Управлението на електронни документи (EDF) бързо измества хартиените. И това е съвсем естествено.
Работата с електронни документи има редица предимства. Намалява се времето за обмен на документи - електронен документ се предава почти мигновено и се намаляват грешките, свързани с човешкия фактор. Благодарение на автоматичното генериране на документи се елиминират грешките при ръчно въвеждане в първичните документи и данъчните декларации.
Към ползите електронен документооборотклиентите се възползват от ускоряване на обмена на документи с техните контрагенти (намаляване на времето със 75%).
Електронни документине се губят, за разлика от хартиените, тъй като се съхраняват електронно и редовно се записват копия.
EDI ви позволява да спестите време на служителите до 65%. Те могат да прекарат това време в ефективна работа, а не в рутинна работа, свързана с отпечатване на документи, обработката им и въвеждането им в дневници. Използването на електронни документи намалява разходите на предприятието за печат, доставка и съхранение на документи с 80%. Вече няма нужда да поддържате хартиени архиви и да наемате помещения за тях.
Предимствата на електронния документооборот пред хартиения са по-ефективната работа на всички отдели и предприятието като цяло!
Предимствата на електронното управление на документи включват спестяване на трудови и материални ресурси, както и значително намаляване на времето, изразходвано за създаване, съхранение и обработка на документи. Но дали всичко е толкова розово и икономично в безхартиените технологии? Разберете от статията за плюсовете и минусите на електронното управление на документи.
Колкото и да сме свикнали да работим с хартия, реалностите на нашия живот ни принуждават да се ровим в тънкостите на електронните технологии. Един от елементите на такива технологии е електронното управление на документи. За да разберете концепцията за електронно управление на документи, без да се изгубвате в обемисти определения и специфична терминология, нека се съсредоточим върху няколко ключови термина:
Именно електронният документ е първоначалният и основен обект на всяка система за електронен документооборот. За организиране на неговото формиране, обработка, защита, предаване и съхранение на систематична основа е необходим набор от мерки ( специални програми, технически средства, обучен персонал и др.).
Електронният документооборот е изграден така, че да решава различни специфични задачи. Възможни видовеелектронен документооборот във фирмата:
За силните и слабите страни отделни видовеНаучете повече за електронното управление на документи.
Преходът към електронен документооборот в една компания изисква сериозни предварителна подготовка. Тук идва първият съществен недостатък - значителни материални, трудови и други разходи на етапа на внедряване на системата:
Освен това ще трябва да направите корекции на счетоводна политика, отразявайки в него списък с документи (свързани с данъчни и счетоводство), участващи в електронното управление на документи, списък на служителите, които имат право да ги подписват и други важни нюанси (методи за съхранение на документи, достъп, прехвърляне и др.).
След внедряване на системата (в процеса на поддържане на електронен документооборот) е необходим постоянен мониторинг на изпълнението на установените регламенти и правила, актуализация на софтуера и др.
Научете за основните предимства на електронното управление на документи от диаграмата по-долу:
Докато хвалим електронните системи за управление на документи, не можем да ги пренебрегнем. слаби страни, което може да намали всичките му предимства до нула:
Нека отделно да се спрем на такива важни компоненти на всеки документооборот на компания като персонал и счетоводен електронен документооборот.
Електронният документооборот на персонала е система за формиране, натрупване и обмен на електронни документи на персонала както за нуждите на самата компания, така и за обмен на информация със заинтересовани страни.
Елементи на законово установеното електронно управление на документи за персонала вече са в сила: те могат да се обработват по електронен път трудови договорис отдалечени служители, ако имат електронен подпис (член 312.3 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Скоро можем да очакваме масово внедряване на електронния документооборот на персонала. Министерството на труда вече провежда експеримент по тази тема (заповед на Министерството на труда на Русия от 26 март 2018 г. № 194):
Тази система е от полза и за служителите: те ще могат да изискват документи по електронен път и да сключват договори, без да посещават отдел „Човешки ресурси“.
IN напоследъкВсе по-често се говори за една от формите на електронно взаимодействие между работодател и служител, както и други заинтересовани страни - широкото въвеждане на електронни трудови книжки.
За подробности относно това вижте материала „Електронни трудови книжки - всички плюсове и минуси“ .
Преходът към електронен документооборот в сектора на персонала скоро ще даде възможност за извършване на инспекция на труда от разстояние през интернет.
Основният му съществен недостатък е невъзможността за незабавно преобразуване на целия обем документи в електронен вид, тъй като отделните документи на персонала трябва задължително да съдържат личния подпис на служителя, за да се гарантира правилното правна подкрепавзаимоотношения между работодател и служител. А за да се задължи служител да издаде електронен подпис ще са необходими време и законодателни инициативи.
Предимства и недостатъци на счетоводния електронен документооборот
Финансовите услуги, в частност счетоводните структури, са най-зависими от висококачествения и бърз документооборот. Управлението на електронни документи позволява на тези отдели да:
- Систематизира и автоматизира работата на счетоводството.
От доста време се радваме на предимствата на електронното управление на счетоводни документи. за дълго време. Възможността за генериране и обработка на електронни документи в специализирани счетоводни програми ви позволява не само да намалите разходите за труд, но и да избегнете грешки на всички етапи на създаване и обработка на документи (програмата няма да ви позволи да направите грешка или веднага ще я идентифицира ).
- Решаване на вътрешни корпоративни проблеми.
Например, издаване на електронни фишове за заплати. Те могат да бъдат изпратени по имейл или публикувани в личните акаунти на всеки служител на корпоративния уебсайт на компанията. Длъжностните лица не възразяват срещу електронния метод за издаване на фишове (писмо на Министерството на труда от 21.02.2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Просто трябва да го осигурите в местния акт на компанията.
- Създайте безхартиени технологии за взаимодействие с външни заинтересовани потребители (банки, Федерална данъчна служба, Пенсионен фонд на Руската федерация, Фонд за социално осигуряване и др.).
относно електронни формиПо-долу ще опишем взаимодействията с други външни за компанията структури.
Нека поговорим за мухата в мехлема. Ние добре знаем съществения недостатък на тази система. Прекъсванията в интернет или неизправностите в оборудването, проблемите с редовните актуализации на софтуера, електронните ключове и сертификати могат да направят лоша услуга на всеки финансов работник.
Фирми и индивидуални предприемачи, които поради сривове и вируси не могат да докладват навреме на администраторите или не отговарят навреме на техните заявки, могат да пострадат финансово (да получат санкции).
Постепенно се установява обменът на електронни документи на стопански субекти с данъчните власти, Фонда за социално осигуряване, Пенсионния фонд на Руската федерация и други органи. Благодарение на строго формализираните електронни формати, обменът на информация и документи става бързо, без излишна бюрокрация и произвол на длъжностни лица. Това е голям плюс за всяка фирма или индивидуален предприемач.
Взаимодействие с пенсионния фонд на Русия
Можете да подадете по електронен път документи за персонализирано счетоводно отчитане в Пенсионния фонд (член 8 от Закона „За индивидуалното (персонализирано) счетоводство в системата на държавното пенсионно осигуряване“ от 1 април 1996 г. № 27-FZ). Основното е, че те са гарантирано защитени от неоторизиран достъп. Този процес е строго регламентиран:
Електронно взаимодействие с FSS
Социалното осигуряване също не е нещо ново за електронното управление на документи. Застрахованите лица имат възможност да подават електронни отчети във фонда, без да напускат офиса - просто се регистрирайте в портала на фонда (попълнете заявление директно в системата) и получете електронен подпис (ЕП).
FSS също регулира този процес:
Можете също така да взаимодействате по електронен път с фонда чрез оператора на EDF, като сключите подходящо споразумение с него.
Напоследък предимствата на електронния документооборот включват въвеждането на система за издаване и обработка на електронни листове за неработоспособност.
Застрахованите вече имат възможност да заявят електронен болничен и да работят с тях (ако са сключили съответен договор):
- през Лична зонана уебсайта на FSS;
- АРМ „Изготвяне на разчети за ДОО”;
- собствен софтуер на притежателя на полицата (някои счетоводни програми за отчитане на заплати и персонал позволяват това да бъде приложено).
Верига за електронно взаимодействие „застрахована – ДОО” за работа с електронни болнични (ЕС):
Служителите получават информационни ползи от електронното управление на документи в системата на Руския фонд за социално осигуряване. Те ще могат да контролират своя електронен акаунт, проследявайки етапите на неговата обработка и изчисляване на обезщетенията, ако се регистрират в портала на държавните услуги (ако имат потвърден акаунт).
За повече информация относно електронния болничен вижте връзката.
Електронно управление на документи с Федералната данъчна служба
Може би това е най-разпространеният вид електронно управление на документи. Данъчната отчетност се получава главно от Федералната данъчна служба в електронен вид. Контрольорите също предпочитат да комуникират с данъкоплатците чрез електронни технологии (чрез предаване на електронни искания, искания и др.).
Резултати
Предимствата на електронния документооборот са неоспорими: намаляване на материалните и трудови разходи за регистрация и обработка на документи, спестяване на време за тяхното съгласуване и одобрение и много други. положителни точки. Електронното управление на документи има много предимства, но има и много недостатъци. Проблемите с осигуряването на безопасността и сигурността на електронната информация, недостатъчната законодателна и технологична разработка на нюансите, свързани с внедряването и поддържането на електронно управление на документи, могат да възпрепятстват широкото му прилагане.
Понастоящем в повечето предприятия документооборотът остава в обичайната, традиционна хартиена форма, въпреки факта, че много компании се опитват да автоматизират, ако не целия документооборот, то поне неговите отделни етапи, тъй като автоматизираната технология има редица важни предимства.
Основният критерий при избора организационна формаделоводството е обемът от документи, получени от организацията и създадени от нея за определен период. Ето защо в компании с обширна структура от отдели, свързани с една верига от много документи, внедряването на система за електронно управление на документи се превръща в жизненоважна задача.
Нека разгледаме ключовите концепции за управление на електронни документи. Документооборот- това е процесът на движение на документи от момента на тяхното създаване или получаване до момента на изпълнение или продажба и в крайна сметка съхраняване, архивиране или унищожаване, ако документът не представлява определена стойност.
Електронен документообороте унифициран механизъм за движение на документи, създадени с помощта на компютърни средства, обикновено подписани с електронен цифров подпис, както и метод за обработка на тези документи с помощта на различни електронни носители.
Електронното управление на документи може да се прилага във всяка организация: както в малко предприятие, така и в огромна корпорация или холдинг обширна мрежаклонове. Той има редица предимства.
Първо, това прозрачност на бизнес процесите. Контрол върху изпълнението, получаването, създаването и изобщо наличието на документи в електронна системасе извършва по-бързо и лесно, което позволява на ръководството и преките мениджъри да наблюдават бизнес процесите.
Друго несъмнено предимство на електронния документооборот е повишаване на изпълнителната функция. Според статистиката доста голям процент от поръчките не се изпълняват от служители. В електронна система за управление на документи мениджърът може да контролира всички работни процеси, скоростта и качеството на изпълнение и, най-важното, резултата от работата.
Намалено време за обработкаи оформяне на самите документи. Електронното управление на документи осигурява по-бързо създаване, търсене, обработка и разпространение на документи, както и автоматично съставяне на резюмета, отчети и регистри, което ви позволява бързо и ефективно да извършвате работа и в крайна сметка да оптимизирате бизнес процесите.
Въвеждането на система за електронен документооборот също позволява повишаване нивото на поверителност. Всеки участник получава точно тази степен на достъп до фирмените документи, която съответства на неговите правомощия: четене, редактиране на документа или пълни права. Всички действия се регистрират в компютърна система, така че по всяко време можете да видите кой е работил с данните и е правил промени в тях.
Като цяло проблемът с конфиденциалността е много остър. Загубата на някои фирмени документи може да доведе до милиони загуби. В крайна сметка хартиените документи могат да бъдат извадени от папката без никакви проблеми и цялата информация може да бъде прехвърлена навън. При въвеждането на система за електронно управление на документи в една компания, разбира се, няма да е възможно да се премахне напълно изтичането на информация, но винаги можете да видите кои служители са използвали тези документи, кога, в кой момент и как.
Електронният документооборот позволява оптимизиране на процеса на обучение на нови служители и въвеждане на нови процеси в компанията. Въвеждането на нови инструкции и разпоредби за управление на електронни документи става много по-бързо от информирането на всеки служител поотделно и запознаването му с документи на хартиен носител.
Електронен документооборот подобрява корпоративната култура. Всички фирмени структури работят в единно информационно пространство, което позволява почти всеки служител да бъде въвлечен в корпоративните процеси.
Наличието на електронен документооборот в едно предприятие позволява да се адаптират по-бързо към промените на пазара международни стандарти . Когато се появят нови стандарти, компания, работеща в система за електронно управление на документи, може да промени документите си към нов шаблон, което повишава нивото на конкурентоспособност на пазара.
Трябва да се отбележи, че електронният документооборот има и своите недостатъци. Съществен недостатък на системата за електронен документооборот е проблем със сигурността на документа. В края на краищата във всеки момент вирус може да влезе в компютъра ви и системата за запазване на документи може да не работи. Проблемът може да бъде решен чрез създаване на резервационна система.
Един от недостатъците на електронната система за управление на документи е персонал,или персонал, който е нает в системата. В процеса на автоматизиране на управлението на документи може да не е възможно да се избегне стресът сред служителите, които са свикнали с ръчна работа и нямат достатъчно познания за управление на електронни документи.
В системата за електронно управление на документи компетентното въвеждане на данни е особено важно. Човешки фактортук е особено важно, защото от качествена работаквалифициран персонал ще зависи от непрекъснатото функциониране на системата.
Също така, на етапа на закупуване и внедряване на система за електронен документооборот, са неизбежни големи разходи за компанията, които обаче се компенсират чрез намаляване на времето за работа с документи и оптимизиране на бизнес процесите.
Влияе негативно на широкото внедряване на електронния документооборот и географски фактор. Не е възможен електронен обмен на документи с всички контрагенти поради липса на единно информационно пространство. Поради това много компании трябва едновременно да извършват както традиционен „хартиен“, така и електронен обмен на документи. Изпращането на актове и договори по електронен път обаче би опростило работата между клиенти и клиенти във всеки пазарен сегмент, особено между географски отдалечени региони.
Трябва да се отбележи, че задължителните реквизити на повечето документи, даващи ги юридическа сила, е личен подпис. Правната сила на електронен документ се потвърждава от електронен подпис, който според 63-FZ има три вида. Понастоящем повечето държави считат хартиените документи, подписани с обикновен подпис, и електронните документи, подписани с квалифициран електронен подпис, за правно равни.
При управлението на досиета на персонала е невъзможен пълен преход към електронна система за управление на документи, тъй като ако документът за персонала трябва да съдържа личния подпис на служител, той трябва да бъде изготвен на хартиен носител, за да гарантира правилно правоотношението между служителя и работодателя .
Освен това поддържането на трудовите досиета е строго регламентирано. Този и редица други документи за персонала могат да се съставят, попълват и съхраняват изключително на хартиен носител.
Предимствата на електронното управление на документи обаче са толкова очевидни, че днес е трудно да си представим служба за персонал, която управлява документооборота изключително на хартиен носител.
Електронният документооборот е включен в трудовите отношения на законодателно ниво. Пролет 2013г Кодекс на труда RF беше допълнен с глава „Характеристики на регулиране на труда на отдалечени работници“. И двете страни - работодател и служител - за регистрация работни отношениятрябва да има електронен подпис. Ако човек постоянно работи на свободна практика или у дома, със сигурност си струва да инвестирате в електронен подпис и допълнително да оптимизирате този процес.
Електронната система за управление на документи има своите предимства и може да бъде полезна за голямо предприятие с разклонена структура на отдели. На този етап от своето съществуване обаче системата има редица недостатъци, които забавят процеса на преминаване от хартиен към пълен електронен документооборот. Всичко това изисква сериозни подобрения както на технологично, така и на законодателно ниво.
Управлението на електронни документи има предимства и недостатъци, плюсове и минуси при използване в институция.
Основните предимства на електронното управление на документи:
всички структури на институцията ще работят в едно информационно пространство;
скоростта на обработка на документи в рамките на институцията, безопасността и сигурността на документите се увеличава значително;
използването на криптиране на данни може да спре изтичането на информация;
производителността на служителите се увеличава и вероятността от грешки при обработката на документи, която зависи от квалификацията на служителя, намалява;
значително икономически ефект.
Директният ефект от внедряването на системата ви позволява да спестите пари, изразходвани за Консумативи, плащане за пощенски и куриерска доставка, фотокопирните материали намаляват разходите за труд. Косвеният ефект е онези предимства на управлението, които са значими за функционирането на организацията: прозрачност на управлението, контрол на изпълнителската дисциплина и др.
И така, внедряването на EDMS позволява:
напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;
осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;
осигурява интеграция с външни системи електронна поща;
увеличаване на основните възможности на системата за управление на електронни документи чрез модулност и наличие на вградени инструменти;
осигуряване на процеса на едновременна работа на неограничен брой потребители в системата;
повишаване на ефективността при работа с документи;
подобряване на корпоративната култура на работа с документи;
Значително намаляване на обема на хартиения документооборот;
Значително намаляване на времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;
осигуряване на всички процеси на документиране с едновременно използване на електронни и хартиени версии на документи;
рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи (регистрация от имейл и уеб формуляри, поддръжка за поточно сканиране, регистрация на файлове от всякакъв формат);
осигурява управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);
осигуряват процеса на работа с взаимосвързани документи;
осигурява управление на документи през целия жизнен цикъл;
осигуряване на прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на предаването му в архива;
запазване на историята на работа с документи (проследяване на времето и авторите на всички действия с документ, запазване на работни коментари, поддържане на версии на прикачени файлове);
проследи историята на създаването на документа;
осигуряване на ясен процес за съгласуване и одобрение на документи;
изграждане на добре работеща система от поръчки;
осигуряват ясен контрол на дисциплината на изпълнение;
сортиране на документи по всякакви критерии;
осигуряват търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;
осигуряване на автоматизация на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;
осигурява архивно съхранение на електронни изображения на документи;
осигурява регулиране на правата на достъп;
осигуряват незабавен достъп до документи;
намаляване на количествените загуби на документи;
повишаване на производителността на труда;
намаляване на разходите за подготовка на документи за предаване в архива и архивно съхранение на документи;
дават правна сила на електронни документи;
намаляване на разходите за куриерски и пощенски услуги;
намаляване на броя на вътрешните и външните куриери;
осигурява поддържане на информационно-справочна база данни;
предоставяне на разширени възможности за търсене (търсене с атрибути, разширено търсене, търсене в пълен текст, като се вземе предвид морфологията на руския език, поддръжка на папки за динамично търсене);
поддръжка за регистрация на хартиени и електронни документи в съответствие с изискванията на институцията;
поддръжка на маршрути за движение на документи (последователни, паралелни, свободни маршрути, маршрути с условия, отсрочки);
поддръжка на смесен документооборот (изготвяне на хартиени документи и отчети с помощта на шаблони, отпечатване на регистрационна карта на документи, записване на мястото за съхранение на оригинални документи);
наличие на инструменти за анализ на документооборота, създаване на отчети, както и наблюдение на дисциплината на служителите (възможност за създаване на отчети и аналитични сертификати, автоматично журналиране);
сигурност информационна сигурност(поддръжка за електронен цифров подпис, криптиране на данни, регистриране, разграничаване на правата за достъп и ролева система, наличие на вграден мониторинг на целостта на данните и автоматично архивиране).
Но с всички предимства EDS има своите недостатъци:
„стрес“ сред служителите - всичко ново се приема трудно;
разходи за придобиване на програми и системи за управление на документи, както и за тяхното внедряване и последваща поддръжка;
пропуски в информационната сигурност - "пиратски" дискове с изтеглени бази данни;
съвременните хакери, чрез отдалечен достъп, могат да хакнат скъпи програми най-високата степензащита;
При рязко увеличаване на потока от документи сървърите не могат да се справят и производителността на труда пада.
Управлението на електронни документи има предимства и недостатъци, плюсове и минуси при използване в една организация.
Претеглянето на плюсовете и минусите от внедряването на система за електронен документооборот в една компания е много важна част при планирането на структурата на фирмата и вида на нейния документооборот. Въпреки че много мениджъри не обръщат достатъчно внимание на въпроса за автоматизацията на документооборота и бизнес процесите като цяло, това са само тези мениджъри, които не познават предимствата на електронния документооборот.
Основните предимства на електронния документооборот са, че когато се използва, всички отдели и структури на компанията ще работят в едно информационно пространство. В тази връзка скоростта на обработка на документите в компанията се увеличава значително. Също така, важен фактор, който прави електронното управление на документи с порядък по-високо от обикновено, е безопасността и сигурността на документите. IN модерни системиИзползва се криптиране на данни, което може да спре опитите за създаване на течове на информация. При използването на този тип документооборот производителността на служителите се увеличава и вероятността от грешки при обработката на документи, която зависи от квалификацията на служителя, намалява. Въвеждането на система за електронен документооборот осигурява значителен икономически ефект, но неговата количествена оценка е сложен процес, защото трябва да се вземат предвид много фактори.
Директният ефект от внедряването на системата ви позволява да спестите пари, изразходвани за консумативи, заплащане на пощенски и куриерски услуги за доставка, фотокопиране на материали и намалява разходите за труд. Косвеният ефект е онези предимства на управлението, които са значими за функционирането на организацията: прозрачност на управлението, контрол на изпълнителската дисциплина и др.
И така, внедряването на електронни системи за управление на документи позволява:
1. напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;
2. осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;
3. осигурява интеграция с външни системи за електронна поща;
4. увеличаване на основните възможности на системата за електронен документооборот чрез модулност и наличие на вградени инструменти;
5. осигурява процес на едновременна работа в системата от неограничен брой потребители;
6. повишаване ефективността на работа с документи;
7. подобряване на корпоративната култура на работа с документи;
8. значително намаляване на обемите хартиен документооборот;
9. съкращава значително времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;
10. осигурява всички процеси на документиране с едновременното използване на електронни и хартиени версии на документите;
11. рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи (регистрация от имейл и уеб формуляри, поддръжка за поточно сканиране, регистрация на файлове от всякакъв формат);
12. осигурява управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);
13. осигурява процеса на работа с взаимосвързани документи;
14. осигурява управление на документи през целия жизнен цикъл;
15. осигурява прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на предаването му в архива;
16. Запазване на историята на работа с документи (отчитане на времето и авторите на всички действия с документ, запазване на работни коментари, поддръжка на версии на прикачени файлове);
17. проследява историята на създаването на документа;
18. осигурява ясен процес на съгласуване и одобрение на документи;
19. изгражда добре работеща система от инструкции;
20. осигурява ясен контрол върху изпълнителската дисциплина;
21. сортира документи по всякакви критерии;
22. осигурява търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;
23. осигурява автоматизиране на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;
24. осигурява архивно съхранение на електронни изображения на документи;
25. осигурява регулиране на правата на достъп;
26. осигурява незабавен достъп до документи;
27. намаляване на количествените загуби на документи;
28. повишаване на производителността на труда;
29. намалява разходите за подготовка на документи за предаване в архива и архивно съхранение на документите;
30. придава правна сила на електронни документи;
31. намалява разходите за куриерски и пощенски услуги;
32. намалява броя на вътрешните и външните куриери;
33. осигурява поддържането на информационно-справочна база данни;
34. предоставяне на разширени възможности за търсене (търсене с атрибути, разширено търсене, търсене в пълен текст, като се вземе предвид морфологията на руския език, поддръжка на папки за динамично търсене);
35. Подкрепа за регистрация на хартиени и електронни документи в съответствие с изискванията на ДБУ.
36. Поддръжка на маршрути за движение на документи (последователни, паралелни, свободни маршрути, маршрути с условия, закъснения)
37. Поддръжка на смесен документооборот (изготвяне на хартиени документи и отчети с помощта на шаблони, отпечатване на регистрационна карта на документи, запис на мястото за съхранение на оригинални документи);
38. Наличие на инструменти за анализ на документооборота, създаване на отчети, както и наблюдение на дисциплината на служителите (възможност за създаване на отчети и аналитични сертификати, автоматично журналиране);
39. Осигуряване на информационна сигурност (поддръжка на електронни цифрови подписи, криптиране на данни, логване, разграничаване на права за достъп и ролеви системи, наличие на вграден мониторинг на целостта на данните и автоматично архивиране).
Но с всички предимства на системата за електронен документооборот, тя има своите недостатъци. Те трябва да се вземат предвид при вземането на решения за внедряване на електронни системи за управление на документи. Ако една компания внедри система за електронен документооборот от самото си основаване, тогава това няма да причини „стрес“ на служителите. И ако решението е взето от компания, която има редовен документооборот от доста дълго време, тогава трябва да вземете предвид, че реформирането на системата може да предизвика редица „стресове“ сред служителите. Всичко ново се приема трудно. Също така трябва да вземете предвид факта, че компанията може да понесе разходи за придобиване на програми и системи за управление на документи, както и за тяхното внедряване и по-нататъшна поддръжка.
Има пропуски и в информационната сигурност. Тъй като пазарът е наводнен с „пиратски“ дискове с изтеглени бази данни от сериозни правителствени агенцииимайки добра защита, какво да кажем за малкия и среден бизнес. Конкуренцията е законът на бизнеса. За безскрупулен конкурент е по-трудно да получи информация, публикувана на хартия: документите могат да се съхраняват в различни стаи, шкафове (маси, сейфове) и разпръснати папки. С електронните бази данни е по-лесно. Съвременните хакери чрез отдалечен достъпхакване на скъпи програми с най-висока степен на защита.
Следващият недостатък е рязкото увеличаване на документооборота. В резултат на това сървърите не могат да се справят и производителността на труда пада. При наличие на хартиен документооборот подобен рязък пробив е невъзможен.
И друг недостатък е увеличаването на разходите за труд в резултат на увеличения документооборот. Работодателят няма време да реагира адекватно на подобни скокове при вземането на решения кадрови въпроси. Обемите се увеличават, а персоналът остава същият.
След като разгледахме системата за електронен документооборот, можем да заключим, че тя има своите предимства. От лидера зависят както недостатъците, така и внедряването им в организацията. Тъй като всеки мениджър е лично отговорен за това колко продуктивен ще бъде неговият бизнес.
Зареждане...