Métier d'assistant personnel de cadre : qu'y a-t-il d'intéressant et de prometteur dans ce métier ? Aperçu du métier d'assistant personnel d'un cadre sur Internet

Ils racontent qu'autrefois, avant de donner un jour de congé à une employée, un patron lui disait de planter sept rosiers sous les fenêtres, de laver les sols, de désherber les parterres, de moudre le café pendant sept semaines et bien plus encore. Qui sait, peut-être qu'ils mentent. C'était il y a longtemps.

« La compétence est la capacité de découvrir et de satisfaire les goûts personnels des supérieurs » (Laurence Peter).

Mais lorsqu'il s'agit de rosiers, les gens sont encore divisés en deux catégories : les premiers vont docilement au jardin, et les seconds essaient de comprendre ce que le patron voulait vraiment dire.

Interpréter les instructions du patron est un art, mais cela peut et doit s’apprendre. Toute tâche de production doit être abordée consciemment. Et cela vaut aussi pour les directives sacrées du patron : meilleur succès Parfois, c'est celui qui lit entre les lignes et interprète correctement les instructions de ses supérieurs qui réussit.

Utile lorsque la question « Pourquoi ? » avant tout « Comment ? », « Quand ? » » et « Que va-t-il m'arriver pour cela ? », mais il n'est pas nécessaire (et parfois même nuisible) de poser directement cette première question au patron. Idéalement, l'objectif est d'apprendre à travailler de manière proactive, en éliminant les tâches manifestement inutiles, mais en même temps sans nuire à vous-même ni à votre entreprise.

Je vais le découvrir moi-même

Un jour, je suis sorti en douce pour déjeuner avec Tanya. Nous avons étudié ensemble, puis je me suis tourné vers la voie du journalisme, et elle a traversé la vie avec confiance en tant qu'assistante du directeur général d'une grande agence de voyages. Les plats chauds n'avaient pas encore été apportés et son téléphone portable l'appelait déjà avec insistance depuis son sac à main.

Tanya ouvrit le journal à la vitesse de l'éclair et commença à écrire quelque chose, répétant de temps en temps : "Oui. D'accord. Je ferai tout... Oui ! Certainement ! Certainement !" Après avoir écrit deux pages, elle mit fin à la conversation et demanda une minute supplémentaire pour mettre de l'ordre dans ses notes.

Elle l'a lu attentivement pendant environ 10 secondes, puis a barré un bon tiers des points et marqué la moitié des points restants avec un plus. J'ai été surpris, mais Tanya a rapidement mis les points sur les i.

Lorsqu'on lui a demandé comment devenir directrice adjointe, elle a répondu qu'elle était guidée par un principe simple : avant de commencer une tâche, il faut se demander pourquoi elle est nécessaire. La réponse transfère automatiquement un certain nombre d'instructions vers la liste des instructions facultatives.

Disons que si le patron demande à faire une analyse de prix auprès de plusieurs entreprises de la région, alors il va probablement rénover les locaux, mais n'est pas encore prêt à lui en parler. Pas prêt - et je n'en ai pas besoin, elle l'a deviné elle-même.

Elle a également un ami dans une agence de construction qui trouvera le meilleur bureau pour meilleur prix, ce qui signifie qu'une analyse n'est pas nécessaire (l'essentiel est de formuler correctement votre proposition). Le résultat est moins plusieurs heures de travail minutieux.

Comment devenir manager adjoint : portrait psychologique

Assistant personnel du manager - profession sur ce moment assez demandé. Cela est principalement dû au développement d'une économie de marché, car dans des conditions de concurrence féroce, la situation financière de toute entreprise dépend de décisions de gestion correctes et opportunes.

Le succès d'un administrateur dépend en grande partie des compétences, des compétences en gestion d'entreprise et des qualités personnelles du fiduciaire. Un directeur adjoint, dont les responsabilités varient considérablement des questions de bureau banales aux décisions opérationnelles, deviendra un employé indispensable, le « bras droit » du patron, et surtout, le garant de l'accomplissement des tâches assignées dans les délais.

Lorsqu'il choisit un « bras droit », un chef d'entreprise prête souvent attention non pas à l'éducation, mais aux qualités humaines personnelles. Très probablement, la préférence sera donnée à une personne ayant moins d'expérience, mais avec des opinions similaires, qu'à un spécialiste avec d'excellentes recommandations, mais des convictions de vie différentes.

Un directeur adjoint, dont les responsabilités sont presque impossibles à formuler, doit avoir la capacité de lire dans les pensées et de déterminer l'humeur du patron au premier coup d'œil. Effectuez toutes les tâches, quels que soient les détails - il peut s'agir de missions de nature personnelle. Si vous êtes une personne sentimentale et que vous prenez toujours tout personnellement, alors ce travail n'est pas fait pour vous.

Le directeur adjoint ne doit pas prêter attention au mécontentement et aux pannes du patron. L'assistant doit être dévoué et fidèle à ses supérieurs. Son travail, outre la rémunération monétaire, est motivé par un seul objectif : accroître le bien-être et la compétitivité de l'entreprise dans son ensemble.

Un directeur adjoint, dont les fonctions incluent la négociation et la conclusion des contrats en l'absence du directeur général de l'entreprise, est en quelque sorte le visage de l'entreprise. C'est par cela que les concurrents jugent la situation et que les clients et partenaires prennent des décisions concernant la coopération.

Matériel vidéo sur le sujet de l'article

Ce que tout leader devrait être capable de faire :

Responsabilités d'un assistant personnel :

Comment se déroule l'entretien :

Responsabilités professionnelles assistant (assistant) du directeur général– il s’agit avant tout d’une assistance au dirigeant de l’entreprise. La description de poste d'un assistant (assistant) du directeur général peut inclure des exigences spécifiques (par exemple, la connaissance de deux langues étrangères) et des responsabilités. Dans tous les cas, un exemple de description de poste d'assistant (assistant) du directeur général vous aidera à rédiger un document personnel.

Description du poste d'assistant du directeur général
(Description de poste pour le directeur général adjoint)

J'APPROUVE
PDG
Nom de famille I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Dispositions générales

1.1. L'assistant (assistant) du directeur général appartient à la catégorie des spécialistes.
1.2. Un assistant (assistant) du directeur général est nommé au poste et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. L'adjoint au directeur général rapporte directement au directeur général de l'entreprise.
1.4. Pendant l'absence de l'assistant (assistant) du directeur général, ses droits et responsabilités sont transférés à un autre fonctionnaire, comme annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Est nommée au poste d'assistant (assistant) du directeur général une personne qui remplit les conditions suivantes : formation - enseignement supérieur ou supérieur incomplet, expérience dans un travail similaire d'au moins un an, connaissance du matériel de bureau (fax, copieur, scanner , imprimante), programmes Microsoft Office (Word, Excel), travail de bureau.
1.6. L'assistant (assistant) du directeur général est guidé dans ses activités par :
- les actes législatifs de la Fédération de Russie ;
- La charte de l’entreprise, le règlement intérieur du travail et autres règlements de l’entreprise ;
- les ordres et instructions de la direction ;
- cette description de poste.

2. Responsabilités professionnelles de l'assistant (assistant) du directeur général

L'adjoint au directeur général exerce les responsabilités suivantes :
2.1. Planifie la journée de travail du Directeur Général (réunions, appels, accueil, etc.).
2.2. Assure un support technique pour les activités du Directeur Général (commande de transport, de billets ; organisation de réunions, négociations, etc.)
2.3. Accompagne le directeur général lors de réunions, de voyages, etc.
2.4. Participe aux négociations, aux réunions d'affaires, aux réceptions spéciales; tient des procès-verbaux et d’autres documents documentant les progrès et les résultats des réunions et des négociations.
2.5. Au nom du directeur général, coordonne les problèmes individuels avec les employés divisions structurelles, leur communique les instructions et ordres du gérant ; contrôle l’exécution des instructions et des ordres.
2.6. Recueille les documents et les informations nécessaires au directeur général, prépare les documents analytiques, informatifs, de référence et autres et les présente au directeur.
2.7. Effectuer le travail de bureau, recevoir la correspondance reçue pour examen par le directeur général, accepter les documents et déclarations personnelles pour signature du directeur général, tenir leurs dossiers et leur enregistrement et les transmettre au gestionnaire.
2.8. Prend rendez-vous avec le gérant et organise l'accueil des visiteurs.
2.9. Au nom du directeur général, rédige des lettres, des demandes et d'autres documents.
2.10. Effectue les travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le Directeur Général (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.11. Effectue les missions officielles individuelles du directeur général.

3. Droits de l'assistant (assistant) du directeur général

L'assistant (assistant) du directeur général a le droit :
3.1. Recevoir des informations, y compris des informations confidentielles, dans la mesure nécessaire à la résolution des tâches assignées.
3.2. Soumettre des propositions à la direction pour améliorer votre travail et celui de l'entreprise.
3.3. Demander personnellement ou au nom du dirigeant aux services de l'entreprise et à d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions officielles.
3.4. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents générés par les activités de l'entreprise.
3.5. Prenez des décisions relevant de votre compétence.

4. Responsabilité de l'assistant (assistant) du directeur général

L'assistant (assistant) du directeur général est chargé de :
4.1. Pour inexécution et/ou exécution intempestive et négligente de ses fonctions officielles.
4.2. Pour non-conformité instructions actuelles, ordonnances et instructions relatives à la conservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, de la discipline du travail, des règles de sécurité et de sécurité incendie.

) est un collaborateur indispensable pour un manager. Il remplit tellement de fonctions et dispose de pouvoirs si grands qu’il devient en fait la deuxième personne de l’entreprise. Il est presque impossible de formuler pleinement ses responsabilités professionnelles. Trouver un assistant personnel pour un manager spécifique est une tâche « mission impossible », cela devient donc très difficile.

Mon expérience de travail dans une agence de recrutement m'a donné une vision particulière de ce métier incroyable.

PÉNURIE D'ASSISTANTS PERSONNELS QUALIFIÉS SUR LE MARCHÉ DU PERSONNEL

Un assistant personnel est une sous-espèce distincte dans la hiérarchie des spécialités administratives.

En règle générale, les sites de recherche d'emploi publient des offres d'emploi avec un ensemble standard d'exigences - gestion des documents et travail d'organisation. Les postes vacants tels que les jumeaux sont similaires, à l'exception de la taille de l'entreprise et du domaine d'activité. Mais en réalité, il existe des exigences tacites et spécifiques pour le poste. grande quantité. Elles ne figurent pas dans les descriptions de poste sur les sites Internet, mais ce sont ces exigences qui sont déterminantes dans la sélection des candidats.

Lors d'une réunion personnelle avec l'employeur et d'une discussion de fond sur ces postes vacants, des « notes marginales » apparaissent - une longue liste d'exigences non publiées dans le poste vacant, qui déterminent la stratégie de recherche d'un candidat pour le poste vacant RA. Voici des exemples d'exigences exotiques : rapidité de comptage manuel des billets ; présence d'une catégorie sportive ; capacité à compter dans sa tête; expérience dans la gestion de projets d'investissement; connaissance cadre législatif; excellente connaissance de toutes les marques premium ; base de données de contacts pour les propriétaires de restaurants d'élite. Exigences habituelles : hauteur (timbre) de la voix, taille, poids, taille des vêtements, connaissance des langues, etc.

Le manager propose également une liste supplémentaire d'exigences concernant les qualités personnelles de l'assistant, qui est peut-être la plus étendue. Dans le même temps, les exigences officielles en matière de compétences et d’expérience professionnelles ne perdent pas leur importance.

Il s’avère donc qu’il n’existe que quelques candidats idéaux sur le marché et qu’il est très difficile de sélectionner un RA pour un manager.

Mais pour chaque employeur, l'idéal d'un assistant est différent, mais il y a une constante : chacun a besoin d'un assistant fiable, dévoué et responsable, capable d'assumer toutes les tâches d'organisation et d'information, libérant le manager de perdre du temps et résolvant habilement les normes et problèmes non standards.

DIFFÉRENCES ASSISTANT PERSONNEL DES AUTRES PROFESSIONNELS ADMINISTRATIFS

Avant de décrire les différences, définissons les types de postes administratifs. Il est important de comprendre de quel type de professionnel administratif nous parlons et quelles fonctions lui sont assignées.

Assistant commercial (BA) (assistant personnel (PA), assistant personnel)- nécessaire au dirigeant ou au propriétaire de grandes entreprises (russes et internationales). Se soumet uniquement à son chef.

Une personne « proche de l’empereur » main droite, confident, « sous-patron ». Planifie un plan et un calendrier de travail, un calendrier d'affaires, un « lien » avec le monde extérieur. Peut être guide, traductrice, nounou, gérante de maison, prévisionniste météo, moteur de recherche, agent de voyages, effectue souvent une partie du travail pour le manager (le patron s'approprie les résultats du travail), possède des connaissances/formations particulières dans le domaine des affaires et des activités du manager et est capable de prendre des décisions de manière indépendante.

secrétaire- nécessaire aux dirigeants de toute entreprise. Rapports à tous les cadres supérieurs. La fonctionnalité est simple : flux de documents, réunions d'invités, thé/café, aide à la vie au bureau, conversations téléphoniques, traitement de la correspondance, exécution d'instructions simples de la direction.

Exigences:âge - environ 23-30 ans, secondaire professionnel ou l'enseignement supérieur(selon le niveau de l'entreprise), le manque d'expérience professionnelle est acceptable, des compétences informatiques, une expérience avec le matériel de bureau, une vitesse de frappe élevée, une connaissance de l'étiquette des affaires et, si nécessaire, la connaissance d'une langue étrangère sont requises. Qualités personnelles : responsabilité, diligence, bonne volonté, capacité à effectuer un travail monotone.

Assistant secrétaire- nécessaire pour un manager avec un effectif d'entreprise de 50 personnes maximum. Se soumet au chef. Combinant les fonctions de secrétaire avec les fonctions partielles de directeur adjoint. Exécuter les instructions simples du gestionnaire.

Exigences: enseignement supérieur supérieur ou incomplet, âge - environ 25-32 ans, vitesse de frappe élevée, capacité à utiliser du matériel de bureau, expérience professionnelle similaire d'au moins un an. Qualités personnelles : diligence, responsabilité, discipline, capacité à effectuer un travail monotone.

Responsable administratif- nécessaire pour les entreprises de taille moyenne employant 30 personnes ou plus. Relève à la fois du directeur et des cadres supérieurs. Responsable de la logistique du bureau, tient à jour la documentation primaire et peut exercer les fonctions de secrétaire (réunion des invités, passation d'appels, flux de documents).

Exigences:études supérieures, âge - 25-35 ans, expérience dans un travail similaire, compétences organisationnelles. Qualités personnelles : sociabilité, convivialité.

Secrétaire d'accueil- nécessaire pour les entreprises employant 50 personnes ou plus, avec un grand nombre de visiteurs. Relève du directeur administratif, du directeur adjoint, du chef de bureau, de l'équipe de direction. Effectue des tâches techniques : rencontrer des invités, thé/café, appels, interaction avec les coursiers/chauffeurs.

Exigences: bonnes caractéristiques externes, âge - 22-27 ans, le manque d'expérience professionnelle est acceptable, capacité à utiliser du matériel de bureau, un mini-PBX. Qualités personnelles : convivialité, sociabilité, résistance au stress, sourire.

Dans la description des postes administratifs, malgré la similitude des responsabilités, il existe une différence principale : la tâche principale du secrétaire est de gérer le flux d'informations, et la tâche principale de l'assistant personnel est de gérer la productivité du manager.

Il existe un certain nombre de facteurs distinctifs qui vous aideront à comprendre la classification de ces postes :

Nos conseils

Lors de l'entretien, clarifiez toujours l'éventail des tâches exercées, la disponibilité et l'étendue des missions personnelles, l'horaire et le niveau de salaire, car certains employeurs ne voient aucune différence entre les postes de « secrétaire » et d'« assistant personnel ».

QUE DOIT SAVOIR UN ASSISTANT PERSONNEL ?

Afin de correspondre au mieux à un niveau élevé de leadership, les AM doivent posséder certaines compétences, qualités et capacités, un type de caractère et, peut-être plus important encore, un type de personnalité particulier. Alors que doit pouvoir faire un « one-man-band », ce « soldat universel » et « gadget multifonctionnel » ?

Compétences professionnelles:

• la gestion des dossiers;
• gestion du temps;
• organisation d'événements professionnels;
• travailler en tant qu'adjoint (fonctions à la deuxième personne);
• littératie financière;
• gestion du secrétariat;
• entretenir des contacts d'affaires;
• aide au voyage ;
• travailler comme traducteur;
• gestion des affaires personnelles du manager (accompagnement personnel)

Regardons-les de plus près.

La gestion des dossiers:

• travailler avec des documents est la préparation compétente à tous points de vue de lettres commerciales, de documents, de déclarations, de contrats, de commandes, de rapports divers, etc.
• si nécessaire, éditer les lettres et papiers établis par le patron, émettre les ordres, préparer les présentations et les projets de documents ;
• travailler avec le courrier : trier le courrier du patron par importance et urgence, savoir où transmettre les lettres, qui doit répondre à quoi, à qui demander gracieusement et à qui exiger strictement.

Gestion du temps:

• établir et planifier un planning, prioriser les tâches, suivre les plannings ;
• enregistrer les tâches et les rappeler au responsable, l'informer des délais, des réunions, des voyages et autres événements professionnels ;
• organisation optimale de la journée de travail du manager ;
• planifier votre propre temps de travail.

Organisation d'événements de travail :

• préparation de réunions, négociations, conférences, présentations nécessitant la participation du manager ;
• tenir des procès-verbaux, envoyer des notifications et des lettres d'invitation aux participants à des événements, fournir des informations sur les résultats des réunions ;
• organisation de déplacements professionnels.

Travailler en tant qu'adjoint (fonctions de deuxième personne) :

• avoir une parfaite connaissance non seulement des connaissances et compétences professionnelles de base, mais également certaines connaissances dans champs variés;
• capacité à gérer : organiser les employés (y compris les hauts fonctionnaires de l'entreprise), influencer les chefs de service et contrôler la mise en œuvre des tâches ;
• superviser des projets commerciaux individuels ;
• résoudre de manière indépendante certains problèmes commerciaux (par exemple, concernant la tenue de certaines réunions) ;
• être un représentant du manager lors d'événements professionnels, exprimer sa position et répondre aux questions ;
• agir au nom du patron, être capable de négocier et de négocier correctement ;
• agissez de manière décisive, n'ayez pas peur d'assumer vos responsabilités.

Gestion du Secrétariat :

• définir les tâches des chauffeurs et des coursiers, effectuer des achats pour des événements, combiner les fonctions de chef de bureau ;
• rédiger des accords avec les fournisseurs, contacter l'autorité nécessaire pour résoudre rapidement les problèmes avec le support technique pour le processus de travail ;
• système de survie pour le bureau du directeur et la zone d'accueil.

Entretenir des contacts commerciaux :

• être capable de gérer les flux d'informations (savoir qui et quand peut être connecté/transmis au patron, qui peut être transféré à une autre personne responsable, et prendre presque toujours ces décisions de manière indépendante) ;
• se tenir au courant de tous les événements de l'entreprise ;
• protéger le manager des contacts inutiles sans nuire à l'image du patron et de l'entreprise ;
• résoudre tous les problèmes dans les plus brefs délais - et toujours avec un résultat positif ;
• Féliciter les clients de l'entreprise et maintenir le contact avec eux.

Aide au voyage :

• organisation des affaires et des déplacements des cadres (visas, réservation de billets de train et d'avion, transferts, hôtels) ;
• organisation de la logistique la plus complexe des vols et charters dans les deux sens ;
• connaissance personnelle des dirigeants des compagnies aériennes ;
• préparations de voyage : de l'achat de billets, à la commande de transferts, de dîners jusqu'au choix de cadeaux. Chaque voyage est accompagné d'un programme spécifique, écrivant un « scénario » pour le voyage - des réunions et événements à l'heure exacte du dîner dans un restaurant selon un menu spécifique ;
• contrôle des entrepreneurs et des services dans d'autres pays ;
• un suivi attentif des prix de location de voitures de luxe, de yachts, d'avions d'affaires, la possibilité de négocier des remises.

Travailler comme traducteur :

• traduction lors de réunions d'affaires;
• traduction écrite de documents;
• conduite correspondance commerciale dans une langue étrangère.

Gestion des affaires personnelles du manager (accompagnement personnel). Un assistant personnel est appelé « personnel » pour une raison : sa fonctionnalité inclut la résolution non seulement de tâches de travail, mais également de tâches personnelles du manager :

• vous devez naviguer dans différentes zones de services de luxe - des restaurants aux cadeaux ;
• si le manager a des enfants, surveiller le travail des nounous/enseignants/tuteurs, contrôler la fréquentation des clubs/sections/classes ;
• organisation des loisirs - des recommandations de pays et de lieux au contrôle quotidien de la nourriture et des mouvements (y compris l'organisation de voyages en avion, jets d'affaires, yachts, navires) ;
• organiser l'entretien des maisons de campagne, l'interaction avec le personnel de service ;
• organisation événements médicaux(inscription aux examens préventifs, organisation des opérations, des recherches, des traitements, contrôle de la prise dans les délais des médicaments prescrits) ;
• excellente connaissance des marques de luxe et des marques de vêtements/chaussures/accessoires - haute couture, prêt-à-porter, interaction avec des créateurs de mode célèbres et des maisons de couture étrangères, travail avec des mesures personnelles ;
• connaissance des meilleurs sculpteurs, artistes, antiquaires russes, puisqu'il faut souvent acheter leurs œuvres en cadeau ;
• organiser les loisirs sportifs du patron : fabrication d'équipements sur mesure selon des mesures personnelles, achat des dernières collections d'accessoires ;
• surveiller l'ouverture de nouveaux restaurants, terrains de golf, courses de voitures de sport, horaires des hippodromes et événements marquants ;
• organiser un accompagnement similaire pour les proches du patron, ses parents, amis, partenaires, etc.

Et voici à quel point un poste vacant typique semble modeste, qui implique toutes les fonctions ci-dessus :

Responsabilités:

• soutien administratif et organisationnel aux activités du gestionnaire;
• participation directe aux négociations, réunions d'affaires, réceptions, réunions, projets ;
• conduite de correspondance commerciale (y compris en anglais), traduction orale et écrite ;
• organiser/fournir des voyages d'affaires et personnels pour le manager ;
• tenue des dossiers, flux de documents et correspondance ;
• collecte et préparation de documents analytiques, d'informations, de référence et autres pour le gestionnaire ;
• communiquer les instructions, instructions, instructions du manager aux chefs de service, contrôler leur exécution avec précision dans les délais ;
• effectuer les missions personnelles du gérant ;
• déplacements professionnels (accompagnement du manager lors de réunions et déplacements)

En effet, la fonctionnalité et le nombre de tâches ne peuvent être décrits et répertoriés lors d'un entretien. Préparez-vous à ce que des tâches inattendues vous « rattrapent » déjà en cours de travail et tombent comme du sable.

Et le responsable attendra de votre part une solution rapide et professionnelle.

D’où la volonté de travailler de manière irrégulière, avec un flux d’informations incessant et avec beaucoup de consignes, tout en restant « l’ombre » du patron, lui témoignant du respect

le dévouement et la loyauté maximum sont une combinaison de qualités d'un type particulier de personnes. Ils sont peu nombreux, ils sont donc très appréciés, et plongée profonde dans l'exercice de ses fonctions, souvent au détriment de ses intérêts personnels, est généralement compensé par un salaire décent.

Un système de catalogue de tâches vous aidera à éviter le chaos et la confusion. Elle repose sur la règle des priorités :

1) les instructions liées aux affaires ;

2) ordres personnels du patron ;

3) diverses actualités ;

4) plans à long terme.

Si vous recevez plusieurs tâches en une heure absolument impossibles à réaliser en même temps, vous devez informer votre manager de la situation actuelle et lui demander de fixer des priorités.

EXIGENCES POUR UN ASSISTANT PERSONNEL

Les exigences pour un PA sont constituées des tâches et de l'étendue des compétences fonctionnelles qui sont déterminées par le manager : l'assistant peut être pleinement impliqué dans l'entreprise, ou peut être embauché exclusivement pour organiser l'espace personnel du manager. Pour certains, il n'est pas important d'avoir une formation supérieure spécialisée, d'autres nécessitent avant tout une connaissance des langues, pour certains, il est important de savoir quel type de café l'assistant prépare ou à quoi il ressemble.

Mais malgré la diversité et la spécificité des tâches dans les différentes entreprises, les exigences clés restent toujours les mêmes.

Exigences:

• enseignement supérieur (les diplômés à temps plein titulaires d'un diplôme spécialisé des cinq meilleures universités ont toujours la préférence) ;
• Au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire (une expérience de travail avec de hauts fonctionnaires est toujours souhaitable) ;
• connaissance courante de la langue requise (souvent un niveau de locuteur natif est requis) ;
• Volonté de voyager et de travailler selon des horaires irréguliers ;
• âge (non spécifié dans les postes vacants, mais constitue la condition la plus importante) ;
• qualités personnelles (chaque employeur a ses propres souhaits, les principaux : diligence, esprit d'analyse, capacités de communication, haute efficacité, discours compétent)

Discours grammaticalement correct. La pratique montre que les AP les plus performants sont les diplômés des universités linguistiques. L'éducation financière et juridique est également demandée, mais il est important que l'assistant parle couramment une langue étrangère et ait une excellente connaissance du russe, qu'il ait développé un discours et un vocabulaire riche.

Haut niveau culturel. Un haut niveau culturel est la qualité la plus recherchée d’un assistant personnel. Vous pouvez rapidement maîtriser les fonctionnalités et acquérir les compétences nécessaires, mais la culture s'acquiert dès l'enfance et se forme au fil des années. Par exemple, les employeurs moscovites choisissent rarement des candidats provenant d’autres villes. Ils ont le préjugé selon lequel le comportement des filles en visite, même avec une bonne éducation, a une touche de provincialisme, leur discours est caractérisé par un dialecte spécial, un accent, un accent irrégulier et les fonctions représentatives d'un assistant sont extrêmement importantes, bien qu'il y ait de nombreuses exceptions ici.

Comment concilier un horaire de travail irrégulier avec la famille et les enfants n’est pas clair. Mais si vous pratiquez avec succès une telle combinaison, alors avoir une famille est un avantage. Les enfants doivent avoir plus de trois ans.

Âge. Il y a beaucoup de subjectivité dans les conditions d’âge pour un assistant personnel. Certains managers se basent sur des normes esthétiques et privilégient la jeunesse. Mais le plus souvent, nous travaillons avec des entreprises dont les dirigeants font consciemment des choix en faveur des femmes âgées.

Les sociétés sérieuses sont toujours associées à d’importantes transactions financières et à une grande responsabilité juridique. De plus, les clients sont satisfaits de l'image de stabilité de l'entreprise. En ce sens, la beauté aux longues jambes est nettement inférieure à une femme d'affaires respectable qui a l'expérience de travailler dans des situations complexes et responsables et sait comment « prendre un coup de poing » professionnellement.

« Ressentez » le patron. Peut-être le plus facteur important. Pour travail réussi une compatibilité psychologique totale avec le leader est requise. Pour ce faire, l’assistant doit au moins posséder certaines qualités.

« DEVONS-NOUS FAIRE UNE ENQUÊTE ?

Les principales exigences d’un assistant personnel sont la loyauté et le dévouement. Tout d'abord - au manager, puis à l'entreprise dans son ensemble.

L'assistant est le plus proche possible du chef et de sa famille, ce qui signifie qu'il doit être fiable comme un roc, persistant, comme un éclaireur lors d'un interrogatoire, et attentionné, comme une mère.

Afin de savoir ce qui est le plus important pour un manager dans la personnalité d'un RA, nous avons mené une enquête. 100 grandes entreprises y ont participé, dont 70 % de propriétaires et 30 % de salariés. directeurs généraux. Nous avons demandé de répondre aux questions : « Quelles qualités doit avoir un assistant personnel ? À quoi devrait ressembler un assistant efficace pour vous ? Les mêmes questions ont été posées aux assistants personnels pour tenir compte des avis des deux côtés.

Voici ce que nous avons obtenu :

Dévotion absolue - 22%. La plupart qualité importante pour les dirigeants, cela s'est avéré être une question de loyauté. La loyauté, travailler pour une idée et non pour de l'argent, la capacité de lire les pensées d'une première personne, de déterminer la mauvaise humeur du patron au téléphone, de ne pas prêter attention à l'insatisfaction qui vous est adressée lorsque l'irritation accumulée se répand en raison de l'irresponsabilité des subordonnés , malhonnêteté des partenaires, problèmes avec les proches, météo inadaptée, etc.

Une caractéristique distinctive d'un assistant fidèle est une volonté sincère et constante d'aider, même si la solution à un problème donné n'est pas précisée dans le contrat.

Ainsi, les managers, évoluant horizontalement ou verticalement dans leur parcours professionnel, emmènent souvent avec eux un assistant personnel, avec lequel ils entretiennent une relation de travail privilégiée.

Efficacité - 20%. Responsabilité, ponctualité. Ce qui est important ici, c'est l'exécution précise de la tâche sans initiative, initiative ou opinion personnelle. Difficulté : il n'y a qu'une seule tentative pour entendre et comprendre la tâche et un minimum de temps pour la faire clairement ; personne ne le répétera deux fois.

Intelligence - 19%. Il s'agit d'une position proactive et de la capacité de prendre le pouls, d'entretenir une conversation avec des partenaires sur la situation politique et économique actuelle du pays et du monde, de la capacité de comprendre comment fonctionne telle ou telle innovation technique, de la capacité de multitâche, débrouillardise, réaction rapide dans des situations atypiques, ingéniosité, intelligence, esprit analytique.

Capacité à stocker des informations - 13%. Le degré de confiance dans un assistant personnel est, en règle générale, très élevé : il se voit confier des cartes de paiement et des codes PIN, diverses informations confidentielles, les assistants participent à la résolution des problèmes de la vie personnelle du manager. La clé de la confiance est de maintenir la subordination, les capacités d’écoute et le maintien de la confidentialité.

Contacts - 11%. Connexions, base de données des bonnes personnes/organisations. Les connaissances personnelles des gérants de restaurants, de centres de yachts et de compagnies aériennes, d'hôtels, de fondations, de clubs VIP sont importantes - cela permet de résoudre rapidement et efficacement les problèmes du patron.

Compétences en communication - 8%. Mobilité, efficacité, adaptabilité, capacité à trouver un langage commun avec des personnes de statut complètement différent. Un assistant personnel est considéré à juste titre comme un génie de la communication.

Il peut gagner les faveurs de presque n'importe qui, mettre une personne grossière à sa place, résoudre n'importe quel conflit et en même temps rester une personne charmante et respectée.

Bourreau de travail - 5%. Capacité à travailler activement selon des horaires irréguliers.

Initiative - 2%. L'initiative est un trait de personnalité stable avec un désir conscient et déterminé de mettre en œuvre ou de transformer quelque chose. Les gestionnaires ont noté que l'initiative de l'assistant interfère avec le processus de gestion et gêne le patron, car si un assistant peut organiser son patron, défendre sa position en communication avec lui, être convaincant et constructif, alors il n'est pas clair qui est le patron.

La tâche de l'assistant n'est pas le désir de devenir une unité commerciale prospère avec des idées, mais le désir d'aider le gestionnaire en exécutant avec précision les commandes et en mettant en œuvre ses initiatives.

Apparence. Pour la plupart des managers, l'apparence n'est pas importante - bien au contraire : ils essaient d'éviter les assistants brillants et « décoratifs » qui auront l'air comiques dans une entreprise sérieuse avec des clients respectables. Les mentions d’apparence « présentable » se retrouvent dans une annonce sur dix. Le plus souvent, ces postes vacants proviennent de petites entreprises. Dans les postes vacants d'assistants personnels des propriétaires de grandes entreprises, il n'est pas fait mention d'apparence.

Nous analysons les résultats de l’enquête des deux côtés.

Portrait d'une assistante selon les managers- un interprète dévoué, intelligent, moyennement sociable, peu bavard, efficace.

Portrait d'un assistant selon les assistants- un leader d'initiative, à l'apparence brillante, un génie de la communication et des idées.

Le tableau montre que les réponses des assistants sont fondamentalement différentes de la vision des managers. C'est le principal problème des candidats (et des assistants déjà en poste) qui ne comprennent pas ce que le manager attend réellement de son assistant.

En nous basant sur les réponses et les souhaits des managers issus de l'enquête et en renforçant cela par notre pratique de travail avec les exigences des postes vacants, nous sommes convaincus que les compétences professionnelles seules ne suffisent pas pour travailler en tant qu'assistant personnel. Ce poste valorise haute intelligence, éducation, expérience de vie, capacité à naviguer rapidement situations extrêmes, érudition, esprit vif, sens de l'humour, dévouement et doté d'excellentes capacités de communication avec possession d'informations détaillées - la capacité de se taire.

Qualités personnelles d'un assistant :

• la capacité d'obéir, de ressentir l'ambiance ;
• la capacité de prédire la réaction du leader ;
• compétences en communication;
• compétences organisationnelles;
• multitâche;
• débrouillardise, réaction rapide;
• résistance au stress;
• capacité à stocker des informations;
• érudition, connaissance de divers domaines;
• haute efficacité;
• convivialité, sourire;
• désir de se développer (développement personnel);
• diplomatie;
• précision;
• connaissance de l'étiquette

COMMENT PASSER UN ENTRETIEN AVEC LES AGENCES DE RECRUTEMENT ?

Lorsque vous consultez les offres d'emploi, vous devez non seulement tenir compte des sites de recherche d'emploi, mais également contacter les agences de recrutement, car toutes les offres d'emploi ne sont pas publiées sur Internet.

Presque toutes les grandes et moyennes entreprises connues sur le marché essaient de ne pas annoncer la recherche d'un assistant, surtout si le propriétaire de l'exploitation a besoin d'un assistant. Si le motif du poste vacant est le remplacement d'un employé existant,

alors la position devient généralement strictement confidentielle, et il est impossible de connaître son existence. Dans de tels cas, l'agence elle-même vous contactera si votre CV figure dans sa base de données.

L'interaction avec une agence de recrutement pour un poste vacant présente de nombreux avantages :

• ils vous parleront en détail de l'entreprise, des spécificités de l'entreprise, de la personnalité du dirigeant et de quelques exigences supplémentaires ;
• fournira des conseils gratuits sur la façon de se comporter lors d'un entretien avec un employeur ;
• vous aidera à modifier et formater correctement votre CV ;
• Ils vous donneront un certain nombre de recommandations sur la façon d’aborder une réunion.

Lorsque vous démarrez des contacts avec une agence de recrutement, n'oubliez pas que dès la première minute d'interaction, vous êtes déjà évalué et vous subissez déjà des tests « secrets ». Communiquer avec vous sur e-mail, le consultant de l'agence tire les premières conclusions sur la correspondance et le style de présentation des informations. Cela s'applique également à la communication téléphonique - le timbre de la voix, la diction, la convivialité, le sérieux et la rapidité de réaction sont importants. Avant le premier rendez-vous, vous passez un test de ponctualité et de sang-froid.

Il faut se préparer au concours et rappeler qu'un nombre colossal de candidats sont considérés pour ces postes vacants qui répondent aux exigences formelles : expérience professionnelle, formation, âge, état civil, apparence, performance, résistance au stress, connaissance des langues étrangères. langues, etc

Ensuite le candidat est testé selon différentes méthodes (tests, questionnaires, graphologie, physionomie, langue des signes). Ceci est fait afin de déterminer qualités personnelles et le type de tempérament du candidat, identifier les qualités absolument incompatibles avec ce métier et avec ce manager, et comprendre s'ils peuvent trouver un langage commun.

Du coup, parmi des centaines de candidats, nous parvenons à en sélectionner quelques-uns, mais, malgré la longueur et le parti pris de la sélection au sein de l'agence, vous aurez une série de rendez-vous tout aussi biaisés avec l'employeur.

En règle générale, en attribuant un poste vacant à un assistant personnel, l'employeur se décharge de tout le travail complexe et minutieux de sélection des candidats sur la base de leurs compétences professionnelles et se réserve une fonction finale importante - la sélection en fonction de leur compatibilité psycho-émotionnelle. avec le gérant.

Même si vous disposez déjà d’une vaste expérience en recherche d’emploi, n’oubliez pas que vous devez vous préparer à l’avance pour chaque nouvel entretien :

• vous devez étudier toutes les informations disponibles sur l'entreprise et le dirigeant, lire des interviews, des discours, des articles du futur patron et tirer des conclusions par vous-même ;
• préparer histoire courte sur vous-même (une histoire sur la famille et les activités/occupations des parents doit également être préparée - c'est un indicateur des valeurs de vie d'une personne) ;
• le succès dépend des capacités de présentation de soi.

Faites votre promotion avec tous les attributs de la publicité marketing. Inutile de décrire vos points forts et de lister vos fonctions (tout cela est déjà dans le CV). Parlez des avantages que vous pouvez apporter à votre manager, parlez des victoires sur votre ancien lieu de travail, des personnes de haut niveau avec lesquelles vous avez interagi, des événements à grande échelle que vous avez organisés - confirmez votre professionnalisme et vos réalisations par des faits ;

• Il est nécessaire de formuler brièvement les raisons de votre départ de votre ancien emploi. Vous aurez également besoin d’une explication des raisons pour lesquelles vous souhaitez devenir assistant de ce manager en particulier ;
• Ils mèneront certainement un entretien basé sur les compétences, c'est-à-dire il vous sera demandé de décrire cas réels de votre pratique, dans laquelle vous avez montré vos qualités et vos miracles d'intelligence. Vous devez vous souvenir à l'avance de toutes les situations difficiles, vous rappeler quelques bons exemples. Préparez des exemples honnêtes d’échecs. Ils peuvent également être interrogés à leur sujet, et ici il est important de montrer que vous avez corrigé vous-même l'erreur ;
• il existe une probabilité absolue qu'ils mènent avec vous un entretien situationnel (sur la base de cas). Il vous sera proposé et décrit une situation similaire à celles qui peuvent se présenter dans la pratique ; vous devrez donc trouver la bonne issue et la bonne solution. Voici des exemples de cas :

Exercice 1. Votre patron est en route pour l'aéroport, le temps est limité et soudain il découvre qu'il a perdu téléphone mobile. Il y a eu plusieurs réunions avant cela, et il ne sait pas exactement où il l’a laissé, et le vol est possible. Le patron vous appelle depuis la voiture, depuis le téléphone de son chauffeur, et vous dit qu'il attend des appels importants dans les 30 prochaines minutes, mais il n'y a pas de téléphone. Vos actions?

Tâche 2. Il est nécessaire de louer une Porsche pour voyager en Italie. Comment économiser de l’argent ?

Tâche 3. Sur instructions de votre patron, vous conduisez votre voiture pour vous rendre à un rendez-vous urgent avec un partenaire important et, dans votre précipitation, vous enfreignez le code de la route. La police de la circulation vous arrête, vous retire votre permis et appelle la police de la circulation. Il reste peu de temps avant la réunion. Vos actions?

Cible: test de vitesse de réaction (à quelle vitesse l'assistant personnel est capable de passer à l'étape suivante), de méthodes de résolution d'un problème (de manière autonome, demander de l'aide à un niveau personnel, impliquer d'autres personnes, etc.).

Au moment de résoudre ce problème, un modèle de comportement apparaît dans situation difficile- la priorité des actions est déterminée (soit résoudre votre problème, soit arriver à un rendez-vous à l'heure), le degré de conflit (j'exigerai, je scandaliserai, je prouverai), la tendance à réorienter la responsabilité (j'appellerai mon patron/partenaire et expliquer la situation, je dirai que je ne peux rien faire), la créativité, l'originalité des solutions proposées, le nombre de solutions alternatives (pensée versionnaire), la présence des compétences et de l'expérience nécessaires pour résoudre des situations similaires .

Tâche 4. Vous voyagez sur instruction de votre patron chez un partenaire que vous ne connaissez pas pour lui offrir un cadeau (que le patron lui-même a apporté au bureau dans une grande et belle boîte). Vous avez l'adresse de l'entreprise, le numéro de téléphone du partenaire à qui le cadeau est destiné, l'heure indiquée pour la livraison du coffret et l'accord du patron selon lequel le partenaire est là et attend.

À votre arrivée, vous découvrez que votre partenaire vient de partir pour un rendez-vous urgent et on ne sait pas quand il reviendra.

Vous n'avez pas beaucoup de temps et vous ne pouvez pas attendre. Les options suivantes sont disponibles au choix :

• repartez avec un cadeau pour la prochaine tâche ;
• appelez votre patron et obtenez des instructions sur la marche à suivre ;
• remettre le cadeau au secrétaire en lui demandant de le transférer au partenaire dès son retour ;
• proposez vos solutions.

Cible: déterminer le modèle de comportement maximum souhaité dans le cadre du poste vacant proposé. Des qualités se révèlent absolument inacceptables pour un futur patron.

Provocation 1. A la fin de l’entretien, la question est posée au candidat : ​​« Évaluez-moi en tant qu’intervieweur sur une échelle de 1 à 10 ».

Cible: Une telle proposition prête le plus souvent à confusion. Après tout, c’est une chose d’évaluer par téléphone la consultation d’un opérateur de services d’une entreprise, et une autre de regarder une personne dans les yeux et de lui dire qu’elle n’a pas fait du bon travail. Ainsi, un assistant personnel est testé pour son courage et sa loyauté.

Provocations 2. Qu'est-ce que 17 % de 258 450 ? Temps de réponse - 3 secondes.

Cible: tester la résistance au stress, l'érudition, l'ingéniosité, surveiller les actions d'un assistant personnel. Sous le stress, les entretiens et le temps limité, les assistants personnels deviennent confus (« Pourquoi devrais-je compter ? Je ne suis pas comptable ! ») et abandonnent immédiatement (« Je ne pourrai pas compter aussi vite »).

• il faut penser à la forme des vêtements, parce que... l'assistant doit avoir un sens du style impeccable. Il faut avoir l'air soigné et soigné, car l'assistant est le visage de l'entreprise, le lien entre le manager et les partenaires commerciaux, les clients et les salariés.

La réussite professionnelle ne dépend qu’à 30 % des compétences professionnelles. Les 70 % décisifs sont la capacité de communiquer avec les gens, de manière amicale et constructive.

La décision interne d'embaucher un salarié est prise dans les 40 premières secondes de communication (la règle des quarante secondes). C’est la toute première impression dont tout le monde est averti. Et vous n’avez pas besoin de penser que la première impression est une belle coiffure, une manucure soignée et une jupe élégante jusqu’aux genoux. Bien entendu, tout cela est important. Mais un recruteur expérimenté n’aura besoin que de deux secondes pour vous accompagner de vos chaussures jusqu’à la racine de vos cheveux. Il vous reste 38 moments importants dont vous devez tirer le meilleur parti et qui détermineront votre réussite.

« COMMENT SAVOIR SI JE SUIS ADAPTÉ À CE POSTE ? »

C'est à chacun de décider d'envoyer ou non votre CV à un poste vacant tentant.

Mais si vous « ne répondez pas » partiellement aux exigences énoncées, il est conseillé d'envoyer votre CV et de perdre du temps uniquement si vous remplissez les exigences clés du poste.

Soulignons les points de « conformité » les plus importants, sur lesquels il est peu probable que l'employeur ferme les yeux.

Expérience. Dans la plupart des cas, avoir une certaine expérience est essentiel. En indiquant dans les exigences la durée de travail dans un poste similaire, l'employeur compte sur un certain niveau de qualification acquis par le candidat. Un assistant travaillant pendant deux ans n'aura pas suffisamment d'expérience pour bien accomplir les tâches requises.

Il existe une forte probabilité d'intérêt pour votre CV si votre expérience professionnelle est inférieure à celle requise, mais obtenue dans de grandes entreprises. Il convient également de souligner particulièrement vos réalisations et la qualité de l'exécution des tâches assignées dans des projets complexes.

Sphère. La connaissance de certaines spécificités de l'entreprise peut être une exigence stricte si l'on s'attend à ce qu'un assistant personnel participe à divers projets d'entreprise. Lors de la clarification de la fonctionnalité, il deviendra clair s'il ne s'agit que d'un souhait basé sur l'idée d'un candidat idéal. Des candidats issus de structures similaires pourront être considérés, mais une expérience dans un domaine similaire sera un atout indéniable.

Taille de l'entreprise. Structure organisationnelle, nombre de niveaux de direction, interaction avec les départements, domaines, divisions, présence de processus de fusion et de diversification de l'entreprise, niveau des fournisseurs, des clients et du marché des concurrents, zones de présence, chiffre d'affaires, profit, personnel de l'entreprise - ce sont les facteurs qui déterminent la qualité et l'expérience des communications d'un assistant personnel, sa compréhension des processus métier, son niveau d'implication dans les activités de l'entreprise. Cela détermine le professionnalisme de l'assistant.

Par conséquent, en règle générale, les grandes entreprises recherchent un assistant provenant d'une entreprise tout aussi grande, sinon l'employé ne sera pas efficace.

La connaissance des langues. Dans les cas où le poste implique de travailler dans Compagnie internationale ou beaucoup de communication avec des collègues ou partenaires étrangers, langue anglaise pour un assistant, c'est le principal outil de travail. Si votre connaissance de la langue n'atteint pas un niveau courant, cela ne sert à rien d'essayer, le premier test confirmera immédiatement la perte de temps.

Âge. Le moment est sensible et délicat. Comme vous le savez, il était interdit aux employeurs d'indiquer l'âge des candidats dans les descriptions de poste (clause 6 de l'article 25 de la loi de la Fédération de Russie du 19 avril 1991 n° 1032-1 « sur l'emploi dans Fédération Russe" ; dans l'éd. en date du 29 décembre 2015). Malgré l'interdiction légale, cette exigence est essentielle et décisive, et si le manager est déterminé à embaucher une jeune jolie fille,

il est alors peu probable qu'il accepte d'accepter une femme en âge de préretraite. Malheureusement, l’âge est le motif non officiel de refus le plus courant. Comment savoir si vous avez le bon âge ? Tout d'abord, vous devez être plus prudent : le texte et les allusions au poste vacant indiquent souvent clairement à quelle tranche d'âge il est destiné.

Il existe un schéma : un jeune manager choisit un jeune assistant. Un patron mature avec une femme et des enfants choisit une assistante mature. Pour un leader mûr sans épouse, en règle générale, l'âge de l'assistant n'a pas d'importance. Étudiez le site Internet de l'entreprise : vous y trouverez le plus souvent des informations qui vous aideront à comprendre approximativement les préférences d'âge des managers. Au contraire, votre CV doit indiquer votre date de naissance et comporter une photographie dans un style strictement business.

DEMANDE. SALAIRE. PERSPECTIVES

Le besoin d'un assistant personnel peut survenir :

• lorsque deux ou plusieurs niveaux de subordination apparaissent dans l'entreprise ;
• si le manager a besoin d'entretenir un grand nombre de contacts extérieurs à l'entreprise.

Mais les réalités du marché sont telles qu’aucun manager ne peut se passer d’un assistant personnel. Et plus l'entreprise est sérieuse et plus les tâches de l'entreprise sont importantes, plus le besoin d'un assistant personnel est grand (les hommes d'affaires sont bien conscients de l'importance de cette personne tant pour le dirigeant que pour l'ensemble de l'entreprise).

Selon le niveau d'exigence et la variété des tâches, les assistants perçoivent différentes sommes d'argent :

• 1 500-2 000 $ - tâches standards d'un secrétaire et combinant les fonctions d'un chef de bureau ;
• 2 000-3 000 $ - en plus de ce qui précède : aide au déplacement, soutien administratif, exécution de tâches personnelles individuelles ;
• 3 000-5 000 $ - en plus de ce qui précède : gestion de projets d'entreprise, mise en œuvre des changements, gestion complète des affaires personnelles du patron, gestion et contrôle des affaires de tous les associés ;
• 5 000-6 000 $ ou plus - en plus de ce qui précède : compétences professionnelles entrainement sportif, la présence d'une catégorie en arts martiaux et tir, l'accompagnement personnel du patron à toutes les rencontres.

Il n'y a pas d'évolution de carrière pour le poste d'assistant personnel. Il s’agit véritablement de l’échelon le plus élevé de l’échelle administrative. Et le manager ne vous laissera aller nulle part - le patron valorise davantage un assistant personnel intelligent que les cadres supérieurs. Mais il existe une voie intéressante s'il y a une volonté d'évoluer au sein de ce poste - en maximisant vos compétences et aptitudes professionnelles, en élargissant votre éventail de responsabilités (apparaissant dans les classements des meilleurs assistants personnels), vous saurez et pourrez faire plus, et par conséquent, vos revenus et votre statut seront plus élevés.

Des compétences en communication avec les hauts responsables de diverses entreprises, des compétences organisationnelles, une expérience en matière de documentation commerciale et la capacité d'analyser la situation seront utiles pour un assistant personnel dans le domaine du marketing. Les RH et l'avocat sont quelques autres options de carrière, mais seront nécessaires l'éducation supplémentaire, des cours spécialisés et une séparation difficile avec le patron, car le manager ne lâchera pas son précieux assistant.

Les plus ambitieux améliorent leurs compétences en gestion (s'ils en ont la capacité) et planifient leur la poursuite du développement le président du directeur adjoint, mais ce sont des cas isolés où le patron permet à son assistant d'occuper officiellement ce poste élevé.

Réponses

Exercice 1. Faites immédiatement un renvoi vers vous-même, puis, lorsque des appels importants sont passés, bloquez le numéro du patron et récupérez une nouvelle carte SIM, mais en même temps recherchez le téléphone perdu.

Tâche 2. Louer une Porsche pour une journée en Italie coûte 2 500 €, mais la même Porsche peut être louée pour le même prix en Allemagne pour une semaine. Le chauffeur du patron se rend en Allemagne, y récupère une voiture et la livre au patron en Italie. En Italie, le patron conduit pendant une semaine, puis laisse la voiture, et le chauffeur la décolle et la reconduit. Le résultat est des économies colossales.

Tâche 3. Plusieurs solutions possibles.

Tâche 4. Choisir la première option : en fait, la tâche n'a pas été achevée, et ce choix caractérise l'incapacité d'agir dans des circonstances inattendues.

Choisir la deuxième option : il y a une volonté d'accomplir la tâche assignée en toutes circonstances, mais il y a un manque d'intelligence et d'ingéniosité. Il existe également une tendance à réorienter les responsabilités.

Choisir la troisième option : il y a une volonté d'exécuter la commande, mais les conséquences ne sont pas calculées, car le cadeau est destiné spécifiquement au partenaire, sans parler d'une éventuelle confidentialité.

Provocation 1. La réponse (flatterie, compliments, légères critiques, honnêteté) déterminera dans quelle mesure l'assistant travaillera avec un patron particulier, en tenant compte de son type psychologique et de son style de gestion, car souvent, même de légères critiques à l'égard du patron sont inacceptables.

Provocations 2. L'essentiel pour répondre à de telles questions est de ne pas refuser de donner une réponse immédiate, de ne pas rester silencieux, calculant dans sa tête et souffrant pendant plusieurs minutes. Peut:

• prenez un morceau de papier et calculez le pourcentage ;
• prenez un téléphone portable et calculez sur une calculatrice ;
• commencez à penser à haute voix que 50 % équivaut à environ 130 000, 25 % équivaut à environ 65 000 et 17 % équivaut à environ 50 000. Personne n'a besoin d'une réponse exacte, ce qui est important, c'est votre réaction, votre réflexion et votre ingéniosité dans n'importe quelle situation.

Sa place dans le système de management est souvent évoquée, son rôle dans entreprise moderne beaucoup de choses ont été écrites, sa sphère d'influence s'élargit et sa fonctionnalité devient plus complexe d'année en année. Seul son statut reste inchangé. Assistant - qui est-il ? Que fait-il? Pourquoi sa humble personne attire-t-elle autant l’attention ?

De l'histoire du métier

On pense que les premiers officiers sont apparus dans Rome antique. La jurisprudence romaine, qui développait des formules pour les transactions juridiques, devait les mettre sous forme écrite traditionnelle. Progressivement, le travail mécanique sur des documents juridiques devient non seulement plus indépendant et créatif, mais aussi presque exclusif. Ses représentants à l'époque de la république étaient des scribes et des notarii scribes qui s'occupaient de la mise sous forme documentaire du matériel juridique. Les Scribae étaient au service public, exceptores et notarii - au service des particuliers. La fonction de scribe ne pouvait être exercée que par des citoyens romains non privés de l'honneur civique, mais par des personnes ayant subi la disgrâce. droits civiques, n’a pas eu accès à ce poste. Leur élection était à vie et n'était pas limitée à la durée du service, mais s'étendait à leurs successeurs. Scribae pouvait céder sa place à une autre personne moyennant des frais.

Parmi les scribes les plus compétents, les magistrats élisaient des assistants, dont les fonctions comprenaient la préparation des documents publics (tabulae publicae) et la tenue des comptes publics (rationes), à la suite de quoi ils étaient appelés scribes librarii. Les assistants occupaient une position sociale élevée. L'un des noms qui nous sont parvenus du fond des siècles est celui de l'assistant proche de l'ancien empereur romain Auguste - Mécène, qui exerçait des missions diplomatiques, politiques et privées. Son mécénat de poètes, d’artistes et de scientifiques a fait du nom « Patron » un nom familier.

Qui embauchent-ils comme assistants ?

Un leader d'aujourd'hui est avant tout un leader qui se distingue par son intelligence, sa flexibilité de pensée, sa capacité d'analyse et d'introspection, sa maturité émotionnelle, ses compétences organisationnelles et ses performances étonnantes. Naturellement, un tel leader ne peut exister en vase clos. Il a besoin d'un lien, d'un conducteur de ses idées et de ses tâches, d'une personne qui prendra sur elle la solution de nombreux problèmes et le soulagera du fardeau de la routine. Plus une entreprise se développe rapidement, plus l'entreprise est grande et plus le dirigeant est performant, ce qui signifie que le besoin d'un assistant sérieux devient urgent.

Lors du choix d'un assistant personnel, un manager qui réussit impose les exigences les plus élevées non seulement sur sa formation, ses qualités professionnelles, son expérience professionnelle, ses compétences pratiques, mais aussi sur ses caractéristiques personnelles. Un assistant personnel n'est pas tant un poste qu'un statut particulier de personne de confiance. personne dont un manager a besoin. Un assistant personnel est une personne professionnelle, responsable, capable d'assumer d'énormes responsabilités pour soutenir les activités d'un manager et lui éviter de perdre du temps.

Il est difficile de trouver un assistant véritablement professionnel. Un recruteur expérimenté aborde la sélection d'un assistant personnel en toute responsabilité : il ne considère même pas les propositions de candidats qui changent souvent d'emploi, sans formation, sans expérience professionnelle, et les CV rédigés avec des erreurs grammaticales et stylistiques ne susciteront pas son intérêt.

Il existe une opinion selon laquelle une personne entre 25 et 30 ans peut être assistante. De nombreux experts sont très sceptiques quant à l’établissement de telles limites. Un travail qui exige un stress élevé et une grande concentration impose des exigences particulières en matière de professionnalisme, de stabilité psychologique et de compétences en communication, qui s'acquièrent uniquement par les connaissances, l'expérience et la réputation. C'est pourquoi dans Dernièrement Le poste d’assistant personnel a considérablement « mûri ». En se concentrant sur un ensemble de paramètres et de caractéristiques objectifs et subjectifs, une personne ayant atteint sa pleine maturité personnelle et professionnelle peut être considérée comme un assistant fiable. De ce point de vue, avoir 30 ans n'est pas la fin d'une carrière d'assistant, mais plutôt le point de départ.

Jusqu'à récemment, c'était principalement le beau sexe qui devenait assistant personnel. Aujourd’hui, un assistant masculin n’est plus rare– il se distingue par sa détermination, sa détermination et sa retenue émotionnelle, il possède de l'intelligence et une capacité de réflexion stratégique. À leur tour, les assistantes sont plus résistantes au stress, s'adaptent mieux, ressentent plus subtilement les nuances des relations grâce à leur flexibilité, trouvent rapidement une issue à une situation difficile, sont attentives aux détails et ont la capacité d'écoute, et sont plus patient lors de l’exécution d’un travail de routine. Par conséquent, le choix d'un assistant ne doit pas être basé sur son sexe, mais sur son professionnalisme et un ensemble de compétences.

Les exigences de formation pour un candidat au poste d'assistant personnel ne sont pas trop strictes : il peut être un spécialiste avec une formation supérieure dans n'importe quel domaine, l'essentiel est la présence d'autres composants nécessaires pour exercer la fonctionnalité de ce poste. Le plus souvent, des spécialistes des sciences humaines - spécialistes dans le domaine des affaires touristiques, des relations publiques et du support documentaire à la direction, historiens, traducteurs, journalistes, philologues - réussissent dans le rôle d'assistants. Un assistant peut avoir une formation technique, économique ou juridique - ces spécialistes ont souvent un esprit analytique, démontrent leurs capacités à préparer des revues, des rapports ou à superviser des projets et effectuent des tâches d'une complexité accrue. Et bien sûr, une formation correspondant au profil de l’entreprise est toujours la bienvenue.

Dans le même temps, les exigences en matière d'expérience professionnelle et de compétences professionnelles d'un assistant sont très élevées. Ceux qui pensent qu'il suffit qu'un assistant personnel ait des compétences en secrétariat - connaître une langue étrangère, utiliser un ordinateur, avoir de l'expérience dans la rédaction de lettres commerciales et l'organisation de voyages d'affaires, la réservation de billets et l'organisation de réunions d'affaires - se trompent. En plus de tout ce qui précède, l'assistant doit :

● avoir un esprit analytique et des capacités de pensée logique systématique ;

● avoir une bonne mémoire, avoir des réactions rapides ;

● être travailleur, résilient et résistant au stress ;

● avoir une vision large et un discours compétent ;

● être capable d'assumer des responsabilités ;

● avoir bon goût;

● soyez fidèle aux intérêts corporatifs et aux intérêts personnels de votre dirigeant.

Responsabilités de l'assistant

Les principales responsabilités d'un directeur adjoint sont les suivantes :

● soutien administratif au gestionnaire ;

● planifier la journée de travail du manager, coordonner et soutenir l'organisation des réunions et de l'accueil des visiteurs ;

● support informationnel et analytique du manager : recherche et traitement des informations nécessaires ; préparation d'informations, de documents d'analyse et de présentation, de rapports et de discours, de revues analytiques, de rapports, etc. ;

● mener la correspondance commerciale du gérant ;

● préparation des réunions, conseils, réunions tenues par le dirigeant, formalisation des résultats des réunions d'affaires/négociations ;

● participation aux négociations, réunions d'affaires, réceptions ; accompagner le manager lors de réunions, de déplacements, etc.;

● organisation et mise à disposition de voyages d'affaires et de réunions (logistique des itinéraires optimaux, réservation de billets, chambres d'hôtel, transferts ; assistance visa ; inscription pour participation à des conférences et séminaires ; organisation d'activités de loisirs) ;

● entretenir des relations avec les représentants des sociétés, des entreprises, des organisations, des organismes gouvernementaux et administratifs pour résoudre les problèmes qui ne nécessitent pas la participation directe du dirigeant ; obtenir des documents et des informations auprès des organismes gouvernementaux et de direction au nom du gestionnaire ;

● traductions orales et écrites, soutien linguistique pour les négociations et réunions commerciales ;

● organisation de présentations et d'événements protocolaires, d'activités de représentation ;

●préparation des notes de frais ;

● réaliser les missions personnelles du manager.

Cette liste n'est pas exhaustive, les responsabilités d'un assistant peuvent varier dans une entreprise particulière.

À propos de la confiance

La question de la confiance est la pierre angulaire même, le socle sur lequel repose tout le système de relations « assistant - leader ». Pour de nombreux managers, un assistant n’est pas seulement une personne de confiance, une personne exposée au secret du savoir, mais aussi presque un membre de la famille. Le degré de confiance est parfois si élevé qu'on lui confie des informations confidentielles, des numéros de comptes bancaires, des cartes de paiement et des codes PIN, de grande taille. sommes d'argent, codes de sécurité, sceaux d'entreprise et secrets personnels. C'est pourquoi de nombreux assistants assurent non seulement l'organisation des activités officielles du manager, mais résolvent également ses problèmes familiaux et domestiques : ils achètent des cadeaux pour les membres de la famille, commandent des paniers de fleurs pour les proches, sélectionnent le personnel de maison, organisent les vacances des enfants, etc.

Il est important de rappeler que la confiance est accordée à un assistant qui :

● maîtrise habilement les compétences en communication d'entreprise ;

● sait entendre et écouter ;

● maintient la subordination ;

● maintient la neutralité et la confidentialité ;

● maintient un équilibre entre confiance et conformité, a sa propre opinion, est prêt à défendre sa position, mais comprend bien quand cela est nécessaire et où il doit se retirer.

Avantages et inconvénients du métier

Commençons par là où elles finissent habituellement, en laissant cela modestement « pour plus tard » : la question des salaires. Les exigences très élevées imposées aux candidats au poste vacant « d'assistant personnel du cadre », ainsi que les offres sérieuses des candidats, ont considérablement relevé la barre en matière d'attentes et d'offres salariales. A Moscou, la moyenne approximative salaire pour un directeur adjoint varie de 40 000 à 60 000 roubles, dans les régions - de 20 000 à 30 000. Avoir une expérience professionnelle, des recommandations et une connaissance des langues étrangères permettent au candidat de prétendre à une rémunération plus élevée.

Une expérience quotidienne de gestion, un niveau de responsabilité croissant et un changement dans la nature des tâches à résoudre permettent à l'assistant d'acquérir des connaissances inestimables dans ce poste. Assistant est un poste qui implique une croissance et une réalisation de soi constantes, une amélioration des qualités personnelles, des capacités et des talents ; ouvrant de réelles perspectives d'activité professionnelle. Compte tenu de tout ce qui précède, un assistant professionnel pourra à l'avenir postuler, au minimum, au poste de chef de secrétariat, de bureau, de gestion d'entreprise, mais un autre développement d'événements est également possible - exécutif, administratif, directeur général ou organiser votre propre entreprise.

L’inconvénient de toute profession est le prix que nous payons pour maîtriser les compétences professionnelles. La journée de travail d'un assistant dure plus longtemps que celle d'un manager, elle commence donc souvent tôt le matin et se termine tard le soir. De plus, un assistant personnel doit être à la disposition de son patron presque 24 heures sur 24. Si un manager n'a qu'un seul assistant, il est parfois difficile même de prendre un jour de congé ou de partir en vacances - l'assistant est strictement limité par les limites de vacances de son manager.

De plus, les relations existantes, le travail d'équipe et l'attachement personnel au leader jouent souvent contre les désirs et les aspirations de changer quoi que ce soit, faisant de l'assistant l'otage d'un fonctionnaire spécifique et, par conséquent, de la profession.

Le poste d'assistant doit être considéré comme une rampe de lancement, et sa carrière et son épanouissement personnel dépendent de la détermination, d'une conscience claire de ses capacités, de ses envies et de l'ampleur des efforts déployés.

Nom dans l'histoire

Les noms des personnalités qui ont marqué l'histoire de la politique, de la culture, de la science et de la diplomatie mondiale sont connus de tous, mais les noms de leurs assistants, qui ont accompli un travail dur et parfois ingrat qui a contribué à la naissance de nombreuses réalisations, ne sont pas toujours préservés par l’histoire pour la postérité.

Pavel Ivanovitch Yagoujinski ( 1683-1736) – assistant de Pierre Ier, homme d'État et diplomate. Homme actif et énergique, il devient à partir de 1701 le compagnon constant de Pierre Ier dans toutes les campagnes et voyages à l’étranger, se retrouve partout à sa place et gagne la faveur du tsar. DANS années différentes a occupé les postes de procureur général du Sénat, de ministre plénipotentiaire au Sejm polonais à Grodno, de ministre du Cabinet, a été envoyé à Vienne et ambassadeur à Berlin. Pierre Ier lui a confié à plusieurs reprises d'importantes missions diplomatiques. Pavel Ivanovitch a mené des négociations très difficiles avec les rois du Danemark et de Prusse. Yaguzhinsky, en tant que confident personnel du tsar, a participé à tous les congrès européens sans exception. Notamment parce qu'il parlait anglais, allemand, espagnol et Langues françaises, sans parler du polonais et du lituanien. L'empereur ne s'est pas trompé dans le choix du procureur général. Yaguzhinsky a exécuté avec zèle et très rapidement toutes les instructions de Pierre Ier. Il n'a jamais retardé l'exécution, comme le pratiquaient souvent d'autres nobles, et, après avoir reçu une tâche, dans un délai d'un jour ou deux, il a rendu compte des résultats à Pierre Ier.

Les contemporains qui ont observé Yaguzhinsky au service étaient unanimes dans leurs appréciations : « Un homme éminent, au visage irrégulier, mais expressif et vif, aux manières libres, capricieuse, fière, était intelligent et très actif ; il a fait tout ce qu’un autre ne pouvait pas faire en une semaine.

Pierre Petrovitch Konovnitsyne(1764–1822) – Assistant de Mikhaïl Koutouzov, adjudant général, comte. Exceptionnellement courageux et passionné par les questions militaires, Piotr Petrovitch était en même temps un excellent employé d'état-major, extrêmement soigné, diligent et ponctuel.

Les contemporains l’évaluaient comme « un type extraordinaire de la nature russe ». Après la retraite de Moscou, Koutouzov a nommé Konovnitsyne général de service du quartier général de l'armée russe, sur les épaules duquel reposait une énorme charge de travail d'organisation de l'armée : fourniture de munitions et de nourriture, de fourrage et de médicaments, d'uniformes et de transports. Cette nomination n'était pas fortuite : Mikhaïl Illarionovitch, compte tenu de la confusion générale après la perte de Moscou, avait besoin d'une personne équilibrée et ferme à proximité. De plus, l'honnête Konovnitsyn semblait neutraliser le chef d'état-major L. Bennigsen, qui intriguait contre Kutuzov. À partir de ce moment-là, Piotr Petrovitch devint le premier porte-parole du commandant en chef : toute la correspondance de combat de Koutouzov avec ses chefs militaires subordonnés passait par lui.

En 1815-1819 Konovnitsyn a été ministre de la Guerre, à partir de 1819 - membre du Conseil d'État, chef des établissements d'enseignement militaire, directeur en chef du Page et d'autres corps de cadets et du lycée de Tsarskoïe Selo.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – assistant de Napoléon Bonaparte, un commandant et homme d'État français exceptionnel. Toute une époque est associée à son nom : pouvoir royal, révolution, empire de Napoléon, restauration, Révolution de Juillet. Le destin a lié ces personnes pendant 14 ans. Napoléon appréciait Talleyrand : « C'est un homme d'intrigues, un homme d'une grande immoralité, mais d'une grande intelligence et, bien sûr, le plus capable de tous les ministres que j'ai eu. » Talleyrand devient titulaire de toutes les commandes françaises et de presque toutes les commandes étrangères. En 1807, au sommet de la puissance de Napoléon, Talleyrand se demandait combien de temps durerait le triomphe de l'empereur. En tant que politicien sophistiqué, Talleyrand a estimé qu'il était temps de partir et a quitté son poste ministériel. Le diplomate expérimenté ne s'est pas trompé en prédisant l'effondrement de Napoléon. Talleyrand, faisant preuve de miracles de diplomatie, convainquit les alliés de laisser le trône non pas aux héritiers de Napoléon, mais à la famille royale - les Bourbons et, se retrouvant à nouveau en faveur, devint pour la troisième fois ministre des Affaires étrangères et chef du gouvernement. .

Alexeï AndreïevitchArakcheev(1769-1834) - assistant de trois tsars - Paul Ier, Alexandre Ier, Nicolas Ier.

Il a servi dans la garnison de Gatchina, qui a été transférée sous le contrôle total du tsarévitch Pavel Petrovich, le futur empereur Paul I. Lors d'une de ces revues, le futur empereur a remarqué le lieutenant exécutif Arakcheev. Bientôt, Arakcheev devint le commandant du palais, il s'acquitta de ses fonctions avec diligence et diligence - il était de service à tout moment de la journée. Sous Paul Ier, à l'âge de 28 ans, Arakcheev avait accédé au grade de commandant de Saint-Pétersbourg et avait reçu les armoiries de baronnial, dans lesquelles, avec la permission de l'empereur, il avait inscrit la devise : « Trahi sans flatterie. » Sous Alexandre Ier, il commença à implanter à grande échelle des colonies militaires, dont l'idée de créer avait longtemps occupé ses pensées ; à partir de 1815, il concentra en fait entre ses mains la direction du Conseil d'État, du Comité des Ministres et de son Chancellerie de la Majesté Impériale et était le seul rapporteur du tsar dans la plupart des départements. À partir de 1817, sous le règne de Nicolas Ier, il occupa le poste de commandant en chef des colonies militaires. Arakcheev a refusé de participer à la répression du soulèvement décembriste, pour lequel il a été démis de ses fonctions par Nicolas Ier.

Friedrich Engels(1820-1895) – assistant de Karl Marx, l'un des fondateurs du communisme scientifique. La rencontre avec Marx, qui eut lieu à Paris en 1844, marqua le début d’une collaboration créatrice qui dura jusqu’à la mort de Marx. Engels a participé activement à l'organisation et aux activités de « l'Union des communistes », avec Marx, il a écrit le programme de l'Union - « Manifeste parti communiste" et publia le " Nouveau journal du Rhin ", en 1849, il participa à un soulèvement armé dans le sud-ouest de l'Allemagne. Ayant reçu un héritage de son père, Engels apporta une aide financière constante à Marx. Avec Marx, il dirigea les activités de la Première Internationale. Après sa mort, il commença à publier des volumes du Capital, compilant le texte final à partir des brouillons de manuscrits de Marx.

Nicolas Konstantinovitch Roerich(1874-1947) - Artiste, philosophe, scientifique, écrivain, voyageur, personnalité publique, homme politique russe. Il a peint environ 7 000 tableaux et créé près de 30 œuvres littéraires, auteur et initiateur du Traité international pour la protection des droits artistiques et artistiques. institutions scientifiques et des monuments historiques (Pacte Roerich), fondateur du mouvement international pour la protection de la culture. À l’âge de 24 ans, il devient directeur adjoint du musée de la Société impériale pour l’encouragement des arts et parallèlement rédacteur adjoint de la revue d’art « Art et industrie de l’art ». Trois ans plus tard, il prend le poste de secrétaire de la Société Impériale pour l'Encouragement des Arts.

Evgueni Petrovitch Petrov (Kataev)(1903-1942) – assistant du prosateur russe Ilya Ilf, écrivain. Avec I. Ilf, il a écrit les romans extrêmement populaires « Les Douze Chaises » et « Le Veau d'Or ». En 1932-1937, Ilf et Petrov écrivirent des feuilletons pour le journal Pravda ; durant cette période, ils voyageèrent à travers les États-Unis, ce qui donna lieu au livre commun « L'Amérique à un étage ».

La collaboration créative des écrivains fut interrompue par la mort d’Ilf en 1937. Petrov rejoint le journal Pravda et écrit des scénarios de films.

Pendant la Grande Guerre patriotique, il a travaillé comme correspondant pour les journaux Pravda, Krasnaya Zvezda et Sovinformburo. Récompensé de l'Ordre de Lénine.

Igor VassilievitchKourtchatov(1902-1960) – assistant du physicien Abram Fedorovich Ioffe, physicien exceptionnel, académicien de l'Académie des sciences de l'URSS, premier et long dirigeant du programme nucléaire soviétique.

Kurchatov a organiquement combiné les talents d'un physicien et d'un organisateur. C'est lui qui a été choisi par l'académicien A.F. Ioffe, qui a obtenu l'autorisation d'organiser un département de physique nucléaire dans son institut et a recommandé que Kurchatov soit nommé chef du programme atomique - et cela a largement déterminé le succès rapide du développement des armes nucléaires. En 1943, Igor Vasilyevich a fondé et dirigé l'institut, qui deviendra plus tard connu sous le nom d'Institut énergie atomique Académie des sciences de l'URSS. Sous sa direction, le premier cyclotron a été construit à Moscou, le premier réacteur atomique d'Europe, la première bombe atomique soviétique, la première bombe thermonucléaire au monde ont été créées, la première bombe industrielle au monde a été créée. centrale nucléaire et la plus grande installation de recherche sur les réactions thermonucléaires contrôlées. 104ème élément tableau périodique Mendeleev est nommé Kurchatovium en son honneur.

Youri Mikhaïlovitch Baturine(né en 1949) - Assistant du Président de la Fédération de Russie, homme politique russe, scientifique (avocat et politologue), cosmonaute (382e cosmonaute du monde et 90e cosmonaute de Russie), héros de la Fédération de Russie, secrétaire de l'Union des Journalistes de la Fédération de Russie.

De 1993 à 1994 a travaillé comme assistant du président de la Russie pour les questions juridiques, en 1994-1996 – pour les questions de sécurité nationale, en 1996-1998 – comme assistant du président de la Russie. En 1998, il a été nommé au poste de cosmonaute d'essai au Centre d'essais de recherche d'État russe pour la formation des cosmonautes. Yu.A. Gagarine. Depuis 2000 – commandant adjoint du corps des cosmonautes chargé de la recherche et des essais. C'est la première fois qu'un civil est nommé à un poste administratif dans un détachement de cosmonautes militaires, le détachement TsPK. Depuis 2008 – membre du Conseil scientifique du Conseil de sécurité de la Fédération de Russie.

MOI. Tarasova,
chef du service organisationnel et administratif
CJSC NK Rusneftekhim

Le directeur adjoint est un poste présent dans la structure du personnel de presque toutes les grandes ou moyennes entreprises russes. Souvent, les spécialistes occupant ce poste sont considérés comme des secrétaires avec un éventail de fonctions et de responsabilités très limité. Mais c'est une approche totalement incorrecte pour comprendre les spécificités du poste en question. Le directeur adjoint peut être investi des pouvoirs les plus étendus. Les exigences concernant ses qualifications et ses compétences peuvent être très élevées. Quelles sont les spécificités du poste en question ? Quels sont les droits et responsabilités typiques d'un assistant de direction dans une entreprise russe ?

Particularités du poste

De quel genre de poste s'agit-il - « directeur adjoint » ? Quelles sont les responsabilités d'un tel employé ? Dans la plupart des cas, le poste « directeur adjoint » fait référence à une secrétaire. Dans de rares cas, cette expression désigne le poste de directeur adjoint - mais cela est généralement typique des petites entreprises. Dans les entreprises plus ou moins grandes, les fonctions d'assistant personnel du dirigeant se réduisent principalement à des fonctions de secrétariat. Lequel exactement ? Tout d'abord, il s'agit d'un travail de bureau, de travail par correspondance, de résolution de problèmes liés à l'organisation de diverses réunions et autres événements dans lesquels le chef d'entreprise est directement impliqué. Les tâches du secrétaire (assistant) du directeur comprennent également presque toujours la réponse aux appels téléphoniques au bureau.

Dans certains cas, le poste correspondant est différencié en plusieurs types. Ainsi, les secrétaires qui effectuent essentiellement un travail technique – réception d’appels téléphoniques, traitement de la correspondance, etc. – sont appelées assistantes. À leur tour, les spécialistes chargés de l'organisation d'événements et du travail de bureau sont appelés chefs de bureau. Il existe un point de vue selon lequel pour un poste tel que directeur adjoint, les responsabilités et les pouvoirs sont supposés être plus larges par rapport à ceux de secrétariat typiques. Celles-ci peuvent notamment s'exprimer par le besoin d'une présence personnelle lors d'événements auxquels participe le manager - soirées d'entreprise, négociations commerciales, vacances. Dans ce cas, l’assistant peut être responsable des présentations préparées par le manager, ou du volet image de la participation de son patron à l’événement. On peut noter que dans les cahiers de travail le poste de directeur adjoint est le plus souvent désigné par « secrétaire ».

Exigences pour un directeur adjoint

Considérons un aspect tel que les exigences typiques pour les candidats au poste de « directeur adjoint ». Les tâches qui devraient être accomplies par un employé occupant le poste concerné nécessitent certaines compétences et qualifications. Leur liste spécifique est largement déterminée par les spécificités professionnelles des activités du secrétaire. Ainsi, si les activités d'un directeur adjoint correspondront principalement au poste de superviseur, alors les exigences dans ce cas ne seront pas si strictes : études secondaires, expérience professionnelle minimale, compétences de base pour travailler avec un PC et du matériel de bureau. À son tour, si la compétence de l'assistant de direction inclut certaines fonctions de gestion, la liste des exigences dans ce cas sera plus longue et les responsabilités professionnelles nécessiteront un niveau de qualification plus élevé du candidat au poste de secrétaire.

Un ensemble typique de compétences qu'un assistant de direction devrait posséder dans la plupart des cas est : la connaissance des langues étrangères courantes, la connaissance des langues populaires logiciels d'ordinateur pour travailler avec des documents, des images, des présentations. Les qualités personnelles constituent un aspect important des exigences de qualification pour un assistant de direction. Ceux-ci incluent la politesse, l’attention, la bonne volonté, la responsabilité et la volonté de résoudre de nouveaux problèmes. La tranche d’âge préférée pour un candidat au poste de directeur adjoint dans de nombreuses organisations est de 18 à 35 ans. Mais, bien sûr, il existe des entreprises qui valorisent particulièrement l'expérience d'un employé et embauchent donc volontiers des personnes beaucoup plus âgées.

Parallèlement, de nombreuses entreprises préfèrent recruter des spécialistes sans belle expérience. Cela peut être dû aux spécificités du secteur d’activité dans lequel l’entreprise opère. Dans certains cas, il est préférable de former un employé pour qu'il travaille dans une entreprise qui, relativement parlant, a ouvert la première production russe de microprocesseurs pour smartphones et tablettes, à partir de zéro, avec une immersion dans toutes les nuances nécessaires d'une entreprise aussi high-tech segment, que d'essayer d'expliquer à une personne expérimentée que les anciennes méthodes de résolution des tâches ne fonctionnent pas dans certains cas.

Principales responsabilités

Examinons plus en détail les responsabilités qui caractérisent un tel poste de directeur adjoint. Nous avons noté plus haut que celles-ci se résument en grande partie à des fonctions de secrétariat. Mais ce n'est pas toujours le cas. Il arrive souvent que le directeur adjoint d'une entreprise, surtout lorsqu'il s'agit d'une grande organisation, soit impliqué dans la prise de décisions clés de gestion. Il peut accompagner les négociations auxquelles le patron participe - et pas seulement sur le plan technique, mais aussi participer aux dialogues pertinents, exprimer des opinions et des conseils.

Dans un certain nombre de cas, un manager peut déléguer certaines de ses fonctions à son assistant - par exemple, pour informer l'équipe de l'entreprise de tout événement important. décisions de gestion. Bien entendu, un employé occupant le poste en question effectue souvent un travail lié à assurer le confort des activités de son patron - pour assurer que son bureau dispose d'un microclimat optimal, il y a toujours, pour ainsi dire, du thé frais, pour que le principal le matériel utilisé par le gestionnaire est stable et fonctionne.

Mode de fonctionnement

Nous savons donc désormais quelles sont les responsabilités professionnelles qui caractérisent un tel poste de directeur adjoint. Notre prochaine tâche consiste à étudier les spécificités du régime de travail du salarié dans le poste correspondant. Bien entendu, dans le cas général, l'assistant exerce ses fonctions selon l'horaire établi par le Code du travail, soit dans le cadre d'une journée de travail de 8 heures, 5 jours par semaine. Mais dans la pratique, des écarts importants par rapport au régime correspondant sont possibles. Des scénarios similaires peuvent être typiques pour un poste tel qu'un assistant de direction avec des responsabilités supplémentaires.

Le fait est qu'un spécialiste occupant ce poste peut être impliqué non seulement dans les affaires de son entreprise, mais également dans la résolution de problèmes non directement liés aux activités internes de l'entreprise. Ainsi, un assistant doté des pouvoirs appropriés peut être envoyé en voyage d'affaires, à des séminaires et des conférences. Un salarié peut également exercer certaines responsabilités intermédiaires entre son supérieur hiérarchique et des managers travaillant dans d'autres organisations - par exemple, en termes de flux documentaire ou de mise en œuvre de projets communs. Bien entendu, l'horaire de travail pour résoudre de tels problèmes peut être loin de celui prévu par le Code du travail. En fait, cela devient irrégulier, souvent plus long que les 8 heures standard.

Voyons à quoi pourrait ressembler une description de poste pour un directeur adjoint. En règle générale, la structure du document concerné commence par des dispositions générales. Ils peuvent indiquer que le directeur adjoint appartient à la catégorie des spécialistes. Ainsi, déjà au niveau d'une source locale de droit, une entreprise peut enregistrer le fait que la personne occupant le poste en question n'est pas un dirigeant (pas un directeur adjoint). Très probablement, une secrétaire ou, par exemple, un assistant personnel d'un responsable ayant des responsabilités supplémentaires.

Description du poste d'assistant : dispositions générales

DANS " Dispositions générales» La description de poste peut également contenir des formulations reflétant les exigences de qualification d'un spécialiste. Par exemple, qu'un directeur adjoint devrait avoir formation professionnelle et une certaine expérience de travail. Parfois, la même partie de la description de poste précise le domaine d'activité dans lequel il est souhaitable qu'une personne ait une expérience dans la conduite d'activités.

Les « Dispositions générales » précisent les compétences clés du salarié. Ils peuvent s'exprimer par des exigences de connaissance de la structure de gestion de l'entreprise, interne et police étrangère l’entreprise qui l’emploie, les principes de communication de l’entreprise avec les autorités et autres organisations, les normes caractérisant le travail de bureau, les règles de communication d’entreprise, ainsi que la réglementation interne du travail dans l’entreprise.

Responsabilités professionnelles d'un assistant

La section clé suivante des instructions est « Responsabilités professionnelles ». Quelles sont ses spécificités ? DANS cette section Ce sont principalement les responsabilités fonctionnelles du directeur adjoint qui sont enregistrées. Il peut s'agir de : planifier la journée de travail du patron (en termes de réunions, d'appels, d'entretiens), organiser soutien technique travail du manager (en termes de commande de transport, d'organisation de réunions d'affaires), participation à des voyages d'affaires, négociations commerciales, tenue de procès-verbaux et autres documents, assurer l'interaction des chefs d'entreprise avec d'autres structures de l'entreprise, maintenir la communication avec les agences gouvernementales.

Droits des assistants

La description de poste inclut toujours les droits dont dispose le directeur adjoint. Les responsabilités prévues par les spécificités du poste sont toujours complétées par les préférences correspondantes. Alors, quels sont les droits d’un salarié dans le poste en question ? Il est intéressant de noter que les responsabilités d'un assistant du chef d'entreprise y sont assez corrélées. Par exemple, le droit de signer et d'approuver certains documents découle de la nécessité de travailler périodiquement avec de telles sources. Un exemple d'un autre droit d'un employé occupant un poste correspondant est de demander à la direction immédiate, ainsi qu'à d'autres spécialistes de l'entreprise, les informations nécessaires à inclure dans les documents. Le directeur adjoint a également le droit d'exiger que le patron fournisse des conditions de travail confortables. Les responsabilités professionnelles d'une personne occupant le poste concerné peuvent impliquer l'envoi et la réception périodiques de documents - et ces procédures doivent être effectuées à l'aide de divers moyens techniques. Le secrétaire est en droit de s'attendre à un accès complet à ces informations.

Responsabilité de l'assistant

Nous avons donc étudié quelles sont les responsabilités d'un manager adjoint, ainsi que quelle peut être l'étendue de ses droits. Mais dans la plupart les descriptions d'emploi Pour les spécialistes du profil en question, il existe une autre section - « Responsabilité ». Quelle formulation peut y être présente ? Le directeur adjoint est le plus souvent responsable : de la mauvaise exécution des tâches prévues par les instructions en question, mais dans les limites fixées par le Code du travail de la Fédération de Russie ; les infractions commises par lui dans le cadre de ses activités - là encore, dans les limites de la législation russe ; pour avoir causé un préjudice à l'entreprise - dans les limites établies dans les Codes du travail et civil de la Fédération de Russie et d'autres sources de droit.

Résumé

Nous avons donc étudié les spécificités d'un poste tel que directeur adjoint, les responsabilités et les exigences qui caractérisent ce poste dans la structure du personnel de l'entreprise. Le spécialiste effectuant le travail concerné exerce le plus souvent des fonctions de secrétariat, mais peut disposer de pouvoirs beaucoup plus étendus. Dans de rares cas, la notion de « directeur adjoint » correspond au poste de directeur adjoint, mais cela est typique principalement des petites entreprises.

Dans l'interprétation « classique » de l'expression « directeur adjoint », le travail d'une personne occupant le poste correspondant peut être proche des fonctions d'un assistant, d'un commis ou, par exemple, d'un chef de bureau. Dans le cahier de travail d'un directeur adjoint, il y aura très probablement une entrée « secrétaire » ou « assistant », bien que beaucoup, bien sûr, dépende des normes d'entreprise adoptées dans une organisation particulière.

La nécessité d'inviter au travail des spécialistes du profil en question caractérise les activités des dirigeants de la plupart des entreprises russes. Le travail efficace d'un top manager dépend de la capacité de son assistant à résoudre ses problèmes - cela semble secondaire du point de vue de la gestion pratique de l'entreprise, mais en fait extrêmement important pour l'organisation. Le travail du secrétaire est le plus important dans la structure de communication de l'équipe, dirigée par le chef d'entreprise.

A noter que de nombreuses entreprises pratiquent la nomination de plusieurs directeurs adjoints à la fois. Toutefois, le statut et les pouvoirs de chacun peuvent varier. Un spécialiste peut être responsable des fonctions de secrétariat, un autre peut être chef de bureau et un troisième peut accompagner le responsable lors d'événements. Parallèlement, les responsables RH peuvent pratiquer l'interchangeabilité des collaborateurs au sein des domaines d'activité concernés.