Osnove kancelarijskog rada i toka rada ukratko. Istorija kancelarijskog rada. Postoje tri oblika organizacije kancelarijskog rada: centralizovani, decentralizovani i mešoviti

1. UVOD U POSLOVNU PROIZVODNJU

1. Dokument u kontrolnom sistemu.

2. Osnovni koncepti kancelarijskog rada i toka posla.

3. Istorija razvoja kancelarijskog rada u Rusiji.

1.1. DOKUMENT U SISTEMU UPRAVLJANJA

Glavni način evidentiranja i prenošenja upravljačkih i drugih informacija u sistem upravljanja je dokument, a od kvaliteta donesenih odluka, a samim tim i ukupnog rezultata rada bilo koje institucije u najširem smislu riječi, u velikoj mjeri zavisi koliko je efikasno organizovana dokumentarna podrška. Ispravna dokumentarna podrška rada u ustanovi zasniva se na odgovarajućoj regulativnoj i metodološkoj osnovi - skupu pravnih akata organizacione, instruktivne, metodološke prirode. Regulatorni i metodološki dokumenti za kancelarijski rad u svakoj instituciji izrađuju se na osnovu relevantnih zakonskih i podzakonskih akata.

V u skladu sa Federalnim zakonom „O informisanju, informatizaciji

i zaštita informacija“ od 20.02.1995. 24-FZ (čl. 5) dokumentacija (tj. kreiranje dokumenata) je preduslov za uključivanje informacija u informacione izvore. Takođe se navodi da se dokumentacija sprovodi na način koji propisuju državni organi nadležni za organizovanje kancelarijskog rada, standardizaciju dokumenata i njihovih nizova. Državna regulativa se odnosi ne samo na oblast dokumentacije, već i na organizaciju rada sa dokumentima.

Državnu regulaciju kancelarijskog rada provodi Federalna arhivska služba Rusije (Rosarkhiv), koja, u skladu sa Pravilnikom o Arhivskom fondu Ruske Federacije (odobrena Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 17. marta 1994. , br. 552) i Pravilnika o Federalnoj arhivskoj službi Rusije (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 28. decembra 1998. br. 1562) vrši međusektorsko organizaciono i metodološko vođenje i kontrolu nad organizacijom. dokumenata u kancelarijskom radu organa savezne vlasti, koordinira razvoj sistema državnih kancelarija i jedinstvenih sistema dokumentacije.

Komitet Ruske Federacije za standardizaciju, metrologiju i sertifikaciju (Gosstandart Rusije) vrši državno upravljanje standardizacijom, uključujući rad na objedinjavanju i standardizaciji dokumenata i sistema dokumentacije, razvoj, implementaciju i održavanje sveruskih klasifikatora tehničkih , ekonomske i društvene informacije.

Vlada Ruske Federacije, savezna izvršna tijela odgovorna su za organizaciju dokumentacijske podrške u izvršnim tijelima, izradu relevantnih regulatornih pravnih akata.

1.2. OSNOVNI KONCEPTI POSLOVNE PROIZVODNJE I DOKUMENTACIJE.

Upravljanje bilo kojim preduzećem- ovo je informacioni proces u kojem se informacije primaju, obrađuju, donosi odluka, a odluka se saopštava izvršiocima, čije se radnje kontrolišu.

U svim fazama informacionog procesa kreiraju se dokumenti u kojima se bilježe različite informacije.

Dokument je zbirka informacija koja se nalazi na materijalnom mediju i ima pravni osnov.

Superior

		uputstva
	Administracija
				menadžment
	protokoli,
	zaključci		rad u kancelariji
				Performers
		kontrolu	kancelarijske bilješke,

izvještavanje

Rice. 1. Informacioni procesi preduzeća

Sastavni dio upravljanja bilo kojim organizacionim sistemom je činovnički rad.

Termin "kancelarijski rad" pojavio se u drugoj polovini 18. veka i nije označavao samo fasciklu sa dokumentima, već i sam broj. Trenutno, termin označava organizaciju informacione podrške za slučaj, tj. upravljanje zapisima.

Rad u kancelariji- oblast aktivnosti vezana za proces kreiranja dokumenata i organizovanje rada sa njima.

Svrha kancelarijskog posla- informatička podrška procesa upravljanja

Glavni zadaci kancelarijskog rada:

 kreiranje dokumenata, tj. popravljajući ih bilo koji medij;

 prenos dokumenata radi njihovog naknadnog izvršenja ili odlučivanja;

 registraciju dokumenata za vršenje kontrole nad njihovim izvršenjem;

 sistematizacija i skladištenje dokumenata, brza pretraga dokumenata

po potrebi.

Oblici organizacije kancelarijskog rada:

Centralizovana forma karakteriše činjenica da su sve operacije obrade dokumenata koncentrisane (centralizovane) u jednom centru za celu instituciju – kancelariju, opšte odeljenje ili sekretara. Ovaj oblik je tipičan za male institucije.

Decentralizovana forma uključuje raspodjelu kancelarijskog poslovanja između strukturnih odjeljenja institucije; dok se u svakoj od njih obavlja relativno homogen skup kancelarijskih poslova. Retko se koristi.

U mješovitom obliku, poslovi se obavljaju centralizirano (prijem, registracija, kontrola, umnožavanje dokumenata) i decentralizirano (čuvanje dokumenata, formiranje predmeta). Tipično za srednje i velike institucije.

Koncept kancelarijskog rada zasniva se na konceptu dokumentacije.

Dokumentovanje- Ovo je uređen proces snimanja informacija na papir ili drugi medij koji osigurava njihovu snagu.

Alati za dokumentaciju- alati koje čovjek koristi za kreiranje dokumenata. Dijele se na:

jednostavna sredstva(olovke, olovke)

mehaničkim i elektromehaničkim sredstvima (pisaće mašine,

kasetofoni, foto, filmska i video oprema)

automatizovani alati (računarska tehnologija).

Dokumentacija uključuje poštivanje utvrđenih pravila snimanja

informacije specifične za svaku vrstu dokumenta. Usklađenost sa ovim pravilima daje pravni učinak kreiranim dokumentima.

Pravna snaga- svojina službene isprave koja joj je saopštena važećim zakonodavstvom, nadležnost organa koji ju je izdao i utvrđen postupak registracije.

Rekviziti - obavezan element izvršenja dokumenta (naziv vrste dokumenta, adresat, datum, potpis).

Obrazac dokumenta Je skup detalja u dokumentu, raspoređenih u redoslijedu utvrđenom standardom.

Sistem dokumentacije- skup dokumenata koji se odnose na porijeklo, namjenu, vrstu, oblast djelatnosti, jedinstvene uslove za njihovu registraciju.

Organizacija rada sa dokumentima podrazumijeva organizaciju toka dokumenata ustanove, čuvanje dokumenata i njihovo korištenje u tekućim aktivnostima ustanove.

Dokumentotok institucije je proces kretanja dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog nastanka ili prijema do završetka njihovog izvršenja i predaje u arhivu.

Dokument se promoviše:

1. U prostoru: unutar preduzeća i izvan njega.

2. U vremenu: od trenutka kreiranja ili prijema dokumenta do slanja primaocu ili prenošenja na čuvanje.

Organizacija toka dokumenata u preduzeću (pogledajte slajd)

Razlikovati spoljašnje i unutrašnje konture toka dokumenata.

Eksterna kontura počinje ulaznim (eksternim) dokumentima koji dolaze u preduzeće izvana. Primljene dokumente registruju sekretari i potom šalju na izvršenje. Vanjska kontura završava registracijom odlaznih dokumenata.

Ako je dokument kreiran u samoj organizaciji, onda postoji unutrašnja kontura donošenje dokumenta (pokretanje - izvršenje - koordinacija - odobrenje

čekanje - registracija). Na unutrašnjoj konturi prolaza dokumenta često se javlja njegovo verzioniranje (tj. dokument postoji u različitim verzijama). Na primjer, u fazi odobravanja, kada se pojave komentari različitih osoba. Važan zadatak kancelarijskog rada je praćenje, akumuliranje i upravljanje verzijama dokumenata, kao i kontrola izmjena dokumenata.

1.4. ISTORIJA RAZVOJA POSLOVNE PROIZVODNJE U RUSIJI

Sve do 10. vijeka dokumentovani su uglavnom pravni odnosi među građanima. Već u to vrijeme postojala je kultura sastavljanja i obrade dokumenata, kao što su putne isprave, pisane oporuke i sl., kao i u specijalnoj školi školovali su pisare, sudske sekretare, štampare (čuvare štampe) za knezove. i krupnih feudalaca, ali nije postojao jedinstven sistem upravljanja državnim spisima.

Faza 1. Nastanak kancelarijskog sistema (XI-XV vek).

Razdoblje staroruske države je period postepenog razvoja tradicija kancelarijskog sistema, gomilanja iskustva u dokumentovanju, obradi i čuvanju dokumenata, osiguravajući njihovu sigurnost, uključujući zaštitu od neovlaštenog pristupa i krivotvorenja.

Karakteristične karakteristike perioda:

1. Pojavio se profesionalni činovnici: crkveni psalmisti

i činovnici (u XIV veku činovnicima su se nazivali činovnici svih ljudi koji obavljaju kancelarijski posao).

2. Sastavljeni su svojevrsni priručnici za kancelarijski rad - formulari, u kojima su naznačene faze pripreme dokumenata - crno pisanje, uredništvo, bela knjiga.

3. Postojala je potreba da se očuva tajnost važnih informacija, zbog čega su se pojavili različiti klipovi (potpisi), pečati, mostovi (potpisi na ljepilima), tj.elemente zaštite informacija od neovlašćenog pristupa u fazi skladištenja i upotrebe.

Iz ovog vremena datiraju i prvi slučajevi falsifikovanja dokumenata.

4. Razvijen je postupak za ukidanje pravne snage dokumenata. majka-

alije su iz posebnog skladišta vađene pomoću "larnika" (čuvar sanduka sa dodatnim

dokumenti) i uništeni u prisustvu svjedoka. Posebno važne dokumente uništavala je komisija koju je birala gradska veča, često javno, u svečanoj atmosferi. Manje značajni dokumenti su vraćeni autorima ili jednostavno izbrisani sa pergamenta na kojem su ispisani, a ogoljeni listovi su ponovo korišteni.

5. Određena su mjesta za sigurno čuvanje dokumenata i evidenciju: gostinski dvorovi i manastiri.

Gotovo do kraja XIV vijeka. u Rusiji je glavni materijal za pisanje

živi pergament (posebno obrađena koža), nazvan u dokumentima "povelja", a u običnom narodu - samo "teletina" ... Najstariji oblik pre-

dokument je bio pismo - poseban list pergamenta širine nešto više od 15 cm

(3,5 inča). Dokumenti su pisani čvrstim tekstom, bez podjele na riječi, a od znakova interpunkcije korišćena je samo tačka na kraju rečenice.

Faza 2. Naručite uredski rad (XV - XVII vijek).

Obično se naziva period formiranja i razvoja državnog kancelarijskog rada komandni period, po imenu prvih državnih institucija

- naređenja. U ovom periodu postepeno se stvarao sistem kancelarijskog rada centralnih i lokalnih institucija, formirali su se kadrovi kancelarijskih radnika, stabilne forme dokumenata i metode za njihovu pripremu.

Karakteristične karakteristike perioda:

1. Kancelarijski rad se odvijao u činovničkim kolibama, koje su ujedno bile i mjesto za prijem posjetilaca ( prisustvo), i kancelariju, i ar-

hiv. Dokumenti su se obično stavljali na stolove, na klupe, posebno one vrijedne - u škrinje-kutije u istim prostorijama u kojima se obavljao tekući posao i gdje su primani posjetioci. U nalozima su sačinjeni popisi dokumenata u magacinu,

a u 17. veku. Sastavljeni su abecede za liste dokumenata - posebne pokazivače za upite o dokumentima.

2. Dokumenti su rađeni na papiru i imali su specifičan oblik - stupac(stub, stub), tj. svitak uskih listova papira zalijepljenih jedan za drugi.

Sastavni dijelovi stuba zvali su se „postavi“. Isti naziv su dobila i mjesta na kojima se lijepe listovi. Kolumna zapravo nije bila jedan dokument, već je obuhvatala čitav niz dokumenata u predmetu. Tekst u kolonama pisan je samo na jednoj strani, a na reversu samo za stavljanje napomena, rezolucija, adresa. Dokumenti su držani smotani u rolnu ili rolu; pravljeni su posebni koferi za posebno važne dokumente, ali su se češće čuvali jednostavno u škrinjama, odnosno sanducima. Ovaj oblik dokumenta je bio nezgodan, jer je trebalo dosta vremena da se kolona proširi i sažme dok se traže potrebne informacije. Samo lijepljenje nije bilo dovoljno čvrsto, što je dovelo do propadanja i habanja dokumenta. Uporedo sa kolonskom formom dokumenta, nastao je i obrazac sveske koji se počeo koristiti u nalozima. Sveska je komad papira presavijen na pola. Sveske su skupljane, povezivane po potrebi i sastavljane knjige.

3. Dokument je dobio pravnu snagu takozvanom "registracijom" propasti-

nogo službenika - potpis službenika, stavljen slogovima na poleđini dokumenta na način da njegova slova zahvataju oba kraja zalijepljenih listova.

(Ni car ni bojari nisu potpisali nikakve dokumente, osim dokumenata o ugovorima sa stranim državama). Ovakav način potpisivanja dokumenata osiguravao je zaštitu informacija i otežavao njihovo falsifikovanje.

4. Dodaju se razne vrste dokumenata koji evidentiraju aktivnosti upravljanja državnih institucija: od podređenog vrhovnoj vlasti

nym su poslani pisma, uredbe i presude, upućeni su odgovori iz lokalnih institucija na naredbe, upućivane su peticije u vidu pisanog zahtjeva privatnih lica državnim institucijama.

5. Većina detalja još nije izdvojena iz teksta,one. žalba, dođavola

6. Svaki dokument je registrovan:po prijemu, datum je utisnut na dokument i službenik je napravio napomenu „Ispiši“, što je značilo „Raspitati se“. U stvari, to je značilo početak razmatranja slučaja.

Faza 3. Sveučilišni kancelarijski rad (XVIII vijek).

Osnovna razlika između kolegijalnog kancelarijskog rada bila je u tome što je njegova organizacija regulisana zakonom. Period kolegijalnih poslova-

proizvodnja je u korelaciji sa reformama Petra I. Upravo je on stvorio ruski birokratski sistem koji je odredio savremeni rad sa dokumentima. Petar I se s pravom može nazvati „ocem ruske birokratije“.

Karakteristične karakteristike perioda:

1. Donet je zakonodavni akt "Opšti propisi" u kojem su detaljno razrađena pitanja dokumentacije (pravila za registraciju dokumenata,

kontrolu njihovog izvršenja, postupak njihove pripreme, ovjeru, skladištenje) i

kretanje predmeta (tok dokumenata). Uredba čak definiše i kako treba da budu raspoređeni stolovi (trebaju imati kutije sa bravama), kako treba da sjede službenici (dva za jednim stolom) itd. Radni dan u kolegijumima je trajao 8 sati. Radovi su se odvijali tokom cijele godine, sa izuzetkom tri ljetna mjeseca i praznika. Za jedan dan nedolaska na posao, mjesečno je oduzeta plata službenika, za neradni sat oduzeta je sedmična plata.

2. Uveden je potpis predsjednika i članova odbora na dokumentu.

3. Utvrđen je postupak upotrebe pečata.Aplikacija za štampanje

održano u prisustvu dva svjedoka.

4. Stupaste forme dokumenata zamijenjene su bilježnicama - 4 lista papira presavijena na pola i prošivena koncem. Nekoliko ukoričenih bilježnica činilo je knjigu.

5. U dokumentima su se pojavili novi detalji: registracijski ulazni i izlazni brojevi, adresat, potpis, datum sastavljanja, vrsta dokumenta itd.,

promjena u modernom kancelarijskom radu.

6. Za mnoge dokumente uspostavljeni su službeni obrasci i razvijena pravila za smještaj detalja na listu papira.

7. Počeli su da se razvijaju različiti dokumentacioni sistemi:

finansijski, u kojima se koriste pojmovi "debit", "kredit

dit", "bilans", vojni - izvještaji, depeše, uputstva, dispozicije;

međunarodni ugovori - note, memorandumi, depeše;

sudski - saslušanja, zakletve, svjedočenje, kazne;

statistički - anketni popisi, zvani revizije, pokrajinski izveštaji.

Faza 4. Ministarski kancelarijski rad (XIX - početak XX veka).

Trenutni sistem upravljanja dokumentima, tzv rad izvršne kancelarije... U sferi upravljanja pojavila su se ministarstva, a jednočlano komandovanje ministara zamijenilo je kolegijalnost.

Karakteristične karakteristike perioda:

1. Jedinstveni principi mini-

Rusije - od kreiranja dokumenata do njihovog arhivskog skladištenja. Posebna pažnja posvećena je redosledu interakcije ministarstava sa drugim institucijama i carem, u zavisnosti od hijerarhije koja je tada vladala.

2. Uveden je višestepeni sistem registracije i računovodstva dokumenata.Svi dokumenti uključeni u ministarstvo su evidentirani u časopisu. Svako odjeljenje je imalo sličan dnevnik, u koji su upisivani osnovni podaci.

3. Pojavio se sistem kontrole izvršenja dokumenata. Mjesečno

izvršena je revizija predmeta u strukturnim odjeljenjima, u posebnim listovima vođena je evidencija o broju izvršenih i neizvršenih dokumenata. Krajem godine sačinjena je opšta izjava za ministarstvo.

4. Promijenjene su forme dokumenata. Službena dokumenta su sastavljena na obrascima sa ugaonim detaljima.Struktura rekvizita obrasca uključuje

ili: naziv institucije, nazivi strukturnih odjeljenja, datum i registarski broj, kratak naslov teksta, link na primljeni dokument. Od kraja 20-ih godina prošlog vijeka zaglavlja se izrađuju tipografskom metodom.

5. Pojavile su se nove vrste dokumenata: telegrami i telefonske poruke.

6. Objavljene su zbirke uzoraka dokumenata - pisari.

Faza 5. Sovjetski period upravljanja državnim spisima (1917.

Karakteristične karakteristike perioda:

1. 1917 - 1920 Smanjenje nivoa dokumentacione podrške

lijenost (radnici, vojnici, seljaci koji nisu imali posebno obrazovanje otišli su da rade u novoformiranim sovjetskim institucijama).

2.1925-1926 Formirane su dvije velike organizacije: Institut za menadžment inženjering (ITU) i Državni biro za organizacionu izgradnju

(Orgstroy). ITU se bavio teorijskim istraživanjima u oblasti menadžmenta, a Orgstroy ih je implementirao u praksi, doprinoseći uvođenju nove kancelarijske opreme i kancelarijske opreme. U ITU je formiran Kabinet standardizacije, koji se bavio razvojem svesaveznih standarda za dokumentaciju (pisma, telegrame, telefonske poruke, protokoli) i kancelarijski materijal (tinte, trake za pisaće mašine).

3. Godine 1932. ITU je likvidiran i zaustavljeno je centralizovano metodološko unapređenje pitanja cirkulacije dokumenata.Od tog trenutka u istoriji kancelarijskog rada počeo je dug period „nezavisnosti“: svakog odeljenja na svoj način regulisan rad sa službenim dokumentima.

4. Godine 1963. odobrena su "Osnovna pravila za postavljanje dokumentarnog dijela kancelarijskog rada i arhiva institucija, organizacija, preduzeća SSSR-a".

Ovaj dokument još uvijek služi kao vodič za upravljanje.

5. Godine 1973. razvijen je Jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada (EGSD).

EGSD je naučno uređen skup pravila, standarda i preporuka za organizovanje i održavanje dokumentacione podrške za upravljanje, počevši od trenutka kreiranja dokumenta do slanja u arhiv.

6. Godine 1970-1980. formirao blok GOST-ova za upravljačke dokumente.

7. 1980-ih. Za automatizaciju obrade podataka sadržanih u obrascima dokumenata razvijeni su jedinstveni dokumentacioni sistemi (SDS).

Razvoj sovjetskog uredskog rada 1970-1980. postavio temelje za kancelarijski rad u Ruskoj Federaciji. Mnogi regulatorni i metodološki dokumenti kreirani tokom ovog perioda su i dalje na snazi.

1.4. REGULATORNI OKVIR ZA POSLOVNU PROIZVODNJU

Regulatorni okvir za kancelarijski rad To je skup zakona i propisa

tivni pravni akti koji regulišu tehnologiju kreiranja, obrade, skladištenja i korišćenja dokumenata u toku delatnosti organizacije.

Regulatorni okvir za kancelarijski rad uključuje sljedeće komponente:

 Zakonski i pravni akti Ruske Federacije;

 GOST-ovi;

 Pravila;

 Klasifikatori;

 Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu.

Zakonski i pravni akti iz oblasti informatizacije i dokumentacije:

 Zakoni Ruske Federacije: Građanski zakonik Ruske Federacije, zakon Ruske Federacije "O standardizaciji", zakon Ruske Federacije "O arhivskom fondu i arhivima"

 Ukazi i naredbe predsjednika: "O osnovama državne politike u oblasti informatizacije", "O odobravanju Pravilnika o Arhivskom fondu Ruske Federacije"

 Rezolucije i naredbe vlade: "O organizaciji rada na standardizaciji, osiguravanju ujednačenosti mjerenja, certificiranju proizvoda i usluga", "O poboljšanju informacione podrške stanovništvu Ruske Federacije"

 Federalni zakoni Ruske Federacije: "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija", "O učešću u međunarodnoj razmjeni informacija", "O pravnoj zaštiti programa za elektronske računare i baze podataka"

 Pravni akti organa vlasti i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koji regulišu pitanja kancelarijskog rada.

Državni standardi (GOST) za dokumentaciju

Registracija službenih dokumenata je strogo regulirana standardima.

Standard - tipičan pogled, uzorak koji predmet mora zadovoljiti u pogledu svojih karakteristika, svojstava, kvaliteta.

Zakon RF "O standardizaciji" od 06/10/93 definiše standardizaciju kao aktivnost uspostavljanja normi, pravila i karakteristika. Obim standarda, njihov sadržaj, obim njihovog djelovanja određuju državni organi.

Ime
GOST R 6.30-2003	Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Unified
	naya sistem organizacionih i administrativnih dokumenata
	tion. Zahtjevi za papirologiju.
	Usvojeno i stavljeno na snagu Rezolucijom Gosstandarta Rusije
GOST R 51141-98	Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije
GOST 6.10.1-88	Objedinjeni dokumentacioni sistemi (USD). Glavni
	odredbe
GOST 6.01.1-87	Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih
	ekonomske informacije. Osnovne odredbe
GOST 6.10.5-87	Objedinjeni dokumentacioni sistemi (USD). Trebova-
	da napravite uzorak obrasca
GOST 6.10.4-84	Objedinjeni dokumentacioni sistemi (USD). Davanje
	pravnu snagu dokumenata na mašinskom nosaču i
	mašinska gramatika stvorena pomoću računarstva
	tehnologije. Osnovne odredbe
GOST 6.10.3-83	Objedinjeni dokumentacioni sistemi (USD). Snimanje
	informacije u komunikacijskom formatu

Zahtjevi utvrđeni standardima su obavezni za sve državne organe i privredne subjekte. Gosstandart i drugi državni organi, u okviru svoje nadležnosti, prate usklađenost sa zahtjevima GOST-a.

Pravila

1. Međuindustrijski standardi vremena za rad na upravljačkoj dokumentaciji. Razvijen od strane Centralnog biroa za standarde rada (Centralni biro za standarde rada) Ministarstva rada Ruske Federacije 1995. godine i preporučen za određivanje intenziteta rada i broja zaposlenih u državnim organima, institucijama i javnim organizacijama. Oni sadrže

 Stope utrošenog vremena na dokumentacionoj podršci upravljanja (obrada, registracija, obračun količine i kontrola izvršenja dokumenata, održavanje kartoteka itd.)

 Stope utrošenog vremena na rad arhiva (katalogizacija, kreiranje referentnog aparata za arhive, itd.)

2. Vremenski standardi za rad na unapređenju dokumentacione podrške za rukovodstvo ministarstava, resora, preduzeća i organizacija. Razvijeno u VNIIDAD-u (sve ruski Istraživački institut za dokumentaciju i arhivsku djelatnost) 1992. godine i sadrži vremenske norme za izradu planova, ugovora. Mogu se koristiti za izračunavanje troškova rada, analizu produktivnosti radnika i izračunavanje njihovog broja.

3. Vremenski normativi za rad na automatizovanoj arhivskoj tehnologiji i dokumentacionoj podršci organa upravljanja. Razvijen od strane Centralnog biroa za nauku i tehnologiju Ministarstva rada Ruske Federacije 1993. godine i namijenjen je utvrđivanju vremena utrošenog na rad sa upravljačkom dokumentacijom u tradicionalnim uslovima iu uslovima automatizacije procesa upravljanja.

Vremenske norme odnose se na sve vrste rada s dokumentima i podijeljene su u dva bloka:

 Vremenski normativi za rad na dokumentacionoj podršci menadžmenta (izrada opisa poslova, nomenklature poslova organizacije i dr.)

 Vremenske norme za rad u procesu automatizacije

uspostavljena arhivska tehnologija rada (sastavljanje statističkih izvještaja, izvršavanje upita pretraživanja i dr.)

Klasifikatori

Za upotrebu u sortiranju, pretraživanju i obradi različitih dokumenata automatizovanih informacionih sistema, dokumentu se moraju dodijeliti posebne šifre.

Klasifikator - dokument koji sadrži sistematizovanu listu naziva objekata i njihovih kodova.

1. Klasifikatori informacija o upravljačkim dokumentima: OKUD.

2. Klasifikatori informacija o organizacionim strukturama: OKPO.

3. Klasifikatori podataka o stanovništvu i osoblju: OK zanimanja radnika, radnih mjesta i platnih razreda (OKPDTR).

Državni sistem upravljačke dokumentacije (GSDOU)

Počevši da proučavate predmet, prije svega se trebate upoznati sa osnovnim stručnim pojmovima i definicijama koje se stalno susreću u radu s dokumentima.

Kancelarijski rad je grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

U početku se termin pojavio u usmenom govoru (vjerovatno u 17. stoljeću) i označavao je proces rješavanja (proizvodnje) slučaja: „poslovati“ - riješiti problem. U toku donošenja odluke postalo je neophodno konsolidovati rezultat, na primjer, postignuti dogovor. Za to su dokumenti kreirani od davnina, budući da je izgovorena riječ kratkog vijeka, može se zaboraviti, iskriviti tokom prijenosa ili ne tako razumjeti. Već u XVI veku. reč se koristi posao kao zbirka dokumenata vezanih za bilo koji slučaj, pitanje. Po prvi put u ovom konceptu, riječ "biznis" zabilježena je u dokumentima 1584. godine.

Savremeni kancelarijski rad uključuje:

Osiguravanje blagovremenog i korektnog kreiranja dokumenata (dokumentacije);

Organizacija rada sa dokumentima (prijem, prenos, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola, skladištenje, sistematizacija, priprema dokumentacije za arhiviranje, uništavanje).

Paralelno sa pojmom "kancelarijski rad" poslednjih decenija se pojavljuje pojam upravljačka dokumentacija(DOE). Njena pojava povezana je sa uvođenjem računarskih sistema u upravljanje i njihovom organizacionom, softverskom i informatičkom podrškom za približavanje terminologiji koja se koristi u kompjuterskim programima i literaturi. Trenutno su pojmovi "kancelarijski rad" i "menadžment dokumentacija" sinonimi i koriste se za označavanje iste djelatnosti. Oba termina se mogu naći, na primjer, u naslovima dokumenata koji reguliraju organizaciju dokumentarnih procesa: "Državni sistem dokumentacijske podrške za upravljanje" i "Tipična uputstva za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije".

Dokumentovanje je proces kreiranja i formatiranja dokumenta. Državni standard definira dokumentaciju kao "snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima".

Potreba za snimanjem informacija pojavila se među ljudima u davnim vremenima. „Dokumenti“ različitih epoha, nastali na glinenim pločama, brezovoj kori, kamenim stelama itd., preživjeli su do našeg vremena. Metode primjene informacija su također bile različite: crtanje, grafika, pisanje. Trenutno se u upravljačkoj praksi uglavnom koriste dokumenti kreirani na bilo koji način pisanja - rukopisnim, kucanim, tipografskim, kompjuterskim, kao i korištenjem grafike, crteža, fotografije, zvučnog i video zapisa i na posebnom materijalu (papir, film i fotografski film). , magnetna traka, disk itd.). Naučna disciplina se bavi proučavanjem razvoja metoda dokumentacije i nosilaca informacija - upravljanje zapisima.

Organizacija rada sa dokumentima - Time se osigurava kretanje dokumenata u administraciji, njihovo korištenje u referentne svrhe i čuvanje. Termin je definisan državnim standardom kao „organizacija toka posla, skladištenja i korišćenja dokumenata u tekućim aktivnostima institucije“.

Tok dokumenata standardne pozive kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog kreiranja ili prijema do završetka performanse ili otpreme. Tehnologija rada sa dokumentima uključuje:

Prijem i primarna obrada dokumenata;

Njihovo preliminarno razmatranje i distribucija;

Registracija dokumenata;

Kontrola izvršenja dokumenata;

Informativni i referentni rad;

Izvršenje dokumenata;

Slanje ih;

Sistematizacija (formiranje predmeta) i tekuće čuvanje dokumenata.

Hajde da otkrijemo neke od gore navedenih koncepata. dakle, registracija znači evidencija računovodstvenih podataka o dokumentu u propisanom obliku, fiksiranje činjenice njegovog nastanka, slanja ili prijema, kontrola izvršenja dokumenata - skup radnji koje osiguravaju njihovo blagovremeno izvršenje, formiranje predmeta - grupiranje izvršenih dokumenata u predmet u skladu sa nomenklaturom predmeta (sistematizovani spisak naziva predmeta pokrenutih u organizaciji, sa naznakom rokova njihovog čuvanja, sastavljen na propisan način) i sistematizacija dokumenata u predmetu.

Svaka menadžerska odluka uvijek se zasniva na informacijama o pitanju koje se razmatra ili kontrolisanom objektu. Informacija je identična pojmovima: "podaci", "informacije", "indikatori". Sljedeći termin je zakonski utvrđen:

"Informacije - informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja."

U svakoj oblasti ljudske delatnosti informacije imaju svoje specifičnosti pa se prema tome dele na medicinske, naučne, tehničke, tehnološke itd. U saveznim organima i menadžmentu, u ustanovama, organizacijama i preduzećima (bez obzira na smer delovanja). i oblik vlasništva) upravljačke informacije koje se koriste za upravljanje objektom ili strukturama. Brojni zahtjevi nameću se informacijama o upravljanju: potpunost, efikasnost, pouzdanost, tačnost, ciljanost i pristupačnost ljudskoj percepciji.

Dokumenti se koriste u različitim oblastima delatnosti, granama znanja, sferama života i predmet su istraživanja u mnogim naučnim disciplinama. Stoga je sadržaj pojma "dokument" dvosmislen i zavisi od industrije i u koje svrhe se koristi. Dakle, za pravnike je dokument pre svega način dokazivanja ili dokaza nečega, za istoričara - istorijski izvor, kibernetičara-dokumentarca - nosilac informacija, a ja stručnjaci iz oblasti menadžmenta smatram ga sredstvom. utvrđivanja i prenošenja upravljačkih odluka.

Savezni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" sadrži sljedeću definiciju pojma "dokument":

Dokument - ovo je informacije snimljene na materijalnom nosaču sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Ista definicija data je u državnom standardu za pojmove i definicije „Kancelarija i arhiviranje“. Za potpuniji opis koncepta "dokumenta", potrebno je otkriti i koncept "potrebnog".

Svaki dokument se sastoji od niza njegovih sastavnih elemenata, koji se nazivaju detalji (ime, autor, adresat, tekst, datum, potpis itd.). GOST popravlja sljedeću definiciju:

Detalji o dokumentu - obavezan element dizajna službeni dokument?

Različiti dokumenti sastoje se od različitog skupa detalja. Broj detalja određen je svrhom izrade dokumenta, njegovom svrhom I, zahtjevima za sadržaj i formu ovog dokumenta. Za mnoge dokumente, broj detalja je strogo ograničen. Za određeni broj dokumenata, broj i sastav rekvizita je utvrđen zakonskim i podzakonskim aktima. Ali u svakom slučaju, kao što slijedi iz definicije, informacije snimljene na materijalnom mediju moraju se formalizirati upisivanjem potrebnih detalja. Tek tada postaje dokument.

U nauci o dokumentima dokument se smatra rezultatom fiksiranja (prikazivanja) činjenica, događaja, pojava objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti na bilo koji pogodan način na posebnom materijalu.

Dokumenti, koji imaju fiksiranu (prikazujuću) informaciju, na taj način osiguravaju njeno očuvanje i gomilanje, mogućnost prenošenja na drugu osobu, višekratnu upotrebu, ponovljeno i ponovno vraćanje u nju u vremenu. Oni utiču na različite oblasti ljudske delatnosti i dele se na tekstualne i grafičke, tradicionalne (rukopisne, mašinske) i mašinske medije, naučne, tehničke, lične i službene itd.

Zvanični dokumenti - ovo je isprave koje su izradila pravna ili fizička lica, sastavljene i ovjerene u skladu sa utvrđenom procedurom. Među njima je posebna kategorija usluga (menadžerska) dokumenti koji su definisani državnim standardom kao službeni dokumenti koji se koriste u tekućim aktivnostima organizacije.

Kao nosioci informacija, dokumenti su neizostavan element unutrašnje organizacije svake institucije, preduzeća, bilo koje firme, obezbeđujući interakciju njihovih strukturnih delova i pojedinačnih zaposlenih. Oni su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove implementacije i izvor za generalizacije i analize, kao i materijal za referentni i istraživački rad. U aktivnostima upravljanja, dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada.

MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUJSKE FEDERACIJE

Moskovski državni univerzitet za tehnologiju i menadžment

Odjel ekonomija, biznis i pravo

TEST

Po disciplini : Dokumentovanje aktivnosti upravljanja

Tema Kancelarijski rad je osnova tehnologije upravljanja

Radi student 1 kurs

Arakcheeva Marina Anatolievna

fakultet: ekonomija i preduzetništvo

Specijalista. upravljanje organizacijom

šifra: 080507

Uvod 3

1. Procjena trenutnog stanja kancelarijskog rada 3

2. Faktori koji utiču na organizaciju i tehnologiju kancelarijskog rada u institucijama različitih nivoa upravljanja 4

3. Organizacioni, pravni, socijalni i psihološki aspekti kancelarijskog rada 5

4. Dokumentaciona podrška menadžmenta. Glavni zadaci i funkcije predškolske obrazovne ustanove 11

5. Struktura usluga upravljačke dokumentacije i njihove funkcije 13

6. Razlike između koncepta "upravljačke dokumentacije" (DOU) i koncepta "kancelarijskog posla" 15

7. Odnos predškolske obrazovne ustanove prema automatizovanoj tehnologiji obrade dokumenata 16

8. Naučna organizacija menadžerskog rada kao faktor poboljšanja efikasnosti menadžmenta i kancelarijskog rada 18

9. Aktivnosti arhivskih organa na regulatornoj i metodološkoj podršci kancelarijskog rada 22

Zaključak 23

Reference 24

UVOD

U svom radu morate riješiti niz zadataka:

Procijeniti trenutno stanje kancelarijskog rada;

Utvrditi faktore koji utiču na organizaciju i tehnologiju kancelarijskog rada u institucijama različitih nivoa upravljanja;

Opisati organizacione, pravne, socijalne i psihološke aspekte kancelarijskog rada;

Dati koncept dokumentacione podrške za upravljanje, identifikovati glavne zadatke i funkcije predškolske obrazovne ustanove;

Razmotriti strukturu usluga upravljačke dokumentacije i njihove funkcije;

Da napravi razliku između koncepta "menadžment dokumentacije" (DOE) i koncepta "kancelarijskog rada";

Utvrditi odnos predškolske obrazovne ustanove sa automatizovanom tehnologijom obrade dokumenata;

Razmotriti naučnu organizaciju menadžerskog rada kao faktor povećanja efikasnosti menadžmenta i kancelarijskog rada;

Razmotriti aktivnosti arhivskih tijela na regulatornoj i metodološkoj podršci službi kancelarijskog upravljanja.

1. Procjena trenutnog stanja kancelarijskog rada

Stanje kancelarijskog rada i opšta kultura usluživanja menadžera i specijalista u velikoj meri je određena kvalitetom rada sekretara-pomoćnika, koji, pak, zavisi od nivoa njegove organizacije. U praksi, pomoćnik sekretara ili u potpunosti (ili u velikoj mjeri) obavlja kancelarijski rad upravljačkog aparata ili velike strukturne jedinice u cjelini, dok obavlja funkciju sekretara direktora, ili obavlja samo funkcije sekretara rukovodioca. Preovlađuje prva vrsta sekretarske i referentne djelatnosti. Posao sekretara-pomoćnika karakteriše širina i raznovrsnost funkcija i poslova koje se obavljaju. Prvo, tajnički posao zahtijeva mogućnost brzog prelaska s jedne vrste posla na drugu: registraciju dokumenata, telefonske razgovore, kucanje, slanje faksa, prijem posjetitelja itd. Drugo, sekretar-pomoćnik komunicira sa relativno velikim krugom ljudi tokom radnog dana. Treće, sekretar-pomoćnik, pored instrukcija neposrednog rukovodioca, po prirodi svog posla često mora da ispunjava i uputstva drugih lica. Ovakva situacija stvara dodatne poteškoće u radu pomoćnika sekretara, te bi njegove dužnosti i prava trebalo posebno strogo definisati i uneti u opis posla.

Informacione tehnologije su iz temelja promijenile savremeni uredski rad, pojavio se novi kvalitet i zahtjev za njim. Do sada ne postoje nacionalni zahtjevi za sisteme elektronskog upravljanja dokumentima koji se koriste čak ni u državnim organima, ne postoje standardna pravila za organizaciju kancelarijskog rada u upravnim kancelarijama. Upečatljiv primjer je ogroman broj termina u nazivima službi za upravljanje dokumentima u organima vlasti: odjel za dokumentarnu podršku, opći odjel, ured itd. Ali državni aparat je jedinstven mehanizam za upravljanje državom od dna do vrha. Osim toga, postoji oko 70 dobavljača softvera za automatizaciju ureda koji igraju po vlastitim pravilima. Ali ne postoji procjena kvalitete takvog proizvoda. Stoga je odavno sazrela potreba za stvaranjem nacionalnog standarda za sisteme kancelarijske automatizacije, barem za sisteme koji se koriste u javnim organima.

2. Faktori koji utiču na organizaciju i tehnologiju kancelarijskog rada u institucijama različitih nivoa vlasti

Odnos organizacija, institucija, komunikacija poslovnih dokumenata na svim nivoima treba da se odvija po jedinstvenim opšteprihvaćenim pravilima. Rad sa dokumentima u svakoj organizaciji, bez obzira na njenu organizaciono-pravnu formu, treba da se gradi na zakonskim i regulatornim i metodološkim osnovama koje se tiču ​​dokumentacije i rada sa dokumentima.

Organizacija rada s dokumentima je ključni zadatak upravljanja u svakoj instituciji: od ureda malog poduzeća do federalnog odjela ili velike korporacije.

Djelatnost svakog preduzeća regulirana je važećim zakonodavstvom, nalozima i nalozima uprave, uslovima zaključenih ugovora, utvrđenim pravilima za obavljanje određenih (na primjer, trgovačkih) operacija itd. Svi ovi "regulatori" su sastavljeni u obliku dokumenata - fiksnih tekstova zakona, naredbi, ugovora. Na osnovu toga možemo reći da su sve aktivnosti svakog preduzeća u doslednom izvršavanju dokumenata, a uspešnost njihovog izvršenja određuje dobrobit preduzeća.

Uspeh izvršenja dokumenta u velikoj meri zavisi od sledećeg.
Kao prvo , o tome koliko su informacije jasno navedene u njemu, uključujući njegov dizajn i smještaj. Na primjer, ako je tekst naredbe otkucan malim slovima, tačke naloga nisu odvojene jedna od druge, imena izvršitelja nisu istaknuta u posebnoj grupi, onda se neke njegove pozicije jednostavno neće uočiti . Stoga postoji niz standardnih pravila za pripremu, sastavljanje, izvođenje i izradu dokumentacije – ili, drugim riječima, pravila za dokumentaciju.

Drugo, potrebno je osigurati blagovremeno izvršenje dokumenta, tj. treba postići takvu organizaciju posla u kojoj bi dokument odmah bio prebačen na izvođača (ili od izvođača do izvođača), a za samog izvođača bi postojali podsticaji da dokument izvrši na vrijeme. U Rusiji je nekoliko vekova do danas jedan od takvih podsticaja bila kontrola izvršenja. Štaviše, kontrola se dodeljuje zaposleniku koji ne učestvuje direktno u izradi dokumenta i, štaviše, može apsolutno da ne razume oblast znanja ili proizvodnje koja utiče na izvršenje dokumenta.

3. Organizacioni, pravni, socijalni i psihološki aspekti kancelarijskog rada

Postoje tri oblika organizovanja kancelarijskog rada: centralizovani, decentralizovani i mešoviti.

Centralizovanim oblikom organizacije kancelarijskog rada, svi poslovi obrade dokumenata su koncentrisani (centralizovani) u jednom centru za celu instituciju – kancelariji, opštem odeljenju ili kod sekretara. Decentralizovani oblik podrazumeva raspoređivanje kancelarijskog poslovanja između strukturnih jedinica ustanove; dok se u svakoj od njih obavlja relativno homogen skup kancelarijskih poslova. Ne treba mešati decentralizovani oblik organizacije kancelarijskog rada, u kojem se kancelarijski rad obavlja u različitim strukturnim delovima ustanove, sa organizacionom strukturom službe za upravljanje kancelarijama, koja ima specijalizovane jedinice: ekspedicije, mašinske biroe, kontrolne grupe, itd. U mješovitom obliku, poslovi se obavljaju centralizirano (prijem, registracija, kontrola, umnožavanje dokumenata) i decentralizirano (referentno-informativne usluge, čuvanje dokumenata, formiranje predmeta).

Oblik organizacije kancelarijskog rada bira se uzimajući u obzir veličinu institucije, obim toka posla, sastav strukturnih jedinica. U malim ustanovama (kada se dokumentacija vrši direktno u odjelima), kao iu teritorijalno razjedinjenim (koje se nalaze, na primjer, u različitim četvrtima velikog grada), bira se centralizirani oblik. Većina institucija i organizacija koristi mješoviti oblik organizacije kancelarijskog rada.

Najracionalniji oblik organizacije pojedinačnih kancelarijskih procesa i poslovanja je centralizacija, jer omogućava:

· Smanjenje troškova kancelarijskog posla;

• unaprijediti organizaciju rada kancelarijskog osoblja, a posebno uvesti njenu regulativu;
• osigurati specijalizaciju i zamjenjivost radnika;
• koristiti progresivna i produktivna tehnička sredstva;
• osigurati jedinstvo organizacionog i metodološkog rukovodstva.

U savremenim uslovima, potpuna centralizacija kancelarijskog rada moguća je samo u relativno malim institucijama. U velikim institucijama treba težiti svrsishodnoj centralizaciji pojedinih kancelarijskih funkcija, kao što su prijem i slanje dokumenata, evidentiranje i praćenje izvršenja dokumenata, stenografija i štampanje dokumenata, njihovo umnožavanje, metodološko vođenje kancelarijskog rada.

U malim ustanovama koje nemaju opšta odeljenja, odeljenja za kancelarijski rad, kancelarijski rad obavlja sekretar-pomoćnik direktora.

Ako organizacija ili institucija ima veliki obim dokumenata, tada se uvodi strukturna jedinica koja je odgovorna za kancelarijski rad: kancelarija, opšti odjel, odjel za kancelarijski rad itd. Djelatnost ove strukturne jedinice ogleda se u posebno izrađenom pravilniku.

U cilju regulisanja procesa kancelarijskog rada, utvrđivanja tehnika i metoda izrade i obrade dokumenata u organizaciji, službe za kancelarijsko poslovanje izrađuju uputstva za kancelarijski rad, koja se utvrđuju naredbom rukovodioca ustanove.

Podjela funkcija između odjela za kancelarijski rad i izvođača:

Osnova za organizaciju rada kancelarijskog osoblja je duboka i jasna podjela funkcija između odjela i izvršilaca. To se ogleda u regulatornim dokumentima – odredbama o kancelarijskim radnim jedinicama i opisima poslova zaposlenih u njima.

Pravilnik o odjeljenju za kancelarijski rad izrađuje šef odjeljenja, a odobrava ga rukovodilac ustanove. Pravilnik o strukturnoj jedinici odjeljenja donosi načelnik ove jedinice zajedno sa načelnikom odjeljenja, a odobrava ga načelnik odjeljenja, rukovodilac poslova ili rukovodilac druge jedinice u čijem sastavu je odjeljenje. upravljanje zapisima.

Pravilnik o odjelu ili njegovoj strukturnoj jedinici sadrži sljedeće dijelove:

· Opšte odredbe;

· Glavne funkcije i zadaci;

· Dužnosti, prava i odgovornosti rukovodioca (ova tačka se dešava ako nije izrađen opis posla rukovodioca);

· organizacija rada;

· Upravljanje odjelom.

Uredba treba da sadrži jasne formulacije koje ne dozvoljavaju nesuglasice oko toga ko i šta treba da radi, ko je kome podređen itd. Sa ovim odjeljenjima moraju se usaglasiti klauzule odredaba kojima se definira odnos ureda sa drugim odjeljenjima.

Prilikom izrade pravilnika o odjelu za kancelarijski rad koristi se standardni propis. On se dopunjuje (po potrebi smanjuje) i prilagođava u skladu sa specifičnim uslovima rada datog upravljačkog aparata i njegove službeničke službe.

Za svakog službenika službe kancelarijskog rada izrađuje se opis poslova kojim se utvrđuje organizaciono-pravni položaj zaposlenog u strukturnoj jedinici i obezbjeđuju uslovi za njegov efikasan rad.

Priručnik se sastoji od sljedećih odjeljaka:

Zajednički dio. Utvrđeni su glavni zadaci zaposlenika (na primjer, glavni zadatak referenta je registracija dokumenata), procedura za popunjavanje radnog mjesta (odnosno ko je ovaj zaposlenik imenovan i razriješen), profesionalni zahtjevi za zaposlenika (stepen stručne spreme, radno iskustvo, mora znati..., mora biti sposoban...), osoba kojoj je zaposlenik direktno podređen, osnovna dokumenta i materijali kojima se zaposlenik mora rukovoditi u svojim aktivnostima.

Funkcije zaposlenih. Određuje se predmet reference ili područje rada dodijeljeno zaposleniku, lista vrsta poslova koji čine ispunjenje dodijeljenih funkcija (na primjer, registracija dokumenata može se sastojati od takvih radova kao što su popunjavanje kartica, vođenje kartoteke, izdavanje informacija putem telefona itd.).

Obaveze zaposlenog. Dužnosti vezane za pripremu dokumenata, prijem, obradu i izdavanje informacija, koje podrazumijevaju obavezno korištenje određenih oblika i metoda rada (na primjer, periodično praćenje formiranja predmeta u strukturnim odjeljenjima, provođenje brifinga itd. ), koji zahtijevaju poštivanje rokova za realizaciju konkretnih radnji koje određuju redoslijed izvršenja naloga, etički standardi koji se moraju poštovati u timu. Ponekad ovaj odjeljak opisuje elemente tehnologije obavljenog posla.

Prava zaposlenih. Utvrđuju se prava zaposlenog da obavlja funkcije koje su mu povjerene.

Odnosi (veze po položaju). Naznačeni su pododjeli i zaposleni od kojih izvođač prima i kojima prenosi informacije, vrijeme prijenosa, ko je uključen u izvršenje određenih dokumenata, s kim su dogovoreni itd.

Procjena rada. Navedeni su kriterijumi za procenu stepena u kome zaposleni ispunjava svoje funkcije i dužnosti, korišćenja prava itd. Glavni kriterijumi su kvalitet rada i blagovremenost njegove realizacije.

Opis poslova potpisuje šef kabineta, a odobrava šef ili zamjenik zadužen za ured.

Psihološki aspekt kancelarijskog rada:

Automatizirani sistem kancelarijskog rada može se pokazati kao psihološka barijera za staru školu menadžera bilo koje organizacije, jer im je mnogo lakše raditi direktno s ljudima koristeći uobičajene metode: zvali su ih "na tepihu", " napumpao ih”, vidio strah u očima podređenog – dolaziš do zaključka da uzalud zauzimaš stolicu. Osim toga, menadžment često otkrije da su pogodnosti koje su obećavali zapadni stručnjaci negdje nestale. Iako je rješenje ovog problema jednostavno - predloženo je da se ASD uvede na stolove svih izvođača i menadžera, a kupac je uštedio novac: isporučio je sistem samo službenicima strukturnih odjela. Kao rezultat toga, posao se obavlja brzo i precizno između odjeljenja, a unutar njih je sve isto kao i prije.

Izvođači često imaju osjećaj da se uvođenjem usluge upravljanja dokumentima pojavio još jedan šef, koji mu je stalno iza leđa. Zaista, sada, ako želite, možete saznati: ko, šta, kada i koliko radi.

Pravni aspekt kancelarijskog rada:

Postoje regulatorni dokumenti koji reguliraju organizaciju dokumentacijske podrške za upravljanje preduzećem:

Ustav Ruske Federacije

Građanski zakonik Ruske Federacije (dijelovi 1 i 2)

Federalni zakon od 28.08.1995., br. 154-FZ "O općim principima lokalne samouprave u Ruskoj Federaciji"

Federalni ustavni zakon Ruske Federacije od 25. decembra 2000. br. 2-FKZ "O državnom grbu Ruske Federacije"

Savezni zakon od 25.01.1995. "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija". Ovim zakonom uređuju se odnosi koji nastaju u formiranju i korišćenju informacionih resursa na osnovu stvaranja, prikupljanja, obrade, akumulacije, skladištenja, pretraživanja, distribucije i pružanja dokumentovanih informacija potrošaču; stvaranje i korištenje informacionih tehnologija i sredstava njihove podrške; zaštita informacija, prava subjekata koji učestvuju u informacionim procesima i informatizacija. Zakon sadrži definicije koje se odnose na informacije i njihovu dokumentaciju -Federalni zakon Ruske Federacije od 10.01.2002 "O elektronskom digitalnom potpisu". Svrha ovog zakona je da se obezbede zakonski uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima, prema kojima se elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu priznaje kao ekvivalentan svojeručnom potpisu u papirnom dokumentu. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa, specifičnosti njegovog korišćenja.

Federalni zakon od 02.05.2006. br. 59-FZ "O postupku razmatranja prijava građana Ruske Federacije"

Uredba predsjednika Ruske Federacije od 05.02.1996. br. 638 „O postupku pripreme nacrta dekreta, naredbi predsjednika Ruske Federacije, koji predviđaju donošenje rezolucija, naredbi Vlade Ruske Federacije "

- "Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu", koji su izradile arhivske službe. Ovaj dokument predstavlja skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima vlasti. Ovo je jedan od temeljnih saveznih propisa koji sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa ne samo tradicionalnom, već i automatiziranom upravljanju dokumentima – upravljanju informacijama. GSDOU usmjerava organizacionu strukturu upravljanja dokumentima u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje standardnih predškolskih obrazovnih ustanova, organizacijom tehnološkog procesa izrade i obrade dokumentacije. GSDOU doprinosi rješavanju niza problema automatizacije, kreiranja i obrade dokumenata i uključuje propise i pravila nacionalnog razmjera i značaja. Istovremeno, kao državni u suštini, sistem je orijentisan i na primenu u nedržavnim strukturama u svim svojim aspektima.Broj 1547-r doprinosi rešavanju tehnoloških problema dokumentacije. Ovaj standard utvrđuje sastav detalja, pravila za izradu organizacionih i administrativnih dokumenata kojima se fiksiraju odluke administrativnih i organizacionih pitanja. Tipična uputstva, koja postavljaju zahteve za objedinjavanje elemenata dizajna dokumentacije, uveliko olakšavaju stvaranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa tradicionalne i automatizovane dokumentacije, skladištenje i prenos dokumentovanih informacija. - GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje posao. Termini i definicije "(odobreno Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 27.02.1998. br. 28). Ovaj standard je važna faza u ažuriranju regulatorne i metodološke osnove kancelarijskog rada i arhiviranja u skladu sa saveznim zakonodavstvom i trenutnim nivoom razvoja ove industrije. Termini navedeni u ovom standardu treba da se koriste u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opći koncepti", "Kancelarija" i "Arhivsko poslovanje." - GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za izradu dokumentacije "(odobrena Rezolucijom Gosstandarta Ruske Federacije od 03.03.2003. br. 65-st.), koja je stavljena na snagu u svim saveznim organima vlasti, državnim tijelima konstitutivnih entiteta Ruska Federacija (uključujući i konstitutivne subjekte Federacije koji uz ruski jezik kao državni nacionalni jezik), organi lokalne samouprave, preduzeća, organizacije i njihova udruženja, bez obzira na organizaciono-pravni oblik i vrstu djelatnosti. 2000.) obuhvata dokumente generisane dokumentovanjem iste vrste (zajedničke za sve) funkcije upravljanja koje obavljaju institucije, organizacije i preduzeća, bez obzira na njihove funkcije, nivo i obim delatnosti, oblike svojine. Spisak služi za očuvanje, organizovanje i popunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije, namenjen je određivanju vremena skladištenja dokumenata, njihovom odabiru za trajno skladištenje ili uništenje. Treba ga koristiti i u pripremi nomenklatura predmeta, u formiranju predmeta, u izradi klasifikacionih šema za dokumente u kreiranju sistema pretraživanja u kancelarijskom radu, u izradi odeljenskih lista.

Osnovna pravila za arhive organizacija (odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 06.02.2002.)

Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije OK 011-93 (odobren Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 30.12.1993., br. 299)

U svakodnevnom radu predškolske obrazovne ustanove usluge su regulisane:

· Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove

Pravilnik o strukturnim podjelama (ako ih ima)

Uputstvo za predškolsku obrazovnu ustanovu

Uputstvo o organizaciji radnih mjesta uslužnog osoblja

Normativi vremena za izvođenje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi

Planska i izvještajna dokumentacija

· Opisi poslova uslužnog osoblja.

Društveni aspekt kancelarijskog rada može se razmatrati u okviru implementacije Federalnog zakona od 02.05.2006. br. 59-FZ "O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije", koji reguliše postupak za građane Ruske Federacije. žalbe državnim organima i organima lokalne samouprave i postupak razmatranja žalbi građana od strane ovih organa i funkcionera. Apel građana - pismeni predlog, izjava ili pritužba upućena državnom organu, organu lokalne samouprave ili službeniku, kao i usmena žalba građana državnom organu, organu lokalne samouprave. U pisanoj žalbi građanina mora se navesti njegovo prezime, ime i prezime i poštanska adresa na koju će biti poslat odgovor u roku od 30 kalendarskih dana, navesti lični potpis građanina i datum žalbe. . Istovremeno, utvrđeno je da žalbe pristigle "putem informacionih sistema opšte upotrebe" podliježu razmatranju na način propisan ovim zakonom.

4. Dokumentaciona podrška menadžmenta.

Glavni zadaci i funkcije predškolske obrazovne ustanove.

Dokumentacionu podršku menadžmenta vrši posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. To može biti: upravljanje poslovima, opšti odjel, kancelarija ili sekretarijat. U malim organizacijama, gdje je obim obrađenih dokumenata mali, a stvaranje takve usluge nepraktično, sve poslove na upravljačkoj dokumentaciji obavlja sekretarica direktora ili službenik posebno određen za obavljanje ovog posla.

Dokumentaciona podrška upravljačkim aktivnostima organizacije je najvažnija uslužna funkcija menadžmenta od čije racionalne organizacije zavisi brzina i kvalitet menadžerskog odlučivanja i efikasnost organizacije u cjelini.
Izbor organizacionog oblika predškolske vaspitne ustanove zavisi od odluke uprave i same predškolske vaspitne ustanove. Propis izabranog oblika rada sa dokumentima fiksiran je u uputstvu za kancelarijski rad.
U savremenim uslovima, kada se rad sa upravljačkom dokumentacijom u mnogim ustanovama zasniva na računarskoj tehnologiji, funkcije predškolske obrazovne ustanove nisu ograničene samo na organizaciju dokumentacionog prometa ustanove, vođenje dokumenata i praćenje njihovog izvršenja. Služba DOE je direktno uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatizovanih informacionih sistema za rad sa dokumentima, u obezbeđivanju pristupa informacijama i zaštiti informacija, u unapređenju rada sa dokumentima.

Dakle, služba predškolske obrazovne ustanove rješava glavni skup zadataka:
1) obezbjeđivanje dokumentacije o poslovima upravljanja;
2) organizacija rada sa dokumentima u ustanovi;

3) unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentima.
Zadaci s kojima se suočava služba DOE određuju njene funkcije.
1. Zadaci osiguranja dokumentacije o upravljanju mogu se rješavati obavljanjem sljedećih funkcija:
- razvoj i dizajn obrazaca, obezbeđivanje njihove izrade;
- obezbjeđivanje izrade dokumenata, kopiranja i umnožavanja;
- kontrola kvaliteta pripreme i izvođenja dokumenata, poštovanje utvrđene procedure za odobravanje i ovjeru dokumenata.
2. Poslovi organizacije rada sa dokumentima u ustanovi rješavaju se obavljanjem sljedećih funkcija:

Uspostavljanje jedinstvene procedure za prolaz dokumenata (dokumentotok institucije);

Prosljeđivanje obrade ulaznih i odlaznih dokumenata;

Registracija i računovodstvo ulaznih, izlaznih i internih dokumenata;

Kontrola izvršenja dokumenata;

Sistematizacija dokumenata, osiguranje njihovog čuvanja i korištenja;

Organizacija rada sa apelima građana;

Osiguravanje zaštite informacija.

3. Zadaci unapređenja oblika i metoda rada sa dokumentima obuhvataju sljedeće funkcije:

Izrada i obrada regulatornih, instruktivnih, metodoloških dokumenata i dovođenje na znanje zaposlenih u organizaciji;

Metodološko vođenje i kontrola poštivanja utvrđenih pravila za rad sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima organizacije;

Napredna obuka zaposlenih u organizaciji i njihovi savjeti o radu sa dokumentima;

Usavršavanje dokumentacije organizacije, obavljanje poslova na objedinjavanju dokumenata, izrada Vremenskog lista i Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u aktivnostima organizacije;

Razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada sa dokumentima, unapređenje toka rada organizacije, povećanje izvršne discipline;

Izjava o zadacima za razvoj i unapređenje automatizovanih informacionih sistema i baza podataka za rad sa dokumentima.

5. Struktura usluga upravljačke dokumentacije i njihove funkcije.

1. Upravljanje poslovima.

2. Kancelarija.

3. Opšte odjeljenje.

4. Sekretar.

Kancelarija za poslove se formira u ministarstvima i resorima kao struktura u kojoj se obavlja rad sa dokumentima i kao telo za praćenje i koordinaciju kancelarijskog rada u centrali industrije. Budući da je, u stvari, strukturna podjela organizacije, poslovno upravljanje je, zauzvrat, podijeljeno na sljedeće strukturne standardne pododjele:

1. Sekretarijat je strukturna jedinica stvorena da služi menadžmentu organizacije. Uključuje: recepciju; sekretarijat načelnika i sekretarijati zamjenika načelnika; sekretarijat odbora; protokol biro.

Funkcije sekretarijata obuhvataju: preliminarno razmatranje i pripremu za izvještaj rukovodiocu dokumenata primljenih u njegovo ime; priprema pojedinačnih dokumenata po nalogu rukovodioca projekta i njihova koordinacija sa funkcionalnim strukturnim odeljenjima organizacije; organizovanje i dokumentovanje sastanaka koje održava rukovodilac, dokumentovanje rada kolegijalnih organa upravljanja.

2. Odjeljenje za racionalizaciju predškolske obrazovne ustanove (kancelarijski rad) je centar za unapređenje predškolske obrazovne ustanove, metodički centar.

Njegove funkcije uključuju: razvoj i implementaciju mjera za unapređenje tehnologije kancelarijskog rada; razvoj regulatorne i metodološke podrške za kancelarijski rad (propisi, uputstva, pravilnik, pravilnik, satnica jedinstvenih obrazaca i dr.); izrada klasifikacijskih priručnika (nomenklatura predmeta, klasifikatori, spiskovi dokumenata sa rokovima skladištenja).

3. Kancelarija, koja se, pak, deli na: ekspediciju, dopisni biro, biro za registraciju i registraciju dokumenata, kompjuterski centar za obradu i umnožavanje tekstova dokumenata.

4. Odjel za pisma

5. Centralna arhiva

6. Inspekcija

Kancelarija, kao i druga organizaciona struktura predškolske obrazovne ustanove, stvara se u preduzećima, u istraživačkim, projektantskim i inženjerskim organizacijama i visokoškolskim ustanovama. U strukturi kancelarije obično rade sledeće divizije (odeljenja, sektori, grupe): 1. Ekspedicija je specijalizovana sekcija koja prima i šalje dokumente i prepisku poštom i kurirskom službom.
2. Pododjeljenje za računovodstvo i registraciju dokumenata, čiji zadaci obuhvataju registraciju ulaznih, izlaznih i internih dokumenata, kontrolu poštovanja prihvaćenih pravila papirologije, formiranje i održavanje referentno-informativnog niza.
3. Kontrolna grupa (biro, inspekcija, odjeljenje) prati dinamiku izvršenja usmenih naredbi rukovodioca, analizira izvršnu disciplinu, obavještava rukovodstvo o napretku dokumenata i uputstava.
4. Grupa pisama (žalbi građana) se bavi primanjem i razmatranjem prijedloga, prijava i pritužbi građana. Njegove funkcije su sljedeće:
- priprema žalbi za razmatranje od strane menadžmenta;
- kontrola vremena pripreme dokumenata odgovora u strukturnim odjeljenjima organizacije;

Obavještavanje podnosilaca prijava o rezultatima razmatranja njihovih prijava;

Organizacija prijema građana o ličnim stvarima od strane rukovodstva organizacije.
5. Grupa za pripremu dokumenata vrši reprint dokumenata iz nacrta, čitanje i uređivanje tekstova dokumenata, obračun obavljenog posla.
6. Biro za kopiranje i umnožavanje se, po pravilu, odvija u onim organizacijama čije su aktivnosti povezane sa distribucijom velikog broja regulatorne ili administrativne dokumentacije. Poslovi biroa svode se na kopiranje dokumenata, umnožavanje tekstova dokumenata, pripremu reklamnih materijala, knjižica, brošura.
7. Arhiv organizacije - prima od strukturnih odjela dosijee razrađene i pripremljene za čuvanje, pruža im metodološku pomoć, vodi evidenciju i čuva dokumentaciju, kontroliše poštovanje pravila za formiranje, čuvanje i korištenje dosijea u strukturnim odjeljenjima, priprema datoteke za prijenos u državnu memoriju.
Opšti odjel je služba za rad sa dokumentima u organima izvršne vlasti i izvršnim strukturama (kancelarija gradonačelnika, prefektura, opština) lokalne samouprave.

U općim odjeljenjima obično se kreiraju isti odjeli koji su karakteristični za kancelariju, međutim, ovdje su povezane jedinice kao što su odjeljenje protokola, grupa pisama i prijem. Prisustvo ovih struktura objašnjava se specifičnostima aktivnosti, prirodom upravljačkih procedura, procedurom odlučivanja i specifičnostima dokumentacije u ovim institucijama.

Protokolna grupa se formira kao dio institucija koje u svom sastavu imaju stalno kolegijalno tijelo. Obavlja funkcije:

Izrada nacrta regulatornih i administrativnih dokumenata (uređivanje, izvođenje i izdavanje), pisama, potvrda, njihova koordinacija sa strukturnim odjeljenjima;

Analiza dokumenata pripremljenih od strane strukturnih odjela;

Izrada mišljenja na dokumente koje pripremaju strukturni odjeli;

Organizacija i održavanje sjednica kolegijalnog tijela, dokumentovanje njihovog rada.

Sekretar ustanove obavlja sve poslove sa dokumentima u malim ustanovama i organizacijama koje nemaju unutrašnju organizacionu strukturu.

Dakle, važeći regulatorni i metodološki dokumenti regulišu naziv i približnu strukturu službe predškolskih obrazovnih ustanova državnih preduzeća, ustanova, organizacija. Što se tiče nedržavnih struktura, odluku o osnivanju službe, njenom nazivu i internoj strukturi donosi menadžment organizacije. Kod zajedničkih preduzeća o ovom pitanju odlučuje odbor, u akcionarskim društvima - osnivačka konferencija, u zadružnim strukturama - skupština zadrugara.

6. Razlike između koncepta "upravljačke dokumentacije" (DOU) i koncepta "kancelarijskog posla"

Izrazi "kancelarijski rad" i "podrška upravljačkoj dokumentaciji" utvrđeni su GOST R 51141-98 "Kancelarski rad i arhivsko poslovanje. Termini i definicije „kao sinonimi koji definišu industriju koja obezbeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Ali ako se okrenemo istoriji i vremenu nastanka ovih pojmova, onda među njima postoje neke razlike.

Dakle, termin "kancelarijski rad" nastao je u Rusiji, prema rječnicima ruskog jezika, u drugoj polovini 17. stoljeća i nastao je od izraza "predmetni postupak", a "slučaj" je u to vrijeme značio sudski ili administrativno pitanje o kojem odlučuje upravni organ. Odnosno, tada se kancelarijskim radom nazivalo, prije svega, razmatranje i rješavanje pravosudnih i administrativnih pitanja, koja su bila neraskidivo povezana sa izradom poslovnih dokumenata i radom s njima. Postepeno su se definicije pojmova mijenjale. Kasnije se termin "poslovanje" počeo koristiti u značenju "zbirka dokumenata u vezi sa bilo kojim pitanjem", a "kancelarijskim poslovima" se počeo nazivati ​​čitav niz poslova vezanih za poslovnu dokumentaciju. Trenutno su značenja oba ova pojma - "kancelarijski rad" i "poslovanje" - sadržana u GOST R 51141-98.

Termin "upravljačka dokumentacija" ušao je u upotrebu od sredine 1970-ih, kada je kompjuterska tehnologija počela da se uvodi u oblast rada sa dokumentima i pojavile se nove informacione tehnologije. Svrha novog termina bila je da odrazi upotrebu moderne tehnologije u procesima dokumentovanja informacija i rada sa dokumentima. Uprkos činjenici da je uveden novi termin - "upravljačka dokumentacija", stari "kancelarijski rad" - nije prestao da se koristi. Mogući razlozi zašto nije došlo do zamjene termina:

Novi termin je manje prikladan za upotrebu, jer se sastoji od fraze od tri riječi, a njegova skraćenica (DOW) nije sasvim jasna i nije jedinstvena (na primjer, DOW je predškolska obrazovna ustanova),

Pojam "kancelarijski rad" svima je jasan i lako se izgovara.

Kao rezultat toga, u skladu sa GOST R 51141-98, trenutno se mogu koristiti oba termina. Ali termin „upravljačka dokumentacija“ naglašava komponentu informacionih tehnologija u savremenoj organizaciji kancelarijskog rada i bolje je koristiti je kada su u pitanju računarske tehnologije za rad sa dokumentima. Termin "kancelarijski rad" se uglavnom koristi da opiše organizacionu stranu i tradicionalne metode rada sa dokumentima.

7. Međusobna povezanost predškolske obrazovne ustanove sa tehnologijom automatske obrade dokumenata

Problem elektronskog dokumenta usko je povezan sa problemom upravljanja elektronskim dokumentima, automatizacijom predškolskih obrazovnih ustanova. Trenutno su različite firme razvile i implementirale veliki broj automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima (ASUD), koje karakterišu specifični pristupi i kompjutersko-komunikacijska sredstva implementacije. Nažalost, ne postoji konzistentna terminologija u ovim razvojima. Proizvodi razvojnih kompanija nose nazive kao što su: sistem automatizacije toka dokumenata, kompjuterski sistem automatizacije i toka dokumenata, sistem za upravljanje kancelarijama, distribuirani sistem za upravljanje dokumentima, elektronska arhiva itd. Raznolikost u nazivima razvijenih i razvijenih sistema samo ukazuje na to da se danas ovo područje informatičkog tržišta još nije oblikovalo kao samostalan segment, te se u nizu slučajeva ASUD proizvodi pojavljuju kao prateći razvoj ili sporedna proizvoda prilikom rješavanja drugih složenijih problema. Ipak, broj ASUD-ova raste prilično brzo.

Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sistema kancelarijske automatizacije u upravljanju organizacijama:

Sredstva i pravila za izradu dokumenata;

Čuvanje njihove elektronske arhive;

Podrška za tok dokumenata i istovremeno biti zasnovana na softverskim i hardverskim platformama preduzeća.

Prednosti uvođenja automatizovanog sistema u upravljačku dokumentaciju:

1. U svim sektorima i u organizaciji u cjelini uvodi se jedinstvena, formatirana, strogo regulirana tehnologija kancelarijskog rada.

2. Organizacija postaje potpuno upravljiva. Postoji mogućnost da odgovorite na sva pitanja o dokumentima i izvođačima, da analizirate i vodite dokumentacione aktivnosti.

3. Budući da kompjuterska mreža može pokriti ne samo centralnu kancelariju organizacije, već i njene geografski udaljene pododjele, tada se upravljivost može proširiti na cijelu geografski raspoređenu strukturu organizacije.

4. Sistem kancelarijske automatizacije je, u stvari, nosilac strogo formalizovanih i strogo dokumentovanih tehnoloških informacija o pravilima i postupku rada sa dokumentima. Kao rezultat, smanjuje se zavisnost organizacije od osoblja kao fizičkog nosioca tehnoloških znanja i pravila za rad sa dokumentima.

5. Prolaz dokumenata kroz organizaciju je ubrzan, posebno kod organizovanja elektronskog upravljanja dokumentima.

6. Smanjuje složenost kancelarijskog poslovanja. Istovremeno, međutim, treba imati na umu da potreba za unošenjem potpunih i tačnih podataka o dokumentu, recimo, prilikom njegove inicijalne registracije, može zahtijevati dodatne napore na nekim radnim mjestima, dok je radni intenzitet rada na drugim radnim mjestima korištenje ovih informacija može se smanjiti nekoliko puta.

7. Kvalitativan dobitak se postiže organizovanjem jedinstvenog elektronskog toka dokumenata između organizacija, jer problemi vezani za izradu i prenos papirnih dokumenata, a zatim - u ponovnom unosu detalja i tekstova primljenih dokumenata, potpuno nestaju .

Zbog nedovoljnog nivoa državne regulative, postoje velike individualne razlike u organizaciji kancelarijskog rada u različitim institucijama, a posebno, čak i pri obavljanju tehnoloških operacija sa dokumentima (od registracije do štampanja). Kao rezultat toga, svaki put moramo implementirati skupe pojedinačne projekte za svaku organizaciju. Još više problema sa "prilagođenim" sistemima nastaje tokom operativnih i razvojnih faza ovih sistema. Interakcije između različitih organizacija.

Upotreba novih informacionih tehnologija u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova omogućava nam da kancelarijski rad tretiramo kao efikasan i fleksibilan alat za implementaciju različitih vrsta inovacija u ovoj oblasti.

Automatizovani predškolski obrazovni sistemi omogućavaju vam da rešite ključno pitanje kancelarijskog rada. Oni vam omogućavaju da implementirate bilo koji stepen decentralizacije kancelarijskog rada uz obezbeđivanje centralizovanog računovodstva i kontrole. Do te mere da svaki specijalista može samostalno, u okviru svoje nadležnosti, evidentirati dokumente i poslati ih na dalji rad, uz punu kontrolu svojih rukovodilaca. Dakle, organizacija može dinamički obnoviti svoju strukturu bez gubljenja kontrole.

Stvaraju se preduslovi za implementaciju efikasnijih šema upravljanja. U tradicionalnoj praksi, dokumenti se šalju odjelima organizacije, bilo lokalnim ili udaljenim, od šefa organizacije do šefa odjela do određenih izvođača. Ovo omogućava menadžeru svakog nivoa da efektivno kontroliše aktivnosti svojih zaposlenih, ali dugi i često formalni lanci dramatično smanjuju efikasnost menadžmenta. Pravilno konstruisan AS DOW omogućava slanje dokumenata direktno osobama koje će izvršavati naloge, dok menadžeri zadržavaju potpunu kontrolu kako nad samim prolaskom naloga tako i njegovim izvršenjem.

Postoje preduslovi za organizovanje elektronskog upravljanja dokumentima u meri u kojoj je sama organizacija spremna. Pravilno izgrađen sistem će raditi kako sa podacima o prolazu i izvršenju dokumenata (bez obzira da li su papirni ili elektronski), i sa samim elektronskim dokumentima na koje se ti podaci odnose. Uključivanje elektronskih dokumenata u kancelarijski radni ciklus omogućava vam da pređete na kvalitativno novi nivo rada sa dokumentima.

Upotreba alata za automatizaciju ureda može osigurati uštedu u radu i materijalnim troškovima za rad s dokumentima: efekat je zbog objedinjavanja dokumentarnih aktivnosti organizacije i smanjenja ovisnosti o individualnom tehnološkom iskustvu osoblja: smanjenje vremenskih ciklusa za rad sa dokumentima i stvaranjem jedinstvenog dokumentarnog prostora, te punu kontrolu nad registracijom i kretanjem dokumenata i izvođačkom disciplinom.

8. Naučna organizacija menadžerskog rada kao faktor povećanja efikasnosti menadžmenta i kancelarijskog rada

Kancelarijski rad je jedna od upravljačkih funkcija zasnovana na naučnoj organizaciji uz korišćenje savremene tehnologije, a živimo u eri naučnog napretka, gde se sve zasniva na unapređenju novih tehnologija koje će nam dodatno pomoći u radu.

Naučna organizacija rada je takva organizacija rada u kojoj praktičnoj realizaciji konkretnih mjera prethodi temeljna naučna analiza procesa rada i uslova za njihovo sprovođenje, a same praktične mjere zasnovane su na dostignućima savremene nauke i najbolja praksa. Dakle, pojmovi "naučna organizacija rada" i "organizacija rada" izražavaju suštinu jedne te iste pojave (procesa), a razlika između ovih pojmova određena je prvenstveno metodom, pristupom rješavanju istih problema, stanje sistema interakcije radnika međusobno.prijatelj i sa sredstvima za proizvodnju u procesu radne aktivnosti. Ako je proizvodnja osjetljiva na sve novo što se pojavljuje u oblasti organizacije rada, i sistematski to uvodi u svoju praksu, onda imamo pravo govoriti o naučnoj organizaciji rada (NE). Naučni pristup organizaciji rada omogućava na najbolji način kombinovanje tehnologije i ljudi u procesu proizvodnje, obezbeđuje najefikasnije korišćenje materijalnih i finansijskih resursa, smanjenje intenziteta rada i povećanje produktivnosti rada. Usmjeren je na očuvanje zdravlja radnika, obogaćivanje sadržaja njihovog rada. Važna karakteristika NOT-a je njegova usmjerenost na rješavanje međusobno povezanih grupa zadataka: "ekonomski (ušteda resursa, poboljšanje kvaliteta proizvoda, povećanje efikasnosti proizvodnje);" psihofiziološki (poboljšanje radnog okruženja, harmonizacija psihofizioloških opterećenja na osobu, smanjenje težine i neuropsihički napetost rada); „socijalna (povećanje raznovrsnosti rada, njegovog sadržaja, prestiža, obezbeđivanje pune naknade.) Razvoj ideja o zadacima NOT-a su odredbe o njegovim funkcijama, odnosno specifičnostima ispoljavanja NE u preduzeću, njegov uticaj na različite aspekte proizvodnje. Funkcija kategorije" pruža mogućnost da se konkretizuju opšti zadaci NOT-a, da se unutar svakog od njih istaknu posebni pravci uticaja NE na proizvodnju i njen subjekt - osobu. , da otkrije fundamentalne razlike između organizacije naučnog i "normalnog" rada, koji često propušta važne tačke u organizaciji rada oud aktivnost, koja je prepuna gubitaka za proizvodnju.

Posebno treba istaći posljednju okolnost. Često se može naići na mišljenje da je riječ "naučno" suvišna u konceptu "naučne organizacije rada". Neki autori čak smatraju da nenaučne organizacije rada uopće ne može postojati, te stoga koncept organizacije rada već pretpostavlja njegovu naučnu prirodu. Sa takvim mišljenjem se ne može složiti. Koncept "naučne organizacije rada" nastao je i ukorijenio se u svakodnevnom životu kao antiteza, suprotnost svemu spontanom, slučajnom, rutinskom u organizaciji rada, što je još uvijek prilično rasprostranjeno u proizvodnji. Riječ "naučno" daje kvalitativan opis organizacije rada.

U skladu sa stavom 2 člana 51 Građanskog zakonika Ruske Federacije, organizacija se smatra osnovanom od trenutka njene državne registracije. Od istog momenta nastaju građanska prava koja odgovaraju ciljevima delatnosti ovog pravnog lica, kao i obavezama u vezi sa ovom delatnošću. Organizacija i registracija radne djelatnosti obavezna je i za pravno lice i za fizičkog preduzetnika.

Savremeno preduzeće sa složenim tehnološkim procesima i velikim brojem zaposlenih zahteva racionalnu organizaciju procesa rada. Organizacija rada u preduzeću je sistem mjera čiji je cilj stvaranje najpovoljnijih uslova za efektivno korištenje radnog vremena, materijala i opreme u interesu rasta proizvodnje, povećanja produktivnosti rada i stvaranja normalnih, zdravih uslova rada.

U funkcionalnom smislu, organizacija rada u preduzeću je aktivnost kojom se uspostavlja i menja redosled interakcije radnika sa sredstvima za proizvodnju i međusobno u cilju postizanja unapred određenog cilja radne delatnosti.

Osnove organizacije rada:

1. Podjela rada – dodjeljivanje svakom zaposlenom i svakoj podjeli njegovih dužnosti, funkcija, vrsta poslova, tehnoloških operacija.

2. Kooperacija rada – uspostavljanje sistema proizvodnih odnosa između radnika.

3. Racioniranje - uspostavljanje naučno utemeljenih normi troškova rada za obavljanje bilo kojeg posla.

4. Organizacija radnih mjesta – njihovo racionalno uređenje kroz opremu i planiranje.

5. Organizacija servisiranja radnih mjesta - radna saradnja između glavnih radnika i radnika pomoćnih službi i odjeljenja.

6. Razvoj racionalnih načina rada.

7. Stvaranje sigurnih i zdravih uslova za rad.

8. Izbor, obuka, prekvalifikacija i usavršavanje kadrova.

9. Organizacija plaćanja i materijalnog podsticaja za rad.

10. Vaspitanje radne discipline, podrška radnoj aktivnosti i kreativnoj inicijativi.

11. Planiranje i računovodstvo rada – vrši se radi utvrđivanja potrebnih ukupnih troškova rada, broja osoblja, platnog spiska.

Organizacioni uslovi rada ne utiču samo na njegovu produktivnost, već i na zdravlje i efikasnost zaposlenog.

Organizacija kadrovskog rada u preduzećima i organizacijama podrazumijeva specifične oblike i metode povezivanja ljudi i tehnologije u proces rada.

Organizacija kadrovskog rada je čitava nauka, koja se stalno obogaćuje novim podacima, prati najbolje prakse novih organizacionih rešenja.

Racionalna organizacija rada osoblja je smanjenje vremena potrebnog za završetak posla, eliminisanje nepotrebnih kretanja zaposlenih, obezbeđivanje dobrih radnih uslova i smanjenje stresa i umora zaposlenih, najekonomičnije korišćenje prostora i maksimalna produktivnost osoblja. Uslovi rada predviđeni ugovorom o radu moraju biti u skladu sa uslovima zaštite na radu. Član 22. Zakona o radu kaže da je organizacija zaštite na radu u preduzeću odgovornost poslodavca.

Organizaciju zaštite rada u preduzeću kontrolišu organi Federalnog inspektorata rada u osobi Državnog inspektorata rada, Gostehnadzora, Gosenergonadzora, Državnog sanitarnog i epidemiološkog nadzora i drugih saveznih i regionalnih organa rada.

Važne sfere života preduzeća su organizacija i regulisanje rada. Racioniranje rada se podrazumijeva kao utvrđivanje, posebno, normativa radnog vremena za obavljanje određenog posla. Pravilnom organizacijom i regulisanjem rada povećava se interes radnika za povećanje produktivnosti rada.

Organizacija menadžerskog rada ima svoje specifičnosti. Rad menadžera je često nemoguće standardizirati, jer su pokazatelj njegovog uspješnog rada finansijski rezultati kompanije. Brojna istraživanja ukazuju da organizacija rada menadžera često ima ozbiljne nedostatke. Mnogi menadžeri nemaju dovoljnu kulturu upravljanja, složenost u organizaciji posla. Preopterećeni su tekućim poslom, ne obraćaju dovoljno pažnje na obećavajuća pitanja. Nepravilna organizacija rukovodećeg posla dovodi do smanjenja radnog učinka, do kašnjenja u službi. Da bi organizacija menadžerskog rada bila efikasna, menadžeri moraju sačiniti lični plan rada, nakon analize stanja, osmisliti svaku vrstu posla, grupisati ih u zavisnosti od svrhe, sadržaja, obima i redoslijeda njihove realizacije. , odredite trajanje, datum početka i završetka svake operacije.

Naučna organizacija rada menadžera je proces unapređenja organizacije rada na osnovu dostignuća nauke i naprednog iskustva. Ako menadžer jasno reaguje na sve novo što se pojavljuje u oblasti organizacije rada, i sistematski to uvodi u svoju praksu, onda možemo govoriti o naučnoj organizaciji rada.

Naučni pristup organizaciji rada omogućava na najbolji način kombinovanje tehnologije i ljudi u proizvodnom procesu, obezbeđuje najefikasnije korišćenje materijalnih i finansijskih resursa, smanjenje intenziteta rada i povećanje produktivnosti rada. Usmjeren je na očuvanje zdravlja radnika, obogaćivanje sadržaja njihovog rada.

Organizacija kontrole poštivanja radnog zakonodavstva od strane poslodavaca povjerena je Federalnom inspektoratu rada. Ovaj zaključak se može donijeti na osnovu odredbe čl. 353 Zakona o radu Kodeksa RF.

Promjena organizacionih uslova rada je osnova za izmjenu ugovora o radu, au nekim slučajevima (uz neslaganje zaposlenika) i za njegov raskid (dio 4. člana 74. Zakona o radu Ruske Federacije).

9. Djelatnost arhivskih tijela na regulatornoj i metodološkoj podršci službe kancelarijskog upravljanja

Rad arhiva organizacije i oblici njegovog učešća u dokumentacionoj podršci rukovodstva regulisani su Osnovnim pravilima za rad resornog arhiva. Institucije državne arhivske službe pružaju ministarstvima i resorima organizacionu i metodološku pomoć u implementaciji državnih sistema dokumentarne podrške upravljanja, u organizovanju sistema dokumentacione podrške, dogovaraju standardne i sektorske regulatorne dokumente o sistemu dokumentacione podrške, izrada metodoloških dokumenata o pojedinim pitanjima dokumentarne podrške rukovodstvu.Osnovu kancelarijskog rada čini skup zakona, podzakonskih akata i metodoloških dokumenata koji regulišu tehnologiju kreiranja, obrade, čuvanja i upotrebe dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove, kao i rad ureda, njegova struktura, funkcije, osoblje, tehnička podrška itd. obuhvata: zakonodavne akte Ruske Federacije u oblasti informacija i dokumentacije; uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, kojima se uređuju pitanja dokumentacijske podrške na saveznom nivou; pravni aspekti saveznih organa izvršne vlasti, kako industrijskog tako i resornog karaktera; pravni akti organa predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije koji uređuju pitanja kancelarijskog rada; pravni aspekti regulatornog i instruktivnog karaktera, metodološka dokumenta o kancelarijskom radu ustanova, organizacija i preduzeća; državni standardi za dokumentaciju; jedinstveni dokumentacioni sistemi; sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija; državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje, koji sadrži osnovne uslove za dokumente i usluge predškolske obrazovne ustanove; normativni dokumenti o organizaciji tekućeg i arhivskog čuvanja dokumenata. Sticanje regulatorne i metodološke osnove kancelarijskog rada povereno je Sveruskom istraživačkom institutu za kancelarijski rad i arhivske poslove (VNIIDAD), nakon dogovora sa Rosarhivom, pored toga, Odeljenje za nauku o dokumentima i predškolske obrazovne ustanove Istorijsko-arhivski institut Ruskog državnog univerziteta za humanističke nauke (IAI Ruski državni univerzitet za humanističke nauke), zbog čega su u "Informaciono-referentnom sistemu arhivske industrije" prikupljeni gotovo svi pravni akti, regulatorni dokumenti i objavljeni jedinstveni metodološki preporuke koje uređuju tehnologiju izrade dokumenata i organizaciju rada s njima. ZAKLJUČAK

Odnos organizacija, institucija, komunikacija poslovnih dokumenata na svim nivoima treba da se odvija po jedinstvenim opšteprihvaćenim pravilima. Rad sa dokumentima u svakoj organizaciji, bez obzira na njenu organizaciono-pravnu formu, treba da se gradi na zakonskim i regulatornim i metodološkim osnovama koje se tiču ​​dokumentacije i rada sa dokumentima. Dokumentacionu podršku menadžmenta vrši posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. Efikasnost aktivnosti predškolske obrazovne ustanove zavisi od kvalifikacija kancelarijskih radnika, stepena opremljenosti službe i uslova rada. U zavisnosti od pripadnosti određenoj grupi, predškolska obrazovna ustanova će imati svoj naziv i odgovarajuću namjenu. Postoje razlike između pojma „upravljačka dokumentacija“, koji naglašava komponentu informacionih tehnologija u savremenoj organizaciji kancelarijskog posla i bolje ga je koristiti kada su u pitanju računarske tehnologije za rad sa dokumentima, i pojma „kancelarijski rad“, uglavnom se koristi za opisivanje organizacione strane i tradicionalnih metoda rada sa dokumentima. Kancelarijski rad je jedna od upravljačkih funkcija zasnovana na naučnoj organizaciji uz korišćenje savremene tehnologije, a živimo u eri naučnog napretka, gde se sve zasniva na unapređenju novih tehnologija koje će nam dodatno pomoći u radu. Institucije državne arhivske službe pružaju ministarstvima i resorima organizacionu i metodološku pomoć u implementaciji državnih sistema dokumentarne podrške upravljanja, u organizovanju sistema dokumentacione podrške, dogovaraju standardne i sektorske regulatorne dokumente o sistemu dokumentacione podrške, izraditi metodološke dokumente o određenim pitanjima dokumentovne podrške menadžmentu.

Bibliografija

1. Boydachenko P.G. Služba za upravljanje ljudskim resursima. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Praktično upravljanje osobljem: Vodič za rad osoblja. - M.: Pravnik, 2006.

3. Državni standard Ruske Federacije GOST R 51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije "(odobreno uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27.02.1998, br. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju (odobreni Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 03.03.2003. br. 65-st.)

5. Istrin V.A. Nastanak i razvoj pisanja. Moskva: 1965.

6. Kirsanova M.V. Savremeni kancelarijski rad: udžbenik. dodatak. - M.: INFRAM, 2003.-- 304 str. (serija "Visoko obrazovanje").

7. Kuznjecova T.V. Kancelarijski rad), Moskva: Intel-sinteza, 1999.

8. Osnovna pravila za arhive organizacija (odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 06.02.2002.).

9. Podlesnaya L.V. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja. Kancelarijski rad, Moskva, 2004

10. Pšenko A.V. Dokumentaciona podrška (kancelarijski rad): Udžbenik. Benefit. - M.: FORUM: INFA-M, 2003.-256s. (serija „Profesionalno obrazovanje).

11. Zakon o radu Ruske Federacije.

12. Tipična uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti / prip. Komitet za arhive (odobren odlukom Vlade Ruske Federacije od 31. oktobra 2000. br. 1547-r)

13. Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" (20. februar 1995. N24-FZ).

14. Federalni zakon od 02.05.2006. br. 59-FZ "O postupku razmatranja prijava građana Ruske Federacije"

15. Hobelkova L.N. Automatizacija predškolskih obrazovnih ustanova // časopis Otechestvennye arhivy, br. 6, 2008.- str.18-21.

Dokumenti su se pojavili sa pojavom pisanja. Dokumenti sačuvani na teritoriji naše države od davnina svjedoče o dokumentiranju različitih aspekata života pojedinca i države.

Chronicle, govoreći o odnosima staroruske države (IX-XII vek) i Vizantije, prenosi sadržaj ugovora koji su sklopljeni između njih. Ovo ukazuje na prisustvo diplomatske dokumentacije. Diplomatski odnosi su zabilježeni i u poveljama. Diploma potvrdio identitet ambasadora, njegovo ovlaštenje da potpiše sporazum.

Sklopivi sistem pravne dokumentacije

U XI veku. izvanredan pisani spomenici ruskog prava: Ruska istina, Jaroslavova istina, Jaroslavićeva istina. Do početka XII veka. bili su spojeni u Kratka istina.

Važno je znati da je veliki značaj koji se pridaje zaštiti privatne svojine učinio neophodnim da se činjenica posjedovanja iste evidentira u raznim slovima. U poveljama su zabilježene i privilegije trgovaca, prihodi crkve, razni ugovori, testamenti.

U periodu feudalne rascjepkanosti (XIII-XV st.), razvoj feudalnih odnosa zabilježen je u privatno pravo(depozit, kupoprodajni akt za zemlju i drugu imovinu, ropstvo, hipoteke, sluge, za zajam novca, pokretne i nepokretne imovine, puna pisma za prodaju u ropstvo, otpusna pisma pri odlasku u bodu itd.) Odnosi između kneževine su bile sadržane u ugovorima velikih i apanažnih knezova. Nastaju pisani spomenici prava - pisma presude... Vrhovna vlast je zapisivala imperativna uputstva podređenima dekret... Sudsku aktivnost pratilo je i sastavljanje sudskih lista „pravnih pisama, nesudskih pisama“ svijeta.

Biće prisutni službenici - osobe koje znaju da rade sa dokumentima.

Dokumenti pripovedani na skupom materijalu - pergament... Vrijedi napomenuti da je napravljen od kozje ili teleće kože, a najbolje sorte dopremane su iz hanzeatskih gradova i Grčke. Vrijedi reći da je kako bi se uštedio novac, tekst koji je izgubio vrijednost i značenje očišćen, a list pergamenta je ponovo korišten.

Ovo je vrijeme gomilanja iskustva u oblasti sastavljanja dokumenata, kada su se formirale tradicije u pripremi dokumenata, uspostavljene metode njihove certifikacije - potpisi, spajalice, pečati, nastale su faze pisanja dokumenta - nacrt i bijeli papir. Istovremeno, nemoguće je govoriti o kancelarijskom radu kao sistemu određenih pravila tokom postojanja staroruske države i tokom feudalne fragmentacije. to period akumulacije tradicije i običaja u radu sa službenim dokumentima.

u Rusiji se sastoji od nekoliko perioda:

• predrevolucionarni kancelarijski rad (XVI - početak XX veka);
• Sovjetski uredski rad (oktobar 1917-1991);
• postsovjetski period (1991 - danas)

Kancelarijski rad u predrevolucionarnoj Rusiji

Kancelarijski rad u predrevolucionarnoj Rusiji uključuje tri faze:

• prva faza - kancelarijski rad (XVI-XVII vijek);
• druga faza - kolegijalni kancelarijski rad (XIII vek);
• treća faza - rad izvršne kancelarije (XIX - početak XX veka)

Događaji [[oktobar 1917 | oktobar 1917]]. radikalno promijenio sistem državnih institucija u Rusiji. Vrhovni organ državne vlasti bio je Sveruski kongres Sovjeta. Izvršni organ između kongresa bio je Sveruski centralni izvršni komitet (VTsIK) Vrhovni organ upravljanja zvao se Vijeće narodnih komesara (Sovnarkom) Sektorska rukovodeća tijela bili su narodni komesarijati (narodni komesarijati). komiteti (izvršni komiteti)

Prve godine sovjetske vlasti obilježila je potraga za pravilima za organizaciju kancelarijskog rada koja su odgovarala zadacima koje je postavila nova vlast.

Objavljeni su dekretima reguliše postupak zakonodavne delatnosti (Uredba SNK od 30. oktobra 1917. „O postupku odobravanja i objavljivanja zakona“, dekret SNK od 18. novembra 1918. „O vremenu stupanja na snagu legalizacija i vladinih naredbi“) Procedura formalizacije službenih sovjetskih dokumenata uspostavljena je Rezolucijom Vijeća narodnih komesara od 2. marta 1918. "O obliku oblika državnih institucija"; postupak za upotrebu pečata dekretima Sveruskog centralnog izvršnog komiteta i Saveta narodnih komesara od 6. jula 1922. godine, tom "O postupku upotrebe pečata sa državnim grbom." Dekret Vijeća radničko-seljačke odbrane od 8. decembra 1918. "O tačnom i brzom izvršavanju naredbi centralne vlade i uklanjanju birokratije" imao je za cilj smanjenje protoka dokumenata i naložio je zamjenu prepiske. sa telefonskim pregovorima, poslovnim papirima - telefonskim porukama i uspostaviti kontrolu nad svim administrativnim dokumentima. Sve sovjetske institucije bile su obavezne da tačno i bespogovorno izvršavaju odluke i naredbe centralne vlasti. Isti cilj težio je i dekretom "O pojednostavljenju kancelarijskog rada i korespondencije u sovjetskim institucijama", koji je u decembru 1918. pripremila Konferencija o pojednostavljenju kancelarijskog rada u sovjetskim institucijama pod Odeljenjem pravnih savetnika Državnog narodnog komesarijata. Kontrola.

1920-1930s godine poseban period u razvoju sovjetskog kancelarijskog rada, od ϶ᴛᴏ vremena masovnog pokreta tzv. naučna organizacija rada(NE) i naučna organizacija menadžerskog rada(NOUT) Pokret NOUT je imao značajan uticaj na formiranje i razvoj kancelarijskog rada.

U okviru njegovog pokreta otvoreni su istraživački instituti: Taganrog i Kazanski institut naučne organizacije rada. Koordinacija rada na NOT-u povjerena je Savjetu za naučnu organizaciju rada (Sovnot), stvorenom pri kolegijumu Narodnog komesarijata radničko-seljačke inspekcije (NKRKI) 1923. godine.

U ovom periodu formirane su javne organizacije koje su se bavile pitanjima menadžmenta: Klub administrativnih radnika, Udruženje računovodstvenih radnika, Udruženje rukovodećih radnika.

Izuzev navedenog, u okviru pokreta za NOUT, ćelije (biroi, sektori itd.) NOUT-a se stvaraju u svakoj velikoj instituciji i preduzeću.

Izlazili su časopisi na čijim su stranicama razmatrani problemi upravljanja i rada sa dokumentima: „Napomena tehnika upravljanja“, „Pitanja organizacije i upravljanja“, „Sistem i organizacija“, „Vrijeme“, „Organizacija rada“. Objavljuje se dosta literature o pitanjima kancelarijskog rada. Među njima su bile temeljne teorijske studije i priručnici o papirologiji za studente i praktičare.

Dvadesetih godina 20. stoljeća izdati su pravni akti u kojima su se, uz ostalo, odražavala i pitanja dokumentacije: Ustav SSSR-a iz 1924. razjasnio je vrste dokumenata koje izdaju organi državne vlasti i uprave, postupak njihovog publikacija. Dekretima Sveruskog centralnog izvršnog komiteta SSSR-a utvrđeno je pravo nacionalnih republika i regiona da obavljaju kancelarijski rad u državnim organima na svojim nacionalnim jezicima. Dokumenti koji se šalju van republike morali su biti napisani na dva jezika: ruskom i nacionalnom, ili samo na ruskom.

Važno je znati da je stvaranje akcionarskog društva pod NKRKI 1925. godine bilo od velike važnosti za razvoj sovjetskog kancelarijskog posla - Državni zavod za organizacionu izgradnju(Orgstroy)

Osnovna djelatnost Orgstroya bila je racionalizacija kancelarijskog rada.

Za implementaciju rezultata razvoja kojima se Orgstroy bavio bilo je potrebno njihovo teorijsko opravdanje, zasnovano na ozbiljnoj naučnoj osnovi.

Takva institucija osnovana je 1926. godine pod NKRKI Institut za menadžment inženjering(ITU)

ITU je blisko sarađivao sa Orgstroyem. Metode i ispitivanja, naučno zasnovane metode unapređenja kancelarijskog rada, razvijene od strane ITU, Orgstroy primenjene u praksi, uvele su ih u aktivnosti institucija: metod direktnog posmatranja, anketiranja (intervjuiranja), aktiviranja, fotografisanja, samofotografisanja radni dan, tajming. Sve ove metode se trenutno koriste u proučavanju sistema kancelarijskog rada, njegovoj analizi i izradi predloga za racionalizaciju.

V 1928 Grad ITU je zajedno sa Centralnim arhivom RSFSR pripremio „Pravila za organizaciju arhivskog dijela kancelarijskog rada u državnim, stručnim i zadružnim ustanovama i preduzećima RSFSR-a“. Pravila su bila od velike važnosti za organizaciju tekućeg skladištenja dokumenata u kancelarijskom radu, a takođe su utvrdila i postupak za njihovo uništavanje.

V 1931 ITU je razvio nacrt "Općih pravila za dokumentaciju i upravljanje dokumentima", koji podrazumijeva uvođenje jedinstvenih pravila za kancelarijski rad na nivou cijele Unije. Ovo je bio prvi pokušaj stvaranja jedinstvenog sistema kancelarijskog rada, budući da su "Opšta pravila..." trebala postati normativna osnova za izradu uputstava za kancelarijski rad za svaku sovjetsku instituciju i preduzeće. Ali kao rezultat likvidacije ITU-a u aprilu 1932., pravila nisu finalizirana i odobrena. Nakon likvidacije ITU-a u SSSR-u nije postojao jedinstven centar za naučni razvoj organizacije kancelarijskog rada.

U istoriji kancelarijskog rada započeo je dug period resorne regulacije rada sa službenim dokumentima, u ϶ᴛᴏ vrijeme svaki odjel je na neki način rješavao pitanja organizacije kancelarijskog rada.

Ustav iz 1936. godine imao je značajan uticaj na procese dokumentacije, po prvi put u godinama sovjetske vlasti, zakonski je konsolidovao hijerarhiju upravljačkih dokumenata, jasno definišući koje vrste administrativnih dokumenata treba da izdaje određeni organ i uprava, kao što je kao i institucije, organizacije i preduzeća.

V 1943 Glavna arhivska uprava SSSR-a napravila je još jedan pokušaj stvaranja jedinstveni standardi u radu sa službenim dokumentima... Izrađen je nacrt "Uputstva za postavljanje dokumentarnog dijela i zaštitu dokumentarne građe u dosadašnjem kancelarijskom radu ustanova, organizacija i preduzeća SSSR-a". Istovremeno, dokument nije odobren po drugi put.

Iste godine, prvi lista tipičnih upravljačkih dokumenata, kojim su utvrđeni uslovi njihovog skladištenja. Spisak je postao osnova za ispitivanje vrednosti dokumenata kako u kancelarijskom radu tako iu arhivi.

Ne zaboravite da je važna prekretnica za razvoj sovjetskog kancelarijskog rada bila odluka Vlade SSSR-a 1959. razvoj jedinstvenog državnog sistema kancelarijskog rada za institucije i preduzeća u zemlji zasnovano na širokoj upotrebi tehničkih sredstava. Dekretom Vijeća ministara SSSR-a od 25. jula 1963. "O mjerama za poboljšanje arhivske djelatnosti u SSSR-u" stvoren je Svesavezni naučno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima (VNIIDAD), čija je glavna svrha bila koji je bio razvoj Jedinstvene državne službe za statistiku.

Važno je napomenuti da se u isto vrijeme otvara pitanje osposobljavanja kadrova: u jednom broju srednjih škola od školske 1962/63. d) započeta obuka studenata za specijalnost „Kancelarijski rad“. Godine 1964. u Moskovskom državnom istorijsko-arhivskom institutu (MGIAI) otvoren je prvi u SSSR-u Odjeljenje za upravljanje državnim dokumentima (FGD), koje priprema stručnjake sa visokim obrazovanjem za rad na podršci upravljanja dokumentacijom.

Od tog vremena, VNIIDAD razvija regulatorni i metodološki okvir za kancelarijski rad, FGD (trenutno - Fakultet za dokumentaciju Ruskog državnog univerziteta za humanističke nauke) obučava stručnjake za rad sa dokumentima.

Imajte na umu da je bliska saradnja između MGIAI i VNIIDAD-a imala značajan uticaj na razvoj domaćeg kancelarijskog posla već 1970-ih - 1980-ih. Započela su sistematska, svrsishodna proučavanja teorijskih i metodoloških problema dokumentacije, koja su bila oličena u specifičnim primenjenim razvojima nacionalnog karaktera.

Ne zaboravite da je najvažniji od njih postao Jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada(EGSD), odobren od strane Komiteta za nauku i tehnologiju SSSR-a u septembru 1973.
Vrijedi napomenuti da su glavne odredbe Jedinstvene državne službe za statistiku ϶ᴛᴏ naučno uređen skup pravila, standarda, preporuka koji su određivali i regulirali organizaciju uredskog rada u institucijama, organizacijama, preduzećima SSSR-a. Njegov osnovni cilj je unapređenje organizacije kancelarijskog rada na jedinstvenoj osnovi uvođenjem jedinstvenih oblika i metoda rada sa dokumentima.
Vrijedi napomenuti da su glavne odredbe Jedinstvene državne službe za statistiku uspostavile pravila za dokumentovanje aktivnosti upravljanja (koja su se odnosila samo na organizacijske i administrativne dokumente), sadržavale preporuke za organiziranje rada s dokumentima, utvrdile osnove organizacije rada kancelarijskog osoblja. i mehanizacija kancelarijskih procesa. Po prvi put u proteklim decenijama stvoren je integrisani sistem kancelarijskog rada, koji je bio nacionalne prirode, ali, nažalost, nije dobio zvanični status.

V 1988 Rukovodstvo SSSR-a Glavarkhiv odobrilo je njegovo drugo izdanje, pod nazivom Jedinstveni državni sistem za upravljanje dokumentima (EGSDOU). Vrijedi reći da su se odredbe EGSDOU proširile na sve dokumentacijske sisteme, uključujući dokumente stvorene kompjuterskom tehnologijom i mikrografijom.

Drugi značajan pravac unapređenja kancelarijskog rada je ujednačavanje i standardizacija sastava i pravila za obradu upravljačke dokumentacije, koja se aktivno razvija od 1970-ih.

Prvi GOST za organizacionu i administrativnu dokumentaciju (ORD) stupio je na snagu 1972. godine - GOST 6.38-72 „Sistem organizacione i administrativne dokumentacije.
Treba napomenuti da su glavne odredbe "i GOST 6.39-72" Sistem organizacijske i administrativne dokumentacije. Uzorak obrasca".

U vezi sa razvojem Jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije (USORD), ovi GOST-ovi su odobreni u novom izdanju 1978. godine, a 1990. revidirani i kombinovani u GOST 6.38-90 „Jedinstveni sistem dokumentacije. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju". Standardi za ORD su utvrdili sastav detalja, pravila za njihov dizajn i lokaciju, zahtjeve za obrasce, za tekstove dokumenata i dokumenata proizvedenih pomoću uređaja za štampanje.

Posebno područje poboljšanja rada s dokumentima postalo je objedinjavanje terminologije koja se koristi u uredskom radu i arhiviranju. Tumačenje pojmova postalo je nedvosmisleno zbog uvođenja GOST 16487-70 „Kancelarski rad i arhivsko poslovanje. Imajte na umu da termini i definicije ”(revidirani 1983. i 1998.) Jedinstvena terminologija nam omogućava da nedvosmisleno sagledamo i regulatorne i metodološke dokumente i posebnu literaturu. Službeni termini se također koriste u razvoju lokalnih regulatornih dokumenata u bilo kojoj organizaciji.

Od 1970-ih, kompjuterska tehnologija je uvedena u menadžment i počinje razvoj automatiziranih alata za upravljanje (ACS) za rješavanje upravljačkih i proizvodnih problema. Implementacija automatizovanog sistema kontrole zahtevala je objedinjavanje dokumentacije. Sredinom 1970-ih odobreni su prvi objedinjeni dokumentacioni sistemi (SDS) SDS su kompleksi međusobno povezanih dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima, koji sadrže informacije neophodne za upravljanje u određenoj oblasti djelatnosti. Materijal objavljen na http://site

Vrijedi reći - potpuna lista USD je data u Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD), objavljenom 1983. godine.

Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije (USORD) uključen je u USDA. Vrijedi napomenuti da je uključivao GOST 6.15.1-75 "Osnovne odredbe", koji je utvrdio svrhu i sastav USORD-a, zahtjeve za obrasce i tekstovi dokumenata, pravila za njihovo odobravanje i registraciju; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, kao i Album jedinstvenih oblika dokumenata i Uputstva za njihovu upotrebu.

Poseban značaj ϶ᴛᴏy sistema leži u njegovoj gotovo univerzalnoj primjeni u institucijama, organizacijama i preduzećima.

Osamdesetih godina prošlog vijeka revidiran je regulatorni i metodološki okvir za pohranjivanje dokumenata u kancelariji i arhivi. Godine 1986. objavljena su „Osnovna pravila za rad odeljenskih arhiva“ koja su sadržala pravila čuvanja dokumenata, formiranja dokumenata u kartoteke, njihovog pregleda, knjigovodstva i nabavke arhive. Godine 1989. objavljen je "Spisak standardnih dokumenata formiranih u radu državnih odbora, ministarstava, resora, ustanova, organizacija i preduzeća, sa naznačenim rokovima skladištenja", koji je ujedno predstavljao i praktičan vodič za svaku kancelarijsko-poslovnu službu u organizaciji skladišta. dokumenata.

Osamdesetih godina prošlog vijeka razvijeni su vremenski standardi za kancelarijski rad. Na osnovu utvrđenih formula troškova rada bilo je moguće izračunati kvantitativni sastav radnika u službi kancelarijskog upravljanja.
Vrijedi napomenuti da su osnova za njega bili prošireni standardi vremena za rad na kancelarijskom radu i Jedinstveni standardi vremena (proizvodnje) za rad na mašini, objavljeni 1988. godine, koje je razvio Centralni biro za standarde rada Državnog komiteta SSSR-a. o radu i socijalnim pitanjima.

Kancelarijski rad u modernoj Rusiji

Razvoj kancelarijskog rada 1970-ih i 80-ih godina bio je osnova za organizaciju kancelarijskog rada u Ruskoj Federaciji.

Ovu treću fazu u istoriji kancelarijskog rada karakterišu, pre svega, značajne promene u društvenoj i ekonomskoj sferi. Od 1990-ih u Rusiji je počelo aktivno stvaranje nevladinih organizacija (akcionarska društva, društva sa ograničenom odgovornošću, unitarna preduzeća itd.) U većini ovih organizacija kancelarijski rad je ponovo stvoren. Od ranih 1990-ih u Ruskoj Federaciji zakonodavni i regulatorni pravni okvir je počeo da se razvija, koji je uspostavio zahtjeve za oba dokumenta i rad sa njima.

Odgovornost za vođenje evidencije obično ima sekretar. Za ovu poziciju nije potrebno posebno obrazovanje, a često se za nju angažuju kandidati sa minimalnim radnim iskustvom. Ali upravljanje dokumentima je odgovoran i važan posao, od njegove tačnosti i ispravnosti u velikoj meri zavisi uspešno poslovanje preduzeća.

Kancelarijski posao može biti:

• opšte - koje se odnose na osnovnu delatnost preduzeća,
• osoblje - za dokumentaciju o osoblju, koju vodi kadrovska služba,
• tajna - nalazi se u nekim državnim strukturama i ima standarde ponašanja,
• elektronski - kada se informacija prenosi u digitalnom formatu.

Nije teško samostalno savladati osnove kancelarijskog rada. Bolje je početi s najvažnijim i temeljnim dokumentom - nomenklaturom predmeta.

Nomenklatura predmeta

Ovo je dokument koji navodi sve "slučajeve" u organizaciji. U ovom slučaju, "predmet" označava zbirku poslovnih papira istog tipa ili smjera.

Nomenklatura je sistem koji vam omogućava da analizirate dokumentarne aktivnosti preduzeća. Da biste ga sastavili, morate odrediti listu svih dostupnih vrsta dokumenata. Zatim ih kombinujte u uputstvima.Svakom tipu se dodeljuje broj - šifra, može se sastojati od nekoliko brojeva ili slova, na primer broj, godina ili čak mesec izdavanja, ako je obim dokumenata značajan.

Na primjer: 01 / BU / 2017, gdje je 01 broj po redu, BU je računovodstvo, 2017 je godina. Naveden je i rok čuvanja i mjesto u arhivi kada će predmet biti tamo predat. Nomenklatura se može odobravati na određeni period - na godinu, 3 godine ili 5 godina, ako nisu predviđene promjene. Prije usvajanja, sadržaj nomenklature treba provjeriti od strane šefova odjeljenja u smislu svog rada.

Izrađuje se nomenklatura u svrhu pogodnog arhiviranja papira, kao i za unošenje predmeta u sistem. Pomaže da se sažeto ocrtaju osnove kancelarijskog rada, odražavaju glavne vrste poslovnih papira, uzimajući u obzir karakteristike preduzeća. Obično se sastavlja u obliku tabele - naziv predmeta, šifra (broj), mjesto u arhivi, period skladištenja. Bolje je grupirati slučajeve po vrstama, odjelima njihove objave.

Vrste dokumenata u organizaciji

Broj predmeta i vrsta dokumenata u direktnoj je vezi sa specifičnostima poslovanja kompanije. Često je radni tok podijeljen u blokove, koje provode stručnjaci iz područja rada. Ali postoji lista koja je tipična za svaku kompaniju, bilo da je komercijalna ili državna:

Inbox - dolazno u organizaciju spolja - sve što je stiglo poštom, kuririma, lično dostavljaju predstavnici drugih organizacija.

Odlazno – poslano iz organizacije – sve upućeno drugim pravnim licima, kao i fizičkim licima (odgovori, pisma, odluke).

Interni - ne van organizacije, koja reguliše rad preduzeća (naredbe, naredbe, propisi, propisi itd.).

Po pravilu se za svaku vrstu vodi poseban dnevnik u koji se upisuje broj po redu, datum, naziv, odakle je dokument došao ili odakle je poslat i ime odgovorne osobe.

Ako se u dnevniku evidentiraju dokumenti predati zaposlenima, polje za potpis se ostavlja u prijemu. Takođe, može se napraviti zabilješka u časopisu, u kom slučaju se, prema nomenklaturi, kopija predaje na čuvanje.

Organizacija također može voditi evidenciju internih službenih putovanja, evidentiranje povrata ključeva, vremena dolaska na radno mjesto, pa čak i telefonskih poziva. Ponekad broj upisnih knjiga dovodi do formiranja dnevnika. Sve zavisi od potrebe i postojeće prakse u preduzeću.

Časopise je potrebno numerisati, prošiti i zapečatiti, kako bi se isključila mogućnost zamjene lista.

Vođenje evidencije - osnove kancelarijskog rada i toka rada. Broj časopisa i predmeta zavisi od potreba kompanije i želje da se evidentiraju svi radovi.

Uredba o protoku dokumenata

Nakon izrade nomenklature predmeta i liste potrebnih časopisa, razumno je sačiniti Pravilnik o toku rada organizacije. Ovo je propis koji objašnjava pravila za sastavljanje, prijenos, arhiviranje svih dostupnih radova. On opisuje proceduru za svaki tok dokumentacije i postavlja vremensku liniju za njeno prenošenje iz jednog odjeljenja u drugo.

Uzorak izjave

Uredba će pomoći da se izbjegnu zabuna, prebacivanje odgovornosti i gubitak važnih poslovnih dokumenata. Za svaki tok je propisana ruta - na primjer: objavljivanje, odobrenje, registracija, slanje primaocu, arhiviranje.

Pečati i žigovi

Često novopridošlice, i ne samo oni, ne mogu shvatiti u kojim slučajevima je potreban pečat organizacije, a u kojim ne. Odgovor je vrlo jednostavan: izlazni obrasci su ovjereni pečatom, jer prisustvo pečata potvrđuje porijeklo pisma. Interni papiri ne zahtevaju štampanje kao što jesu potpis priručnika je dovoljan u ovom slučaju.

Ulazni dokumenti nakon registracije se prenose upravniku za donošenje odluke i imenovanje osobe odgovorne za izvršenje ili odgovor. Takođe im nije potreban pečat. Pečat i pečat ne treba brkati. Pečati mogu biti veoma različiti, od "Ulazni broj ..." do "Kopija je ispravna", i nemaju pravnu snagu. To je samo pomoćno sredstvo za rad sekretarice.