Biroja darba pamati un dokumentu aprite īsumā. Biroja darba vēsture. Ir trīs biroja darba organizācijas formas: centralizēta, decentralizēta un jaukta

1. IEVADS LIETAS PROCESS

1. Dokuments vadības sistēmā.

2. Biroja darba un dokumentu aprites pamatjēdzieni.

3. Biroja darba attīstības vēsture Krievijā.

1.1. DOKUMENTS VADĪBAS SISTĒMĀ

Galvenais vadības un citas informācijas ierakstīšanas un pārsūtīšanas veids vadības sistēmā ir dokuments, un pieņemto lēmumu kvalitāte un līdz ar to lielā mērā ir atkarīga no tā, cik efektīvi tiek organizēts dokumentācijas nodrošinājums. kopējais rezultāts jebkuras iestādes darbība šī vārda plašākajā nozīmē. Pareizs dokumentācijas atbalsts darbam iestādē ir balstīts uz atbilstošu normatīvo un metodisko ietvaru - organizatoriska, pamācoša un metodiskā rakstura juridisko dokumentu kopumu. Normatīvie un metodiskie dokumenti par lietvedību katrā iestādē tiek izstrādāti, pamatojoties uz attiecīgajiem normatīvajiem aktiem.

IN saskaņā ar federālo likumu “Par informāciju, informatizāciju

Un Informācijas aizsardzība” 1995. gada 20. februāra Nr. 24-FZ (5. pants) dokumentācija (tas ir, dokumentu izveide) ir obligāts nosacījums informācijas iekļaušanai informācijas resursos. Tajā arī norādīts, ka dokumentācija tiek veikta saskaņā ar iestāžu noteikto kārtību valsts vara, kas atbild par biroja darba organizēšanu, dokumentu un to masīvu standartizāciju. Valsts regulējums attiecas ne tikai uz dokumentācijas jomu, bet arī uz darba organizēšanu ar dokumentiem.

Biroja darba valsts regulējumu veic Krievijas Federālais arhīvu dienests (Rosar-Khiv), kas saskaņā ar Noteikumiem par Krievijas Federācijas Arhīvu fondu (apstiprināts ar Krievijas Federācijas prezidenta 17. marta dekrētu) , 1994 Nr. 552) un Noteikumi par Krievijas Federālo arhīvu dienestu (apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 1998. gada 28. decembra lēmumu Nr. 1562) nodrošina starpnozaru organizatoriskos un metodiskos norādījumus un organizācijas kontroli. dokumentāciju federālās valdības institūciju lietvedībā, koordinē valsts biroju sistēmas un vienoto dokumentācijas sistēmu izstrādi.

Krievijas Federācijas Standartizācijas, metroloģijas un sertifikācijas komiteja (Krievijas Gosstandart) veic standartizācijas valsts pārvaldību, tostarp darbu pie dokumentu un dokumentācijas sistēmu unifikācijas un standartizācijas, visas Krievijas tehnisko, ekonomisko un ekonomisko klasifikatoru izstrādes, ieviešanas un uzturēšanas. sociālā informācija.

Krievijas Federācijas valdība, federālās iestādes izpildvara ir atbildīgi par dokumentācijas atbalsta organizēšanu izpildinstitūcijās, atbilstošu normatīvo aktu izstrādi.

1.2. LIETAS PROCESA UN DOKUMENTU PLŪSMAS PAMATJĒDZIENI.

Jebkura uzņēmuma vadība ir informācijas process, kurā tiek saņemta, apstrādāta informācija, tiek izstrādāts lēmums un lēmums tiek paziņots izpildītājiem, kuru darbības tiek kontrolētas.

Visos informācijas procesa posmos tiek veidoti dokumenti, kuros ierakstīta dažāda informācija.

Dokuments ir informācijas kopums, kas atrodas uz materiālā nesēja un kam ir juridisks pamats.

Priekšnieki

		instrukcijas
	Administrācija
				vadība
	protokoli,
	secinājumus		biroja darbs
				Izpildītāji
		kontrole	biroja piezīmes,

ziņošana

Rīsi. 1. Uzņēmuma informācijas procesi

Jebkuras vadības neatņemama sastāvdaļa organizatoriskā sistēma ir biroja darbs.

Termins “papīri” parādījās 18. gadsimta otrajā pusē un apzīmēja ne tikai mapi ar dokumentiem, bet arī pašu izdevumu. Šobrīd ar terminu saprot lietas informatīvā atbalsta organizēšanu, t.i. ierakstu pārvaldība.

Biroja darbs– darbības joma, kas saistīta ar dokumentu veidošanas procesu un darba ar tiem organizēšanu.

Biroja darba mērķis– informatīvais atbalsts vadības procesam

Galvenie biroja darba uzdevumi:

 dokumentu veidošana, t.i. piestiprinot tos jebkurš medijs;

 dokumentu nodošana to turpmākai izpildei vai lēmuma pieņemšanai;

 dokumentu reģistrācija, lai kontrolētu to izpildi;

 dokumentu sistematizēšana un uzglabāšana, ātra dokumentu meklēšana

kā nepieciešams.

Biroja darba organizācijas formas:

Centralizēta forma kas raksturīgs ar to, ka visas dokumentu apstrādes darbības ir koncentrētas (centralizētas) vienā centrā visai iestādei - birojā, vispārējā nodaļā vai sekretāre. Šī forma ir raksturīga mazām iestādēm.

Decentralizēta forma ietver biroja darbības izkliedēšanu starp iestādes struktūrvienībām; Turklāt katrs no tiem veic salīdzinoši viendabīgu biroja darbību kopumu. Reti lietots.

Jauktā veidā darbības tiek veiktas centralizēti (dokumentu pieņemšana, reģistrācija, kontrole, pavairošana) un decentralizēti (dokumentu glabāšana, failu veidošana). Tipiski vidējām un lielām iestādēm.

Biroja darba koncepcijas pamatā ir dokumentācijas jēdziens.

Dokumentācija ir regulēts informācijas ierakstīšanas process uz papīra vai cita nesēja, kas nodrošina tās derīgumu.

Dokumentācijas rīki- rīki, ko cilvēki izmanto dokumentu veidošanai. Tie ir sadalīti:

vienkāršiem līdzekļiem(pildspalvas, zīmuļi)

mehāniski un elektromehāniski līdzekļi (rakstāmmašīnas,

magnetofoni, foto, filmu un video tehnika)

automatizēti rīki (datortehnoloģijas).

Dokumentācija paredz atbilstību noteiktajiem ierakstīšanas noteikumiem

informāciju, kas raksturīga katram dokumenta veidam. Atbilstība šiem noteikumiem piešķir izveidotajiem dokumentiem juridisku spēku.

Juridiskais spēks- oficiāla dokumenta īpašums, kas tam piešķirts saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, to izdevējas iestādes kompetenci un noteikto izpildes kārtību.

Rekvizīti ir obligāts dokumenta reģistrācijas elements (dokumenta veida nosaukums, adresāts, datums, paraksts).

Dokumenta forma– tas ir detaļu kopums dokumentā, kas atrodas standarta noteiktajā secībā.

Dokumentācijas sistēma– dokumentu kopums, kas saistīts pēc izcelsmes, mērķa, veida, darbības jomas un vienotām prasībām to noformēšanai.

Darba ar dokumentiem organizēšana ietver iestādes dokumentu aprites organizēšanu, dokumentu glabāšanu un to izmantošanu līdzšinējā iestādes darbībā.

Iestādes dokumentu plūsma ir dokumentu aprites process organizācijā no to izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz to noformēšanas pabeigšanai un nodošanai arhīvā.

Dokuments tiek reklamēts:

1. Kosmosā: uzņēmuma iekšienē un ārpus tā.

2. Laikā: no dokumenta izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz tā nosūtīšanai adresātam vai nodošanai glabāšanai.

Dokumentu plūsmas organizēšana uzņēmumā (skat. slaidu)

Ir dokumentu plūsmas ārējās un iekšējās kontūras.

Ārējā kontūra sākas ar ienākošajiem (ārējiem) dokumentiem, kas ierodas uzņēmumā no ārpuses. Saņemtos dokumentus reģistrē sekretāri un pēc tam nosūta izpildei. Ārējā cilpa beidzas ar izejošo dokumentu reģistrāciju.

Ja dokuments ir izveidots pašā organizācijā, tad iekšējā ķēde dokumenta nodošana (iniciācija - izpilde - apstiprināšana - apstiprināšana)

gaidīšana - reģistrācija). Tieši uz dokumenta iekšējās kontūras bieži rodas tā versijas (tas ir, dokuments pastāv dažādās versijās). Piemēram, apstiprināšanas stadijā, kad parādās dažādu cilvēku komentāri. Svarīgs biroja darba uzdevums ir dokumentu versiju izsekošana, uzkrāšana un pārvaldīšana, kā arī dokumentu izmaiņu uzraudzība.

1.4. BIROJA PROCESA ATTĪSTĪBAS VĒSTURE KRIEVIJĀ

Līdz 10. gadsimtam galvenokārt tika dokumentētas tiesiskās attiecības starp pilsoņiem. Jau šajā laikā pastāvēja dokumentu noformēšanas un apstrādes kultūra, piemēram, ceļošanas dokumenti, rakstiski testamenti utt., un arī speciālajā skolā viņi apmācīja rakstu mācītājus, tiesu sekretārus, iespiedējus (zīmogu aizbildņus) prinčiem un lielfeodāļiem. kungi tomēr vienota sistēma Nebija valsts dokumentu.

1. posms. Biroja vadības sistēmas izcelsme (XI – XV gs.).

Veckrievijas valsts periods ir pakāpeniskas biroja darba sistēmas tradīciju veidošanas periods, pieredzes uzkrāšana dokumentu dokumentēšanā, apstrādē un glabāšanā, nodrošinot to drošību, tai skaitā aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi un viltošanu.

Perioda raksturīgās iezīmes:

1. Parādījās profesionāli ierēdņi: baznīcas psalmisti

un ierēdņi (14. gadsimtā ierēdņi visi bija cilvēki, kas veica biroja darbu).

2. Tika sastādītas oriģinālās papīra darba rokasgrāmatas - veidlapas, kurās tika izklāstīti dokumentu sagatavošanas posmi - melnraksts, redakcija, baltais papīrs.

3. Ir nepieciešams saglabāt noslēpumu svarīga informācija, kā rezultātā parādījās dažādas skavas (paraksti), plombas, tiltiņi (paraksti uz salīmēti kopā), tas irelementi informācijas aizsardzībai pret nesankcionētu piekļuvi uzglabāšanas un lietošanas stadijā.

Pirmie dokumentu viltošanas gadījumi attiecas uz šo laiku.

4. Ir izstrādāta kārtība dokumentu juridiskā spēka atcelšanai. Māte-

als no speciālas noliktavas telpas izņēma “larniks” (lādes glabātājs ar do-

dokumenti) un tika iznīcināti liecinieku klātbūtnē. Īpaši svarīgus dokumentus iznīcināja domes izvēlēta komisija, bieži vien publiski, svinīgā gaisotnē. Mazāk nozīmīgie dokumenti tika atgriezti autoriem vai vienkārši izdzēsti no pergamenta, uz kura tie bija rakstīti, un izdzēstās lapas tika izmantotas vēlreiz.

5. Dokumentu drošai glabāšanai un lietvedībai tika iedalītas vietas: viesu pagalmi un klosteri.

Gandrīz līdz 14. gadsimta beigām. Krievijā galvenais materiāls kalpiem rakstīšanai ir

dzīvo pergamentu (īpaši apstrādātu ādu), ko dokumentos sauc par "hartu" un vienkāršiem cilvēkiem "teļa gaļu" . Senākā iepriekšēja forma

dokuments bija sertifikāts - atsevišķa lapa pergaments nedaudz vairāk par 15 cm plats

(3,5 collas). Dokumenti tika rakstīti nepārtrauktā tekstā, bez dalījuma vārdos, un par pieturzīmēm tika izmantots tikai punkts teikuma beigās.

2. posms. Pasūtījuma dokumenti (XV – XVII gs.).

Valsts kancelejas darba veidošanās un attīstības periodu parasti sauc pasūtījuma termiņš, ar pirmo valdības iestāžu nosaukumu

- pasūtījumi. Šajā laikā pamazām tika izveidota biroja darba sistēma centrālajās un vietējās iestādēs, veidojās biroja darbinieku kadrs, tika izveidotas stabilas dokumentu formas un to sagatavošanas metodes.

Perioda raksturīgās iezīmes:

1. Biroja darbi tika veikti administratīvajās būdās, kas bija arī apmeklētāju uzņemšanas vieta ( klātbūtne), birojs un māksla

Khiv. Dokumentus parasti novietoja uz galdiem, uz soliem, un īpaši vērtīgus dokumentus lika lādēs tajās pašās telpās, kur notika kārtējie darbi un apmeklētāju pieņemšana. Pasūtījumos bija ietverti glabāšanā esošo dokumentu krājumi,

A 17. gadsimtā Dokumentu uzskaitēm tika sastādīti ABC - speciāli indeksi uzziņu veikšanai par dokumentiem.

2. Dokumenti bija sagatavoti uz papīra un tiem bija noteikta forma – kolonna(stabs, kolonna), t.i. kopā salīmētas šauras papīra loksnes.

Pīlāra sastāvdaļas sauca par "postaviem". Vietas, kur loksnes ir salīmētas kopā, saņēma tādu pašu nosaukumu. Kolonna faktiski nebija viens dokuments, bet ietvēra visu lietas dokumentu kopumu. Teksts kolonnās bija rakstīts tikai vienā pusē, aizmugure izmantota tikai piezīmju, rezolūciju un uzrunu ievietošanai. Dokumenti tika glabāti sarullēti ruļļos vai ruļļos; Īpaši svarīgiem dokumentiem tika izgatavoti īpaši gadījumi, bet biežāk tie tika vienkārši glabāti lādēs vai lādēs. Šāda veida dokuments bija neērts, jo, meklējot nepieciešamo informāciju, bija nepieciešams daudz laika, lai izvērstu un sakļautu kolonnu. Pati līmēšana nebija pietiekami izturīga, kas izraisīja dokumenta bojāšanos un nodilumu. Līdz ar dokumenta kolonnu formu dzima un pasūtījumos sāka izmantot piezīmju grāmatiņas forma. Piezīmju grāmatiņa ir papīra lapa, kas salocīta uz pusēm. Piezīmju grāmatiņas tika savāktas kopā, pēc vajadzības iesietas un veidotas grāmatas.

3. Dokumentam juridisku spēku piešķīra tā sauktais domas “atribējums”.

oficiālais lietvedis - lietveža paraksts, kas ievietots pa zilbei dokumenta aizmugurē tā, lai tā burti nosegtu abus salīmēto lapu galus.

(Ne cars, ne bojāri neparakstīja dokumentus, izņemot līgumu dokumentus ar ārvalstīm). Šāda dokumentu parakstīšanas metode nodrošināja informācijas aizsardzību un apgrūtināja tās viltošanu.

4. Tiek apkopoti dažāda veida dokumenti, kas fiksē valsts iestāžu vadības darbību: pakļauts no augstākās varas

tika nosūtīti uz hartas, dekrēti un spriedumi, no pašvaldību institūcijām tika nosūtītas atbildes uz rīkojumiem, privātpersonu rakstveida vēršanās valsts institūcijās forma bija petīcijas.

5. Lielākā daļa detaļu vēl nav izceltas no teksta,tie. apelācija, elle

6. Katrs dokuments tika reģistrēts:pēc saņemšanas dokumentā tika uzspiests datums, un ierēdnis izdarīja atzīmi “Izrakstīt”, kas nozīmēja “Izpētīt”. Faktiski tas nozīmēja lietas sākšanu.

3. posms. Koleģiāls biroja darbs (XVIII gs.).

Galvenā atšķirība starp koleģiālo biroja darbu bija tā, ka tā organizāciju regulēja likums. Koleģiālo lietu periods

ražošana korelē ar Pētera I reformām. Tieši viņš radīja Krievijas birokrātisko sistēmu, kas noteica mūsdienu darbu ar dokumentiem. Pēteri I var pamatoti saukt par "Krievijas birokrātijas tēvu".

Perioda raksturīgās iezīmes:

1. Publicēts likumdošanas akts “Vispārīgie noteikumi”, kurā detalizēti izstrādāti dokumentācijas jautājumi. (dokumentu reģistrācijas noteikumi,

to izpildes kontrole, to sagatavošanas, sertificēšanas, uzglabāšanas kārtība) un

lietu kustība (dokumentu plūsma). Noteikumi pat nosaka, kā jāizkārto rakstāmgaldi (tiem jābūt atvilktnēm ar slēdzenēm), kā jāsēž ierēdņiem (pa diviem) utt. Darba diena koledžās ilga 8 stundas. Darbi tika veikti visu gadu, izņemot trīs vasaras mēnešus un brīvdienas. Par vienu darba kavējuma dienu tika ieturēta lietvedības darbinieka mēneša alga, par nenostrādātu stundu tika ieturēta nedēļas alga.

2. Uz dokumenta ir ierakstīts valdes vadītāja un locekļu paraksts.

3. Ir noteikta plombu lietošanas kārtība.Drukāt pieteikumu

notika divu liecinieku klātbūtnē.

4. Dokumentu kolonnveida formas ir aizstātas ar piezīmju grāmatiņām - 4 papīra loksnes, pārlocītas uz pusēm un cauršūtas ar diegu. Vairākas iesietas piezīmju grāmatiņas veidoja grāmatu.

5. Dokumentos parādījušies jauni rekvizīti: reģistrācijas ienākošie un izejošie numuri, adresāts, paraksts, sagatavošanas datums, dokumenta veids u.c.

mainās mūsdienu biroja darbā.

6. Daudziem dokumentiem tika izveidotas oficiālas veidlapas un izstrādāti noteikumi par detaļu izvietošanu uz papīra lapas.

7. Sāka attīstīties dažādas dokumentācijas sistēmas:

finanšu, kurā termini “debets”, “kre-

dit", "bilance"; militārie - ziņojumi, ziņojumi, instrukcijas, dispozīcijas;

starptautiskie līgumi - notis, memorandi, nosūtījumi;

tiesu – pratināšanas, zvēresti, liecības, spriedumi;

statistiskās - uz vienu iedzīvotāju skaitīšanas, ko sauc par auditiem, provinču atskaitēm.

4. posms. Ministrijas biroja darbs (XIX – XX gs. sākums).

Pašreizējā dokumentu plūsmas sistēma, saukta izpildbiroja darbs. Pārvaldības sfērā parādījās ministrijas, koleģialitāti nomainīja ministru vadības vienotība.

Perioda raksturīgās iezīmes:

1. Tika noteikti vienoti lietvedības principi mini-

Krievijas departamenti - no dokumentu izveides līdz to arhīva glabāšanai. Īpaša uzmanība uzmanība tika pievērsta ministriju mijiedarbības kārtībai ar citām iestādēm un imperatoru atkarībā no tajā laikā pastāvošās hierarhijas.

2. Ir ieviesta daudzpakāpju dokumentu reģistrācijas un uzskaites sistēma.Visi ministrijā iekļautie dokumenti tika ierakstīti žurnālā. Katrai nodaļai bija līdzīgs žurnāls, kurā tika ierakstīta pamatinformācija.

3. Radās dokumentu noformēšanas kontroles sistēma. Ikmēneša pro-

Tika veikts lietu audits struktūrvienībās un veikta uzskaite speciālās izziņās par noformēto un nenoformēto dokumentu skaitu. Gada beigās tika sastādīts vispārējs ministrijas paziņojums.

4. Ir mainītas dokumentu formas. Oficiālie dokumenti tika noformēti uz veidlapām ar detaļām, kas ievietotas stūros.Veidlapas informācija ietver

dili: iestādes nosaukums, struktūrvienību nosaukumi, datums un reģistrācijas numurs, teksta īss nosaukums, saite uz saņemto dokumentu. Kopš pagājušā gadsimta 20. gadu beigām veidlapas sāka ražot, iespiežot.

5. Parādījās jauni dokumentu veidi: telegrammas un telefona ziņas.

6. Tika publicēti dokumentu paraugu krājumi - rakstu mācītāji.

5. posms. Padomju periods valsts kantora darbs (1917-

Perioda raksturīgās iezīmes:

1. 1917-1920 Samazināts dokumentācijas atbalsta līmenis vadībai

lenija (strādnieki, karavīri un zemnieki bez speciālās izglītības devās strādāt jaunizveidotajās padomju iestādēs).

2. 1925.-1926 Tika izveidotas divas lielas organizācijas: Vadības tehnoloģiju institūts (ITU) un Organizāciju būvniecības valsts birojs

(Orgstroy). ITU nodarbojās ar teorētiskiem pētījumiem vadības jomā, un Orgstroi tos īstenoja praksē, veicinot jaunas biroja tehnikas un biroja tehnikas ieviešanu. ITU tika izveidots Standartizācijas kabinets, kurš bija iesaistīts Vissavienības standartu izstrādē dokumentācijai (vēstules, telegrammas, telefona ziņas, protokoli) un biroja piederumiem (tinte, lentes rakstāmmašīnām).

3. 1932. gadā ITU tika likvidēta un pārtraukta dokumentu pārvaldības jautājumu centralizētā metodiskā pilnveidošana.No šī brīža biroja darba vēsturē sākās ilgs “neatkarības” periods: katra nodaļa manā veidā reglamentēts darbs ar oficiāliem dokumentiem.

4. 1963. gadā tika apstiprināti “PSRS iestāžu, organizāciju un uzņēmumu biroja darba dokumentālās daļas un arhīvu organizēšanas pamatnoteikumi”.

Šis dokuments joprojām kalpo kā ceļvedis biroja pārvaldībā.

5. 1973. gadā tika izstrādāta Vienotā valsts ierakstu pārvaldības sistēma (USSD).

Vienotā valsts datu lapa ir zinātniski sakārtots noteikumu, noteikumu un ieteikumu kopums dokumentācijas atbalsta organizēšanai un uzturēšanai pārvaldībai, sākot no dokumenta izveidošanas brīža līdz tā iesniegšanai arhīvā.

6. 1970.-1980.gadā Ir parādījies GOST standartu bloks pārvaldības dokumentiem.

7. 80. gados. Ir izstrādātas vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS), lai automatizētu dokumentu veidlapās ietverto datu apstrādi.

Padomju biroja darba attīstība 1970.-1980. lika pamatus biroja darbam Krievijas Federācijā. Daudzi šajā periodā tapušie normatīvie un metodiskie dokumenti ir spēkā arī šodien.

1.4. UZŅĒMĒJDARBĪBAS RAŽOŠANAS REGULĒJOŠAIS IETVARS

Biroja darba normatīvais regulējums ir likumu un normu kopums

tiesību akti, kas reglamentē dokumentu izveides, apstrādes, glabāšanas un izmantošanas tehnoloģiju organizācijas darbības procesā.

Biroja darba tiesiskais regulējums ietver šādas sastāvdaļas:

 Krievijas Federācijas normatīvie un tiesību akti;

 GOST standarti;

 Noteikumi;

 Klasifikatori;

 Valsts vadības dokumentācijas atbalsta sistēma.

Normatīvie un tiesību akti informācijas un dokumentācijas jomā:

 Krievijas Federācijas likumi: Krievijas Federācijas Civilkodekss, Krievijas Federācijas likums “Par standartizāciju”, Krievijas Federācijas likums “Par arhīvu fondu un arhīviem”

 Prezidenta dekrēti un rīkojumi: “Par valsts politikas pamatiem informatizācijas jomā”, “Par Krievijas Federācijas arhīvu fonda noteikumu apstiprināšanu”

 Valdības dekrēti un rīkojumi: “Par standartizācijas darba organizēšanu, mērījumu vienveidības nodrošināšanu, produktu un pakalpojumu sertifikāciju”, “Par informācijas atbalsta uzlabošanu Krievijas Federācijas iedzīvotājiem”

 Krievijas Federācijas federālie likumi: “Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību”, “Par dalību starptautiskajā informācijas apmaiņā”, “Par elektronisko programmu tiesisko aizsardzību datori un datu bāzes"

 Krievijas Federācijas veidojošo vienību valdības un izpildinstitūciju tiesību akti, kas regulē biroja darba jautājumus.

Valsts standarti (GOST) dokumentācijai

Oficiālo dokumentu sagatavošanu stingri reglamentē standarti.

Standarts ir standarta tips, paraugs, kuram objektam jāatbilst tā īpašību, īpašību un īpašību ziņā.

Krievijas Federācijas 1993. gada 10. jūnija likumā “Par standartizāciju” standartizācija ir definēta kā normu, noteikumu un raksturlielumu noteikšanas darbība. Standartu izplatīšanas jomas, to saturu un darbības jomu nosaka valsts pārvaldes institūcijas.

Vārds
GOST R 6.30-2003	Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienots
	organizatorisko un administratīvo dokumentu sistēma -
	cijas. Dokumentācijas prasības.
	Pieņemts un stājies spēkā ar Krievijas valsts standarta rezolūciju
GOST R 51141-98	Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas
GOST 6.10.1-88	Vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS). Pamata
	noteikumiem
GOST 6.01.1-87	Vienota tehnikas klasifikācijas un kodēšanas sistēma
	ekonomisko informāciju. Pamatnoteikumi
GOST 6.10.5-87	Vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS). Prasības
	idejas veidlapas parauga izveidei
GOST 6.10.4-84	Vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS). Došana
	dokumentu juridiskais spēks datoru datu nesējos un
	mašīnogramma, kas izveidota ar datorrīkiem
	tehnoloģija. Pamatnoteikumi
GOST 6.10.3-83	Vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS). Ieraksts
	informācija komunikatīvā formātā

Standartos noteiktās prasības ir obligātas visām valsts iestādēm un uzņēmējdarbības vienībām. Gosstandart un citas valsts iestādes savas kompetences ietvaros uzrauga atbilstību GOST prasībām.

Noteikumi

1. Starpnozaru laika standarti darbam pie vadības dokumentācijas atbalsta. Izstrādāts Krievijas Federācijas Darba ministrijas Centrālajā darba standartu birojā (CBNT) 1995. gadā un ieteikts darba intensitātes un darbinieku skaita noteikšanai valsts aģentūrās, iestādēs un sabiedriskajās organizācijās. Tie satur

 Normas par laiku, kas pavadīts dokumentācijas atbalstam pārvaldībā (apstrāde, uzskaite, daudzumu uzskaite un dokumentu noformēšanas uzraudzība, kartotēku uzturēšana u.c.)

 Normas par laiku, kas pavadīts arhīva darbam (kataloģizācija, arhīvu uzziņu aparāta izveide utt.)

2. Laika standarti darbam, lai uzlabotu dokumentācijas nodrošinājumu ministriju, departamentu, uzņēmumu un organizāciju vadībai. Izstrādāts VNIIDAD (visu krievu Dokumentācijas un arhivēšanas pētniecības institūts) 1992. gadā un satur laika standartus plānu un līgumu sastādīšanai. Izmantojot tos, jūs varat aprēķināt darbaspēka izmaksas, analizēt darbinieku produktivitāti un aprēķināt viņu skaitu.

3. Laika standarti darbam ar automatizētu arhīvu tehnoloģiju un dokumentācijas atbalstu pārvaldes iestādēm. Izstrādāja Krievijas Federācijas Darba ministrijas Centrālā Zinātnes un tehnoloģiju banka 1993. gadā un paredzēts, lai noteiktu laiku, kas pavadīts darbam ar vadības dokumentāciju tradicionālos apstākļos un vadības procesu automatizācijas apstākļos.

Laika standarti attiecas uz visu veidu darbiem ar dokumentiem un ir sadalīti divos blokos:

 Laika standarti darbam pie vadības dokumentācijas atbalsta (darba aprakstu izstrāde, organizācijas lietu nomenklatūra utt.)

 Laika standarti automatizācijas procesā veiktajam darbam

uzlabotas arhivēšanas tehnoloģijas (statistikas pārskatu apkopošana, meklēšanas vaicājumu veikšana utt.)

Klasifikatori

Izmantošanai dažādu automatizēto informācijas sistēmu dokumentu šķirošanā, meklēšanā un apstrādē dokumentam jāpiešķir speciāli kodi.

Klasifikators ir dokuments, kas satur sistemātisku objektu nosaukumu un to kodu sarakstu.

1. Informācijas par vadības dokumentiem klasifikatori: OKUD.

2. Informācijas par organizatoriskajām struktūrām klasifikatori: OKPO.

3. Informācijas par iedzīvotājiem un personālu klasifikatori: strādnieku profesiju OK, darbinieku amati un tarifu kategorijas (OKPDTR).

Valsts dokumentu pārvaldības sistēma (GSDMOU)

Uzsākot kursa apguvi, vispirms ir jāiepazīstas ar profesionālajiem pamatjēdzieniem un definīcijām, ar kurām pastāvīgi nākas saskarties darbā ar dokumentiem.

Biroja darbs ir darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem.

Sākotnēji šis termins parādījās mutvārdu runā (domājams, 17. gadsimtā) un apzīmēja lietas risināšanas (producēšanas) procesu: “lietas producēšana” - jautājuma risināšana. Lēmuma pieņemšanas laikā radās nepieciešamība konsolidēt rezultātu, piemēram, panākto vienošanos. Kopš seniem laikiem šim nolūkam ir radīti dokumenti, jo runātais vārds ir īslaicīgs, to var aizmirst, pārraides laikā sagrozīt vai pārprast. Jau 16. gs. vārds tiek lietots lietu kā ar kādu lietu vai jautājumu saistītu dokumentu kopums. Pirmo reizi šajā koncepcijā vārds “akts” dokumentos tika ierakstīts 1584. gadā.

Mūsdienu biroja darbs ietver:

Savlaicīgas un pareizas dokumentu (dokumentācijas) izveides nodrošināšana;

Darba ar dokumentiem organizēšana (saņemšana, nodošana, apstrāde, uzskaite, reģistrācija, kontrole, uzglabāšana, sistematizācija, dokumentu sagatavošana arhivēšanai, iznīcināšana).

Paralēli terminam “biroja darbs” pēdējās desmitgadēs tiek lietots šis termins dokumentācijas atbalsts vadībai(DOW). Tās parādīšanās ir saistīta ar datorsistēmu ieviešanu pārvaldībā un to organizatorisko, programmatūras un informācijas atbalstu, lai to tuvinātu datorprogrammās un literatūrā lietotajai terminoloģijai. Pašlaik termini “papīru kārtošana” un “dokumentācijas pārvaldība” ir sinonīmi un tiek lietoti, lai apzīmētu vienu un to pašu darbību. Abi termini ir atrodami, piemēram, dokumentu nosaukumos, kas reglamentē dokumentācijas procesu organizēšanu: “Vadības dokumentācijas atbalsta valsts sistēma” un “Standarta instrukcijas biroja darbam Krievijas Federācijas ministrijās un departamentos”.

Dokumentācija ir dokumenta izveides un apstrādes process. Valsts standarts dokumentāciju definē kā "informācijas ierakstīšanu dažādos plašsaziņas līdzekļos saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem".

Nepieciešamība reģistrēt informāciju parādījās cilvēku vidū senatnē. Līdz mūsdienām saglabājušies dažādu laikmetu “dokumenti”, kas veidoti uz māla plāksnēm, bērza mizas, akmens stellēm u.c. Arī informācijas pielietošanas metodes bija dažādas: zīmēšana, grafika, rakstīšana. Šobrīd vadības praksē galvenokārt izmanto dokumentus, kas veidoti ar jebkādām rakstīšanas metodēm – ar roku, mašīnrakstā, tipogrāfiski, datorizēti, kā arī izmantojot grafiku, zīmējumus, fotogrāfijas, skaņas un video ierakstus un uz īpašiem materiāliem (papīra, filmiņas un fotofilmas). , magnētiskā lente, disks utt.). Zinātniskā disciplīna, kas pēta dokumentācijas un datu nesēju metožu attīstību, ir dokumentu pārvaldība

Darba organizēšana ar dokumentiem - dokumentu aprites nodrošināšana vadības aparātā, to izmantošana uzziņas nolūkiem un uzglabāšana. Termins valsts standartā definēts kā “dokumentu aprites, glabāšanas un izmantošanas organizēšana iestādes līdzšinējā darbībā”.

Dokumentu plūsma standarta zvani dokumentu kustība organizācijā no to izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz pabeigšanai izpilde vai nosūtīšana. Dokumentu apstrādes tehnoloģija ietver:

Dokumentu pieņemšana un pirmapstrāde;

To iepriekšēja izskatīšana un izplatīšana;

Dokumentu reģistrācija;

Dokumentu izpildes kontrole;

Informācijas un uzziņu darbs;

Dokumentu noformēšana;

Viņu nosūtīšana;

Sistematizācija (datņu veidošana) un kārtējā dokumentu uzglabāšana.

Izpētīsim dažus no uzskaitītajiem jēdzieniem. Tātad, reģistrācija nozīmē uzskaites datu uzskaite par dokumentu noteiktajā formā, tā izveidošanas, nosūtīšanas vai saņemšanas fakta fiksēšana, dokumentu noformēšanas kontrole - darbību kopums, kas nodrošina to savlaicīgu izpildi, lietas veidošana - izpildīto dokumentu grupēšana lietu atbilstoši lietu nomenklatūrai (noteiktajā kārtībā sastādīts sistemātisks organizācijā atvērto lietu nosaukumu saraksts, norādot to glabāšanas termiņus) un lietvedības dokumentu sistematizēšana.

Jebkurš vadības lēmums vienmēr ir balstīts uz informāciju par izskatāmo jautājumu vai apsaimniekojamo objektu. Informācija ir identiska jēdzieniem: “dati”, “informācija”, “rādītāji”. Juridiski ir noteikts šāds termins:

"Informācija ir informācija par personām, objektiem, faktiem, notikumiem, parādībām un procesiem neatkarīgi no to pasniegšanas veida."

Katrā cilvēka darbības jomā informācijai ir sava specifika, un tāpēc tā ir attiecīgi sadalīta medicīniskajā, zinātniskajā, tehniskajā, tehnoloģiskajā utt. Federālajās iestādēs un vadībā, iestādēs, organizācijās un uzņēmumos (neatkarīgi no darbības virziena). un īpašumtiesību forma) pārvaldības informācija, kas tiek izmantota jebkura objekta vai būvju pārvaldīšanai. Vadības informācijai ir izvirzītas vairākas prasības: pilnīgums, efektivitāte, uzticamība, precizitāte, mērķtiecība, cilvēka uztveres pieejamība.

Tiek izmantoti dokumenti dažādas jomas darbības, zināšanu nozares, dzīves sfēras un ir daudzu zinātnes disciplīnu izpētes objekts. Tāpēc jēdziena “dokuments” saturs ir daudzvērtīgs un atkarīgs no nozares, kurā tas tiek izmantots un kādiem mērķiem. Tātad juristiem dokuments, pirmkārt, ir veids, kā kaut ko pierādīt vai liecināt, vēsturniekam tas ir vēstures avots, kibernētikas dokumentālists ir informācijas nesējs, un vadības jomas speciālisti to uzskata par vadības lēmumu reģistrēšanas un pārsūtīšanas līdzekļi.

Federālais likums “Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību” sniedz šādu jēdziena “dokuments” definīciju:

Dokuments - Šis informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Tāda pati definīcija ir sniegta valsts standartā terminiem un definīcijām “Biroja darbs un arhivēšana”. Vairāk pilnas īpašības Ir jāpaplašina jēdziens “dokuments”, kā arī jēdziens “rekvizīti”.

Katrs dokuments sastāv no vairākiem to veidojošiem elementiem, kurus sauc par detaļām (vārds, autors, adresāts, teksts, datums, paraksts utt.). GOST nosaka šādu definīciju:

Dokumenta detaļas - nepieciešamais dizaina elements oficiāls dokuments?

Dažādi dokumenti sastāv no dažādām detaļu kopām. Rekvizītu skaitu nosaka dokumenta veidošanas mērķi, tā mērķis, prasības šī dokumenta saturam un formai. Daudziem dokumentiem detaļu skaits ir stingri ierobežots. Vairākiem dokumentiem rekvizītu skaitu un sastāvu nosaka likums un noteikumi. Bet jebkurā gadījumā, kā izriet no definīcijas, informācija, kas ierakstīta materiālā datu nesējā, ir jāformalizē, ievadot nepieciešamos datus. Tikai tad tas kļūst par dokumentu.

Dokumentu zinātnē dokuments tiek uzskatīts par faktu, notikumu, objektīvās realitātes parādību un cilvēka garīgās darbības jebkurā ērtā veidā fiksēšanas (attēlojuma) rezultātu uz īpaša materiāla.

Dokumenti, ierakstot (attēlojot) informāciju, tādējādi nodrošina tās saglabāšanu un uzkrāšanu, iespēju nodot citai personai, atkārtotu izmantošanu, atkārtotu un atkārtotu atgriešanos pie tā laika gaitā. Tie skar dažādas cilvēka darbības jomas un tiek iedalīti teksta un grafiskajos, tradicionālajos (rokrakstā, mašīnrakstā) un datorizētajos medijos, zinātniskajos, tehniskajos, personiskajos un oficiālajos u.c.

Oficiālie dokumenti - Šis juridisko vai fizisko personu izveidoti dokumenti, kas noformēti un apliecināti noteiktajā kārtībā. Starp tiem ir īpaša kategorija ierēdnis (vadītājs) dokumenti, kas valsts standartā noteikti kā oficiāli dokumenti, ko izmanto organizācijas pašreizējā darbībā.

Kā informācijas nesēji dokumenti darbojas kā neaizstājams elements iekšējā organizācija jebkura iestāde, uzņēmums, jebkurš uzņēmums, nodrošinot to strukturālo daļu un atsevišķu darbinieku mijiedarbību. Tie ir pamats vadības lēmumu pieņemšanai, kalpo kā pierādījums to īstenošanai un avots vispārinājumiem un analīzei, kā arī materiāls uzziņu un meklēšanas darbam. IN vadības aktivitātes dokuments darbojas gan kā darba objekts, gan kā darba rezultāts.

KF IZGLĪTĪBAS UN ZINĀTNES MINISTRIJA

Maskava Valsts universitāte tehnoloģija un vadība

nodaļa ekonomika, uzņēmējdarbība un tiesības

PĀRBAUDE

Pēc disciplīnas : Pārvaldības darbību dokumentēšana

Priekšmets Lietvedība ir vadības tehnoloģijas pamats

To veic students 1 protams

Arakčejeva Marina Anatoljevna

Fakultāte: ekonomika un uzņēmējdarbība

Speciālists. organizācijas vadība

Šifrs: 080507

3. ievads

1. Novērtēšana pašreizējais stāvoklis biroja darbs 3

2. Biroja darba organizāciju un tehnoloģiju ietekmējošie faktori dažāda līmeņa vadības iestādēs 4

3. Biroja darba organizatoriskie, juridiskie, sociālie un psiholoģiskie aspekti 5

4. Dokumentācijas atbalsts vadībai. Pirmsskolas izglītības iestādes galvenie uzdevumi un funkcijas 11

5. Pārvaldības dokumentācijas pakalpojumu struktūra un to funkcijas 13

6. Atšķirības starp jēdzienu “dokumentācijas atbalsts vadībai” (DOU) un jēdzienu “biroja darbs” 15

7. Pirmsskolas izglītības iestāžu savstarpējā saistība ar automatizētu dokumentu apstrādes tehnoloģiju 16

8. Vadības darba zinātniskā organizācija kā vadības un biroja darba efektivitātes paaugstināšanas faktors 18

9. Arhīvu iestāžu darbība dokumentu pārvaldības pakalpojumu normatīvajā un metodiskajā nodrošināšanā 22

23. secinājums

Atsauces 24

IEVADS

Savā darbā jums jāatrisina vairākas problēmas:

Novērtēt pašreizējo stāvokli dokumentu pārvaldībā;

Identificēt faktorus, kas ietekmē biroja darba organizāciju un tehnoloģiju dažāda līmeņa vadības iestādēs;

Aprakstiet biroja darba organizatoriskos, juridiskos, sociālos un psiholoģiskos aspektus;

Sniegt vadības dokumentācijas atbalsta koncepciju, identificēt pirmsskolas izglītības iestāžu galvenos uzdevumus un funkcijas;

Apsveriet vadības dokumentācijas pakalpojumu struktūru un to funkcijas;

Atšķirt jēdzienu “dokumentācijas atbalsts vadībai” (DOU) un jēdzienu “biroja darbs”;

Noteikt saistību starp pirmsskolas izglītības iestādēm un automatizēto dokumentu apstrādes tehnoloģiju;

Uzskatīt vadības darba zinātnisko organizāciju kā faktoru, kas palielina vadības un biroja darba efektivitāti;

Apsveriet arhīvu iestāžu darbību dokumentu pārvaldības pakalpojumu normatīvajā un metodiskajā atbalstā.

1. Biroja darba pašreizējā stāvokļa novērtējums

Biroja darba stāvokli un vispārējo vadītāju un speciālistu apkalpošanas kultūru lielā mērā nosaka sekretāra-asistenta darba kvalitāte, kas savukārt ir atkarīga no tā organizācijas līmeņa. Praksē sekretārs-asistents vai nu pilnībā (vai būtiski) veic vadības aparāta vai lielas struktūrvienības lietvedības darbu kopumā, vienlaikus pildot vadītāja sekretāra funkcijas, vai arī pilda tikai vadītāja amata funkcijas. sekretārs. Dominē pirmais sekretariāta darbības veids. Sekretāra-asistenta darbu raksturo veikto funkciju un operāciju plašums un daudzveidība. Pirmkārt, sekretāra darbs prasa spēju ātri pārslēgties no viena darba veida uz citu: dokumentu reģistrēšana, telefona sarunas, rakstīšana, darbs ar faksiem, apmeklētāju pieņemšana utt. Otrkārt, sekretāra palīgs darba dienas laikā sazinās ar salīdzinoši lielu cilvēku loku. Treškārt, sekretāram-asistentam papildus tiešā vadītāja norādījumiem sava darbības rakstura dēļ bieži ir jāizpilda citu personu norādījumi. Šāda situācija rada papildu grūtības sekretāra-asistenta darbā, un tāpēc viņa pienākumiem un tiesībām jābūt īpaši stingri noteiktiem un jāiekļauj amata aprakstā.

Informācijas tehnoloģijas ir būtiski mainījušas mūsdienu biroja darbu, radusies jauna kvalitāte un prasība pēc tā. Joprojām nav valsts prasību elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām, ko izmanto pat valsts iestādēs, un nav standarta noteikumu biroja darba organizēšanai administratīvajos birojos. Spilgts piemērs ir milzīgais terminu skaits dokumentācijas pārvaldības pakalpojumu nosaukumos valsts aģentūrās: dokumentācijas atbalsta nodaļa, vispārējā nodaļa, birojs utt. Bet valsts aparāts ir vienots mehānisms valsts pārvaldīšanai no apakšas uz augšu. Turklāt ir aptuveni 70 biroja automatizācijas programmatūras produktu ražotāji, kas darbojas pēc saviem noteikumiem. Bet šāda produkta kvalitātei nav novērtējuma. Tāpēc jau sen ir jāizveido valsts standarts biroja automatizācijas sistēmām, norāda vismaz, valsts aģentūrās izmantotajām sistēmām.

2. Biroja darba organizāciju un tehnoloģiju ietekmējošie faktori dažāda līmeņa vadības iestādēs

Attiecības starp organizācijām, iestādēm un biznesa dokumentu saziņai visos līmeņos jāveido saskaņā ar vienotiem vispārpieņemtiem noteikumiem. Darbs ar dokumentiem jebkurā organizācijā neatkarīgi no tās organizatoriskās un juridiskās formas jāveido, pamatojoties uz normatīvajiem, normatīvajiem un metodiskajiem pamatiem, kas attiecas uz dokumentācijas jautājumiem un darbu ar dokumentiem.

Darba organizēšana ar dokumentiem ir galvenais vadības uzdevums jebkurā iestādē: no maza uzņēmuma biroja līdz federālajam departamentam vai lielai korporācijai.

Jebkura uzņēmuma darbību regulē spēkā esošie tiesību akti, vadības rīkojumi un norādījumi, noslēgto līgumu nosacījumi, noteikti noteikumi noteiktu (piemēram, tirdzniecības) operāciju veikšanai utt. Visi šie “regulatori” tiek noformēti dokumentu veidā - ierakstīti likumu, rīkojumu, līgumu teksti. Pamatojoties uz to, mēs varam teikt, ka jebkura uzņēmuma visa darbība slēpjas konsekventā dokumentu noformēšanā, un to izpildes panākumi nosaka uzņēmuma labklājību.

Dokumenta izpildes panākumi lielā mērā ir atkarīgi no sekojošā.
Pirmkārt , atkarīgs no tā, cik skaidri ir sniegta informācija, tostarp tās dizains un izvietojums. Piemēram, ja rīkojuma teksts ir sīkā drukā, rīkojuma punkti nav atdalīti viens no otra, izpildītāju vārdi nav izcelti atsevišķa grupa, tad dažas viņa pozīcijas var vienkārši nepieņemt. Tāpēc ir vairāki standarta noteikumi attiecībā uz dokumentācijas sagatavošanu, apkopošanu, izpildi un izgatavošanu – jeb, citiem vārdiem sakot, dokumentācijas noteikumi.

Otrkārt, ir jānodrošina savlaicīga dokumenta noformēšana, t.i. jāpanāk tāda darba organizācija, kurā dokuments uzreiz tiktu nodots darbuzņēmējam (vai no darbuzņēmēja līgumslēdzējam), un pašam izpildītājam būtu stimuli dokumentu noformēt laikā. Krievijā vairākus gadsimtus un līdz šai dienai viens no šādiem stimuliem ir izpildes kontrole. Turklāt kontrole tiek piešķirta darbiniekam, kurš tieši nepiedalās dokumenta noformēšanā un turklāt viņam var nebūt pilnīgi nekādas izpratnes par zināšanu vai ražošanas jomu, kuru dokumenta noformēšana ietekmē.

3. Biroja darba organizatoriski, juridiskie, sociālie un psiholoģiskie aspekti

Ir trīs biroja organizācijas formas: centralizēta, decentralizēta un jaukta.

Ar centralizētu biroja darba organizēšanas formu visas dokumentu apstrādes darbības tiek koncentrētas (centralizētas) vienā centrā visai iestādei - birojam, vispārējai nodaļai vai sekretāram. Decentralizētā forma ietver biroja darbību izkliedēšanu starp iestādes struktūrvienībām; Turklāt katrs no tiem veic salīdzinoši viendabīgu biroja darbību kopumu. Biroja darba organizācijas decentralizēto formu, kurā biroja darba operācijas tiek veiktas dažādās iestādes struktūrvienībās, nevajadzētu jaukt ar biroja darba dienesta organizatorisko struktūru, kurā ir specializētas struktūrvienības: ekspedīcijas, tehnikas biroji, kontrole. grupas utt. Jauktā veidā darbības tiek veiktas centralizēti (pieņemšana, reģistrācija, kontrole, dokumentu pavairošana) un decentralizēti (uzziņu un informācijas pakalpojumi, dokumentu glabāšana, failu veidošana).

Biroja darba organizācijas forma tiek izvēlēta, ņemot vērā iestādes lielumu, dokumentu plūsmas apjomu, struktūrvienību sastāvu. Mazās iestādēs (kad dokumentācija tiek veikta tieši nodaļās), kā arī ģeogrāfiski izkliedētās (atrodas, piemēram, dažādās lielas pilsētas teritorijās) tiek izvēlēta centralizēta forma. Lielākā daļa iestāžu un organizāciju izmanto jaukta forma biroja darba organizēšana.

Racionālākā atsevišķu biroja procesu un darbību organizēšanas forma ir centralizācija, jo tā ļauj:

· samazināt biroja darbības izmaksas;

• uzlabot biroja darbinieku darba organizāciju un jo īpaši ieviest tās standartizāciju;
• nodrošināt darbinieku specializāciju un aizvietojamību;
• izmantot progresīvus un produktīvus tehniskos līdzekļus;
• nodrošināt organizatoriskās un metodiskās vadības vienotību.

Mūsdienu apstākļos biroja darba pakalpojumus pilnībā centralizēt iespējams tikai salīdzinoši nelielās iestādēs. Lielajās iestādēs jātiecas uz atsevišķu lietvedības funkciju lietderīgu centralizāciju, piemēram, dokumentu saņemšanu un nosūtīšanu, dokumentu uzskaiti un noformēšanas uzraudzību, dokumentu stenogrāfiju un drukāšanu, to pavairošanu, biroja darba metodisko vadību.

Mazās iestādēs, kurās nav vispārējo nodaļu vai biroja darba nodaļu, biroja darba pakalpojumus veic vadītāja sekretārs-asistents.

Ja organizācijai vai iestādei ir liels dokumentu apjoms, tad tiek ieviesta par biroja darbu atbildīgā struktūrvienība: birojs, vispārējā nodaļa, biroja darba nodaļa utt. Šīs struktūrvienības darbība ir atspoguļota īpaši izstrādātā nolikumā.

Lai regulētu lietvedības procesu, noteiktu metodes un metodes dokumentu veidošanai un noformēšanai organizācijā, lietvedības nodaļas izstrādā lietvedības instrukcijas, kuras nosaka ar iestādes vadītāja rīkojumu.

Funkciju sadalījums starp biroja vadības nodaļām un izpildītājiem:

Biroja darbinieku darba organizēšanas pamats ir dziļa un skaidra funkciju sadale starp nodaļām un izpildītājiem. Tas ir atspoguļots normatīvajos dokumentos - noteikumos par lietvedības nodaļām un to darbinieku amatu aprakstos.

Nolikumu par biroja vadības nodaļu izstrādā nodaļas vadītājs un apstiprina iestādes vadītājs. Noteikumus par nodaļas struktūrvienību izstrādā šīs struktūrvienības vadītājs kopā ar nodaļas vadītāju, un to apstiprina nodaļas vadītājs, uzņēmuma vadītājs vai citas struktūrvienības, kurā ietilpst biroja vadības nodaļa, vadītājs. .

Nolikumā par departamentu vai tās struktūrvienību ir šādas sadaļas:

· vispārīgie noteikumi;

· galvenās funkcijas un uzdevumi;

· vadītāja pienākumi, tiesības un atbildība (šis punkts rodas, ja nav izstrādāts vadītāja amata apraksts);

· darba organizācija;

· nodaļas vadība.

Noteikumos ir jābūt skaidrai valodai, kas nepieļauj domstarpības jautājumā par to, kam kas jādara, kurš ir kam pakļauts utt. Punkti, kas nosaka biroja vadības nodaļas attiecības ar citām nodaļām, ir jāsaskaņo ar šīm nodaļām.

Izstrādājot noteikumus par biroja vadības nodaļu, viņi izmanto standarta nodrošinājums. Tas tiek papildināts (ja nepieciešams, samazināts) un pielāgots atbilstoši konkrētā vadības aparāta un tā kancelejas dienesta darbības apstākļiem.

Katram biroja vadības nodaļas darbiniekam tiek izstrādāts amata apraksts, kas nosaka darbinieka organizatorisko un juridisko stāvokli struktūrvienībā un nodrošina apstākļus viņa efektīvam darbam.

Norādījumi sastāv no šādām sadaļām:

Kopīga daļa. Ir noteikti darbinieka galvenie uzdevumi (piemēram, lietvedes galvenais uzdevums ir dokumentu reģistrēšana), amata aizpildīšanas kārtība (t.i., kas ieceļ un atbrīvo no darba), darbinieka profesionālās prasības (izglītības līmenis, darba pieredze, jāzina..., jāprot...), persona, kurai darbinieks ir tieši pakļauts, galvenie dokumenti un materiāli, kas darbiniekam jāievēro savā darbībā.

Darbinieku funkcijas. Tiek noteikts darbiniekam piešķirtais priekšmets vai darba joma, darba veidu saraksts, kas veido uzticēto funkciju veikšanu (piemēram, dokumentu reģistrācija var sastāvēt no tādiem darbiem kā karšu aizpildīšana, lietu skapis, sertifikātu izsniegšana pa tālruni utt.).

Darbinieka pienākumi. Ir norādīti pienākumi, kas saistīti ar dokumentu sagatavošanu, informācijas saņemšanu, apstrādi un izsniegšanu, kas prasa obligātu noteiktu darba formu un metožu izmantošanu (piemēram, periodiska lietu veidošanās uzraudzība struktūrvienībās, instruktāžu vadīšana u.c.) , kas prasa konkrētu darbību izpildes termiņu ievērošanu , kas nosaka pasūtījumu izpildes kārtību, ētikas standartus, kas jāievēro kolektīvā. Dažreiz šajā sadaļā ir aprakstīti veicamā darba tehnoloģijas elementi.

Darbinieku tiesības. Tiek noteiktas darbinieka tiesības īstenot viņam uzticētās funkcijas.

Attiecības (sakari pēc amata). Ir norādītas nodaļas un darbinieki, no kuriem darbuzņēmējs saņem un kuriem nosūta informāciju, nosūtīšanas laiks, kurš ir iesaistīts noteiktu dokumentu noformēšanā, ar ko tie tiek saskaņoti utt.

Darbības novērtējums. Tiek uzskaitīti kritēriji, kas ļauj novērtēt, cik lielā mērā darbinieks pilda savas funkcijas un pienākumus, īsteno savas tiesības utt. Galvenie kritēriji ir darba kvalitāte un tā izpildes savlaicīgums.

Amata aprakstu paraksta lietvedības nodaļas vadītājs un apstiprina lietvedības nodaļas vadītājs vai vietnieks.

Biroja darba psiholoģiskais aspekts:

Automatizēta biroja vadības sistēma var izrādīties psiholoģiska barjera jebkuras organizācijas vecās skolas vadītājam, jo ​​viņiem ir daudz vieglāk strādāt tieši ar cilvēkiem, izmantojot parastās metodes: sauc par “paklāju”, “iedevu viņiem sūknis”, ieraudzīja bailes padotā acīs – tu nonāc pie secinājuma, ka izniekoji savu vietu. Turklāt vadība nereti atklāj, ka Rietumu ekspertu solītās priekšrocības kaut kur ir pazudušas. Lai gan šīs problēmas risinājums ir vienkāršs - tika ierosināts ieviest ASD uz visu vadītāju un vadītāju galdiem, un klients ietaupīja naudu: viņš sistēmu piegādāja tikai struktūrvienību ierēdņiem. Rezultātā darbs starp nodaļām notiek ātri un precīzi, un tajās viss ir tāpat kā līdz šim.

Nereti izpildītājiem ir sajūta, ka līdz ar dokumentu pārvaldības servisa ieviešanu ir uzradies kārtējais priekšnieks, kurš nemitīgi stāv aiz muguras. Patiešām, tagad, ja vēlaties, varat uzzināt: kurš ko dara, kad un cik daudz.

Biroja darba juridiskais aspekts:

Ir normatīvie dokumenti, kas regulē uzņēmuma vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanu:

Krievijas Federācijas konstitūcija

Krievijas Federācijas Civilkodekss (1. un 2. daļa)

federālais likums 1995. gada 28. augusta Nr. 154-FZ “Par Krievijas Federācijas vietējās pašpārvaldes vispārējiem principiem”

Krievijas Federācijas federālais konstitucionālais likums, datēts ar 2000. gada 25. decembri, Nr. 2-FKZ “Par Krievijas Federācijas valsts ģerboni”

1995. gada 25. janvāra federālais likums “Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību”. Šis likums regulē attiecības, kas rodas informācijas resursu veidošanā un izmantošanā, pamatojoties uz dokumentētas informācijas veidošanu, vākšanu, apstrādi, uzkrāšanu, glabāšanu, meklēšanu, izplatīšanu un sniegšanu patērētājam; izveide un lietošana informācijas tehnoloģijas un to nodrošināšanas līdzekļi; informācijas aizsardzība, informācijas procesos iesaistīto subjektu tiesības un informatizācija. Likumā ir ietvertas definīcijas saistībā ar informāciju un tās dokumentāciju - Krievijas Federācijas 2002. gada 10. janvāra federālais likums “Par elektronisko ciparparakstu”. Šā likuma mērķis ir nodrošināt elektroniskā ciparparaksta izmantošanas tiesiskos nosacījumus elektroniskajos dokumentos, ievērojot, ka elektroniskais ciparparaksts elektroniskā dokumentā tiek atzīts par līdzvērtīgu ar roku rakstītam parakstam papīra dokumentā. Šis likums nosaka elektroniskā ciparparaksta lietošanas nosacījumus un tā lietošanas pazīmes.

2006. gada 2. maija federālais likums Nr. 59-FZ “Par Krievijas Federācijas pilsoņu pārsūdzības izskatīšanas kārtību”

Krievijas Federācijas prezidenta 1996.gada 2.maija dekrēts Nr.638 “Par Krievijas Federācijas prezidenta dekrētu un rīkojumu projektu sagatavošanas kārtību, kas paredz Krievijas Federācijas valdības rezolūciju un rīkojumu pieņemšanu”

- “Valsts pārvaldības dokumentācijas atbalsta sistēma”, ko izstrādājuši arhīvu dienesti. Šis dokuments ir principu un noteikumu kopums, kas nosaka vienotas prasības vadības darbību dokumentēšanai un darba organizēšanai ar dokumentiem valsts struktūrās. Šis ir viens no fundamentālajiem federālajiem noteikumiem, kas satur prasību un noteikumu kopumu, kas veicina vienotu pieeju izstrādi ne tikai tradicionālajai, bet arī automatizētajai dokumentu pārvaldībai - informācijas pārvaldībai. Valsts izglītības iestāde sakārto dokumentācijas atbalsta vadības organizatorisko struktūru organizācijās, risinot pirmsskolas izglītības standartpakalpojumu veidošanas un dokumentācijas veidošanas un apstrādes tehnoloģiskā procesa organizēšanas jautājumus. GSDOU palīdz atrisināt vairākas automatizācijas, dokumentu izveides un apstrādes problēmas un ietver valsts mēroga un nozīmes noteikumus un noteikumus. Tajā pašā laikā, būtībā valsts sistēma, tā visos aspektos ir arī orientēta uz pielietojumu nevalstiskās struktūrās - “Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs”, sagatavojusi Arhīvu komiteja un apstiprinājusi Krievijas Federācijas valdības 2000.gada 31.oktobra lēmums Nr.1547-r palīdz risināt tehnoloģiskās dokumentācijas problēmas. Šis standarts nosaka detaļu sastāvu, organizatorisko un administratīvo dokumentu sastādīšanas noteikumus, kas reģistrē lēmumus par administratīviem un organizatoriskiem jautājumiem. Standarta instrukcija, izvirzot prasības dokumentācijas elementu unifikācijai, ievērojami atvieglo standarta, vienotu un vienotu procesu izveidi gan tradicionālajai, gan automatizētajai dokumentācijai, dokumentētas informācijas glabāšanai un pārsūtīšanai.- GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas" (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standarta dekrētu, datēts ar 1998. gada 27. februāri, Nr. 28). Šis standarts ir svarīgs posms biroja darba un arhivēšanas normatīvās un metodiskās bāzes atjaunināšanā saskaņā ar federālajiem tiesību aktiem un šīs nozares pašreizējo attīstības līmeni. Šajā standartā noteiktie termini ir jāizmanto visu veidu dokumentācijā. Standarta saturisko pamatu veido trīs sadaļas: “Vispārīgie jēdzieni”, “Biroja vadība” un “Arhīvu pārvaldība” - GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentācijas sagatavošanai" (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standarta dekrētu, datēts ar 03.03.2003. Nr. 65-st.), kas stājās spēkā visās federālās valdības struktūrās, Krievijas Federācijas veidojošo vienību valdības struktūrās. Krievijas Federācija (ieskaitot Federācijas veidojošās vienības, kurām līdztekus krievu valodai ir valsts valsts valoda), pašvaldības iestādes, uzņēmumos, organizācijās un to apvienībās neatkarīgi no organizatoriskās un juridiskās formas un darbības veida. “Organizāciju darbībā ģenerēto standarta vadības dokumentu saraksts, kurā norādīti glabāšanas termiņi” (apstiprināts Roarhīvā 06.10.2000.) ietver dokumentus, kas ģenerēti, dokumentējot līdzīgas (visām kopīgās) pārvaldes funkcijas, ko veic iestādes, organizācijas un uzņēmumi, neatkarīgi no to funkcijas, darbības līmenis un mērogs, kā arī īpašumtiesību formas. Saraksts kalpo Krievijas Federācijas arhīvu fonda saglabāšanai, organizēšanai un papildināšanai, un tas ir paredzēts, lai noteiktu dokumentu glabāšanas termiņus, atlasītu tos pastāvīgai glabāšanai vai iznīcināšanai. To vajadzētu izmantot arī lietu nomenklatūras sagatavošanā, lietu veidošanā, izstrādājot shēmas dokumentu klasificēšanai, veidojot meklētājprogrammas biroja darbā, nodaļu sarakstu izstrādē.

Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv valdes lēmumu, kas datēts ar 02.06.2002.)

Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikators OK 011-93 (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standarta dekrētu, datēts ar 1993. gada 30. decembri, Nr. 299)

Pirmsskolas izglītības iestādes dienestu ikdienas darbību regulē:

· Pirmsskolas izglītības iestāžu apkalpošanas noteikumi

· Noteikumi par struktūrvienībām (ja tādi ir)

· Pirmsskolas izglītības instrukcijas

· Apkalpojošā personāla darba vietu organizēšanas instrukcijas

· Laika standarti darba veikšanai pirmsskolas izglītības iestādēs

· Plānošanas un atskaites dokumenti

· Apkalpojošā personāla darba apraksti.

Biroja darba sociālo aspektu var aplūkot 2006. gada 2. maija federālā likuma Nr. 59-FZ “Par Krievijas Federācijas pilsoņu pārsūdzības izskatīšanas kārtību” īstenošanas ietvaros, kas reglamentē kārtību pilsoņiem. ' aicinājumi valsts institūcijām un pašvaldībām un šo iestāžu un amatpersonu pilsoņu aicinājumu izskatīšanas kārtība. Pilsoņa aicinājums - rakstveida priekšlikums, paziņojums vai sūdzība, kas nosūtīta valsts iestādei, pašvaldības iestādei vai amatpersonai, kā arī pilsoņa mutisks aicinājums valsts iestādei, pašvaldības iestādei. Pilsoņa rakstiskā apelācijā jānorāda viņa uzvārds, vārds un uzvārds un pasta adrese, uz kuru atbilde tiks nosūtīta 30. kalendārās dienas, ir pievienots pilsoņa personīgais paraksts un pieteikuma datums. Vienlaikus tiek noteikts, ka apelācijas, kas saņemtas “ar publisko informācijas sistēmu starpniecību”, tiek izskatītas šajā likumā noteiktajā kārtībā.

4. Dokumentācijas atbalsts vadībai.

Pirmsskolas izglītības iestādes galvenie uzdevumi un funkcijas.

Pārvaldības dokumentācijas nodrošināšanu veic speciālais dienests, kas darbojas kā neatkarīga struktūrvienība. Tas varētu būt: biznesa vadība, vispārējā nodaļa, birojs vai sekretariāts. Mazās organizācijās, kur apstrādāto dokumentu apjoms ir neliels un šāda pakalpojuma izveide nav praktiska, visu darbu pie vadības dokumentācijas atbalsta veic vadītāja sekretāre vai šim darbam speciāli norīkots darbinieks.

Dokumentācijas atbalsts organizācijas vadības darbībām ir vissvarīgākā vadības dienesta funkcija, kuras racionāla organizācija nosaka vadības lēmumu pieņemšanas ātrumu un kvalitāti un organizācijas efektivitāti kopumā.
Pirmsskolas izglītības iestādes organizatoriskās formas izvēle ir atkarīga no vadības un pašas pirmsskolas izglītības iestādes lēmuma. Izvēlētās formas darbam ar dokumentiem regulējums ir nostiprināts biroja darba instrukcijā.
Mūsdienu apstākļos, kad darbs ar vadības dokumentāciju daudzās iestādēs balstās uz datortehnoloģijas, pirmsskolas izglītības iestādes dienesta funkcijas neaprobežojas tikai ar iestādes dokumentu aprites organizēšanu, dokumentu uzskaiti un to izpildes uzraudzību. Pirmsskolas izglītības iestādes dienests ir tieši iesaistīts uzdevumu noteikšanā automatizētu informācijas sistēmu izstrādē darbam ar dokumentiem, informācijas pieejamības un informācijas aizsardzības nodrošināšanā, darba ar dokumentiem uzlabošanā.

Tādējādi pirmsskolas izglītības iestādes dienests risina galveno uzdevumu kopumu:
1) vadības darbību dokumentēšanas nodrošināšana;
2) darba organizēšana ar dokumentiem iestādē;

3) darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošana.
Pirmsskolas izglītības iestādes dienestam izvirzītie uzdevumi nosaka tā funkcijas.
1. Pārvaldības darbības dokumentācijas nodrošināšanas uzdevumus var atrisināt, veicot šādas funkcijas:
- formu izstrāde un noformēšana, nodrošinot to izgatavošanu;
- dokumentu izgatavošanas, kopēšanas un pavairošanas nodrošināšana;
- dokumentu sagatavošanas un noformēšanas kvalitātes kontrole, noteiktās apstiprināšanas kārtības ievērošana un dokumentu apliecināšana.
2. Darba ar dokumentiem organizēšanas uzdevumus iestādē risina, veicot šādas funkcijas:

Vienotas dokumentu nodošanas kārtības (institūcijas dokumentu plūsmas) noteikšana;

Ienākošo un izejošo dokumentu pārsūtīšana apstrādei;

Ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrācija un uzskaite;

Dokumentu noformēšanas kontrole;

Dokumentu sistematizēšana, to glabāšanas un izmantošanas nodrošināšana;

Darba organizēšana ar iedzīvotāju aicinājumiem;

Informācijas drošības nodrošināšana.

3. Darba ar dokumentiem formu un metožu pilnveidošanas uzdevumi ietver šādu funkciju veikšanu:

Normatīvo, instrukciju, metodisko dokumentu izstrāde un pārskatīšana un iepazīstināšana ar organizācijas darbinieku uzmanību;

Metodiskā vadība un kontrole pār noteikto noteikumu ievērošanu darbā ar dokumentiem organizācijas struktūrvienībās;

Organizācijas darbinieku kvalifikācijas paaugstināšana un konsultēšana jautājumos par darbu ar dokumentiem;

Organizācijas dokumentācijas racionalizēšana, dokumentu apvienošanas darbu veikšana, organizācijas darbībā izmantojamo dokumentu veidlapu darba laika uzskaites tabulas un albuma izstrāde;

Jaunu darba ar dokumentiem formu un metožu izstrāde un ieviešana, organizācijas dokumentu plūsmas uzlabošana, izpildes disciplīnas paaugstināšana;

Uzdevumu noteikšana automatizētu informācijas sistēmu un datu bāzu izstrādei un uzlabošanai darbam ar dokumentiem.

5. Vadības dokumentācijas pakalpojumu struktūra un to funkcijas.

1. Uzņēmējdarbības vadība.

2. Birojs.

3. Vispārējā nodaļa.

4. Sekretārs.

Lietu vadība tiek veidota ministrijās un departamentos kā struktūra, kurā tiek veikts darbs ar dokumentiem, un kā biroja darba uzraudzības un koordinācijas institūcija nozares centrālajā birojā. Būtībā uzņēmuma vadība, kas faktiski ir organizācijas struktūrvienība, ir sadalīta šādās standarta struktūrvienībās:

1. Sekretariāts ir struktūrvienība, kas izveidota, lai apkalpotu organizācijas vadību. Tajā ietilpst: uzņemšana; vadītāja sekretariāts un vadītāju vietnieku sekretariāti; valdes sekretariāts; protokolu birojs.

Sekretariāta funkcijās ietilpst: uz viņa vārda saņemto dokumentu iepriekšēja izskatīšana un sagatavošana ziņojumam vadītājam; atsevišķu dokumentu sagatavošana pēc projekta vadītāja norādījuma un to saskaņošana ar organizācijas funkcionālajām struktūrvienībām; vadītāja rīkoto sanāksmju organizēšanas un dokumentēšanas pakalpojumi, koleģiālo vadības institūciju darbības dokumentēšana.

2. Pirmsskolas izglītības iestāžu racionalizācijas (rekorddarba) nodaļa ir pirmsskolas izglītības iestāžu pilnveides centrs, metodiskais centrs.

Tās funkcijās ietilpst: biroja vadības tehnoloģiju uzlabošanas pasākumu izstrāde un ieviešana; biroja darba normatīvā un metodiskā nodrošinājuma izstrāde (nolikumi, instrukcijas, noteikumi, noteikumi, vienotu veidlapu atskaišu kartes u.c.); klasifikācijas uzziņu grāmatu izstrāde (lietu nomenklatūra, klasifikatori, dokumentu saraksti ar glabāšanas termiņiem).

3. Birojs, kas savukārt iedalās: ekspedīcijas, korespondences birojā, dokumentu uzskaites un reģistrācijas birojā, dokumentu tekstu apstrādes un reproducēšanas datorcentrā.

4. Vēstuļu nodaļa

5. Centrālais arhīvs

6. Pārbaude

Birojs, tāpat kā otrs organizatoriskā struktūra pirmsskolas izglītības iestāžu pakalpojumi, tiek veidoti uzņēmumos, pētniecības, projektēšanas un inženieru organizācijās, augstskolās. Biroja struktūra parasti ietver šādas nodaļas (nodaļas, nozares, grupas): 1. Ekspedīcija ir specializēta joma, kas saņem un nosūta dokumentāciju un korespondenci pa pastu un kurjeru.
2. Dokumentu uzskaites un reģistrācijas nodaļa, kuras uzdevumos ietilpst ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu uzskaite, pieņemto dokumentu noformēšanas noteikumu ievērošanas uzraudzība, uzziņu un informācijas masīva izveide un uzturēšana.
3. Kontroles grupa (birojs, inspekcija, nodaļa) uzrauga vadītāja mutisku rīkojumu izpildes laiku, analizē izpildes disciplīnu un informē vadību par dokumentu un instrukciju izpildes gaitu.
4. Vēstuļu grupa (pilsoņu aicinājumi) ir atbildīga par pilsoņu priekšlikumu, iesniegumu un sūdzību saņemšanu un ņemšanu vērā. Tās funkcijas ir šādas:
- apelāciju sagatavošana izskatīšanai vadībā;
- atbildes dokumentu sagatavošanas laika kontrole organizācijas struktūrvienībās;

Pretendentu paziņošana par viņu apelācijas izskatīšanas rezultātiem;

Organizācijas vadība organizē pilsoņu pieņemšanu personīgos jautājumos.
5. Dokumentu sagatavošanas grupa veic dokumentu pārdrukāšanu no melnrakstiem, lasa un rediģē dokumentu tekstus, fiksē veiktos darbus.
6. Kopēšanas birojs, kā likums, notiek tajās organizācijās, kuru darbība ir saistīta ar liela apjoma normatīvās vai administratīvās dokumentācijas izplatīšanu. Biroja uzdevumi aprobežojas ar dokumentu kopēšanu, dokumentu tekstu pavairošanu, reklāmas materiālu, bukletu un brošūru sagatavošanu.
7. Organizācijas arhīvs - saņem no struktūrvienībām pabeigtās un glabāšanai sagatavotās lietas, sniedz tām metodisko palīdzību, veic uzskaiti un uzglabā dokumentus, uzrauga lietu veidošanas, glabāšanas un izmantošanas noteikumu ievērošanu struktūrvienībās, sagatavo lietas. nodošanai valsts krātuvē.
Vispārējā nodaļa ir dienests darbam ar dokumentiem pašvaldības izpildinstitūcijās un izpildstruktūrās (mēra birojā, prefektūrā, pašvaldībā).

Vispārējās nodaļās parasti tiek veidotas tās pašas zonas, kas raksturīgas birojam, bet šeit tiek savienotas tādas struktūrvienības kā protokolu nodaļa, vēstuļu grupa un pieņemšana. Šo struktūru klātbūtne skaidrojama ar darbības specifiku, vadības procedūru būtību, lēmumu pieņemšanas kārtību un dokumentācijas īpatnībām šajās iestādēs.

Protokola grupa tiek izveidota kā daļa no iestādēm, kuru struktūrā ir pastāvīga koleģiāla institūcija. Veic šādas funkcijas:

Normatīvo un administratīvo dokumentu projektu (rediģēšana, noformēšana un izdošana), vēstuļu, izziņu sagatavošana, saskaņošana ar struktūrvienībām;

Struktūrvienību sagatavoto dokumentu analīze;

Atzinumu sagatavošana par struktūrvienību sagatavotajiem dokumentiem;

Koleģiālās institūcijas sēžu organizēšana un vadīšana, to darbības dokumentēšana.

Iestādes sekretārs veic visu darbu ar dokumentiem mazās iestādēs un organizācijās, kurām nav iekšējās organizatoriskās struktūras.

Tādējādi spēkā esošie normatīvie un metodiskie dokumenti regulē valsts uzņēmumu, iestāžu un organizāciju pirmsskolas izglītības dienesta nosaukumu un aptuveno struktūru. Kas attiecas uz nevalstiskām struktūrām, tad lēmumu par dienesta izveidi, tā nosaukumu un iekšējo struktūru pieņem organizācijas vadība. Kopuzņēmumos šo jautājumu lemj valde, akciju sabiedrībās - dibināšanas konference, kooperatīvajās struktūrās - kopsapulce kooperatīva biedri.

6. Atšķirības starp jēdzienu “dokumentācijas atbalsts vadībai” (DOU) un jēdzienu “biroja darbs”

Termini “biroja darbs” un “vadības dokumentācijas atbalsts” ir noteikti GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas" kā sinonīmi, kas definē darbības nozari, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem. Bet, ja mēs aplūkojam šo terminu vēsturi un izcelsmes laiku, mēs varam atrast dažas atšķirības starp tiem.

Tātad termins “biroja darbs” Krievijā pēc krievu valodas vārdnīcām radās 17. gadsimta otrajā pusē un ir atvasināts no frāzēm “lietas izskatīšana”, un “lieta” tajā laikā nozīmēja tiesas vai administratīvais jautājums, ko risina pārvaldes institūcija. Tas ir, tolaik par biroja darbu sauca, pirmkārt, tiesu un administratīvo jautājumu izskatīšanu un risināšanu, kas bija nesaraujami saistīti ar biznesa dokumentu sagatavošanu un darbu ar tiem. Pamazām terminu definīcijas tika mainītas. Vēlāk terminu “lieta” sāka lietot “ar jebkuru jautājumu saistītu dokumentu kolekcijas” nozīmē, un par “biroja darbu” sāka saukt visu ar biznesa dokumentāciju saistīto darbu kopumu. Pašlaik abu šo terminu - "biroja darbs" un "bizness" - nozīmes ir noteiktas GOST R 51141-98.

Jēdziens “dokumentācijas atbalsts vadībai” tika lietots aptuveni 70. gadu vidū, kad darba ar dokumentiem jomā sāka ieviest rīkus. datortehnoloģijas un parādījās jaunas informācijas tehnoloģijas. Jaunā termiņa mērķis bija atspoguļot mūsdienu tehnoloģiju izmantošanu informācijas dokumentēšanas un darba ar dokumentiem procesos. Neskatoties uz to, ka tika ieviests jauns termins - "dokumentācijas atbalsts vadībai", vecais - "papīru kārtošana" - nebeidzās lietot. Iespējamie iemesli, kuram netika aizstāti noteikumi:

Jaunais termins ir mazāk ērti lietojams, jo tas sastāv no trīs vārdu frāzes, un tā saīsinājums (DOU) nav pilnīgi skaidrs un nav unikāls (piemēram, DOU ir pirmsskolas izglītības iestāde),

Jēdziens “biroja darbs” ir saprotams ikvienam un viegli izrunājams.

Rezultātā saskaņā ar GOST R 51141-98 pašlaik var izmantot abus terminus. Bet termins "dokumentācijas atbalsts vadībai" uzsver informācijas un tehnoloģisko komponentu mūsdienu biroja darba organizācijā un ir labāk lietojams, runājot par datortehnoloģijām darbam ar dokumentiem. Termins “biroja darbs” galvenokārt tiek lietots, lai aprakstītu organizatorisko pusi un tradicionālās metodes darbā ar dokumentiem.

7. Attiecības starp pirmsskolas izglītības iestādēm un automatizēto dokumentu apstrādes tehnoloģiju

Ar elektroniskā dokumenta problēmu cieši saistīta ir pirmsskolas izglītības iestāžu elektronisko dokumentu pārvaldības un automatizācijas problēma. Šobrīd dažādi uzņēmumi izstrādāta un ieviesta liels skaitlis automatizētas dokumentu pārvaldības sistēmas (ADMS), ko raksturo specifiskas pieejas un ieviešanas datori un komunikācijas līdzekļi. Diemžēl šīm norisēm trūkst vienotas terminoloģijas. Izstrādes kompāniju produkcijai ir tādi nosaukumi kā: dokumentu automatizācijas sistēma, biroja automatizācijas un dokumentu plūsmas datorsistēma, biroja vadības sistēma, izkliedētā dokumentu pārvaldības sistēma, elektroniskais arhīvs u.c. Izstrādāto un izstrādes stadijā esošo sistēmu nosaukumu dažādība tikai norāda, ka mūsdienās šī joma informācijas tirgus vēl nav izveidojies kā neatkarīgs segments, un vairākos gadījumos ASUD produkti parādās kā saistīti izstrādnes vai blakusprodukts, risinot citas sarežģītākas problēmas. Tomēr ASUD skaits pieaug diezgan ātri.

Biroja automatizācijas sistēmas galvenās funkcionālās daļas (komponentes) organizāciju vadībā:

Rīki un noteikumi dokumentu veidošanai;

To elektroniskā arhīva uzturēšana;

Atbalstīt dokumentu plūsmu un tajā pašā laikā balstīties uz uzņēmuma programmatūras un aparatūras platformām.

Pozitīvie aspekti automatizētas sistēmas ieviešanai dokumentācijas pārvaldībā:

1. Visās nodaļās un organizācijā kopumā tiek ieviesta vienota, formatēta, stingri reglamentēta biroja vadības tehnoloģija.

2. Organizācija kļūst pilnībā vadāma. Kļūst iespējams atbildēt uz jebkuru jautājumu par dokumentiem un izpildītājiem, analizēt un vadīt dokumentācijas darbības.

3. Tā kā datortīkls var aptvert ne tikai organizācijas centrālo biroju, bet arī tās ģeogrāfiski attālās nodaļas, vadāmība var attiekties uz visu organizācijas ģeogrāfiski sadalīto struktūru.

4. Biroja automatizācijas sistēma faktiski ir stingri formalizētas un stingri dokumentētas tehnoloģiskās informācijas nesējs par noteikumiem un procedūrām darbam ar dokumentiem. Rezultātā tiek samazināta organizācijas atkarība no personāla kā tehnoloģisko zināšanu fiziska nesēja un noteikumiem darbam ar dokumentiem.

5. Tiek paātrināta dokumentu pārnešana caur organizāciju, īpaši organizējot elektronisko dokumentu vadību.

6. Tiek samazināta biroja darba darbietilpība. Tomēr jāņem vērā, ka nepieciešamība ievadīt pilnīgu un precīzu informāciju par dokumentu, teiksim, tā sākotnējās reģistrācijas laikā, dažās darba vietās var prasīt papildu piepūli, savukārt citās darba vietās, kurās šī informācija tiek izmantota, darba intensitāte var būt nepieciešama. jāsamazina vairākas reizes.

7. Kvalitatīvs ieguvums tiek panākts, organizējot vienotu elektronisko dokumentu plūsmu starp organizācijām, jo ​​pilnībā izzūd problēmas, kas saistītas ar papīra dokumentu izgatavošanu un nosūtīšanu, un pēc tam saņemto dokumentu rekvizītu un tekstu atkārtotu ievadīšanu.

Nepietiekama valdības regulējuma līmeņa dēļ ir lielas individuālās atšķirības biroja darba organizēšanā dažādās iestādēs, it īpaši, pat veicot tehnoloģiskās operācijas ar dokumentiem (no reģistrācijas līdz drukāšanai). Rezultātā katru reizi ir nepieciešams īstenot dārgus individuālos projektus katrai organizācijai. Vēl vairāk problēmu ar “pielāgotajām” sistēmām rodas šo sistēmu darbības un izstrādes stadijās. Mijiedarbība starp dažādas organizācijas.

Jauno informācijas tehnoloģiju izmantošana pirmsskolas izglītības iestāžu jomā ļauj uzskatīt biroja darbu kā efektīvu un elastīgu instrumentu dažāda veida inovāciju ieviešanai šajā jomā.

Automatizētās pirmsskolas izglītības sistēmas ļauj atrisināt galveno biroja darba jautājumu. Tie ļauj īstenot jebkuru biroja darba decentralizācijas pakāpi, vienlaikus nodrošinot centralizētu uzskaiti un kontroli. Līdz tam, ka katrs speciālists savas kompetences ietvaros var patstāvīgi reģistrēt dokumentus un nosūtīt tos tālākam darbam, pilnībā atrodoties savu vadītāju kontrolē. Tādējādi organizācija var dinamiski atjaunot savu struktūru, nezaudējot kontroli.

Tiek radīti priekšnoteikumi efektīvāku pārvaldības shēmu ieviešanai. Tradicionālajā praksē dokumentus organizācijas struktūrvienībām, neatkarīgi no tā, vai tās ir lokālas vai attālinātas, no organizācijas vadītāja uz struktūrvienības vadītāju nosūta konkrētiem izpildītājiem. Tas ļauj katra līmeņa vadītājam efektīvi kontrolēt savu darbinieku darbību, tomēr garas un bieži vien formālas ķēdes krasi samazina vadības efektivitāti. Pareizi uzbūvēts AS DOW ļauj nosūtīt dokumentus tieši personām, kuras izpildīs pasūtījumus, savukārt vadītāji pilnībā kontrolē gan paša rīkojuma nodošanu, gan tā izpildi.

Ir priekšnoteikumi elektroniskās dokumentu pārvaldības organizēšanai tādā apjomā, uz ko ir gatava pati organizācija. Pareizi uzbūvēta sistēma darbosies gan ar datiem par dokumentu nodošanu un noformēšanu (neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra vai elektroniski), gan ar pašiem elektroniskajiem dokumentiem, uz kuriem šie dati attiecas. Elektronisko dokumentu iekļaušana biroja darba ciklā ļauj pāriet uz kvalitatīvu jauns līmenis darbs ar dokumentiem.

Biroja automatizācijas rīku izmantošana var nodrošināt darbaspēka un materiālu izmaksu ietaupījumu darbam ar dokumentiem: efekts ir saistīts ar organizācijas dokumentācijas darbību unifikāciju un atkarības mazināšanu no personāla individuālās tehnoloģiskās pieredzes: tiek samazināti laika cikli darbam ar dokumentiem un vienotas dokumentu telpas izveidošana un pilnīga kontrole pār dokumentu reģistrāciju un apriti un izpildes disciplīnu.

8. Vadības darba zinātniskā organizācija kā vadības un biroja darba efektivitātes paaugstināšanas faktors

Lietvedība ir viena no vadības funkcijām, kas balstīta uz zinātnisku organizāciju, izmantojot modernās tehnoloģijas, un mēs dzīvojam zinātnes progresa laikmetā, kur visa pamatā ir jaunu tehnoloģiju pilnveidošana, kas vēl vairāk palīdz mūsu darbā.

Darba zinātniskā organizācija ir tāda darba organizācija, kurā pirms konkrētu darbību praktiskas īstenošanas tiek veikta rūpīga darba procesu un to īstenošanas nosacījumu zinātniska analīze, un paši praktiskie pasākumi balstās uz sasniegumiem. mūsdienu zinātne un paraugpraksi. Tādējādi termini “darba zinātniskā organizācija” un “darba organizācija” izsaka vienas un tās pašas parādības (procesa) būtību, un atšķirību starp šiem jēdzieniem galvenokārt nosaka metode, pieeja to pašu problēmu risināšanai, darba stāvoklis. strādnieku mijiedarbības sistēma savā starpā ar draugu un ar ražošanas līdzekļiem procesā darba aktivitāte. Ja ražošana ir jūtīga pret visu jauno, kas parādās darba organizācijas jomā, un sistemātiski to ievieš savā praksē, tad mums ir tiesības runāt par darba zinātnisko organizāciju (SLO). Zinātniskā pieejaļauj organizēt darba organizāciju labākais veids savienot iekārtas un cilvēkus ražošanas procesā, nodrošina visefektīvāko materiālu izmantošanu un finanšu resursi, samazinot darbaspēka intensitāti un palielinot darba ražīgumu. Tā mērķis ir saglabāt strādājošo veselību un bagātināt viņu darba saturu. Svarīga zīme NOTE ir vērsta uz savstarpēji saistītu problēmu grupu risināšanu: “ekonomiskā (resursu taupīšana, produktu kvalitātes uzlabošana, ražošanas efektivitātes paaugstināšana); “psihofizioloģiskā (darba vides uzlabošana, cilvēka psihofizioloģiskā stresa harmonizēšana, darba smaguma un neiropsihiskās spriedzes samazināšana) ;” sociālais (darba daudzveidības, tā satura, prestiža paaugstināšana, pilna atalgojuma nodrošināšana). Ideju veidošana par NOT uzdevumiem ir nosacījumi par tā funkcijām, t.i., NOT izpausmes īpatnībām uzņēmumā, tā ietekmi. par dažādiem ražošanas aspektiem. Kategorija "funkcija" sniedz iespēju precizēt NOT vispārīgos uzdevumus, katrā no tiem izcelt īpašos NOT ietekmes virzienus uz ražošanu un tās subjektu – cilvēku, identificēt principiālās atšķirības starp organizāciju. zinātniskā un “konvencionālā” darbaspēka, kas bieži izlaiž svarīgus punktus darba organizēšanā, kas ir pilns ar zaudējumiem ražošanai.

Īpaši jāuzsver pēdējais apstāklis. Bieži var sastapties ar viedokli, ka jēdzienā “darba zinātniskā organizācija” vārds “zinātnisks” nav vajadzīgs. Daži autori pat uzskata, ka nezinātniska darba organizācija nemaz nevar būt, un tāpēc darba organizācijas jēdziens jau paredz tās zinātnisko raksturu. Mēs nevaram piekrist šādam viedoklim. Jēdziens “darba zinātniskā organizācija” radās un nostiprinājās ikdienā kā pretstats, pretstatā visam spontānajam, nejaušajam, rutīnam darba organizācijā, kas joprojām ir diezgan izplatīts ražošanā. Vārds “zinātnisks” sniedz kvalitatīvu darba organizācijas raksturojumu.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Civilkodeksa 51. panta 2. punktu organizācija tiek uzskatīta par izveidotu no tās valsts reģistrācijas brīža. No šī brīža rodas civiltiesības, kas atbilst konkrētās juridiskās personas darbības mērķiem un ar šīm darbībām saistītajiem pienākumiem. Darba aktivitātes organizēšana un reģistrācija ir obligāta gan juridiskai personai, gan individuālajam uzņēmējam.

Mūsdienīgā uzņēmumā ar savu kompleksu tehnoloģiskie procesi un lielam strādnieku skaitam ir nepieciešama racionāla darba procesa organizācija. Darba organizācija uzņēmumā ir pasākumu sistēma, kuras mērķis ir radīt vislabvēlīgākos apstākļus efektīvai darba laika, materiālu un aprīkojuma izmantošanai ražošanas izaugsmes, darba ražīguma paaugstināšanas un normālu, veselīgu darba apstākļu radīšanas interesēs.

Funkcionālā nozīmē darba organizācija uzņēmumā ir darbība, kas nosaka un maina darbinieku mijiedarbības kārtību ar ražošanas līdzekļiem un savā starpā, lai sasniegtu iepriekš noteiktu darba aktivitātes mērķi.

Darba organizācijas pamati:

1. Darba dalīšana - katram darbiniekam un katrai nodaļai to pienākumu, funkciju, darba veidu, tehnoloģisko darbību noteikšana.

2. Darba kooperācija - ražošanas attiecību sistēmas izveidošana starp strādniekiem.

3. Normēšana - zinātniski pamatotu standartu noteikšana darbaspēka izmaksām jebkura darba veikšanai.

4. Darba vietu organizācija - to racionāla iekārtošana caur aprīkojumu un izkārtojumu.

5. Darba vietas apkalpošanas organizēšana - darba sadarbība starp galvenajiem darbiniekiem un palīgdienestu un nodaļu darbiniekiem.

6. Racionālu darba veikšanas veidu attīstība.

7. Drošu un veselīgu darba apstākļu radīšana.

8. Personāla atlase, apmācība, pārkvalifikācija un padziļināta apmācība.

9. Darba samaksas un materiālās stimulēšanas organizēšana.

10. Darba disciplīnas ieaudzināšana, darba aktivitātes un radošās iniciatīvas atbalstīšana.

11. Darba plānošana un uzskaite - tiek veikta, lai noteiktu nepieciešamās kopējās darbaspēka izmaksas, personāla skaitu un algu sarakstu.

Organizatoriskie darba apstākļi ietekmē ne tikai darba ražīgumu, bet arī darbinieka veselību un sniegumu.

Personāla darba organizācija uzņēmumos un organizācijās ietver īpašas formas un metodes cilvēku un aprīkojuma savienošanai darba procesā.

Personāla darba vadība ir vesela zinātne, kas pastāvīgi tiek papildināta ar jauniem datiem un uzrauga jauno organizatorisko risinājumu labāko praksi.

Personāla darba racionāla organizācija ir samazināt darba pabeigšanai nepieciešamo laiku, novērst nevajadzīgas darbinieku kustības, nodrošināt labus darba apstākļus un mazināt darbinieku stresu un nogurumu, maksimāli ekonomiski izmantot telpu un maksimāli palielināt personāla produktivitāti. Darba līgumā paredzētajiem darba apstākļiem jāatbilst darba aizsardzības prasībām. Darba kodeksa 22. pants nosaka, ka darba aizsardzības organizēšana uzņēmumā ir darba devēja pienākums.

Darba aizsardzības organizāciju uzņēmumā kontrolē Federālās darba inspekcijas struktūras, kuras pārstāv Valsts darba inspekcija, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Valsts sanitārā un epidemioloģiskā uzraudzība un citas federālās un reģionālās darba iestādes.

Svarīgas uzņēmuma dzīves jomas ir darba organizācija un regulēšana. Darba standartizācija attiecas jo īpaši uz darba laika standartu noteikšanu konkrēta darba veikšanai. Pareiza darba organizācija un standartizācija palielina strādājošo interesi palielināt darba ražīgumu.

Vadības darba organizācijai ir sava specifika. Nereti vadītāja darbu nav iespējams standartizēt, jo viņa veiksmīgā darba rādītājs ir uzņēmuma finanšu rezultāti. Daudzas aptaujas liecina, ka vadītāja darba organizācijai bieži ir nopietni trūkumi. Daudziem vadītājiem trūkst vadības kultūras un darba organizācijas sarežģītības. Viņi ir pārslogoti ar pašreizējo darbu un nepievērš pietiekamu uzmanību nākotnes problēmām. Nepareiza vadības darba organizācija noved pie darba produktivitātes samazināšanās un aizkavēšanās darbā. Lai vadības darba organizācija būtu efektīva, vadītājiem ir jāsastāda plāns personīgais darbs, iepriekš analizējot lietu stāvokli, pārdomājiet katru darba veidu, sagrupējiet tos atkarībā no to īstenošanas mērķa, satura, apjoma un secības, nosakiet katras darbības ilgumu, sākuma un beigu datumus.

Zinātniskā darba organizācija vadītājam ir darba organizācijas pilnveidošanas process, kas balstās uz zinātnes sasniegumiem un labākā pieredze. Ja vadītājs skaidri reaģē uz visu jauno, kas parādās darba organizācijas jomā un sistemātiski ievieš to savā praksē, tad var runāt par darba zinātnisko organizāciju.

Zinātniska pieeja darba organizēšanai ļauj ražošanas procesā vislabāk apvienot iekārtas un cilvēkus, nodrošināt maksimāli efektīvu materiālo un finanšu resursu izmantošanu, samazināt darbaspēka intensitāti un paaugstināt darba ražīgumu. Tā mērķis ir saglabāt strādājošo veselību un bagātināt viņu darba saturu.

Darba devēju darba likumdošanas ievērošanas kontroles organizēšana ir uzticēta Federālajai darba inspekcijai. Šo secinājumu var izdarīt, pamatojoties uz Regulas Nr. 353 Krievijas Federācijas Darba kodekss.

Izmaiņas organizatoriskajos darba apstākļos ir pamats izmaiņu veikšanai darba līgums, un dažos gadījumos (ja darbinieks nepiekrīt) un par tā izbeigšanu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 74. panta 4. daļa).

9. Arhīvu iestāžu darbība dokumentu pārvaldības pakalpojumu normatīvajā un metodiskajā nodrošināšanā

Organizācijas arhīva darbu un līdzdalības formas vadības dokumentācijas nodrošināšanā regulē departamentu arhīvu darba pamatnoteikumi. Valsts arhīvu dienesta institūcijas sniedz ministrijām un resoriem organizatorisko un metodisko palīdzību vadības valsts dokumentācijas atbalsta sistēmu ieviešanā, dokumentācijas nodrošinājuma sistēmas organizēšanā, vienojoties par dokumentācijas nodrošinājuma sistēmas standarta un nozarei raksturīgiem normatīvajiem dokumentiem, izstrādājot. metodiskie dokumenti atsevišķos pārvaldības dokumentācijas nodrošinājuma jautājumos Normatīvi metodisko lietvedības bāzi veido normatīvo aktu un metodisko dokumentu kopums, kas reglamentē dokumentu izveides, apstrādes, glabāšanas un izmantošanas tehnoloģiju līdzšinējā darbībā. iestāde, kā arī lietvedības dienesta darbs, tā struktūra, funkcijas, personāls, tehniskā palīdzība uc Biroja darba normatīvā un metodiskā bāze ietver: Krievijas Federācijas tiesību aktus informācijas un dokumentācijas jomā; Krievijas Federācijas prezidenta dekrēti un rīkojumi, Krievijas Federācijas valdības dekrēti un rīkojumi, kas reglamentē jautājumus par dokumentācijas nodrošināšanu federālā līmenī; federālo izpildvaras iestāžu juridiskie aspekti gan nozares mēroga, gan departamentu līmenī; Krievijas Federācijas veidojošo vienību pārstāvības un izpildinstitūciju tiesību akti, kas regulē biroja darba jautājumus; normatīva un pamācoša rakstura juridiskie aspekti, iestāžu, organizāciju un uzņēmumu biroja vadības metodiskie dokumenti; valsts standarti dokumentācijai; vienotas dokumentācijas sistēmas; Viskrievijas tehniskās, ekonomiskās un sociālās informācijas klasifikatori; valsts vadības dokumentācijas atbalsta sistēma, kas satur pamatprasības pirmsskolas izglītības iestāžu dokumentiem un pakalpojumiem; normatīvie dokumenti par dokumentu kārtējās un arhīva glabāšanas organizēšanu. Lietvedības normatīvās un metodiskās bāzes sastādīšana pēc vienošanās ar Rosarkhivu ir uzticēta Viskrievijas Ierakstu pārvaldības un arhīvu lietu pētniecības institūtam (VNIIDAD), turklāt informatīvo atbalstu šajā jautājumā nodrošina Latvijas Republikas lietvedības departaments. Krievijas Valsts vēstures un arhīvu institūta dokumentu pārvaldības un pirmsskolas izglītības iestādes humanitārā universitāte(IAI RSUH), pateicoties kam “Arhīvu nozares informācijas un uzziņu sistēma” ir apkopojusi gandrīz visus tiesību aktus, normatīvos dokumentus un publicējusi unikālus vadlīnijas regulējot dokumentu veidošanas tehnoloģiju un organizējot darbu ar tiem. SECINĀJUMS

Attiecības starp organizācijām, iestādēm un biznesa dokumentu saziņai visos līmeņos jāveido saskaņā ar vienotiem vispārpieņemtiem noteikumiem. Darbs ar dokumentiem jebkurā organizācijā neatkarīgi no tās organizatoriskās un juridiskās formas jāveido, pamatojoties uz normatīvajiem, normatīvajiem un metodiskajiem pamatiem, kas attiecas uz dokumentācijas jautājumiem un darbu ar dokumentiem. Pārvaldības dokumentācijas nodrošināšanu veic speciālais dienests, kas darbojas kā neatkarīga struktūrvienība. Pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanas efektivitāte ir atkarīga no biroja darbinieku kvalifikācijas, dienesta aprīkojuma līmeņa un darba apstākļiem. Atkarībā no piederības konkrētai grupai pirmsskolas izglītības iestādes pakalpojumam būs savs īpašs nosaukums un atbilstošs mērķis. Ir atšķirības starp jēdzienu “dokumentu pārvaldības atbalsts”, kas mūsdienu biroja darba organizācijā akcentē informācijas un tehnoloģisko komponenti un ir labāk lietojams, runājot par datortehnoloģijām darbam ar dokumentiem, un terminu “biroja darbs”. galvenokārt izmanto, lai aprakstītu organizatorisko pusi un tradicionālās metodes darbā ar dokumentiem. Lietvedība ir viena no vadības funkcijām, kas balstīta uz zinātnisku organizāciju, izmantojot modernās tehnoloģijas, un mēs dzīvojam zinātnes progresa laikmetā, kur visa pamatā ir jaunu tehnoloģiju pilnveidošana, kas vēl vairāk palīdz mūsu darbā. Valsts arhīvu dienesta institūcijas sniedz ministrijām un resoriem organizatorisko un metodisko palīdzību vadības valsts dokumentācijas atbalsta sistēmu ieviešanā, vadības dokumentācijas atbalsta sistēmas organizēšanā, vienojoties par dokumentācijas nodrošinājuma sistēmas standarta un nozarei raksturīgiem normatīvajiem dokumentiem. vadībai, un metodisko dokumentu izstrādi par atsevišķiem vadības dokumentācijas atbalsta jautājumiem.

Bibliogrāfija

1. Boidačenko P.G. Personāla vadības pakalpojums. - Novosibirska: EKO, 2005.

2. Vesņins V.R. Praktiskā personāla vadība: Personāla darba rokasgrāmata. - M.: Jurists, 2006.

3. Krievijas Federācijas valsts standarts GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas" (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standarta dekrētu, datēts ar 1998. gada 27. februāri, Nr. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentācijai (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valsts standarta 2003. gada 3. marta rezolūciju Nr. 65-st.)

5. Istrin V.A. Rakstniecības rašanās un attīstība. M.: 1965. gads.

6. Kirsanova M.V. Mūsdienīgs biroja darbs: mācību grāmata. pabalstu. - M.: INFRAM, 2003. – 304 lpp. (sērija “Augstākā izglītība”).

7. Kuzņecova T.V. Biroja darbs. M.: Intel-synthesis, 1999.

8. Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv valdes lēmumu, kas datēts ar 02.06.2002.).

9. Podļesnaja L.V. Pārvaldības darbību dokumentēšana. Biroja darbs.M., 2004.g

10. Pšenko A.V. Dokumentācijas atbalsts (biroja vadība): mācību grāmata. Ieguvums. - M.: FORUMS: INFA-M, 2003. -256 lpp. (sērija “Profesionālā izglītība”).

11. Darba kodekss RF.

12. Instrukciju paraugi biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs / sagatavošana. Arhīvu lietu komiteja (apstiprināta ar Krievijas Federācijas valdības 2000. gada 31. oktobra lēmumu Nr. 1547-r)

13. Federālais likums "Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību", (1995. gada 20. februāris N24-FZ).

14. 2006.gada 2.maija federālais likums Nr.59-FZ “Par Krievijas Federācijas pilsoņu pārsūdzības izskatīšanas kārtību”

15. Khobelkova L.N. Pirmsskolas izglītības iestāžu automatizācija//žurnāls Iekšzemes arhīvs, Nr.6, 2008.- 18.-21.lpp.

Dokumenti parādījās līdz ar rakstīšanas parādīšanos. Kopš seniem laikiem mūsu valsts teritorijā saglabātie dokumenti liecina par dažādu indivīdu un valsts dzīves aspektu dokumentāciju.

Hronika, stāstot par Veckrievijas valsts (IX-XII gs.) un Bizantijas attiecībām, vēsta starp tām noslēgto līgumu saturu. Tas norāda uz diplomātiskās dokumentācijas klātbūtni. Diplomātiskās attiecības tika ierakstītas arī hartās. Sertifikāts pārbaudīja vēstnieka identitāti un viņa pilnvaras parakstīt līgumu.

Saliekamā juridiskās dokumentācijas sistēma

11. gadsimtā izcils Krievijas tiesību rakstītie pieminekļi: Krievu patiesība, Jaroslava patiesība, Jaroslaviča patiesība. Līdz 12. gadsimta sākumam. tie tika apvienoti Īsa patiesība.

Ir svarīgi zināt, ka privātīpašuma aizsardzībai piešķirtā lielā nozīme radīja nepieciešamību fiksēt tā piederības faktu dažādās hartās. Statūtos tika ierakstītas arī tirgotāju privilēģijas, baznīcas ienākumi, dažādi līgumi un testamenti.

Feodālās sadrumstalotības periodā (XIII-XV gs.) feodālo attiecību attīstība tika fiksēta g. privāttiesību akti(noguldījumi, zemes un cita īpašuma pārdošanas akti, ķīlas hipotēkas, aizņēmuma obligācijas, dienesta obligācijas, naudas, kustamā un nekustamā īpašuma aizņemšanās, pilni akti par pārdošanu verdzībā, vēstules par atbrīvošanu no atvaļinājuma utt.) Attiecības starp Firstisti līgumos tika fiksēti lielie un apanāžas prinči. Tiek veidoti rakstveida tiesību pieminekļi - sprieduma vēstules. gadā augstākā vara ierakstīja autoritatīvos norādījumus saviem padotajiem dekrēta vēstules. Tiesu darbību pavadīja pasaules "juridisko vēstuļu, ārpustiesas vēstuļu" tiesu sarakstu sastādīšana.

Būs klerki – cilvēki, kas prot strādāt ar dokumentiem.

Dokumentu pamatā bija dārgi materiāli - pergaments. Ir vērts atzīmēt, ka tas tika izgatavots no kazas vai teļa ādas, un labākās šķirnes piegādātas no Hanzas pilsētām un Grieķijas. Jāteic, ka naudas taupīšanas nolūkos vērtību un nozīmi zaudējušais teksts tika notīrīts un pergamenta loksne izmantota atkārtoti.

Šis bija pieredzes uzkrāšanas laiks dokumentu sagatavošanas jomā, kad veidojās tradīcijas dokumentu sagatavošanā, tika iedibinātas to apliecināšanas metodes - paraksti, skavas, zīmogi, un radās dokumentu rakstīšanas posmi - melnraksts un balts. papīrs. Tajā pašā laikā nevar runāt par biroja darbu kā noteiktu noteikumu sistēmu Veckrievijas valsts pastāvēšanas periodā un feodālās sadrumstalotības laikā. Šis tradīciju un paražu uzkrāšanas periods darbā ar oficiālajiem dokumentiem.

Krievijā sastāv no vairākiem periodiem:

• pirmsrevolūcijas biroja darbs (XVI - XX gs. sākums);
• padomju biroja darbs (1917. gada oktobris–1991. gada oktobris);
• pēcpadomju periods (no 1991. gada līdz mūsdienām)

Biroja darbs pirmsrevolūcijas Krievijā

Biroja darbs pirmsrevolūcijas Krievijā ietver trīs posmus:

• pirmais posms - dokumentu noformēšana (XVI - XVII gs.);
• otrais posms - koleģiālais biroja darbs (XIII gs.);
• trešais posms - biroja darbs (XIX - XX gadsimta sākums)

[[1917. gada oktobra|1917. gada oktobra]] notikumi. radikāli mainīja valdības iestāžu sistēmu Krievijā. Viskrievijas padomju kongress kļuva par augstāko valsts varas orgānu. Kongresu starplaikā izpildinstitūcija bija Viskrievijas Centrālā izpildkomiteja (VTsIK) Augstākā pārvaldes institūcija saucās Tautas komisāru padome (Sovnarkom) Nozaru pārvaldes institūcijas bija tautas komisariāti(Tautas komisariāts) Vietējās valdības struktūras bija provinču un rajonu padomes, un valdības struktūras bija to izpildkomitejas (izpildkomitejas)

Pirmie padomju varas gadi iezīmējās ar tādu biroja darba organizēšanas noteikumu meklēšanu, kas atbilstu jaunās valdības izvirzītajiem uzdevumiem.

Tika publicēti dekrēti, kas regulē likumdošanas darbības kārtību (Tautas komisāru padomes 1917. gada 30. oktobra dekrēts “Par likumu apstiprināšanas un publicēšanas kārtību”, Tautas komisāru padomes 1918. gada 18. novembra dekrēts “Par spēkā stāšanās laiku likumu un valdības rīkojumu spēks”) Padomju oficiālo dokumentu noformēšanas kārtība noteikta Tautas komisāru padomes 1918. gada 2. marta lēmums “Par valsts iestāžu formu formu”; zīmogu lietošanas kārtību ar Viskrievijas Centrālās izpildkomitejas un Tautas komisāru padomes 1922.gada 6.jūlija dekrētiem “Par zīmogu ar valsts ģerboni lietošanas kārtību”. Strādnieku un zemnieku aizsardzības padomes 1918. gada 8. decembra lēmums “Par precīzu un. ātra izpilde centrālās valdības rīkojumi un kancelejas birokrātijas likvidēšana” bija vērsts uz dokumentu plūsmas samazināšanu un lika korespondenci aizstāt ar telefona sarunām, biznesa dokumentus ar telefona ziņām un noteikt visu administratīvo dokumentu kontroli. Visām padomju iestādēm bija precīzi un neapšaubāmi jāpilda centrālās valdības dekrēti un rīkojumi. Tādu pašu mērķi izvirzīja Valsts kontroles tautas komisariāta Juridiskā konsultatīvā departamenta 1918. gada decembrī sagatavotais dekrēts “Par biroja darba un korespondences vienkāršošanu padomju iestādēs”.

1920.-1930. gadi gadi bija īpašs periods padomju biroja darba attīstībā, jo tas bija masu kustības laiks, t.s zinātniskā darba organizācija(HOT) un vadības darba zinātniskā organizācija(NOUT) NOUT kustība būtiski ietekmēja biroja darba veidošanos un attīstību.

Šīs kustības ietvaros tika atvērti pētniecības institūti: Taganrogas un Kazaņas Darba zinātniskās organizācijas institūti. Darba koordinēšana NOT tika uzticēta Darba zinātniskās organizācijas padomei (Sovnot), kas tika izveidota pie Strādnieku un zemnieku inspekcijas Tautas komisariāta (NKRKI) valdes 1923. gadā.

Šajā periodā tie tika izveidoti sabiedriskās organizācijas vadības jautājumos iesaistīti: Administratīvo darbinieku klubs, Grāmatvedības darbinieku asociācija, Administratīvo darbinieku asociācija.

Izņemot iepriekš minēto, NUT kustības ietvaros katrā lielā iestādē un uzņēmumā tiek izveidotas NUT šūnas (biroji, sektori utt.).

Tika izdoti žurnāli, kuru lapās tika aplūkotas vadības un darba ar dokumentiem problēmas: “Ņemiet vērā, ka vadības tehnoloģija”, “Organizācijas un vadības jautājumi”, “Sistēma un organizācija”, “Laiks”, “Darba organizācija”. Tiek izdots daudz literatūras par biroja vadības jautājumiem. Starp tiem bija fundamentāli teorētiskie pētījumi un biroja vadības rokasgrāmatas studentiem un praktiķiem.

20. gados tika izdoti tiesību akti, kuros cita starpā atspoguļoti dokumentācijas jautājumi: 1924. gada PSRS Konstitūcija precizēja valdības un pārvaldes orgānu izdoto dokumentu veidus un to publicēšanas kārtību. PSRS Viskrievijas Centrālās izpildkomitejas dekrēti noteica tiesības nacionālajām republikām un reģioniem veikt biroja darbu. valdības aģentūras valsts valodās. Ārpus republikas sūtītie dokumenti bija jāraksta divās valodās: krievu un valsts, vai tikai krievu valodā.

Ir svarīgi zināt, ka NKRKI pakļautībā esošās akciju sabiedrības izveidei 1925. gadā bija liela nozīme padomju biroja darba attīstībā. Valsts birojs iestādes ēka(Orgstroy)

Orgstroi galvenā darbība bija biroja darba racionalizācija.

Lai īstenotu Orgstroi veiktās attīstības rezultātus, bija nepieciešams to teorētiskais pamatojums, kas balstīts uz nopietnu zinātnisku pamatojumu.

Šāda iestāde tika izveidota 1926. gadā saskaņā ar NKRKI Vadības tehnoloģijas institūts(ITU)

ITU cieši sadarbojās ar Orgstroi. Orgstroi pielietoja metodes un aptaujas, ITU praksē izstrādātas zinātniski pamatotas metodes biroja darba uzlabošanai, ieviesa tās institūciju darbībā: tiešās novērošanas metode, aptauja (intervēšana), ierakstīšana, fotografēšana, darba dienas pašfotografēšana, laika uzskaite. Visas šīs metodes šobrīd tiek izmantotas biroja vadības sistēmas izpētē, tās analīzē un racionalizācijas priekšlikumu izstrādē.

IN 1928 ITU pilsēta kopā ar RSFSR Centrālo arhīvu sagatavoja “Noteikumus biroja darba arhīva daļas organizēšanai RSFSR valsts, profesionālajās un kooperatīvajās iestādēs un uzņēmumos”. Noteikumiem bija liela nozīme, organizējot pastāvīgu dokumentu glabāšanu biroja darbā, kā arī noteica to iznīcināšanas kārtību.

IN 1931 ITU pilsēta ir izstrādājusi projektu “Vispārīgi dokumentācijas un dokumentu plūsmas noteikumi”, kas paredz vienotu biroja darba noteikumu ieviešanu visas valsts mērogā. Šis bija pirmais mēģinājums izveidot vienotu biroja darba sistēmu, jo “Vispārīgajiem noteikumiem...” bija jākļūst par normatīvo pamatu ikvienas padomju iestādes un uzņēmuma biroja darba instrukciju izstrādei. Bet sakarā ar ITU likvidāciju 1932. gada aprīlī noteikumi netika pabeigti un apstiprināti. Pēc ITU likvidācijas PSRS nebija vienota biroja vadības zinātniskās attīstības centra.

Biroja darba vēsturē sākās ilgs resoru darba ar oficiālajiem dokumentiem regulēšanas periods, tolaik katra nodaļa risināja biroja darba organizēšanas jautājumus savā veidā.

Būtiski dokumentācijas procesus ietekmēja 1936.gada Satversme, kas pirmo reizi padomju varas gados noteica administratīvo dokumentu hierarhiju, skaidri nosakot, kādi administratīvo dokumentu veidi ir jāizsniedz konkrētai valsts un pārvaldes institūcijai, jo kā arī iestādes, organizācijas un uzņēmumi.

IN 1943 PSRS Galvenā arhīvu pārvalde veica vēl vienu mēģinājumu izveidot vienoti standarti darbam ar oficiālajiem dokumentiem. Tika sagatavots projekts “Norādījumi par dokumentālās daļas iekārtošanu un dokumentālo materiālu aizsardzību PSRS iestāžu, organizāciju un uzņēmumu aktuālajā lietvedībā”. Tajā pašā laikā dokuments netika apstiprināts arī šoreiz.

Pirmais tika publicēts tajā pašā gadā standarta vadības dokumentu saraksts, kas noteica to glabāšanas laikus. Saraksts kļuva par pamatu dokumentu vērtības pārbaudei gan biroja darbā, gan arhīvā.

Nedrīkst aizmirst, ka nozīmīgs pavērsiens padomju biroja darba attīstībā bija PSRS valdības lēmums 1959. valsts iestāžu un uzņēmumu vienotas valsts pārvaldes sistēmas izveide pamatojoties uz plašu izmantošanu tehniskajiem līdzekļiem. Ar PSRS Ministru padomes 1963. gada 25. jūlija dekrētu “Par pasākumiem arhīvu lietu uzlabošanai PSRS” galvenā arhīva direkcija pie PSRS valdības (GAU PSRS) tika iecelta par vadošo organizāciju. Vienotās valsts lietvedības sistēmas (PSRS) izstrāde 1966. gadā. Tika izveidots Vissavienības dokumentācijas un arhivēšanas zinātniski pētnieciskais institūts (VNIIDAD), kura galvenais mērķis bija Vienotās valsts datu lapas izstrāde.

Svarīgi atzīmēt, ka tajā pašā laikā sākas personāla apmācības jautājuma risināšana: vairākās vidusskolās no 1962./63.mācību gada. Sāktas studentu apmācības specialitātē “Biroja vadība”. 1964. gadā Maskavas Valsts vēstures un arhīvu institūtā (MGIAI) tika atvērta pirmā Publisko dokumentu pārvaldības (FGD) nodaļa PSRS, kas sagatavoja speciālistus ar augstāko izglītību darbam pie pārvaldības dokumentācijas atbalsta.

Kopš tā laika VNIIDAD izstrādā biroja darba normatīvo un metodisko bāzi, FGD (pašlaik Krievijas Valsts humanitāro zinātņu universitātes Dokumentu pārvaldības fakultāte) apmāca speciālistus darbam ar dokumentiem.

Jāpiebilst, ka MGIAI un VNIIDAD ciešā sadarbība būtiski ietekmēja iekšzemes biroja darba attīstību jau pagājušā gadsimta 70. un 80. gados. Sākās sistemātiska, mērķtiecīga dokumentu pārvaldības teorētisko un metodisko problēmu izpēte, kas iemiesojās specifiskās nacionāla rakstura lietišķās izstrādēs.

Mēs nedrīkstam aizmirst, ka vissvarīgākais no tiem bija Vienota valsts biroja darba sistēma(EGSD), ko 1973. gada septembrī apstiprināja PSRS Zinātnes un tehnoloģiju komiteja.
Ir vērts atzīmēt, ka Vienotās valsts datu bāzes galvenie noteikumi ir zinātniski sakārtots noteikumu, standartu, ieteikumu kopums, kas noteica un regulēja biroja procesu organizāciju PSRS iestādēs, organizācijās un uzņēmumos. Tās galvenais mērķis ir pilnveidot biroja darba organizāciju uz vienotiem pamatiem, ieviešot vienotas formas un metodes darbam ar dokumentiem.
Ir vērts atzīmēt, ka Vienotās valsts datu bāzes galvenie noteikumi noteica vadības darbību dokumentēšanas noteikumus (kas attiecās tikai uz organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem), saturēja ieteikumus darba organizēšanai ar dokumentiem un noteica biroja darbinieku darba organizēšanas pamatus. un biroja procesu mehanizēšana. Pirmo reizi pēdējo desmitgažu laikā tika izveidota visaptveroša biroja vadības sistēma, kas bija valsts mēroga, bet diemžēl oficiālu statusu nesaņēma.

IN 1988 g) PSRS Galvenā arhīva vadība apstiprināja tā otro izdevumu ar nosaukumu Vienotā valsts pārvaldības dokumentācijas atbalsta sistēma (USSDOU) Ir vērts teikt, ka USSDOU noteikumi attiecās uz visām dokumentācijas sistēmām, ieskaitot dokumentus, kas tika izveidoti datortehnoloģijas un mikrogrāfijas līdzekļi.

Otra nozīmīgākā biroja darba uzlabošanas joma bija vadības dokumentācijas sastāva un noteikumu unifikācija un standartizācija, kas aktīvi attīstās kopš pagājušā gadsimta 70. gadiem.

Pirmie GOST standarti organizatoriskajai un administratīvajai dokumentācijai (ORD) stājās spēkā 1972. gadā - GOST 6.38-72 “Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma.
Ir vērts atzīmēt, ka galvenie noteikumi" un GOST 6.39-72 "Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Veidlapas paraugs."

Saistībā ar Vienotās organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmas (USORD) izstrādi šie GOST tika apstiprināti jaunā izdevumā 1978. gadā un 1990. gadā pārskatīti un apvienoti GOST 6.38-90 “Vienotā dokumentācijas sistēma. Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības." Operatīvo dokumentu standarti noteica detaļu sastāvu, to noformēšanas un izkārtojuma noteikumus, prasības veidlapām, dokumentu tekstiem un dokumentiem, kas izgatavoti, izmantojot drukas ierīces.

Atsevišķa darba ar dokumentiem uzlabošanas joma bija biroja darbā un arhivēšanas terminoloģijas unifikācija. Terminu interpretācija ir kļuvusi nepārprotama, jo tika ieviests GOST 16487-70 “Biroja darbs un arhivēšana. Atzīmēsim, ka termini un definīcijas” (pārskatīts 1983. un 1998.g.) Vienotā terminoloģija ļauj viennozīmīgi uztvert gan normatīvos un metodiskos dokumentus, gan speciālo literatūru. Oficiālie termini tiek izmantoti arī, izstrādājot vietējo normatīvie dokumenti jebkurā organizācijā.

Kopš 1970. gadiem datortehnoloģijas sāka ieviest pārvaldībā, un šajā sakarā ar automatizēto vadības sistēmu (ACS) attīstību sāka risināt vadības un ražošanas problēmas. Automatizēto kontroles sistēmu ieviešanai bija nepieciešama dokumentu unifikācija. 20. gadsimta 70. gadu vidū tika apstiprinātas pirmās vienotās dokumentācijas sistēmas (UDS), kas ir savstarpēji saistītu dokumentu kopumi, kas izveidoti pēc vienotiem noteikumiem un prasībām, kas satur vadīšanai nepieciešamo informāciju noteiktā darbības jomā. Materiāls tika publicēts vietnē http://site

Ir vērts teikt, ka pilns USD saraksts ir sniegts Vissavienības vadības dokumentācijas klasifikācijā (OKUD), kas publicēts 1983. gadā.

USD ietvēra vienoto organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmu (USORD). Ir vērts atzīmēt, ka tajā bija iekļauts GOST 6.15.1-75 “Pamatnoteikumi”, kas noteica USORD mērķi un sastāvu, prasības formām un tekstiem. dokumenti, to apstiprināšanas un reģistrācijas noteikumi; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, kā arī vienotu dokumentu veidlapu albums un Vadlīnijas par viņu pieteikumu.

Šīs sistēmas īpašā nozīme ir tās gandrīz universālajā pielietojumā iestādēs, organizācijās un uzņēmumos.

80. gados tika pārskatīta normatīvā un metodiskā bāze dokumentu glabāšanai lietvedībā un arhīvos. 1986. gadā tika izdoti “Nodaļas arhīvu darbības pamatnoteikumi”, kuros bija noteikumi par dokumentu glabāšanu, dokumentu formēšanu lietās, to izskatīšanu, ierakstīšanu un arhīva sastādīšanu. 1989. gadā tika izdots “Valsts komiteju, ministriju, departamentu, iestāžu, organizāciju un uzņēmumu darbībā ģenerēto tipveida dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus”, kas kļuva arī par praktisku ceļvedi katram lietvedības dienestam glabāšanas organizēšanā. dokumentus.

Astoņdesmitajos gados tika izstrādāti biroja darba operāciju laika standarti. Pamatojoties uz izveidotajām darbaspēka izmaksu formulām, bija iespējams aprēķināt biroja darbinieku kvantitatīvo sastāvu.
Ir vērts atzīmēt, ka par pamatu tam bija PSRS Valsts darba un sociālo lietu komitejas Centrālā darba standartu biroja izstrādātie 1988. gadā izdotie Integrētie biroja darba laika standarti un Vienotie darba laika standarti (ražošana) mašīnrakstā. problēmas.

Biroja darbs mūsdienu Krievijā

Biroja darba attīstība 1970.-80.gados bija pamats biroja darba organizēšanai Krievijas Federācijā.

Šo trešo posmu biroja darba vēsturē, pirmkārt, raksturo būtiskas pārmaiņas sociālajā un ekonomiskajā jomā. Kopš 90. gadiem Krievijā sākās aktīva nevalstisko organizāciju veidošana ( akciju sabiedrības, sabiedrības ar ierobežotu atbildību, vienoti uzņēmumi utt.) Lielākajā daļā šo organizāciju biroja darbs tika izveidots no jauna. Kopš deviņdesmito gadu sākuma Krievijas Federācijā Sāka attīstīties likumdošanas un normatīvais regulējums, kas noteica prasības gan dokumentiem, gan darbam ar tiem.

Atbildība par lietvedību parasti gulstas uz sekretāru. Šim amatam nav nepieciešama speciāla izglītība, un uz to bieži tiek pieņemti pretendenti ar minimālu darba pieredzi. Taču dokumentu pārvaldība ir atbildīga un svarīga lieta, kas lielā mērā ir atkarīga no tās precizitātes un pareizības. veiksmīgs darbs uzņēmumiem.

Biroja darbs var būt:

• vispārīgi - saistībā ar uzņēmuma pamatdarbību,
• personāls - personāla nodaļas uzturētai dokumentācijai par personālu,
• noslēpums — atrodams dažās valdības aģentūrās, un tam ir uzvedības standarti,
• elektroniski - kad daļa informācijas tiek pārraidīta digitālā formātā.

Patstāvīgi apgūt biroja darba pamatus nav grūti. Labāk ir sākt ar vissvarīgāko un būtiskāko dokumentu - lietu sarakstu.

Lietu nomenklatūra

Šis ir dokuments ar visu organizācijas “uzdevumu” sarakstu. Šajā gadījumā “uzņēmējdarbība” nozīmē viena veida vai viena veida biznesa dokumentu kolekciju.

Nomenklatūra ir sistēma, kas ļauj analizēt uzņēmuma dokumentālās darbības. Lai to apkopotu, jums ir jānosaka visu pieejamo dokumentu veidu saraksts. Pēc tam apvienojiet tos atbilstoši norādēm.Katram veidam tiek piešķirts cipars - kods, tas var sastāvēt no vairākiem cipariem vai burtiem, piemēram, numura, izdošanas gada vai pat mēneša, ja dokumentu apjoms ir ievērojams.

Piemēram: 01/BU/2017, kur 01 ir kārtas numurs, BU ir grāmatvedība, 2017 ir gads. Ir norādīts arī glabāšanas laiks un vieta arhīvā, kad fails tajā tiks iesniegts. Nomenklatūru var apstiprināt uz noteiktu laiku – uz gadu, 3 gadiem vai 5 gadiem, ja nav gaidāmas izmaiņas. Pirms apstiprināšanas nomenklatūras saturs ir jāpārbauda nodaļu vadītājiem, ciktāl tas attiecas uz viņu darbu.

Nomenklatūra tiek sastādīta ērtai rakstu arhivēšanai, kā arī lietu ievešanai sistēmā. Tas palīdz īsi ieskicēt biroja darba pamatus, atspoguļo galvenos biznesa dokumentu veidus, ņemot vērā uzņēmuma īpatnības. Parasti to sastāda tabulas veidā - lietas nosaukums, kods (numurs), vieta arhīvā, glabāšanas laiks. Labāk ir grupēt lietas pēc to publikācijas veida un nodaļas.

Dokumentu veidi organizācijā

Lietu skaits un dokumentu veidi ir tieši saistīti ar uzņēmuma darbības specifiku. Bieži vien dokumentu plūsma tiek sadalīta blokos, kurus veic darba jomu speciālisti. Bet ir saraksts, kas raksturīgs jebkuram uzņēmumam, neatkarīgi no tā, vai tas ir komerciāls vai valsts īpašums:

Ienākošais - viss, kas ienāk organizācijā no ārpuses - viss, kas nāca pa pastu, ar kurjeriem, personīgi piegādā citu organizāciju pārstāvji.

Izejošais - nosūtīts no organizācijas - viss adresēts citiem juridiskām personām, kā arī privātpersonām (atbildes, vēstules, lēmumi).

Iekšējais - ne ārpus organizācijas robežām, kas regulē uzņēmuma darbu (rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, noteikumi utt.).

Parasti katram veidam tiek glabāts atsevišķs reģistrācijas žurnāls, kurā tiek ierakstīts sērijas numurs, datums, nosaukums, no kurienes dokuments nācis vai uz kurieni tas nosūtīts, un atbildīgās personas vārds.

Ja darbiniekiem izsniegtie dokumenti tiek ierakstīti žurnālā, saņemšanas brīdī tiek atstāts lauks parakstīšanai. Tāpat žurnālā var izdarīt atzīmi, kurā failā atbilstoši nomenklatūrai kopija tiek iesniegta glabāšanai.

Organizācija var arī glabāt žurnālus par iekšējiem komandējumiem, uzskaiti par atslēgu nodošanu, ierašanās laiku darba vietā un pat telefona zvanus. Dažkārt virsgrāmatu skaits liek izveidot virsgrāmatu žurnālu. Tas viss ir atkarīgs no vajadzības un pašreizējās prakses uzņēmumā.

Žurnāli ir jānumurē, jāsašuj un jāaizzīmogo; tas tiek darīts, lai novērstu iespēju nomainīt lapu.

Lietvedība ir biroja darba un dokumentu plūsmas pamati. Žurnālu un failu skaits ir atkarīgs no uzņēmuma vajadzībām un vēlmes reģistrēt visus pieejamos dokumentus.

Dokumentu aprites noteikumi

Pēc lietu nomenklatūras un nepieciešamo žurnālu saraksta izstrādes ir saprātīgi izstrādāt organizācijas dokumentu plūsmas nolikumu. Šis ir nolikums, kas izskaidro visu esošo papīru apkopošanas, pārsūtīšanas, arhivēšanas noteikumus. Tajā ir aprakstīta katras dokumentācijas plūsmas procedūra un noteikts termiņš tās pārsūtīšanai no vienas nodaļas uz citu.

Nolikuma paraugs

Noteikums palīdzēs izvairīties no neskaidrībām, atbildības pārnešanas un svarīgu biznesa dokumentu zaudēšanas. Katrai straumei tiek noteikts maršruts - piemēram: publicēšana, apstiprināšana, reģistrācija, nosūtīšana adresātam, iekļaušana arhīvā.

Plombas un zīmogi

Bieži jaunpienācēji un ne tikai viņi nevar saprast, kādos gadījumos organizācijas zīmogs ir vajadzīgs un kādos nē. Atbilde ir ļoti vienkārša: izejošās veidlapas ir sertificētas ar zīmogu, jo zīmoga klātbūtne apliecina vēstules izcelsmi. Iekšējiem papīriem nav nepieciešama drukāšana, jo Vadības paraksts šajā gadījumā ir pilnīgi pietiekams.

Ienākošie dokumenti pēc to reģistrācijas tiek nodoti vadītājam lēmuma pieņemšanai un atbildīgā iecelšanai par izpildi vai atbildi. Viņiem arī nav nepieciešams zīmogs. Nevajadzētu sajaukt zīmogu un zīmogu. Zīmogi var būt ļoti dažādi — no “Ienākošais nr...” līdz “Kopija ir pareiza”, un tiem nav juridiska spēka. Tas ir tikai palīglīdzeklis sekretāres darbam.