Poslovna pisma se pišu u komunikaciji sa partnerima u gotovo svakoj prilici. Gotove primjere i pravila za sastavljanje takvih dokumenata možete pronaći u članku.
Poslovno pismo se može definisati kao dokument koji se u ime cijele kompanije šalje drugoj kompaniji, individualnom preduzetniku ili pojedincu (na primjer, investitoru). U suštini, svaka korespondencija kompanije je poslovna pisma. Njihova svrha je veoma različita:
- o saradnji.
- saradnja, pregovori.
- Podsjetnik na potrebu ispunjenja obaveza iz ugovora.
- Obrazloženje vašeg stava, odgovor na prethodno poslano pismo i mnoge druge.
Dokument se obično sastavlja na memorandumu kompanije i može se poslati običnom poštom ili e-poštom. Međutim, ako je partner od posebnog značaja, poželjno je da ga odštampate na kvalitetnom debelom papiru i predate lično ili kurirskom službom. Struktura pisma podsjeća na tipičan poslovni dokument - možete ga shematski prikazati na ovaj način.
Na šta treba obratiti pažnju prilikom sastavljanja
Ne postoje posebna pravila ili uzorci za takva slova, pa njihova struktura, volumen i dizajn u velikoj mjeri zavise od konkretnog slučaja. Na primjer, pismo obavještenja će biti prilično sažeto (3-4 pasusa), ali preporuka zaposlenika ili poslovni prijedlog može zauzeti više od jedne stranice.
Međutim, postoji nekoliko općih pravila na koja trebate obratiti pažnju prilikom sastavljanja papira:
- Sam dokument ga nema pravnu snagu, međutim, sastavljen je prema svim pravilima dizajna. Njegova struktura i stil prezentacije moraju biti u skladu sa opšteprihvaćenim principima savremenog toka dokumenata.
- Rečenice su građene logično, u jasnom nizu. Nedostaju kitnjasti, složeni, emotivni, a posebno kolokvijalni izrazi. Tonalitet je neutralan.
- Prezentacija se uvijek izvodi samo od 1 osobe - bilo u jednini, ako je tekst pisan direktno od menadžera, ili u množini, ako je napisan u ime cijele kompanije.
- Navedena je konkretna svrha izrade i očekivane radnje primaoca (pošalji odgovor, razmotriti kandidaturu zaposlenog, pristati na pregovore, poslati dokument itd.).
- Rad ne odražava individualne interese menadžera ili drugih zaposlenih, već ciljeve kompanije kao tima. Ako trebate uspostaviti lični kontakt, preporučljivo je to učiniti drugačije i ne postavljati se kao predstavnik kompanije.
TOP 5 grešaka pri pisanju
Greške se mogu podijeliti u 2 velike grupe - neke su povezane s pisanjem kao tekstom (kršenje logike, rječnika, drugih jezičkih normi), druge - s kršenjem samog poslovnog bontona:
- Pravopisne i interpunkcijske greške nisu dozvoljene - tekst pisma uvijek treba provjeriti barem 1-2 puta prije slanja.
- Kršenje poslovnog stila prezentacije, prisutnost emocionalnih fraza, pretjerana ljubaznost ili, obrnuto, ozbiljnost.
- Negativan ton - čak i prijetnje moraju biti napisane bez nepotrebnih riječi - na primjer: "Zadržavamo pravo da se obratimo sudu u roku od 30 dana od dana prijema ovog pisma."
- Prevelika ili, obrnuto, premala zapremina. Obično se cijeli tekst može smjestiti na 1-2 stranice. Međutim, to ne znači da ne morate sve komunicirati svom partneru. važna informacija. Volumetrijski podaci, dijagrami, obrasci dokumenata mogu biti uključeni u aplikacije.
- Uskraćivanje sagovorniku prava na izbor. Na primjer, ne treba da pišete: “Tražimo od vas da pregledate i odobrite konačnu verziju ugovora.”
Tipične šablonske fraze
Koristite u tekstu standardne fraze karakteristične za poslovni govor– sasvim normalna pa čak i poželjna pojava. Ispod je lista najčešćih klišea koji se koriste u različitim situacijama.
| situacija | fraza |
| biljeska | Obavještavamo/Obavještavamo/Obavještavamo/Obavještavamo |
| objašnjenje razloga, motiva | Na osnovu/U skladu sa/U vezi sa/Za potrebe/Iz razloga/U podršku/U skladu sa |
| zahtjev | Poduzmite radnju/Molimo vas obavijestite, proslijedite, uradite, potvrdite... |
| potvrdu | Potvrđujemo/Uvjeravamo/Prihvatamo Vaše uslove/Ne protivimo se... |
| ponuda | Preporučujemo/nudimo/pozivamo/pitamo |
| Garantujemo | |
| odbijanje | Primorani smo da odbijemo s razlogom/Odbijamo Vašu ponudu zbog... |
| zaključak | Molimo Vas/Nadamo se saradnji, razumevanju, pomoći/Molimo Vas da se izvinite, uputite, uradite... |
Uzorci iz 2019
Evo nekoliko gotovi primjeri slova koja možete koristiti kao vodič prilikom kreiranja vlastite verzije.
Zatražite podatke
Zahtjev
Komercijalna ponuda
Garantno pismo
TVRDITI
Zahvalnost
Izvinjavam se
Uslužno pismo je dokument koji je sastavni dio poslovnu komunikaciju. Najčešće se prenosi putem pošte i služi kao poseban način razmjene informacija.
Osnovni koncepti
Poslovna korespondencija je potrebna za rješavanje raznih ekonomskih ili proizvodnih pitanja. Uz njegovu pomoć preduzeća i organizacije komuniciraju sa eksternim okruženjem: partnerima, klijentima ili vladine agencije. Obično se za to koristi službeno pismo.
Ovo je opšti naziv za pisani dokument, koji može biti:
- odgovaranje na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
- propratni papir koji se šalje primaocu zajedno sa drugim dokumentima ili materijalima;
- inicijativno pismo, u slučajevima kada je drugi način komunikacije nemoguć.
Svaka od navedenih opcija ima svoje karakteristike. Međutim, postoje opšta pravila, u skladu sa kojim se obično sastavlja bilo koje službeno pismo. To je razumljivo, jer upravo poslovnom korespondencijom najčešće počinje zaključivanje većine transakcija. Pravilno izrađen dokument može kod primaoca ostaviti povoljan utisak o budućem mogućem partneru.
Vrste poslovnih pisama
U zavisnosti od informacija koje servisno pismo sadrži, može biti:
- Prateći. U slučaju kada sadrži poruku da postoji paket aplikacije za to.
- Pretenciozno. Odnosno, izražava nezadovoljstvo određenom situacijom (tužbom).
- Poučno. Tekst daje konkretne upute.
- Garantovano. Pošiljalac potvrđuje buduće ispunjenje obaveza navedenih u dokumentu.
- Informativno. Pismo sadrži informacije koje bi mogle biti od interesa za primaoca.
- Oglašavanje. Daju se informacije za privlačenje saradnje.
- Pismo obavještenja. Informacije o javnim događajima.
- Pismo potvrde. pribavljanje određenih dokumenata ili materijala.
- Pismo zamolnice. Tekst sadrži apel da se adresant podstakne na akciju.
- Pismo poruke. U njemu pošiljalac daje konkretne informacije od zajedničkog interesa za strane.
Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njihovih strukturnih podjela.
Sastavljanje tužbenog pisma
U pitanjima saradnje ponekad se javljaju situacije kada jedna od strana, iz ovih ili onih razloga, ne ispunjava svoje obaveze. U tom slučaju partner prvo šalje pismo svojoj suprotnoj strani. U njemu obično iznosi svoje prijedloge za otklanjanje povrede njegovih zakonskih prava. Ovo je službeno pismo. Uzorak takvog dokumenta može se sastaviti proizvoljno. Sljedeće tačke se moraju uzeti u obzir:
- moraju biti formalni i poslovni sa partnerskim načinom razmišljanja.
- Suština prigovora mora biti izražena vrlo jasno.
- Kada iznosite informacije, morate uvjerljivo operirati konkretnim činjenicama.
Zahtjevno pismo mora sadržavati:
- podaci o pošiljaocu (ime, povratna adresa i kontakt brojevi);
- potpune informacije o primaocu;
- opis okolnosti pod kojima je došlo do konfliktne situacije;
- link to pravne norme koje je druga strana prekršila;
- posebne zahtjeve za otklanjanje kršenja, navodeći rokove za njihovo sprovođenje;
- posljedice koje mogu nastupiti ako suprotna strana izbjegne njihovo izvršenje.
Posebnu pažnju treba obratiti na način na koji je službeno pismo sastavljeno. Obrazac mora biti dizajniran tako da ga uljez ne doživljava kao prijetnju. Treba imati na umu da je ovo samo podsjetnik na poštovanje zakona.
Pravila dizajna
Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu službenih pisama. Istina, zakon ne predviđa nikakva stroga pravila i propise za to.
Unatoč tome, prilikom sastavljanja takvih dokumenata, moraju se uzeti u obzir sljedeće obavezne tačke:
1. Svako službeno pismo mora biti napisano na memorandumu. Unaprijed ga razvijaju stručnjaci za upravljanje uredima i odobravaju ga po nalogu šefa preduzeća.
2. Dokument mora sadržavati određene detalje:
2.1. Informacije o primaocu i pošiljaocu.
2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Ovo je potrebno za registraciju.
2.4. Naslov.
2.5. Informacije o prisutnosti bilo koje aplikacije, navodeći njihova imena i brojeve.
2.6. Podaci o osobi koja je potpisala ovaj dokument(pozicija i puno ime).
3. Pismo treba da se bavi samo jednim pitanjem. Imati više tema će otežati odabir umjetnika.
4. Informacije moraju biti predstavljene što je moguće kraće, ali jasno. Preporučljivo je da tekst ne zauzima više od dvije stranice.
5. Ispravno navedite podatke o primaocu. Ako je riječ o organizaciji, potrebno je pridržavati se sljedećeg redoslijeda:
5.1. Naziv kompanije (u nominativu).
5.2. Strukturna jedinica (ako je potrebno).
5.3. Položaj adresata (u dativu).
5.4. Njegovi inicijali.
5.5. Poštanska adresa preduzeća.
6. Ako ima više primalaca, prvo se naznačuje glavni, a zatim svi ostali.
Ako uzmete u obzir sve ove točke, tada sastavljanje službenih pisama, u principu, neće biti teško.
Red prezentacije
Da bi dokument bio ispravno sastavljen, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed prikaza informacija u njemu. Na primjer, možete razmotriti opciju kako napisati profesionalni odgovor. Prvo, morate imati na umu da, prema pravilima bontona, morate odgovoriti na informacije u roku od 24 sata od trenutka kada ih primite. Ako govorimo o elektronskoj poruci, onda optimalno vreme neće biti duže od dva sata. U slučajevima kada nije moguće pridržavati se takvog pravila, bolje je da svom partneru pošaljete odgovarajuću poruku.
Samo pismo će se u suštini sastojati od dva dela:
- Uvodno. Pošiljalac navodi temu, razlog i razloge svog pisanja. Ovdje se možete pozvati pravila, koji po zakonu služe kao osnov za davanje odgovora. Osim toga, vrijedi obratiti pažnju na neke točke u vezi sa situacijom o kojoj je riječ. Oni će pomoći da se otkrije suština problema.
- Main. Ovaj dio ima za cilj da razjasni i uvjeri. Tekst mora biti jasan, koncizan i sažet, a iznesene činjenice provjerene i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi stvarnim brojevima.
Ovaj tekst obično prati lista aplikacija. Dokument se završava potpisom pošiljaoca. Osim toga, morate znati kako napisati uslužno pismo kako ne biste uvrijedili primaoca. Prvo, preporučljivo je da mu se počnete obraćati frazom "Dragi". Drugo, može se koristiti u tekstu participalne fraze kao što je "pažljivo proučio vaše prijedloge" ili "pažljivo provjerio vaše komentare". Takvo poštivanje bontona samo će koristiti objema stranama.
Procedura
Izrada službenih pisama je odgovornost službenika, sekretara ili drugih službenika kojima su dodijeljene ove dužnosti. Prilikom početka rada moraju se pridržavati određenog slijeda u svojim postupcima. Proces izrade takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće faze:
- Detaljno proučavanje okolnosti ovog pitanja. Potrebno je u potpunosti kontrolisati situaciju kako bi se ispravno procijenilo mogući načini njene odluke.
- Izrada pisma. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
- Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad se mora urediti uzimajući u obzir komentare menadžera. On može dati neka pojašnjenja ili pojašnjenja na temu.
- Odobrenje njegovog pretpostavljenog.
- Završno izvršenje i potpisivanje dokumenta.
- Registracija pisma.
- Slanje korespondencije primaocu.
Tek nakon što prođe sve ove faze, pismo, koje stigne do primaoca, moći će ispuniti misiju koja mu je dodijeljena.
Obavezni propisi
Da biste izdali službeno pismo, morate uzeti u obzir da na njegovoj prvoj stranici mora biti odštampana poseban obrazac. Za ostalo možete koristiti obične prazne listove A4 format. Ovdje morate imati na umu da samo tekstualno polje ima svoje granice: gornji i donji dio su 2 centimetra, lijevo - 3,5 centimetra, desno - 1 centimetar. Nemojte kršiti standardne veličine kako biste stavili informacije na jedan list. Bolje je pridržavati se svih pravila i samo dodati dodatnu stranicu.
Također morate upisati tekst prema svim pravilima:
1. Za štampanje koristite standardni font Times New Roman. Bolje je ne koristiti druge opcije.
2. Veličine fontova su također regulirane:
- za glavni tekst - 14;
- raspored stranica i oznaka izvršenja - 12.
3. Postavljanje detalja se takođe vrši u skladu sa pravilima:
- prored - 1;
- tekst je poravnat "po širini";
- crtice se postavljaju automatski;
- udaljenost od registarskog broja do naslova je 2 proreda, a od njega do glavnog teksta - 3.
Usklađenost sa ovim standardima je obavezna za pravilno izvršenje pisama za odgovarajuću svrhu.
Lokacija detalja
Za pravilno sastavljanje standarda poslovno pismo, morate jasno znati gdje se njegovi detalji i komponente trebaju nalaziti. Odgovori na ova pitanja sadržani su u GOST R 6.30-2003. U njemu je detaljno opisan oblik službenog pisma. U suštini, ovo je uzorak u kojem se na određeni način nalazi ukupnost svih detalja dokumenta. Potreban je kako bi se:
- Objediniti proces izdavanja službenih (poslovnih) pisama.
- Biti u mogućnosti da unaprijed centralno pripremite standardne obrasce, istovremeno smanjujući potrebu da se dio posla obavlja ručno.
- Olakšati i skratiti vrijeme vizualnog traženja informacija.
- Proširiti mogućnosti obrade pisama pomoću računara i druge opreme.
Tako se za redovno poslovno pismo koristi 30 standardnih detalja koji se nalaze u jedanaest obaveznih zona:
- amblemi i grbovi;
- autor;
- izvorni podaci;
- naslov;
- izjave;
- adresat;
- rezolucije;
- tekst;
- potpisi i prilozi;
- odobrenja i uvjeravanja;
- marks.
Postavljanje informacija u određene sektore omogućava stručnjacima da se bolje snalaze u dokumentu i obični korisnici olakšava proces sastavljanja.
Primarni zahtjevi
Neki menadžeri pogrešno smatraju da se poslovna korespondencija može voditi proizvoljno, bez poštovanja ikakvih pravila i propisa. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to moraju znati osnovne zahtjeve za službena pisma:
- Dostupnost posebnog (kompanijskog) obrasca.
- Pravilna upotreba i postavljanje detalja.
- Tekst treba da bude čitljiv i dobro uređen. Da bismo predstavili suštinu problema, bolje je dati prednost jednostavnim uobičajenim rečenicama. Morate se ukratko izraziti kako bi svaka riječ nosila što više informacija.
- U zavisnosti od vrste, dokument mora biti pripremljen u skladu sa tim. Pismo takođe može sadržati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, prilikom predstavljanja, potrebno je pokušati ih kombinirati.
- Ispravno koristite standarde utvrđene za kucanje.
- Pokušajte osigurati da sadržaj pisma ne sadrži kategorične izraze. Primalac može ove fraze shvatiti kao prijetnje. Prilikom izrade prijedloga bolje je koristiti uvodne riječi kao što su "očigledno", "kao što je poznato", "moguće" i "kako slijedi".
Ispunjavanje ovih zahtjeva u praksi pomaže pravilnom upravljanju protokom dokumenata u preduzeću.
Vjerovatno se svako barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoji mnogo pravila i propisa za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. Članak detaljno opisuje proces sastavljanja dokumenta, daje uzorke poslovnih pisama i razmatra njihove vrste i dizajn.
Forma
Gotovi obrasci će dodati solidnost i ukazati na pouzdanost kompanije. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji, kao što su:
- Ime.
- Adresa.
- Kontakt telefoni.
- Website.
- Email.
- Logo.
- Ostali kontakt detalji.
Ne postoje stroga pravila u vezi sa formularima. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje informacije će uključiti u njih.
Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema
Poslovna pisma su napisana i oblikovana na određeni način, u skladu sa svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. U zavisnosti od cilja, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. On mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu ga treba temeljiti i šta će biti novo u njemu. Argumenti zavise od toga kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:
- Proučavanje problema.
- Pisanje nacrta pisma.
- Njegovo odobrenje.
- Potpisivanje.
- Registracija.
- Slanje primaocu.
Struktura poslovnih pisama
Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne informacije. Može biti jednostavno ili složeno. U jednostavnom pismu, sadržaj jasno i koncizno prenosi informacije koje uglavnom ne zahtijevaju odgovor od primatelja. Složena se može sastojati od nekoliko odjeljaka, tačaka i paragrafa. Svaki paragraf predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.
Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.
Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. U tom dijelu uvjeravaju da treba postupiti na ovaj ili onaj način, dokazati kako je bilo i obavijestiti o potrebi učešća u bilo kojem događaju, iznoseći različite argumente.
Zaključak sadrži zaključke koji se donose u vidu prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.
Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. Ovo rezimira zahtjev naveden u glavnom.
Sve date informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive.
Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:
- Položaj primaoca.
- Priroda odnosa.
- Formalnost.
- Etiketa.
Na kraju pisma treba da stoji ljubazna forma. Na primjer: „...izražavam nadu u dalju saradnju (zahvalnost na pozivu)...” Iza ovih fraza stoji potpis autora.
Stil
Sva pisma se moraju čuvati formalni poslovni stil, što znači upotrebu govora za službene poslovne odnose. Karakteristike takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:
- Glavni učesnici u poslovnim odnosima su pravna lica, u ime čijeg se rukovodioca i službenika pišu pisma.
- Odnosi u organizacijama su strogo regulisani.
- Predmet komunikacije su aktivnosti kompanije.
- Upravljački dokumenti uglavnom imaju određenog adresata.
- Često se u toku aktivnosti organizacije dešavaju iste situacije.
S tim u vezi, informacije sadržane u poslovnom pismu trebale bi biti:
- Službeno, bezlično, naglašavajući distancu između učesnika u komunikaciji.
- Adresirano, namijenjeno određenom adresatu.
- Aktuelno u vrijeme pisanja.
- Pouzdan i nepristrasan.
- Obrazloženo da navede primaoca da izvrši bilo koju radnju.
- Kompletan za donošenje odluka.
Zahtjevi
Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uslove:
- Govor je standardizovan na svim nivoima - leksičkom, morfološkom i sintaksičkom. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
- Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
- Tačnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
- Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
- Upotreba jezičkih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
- Upotreba termina, odnosno riječi ili fraza koje imaju posebne pojmove.
- Upotreba skraćenica koje mogu biti leksičke (odnosno složene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (odnosno oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
- Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalnom padežu.
- Fraze s verbalnim imenicama („pruži podršku“ umjesto „podrška“).
- Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.
Gore navedeni uzorci poslovnog pisma prikazani su u nastavku puna verzija(sa glavnim dijelom). Informacije ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.
Vrste poslovnih pisama
Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se sastavljanje nekoliko različitih opcija.
Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:
- Prateći. Takva pisma su obično potrebna da bi vas obavestili gde da pošaljete dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima koji trebaju da napišu ovu vrstu dokumenta.)
- Garantovano. Oni su napisani da potvrde sva obećanja ili uslove. Na primjer, može se garantirati plaćanje rada, zakupnine, rokova isporuke itd.
- Hvala. Počeli su se posebno često koristiti u U poslednje vreme. Ovakva pisma pokazuju dobru formu. partnerstva. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji sa lijepim otiskom.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak pisma zahvalnosti sastavlja se u slobodnoj formi, u zavisnosti od zadataka koje rješava. U u ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji sa ornamentom, može se okačiti na zid u prostorijama kompanije na počasnom mjestu.)
- Informativno.
- Poučno.
- Čestitam.
- Oglašavanje.
Tu su i slova:
- Prijedlozi za saradnju. U novije vrijeme prilično česte, koje se šalju organizacijama, često su reklamne prirode, na primjer, poput ovog uzorka. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pažnju, a još više, zainteresirali. Ali ako ga komponujete prema uzorku ispod, ima sve šanse za uspjeh.
- Pozivnice. Oni se šalju, pozivajući ih da učestvuju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili službeniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
- Zahtjevi.
- Obavještenja.
- Zahtjevi i mnogi drugi.
Kako napisati odgovor na pismo. Primjer
Odgovor mora početi ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daju rezultati njegovog razmatranja i izražava se odobrenje ili razlog za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeće principe:
- Dostupnost linka do prvog slova i njegovog sadržaja.
- Identična jezička sredstva.
- Uporedivi aspekti obima i sadržaja.
- Usklađenost s određenim redoslijedom.
Decor
Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajna. To su detalji, pravila za skraćenice, pisanje adresa, naslova, dužine teksta, širine polja i još mnogo toga.
Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede mnogo vremena.
Poslovno pisanje je jedan od glavnih komunikacijskih alata u svakom poslu. Dobro napisano poslovno pismo pomoći će da se stvori pozitivan utisak o kompaniji. A jedno nepismeno napisano pismo može uništiti čitav vaš ugled. Već smo pisali o pravilima poslovne korespondencije, sada pogledajmo konkretnim primjerima poslovna pisma.
Uzorci poslovnih pisama
Postoji mnogo vrsta poslovnih pisama - poslovni prijedlozi, pisma tužbe, pisma zahvalnosti, pisma odbijanja, propratna pisma, garancijska pisma, informacije i tako dalje. Principi njihove kompilacije praktički se ne razlikuju jedan od drugog. Pogledajte ponovo kako biste izbjegli greške.
Primjeri pisama zahvalnosti
Primjer garantnog pisma
Uzorak pisma odgovora
Ovo jasan primjer kako bi moglo izgledati pristojno pismo koje sadrži odbijanje:
Primjer biltena
Primjer pisma pritužbe
Primjeri pisama na engleskom u poslovnoj korespondenciji
Nažalost, nemaju svi visoki nivo znanja engleskog jezika. I često su menadžeri pomalo izgubljeni kada treba da napišu poslovno pismo engleski jezik. Ako se čak ni u Rusiji ljudi ne mogu uvijek razumjeti u prepisci, šta onda reći strani jezik? Najbolji izlaz u ovoj situaciji je tražiti slična slova i koristiti odgovarajuće fraze iz njih u svom pismu. Evo tri primjera poslovnih pisama na engleskom: pismo zahvalnosti klijentu, pismo u kojem se pojašnjavaju uslovi transakcije i pismo odgovora na ponudu za kupovinu. Svaki fajl sadrži verziju pisma na engleskom i njegov prevod na ruski.
Preuzmite pismo zahvalnosti klijentu na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo sa uslovima ugovora na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo odgovora na ponudu kupovine na engleskom jeziku.
Struktura poslovnog pisma
Jasna struktura je suštinska karakteristika poslovnog pisma. To će pomoći primaocu da brzo shvati značenje onoga što je napisano i smanjiti vrijeme potrebno za čitanje. Poslovno pismo se sastoji od sljedećih glavnih dijelova:
1. Naslov (predmet pisma). Naslov pisma treba da sadrži njegovu kratku svrhu ili suštinu. Ovdje ne možete koristiti nikakve apstraktne fraze. Primaocu bi trebalo biti jasno o čemu se radi u pismu samo na osnovu naslova. Na primjer, "O promjenama cijena za isporuku proizvoda" ili "Poslovni prijedlog za trgovinsku saradnju sa kompanijom XXX."
2. Pozdrav. Pozdrav "Dragi + ime i patronim!" smatra se tradicionalnim u poslovnim pismima. Međutim, nije potrebno koristiti ime. Primatelju se možete obratiti i preko njegove pozicije: “Poštovani gospodine direktore!” Međutim, imajte na umu da pozivanje po imenu donekle smanjuje psihološku distancu i naglašava dobro uspostavljen poslovni odnos. Ako je pismo upućeno grupi ljudi, onda je prihvatljivo napisati “Dragi dame i gospodo!”, “Dragi partneri!” i tako dalje. Upotreba skraćenica Mr., Ms. ili inicijala doživljava se kao nepoštovanje, pa pokušajte to izbjegavati.
3. Izjava o svrsi pisanja pisma, njegovoj suštini i glavnoj ideji. Ovo je glavni dio pisma. Ovdje direktno pišete o samom razlogu pisanja pisma.
4. Vaši prijedlozi za rješavanje ovog problema, preporuke, zahtjevi, žalbe. Poslovna pisma gotovo uvijek zahtijevaju određenu reakciju od primaoca (osim čisto informativnih pisama). Stoga je važno opisati ne samo sam problem, već i ponuditi vlastite mogućnosti za njegovo rješavanje. Ako pišete žalbu, tražite da se preduzmu odgovarajuće mjere, ako date ponudu za saradnju, opišite je moguće opcije. Ukratko, primalac vašeg pisma mora ne samo da razume „šta“ želite od njega, već i da razume „kako“ predlažete da to sprovede. Tada će to biti pravo poslovno pismo.
5. Kratak sažetak i zaključci. Na samom kraju možemo sumirati sve navedeno. Međutim, to nije uvijek moguće učiniti vrlo kratko. U ovom slučaju ne vrijedi u nekoliko rečenica pisati ono što ste već opisali u prva dva pasusa. zapamtite da najbolji prijatelj poslovno pismo je sažeto. Stoga je u većini slučajeva dovoljno da se ograničite na fraze “Nadam se uspješnoj saradnji”, “Čekam vaš odgovor po ovom pitanju” i tako dalje.
6. Potpis. Poslovno pismo se potpisuje pozicijom, imenom i prezimenom pošiljaoca uz tradicionalnu frazu „S poštovanjem“. Moguće su i druge opcije: „S Sve najbolje", "S poštovanjem" i tako dalje, u zavisnosti od bliskosti vašeg kontakta sa primaocem. Izraz "S poštovanjem" je najuniverzalniji, pa ako ste u nedoumici kako bi bilo prikladnije da se pretplatite, upotrijebite ovu frazu i sigurno nećete propustiti.
Takođe bi bilo dobro da dodate opcije za kontaktiranje u svoj potpis: druge adrese e-pošte, telefonske brojeve na poslu, Skype. Prednost ovoga nije samo što će primalac, po želji, moći brzo da vas kontaktira na njemu pogodan način, već i što ćete na taj način pokazati svoju otvorenost i spremnost za komunikaciju sa primaocem.
I ne zaboravite da je službeno pismo prije svega dokument. Stoga, zanemarivanjem pravila za njegovo sastavljanje, nepovratno rušite reputaciju svoje kompanije i sebe kao stručnjaka.
Postoje posebni zahtjevi za obradu odlazne korespondencije. To je zbog činjenice da je informativne i referentne prirode. Prilikom sastavljanja uslužnog pisma, vrijedi uzeti u obzir zahtjeve GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” i koristite formulare organizacije. Za detalje, morate pogledati GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018. morat ćete pogledati GOST R 7.0.97-2016). To će vam omogućiti da održite jasnu strukturu dokumenta i održite potreban stil poslovne komunikacije, kao i da pravilno uredite detalje poslovnog pisma.
Važno je napomenuti da je GOST R 6.30-2003 (kao i GOST R 7.0.97-2016) savjetodavni i organizacije mogu same razviti memorandume za poslovnu korespondenciju. Usklađenost sa ovim GOST-om je obavezna samo za savezne organe izvršne vlasti.
Zaglavlje dokumenta može biti pozicionirano uzdužno ili pod uglom (detalji obrasca pisma, brojevi telefona i adrese organizacija obično se nalaze ovdje). Uzorak pisma s kutnim rasporedom detalja najčešća je opcija u modernom uredskom radu.
Uzorak obrasca pisma sa detaljima u uglu
Na vrhu dokumenta su naznačeni:
- datum;
- broj;
- upućivanje na registarski broj i datum dokumenta (ako je prepiska odgovor);
- naslov teksta, naveden u jednoj frazi.
Zaglavlje uslužnog pisma nalazi se ispod registarskog broja. Sadrži žalbu primaocu. PUNO IME. a pozicija primaoca treba da se nalazi sa desne strane gornji ugao dokument. U sredini je ispisana poruka primaocu.
Od koga i kome
Podaci o kompaniji pošiljaoca najčešće su navedeni na memorandumu kompanije. Također je potrebno ispravno navesti primatelja korespondencije, drugim riječima, podatke o primaocu:
- Ime kompanije;
- Ime strukturna jedinica gdje se šalje odlazna korespondencija;
- položaj primaoca;
- prezime i inicijali primaoca;
- poštanska adresa organizacije.
Uzorak pisma na memorandumu kompanije
Važno je napomenuti da ako pismo istog sadržaja treba poslati na više primalaca, onda je prije svega potrebno navesti adresu glavnog primaoca, a tek onda ostalih.
Na primjer:
DOO "Elki-Palki"
Pravni odjel
Moskva, ulica Zelenaja 5
COPY
generalnom direktoru
DOO "Zelene grane"
Simakov V.A.
Sankt Peterburg,
Frunze ulica, 3
Datum i broj
Nakon što je izlazni dokument potpisan, na njega se utiskuje datum. Datum može biti u formatu 17.05.2018 ili 17.05.2019. U slučajevima kada je datum naveden više puta u dokumentu, preporučljivo je zadržati isti stil pisanja.
Registracijski broj se dodjeljuje u skladu sa sistemom registracije izlazne dokumentacije koji je usvojila organizacija, a tek nakon potpisivanja dokumenta. Registarski broj se sastoji od serijskog broja dokumenta, koji se može dopuniti indeksom predmeta ili slovima.
Važno je napomenuti da registracija odlaznog dokumenta olakšava i vama i vašem primaocu obradu pošte.
Prilikom odgovaranja na primljenu službenu korespondenciju, potrebno je popuniti detalje „link na registracioni broj i datum zahtjeva“. U tom slučaju, pismo odgovora označava datum i broj primljene poruke. Ovo će pružiti više brza obrada prepisku kompaniji primaocu.
Ko potpisuje
Službenu prepisku uglavnom potpisuju rukovodioci, a u slučaju njegovog odsustva sa radnog mjesta - njegovi zamjenici ili druga službena lica koja obavljaju poslove rukovodioca za vrijeme njegovog odsustva.
Važno je napomenuti da se moderna poslovna korespondencija šalje ne samo poštom, već i telegrafom, faksom i Email.
Trebam li navesti umjetnika?
Uprkos činjenici da svaku poslovnu poruku potpisuje čelnik kompanije ili njegovi ovlašteni službenici, samu korespondenciju vodi običan običan zaposlenik, odnosno izvršna vlast. Njegovo ime i kontakt informacije navodimo u ovom dijelu.
Informacije o umjetniku uvijek se nalaze na samom dnu, u posljednjim redovima. Ispisuje se puno ime, ime i prezime zaposlenog, sa njegovim kontakt telefonom u novom redu, a još niže - mejl adresom. Font ostavljamo isti.
Ima li pečata?
Pisma se obično ne pečatiraju, ali ako je odlazna korespondencija službene prirode, izdata na memorandumu organizacije i namijenjena je za ulazak u pravne odnose s nekom ili drugom organizacijom i odgovorna za sve stavove izražene u pismu, uprava će možda htjeti dodati dodatni detalji u obliku pečata.
Učitavanje...