Elektronik belge yönetimi (EDF) hızla kağıt olanların yerini alıyor. Ve bu oldukça doğaldır.
Elektronik belgelerle çalışmanın birçok avantajı vardır. Belge alışverişi süresi kısalır - elektronik belge neredeyse anında iletilir ve insan faktörüyle ilgili hatalar azalır. Belgelerin otomatik oluşturulması sayesinde asıl belgelerde ve vergi beyannamelerinde manuel giriş hataları ortadan kalkar.
Faydalara elektronik belge yönetimi müşteriler, karşı taraflarla belge alışverişinin hızlandırılmasından faydalanır (%75 oranında zaman tasarrufu).
Elektronik belgeler elektronik olarak saklandıkları ve kopyaları düzenli olarak kaydedildiği için kağıt olanlardan farklı olarak kaybolmazlar.
EDI, çalışanların zamanından %65'e kadar tasarruf etmenizi sağlar. Bu zamanı, belgeleri yazdırmak, işlemek ve günlüklere girmekle ilgili rutin işlere değil, etkili çalışmaya harcayabilirler. Elektronik belgelerin kullanımı, belgelerin basılması, teslim edilmesi ve saklanmasına ilişkin kurumsal maliyetleri %80 oranında azaltır. Artık kağıt arşiv tutmaya ve onlar için yer kiralamaya gerek yok.
Elektronik belge yönetiminin kağıt olanlara kıyasla avantajları, tüm departmanların ve bir bütün olarak işletmenin daha verimli çalışmasıdır!
Elektronik belge yönetiminin avantajları arasında işçilik ve malzeme kaynaklarından tasarruf edilmesinin yanı sıra belgelerin oluşturulması, saklanması ve işlenmesi için harcanan sürenin önemli ölçüde azaltılması yer alır. Peki kağıtsız teknolojilerde her şey bu kadar pembe ve ekonomik mi? Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri hakkındaki makaleden bilgi edinin.
Kağıtla çalışmaya ne kadar alışmış olursak olalım, hayatımızın gerçekleri bizi elektronik teknolojilerinin inceliklerine dalmaya zorluyor. Bu tür teknolojilerin unsurlarından biri elektronik belge yönetimidir. Hacimli tanımlar ve özel terminoloji içinde kaybolmadan elektronik belge yönetimi kavramını anlamak için birkaç temel terime odaklanalım:
Herhangi bir elektronik belge yönetim sisteminin başlangıç ve ana nesnesi olan elektronik belgedir. Oluşumunu, işlenmesini, korunmasını, iletilmesini ve depolanmasını sistematik bir temelde düzenlemek için bir dizi önlem gereklidir ( özel programlar, teknik araçlar, eğitimli personel vb.).
Elektronik belge akışı, çeşitli özel görevleri çözecek şekilde oluşturulmuştur. Olası türlerŞirkette elektronik belge yönetimi:
Güçlü ve zayıf yönler hakkında bireysel türler Elektronik belge yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bir şirkette elektronik belge yönetimine geçiş ciddi bir gerektirmektedir. ön hazırlık. İşte ilk önemli dezavantaj geliyor - sistemin uygulanması aşamasında önemli miktarda malzeme, işçilik ve diğer maliyetler:
Ayrıca, ayarlamalar yapmanız gerekecek Muhasebe politikası, içinde belgelerin bir listesini yansıtan (vergi ve muhasebe), elektronik belge yönetimine katılım, bunları imzalama hakkına sahip çalışanların listesi ve diğer önemli nüanslar (belge saklama, erişim, aktarma yöntemleri vb.).
Sistemin uygulanmasından sonra (elektronik belge yönetiminin sürdürülmesi sürecinde), belirlenen düzenleme ve kuralların, yazılım güncellemelerinin vb. uygulanmasının sürekli izlenmesi gerekir.
Aşağıdaki diyagramdan elektronik belge yönetiminin ana avantajlarını öğrenin:
Elektronik belge yönetim sistemlerini överken şunu da göz ardı etmek mümkün değil. zayıf taraflar tüm avantajlarını sıfıra indirebilen:
Bir şirketin herhangi bir belge akışının personel ve muhasebe elektronik belge akışı gibi önemli bileşenleri üzerinde ayrı ayrı duralım.
Personel elektronik belge yönetimi, hem şirketin amaçları doğrultusunda hem de ilgili taraflarla bilgi alışverişi amacıyla personel elektronik belgelerinin oluşturulması, birikmesi ve değişimi için bir sistemdir.
Yasal olarak oluşturulmuş personel elektronik belge yönetiminin unsurları artık yürürlüktedir: elektronik olarak işlenebilirler iş sözleşmeleri uzaktan çalışanlarla, eğer elektronik imzaları varsa (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 312.3. Maddesi).
Yakında elektronik personel doküman yönetiminin yaygın biçimde uygulanmasını bekleyebiliriz. Çalışma Bakanlığı halihazırda bu konuyla ilgili bir deney yürütüyor (Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 26 Mart 2018 tarih ve 194 sayılı emri):
Bu sistem çalışanlara da fayda sağlıyor: İK departmanına gitmeden elektronik ortamda belge talep edebilecek ve sözleşme imzalayabilecekler.
İÇİNDE Son zamanlardaİşveren ile çalışan ve diğer ilgili taraflar arasındaki elektronik etkileşim biçimlerinden biri olan elektronik çalışma kitaplarının yaygın olarak tanıtılması hakkında giderek daha fazla konuşulmaktadır.
Bununla ilgili ayrıntılar için “Elektronik çalışma kitapları - tüm artılar ve eksiler” materyaline bakın. .
Personel sektöründe elektronik belge yönetimine geçiş, yakında iş denetimlerinin internet üzerinden uzaktan yapılmasını mümkün kılacaktır.
Başlıca önemli dezavantajı, tüm belge hacminin derhal elektronik forma dönüştürülmesinin imkansızlığıdır, çünkü bireysel personel belgelerinin, uygun şekilde sağlanması için mutlaka çalışanın kişisel imzasını içermesi gerekir. yasal destek işveren ve çalışan arasındaki ilişki. Bir çalışanı elektronik imza vermeye mecbur bırakmak zaman ve yasal girişimler gerektirecektir.
Muhasebe elektronik belge yönetiminin avantajları ve dezavantajları
Finansal hizmetler, özellikle muhasebe yapıları, en çok yüksek kaliteli ve hızlı belge akışına bağlıdır. Elektronik belge yönetimi bu departmanların şunları yapmasına olanak tanır:
- Muhasebe çalışmalarını sistemleştirin ve otomatikleştirin.
Uzun süredir elektronik muhasebe belge yönetiminin avantajlarından yararlanıyoruz. uzun zamandır. Özel muhasebe programlarında elektronik belgeler oluşturma ve işleme yeteneği, yalnızca işçilik maliyetlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda belgelerin oluşturulması ve işlenmesinin tüm aşamalarında hatalardan kaçınmanıza da olanak tanır (program bir hata yapmanıza izin vermez veya onu hemen tespit eder) ).
- Şirket içi sorunları çözün.
Örneğin, elektronik maaş bordrosu düzenleyin. E-postayla gönderilebilir veya her çalışanın şirketin kurumsal web sitesindeki kişisel hesaplarına gönderilebilir. Maaş bordrolarının elektronik yöntemle verilmesine yetkililer itiraz etmiyor (Çalışma Bakanlığı'nın 21.02.2017 tarih ve 14-1/OOG-1560 sayılı yazısı). Bunu şirketin yerel kanununda güvence altına almanız yeterlidir.
- İlgili harici kullanıcılarla (bankalar, Federal Vergi Servisi, Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu, Sosyal Sigorta Fonu vb.) etkileşim için kağıtsız teknolojiler oluşturun.
Hakkında elektronik formlar Aşağıda şirket dışındaki diğer yapılarla olan etkileşimleri açıklayacağız.
Merhemdeki sinek hakkında konuşalım. Bu sistemin önemli dezavantajının çok iyi farkındayız. İnternetteki kesintiler veya ekipman arızaları, düzenli yazılım güncellemelerindeki sorunlar, elektronik anahtarlar ve sertifikalar herhangi bir finans çalışanına zarar verebilir.
Arızalar ve virüsler nedeniyle kontrolörlere zamanında bildirimde bulunamayan veya taleplerine zamanında yanıt veremeyen şirketler ve bireysel girişimciler mali açıdan zarar görebilir (cezalara maruz kalabilir).
Ticari kuruluşların elektronik belgelerinin vergi makamları, Sosyal Sigorta Fonu, Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu ve diğer makamlarla değişimi yavaş yavaş kurulmaktadır. Kesinlikle resmileştirilmiş elektronik formatlar sayesinde, bilgi ve belge alışverişi, gereksiz bürokratik işlemler ve yetkililerin keyfiliği olmadan hızlı bir şekilde gerçekleşir. Bu, herhangi bir şirket veya bireysel girişimci için büyük bir artı.
Rusya Emeklilik Fonu ile Etkileşim
Kişiselleştirilmiş muhasebe raporlama belgelerini Emekli Sandığına elektronik olarak gönderebilirsiniz (1 Nisan 1996 tarih ve 27-FZ tarihli “Devlet Emeklilik Sigorta Sisteminde Bireysel (Kişiselleştirilmiş) Muhasebe Hakkında Kanunun 8. Maddesi). Önemli olan, yetkisiz erişime karşı korunmalarının garantili olmasıdır. Bu süreç sıkı bir şekilde düzenlenmiştir:
FSS ile elektronik etkileşim
Sosyal sigorta da elektronik belge yönetiminde yeni değildir. Poliçe sahipleri, ofisten ayrılmadan fona elektronik raporlar sunma olanağına sahiptir; sadece fonun portalına kaydolmanız (doğrudan sistemde bir başvuru formu doldurmanız) ve bir elektronik imza (ES) almanız yeterlidir.
FSS ayrıca bu süreci de düzenledi:
Ayrıca, EDF operatörü aracılığıyla fonla uygun bir anlaşma yaparak elektronik olarak da etkileşime girebilirsiniz.
Son zamanlarda, elektronik belge yönetiminin avantajları arasında elektronik iş göremezlik sertifikalarının verilmesi ve işlenmesi için bir sistemin getirilmesi yer almaktadır.
Poliçe sahipleri artık elektronik hastalık izni talep etme ve onlarla çalışma fırsatına sahip (eğer uygun bir anlaşma yapmışlarsa):
- başından sonuna kadar Kişisel Alan FSS web sitesinde;
- AWP “Sosyal Sigorta Fonu hesaplamalarının hazırlanması”;
- poliçe sahibinin kendi yazılımı (muhasebe maaşları ve personele ilişkin bazı muhasebe programları bunun uygulanmasına izin vermektedir).
Elektronik hastalık izni (ES) ile çalışmak için “poliçe sahibi - Sosyal Sigorta Fonu” elektronik etkileşim zinciri:
Çalışanlar, Rusya Sosyal Sigorta Fonu sistemindeki elektronik belge yönetiminden bilgi avantajları elde etmektedir. Devlet Hizmetleri portalına kaydolmaları halinde (doğrulanmış bir hesapları varsa), elektronik hesaplarını kontrol edebilecek, işleme aşamalarını takip edebilecek ve faydaların hesaplanmasını sağlayabilecekler.
Elektronik hastalık izni hakkında daha fazla bilgi için bağlantıya bakın.
Federal Vergi Servisi ile elektronik belge yönetimi
Belki de bu, elektronik belge yönetiminin en yaygın türüdür. Vergi raporlaması esas olarak Federal Vergi Servisi tarafından elektronik biçimde alınır. Kontrolörler ayrıca vergi mükellefleriyle elektronik teknolojiler aracılığıyla (elektronik talep, talep vb. ileterek) iletişim kurmayı tercih etmektedir.
Sonuçlar
Elektronik belge yönetiminin avantajları yadsınamaz: belgelerin kaydedilmesi ve işlenmesi için malzeme ve işçilik maliyetlerinin azaltılması, bunların koordinasyonu ve onaylanması için zamandan tasarruf ve diğerleri olumlu noktalar. Elektronik belge yönetiminin birçok avantajı vardır ancak aynı zamanda birçok dezavantajı da vardır. Elektronik bilgilerin güvenliğinin ve güvenliğinin sağlanmasına ilişkin sorunlar, elektronik belge yönetiminin uygulanması ve sürdürülmesiyle ilgili nüansların yasal ve teknolojik olarak yeterince detaylandırılmaması, bunun yaygın olarak uygulanmasını engelleyebilir.
Şu anda, çoğu işletmede, birçok şirketin belge akışının tamamını olmasa da en azından bireysel aşamalarını otomatikleştirmeye çalışmasına rağmen, belge akışı olağan, geleneksel kağıt biçiminde kalıyor, çünkü otomatik teknolojinin bir dizi önemli özelliği var. Avantajlar.
Seçim yaparken ana kriter organizasyon formu ofis işi, kuruluş tarafından alınan ve belirli bir süre için oluşturduğu belgelerin hacmidir. Bu nedenle, çok sayıda belgeden oluşan tek bir zincirle birbirine bağlanan geniş bir departman yapısına sahip şirketlerde, elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması hayati bir görev haline gelir.
Elektronik belge yönetiminin temel kavramlarını ele alalım. Belge akışı- belgelerin oluşturulduğu veya alındığı andan itibaren yürütüldüğü veya satıldığı ana kadar hareket ettirilmesi ve son olarak belge belirli bir değeri temsil etmiyorsa depolanması, arşivlenmesi veya imha edilmesi sürecidir.
Elektronik belge yönetimi bilgisayar araçları kullanılarak oluşturulan, genellikle elektronik dijital imzayla imzalanan belgelerin taşınmasına yönelik birleşik bir mekanizmanın yanı sıra, bu belgelerin çeşitli elektronik ortamlar kullanılarak işlenmesine yönelik bir yöntemdir.
Elektronik belge yönetimi herhangi bir kuruluşta uygulanabilir: küçük bir işletmede, büyük bir şirkette veya holding şirketinde. geniş ağ dallar. Bir takım avantajları vardır.
Öncelikle bu iş süreçlerinin şeffaflığı. Belgelerin yürütülmesi, alınması, oluşturulması ve genel olarak varlığı üzerinde kontrol elektronik sistem daha hızlı ve daha kolay gerçekleştirilir, bu da yönetimin ve bölüm yöneticilerinin iş süreçlerini izlemesine olanak tanır.
Elektronik belge yönetiminin şüphesiz bir diğer avantajı da artan yürütme fonksiyonu. İstatistiklere göre, siparişlerin oldukça büyük bir yüzdesi çalışanlar tarafından yerine getirilmiyor. Elektronik belge yönetim sisteminde yönetici tüm iş süreçlerini, yürütme hızını ve kalitesini ve en önemlisi işin sonucunu kontrol edebilir.
Azaltılmış işlem süresive belgelerin bizzat yürütülmesi. Elektronik belge yönetimi, belgelerin daha hızlı oluşturulmasını, aranmasını, işlenmesini ve dağıtılmasını sağlamanın yanı sıra özetlerin, raporların ve kayıtların otomatik olarak derlenmesini sağlar; bu da işi hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirmenize ve sonuçta iş süreçlerini optimize etmenize olanak tanır.
Elektronik belge yönetim sisteminin getirilmesi aynı zamanda gizlilik düzeyini artırmak. Her katılımcı, şirket belgelerine tam olarak kendi yetkilerine karşılık gelen erişim derecesine sahip olur: belgeyi okuma, düzenleme veya tüm haklar. Tüm eylemler bir bilgisayar sistemine kaydedilir, böylece istediğiniz zaman verilerle kimin çalıştığını ve üzerinde değişiklik yaptığını görebilirsiniz.
Genel olarak gizlilik sorunu çok ciddidir. Bazı şirket belgelerinin kaybı milyonlarca kayıpla sonuçlanabilmektedir. Sonuçta kağıt belgeler sorunsuz bir şekilde klasörden çıkarılabilir ve tüm bilgiler dışarıya aktarılabilir. Bir şirkete elektronik belge yönetim sistemi getirdiğinizde bilgi sızıntısını tamamen ortadan kaldırmak elbette mümkün olmayacaktır ancak hangi çalışanların bu belgeleri ne zaman, hangi noktada ve nasıl kullandığını her zaman görebilirsiniz.
Elektronik belge yönetimi şunları sağlar: Yeni çalışanların eğitilmesi ve şirkete yeni süreçlerin tanıtılması sürecini optimize etmek. Elektronik belge yönetimi için yeni talimatların ve hükümlerin getirilmesi, her çalışanı ayrı ayrı bilgilendirmekten ve onu kağıt belgelerle tanıştırmaktan çok daha hızlı gerçekleşir.
Elektronik belge yönetimi kurum kültürünü geliştirir. Tüm şirket yapıları tek bir bilgi alanında çalışır ve bu da hemen hemen her çalışanın kurumsal süreçlere dahil olmasına olanak tanır.
Bir işletmede elektronik belge yönetiminin varlığı, Pazardaki değişikliklere daha hızlı uyum sağlayın Uluslararası standartlar . Yeni standartlar ortaya çıktığında, elektronik belge yönetim sisteminde çalışan bir firma, belgelerini yeni bir şablona dönüştürebilir, bu da pazardaki rekabet düzeyini artırır.
Elektronik belge yönetiminin dezavantajlarının da bulunduğunu belirtmek gerekir. Elektronik belge yönetim sisteminin önemli bir dezavantajı belge güvenliği sorunu. Sonuçta bilgisayarınıza her an bir virüs girebilir ve belge kaydetme sistemi çalışmayabilir. Rezervasyon sistemi oluşturularak sorun çözülebilir.
Elektronik belge yönetim sisteminin dezavantajlarından biri personel, veya sistemde istihdam edilen personel. Doküman yönetiminin otomatize edilmesi sürecinde, manuel çalışmaya alışkın ve elektronik doküman yönetimi konusunda yeterli bilgiye sahip olmayan çalışanlar arasında stresin önüne geçmek mümkün olmayabilir.
Elektronik belge yönetim sisteminde yetkin veri girişi özellikle önemlidir. İnsan faktörü burası özellikle önemlidir, çünkü Kaliteli iş kalifiye personel sistemin kesintisiz işleyişine bağlı olacaktır.
Ayrıca elektronik belge yönetim sisteminin satın alınması ve uygulanması aşamasında şirket için büyük maliyetler kaçınılmazdır, ancak bu maliyetler belgelerle çalışmak için harcanan sürenin azaltılması ve iş süreçlerinin optimize edilmesiyle telafi edilir.
Elektronik belge yönetiminin yaygın olarak uygulanmasını olumsuz etkilemekte ve coğrafi faktör. Birleşik bir bilgi alanının bulunmaması nedeniyle tüm karşı taraflarla elektronik belge alışverişi mümkün değildir. Bu nedenle birçok şirket hem geleneksel “kağıt” hem de elektronik belge alışverişini aynı anda yürütmek zorunda kalıyor. Bununla birlikte, kanunların ve sözleşmelerin elektronik ortamda gönderilmesi, herhangi bir pazar segmentindeki, özellikle coğrafi olarak uzak bölgeler arasındaki müşteriler ve müşteriler arasındaki çalışmayı kolaylaştıracaktır.
Çoğu belgenin zorunlu şartlarının, bunlara verilmesinin not edilmesi gerekir. yasal güç, kişisel bir imzadır. Elektronik bir belgenin yasal gücü, 63-FZ'ye göre üç türü olan elektronik imza ile doğrulanır. Şu anda çoğu eyalet, normal imzayla imzalanmış kağıt belgeler ile nitelikli elektronik imzayla imzalanmış elektronik belgenin yasal olarak eşit olduğunu düşünmektedir.
Personel kayıt yönetiminde elektronik belge yönetim sistemine tam geçiş mümkün değildir. Çünkü özlük belgesinin çalışanın kişisel imzasını içermesi gerekiyorsa, çalışan ile işveren arasındaki hukuki ilişkinin sağlıklı bir şekilde sağlanabilmesi için kağıt üzerinde hazırlanması gerekmektedir. .
Ayrıca iş kayıtlarının tutulması sıkı bir şekilde düzenlenmiştir. Bu ve diğer bir dizi personel belgesi yalnızca kağıt biçiminde hazırlanabilir, doldurulabilir ve saklanabilir.
Ancak elektronik belge yönetiminin avantajları o kadar açıktır ki, günümüzde belge akışını yalnızca kağıt biçiminde yöneten bir personel servisini hayal etmek zordur.
Elektronik belge yönetimi yasama düzeyinde çalışma ilişkilerine dahil edilmiştir. 2013 Bahar İş Kanunu RF'ye “Uzaktan çalışanların emeğinin düzenlenmesinin özellikleri” bölümü eklendi. Her iki taraf da (işveren ve çalışan) kayıt için çalışma ilişkileri elektronik imzaya sahip olması gerekmektedir. Bir kişi sürekli olarak serbest çalışan olarak veya evde çalışıyorsa, kesinlikle bir elektronik imzaya yatırım yapmaya ve bu süreci daha da optimize etmeye değer.
Elektronik belge yönetim sisteminin avantajları vardır ve dallanmış bölüm yapısına sahip büyük bir kuruluş için faydalı olabilir. Ancak varlığının bu aşamasında sistemin kağıttan tam elektronik belge akışına geçiş sürecini yavaşlatan bir takım eksiklikleri vardır. Bütün bunlar hem teknolojik hem de mevzuatsal düzeyde ciddi iyileştirmeler gerektiriyor.
Elektronik belge yönetiminin bir kurumda kullanımının avantajları ve dezavantajları, artıları ve eksileri vardır.
Elektronik belge yönetiminin ana avantajları:
kurumun tüm yapıları tek bir bilgi alanında çalışacak;
kurum içindeki belge işleme hızı, belgelerin güvenliği ve emniyeti büyük ölçüde artar;
veri şifrelemenin kullanılması bilgi sızıntısını durdurabilir;
çalışan verimliliği artar ve çalışanın niteliklerine bağlı olan belge işlemede hata olasılığı azalır;
önemli ekonomik etki.
Sistemi uygulamanın doğrudan etkisi, harcadığınız paradan tasarruf etmenizi sağlar. Sarf malzemeleri, posta ücretinin ödenmesi ve kurye teslimatı, fotokopi malzemeleri işçilik maliyetlerini azaltır. Dolaylı etki, kuruluşun işleyişi için önemli olan yönetimin avantajlarıdır: yönetimin şeffaflığı, performans disiplininin kontrolü vb.
Yani, EDMS'nin uygulanması şunları sağlar:
belgelerle çalışma sürecini tamamen otomatikleştirin;
uzak kullanıcılar ve kullanıcı gruplarıyla çalışmanın organizasyonunu sağlamak;
dış sistemlerle entegrasyonun sağlanması E-posta;
modülerliği ve yerleşik araçların varlığını kullanarak elektronik belge yönetim sisteminin temel yeteneklerini artırmak;
sistemde sınırsız sayıda kullanıcının eşzamanlı çalışma sürecini sağlamak;
belgelerle çalışmanın verimliliğini artırmak;
belgelerle çalışma kurumsal kültürünü geliştirmek;
Kağıt belge akışının hacmini önemli ölçüde azaltın;
Belgeleri işleme ve gönderme süresini, belge arama süresini, taslak belgeleri koordine etme ve onaylama süresini önemli ölçüde azaltın;
belgelerin elektronik ve kağıt versiyonlarının eş zamanlı kullanımıyla tüm belgeleme süreçlerini sağlamak;
her türlü belgenin kayıt sürecini kolaylaştırmak (e-posta ve web formlarından kayıt, akışlı tarama desteği, herhangi bir formattaki dosyaların kaydı);
iş akışı yönetimini sağlamak (dokümanların sanatçılar arasında aktarımı);
birbiriyle ilişkili belgelerle çalışma sürecini sağlamak;
tüm yaşam döngüsü boyunca belge yönetimini sağlamak;
belgenin oluşturulduğu andan arşive sunulduğu ana kadar tüm süreçlerin şeffaflığını sağlamak;
belgelerle çalışma geçmişinin kaydedilmesi (bir belgeyle yapılan tüm eylemlerin zamanını ve yazarlarını takip etmek, çalışma yorumlarını kaydetmek, ekli dosyaların sürümlerini desteklemek);
belge oluşturma geçmişinin izini sürmek;
belgelerin koordinasyonu ve onaylanması için açık bir süreç sağlamak;
iyi işleyen bir sipariş sistemi oluşturmak;
performans disiplininin net kontrolünü sağlayın;
belgeleri herhangi bir kritere göre sıralamak;
çeşitli niteliklere ve tam metin aramasına göre bilgi araması sağlar;
belgelerin hareketine ilişkin istatistiksel verilerin toplanması ve analizinin otomasyonunu sağlamak;
belgelerin elektronik görüntülerinin arşivde saklanmasını sağlamak;
erişim haklarının düzenlenmesini sağlamak;
belgelere anında erişim sağlamak;
belgelerin niceliksel kayıplarını azaltmak;
emek verimliliğini artırmak;
belgelerin arşive sunulması ve arşivde saklanması için belgelerin hazırlanması maliyetlerini azaltmak;
elektronik belgelere yasal güç vermek;
kurye ve posta hizmetleri maliyetlerini azaltmak;
iç ve dış kuryelerin sayısını azaltmak;
bir bilgi ve referans veri tabanının sürdürülmesini sağlamak;
gelişmiş arama yetenekleri sağlamak (atfedilen arama, gelişmiş arama, Rus dilinin morfolojisini dikkate alarak tam metin araması, dinamik arama klasörleri desteği);
kurumun gereksinimlerine uygun olarak kağıt ve elektronik belgelerin kaydedilmesine destek;
belge taşıma rotaları için destek (sıralı, paralel, serbest rotalar, koşullu rotalar, ertelemeler);
karma belge akışı desteği (şablonlar kullanarak kağıt belgeler ve raporlar hazırlamak, belge kayıt kartı yazdırmak, orijinal belgelerin saklama yerini kaydetmek);
belge akışını analiz etmek, raporlar oluşturmak ve çalışanların performans disiplinini izlemek için araçların mevcudiyeti (raporlar ve analitik sertifikalar oluşturma yeteneği, otomatik günlük kaydı);
güvenlik bilgi Güvenliği(elektronik dijital imza desteği, veri şifreleme, günlüğe kaydetme, erişim hakları ve rol sisteminin farklılaştırılması, yerleşik veri bütünlüğü izleme ve otomatik yedeklemenin kullanılabilirliği).
Ancak tüm avantajlarıyla birlikte EDS'nin dezavantajları da vardır:
Çalışanlar arasında “stres” - yeni olan her şeyin kabul edilmesi zordur;
programların ve belge yönetim sistemlerinin edinilmesinin yanı sıra bunların uygulanması ve daha fazla bakımına ilişkin maliyetler;
bilgi güvenliğindeki boşluklar - indirilen veritabanlarına sahip “korsan” diskler;
modern bilgisayar korsanları, uzaktan erişim yoluyla pahalı programları hackleyebilmektedir. en yüksek derece koruma;
Belge akışındaki keskin artışla sunucular başa çıkamaz ve iş gücü verimliliği düşer.
Elektronik belge yönetiminin bir kuruluşta avantajları ve dezavantajları, artıları ve eksileri vardır.
Bir şirkette elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının artılarını ve eksilerini tartmak, şirketin yapısını ve belge akış türünü planlarken çok önemli bir kısımdır. Her ne kadar pek çok yönetici genel olarak belge akışı ve iş süreçlerinin otomasyonu konusuna yeterince önem vermese de, bunlar yalnızca elektronik belge akışının avantajlarını bilmeyen yöneticilerdir.
Elektronik belge yönetiminin temel avantajları, kullanıldığında şirketin tüm departmanlarının ve yapılarının tek bir bilgi alanında çalışacak olmasıdır. Bu sayede şirket içindeki belge işleme hızı büyük oranda artıyor. Ayrıca elektronik belge yönetimini normalden çok daha yüksek hale getiren önemli bir faktör de belgelerin emniyeti ve güvenliğidir. İÇİNDE modern sistemler Bilgi sızıntısı yaratma girişimlerini durdurabilecek veri şifreleme kullanılır. Bu tür belge akışı kullanıldığında çalışan verimliliği artar ve çalışanın niteliğine bağlı olan belge işlemede hata olasılığı azalır. Elektronik belge yönetim sisteminin uygulamaya konması önemli bir ekonomik etki sağlar, ancak niceliksel değerlendirmesi karmaşık süreç, Çünkü birçok faktörün dikkate alınması gerekir.
Sistemi uygulamanın doğrudan etkisi, sarf malzemelerine harcanan paradan tasarruf etmenize, posta ve kurye dağıtım hizmetlerine, fotokopi malzemelerine ödeme yapmanıza ve işçilik maliyetlerini azaltmanıza olanak tanır. Dolaylı etki, kuruluşun işleyişi için önemli olan yönetimin avantajlarıdır: yönetimin şeffaflığı, performans disiplininin kontrolü vb.
Dolayısıyla, elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması şunları sağlar:
1. belgelerle çalışma sürecini tamamen otomatikleştirin;
2. uzak kullanıcılar ve kullanıcı gruplarıyla çalışmanın organizasyonunu sağlamak;
3. harici e-posta sistemleriyle entegrasyon sağlayın;
4. Modülerliği ve yerleşik araçların varlığını kullanarak elektronik belge yönetim sisteminin temel yeteneklerini artırmak;
5. Sınırsız sayıda kullanıcı tarafından sistemde eşzamanlı çalışma sürecinin sağlanması;
6. belgelerle çalışmanın verimliliğini artırmak;
7. belgelerle çalışma kurumsal kültürünü geliştirmek;
8. hacimleri önemli ölçüde azaltın kağıt belge akışı;
9. Belgelerin işlenmesi ve gönderilmesi süresini, belge arama süresini, taslak belgelerin koordinasyonu ve onaylanma süresini önemli ölçüde azaltmak;
10. Belgelerin elektronik ve kağıt versiyonlarının eş zamanlı kullanımıyla tüm belgeleme süreçlerinin sağlanması;
11. her tür belgenin kayıt sürecini kolaylaştırmak (e-posta ve web formlarından kayıt, akışlı tarama desteği, herhangi bir formattaki dosyaların kaydı);
12. iş akışı yönetimini sağlamak (dokümanların sanatçılar arasında aktarımı);
13. birbiriyle ilişkili belgelerle çalışma sürecini sağlamak;
14. tüm yaşam döngüsü boyunca belge yönetimini sağlayın;
15. Belgenin oluşturulduğu andan arşive sunulduğu ana kadar tüm süreçlerin şeffaflığını sağlar;
16. Belgelerle çalışma geçmişinin kaydedilmesi (bir belgeyle yapılan tüm eylemlerin zamanı ve yazarlarının muhasebeleştirilmesi, çalışma yorumlarının kaydedilmesi, ekli dosyaların sürümlendirilmesinin desteklenmesi);
17. belgenin oluşturulma tarihinin izini sürmek;
18. Dokümanların koordinasyonu ve onaylanması için açık bir süreç sağlanması;
19. İyi işleyen bir talimat sistemi oluşturun;
20. Performans disiplini üzerinde açık kontrol sağlanması;
21. belgeleri herhangi bir kritere göre sıralayın;
22. çeşitli niteliklere ve tam metin aramasına göre bilgi araması sağlar;
23. Belgelerin hareketine ilişkin istatistiksel verilerin toplanması ve analizinin otomasyonunu sağlamak;
24. Belgelerin elektronik görüntülerinin arşivde saklanmasını sağlayın;
25. Erişim haklarının düzenlenmesini sağlayın;
26. belgelere anında erişim sağlayın;
27. Belgelerin niceliksel kayıplarını azaltmak;
28. emek verimliliğini artırmak;
29. belgelerin arşive sunulması ve arşivde saklanması için belgelerin hazırlanması maliyetlerini azaltmak;
30. Elektronik belgelere yasal güç vermek;
31. kurye ve posta hizmetlerinin maliyetlerini azaltmak;
32. Dahili ve harici kuryelerin sayısını azaltın;
33. Bir bilgi ve referans veri tabanının devamlılığının sağlanması;
34. gelişmiş arama yeteneklerinin sağlanması (atfedilen arama, gelişmiş arama, Rus dilinin morfolojisini dikkate alan tam metin araması, dinamik arama klasörleri desteği);
35. Devlet Bütçeli Eğitim Kurumunun gereksinimlerine uygun olarak kağıt ve elektronik belgelerin kaydının desteklenmesi.
36. Belge taşıma rotaları desteği (sıralı, paralel, serbest rotalar, koşullu rotalar, gecikmeler)
37. Karma belge akışı desteği (şablonlar kullanılarak kağıt belge ve raporların hazırlanması, belge kayıt kartının yazdırılması, orijinal belgelerin saklandığı yerin kaydedilmesi);
38. Belge akışını analiz etmek, raporlar oluşturmak ve çalışanların performans disiplinini izlemek için araçların mevcudiyeti (raporlar ve analitik sertifikalar oluşturma yeteneği, otomatik günlük kaydı);
39. Bilgi güvenliğinin sağlanması (elektronik dijital imza desteği, veri şifreleme, günlüğe kaydetme, erişim hakları ve rol sistemlerinin farklılaştırılması, yerleşik veri bütünlüğü izleme ve otomatik yedeklemenin varlığı).
Ancak elektronik belge yönetim sisteminin tüm avantajlarının yanı sıra dezavantajları da vardır. Elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanmasına ilişkin kararlar alınırken bunlar dikkate alınmalıdır. Bir şirket kuruluşundan itibaren elektronik belge yönetim sistemini uyguluyorsa çalışanlar üzerinde “stres” yaratmaz. Karar, uzun süredir düzenli belge akışına sahip bir şirket tarafından veriliyorsa, sistemdeki reformun çalışanlar arasında bir takım "strese" neden olabileceğini dikkate almanız gerekir. Yeni olan her şey zorlukla kabul edilir. Ayrıca, şirketin programların ve belge yönetim sistemlerinin satın alınması, bunların uygulanması ve daha fazla bakımı için maliyetlere maruz kalabileceği gerçeğini de dikkate almanız gerekir.
Bilgi güvenliğinde de boşluklar var. Piyasa, ciddi veritabanlarının indirildiği "korsan" disklerle dolu olduğundan Devlet kurumları sahip olmak iyi koruma Küçük ve orta ölçekli işletmeler için ne söyleyebiliriz? Rekabet ticaretin kanunudur. Vicdansız bir rakibin kağıt üzerinde yayınlanan bilgileri elde etmesi daha zordur: belgeler farklı odalarda, dolaplarda (masalar, kasalar) ve dağınık klasörlerde saklanabilir. Elektronik veritabanları ile daha kolaydır. Modern hackerlar aracılığıyla uzaktan erişim En yüksek koruma derecesine sahip pahalı programları hackleyin.
Bir sonraki dezavantaj, belge akışındaki keskin artıştır. Sonuç olarak sunucular başa çıkamaz ve iş gücü verimliliği düşer. Kağıt belge akışının varlığında bu kadar keskin bir atılım imkansızdır.
Bir diğer dezavantaj ise artan belge akışı sonucu işçilik maliyetlerinin artmasıdır. İşverenin karar vermedeki bu tür sıçramalara yeterince yanıt verecek zamanı yok personel sorunları. Personel sayısı aynı kalırken hacimler artıyor.
Elektronik belge yönetim sistemini değerlendirdikten sonra avantajlarının olduğu sonucuna varabiliriz. Eksikliklerin organizasyonda yapılması da, uygulanması da lidere bağlıdır. Çünkü her yönetici, işinin ne kadar verimli olacağından kişisel olarak sorumludur.
Yükleniyor...