Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering fremfor papir. Elektronisk dokumenthåndtering: fordeler og ulemper. Taktiske fordeler med EDMS: sparer penger og ressurser

Det er nødvendig å skille to begreper som ofte forveksles - kontorarbeid og dokumentflyt. Kontorarbeid er aktiviteten med å lage dokumenter og organisere arbeidet med dem. Organiseringen av arbeidet med dokumenter innebærer å skape forhold som sikrer bevegelse, søk og oppbevaring av dokumenter. Dokumentflyt er bevegelsen av dokumenter mellom punkter i behandlingen fra øyeblikket de mottas eller opprettes til fullføring av utførelse eller utsendelse (13;818). Basert på denne inndelingen er det en klassifisering av elektroniske systemer. Dette er kontorautomatiseringssystemer - CAD, og elektroniske dokumenthåndteringssystemer - EDMS. CAD leverer primært regnskap elektroniske dokumenter. Deres funksjoner inkluderer registrering av innkommende, utgående, interne og organisatoriske og administrative dokumenter, regnskapsføring av vedtak og svar mottatt ved gjennomføring. Databaser lagrer ikke bare dokumentdetaljer, men også tekstbildet deres. CAD lar deg overvåke utførelse, lagre data om saker og gi et raskt søk etter et dokument ved å bruke én detalj eller et sett av dem. EDMS er fokusert på å arbeide med elektroniske dokumenter, deres bevegelse i en organisasjon eller mellom organisasjoner. Viktig her er prosessen med kollektiv forberedelse av dokumentet, dets gjentatte godkjenning og vedlikehold av versjoner av dokumenter. EDMS kombinerer funksjonene til kontorautomatisering og elektronisk dokumenthåndtering - dermed dekker disse systemene alle kontorprosesser og brukes oftere i store organisasjoner.

I mange år i Russland var all dokumentflyt papir. Bare i dag går det gradvis over i en blandet fase. Dette er resultatet av innsatsen til både myndighetspersoner og kommersielle organisasjoner. Imidlertid går informasjonsprosessene sakte.

Elektronisk dokumenthåndtering refererer til en måte å organisere arbeid med dokumenter på, hvor hoveddelen av en organisasjons (bedrifts) dokumenter brukes elektronisk og lagres sentralt, i såkalte elektroniske arkiver, unike informasjonslagre, eller datavarehus (15;592). .

En mer optimal definisjon av elektronisk dokumenthåndtering kan identifiseres: "elektronisk dokumenthåndtering er en enhetlig mekanisme for å arbeide med dokumenter som sendes inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

Elektronisk dokumentflyt kan være intern og ekstern, og dette pålegger visse spesifikasjoner for informasjonsutveksling. Intern elektronisk dokumentflyt er preget av utveksling av informasjon eller flytting av elektroniske dokumenter innad i organisasjonen. Ekstern elektronisk dokumentflyt er preget av utveksling av korrespondanse mellom organisasjoner.

Følgelig betyr et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS), i snever forstand, programvare (dataprogram, system) som lar deg organisere arbeid med elektroniske dokumenter (oppretting, modifikasjon, søk, lagring), samt interaksjon mellom ansatte: overføring av dokumenter, utstedelsesoppgaver (ordre, instrukser) og overvåking av disse, utsendelse av meldinger etc. (18). I en bredere forstand forstås EDMS som en moderne organisatorisk og teknologisk struktur som gjennomsyrer hele produksjonsorganismen, som inkluderer programvare, tekniske og metodiske komponenter, samt organisatoriske og regulatoriske aspekter.

For tiden kan elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner i stor grad erstatte papir, og automatisering av dokumentutvekslingsprosessen er ikke en hyllest til moten, men et diktat av de raske tidene, siden det kan ta flere dager å levere et papirdokument med post eller bud, men et elektronisk dokument leveres innen få sekunder uavhengig av adressatens plassering. Å oversette dokumentflyt til elektronisk format kan spare ikke bare tid og krefter, men også plass. I noen selskaper har papirarkiver i mange år okkupert et område som kan sammenlignes med arealet av salgsgulv.

Mange tror fortsatt at et juridisk viktig dokument er et papir utarbeidet i henhold til visse regler, signert med en håndskrevet signatur og sertifisert av seglet til organisasjonen som utstedte dette dokumentet (sertifikat, sertifikat, utdrag, etc.). Men teknologiske muligheter utvikler seg, og i dag kan elektroniske dokumenter også ha juridisk betydning, siden de bruker en elektronisk signatur, som er den elektroniske analogen til en håndskrevet signatur. Elektronisk signatur - informasjon i elektronisk skjema, som er vedlagt eller på annen måte knyttet til annen informasjon i elektronisk form (signert informasjon) og som brukes for å identifisere den som signerer opplysningene (9;19).

I henhold til russisk lovgivning anerkjennes en elektronisk signatur som ekvivalent med en håndskrevet signatur hvis følgende betingelser er oppfylt:

1. Signaturnøkkelsertifikat knyttet til denne elektroniske signatur, har ikke mistet kraft (gyldig) på tidspunktet for bekreftelse eller på tidspunktet for signering av det elektroniske dokumentet hvis det er bevis som bestemmer tidspunktet for signering;
2. Ektheten til den elektroniske signaturen i det elektroniske dokumentet bekreftes;
3. Den elektroniske signaturen brukes i samsvar med opplysningene angitt i signaturnøkkelsertifikatet.

Dermed må den elektroniske signaturen være gyldig, og det som er veldig viktig vil dokumentet med elektronisk digital signatur ha juridisk betydning bare når du utfører forholdet spesifisert i signeringsnøkkelsertifikatet.

Når du snakker om EP, må du forstå at EP er et generalisert konsept, det inkluderer:

-programvare;
- signaturnøkkelsertifikat, som er et papirdokument eller et elektronisk dokument med elektronisk signatur fra en autorisert person ved sertifiseringssenteret, inkludert offentlig nøkkel elektronisk digital signatur. Sertifikatet utstedes for å bekrefte ektheten til den elektroniske signaturen og identifisere eieren av signaturnøkkelsertifikatet. Det vil si at det er nettopp dette et elektronisk dokument er signert med, og det er signaturnøkkelsertifikatet som inneholder informasjon til hvilke formål signaturen kan brukes;
-nøkkelbærer (sikker lagring av signeringsnøkkelsertifikatet).

La oss se nærmere på konseptet "signering av nøkkelsertifikat".

Et signaturnøkkelsertifikat er det samme dokumentet som inneholder og bekrefter informasjon om eieren av den elektroniske signaturen, det unike registreringsnummeret til signaturnøkkelsertifikatet, start- og sluttdatoene for signaturnøkkelsertifikatet som ligger i registeret til sertifiseringssenteret, navnet og plasseringen til sertifiseringssenteret som utstedte signeringsnøkkelsertifikatet. Signeringsnøkkelsertifikatet utstedes for en periode på ett år. Etter et år utløper den og organisasjonen må kjøpe et nytt signeringsnøkkelsertifikat. Dette gjelder ikke programvare, for eksempel CryptoPro CSP-programmet, siden programmer som regel ikke utløper.

Elektronisk dokumenthåndtering har fordeler og ulemper, fordeler og ulemper ved bruk i en organisasjon.

De viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er at når den brukes, vil alle avdelinger og strukturer i selskapet arbeide i ett informasjonsrom. I denne forbindelse øker hastigheten på dokumentbehandlingen i selskapet kraftig. En viktig faktor som gjør elektronisk dokumenthåndtering til en størrelsesorden høyere enn vanlig er sikkerheten og sikkerheten til dokumenter. I moderne systemer Det brukes datakryptering, som kan stoppe forsøk på å lage informasjonslekkasjer. Ved bruk av denne typen dokumentflyt øker de ansattes produktivitet og sannsynligheten for feil i dokumentbehandlingen, som avhenger av den ansattes kvalifikasjoner, reduseres. Innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem gir betydelig økonomisk effekt dens kvantitative vurdering er imidlertid kompleks prosess, fordi mange faktorer må tas i betraktning (20;49).

Den direkte effekten av å implementere systemet lar deg spare penger brukt på Forbruksvarer, betaling for post og kurer levering, reduserer fotokopieringsmateriell arbeidskostnadene. Den indirekte effekten er de fordelene ved ledelsen som er viktige for organisasjonens funksjon: åpenhet i ledelsen, kontroll av prestasjonsdisiplin, etc.

Så implementeringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer tillater:

1. fullautomatisere prosessen med å jobbe med dokumenter;
2. sikre organisering av arbeidet med fjernbrukere og brukergrupper;
3. gi integrasjon med eksterne e-postsystemer;
4. øke de grunnleggende egenskapene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ved å bruke modularitet og tilstedeværelsen av innebygde verktøy;
5. sikre prosessen med samtidig arbeid i systemet av et ubegrenset antall brukere;
6. øke effektiviteten i arbeidet med dokumenter;
7. forbedre bedriftskulturen for å jobbe med dokumenter;
8. redusere volumet av papirdokumentflyten betydelig;
9. redusere tiden for behandling og sending av dokumenter betydelig, tiden for søk etter dokumenter, tidspunktet for koordinering og godkjenning av utkast til dokumenter;
10. sikre alle dokumentasjonsprosesser med samtidig bruk av elektroniske og papirversjoner av dokumenter;
11. strømlinjeforme prosessen med registrering av alle typer dokumenter (registrering fra e-post og nettskjemaer, støtte for streaming-skanning, registrering av filer i alle formater);
12. sikre arbeidsflytstyring (overføring av dokumenter mellom utøvere);
13. sikre prosessen med å arbeide med sammenhengende dokumenter;
14. sikre dokumenthåndtering gjennom hele livssyklusen;
15. sikre åpenhet i alle prosesser fra det øyeblikket dokumentet opprettes til det øyeblikket det sendes til arkivet;
16. Lagre historien om å jobbe med dokumenter (regnskap for tiden og forfatterne av alle handlinger med et dokument, lagre arbeidskommentarer, støtte versjonskontroll av vedlagte filer);
17. spore historien om opprettelsen av dokumentet;
18. sikre en tydelig prosess for koordinering og godkjenning av dokumenter;
19. bygge et velfungerende instruksjonssystem;
20. sikre klar kontroll over prestasjonsdisiplin;
21. sortere dokumenter i henhold til alle kriterier;
22. gi informasjonssøk etter ulike attributter og fulltekstsøk;
23. sikre automatisering av innsamling og analyse av statistiske data om bevegelse av dokumenter;
24. sikre arkivlagring av elektroniske bilder av dokumenter;
25. sikre regulering av tilgangsrettigheter;
26. gi umiddelbar tilgang til dokumenter;
27. redusere kvantitative tap av dokumenter;
28. øke arbeidsproduktiviteten;
29. redusere kostnadene ved å utarbeide dokumenter for innlevering til arkivet og arkivlagring av dokumenter;
30. gi rettskraft elektroniske dokumenter;
31. redusere kostnadene for bud- og posttjenester;
32. redusere antall interne og eksterne kurerer;
33. sikre vedlikehold av en informasjons- og referansedatabase;
34. tilby avanserte søkefunksjoner (tilskrevet søk, avansert søk, fulltekstsøk som tar hensyn til morfologien til det russiske språket, støtte for dynamiske søkemapper);
35. Støtte til registrering av papir- og elektroniske dokumenter i samsvar med kravene fra Statens budsjettutdanningsinstitusjon.
36. Støtte for ruter for dokumentbevegelse (sekvensielle, parallelle, frie ruter, ruter med betingelser, forsinkelser)
37. Støtte for blandet dokumentflyt (forberede papirdokumenter og rapporter ved hjelp av maler, skrive ut et dokumentregistreringskort, registrere lagringsstedet for originaldokumenter);
38. Tilgjengelighet av verktøy for å analysere dokumentflyt, lage rapporter, samt overvåke ytelsesdisiplinen til ansatte (evnen til å lage rapporter og analytiske sertifikater, automatisk journalføring);
39. Bestemmelse informasjonssikkerhet(støtte for elektronisk digital signatur, datakryptering, logging, differensiering av tilgangsrettigheter og rollesystem, tilgjengelighet av innebygd dataintegritetsovervåking og automatisk backup).

Ved å kombinere disse punktene kan vi fremheve hovedfordelene, nemlig: fremveksten av muligheten for kollektivt arbeid med dokumenter, betydelig akselerasjon av søking og henting av dokumenter (ved ulike attributter), økt informasjonssikkerhet på grunn av at arbeid i EDMS fra kl. en uregistrert arbeidsstasjon er umulig, og for alle EDMS-brukeren er tildelt sin myndighet til å få tilgang til informasjon, øke sikkerheten til dokumenter og bekvemmeligheten av lagringen, siden de lagres elektronisk på serveren, og forbedre kontrollen over utførelsen av dokumenter.

For tiden går utvekslingen av dokumenter mellom forretningsenheter og enkeltpersoner gradvis fra papir til elektronisk. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem har en rekke fordeler fremfor enkelt papir – det sparer tid og øker effektiviteten av beslutninger som tas. EDMS kan bygges både internt i et selskap og mellom ulike selskaper via Internett.

Elektronisk dokumenthåndtering er et system med prosesser for behandling av dokumenter i elektronisk form. Mest moderne regnskap og personalprogrammer er i stand til å generere elektroniske dokumenter i et standardformat etablert på lovnivå. Men for at et slikt dokument skal ha juridisk vekt, må det signeres av begge parter med elektronisk signatur.

Elektronisk dokumentflyt kan deles inn i to store typer – utveksling av dokumenter innad i en virksomhet eller mellom ulike virksomheter via kommunikasjonskanaler. Det er mulig å kombinere disse to systemene til ett globalt.

Bruk av elektronisk dokumenthåndtering innen et selskap krever kjøp av nødvendig programvarepakke (EDW-plattform), samt utstyr for driften (nettverksutstyr, server, etc.).

For å utveksle dokumenter mellom to selskaper kreves det en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Den garanterer levering av meldinger, kontrollerer formatet på sendte dokumenter, krever sertifisering av arbeid med data med elektronisk signatur, og lagrer et arkiv med dokumenter.

Merk følgende! En av slike tjenester er. Dokumenter mottatt gjennom den er juridisk viktige hvis de bærer et merke fra den elektroniske signaturen på begge sider av dokumentflyten.

Fordeler og ulemper med EDI

Hovedfordeler

Elektronisk dokumenthåndtering har ubestridelige fordeler fremfor papir:

Effektivisering av kontorarbeid - systemet vil ikke tillate deg å tildele samme nummer til forskjellige dokumenter, siden dette vil skje i rekkefølge og automatisk;
Spore posisjonen til hvert dokument - når som helst kan du finne ut hvem som jobber med dokumentet. En ansatt vil ikke kunne skade den eller miste den. Et dokument som er slettet ved et uhell eller med vilje kan fortsatt gjenopprettes;
Fremskynde dokumentbehandlingen - hvis bedriftsavdelinger er spredt over flere bygninger, må papirdokumentet personlig fraktes dit for godkjenning. Med EDI når det nødvendige dokumentet den ansatte på en brøkdel av et sekund;
Praktisk arbeid med versjoner - ved redigering lagrer systemet hver versjon. Om nødvendig kan du spore hvem som har gjort endringer i dokumentet og når;
24-timers fjerntilgang - om nødvendig kan tilgang til EDF-systemet organiseres via Internett fra hvilken som helst datamaskin i verden. En ansatt kan jobbe med dokumenter mens han er på forretningsreise, ferie eller sykemeldt;
Arbeidsplanlegging - ved å spesifisere opprettelsesdatoen og utførelsesdatoen kan du planlegge utførelsen av innkommende dokumenter i henhold til køen;
Dokumentsøk - du kan søke i den generelle dokumentdatabasen ved å bruke nøkkelord og uttrykk;
Sparer papir - det er ikke nødvendig å skrive ut alle dokumenter i ønsket antall.

De viktigste ulempene

Til tross for de åpenbare fordelene, har EDI-systemer også ulemper som kan stoppe en bedrift fra å implementere dem.

Disse inkluderer:

Trenger å bruke penger for kjøp av et system, som, avhengig av antall brukere, kan utgjøre opptil 100 tusen rubler;
Etter kjøpet lang tid det krever installasjon, implementering og feilsøking;
Det er nødvendig å lære opp alle brukere som skal være involvert i det;
Sikre systemsikkerhet - begrense tilgang mellom brukere, utstede nødvendige elektroniske signaturer, beskytte mot ekstern penetrasjon;
Selskapet må ha en administrator som skal overvåke systemets funksjon, utføre serviceaktiviteter og løse brukerproblemer;
For å beskytte informasjon er det nødvendig å sikkerhetskopiere databasen med dokumenter;
Hvis EDI ikke er tilgjengelig fra partnerfirmaer, er det nødvendig å sikre eksistensen av både et elektronisk og papirsystem.

Elektronisk dokumenthåndteringsfunksjonalitet

Ethvert dokumenthåndteringssystem må sikre utførelse av mange handlinger:

Arbeid med alle typer dokumenter - lag dem, utarbeide dem, behandle dem, registrer dem, overvåk implementeringen, koordiner dem, etc.;
Organiser dokumentflyter - bestemme ruter i selskapet, begrense tilgangen mellom individuelle brukere, gi muligheten til å jobbe med ett dokument for flere personer samtidig;
Organiser et arkiv med dokumenter med muligheten til å søke og lagre dem.

Merk følgende! Elektronisk dokumenthåndtering skal gi samme evne til å arbeide med dokumenter som tradisjonelt papir.

Stor utviklet systemer gi muligheter:

Registrering av alle beståtte dokumenter - innkommende, utgående, interne, med videre omdirigering til lederen;
Sikre en enhetlig prosedyre for arbeid med dokumenter i hver avdeling av selskapet;
Arbeid med dokumentet både individuelt og samlet;
Utveksle dokumenter mellom avdelinger og spesifikke ansatte;
Begrens tilgang til dokumenter;
Bruk standardskjemaer for alle dokumenter;
Kontroller at godkjenning, utførelse og annet arbeid med dokumentet vil bli gjennomført i tide;
Generer rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
Organiser arkivlagring med registrering av dato og klokkeslett for brukertilgang.

Er det mulig å kombinere papirdokumentflyt med elektronisk?

Etter å ha byttet til elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon, vil det i begynnelsen fortsatt ikke være mulig å forlate papirdokumenter helt.

Dette kan skje av flere grunner:

Ikke alle motparter bruker EDI;
Bedriften har allerede mange papirdokumenter lagret i arkivet.

Det er imidlertid grunnleggende forskjeller i arbeid med elektroniske og papirdokumenter. For eksempel må et papirdokument skrives ut og bringes til leder for signatur, mens et elektronisk dokument skal signeres i selve systemet. Papirregnskapsdokumenter sendt til en motpart kan gå tapt i posten under forsendelsen, mens elektroniske kommer frem til adressaten.

Hovedforskjellen mellom å jobbe med de to typene dokumenter er lagringen deres. Elektroniske dokumenter kommer umiddelbart inn i systemet, hvor alle brukere kan jobbe med dem. For papirdokumenter bør det fortsatt være organisert et arkiv der de skal oppbevares på en ryddig måte. Samtidig, etter å ha kommet frem til bedriften, skal papirdokumentet skannes, og denne skannede kopien skal lastes inn i systemet for videre arbeid.

Merk følgende! Arbeidet innad i virksomheten bør derfor fortsatt kun utføres elektronisk. Kommer et papirdokument, er det bare de som mottar eller signerer det som ser det. Samtidig lar det å jobbe med en elektronisk kopi beskytte originalen mot nesten ethvert tap, og lar flere brukere jobbe med den samtidig.

Hvilke EDI-programmer finnes?

Det finnes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet, hver med sine egne fordeler og ulemper. De vanligste systemene:

System	Egendommer	Pris
Sak	Et av de største EDI-programmene. Flott funksjonalitet, enkelhet og brukervennlighet.	Fra 11 til 13,5 tusen rubler. i en arbeidsplass
Logikk	Kan brukes i bedrifter av alle størrelser, lett å lære, fleksibel tilpasning til brukeren	Fra 4900 til 5900 per plass.
Eufrat	Ansett som det mest avanserte av systemene inkluderer leveransen eget databasesystem, lett og behagelig design	Fra 5 000 rubler per arbeidsstasjon når den er distribuert på en organisasjons server, fra 10 000 rubler. når den plasseres på utviklerens utstyr.
1C: Arkiv	Full integrasjon med alle 1C-produkter, muligheten til å lagre alle filer - tekst, grafikk, video og lyd.	Fra 12 til 57 tusen rubler. for hele programmet.
DIREKTUM	Det optimale systemet for små og mellomstore bedrifter, du kan kombinere elektroniske dokumenter med papir.	Fra 7 tusen rubler. opptil 2 millioner rubler for en lisens
OPTIMA-WorkFlow	Et nytt system som så vidt begynner å utvikle seg aktivt. Det er flere funksjoner som er unike for dette systemet.	Fra 55 til 75 tusen rubler. for en lisens.

Interaksjon av et elektronisk dokument med andre programmer

Ved å ta sin plass i organisasjonens elektroniske miljø, må EDI-systemet under drift fritt støtte andre forretningsapplikasjoner som allerede er i drift. For eksempel er det nødvendig å fritt behandle regnskapsdokumenter - fakturaer, handlinger, fakturaer, fullmakter mv.

I tillegg skal det elektroniske dokumenthåndteringssystemet fungere konsekvent med alle og operere med samme data. Derfor er det nødvendig at systemet kan støtte kataloger som brukes i det elektroniske miljøet og kunne oppdatere data i disse.

I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til arbeid med eksterne data - e-post, handelsplattformer etc.

Når du velger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, må du ta hensyn til mulighetene for samhandling med andre verktøy og datakilder som er tilgjengelige i bedriften. Vanligvis inkluderer populære, og derfor aktivt utviklende systemer, mange moduler for de mest populære programmene - 1C, Parus, Oracle og mange andre.

For eksempel kan det elektroniske dokumenthåndteringsprogrammet 1C tillate deg å generere, motta og sende elektroniske regnskapsdokumenter direkte fra det, samtidig som du bekrefter dem med en kvalifisert signatur.

Elektronisk dokumenthåndtering har en rekke fordeler sammenlignet med tradisjonelle papir: Enkelt å gjøre endringer i dokumentet; muligheten til å plassere ikke bare tekst, men også multimediedata i et dokument; evnen til å bruke forhåndsforberedte skjemaer; høyere hastighet på informasjonsoverføring til et stort antall adresser; spare papir; kompakthet av arkiver; enkel kontroll av informasjonsflyt; høy hastighet for å søke og hente informasjon; muligheten til å beskytte dokumenter mot uautorisert tilgang og differensiere ansattes tilgangsrettigheter til informasjon.

Det skal bemerkes at innføringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer gir visse fordeler for ledelsen av bedrifter og organisasjoner for implementeringen effektiv ledelse og rask beslutningstaking, nemlig: åpenhet om aktivitetene til ansatte og avdelinger; høy hastighet på innhenting av analytisk informasjon og rapporter; styrking av prestasjonsdisiplin; avslå negativ påvirkning menneskelig faktor om selskapets aktiviteter; redusere antall ansatte som arbeider med dokumenter (kurerer, kontorarbeidere osv.).

Ris. 3.

Figur 3 viser hvordan tiden for enkelttrinn i arbeidet med dokumenter reduseres når papirprosessen erstattes med en digital. I forholdene for elektronisk dokumenthåndtering kreves det mye mindre kostnader for å sette opp dokumentflyt når eksterne forhold endres, for eksempel krav til endring av rapporteringsskjema. Implementeringen av et kontorautomatisering og elektronisk dokumenthåndteringssystem er ledsaget av optimalisering av hele administrasjonsprosessen, som blir enklere og mer logisk. Kvaliteten på beslutninger som tas forbedres, kontroll over utførelse utføres mer effektivt ledelsesbeslutninger, direkte og indirekte samfunnskostnader knyttet til vedlikehold av styringsapparatet reduseres. Dokumenter sendes ved hjelp av et automatisert dokumenthåndteringssystem, som inneholder en enhetlig database med klassifiserere, ordbøker og standarder for hele organisasjonen. Dokumentruting bestemmes vanligvis avhengig av dokumenttype og etablerte driftsregler (denne funksjonen støttes imidlertid ikke av alle systemer). Utveksle dokumenter med eksterne organisasjoner hvis det er avtaler med dem, er det gitt ved hjelp av bedriftens informasjonsportal Prokhorov A. Dokumentflyt og programvaren / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - Nr. 1. - S. 32..

Mange av de eksisterende elektroniske dokumenthåndteringssystemene lar selskaper som har implementert dem gå over til papirløs dokumenthåndtering. Men selv med elektroniske dokumenthåndteringssystemer oppstår ofte såkalt blandet dokumentflyt når mest av arbeid med dokumenter utføres i elektronisk form (dokumentutkast, godkjenning av dem osv.), og bare deler av dem skrives ut, signeres og lagres i papirform. Dette skyldes flere årsaker. For det første tillater ikke lovverket en fullstendig overgang til elektroniske dokumenter. For det andre er brukerne av disse systemene selv ennå ikke klare til å helt forlate vanen med å jobbe med papirdokumenter. I praksis dekker elektronisk dokumenthåndtering nå hovedsakelig intern dokumentflyt og mye sjeldnere (i henhold til avtaler mellom organisasjoner) dokumentflyt mellom bedrifter.

Grunnleggende dataprogrammer for kontorarbeid og forretningsprosedyrer kan deles inn i fire hovedkategorier (ikke inkludert verktøy for å lage dokumenter og datavarehus): arbeidsflytsystemer (automatisering av forretningsprosedyrer); gruppevaresystemer (teamarbeid); dokumenthåndteringssystemer (gir hovedsakelig registrering, lagring og gjenfinning av dokumenter); e-postsystemer (brukes til å utveksle dokumenter).

Denne divisjonen dukket opp i markedet for omtrent tre år siden. Nå er det ganske betinget på grunn av det faktum at de nyeste versjonene av de mest populære applikasjonene prøver å kombinere alle disse og mange andre teknologier, for eksempel Lotus Domino. I tillegg er hver av disse teknologiene (med unntak, selvfølgelig, e-post, hvis popularitet i virksomheten helt fra begynnelsen var omtrent den samme som for dokumentskapingsverktøy), moteriktig i Vesten 2-3 år siden, har viket for det nye konseptet samarbeid og meldinger ("samarbeid og meldinger").

Årsakene til dette, etter vår mening, er omtrent de samme for dem og for oss (hvis vi ikke tar hensyn til rent språklige, språklige og tekniske problemer med lokalisering, støtte for kodetabeller, søk, gjenkjenning, etc.)

Saken er at automatisering av forretningsprosedyrer og teamarbeid i prinsippet er veldig vanskelig. For det første har ingen ennå kommet opp med universelle regler for å drive en vellykket bedrift. Hver organisasjon er helt unik i denne forbindelse. I tillegg, innenfor rammen av en automatisert prosedyre, er det ikke alltid mulig å reagere tilstrekkelig på nødsituasjoner, fra forekomsten av hvilke ingen selvfølgelig er immune. Noen ganger skader automatisering bare virksomheten; ofte løser en rekke ansatte ideelt sett problemene sine i uformelle relasjoner, og rammeverket til det automatiserte systemet begrenser dem bare. Derimot, mot eksempler slett ikke sjelden.

Som et resultat, for øyeblikket, er det rimelig å anerkjenne følgende som den mest rasjonelle måten å automatisere forretningsprosedyrer på: "Ikke prøv å programmere ansattes atferd for hver mulig situasjon, men skape et felles informasjonsmiljø for dem der de kan samarbeide (dvs. løse forretningsproblemer i fellesskap) og utveksle meldinger.» Kanskje dette setter spørsmålstegn ved den skyfrie fremtiden til eksisterende arbeidsflytsystemer, som legger vekt på å skape komplette kjeder for automatisering av forretningsprosedyrer.

I dag er situasjonen betraktelig forbedret. Komplette russiske produkter har dukket opp, forvirring i terminologi og posisjonering blir gradvis overvunnet. Automatisering av kontorarbeid og dokumentflyt i bedriften. Funksjoner ved nasjonal journalbehandling [Elektronisk ressurs] Tilgangsmodus: http://www.directum.ru/339091.aspx(tilgangsdato: 15.10.2015).

La oss vurdere detaljene og funksjonaliteten til moderne elektronisk dokumenthåndteringsprogramvare.

Tregheten til menneskelige vaner er hovedhindringen for implementering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i bedrifter. Fordelene deres vil snart bli avgjørende i konkurransekampen, så nå må vi tenke på å overføre kontorarbeid til digitale skinner.

Juridisk grunnlag for EDS

Store bedrifter med et omfattende filialnett går raskt over til elektronisk dokumenthåndtering, noe som tilrettelegges av tilstedeværelsen av et tilstrekkelig lovverk.

Lovene som regulerer arbeidet til EDMS er:

nr. 149-FZ "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse."
nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer".
nr. 263-FZ "Om avskaffelse av restriksjoner på elektronisk dokumentflyt."
Civil Code.
Voldgiftsprosesskode.

Direkte lovgivningsnormer er like for alle, men ved implementering av en EDS må en virksomhet i tillegg utvikle en rekke interne administrative dokumenter:

forskrifter for bruk av digitale signaturer;
bedriftsregler for elektronisk dokumenthåndtering med en algoritme for å løse kontroversielle situasjoner;
dokument om etterlevelse av reglene, som alle ansatte skal signere.

Bedriftsansatte er pålagt å bruke kun sertifiserte digitale signaturer og kryptografiske informasjonsbeskyttelsesverktøy. Overholdelse av denne regelen og konsistensen av det lovgivende rammeverket gjør det mulig å gjøre den ansattes handlinger i bedriftens EDMS juridisk viktige.

Essensen og funksjonene til EDMS

Elektronisk dokumenthåndteringssystem er et automatisert arbeidsflytstyringssystem som lar ansatte samhandle via digitale enheter uten bruk av papirmedier.

Grunnleggende EDMS-funksjoner er:

opprettelse, overføring, lagring av elektroniske dokumenter (ED);
digitalisering av papirdokumenter;
lage et dokumentkort med dets attributter;
generering av dokumenter basert på ferdige maler med spesifiserte attributter;
søk etter dokumenter i en sentralisert database;
dokument ruting;
kontroll over mottak av dokumentet og utførelsen av instruksjonene i det;
vedlikehold av journaler, klassifiserere;
konvertere ED til kompatible formater;
automatisk registrering av innkommende dokumentasjon;
sende varsler;
godkjenning av dokumenter;
kollektivt arbeid med ED;
interaksjon gjennom elektronisk dokumentasjon med selskapets motparter;
generering av rapporter om utførelse og flytting av dokumenter.

En viktig parameter for EDMS er dens modularitet, som lar deg utvide funksjonaliteten uten å vesentlig endre de grunnleggende innstillingene.

Typer EDMS

Det er åpenbart at store industribedrifter og handelsbedrifter har ulike krav til EDMS. Det er hvorfor programvareprodukter er delt inn i to kategorier, avhengig av standardisering av arbeidsprosesser:

"bokset";
grunnleggende med omfattende konfigurasjonsmuligheter.

«Boxed»-produkter er designet for lagerdrift, kontorprosesser og småskala produksjon. De krever bare modulær konfigurasjon og introduksjon av primærinformasjon.

Deres funksjoner:

hurtig oppsett;
standardisert opplæring;
ingen endring nødvendig;
lave vedlikeholdskostnader.

Kjerneplattformer er utplassert i store virksomheter med unike organisatoriske og produksjonsstruktur. Slike EDMS krever langvarig utvikling, inkludert av kundens egne IT-spesialister.

De har følgende egenskaper:

evnen til å tilpasse seg spesifikke forretningsprosesser;
opprettelse av ekstra programvaremoduler i henhold til kundens krav;
grensesnitt endres;
vanskeligheter med kostnadsplanlegging på grunn av manglende evne til å estimere mengden forbedringer.

For de fleste små bedrifter og bransjeorganisasjoner er standard "boksede" løsninger tilstrekkelig.

Fordeler med et elektronisk dokumenthåndteringssystem

Å oversette en virksomhets dokumentflyt til elektronisk form gir bedriften fordeler på flere organisasjonsnivåer. EDMS lar deg forenkle arbeidet til både ledelsen og ordinære ansatte.

Taktiske fordeler

Elektronisk dokumenthåndtering lar deg redusere de nåværende driftskostnadene til en bedrift. Når du bestemmer deg for å installere et EDMS i hele bedriften, anbefales det å måle produktiviteten til ansatte før du implementerer systemet. Du kan beregne tiden for å fullføre maloppgaver, godkjenne forslag og søke etter nødvendige dokumenter. Separat kan du bestemme de nåværende kostnadene for kontorutstyr og skrivesaker.

Basert på effektiviteten til selskapets grunnleggende prosesser, fremheves følgende fordeler med EDMS:

Frigjøring fysisk rom på brukerens arbeidsstasjoner.
Redusere kostnadene ved leie av arkivlokaler.
Sparer arbeidernes tid på å kopiere dokumenter, behandle dem og føre dem inn i journaler.
Redusere kostnader til papir og materialer til kopieringsutstyr.
Redusere tiden det tar å overføre papirdokumenter mellom avdelinger.
Sparer ansattes tid ved å fullautomatisere deler av driftsprosessene.
Øke de ansattes produktivitet ved å redusere rutinearbeid.

De taktiske fordelene med EDMS gjør arbeidet til vanlige ansatte mest enklere, så det er de som vil merke forbedringene først.

Strategiske fordeler

Strategiske mål ved implementering av et EDMS påvirker de viktigste forretningsprosessene: profittindikatorer, hastighet og effektivitet av kommunikasjon med motparter, beskyttelse av kommersiell informasjon.

På disse områdene kan følgende fordeler med elektronisk dokumenthåndtering identifiseres:

Oppretting av et sentralisert informasjonsrom med en ED-database og regulert fjerntilgang til ham.
Fremskynd søket etter informasjon etter attributter.
Mulighet for omfattende beskyttelse av kommersiell informasjon på et datanettverk.
Øke åpenheten i arbeidsprosesser, forhindre korrupsjonsordninger.
Mulighet for parallell godkjenning av interne dokumenter.
Fjerntilgang til arbeidsprosesser utenfor arbeidsplassen.
Økt sikkerhet for dokumenter og umuligheten av å forfalske dem.
En kraftig økning i utførelse av ordre på grunn av online overvåking av ansattes handlinger.

Strategiske fordeler bidrar til vekst av selskapets håndterbarhet og image, noe som gir betydelige fordeler i å tiltrekke seg nye kunder.

Fordeler for vanlige brukere

Langsiktige rutineoperasjoner er anerkjent som helseskadelige og reduserer produktiviteten kraftig. Monoton behandling av forespørsler og dokumenter i forskjellige programmer distraherer fra ansvar og tar opp brorparten av arbeidstiden.

EDMS har en rekke fordeler for å løse disse brukerproblemene:

Praktisk plassering av ED i arkivet, slik at du kan finne dem etter attributter innen 1-2 minutter.
Regulering av driftsprosesser. Som et resultat får den ansatte bare de oppgavene han er pålagt å utføre i henhold til stillingsbeskrivelsen.
Fremskynde tilpasningen av nye ansatte til arbeidsprosesser ved å automatisere intern interaksjon.
Mulighet for å innhente informasjon om godkjenningskjeden og stadier av prosjektgjennomføring.
Reduksjon rutinemessige operasjoner ved å kombinere arbeidsmiljøer på datamaskiner, bruke maler, eliminere stadiet med å skrive ut dokumenter og signere dem.

Ved å redusere antall og varighet av ikke-spesifikke operasjoner kan du bruke tid direkte på arbeidsprosesser som krever høye kvalifikasjoner.

Fordeler for bedriftens IT-struktur

Når du implementerer et EDMS, er det integrert med den eksisterende IT-infrastrukturen, og gir følgende fordeler:

lette kontroll over systemet, redusere Krav til kompetanse til sin administrator;
muligheten til å konfigurere nye maler og dokumentere ruter uten standard programmeringsverktøy;
kombinere flere applikasjoner til ett enkelt arbeidsmiljø;
muligheten til å skalere systemet uten ekstra kostnader;
ikke nødvendig å erstatte eksisterende datamaskiner;
omfattende nettverksbeskyttelse mot skadelig programvare.

EDMS innebærer visse kapitalinvesteringer i tekniske midler, men de betaler for seg selv på kort tid.

Datamaskinvare blir kompatibel, noe som resulterer i økt ressursutnyttelse.

Fordeler for ledere

Elektronisk dokumenthåndtering gjør arbeidet til ledere effektivt på grunn av følgende fordeler med systemet:

EDMS-mobilitet, mulighet til å få tilgang til ED via eksterne datamaskiner på forretningsreiser.
Praktisk overvåking av ansatte ved hjelp av rapporter om deres arbeidseffektivitet, produktivitet og rettidig utførelse av oppdrag.
gjennom integrasjon med .
Akselerering av logistikkprosedyrer mellom leverandører og kjøpere ved deling av EDMS. Det er mulig å bytte primær ED ved å koble til en enkelt ekstern operatør som garanterer den juridiske legitimiteten til dokumenter.
Gir tilgang til finansiell informasjon eksklusivt til toppledere, unntatt sekretariatet.
Reduserer sannsynligheten for å miste viktige dokumenter.

Lederen kan alltid logge inn i systemet og generere en rapport om hver enkelt ansatts prestasjoner.

Ansattes bevissthet om dette faktum gir dem ikke muligheten til å slappe av og bry seg om sine egne saker.

Ulemper med elektronisk dokumenthåndtering

Innføringen av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift har også sine ulemper. Det er de som hindrer små bedrifter i å introdusere fullskala lagerdrift og administrasjon basert på EDMS.

Ulempene inkluderer:

Mulighet for databasekorrupsjon av ukjent ondsinnet kode. Regelmessig sikkerhetskopiering av informasjon på enheter som ikke er koblet til nettverket kan løse denne ulempen.
Vanskeligheter med å tilpasse ansatte alderskategori 40+ til digital interaksjon.
Høy pris. Prisen på en innenlandsk EDMS for små bedrifter varierer fra $1 000 til $10 000.
Effektiviteten til EDMS avtar i fravær av elektronisk dokumentflyt blant selskapets motparter.
Fordelen med systemet i kompakte kontorer uten ekstra arbeidsenheter og lokaler er tvilsom.
Behovet for å duplisere ED i papirform når du arbeider med noen motparter.

Disse manglene skyldes i stor grad forsinkelsen i å vedta det nødvendige juridiske normer og den lave graden av penetrering av EDMS i forretningsmiljøet. Men trender tyder på at elektronisk dokumenthåndtering i en virksomhet om 10-20 år vil bli ansett som mer regel enn unntak.

Hvordan velge riktig EDMS?

Å velge en EDMS er ikke lett, fordi det er stor sannsynlighet for å kjøpe feil produkt eller inngå avtale med et inkompetent selskap.

Derfor, når du bestemmer deg for å kjøpe et elektronisk dokumenthåndteringsprogram, er det nødvendig å ta hensyn til en rekke av dets egenskaper:

Driftstider for EDMS-produsenten russisk marked. For å tilpasse seg nasjonal lovgivning kreves mange års praktisk erfaring med å implementere slike systemer.
Overholdelse av industristandarder.
Kompatibilitet med selskapsstruktur.
Mulighet og kostnad for ytterligere støtte for programvareproduktet.
Skalerbarhet av EDMS ved utvidelse av virksomheten.
Tilgjengelighet av dokumentasjon for programvarekonfigurasjon for heltidsansatte IT-spesialister.
Informasjonssikkerhetsnivå.
Alternativer for sikkerhetskopiering av data
Gjenopprettingstid etter feil.

For å gjøre det endelige valget av et selskap for å implementere et EDMS, anbefales det å analysere flere leverandører, studere demomaterialer og be om å installere en demoversjon av programvaren. Når du skal ta en beslutning er det viktig å ta hensyn til kostnader ved oppdatering av utstyr og nivå yrkesopplæring egne IT-spesialister.

Vanskeligheter med å implementere EDMS

Prosessen med å implementere EDMS i Russland påvirkes av bruken av mange ulisensierte programmer, deres inkompatibilitet og overvekt av manuell styring av forretningsprosedyrer.

Som et resultat møter leverandører av elektronisk dokumenthåndtering følgende vanskeligheter hos bedrifter:

Ulike datalagringsformater i ulike avdelinger.
Mangel på strukturert informasjon i applikasjonene som brukes.
Uregulert system for ansattes tilgang til spesifikke forretningsprosesser. Standard skjema stillingsbeskrivelser hjelper ikke EDMS-organisasjonen mye.
Informasjonsflyten er overbelastet med byråkratiske prosedyrer og godkjenninger.
Krasj på grunn av datalagring i ulike applikasjoner.
Dataanalfabetisme hos bedriftsansatte og sabotasje av opplæringsarrangementer på utøvernivå.
Ikke-overholdelse av EDMS med industristandarder og vedtekter.

For å gå over til elektronisk dokumenthåndtering er det ikke nok med en viljesterk beslutning fra ledelsen. En systemisk omstrukturering av arbeidsoppgavene til ansatte og ledelsesstrukturen i selskapet er nødvendig. Det er ønskelig med integrasjon med et system som skal installeres etter loven.

Et viktig område i implementeringen av EDS er en streng personalpolitikk når det gjelder inkompetente og utrente medarbeidere. Fordi deres motvilje mot å jobbe etter nye prinsipper vil øke kostnadene for implementeringsprosessen og elektronisk støtte betydelig. EDMS må samhandle med mennesker innenfor en enkelt mekanisme, så dens dårlig fungerende elementer må korrigeres eller erstattes i tide.

Vi har en ferdig løsning og utstyr for

Prøv alle funksjonene til ECAM-plattformen gratis

Les også

Personvernavtale

og behandling av personopplysninger

1. Generelle bestemmelser

1.1. Denne avtalen om konfidensialitet og behandling av personopplysninger (heretter referert til som avtalen) ble akseptert fritt og av egen fri vilje, og gjelder all informasjon som Insales Rus LLC og/eller dets tilknyttede selskaper, inkludert alle personer inkludert i samme gruppe med LLC "Insails Rus" (inkludert LLC "EKAM Service") kan få informasjon om brukeren mens han bruker noen av nettstedene, tjenestene, tjenestene, dataprogrammene, produktene eller tjenestene til LLC "Insails Rus" (heretter referert til som tjenestene) og under utførelsen av Insales Rus LLC eventuelle avtaler og kontrakter med brukeren. Brukerens samtykke til avtalen, uttrykt av ham innenfor rammen av forholdet til en av de oppførte personene, gjelder for alle andre oppførte personer.

1.2.Bruk av tjenestene betyr at brukeren godtar denne avtalen og vilkårene og betingelsene spesifisert deri; i tilfelle uenighet med disse vilkårene, må brukeren avstå fra å bruke tjenestene.

"I salg"- Limited Liability Company "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrert på adressen: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, bygning 1, på kontor 11 (hennes senere kalt "på kontor 11") den ene siden, og

"Bruker" -

eller individuell ha juridisk kapasitet og anerkjent som deltaker i sivile rettsforhold i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen;

eller en juridisk enhet registrert i samsvar med lovene i staten der slik person er bosatt;

eller individuell entreprenør registrert i samsvar med lovene i staten der slik person er bosatt;

som har akseptert vilkårene i denne avtalen.

1.4. For formålene med denne avtalen har partene bestemt at konfidensiell informasjon er informasjon av enhver art (produksjon, teknisk, økonomisk, organisatorisk og annet), inkludert resultater av intellektuell aktivitet, samt informasjon om metoder for implementering profesjonell aktivitet(inkludert, men ikke begrenset til: informasjon om produkter, verk og tjenester; informasjon om teknologier og forskningsarbeider; data om tekniske systemer og utstyr, inkludert programvareelementer; forretningsprognoser og informasjon om foreslåtte kjøp; krav og spesifikasjoner til spesifikke partnere og potensielle partnere; informasjon relatert til åndsverk, samt planer og teknologier relatert til alt det ovennevnte) kommunisert av den ene parten til den andre i skriftlig og/eller elektronisk form, uttrykkelig utpekt av Parten som dens konfidensielle informasjon.

1.5 Hensikten med denne avtalen er å beskytte konfidensiell informasjon som partene vil utveksle under forhandlinger, inngåelse av kontrakter og oppfyllelse av forpliktelser, samt enhver annen interaksjon (inkludert, men ikke begrenset til, konsultasjon, forespørsel om og gitt informasjon, og utførelse av andre bestillinger).

2. Partenes ansvar

2.1. Partene er enige om å holde konfidensiell all konfidensiell informasjon mottatt av den ene parten fra den andre parten under samhandlingen mellom partene, å ikke avsløre, avsløre, offentliggjøre eller på annen måte gi slik informasjon til noen tredjepart uten skriftlig forhåndstillatelse fra parten. annen part, med unntak av tilfeller spesifisert i gjeldende lovgivning, når levering av slik informasjon er partenes ansvar.

2.2.Hver av partene vil gjøre alt nødvendige tiltakå beskytte konfidensiell informasjon ved å bruke minst de samme tiltakene som Parten bruker for å beskytte sin egen konfidensielle informasjon. Tilgang til konfidensiell informasjon gis kun til de ansatte i hver av partene som med rimelighet trenger det for å utføre sine offisielle oppgaver i henhold til denne avtalen.

2.3. Plikten til å holde konfidensiell informasjon hemmelig er gyldig innenfor gyldighetsperioden for denne avtalen, lisensavtalen for dataprogrammer datert 1. desember 2016, avtalen om å slutte seg til lisensavtalen for dataprogrammer, agentur- og andre avtaler og i fem år etter oppsigelse av sine handlinger, med mindre annet er særskilt avtalt av partene.

(a) dersom informasjonen som er gitt er blitt offentlig tilgjengelig uten brudd på forpliktelsene til en av partene;

(b) dersom informasjonen som ble gitt ble kjent for en part som et resultat av egen forskning, systematiske observasjoner eller andre aktiviteter utført uten bruk av konfidensiell informasjon mottatt fra den andre parten;

(c) hvis informasjonen som er gitt er lovlig mottatt fra en tredjepart uten forpliktelse til å holde den hemmelig inntil den er gitt av en av partene;

(d) dersom opplysningene er gitt på skriftlig anmodning fra myndigheten statsmakt, annet offentlig etat, eller orgel lokale myndigheter for å kunne utføre sine funksjoner og offentliggjøring av det til disse organene er obligatorisk for parten. I dette tilfellet må parten umiddelbart varsle den andre parten om den mottatte forespørselen;

(e) hvis informasjonen er gitt til en tredjepart med samtykke fra den parten som informasjonen er overført om.

2.5.Insales verifiserer ikke nøyaktigheten av informasjonen som er gitt av brukeren og har ikke muligheten til å vurdere hans juridiske kapasitet.

2.6. Informasjonen som brukeren gir til Insales ved registrering i tjenestene er ikke personopplysninger som definert i Føderal lov RF nr. 152-FZ datert 27. juli 2006. "Om personopplysninger."

2.7.Insales har rett til å gjøre endringer i denne avtalen. Når det gjøres endringer i gjeldende utgave, vises datoen siste oppdatering. Den nye versjonen av avtalen trer i kraft fra det øyeblikket den er lagt ut, med mindre annet er oppgitt ny utgave Avtaler.

2.8. Ved å akseptere denne avtalen, forstår og godtar brukeren at Insales kan sende brukeren personlig tilpassede meldinger og informasjon (inkludert, men ikke begrenset til) for å forbedre kvaliteten på tjenestene, utvikle nye produkter, opprette og sende personlige tilbud til brukeren, for å informere brukeren om endringer i Tariffplaner og oppdateringer, for å sende brukeren markedsføringsmateriell om emnet for tjenestene, for å beskytte tjenestene og brukerne og for andre formål.

Brukeren har rett til å nekte å motta informasjonen ovenfor ved å gi skriftlig melding til e-postadressen Insales -.

2.9. Ved å akseptere denne avtalen, forstår og godtar brukeren at Insales Services kan bruke informasjonskapsler, tellere og andre teknologier for å sikre funksjonaliteten til tjenestene generelt eller deres individuelle funksjoner spesielt, og brukeren har ingen krav mot Insales i forbindelse med med dette.

2.10 Brukeren forstår at utstyret og programvaren han bruker for å besøke nettsteder på Internett kan ha funksjonen til å forby operasjoner med informasjonskapsler (for alle nettsteder eller for visse nettsteder), samt slette tidligere mottatte informasjonskapsler.

Insales har rett til å fastslå at levering av en bestemt tjeneste kun er mulig under forutsetning av at aksept og mottak av informasjonskapsler er tillatt av brukeren.

2.11. Brukeren er selvstendig ansvarlig for sikkerheten til midlene han har valgt for å få tilgang til kontoen sin, og sørger også uavhengig for deres konfidensialitet. Brukeren er alene ansvarlig for alle handlinger (så vel som deres konsekvenser) innenfor eller ved bruk av tjenestene under regnskap brukeren, inkludert tilfeller av frivillig overføring fra brukeren av data for å få tilgang til brukerens konto til tredjeparter under alle forhold (inkludert under kontrakter eller avtaler). I dette tilfellet anses alle handlinger innenfor eller ved bruk av tjenestene under brukerens konto for å være utført av brukeren selv, bortsett fra i tilfeller der brukeren varslet Insales om uautorisert tilgang til tjenestene ved bruk av brukerens konto og/eller eventuelle brudd (mistanke om brudd) av konfidensialiteten til hans midler for å få tilgang til kontoen din.

2.12. Brukeren er forpliktet til umiddelbart å varsle Insales om ethvert tilfelle av uautorisert (ikke autorisert av brukeren) tilgang til tjenestene ved bruk av brukerens konto og/eller brudd (mistanke om brudd) av konfidensialiteten til deres tilgangsmidler til kontoen. Av sikkerhetsmessige grunner er brukeren forpliktet til uavhengig og trygt å stenge arbeidet under sin konto på slutten av hver økt med tjenestene. Insales er ikke ansvarlig for mulig tap eller skade på data, samt andre konsekvenser av enhver art som kan oppstå på grunn av Brukerens brudd på bestemmelsene i denne delen av Avtalen.

3. Partenes ansvar

3.1 Parten som har brutt forpliktelsene fastsatt i Avtalen med hensyn til beskyttelse av konfidensiell informasjon overført i henhold til Avtalen er forpliktet til, på anmodning fra den skadelidte, å kompensere for den faktiske skade forårsaket av slikt brudd på vilkårene i Avtalen. i samsvar med gjeldende lovgivning i den russiske føderasjonen.

3.2 Erstatning for skade opphører ikke forpliktelsene til den krenkende parten til å oppfylle sine forpliktelser i henhold til avtalen.

4.Andre bestemmelser

4.1. Alle meldinger, forespørsler, krav og annen korrespondanse under denne avtalen, inkludert de som inkluderer konfidensiell informasjon, må være skriftlige og leveres personlig eller gjennom en kurer, eller sendes til e-post til adressene som er angitt i lisensavtalen for dataprogrammer datert 1. desember 2016, tiltredelsesavtalen til lisensavtalen for dataprogrammer og i denne avtalen eller andre adresser som i ettertid kan spesifiseres skriftlig av Parten.

4.2 Hvis en eller flere bestemmelser (betingelsene) i denne avtalen er eller blir ugyldige, kan ikke dette tjene som grunn for oppsigelse av de andre bestemmelsene (betingelsene).

4.3 Denne avtalen og forholdet mellom brukeren og salg som oppstår i forbindelse med anvendelsen av avtalen er underlagt loven i den russiske føderasjonen.

4.3. Brukeren har rett til å sende alle forslag eller spørsmål angående denne avtalen til Insales User Support Service eller pr. postadresse: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12 f.Kr. "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Publiseringsdato: 12.01.2016

Fullt navn på russisk:

Selskap med begrenset ansvar "Insales Rus"

Forkortet navn på russisk:

LLC "Insales Rus"

Navn på engelsk:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Lovlig adresse:

125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, bygning 1, kontor 11

Postadresse:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Sjekkpunkt: 771401001

Bankinformasjon: