovičiui, atsižvelgiant į bendrą sumaištį po Maskvos praradimo, šalia reikėjo subalansuoto ir tvirto žmogaus. Be to, sąžiningas Konovnicynas tarsi neutralizavo prieš Kutuzovą intriguojantį štabo viršininką L. Bennigseną. Nuo to laiko Piotras Petrovičius tapo pirmuoju vyriausiojo vado pranešėju, per jį ėjo visa Kutuzovo kovinė korespondencija su jam pavaldžiais kariniais vadovais.

1815–1819 m Konovnicynas ėjo karo ministro pareigas, nuo 1819 m. - Valstybės tarybos narys, karinių mokymo įstaigų vadovas, Peidžo ir kitų kariūnų korpuso bei Carskoje Selo licėjaus vyriausiasis direktorius.

Charlesas Maurice'as Talleyrandas-Périgordas (1753–1838) – Napoleono Bonaparto, iškilaus prancūzų vado ir valstybės veikėjo, padėjėjas. Su jo vardu siejama ištisa era: karališkoji valdžia, revoliucija, Napoleono imperija, atkūrimas, liepos revoliucija. Likimas siejo šiuos žmones 14 metų. Napoleonas įvertino Talleyrandą: „Jis yra intrigų, didelio amoralumo, bet puikaus sumanumo žmogus ir, žinoma, pajėgiausias iš visų ministrų, kuriuos turėjau“. Talleyrand tapo visų prancūziškų ir beveik visų užsienio ordinų savininku. Dar 1807 m., Napoleono galios viršūnėje, Talleyrand'as svarstė, kiek ilgai truks imperatoriaus triumfas. Būdamas rafinuotas politikas, Talleyrand'as pajuto, kad laikas pasitraukti ir paliko ministro postą. Patyręs diplomatas neklydo numatęs Napoleono žlugimą. Diplomatijos stebuklus rodantis Talleyrandas įtikino sąjungininkus užleisti sostą ne Napoleono įpėdiniams, o karališkajai šeimai – Burbonams ir, vėl atsidūręs palankioje padėtyje, trečią kartą tapo užsienio reikalų ministru ir vyriausybės vadovu. .

Aleksejus AndrejevičiusArakčejevas(1769–1834) – trijų carų – Pauliaus I, Aleksandro I, Nikolajaus I – padėjėjas.

Jis tarnavo Gatčinos garnizone, kuris buvo perduotas visiškai carevičiui Pavelui Petrovičiui, būsimam imperatoriui Pauliui I. Vienoje iš šių peržiūrų vykdomąjį leitenantą Arakčejevą pastebėjo būsimas imperatorius. Netrukus Arakčejevas tapo rūmų komendantu, jis rūpestingai ir stropiai elgėsi su savo pareigomis – budėjo bet kuriuo paros metu. Valdant Pauliui I, sulaukęs 28 metų, Aračejevas pakilo iki Sankt Peterburgo komendanto laipsnio ir gavo barono herbą, į kurį, imperatoriui leidus, įrašė šūkį: „Išdavė be meilikavimo. “ Valdant Aleksandrui I, jis pradėjo plačiai steigti karines gyvenvietes, kurių kūrimo idėja jau seniai kamavo jo mintis; nuo 1815 m. jis iš tikrųjų sutelkė savo rankose Valstybės tarybos, Ministrų komiteto ir jo vadovavimą. Imperatoriškosios Didenybės nuosava kanceliarija ir buvo vienintelis caro pranešėjas daugelyje departamentų. Nuo 1817 m., valdant Nikolajui I, ėjo vyriausiojo karinių gyvenviečių vado pareigas. Arakčejevas atsisakė dalyvauti malšinant dekabristų sukilimą, už kurį jį atleido Nikolajus I.

Friedrichas Engelsas(1820–1895) – Karlo Markso, vieno iš mokslinio komunizmo pradininkų, padėjėjas. 1844 m. Paryžiuje įvykęs susitikimas su Marksu pažymėjo kūrybinio bendradarbiavimo, trukusio iki Markso mirties, pradžią. Engelsas aktyviai dalyvavo „Komunistų sąjungos“ organizavime ir veikloje, kartu su Marksu parašė sąjungos programą – „Manifestą“. komunistų partija„ir išleido „Naująjį Reino laikraštį“, 1849 m. dalyvavo ginkluotame sukilime pietvakarių Vokietijoje. Gavęs palikimą iš savo tėvo, Engelsas teikė Marksui nuolatinę finansinę pagalbą. Kartu su Marksu vadovavo Pirmojo internacionalo veiklai. Po mirties jis pradėjo leisti Kapitalo tomus, galutinį tekstą sudarydamas iš Markso rankraščių juodraščių.

Nikolajus Konstantinovičius Rerichas(1874-1947) – rusų menininkas, filosofas, mokslininkas, rašytojas, keliautojas, visuomenės veikėjas, politikas. Nutapė apie 7000 paveikslų ir sukūrė beveik 30 literatūros kūrinių, Tarptautinės meno ir meno apsaugos sutarties autorius ir iniciatorius. mokslo institucijose ir istoriniai paminklai (Rericho paktas), tarptautinio kultūros apsaugos judėjimo įkūrėjas. Būdamas 24 metų jis tapo Imperatoriškosios menų skatinimo draugijos muziejaus direktoriaus pavaduotoju ir kartu meno žurnalo „Menas ir meno industrija“ redaktoriaus padėjėju. Po trejų metų jis užėmė Imperatoriškosios menų skatinimo draugijos sekretoriaus pareigas.

Jevgenijus Petrovičius Petrovas (Katajevas)(1903–1942) – rusų prozininko Iljos Ilfo asistentas, rašytojas. Kartu su I. Ilfu parašė itin populiarius romanus „Dvylika kėdžių“ ir „Aukso veršis“. 1932–1937 metais Ilfas ir Petrovas rašė feljetonus laikraščiui „Pravda“, tuo metu keliavo po JAV, kurių rezultatas buvo bendra knyga „Vienaaukštė Amerika“.

Kūrybinį rašytojų bendradarbiavimą nutraukė Ilfo mirtis 1937 m. Petrovas prisijungia prie laikraščio „Pravda“ ir rašo filmų scenarijus.

Didžiojo Tėvynės karo metu dirbo laikraščių „Pravda“, „Krasnaya Zvezda“, „Sovinformburo“ korespondentu. Apdovanotas Lenino ordinu.

Igoris VasiljevičiusKurchatovas(1902–1960) – fiziko Abramo Fedorovičiaus Ioffe padėjėjas, iškilus fizikas, SSRS mokslų akademijos akademikas, pirmasis ir ilgametis sovietinės branduolinės programos vadovas.

Kurchatovas organiškai sujungė fiziko ir organizatoriaus gabumus. Būtent jį pasirinko akademikas A.F. Ioffe'as, gavęs leidimą savo institute organizuoti branduolinės fizikos katedrą ir rekomendavo paskirti Kurchatovą atominės programos vadovu – ir tai iš esmės lėmė greitą branduolinių ginklų kūrimo sėkmę. 1943 m. Igoris Vasiljevičius įkūrė ir jam vadovavo institutas, kuris vėliau tapo žinomas kaip institutas. atominė energija SSRS mokslų akademija. Jam vadovaujant Maskvoje buvo pastatytas pirmasis ciklotronas, pirmasis Europoje atominis reaktorius, pirmoji sovietinė atominė bomba, pirmoji pasaulyje termobranduolinė bomba, pirmoji pasaulyje pramoninė atominė jėgainė ir didžiausias valdomų termobranduolinių reakcijų tyrimų įrenginys. 104 elementas Periodinė elementų lentelė Mendelejevas jo garbei pavadintas Kurchatovium.

Jurijus Michailovičius Baturinas(g. 1949 m.) – Rusijos Federacijos prezidento padėjėjas, Rusijos politikas, mokslininkas (teisininkas ir politologas), kosmonautas (382-asis pasaulio kosmonautas ir 90-asis Rusijos kosmonautas), Rusijos Federacijos didvyris, sąjungos sekretorius Rusijos Federacijos žurnalistai.

Nuo 1993 iki 1994 m dirbo Rusijos prezidento padėjėju teisės klausimais, 1994–1996 metais – nacionalinio saugumo klausimais, 1996–1998 metais – Rusijos prezidento padėjėju. 1998 m. buvo paskirtas bandomojo kosmonauto pareigas Rusijos valstybiniame kosmonautų mokymo tyrimų centre. Yu.A. Gagarinas. Nuo 2000 m. – Kosmonautų korpuso vado pavaduotojas tyrimams ir bandymams. Tai pirmas kartas, kai civilis buvo paskirtas į administracines pareigas kariniame kosmonautų būryje, kuris yra TsPK būrys. Nuo 2008 m. – Mokslo tarybos prie Rusijos Federacijos Saugumo Tarybos narys.


M.E. Tarasova,
organizacinės ir administracinės tarnybos vadovas
UAB „NK Rusneftekhim“.

Vadovo padėjėjas yra pareigos, kurios yra beveik bet kurios Rusijos didelės ar vidutinės įmonės personalo struktūroje. Dažnai į šias pareigas einančius specialistus žiūrima kaip į sekretores, kurių funkcijų ir pareigų spektras labai ribotas. Bet tai yra visiškai neteisingas požiūris į nagrinėjamos pozicijos specifiką. Vadovo padėjėjui gali būti suteiktos pačios įvairiausios galios. Reikalavimai jo kvalifikacijai ir kompetencijai gali būti labai aukšti. Kokia yra aptariamos pareigybės specifika? Kokios yra tipiškos vadovo padėjėjo teisės ir pareigos Rusijos įmonėje?

Pozicijos specifika

Kokios tai pareigos - „vadybininko padėjėjas“? Kokios yra tokio darbuotojo pareigos? Daugeliu atvejų pozicija „vadybininko padėjėjas“ reiškia sekretorių. Retais atvejais ši frazė žymi direktoriaus pavaduotojo pareigas – tačiau tai, kaip taisyklė, būdinga mažoms įmonėms. Daugiau ar mažiau didelėse įmonėse asmeninio vadovo asistento pareigos susiaurina daugiausia iki sekretoriaus funkcijų. Kuris tiksliai? Visų pirma, tai biuro darbas, darbas su korespondencija, problemų, susijusių su įvairių susitikimų ir kitų renginių, kuriuose tiesiogiai dalyvauja įmonės vadovas, organizavimu sprendimas. Į vadovo sekretorės (padėjėjos) pareigas taip pat beveik visada įeina atsiliepti į telefono skambučius biure.

Kai kuriais atvejais atitinkama pozicija yra diferencijuojama į keletą tipų. Taigi sekretorės, kurios atlieka pirmiausia techninį darbą – priima skambučius, tvarko korespondenciją ir pan., vadinamos asistentais. Savo ruožtu tie specialistai, kurie yra atsakingi už renginių organizavimą ir biuro darbą, vadinami biuro vadovais. Manoma, kad tokiose pareigose kaip vadovo padėjėjo pareigos ir įgaliojimai yra platesni, palyginti su įprastomis sekretoriaus pareigomis. Visų pirma tai gali būti išreikšta asmeninio buvimo poreikiu renginiuose, kuriuose dalyvauja vadovas – įmonių vakarėliuose, verslo derybose, šventėse. Tokiu atveju asistentas gali būti atsakingas už vadovo parengtus pristatymus arba už jo viršininko dalyvavimo renginyje įvaizdžio komponentą. Galima pastebėti, kad darbo knygose vadovo padėjėjo pareigos dažniausiai įvardijamos kaip „sekretorius“.

Reikalavimai vadovo padėjėjui

Panagrinėkime tokį aspektą kaip tipinius reikalavimus kandidatams į „vadovo padėjėjo“ pareigas. Pareigos, kurias tikimasi atlikti atitinkamas pareigas einančio darbuotojo, reikalauja tam tikrų įgūdžių ir kvalifikacijos. Jų konkretų sąrašą daugiausia lemia sekretorės veiklos darbo specifika. Taigi, jei vadovo padėjėjo veikla pirmiausia atitiks vadovo pareigas, tai reikalavimai šiuo atveju nebus tokie griežti: vidurinis išsilavinimas, minimali darbo patirtis, pagrindiniai darbo kompiuteriu ir biuro įranga įgūdžiai. Savo ruožtu, jei vadovo padėjėjo kompetencija apima kai kurias vadovavimo funkcijas, tuomet reikalavimų sąrašas šiuo atveju bus didesnis, o darbo pareigos pareikalaus aukštesnio kandidato į sekretorės pareigas kvalifikacijos.

Tipiškas įgūdžių rinkinys, kurį daugeliu atvejų turėtų turėti vadovo padėjėjas: bendrų užsienio kalbų mokėjimas, populiarių kompiuterines programas darbui su dokumentais, vaizdais, pristatymais. Svarbus vadovo padėjėjo kvalifikacinių reikalavimų aspektas yra asmeninės savybės. Tai mandagumas, dėmesingumas, geranoriškumas, atsakingumas ir pasirengimas spręsti naujas problemas. Daugelyje organizacijų pageidaujamas kandidato į vadovo padėjėjo pareigas amžius yra 18–35 metai. Tačiau, žinoma, yra įmonių, kurios ypač vertina darbuotojo patirtį, todėl noriai samdo gerokai vyresnius žmones.

Daugelis įmonių tuo pačiu metu nori samdyti specialistus be puiki patirtis. Tai gali lemti verslo segmento, kuriame veikia įmonė, specifika. Kai kuriais atvejais geriau mokyti darbuotoją dirbti įmonėje, kuri, palyginti, nuo nulio atidarė pirmąją Rusijos mikroprocesorių gamybą išmaniesiems telefonams ir planšetiniams kompiuteriams, pasinerdama į visus būtinus tokio aukštųjų technologijų verslo niuansus. segmentą, nei bandyti paaiškinti patyrusiam žmogui, kad seni užduočių sprendimo metodai kai kuriais atvejais neveikia.

Pagrindinės atsakomybės

Leiskite mums išsamiau apsvarstyti pareigas, būdingas tokiai vadovo padėjėjo pareigai. Aukščiau pažymėjome, kad tai daugiausia susiję su sekretoriaus funkcijomis. Tačiau taip būna ne visada. Dažnai atsitinka taip, kad įmonės vadovo padėjėjas, ypač jei kalbame apie didelę organizaciją, dalyvauja priimant svarbiausius valdymo sprendimus. Jis gali lydėti derybas, kuriose dalyvauja viršininkas – ir ne tik techniniu aspektu, bet ir įsijungti į atitinkamus dialogus, išsakyti nuomonę ir patarimus.

Kai kuriais atvejais vadovas gali pavesti kai kurias savo funkcijas savo padėjėjui, pavyzdžiui, informuoti įmonės komandą apie bet kokius svarbius dalykus. valdymo sprendimai. Žinoma, aptariamas pareigas einantis darbuotojas dažnai atlieka darbą, susijusį su viršininko veiklos komforto užtikrinimu – siekiant užtikrinti, kad jo biure būtų optimalus mikroklimatas, visada yra, galima sakyti, šviežios arbatos, kad pagrindinė vadovo naudojama įranga yra stabili.veikia.

Darbinis režimas

Taigi, dabar žinome, kokios yra darbo pareigos, apibūdinančios tokias vadovo padėjėjo pareigas. Kita mūsų užduotis yra ištirti darbuotojo darbo režimo ypatumus atitinkamose pareigose. Žinoma, bendru atveju padėjėjas savo pareigas atlieka pagal Darbo kodekso nustatytą grafiką, tai yra 8 valandų darbo dienos ribose, 5 dienas per savaitę. Tačiau praktiškai galimi reikšmingi nukrypimai nuo atitinkamo režimo. Panašūs scenarijai gali būti būdingi tokioms pareigoms kaip vadovo padėjėjas, turintis papildomų pareigų.

Faktas yra tas, kad šiose pareigose dirbantis specialistas gali būti įtrauktas ne tik į savo įmonės reikalus, bet ir sprendžiant problemas, tiesiogiai nesusijusias su vidine įmonės veikla. Taigi į komandiruotes, į seminarus, konferencijas gali būti siunčiamas atitinkamus įgaliojimus turintis asistentas. Darbuotojas taip pat gali atlikti tam tikras tarpininko pareigas tarp savo vadovo ir kitose organizacijose dirbančių vadovų – pavyzdžiui, dokumentų srauto ar bendrų projektų įgyvendinimo klausimais. Darbo grafikas sprendžiant tokias problemas, žinoma, gali būti toli gražu ne toks, koks numatytas Darbo kodekse. Tiesą sakant, jis tampa nereguliarus, dažnai ilgesnis nei standartinės 8 valandos.

Pažiūrėkime, kaip gali atrodyti vadovo padėjėjo pareigybės aprašymas. Atitinkamo dokumento struktūra, kaip taisyklė, prasideda nuo bendrųjų nuostatų. Jie gali nurodyti, kad vadovo padėjėjas priklauso specialistų kategorijai. Taigi jau vietinio teisės šaltinio lygmeniu įmonė gali užfiksuoti faktą, kad asmuo, einantis atitinkamas pareigas, nėra vadovas (ne direktoriaus pavaduotojas). Greičiausiai – sekretorė ar, pavyzdžiui, asmeninis vadovo asistentas, turintis papildomų pareigų.

Asistento pareigybės aprašymas: bendrosios nuostatos

Į " Bendrosios nuostatos» Pareigybės aprašyme taip pat gali būti formuluotė, atspindinti specialisto kvalifikacijos reikalavimus. Pavyzdžiui, kurį turėtų turėti vadovo padėjėjas profesinis išsilavinimas ir šiek tiek darbo patirties. Kartais toje pačioje pareigybės aprašymo dalyje nurodoma verslo sritis, kurioje pageidautina, kad asmuo turėtų veiklos vykdymo patirties.

„Bendrosios nuostatos“ nustato pagrindines darbuotojo kompetencijas. Jie gali būti išreikšti reikalavimais žinioms apie įmonės valdymo struktūrą, vidaus ir užsienio politika samdančioji įmonė, įmonės bendravimo su institucijomis ir kitomis organizacijomis principai, biuro darbą apibūdinantys standartai, dalykinės komunikacijos taisyklės, taip pat įmonės vidaus darbo reglamentas.

Asistento darbo pareigos

Kitas svarbus instrukcijų skyrius yra „Darbo pareigos“. Kokia jo specifika? IN šį skyrių Daugiausia fiksuojamos vadovo padėjėjo funkcinės pareigos. Tai galėtų būti: viršininko darbo dienos planavimas (kalbant apie susitikimus, skambučius, pokalbius), organizavimas Techninė pagalba vadovo darbas (transporto užsakymo, dalykinių susitikimų organizavimo atžvilgiu), dalyvavimas komandiruotėse, dalykinėse derybose, protokolų ir kitų dokumentų tvarkymas, įmonių vadovų sąveikos su kitomis įmonės struktūromis užtikrinimas, ryšių su valstybinėmis įstaigomis palaikymas.

Asistento teisės

Pareigybės aprašyme visada nurodomos teisės, kurias turi vadovo padėjėjas. Pareigos, kurias numato pareigybės specifika, visada papildo atitinkami pageidavimai. Taigi, kokias teises turi darbuotojas, eidamas atitinkamas pareigas? Įdomu tai, kad įmonės vadovo padėjėjo pareigos su jomis gana koreliuoja. Pavyzdžiui, teisė pasirašyti ir patvirtinti tam tikrus dokumentus atsiranda dėl būtinybės periodiškai dirbti su tokiais šaltiniais. Kitos atitinkamas pareigas einančio darbuotojo teisės pavyzdys – reikalauti iš tiesioginės vadovybės, taip pat iš kitų įmonės specialistų, reikalingos informacijos įtraukimui į dokumentus. Vadovo padėjėjas taip pat turi teisę reikalauti, kad viršininkas sudarytų patogias darbo sąlygas. Asmens, einančio atitinkamas pareigas, darbo pareigos gali būti periodiškas dokumentų siuntimas ir gavimas – ir šios procedūros turi būti atliekamos naudojant įvairias technines priemones. Sekretorius turi teisę tikėtis visiškos prieigos prie tokių.

Asistento atsakomybė

Taigi, išstudijavome, kokios yra vadovo padėjėjo pareigos, kokios gali būti jo teisės. Tačiau daugumoje pareigybių aprašymai Aptariamo profilio specialistams yra dar vienas skyrius - „Atsakomybė“. Kokia formuluotė jame gali būti? Vadovo padėjėjas dažniausiai atsako už: netinkamą pareigų, numatytų atitinkamose instrukcijose, atlikimą, tačiau neperžengiant Rusijos Federacijos darbo kodekso nustatytų ribų; nusikaltimus, kuriuos jis padarė vykdydamas savo veiklą - vėlgi, neperžengiant Rusijos įstatymų ribų; už žalos įmonei padarymą - neviršijant Rusijos Federacijos darbo ir civilinio kodekso bei kitų teisės šaltinių nustatytų ribų.

Santrauka

Taigi, išstudijavome tokių vadovo padėjėjo pareigų specifiką, pareigas ir reikalavimus, būdingus šiai pareigai įmonės personalo struktūroje. Atitinkamą darbą atliekantis specialistas dažniausiai atlieka sekretoriaus funkcijas, tačiau gali turėti žymiai platesnius įgaliojimus. Retais atvejais sąvoka „vadovo padėjėjas“ atitinka direktoriaus pavaduotojo pareigas, tačiau tai būdinga daugiausia mažoms įmonėms.

„Klasikiniu“ posakio „vadybininko padėjėjas“ aiškinimu atitinkamas pareigas einančio žmogaus darbas gali būti artimas asistento, klerko ar, pavyzdžiui, biuro vadovo funkcijoms. Vadovo padėjėjo darbo knygoje greičiausiai bus įrašas „sekretorius“ arba „asistentas“, nors, žinoma, daug kas priklauso nuo konkrečioje organizacijoje priimtų įmonės standartų.

Daugumos Rusijos įmonių vadovų veiklai būdingas poreikis kviesti į darbą atitinkamo profilio specialistus. Efektyvus aukščiausio lygio vadovo darbas priklauso nuo to, kaip gerai jo padėjėjas išspręs jo problemas – iš pažiūros antraeiles praktinio įmonės valdymo požiūriu, bet iš tiesų itin reikšmingas organizacijai. Komandos, kuriai vadovauja įmonės vadovas, komunikacijos struktūroje svarbiausias yra sekretorės darbas.

Atminkite, kad daugelis įmonių vienu metu skiria kelis direktoriaus padėjėjus. Tačiau kiekvieno statusas ir galios gali skirtis. Vienas specialistas gali būti atsakingas už sekretoriaus funkcijas, kitas – biuro vadovas, trečias – lydėti vadovą renginiuose. Tuo pačiu metu personalo vadovai gali praktikuoti darbuotojų pakeičiamumą atitinkamose veiklos srityse.

Įkeliama...Įkeliama...