Profesija personalni asistent rukovodioca: šta je zanimljivo i obećavajuće u ovom poslu? Pregled internetske profesije personalni asistent rukovodioca

Pričaju priču da joj je u davna vremena, prije nego što je jednoj službenici dao slobodan dan, jedan šef rekao da posadi sedam grmova ruža ispod prozora, opere podove, plevi krevete, mljeti kafu sedam sedmica i još mnogo toga. Ko zna, možda lažu. To je davno.

„Kompetencija je sposobnost otkrivanja i zadovoljavanja ličnih ukusa nadređenih“ (Laurence Peter).

Ali kada su grmovi ruža u pitanju, ljudi se i dalje dijele u dvije kategorije: prvi poslušno idu u baštu, a drugi pokušavaju shvatiti šta je gazda zapravo mislio.

Tumačenje instrukcija šefa je umjetnost, ali se može i treba naučiti. Svakom proizvodnom zadatku treba pristupiti svjesno. A ovo se odnosi i na šefove svete direktive: najbolji uspjeh Ponekad je uspjeh onaj koji čita između redova i ispravno tumači upute svojih pretpostavljenih.

Korisno kada je pitanje "Zašto?" ispred svega "Kako?", "Kada?" i “Šta će biti sa mnom za ovo?”, ali nije potrebno (a ponekad čak i štetno) ovo prvo pitanje postaviti direktno šefu. U idealnom slučaju, cilj je naučiti raditi proaktivno, odbacujući očito nepotrebne zadatke, ali u isto vrijeme ne štetiti sebi i svom poslu.

Sam ću to shvatiti

Jednog dana sam se iskrao na ručak sa Tanjom. Zajedno smo studirali, a onda sam se okrenuo novinarskom putu, a ona je samouvjereno koračala kroz život kao pomoćnica generalnog direktora velike turističke agencije. Vruća hrana još nije bila donesena, a njen mobilni telefon je već uporno dozivao iz torbice.

Tanja je munjevito otvorila dnevnik i počela nešto da zapisuje, ponavljajući s vremena na vreme: "Da. Dobro. Uradiću sve... Da! Definitivno! Definitivno!" Nakon što je napisala dvije stranice, prekinula je razgovor i zatražila još minut da dovede svoje bilješke u red.

Pažljivo ga je čitala 10-ak sekundi, a onda je dobru trećinu bodova precrtala, a polovinu preostalih označila plusom. Bio sam iznenađen, ali Tanja je brzo stavila tačke na i.

Na pitanje kako postati pomoćnik menadžera, odgovorila je da se vodi jednostavnim principom: prije nego što započnete zadatak, treba se zapitati zašto je to potrebno. Odgovor na njega automatski prenosi brojne instrukcije na listu neobaveznih.

Recimo, ako gazda traži analizu cijena među nekoliko kompanija u regionu, onda će vjerovatno renovirati prostorije, ali još nije spreman da joj to kaže. Nije spremna - i ne treba mi, sama je pogodila.

Ona također ima prijatelja u građevinskoj agenciji koji će pronaći najbolju kancelariju za koju najbolja cijena, što znači da analiza nije potrebna (glavna stvar je da pravilno formulirate svoj prijedlog). Rezultat je minus nekoliko sati mukotrpnog rada.

Kako postati pomoćnik menadžera: psihološki portret

Lični asistent menadžera - struka na ovog trenutka prilično tražen. To je prvenstveno zbog razvoja tržišne ekonomije, jer u uslovima žestoke konkurencije finansijsko stanje svakog preduzeća zavisi od ispravnih i pravovremenih upravljačkih odluka.

Uspeh direktora u velikoj meri zavisi od veština, veština poslovnog upravljanja i ličnih kvaliteta poverenika. Pomoćnik menadžera, čije se odgovornosti uvelike razlikuju od banalnih kancelarijskih poslova do operativnih odluka, postat će nezaobilazan zaposlenik, „desna ruka“ šefa, i što je najvažnije, garant da će zadate zadatke obaviti na vrijeme.

Prilikom odabira „desne ruke“, direktor kompanije često ne obraća pažnju na obrazovanje, već na lične ljudske kvalitete. Najvjerovatnije će prednost imati osoba s manje opsežnim iskustvom, ali sa sličnim mišljenjima, nego stručnjak sa odličnim preporukama, ali drugačijim životnim uvjerenjima.

Pomoćnik menadžera, čije je odgovornosti gotovo nemoguće formulirati, mora imati sposobnost čitanja misli i na prvi pogled odrediti raspoloženje šefa. Izvršite sve zadatke, bez obzira na specifičnosti - to mogu biti zadaci lične prirode. Ako ste sentimentalna osoba i uvijek sve shvatate lično, onda ovo nije posao za vas.

Pomoćnik menadžera ne treba da obraća pažnju na šefovo nezadovoljstvo i lomove. Pomoćnik mora biti posvećen i odan svojim pretpostavljenima. Njegov rad je, pored novčane naknade, motivisan i jednim ciljem - povećanjem blagostanja i konkurentnosti kompanije u cjelini.

Pomoćnik direktora, čije dužnosti uključuju pregovaranje i zaključivanje ugovora u odsustvu izvršnog direktora kompanije, donekle je lice kompanije. Po tome konkurenti procjenjuju stanje, a klijenti i partneri donose odluke o saradnji.

Video materijali na temu članka

Šta svaki lider treba da bude u stanju da uradi:

Odgovornosti personalnog asistenta:

Kako ide intervju:

Poslovna zaduženja pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora– ovo je prije svega pomoć izvršnom direktoru kompanije. Opis posla pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora može da sadrži posebne uslove (na primer, poznavanje dva strana jezika) i odgovornosti. U svakom slučaju, uzorak opisa posla za pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora pomoći će vam u izradi kadrovskog dokumenta.

Opis poslova za pomoćnika generalnog direktora
(Opis poslova za pomoćnika generalnog direktora)

ODOBRIO sam
CEO
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opšte odredbe

1.1. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora spada u kategoriju specijalista.
1.2. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora imenuje se i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Pomoćnik generalnog direktora odgovara direktno generalnom direktoru kompanije.
1.4. Za vrijeme odsutnosti pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora, njegova prava i odgovornosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na zvanje pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: stručna sprema - viša ili nepotpuna visoka stručna sprema, iskustvo na sličnim poslovima od najmanje godinu dana, poznavanje kancelarijske opreme (faks, fotokopir aparat, skener , štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel), kancelarijski rad.
1.6. Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut društva, interni pravilnik o radu i drugi propisi društva;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.

2. Poslovna zaduženja pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik generalnog direktora obavlja sledeće poslove:
2.1. Planira radni dan generalnog direktora (sastanci, pozivi, prijemi itd.).
2.2. Pruža tehničku podršku aktivnostima generalnog direktora (naručivanje prevoza, karata; organizovanje sastanaka, pregovora itd.)
2.3. Prati generalnog direktora na sastancima, na putovanjima itd.
2.4. Učestvuje u pregovorima, poslovnim sastancima, specijalnim prijemima; vodi zapisnike i druge dokumente kojima se dokumentuje napredak i rezultati sastanaka i pregovora.
2.5. U ime generalnog direktora koordinira pojedinačna pitanja sa zaposlenima strukturne podjele, saopštava im uputstva i naredbe rukovodioca; kontroliše izvršenje instrukcija i naloga.
2.6. Prikuplja materijale i informacije potrebne generalnom direktoru, priprema analitičke, informativne, referentne i druge materijale i dostavlja ih direktoru.
2.7. Obavlja kancelarijski rad, prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane generalnog direktora, prihvata dokumente i lične izjave na potpis generalnog direktora, vodi njihovu evidenciju i registraciju i prenosi ih menadžeru.
2.8. Zakazuje termin sa menadžerom i organizuje prijem posetilaca.
2.9. U ime generalnog direktora izrađuje nacrte pisama, zahtjeva i drugih dokumenata.
2.10. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava generalni direktor (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.
2.11. Obavlja pojedinačne službene poslove generalnog direktora.

3. Prava pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime menadžera od odjela preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost pomoćnika (pomoćnika) generalnog direktora

Pomoćnik (pomoćnik) generalnog direktora odgovoran je za:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za neusklađenost aktuelna uputstva, naredbe i uputstva za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

) je nezamjenjiv zaposlenik za menadžera. On obavlja toliko mnogo funkcija i ima tako velike ovlasti da zapravo postaje druga osoba u kompaniji. Gotovo je nemoguće u potpunosti formulirati njegove poslovne obaveze. Pronalaženje personalnog asistenta za određenog menadžera je zadatak „nemoguća misija“, pa postaje super težak.

Moje iskustvo rada u agenciji za zapošljavanje stvorilo je poseban pogled na ovu nevjerovatnu profesiju.

NEDOSTATAK KVALIFIKOVANIH LIČNIH POMOĆNIKA NA TRŽIŠTU KADROVA

Personalni asistent je posebna podvrsta u hijerarhiji administrativnih specijalnosti.

Po pravilu, stranice za traženje posla objavljuju slobodna radna mjesta sa standardnim skupom zahtjeva - upravljanje dokumentima i organizacioni rad. Takva slobodna radna mjesta kao blizanci su međusobno slična, s izuzetkom veličine kompanije i područja poslovanja. Ali u stvari, postoje neizrečeni i specifični zahtjevi za poziciju velika količina. Oni nisu uključeni u opis poslova na web stranicama, ali su upravo ovi zahtjevi odlučujući pri odabiru kandidata.

Prilikom ličnog sastanka sa poslodavcem i suštinske rasprave o ovakvim konkursima, pojavljuju se „marginalne napomene“ – duga lista uslova koji nisu objavljeni u konkursu, a koji određuju strategiju pronalaženja kandidata za konkurs RA. Evo primjera egzotičnih zahtjeva: brzina ručnog brojanja novčanica; prisustvo sportske kategorije; sposobnost brojanja u glavi; iskustvo u vođenju investicionih projekata; znanje zakonodavni okvir; odlično poznavanje svih premium brendova; baza kontakata za vlasnike elitnih restorana. Uobičajeni zahtjevi: visina (tembar) glasa, visina, težina, veličina odjeće, znanje jezika itd.

Menadžer također iznosi dodatnu listu zahtjeva za lične kvalitete asistenta, koja je možda najopsežnija. Istovremeno, službeni zahtjevi za profesionalnim vještinama i iskustvom ne postaju manje važni.

Dakle, ispada da postoji samo nekoliko idealnih kandidata na tržištu i vrlo je teško izabrati RA za menadžera.

Ali za svakog poslodavca ideal asistenta je drugačiji, ali postoji konstanta – svakome je potreban pouzdan, predan i odgovoran asistent, sposoban da preuzme sve organizacijske i informatičke poslove, oslobađajući menadžera od gubljenja vremena i vješto rješavajući standard i nestandardni problemi.

RAZLIKE LIČNOG ASISTENTA OD DRUGIH UPRAVNIH STRUČNJAKA

Prije nego što opišemo razlike, hajde da definiramo vrste administrativnih pozicija. Važno je razumjeti o kakvom administrativnom stručnjaku je riječ i koje funkcije su mu dodijeljene.

Poslovni asistent (BA) (personalni asistent (PA), personalni asistent)- neophodno za menadžera ili vlasnika velikih kompanija (ruskih i međunarodnih). Pokorava se samo svom vođi.

Osoba "bliska caru" desna ruka, pouzdanik, "podšef." Planira plan i raspored rada, poslovni kalendar, "vezu" sa vanjskim svijetom. Može biti vodič, prevodilac, dadilja, voditelj kuće, prognostičar, pretraživač, turistički agent, često radi dio posla za menadžera (šef prisvaja rezultate rada), ima posebna znanja/obrazovanje iz oblasti poslovanja i aktivnosti menadžera, te je sposoban da samostalno donosi odluke.

Sekretar- neophodno za menadžere bilo koje kompanije. Izvještava sve top menadžere. Funkcionalnost je jednostavna: protok dokumenata, sastanci sa gostima, čaj/kafa, održavanje života u kancelariji, telefonski razgovori, obrada korespondencije, izvršavanje jednostavnih instrukcija menadžmenta.

Zahtjevi: dob - oko 23-30 godina, srednje stručne spreme ili više obrazovanje(u zavisnosti od nivoa kompanije), prihvatljivo je nedostatak radnog iskustva, potrebno je poznavanje rada na računaru, iskustvo sa kancelarijskom opremom, velika brzina kucanja, poznavanje poslovnog bontona, a po potrebi i poznavanje stranog jezika. Lične kvalitete: odgovornost, marljivost, dobra volja, sposobnost monotonog rada.

pomoćnik sekretara- neophodno za menadžera sa osobljem kompanije do 50 ljudi. Podnosi se vođi. Kombinovanje funkcija sekretara sa delimičnim funkcijama pomoćnika rukovodioca. Slijedite jednostavne upute od upravitelja.

Zahtjevi: više ili nepotpuno visoko obrazovanje, starost - oko 25-32 godine, velika brzina kucanja, sposobnost korišćenja kancelarijske opreme, slično radno iskustvo od najmanje godinu dana. Lične kvalitete: marljivost, odgovornost, disciplina, sposobnost monotonog rada.

Office Manager- neophodno za srednja preduzeća sa osobljem od 30 ili više ljudi. Izvještava i direktora i top menadžere. Odgovoran je za logistiku kancelarije, vodi primarnu dokumentaciju, a može obavljati i funkcije sekretara (sastanak gostiju, pozivi, protok dokumenata).

Zahtjevi: visoko obrazovanje, starost - 25-35 godina, iskustvo u sličnim poslovima, organizacione sposobnosti. Lične kvalitete: društvenost, druželjubivost.

Sekretar recepcije- neophodno za kompanije sa osobljem od 50 i više ljudi, sa velikim brojem posetilaca. Izvještava administrativnog direktora, pomoćnika rukovodioca, rukovodioca ureda, menadžerskog tima. Obavlja tehničke poslove: sastanak gostiju, čaj/kafa, pozivi, interakcija sa kuririma/vozačima.

Zahtjevi: dobre vanjske karakteristike, dob - 22-27 godina, nedostatak radnog iskustva je prihvatljiv, mogućnost korištenja kancelarijske opreme, mini-PBX. Lične kvalitete: druželjubivost, društvenost, otpornost na stres, nasmejanost.

U opisu administrativnih pozicija, uprkos sličnosti odgovornosti, postoji glavna razlika: glavni zadatak sekretara je da upravlja protokom informacija, a glavni zadatak personalnog asistenta je da upravlja produktivnošću menadžera.

Postoji niz faktora razlikovanja koji će vam pomoći da shvatite klasifikaciju ovih pozicija:

Naš savet

U toku intervjua uvek razjasnite obim obavljanih poslova, dostupnost i obim ličnih zadataka, raspored i nivo plate, jer neki poslodavci ne vide nikakvu razliku između pozicija “sekretar” i “lični pomoćnik”.

ŠTA LIČNI ASISTENT TREBA ZNATI?

Da bi najbolje odgovarali visokom nivou vodstva, PA moraju imati određene vještine, kvalitete i sposobnosti, tip karaktera i, što je možda najvažnije, poseban tip ličnosti. Dakle, šta bi "one-man band", ovaj "univerzalni vojnik" i "multifunkcionalni uređaj" trebao biti u stanju učiniti?

Profesionalne vještine:

  • upravljanje dokumentima;
  • vremenski menadžment;
  • organizacija radnih događaja;
  • rad kao zamjenik (funkcije drugog lica);
  • finansijska pismenost;
  • upravljanje sekretarijatom;
  • održavanje poslovnih kontakata;
  • potpora pri putovanju;
  • raditi kao prevodilac;
  • upravljanje ličnim poslovima menadžera (lična podrška)

Pogledajmo ih pobliže.

Upravljanje zapisima:

  • rad sa dokumentima je kompetentna priprema sa svih stanovišta poslovnih pisama, papira, izjava, ugovora, naloga, raznih izvještaja itd.;
  • po potrebi uređivanje pisama i papira koje sastavlja šef, izdavanje naloga, priprema prezentacija i nacrta dokumenata;
  • rad sa poštom: sortiranje pošte šefa po važnosti i hitnosti, znajući gde da prosleđujem pisma, ko treba na šta da odgovori, od koga da ljubazno traži, a od koga da striktno zahteva.

Vremenski menadžment:

  • izrada i planiranje rasporeda, određivanje prioriteta zadataka, praćenje rasporeda;
  • evidentiranje zadataka i podsjećanje menadžera na iste, obavještavanje o rokovima, sastancima, putovanjima i drugim poslovnim događajima;
  • optimalna organizacija radnog dana menadžera;
  • planiranje sopstvenog radnog vremena.

Organizacija radnih događaja:

  • priprema sastanaka, pregovora, konferencija, prezentacija koje zahtijevaju učešće menadžera;
  • vođenje zapisnika, slanje obavještenja i pozivnih pisama učesnicima događaja, davanje informacija o rezultatima sastanaka;
  • organizacija poslovnih putovanja.

Rad kao zamjenik (funkcije druge osobe):

  • posjeduju savršeno znanje ne samo osnovnih stručnih znanja i vještina, već imaju i određena znanja u raznim poljima;
  • sposobnost upravljanja: organizovanje zaposlenih (uključujući i najviše službenike kompanije), uticaj na šefove odjela i praćenje realizacije zadataka;
  • nadgledati pojedinačne poslovne projekte;
  • samostalno rješavati neka poslovna pitanja (na primjer, oko održavanja određenih sastanaka);
  • biti predstavnik menadžera na poslovnim događajima, iznositi njegov stav i odgovarati na pitanja;
  • djelovati u ime šefa, biti u stanju pregovarati i cjenkati se korektno;
  • ponašajte se odlučno, ne bojte se preuzeti odgovornost.

Upravljanje sekretarijatom:

  • postavljanje zadataka za vozače i kurire, kupovinu za događaje, kombiniranje funkcija voditelja ureda;
  • sastavljanje ugovora sa dobavljačima, kontaktiranje potrebnog organa za promptno rješavanje problema uz tehničku podršku procesa rada;
  • održavanje života za kancelariju menadžera i recepciju.

Održavanje poslovnih kontakata:

  • biti sposoban upravljati tokovima informacija (znati ko i kada može biti povezan/proslijeđen šefu, ko može biti prebačen na drugu odgovornu osobu i skoro uvijek samostalno donositi ove odluke);
  • budite u toku sa svim dešavanjima u kompaniji;
  • zaštititi menadžera od nepotrebnih kontakata bez narušavanja imidža šefa i kompanije;
  • riješiti sve probleme u najkraćem mogućem roku - i uvijek sa pozitivnim rezultatom;
  • Čestitajte klijentima kompanije i održavajte kontakt sa njima.

Podrška za putovanja:

  • organiziranje poslova i putovanja za rukovodioce (vize, rezervacija željezničkih i avio karata, transferi, hoteli);
  • organizacija najsloženije logistike letova i čartera u oba smjera;
  • lično upoznavanje sa rukovodiocima aviokompanija;
  • Putni aranžmani: od kupovine karata, naručivanja transfera, večera do odabira poklona. Svako putovanje prati određeni program, pisanje “skripte” za putovanje – od sastanaka i događaja do tačnog vremena večere u restoranu po određenom meniju;
  • kontrola izvođača i usluga u drugim zemljama;
  • pažljivo praćenje cijena iznajmljivanja luksuznih automobila, jahti, poslovnih aviona, mogućnost dogovaranja popusta.

Radi kao prevodilac:

Upravljanje ličnim poslovima menadžera (lična podrška). Lični asistent se s razlogom naziva "lični": njegova funkcionalnost uključuje rješavanje ne samo radnih zadataka, već i ličnih zadataka menadžera:

  • morate se kretati različitim luksuznim područjima usluga - od restorana do poklona;
  • ako menadžer ima djecu, pratiti rad dadilja/učitelja/tutora, pratiti pohađanje klubova/sekcija/časova;
  • organizacija rekreacije - od preporuka zemalja i mjesta do svakodnevne kontrole hrane i kretanja (uključujući organizaciju putovanja avionima, poslovnim mlaznjacima, jahtama, brodovima);
  • organiziranje održavanja seoskih kuća, interakcija sa uslužnim osobljem;
  • organizacija medicinski događaji(prijavljivanje na preventivne preglede, organizovanje operacija, istraživanja, lečenje, praćenje blagovremenog uzimanja propisanih lekova);
  • odlično poznavanje luksuznih brendova i brendova odeće/cipele/aksesoara - haute couture, konfekcija, interakcija sa poznatim modnim dizajnerima i stranim modnim kućama, rad po ličnim merama;
  • poznavanje najboljih ruskih vajara, umjetnika, antikvara, jer često morate kupiti njihova djela kao poklon;
  • organizovanje gazdinih sportskih hobija: oprema po meri po meri, kupovina najnovijih kolekcija pribora;
  • pratiti otvaranje novih restorana, golf terena, trka sportskih automobila, rasporeda trkaćih staza i ključnih događaja;
  • organizovanje slične podrške šefovoj rodbini, njegovim roditeljima, prijateljima, partnerima itd.

A evo kako skromno izgleda tipično slobodno radno mjesto, koje uključuje sve gore navedene funkcije:

odgovornosti:

  • administrativna i organizaciona podrška aktivnostima rukovodioca;
  • neposredno učešće u pregovorima, poslovnim sastancima, prijemima, sastancima, projektima;
  • vođenje poslovne korespondencije (uključujući i na engleskom), usmenog i pismenog prijevoda;
  • Organiziranje/omogućavanje poslovnih i osobnih putovanja za menadžera;
  • vođenje evidencije, protok dokumenata i korespondencija;
  • prikupljanje i priprema analitičkih, informativnih, referentnih i drugih materijala za rukovodioca;
  • saopštavanje instrukcija, uputstava, instrukcija rukovodioca rukovodiocima sektora, praćenje njihovog izvršavanja tačno na vreme;
  • izvršavanje ličnih zadataka rukovodioca;
  • poslovna putovanja (pratnja menadžera tokom sastanaka i putovanja)

U stvari, funkcionalnost i broj zadataka se ne mogu opisati i navesti tokom intervjua. Budite spremni da će vas neočekivani zadaci „sustići“ već u procesu rada i pasti kao pijesak.

A menadžer će od vas očekivati ​​brzo i profesionalno rješenje.

Dakle, spremnost da se radi u neregularnom režimu, sa beskonačnim protokom informacija i sa puno uputstava, a da pritom ostane „senka“ šefa, iskazujući mu poštovanje

maksimalna privrženost i lojalnost je kombinacija kvaliteta posebnog tipa ljudi. Malo ih je pa su veoma cijenjeni, i duboko zaroniti u obavljanju dužnosti, često na štetu ličnih interesa, obično se nadoknađuje pristojnom platom.

Sistem kataloga zadataka pomoći će vam da izbjegnete haos i zabunu. Zasniva se na pravilu prioriteta:

1) uputstva koja se odnose na poslovanje;

2) lične naredbe šefa;

3) razne tekuće poslove;

4) dugoročni planovi.

Ako u jednom satu dobijete nekoliko zadataka koje je apsolutno nemoguće izvršiti u isto vrijeme, potrebno je obavijestiti svog menadžera o trenutnoj situaciji i zamoliti ga da odredi prioritete.

ZAHTJEVI ZA LIČNOG ASISTENTA

Zahtjevi za PA se formiraju iz zadataka i obima funkcionalnih kompetencija koje određuje menadžer: pomoćnik može biti u potpunosti uključen u posao, ili može biti angažiran isključivo za organizaciju osobnog prostora menadžera. Nekima nije važno da imaju specijalizirano visoko obrazovanje, drugima je prije svega potrebno poznavanje jezika, nekima je važno kakvu kafu asistent kuha ili kako izgleda.

No, uprkos opsegu i specifičnosti zadataka u različitim kompanijama, ključni zahtjevi uvijek ostaju isti.

Zahtjevi:

  • visoko obrazovanje (prednost se uvijek daje redovnim diplomcima sa diplomama sa odlikom sa najboljih pet univerziteta);
  • Najmanje dvije godine iskustva na sličnoj poziciji (uvijek je poželjno iskustvo u radu sa višim službenicima);
  • tečno poznavanje traženog jezika (često je potreban nivo izvornog govornika);
  • Spremnost da putuju i rade neredovno;
  • starost (nije navedena u slobodnim radnim mjestima, ali je najvažniji uslov);
  • lične kvalitete (svaki poslodavac ima svoje želje, a glavne su: marljivost, analitički um, komunikacijske vještine, visoka efikasnost, kompetentan govor)

Gramatički ispravan govor. Praksa pokazuje da su najuspješniji PA diplomci lingvističkih univerziteta. Finansijsko i pravno obrazovanje je takođe traženo, ali je važno da asistent tečno govori strani jezik i odlično poznaje ruski, da ima razvijen govor i bogat vokabular.

Visok kulturni nivo. Visok kulturni nivo je najtraženiji kvalitet personalnog asistenta. Možete brzo savladati funkcionalnost i steći potrebne vještine, ali kultura se stječe od djetinjstva i formira se godinama. Na primjer, poslodavci u Moskvi rijetko biraju kandidate iz drugih gradova. Imaju predrasudu da ponašanje gostujućih djevojaka, čak i sa dobrim obrazovanjem, ima prizvuk provincijalizma, njihov govor karakteriše poseban dijalekt, akcenat, nepravilan naglasak, a reprezentativne funkcije za asistenta su izuzetno važne, iako postoje mnogo izuzetaka ovde.

Nejasno je kako spojiti neredovni radni raspored sa porodicom i djecom. Ali ako imate uspješnu praksu takve kombinacije, onda je imati porodicu prednost. Djeca moraju biti starija od tri godine.

Dob. Mnogo je subjektivnosti u starosnim zahtjevima za personalnog asistenta. Neki menadžeri se zasnivaju na estetskim standardima i daju prednost mladima. Ali najčešće radimo sa kompanijama čiji menadžeri svjesno donose odluke u korist starijih žena.

Ozbiljne korporacije su uvijek povezane s velikim finansijskim transakcijama i velikom pravnom odgovornošću. Osim toga, kupci su zadovoljni imidžom stabilnosti kompanije. U tom smislu, dugonoga ljepotica je uočljivo inferiorna u odnosu na uglednu poslovnu ženu koja ima iskustvo rada u složenim i odgovornim situacijama i zna kako se profesionalno “primiti udarac”.

„Osetite“ šefa. Možda i najviše važan faktor. Za uspješan rad potrebna je potpuna psihološka kompatibilnost sa vođom. Da bi to učinio, asistent mora imati barem određene kvalitete.

„DA LI TREBAMO NAPRAVITI ISTRAŽIVANJE?“

Glavni zahtjevi za ličnog asistenta su lojalnost i predanost. Prije svega - menadžeru, a zatim kompaniji u cjelini.

Pomoćnik je što bliži vođi i njegovoj porodici, što znači da mora biti pouzdan kao kamen, uporan kao izviđač na ispitivanju i brižan kao majka.

Kako bismo saznali šta je za menadžera najvažnije u ličnosti RA, sproveli smo istraživanje. U njemu je učestvovalo 100 velikih kompanija, gdje su ispitanici bili 70% vlasnici i 30% zaposleni generalni direktori. Pitali smo da odgovorimo na pitanja: „Koje kvalitete treba da ima lični asistent? Kako za vas treba da izgleda efikasan asistent? Ista pitanja postavljena su i personalnim asistentima kako bi uzeli u obzir mišljenja obje strane.

Evo šta smo dobili:

Apsolutna predanost - 22%. Većina važan kvalitet za vođe se ispostavilo da je to lojalnost. Lojalnost, rad za ideju, a ne za novac, sposobnost čitanja misli prve osobe, utvrđivanje lošeg raspoloženja šefa preko telefona, ne obraćanje pažnje na nezadovoljstvo upućeno vama kada se nagomilana iritacija izlije zbog neodgovornosti podređenih , neiskrenost partnera, problemi sa rodbinom, nepogodno vreme itd.

Posebnost vjernog asistenta je iskrena i stalna spremnost da pomogne, čak i ako rješenje zadatog problema nije navedeno u ugovoru.

Stoga, menadžeri, koji se kreću horizontalno ili vertikalno duž svoje karijere, često sa sobom vode personalnog asistenta, sa kojim imaju poseban radni odnos.

Efikasnost - 20%. Odgovornost, tačnost. Ovdje je važno precizno izvršenje zadatka bez inicijative, inicijative ili ličnog mišljenja. Poteškoća: postoji samo jedan pokušaj da se čuje i razumije zadatak i minimalno vrijeme da se to uradi jasno; niko to neće ponoviti dvaput.

Inteligencija - 19%. Ovo je proaktivna pozicija i sposobnost da držite prst na pulsu, vodite razgovor sa partnerima o trenutnoj političkoj i ekonomskoj situaciji u zemlji i svijetu, sposobnost razumijevanja kako ova ili ona tehnička inovacija funkcionira, sposobnost da se multitask, snalažljivost, brza reakcija u atipičnim situacijama, domišljatost, inteligencija, analitički um.

Sposobnost pohranjivanja informacija - 13%. Stepen povjerenja u personalnog asistenta je po pravilu vrlo visok: povjerene su mu platne kartice i PIN kodovi, razne povjerljive informacije, asistenti učestvuju u rješavanju problema u ličnom životu menadžera. Ključ povjerenja je održavanje podređenosti, vještine slušanja i povjerljivosti.

Kontakti - 11%. Veze, baza podataka pravih ljudi/organizacija. Važna su lična poznanstva sa menadžerima restorana, centara za jahte i avio-kompanija, hotela, fondacija, VIP klubova - to omogućava brzo i efikasno rešavanje problema šefa.

Komunikacijske vještine - 8%. Mobilnost, efikasnost, prilagodljivost, sposobnost pronalaženja zajedničkog jezika sa ljudima potpuno različitim statusom. Lični asistent se s pravom smatra komunikacijskim genijem.

Može pridobiti naklonost gotovo svake osobe, postaviti grubu osobu na njegovo mjesto, riješiti svaki sukob i istovremeno ostati šarmantna i cijenjena osoba.

Radoholizam - 5%. Sposobnost aktivnog rada u neredovnom radnom vremenu.

Inicijativa - 2%. Inicijativa je stabilna osobina ličnosti sa svjesnom i odlučnom željom da se nešto implementira ili transformiše. Menadžeri su primijetili da inicijativa pomoćnika ometa proces upravljanja i donosi nelagodu šefu, jer ako pomoćnik može organizirati svog šefa, braniti svoju poziciju u komunikaciji s njim, biti uvjerljiv i konstruktivan, onda nije jasno ko je šef.

Zadatak asistenta nije želja da postane uspješna poslovna jedinica sa idejama, već želja da se pomogne menadžeru preciznim izvršavanjem naloga i implementacijom njegovih inicijativa.

Izgled. Većini menadžera izgled nije bitan – naprotiv: oni pokušavaju da izbegnu bistre, „ukrasne“ asistente koji će izgledati komično u ozbiljnom poslu sa respektabilnim klijentima. Spominjanje “prezentativnog” izgleda nalazi se u jednom od deset oglasa. Najčešće takva slobodna radna mjesta dolaze iz malih kompanija. Na konkursima za personalne asistente vlasnicima u velikim kompanijama nema govora o izgledu.

Analiziramo rezultate ankete na obje strane.

Portret asistenta prema menadžerima- posvećen, inteligentan izvođač, umjereno društven, nije pričljiv, efikasan.

Portret asistenta prema asistentima- inicijativni vođa, blistavog izgleda, genije za komunikaciju i ideje.

Tabela pokazuje da se odgovori asistenata suštinski razlikuju od vizije menadžera. To je glavni problem nesporazuma kandidata (i pomoćnika koji već rade) šta menadžer zaista želi od svog pomoćnika.

Uzimajući za osnovu odgovore i želje menadžera iz ankete i pojačavajući to našom praksom rada sa zahtjevima za slobodna radna mjesta, uvjereni smo da samo profesionalne vještine nisu dovoljne za rad kao personalni asistent. Vrijednosti ove pozicije visoka inteligencija, obrazovanje, životno iskustvo, sposobnost brzog snalaženja ekstremne situacije, erudicija, oštar um, smisao za humor, predanost i sa odličnim komunikacijskim vještinama uz posjedovanje opsežnih informacija - sposobnost držanja jezika za zube.

Lične kvalitete asistenta:

  • sposobnost poslušanja, osjećaja raspoloženja;
  • sposobnost predviđanja reakcije vođe;
  • komunikacijske vještine;
  • organizacione sposobnosti;
  • multitasking;
  • snalažljivost, brza reakcija;
  • otpornost na stres;
  • sposobnost pohranjivanja informacija;
  • erudicija, poznavanje različitih oblasti;
  • visoka efikasnost;
  • ljubaznost, nasmejanost;
  • želja za razvojem (samorazvoj);
  • diplomatija;
  • tačnost;
  • poznavanje bontona

KAKO PROĆI INTERVJU SA AGENCIJAMA ZA REKRUTACIJU?

Kada pregledavate slobodna radna mjesta, morate uzeti u obzir ne samo web stranice za traženje posla, već i kontaktirati agencije za zapošljavanje, jer nisu svi slobodni poslovi objavljeni na Internetu.

Gotovo sve velike i srednje kompanije poznate na tržištu nastoje da ne oglašavaju potragu za asistentom, pogotovo ako je vlasniku holdinga potreban pomoćnik. Ako je razlog konkursa zamjena postojećeg radnika,

tada pozicija generalno postaje strogo povjerljiva i nemoguće je saznati za njeno postojanje. U takvim slučajevima će vas sama agencija kontaktirati ako se vaš životopis nalazi u njenoj bazi podataka.

Interakcija sa agencijom za zapošljavanje na slobodno radno mjesto ima niz prednosti:

  • detaljno će vam reći o kompaniji, specifičnostima poslovanja, ličnosti menadžera i nekim dodatnim zahtjevima;
  • pružit će besplatne savjete kako se ponašati tokom intervjua sa poslodavcem;
  • pomoći će vam da pravilno uredite i formatirate svoj životopis;
  • Oni će vam dati niz preporuka kako da gledate na sastanak.

Kada započnete kontakte sa agencijom za zapošljavanje, imajte na umu da ste od prve minute interakcije već na procjeni i da ste već podvrgnuti „tajnom“ testiranju. Komunikacija s vama je uključena e-mail, konsultant agencije donosi prve zaključke o korespondenciji i stilu prezentacije informacija. To se odnosi i na telefonsku komunikaciju – bitni su tembar glasa, dikcija, ljubaznost, poslovnost i brzina reakcije. Prije prvog sastanka polažete test na tačnost i smirenost.

Neophodno je pripremiti se za konkurs i imati na umu da se na ove konkurse razmatra kolosalan broj kandidata koji ispunjavaju formalne uslove: profesionalno iskustvo, obrazovanje, godine, bračno stanje, izgled, performanse, otpornost na stres, poznavanje stranih jezika. jezici itd.

Zatim se kandidat testira različitim metodama (testovi, upitnici, grafologija, fizionomija, znakovni jezik). Ovo se radi kako bi se utvrdilo lični kvaliteti i tip temperamenta kandidata, identifikuju kvalitete koje su apsolutno nespojive sa ovim poslom i sa ovim menadžerom i razumeju da li mogu da nađu zajednički jezik.

Kao rezultat toga, od stotina kandidata, uspjeli smo odabrati nekoliko, ali, uprkos dužini i pristrasnosti selekcije u agenciji, imat ćete niz jednako pristrasnih sastanaka sa poslodavcem.

U pravilu, dodjeljujući radno mjesto personalnom asistentu, poslodavac se rasterećuje svih složenih i mukotrpnih poslova skrininga kandidata na osnovu stručnih kompetencija, a za sebe zadržava važnu, konačnu funkciju – odabir na osnovu njihove psihoemocionalne kompatibilnosti. sa menadžerom.

Čak i ako već imate veliko iskustvo u traženju posla, zapamtite da se morate unaprijed pripremiti za svaki novi intervju:

  • morate proučiti sve dostupne informacije o kompaniji i lideru, pročitati intervjue, govore, članke budućeg šefa i izvući zaključke za sebe;
  • pripremiti pripovijetka o sebi (treba pripremiti i priču o porodici i aktivnostima/zanimanjima roditelja - to je pokazatelj životnih vrijednosti osobe);
  • uspjeh zavisi od vještina samoprezentiranja.

Promovirajte se sa svim dodacima marketinškog oglašavanja. Nema potrebe opisivati ​​svoje prednosti i nabrajati funkcije (sve je to već u životopisu). Razgovarajte o tome kako možete koristiti svom menadžeru, pričajte o pobjedama na svom prethodnom radnom mjestu, s kojim ste istaknutim ljudima komunicirali, koje velike događaje ste organizovali - potvrdite svoju profesionalnost i postignuća činjenicama;

  • Potrebno je ukratko formulisati razloge napuštanja prethodnog posla. Takođe će vam trebati objašnjenje zašto želite da postanete asistent ovom konkretnom menadžeru;
  • Oni će svakako obaviti intervju na osnovu kompetencija, tj. od vas će se tražiti da opišete stvarni slučajevi iz vaše prakse, u kojoj ste pokazali svoje kvalitete i čuda inteligencije. Morate unaprijed zapamtiti sve teške situacije, zapamtite nekoliko dobrih primjera. Pripremite poštene primjere neuspjeha. Oni takođe mogu biti pitani o njima, a ovde je važno pokazati da ste sami ispravili grešku;
  • postoji apsolutna vjerovatnoća da će sa vama obaviti situacijski intervju (na osnovu slučajeva). Biće vam ponuđena i opisana situacija slična onoj koja se može pojaviti u praksi, te ćete prema tome morati pronaći pravi izlaz i rješenje. Evo primjera slučajeva:

Vježba 1. Vaš šef je na putu za aerodrom, vrijeme je ograničeno i iznenada otkriva da je izgubio mobilni telefon. Prije ovoga je bilo nekoliko sastanaka, a on ne zna gdje ga je tačno ostavio, a moguća je i krađa. Šef te zove iz auta, sa telefona svog vozača i kaže da očekuje važne pozive u narednih 30 minuta, ali nema telefona. Vaši postupci?

Zadatak 2. Za putovanje po Italiji potrebno je iznajmiti Porsche. Kako možete uštedjeti novac?

Zadatak 3. Po uputama svog šefa, vozite se autom na hitan sastanak sa važnim partnerom i u žurbi kršite saobraćajna pravila. Saobraćajna policija vas zaustavlja, oduzima vam dozvolu i zove saobraćajnu policiju. Do sastanka je ostalo minimalno vremena. Vaši postupci?

Cilj: test brzine reakcije (koliko brzo lični asistent može da pređe na sledeći korak), metode rešavanja problema (samostalno, traženje pomoći na ličnom nivou, uključivanje drugih ljudi itd.).

U trenutku rješavanja ovog problema pojavljuje se obrazac ponašanja teška situacija- određuje se prioritet akcija (ili rješavanje vašeg problema, ili stići na sastanak na vrijeme), stepen konflikta (zahtevat ću, skandaliziraću, dokazaću), tendencija preusmjeravanja odgovornosti (pozvat ću svoju šef/partner i objasni situaciju, reći ću da ne mogu ništa), kreativnost, originalnost predloženih rješenja, broj alternativnih rješenja (verziono razmišljanje), prisustvo potrebnih vještina i iskustva u rješavanju sličnih situacija .

Zadatak 4. Putujete po uputama svog šefa partneru kojeg ne poznajete da mu date poklon (koji je sam šef donio u ured u velikoj, lijepoj kutiji). Imate adresu firme, broj telefona partnera kome je poklon namenjen, naznačeno vreme za dostavu kutije i odobrenje šefa da je partner tu i da čeka.

Kada stignete, saznate da je vaš partner upravo otišao na hitan sastanak i da se ne zna kada će se vratiti.

Nemate puno vremena i jedva čekate. Dostupne su sljedeće opcije za odabir:

  • otići s poklonom za sljedeći zadatak;
  • pozovite svog šefa i dobijte upute šta dalje;
  • poklon predati sekretaru sa zahtjevom da ga prenese partneru odmah po njegovom povratku;
  • ponudite svoja rješenja.

Cilj: određivanje maksimalno željenog modela ponašanja u okviru predloženog upražnjenog radnog mjesta. Otkrivaju se kvalitete koje su apsolutno neprihvatljive za budućeg šefa.

Provokacija 1. Na kraju intervjua kandidatu se postavlja pitanje: “Ocijenite me kao anketara na skali od 1 do 10”.

Cilj: Takav prijedlog najčešće izaziva zabunu. Uostalom, jedno je telefonom ocjenjivati ​​konsultacije servisera neke kompanije, a sasvim drugo pogledati čovjeka u oči i reći mu da nije dobro obavio posao. Tako se personalni asistent testira na hrabrost i lojalnost.

Provokacija 2. Koliko je 17% od 258.450? Vrijeme odgovora - 3 sekunde.

Cilj: testiranje otpornosti na stres, erudicije, domišljatosti, praćenje postupanja personalnog asistenta. Pod stresom, intervjuima i ograničenim vremenom, lični asistenti postaju zbunjeni („Zašto da brojim? Nisam računovođa!“) i odmah odustaju („Neću moći tako brzo da brojim“).

  • morate razmišljati o formi odeće, jer... asistent mora imati besprijekoran osjećaj za stil. Neophodno je izgledati njegovano i uredno, jer je asistent lice kompanije, spona između menadžera i poslovnih partnera, klijenata i zaposlenih.

Uspjeh u karijeri samo 30% ovisi o profesionalnim vještinama. Odlučujućih 70% je sposobnost komunikacije sa ljudima, ljubazno i ​​konstruktivno.

Interna odluka o zapošljavanju zaposlenika donosi se u prvih 40 sekundi komunikacije (četrdeset drugo pravilo). Ovo je prvi utisak na koji su svi upozoreni. I ne morate misliti da je prvi utisak lijepa frizura, uredan manikir i elegantna suknja do koljena. Sve je ovo, naravno, važno. Ali iskusnom regruteru trebat će samo dvije sekunde da vas vidi od cipela do korijena kose. Ostalo je 38 važnih trenutaka koje morate maksimalno iskoristiti i koji će odrediti vaš uspjeh.

“KAKO DA ZNAM DA LI SAM POGODAN ZA OVU POZICIJU?”

Da li ćete svoj životopis poslati na primamljivo slobodno radno mjesto ili ne, na svakom je da odluči za sebe.

Ali ako djelimično “ne ispunjavate” navedene uslove, savjetuje se da svoj životopis pošaljete i gubite vrijeme samo ako ispunjavate ključne uslove za poziciju.

Istaknimo najvažnije točke „usklađenosti“, na koje poslodavac vjerojatno neće zatvoriti oči.

Iskustvo. U većini slučajeva kritično je imati određeno iskustvo. Navođenjem u uslovima trajanja rada na sličnoj poziciji, poslodavac računa na određeni nivo kvalifikacija koje kandidat stiče. Asistent koji radi dvije godine neće imati dovoljno iskustva da kvalitetno obavlja tražene poslove.

Velika je vjerovatnoća interesovanja za Vašu biografiju ako je Vaše radno iskustvo manje od potrebnog, ali stečeno u većim kompanijama. Također je vrijedno posebno naglasiti vaša postignuća i kvalitet izvršavanja postavljenih zadataka u složenim projektima.

Sfera. Poznavanje određenih poslovnih specifičnosti može biti strog uslov ako se od personalnog asistenta očekuje učešće u različitim projektima kompanije. Prilikom pojašnjenja funkcionalnosti, biće jasno da li je to samo želja zasnovana na ideji idealnog kandidata. Mogu se uzeti u obzir kandidati iz sličnih struktura, ali iskustvo u sličnoj oblasti će biti neosporna prednost.

Veličina kompanije. Organizaciona struktura, broj nivoa upravljanja, interakcija sa odeljenjima, oblastima, odeljenjima, prisustvo procesa spajanja i diverzifikacije kompanije, nivo dobavljača, klijenata i tržišta konkurenata, oblasti prisustva, promet, profit, osoblje kompanije - to su faktori koji određuju kvalitet i iskustvo komunikacije personalnog asistenta, njegovo razumijevanje poslovnih procesa, nivo uključenosti u aktivnosti kompanije. Ovo određuje profesionalnost asistenta.

Stoga, po pravilu, velike kompanije traže pomoćnika iz jednako velikog posla, inače zaposlenik neće biti efikasan.

Poznavanje jezika. U slučajevima kada pozicija uključuje rad u međunarodna kompanija ili dosta komunikacije sa stranim kolegama ili partnerima, engleski jezik za asistenta je to glavni radni alat. Ako vaše znanje jezika ne dosegne nivo tečnog, nema smisla pokušavati, prvi test će odmah potvrditi činjenicu da ste izgubili vrijeme.

Dob. Trenutak je osjetljiv i delikatan. Kao što znate, poslodavcima je bilo zabranjeno da navedu godine kandidata u opisima poslova (član 6. člana 25. Zakona Ruske Federacije od 19. aprila 1991. br. 1032-1 „O zapošljavanju u Ruska Federacija"; u ed. od 29. decembra 2015. godine). Uprkos zakonskoj zabrani, ovaj uslov je ključan i odlučujući, a ako je menadžer odlučan da zaposli mladu atraktivnu devojku,

onda je malo verovatno da će pristati da prihvati ženu pred penzijom. Nažalost, godine su najčešći nezvanični razlog odbijanja. Kako znate da li imate prave godine? Prije svega, morate biti oprezniji: često je iz teksta i riječi nagoveštaja u oglasu jasno za koju starosnu grupu je namijenjen.

Postoji obrazac: mladi menadžer bira mladog pomoćnika. Zreli šef sa ženom i djecom bira zrelog pomoćnika. Za zrelog vođu bez supruge, po pravilu, godine asistenta nisu bitne. Proučite korporativnu web stranicu kompanije: tamo se najčešće nalaze informacije koje će vam pomoći da otprilike shvatite dobne preferencije menadžera. Naprotiv, vaš životopis treba da sadrži datum vašeg rođenja i da sadrži fotografiju u strogom poslovnom stilu.

POTRAŽNJA. PLATA. PERSPEKTIVE

Potreba za personalnim asistentom može se pojaviti:

  • kada se u preduzeću pojavljuju dva ili više nivoa subordinacije;
  • ako menadžer ima potrebu da održava veliki broj kontakata van kompanije.

Ali realnost na tržištu je takva da nijedan menadžer ne može bez ličnog asistenta. A što je posao ozbiljniji i što su zadaci kompanije veći, to je veća potreba za ličnim asistentom (biznismeni su itekako svjesni važnosti ove osobe kako za menadžera tako i za cijelu korporaciju).

U zavisnosti od nivoa zahteva i raznovrsnosti zadataka, asistenti dobijaju različite iznose novca:

  • $1500-2000 - standardne dužnosti sekretara i kombinovanje funkcija kancelarijskog menadžera;
  • 2000-3000 $ - pored gore navedenog: putna podrška, administrativna podrška, izvršavanje individualnih ličnih zadataka;
  • 3000-5000$ - pored navedenog: upravljanje poslovnim projektima, implementacija promjena, vođenje ličnih poslova šefa u potpunosti, upravljanje i kontrola poslova svih partnera;
  • $5000-6000 ili više - pored gore navedenog: profesionalne vještine sportski trening, prisustvo kategorije u borilačkim sportovima i streljaštvu, lična pratnja šefa na svim sastancima.

Za poziciju personalnog asistenta nema napredovanja u karijeri. Ovo je zaista najviša stepenica administrativne ljestvice. A menadžer vas neće pustiti nikuda - šef cijeni pametnog ličnog asistenta više od top menadžera. Ali postoji interesantan način ako postoji želja da se razvijate u okviru ove pozicije - maksimiziranjem svojih profesionalnih kompetencija i vještina, širenjem opsega odgovornosti (pojavljujući se u ocjenama najboljih personalnih asistenata), znat ćete i moći više, pa će shodno tome i vaša primanja i status biti veći.

Komunikacijske vještine sa najvišim zvaničnicima raznih kompanija, organizacijske vještine, iskustvo sa poslovnom dokumentacijom i sposobnost analize situacije biće od koristi za personalnog asistenta u oblasti marketinga. HR i advokat su još nekoliko opcija za karijeru, ali će biti potrebni dodatno obrazovanje, specijalizovane kurseve i težak rastanak sa šefom, jer menadžer neće pustiti svog dragog pomoćnika.

Oni najambiciozniji poboljšavaju svoje upravljačke vještine (ako za to imaju sposobnost) i planiraju ih dalji razvoj fotelja zamjenika direktora, ali to su izolovani slučajevi kada šef dozvoli svom pomoćniku da službeno zauzme ovu čelnu poziciju.

Odgovori

Vježba 1. Odmah izvršite prosljeđivanje na sebe, a zatim, kada se upućuju važni pozivi, blokirajte šefov broj i nabavite novu SIM karticu, ali u isto vrijeme potražite izgubljeni telefon.

Zadatak 2. Iznajmljivanje Porschea za putovanja po Italiji na dan košta 2.500 €, ali isti Porsche se može iznajmiti za isti novac u Njemačkoj na sedmicu. Šefov vozač odlazi u Njemačku, tamo preuzima auto i dostavlja ga šefu u Italiju. U Italiji, gazda vozi nedelju dana, zatim ostavi auto, a vozač poleće i vozi ga nazad. Rezultat su kolosalne uštede.

Zadatak 3. Nekoliko mogućih rješenja.

Zadatak 4. Odabir prve opcije: zapravo zadatak nije završen, a ovaj izbor karakterizira nemogućnost djelovanja u neočekivanim okolnostima.

Odabir druge opcije: postoji želja da se pod bilo kojim okolnostima izvrši dodijeljeni zadatak, ali nedostaje inteligencije i domišljatosti. Postoji i tendencija preusmjeravanja odgovornosti.

Odabir treće opcije: postoji želja za ispunjenjem narudžbe, ali posljedice se ne računaju, jer je poklon namijenjen posebno partneru, a da ne spominjemo moguću povjerljivost.

Provokacija 1. Odgovor (laskanje, komplimenti, blage kritike, iskrenost) će odrediti koliko će pomoćnik raditi sa određenim šefom, uzimajući u obzir njegov psihološki tip i stil upravljanja, jer je često čak i mala kritika šefa neprihvatljiva.

Provokacija 2. Glavna stvar pri odgovaranju na takva pitanja je da ne odbijete da odmah date odgovor, da ne šutite, kalkulišete u glavi i patite nekoliko minuta. mogu:

  • uzmite komad papira i izračunajte postotak;
  • uzmite mobilni telefon i izračunajte na kalkulatoru;
  • počnite naglas razmišljati da je 50% otprilike 130 000, 25% je otprilike 65 000, a 17% otprilike 50 000. Nikome ne treba tačan odgovor, bitna je vaša reakcija, vaš tok misli i snalažljivost u svakoj situaciji.

Često se raspravlja o njegovom mjestu u sistemu upravljanja, njegovoj ulozi savremeno poslovanje dosta je napisano, širi se sfera njegovog uticaja, a funkcionalnost mu je iz godine u godinu sve složenija. Samo njegov status ostaje nepromijenjen. Asistent - ko je on? Šta on radi? Zašto njegova skromna osoba privlači toliku pažnju?

Iz istorije struke

Vjeruje se da su se prvi parovi pojavili u Drevni Rim. Rimska jurisprudencija, koja je razvila formule za pravne transakcije, morala ih je staviti u tradicionalni pisani oblik. Postepeno, mehanički rad na pravnim materijalima postaje ne samo nezavisniji i kreativniji, već i gotovo isključivi. Njeni predstavnici u doba republike bili su scribae i exceptionoreset notarii - prepisivači koji su bili uključeni u prevođenje pravnog materijala u dokumentarni oblik. Scribae su bili u javnoj službi, exceptionores et notarii - u službi privatnih lica. Funkciju scribae mogli su obavljati samo rimski građani koji nisu bili lišeni građanske časti, već osobe koje su pretrpjele sramotu Ljudska prava, nije imao pristup ovoj poziciji. Njihov izbor bio je doživotan i nije bio ograničen na mandat, već se proširio na njihove nasljednike. Scribae je mogao ustupiti svoje mjesto drugoj osobi uz naknadu.

Od sposobnijih pisara, magistrati su birali pomoćnike, čije su dužnosti uključivale pripremu javnih isprava (tabulae publicae) i vođenje javnih računa (rationes), zbog čega su se zvali scribae librarii. Pomoćnici su zauzimali visok društveni položaj. Jedno od imena koje je do nas stiglo iz dubina stoljeća je ime bliskog pomoćnika starog rimskog cara Augusta - Mecene, koji je obavljao diplomatske, političke i privatne zadatke. Njegovo pokroviteljstvo pesnika, umetnika i naučnika učinilo je da ime „Pokrovitelj“ postane poznato.

Koga zapošljavaju kao asistente?

Današnji lider je, prije svega, lider koji se odlikuje inteligencijom, fleksibilnim razmišljanjem, sposobnošću analize i introspekcije, emocionalnom zrelošću, organizacijskim sposobnostima i nevjerovatnim performansama. Naravno, takav lider ne može postojati u vakuumu. Potrebna mu je karika za povezivanje, dirigent njegovih ideja i zadataka, osoba koja će na sebe preuzeti rješavanje mnogih problema i osloboditi ga tereta rutine. Što se posao brže razvija, kompanija je veća, a menadžer uspešniji, što znači da potreba za ozbiljnim pomoćnikom postaje hitna.

Prilikom odabira personalnog asistenta, uspješan menadžer postavlja najviše zahtjeve ne samo na svoje obrazovanje, profesionalne kvalitete, radno iskustvo, praktične vještine, već i na lične karakteristike.Personalni asistent nije toliko pozicija koliko poseban status povjerljivog osoba koja je potrebna menadžeru. Personalni asistent je profesionalna, odgovorna osoba, sposobna da preuzme ogromne obaveze da podrži aktivnosti menadžera i oslobodi ga gubljenja vremena.

Teško je naći zaista profesionalnog asistenta. Iskusni regruter pristupa odabiru personalnog asistenta s punom odgovornošću: čak i ne razmatra prijedloge kandidata koji često mijenjaju posao, bez obrazovanja, radnog iskustva, a životopisi sastavljeni s gramatičkim i stilskim greškama neće izazvati njegov interes.

Postoji mišljenje da asistent može biti osoba između 25 i 30 godina. Mnogi stručnjaci su vrlo skeptični u pogledu uspostavljanja takvih granica. Posao koji zahtijeva veliki stres i veliku koncentraciju postavlja posebne zahtjeve za profesionalnost, psihološku stabilnost i komunikacijske vještine koje se stiču isključivo znanjem, iskustvom i reputacijom. Zato u U poslednje vreme Pozicija personalnog asistenta je značajno „sazrela“. Fokusirajući se na skup objektivnih i subjektivnih parametara i karakteristika, osoba koja je dostigla punu ličnu i profesionalnu zrelost može se smatrati pouzdanim asistentom. Iz ove perspektive, puna 30 godina nije kraj karijere asistenta, već početna tačka.

Donedavno, lični asistenti su uglavnom bili ljepši spol. Danas muški asistent više nije neuobičajen– odlikuje ga svrsishodnost, odlučnost i emocionalna suzdržanost, ima inteligenciju i sposobnost strateškog razmišljanja. Zauzvrat, asistentkinje su otpornije na stres, bolje se prilagođavaju, suptilnije osjećaju nijanse odnosa zbog svoje fleksibilnosti, brzo pronalaze izlaz iz teške situacije, pažljive su na detalje i imaju sposobnost slušanja i više su pacijenta prilikom obavljanja rutinskih poslova. Stoga bi se izbor asistenta trebao temeljiti ne na njegovom spolu, već na profesionalnosti i nizu vještina.

Obrazovni zahtjevi za kandidata za poziciju personalnog asistenta nisu prestrogi: on može biti specijalista s visokim obrazovanjem u bilo kojoj oblasti, glavna stvar je prisustvo drugih komponenti potrebnih za obavljanje funkcionalnosti ove pozicije. U ulozi asistenata najčešće uspijevaju humanisti – stručnjaci iz oblasti turističkog poslovanja, odnosa s javnošću i dokumentacijske podrške menadžmentu, istoričari, prevodioci, novinari, filolozi. Asistent može imati tehničko, ekonomsko ili pravno obrazovanje - takvi stručnjaci često imaju analitički um, pokazuju svoje sposobnosti u pripremi pregleda, izvještaja ili nadgledanja projekata, te obavljaju zadatke povećane složenosti. I naravno, edukacija koja odgovara profilu kompanije je uvijek dobrodošla.

Istovremeno, zahtjevi za radnim iskustvom i profesionalnim vještinama asistenta su vrlo visoki. Greše oni koji misle da je dovoljno da lični asistent ima sekretarske veštine – da zna strani jezik, da koristi računar, da ima iskustvo u pisanju poslovnih pisama i obezbeđivanju službenih putovanja, rezervisanju karata i organizovanju poslovnih sastanaka. Pored svega navedenog, asistent mora:

● imati analitički um i sposobnost sistematskog logičkog mišljenja;

● imaju dobro pamćenje, brze reakcije;

● biti vrijedan, otporan, otporan na stres;

● imaju širok pogled, kompetentan govor;

● biti u stanju da preuzme odgovornost;

● imati dobar ukus;

● budite lojalni korporativnim interesima i ličnim interesima vašeg vođe.

Odgovornosti pomoćnika

Glavne odgovornosti pomoćnika menadžera uključuju sljedeće:

● administrativna podrška menadžeru;

● planiranje radnog dana menadžera, koordinacija i organizaciona podrška za sastanke i prijem posetilaca;

● informatička i analitička podrška menadžeru: traženje i obrada potrebnih informacija; priprema informativnih, analitičkih i prezentacijskih materijala, izvještaja i govora, analitičkih pregleda, izvještaja i dr.;

● vođenje poslovne korespondencije rukovodioca;

● priprema sastanaka, saveta, sastanaka koje održava direktor, formalizacija rezultata poslovnih sastanaka/pregovaranja;

● učešće u pregovorima, poslovnim sastancima, prijemima; pratnja menadžera na sastancima, na putovanjima i sl.;

● organizacija i obezbjeđivanje poslovnih putovanja i sastanaka (logistika optimalnih ruta, rezervacija karata, hotelskih soba, transfera; vizna podrška; prijave za učešće na konferencijama i seminarima; organizacija slobodnih aktivnosti);

● održavanje odnosa sa predstavnicima preduzeća, preduzeća, organizacija, državnih i upravnih organa radi rešavanja pitanja koja ne zahtevaju direktno učešće menadžera; pribavljanje dokumenata i informacija od organa vlasti i upravljanja u ime rukovodioca;

● usmeno i pismeno prevođenje, jezička podrška za poslovne pregovore i sastanke;

● organizacija prezentacija i protokolarnih događaja, aktivnosti zastupanja;

●izrada izvještaja o troškovima;

● izvršavanje ličnih zadataka menadžera.

Ova lista nije potpuna; odgovornosti asistenta mogu se razlikovati u određenoj kompaniji.

O povjerenju

Pitanje povjerenja je sam kamen temeljac, temelj na kojem se gradi čitav sistem odnosa “pomoćnik – vođa”. Za mnoge menadžere pomoćnik nije samo osoba od povjerenja, osoba izložena tajni znanja, već i gotovo član porodice. Stepen povjerenja je ponekad toliko visok da mu se povjeravaju povjerljivi podaci, brojevi bankovnih računa, platne kartice i PIN kodovi, veliki sume novca, sigurnosne šifre, pečate kompanije i lične tajne. Zato mnogi pomoćnici osiguravaju ne samo organizaciju službenih aktivnosti menadžera, već i rješavaju njegove porodične i kućne probleme: kupuju poklone za članove porodice, naručuju korpe cvijeća za najmilije, biraju kućno osoblje, organiziraju dječje praznike itd.

Važno je zapamtiti da se povjerenje daje asistentu koji:

● vješto ovladava vještinama poslovne komunikacije;

● zna da čuje i sluša;

● održava subordinaciju;

● održava neutralnost i povjerljivost;

● održava ravnotežu između samopouzdanja i povinovanja, ima svoje mišljenje, spreman je da brani svoj stav, ali dobro razume kada je to neophodno i gde treba da se povuče.

Prednosti i mane profesije

Počnimo od toga gdje obično završavaju, skromno ostavljajući to "za kasnije" - s pitanjem plata. Veoma visoki zahtjevi za kandidate za radno mjesto „lični pomoćnik izvršne vlasti“, kao i ozbiljne ponude kandidata, značajno su podigli ljestvicu očekivanja i ponuda plata. U Moskvi približan prosjek nadnica za pomoćnika menadžera varira od 40 do 60 hiljada rubalja, u regionima - od 20 do 30 hiljada. Posedovanje radnog iskustva, preporuke i znanje stranih jezika omogućavaju kandidatu da se kvalifikuje za veću naknadu.

Svakodnevno rukovodeće iskustvo, sve veći nivo odgovornosti i promena prirode zadataka koji se rešavaju omogućavaju asistentu da stekne neprocenjivo znanje na ovoj poziciji. Asistent je pozicija koja podrazumeva stalan rast i samospoznaju, unapređenje ličnih kvaliteta, sposobnosti i talenata; otvara realne izglede za profesionalnu aktivnost. Uzimajući u obzir sve navedeno, stručni asistent se u budućnosti može prijaviti, minimalno, na poziciju šefa sekretarijata, kancelarije, poslovnog menadžmenta, ali je moguć i drugi razvoj događaja - izvršni, administrativni, generalni direktor ili organiziranje vlastitog posla.

Loša strana svake profesije je cijena koju plaćamo za ovladavanje profesionalnim vještinama. Radni dan pomoćnika traje duže od radnog dana menadžera, pa često počinje rano ujutro i završava se kasno uveče. Osim toga, lični asistent mora biti na raspolaganju svom šefu skoro 24 sata. Ako menadžer ima samo jednog pomoćnika, ponekad je teško čak uzeti slobodan dan ili otići na godišnji odmor - pomoćnik je strogo ograničen limitima za godišnji odmor svog menadžera.

Osim toga, postojeći odnosi, timski rad i lična vezanost za lidera često igraju protiv želja i težnji da se bilo šta promijeni, čineći pomoćnika taocem određenog službenika, a samim tim i profesije.

Položaj asistenta mora se smatrati početnom rampom, a njegova karijera i lični rast zavise od odlučnosti, jasne svijesti o svojim mogućnostima, željama i količini uloženog truda.

Ime u istoriji

Svima su poznata imena ličnosti koje su ostavile trag u istoriji svetske politike, kulture, nauke i diplomatije, ali imena njihovih pomoćnika, koji su preuzeli težak i ponekad nezahvalan rad koji je doprineo rađanju mnogih dostignuća, nisu uvek sačuvani od strane istorije za potomstvo.

Pavel Ivanovich Jagužinski ( 1683–1736) – pomoćnik Petra I, državnik i diplomata. Aktivan i energičan čovjek, od 1701. godine postao je stalni pratilac Petra I u svim pohodima i putovanjima u inozemstvo, svuda se našao na svom mjestu i zadobio naklonost cara. IN različite godine obavljao funkcije generalnog tužioca Senata, opunomoćenog ministra u poljskom Sejmu u Grodnu, ministra u kabinetu, bio je izaslanik u Beču, ambasador u Berlinu. Petar I mu je više puta povjeravao važne diplomatske misije. Pavel Ivanovič vodio je vrlo teške pregovore sa kraljevima Danske i Pruske. Jagužinski je, kao carev lični pouzdanik, učestvovao na svim evropskim kongresima bez izuzetka. Uključujući i zato što je govorio engleski, njemački, španski i francuski jezici, da ne spominjem poljski i litvanski. Car nije pogriješio u izboru glavnog tužioca. Jagužinski je revno i vrlo brzo izvršavao sve instrukcije Petra I. Nikada nije odgađao pogubljenje, kao što su drugi plemići često praktikovali, i, pošto je primio bilo kakav zadatak, u roku od dan ili dva izvještavao je Petra I o rezultatima.

Savremenici koji su posmatrali Jagužinskog u službi bili su jednoglasni u svojim ocenama: „Ugledan čovek, nepravilnog lica, ali izražajan i živahan, slobodnog ponašanja, hirovit, ponosan, bio je pametan i veoma aktivan; uradio je za jedan dan onoliko koliko drugi nije mogao za nedelju dana.”

Petr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – Pomoćnik Mihaila Kutuzova, general-ađutant grofa Neobično hrabar i strastven za vojna pitanja, Pjotr ​​Petrovič je istovremeno bio i odličan štabni radnik, izuzetno uredan, vredan i tačan.

Savremenici su ga ocenili kao „izuzetan tip ruske prirode“. Nakon povlačenja iz Moskve, Kutuzov je imenovao Konovnjicina za dežurnog generala štaba ruske vojske, na čija je pleća pao ogroman teret organizacionog rada u vojsci: snabdevanje municijom i hranom, stočnom hranom i lekovima, uniformama i transportom. Ovo imenovanje nije bilo slučajno: Mihailu Ilarionoviču, s obzirom na opštu konfuziju nakon gubitka Moskve, bila je potrebna uravnotežena i čvrsta osoba u blizini. Osim toga, činilo se da je pošten Konovnjicin neutralizirao šefa kabineta L. Bennigsena, koji je intrigirao protiv Kutuzova. Od tog vremena, Pjotr ​​Petrovič je postao prvi govornik za vrhovnog komandanta; kroz njega je prolazila sva borbena prepiska Kutuzova sa podređenim vojskovođama.

Godine 1815–1819 Konovnjicin je bio ministar rata, od 1819. godine - član Državnog saveta, načelnik vojnih obrazovnih ustanova, glavni direktor Pejskog i drugog kadetskog korpusa i Liceja u Carskom Selu.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – pomoćnik Napoleona Bonaparte, izvanrednog francuskog komandanta i državnika. Uz njegovo ime veže se čitava era: kraljevska vlast, revolucija, Napoleonovo carstvo, restauracija, Julska revolucija. Sudbina je povezivala ove ljude 14 godina. Napoleon je cijenio Talleyranda: "On je čovjek intriga, čovjek velikog nemorala, ali velike inteligencije i, naravno, najsposobniji od svih ministara koje sam imao." Talleyrand je postao nosilac svih francuskih ordena i gotovo svih stranih. Davne 1807. godine, na vrhuncu Napoleonove moći, Taleyrand se pitao koliko će dugo trajati carev trijumf. Kao sofisticirani političar, Talleyrand je osjetio da je vrijeme da ode i napustio je svoju ministarsku funkciju. Iskusni diplomata nije pogriješio kada je predvidio propast Napoleona. Talleyrand je, pokazujući čuda diplomatije, uvjerio saveznike da prijestolje prepuste ne Napoleonovim nasljednicima, već kraljevskoj porodici - Burbonima i, ponovo se zalažući, po treći put postao ministar vanjskih poslova i šef vlade .

Alexey AndreevichArakcheev(1769–1834) - pomoćnik tri cara - Pavla I, Aleksandra I, Nikole I.

Služio je u garnizonu Gatchina, koji je prebačen pod potpunu kontrolu carevića Pavla Petroviča, budućeg cara Pavla I. Na jednoj od ovih smotra, budući car je primijetio izvršnog poručnika Arakčejeva. Uskoro je Arakcheev postao komandant palate, marljivo je i marljivo postupao prema svojim dužnostima - bio je na dužnosti u bilo koje doba dana. Pod Pavlom I, u dobi od 28 godina, Arakčejev se uzdigao do čina komandanta Sankt Peterburga i dobio baronski grb, u koji je, uz dozvolu cara, upisao moto: „Izdan bez laskanja. ” Pod Aleksandrom I započeo je široko rasprostranjenu izgradnju vojnih naselja, ideja o stvaranju kojih je dugo zaokupljala njegove misli; od 1815. on je zapravo u svojim rukama koncentrisao rukovodstvo Državnog vijeća, Komiteta ministara i njegovih Vlastita kancelarija carskog veličanstva, i bio je jedini izvjestilac cara za većinu odjela. Od 1817. godine, za vrijeme vladavine Nikole I, obnašao je dužnost glavnog komandanta vojnih naselja. Arakčejev je odbio da učestvuje u gušenju ustanka decembrista, zbog čega ga je razrešio Nikolaj I.

Friedrich Engels(1820–1895) – asistent Karla Marksa, jednog od osnivača naučnog komunizma. Susret sa Marksom, koji se održao u Parizu 1844. godine, označio je početak kreativne saradnje koja je trajala do Marksove smrti. Engels je aktivno učestvovao u organizaciji i aktivnostima „Saveza komunista“, zajedno sa Marksom napisao je program Saveza – „Manifest komunistička partija„i izdavao „Nove Rajnske novine“, 1849. godine učestvovao je u oružanom ustanku u jugozapadnoj Nemačkoj. Dobivši nasljedstvo od svog oca, Engels je pružao stalnu finansijsku pomoć Marksu. Zajedno s Marxom vodio je aktivnosti Prve internacionale. Nakon njegove smrti, počeo je objavljivati ​​sveske Kapitala, sastavljajući konačni tekst iz Marxovih nacrta rukopisa.

Nikola Konstantinovič Rerih(1874-1947) - ruski umjetnik, filozof, naučnik, pisac, putnik, javna ličnost, političar. Naslikao je oko 7.000 slika i stvorio skoro 30 književnih djela, autor i inicijator Međunarodnog ugovora o zaštiti umjetničkih i naučne institucije i istorijskih spomenika (Pakt Roerich), osnivača međunarodnog pokreta za zaštitu kulture. Sa 24 godine postao je pomoćnik direktora muzeja u Carskom društvu za podsticanje umetnosti i istovremeno pomoćnik urednika umetničkog časopisa „Umetnost i umetnička industrija“. Tri godine kasnije preuzeo je mjesto sekretara Carskog društva za poticanje umjetnosti.

Jevgenij Petrovič Petrov (Kataev)(1903–1942) – asistent ruskog proznog pisca Ilje Ilfa, književnik. Zajedno sa I. Ilfom napisao je izuzetno popularne romane “Dvanaest stolica” i “Zlatno tele”. Ilf i Petrov su 1932–1937 pisali feljtone za novine Pravda; u tom periodu su putovali po Sjedinjenim Državama, rezultat čega je bila zajednička knjiga „Amerika na jednom spratu“.

Kreativna saradnja pisaca prekinuta je Ilfovom smrću 1937. Petrov se pridružuje listu Pravda i piše filmske scenarije.

Tokom Velikog otadžbinskog rata radio je kao dopisnik listova Pravda, Krasnaja zvezda i Sovformbiro. Odlikovan Ordenom Lenjina.

Igor VasilijevičKurchatov(1902–1960) – pomoćnik fizičara Abrama Fedoroviča Ioffea, istaknutog fizičara, akademika Akademije nauka SSSR-a, prvog i dugogodišnjeg vođe sovjetskog nuklearnog programa.

Kurčatov je organski spojio talente fizičara i organizatora. Upravo njega je izabrao akademik A.F. Ioffe, koji je dobio dozvolu da organizira odjel za nuklearnu fiziku u svom institutu i preporučio da se Kurčatov imenuje za šefa atomskog programa - i to je u velikoj mjeri odredilo brzi uspjeh razvoja nuklearnog oružja. Igor Vasiljevič je 1943. osnovao i vodio institut, koji je kasnije postao poznat kao Institut atomska energija Akademija nauka SSSR-a. Pod njegovim vodstvom izgrađen je prvi ciklotron u Moskvi, prvi atomski reaktor u Evropi, stvorena je prva sovjetska atomska bomba, prva termonuklearna bomba na svijetu, prva industrijska bomba na svijetu. nuklearna elektrana i najveća instalacija za istraživanje kontroliranih termonuklearnih reakcija. 104. element periodni sistem Mendeljejev je u njegovu čast nazvan Kurchatovium.

Jurij Mihajlovič Baturin(rođen 1949) - Pomoćnik predsjednika Ruske Federacije, ruski političar, naučnik (pravnik i politikolog), kosmonaut (382. kosmonaut svijeta i 90. kosmonaut Rusije), Heroj Ruske Federacije, sekretar Saveza Novinari Ruske Federacije.

Od 1993. do 1994. godine radio kao pomoćnik predsednika Rusije za pravna pitanja, 1994–1996 – za pitanja nacionalne bezbednosti, 1996–1998 – kao pomoćnik predsednika Rusije. Godine 1998. imenovan je na poziciju probnog kosmonauta u Ruskom državnom istraživačkom ispitnom centru za obuku kosmonauta po imenu. Yu.A. Gagarin. Od 2000. godine – zamjenik komandanta kosmonautskog korpusa za istraživanja i ispitivanja. Ovo je prvi put da je civil postavljen na administrativnu funkciju u odredu vojnih kosmonauta, a to je odred TsPK. Od 2008. godine je član Naučnog saveta Saveta bezbednosti Ruske Federacije.


M.E. Tarasova,
šef organizacione i administrativne službe
CJSC NK Rusneftekhim

Pomoćnik menadžera je pozicija koja je prisutna u kadrovskoj strukturi gotovo svakog ruskog velikog ili srednjeg preduzeća. Često se na specijaliste koji zauzimaju ovu poziciju gleda kao na sekretare sa vrlo ograničenim spektrom funkcija i odgovornosti. Ali ovo je potpuno pogrešan pristup razumijevanju specifičnosti dotične pozicije. Pomoćnik menadžera može imati najširi spektar ovlasti. Zahtjevi za njegovim kvalifikacijama i kompetencijama mogu biti vrlo visoki. Koje su specifičnosti dotične pozicije? Koja su tipična prava i odgovornosti izvršnog asistenta u ruskoj kompaniji?

Specifičnosti pozicije

Kakva je ovo pozicija - “pomoćnik menadžera”? Koje su obaveze takvog radnika? U većini slučajeva, pozicija “pomoćnik menadžera” se odnosi na sekretara. U rijetkim slučajevima, ova fraza označava poziciju zamjenika direktora - ali to je tipično, po pravilu, za male kompanije. U manje-više velikim preduzećima, dužnosti personalnog asistenta menadžera svode se uglavnom na sekretarske funkcije. Koji tačno? Prije svega, to je kancelarijski rad, rad s korespondencijom, rješavanje problema vezanih za organizovanje raznih sastanaka i drugih događaja u koje je direktno uključen šef kompanije. Dužnosti sekretarice (pomoćnika) menadžera također gotovo uvijek uključuju odgovaranje na telefonske pozive u kancelariji.

U nekim slučajevima, odgovarajući položaj se diferencira u nekoliko tipova. Tako se sekretarice koje obavljaju prvenstveno tehničke poslove – primaju telefonske pozive, obrađuju korespondenciju itd. – nazivaju pomoćnicima. Zauzvrat, oni stručnjaci koji su odgovorni za organizaciju događaja i uredski rad nazivaju se kancelarijskim menadžerima. Postoji stajalište da se za poziciju kao što je pomoćnik menadžera pretpostavlja da su odgovornosti i ovlaštenja šire u odnosu na tipične sekretarske. Posebno se mogu izraziti u potrebi za ličnim prisustvom na događajima u kojima menadžer učestvuje - korporativne zabave, poslovni pregovori, praznici. U ovom slučaju, pomoćnik može biti odgovoran za prezentacije koje priprema menadžer, ili za komponentu imidža učešća njegovog šefa na događaju. Može se primijetiti da se u radnim knjižicama mjesto pomoćnika rukovodioca najčešće označava kao „sekretar“.

Uslovi za pomoćnika menadžera

Razmotrimo takav aspekt kao tipične zahtjeve za kandidate za poziciju „pomoćnika menadžera“. Poslovi za koje se očekuje da ih zaposleni na relevantnoj poziciji obavlja zahtijevaju određene vještine i kvalifikacije. Njihova specifična lista je u velikoj mjeri određena specifičnostima posla sekretarice. Dakle, ako će aktivnosti pomoćnika menadžera prvenstveno odgovarati poziciji supervizora, onda zahtjevi u ovom slučaju neće biti tako strogi: srednja stručna sprema, minimalno radno iskustvo, osnovne vještine rada sa računarom i kancelarijskom opremom. S druge strane, ako nadležnost izvršnog pomoćnika uključuje neke rukovodeće funkcije, tada će lista zahtjeva u ovom slučaju biti veća, a obaveze na poslu će zahtijevati viši nivo kvalifikacije kandidata za mjesto sekretara.

Tipičan skup vještina koje bi izvršni asistent u većini slučajeva trebao imati je: poznavanje uobičajenih stranih jezika, poznavanje popularnog kompjuterski programi za rad sa dokumentima, slikama, prezentacijama. Važan aspekt kvalifikacijskih uslova za izvršnog asistenta su lični kvaliteti. Tu spadaju učtivost, pažnja, dobra volja, odgovornost i spremnost za rješavanje novih problema. Poželjan raspon godina za kandidata za poziciju pomoćnika menadžera u mnogim organizacijama je 18-35 godina. Ali, naravno, postoje preduzeća koja posebno cijene iskustvo zaposlenika, pa stoga rado zapošljavaju ljude koji su mnogo stariji.

Mnoge kompanije, u isto vrijeme, radije zapošljavaju stručnjake bez odlično iskustvo. To može biti zbog specifičnosti poslovnog segmenta u kojem kompanija posluje. U nekim slučajevima, bolje je obučiti zaposlenika za rad u kompaniji koja je, relativno govoreći, otvorila prvu rusku proizvodnju mikroprocesora za pametne telefone i tablete, od nule, s uranjanjem u sve potrebne nijanse tako visokotehnološkog poslovanja. segmentu, nego pokušati objasniti iskusnoj osobi da stare metode rješavanja zadataka u nekim slučajevima ne funkcionišu.

Glavne odgovornosti

Razmotrimo detaljnije odgovornosti koje karakterišu takvu poziciju pomoćnika menadžera. Gore smo napomenuli da se one uglavnom svode na sekretarske funkcije. Ali nije uvijek tako. Često se dešava da je pomoćnik direktora kompanije, posebno ako je reč o velikoj organizaciji, uključen u donošenje ključnih upravljačkih odluka. Može da prati pregovore u kojima šef učestvuje – i to ne samo u tehničkom aspektu, već i da se uključi u relevantne dijaloge, iznosi mišljenja i savete.

U određenom broju slučajeva, menadžer može delegirati neke od svojih funkcija svom pomoćniku - na primjer, u smislu informiranja poslovnog tima o bilo kakvoj značajnoj upravljačke odluke. Naravno, zaposleni na predmetnoj poziciji često obavlja poslove koji se odnose na osiguravanje udobnosti rada svog šefa – u smislu osiguravanja optimalne mikroklime u njegovoj kancelariji, tu je uvijek, da tako kažem, svježi čaj, tako da glavni oprema koju koristi menadžer je stabilna.funkcionisala.

Način rada

Dakle, sada znamo koje su radne obaveze koje karakterišu takvu poziciju pomoćnika menadžera. Naš sljedeći zadatak je proučavanje specifičnosti režima rada zaposlenika na odgovarajućoj poziciji. Naravno, u opštem slučaju asistent obavlja svoje poslove prema rasporedu utvrđenom Zakonom o radu, odnosno u okviru 8-satnog radnog dana, 5 dana u nedelji. Ali u praksi su moguća značajna odstupanja od odgovarajućeg režima. Slični scenariji mogu biti tipični za poziciju kao što je izvršni asistent s dodatnim odgovornostima.

Činjenica je da stručnjak koji radi na ovoj poziciji može biti uključen ne samo u poslove svoje kompanije, već iu rješavanje problema koji nisu direktno povezani s internim korporativnim aktivnostima. Tako se asistent sa odgovarajućim ovlastima može slati na službena putovanja, na seminare i konferencije. Zaposleni također može obavljati određene posredničke odgovornosti između svog supervizora i menadžera koji rade u drugim organizacijama – na primjer, u pogledu protoka dokumenata ili implementacije zajedničkih projekata. Raspored rada za rješavanje ovakvih problema, naravno, može biti daleko od onoga što je predviđeno Zakonom o radu. U stvari, postaje nepravilan, često duži od standardnih 8 sati.

Pogledajmo kako bi mogao izgledati opis posla pomoćnika menadžera. Struktura relevantnog dokumenta, po pravilu, počinje opštim odredbama. Oni mogu ukazivati ​​na to da pomoćnik menadžera pripada kategoriji specijalista. Dakle, već na nivou lokalnog izvora prava, kompanija može evidentirati činjenicu da osoba na predmetnoj poziciji nije menadžer (nije zamjenik direktora). Najvjerovatnije - sekretarica ili, na primjer, lični asistent menadžera s dodatnim obavezama.

Opis posla asistenta: opšte odredbe

U " Opće odredbe» Opis posla takođe može sadržati tekst koji odražava kvalifikacijske uslove za specijaliste. Na primjer, koji bi trebao imati pomoćnik menadžera stručno obrazovanje i određeno radno iskustvo. Ponekad se u istom dijelu opisa posla navodi oblast poslovanja u kojoj je poželjno da osoba ima iskustvo u obavljanju djelatnosti.

„Opšte odredbe“ određuju ključne kompetencije zaposlenog. Mogu se izraziti u zahtjevima za poznavanjem upravljačke strukture preduzeća, internim i spoljna politika kompaniju poslodavca, principe komunikacije kompanije sa organima vlasti i drugim organizacijama, standarde koji karakterišu kancelarijski rad, pravila poslovne komunikacije, kao i internu radnu regulativu u kompaniji.

Poslovna zaduženja asistenta

Sljedeći ključni dio uputstava je “Poslovne odgovornosti”. Koje su njegove specifičnosti? IN ovaj odeljak Uglavnom se evidentiraju funkcionalne odgovornosti pomoćnika rukovodioca. To mogu biti: planiranje šefovog radnog dana (u smislu sastanaka, poziva, intervjua), organizovanje tehnička podrška rad menadžera (u smislu naručivanja transporta, organizovanja poslovnih sastanaka), učešće na službenim putovanjima, poslovnim pregovorima, vođenje zapisnika i druge dokumentacije, osiguranje interakcije menadžera preduzeća sa drugim strukturama kompanije, održavanje komunikacije sa državnim organima.

Prava asistenta

Opis posla uvijek uključuje prava koja ima pomoćnik rukovodioca. Odgovornosti predviđene specifičnostima pozicije uvijek su dopunjene odgovarajućim preferencijama. Dakle, koja prava ima zaposlenik na predmetnoj poziciji? Zanimljivo je da su odgovornosti pomoćnika direktora preduzeća u priličnoj korelaciji sa njima. Na primjer, pravo na potpisivanje i potvrđivanje određenih dokumenata nastaje u vezi s potrebom povremenog rada sa takvim izvorima. Primjer drugog prava zaposlenog na odgovarajućoj poziciji je da od neposrednog rukovodstva, kao i od drugih stručnjaka kompanije, zatraži potrebne informacije za uvrštavanje u dokumente. Pomoćnik direktora takođe ima pravo da zahteva od šefa udobne uslove za rad. Poslovna zaduženja osobe na odgovarajućem radnom mjestu mogu uključivati ​​periodično slanje i primanje dokumenata – a ove procedure se moraju provoditi korištenjem različitih tehničkih sredstava. Sekretar ima pravo očekivati ​​potpuni pristup takvima.

Odgovornost asistenta

Dakle, proučili smo koje su obaveze pomoćnika menadžera, kao i koliki je opseg njegovih prava. Ali u većini opisi poslova Za stručnjake dotičnog profila postoji još jedan odjeljak - "Odgovornost". Koja formulacija može biti prisutna u njemu? Pomoćnik rukovodioca je najčešće odgovoran za: neispravno obavljanje poslova predviđenih predmetnim uputstvima, ali u granicama propisanim Zakonom o radu Ruske Federacije; krivična djela koja je počinio u toku svojih aktivnosti - opet u granicama ruskog zakonodavstva; za nanošenje štete kompaniji - u granicama utvrđenim Zakonom o radu i Građanskim zakonikom Ruske Federacije i drugim izvorima zakona.

Sažetak

Dakle, proučavali smo specifičnosti takve pozicije pomoćnika menadžera, odgovornosti i zahtjeve koji karakterišu ovu poziciju u kadrovskoj strukturi preduzeća. Specijalista koji obavlja relevantne poslove najčešće obavlja sekretarske funkcije, ali može imati znatno šira ovlaštenja. U rijetkim slučajevima, koncept „pomoćnika direktora“ odgovara poziciji zamjenika direktora, ali je to tipično uglavnom za mala preduzeća.

U „klasičnom“ tumačenju izraza „pomoćnik menadžera“, rad osobe na odgovarajućoj poziciji može biti blizak funkciji pomoćnika, službenika ili, na primjer, kancelarijskog menadžera. U radnoj knjižici pomoćnika menadžera najvjerovatnije će postojati unos "sekretar" ili "pomoćnik", iako mnogo, naravno, ovisi o korporativnim standardima usvojenim u određenoj organizaciji.

Potreba da se na posao pozovu stručnjaci dotičnog profila karakteriše aktivnosti menadžera većine ruskih preduzeća. Efikasan rad top menadžera zavisi od toga koliko će njegov pomoćnik rešiti njegove probleme – naizgled sporedne sa stanovišta praktičnog upravljanja preduzećem, a zapravo izuzetno značajne za organizaciju. Posao sekretara je najvažniji u komunikacijskoj strukturi tima, na čijem je čelu šef kompanije.

Imajte na umu da mnoge kompanije prakticiraju imenovanje nekoliko pomoćnika direktora odjednom. Međutim, status i ovlaštenja svakog od njih mogu varirati. Jedan stručnjak može biti odgovoran za sekretarske funkcije, drugi može biti menadžer kancelarije, a treći može pratiti menadžera na događajima. Istovremeno, HR menadžeri mogu prakticirati zamjenjivost zaposlenih u okviru relevantnih područja aktivnosti.

Učitavanje...Učitavanje...