Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima u odnosu na papir. Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci. Taktičke prednosti EDMS-a: ušteda novca i resursa

Potrebno je razdvojiti dva pojma koja se često brkaju – kancelarijski rad i tok dokumenata. Kancelarijski rad je delatnost kreiranja dokumenata i organizovanja rada sa njima. Organizacija rada sa dokumentima podrazumeva stvaranje uslova koji obezbeđuju kretanje, pretragu i čuvanje dokumenata. Tok dokumenata je kretanje dokumenata između tačaka njihove obrade od trenutka njihovog prijema ili kreiranja do završetka izvršenja ili otpreme (13;818). Na osnovu ove podjele postoji klasifikacija elektronskih sistema. To su sistemi kancelarijske automatizacije - CAD, i sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima - EDMS. CAD prvenstveno pruža računovodstvo elektronski dokumenti. Njihove funkcije obuhvataju registraciju ulaznih, izlaznih, internih i organizacionih i administrativnih dokumenata, evidentiranje donesenih rješenja i primljenih odgovora o izvršenju. Baze podataka čuvaju ne samo detalje o dokumentima, već i njihovu tekstualnu sliku. CAD vam omogućava da pratite izvršenje, pohranite podatke o predmetima i omogućite brzu pretragu dokumenta koristeći jedan detalj ili skup njih. EDMS su fokusirani na rad sa elektronskim dokumentima, njihovo kretanje unutar organizacije ili između organizacija. Ovdje je važan proces kolektivne pripreme dokumenta, njegovog ponovnog odobravanja i održavanja verzija dokumenata. EDMS kombinuje funkcije kancelarijske automatizacije i elektronskog upravljanja dokumentima – tako ovi sistemi pokrivaju sve kancelarijske procese i češće se koriste u velikim organizacijama.

Dugi niz godina u Rusiji je sav tok dokumenata bio papir. Tek danas postepeno prelazi u mješovitu fazu. To je rezultat napora kako državnih službenika tako i komercijalne organizacije. Međutim, procesi informatizacije teku sporo.

Elektronsko upravljanje dokumentima se odnosi na način organizovanja rada sa dokumentima, u kojem se najveći dio dokumenata organizacije (preduzeća) koristi elektronski i pohranjuje centralno, u tzv. elektronske arhive, jedinstvena skladišta informacija ili skladišta podataka (15;592) .

Može se identifikovati još jedna optimalna definicija elektronskog upravljanja dokumentima: „elektronsko upravljanje dokumentima je jedinstveni mehanizam za rad sa dokumentima koji se dostavljaju u elektronskom obliku, uz implementaciju koncepta „kancelarijskog rada bez papira“.

Elektronski tok dokumenata može biti interni i eksterni, što nameće određene specifičnosti razmjeni informacija. Interni elektronski tok dokumenata karakteriše razmena informacija ili kretanje elektronskih dokumenata unutar organizacije. Eksterni elektronski tok dokumenata karakteriše razmena prepiske između organizacija.

Shodno tome, sistem za upravljanje elektronskim dokumentima (EDMS), u užem smislu, znači softver (računarski program, sistem) koji vam omogućava da organizujete rad sa elektronskim dokumentima (kreiranje, modifikovanje, pretraživanje, skladištenje), kao i interakciju između zaposlenih: prenos dokumenata, izdavanje zadataka (naloga, instrukcija) i njihovo praćenje, slanje obavještenja i sl. (18). U širem smislu, EDMS se shvata kao moderna organizaciona i tehnološka struktura koja prožima ceo proizvodni organizam, koji uključuje softverske, tehničke i metodološke komponente, kao i organizacione i regulatorne aspekte.

Trenutno, elektronski tok dokumenata između organizacija može u velikoj mjeri zamijeniti papir, a automatizacija procesa razmjene dokumenata nije danak modi, već diktat brzih vremena, jer za dostavu papirnog dokumenta poštom ili kurirskom dostavom može potrajati nekoliko dana, ali elektronski dokument se dostavlja u roku od nekoliko sekundi bez obzira na lokaciju primaoca. Prevođenje toka dokumenata u elektronski format može uštedjeti ne samo vrijeme i trud, već i prostor. U nekim kompanijama papirna arhiva dugi niz godina zauzima površinu koja je uporediva sa površinom prodajnih spratova.

Mnogi ljudi još uvijek vjeruju da je pravno značajan dokument papir sastavljen po određenim pravilima, potpisan svojeručnim potpisom i ovjeren pečatom organizacije koja je izdala ovaj dokument (potvrda, potvrda, izvod itd.). Ali tehnološke mogućnosti se razvijaju, a danas elektronski dokumenti mogu biti i pravno značajni, jer koriste elektronski potpis, koji je elektronski analog svojeručnog potpisa. Elektronski potpis - informacije u elektronski oblik, koji je priložen ili na drugi način povezan sa drugim informacijama u elektronskom obliku (potpisane informacije) i koji se koristi za identifikaciju osobe koja potpisuje informaciju (9;19).

Prema ruskom zakonodavstvu, elektronski potpis se priznaje kao ekvivalent rukom pisanom potpisu ako su ispunjeni sljedeći uslovi:

  • 1. Sertifikat ključa potpisa koji se odnosi na ovaj elektronski potpis, nije izgubio snagu (važeći) u trenutku verifikacije ili u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta ako postoji dokaz kojim se utvrđuje trenutak potpisivanja;
  • 2. Potvrđuje se autentičnost elektronskog potpisa u elektronskom dokumentu;
  • 3. Elektronski potpis se koristi u skladu sa informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa.

Dakle, elektronski potpis mora biti validan, a ono što je veoma važno, dokument sa elektronskim digitalnim potpisom će imati pravno značenje samo kada se provodi odnos specificiran u certifikatu ključa za potpisivanje.

Govoreći o EP-u, morate shvatiti da je EP generalizirani koncept, koji uključuje:

  • -softver;
  • - sertifikat ključa potpisa, koji je papirni dokument ili elektronski dokument sa elektronskim potpisom ovlašćenog lica centra za sertifikaciju, uključujući javni ključ elektronski digitalni potpis. Certifikat se izdaje radi potvrđivanja autentičnosti elektronskog potpisa i identifikacije vlasnika certifikata ključa potpisa. Odnosno, to je upravo ono čime je elektronski dokument potpisan, a to je certifikat ključa potpisa koji sadrži informacije u koje svrhe se potpis može koristiti;
  • -nosač ključa (bezbedno skladištenje sertifikata ključa za potpisivanje).

Pogledajmo bliže koncept "potpisnog ključa certifikata".

Certifikat ključa potpisa je isti dokument koji sadrži i potvrđuje podatke o vlasniku elektronskog potpisa, jedinstveni registarski broj certifikata ključa potpisa, datum početka i završetka certifikata ključa potpisa koji se nalazi u registru sertifikacionog centra, naziv i lokaciju certifikacijskog centra koji je izdao certifikat ključa za potpisivanje. Certifikat ključa za potpisivanje izdaje se na period od godinu dana. Nakon godinu dana ističe i organizacija će morati kupiti novi certifikat ključa za potpisivanje. Ovo se ne odnosi na softver, na primjer, program CryptoPro CSP, jer programi po pravilu ne ističu.

Elektronsko upravljanje dokumentima ima prednosti i nedostatke, prednosti i nedostatke upotrebe u organizaciji.

Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima su da će, kada se koristi, svi odjeli i strukture kompanije raditi u jednom informacionom prostoru. S tim u vezi, brzina obrade dokumenata unutar kompanije uveliko raste. Također, važan faktor koji čini elektronsko upravljanje dokumentima za red veličine višim od uobičajenog je sigurnost i sigurnost dokumenata. IN savremeni sistemi Koristi se enkripcija podataka koja može zaustaviti pokušaje stvaranja curenja informacija. Pri korištenju ove vrste toka dokumenata povećava se produktivnost zaposlenika i smanjuje vjerovatnoća grešaka u obradi dokumenata, što ovisi o kvalifikacijama zaposlenika. Značajno je uvođenje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima ekonomski efekat, međutim, njegova kvantitativna procjena je složen proces, jer mnogi faktori se moraju uzeti u obzir (20;49).

Direktan efekat implementacije sistema omogućava vam da uštedite potrošen novac Potrošni materijal, plaćanje poštarine i kurirskom dostavom, fotokopiranje materijala smanjuje troškove rada. Indirektni efekat su one prednosti menadžmenta koje su značajne za funkcionisanje organizacije: transparentnost upravljanja, kontrola discipline učinka itd.

Dakle, implementacija sistema elektronskog upravljanja dokumentima omogućava:

  • 1. u potpunosti automatizovati proces rada sa dokumentima;
  • 2. osigurati organizaciju rada sa udaljenim korisnicima i korisničkim grupama;
  • 3. obezbijediti integraciju sa eksternim email sistemima;
  • 4. povećati osnovne mogućnosti sistema elektronskog upravljanja dokumentima korišćenjem modularnosti i prisustva ugrađenih alata;
  • 5. obezbijediti proces istovremenog rada u sistemu neograničenog broja korisnika;
  • 6. povećati efikasnost rada sa dokumentima;
  • 7. unaprediti korporativnu kulturu rada sa dokumentima;
  • 8. značajno smanjiti obim protoka papirnih dokumenata;
  • 9. značajno smanjiti vrijeme obrade i slanja dokumenata, vrijeme traženja dokumenata, vrijeme usaglašavanja i odobravanja nacrta dokumenata;
  • 10. obezbijedi sve procese dokumentacije uz istovremenu upotrebu elektronske i papirne verzije dokumenata;
  • 11. pojednostaviti proces registracije svih vrsta dokumenata (registracija sa email i web formulara, podrška za streaming skeniranje, registracija datoteka bilo kojeg formata);
  • 12. obezbjeđuje upravljanje tokovima rada (prenos dokumenata između izvođača);
  • 13. obezbjeđuje proces rada sa međusobno povezanim dokumentima;
  • 14. obezbijediti upravljanje dokumentima tokom cijelog životnog ciklusa;
  • 15. obezbijediti transparentnost svih procesa od trenutka kreiranja dokumenta do momenta dostavljanja u arhiv;
  • 16. Čuvanje istorije rada sa dokumentima (obračun vremena i autora svih radnji sa dokumentom, čuvanje radnih komentara, podrška verzijama priloženih fajlova);
  • 17. prati istorijat nastanka dokumenta;
  • 18. obezbijediti jasan proces za koordinaciju i odobravanje dokumenata;
  • 19. izgraditi sistem instrukcija koji dobro funkcioniše;
  • 20. obezbijediti jasnu kontrolu nad disciplinom rada;
  • 21. sortirati dokumente prema bilo kom kriterijumu;
  • 22. obezbijediti pretragu informacija po različitim atributima i pretraživanje po punom tekstu;
  • 23. obezbijedi automatizaciju prikupljanja i analize statističkih podataka o kretanju dokumenata;
  • 24. obezbjeđuje arhivsko čuvanje elektronskih slika dokumenata;
  • 25. obezbjeđuje regulisanje prava pristupa;
  • 26. omogući trenutni pristup dokumentima;
  • 27. smanjiti kvantitativne gubitke dokumenata;
  • 28. povećanje produktivnosti rada;
  • 29. smanji troškove pripreme dokumenata za predaju u arhiv i arhivsko skladište dokumenata;
  • 30. dati pravnu snagu elektronski dokumenti;
  • 31. smanjiti troškove kurirskih i poštanskih usluga;
  • 32. smanjiti broj internih i eksternih kurira;
  • 33. obezbjeđuje održavanje informativne i referentne baze podataka;
  • 34. pružanje mogućnosti napredne pretrage (pripisana pretraga, napredna pretraga, pretraživanje po punom tekstu uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika, podrška za dinamičke foldere za pretraživanje);
  • 35. Podrška registraciji papirnih i elektronskih dokumenata u skladu sa zahtjevima Državne budžetske obrazovne ustanove.
  • 36. Podrška za rute kretanja dokumenata (sekvencijalne, paralelne, slobodne rute, rute sa uslovima, kašnjenja)
  • 37. Podrška za mešoviti tok dokumenata (priprema papirnih dokumenata i izveštaja pomoću šablona, ​​štampanje kartice za registraciju dokumenta, evidentiranje lokacije skladištenja originalnih dokumenata);
  • 38. Dostupnost alata za analizu toka dokumenata, kreiranje izveštaja, kao i praćenje radne discipline zaposlenih (mogućnost kreiranja izveštaja i analitičkih sertifikata, automatsko vođenje dnevnika);
  • 39. Odredba sigurnost informacija(podrška za elektronski digitalni potpis, enkripcija podataka, evidentiranje, razlikovanje prava pristupa i sistema uloga, dostupnost ugrađenog nadzora integriteta podataka i automatskog pravljenja rezervnih kopija).

Kombinacijom ovih tačaka možemo izdvojiti glavne prednosti, a to su: pojava mogućnosti kolektivnog rada na dokumentima, značajno ubrzanje pretraživanja i preuzimanja dokumenata (po raznim atributima), povećana sigurnost informacija zbog činjenice da rad u EDMS-u od neregistrovana radna stanica je nemoguća, a svakom korisniku EDMS-a dodeljuje se ovlašćenje da pristupi informacijama, poveća sigurnost dokumenata i udobnost njihovog čuvanja, budući da se elektronski pohranjuju na serveru, te poboljša kontrolu nad izvršenjem dokumenata.

Trenutno, razmjena dokumenata između poslovnih subjekata i fizičkih lica postepeno prelazi sa papirne na elektronsku. Elektronski sistem upravljanja dokumentima ima niz prednosti u odnosu na jednostavan papir - štedi vrijeme i povećava efikasnost donesenih odluka. EDMS se može izgraditi kako unutar kompanije, tako i između različitih kompanija putem interneta.

Elektronsko upravljanje dokumentima je sistem procesa za obradu dokumenata u elektronskom obliku. Najmodernije računovodstvo i kadrovski programi mogu da generišu elektronske dokumente u standardnom formatu koji je uspostavljen na zakonodavnom nivou. Ali da bi takav dokument imao pravnu težinu, moraju ga potpisati obje strane elektronskim potpisom.

Elektronski tok dokumenata se može podijeliti u dva velika tipa – razmjena dokumenata unutar kompanije ili između različitih kompanija putem komunikacijskih kanala. Moguće je kombinovati ova dva sistema u jedan globalni.

Korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u okviru preduzeća zahteva nabavku neophodnog softverskog paketa (EDW platforma), kao i opreme za njegov rad (mrežna oprema, server i sl.).

Za razmjenu dokumenata između dvije kompanije potreban je operater elektronskog upravljanja dokumentima. Garantuje isporuku poruka, kontroliše format poslanih dokumenata, zahteva overu rada sa podacima elektronskim potpisom i čuva arhivu dokumenata.

Pažnja! Jedna od takvih usluga je. Dokumenti primljeni preko njega su pravno značajni ako nose oznaku elektronskog potpisa s obje strane toka dokumenata.

Prednosti i nedostaci EDI

Glavne prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentima ima neosporne prednosti u odnosu na papir:

  • Pojednostavljivanje kancelarijskog rada - sistem vam neće dozvoliti da dodelite isti broj različitim dokumentima, jer će se to dešavati po redosledu i automatski;
  • Praćenje pozicije svakog dokumenta - u svakom trenutku možete saznati ko tačno radi sa dokumentom. Zaposleni ga neće moći oštetiti ili izgubiti. Dokument koji je slučajno ili namjerno obrisan još uvijek se može vratiti;
  • Ubrzavanje obrade dokumenata - ako su odjeli kompanije raštrkani po nekoliko zgrada, onda se papirni dokument tamo mora lično nositi na odobrenje. Uz EDI, traženi dokument stiže do zaposlenika u djeliću sekunde;
  • Pogodan rad sa verzijama - prilikom uređivanja, sistem sprema svaku verziju. Ako je potrebno, možete pratiti ko je izvršio izmjene u dokumentu i kada;
  • 24-satni daljinski pristup - ako je potrebno, pristup EDF sistemu se može organizovati putem interneta sa bilo kog računara na svetu. Zaposleni može da radi sa dokumentima na službenom putu, na godišnjem odmoru ili na bolovanju;
  • Planiranje rada - navođenjem datuma kreiranja i datuma izvršenja možete planirati izvršenje dolaznih dokumenata prema redu čekanja;
  • Pretraga dokumenata - možete pretraživati ​​opću bazu dokumenata koristeći ključne riječi i izraze;
  • Štedi papir - nema potrebe za štampanjem svih dokumenata u potrebnoj količini.

Glavni nedostaci

Uprkos očiglednim prednostima, EDI sistemi imaju i nedostatke koji mogu spriječiti kompaniju da ih implementira.

To uključuje:

  • Treba potrošiti gotovina za kupovinu sistema, koji, u zavisnosti od broja korisnika, može iznositi do 100 hiljada rubalja;
  • Nakon kupovine dugo vrijeme potrebna je instalacija, implementacija i otklanjanje grešaka;
  • Potrebno je obučiti sve korisnike koji će u to biti uključeni;
  • Osiguravanje sigurnosti sistema - ograničavanje pristupa između korisnika, izdavanje potrebnih elektronskih potpisa, zaštita od prodora spolja;
  • Kompanija mora imati administratora koji će pratiti funkcionisanje sistema, obavljati uslužne aktivnosti i rješavati korisničke probleme;
  • U cilju zaštite informacija potrebno je napraviti sigurnosnu kopiju baze podataka dokumentima;
  • Ako EDI nije dostupan od partnerskih firmi, potrebno je osigurati postojanje i elektronskog i papirnog sistema.

Funkcionalnost elektronskog upravljanja dokumentima


Svaki sistem za upravljanje dokumentima mora osigurati izvršenje mnogih radnji:

  • Radite sa bilo kojom vrstom dokumenata - kreirajte ih, sastavljajte, obradite ih, registrujte, pratite njihovu implementaciju, koordinirajte, itd.;
  • Organizujte tokove dokumenata - odredite rute unutar kompanije, ograničite pristup između pojedinačnih korisnika, obezbedite mogućnost rada sa jednim dokumentom za više ljudi odjednom;
  • Organizirajte arhivu dokumenata s mogućnošću pretraživanja i pohranjivanja.

Pažnja! Elektronsko upravljanje dokumentima treba da pruži istu mogućnost rada sa dokumentima kao i tradicionalni papir.

Veliko razvijeni sistemi pružiti prilike:

  • Registracija svih prolaznih dokumenata – ulaznih, odlaznih, internih, sa njihovim daljim preusmjeravanjem na menadžera;
  • Osigurati jedinstvenu proceduru za rad sa dokumentima u svakom odjeljenju kompanije;
  • Rad sa dokumentom pojedinačno i kolektivno;
  • Razmjena dokumenata između odjela i određenih zaposlenika;
  • Ograničiti pristup dokumentima;
  • Koristite standardne obrasce za sve dokumente;
  • Kontrolisati da li će odobrenje, izvršenje i drugi poslovi sa dokumentom biti završeni na vreme;
  • Generirati izvještaje – analitičko, statističko, itd.;
  • Organizirati arhivsku pohranu sa snimanjem datuma i vremena pristupa korisnika.

Da li je moguće kombinovati papirni dokumentotok sa elektronskim?

Nakon prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima u organizaciji, u početku i dalje neće biti moguće potpuno napustiti papirnate dokumente.

To se može dogoditi iz nekoliko razloga:

  • Ne koriste sve ugovorne strane EDI;
  • Preduzeće već ima dosta papirnih dokumenata pohranjenih u arhivi.

Međutim, postoje fundamentalne razlike u radu sa elektronskim i papirnim dokumentima. Na primjer, papirni dokument je potrebno odštampati i donijeti menadžeru na potpis, dok se elektronski dokument mora potpisati u samom sistemu. Papirna knjigovodstvena dokumenta koja se šalju drugoj strani mogu biti izgubljena u pošti prilikom otpreme, dok elektronska stignu do primaoca.

Glavna razlika između rada sa ove dvije vrste dokumenata je njihovo skladištenje. Elektronski dokumenti odmah ulaze u sistem, gdje svi korisnici mogu sa njima raditi. Za papirna dokumenta i dalje treba organizovati arhivu u kojoj će se skladištiti na uredan način. Istovremeno, nakon što stigne u kompaniju, papirni dokument se mora skenirati, a ova skenirana kopija mora biti učitana u sistem radi daljeg rada.

Pažnja! Dakle, rad unutar kompanije i dalje treba obavljati samo elektronski. Ako stigne papirni dokument, vide ga samo oni koji ga prime ili potpišu. Istovremeno, rad s elektronskom kopijom omogućava vam da zaštitite original od gotovo bilo kakvog gubitka i omogućuje nekoliko korisnika da rade s njim istovremeno.

Koji EDI programi postoje?

Na tržištu postoji mnogo sistema za upravljanje dokumentima, od kojih svaki ima svoje prednosti i nedostatke. Najčešći sistemi:

Sistem Posebnosti Cijena
Slučaj Jedan od najvećih EDI programa. Odlična funkcionalnost, jednostavnost i lakoća korištenja. Od 11 do 13,5 hiljada rubalja. u jednom radno mjesto
Logika Može se koristiti u kompanijama bilo koje veličine, lako se uči, fleksibilno se prilagođava korisniku Od 4900 do 5900 po mestu.
Eufrat Smatra se najnaprednijim od sistema, isporuka uključuje sopstveni sistem baze podataka, laganog i prijatnog dizajna Od 5.000 rubalja po radnoj stanici kada se koristi na serveru organizacije, od 10.000 rubalja. kada se postavi na opremu programera.
1C:Arhiva Potpuna integracija sa bilo kojim 1C proizvodima, mogućnost pohranjivanja bilo kojih datoteka - teksta, grafike, video i audio. Od 12 do 57 hiljada rubalja. za ceo program.
DIRECTUM Optimalan sistem za mala i srednja preduzeća, možete kombinovati elektronske dokumente sa papirnim. Od 7 hiljada rubalja. do 2 miliona rubalja za licencu
OPTIMA-WorkFlow Novi sistem koji se tek počinje aktivno razvijati. Postoji nekoliko karakteristika koje su jedinstvene za ovaj sistem. Od 55 do 75 hiljada rubalja. za licencu.

Interakcija elektronskog dokumenta sa drugim programima

Zauzimajući svoje mjesto u elektronskom okruženju organizacije, EDI sistem mora tokom rada slobodno podržavati druge poslovne aplikacije koje već rade u njemu. Na primjer, potrebno je slobodno obraditi knjigovodstvene dokumente - fakture, akte, fakture, punomoći itd.

Osim toga, sistem elektronskog upravljanja dokumentima mora raditi dosljedno sa svima i raditi sa istim podacima. Stoga je neophodno da sistem podržava direktorijume koji se koriste u elektronskom okruženju i da može da ažurira podatke u njima.

Osim toga, potrebno je voditi računa o radu sa eksternim podacima - e-mailom, trgovačke platforme itd.

Prilikom odabira elektronskog sistema za upravljanje dokumentima potrebno je obratiti pažnju na mogućnosti njegove interakcije sa drugim alatima i izvorima podataka koji su dostupni u preduzeću. Tipično, popularni i stoga aktivno razvijajući sistemi uključuju mnoge module za najpopularnije programe - 1C, Parus, Oracle i mnoge druge.

Na primjer, program za upravljanje elektroničkim dokumentima 1C može vam omogućiti generiranje, primanje i slanje elektroničkih računovodstvenih dokumenata direktno iz njega, dok ih potvrđujete kvalificiranim potpisom.

Elektronsko upravljanje dokumentima ima niz prednosti u odnosu na tradicionalne papirne: jednostavnost unošenja izmjena u dokument; mogućnost postavljanja ne samo teksta već i multimedijalnih podataka u dokument; mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; veća brzina prenosa informacija na veliki broj adresa; štednja papira; kompaktnost arhivske građe; lakoća kontrole tokova informacija; velika brzina pretraživanja i preuzimanja informacija; mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i razlikovanje prava na pristup informacijama od strane zaposlenih.

Treba napomenuti da uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima daje određene prednosti menadžmentu preduzeća i organizacija za implementaciju efektivno upravljanje i brzo donošenje odluka, i to: transparentnost rada zaposlenih i odjela; velika brzina dobijanja analitičkih informacija i izvještaja; jačanje discipline u radu; odbiti negativan uticaj ljudski faktor o aktivnostima kompanije; smanjenje broja zaposlenih koji rade sa dokumentima (kuriri, službenici itd.).

Rice. 3.

Na slici 3 prikazano je kako se smanjuje vrijeme pojedinih faza rada sa dokumentima zamjenom papirnog procesa digitalnim. U uslovima elektronskog upravljanja dokumentima, potrebno je mnogo manje troškova za postavljanje toka dokumenata kada se promene spoljni uslovi, na primer, zahtevi za promenu obrasca izveštavanja. Implementaciju kancelarijske automatizacije i elektronskog sistema upravljanja dokumentima prati optimizacija cjelokupnog procesa upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji. Poboljšava se kvalitet donetih odluka, efikasnije se sprovodi kontrola izvršenja upravljačke odluke, direktni i indirektni društveni troškovi vezani za održavanje upravljačkog aparata se smanjuju. Dokumenti se šalju korišćenjem automatizovanog sistema za upravljanje dokumentima, koji sadrži jedinstvenu bazu klasifikatora, rečnika i standarda za celu organizaciju. Rutiranje dokumenata se obično određuje u zavisnosti od vrste dokumenta i uspostavljenih operativnih pravila (međutim, ovu funkciju ne podržavaju svi sistemi). Razmijenite dokumente sa eksterne organizacije ako postoje ugovori sa njima, to se obezbeđuje uz pomoć korporativnih informativni portal Prokhorov A. Tok dokumenata i njegov softver / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - br. 1. - str. 32..

Mnogi od postojećih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima omogućavaju kompanijama koje su ih implementirale da pređu na upravljanje dokumentima bez papira. Međutim, čak i kod elektronskih sistema za upravljanje dokumentima često se javlja takozvani mešoviti tok dokumenata večina rad sa dokumentima se odvija u elektronskom obliku (nacrti dokumenata, njihovo odobrenje i sl.), a samo dio se štampa, potpisuje i čuva u papirnom obliku. To je zbog nekoliko razloga. Prvo, zakonodavni okvir ne dozvoljava potpuni prelazak na elektronske dokumente. Drugo, sami korisnici ovih sistema još nisu spremni da u potpunosti napuste naviku rada sa papirnim dokumentima. U praksi, elektronsko upravljanje dokumentima sada pokriva uglavnom interni tok dokumenata i mnogo rjeđe (podložno dogovorima između organizacija) interkorporativni tok dokumenata.

Basic kompjuterski programi za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura); grupni sistemi (timski rad); sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata); e-mail sistemi (koriste se za razmjenu dokumenata).

Ova divizija se pojavila na tržištu prije otprilike tri godine. Sada je to prilično uvjetno zbog činjenice da najnovije verzije najpopularnijih aplikacija pokušavaju kombinirati sve ove i mnoge druge tehnologije, na primjer Lotus Domino. Osim toga, svaka od ovih tehnologija (s izuzetkom, naravno, e-pošte, čija je popularnost u poslovanju od samog početka bila približno ista kao kod alata za kreiranje dokumenata), moderna na Zapadu 2-3 godine prije, ustupio mjesto novom konceptu suradnje i razmjene poruka („saradnja i razmjena poruka“).

Razlozi za to su, po našem mišljenju, približno isti i za njih i za nas (ako ne uzmemo u obzir čisto lingvističke, lingvističke i tehničke probleme lokalizacije, podrške kodnim tablicama, pretraživanja, prepoznavanja itd.)

Stvar je u tome da je automatizacija poslovnih procedura i timskog rada u principu veoma teška. Prvo, niko još nije smislio univerzalna pravila za vođenje uspešnog poslovanja. Svaka organizacija je potpuno jedinstvena u tom pogledu. Osim toga, u okviru automatizirane procedure nije uvijek moguće adekvatno reagovati na vanredne situacije od čijeg nastanka niko, naravno, nije imun. Ponekad automatizacija samo šteti poslovanju, često jedan broj zaposlenih idealno rešava svoje probleme u neformalnim odnosima, a okvir automatizovanog sistema ih samo sputava. Kako god, kontra primjeri uopšte nije retko.

Kao rezultat toga, u ovom trenutku razumno je prepoznati sljedeće kao najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura: „Ne pokušavajte programirati ponašanje zaposlenika za svaki moguća situacija, ali umjesto toga za njih stvoriti zajedničko informaciono okruženje u kojem mogu sarađivati ​​(tj. zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke.” Možda to dovodi u pitanje budućnost bez oblaka postojećih sistema toka posla, koji stavljaju naglasak na stvaranje kompletnih lanaca automatizacije poslovnih procedura.

Danas se situacija značajno popravila. Pojavili su se kompletni ruski proizvodi, konfuzija u terminologiji i pozicioniranju se postepeno prevazilazi Automatizacija kancelarijskog rada i toka dokumenata u preduzeću. Karakteristike upravljanja nacionalnim evidencijama [Elektronski izvor] Način pristupa: http://www.directum.ru/339091.aspx(datum pristupa: 15.10.2015.).

Razmotrimo specifičnosti i funkcionalnost modernog softvera za elektronsko upravljanje dokumentima.

Inercija ljudskih navika je glavna prepreka implementaciji sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) u preduzećima. Njihove prednosti će uskoro postati odlučujuće u konkurentskoj borbi, tako da sada treba razmišljati o prebacivanju kancelarijskog posla na digitalne šine.

Pravna osnova EDS-a

Velika preduzeća sa razgranatom mrežom filijala ubrzano prelaze na elektronsko upravljanje dokumentima, što je olakšano prisustvom dovoljnog zakonskog okvira.

Zakoni koji regulišu rad EDMS-a su:

  1. br. 149-FZ „O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“.
  2. br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“.
  3. br. 263-FZ „O ukidanju ograničenja protoka elektronskih dokumenata.”
  4. Civil Code.
  5. Arbitražni procesni zakonik.

Direktne zakonske norme su iste za sve, ali pri implementaciji EDS-a preduzeće mora dodatno izraditi niz internih administrativnih dokumenata:

  • propisi za upotrebu digitalnih potpisa;
  • korporativna pravila elektronskog upravljanja dokumentima sa algoritmom za rješavanje kontroverznih situacija;
  • dokument o poštovanju pravila, koji svi zaposleni moraju potpisati.

Zaposleni u kompaniji moraju koristiti samo certificirane digitalne potpise i kriptografske alate za zaštitu informacija. Usklađenost sa ovim pravilom i konzistentnost zakonodavnog okvira omogućavaju da se radnje zaposlenog u korporativnom EDMS-u učini pravno značajnim.

Suština i funkcije EDMS-a

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima je automatizovani sistem upravljanja tokom rada koji omogućava zaposlenima interakciju putem digitalnih uređaja bez upotrebe papirnih medija.

Basic EDMS funkcije su:

  • kreiranje, prijenos, skladištenje elektroničkih dokumenata (ED);
  • digitalizacija papirnih dokumenata;
  • kreiranje kartice dokumenta sa svojim atributima;
  • generisanje dokumenata na osnovu gotovih šablona sa određenim atributima;
  • traženje dokumenata u centraliziranoj bazi podataka;
  • usmjeravanje dokumenata;
  • kontrolu prijema dokumenta i izvršenja instrukcija sadržanih u njemu;
  • Vođenje časopisa, klasifikatora;
  • pretvaranje ED u kompatibilne formate;
  • automatska registracija ulazne dokumentacije;
  • slanje obavještenja;
  • odobrenje dokumenata;
  • kolektivni rad sa ED;
  • interakcija putem elektronske dokumentacije sa ugovornim stranama kompanije;
  • generisanje izveštaja o izvršenju i kretanju dokumenata.

Važan parametar EDMS-a je njegova modularnost, koja vam omogućava da proširite funkcionalnost bez značajnije promjene osnovnih postavki.

Vrste EDMS-a

Očigledno je da velika industrijska i trgovačka preduzeća imaju različite zahtjeve za EDMS. Zato softverskih proizvoda dijele se u dvije kategorije, ovisno o standardizaciji radnih procesa:

  • "u kutiji";
  • osnovni sa opsežnim opcijama konfiguracije.

"Boxed" proizvodi su dizajnirani za rad u skladištu, kancelarijskim procesima i maloj proizvodnji. Oni zahtijevaju samo modularnu konfiguraciju i uvođenje primarnih informacija.

Njihove karakteristike:

  • brzo podešavanje;
  • standardizovana obuka;
  • nije potrebna modifikacija;
  • niske cijene održavanja.

Osnovne platforme se primenjuju u velikim preduzećima sa jedinstvenim organizacionim i proizvodna struktura. Takav EDMS zahtijeva dugotrajan razvoj, uključujući i IT stručnjake kupca.

Imaju sljedeće karakteristike:

  • sposobnost prilagođavanja specifičnim poslovnim procesima;
  • izrada dodatnih softverskih modula prema zahtjevima kupaca;
  • promjenjivost interfejsa;
  • poteškoće u planiranju troškova zbog nemogućnosti procjene iznosa poboljšanja.

Za većinu malih preduzeća i trgovinskih organizacija dovoljna su standardna „upakirana“ rješenja.

Prednosti elektronskog sistema upravljanja dokumentima

Prevođenje toka dokumenata preduzeća u elektronski oblik daje kompaniji prednosti na nekoliko organizacionih nivoa. EDMS vam omogućava da pojednostavite rad i menadžmenta i običnih zaposlenika.

Taktičke prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam da smanjite tekuće operativne troškove poslovanja. Kada se odlučite za instaliranje EDMS-a u cijelom preduzeću, preporučuje se mjerenje produktivnosti zaposlenih prije implementacije sistema. Možete izračunati vrijeme za dovršavanje predloških zadataka, odobravanje prijedloga i traženje potrebnih dokumenata. Zasebno možete odrediti trenutne troškove kancelarijske opreme i kancelarijskog materijala.

Na osnovu efikasnosti osnovnih procesa kompanije, ističu se sledeće prednosti EDMS-a:

  1. Oslobođenje fizički prostor na radnim stanicama korisnika.
  2. Smanjenje troškova zakupa arhivskih prostorija.
  3. Ušteda vremena radnika na kopiranju dokumenata, njihovoj obradi i unosu u dnevnike.
  4. Smanjenje troškova papira i materijala za opremu za kopiranje.
  5. Smanjenje vremena potrebnog za prijenos papirnih dokumenata između odjeljenja.
  6. Ušteda vremena zaposlenika potpunom automatizacijom dijela operativnih procesa.
  7. Povećanje produktivnosti zaposlenih smanjenjem rutinskog posla.

Taktičke prednosti EDMS-a najviše olakšavaju posao običnim zaposlenicima, pa će oni prvi uočiti poboljšanja.

Strateške prednosti

Strateški ciljevi prilikom implementacije EDMS-a utiču na glavne poslovne procese: pokazatelje profita, brzinu i efektivnost komunikacije sa partnerima, zaštitu komercijalnih informacija.

U ovim oblastima mogu se identifikovati sledeće prednosti elektronskog upravljanja dokumentima:

  1. Kreiranje centralizovanog informacionog prostora sa ED bazom podataka i regulisano daljinski pristup za njega.
  2. Ubrzajte pretragu informacija po atributima.
  3. Mogućnost sveobuhvatne zaštite komercijalnih informacija na računarskoj mreži.
  4. Povećanje transparentnosti radnih procesa, sprečavanje korupcijskih šema.
  5. Mogućnost paralelnog odobravanja internih dokumenata.
  6. Daljinski pristup radnim procesima izvan radnog mjesta.
  7. Povećana sigurnost dokumenata i nemogućnost njihovog falsifikovanja.
  8. Naglo povećanje izvršenja naloga zbog online praćenja radnji zaposlenih.

Strateške prednosti doprinose rastu upravljivosti i imidža kompanije, što daje značajne prednosti u privlačenju novih kupaca.

Prednosti za obične korisnike

Dugotrajne rutinske operacije prepoznate su kao štetne po zdravlje i naglo smanjuju produktivnost. Monotona obrada zahtjeva i dokumenata u različiti programi odvlači pažnju od obaveza, uzimajući lavovski dio radnog vremena.

EDMS ima niz prednosti za rješavanje ovih korisničkih problema:

  1. Pogodna lokacija ED u arhivi, koja vam omogućava da ih pronađete po atributima u roku od 1-2 minute.
  2. Regulacija operativnih procesa. Kao rezultat, zaposleni dobija samo one poslove koje je dužan da obavlja prema opisu posla.
  3. Ubrzanje prilagođavanja novih zaposlenika na radne procese automatizacijom inter-korporativne interakcije.
  4. Mogućnost dobijanja informacija o lancu odobrenja i fazama implementacije projekta.
  5. Redukcija rutinske operacije kombinovanjem radnih okruženja na računarima, korišćenjem šablona, ​​eliminisanjem faze štampanja dokumenata i njihovog potpisivanja.

Smanjenje broja i trajanja nespecifičnih operacija omogućava vam da posvetite vrijeme direktno radnim procesima koji zahtijevaju visoke kvalifikacije.

Prednosti za IT strukturu preduzeća

Prilikom implementacije EDMS-a on se integriše sa postojećom IT infrastrukturom, pružajući sledeće prednosti:

  • olakšavanje kontrole nad sistemom, smanjenje kvalifikacioni zahtevi svom administratoru;
  • mogućnost konfigurisanja novih šablona i ruta dokumenata bez standardnih programskih alata;
  • kombinovanje nekoliko aplikacija u jedno radno okruženje;
  • mogućnost skaliranja sistema bez dodatnih troškova;
  • nema potrebe za zamjenom postojećih računara;
  • sveobuhvatna mrežna zaštita od zlonamjernog softvera.

EDMS uključuje određena kapitalna ulaganja u tehnička sredstva, ali oni sami sebe isplate za kratko vrijeme.

Računarski hardver postaje kompatibilan, što rezultira povećanim korištenjem resursa.

Pogodnosti za menadžere

Elektronsko upravljanje dokumentima čini rad rukovodnog osoblja efikasnijim zbog sljedećih prednosti sistema:

  1. EDMS mobilnost, mogućnost pristupa ED preko udaljenih računara na službenim putovanjima.
  2. Pogodno praćenje zaposlenih korišćenjem izveštaja o njihovoj efikasnosti rada, produktivnosti i blagovremenom izvršavanju zadataka.
  3. kroz integraciju sa .
  4. Ubrzanje logističkih procedura između dobavljača i kupaca prilikom dijeljenja EDMS-a. Moguća je razmjena primarnog ED-a povezivanjem na jednog eksternog operatera koji garantuje pravni legitimitet dokumenata.
  5. Omogućavanje pristupa finansijskim informacijama isključivo najvišim menadžerima, isključujući sekretarijat.
  6. Smanjenje vjerovatnoće gubitka važnih dokumenata.

Menadžer se uvijek može prijaviti u sistem i napraviti izvještaj o učinku svakog zaposlenog.

Svest zaposlenih o ovoj činjenici ne daje im priliku da se opuste i gledaju svoja posla.

Nedostaci elektronskog upravljanja dokumentima

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću ima i svoje nedostatke. Oni su ti koji sprečavaju mala preduzeća da uvedu kompletno skladištenje i upravljanje na osnovu EDMS-a.

Nedostaci uključuju:

  1. Mogućnost oštećenja baze podataka nepoznatim zlonamjernim kodom. Redovno pravljenje rezervnih kopija informacija na uređajima koji nisu povezani na mrežu može riješiti ovaj nedostatak.
  2. Poteškoće u prilagođavanju zaposlenih starosna kategorija 40+ do digitalne interakcije.
  3. Visoka cijena. Cijena domaćeg EDMS-a za mala preduzeća kreće se od 1.000 do 10.000 dolara.
  4. Efikasnost EDMS-a opada u odsustvu elektronskog protoka dokumenata među partnerima kompanije.
  5. Dobrobit sistema u kompaktnim kancelarijama bez dodatnih radnih jedinica i prostorija je upitna.
  6. Potreba za umnožavanjem ED u papirnom obliku kada radite sa nekim partnerima.

Ovi nedostaci su najvećim dijelom posljedica kašnjenja u usvajanju potrebnih pravne norme i nizak stepen prodora EDMS-a u poslovno okruženje. Ali trendovi ukazuju da će se za 10-20 godina elektronsko upravljanje dokumentima u preduzeću smatrati više pravilom nego izuzetkom.

Kako odabrati pravi EDMS?

Odabir EDMS-a nije jednostavan, jer postoji velika vjerovatnoća kupovine pogrešnog proizvoda ili sklapanja ugovora sa nekompetentnom kompanijom.

Stoga, kada se odlučite za kupovinu programa za elektronsko upravljanje dokumentima, potrebno je uzeti u obzir niz njegovih karakteristika:

  1. Radno vrijeme proizvođača EDMS Rusko tržište. Za prilagođavanje nacionalnom zakonodavstvu potrebne su godine praktičnog iskustva u implementaciji ovakvih sistema.
  2. Usklađenost sa industrijskim standardima.
  3. Kompatibilnost sa strukturom kompanije.
  4. Mogućnost i cijena dalje podrške softverskog proizvoda.
  5. Skalabilnost EDMS-a prilikom širenja preduzeća.
  6. Dostupnost dokumentacije za konfiguraciju softvera IT stručnjacima sa punim radnim vremenom.
  7. Nivo sigurnosti informacija.
  8. Opcije sigurnosne kopije podataka
  9. Vrijeme oporavka nakon kvarova.

Za konačan odabir kompanije za implementaciju EDMS-a, preporučljivo je analizirati nekoliko provajdera, proučiti demo materijale i zatražiti instaliranje demo verzije softvera. Prilikom donošenja odluke važno je uzeti u obzir troškove ažuriranja opreme i nivo stručno osposobljavanje sopstvenim IT stručnjacima.

Poteškoće u implementaciji EDMS-a

Na proces implementacije EDMS-a u Rusiji utiče upotreba mnogih nelicenciranih programa od strane korisnika, njihova nekompatibilnost i dominacija ručnog upravljanja poslovnim procedurama.

Kao rezultat toga, dobavljači elektronskog upravljanja dokumentima suočavaju se sa sljedećim poteškoćama u preduzećima:

  1. Različiti formati skladištenja podataka u različitim odjelima.
  2. Nedostatak strukturiranih informacija u korištenim aplikacijama.
  3. Neregulisani sistem pristupa zaposlenih određenim poslovnim procesima. Standardna forma opisi poslova ne pomaže mnogo EDMS organizaciji.
  4. Protok informacija je preopterećen birokratskim procedurama i odobrenjima.
  5. Padovi zbog skladištenja podataka u raznim aplikacijama.
  6. Računarska nepismenost zaposlenih u preduzeću i sabotaža treninga na nivou izvođača.
  7. Neusklađenost EDMS-a sa industrijskim standardima i podzakonskim aktima.

Za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima nije dovoljna čvrsta odluka menadžmenta. Potrebno je sistemsko restrukturiranje radnih obaveza zaposlenih i upravljačke strukture kompanije. Poželjna je integracija sa sistemom koji se mora instalirati u skladu sa zakonom.

Važna oblast u implementaciji EDS-a je stroga kadrovska politika prema nekompetentnim i neobučenim zaposlenima. Jer njihova nevoljkost da rade po novim principima značajno će povećati troškove procesa implementacije i elektronske podrške. EDMS mora komunicirati s ljudima unutar jednog mehanizma, tako da njegovi elementi koji loše funkcionišu moraju biti blagovremeno ispravljeni ili zamijenjeni.

Imamo gotova rješenja i opremu za

Besplatno isprobajte sve funkcije ECAM platforme

Pročitajte također

Ugovor o privatnosti

i obradu ličnih podataka

1. Opšte odredbe

1.1. Ovaj ugovor o povjerljivosti i obradi ličnih podataka (u daljem tekstu Ugovor) prihvaćen je slobodno i svojom voljom, a primjenjuje se na sve informacije koje Insales Rus doo i/ili njegove podružnice, uključujući sve osobe uključene u ista grupa sa LLC "Insails Rus" (uključujući LLC "EKAM Service") može dobiti informacije o Korisniku dok koristi bilo koju od stranica, usluga, usluga, računarskih programa, proizvoda ili usluga LLC "Insails Rus" (u daljem tekstu Usluge) i tokom izvršenja Insales Rus LLC svih ugovora i ugovora sa Korisnikom. Pristanak Korisnika na Ugovor, koji je on izrazio u okviru odnosa sa jednom od navedenih lica, odnosi se na sva ostala navedena lica.

1.2. Korišćenje usluga znači da je korisnik saglasan sa ovim Ugovorom i uslovima navedenim u njemu; u slučaju neslaganja sa ovim uslovima, Korisnik se mora suzdržati od korišćenja Usluga.

"Insales"- Društvo sa ograničenom odgovornošću "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrovano na adresi: 125319, Moskva, ul. sa jedne strane i

"Korisnik" -

ili pojedinac ima poslovnu sposobnost i priznat je kao učesnik u građanskim pravnim odnosima u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije;

ili pravno lice registrovano u skladu sa zakonima države čiji je to lice rezident;

ili individualni preduzetnik registrovano u skladu sa zakonima države čiji je to lice rezident;

koja je prihvatila uslove ovog Ugovora.

1.4. Za potrebe ovog Ugovora, Strane su utvrdile da su povjerljive informacije informacije bilo koje prirode (proizvodne, tehničke, ekonomske, organizacione i druge), uključujući rezultate intelektualne aktivnosti, kao i informacije o načinima implementacije. profesionalna aktivnost(uključujući, ali ne ograničavajući se na: informacije o proizvodima, radovima i uslugama; informacije o tehnologijama i istraživačkim radovima; podatke o tehničkim sistemima i opremi, uključujući softverske elemente; poslovne prognoze i informacije o predloženim kupovinama; zahtjeve i specifikacije određenih partnera i potencijalni partneri; informacije koje se odnose na intelektualnu svojinu, kao i planove i tehnologije u vezi sa svim gore navedenim) koje jedna strana saopštava drugoj u pisanoj i/ili elektronskoj formi, a koje je Strana izričito naznačila kao svoju povjerljivu informaciju.

1.5. Svrha ovog Ugovora je zaštita povjerljivih informacija koje će Strane razmjenjivati ​​tokom pregovora, sklapanja ugovora i ispunjavanja obaveza, kao i svake druge interakcije (uključujući, ali ne ograničavajući se na, savjetovanje, traženje i pružanje informacija, te obavljanje drugih naređenja).

2. Odgovornosti Strana

2.1. Strane su saglasne da će čuvati povjerljive sve povjerljive informacije koje je jedna Strana primila od druge strane tokom interakcije između Strana, da neće otkrivati, otkrivati, objavljivati ​​ili na drugi način pružati takve informacije bilo kojoj trećoj strani bez prethodne pismene dozvole druge Strane, osim slučajeva navedenih u važećem zakonodavstvu, kada je pružanje takvih informacija odgovornost Strana.

2.2.Svaka od Strana će učiniti sve neophodne mere da zaštiti povjerljive informacije koristeći barem iste mjere koje Strana koristi za zaštitu svojih povjerljivih informacija. Pristup povjerljivim informacijama omogućen je samo onim zaposlenima svake Strane kojima su oni razumno potrebni za obavljanje službenih dužnosti prema ovom Ugovoru.

2.3.Obaveza čuvanja povjerljivih informacija u tajnosti važi u periodu važenja ovog Ugovora, ugovora o licenci za računarske programe od 1. decembra 2016. godine, ugovora o pristupanju licencnom ugovoru za računarske programe, agencijskih i drugih ugovora i pet godina nakon prestanka svojih radnji, osim ako se Strane posebno ne dogovore drugačije.

(a) ako su pružene informacije postale javno dostupne bez kršenja obaveza jedne od Strana;

(b) ako su dostavljene informacije postale poznate jednoj strani kao rezultat njenog sopstvenog istraživanja, sistematskih zapažanja ili drugih aktivnosti sprovedenih bez korišćenja poverljivih informacija dobijenih od druge strane;

(c) ako su dostavljene informacije zakonito primljene od treće strane bez obaveze da ih čuvaju u tajnosti dok ih jedna od Strana ne dostavi;

(d) ako se informacije daju na pismeni zahtjev organa državna vlast, ostalo vladina agencija, ili organ lokalna uprava radi obavljanja svojih funkcija i njeno objavljivanje ovim organima je obavezno za Stranku. U tom slučaju, Strana mora odmah obavijestiti drugu Stranu o primljenom zahtjevu;

(e) ako se informacije daju trećoj strani uz saglasnost Strane o kojoj se informacije prenose.

2.5.Insales ne provjerava tačnost informacija koje je dao Korisnik i nema mogućnost procjene njegove poslovne sposobnosti.

2.6. Informacije koje Korisnik daje Insales-u prilikom registracije u Uslugama nisu lični podaci kako je definisano u Savezni zakon RF br. 152-FZ od 27. jula 2006. godine. “O ličnim podacima.”

2.7. Insales ima pravo izmjene ovog Ugovora. Kada se izvrše promjene u trenutnom izdanju, datum je naznačen posljednje ažuriranje. Nova verzija Ugovora stupa na snagu od trenutka objave, osim ako nije drugačije određeno novo izdanje Sporazumi.

2.8. Prihvatanjem ovog Ugovora, Korisnik razumije i slaže se da Insales može slati Korisniku personalizirane poruke i informacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na) za poboljšanje kvaliteta Usluga, za razvoj novih proizvoda, za kreiranje i slanje ličnih ponuda na Korisnik, da obavijesti Korisnika o promjenama u Tarifni planovi i ažuriranja, za slanje marketinških materijala Korisnika na temu Usluga, za zaštitu Usluga i korisnika iu druge svrhe.

Korisnik ima pravo odbiti primanje gore navedenih informacija pismenim obavještenjem na e-mail adresu Insales -.

2.9. Prihvatanjem ovog Ugovora, Korisnik razumije i slaže se da Insales usluge mogu koristiti kolačiće, brojače i druge tehnologije kako bi osigurale funkcionalnost Usluga općenito ili njihovih pojedinačnih funkcija posebno, a Korisnik nema nikakvih potraživanja prema Insalesu u vezi s tim s ovim.

2.10 Korisnik razumije da oprema i softver koji koristi za posjećivanje stranica na Internetu mogu imati funkciju zabrane operacija s kolačićima (za bilo koje stranice ili za određene stranice), kao i brisanja prethodno primljenih kolačića.

Insales ima pravo utvrditi da je pružanje određene Usluge moguće samo pod uvjetom da je prihvaćanje i primanje kolačića dopušteno od strane Korisnika.

2.11 Korisnik je samostalno odgovoran za sigurnost sredstava koja je odabrao za pristup svom nalogu, a takođe samostalno osigurava njihovu povjerljivost. Korisnik je isključivo odgovoran za sve radnje (kao i njihove posljedice) u okviru ili korištenja Usluga pod račun Korisnika, uključujući slučajeve dobrovoljnog prijenosa podataka od strane Korisnika radi pristupa korisničkom računu trećim licima pod bilo kojim uvjetima (uključujući ugovore ili sporazume). U ovom slučaju, smatra se da sve radnje unutar ili korištenja Usluga pod korisničkim računom korisnika obavlja sam, osim u slučajevima kada je Korisnik obavijestio Insales o neovlaštenom pristupu Uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili o bilo kakvom kršenju (sumnja na kršenje) povjerljivosti njegovih načina pristupa vašem računu.

2.12. Korisnik je dužan odmah obavijestiti Insales o svakom slučaju neovlaštenog (neovlaštenog od strane Korisnika) pristupa Uslugama koristeći korisnički račun i/ili o bilo kakvom kršenju (sumnji na kršenje) povjerljivosti njihovih načina pristupa račun. Iz sigurnosnih razloga, Korisnik je dužan samostalno bezbedno isključiti rad pod svojim nalogom na kraju svake sesije rada sa Uslugama. Insales ne snosi odgovornost za mogući gubitak ili oštećenje podataka, kao ni druge posljedice bilo koje prirode koje mogu nastati zbog Korisnika kršenja odredbi ovog dijela Ugovora.

3. Odgovornost Strana

3.1. Strana koja je prekršila obaveze predviđene Ugovorom u vezi sa zaštitom povjerljivih informacija prenesenih prema Ugovoru, dužna je, na zahtjev oštećene strane, da nadoknadi stvarnu štetu nastalu takvim kršenjem uslova Ugovora. u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3.2 Naknada štete ne ukida obaveze Strane koja je prekršila ugovor da pravilno ispuni svoje obaveze prema Ugovoru.

4. Ostale odredbe

4.1. Sva obavještenja, zahtjevi, zahtjevi i druga korespondencija prema ovom Ugovoru, uključujući one koji uključuju povjerljive informacije, moraju biti u pisanoj formi i dostavljeni lično ili putem kurira, ili poslati na e-mail na adrese navedene u licencnom ugovoru za računarske programe od 1. decembra 2016. godine, ugovoru o pristupanju licencnom ugovoru za računarske programe i u ovom Ugovoru ili drugim adresama koje Strana može naknadno navesti u pisanoj formi.

4.2 Ukoliko jedna ili više odredbi (uslova) ovog Ugovora postanu ili postanu nevažeće, to ne može poslužiti kao razlog za raskid ostalih odredbi (uslova).

4.3 Ovaj Ugovor i odnos između Korisnika i Insales-a koji nastaje u vezi sa primjenom Ugovora podliježu zakonu Ruske Federacije.

4.3. Korisnik ima pravo da sve sugestije ili pitanja u vezi sa ovim Ugovorom pošalje Insales službi za korisničku podršku ili putem poštanska adresa: 107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, zgrada 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Datum objave: 01.12.2016

Puno ime na ruskom:

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Insales Rus"

Skraćeni naziv na ruskom:

DOO "Insales Rus"

Ime na engleskom:

InSales Rus Društvo sa ograničenom odgovornošću (InSales Rus LLC)

Pravna adresa:

125319, Moskva, ul. Akademika Iljušina, 4, zgrada 1, kancelarija 11

Poštanska adresa:

107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, zgrada 11-12, BC “Stendhal”

INN: 7714843760 Kontrolna točka: 771401001

Bankovni detalji:

Učitavanje...Učitavanje...