इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ: लागत में कमी। एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य लाभ। ईडीएमएस का सार और कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) तेजी से कागजी दस्तावेज़ों की जगह ले रहा है। और ये बिल्कुल स्वाभाविक है.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के कई फायदे हैं। दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान का समय कम हो जाता है - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लगभग तुरंत प्रसारित हो जाता है, और मानवीय कारक से जुड़ी त्रुटियाँ कम हो जाती हैं। दस्तावेज़ों के स्वचालित निर्माण के कारण, प्राथमिक दस्तावेज़ों और कर रिटर्न में मैन्युअल प्रविष्टि त्रुटियाँ समाप्त हो जाती हैं।
लाभ के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनग्राहकों को अपने समकक्षों के साथ दस्तावेजों के आदान-प्रदान में तेजी लाने (समय में 75% की कमी) से लाभ होता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़कागज़ के विपरीत खोए नहीं जाते, क्योंकि वे इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं और प्रतियां नियमित रूप से सहेजी जाती हैं।

ईडीआई आपको कर्मचारियों का समय 65% तक बचाने की अनुमति देता है। वे इस समय को प्रभावी कार्य पर खर्च कर सकते हैं, न कि दस्तावेजों को मुद्रित करने, उन्हें संसाधित करने और उन्हें पत्रिकाओं में दर्ज करने से जुड़े नियमित कार्य पर। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग से दस्तावेज़ों की छपाई, वितरण और भंडारण के लिए उद्यम की लागत 80% तक कम हो जाती है। अब कागजी अभिलेखों को बनाए रखने और उनके लिए परिसर किराए पर लेने की कोई आवश्यकता नहीं है।
कागजी दस्तावेजों की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे सभी विभागों और समग्र रूप से उद्यम के अधिक कुशल कार्य हैं!

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों में श्रम और भौतिक संसाधनों की बचत के साथ-साथ दस्तावेज़ बनाने, भंडारण और प्रसंस्करण पर खर्च होने वाले समय को काफी कम करना शामिल है। लेकिन क्या कागज रहित प्रौद्योगिकियों में सब कुछ इतना गुलाबी और किफायती है? लेख से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे और नुकसान के बारे में जानें।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम कागज के साथ काम करने के कितने आदी हैं, हमारे जीवन की वास्तविकताएं हमें इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों की जटिलताओं में जाने के लिए मजबूर करती हैं। ऐसी तकनीकों का एक तत्व इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन है। बड़ी-बड़ी परिभाषाओं और विशिष्ट शब्दावली में खोए बिना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा को समझने के लिए, आइए कुछ प्रमुख शब्दों पर ध्यान दें:

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है जो किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का प्रारंभिक और मुख्य उद्देश्य है। इसके गठन, प्रसंस्करण, संरक्षण, संचरण और भंडारण को व्यवस्थित आधार पर व्यवस्थित करने के लिए उपायों के एक सेट की आवश्यकता होती है ( विशेष कार्यक्रम, तकनीकी साधन, प्रशिक्षित कार्मिक, आदि)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह इस तरह से बनाया गया है कि विभिन्न विशिष्ट कार्यों को हल किया जा सके। संभावित प्रकारकंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन:

ताकत और कमजोरियों के बारे में व्यक्तिगत प्रजातिइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में और जानें।

किसी कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के लिए गंभीरता की आवश्यकता होती है प्रारंभिक तैयारी. यहां पहला महत्वपूर्ण नुकसान आता है - सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में काफी सामग्री, श्रम और अन्य लागत:

इसके अलावा, आपको समायोजन करने की आवश्यकता होगी लेखांकन नीति, इसमें दस्तावेजों की एक सूची दर्शाई गई है (कर से संबंधित और लेखांकन), इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में भाग लेना, उन कर्मचारियों की सूची जिनके पास उन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है और अन्य महत्वपूर्ण बारीकियाँ (दस्तावेज़ भंडारण, पहुंच, स्थानांतरण, आदि के तरीके)।

सिस्टम को लागू करने के बाद (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को बनाए रखने की प्रक्रिया में), स्थापित नियमों और विनियमों के कार्यान्वयन, सॉफ़्टवेयर अपडेट आदि की निरंतर निगरानी आवश्यक है।

नीचे दिए गए चित्र से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभों के बारे में जानें:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की प्रशंसा करते हुए, कोई इसे नज़रअंदाज नहीं कर सकता। कमजोर पक्ष, जो इसके सभी लाभों को शून्य कर सकता है:

आइए हम कार्मिक और लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह जैसे किसी कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह के ऐसे महत्वपूर्ण घटकों पर अलग से ध्यान दें।

कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी के उद्देश्यों के लिए और इच्छुक पार्टियों के साथ सूचना के आदान-प्रदान के लिए कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के निर्माण, संचय और विनिमय के लिए एक प्रणाली है।

कानूनी रूप से स्थापित कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के तत्व अब पहले से ही प्रभावी हैं: उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित किया जा सकता है रोजगार संपर्कदूरस्थ कर्मचारियों के साथ, यदि उनके पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 312.3)।

हम जल्द ही इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन के व्यापक कार्यान्वयन की उम्मीद कर सकते हैं। श्रम मंत्रालय पहले से ही इस विषय पर एक प्रयोग कर रहा है (रूस के श्रम मंत्रालय का आदेश दिनांक 26 मार्च, 2018 संख्या 194):

यह प्रणाली कर्मचारियों के लिए भी फायदेमंद है: वे मानव संसाधन विभाग का दौरा किए बिना इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों का अनुरोध करने और अनुबंध में प्रवेश करने में सक्षम होंगे।

में हाल ही मेंनियोक्ता और कर्मचारी के साथ-साथ अन्य इच्छुक पार्टियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक संपर्क के रूपों में से एक के बारे में तेजी से चर्चा हो रही है - इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों का व्यापक परिचय।

इसके बारे में विवरण के लिए, सामग्री "इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकें - सभी पक्ष और विपक्ष" देखें। .

कार्मिक क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन से जल्द ही इंटरनेट के माध्यम से दूर से श्रम निरीक्षण करना संभव हो जाएगा।

इसका मुख्य महत्वपूर्ण दोष दस्तावेजों की संपूर्ण मात्रा को तुरंत इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने की असंभवता है, क्योंकि उचित सुनिश्चित करने के लिए व्यक्तिगत कार्मिक दस्तावेजों में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर आवश्यक रूप से शामिल होने चाहिए। विधिक सहायतानियोक्ता और कर्मचारी के बीच संबंध. और किसी कर्मचारी को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करने के लिए बाध्य करने में समय और विधायी पहल की आवश्यकता होगी।

लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे और नुकसान

वित्तीय सेवाएँ, विशेष रूप से लेखांकन संरचनाएँ, उच्च-गुणवत्ता और तेज़ दस्तावेज़ प्रवाह पर सबसे अधिक निर्भर हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन इन विभागों को इसकी अनुमति देता है:

1. लेखांकन के कार्य को व्यवस्थित एवं स्वचालित करना।

हम पिछले कुछ समय से इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों का आनंद ले रहे हैं। कब का. विशेष लेखांकन कार्यक्रमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने की क्षमता आपको न केवल श्रम लागत को कम करने की अनुमति देती है, बल्कि दस्तावेज़ बनाने और प्रसंस्करण के सभी चरणों में त्रुटियों से बचने की भी अनुमति देती है (कार्यक्रम आपको गलती करने की अनुमति नहीं देगा या तुरंत इसकी पहचान कर लेगा) ).

1. आंतरिक कॉर्पोरेट समस्याओं का समाधान करें.

उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक भुगतान पर्ची जारी करें। उन्हें ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है या कंपनी की कॉर्पोरेट वेबसाइट पर प्रत्येक कर्मचारी के व्यक्तिगत खातों में पोस्ट किया जा सकता है। अधिकारियों को वेतन पर्ची जारी करने की इलेक्ट्रॉनिक पद्धति पर आपत्ति नहीं है (श्रम मंत्रालय का पत्र दिनांक 02/21/2017 क्रमांक 14-1/ओओजी-1560)। आपको बस इसे कंपनी के स्थानीय अधिनियम में सुरक्षित करना होगा।

1. बाहरी इच्छुक उपयोगकर्ताओं (बैंकों, संघीय कर सेवा, रूसी संघ के पेंशन कोष, सामाजिक बीमा कोष, आदि) के साथ बातचीत के लिए कागज रहित तकनीक स्थापित करें।

के बारे में इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रहम नीचे कंपनी से बाहर की अन्य संरचनाओं के साथ बातचीत का वर्णन करेंगे।

आइए मरहम में मक्खी के बारे में बात करें। हम इस प्रणाली की महत्वपूर्ण खामी से भलीभांति परिचित हैं। इंटरनेट में रुकावट या उपकरण की खराबी, नियमित सॉफ़्टवेयर अपडेट, इलेक्ट्रॉनिक कुंजी और प्रमाणपत्रों के साथ समस्याएं किसी भी वित्तीय कार्यकर्ता के लिए अहितकारी हो सकती हैं।

कंपनियाँ और व्यक्तिगत उद्यमी, विफलताओं और वायरस के कारण, नियंत्रकों को समय पर रिपोर्ट करने में असमर्थ हैं या समय पर उनके अनुरोधों का जवाब नहीं देते हैं, उन्हें वित्तीय रूप से नुकसान हो सकता है (दंड लग सकता है)।

कर अधिकारियों, सामाजिक बीमा कोष, रूसी संघ के पेंशन कोष और अन्य अधिकारियों के साथ व्यावसायिक संस्थाओं के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे स्थापित किया जा रहा है। कड़ाई से औपचारिक इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों के लिए धन्यवाद, अनावश्यक लालफीताशाही और अधिकारियों की मनमानी के बिना, सूचनाओं और दस्तावेजों का आदान-प्रदान जल्दी से होता है। यह किसी भी कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी के लिए एक बड़ा प्लस है।

रूस के पेंशन फंड के साथ बातचीत

आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यक्तिगत लेखांकन रिपोर्टिंग दस्तावेजों को पेंशन फंड में जमा कर सकते हैं (कानून का अनुच्छेद 8 "राज्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (निजीकृत) लेखांकन पर" दिनांक 1 अप्रैल, 1996 संख्या 27-एफजेड)। मुख्य बात यह है कि उन्हें अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा की गारंटी दी जाती है। यह प्रक्रिया सख्ती से विनियमित है:

एफएसएस के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में सामाजिक बीमा भी नया नहीं है। पॉलिसीधारकों के पास कार्यालय छोड़े बिना फंड में इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट जमा करने का अवसर है - बस फंड के पोर्टल पर पंजीकरण करें (सीधे सिस्टम में एक आवेदन भरें) और एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) प्राप्त करें।

FSS ने भी इस प्रक्रिया को विनियमित किया:

आप ईडीएफ ऑपरेटर के साथ एक उचित समझौता करके फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप से बातचीत भी कर सकते हैं।

हाल ही में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदों में काम के लिए अक्षमता के इलेक्ट्रॉनिक प्रमाणपत्र जारी करने और संसाधित करने के लिए एक प्रणाली की शुरूआत शामिल है।

पॉलिसीधारकों के पास अब इलेक्ट्रॉनिक बीमार छुट्टी का अनुरोध करने और उनके साथ काम करने का अवसर है (यदि उन्होंने उचित समझौता किया है):

• के माध्यम से व्यक्तिगत क्षेत्रएफएसएस वेबसाइट पर;
• AWP "सामाजिक बीमा निधि के लिए गणना की तैयारी";
• पॉलिसीधारक का अपना सॉफ़्टवेयर (वेतन और कर्मियों के लेखांकन के लिए कुछ लेखांकन कार्यक्रम इसे लागू करने की अनुमति देते हैं)।

इलेक्ट्रॉनिक बीमार अवकाश (ईएस) के साथ काम करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की श्रृंखला "पॉलिसीधारक - सामाजिक बीमा कोष":

कर्मचारी रूसी सामाजिक बीमा कोष प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से सूचना लाभ प्राप्त करते हैं। यदि वे राज्य सेवा पोर्टल पर पंजीकरण करते हैं (यदि उनके पास एक सत्यापित खाता है) तो वे अपने इलेक्ट्रॉनिक खाते को नियंत्रित करने, इसके प्रसंस्करण के चरणों और लाभों की गणना को ट्रैक करने में सक्षम होंगे।

इलेक्ट्रॉनिक बीमार अवकाश के बारे में अधिक जानकारी के लिए लिंक देखें।

संघीय कर सेवा के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

शायद यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का सबसे सामान्य प्रकार है। कर रिपोर्टिंग मुख्य रूप से संघीय कर सेवा द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राप्त की जाती है। नियंत्रक भी इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों (इलेक्ट्रॉनिक मांगों, अनुरोधों आदि को प्रेषित करके) के माध्यम से करदाताओं के साथ संवाद करना पसंद करते हैं।

परिणाम

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे निर्विवाद हैं: दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के लिए सामग्री और श्रम लागत में कमी, उनके समन्वय और अनुमोदन के लिए समय की बचत, और कई अन्य सकारात्मक बिंदु. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई फायदे हैं, लेकिन कई नुकसान भी हैं। इलेक्ट्रॉनिक सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करने में समस्याएँ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यान्वयन और रखरखाव से जुड़ी बारीकियों का अपर्याप्त विधायी और तकनीकी विस्तार इसके व्यापक कार्यान्वयन में बाधा बन सकता है।

वर्तमान में, अधिकांश उद्यमों में, दस्तावेज़ प्रवाह सामान्य, पारंपरिक कागज़ के रूप में बना हुआ है, इस तथ्य के बावजूद कि कई कंपनियां स्वचालित करने की कोशिश कर रही हैं, यदि संपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह नहीं, तो कम से कम इसके व्यक्तिगत चरण, क्योंकि स्वचालित तकनीक में कई महत्वपूर्ण हैं फायदे.

चुनते समय मुख्य मानदंड संगठनात्मक स्वरूपकार्यालय कार्य संगठन द्वारा प्राप्त और एक निश्चित अवधि के लिए बनाए गए दस्तावेजों की मात्रा है। इसलिए, कई दस्तावेजों की एक श्रृंखला से जुड़े विभागों की व्यापक संरचना वाली कंपनियों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन एक महत्वपूर्ण कार्य बन जाता है।

आइए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रमुख अवधारणाओं पर विचार करें। दस्तावेज़ प्रवाह- यह उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से लेकर निष्पादन या बिक्री के क्षण तक दस्तावेजों के संचलन की प्रक्रिया है, और अंततः, भंडारण, संग्रह या विनाश की प्रक्रिया है यदि दस्तावेज़ एक निश्चित मूल्य का प्रतिनिधित्व नहीं करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनकंप्यूटर माध्यमों का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेजों की आवाजाही के लिए एक एकीकृत तंत्र है, जो आमतौर पर इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित होता है, साथ ही विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक मीडिया का उपयोग करके इन दस्तावेजों को संसाधित करने की एक विधि भी है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किसी भी संगठन में लागू किया जा सकता है: एक छोटे उद्यम में, और एक विशाल निगम या होल्डिंग कंपनी में व्यापक नेटवर्कशाखाएँ. इसके कई फायदे हैं.

सबसे पहले, यह व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता. निष्पादन, प्राप्ति, निर्माण और सामान्य तौर पर दस्तावेजों के अस्तित्व पर नियंत्रण इलेक्ट्रॉनिक प्रणालीतेजी से और आसानी से किया जाता है, जो प्रबंधन और लाइन प्रबंधकों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं की निगरानी करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक और निस्संदेह लाभ है कार्यकारी कार्य में वृद्धि. आँकड़ों के अनुसार, आदेशों का एक बड़ा प्रतिशत कर्मचारियों द्वारा पूरा नहीं किया जाता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, प्रबंधक सभी कार्य प्रक्रियाओं, निष्पादन की गति और गुणवत्ता और, सबसे महत्वपूर्ण, कार्य के परिणाम को नियंत्रित कर सकता है।

प्रसंस्करण समय कम हो गयाऔर स्वयं दस्तावेज़ों का निष्पादन. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ों के तेज़ निर्माण, खोज, प्रसंस्करण और वितरण के साथ-साथ सारांश, रिपोर्ट और रजिस्टरों का स्वचालित संकलन सुनिश्चित करता है, जो आपको जल्दी और कुशलता से काम करने और अंततः, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत भी अनुमति देती है गोपनीयता का स्तर बढ़ाएँ. प्रत्येक प्रतिभागी को कंपनी के दस्तावेजों तक पहुंच की बिल्कुल वही डिग्री प्राप्त होती है जो उसकी शक्तियों के अनुरूप होती है: दस्तावेज़ को पढ़ना, संपादित करना, या पूर्ण अधिकार. सभी क्रियाएं कंप्यूटर सिस्टम में लॉग की जाती हैं, इसलिए किसी भी समय आप देख सकते हैं कि किसने डेटा के साथ काम किया और इसमें बदलाव किए।

सामान्यतः गोपनीयता की समस्या बहुत विकट है। कंपनी के कुछ दस्तावेज़ खो जाने से लाखों का नुकसान हो सकता है। आख़िरकार, कागजी दस्तावेज़ों को बिना किसी समस्या के फ़ोल्डर से हटाया जा सकता है और सभी जानकारी बाहरी रूप से स्थानांतरित की जा सकती है। किसी कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली शुरू करते समय, निश्चित रूप से, सूचना रिसाव को पूरी तरह से समाप्त करना संभव नहीं होगा, लेकिन आप हमेशा देख सकते हैं कि किन कर्मचारियों ने इन दस्तावेज़ों का उपयोग कब, किस बिंदु पर और कैसे किया।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अनुमति देता है नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और कंपनी में नई प्रक्रियाएं शुरू करने की प्रक्रिया को अनुकूलित करें. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए नए निर्देशों और प्रावधानों की शुरूआत प्रत्येक कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से सूचित करने और उसे कागजी दस्तावेजों से परिचित कराने की तुलना में बहुत तेजी से होती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कॉर्पोरेट संस्कृति में सुधार करता है. सभी कंपनी संरचनाएं एक ही सूचना स्थान में संचालित होती हैं, जो लगभग हर कर्मचारी को कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं में शामिल होने की अनुमति देती है।

किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का अस्तित्व अनुमति देता है बाज़ार में होने वाले बदलावों को तेज़ी से अपनाएँ अंतरराष्ट्रीय मानक . जब नए मानक सामने आते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में काम करने वाली कंपनी अपने दस्तावेज़ों को एक नए टेम्पलेट में बदल सकती है, जिससे बाज़ार में प्रतिस्पर्धा का स्तर बढ़ जाता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के भी अपने नुकसान हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का एक महत्वपूर्ण नुकसान है दस्तावेज़ सुरक्षा समस्या. आख़िरकार, किसी भी समय कोई वायरस आपके कंप्यूटर में प्रवेश कर सकता है और दस्तावेज़ सहेजने वाला सिस्टम काम नहीं कर सकता है। आरक्षण व्यवस्था बनाकर समस्या का समाधान किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के नुकसानों में से एक है कार्मिक,या कार्मिक जो सिस्टम में कार्यरत हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने की प्रक्रिया में, उन कर्मचारियों के बीच तनाव से बचना संभव नहीं हो सकता है जो मैन्युअल काम के आदी हैं और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का अपर्याप्त ज्ञान रखते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, सक्षम डेटा प्रविष्टि विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। मानवीय कारकयहाँ विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि से गुणवत्तापूर्ण कार्ययोग्य कार्मिक प्रणाली के निरंतर निर्बाध कामकाज पर निर्भर रहेंगे।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की खरीद और कार्यान्वयन के चरण में, कंपनी के लिए बड़ी लागत अपरिहार्य है, जिसकी भरपाई दस्तावेजों के साथ काम करने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में लगने वाले समय को कम करके की जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के व्यापक कार्यान्वयन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है भौगोलिक कारक. एकीकृत सूचना स्थान की कमी के कारण सभी प्रतिपक्षकारों के साथ दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान संभव नहीं है। इसलिए, कई कंपनियों को पारंपरिक "पेपर" और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय दोनों एक साथ करना पड़ता है। हालाँकि, अधिनियमों और अनुबंधों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजने से किसी भी बाजार खंड में ग्राहकों और ग्राहकों के बीच काम करना आसान हो जाएगा, खासकर भौगोलिक रूप से दूर के क्षेत्रों के बीच।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अधिकांश दस्तावेजों की अनिवार्य आवश्यकताएं, उन्हें देना कानूनी बल, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर है. किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की पुष्टि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा की जाती है, जो 63-FZ के अनुसार तीन प्रकार की होती है। वर्तमान में, अधिकांश राज्य नियमित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेजों और योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी रूप से समान मानते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में पूर्ण परिवर्तन असंभव है, क्योंकि यदि किसी कार्मिक दस्तावेज़ में किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, तो उसे कर्मचारी और नियोक्ता के बीच कानूनी संबंध को ठीक से सुनिश्चित करने के लिए कागजी रूप में तैयार किया जाना चाहिए। .

इसके अलावा, कार्य रिकॉर्ड के रखरखाव को सख्ती से विनियमित किया जाता है। यह और कई अन्य कार्मिक दस्तावेज़ विशेष रूप से कागज़ के रूप में तैयार, भरे और संग्रहीत किए जा सकते हैं।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे इतने स्पष्ट हैं कि आज ऐसी कार्मिक सेवा की कल्पना करना मुश्किल है जो दस्तावेज़ प्रवाह को विशेष रूप से कागज़ के रूप में प्रबंधित करती हो।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन विधायी स्तर पर श्रम संबंधों में शामिल है। बसंत 2013 श्रम कोडआरएफ को "दूरस्थ श्रमिकों के श्रम के विनियमन की विशेषताएं" अध्याय के साथ पूरक किया गया था। दोनों पक्ष - नियोक्ता और कर्मचारी - पंजीकरण के लिए श्रमिक संबंधीएक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर होना चाहिए. यदि कोई व्यक्ति लगातार फ्रीलांसर के रूप में या घर पर काम करता है, तो यह निश्चित रूप से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर में निवेश करने और इस प्रक्रिया को और अनुकूलित करने के लायक है।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के अपने फायदे हैं और यह प्रभागों की शाखाबद्ध संरचना वाले बड़े उद्यम के लिए उपयोगी हो सकती है। हालाँकि, अपने अस्तित्व के इस चरण में, सिस्टम में कई कमियाँ हैं जो कागज से पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में संक्रमण की प्रक्रिया को धीमा कर देती हैं। इन सबके लिए तकनीकी और विधायी दोनों स्तरों पर गंभीर सुधार की आवश्यकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के किसी संस्थान में उपयोग के फायदे और नुकसान, पक्ष और विपक्ष हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभ:

संस्था की सभी संरचनाएँ एक सूचना स्थान में काम करेंगी;

संस्था के भीतर दस्तावेज़ प्रसंस्करण की गति, दस्तावेज़ों की सुरक्षा और सुरक्षा बहुत बढ़ जाती है;

डेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग सूचना रिसाव को रोक सकता है;

कर्मचारी उत्पादकता बढ़ती है और दस्तावेज़ प्रसंस्करण में त्रुटियों की संभावना, जो कर्मचारी की योग्यता पर निर्भर करती है, कम हो जाती है;

महत्वपूर्ण आर्थिक प्रभाव.

सिस्टम को लागू करने का सीधा प्रभाव आपको खर्च किए गए पैसे बचाने की अनुमति देता है उपभोग्य, डाक के लिए भुगतान और कूरियर वितरण, फोटोकॉपी सामग्री से श्रम लागत कम हो जाती है। अप्रत्यक्ष प्रभाव प्रबंधन के वे लाभ हैं जो संगठन के कामकाज के लिए महत्वपूर्ण हैं: प्रबंधन की पारदर्शिता, प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण, आदि।

तो, ईडीएमएस का कार्यान्वयन अनुमति देता है:

दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करें;

दूरस्थ उपयोगकर्ताओं और उपयोगकर्ता समूहों के साथ कार्य का संगठन सुनिश्चित करना;

बाहरी प्रणालियों के साथ एकीकरण प्रदान करें ईमेल;

मॉड्यूलैरिटी और अंतर्निर्मित उपकरणों की उपस्थिति का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की बुनियादी क्षमताओं को बढ़ाना;

सिस्टम में असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं के एक साथ संचालन की प्रक्रिया सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ों के साथ काम करने की दक्षता बढ़ाएँ;

दस्तावेज़ों के साथ काम करने की कॉर्पोरेट संस्कृति में सुधार;

कागज दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा को महत्वपूर्ण रूप से कम करें;

दस्तावेजों को संसाधित करने और भेजने का समय, दस्तावेजों की खोज का समय, मसौदा दस्तावेजों के समन्वय और अनुमोदन का समय महत्वपूर्ण रूप से कम करें;

दस्तावेज़ों के इलेक्ट्रॉनिक और कागज़ी संस्करणों के एक साथ उपयोग के साथ सभी दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएँ सुनिश्चित करना;

सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के पंजीकरण की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें (ईमेल और वेब फ़ॉर्म से पंजीकरण, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग के लिए समर्थन, किसी भी प्रारूप की फ़ाइलों का पंजीकरण);

कार्य प्रवाह प्रबंधन सुनिश्चित करें (कलाकारों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण);

परस्पर संबंधित दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करना;

संपूर्ण जीवन चक्र के दौरान दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ के निर्माण से लेकर उसे संग्रह में जमा करने तक की सभी प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ों के साथ काम करने के इतिहास को सहेजना (दस्तावेज़ के साथ सभी कार्यों के समय और लेखकों का ट्रैक रखना, कामकाजी टिप्पणियों को सहेजना, संलग्न फ़ाइलों के संस्करण का समर्थन करना);

दस्तावेज़ निर्माण के इतिहास का पता लगाएं;

दस्तावेज़ों के समन्वय और अनुमोदन के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया सुनिश्चित करना;

आदेशों की एक सुव्यवस्थित प्रणाली का निर्माण करना;

प्रदर्शन अनुशासन का स्पष्ट नियंत्रण सुनिश्चित करना;

किसी भी मानदंड के अनुसार दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करें;

विभिन्न विशेषताओं और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा सूचना खोज प्रदान करना;

दस्तावेज़ों की आवाजाही पर सांख्यिकीय डेटा के संग्रह और विश्लेषण का स्वचालन सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों का अभिलेखीय भंडारण सुनिश्चित करना;

पहुंच अधिकारों का विनियमन सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुँच प्रदान करें;

दस्तावेज़ों की मात्रात्मक हानि कम करें;

श्रम उत्पादकता में वृद्धि;

दस्तावेजों के पुरालेख और अभिलेखीय भंडारण को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने की लागत कम करें;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;

कूरियर और डाक सेवाओं की लागत कम करें;

आंतरिक और बाह्य कोरियर की संख्या कम करें;

सूचना और संदर्भ डेटाबेस का रखरखाव सुनिश्चित करना;

उन्नत खोज क्षमताएं प्रदान करना (संबंधित खोज, उन्नत खोज, रूसी भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए पूर्ण-पाठ खोज, गतिशील खोज फ़ोल्डरों के लिए समर्थन);

संस्था की आवश्यकताओं के अनुसार कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए समर्थन;

दस्तावेज़ संचलन मार्गों के लिए समर्थन (अनुक्रमिक, समानांतर, मुक्त मार्ग, शर्तों के साथ मार्ग, स्थगन);

मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह के लिए समर्थन (टेम्पलेट का उपयोग करके कागज़ी दस्तावेज़ और रिपोर्ट तैयार करना, दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड प्रिंट करना, मूल दस्तावेज़ों के भंडारण स्थान को रिकॉर्ड करना);

दस्तावेज़ प्रवाह का विश्लेषण करने, रिपोर्ट बनाने के साथ-साथ कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन की निगरानी (रिपोर्ट और विश्लेषणात्मक प्रमाणपत्र बनाने की क्षमता, स्वचालित जर्नलिंग) के लिए उपकरणों की उपलब्धता;

सुरक्षा सूचना सुरक्षा(इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा एन्क्रिप्शन, लॉगिंग, एक्सेस अधिकारों और भूमिका प्रणाली का विभेदन, अंतर्निहित डेटा अखंडता निगरानी और स्वचालित बैकअप की उपलब्धता के लिए समर्थन)।

लेकिन सभी फायदों के साथ, ईडीएस के अपने नुकसान भी हैं:

कर्मचारियों के बीच "तनाव" - हर नई चीज़ को स्वीकार करना मुश्किल है;

कार्यक्रमों और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के अधिग्रहण के साथ-साथ उनके कार्यान्वयन और आगे के रखरखाव की लागत;

सूचना सुरक्षा में कमियाँ - डाउनलोड किए गए डेटाबेस के साथ "पायरेटेड" डिस्क;

आधुनिक हैकर्स, रिमोट एक्सेस के माध्यम से, महंगे प्रोग्रामों को हैक करने में सक्षम हैं उच्चतम डिग्रीसुरक्षा;

दस्तावेज़ प्रवाह में तेज वृद्धि के साथ, सर्वर सामना नहीं कर पाते हैं और श्रम उत्पादकता गिर जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के किसी संगठन में उपयोग के फायदे और नुकसान, पक्ष और विपक्ष हैं।

किसी कंपनी की संरचना और उसके दस्तावेज़ प्रवाह के प्रकार की योजना बनाते समय किसी कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के पेशेवरों और विपक्षों को तौलना एक बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा है। हालाँकि कई प्रबंधक सामान्य रूप से दस्तावेज़ प्रवाह और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के मुद्दे पर पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं, ये केवल वे प्रबंधक हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के लाभों को नहीं जानते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मुख्य लाभ यह है कि जब इसका उपयोग किया जाता है, तो कंपनी के सभी विभाग और संरचनाएं एक सूचना स्थान में काम करेंगी। इस संबंध में, कंपनी के भीतर दस्तावेज़ प्रसंस्करण की गति बहुत बढ़ जाती है। इसके अलावा, एक महत्वपूर्ण कारक जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को सामान्य से अधिक परिमाण का क्रम बनाता है, वह है दस्तावेज़ों की सुरक्षा और संरक्षा। में आधुनिक प्रणालियाँडेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग किया जाता है, जो सूचना लीक बनाने के प्रयासों को रोक सकता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह का उपयोग करते समय, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ जाती है और दस्तावेज़ प्रसंस्करण में त्रुटियों की संभावना, जो कर्मचारी की योग्यता पर निर्भर करती है, कम हो जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत एक महत्वपूर्ण आर्थिक प्रभाव प्रदान करती है, लेकिन इसका मात्रात्मक मूल्यांकन होता है जटिल प्रक्रिया, क्योंकि कई कारकों को ध्यान में रखना होगा.

सिस्टम को लागू करने का प्रत्यक्ष प्रभाव आपको उपभोग्य सामग्रियों पर खर्च किए गए पैसे को बचाने, डाक और कूरियर वितरण सेवाओं, फोटोकॉपी सामग्री के लिए भुगतान करने और श्रम लागत को कम करने की अनुमति देता है। अप्रत्यक्ष प्रभाव प्रबंधन के वे लाभ हैं जो संगठन के कामकाज के लिए महत्वपूर्ण हैं: प्रबंधन की पारदर्शिता, प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण, आदि।

तो, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन अनुमति देता है:

1. दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करें;

2. दूरस्थ उपयोगकर्ताओं और उपयोगकर्ता समूहों के साथ काम का संगठन सुनिश्चित करें;

3. बाहरी ईमेल सिस्टम के साथ एकीकरण प्रदान करें;

4. मॉड्यूलरिटी और अंतर्निर्मित उपकरणों की उपस्थिति का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की बुनियादी क्षमताओं को बढ़ाएं;

5. सिस्टम में असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं द्वारा एक साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करना;

6. दस्तावेजों के साथ काम करने की दक्षता बढ़ाएँ;

7. दस्तावेजों के साथ काम करने की कॉर्पोरेट संस्कृति में सुधार;

8. वॉल्यूम को काफी कम करें कागज़ दस्तावेज़ प्रवाह;

9. दस्तावेजों को संसाधित करने और भेजने का समय, दस्तावेजों की खोज का समय, मसौदा दस्तावेजों के समन्वय और अनुमोदन का समय काफी कम कर दें;

10. दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक और कागजी संस्करणों के एक साथ उपयोग के साथ सभी दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करना;

11. सभी प्रकार के दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें (ईमेल और वेब फॉर्म से पंजीकरण, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग के लिए समर्थन, किसी भी प्रारूप की फाइलों का पंजीकरण);

12. कार्य प्रवाह प्रबंधन सुनिश्चित करें (कलाकारों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण);

13. परस्पर संबंधित दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करें;

14. पूरे जीवन चक्र के दौरान दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करें;

15. दस्तावेज़ बनने से लेकर संग्रह में जमा होने तक सभी प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित करें;

16. दस्तावेज़ों के साथ काम करने के इतिहास को सहेजना (दस्तावेज़ के साथ सभी कार्यों के समय और लेखकों को ध्यान में रखना, कामकाजी टिप्पणियों को सहेजना, संलग्न फ़ाइलों के संस्करण का समर्थन करना);

17. दस्तावेज़ के निर्माण के इतिहास का पता लगाएं;

18. दस्तावेजों के समन्वय और अनुमोदन के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया सुनिश्चित करें;

19. निर्देशों की एक सुव्यवस्थित प्रणाली का निर्माण करना;

20. प्रदर्शन अनुशासन पर स्पष्ट नियंत्रण सुनिश्चित करें;

21. किसी भी मानदंड के अनुसार दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करें;

22. विभिन्न विशेषताओं और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा सूचना खोज प्रदान करें;

23. दस्तावेजों की आवाजाही पर सांख्यिकीय डेटा के संग्रह और विश्लेषण का स्वचालन सुनिश्चित करना;

24. दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों का अभिलेखीय भंडारण सुनिश्चित करें;

25. पहुंच अधिकारों का विनियमन सुनिश्चित करना;

26. दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच प्रदान करें;

27. दस्तावेजों की मात्रात्मक हानि को कम करना;

28. श्रम उत्पादकता में वृद्धि;

29. दस्तावेजों के पुरालेख और अभिलेखीय भंडारण को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने की लागत कम करें;

30. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;

31. कूरियर और डाक सेवाओं की लागत कम करें;

32. आंतरिक और बाह्य कोरियर की संख्या कम करें;

33. सूचना और संदर्भ डेटाबेस का रखरखाव सुनिश्चित करना;

34. उन्नत खोज क्षमताएं प्रदान करना (संबंधित खोज, उन्नत खोज, रूसी भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए पूर्ण-पाठ खोज, गतिशील खोज फ़ोल्डरों के लिए समर्थन);

35. राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान की आवश्यकताओं के अनुसार कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए समर्थन।

36. दस्तावेज़ संचलन मार्गों के लिए समर्थन (अनुक्रमिक, समानांतर, मुक्त मार्ग, शर्तों के साथ मार्ग, विलंब)

37. मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह के लिए समर्थन (टेम्पलेट का उपयोग करके कागजी दस्तावेज़ और रिपोर्ट तैयार करना, दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड प्रिंट करना, मूल दस्तावेज़ों के भंडारण स्थान को रिकॉर्ड करना);

38. दस्तावेज़ प्रवाह का विश्लेषण करने, रिपोर्ट बनाने के साथ-साथ कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन की निगरानी (रिपोर्ट और विश्लेषणात्मक प्रमाणपत्र बनाने की क्षमता, स्वचालित जर्नलिंग) के लिए उपकरणों की उपलब्धता;

39. सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करना (इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा एन्क्रिप्शन, लॉगिंग, एक्सेस अधिकारों और भूमिका प्रणालियों का भेदभाव, अंतर्निहित डेटा अखंडता निगरानी और स्वचालित बैकअप की उपस्थिति)।

लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के सभी फायदों के साथ, इसकी कमियां भी हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन के बारे में निर्णय लेते समय उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए। यदि कोई कंपनी अपनी नींव से ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करती है, तो यह कर्मचारियों के लिए "तनाव" का कारण नहीं बनेगी। और यदि निर्णय किसी ऐसी कंपनी द्वारा किया जाता है जिसके पास काफी लंबे समय से नियमित दस्तावेज़ प्रवाह है, तो आपको यह ध्यान रखना होगा कि सिस्टम में सुधार करने से कर्मचारियों के बीच कई "तनाव" पैदा हो सकते हैं। हर नई चीज़ को कठिनाई से स्वीकार किया जाता है। साथ ही, आपको इस तथ्य को भी ध्यान में रखना होगा कि कंपनी को कार्यक्रमों और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के अधिग्रहण के साथ-साथ उनके कार्यान्वयन और आगे के रखरखाव के लिए लागत वहन करनी पड़ सकती है।

सूचना सुरक्षा में भी कमियाँ हैं। चूँकि बाज़ार गंभीर रूप से डाउनलोड किए गए डेटाबेस के साथ "पायरेटेड" डिस्क से भरा हुआ है सरकारी एजेंसियोंहोना अच्छी सुरक्षा, हम छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के बारे में क्या कह सकते हैं। प्रतिस्पर्धा व्यवसाय का नियम है. एक बेईमान प्रतियोगी के लिए कागज पर पोस्ट की गई जानकारी प्राप्त करना अधिक कठिन है: दस्तावेजों को विभिन्न कमरों, अलमारियाँ (टेबल, तिजोरियाँ) और बिखरे हुए फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के साथ यह आसान है. आधुनिक हैकर्स के माध्यम से दूरदराज का उपयोगउच्चतम स्तर की सुरक्षा के साथ महंगे प्रोग्राम को हैक करें।

अगला दोष दस्तावेज़ प्रवाह में तीव्र वृद्धि है। परिणामस्वरूप, सर्वर सामना नहीं कर पाते और श्रम उत्पादकता गिर जाती है। कागजी दस्तावेज़ प्रवाह की उपस्थिति में, इतनी तीव्र सफलता असंभव है।

और दूसरा दोष दस्तावेज़ प्रवाह में वृद्धि के परिणामस्वरूप श्रम लागत में वृद्धि है। नियोक्ता के पास निर्णय लेने में इस तरह की छलांग का पर्याप्त रूप से जवाब देने का समय नहीं है कार्मिक मुद्दे. वॉल्यूम बढ़ रहा है, जबकि स्टाफ़ वही है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पर विचार करने के बाद, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इसके अपने फायदे हैं। संगठन में कमियाँ और उसका क्रियान्वयन दोनों ही नेता पर निर्भर करता है। चूँकि प्रत्येक प्रबंधक व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है कि उसका व्यवसाय कितना उत्पादक होगा।